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Check-list das diversas fases para a realizao de um evento, dentro da atividade promocional. Preparado pelo Comit de Promoo da ABA Associao Brasileira de Anunciantes. I. Definio de Evento Acontecimento excepcional, de tempo determinado, gerador de grande envolvimento e mobilizao de um grupo ou comunidade. Esta definio bastante formal, mas expressa a grande gama de variaes que podemos ter com um evento. Podemos dividir um evento em quatro modalidades bsicas: Esportivo Artstico Social Mercadolgico Alguns exemplos de eventos por atividade: 1. Esportivo Aqutico Olmpico Popular Sofisticado De Vero/Primavera De Inverno/Outono Praiano Motorizado 2. Artstico Artes Plsticas Artes Cnicas Artes Visuais Msica Clssica Multimdia Msica Popular Festival Exposio Tpico 3. Social Campanha de Sade Campanha de Levantamento de Fundos Aniversrio da Cidade Apoio a Iniciativas Sociais 4. Mercadolgico
Feira/Exposio Reunio Encontro Mesa Redonda Simpsio Seminrio Conferncia Palestra Congresso Painel Frum Debate Conveno Desfile Comcio Lanamento de Produto/Servio II. Escolhendo o seu Evento Em primeiro lugar, deve-se fazer um pr-projeto, enfatizando seis tpicos: 1) Objetivo
2)
Conceito do Produto Definio clara do que deve ser o evento Estruturao 5W/2H o que fazer quem faz onde faz quando faz por que faz como faz quanto custa fazer
3) Pblico-Alvo
Possibilidade de patrocnio 6) Anlise de Viabilidade Tcnica/Econmica Necessidade de recursos financeiros e humanos Simulao pessimista e otimista
III) Sistema de 3 Pontos Para que um evento tenha um final feliz, necessrio organiz-lo considerando 3 pontos: Produo Promoo Custos Podemos detalhar algumas atividades cruciais a serem observadas para a realizao de um evento. Ser atravs do levantamento dessas atividades que voc ir compor o seu check-list. 1) Produo Local Perodo Pblico-Alvo Fluxo de Pblico Estacionamento Segurana Limpeza Atendimento Mdico Equipamentos Equipes de Manuteno Aspectos Legais Licenas Seguro Hospedagem Translado Alimentao Coquetis Recepo Secretaria Contratao de Pessoal Administrao de Pessoal Venda de ingressos Inscries Credenciamento
2) Promoo Criao de nome Programao visual Cenografia promocional Merchandising Mdia Comunicao Promoo Distribuio de Brindes Sorteios Divulgao Assessoria de Imprensa Relaes Pblicas Prospeco de Patrocnio Relatrios de Retorno Clipping 3) Custos Oramento Global Oramento Setorizado Fluxo de Caixa Balancete Prestao de Contas Relatrio com Relao Custo/Benefcio IV. Exemplo de um Evento Estruturado Para que fique simples Realizar um Evento, podemos estruturar este processo. Podemos utilizar um evento para aumentar vendas, como exemplo. No anexo I, voc tem o macrofluxo deste processo. No anexo II, h uma descrio do evento com os seguintes itens: objetivo; tarefas identificadas; insumos necessrios para realiz-lo fornecedores destes insumos; produtos resultantes clientes que necessitam de tais produtos anexos que iro compor tal processo Nos anexos seguintes (III a XIII), abrimos cada tarefa, anotando: os materiais e/ou recursos necessrios;
as os os as
atividades crticas que orientam tal tarefa; pontos a serem observados nesta fase; resultados esperados; aes corretivas a serem tomadas.
Voc poder estruturar qualquer evento desta forma, o que facilitar todo o trabalho de acompanhamento. Como exemplo adicional, indicamos alguns check-lists especficos nos Anexos XIV a XVII.
Incio | Estruturar Evento | Estrutura OK | Providenciar Recursos | Preparar o Evento | Realizar | Desmontar | Aes Ps Evento | Relatrio Ps-Evento | Fim
1.
2. 3. 4.
Garantir que o nmero de participantes confirmados seja o maior possvel. Crachs e pastas do evento confeccionados em tempo hbil Equipe treinada em tempo hbil Infra-estrutura montada e em funcionamento em tempo hbil
Aes Corretivas: Problemas advindos devero ser solucionados imediatamente ou reportados chefia. Aprovao:
Aprovao:
1. 2. 5. 6. 7. 8.
Crachs/pastas do evento
Mo-de-obra treinada para demonstraes 3. Palestrantes 4. Parcerias Infra-estrutura (itens) Lista de participantes Lista de presena de participantes Material promocional/apoio
Atividades Crticas:
1. Recepcionar/registrar participantes entregando crachs/pastas 2. Cerimoniar o evento 3. Realizar palestras 4. Encaminhar participantes ao stand de demonstrao 5. Demonstrar servios 6. Abordar participantes (vendas) 7. Prestar informaes sobre servios/aplicaes 8. Registrar oportunidades de negcios 9. Supervisionar as atividades/infra-estrutura durante o evento 10. Administrar material promocional/apoio 11. Administrar distribuio de tickets refeio e vaucher de transportes 12. Recolher formulrios de avaliao 13. Registrar anormalidades
Manuseio do Material:
1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3. 4. 5.
Alertar sistematicamente para o preenchimento do formulrio de avaliao pelos participantes Informar platia sobre possveis atrasos/falhas Informar platia sobre a programao seguinte Informar da existncia de equipe de venda e demonstrao no local Atentar para reposio de material promocional
Resultados Esperados: Maior nmero de participantes possvel Palestras realizadas Servios demonstrados Todos os formulrios de avaliao preenchidos Todas as oportunidades de negcios registradas
Aes Corretivas:
1. 2. 3. 4. 5.
Substituir lmpadas dos retroprojetores em caso de queima Pedir/monitorar conserto/recuperao de equiopamentos/servios Orientar palestrantes/demonstradores sobre possveis desvios Acionar suporte tcnico do evento para diagnstico de problemas nos servios/aplicaes Qualquer outra anormalidade, recorrer ao coordenador do evento
Aprovao:
2. 3. 4. 5. 6.
Relatrio de anormalidades Registros de oportunidades de negcios Relatrio de participao Solicitar contribuies aos rgos envolvidos Comparar o planejamento com o realizado, identificando as causas de sucesso e insucesso Propor plano de Ao Fazer recomendaes Divulgar relatrio
Manuseio do Material: O plano de ao deve indicar com clareza os responsveis pela ao de psevento Resultados Esperados: O relatrio elaborado em at 10 dias aps a realizao do evento para uma ao de venda imediata. Aes Corretivas: Dados no obtidos em tempo hbil (dependentes de terceiros) devero ser fornecidos posteriormente Aprovao:
3. 4.
DEFINIO DE SERVIOS/EQUIPAMENTOS
DEFINIO DE RECURSOS 4.1. Humanos 4.2. Infraestrutura 4.3. Promocionais 5. DEVOLUO 6. DISTRIBUIO 7. ANEXOS 7.1. Programa 7.2. Lay-out do Evento
4. 5.
6. ANEXOS 6.1 Proposta de participao em eventos 6.2 Lay-out Stand 6.3 Recortes sobre o Evento 6.4 Lista de Cadastro
Requer informaes para participao Determinar tamanho e posio do stand Contrato do espao Contrato montadora Informaes gerais dos setores envolvidos internamente Determinar pontos de destaque Definir que produtos sero expostos Produtos existentes na empresa Produtos que devero ser adquiridos/importados
III) Desenho do Stand Definio de reas para divises de produtos Projeto de displays rea disponvel Quantidade de displays disponveis Produtos por painel Texto de produtos Destaques Fotos, slides, grficos Chamadas promocionais Definir moblia/decorao Definir posicionamento de plantas Atividades promocionais
IV) Necessidades do Stand Instalao eltrica Telefone Catlogos/folhetos Crachs/convites Vale estacionamento Vigilncia do stand Limpeza do stand Contratao do buffet
V) Imprensa
Folheto institucional Press release Entrevistas com imprensa Fotos/filmagem do stand e de produtos em exposio
VI) Atendimento Pagamento das taxas legais: energia, hidrulica, ICMS, ECAD, etc. Determinar pessoal do satnd Regulamento disciplinar do stand Relao de telefones Plano de visita de personalidades ao stand Em caso de coquetel, elaborar plano especfico Notas de venda para mercadoria a ser comercializada Reservas de hotel Traslados Treinamento da equipe
VII) Montagem Emisso de notas fiscais de transporte Seguro Remessa de produtos para feira Montagem Limpeza
VIII) Desmontagem
Checagem das notas fiscais de transporte Retirada e embalagem de produtos Transporte Recepo de produtos na fbrica
IX) Relatrio Avaliao dos resultados da exposio Distribuio dos contatos realizados
Comisso organizadora Fixar data e local Chamadas para trabalhos Confeco Expedio Cartazes Confeco Expedio Inscrio de trabalhos Aprovao de trabalhos Comunicao para os autores Recebimento de originais Convites oficiais Confirmao de convites Programa definitivo Confeco Expedio Editorao da coletnia Impresso da coletnia Entrega da coletnea Formao de mesa Palestra de abertura Sesses tcnicas Visitas tcnicas
II) Secretaria Lista pr - inscritos Crachs Montagem de pastas Material de escritrio Carimbos Fichas para inscrio no local Programa Envio do material Montagem da secretaria
Verificao do local Contrato Audiovisual Projetor Retroprojetor Vdeo Gravao Computadores, impressoras Telefones, fax Recepcionistas Segurana Caf, gua, etc Refeies Coquetel Jantar Hospedagem Translados Passeio turstico Decorao Fotgrafo Faixas Pastas/blocos Crachs Certificados
IV) Ps Evento
Despacho da sobra do material Pagamento de servios Relao final de inscries Faturamento Cartas de agradecimento
Informar oficialmente a realizao Solicitar aos responsveis o nmero de participantes Determinar perodo Preparar lista de participantes Elaborar programa Redigir convite/programa/orientao Enviar aos gerentes programa detalhado Solicitar adiantamento de despesas Dividir os participantes por grupos Enviar aos participantes pasta com material Contratar hotel Enviar ao final carta de agradecimento
II) Preparao do Material para Conveno Encomendar pastas Montar pastas Arranjar e preparar filmes Preparar crachs Arranjar bandeiras do Brasil e do Estado da Conveno Definir e arranjar equipamentos audio visuais Contratar alimentao Disponibilizar ou no cigarros, charutos, etc Arranjar abridores de garrafa, cinzeiros, guardanapos Arranjar quadro-negro, giz, flip-charter, etc Preparar material para decorao
III) Preparao de Assuntos a Serem Tratados Determinar os assuntos Determinar os fins a serem atingidos Determinar tnica principal da conveno Criar slogan para conveno Preparar tema do discurso de apresentao Preparar discurso de despedida
IV) Providncias de Administrao a Serem Tomadas no Local Pedir oramentos do hotel Reserva dos apartamentos
Informar ao hotel a data e horrio de chegada dos convencionais Prever possibilidade de uso da piscina, sauna e outras facilidades do hotel Acertar jantar de encerramento Escolher e preparar sala de demonstrao Determinar sequncia de lugares dos participantes na mesa Contratar fotgrafo Decorar salas de trabalho da conveno Informar e convidar imprensa Determinar os horrios das refeies Levantar preferncias alimentares dos convencionais Prepara lisa de distribuio dos apartamentos Informar lista de participantes ao hotel Distribuir as pastas nas salas de trabalho Entregar crachs Realizar atividades de integrao, lazer e convivncia social conforme programa Escolher quem far a recepo no local de chegada No esquecer a foto do grupo de convencionais Emitir relatrio ao final Realizar debates internos sobre a conveno
Confirmao por escrito Contratao de servios buffet Contratao de msicos Contratao da decorao Contratao de manobristas Contratao de porteiros Contratao de recepcionistas Convites Programa oficial Presentes para homenageados
II) Decorao
1.
Do Palco Painis ou faixas 2. Iluminao 3. Plpito para oradores 4. Som do microfone 5. gua para orador 6. Arranjos florais 7. Espao para msico III) Estacionamento
Controle Crachs
V) Imprensa
VII) Primeiros Socorros Caixa de Pronto - Socorro Nome de Mdicos de Planto Nome de Hospitais de Emergncia
Segurana Interna/Externa Manobristas Porteiros Eletricista Encarregado do som Encarregado da iluminao Plantonista dos sanitrios Encarregada de chapelaria
IX) Diversos Checar Sanitrios papel toalha/sabonete/etc Checar chapelaria tickets Telefone e fichas Balco de informaes Guarda - chaves Crachs