SPED

SPED 2.6
 Sumário

 Objetivo
 Introdução
 Tipos de Usuários
 Menu Documentos
 Menu Cadastro
 Funcionalidades
 Fluxo do Documento
 Recomendações
 Dúvidas Frequentes
 Exercícios
 Objetivo

 Apresentar as funcionalidades do SPED

2.6.04
 Introdução
 O que é o Sistema de Protocolo Eletrônico de
Documentos (SPED)
 Aplicação web para o controle de protocolo de documentos
eletrônicos

Surgiu para facilitar a troca de documentos, reduzindo o
uso do “papel“.

 Sistema com concepção corporativa

 Permite o envio de documentos:
 intra

inter
 Introdução
 Caracterísiticas

Versão 2.6.04:
 Inserção de assinatura digitalizada
 Associação da conta temporariamente
 Organização automatizada de documentos
 Mudança da prioridade do documento
 Melhor controle de despachos
 Inclusão de editor interno
 Inclusão de subpastas no menu
 Adição de relacionamentos entre os documentos
 Tipos de Usuários
O SPED é utilizado por 3 tipos de usuários:

- Administrador: usuário responsável pela administração do

sistema;

- Protocolista: usuário que inicia o processo de cadastro de

documentos no sistema para permitir as diversas
operações; ele expede e importa docs;

- Convencional: Elabora, envia, recebe, encaminha e despacha

documentos. ,suas principais funções são:
Alterar sua própria senha;
Criar/Editar/Excluir seus próprios grupos de usuários;
pesquisar os documentos, dos quais participou do fluxo
documental;
visualizar os detalhes do documento;
redigir novos documentos;
 Tipos de Usuários
- Convencional: Principais funções:
encaminhar/despachar documentos, (se possuir permissão
para tal);
aprovar (assinar e protocolar) documentos, (se possuir
permissão);
resolver providências em relação a despachos;
arquivar um documento, (se possuir permissão);
realizar anotações em documentos;
Editar documentos em elaboração;
Anexar arquivos;
Imprimir documentos elaborados (se possuir permissão);
Associar palavras-chave;
Excluir anexos;
Excluir documento (não assinado/protocolado).

Importante: Os tipos de usuário Administrador, Protocolista e

Convencional se referem às contas e não às pessoas;
Menu Documentos

 CAIXA DE ENTRADA: ficam os documentos

recebidos.
Já Lidos: Documentos que são colocados na sub-

pasta “Já lidos”.

 PROVIDÊNCIA RESOLVIDA: ficam os

documentos despachados que tiverem as
providências resolvidas pelo usuário logado, mas
permanecerão na caixa "Pendentes" dos demais
usuários que ainda não tenham resolvido suas
providências.


PENDENTES: ficam os documentos
encaminhados ou despachados. Podem ser
editados e/ou excluídos, se ainda não foram
assinados.
Menu Documentos
 REDIGIR DOCUMENTO: onde criam-se os
documentos:
 A ser confeccionado pelo SPED

 A ser inserido no SPED

EM ELABORAÇÃO: ficam os documentos do

usuário depois de criados. Podem ser editados
e/ou excluídos.
PROTOCOLADOS: ficam os documentos já
protocolados. Não podem ser editados e/ou
excluídos, podem ser arquivados.
EXPEDIDOS - para uso exclusivo dos
protocolistas
ACOMPANHAMENTO – é um marcador para que
o usuário acompanhe o documento. O documento
porém não sai da sua caixa original.
Menu Documentos

ARQUIVADOS: somente poderão ser arquivados

documentos protocolados. Uma vez arquivado um
documento, ele será arquivado para todos os
usuários.
 Despachos somente podem ser

arquivados depois de todas

providências terem sido tomadas.
 Encaminhamento após 24hs do
recebimento.


INVALIDADOS: lixeira dos documentos
protocolados.
 Menu Documentos

 PESQUISAR: Pode-se pesquisar docs

protocolados ou em elaboração.

A pesquisa pode ser por assunto, palavra-chave,

Nº de Protocolo, Nº de Documento.

Acessa todos os docs encaminhados e

despachados ou elaborados pelo usuário tanto
para pesquisa quanto para a visualização de dados
de protocolo e anexos.
Menu Documentos
 Menu Cadastro

PESSOAS: exibe o Nome Completo, a Conta e o
Perfil dos usuários do SPED.

 CONTAS: exibe o Nome da Conta, o Nome

Completo e o Perfil dos usuários do SPED.

GRUPOS: Lista os grupos em que estão os usuários

e também permite uma nova criação.

SEÇÃO: exibe a organização de todos os usuários

do SPED.

 WORKFLOW: exibe para quem o usuário tem

permissão de enviar documentos do SPED.

ALTERAR SENHA: onde o usuário pode trocar sua

senha de acesso ao SPED.
 Funcionalidades

 Elaborar documentos
 A ser confeccionado pelo SPED
 A ser inserido no SPED


Receber e Encaminhar documentos
 Fora da Empresa via protocolista;
 Internamente.

 Despachar documentos
 Determinar e acompanhar providências
 Deve estar Protocolado
 Funcionalidades

 Verificar o Histórico
 Anexar arquivos em elaboração


O nome do arq anexo pode conter acentuação (ç, ~, '…)

Tamanho máximo de 4.5 Mb
 Excluir documentos em elaboração
 Inserir Anotações nos documentos.

 Colocar assinatura digitalizada (Assinar e Protocolar)

 Arquivar documentos (somente protocolados)

 Associar pessoa a sua conta

 Alterar a senha do usuário

 Funcionalidades

 Adicionar Documento Relacionado: vincular documentos

relacionados ao atual. Apenas depois de protocolado.

 Adicionar Documento Origem: vincular documento que

originou o atual. Apenas depois de protocolado.


Mostrar Relacionamentos: exibe os documentos relacionados
ao atual.
 Fluxo do Documento
Adjunto elabora e encaminha documento para o Chefe assinar.
Verificar se no final
do Documento,
Encaminhado Após assinatura
os dados do Chefe
Deve-se preencher
estão corretos. 1 3
Adjunto o campo de Texto
Em Elaboração Pendentes Protocolados
do Encaminhamento
e depois selecionar
os destinatários.
Assinar e Protocolar

2
Chefe Caixa de Entrada Protocolados

Depois do Chefe Assinar e Protocolar, o documento também

vai para pasta Protocolados do Adjunto.
 Fluxo do Documento
Auxiliar encaminha documento protocolado para Chefia que arquiva.

Encaminhado Após arquivar

Deve-se preencher
1 3
Auxiliar o campo de Texto Pendentes
Caixa de Entrada Arquivados
do Encaminhamento
e depois selecionar
Coloca-se uma
os destinatários.
Arquivar no
Anotação
documento.
2
Chefe Caixa de Entrada Arquivados

Importante: Uma vez arquivado um documento, ele será arquivado

para todos os usuários.
Lembrar de verificar a pasta de Arquivados!
 Fluxo do Documento

Chefe despacha documento para Adjunto tomar providência.

arquivado.
Já pode ser
Chefe.
Pendentes do
verde na pasta
Muda a cor para
Despachado
Deve-se preencher o
Chefe
Protocoladoscampo de Texto do Pendentes
Despacho e depois
selecionar os destina-
tários
Tomar e definir prazo.
providência

Adjunto 1) Anotar a providência

Caixa de Entrada Providência
em “Providências tomadas“
Resolvida
2) Clicar no botão
“Prov. Resolvida“

Importante: Somente poderá ser arquivado o documento quando

todos os despachos forem providenciados.
 Atribuição de conta
Seedorf (Chefe) atribui sua conta, temporariamente, a Batista (Adjunto)
Definir:
a Pessoa a ser associada,
Tipo da Associação: Temporário,
Data de Início e Data de Fim. Chefe
Seedorf
Seedorf Chefe Sem acesso
Atribuir Pessoa temporariamente
Chefe Batista

Adjunto

Batista Adjunto Adjunto Chefe Batista

Chefe
Temporário
 Recomendações

1) Trâmite de documentos:

Chefe – Subordinado:
Despacho x Encaminhamento
Despacho: quando subordinado tem que tomar
providência e dar o pronto ao chefe.
Encaminhamento: subordinado não precisa tomar
providência, apenas para conhecimento.

Subordinado – Chefe
Encaminhamento: quando doc será assinado pelo chefe.
Assinar e protocolar: quando doc é assinado pelo
subordinado.
 Recomendações

2) Recebendo um Despacho:

Ao resolver um despacho recebido, o usuário deve

relatar as “Providências Resolvidas“ e clicar no
botão “Prov. Resolvida“ para o finalizar o
processo deste despacho.

Erro frequente: esquecer de clicar no botão “Prov.

Resolvida“, ficando o despacho pendente.
 Dúvidas Frequentes

1) Quando um documento sai de Pendentes?

- Assinar e Protocolar -> Protocolado
- Despacho c/ Prov. Resolvida -> Providência Resolvida
- Arquivar Documento -> Arquivados

2) Quando um documento já pode ir para Arquivados?

- Caixa de entrada (Despacho/Encaminhamento recebido)
- Pendentes (Autor de Despacho - prov. já resolvida)
- Protocolados (Assinar e Protocolar)
OBS: Uma vez arquivado um documento, ele será arquivado
para todos os usuários.
 Exercícios

1) Encaminhar/Assinar
A) Elaborar documento e encaminhar
B) Quem recebe, anota e assina

2) Despachar/Tomar Providência
A) Enviar despacho
B) Quem recebe, toma providência

3) Arquivar
A) Quem enviou o despacho Arquiva