Felipe Dintel

Como escrever textos tcnicos e profissionais

Todas as orientaes para elaborar relatrios, cartas e documentos eficazes

Guias do Escritor

Felipe Dintel
Traduo: Gabriel Periss

Como escrever textos tcnicos e profissionais

Todas as orientaes para elaborar relatrios, cartas e documentos eficazes

Copyright desta traduo 2011 Autntica Editora/Gutenberg Ttulo original Cmo escribir textos tcnicos y profesionales Traduo Gabriel Periss projeto grfico de capa e miolo Patrcia De Michelis editorao eletrnica Patrcia De Michelis Reviso tcnica Cristina Antunes Reviso Ana Carolina Lins Editora Responsvel Rejane Dias Revisado conforme o Novo Acordo Ortogrfico. Todos os direitos reservados pela Autntica Editora. Nenhuma parte desta publicao poder ser reproduzida, seja por meios mecnicos, eletrnicos, seja via cpia xerogrfica, sem a autorizao prvia da Editora. Autntica Editora Ltda./gutenberg Rua Aimors, 981, 8 andar . Funcionrios 30140-071 . Belo Horizonte . MG Tel: (55 31) 3222 68 19 Televendas: 0800 283 13 22 www.autenticaeditora.com.br
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Dintel, Felipe Como escrever textos tcnicos e profissionais : todas as orientaes para elaborar relatrios, cartas e documentos eficazes / Felipe Dintel ; traduo Gabriel Periss. Belo Horizonte : Gutenberg Editora, 2011. (Guias do Escritor ; 2) Ttulo original: Cmo escribir textos tcnicos y profesionales Bibliografia. ISBN 978-85-89239-91-2 1. Comunicao na empresa 2. Correspondncia comercial 3. Criatividade 4. Redao comercial I. Ttulo. II. Srie. 10-07614 CDD-808.066651 ndices para catlogo sistemtico: 1. Redao empresarial 808.066651

Sumrio
introduo............................................................................................... 7 1. O processo de elaborao do texto. .......................... 11
A tempestade de ideias........................................................ 15 Os mapas de ideias............................................................... 16 Mtodos para apresentar as informaes.......................... 22 Mais dois formatos............................................................... 24

2. Que tipo de linguagem empregar?............................... 27 3. Galeria de conselhos estilsticos.............................. 31 4. A apresentao do texto: cinco recomendaes.............................................................. 47 5. Os textos profissionais........................................................ 53 A carta comercial. ................................................................. 54 O relatrio............................................................................. 62 A ata....................................................................................... 66 O memorando. ...................................................................... 70 A circular............................................................................... 73 6. anexos.................................................................................................. 75 Fraseologia para a correspondncia formal...................... 76 Guia de conectivos oracionais............................................ 77 Abreviaturas nos textos tcnicos e profissionais.............. 80 7. ltimos conselhos........................................... 83 8. Concluso........................................................ 85 Bibliografia........................................................ 87

Introduo

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Ningum duvida que os escritores e os jornalistas devem dominar o ofcio da escrita para realizar seu trabalho. Contudo, muitas vezes esquecemos que o bom uso da linguagem tambm determina a qualidade das tarefas desempenhadas por outros profissionais. Em muitas outras profisses preciso produzir textos, mas, por no ser essa a sua principal funo, escrever bem no recebe a devida importncia. Erro crasso. Em numerosas ocasies, nota-se que a eficcia de uma empresa ou de um rgo pblico menor porque os que ali trabalham desconhecem ou se descuidam na hora de empregar os mecanismos da expresso escrita. Se um documento interno de uma empresa est mal redigido, provavelmente os seus destinatrios sero obrigados a pedir esclarecimentos a quem o escreveu, causando perda de tempo para todos. Se uma carta publicitria est escrita num tom inadequado, no ser de estranhar que o cliente se incline a procurar o produto do concorrente. Se um rgo da administrao pblica utiliza uma linguagem confusa num edital, certamente os funcionrios precisaro dedicar seu tempo para explicar aos cidados que tenham dvidas o que de fato se quis dizer naquele documento. A qualidade da comunicao entre os diferentes departamentos de uma empresa ou entre as diferentes sees de um rgo pblico, bem como as relaes entre empresa e clientes, e entre rgo pblico e cidados, depende de textos escritos da melhor maneira possvel. Alm disso, o domnio da expresso escrita influi de modo determinante na imagem corporativa de uma empresa, evitando ambiguidades e equvocos que podem inviabilizar uma iniciativa empresarial ou uma medida administrativa. Vale a pena, ento, investir no aperfeioamento de nossos textos tcnicos e profissionais? Sem dvida que sim. Ser a forma acertada no s de evitar falhas e equvocos, mas tambm de tirar melhor proveito das possibilidades que a comunicao escrita nos oferece, tendo em vista nossos objetivos profissionais.
No somente os escritores e os jornalistas devem dominar a escrita. Todos os profissionais devem cuidar desse aspecto, se quiserem trabalhar com eficcia e obter melhores resultados com seus textos.

No mbito da empresa e da administrao pblica, h dois tipos de comunicao: a interna e a externa. A comunicao interna a que se

mantm com os scios, os acionistas, os sindicatos, as filiais ou sucursais e entre os funcionrios. Por outro lado, a comunicao externa a que se estabelece com os fornecedores, os clientes, a mdia, os bancos, as empresas de seguro, a Receita Federal ou a Previdncia Social. Neste livro, vamos nos ocupar tanto dos textos que se escrevem na comunicao interna quanto daqueles que so prprios da comunicao externa. As orientaes e os conselhos que os leitores encontraro nas prximas pginas so teis para os dois tipos de comunicao. Como este manual se estrutura? Em primeiro lugar, abordamos os passos necessrios para elaborar com facilidade e acerto um texto tcnico ou profissional. Trata-se de um processo metdico devidamente detalhado. A seguir, trabalharemos as questes lingusticas e estilsticas que uma pessoa deve ter em mente para que seus textos sejam o mais eficazes possvel, analisando os tipos de textos mais frequentes no mundo profissional. Por fim, apresentaremos informaes muito teis para serem consultadas no momento em que se for planejar a redao de um texto ou revis-lo. Nossa inteno, em suma, foi demonstrar que a importante tarefa de redigir um texto profissional tarefa por vezes decisiva perfeitamente acessvel e por que no? agradvel e divertida.

introduo

O processo de elaborao do texto

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o processo de elaborao do texto

1.

Quando vamos redigir um texto, devemos comear fazendo quatro perguntas fundamentais: a. O que pretendo com esse texto? b. Quem o meu destinatrio? c. Que informaes devo transmitir para atingir meu objetivo? d. Como devo organizar essas informaes? Responder a essas perguntas constitui o ncleo do processo de pr-redao do texto. Obtidas as respostas, restar escrev-lo. Vejamos, portanto, como responder quelas questes.
O objetivo do texto

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Nossa primeira tarefa estabelecer com absoluta preciso qual o objetivo do texto. Se ns prprios no sabemos exatamente o que pretendemos com o texto que vamos redigir, o resultado certamente ser confuso. E provvel que gastemos mais tempo do que o necessrio para escrever, pois teremos que fazer vrias tentativas, abrindo caminhos a esmo, sem saber que rumo tomar. Estabelecer com clareza o objetivo principal de um texto , portanto, vital na hora de empreender o trabalho. condio fundamental para orientar corretamente nossos esforos. Vale a pena inclusive que escrevamos o objetivo num papel parte, que ficar sempre por perto durante a elaborao do texto. No momento de definir o objetivo principal, devemos formul-lo de tal maneira que nos permita avaliar se o alcanamos ou no, ou em que medida o atingimos. Vejamos um exemplo, sobre o qual trabalharemos ao longo deste captulo. Vamos imaginar que trabalhamos no departamento comercial da empresa XYZ, voltada para a confeco de calados, e que precisamos escrever uma carta a um dos nossos clientes uma rede de sapatarias para que compre nossa nova linha de calados. O objetivo principal este: Fazer com que a empresa Sapataria Real compre a nova linha de calados da nossa marca.
O destinatrio

Se no campo literrio uma discusso aberta saber se o escritor deve ou no escrever pensando nos leitores, o mesmo no ocorre com relao aos textos tcnicos e profissionais. Neste mbito fundamental levar em conta quem o nosso destinatrio. Devemos

descartar a ideia de que, redigindo com a suficiente correo gramatical, o problema estar resolvido. Para alcanar os objetivos que nos propusemos atingir, fundamental captar a ateno do leitor, de modo que ele no leia em diagonal ou jogue nosso texto fora. E, para conseguirmos essa ateno, vale a pena tentar conhecer ao mximo o nosso destinatrio. Poderemos, assim, decidir que vocabulrio empregar, que argumentos sero mais convincentes, que esclarecimentos sero necessrios e quais poderemos antecipar, com que exemplos ilustraremos nosso raciocnio, etc. Muitas vezes o destinatrio ser para ns um completo desconhecido talvez s saibamos o cargo que ocupa e, com sorte, o seu nome , levando-nos a manter um tom neutro, que corresponda ao cargo ocupado por uma pessoa seja ela quem for. No entanto, em outras ocasies ser possvel adequar melhor nosso texto, no apenas ao cargo, mas tambm pessoa em questo, ou por nos relacionarmos com ela, ou por termos recebido informaes a seu respeito. E que informaes podero ser teis? Por um lado, a idade e o sexo. Isso no significa que tenhamos de tratar uma pessoa com maior ou menor cortesia, dependendo da idade que tenha, ou se for homem ou mulher. Simplesmente poderemos buscar caminhos de identificao em razo desses dados, evitando, claro, ideias preconcebidas. Outras informaes de interesse so o currculo profissional e a escolaridade e, de modo especial, o nvel de conhecimento que nosso destinatrio possui acerca do assunto sobre qual vamos escrever. Em alguns casos, tambm ser muito til conhecer o seu carter, seus valores e sua ideologia. Se, alm disso, sabemos a que tipo de argumentao ele mais receptivo argumentaes conceituais, baseadas em teorias e metodologias, ou argumentaes narrativas, baseadas em fatos ou informaes, ou argumentaes afetivas, baseadas em sentimentos , teremos um retrato completssimo de nosso destinatrio. Apoiados nesse retrato, decidiremos que tom empregar e que argumentos priorizar.
Quanto mais dados tenhamos sobre o nosso destinatrio, melhor adaptaremos o texto sua personalidade e mais facilmente alcanaremos os objetivos fixados.

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Voltando ao nosso exemplo, imaginemos agora que o destinatrio de nossa carta o Sr. Jos Carlos Oliveira, responsvel pelas

o processo de elaborao do texto

compras da empresa Sapataria Real. um homem de 35 anos de idade, que estudou at o ensino mdio, com uma longa experincia no mercado de calados, primeiro como empregado em diferentes sapatarias, e h dez anos como chefe de compras da Sapataria Real. Graas relao que mantemos com ele h seis anos, sabemos que uma pessoa diferente de outros compradores, especialmente preocupado com o nome da empresa e com a qualidade e novidade dos produtos que oferece. As questes econmicas so importantes para ele, bvio, mas esto em segundo lugar. E uma ltima informao: sabemos que osso duro de roer, e preciso reconquistar sua confiana a cada novo contato comercial.
Os contedos

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Uma vez definido o principal objetivo do texto a escrever e estando bem desenhado o perfil do destinatrio, surge uma pergunta bvia: como alcanar esse objetivo? A resposta reside na prxima etapa da preparao do texto: o estabelecimento dos objetivos intermedirios. Para usarmos a metfora do alpinismo, devemos nos perguntar quais vertentes da montanha nos conduziro ao cume, que o nosso objetivo final. Devemos subir pelas mais transitveis. Mas no h razo para excessos: basta definir trs a cinco objetivos intermedirios bem escolhidos, ou seja, direcionados ao objetivo principal e personalidade do destinatrio, se a conhecermos. Retornando ao exemplo, algumas vertentes exequveis seriam as seguintes: Objetivos intermedirios: Informar ao Sr. Oliveira as vantagens e os benefcios da compra. Lembrar-lhe a qualidade da nossa mercadoria e do nosso servio. Apresentar-lhe a nova linha de calado, enfatizando que est de acordo com a moda. Oferecer-lhe condies vantajosas para a compra.
Fixar objetivos intermedirios facilita-nos alcanar o objetivo principal.

Aps estabelecer os objetivos intermedirios, entramos numa nova fase. Agora vamos escolher as informaes a serem transmitidas em nosso texto. Abordamos, portanto, o que se tornar contedo do texto: dados, motivos, argumentos, solues... Tudo isso aparecer na redao definitiva.

Como saber quais as informaes a serem transmitidas? A melhor forma consiste em nos guiarmos pelos objetivos intermedirios j estabelecidos. Todas aquelas ideias que compem esses objetivos sero teis. Numa escala progressiva, dar conta dos objetivos intermedirios permitir o alcance do objetivo principal. Mas para definir que ideias so ou no vlidas para atingir nossos objetivos intermedirios precisamos, antes de mais nada, de uma torrente de ideias. E como provocar essa torrente? Um bom mtodo a chamada tempestade de ideias.

A tempestade de ideias
bom esclarecer que, em princpio, a tempestade de ideias um mtodo grupal, no individual. Costuma ser utilizado para provocar a gerao de ideias numa reunio entre vrias pessoas, com a presena de um moderador. De fato, mais fcil produzir ideias em grupo do que solitariamente. Quando temos de realizar a confeco de um documento de certa importncia, no devemos recusar a possibilidade de convocar colegas ou parceiros de nossa empresa, departamento ou associao para que participem dessa fase do processo redacional. Alis, esse um procedimento comum em muitas empresas. De qualquer modo, a essncia do mtodo, como veremos, aplicvel por uma s pessoa. Mas em que consiste, afinal? A tempestade de ideias uma forma de favorecer a profuso de ideias sem que se avalie, em princpio, se so teis ou se esto orientadas pela lgica. E o que se pretende com tal ausncia de filtros? Evitar um problema muito frequente: muitas boas ideias morrem em razo da crtica destrutiva a que so submetidas antes de amadurecerem. O que se busca, em primeiro lugar, to somente gerar ideias. A avaliao e as crticas ficam para mais tarde. Para que o mtodo da tempestade de ideias seja eficaz, a reunio deve ocorrer num clima descontrado, de forma a estimular a participao de todos os presentes, favorecendo a comunicao entre eles. O papel do moderador, que no precisa ser a pessoa que convocou a reunio, vital para que haja essa distenso. Tambm sua funo, por outro lado, organizar as intervenes, evitando que a reunio se converta numa baderna. Ao mesmo tempo, cabe ao moderador ter a destreza suficiente para fomentar a colaborao de todos para que se aproveite ao mximo a imaginao de cada um dos participantes.
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