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ANALISTA
FISCAL
SENAC 2022
P R O F E S S O R A PAT R Í C I A
MENDONÇA
SPED EFD
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Introdução
O que é o Sistema de Protocolo Eletrônico de
Documentos (SPED)
Aplicação web para o controle de protocolo de
documentos eletrônicos
Surgiu para facilitar a troca de documentos, reduzindo o
uso do “papel“.
Sistema com concepção corporativa
Permite o envio de documentos:
intra
inter
Introdução
Caracterísiticas
Versão 2.6.04:
Inserção de assinatura digitalizada
Associação da conta temporariamente
Organização automatizada de documentos
Mudança da prioridade do documento
Melhor controle de despachos
Inclusão de editor interno
Inclusão de subpastas no menu
Adição de relacionamentos entre os documentos
Tipos de Usuários
O SPED é utilizado por 3 tipos de usuários:
PROVIDÊNCIA RESOLVIDA: ficam os
documentos despachados que tiverem as
providências resolvidas pelo usuário logado, mas
permanecerão na caixa "Pendentes" dos demais
usuários que ainda não tenham resolvido suas
providências.
PENDENTES: ficam os documentos
encaminhados ou despachados. Podem ser
editados e/ou excluídos, se ainda não foram
Menu Documentos
REDIGIR DOCUMENTO: onde criam-se os
documentos:
A ser confeccionado pelo SPED
A ser inserido no SPED
INVALIDADOS: lixeira dos documentos
protocolados.
Menu Documentos
PESQUISAR: Pode-se pesquisar docs
protocolados ou em elaboração.
CONTAS: exibe o Nome da Conta, o Nome
Completo e o Perfil dos usuários do SPED.
GRUPOS: Lista os grupos em que estão os usuários
e também permite uma nova criação.
SEÇÃO: exibe a organização de todos os usuários
do SPED.
WORKFLOW: exibe para quem o usuário tem
permissão de enviar documentos do SPED.
ALTERAR SENHA: onde o usuário pode trocar sua
Funcionalidades
Elaborar documentos
A ser confeccionado pelo SPED
Receber e Encaminhar documentos
Fora da Empresa via protocolista;
Internamente.
Despachar documentos
Determinar e acompanhar providências
Adicionar Documento Origem: vincular documento que
originou o atual. Apenas depois de protocolado.
Mostrar Relacionamentos: exibe os documentos relacionados
ao atual.
Fluxo do Documento
Adjunto elabora e encaminha documento para o Chefe assinar.
Verificar se no final
do Documento,
Encaminhado Após assinatura
os dados do Chefe
Deve-se preencher
estão corretos. 1 3
Adjunto o campo de Texto
Em Elaboração Pendentes Protocolados
do Encaminhamento
e depois selecionar
osAssinar
destinatários.
e Protocolar
2
Chefe Caixa de Entrada Protocolados
arquivado.
Já pode ser
Chefe.
Pendentes do
verde na pasta
Muda a cor para
Despachado
Deve-se preencher o
Protocoladoscampo de Texto do Pendentes
Chefe
Despacho e depois
selecionar os destina-
tários
Tomar e definir prazo.
providência
1) Anotar a providência
Adjunto Providência
Caixa de Entrada
em “Providências tomadas“
Resolvida
2) Clicar no botão
“Prov. Resolvida“
Adjunto
Chefe
Temporário
Recomendações
1) Trâmite de documentos:
Chefe – Subordinado:
Despacho x Encaminhamento
Despacho: quando subordinado tem que tomar providência e dar o pronto ao chefe.
Encaminhamento: subordinado não precisa tomar providência, apenas para conhecimento.
Subordinado – Chefe
Encaminhamento: quando doc será assinado pelo chefe.
Assinar e protocolar: quando doc é assinado pelo subordinado.
Recomendações
2) Recebendo um Despacho:
2) Despachar/Tomar Providência
A) Enviar despacho
B) Quem recebe, toma providência
3) Arquivar
A) Quem enviou o despacho Arquiva