Manual do SIAG

SIAG – MANUTENÇÃO (Módulo Básico)

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SUMÁRIO

1. Acesso ao Siag ......................................................................................................................................... 4

2. Registro de entrada ................................................................................................................................. 5

Pré- Registro / Registro web ........................................................................................................................... 5

Pré-Registro / Plano de Manutenção Preventiva ....................................................................................... 8

Registro realizado pelo estabelecimento................................................................................................. 11

3. Registrar orçamento. ............................................................................................................................... 14

Inserir itens/serviços .............................................................................................................................. 18

3.2 Orçamento – Plano de Manutenção Preventiva......................................................................................... 23

4 . Definir valor unitário do serviço .................................................................................................................. 28

5 Aba fotos ..................................................................................................................................................... 36

6. Aba arquivos ............................................................................................................................................... 38

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7 Aba mensagens ............................................................................................................................................ 39

8 Resposta de Cotação ................................................................................................................................... 40

9 Orçamento em Revisão................................................................................................................................ 47

10 Orçamento em Aprovação .......................................................................................................................... 51

11 Ordem de Serviço em Registo ...................................................................................................................... 52

12 Finalizar Ordem de Serviço ......................................................................................................................... 58

13. Pré- Faturamento ..................................................................................................................................... 60

14. Aguardando Faturamento ........................................................................................................................ 69

15 Fluxograma do Processo ............................................................................................................................. 73

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1- Acesso ao Siag

Acesse o sistema SIAG utilizando o Google Chrome ou Mozilla Firefox; Link:

https://agilli.com.br/gestao/#/login?returnUrl=%2Fpainel%2Fresumo%2Fvendas; Inserir “Usuário”, que é o número do
CNPJ, “Senha” e clique em “Acessar”:

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Após o login, clicar na aba SIAG, conforme imagem abaixo:

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2- Registro de Entrada

O registro de entrada poderá ser feito de três formas: através do pré- registro / registro web; pré- registro / planos de manutenções ou
registro de entrada realizado pelo estabelecimento.

2.1- Pré- Registro / Registro web

Esta ferramenta permite que o responsável do veículo, crie um pré-registro e o estabelecimento apenas conclua o registro de entrada:
Clique em “Operação” “Registro de entrada” – E vá para a Pesquisa.

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 “Coloque a placa”, “Data inicial (insira um período anterior ao solicitado, podendo ser superior a 30 dias) ”, “Data final (um dia depois) e
clique em “Pesquisar”
O sistema identificará os pré-registros. Clique em “Editar”. O status da placa
pesquisada deverá estar “Em Registro”, conforme imagem abaixo:

Neste caso os dados já estarão preenchidos. Para concluir o registro de entrada, clique em “Ação”, selecione a opção “Registrar
Orçamento” e “Executar”, conforme imagem:

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2.2- Pré- Registro / Plano de Manutenção Preventiva

Neste caso, o responsável pelo estabelecimento deverá verificar se existe alguma manutenção preventiva. Selecione
a opção, “Operação” “Registro de Entrada” e faça a pesquisa.

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 Preencha “Data inicial (insira um período anterior ao solicitado, podendo ser superior a 30 dias) ”, “Data final (um dia depois) e clique
“Pesquisar”
O sistema identificará os pré-registros. Clique em “editar” da placa correspondente, para verificar os dados preenchidos. Conforme
imagem:

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 Complete os dados: “Motorista”, “Telefone Motorista”, “Email Motorista” (opcional), e “Relato Motorista”, conforme imagem abaixo e
“clique em salvar”.

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Em seguida a opção ação será liberada, selecione a opção “Registrar Orçamento” e clique em “Executar”, conforme imagem abaixo:

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2.3 - Registro realizado pelo estabelecimento

O estabelecimento será responsável por originar o registro de entrada, realizando-o de acordo com a orientação a seguir: clique em
“Manutenção”, “Operação” e “Registro de Entrada”, conforme imagem abaixo:

Selecione a opção “Novo”. Conforme imagem:

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Irá abrir uma nova janela para preenchimento de dados gerais.

Preencha o campo “Placa”, ao clicar fora do campo ou selecionar a tecla “TAB” do teclado, os campos “Fabricação/Modelo; “Modelo”;
“Combustível” e “Data de Registro”, serão preenchidos automaticamente. Os restantes deverão sem complementados. “Hodômetro”,
“Motorista”, “Telefone Motorista”, “Email Motorista” (opcional), “Data de Chegada” (sempre a data do dia do lançamento do orçamento) e
“Relato Motorista”, após o preenchimento “clique em salvar”.
Segue imagem

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Logo após o campo ação será liberado. Selecione a opção “Registrar Orçamento” e clique em “Executar”, conforme imagem :

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3 – Registrar Orçamento

Após feito o registro de entrada, passa-se para a fase de orçamento. Para inserir, clique na opção “Operação” “Orçamento”,
conforme imagem:

Digite a “Placa”, “clique na parte cinza da tela” ou “utilize a tecla TAB para avançar de campo” assim os dados serão atualizados, clique em
“Pesquisar”. E o status do orçamento da placa mencionada deverá estar “Em Registro” clique na opção “Tratar”.

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O sistema perguntará: “Deseja tratar orçamento? Clique em “ok”, conforme imagem abaixo:

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Preencha os dados gerais do orçamento: “Previsão de Início”, “Validade do Orçamento”, “Limite de Retorno”,
“Técnico Responsável”, “Tipo de Manutenção”, “Dias Úteis Execução”, “Relato da Oficina” e em seguida, clique em “Salvar”, conforme
imagem:

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 Logo após a aba “produtos e serviços” será liberada, para execução:

Clique em inserir itens e serviços para lançar o orçamento.

Inserir itens/serviços

Após clicar na aba produtos e serviços, selecione a opção “Novo Serviço” ou “Novo Item”.

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 Para inserir os serviços, clique na opção “Novo Serviço”. Preencha o “Grupo”, a forma de “Serviço” a “Qtd. Serviço (Horas) ”, o “ Valor
Unitário” é parametrizado para buscar a hora pré-definida (vide item 4) O “Tempo de Garantia (em dias)”, a “Garantia (em KM)” e clique em
“Incluir Serviço”. Logo após aparecerá uma nova janela para inserir novos serviços caso houver, caso não houver
basta fechar a janela.

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 Para inserir itens, clique na opção “Novo Item”. Preencha os campos “Grupo”; “Item”; “Classe”; “Fabricante”; “Nº Fabric”; “Qtd. Item”; “Valor
Unitário”; “Tempo de Garantia (em dias)”; “Garantia (em km)”; clica em “Incluir Item”. Logo após, aparecerá uma nova janela para inserir novos
itens caso houver, caso não houver basta fechar a janela.

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 Depois de inserir todos os itens e serviços, preenche o campo “Parametrização – Forma de Pagamento”, com a opção “Forma de
Pagamento – à Vista”; Posteriormente clique na opção “Salvar”, no canto inferior direito.

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. Em seguida o campo “Ação” será liberado. Clique em “Enviar Orçamento para o Cliente” e em seguida na aba “Executar”.

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O orçamento está enviado para o cliente, para apreciação.

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3.2 - Orçamento – Plano de Manutenção Preventiva

Neste caso, se trata de um plano de manutenção, portanto os itens do orçamento já estão disponíveis automaticamente, basta inserir
os valores. Preencha os “Dados do Orçamento” e no “Relato da Oficina” colocar Manutenção Preventiva. Logo após em “Salvar”

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 Os itens e serviços já estão disponíveis no orçamento, sendo necessário que o estabelecimento preencha somente valores, vá no
campo “Editar” selecione a opção e insere os valores.
Conforme modelo na imagem abaixo,

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Tela de inserção de valores de serviço complete o cadastro e clique em “Atualizar”.

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Tela de inserção de valores de itens complete o cadastro e clique em “Atualizar”.

Preencha a forma de pagamento à vista e clique em salvar, a aba ação será liberada, selecione opção “Enviar Orçamento para o Cliente” e
clique em “Executar”, como mostra a imagem abaixo:

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O orçamento está enviado para o cliente, para apreciação. 4- Definir valor unitário do serviço

Para definir o valor unitário do serviço, clique na opção “Cadastro”, em seguida “Manutenção”, depois “Valor Serviço Estabelecimento”
ou “Valor de Serviço Estabelecimento Cliente”.

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Clicar em “Novo”

Selecionar o “Grupo de Serviço” que deseja incluir.

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Selecionar o “Tipo Veículo”

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Incluir o valor do serviço e em seguida clicar em “Salvar”

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Irá aparecer a mensagem “Registro salvo com sucesso”, conforme tela abaixo.

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Para incluir valor para um cliente Específico. Selecione a opção “Cadastro” – “Manutenção” – “Valor de Serviço Estabelecimento Cliente”
Clique em “Novo”

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Escolha o “Grupo de Serviço” e “Tipo de Veículo” conforme anteriormente.
Inserir o código do cliente; se não possuir vá na Lupa e pequise por filtros escolha o cliente e clique em “Pesquisar”.

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Selecione o cliente e em seguida insira o “Valor” e clique em “Salvar”.

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5- Aba Fotos

O sistema possui a aba fotos para que o estabelecimento possa enviar fotos dos veículos a serem manutenidos, facilitando e
demonstrando a real necessidade da execução do serviço. Para inseri-las, se faz necessário estar tratando a placa. Clique na aba
“Fotos” e em “+ Inserir Fotos”, conforme imagem abaixo:

Após selecionar a imagem desejada, a tela abaixo aparecerá e deverá ser preenchida com a “Descrição” e a “Localização”. Em seguida
“clique em ok”

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Clique em enviar, conforme imagem abaixo e a foto aparecerá no sistema.

OBSERVAÇÃO: só serão aceitos os formatos JPEG, PNG, TIFF E BMP

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6- Aba arquivos

A aba arquivos é uma opção do sistema, para que o estabelecimento possa colocar documentos que sejam necessários tanto para
comprovação da necessidade de manutenção (ex: laudo), quanto para inserção de documentos fiscais referente ao Ordem de serviço. Clique
em “Adicionar Arquivos”, e selecione os documentos para compartilhar.

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7 – Aba mensagens

Esta é uma opção do sitema para a troca de informações entre estabelecimento, cliente e plataforma de manutenção. Ferramenta
importante para comunicação e registro de informação sobre a manutenção executada nos veículos. Clique no campo em branco
digie a mensagem e clique na opção “Enviar”.

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8- Resposta de Cotação

O estabelecimento estando cadastrado junto ao banco de dados da ValeCard, poderá ser solicitado a participar de cotações para concorrer
e pleitear valores tanto para serviços quanto para peças. Assim proporcionando que os gestores tenham uma decisão de compra com os
melhores valores.
Para pesquisar quais cotações estão disponíveis para concorrer vá em “Operação” – “Orçamento”

Vá na opção “Tipo” selecione a opção “Cotação”.

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Selecione a opção “Cotação em Elaboração”, clique em “Pesquisar”, aparecerá o rol de placas em “Cotação em Elaboração”. Para ser
respondida. Selecione a opção “Tratar” para entrar na cotação.

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Complete os “Dados do Orçamento”. E preencha o “Relato da Oficina” , com o argumento “cotação”.

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Clique em “Salvar”, a aba “Produtos e Serviços” será liberada para consultar as peças e serviços a serem cotados.
Vá na opção “Editar” de cada item e serviço e insira os valores que eleger competitivo.
Preencha o “Cadastro de Itens e Serviços para Orçamento.
Alterando “Classe” e ou “Fabricante”, caso for necessário. Insira o “Valor Unitário” e clique em “Atualizar “.
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Escolha o restante dos itens e preencha novamente os dados. Após o preenchimento de todos os itens e serviços, vá na “Parametrização
Forma de Pagamento” – selecione a opção “à vista” e clique em “Salvar”.

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Aparecerá “Registro salvo com sucesso” e a opção “Ação” será liberada.
Selecione a opção “Enviar Cotação para o Cliente”, clique em “Executar”

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9 Orçamento - Em revisão

Há qualquer momento, os responsáveis pela análise de orçamento podem pedir revisão para negociar valores com o estabelecimento.
Será colocado o orçamento em revisão, o estabelecimento irá clicar em tratar, para revisar o orçamento, conforme mostra a imagem abaixo:

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Vá na aba “Produtos e Serviços” selecione a figura que se encotra na coluna “Serviço Revisão” ou “Item Revisão”

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 Após selecionar o item em revisão, abrirá uma janela para conceder o desconto. Verifique a descrição da “Solicitação do Cliente” – vá em
“Forma de Pagamento” – “Tipo de Solicitação” e escolha a opção de desconto, conceda o desconto negociado e clique em “Salvar.
.

Após todos os descontos concedidos, vá na opção “Ação” e execute-a.

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10 Orçamento - Em aprovação

IMPORTANTE: O orçamento com status “Em Aprovação”, não significa que orçamento está autorizado para execução do serviço,
esta informação serve para indicar há uma alçada superior que a análise primária já foi executada.

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11 Ordem de serviço – Em registro

Quando um orçamento é aprovado, o tipo do mesmo muda de “Orçamento” para “Ordem de Serviço” com status “Em Registro”.

Para ver quais dos orçamentos são orçamentos aprovados basta selecionar o campo Tipo como “Ordem de Serviço” e o campo Status como
“Em Registro”.

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 A manutenção estará autorizada. Conforme mostra a imagem abaixo, o “Tipo” será Ordem de Serviço e o Status “Em Registro”,
observar o valor “Orçado” e o valor “Aprovado”. Nesse estágio a oficina deverá clicar em “Tratar” para avançar com execução.

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.
Deverá demonstrar através da aba “Ação” a evolução da manutenção para acompanhamento dos responsáveis pelo veículo.

Para isso basta selecionar a opção “Executar Ordem de Serviço” e clicar na opção “Executar”.

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O workflow demonstra o estágio de cada etapa de evolução da “Ordem de serviço”

Feito isso, a ordem de serviço será modificada para status “Em Execução”. Nesse estágio o gestor de frota conclui que os serviços foram
iniciados e que em breve o mesmo estará apto a rodar.

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Após o término do serviço, o estabelecimento deverá ir na aba ação e atualizar o Status para “Aguardando Retirada”

O estabelecimento deverá emitir as notas fiscais e inseri-lás na aba arquivos da ordem de serviço,

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Selecionar o arquivo de nota fiscal no computador, nos formatos pdf e xml, sendo inseridos um de cada vez. Colocar o nome na descrição e
clicar em “ok”.

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Depois deverá enviar e o arquivos irá aparecer no campo ao lado.

12 – Finalizar Ordem de Serviço

IMPORTANTE: Somente poderá ser feita a entrega do veículo após a finalização da Ordem de Seviço no sistema SIAG.

Para realizar a finalização do orçamento o estabelecimento deverá selecionar a opção “Ação” e “Executar” “Finalizar Ordem de Serviço”

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Conforme Imagem

Após clicar em Executar, um pop-up será exibido onde deverá ser inserida a matrícula do motorista, a Senha de Autorização do motorista e
um relato de aprovação feito pelo motorista. Em alguns casos pode ser solicitado o número da NF de peças e serviços.

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 Em caso de orçamento de guincho/reboques, um pop-up será exibido onde deverá ser inserida a matrícula do motorista, a Senha de
Autorização do motorista, um relato de aprovação feito pelo motorista, e a data/hora Checklist. Em alguns casos pode ser solicitado o número
da NF de serviços e ISS.

OBSERVAÇÃO: A matrícula e senha de motorista são pessoais e intransferíveis, não podendo o estabelecimento solicita-la para o
motorista para possível finalização de ordem de serviço

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 13 Pré-Faturamento

Para alguns clientes será usado a opção Pré-Faturamento

Depois de finalizado o orçamento, oficina deverá consultar diariamente o menu “Pré-Faturamento” para conferir se o processo foi aprovado
ou contestado pelo cliente.

 Clique em “Operação”;
 Clique em “Pré-faturamento”;

 Irá abrir a tela abaixo:

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 Clique em “Pesquisar”:

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 Irá demonstrar todas as ordens de serviço que estão com status Pré-faturamento e Contestadas.

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 No caso de contestações feitas pelo cliente, a oficina poderá filtrar a pesquisa e consultar o motivo da contestação.

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 Para verificar o motivo da contestação, deverá expandir a tela selecionando a opção “Mostrar todas as colunas” e ir até a coluna
“Justificativa do cliente”

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 Verificado o motivo, realizar as devidas correções, caso necessário, inserir carta de correção ou nova nota fiscal na aba arquivos, em
Operação Orçamento Digitar a placa, clique duas vezes na lupa Pesquisar Aparecerá o orçamento Clicque em Tratar

 Feito isso é necessário retornar o status para Pré-faturamento, novamente em Operação Pré-faturamento Ação Editar

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 Conferir os dados e colocar a Justificativa Estabelecimento Clicar em Submeter para Aprovação

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14 – Aguardando Faturamento

 Para alguns clientes o faturamento acontece em dias específicos, ou seja, somente nesses dias que o estabelecimento poderá emitir e
inserir notas fiscais. Para verificar as ordens de serviço que estão “Aguardando Faturamento”, clicar em “Operação” => “Validação NF”.

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 Para verificar as placas, deverá clicar em “Pesquisar”

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 Irá aparecer todas as ordens de serviço que estão aguardando faturamento. Clicar em “Tratar”.
 Irá abrir a tela abaixo, onde deverá preencher as informações de acordo com a nota fiscal, “Responsável ISS”, Prestador quando não

houver retenção de ISS, Tomador quando houver retenção de ISS, “N° da NF (Serviço ou Item)” e “%ISS”. Nessa etapa poderá

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 também inserir os arquivos de nota fiscal. Em seguida clicar em “Autorizar”. A ordem de serviço irá alterar o status para Pré-
Faturamento, ficando disponível para o gestor avaliar.

15 - Fluxograma do processo

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 Fluxo Sistema SIAG

Orçamento

Tipo Opções de Status Significado

Orçamento

Em registro O veículo foi registrado, mas ainda não foi enviado o orçamento

Enviado Para Cliente O orçamento foi enviado, será tratado pela Valecard

Revisão O orçamento precisa ser revisado o valor, sempre para menos, o sistema não permite aumentar valores

Em Aprovação O orçamento foi aprovado pela Vale Card e está aguardando aprovação do gestor (cliente)

Cotação

Cotação em Disparada a cotação, aguardando resposta do estabelecimento

Elaboração

Revisão A cotação precisa ser revisada o valor, sempre para menos, o sistema não permite aumentar valores

Cotação Enviada para O estabelecimento respondeu e enviou a cotação

Cliente

Em Aprovação Foi aprovado pela Vale Card e está aguardando aprovação do gestor (cliente)

Orçamento
Complementar

Em Registro Foi aberto orçamento complementar, mas ainda não foi enviado o orçamento

Enviado Para Cliente O orçamento foi enviado, será tratado pela Valecard

Revisão O orçamento precisa ser revisado o valor, sempre para menos, o sistema não permite aumentar valores

Em Aprovação O orçamento foi aprovado pela Vale Card e está aguardando aprovação do órgão

Ordem de Serviço

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Em Registro Foi aprovado pela Vale Card e pelo gestor, o estabelecimento já pode executar o serviço / item que foi
aprovado

Em Execução O estabelecimento está executando o serviço aprovado

Aguardando Retirada Já foi realizada a manutenção, as notas fiscais deverão estar na aba arquivos do orçamento e o cliente já
pode retirar o veículo

Pré-faturamento A nota fiscal está disponível para verificação do órgão

Contestada A nota fiscal foi contestada pelo órgão, o estabelecimento deve verificar na tela do pré-faturamento o
motivo, realizar correções e retornar para pré-faturamento

Aguardando O estabelecimento deverá aguardar o dia para faturar, emitir as notas fiscais e inserir na aba arquivos
Faturamento

Finalizado A nota fiscal foi aprovada e já começa contar o prazo para pagamento

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