Coleco

O Gestor
rea da Produo

CADERNO N. 2 - GESTO DOS APROVISIONAMENTOS

Junho de 1994

NDICE

INTRODUO COLECO
CAPTULO I

ESTADO DA ARTE

CAPTULO II -

OBJECTIVO DA GESTO DOS APROVISIONAMENTOS

CAPTULO III -

COMPONENTES DA FUNO APROVISIONAMENTO

1. TIPOS DE APROVISIONAMENTO
2. APROVISIONAMENTO DE BENS
3. COMPONENTES DA GESTO DE STOCK
CAPTULO IV - GESTO ADMINISTRATIVA DE STOCKS
1. O QUE EXISTE EM STOCK
2. QUANTO EXISTE EM STOCK - ANLISE A, B, C
3. COORDENADAS DE LOCALIZAO
4. INFORMATIZAO DO CONTROLO DE STOCKS
CAPTULO V - GESTO PREVISIONAL DE STOCKS
1. CONTEDO BSICO
2. TIPOS DE CONSUMO - TIPOS DE GESTO
3. GESTO PREVISIONAL E SISTEMTICA - CONCEITO BASE
4. CUSTOS QUE ONERAM O STOCK
5. PARMETROS DA GESTO ECONMICA DE STOCKS
6. CLCULO

DOS

PARMETROS

DE

GESTO

PREVISIONAL

SISTEMTICA
7. MTODOS DE GESTO PREVISIONAL E SISTEMTICA
8. INDICADORES DE GESTO
9. GESTO PREVISIONAL NO SISTEMTICA
10. GESTO DE STOCKS VERSUS GESTO DA PRODUO
CAPTULO VI - GESTO FSICA DE STOCKS
1. OPERAES DA GESTO FSICA
6

2. RECEPO
3. REQUISITOS PARA UMA EFICIENTE GESTO FSICA DE STOCKS
4. CRITRIOS DE ARRUMAO DOS MATERIAIS
5. ORGANIZAO DOS ESPAOS NO ARMAZENAMENTO
6. ESCOLHA DOS SUPORTES DE ARRUMAO E MOVIMENTAO
7. EXPEDIO E ENTREGA
8 TIPO E LOCALIZAO DOS ARMAZNS
CAPTULO VII - GESTO DE COMPRAS
1. MBITO DA FUNO
2. FASES DA COMPRA
3. RELAES DA COMPRA COM O PROCESSO PRODUTIVO
BIBLIOGRAFIA

INTRODUO COLECO
A organizao cientfica do trabalho tem por base, como todos sabemos, a
distribuio de funes (tarefas) e o estabelecimento dos respectivos interfaces
por forma a se assegurarem os padres de produtividade, economia e sucesso
pretendidos.

O eco desta atitude organizacional ao nvel da gesto das grandes (e muitas

mdias) empresas industriais fez desenvolver as tcnicas de gesto por disciplinas,
criando reflexos culturais e psicolgicos conducentes especializao por reas
bem definidas. Como todos sabemos, neste tipo de empresas, a estrutura orgnica
(conjunto dos rgos da empresa) funciona em sobreposio com a estrutura
funcional, ou seja, a produo um departamento e tem um responsvel que a
gere, os aprovisionamentos a mesma coisa, a manuteno tambm e o mesmo se
passa com outras reas prximas ou afastadas da produo industrial.

Este tipo de estrutura sistmica no , necessariamente, aplicvel maioria das

PME industriais e, ao contrrio do que muitos pensam, no o apenas por
impossibilidade econmica de suportar os encargos inerentes a to elevado nmero
de gestores, mas sim porque tal no adequado prpria cultura das PME. Na
verdade a sua dimenso no ocuparia, em tempo, esses responsveis e isso
tanto mais real quanto mais elevado for o nvel tecnolgico da empresa e dos
meios tcnicos de apoio de que dispe. A contrapartida desta realidade reside na
necessidade que existe de que os gestores da PME tenham competncia alargada,
abrangendo reas com afinidade.

Esta realidade , afinal, muita antiga: hoje consciencializa-se melhor e faz-nos

meditar e rever a crtica algo depreciativa tanta vez feita ao "antigo patro" da
pequena indstria que desempenhava ele prprio as funes de director da
produo, da manuteno, dos aprovisionamentos, da qualidade, do pessoal, das
vendas, e at da tesouraria, deixando o resto ao chefe do escritrio e a alguns
encarregados.

Hoje, perante um mercado bastante mais competitivo e uma tecnologia muito mais
avanada, existem meios de apoio gesto mais eficazes e um nvel cultural mais
8

elevado por parte dos empresrios e dos seus quadros, permitindo-lhes agir num
espectro bastante mais amplo, sem prejuzo da qualidade ou profundidade com que
os assuntos so tratados. Diramos mesmo que esta polivalncia aplicada sobre a
pluridisciplinaridade da rea produtiva at veio facilitar as actividades de
coordenao e permitir a realizao, quase intuitiva, de uma gesto integrada.

A Coleco de CADERNOS de que o presente faz parte visa responder em

simultneo a duas questes aparentemente antagnicas:

Por um lado abordar com suficiente profundidade tcnica as disciplinas que em

conceito "latu" constituem a rea da Produo de uma Empresa Industrial, de
qualquer dimenso;

Por outro realar as interactividades integrantes dos respectivos sistemas, que

nas PME industriais assumem importncia decisiva para quem tem por funo
geri-las de forma eficaz.

A presente coleco tem tudo isto em conta e, sem confundir matrias e tcnicas
(que de facto so distintas), procura fornecer aos gestores da rea produtiva das
PME industriais de hoje uma "ferramenta" de trabalho para os ajudar na resoluo
dos problemas do seu quotidiano.

Os CADERNOS que constituem esta COLECO tm, individualmente, o seu

interesse especfico, mas, pelas razes j expostas, no seu conjunto que eles vo
constituir o apoio desejado para os gestores industriais das PME.

Trata-se de uma obra do Instituto de Apoio s Pequenas e Mdias Empresas e ao

Investimento - IAPMEI - que contou, para a executar, com colaborao de uma
equipa de consultores tcnicos coordenados pela IBER, Projectos e Consultoria de
Gesto e Organizao, L.da.. constituda pelos seguintes CADERNOS:
CADERNO N. 1 - GESTO DA PRODUO NAS PME

CADERNO N. 2 - GESTO DOS APROVISIONAMENTOS

CADERNO N. 3 - GESTO DA MANUTENO
CADERNO N. 4 - GESTO DA QUALIDADE
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CADERNO N. 5 - SEGURANA INDUSTRIAL

CADERNO N. 6 - A ENERGIA NAS PME INDUSTRIAIS
CADERNO N. 7 - MEIO AMBIENTE E IMPACTE AMBIENTAL
CADERNO N. 8 - GESTO DE TRANSPORTES

O conjunto destes Cadernos constitui um verdadeiro MANUAL DO GESTOR DA

PRODUO NAS PME. A execuo desta COLECO foi precedida de um
inqurito baseado em entrevistas suportadas por questionrios elaborados pelos
diferentes autores, visando conhecer em profundidade o universo das PME
industriais portuguesas.

Esse estudo teve a colaborao da ESEO, Estudos de Mercado, L.da. e serviu de

base objectivao da matria exposta. Alguns dos autores fazem referncia
directa aos resultados obtidos,

para os quais se chama a ateno do leitor,

permitindo-lhe conhecer (um pouco) aquilo que vulgarmente se designa por "estado
da arte".

10

CAPTULO I
"ESTADO DA ARTE"
O inqurito efectuado por meio de entrevista-questionrio a uma amostra de 365
PME industriais cobrindo todo o territrio do Continente revelou, no que respeita ao
"estado da arte" na rea dos aprovisionamentos, o seguinte:
a. LEVANTAMENTO QUANTO AO CONTROLO DE STOCKS
O levantamento global aponta-nos as seguintes percentagens:
- Tm o controlo de stocks informatizado

62,2 %

- Utilizam ainda fichas manuais

37,0 %

- Utilizam um controlo visual e pessoal

0,8 %

Em termos globais 10,3% dos inquiridos afirmou que no precisariam de

quaisquer ficheiros (nem informticos nem manuais).
A percentagem relativa ao sistema de controlo manual superior ao
informatizado nos sectores de Alimentao e Bebidas (54,7%) e na Madeira e
Cortia (50,3%). A percentagem de ficheiros manuais mais acentuada nas
empresas entre 50 e 99 empregados (43,2%) e nos distritos de Braga/Aveiro
(41,8%) e Porto (40,9%). A informatizao mais expressiva no Sector dos
Produtos Minerais no Metlicos (87,7%) e das Qumicas (68,5%), bem como
nos distritos de Coimbra/Leiria/Santarm (72,2%) e Lisboa (65,6%).
O facto de 10,3% dos inquiridos afirmar que no precisariam de quaisquer
ficheiros (nem informticos nem manuais) para controlo de stocks, num quadro
em que 99,2% utilizam ficheiros, permite-nos concluir que uma percentagem
aprecivel das empresas no retira o aproveitamento devido dos seus prprios
suportes de controlo de stocks.
O controlo o nvel mais elementar da gesto de stocks. Quando este
subestimado, obviamente que teremos de deduzir que no devidamente
explorado em termos de gesto.
11

Dos inquiridos que declararam ser desnecessria a existncia e controlo de

stocks, 24,7% pertencem ao sector dos Produtos Minerais no Metlicos e
17,2% ao sector do Papel, Artes Grficas e Publicaes, 15,5% ao sector
Metalurgia e Produtos Metlicos, 12,2% ao sector das Madeiras e Cortias. O
resto distribui-se pelos demais sectores equilibradamente. Esta "opinio" tem
maior expresso nos distritos de Lisboa (14%), Coimbra, Leiria e Santarm
(12,7%) e Braga (12%).
Como se pode verificar, esta "posio" encontra-se relativamente generalizada
e distribuda, com incidncia especial nas zonas mais industrializadas.
Este dado crtico no inqurito, pois permite avaliar os restantes de forma
diversa da interpretao acrtica resultante de uma leitura directa das
percentagens obtidas.
b. LEVANTAMENTO QUANTO GESTO PREVISIONAL DE STOCKS
A leitura directa das percentagens indica:
- Quanto ao stock de Matrias-Primas:
- 74,3% dos inquiridos no tem rupturas de stocks de Matrias-Primas;
- 17,2% tem, por vezes;
-

8,5% tem com frequncia.

Estes problemas afectam mais o sector Metalrgico e Produtos Metlicos com

17,6% de rupturas frequentes e o sector das Madeiras e Cortias com 14,0%.
- Quanto ao stock de Materiais de Manuteno:
- 87,0% no tem rupturas;
- 8,9% tem, por vezes;
- 4,1% tem com frequncia (afectando mais o sector das Madeiras e da
cortia).

12

- Quanto s quantidades armazenadas:

- 77,5% dos inquiridos

considera que tem quantidades armazenadas

devidamente adequadas s necessidades;

- 18,0 % tem stocks a mais com 4,5% de "monos";
- 4,5 % tem stocks a menos que causam rupturas.
A interpretao mais linear deste dado aponta para que, a reduzida
percentagem de rupturas de stocks, se baseia na existncia de stock
desnecessrio. Contudo o facto de 17,2% ter rupturas temporrias quanto a
matrias-primas, e 8,9% quanto a materiais de manuteno, indicia que esse
excesso de stock acontece de forma no selectiva.
Num universo onde

mais de 10% dos inquiridos afirma no necessitar de

controlo de stocks e 37% ainda utilizam fichas manuais, bvio que os nveis
de Gesto Previsional tero de ser rudimentares.
Apenas em 15,4% dos inquiridos existe um rgo de Gesto de Stocks que
decide as quantidades a comprar com especial incidncia no sector Metalrgico
e Produtos Metlicos (31,0%) e nos Txteis, Vesturio e Calado (23,6%) e com
especial relevo no distrito do Porto.
As Gerncias (leia-se empresrios) desempenham este papel em 67,8% dos
inquiridos, com especial relevo no sector Alimentao e Bebidas (86,2%) e no
sector de Papel, Artes Grficas e Publicaes (82,2%).
O rgo da Produo surge em terceiro lugar (13,8%) como entidade que
decide as quantidades a comprar com especial relevo no sector do Papel, Artes
Grficas e Publicaes.

c. LEVANTAMENTO QUANTO AO ARMAZENAMENTO

Apesar de ser deficiente o Controlo e a Gesto de Stocks, e de se ter concludo
pela existncia

de stock desnecessrio, reduzida a percentagem das

empresas que se queixam de insuficincia de espao (27,6%). Reduzida

tambm a percentagem das que se queixam de inadequao dos espaos de

13

armazenagem

(23,9%).

Este

quadro

significa

que

investimento

sobrevalorizado em Armazm porque ele deficiente em Gesto.

Verifica-se alguma conscincia no que respeita s carncias de formao de
pessoal de armazm, pois apenas 11,5% afirma que o seu pessoal tem boa
preparao/formao. Estas carncias no so consciencializadas nos sectores
das Qumicas e do Papel, Artes Grficas e Publicaes.
d. LEVANTAMENTO QUANTO S COMPRAS
O panorama aqui razovel no que respeita ao abastecimento de Matrias-Primas:
- 65,7% no tem problemas de abastecimento de Matrias-Primas;
- 28,0% tem, por vezes, problemas;
- 6,3% no tem qualquer problema;
Quanto estrutura, em 17,2% das empresas inquiridas a rea das compras no
constitui um departamento orgnico definido.
Nas restantes 82,2% ela tem existncia orgnica estatuda embora com nveis
de desenvolvimento diferente. Assim, por exemplo:
- 33,0% (1/3 das empresas) tem ficheiros de fornecedor e de artigos sendo
28,8% informatizados;
- 21,0% tem uma existncia orgnica simples.
No que respeita s importaes, 39,0% das empresas que importam tem
problemas com atrasos e 61,0% no tem. Estes atrasos so mais significativos
no sector de Produtos Minerais no Metlicos (52,6%) e nos Txteis, Vesturio
e Calado (47,1%). Fazem-se sentir predominantemente no distrito do Porto
(53,0%) e nos de Setbal e Faro (55,0%).
e. ANLISE GLOBAL
Com base nas verificaes feitas seria curioso analisar o que se passa em
termos financeiros nestas empresas pois certamente que no gozam

de

situaes desafogadas. Uma anlise sobre a rotao dos stocks conduzir-nos-ia a ndices obviamente aqum do desejvel.
14

O sector do Papel, Artes Grficas e Publicaes o que revela maiores

problemas em quase todos os aspectos ainda que estes se distribuam tambm
pelos Txteis, Vesturio e Calado, s Qumicas, s Madeiras e Cortia, e ao
sector dos Produtos Minerais no Metlicos.
No que respeita distribuio regional dos problemas e carncias de formao
elas apresentam-se mais gravosas no distrito de Lisboa (o que no deixa de ser
curioso). nas empresas entre 11 e 49 empregados que se revelam igualmente
os maiores problemas.

15

CAPTULO II
OBJECTIVO DA GESTO DOS APROVISIONAMENTOS
A noo rigorosa do contedo da FUNO APROVISIONAMENTO obtm-se da
definio do seu objectivo.
A compreenso deste ponto constitui a "chave" para o bom desempenho nas
diferentes componentes ou subfunes constitutivas do aprovisionamento.
O objectivo da funo aprovisionamento reside em

"pr disposio" do

utilizador interno os bens ou servios de que ele carece para o exerccio da sua
actividade no mbito das funes que lhe esto atribudas, respondendo
cabalmente aos requisitos pretendidos quanto
. ao prazo necessrio;
. aos aspectos qualitativos e quantitativos desejveis;
. e aos custos envolvidos.
Esta definio esgota todo o conceito da funo aprovisionamento, balizando de
forma integrada o seu objectivo. Importa agora entender bem o alcance das
palavras utilizadas.
Se conseguirmos "investigar" correctamente este conceito, estaremos em muito
boas condies para gerir bem esta funo, porque gerir tambm "decidir
fazendo acontecer" e o que mais importa na gesto dos aprovisionamentos que
se "faa acontecer" tudo quanto necessrio para que o objectivo desta funo
seja alcanado.
FUNO DE APROVISONAMENTO

FORNECEDORES

BENS E SERVIOS

UTILIZADORES
INTERNOS

16

O contedo da funo aprovisionamento e do seu objectivo s poder ser

devidamente aprofundado atravs do contedo e objectivos das componentes ou
subfunes que a integram.

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CAPTULO III
COMPONENTES DA FUNO APROVISIONAMENTO
1. TIPOS DE APROVISIONAMENTO
Existem dois tipos de aprovisionamentos:
- aprovisionamento de BENS
- aprovisionamento de SERVIOS
Neste livro trataremos em especial do aprovisionamento de BENS, porque nos
interessa principalmente

tudo aquilo que tenha relao directa com a

PRODUO.
Sobre o aprovisionamento de SERVIOS importa salientar alguns aspectos tais
como os contratos que se estabelecem episodicamente ou de forma regular
com entidades prestadoras de servios. Ser o caso da aquisio de servios
especiais de manuteno, de servios de segurana, de servios de higiene e
limpeza, de servios de consultoria e formao profissional ou ainda de
auditorias, certificaes e ensaios de qualidade.
Para os casos de aquisio de servios a questo essencial reside no rigor da
prvia especificao e termos de referncia por forma a que as ofertas ou
propostas assegurem os compromissos dos proponentes; depois a seleco do
prestador de servios e por ltimo o controlo da execuo.
O percurso indicado deve ser sistematizado por etapas assentes em eventos
bem definidos.
Existe uma questo prvia a todas as indicadas e que reside em avaliar se
devemos executar por ns prprios o servio, ou contrat-lo no exterior. No h
regras, nesta matria, que possam ser aplicadas de forma generalizada. Cada
caso o seu caso e dever

ser avaliado sempre na perspectiva de

custo/benefcio. algo que tem a ver com as prprias polticas de gesto.

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2. APROVISIONAMENTO DE BENS
A funo aprovisionamento gerida atravs da gesto das suas componentes
que so:
- Gesto de Compras
- Gesto de Stocks
O acto de adquirir a fornecedor externo um artigo ou produto para ser utilizado
pela nossa organizao, ou ser consumido ou vendido, designa-se por compra.
O destino interno do artigo determina o tipo de gesto que se dever fazer.
Tratando-se de um bem patrimonial, como edifcios, terrenos, equipamento
fabril, equipamento tcnico, viaturas, mquinas, etc., o acto de aprovisionar
esgota-se no acto de comprar havendo total coincidncia entre ambos.
O mesmo acontece quando se compra bens para consumo directo, isto ,
quando se trata de artigos que no tm armazenamento porque se destinam a
ser imediata (ou proximamente) consumidos pelos utilizadores.
Tal sucede, tambm, com a aquisio de servios onde se verifica coincidncia
entre o acto de aprovisionar e o de comprar sendo indiferente design-lo por
compra ou por aprovisionamento.
J no acontece o mesmo quando o tipo de utilizao determina que o artigo
comprado se destina, num primeiro tempo, a ser armazenado, para ser
consumido ou aplicado num segundo tempo. Este tipo de utilizao faz com que
o artigo ou produto se designe por stock, requerendo uma gesto especfica
relacionada com a gesto de compras mas diferenciada dela.

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O quadro que se segue sintetiza o que acabmos de expor:

BENS DE PATRIMNIO
(IMOBILIZADO) *BENS DE CONSUMO DIRECTO * SERVIOS

GESTO DE APROVISIONAMENTOS = GESTO DE COMPRAS

ARTIGOS OU PRODUTOS DE STOCK

GESTO DE APROVISIONAMENTOS =

GESTO DE COMPRAS
+
GESTO DE STOCKS

3. COMPONENTES DA GESTO DE STOCKS

A gesto de stocks tem as trs seguintes componentes:
- GESTO PREVISIONAL DE STOCKS
- GESTO ADMINISTRATIVA DE STOCKS
- GESTO FSICA DE STOCKS (ou gesto material de stocks)
Quando pretendemos decidir o que necessrio comprar para stock, que
quantidades devemos comprar e quando o vamos fazer, teremos de nos

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basear no que prevemos utilizar, consumir ou vender. A deciso de compra

tem por base a previso de consumo bem como outros parmetros
condicionantes, da se designar por Gesto Previsional de Stocks todo o
processo que conduz deciso de compra para stock.
Mas para gerir uma existncia em armazm (stock) indispensvel conhecer o
que existe, quanto existe e onde se encontra. Esse conhecimento obtm-se a
partir do registo de movimentos (entradas e sadas) e da prpria identificao
(nomenclatura) de cada artigo ou produto. A Gesto Administrativa de Stocks
baseia-se nas medidas de Controlo de Existncias, acompanhando a par e
passo, tudo quanto se passa em termos de movimentao e que altere a
situao anterior. Trata-se de assegurar o inventrio permanente das
existncias partindo do pressuposto de que sabemos identificar correctamente
cada espcie (item) do stock, vulgarmente designado por artigo ou produto.
Por ltimo, mas no menos importante, estamos perante o facto de que cada
artigo de stock passa pelo armazm onde permanece algum tempo (o menos
possvel), mas que a forma como passa ou est em armazm, em tudo se
prende com a prpria organizao e gesto do armazenamento. Assim, a forma
como decidimos a arrumao e a movimentao, isto , a organizao do
armazm, designada por Gesto Fsica de Stocks (ou gesto material) e
condiciona decisivamente, como qualquer das outras componentes, a gesto de
stocks e, consequentemente, a prpria gesto dos aprovisionamentos.
Na essncia dos conceitos, poderemos dizer que cada uma das trs
componentes da gesto de stocks tem objectivos complementares entre si e
complementares tambm com a finalidade da prpria funo aprovisionamento,
podendo sintetizar-se da seguinte forma:

O QUE COMPRAR

GESTO PREVISIONAL DE STOCKS

permite determinar:

QUANTO COMPRAR

QUANDO COMPRAR

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tendo por objectivo assegurar que o utilizador interno disponha dos artigos ou
produtos de que necessita nas quantidades e datas exactas.

O QUE EXISTE

GESTO ADMINISTRATIVA DE STOCKS

permite conhecer permanentemente:

QUANTO EXISTE

ONDE EST

para que seja possvel controlar as existncias e prticas eficazmente a Gesto

Previsional de Stocks, indicada antes.

GESTO FSICA DE STOCKS

permite:

RECEPCIONAR OS PRODUTOS COMPRADOS

ARMAZEN-LOS E MOVIMENT-LOS

PARA
OS ENTREGAR AOS UTILIZADORES INTERNOS

assegurando que o que foi comprado foi recebido; que durante a passagem
pelo armazm os artigos foram devidamente protegidos e conservados; que os
utilizadores puderam satisfazer os seus pedidos em tempo til.

22

Em paralelo com a Gesto de Stocks (nas trs componentes indicadas), temos

a:

A QUEM COMPRAR

GESTO DE COMPRAS
permite decidir:

E
COMO COMPRAR

assegurando a aquisio dos artigos e produtos necessrios em tempo til, nas

melhores condies de preo, qualidade, quantidade, prazo de entrega e prazo
de pagamento.
Poderemos, deste modo concluir, que todas as actividades antes indicadas se
integram no Objectivo da Gesto de Aprovisionamentos, dando-lhe
significado concreto em todas as situaes.

23

CAPTULO IV
GESTO ADMINISTRATIVA DE STOCKS

1. O QUE EXISTE EM STOCK

A primeira questo situa-se ao nvel da identificao dos artigos do stock
porque a gesto de stocks faz-se item por item, ainda que a sua anlise se
possa fazer globalmente, ou por grupos de itens anlogos.
Os artigos ou produtos de stock, tal como as pessoas de determinada
colectividade, carecem de elementos de identificao, que no caso dos bens, se
designam por NOMENCLATURA.
A Nomenclatura compreende a DESIGNAO e a CODIFICAO.
A primeira descritiva e serve para identificar o produto atravs de uma
descrio convencionada no mbito da linguagem falada e escrita. Esse
descritivo deve ser desenvolvido a partir do geral para o particular, isto
comeando pela caracterizao mais globalizante at chegar s especificaes
que singularizem o artigo ou produto.
Exemplo: Chapa de lato de 2mm.
Trata-se, neste caso, de uma chapa que no de ao nem de zinco, mas de
lato e, sendo de lato, a que tem 2mm de espessura.
As designaes devem ser estabelecidas com a aproximao possvel da
designao atribuda pelo fabricante procurando-se, deste modo, uniformizar o
mais possvel as mesmas, facto que facilita grandemente as ligaes entre
compras e fornecedores e evita mal-entendidos com erros de fornecimento.
O CDIGO constitui uma simplificao complementar da designao e tem por
objectivo, atravs de smbolos (numrico, alfabtico ou outros) identificar de
forma abreviada cada artigo, correlacionando-os entre si por forma a permitir

24

aglutinaes analgicas, necessrias anlise e gesto de classes, grupos

ou famlias de produtos.
Tal como a designao, o cdigo deve desenvolver-se do geral para o particular
referenciando os smbolos por forma a que os ltimos elementos sejam aqueles
que identificam e precisam o artigo no enquadramento, sucessivamente
particularizado, de grupos que integram subgrupos.
Ao primeiro conjunto de smbolos que estabelece a primeira diviso ou famlia,
hbito designar por CLASSE e a sua articulao constitui a primeira fase da
codificao que, assim, toma o nome de CLASSIFICAO.

Em gesto de

stocks recomenda-se muitas vezes que a classificao dos artigos ou produtos

se faa por CLASSES DE GESTO. Aquilo que identifica os artigos ou produtos
de uma mesma classe de gesto a forma como feita a respectiva gesto e
no a natureza, qualidade, destino ou utilizador do artigo.
Vejamos um exemplo:
Os artigos de stock de uma empresa podem ser, em termos genricos:
- Matrias-Primas
- Materiais e Peas Sobressalentes
- Produtos em Curso de Produo
- Produtos Acabados
A forma como se gere cada um destes grupos , necessariamente diferente
pelo que a cada um deles corresponder uma CLASSE DE GESTO. Pode
acontecer (e acontece frequentemente) existirem especificidades de gesto
dentro de cada um destes grupos que aconselham a levar a classificao mais
longe. Na verdade, nos Materiais e Peas Sobressalentes a gesto de ferragens
de consumo repetitivo e reaprovisionamento sistemtico obedece a algoritmo e
sistema bem diferenciado de alguns sobressalentes de alto custo com
reaprovisionamento espordico na base da reposio do stock de segurana. A
sistematizao (informatizada) da gesto aconselha a que tais artigos sejam
enquadrados em Classes de Gesto diferenciadas.

25

O desenvolvimento analgico da Codificao a partir da Classe de Gesto vai

depender do tipo e profundidade da anlise que se pretender fazer,
considerando que no existem sistemas de codificao analgica standard,
mas sim, que cada empresa um caso, devendo ser estudado e adaptado.
Mesmo assim, a estrutura de desenvolvimento analgico de um sistema de
codificao poder ter convenincia em ser reajustada ou at modificada com o
tempo, adaptando-se ao evoluir da prpria empresa.
As facilidades permitidas pela leitura ptica vieram trazer codificao
enormes possibilidades de tratamento da informao. Assim, o Cdigo de
Barras (standard do fabricante ou criado por equipamento nosso) evita a
digitalizao do cdigo e a sua leitura interpretativa. Na verdade, a aquisio de
um artigo novo para o nosso stock determina a sua Classificao e Codificao
em termos de Cdigo Analgico, colocando-o no "local certo" do conjunto em
que se vai integrar. H, contudo, a possibilidade de estabelecer a correlao
automtica entre o Cdigo de Barras e o respectivo Cdigo Analgico por
forma a que o equipamento ao ler o cdigo de barras situe automaticamente o
artigo no seu cdigo analgico e, quando pedimos informaes estatsticas ao
sistema, ele fornece-as

dentro da estrutura deste ltimo, ainda que, os

movimentos e respectivas operaes de controlo se faam por leitura directa do

cdigo de barras. Deste modo, os operadores no tm que ler nem digitar
cdigos numricos, alfabticos, alfanumricos ou outros smbolos. O sistema
faz tudo isso a partir do cdigo de barras em interface com o cdigo analgico.
2. QUANTO EXISTE EM STOCK - ANLISE A, B, C
Trata-se agora do controlo de movimentos e existncias.
Existem duas formas de controlo que se adicionam e complementam:
- O controlo administrativo das existncias
- O controlo fsico das existncias

26

O controlo administrativo faz-se hoje por registo informtico de todas as

entradas e sadas dos artigos em stock. Identificado o artigo e o tipo de
movimento, um simples programa informtico permite manter aquilo a que se
designa por INVENTRIO PERMANENTE que inclui:
- O registo de entradas com identificao dos tipos (compra, devoluo,
transferncia, etc.) e da data em que tal ocorreu;
- O registo de sadas com identificao do tipo (consumo, venda,
transferncia, devoluo, etc.) e a data em que tal ocorreu;
- O apuramento da existncia (saldo) e respectivas datas;
- A valorizao dos movimentos e das existncias;
- Os acumulados dos movimentos para efeitos estatsticos;
- O registo de identificao dos movimentos de entrada e sada.
Todos estes dados se obtm a partir da identificao prvia do artigo ao
produto, pelo "input" de uma Nomenclatura (Designao e Cdigo), que pode
ser obtida, como j vimos, por leitura ptica do cdigo de barras.
Todos estes registos e apuramentos se fazem na BASE DE DADOS de artigos,
que funciona tal como os antigos ficheiros.
A valorizao dos movimentos de sada hierarquiza em importncia cada artigo
ou produto no conjunto do stock, dentro de cada classe, grupo, ou mesmo no
conjunto do stock. Assim, um artigo que tenha grande valor movimentado em
sadas (consumos e aplicaes) necessariamente mais importante do que
outro que tenha um valor de movimentos mais baixo. A leitura comparativa
(automatizada pelo computador) pode integrar cada artigo em trs grupos
distintos: O grupo A, de maior valor de movimento, cujos cumulativos dos
respectivos movimentos somam aproximadamente 75% do valor do movimento
das sadas globais; O grupo B, de mdio valor de movimento, somando no seu
conjunto cerca de 20% do valor total; O grupo C, de baixo valor de movimento,
cuja soma restante totaliza mais ou menos 5% do valor total.

27

Esta compartimentao dos artigos em 3 grupos hierarquizados, designa-se por

ANLISE A, B, C e permite destrinar os artigos mais importantes dos menos
importantes, no caso, relativizadas ao respectivo valor do movimento de sadas.
de notar que h outros aspectos que tornam os artigos ou produtos mais ou
menos importantes para alm do valor do seu movimento. Referimo-nos
concretamente ao seu GRAU DE IMPRESCINDIBILIDADE. Na verdade, h
artigos de menor valor de movimento mas que so estratgicos para o processo
produtivo, ou para a manuteno do equipamento, ou ainda para a fabricao
de produtos-chave (vendas).
Se contarmos o nmero de espcies (itens) que corresponde a cada um dos
grupos A B C constatamos, a maioria das vezes, que o grupo A contm um
reduzido nmero de itens, o grupo B tem maior nmero, e o grupo C o que
tem a esmagadora maioria do nmero de itens.
Com muita frequncia se verifica a seguinte relao percentual em relao
totalidade de stock.

GRUPO

VALOR ACUMULADO DE SADAS

NMERO DE ITENS

75 %

5%

20 %

25 %

5%

70 %

Registando nas ordenadas as percentagens relativas ao acumulado do valor de

sadas e nas abcissas as percentagens relativas ao nmero de itens
abrangidos, a representao grfica da Anlise A,B,C para um caso onde se
verifique a situao indicada no quadro anterior, a seguinte:

28

Esta verificao permite-nos executar uma gesto selectiva dando mais ateno
aos artigos mais importantes (grupo A) e menos aos menos importantes (grupo
C) poupando substancialmente o esforo e tempo, consequentemente os
custos.
Este aspecto comea a ser importante logo no exerccio do Controlo Fsico
das Existncias. Na verdade, o controlo fsico consiste na contagem ou
dimensionamento fsico dos artigos ou produtos em stock, comparando os
resultados obtidos com os saldos administrativos, fornecidos pela BASE DE
DADOS de artigos.
Esta tradicional operao de inventrio fsico feita em termos de balano de fim
de exerccio perdeu toda a actualidade. muito mais eficaz e menos
dispendioso contar mais vezes os artigos mais movimentados (grupo A) e
menos vezes os menos importantes.
Imaginemos um exemplo que ilustra o que acabamos de expor.

29

Determinado stock era constitudo por 10.000 itens. A manter-se o percentual

do exemplo anterior (que corrente) neste stock o grupo A seria constitudo por
500 itens (5%), o grupo B por 2.500 itens (25%), e o grupo C por 7.000 itens
(70%). Se ao longo do ano contarmos trs vezes cada um dos itens do grupo A,
executaremos 1.500 contagens (3x500). Se, cumulativamente, contarmos uma
vez cada um dos itens do grupo B, efectuaremos, nesse ano, mais 2.500
contagens. Se contarmos os itens do grupo C ao longo de quatro anos fazemos
em cada ano 1.750 contagens (7.000/4).
Em cada ano executaramos apenas 5.750 contagens (57,5% do nmero de
contagens que se fariam pelo mtodo tradicional de inventariar todos os itens).
Em contrapartida ganhamos qualitativamente no valor da fiscalizao efectuada,
porque contmos durante o ano trs vezes os itens que representam 75% do
valor movimentado (grupo A), uma vez os itens que representam 20% do valor
movimentado (grupo B), e 1/4 de vez os itens que representam 5% do valor
movimentado. Totalizando o valor desta contagem teremos:
3 x 75%
1 x 20%
1/4 x 5%

=
=
=

225,00%
20,00%
1,25%

soma

246,25%

Aumentmos assim, selectivamente, em uma vez e meia a eficcia das

contagens reduzindo para quase metade os custos das operaes de controlo
fsico.

3. COORDENADAS DE LOCALIZAO
A terminar os trs grandes vectores da Gesto Administrativa de stocks e tendo
em vista que os artigos em armazm possam ser facilmente encontrados para
facilitar as operaes de Expedio-Entrega (objectivo final da prpria funo
aprovisionamento) e Contagem, h necessidade de estabelecer um sistema
que, a partir da base de dados de artigos, nos indique o local preciso onde os
mesmos se encontram armazenados.
Para isso se estabelecem as COORDENADAS DE LOCALIZAO.

30

Trata-se pois de saber "onde mora" cada item dentro do armazm, para o
podermos arrumar e buscar com facilidade. O sistema , em tudo, idntico ao
que acontece com as pessoas nas cidades, e depende fundamentalmente da
forma como fisicamente est ordenado o prprio armazm.
A Coordenada de Localizao , para todos os efeitos um cdigo composto por
vrios elementos em que cada um deles tem um significado especfico. A
estrutura a utilizar no poder ser recomendada porque cada armazm um
caso. Daremos um exemplo que ilustrar suficientemente a questo, a partir do
qual se podero inspirar outras situaes:
! ! ! ! ! ! ! !
Identificao do Armazm
Identificao do Corredor
Identificao da Estante
Identificao do Bloco
Identificao da Prateleira
Identificao da Gaveta ou Cacifo

A simbologia a inserir no espao indicado por pode ser numrica, alfabtica ou

alfanumrica.
Procurando uma analogia entre este exemplo e o que se passa com as
coordenadas que permitem localizar uma morada numa determinada cidade,
teramos:
Armazm

Bairro

Corredor

Rua ou Avenida

Estante

Quarteiro

Bloco

Nmero de porta

Gaveta ou Cacifo

Apartamento ou lado

Os smbolos correspondentes a estas coordenadas devem estar visivelmente

colocados em cada local para que qualquer pessoa identifique facilmente cada
posio.

31

O Ficheiro de Artigos (Base de Dados) dever

registar as coordenadas por

forma a que a simples consulta ao terminal nos faculte os dados necessrios

localizao de qualquer item.
Nos armazns em que cada item pode ter mais do que um local, a base de
dados dever fornecer-nos esse elemento.
frequente encontrar armazns que, pela sua configurao e pelas suas
caractersticas diferenciadas de artigos armazenados, haja necessidade de
adoptar sistemas de arrumao to diversos que um nico sistema de
coordenadas se torna insuficiente ou desajustado. Nesses casos frequente a
utilizao de mais de um sistema (critrio) de coordenadas. O nico objectivo
encontrar uma soluo que referencie com clareza a posio fsica de cada item
dentro do armazm.
4. INFORMATIZAO DO CONTROLO DE STOCKS
No h justificao para que se continuem a utilizar, no sistema de controlo de
existncias, ficheiros manuais ou mecanogrficos de inventrio permanente.
Qualquer micro processador comporta e justifica uma base de dados de artigos,
por muitos ou poucos que eles sejam.
Seguindo um pouco a cronologia histrica das prticas nesta matria,
recordamos que mesmo aps a vulgarizao da informatizao dos ficheiros de
artigos, para obstar que os mesmos indivduos que tinham acesso fsico aos
materiais tivessem tambm acesso aos instrumentos de controlo respectivo
(computadores),

era

frequente

centralizar

inventrio

permanente

informatizado num rgo distante dos armazns e neste permitir que os Fiis ou
Encarregados utilizassem, em duplicao, um segundo sistema independente
(normalmente manual).
Parece bvio que esta duplicao no era uma forma muito racional de
trabalhar mas foi, durante muito tempo, a nica vivel para assegurar por um
lado o controlo central, e por outro a "ferramenta de trabalho" que um ficheiro
para qualquer Fiel ou Encarregado de armazm.
Este sistema tinha ainda outro inconveniente (por sinal desastroso) para a
gesto previsional de stocks: na verdade, os movimentos de entrada dos artigos
em armazm carecem de um suporte documental justificativo que normalmente
a Guia de Remessa do Fornecedor (que acompanha fisicamente os materiais)
32

depois de devidamente corrigida e visada aps as Operaes de Recepo.

Casos havia em que a burocracia justificava o preenchimento de um impresso
(Guia ou Nota de Entrada), transcrevendo e confirmando a Guia de Remessa
do Fornecedor. Era este suporte que, depois de visado, seguia para o Inventrio
Permanente Centralizado para a ser introduzido no sistema informtico. O
desfasamento de tempo entre o movimento real e o respectivo registo no
sistema chegava a atingir uma semana ou mais.
O mesmo se verificava com as sadas: acontecia, muitas vezes, que a
Requisio ao Armazm no era documento suficiente para suporte justificativo
das sadas, que se burocratizavam com o preenchimento de uma Guia ou Nota
de Sada transcrevendo e confirmando a Requisio. O envio destes
documentos

suporte

para

sistema

informtico

central

ocasionava

desfasamento de vrios dias entre o movimento real e o respectivo registo.

Deste modo, o "ficheiro informatizado" acusava saldos que nada tinham com a
realidade agravando-se a situao nos artigos com muito movimento, isto , os
mais importantes (Grupo A) onde raramente o sistema informtico poderia ser
usado como instrumento de gesto previsional, dando indicaes teis e
atempadas sobre a necessidade de repor (por compra) os nveis de stock.
Limitava-se a ser um instrumento de controlo e, mesmo assim, tardio. Esta
situao ainda se mantm na maioria das PME conforme se verifica no Captulo
I desta obra.
Os sistemas de base de dados actualmente utilizados permitem superar todas
estas dificuldades da seguinte maneira:
Junto aos locais de Recepo e Expedio dos Armazns devero existir
terminais ligados ao sistema central onde por digitalizao ou leitura ptica se
registam os movimentos de entrada e sada no acto em que os mesmos
acontecem. O sistema central assume esses registos com a classificao de
provisrios mas regista imediatamente o saldo das existncias para efeitos de
gesto previsional. Pode emitir, junto do sistema central, um documento que
reproduz textualmente os registos efectuados.
Quando, posteriormente os documentos originais (Guia de Remessa do
Fornecedor visada ou Requisio visada) chegam ao sistema central, so
verificados e comparados com os documentos emitidos ou com os respectivos
"crans" e, actuando por excepo nos casos anmalos, os movimentos
33

provisrios so transformados em definitivos por um simples comando, sem

necessidade de repetir a introduo dos dados.
Esta mesma base de dados de artigos (sistemas de materiais) pode ter diversas
utilizaes paralelas para alm do j citado Sistema de Gesto Previsional. Na
verdade, e a partir deste ltimo, pode ter interfaces ao Sistema de Encomendas
e ao Sistema de Fornecedores (compras). Pode ser suporte do Sistema de
Manuteno Industrial em complemento com os ficheiros de especificaes
tcnicas, pode ter interfaces contabilidade (geral e analtica) contas de
mercadorias e contas de obras, pode ter tambm interfaces ao sistema de
Planeamento e Gesto Financeira, etc.
Ter, necessariamente, interface ao Sistema de Informao de Gesto com
tratamento prvio da mesma a partir da assimilao em termos estatsticos dos
quantitativos e valores dos movimentos.

34

CAPTULO V
GESTO PREVISIONAL DE STOCKS

1. CONTEDO BSICO
Conforme j foi referido no Captulo III, a Gesto Previsional de Stocks tem por
objectivo PREVER AS NECESSIDADES de consumo, e determinar "o que
comprar", "quanto comprar" e "quando comprar" por forma a optimizar os dois
aspectos contraditrios limites, que seria por um lado "faltar quando h
necessidade", e por outro "ter desnecessariamente".
Poderemos assim dizer que a Gesto Previsional de Stocks uma tcnica (e
uma cincia) que nos fornece os elementos necessrios
DECISO DE COMPRA

No se trata duma cincia exacta porque se baseia fundamentalmente na

PREVISO DE CONSUMO

e, como sabemos, as previses so previses.

A Gesto Previsional de Stocks individualizada, isto , o stock gere-se artigo
por artigo, prevendo para cada um deles o que pode acontecer e decidindo,
tambm para cada um deles, o que fazer quanto quantidade e ao prazo de
encomenda. Isto significa que existe sempre uma relao directa entre
PREVISO DE CONSUMO

DECISO DE COMPRA

35

2. TIPOS DE CONSUMO - TIPOS DE GESTO

A Gesto Previsional de Stocks desenvolve-se de duas formas diferentes
conforme o tipo de consumo que os artigos tm:
H artigos que tm um consumo que implica um reaprovisionamento
REPETITIVO E SISTEMTICO

H artigos cujo consumo implica um reaprovisionamento igualmente

REPETITIVO mas no SISTEMTICO

No primeiro caso podemos PREVER um

consumo

contnuo

(ainda que

irregular) e, com base na anlise de ritmos de consumo anteriores, corrigidas

por todos os novos dados que se possam adicionar, possvel sistematizar o
reaprovisionamento decidindo o ritmo de compra a adoptar, ainda que seja
tambm sistematicamente ajustada s necessidades e situao real do
momento.

Este tipo de artigos designamos por

Artigos de Consumo Histrico

a eles correspondendo um tipo de gesto que designaremos por

GESTO PREVISIONAL E SISTEMTICA

Situam-se neste mbito, as matrias-primas, e auxiliares, os combustveis e

lubrificantes, as mercadorias de qualquer tipo destinadas actividade comercial
corrente, as ferragens e demais materiais de consumo corrente, os impressos,
etc.

36

No segundo caso os artigos no tm um consumo corrente, mas espordico,

ainda que repetitivo. Neste caso:
- Esto os artigos que se destinam a substituir outros que se inutilizam por
desgaste progressivo, mais ou menos relacionado com a sua utilizao;
- Esto os artigos que se destinam a substituir outros que se inutilizam por
fractura previsvel a partir de determinado grau de utilizao;
- Esto os artigos que substituem obrigatoriamente outros no mbito de
operaes programadas;
- Esto os artigos de alto custo que se destinam a substituir outros por
inutilizao destes, mas s quando tal se torna absolutamente necessrio;
- Podero ainda incluir outros casos.
Este tipo de artigos designamos por
Artigos de Consumo Pontual

a eles correspondendo outro tipo de Gesto que designaremos por

GESTO PREVISIONAL NO SISTEMTICA

37

Em qualquer dos casos, a gesto previsional de stocks tem sempre por

objectivo:
- Que no faltem os artigos ou produtos quando deles necessitamos, o que
equivale a dizer que no existam Rupturas de Stocks;
- Que no existam artigos em stock para alm dos que garantem o
aprovisionamento necessrio, o que equivale a dizer que no exista
"Excesso de Stock".
Estes dois limites de sinal contrrio, balizam toda a Gesto Previsional de
Stocks quer se trate de Gesto Previsional e Sistemtica, quer se trate de
Gesto Previsional No Sistemtica.
3. GESTO PREVISIONAL E SISTEMTICA - CONCEITOS BASE
A Gesto Previsional executa-se de forma singularizada, isto , item por item.
Para

melhor

se

entender

toda

problemtica

relacionada

com

estabelecimento dos nveis de gesto relativos existncia de cada artigo ao

longo do tempo vamos recorrer representao grfica onde nas ordenadas
registamos as quantidades existentes e nas abcissas as unidades ao longo de
um ano.
Imaginemos, por absurdo que seja, que determinado artigo tinha um consumo
regular por unidade de tempo e era reaprovisionado tambm regularmente em
quantidades e perodos certos.
A representao grfica da evoluo das existncias (stock) desse artigo seria a
que se segue na figura junta:

38

Faamos a leitura terica de tudo o que nos revela este grfico:

No princpio de Janeiro entraram em armazm 300 unidades deste artigo que se
comearam a consumir razo de 100 unidades por ms. No final de Maro o
stock entrava no nvel zero, mas nessa mesma altura entram novas 300
unidades, repetindo-se o consumo do 1 trimestre, no 2, 3 e 4 trimestres.
Designado por Q a quantidade comprada, isto , a Encomenda, ela foi
repetitivamente ao longo do ano de 300 unidades.
Designando por S o CONSUMO ANUAL, este foi de 1200 unidades pois que 4
vezes se consumiu a Quantidade Encomendada (300).
O stock atingiu o seu nvel mximo, Stock Mximo (SMa) nas datas de entrada
das Encomendas, sendo o mesmo de 300 unidades.
O STOCK MDIO (SMd) foi de 150 unidades pois variou entre 300 e zero
unidades. Veja-se que se recortssemos com uma tesoura os tringulos
rectngulos acima das 150 unidades eles poderiam preencher rigorosamente os
espaos em que a existncia se situou abaixo das 150 unidades, o que equivale
a dizer que, em termos de imobilizao o comportamento do artigo indicado no
grfico anterior corresponde a ter ficado parado (sem movimento) ao longo do
ano ao nvel do Stock Mdio (150 unidades), podendo-se j concluir que o
quantitativo do stock mdio corresponde imobilizao mdia ao longo do
perodo de referncia.
Neste caso o Stock Mdio (SMd) corresponde a metade da QUANTIDADE
ENCOMENDADA (Q).
39

Por outro lado, se o PRAZO DE ENTREGA (Pe) do fornecedor deste artigo for
de um ms e ns quisermos que o artigo entre em armazm numa determinada
data, deveremos lanar a encomenda com a antecedncia de um ms em
relao a essa data.
O PONTO DE PEDIDO (Pp) tambm designado por Ponto de Encomenda, o
nvel terico em que o stock se encontra na data em que precisamos de lanar
a encomenda para ela entrar em armazm quando ns dela necessitarmos. No
caso da figura anterior, pretendemos que a nova encomenda entre quando o
stock atinge o seu nvel mnimo (no caso, zero) isto , no final de Maro, de
Junho, de Setembro e de Dezembro. Ento teremos de encomendar com um
ms de antecedncia. Ora com essa antecedncia

o nvel de existncia

situava-se em 100 unidades, pelo que o PONTO DE PEDIDO foi de 100

unidades. Se o prazo de entrega fosse de dois meses, o ponto de pedido seria
de 200 unidades.
Designa-se por NMERO DE ENCOMENDAS (N) as vezes que ao longo do
ano se lanam as encomendas. No caso da figura o Nmero de Encomendas
foi de 4 (princpio de Janeiro, Abril, Julho e Outubro).
Utilizando as abreviaturas poderemos desde j fazer as seguintes correlaes:
S
SMa

=
=

NxQ
Q

SMd

Q
2

Pp = Consumo durante o Pe
N

S
Q

S
N

Aproximando-nos agora um pouco mais da realidade, ns sabemos que esta

figurao terica pois:
- O Consumo Anual uma previso, no podendo ser assumido como um
dado fixo;
40

- O Consumo no regular nem constante ao longo do tempo

havendo

perodos em que se consome mais do que outros e com ritmos diferentes,

perodos em que no h consumo algum, e datas em que saem unidades
em quantidades diferentes.
A representao grfica de um caso mais prximo do real poder ser a que se
segue:

A leitura deste grfico indica-nos que entraram 300 unidades no princpio de

Janeiro, a mesma quantidade em meados de Maro, em meados de Junho, no
final de Setembro e em meados de Dezembro. Isto quer dizer que Q foi ao
longo do ano de 300 unidades e o Consumo S foi efectivamente de 1160
unidades (220 + 360 + 260 + 320) e o SMa atingiu as 380 unidades. A linha
representativa das existncias no foi a do "grfico em dentes de serra"
(clssico dos livros de Gesto de Stock) mas algo parecido com os degraus
desiguais de uma escada.
Ficciona-se a representao grfica em "dentes de serra" porque isso facilita
melhor percepo no estabelecimento dos nveis de gesto.
Mas continuando ainda na leitura do grfico anterior e admitindo que o Pp
(Ponto de Pedido) era como no caso anterior de 100 unidades, ns lanamos as
encomendas quando a existncia rompeu este quantitativo (nvel) o que

41

aconteceu em meados de Fevereiro, em meados de Maio, no final de Agosto e

em meados de Novembro.
Verifica-se, por outro lado, que rigorosamente um ms depois de lanar estas
encomendas na quantidade Q de 300 unidades, elas deram entrada no
armazm. Ora esta situao tambm pouco real pois os fornecedores no
cumprem rigorosamente os Pe (Prazos de Entrega). Veja-se que se o pedido
do final de Agosto tivesse atrasado meio ms na entrega teria havido
RUPTURA DE STOCK no princpio de Outubro.
Assim, para fazer face s irregularidades do consumo (S) e aos atrasos no
prazo de entrega (Pe) deve-se estabelecer um nvel de proteco ou segurana
designado por STOCK DE PROTECO (SP) (ou Stock de Segurana) que
funciona como amortecedor evitando as Rupturas de Stock. O grfico terico
inicial, com um SP de 50 unidades tomaria a seguinte configurao:

Os elementos iguais ao primeiro caso so os seguintes:

S = 1200 unidades
Q = 300 unidades
N = 4 unidades

42

Contudo, a introduo de um SP de 50 unidades faria subir os seguintes nveis,

mantendo o Pe (prazo de entrega) de um ms:
SMa de 300 para 350 (stock mximo)
SMd de 150 para 200 (stock mdio)
Pp de 100 para 150 (ponto de pedido)

Veja-se que a introduo de 50 unidades em Stock de Proteco ir reduzir as

probabilidades de rotura, mas vai tambm aumentar a imobilizao do stock.
Trata-se pois de um mal necessrio que dever

ser bem ponderado e

optimizado.

4. CUSTOS QUE ONERAM O STOCK

Ao comprar artigos ou produtos em quantidade superior quela que se vai
consumir imediatamente, estamos a imobilizar capital, pois que o STOCK UM
VALOR.
Este valor

que fica imobilizado

diminui

as

possibilidades

de

outros

investimentos. Esta seria uma boa razo para que os empresrios dedicassem
especial ateno a este "mal necessrio", que uma designao (menos feliz)
que muitas vezes se d ao stock.
O problema de situar os stocks ao nvel mais ajustado s necessidades do
consumo, numa ptica de desmobilizao de capital, no antigo e constitui
uma das preocupaes dos dirigentes de empresa mais avisados.
A vertigem do "bom negcio" correndo atrs de descontos aliciantes para
grandes aquisies, o entusiasmo dos artigos "sensacionais", o querer
aproveitar

"oportunidades

nicas"

tambm

imprescindibilidade do artigo no circuito de produo,

preocupao

da

tm induzido alguns

responsveis a superdimensionar os seus stocks.

evidente que se a razo que motivou a existncia dos stocks foi a

necessidade de

dispor oportunamente dos materiais necessrios, no faz

sentido que ele falte para no correr o risco de imobilizar capital.

43

H pois que encontrar, artigo por artigo, os nveis de existncia ajustados s

necessidades, no esquecendo que o stock existe exactamente para que no
nos falte a mercadoria de que necessitamos.
Cientes j que o stock um valor, vejamos quais as suas componentes:
Ao adquirirmos qualquer artigo no mercado fornecedor este vem onerado do
seu
CUSTO DE AQUISIO

No entanto para o adquirirmos fizeram-se umas tantas operaes, tais como:

- a Organizao de Consultas
- a Seleco do Fornecedor
- o Lanamento da Encomenda
- e o Controlo de Qualidade
Todas estas operaes, organizadas e executadas pelo servio de compras,
representam um custo que vai onerar o artigo comprado e que se denomina
CUSTO DE PASSAGEM DE ENCOMENDA

Ultrapassada a porta do armazm e at que volte a sair para consumo, novos

encargos o vo onerar, tais como:

o juro do capital imobilizado (valor do Stock Mdio)

o custo das movimentaes efectuadas e da conservao em

o aluguer ou reintegrao do valor dos armazns

a iluminao e condicionamento

o seguro

o encargo com o pessoal

bom estado

O conjunto de todos estes encargos tem o nome de

CUSTO DE POSSE

Em resumo, o stock onerado de 3 custos

44

Custo de Aquisio

Custo Passagem de Encomenda

Custo de Posse

O Custo de Passagem Anual das encomendas feitas um valor A, soma das

parcelas relacionadas com o custo directo da actividade de compras e da
recepo das encomendas. Quantas mais encomendas este custo global incluir,
menor o CUSTO DE PASSAGEM POR ENCOMENDA que designaremos por
a
a =

A
N

Sendo o N o Nmero de Encomendas.

O Custo de Posse Anual um valor T, soma das parcelas relacionadas com o
custo de ter stock. Ele onera este mesmo stock na percentagem em que o
mesmo se situa relativamente ao valor do Stock Mdio (VSMd)

t =

T
VSMd

e que se designa por TAXA POR ESCUDO E POR ANO DO CUSTO DE

POSSE (t).

5. PARMETROS DA GESTO ECONMICA DE STOCKS

Os Custos de Passagem e Posse so caracteristicamente antagnicos. Na
verdade, para um determinado Consumo Anual S quanto maior for o
quantitativo de cada encomenda Q, menor ser o nmero anual de encomendas
N porque,
S=QxN
Por outro lado, existe proporcionalidade entre o Custo de Passagem Anual A e
o nmero de encomendas N, mas quanto maior for este nmero N menor ser o

45

Q (quantidade de cada encomenda) e quanto menor este for, menor ser

tambm o SMd (stock mdio) bem como o respectivo valor.
Quanto maior for o valor do Stock Mdio, maior ser o Custo de Posse Anual T.
Assim, se para um determinado consumo anual S ns encomendarmos mais
vezes (aumento do N) vamos, por um lado baixar o valor do stock mdio, com
ele baixando o Custo de Posse Anual T, mas por outro lado, vamos aumentar o
Custo de Passagem Anual A, porque aumentamos o nmero de encomendas N.
O contrrio acontecer

se ns aumentarmos o Q (quantidade de cada

encomenda) que ocasionar a subida do T e o abaixamento do A, por reduo

do N.
O antagonismo pois evidente.
Em termos econmicos o que nos interessa que a soma dos dois custos (T +
A) seja mnima e, para isso teremos de encontrar (item por item) a quantidade
econmica de encomenda (Q) (tambm conhecido por lote econmico), ou
o nmero econmico de encomendas (N) que minimize (optimize) a soma
dos dois custos.
Embora com grandes variaes de caso para caso imaginemos uma empresa
onde o Custo de Passagem por Encomenda (a) e a Taxa por Escudo e por
Ano do Custo de Posse (t) sejam:
a = 3.700$00
t = 30%
Nesta empresa, imaginemos um artigo cuja previso de consumo anual (S) seja
de 6.000 unidades, com um custo unitrio (i) de 40$00. O stock de Proteco
(SP) era, a ttulo de exemplo, de 500 unidades. Vejamos como se comportam
os diferentes custos para seis cenrios alternativos correspondendo a fazer
1,2,3,4,6 e 12 encomendas por ano (N), ou (o que o mesmo) estabelecer lotes
de encomenda de 6.000, 2.000, 1.500, 1.000 ou 500 unidades.
Veja-se primeiro como se calcula cada um dos elementos do quadro que se
segue:
Q =

S
N

SMd =

SP
46

2
VSMd

SMd x i

T = t x VSMd
A=axN

T = 30% x VSMd
A = 3.700$00 x N
CUSTOS

SMd

VSMd

A+T

6.000

3.500

140.000$00

3.700$00

42.000$00

45.700$00

3.000

2.000

80.000$00

7.400$00

24.000$00

31.400$00

2.000

1.500

60.000$00 11.100$00

18.000$00

29.100$00

1.500

1.250

50.000$00 14.800$00

15.000$00

29.800$00

1.000

1.000

40.000$00 22.200$00

12.000$00

34.200$00

12

500

750

30.000$00 44.400$00

9.000$00

53.400$00

A leitura deste quadro de (cenrios alternativos) permite-nos ver que num artigo
e numa empresa com estas caractersticas, a Quantidade Econmica de
Encomenda (Q) seria de 2.000 unidades, correspondentes ao Nmero
Econmico de Encomenda (N) de 3, minimizando a soma dos custos A+T
para 29.100$00. Veja-se que variar de trs para uma encomenda anual
ocasionaria neste ano um acrscimo na soma dos custos de 57%, e passar de
1 para 12 encomendas a variao da soma dos custos seria de 84%.
A representao grfica da evoluo dos custos (A, T e A+T), considerando nas
ordenadas o valor dos mesmos custos e nas abcissas as diferentes alternativas
de N, apresenta-se da seguinte forma:

47

Grfico idntico se apresenta seguidamente onde nas abcissas se registam as

diferentes Quantidades de Encomenda (Q).

48

Cada empresa tem uma estrutura de custos prpria de determinada situao.

Referimo-nos concretamente relao existente entre o nmero de
encomendas lanadas anualmente e os custos que o permitem ao nvel do
departamento de compras e recepo de materiais, bem como a relao
existente entre os custos de armazenagem e o valor do stock mdio.
A primeira relao d-nos o valor do Custo de Passagem por Encomenda (a)
e a segunda a Taxa por Escudo e por Ano do Custo de Posse (T).

6. CLCULO DOS PARMETROS DE GESTO PREVISIONAL E SISTEMTICA

A partir da realidade econmica, singular de cada empresa caracterizada por a
e t, o estabelecimento do Lote Econmico (Q), ou Nmero Econmico de
Encomendas (N) de cada item depender exclusivamente do valor do seu
movimento de sada previsto (C)que relaciona o Consumo Anual S com o seu
Custo Unitrio de Compra i.
C

S x i

49

Vejamos como se chega expresso matemtica que nos permite apurar o

Lote Econmico e o Nmero Econmico de Encomendas:
Interessa-nos minimizar a soma de custos K em que
K

A + T

Desprezemos o Stock de Proteco (SP). Assim sendo, o Stock Mdio sobre o

qual se aplica a taxa t
SMd =

Q
2

VSMd =

Qi
2

O valor do Stock Mdio ser

logo o T ser
T =

Q i t
2

N =

S
Q

K =

Q i t
2

como
e

A =

a S
Q

teremos ento
+

a S
Q

O valor de Q mnimo quando a derivada dK em ordem a Q se anula, isto ,

quando
dK
dK

dK
dK

ora
i t
2

a S
Q

e
i t
2

a S
Q

i t

de onde
a S
50

Q
e

Q =

2a S
i t

Q =

ou

2a S
i t

Esta a expresso que permite, para cada item, determinar o Q a partir de

dados comuns a todo o stock (a) e (t) e a dados especficos de cada item
ligados unicamente ao valor da previso do seu consumo anual S e i.
Idntico desenvolvimento nos conduz expresso que permite calcular o
nmero econmico de encomenda N a partir dos mesmos dados. E veja-se:
Sendo C o produto de S x i, teremos que o valor do Stock Mdio ser
VSMd =

C
2N

e
t =

Ct
2N

como
A=aN
teremos
K =

aN

Ct
2N

O valor de Q mnimo quando a sua derivada em ordem a N se anula, isto ,

quando
dK
dN

dK
dN

como
-

Ct
2 N

assim,

51

Ct
2 N

ou

Ct
2 N

ou ainda:
Ct
2a

finalmente,
N =

Ct
2a

Estas duas expresses Q e N permitem informaticamente calcular item por item

o Lote Econmico da Encomenda a partir de dados comuns (a) e (t) e variveis
para cada item que sero S, i ou C sendo C = S x i, isto , a previso do
consumo anual e respectivo valor.
A ttulo de curiosidade apliquemos estas duas expresses ao exemplo
representado em grfico antes:
S = 6.000 unidades
i = 40$00
C = 240.000$00
a = 3.700$00
T = 30%
Q=

2 x 3.700 x 6.000
40 x 0.30

3.7000.000 = 1924 unidades

Pelo quadro anterior tnhamos chegado a 2.000 unidades

N=

240.000 x 0.30
2 x 3.700

9,729 = 3,12 vezes

Pelo quadro anterior tnhamos chegado a 3 vezes.

Conhecida a forma como se calcula Q e N, vejam o clculo dos estantes
PARMETROS, em que se baseia toda a Gesto Previsional e Sistemtica
de Stocks. Para isso, observemos o grfico terico que se segue:
52

O grfico apresentado respeita a um artigo em tudo semelhante ao que nos tem

vindo a servir de exemplo onde:
a = 3.700$00
t = 30%
S = 6.000 unidades
i = 40$00
Estes dados conduziram determinao de
Q = 2.000 unidades
N=3
No presente caso, os Atrasos ao Prazo de Entrega e as Irregularidades de
Consumo aconselham a manter uma Reserva de Segurana como Stock de
Proteco (SP) do quantitativo do consumo de um ms, ou sejam 500
unidades. A determinao deste nvel de gesto um tanto aleatria, pois
baseia-se na estimativa que se possa fazer sobre o cumprimento de prazos por
parte dos Fornecedores, e na margem de defesa para amortecer as
irregularidades de consumo. Outro dado que decorre do grfico anterior o
53

Prazo de Entrega (Pe) que, no caso, so 2 meses pois tivemos de lanar a

encomenda com essa antecedncia da data terica em que a mesma deveria
chegar, isto , quando a existncia atingisse o SP. Nessa data a existncia
estaria ao nvel de 1.500 unidades.
Assim. o clculo do Ponto de Pedido (Pp) faz-se da seguinte forma:
Pp = SP + consumo durante Pe
O consumo durante Pe

S
12

x Pe (em meses)

No caso em exemplo ser:

Pp = 500 +

6.000 x 2
12

= 1.500 unidades

Este clculo ser, como os anteriores, programado para ser obtido por
computador a partir da previso do consumo anual (S) e do prazo de entrega
(Pe).
O grfico representa a tracejado a quantidade encomendada Q na data do Pp
(ponto de pedido) diferenciando a Existncia Fsica representada a cheio, da
Existncia em Trnsito, representado a tracejado.
A Existncia Fsica mxima ao nvel do Stock Mximo (SMa) que, no caso,
de 2.000 unidades.
Se somarmos Existncia Fsica a Existncia em Trnsito (igual a Q)
obteremos a Existncia Potencial. A Existncia Potencial mxima ao nvel
do Stock Mximo Potencial (SMp) que, no caso, de 3.500 unidades. Deste
modo, poderemos agora resumir todos os PARMETROS DE GESTO, que
so os constantes do quadro seguinte:

54

PARMETROS DE GESTO PREVISIONAL E SISTEMTICA:

COMUNS AOS ITENS DO STOCK:

Custo de Passagem por Encomenda (a)

Taxa por Escudo e por Ano do custo de posse (t)

ESPECFICOS PARA CADA ITEM DO STOCK:

Previso do Consumo Anual (S)

Custo Unitrio de Compra (mdio) (i)

Valor do Consumo Anual Previsto (C)

Lote Econmico (Q)

Nmero Econmico de Encomendas (N)

Stock de Proteco (SP)

Stock Mximo (SMa)

Prazo de Entrega (mdio) (Pe)

Ponto de Pedido (Pp)

Stock Mximo Potencial (SMp)

Deste modo, na Gesto Previsional e Sistemtica de Stocks haver

que

estabelecer, item por item, os PARMETROS aqui indicados os quais uns so

introduzidos no sistema por previso ou estimativa como o Consumo Anual,
respectivo Valor, Stock de Proteco, e Prazo de Entrega (mdio), outros
so calculados, contabilisticamente como os Custos de Posse e Passagem,
todos os restantes por programa informtico. Tenha-se bem em conta que o
estabelecimento destes Parmetros de Gesto bem como a sua utilizao
respeita apenas aos artigos ou produtos de Reaprovisionamento Repetitivo e
Sistemtico onde se aplica a Gesto Previsional e Sistemtica. So produtos
de "consumo histrico" e toda a gesto se executa "olhando para o armazm".
Os artigos ou produtos de reaprovisionamento repetitivo mas no
sistemtico, requerem uma gesto de tipo diferente que no se baseia nos
parmetros aqui indicados e que atrs designmos por Gesto Previsional
no Sistemtica. A gesto destes artigos ou produtos executa-se, como
veremos, "olhando para fora do armazm".

55

7. MTODOS DE GESTO PREVISIONAL E SISTEMTICA

Vimos antes que para reduzir a soma dos custos de posse e passagem sua
menor expresso necessrio, ou encomendar um determinado nmero de
vezes (N) por cada item, ou para cada um, encomendar determinada
quantidade (Q) de cada vez.
Quer isto dizer que, ou nos fixamos no nmero N, ou na quantidade Q.
- Se nos fixarmos em N (nmero de encomenda) estabeleceremos
periodicidades fixas de encomenda. No entanto, como os consumos dos
artigos e os prazos de entrega sofrem oscilaes, h

necessidade de

corrigir, de cada vez que se encomenda, o nvel do stock. Essa correco

faz-se variando, em cada encomenda, a quantidade a adquirir (Q).
Assim, se entre duas encomendas o fornecedor se atrasou em

relao ao

prazo de entrega, ou se houve maior consumo do que o previsto, o stock de

proteco foi atingido e

desfalcado, donde ao encomendar teremos de o

reconstituir encomendando maior quantidade do que a teoricamente calculada.

Ao contrrio, se o fornecedor se adiantou em relao ao prazo de entrega ou
houve menor consumo do que o previsto, a nova encomenda, efectuada na data
pr-estabelecida, dever ser inferior teoricamente calculada.
- Se nos fixarmos em Q (lote econmico), acontece que havendo maior
consumo, ou tendo havido na encomenda anterior atraso do fornecedor,
teremos de refazer o stock, antecipando-nos na data do pedido em relao
ao previsto, podendo isso ocasionar um nmero anual de encomendas
superior ao calculado teoricamente.
Atrasaremos a data do pedido no caso de antecipao do fornecedor ou menor
consumo, o que poder ocasionar menor nmero anual de encomendas.

Em resumo teremos:

56

FIXAR

VARIAR

Assim, os mtodos de aprovisionamento sero:

PRAZOS FIXOS

QUANTIDADES VARIVEIS

QUANTIDADES FIXAS

PRAZOS VARIVEIS

Os mtodos de Gesto Previsional e Sistemtica de Stocks baseiam-se num

ou noutro mtodo, admitindo-se ainda um terceiro sistema intermdio, baseado
nos Prazos Fixos - Quantidades Variveis. Este terceiro mtodo tem a
designao de:

PRAZOS SEMI-FIXOS

QUANTIDADES VARIVEIS

No possvel afirmar qual dos mtodos apresenta maiores vantagens, pois

cada empresa poder justificar uma soluo diferente.
A execuo prtica do Mtodo Quantidades Fixas - Prazos Variveis, que o
mais divulgado e aplicado, assenta no clculo do Lote Econmico (Q) e na
determinao do Parmetro
PONTO DE PEDIDO (Pp)
tambm conhecido por Ponto de Encomenda. O seu funcionamento
automatizado consiste na emisso do pedido logo que a existncia atinge
determinado quantitativo.
Os sistemas mais evoludos contabilizam a Existncia Potencial (soma da
existncia fsica e a existncia em trnsito) porque o Ponto de Pedido
quantitativamente superior ao Stock Mximo sempre que o Prazo de Entrega
praticado (Pe) for superior periodicidade do reaprovisionamento. Assim, se N
for igual a 12 a periodicidade de 1 ms, basta que o Pe seja superior a 1 ms
para que o Pp se situe acima do SMa.
57

Veja-se o exemplo do grfico que se segue:

No caso desta figura o Pe de 1,5 ms e a periodicidade de 1 ms. O Pp

resulta superior mxima existncia em armazm definida por SMa.
A execuo prtica do Mtodos Prazos Semi-Fixos - Quantidades Variveis,
menos divulgado entre ns, assenta no clculo do Nmero Econmico de
Encomendas (N) e na determinao do parmetro Stock Mximo Potencial
(SMp). O seu funcionamento automatizado pressupe que o sistema contabiliza
a Existncia Potencial porque a variao da quantidade a encomendar Q
verifica-se nas datas fixas de reaprovisionamento pela diferena entre o Stock
Mximo Potencial e o nvel atingido nessa data pela Existncia Potencial (fsica
+ trnsito).

A execuo prtica do Mtodo Prazos Fixos - Quantidades Variveis, muito

semelhante anterior porque se baseia na fixao das periodicidades (N)
58

contudo, nos artigos onde a rotura de stock pode ser mais grave,
estabelece-se um novo parmetro designado por Ponto de Pedido Fora do
Prazo (Ppf) entre o Ponto de Pedido (Pp) e o Stock de Proteco (SP),
funcionando este novo parmetro como um alerta no caso de ser atingido,
provocando uma encomenda fora do prazo estabelecido.

8. INDICADORES DE GESTO
Foi dito antes e de novo se refora que a Gesto de Stocks selectiva. Na
verdade, embora se singularizem os itens tratando-os separadamente, eles no
so tratados igualmente com o mesmo cuidado e afectao. Como vimos ao
referir a ANLISE A, B, C no Captulo IV, h

artigos ou produtos mais

importantes do que outros e que nos merecem maior ateno. Aquilo que se
referiu nas contagens do inventrio fsico igualmente vlido na Gesto
Previsional.
Os artigos ou produtos do Grupo A, exactamente por terem um C mais elevado
(valor de consumo anual), corresponde-lhes sempre um maior Nmero de
Encomendas

(N)

sendo,

por

isso,

aqueles

com

que

se

lida

mais

frequentemente. nestes artigos ou produtos, e nos que se consideram mais

estratgicos para o processo produtivo, ou para a manuteno, que se torna
fundamental calcular e aplicar os Parmetros de Gesto. Esta selectividade
permite aliviar muito o trabalho, deixando de fora da gesto previsional
(efectuada em moldes cientficos) os artigos do Grupo C que no sejam
estratgicos.
Deste modo, parece fundamental iniciar todo o trabalho de gesto com a
aplicao do programa de Anlise A, B, C hierarquizando internamente o nosso
stock. Se incluirmos na Gesto Previsional e Sistemtica todos os artigos do
Grupo A e a maior parte dos artigos do Grupo B estamos a trabalhar com
apenas 1/4 do total dos itens mas estamos a gerir cuidadosamente cerca de
90% do valor movimentado. Consideramos, deste modo, que a Anlise A, B, C,
mais do que um indicador de gesto uma "ferramenta" imprescindvel para o
exerccio de uma gesto selectiva.
Os Indicadores de Gesto mais eficazes so:
- A evoluo da taxa por escudo e por ano do custo de posse (t);
59

- O ndice de Rotao do stock (Ir) e sua evoluo.

O primeiro, j referido nos nmeros anteriores, relaciona os custos do
armazenamento e imobilizao de capital em stock, com o prprio valor do
stock mdio.
Na verdade, a percentagem resultante (t), ser tanto mais baixa quanto mais
rentvel for o investimento em stock, contribuindo para isso o abaixamento do
valor investido e as poupanas que se conseguirem fazer nas operaes
relacionadas com os armazns e o de controlo de existncias.
O Custo de Passagem por Encomenda (a) e a sua evoluo, constitui
igualmente um eficaz indicador de gesto, mas avalia o departamento de
compras e as operaes de recepo, nada tendo a ver com a rea de stocks.
O ndice de Rotao Anual (Ir) constitui um dos indicadores mais utilizados.
Trata-se de uma relao entre o movimento anual e o stock parado (stock
mdio) significando o nmero de vezes que o stock mdio rodou durante o ano.
No exemplo grfico e numrico utilizado nos nmeros 5 e 6 deste Captulo
tnhamos:

S = 6.000 unidades
N=3
Q = 2.000 unidades
SP = 500 unidades
O Stock Mdio (SMd) era de (SP + Q/2) 1500 unidades, donde
Ir =

S
SMd

= 6.000
1.500

=4

Imaginemos que ramos forados a aumentar o Stock de Proteco para 1.000

unidades por deficincias do fornecimento ou at por aumento da irregularidade
do consumo.
60

Vejamos o que acontece ao Ir:

SMd = SP +

Q
2

Ir = 6.000
2.000

= 2.000

=3

A reduo do ndice significa, neste caso, menor rentabilidade do stock. Este Ir

pode ser calculado em conjuntos de artigos ou produtos, ou at mesmo no
stock total. Importa apenas encontrar a unidade comum a todas que o seu
valor em unidades monetrias.
A Contabilidade ou o Inventrio Permanente (base de dados de artigos) podemnos fornecer os saldos individuais ou conjuntos de um ou mais itens ao longo
dos 12 meses do ano. A sua mdia aritmtica tem uma aproximao
significativa ao valor do respectivo stock mdio. Se dividirmos o valor do
consumo anual (C) pelo correspondente valor do stock mdio, obteremos o
ndice de Rotao. A sua evoluo um dado muito significativo na avaliao
da gesto de stocks.

9. GESTO PREVISIONAL NO SISTEMTICA

Esta ser a Gesto aplicada a Artigos de Consumo Pontual conforme j foi
referido anteriormente.
Tal como na Gesto Previsional e Sistemtica, tambm se executa de forma
individualizada, isto , faz-se artigo a artigo devendo caracteriz-los e agrup-los na classe de gesto prpria, balizadora do procedimento a adoptar.
Vamos tratar este tema com recurso a exemplos que nos permitiro entender
melhor o tipo de procedimentos que constituem a Gesto Previsional No
Sistemtica.
A rea em que este tipo de gesto mais se aplica a rea das PEAS E
MATERIAIS DE SUBSTITUIO

OU

RESERVA,

ligadas

FUNO

MANUTENO.
61

Nesta rea existem normalmente programas de reviso dos equipamentos

industriais ou transportes, onde as operaes de conservao so devidamente
tipificadas com uma descrio pormenorizada dos procedimentos bem como
das substituies obrigatrias, provveis e eventuais. A partir desse programa
possvel decidir a compra dos artigos, com a antecedncia do respectivo prazo
de entrega acrescido de uma margem de segurana que preveja qualquer
atraso no seu fornecimento, ou at antecipao da data de reviso.
A Gesto Previsional deste tipo de artigos perfeitamente adequada ao tipo de
consumo do mesmo e, neste caso, os custos de posse e passagem deixam de
ser os parmetros a considerar. H que precisar as datas mais provveis de
consumo de cada artigo, e encomendar s apenas de acordo com as
necessidades.
Veja-se, no entanto, que a necessidade a que fizemos referncia, pode tambm
determinar um procedimento diverso do indicado. Assim, por exemplo, todos
sabemos que existem nas empresas Artigos Estratgicos cuja no existncia
faz parar um equipamento, uma viatura, uma fbrica, ou at pode privar de luz,
gua, ou gs toda uma cidade.
No caso destes artigos, o rgo de manuteno dever

opinar sobre os

quantitativos a manter em reserva, e a gesto previsional consiste na

REPOSIO atempada da pea aplicada, ainda que tais nveis devam merecer
o sancionamento da rea financeira quando, se tratar de material de custo
muito elevado.
Como se v, no caso da Gesto Previsional, a Deciso de Compra obedece a
parmetros que muitas vezes so mais do entendimento e sensibilidade dos
UTILIZADORES do que do prprio rgo de Aprovisionamentos (Gesto de
Stocks) por isso, em muitas empresas, a Gesto Previsional deste tipo de
artigos est entregue Manuteno. Tenha-se, no entanto, em conta que
referimos a Gesto Previsional e no a Gesto de Aprovisionamentos, isto ,
referimos apenas os aspectos inerentes ao clculo e deciso sobre "o que
comprar", "quanto comprar" e "quando comprar". Tudo o resto (compra, controlo
e armazenamento) deve manter-se nos rgo prprios.
10. GESTO DE STOCKS VERSUS GESTO DA PRODUO
62

A aquisio e stockagem de bens tem procedimentos diferenciados conforme

os destinatrios/utilizadores do stock. O diagrama que se segue sintetiza o
relacionamento funcional existente.

No que respeita ao Ciclo da Produo existe um encadeamento que

acompanha as matrias-primas e subsidirias at se transformarem em
produtos acabados. Trata-se de uma gesto que, para ser eficaz, dever
assumir-se de forma integrada.
Na verdade, vimos que toda a Gesto Previsional de Stocks assenta na
Previso de Consumo. Ora acontece que desde a previso de vendas final
passando pelas diferentes previses e planeamentos relacionados com o
prprio processo produtivo, at chegar ao incio do processo, isto ,
determinao das necessidades de compra, vai um longo e complexo
percurso designado no diagrama por Ciclo da Produo.
No sistema econmico que nos enquadra so as vendas e a sua previso
que determinam a gesto de stocks de produtos acabados. esta gesto que
determina o planeamento da produo e a respectiva programao. E
63

para a satisfazer que teremos de manter e gerir os stocks de matrias-primas e subsidirias.

O mtodo "just-in-time" um complemento dos mtodos de gesto da
produo que visa produzir em tempo til e apenas as quantidades vendidas,
com reduo substancial do stock de produtos acabados e do stock de
produtos em vias de fabrico.
Tudo isto tem reflexos a montante, ao nvel dos stocks de matrias-primas,
pelo que a previso de consumo, que permite estabelecer os nveis de
gesto de matrias-primas, tem de se integrar no prprio mtodo "just-intime", colhendo da gesto da produo as necessidades reais nos aspectos
quantitativos, qualitativos e de "timing".
O Ciclo Auxiliar indicado no diagrama compreende dois percursos: o da
Manuteno e o dos Outros Utilizadores podendo chegar a estes pela
Manuteno nos casos em que disso se trate. O diagrama designa por
Armazns de Retm pequenos stocks de reserva que alguns servios
constituem para uso exclusivo e cujos nveis nem sempre so geridos pela
rea da gesto de stocks. Referimo-nos concretamente ao stock de material de
expediente e escritrio, bem como os materiais de economato.
O percurso da Manuteno complexo sendo ali que se verificam
normalmente os casos de gesto previsional de stocks no sistemtica a
que j se fez referncia.
Em resumo, no Ciclo da Produo existem trs tipos de stock:
- Matrias-Primas e Subsidirias
- Produtos em Curso de Produo (semi-laborados)
- Produtos Acabados
A Gesto Administrativa de Stocks de qualquer deles obedece a princpios e
procedimentos equivalentes, seno mesmo iguais, ainda que no caso dos dois
ltimos (curso de produo e produtos acabados), quando informatizado,
haver integrao no prprio sistema de planeamento e controlo de produo.

64

A Gesto Fsica de Stocks obedece, em qualquer deles, s mesmas regras

de funcionalidade e at mesma filosofia de base, isto , o objectivo "pr
disposio/entregar com rapidez e oportunidade".
As diferenas maiores situam-se ao nvel da Gesto Previsional. Na verdade,
enquanto o mtodo "just-in-time" associado com o MRP-2 apontam para a
criao do "stock zero" quanto a produtos Acabados e Produtos em Curso de
Produo, da aplicao das mesmas vai resultar para o Stock de Matriasprimas e Subsidirias os condicionantes em "previso de consumo regularidade ou irregularidade do mesmo - imprescindibilidade de
determinados produtos" que nos vo permitir estabelecer os parmetros de
gesto mais adequados seguindo os princpios

da Gesto Previsional

Sistemtica, por forma a que no falte stock quando dele necessitarmos e que
no haja stock desnecessrio.

65

CAPTULO VI
GESTO FSICA DE STOCKS
1. OPERAES DA GESTO FSICA
Podemos considerar, cronologicamente, as seguintes operaes no circuito
material dos stocks:
- RECEPO
- MOVIMENTAO
- ARMAZENAMENTO
- EXPEDIO
- ENTREGA
J vimos antes que a integrao da gesto fsica no objectivo central dos
aprovisionamentos, conduz-nos a concluir que o objectivo da prpria gesto
fsica se situa na ltima operao, isto , na ENTREGA.
Na verdade, o Armazm recepciona, movimenta, armazena e expede para
ENTREGAR.
2. RECEPO
A operao de recepo tem por fim tomar conta dos artigos que so entregues
ao armazm.
A recepo verifica-se segundo duas perspectivas: Quantitativa e Qualitativa.
2.1. RECEPO QUANTITATIVA
Tem por fim verificar se as quantidades recebidas correspondem s
quantidades registadas na guia que o deve acompanhar.
As operaes devem efectuar-se no momento da entrega, ou to prximo
deste quanto possvel.

66

A verificao pode efectuar-se conforme o produto que se trata, por

"contagem" (unidades), por "pesagem" (peso), por "medio" (volume ou
capacidade).
Para o efeito, o recepcionista necessita de dispor do instrumento

de

medida que melhor se adeqe a cada caso. A "contagem", "pesagem" ou

"medio" pode ser exaustiva, verificando a totalidade recebida, ou por
AMOSTRAGEM, quando por qualquer razo no seja exequvel a
verificao exaustiva.
2.2. RECEPO QUALITATIVA
Feita a recepo quantitativa, torna-se necessrio verificar se as matrias
recebidas

esto

qualitativamente

conforme

as

especificaes

da

encomenda. a funo da recepo qualitativa.

Geralmente, esta recepo efectua-se tambm chegada ao armazm de
destino, mas pode tambm ser feita junto do fornecedor.
A recepo qualitativa deve ser feita por pessoal tecnicamente preparado,
dispondo do equipamento de verificao necessrio (calibrao, aparelhos
de ensaio, balana de preciso, laboratrio, etc.)

Tal como a recepo quantitativa, pode ser feita sobre a totalidade da

mercadoria recebida, ou apenas sobre parte desta - AMOSTRA - devendo
esta ser determinada por forma a oferecer segurana de que
verdadeiramente significativa do todo (universo).
3. REQUISITOS PARA UMA EFICIENTE GESTO FSICA DE STOCKS
Uma boa gesto fsica de stocks deve obedecer aos seguintes requisitos:
a. Proporcionar uma eficiente recepo dos materiais
- Boas condies para a execuo rpida e cuidada das funes
administrativas da recepo

67

- Espao adequado para a descarga, para a eventual desembalagem, e

para os controlos quantitativo e qualitativo
- Pessoal suficiente e competente
- Sada facilitada e desimpedida para os locais de armazenamento.
b. Dispor de meios adequados de movimentao e transporte interno
- Pavimentos em bom estado
- Corredores amplos
- Meios de transporte interno bem adequados aos espaos disponveis para
o movimento, e aos artigos a movimentar.
c. Dispor de meios e espao devidamente adequado ao armazenamento e
guarda
- rea disponvel com condies de temperatura, humidade, arejamento e
luz, ajustados conservao dos artigos armazenados
- Suportes de armazenamento adaptados aos locais e aos artigos
facilitando as operaes de contagem
- Ps-direitos e pavimentos adequados ao empilhamento dos artigos
- Facilidade em flexibilidade (modificar) os suportes de armazenamento e
sua localizao
- Possibilidade de isolar e fechar determinados sectores
- Construo e dimenso que facilite a rotao fsica dos artigos.
d. Possibilitar e facilitar a sada rpida dos artigos do armazm
- Pouca burocracia

- Itinerrios de sada desimpedidos

68

- Espaos curtos a percorrer em especial nos artigos mais movimentados

- Sada fcil da pilha ou prateleira, ou suporte
- Contagem local facilitada
- Unidade de armazenagem igual unidade de sada
- Meios de movimentao rpidos e seguros
- Facilidade de acesso ao material armazenado e sua localizao
(coordenadas).
e. Prever, organizar e montar a segurana de pessoas e bens
- Condies de limpeza fcil e proteco contra poeiras, inundaes,
incndios, derrame de leos, ou outros lquidos escorregadios
- Sistemas de sinalizao dos perigos para pessoas e bens
- Montagem

de

anteparas

protectoras

de

arestas

cortantes,

ou

contundentes
- Fazer uso de cores de advertncia, e cartazes com instrues evitando os
sinistros.

4. CRITRIOS DE ARRUMAO DOS MATERIAIS

Os critrios de arrumao mais usados so os seguintes:
- Por frequncia de sadas, ficando os mais movimentados perto da expedio
para abreviar e facilitar as entregas;
- Manter o mesmo item em dois locais: um retaguarda - RESERVA -, e

outro mais junto da entrega - DISTRIBUIO -, designando-se este critrio

por:
69

- Stock de reserva stock de distribuio (Este o critrio que preside organizao grossista/retalhista, ou
armazm/loja)
- Condicionar a localizao s caractersticas de cada artigo:

ao peso

ao volume

ao cheiro

perecividade

fragilidade/robustez
etc.

- Por agrupamentos homogneos, ou seja famlias de artigos;

- Por ordem de cdigo;
- Por departamento utilizador;
- Por antiguidade no armazm, isto , o primeiro a entrar deve ser o primeiro a
sair;
- Aleatria (ou espao livre).
Normalmente no se utiliza apenas um critrio, mas sim a conjugao de vrios,
ainda que alguns destes devam prevalecer tendo em conta o objectivo
fundamental da gesto material de stocks, que entregar rpido e bem. Assim
privilegiarmos o critrio da "frequncia de sadas".

5. ORGANIZAO DOS ESPAOS NO ARMAZENAMENTO

O espao de um armazm deve ser programado e estabelecido, a fim de que se
possa desfrutar da sua rea total.

70

Em consequncia, o espao vertical no pode ser esquecido, mas sim

projectado e aproveitado inteiramente, mediante do uso de prateleiras ou
mesmo com o empilhamento de materiais.
Vejamos agora, em linhas gerais a organizao do espao em SUPERFCIE
para se aferir da sua distribuio relativa.
Antes temos de verificar e determinar:
- as quantidades dos materiais;
- o espao em metros quadrados que os materiais iro ocupar no armazm;
- a metragem dos suportes, prateleiras, estrados, etc., onde os materiais sero
armazenados;
- a rea de entrada e recebimento dos materiais,
- a rea de expedio de materiais;
- as ruas internas;
- a oficina interna para a manuteno do prprio armazm;
- os servios de controlo dos materiais, e
- a rea para expanso.
Como exemplo prtico vamos dar a metragem ideal de um armazm com 1000
m:
Prateleiras e suportes

374 m (com os materiais)

rea de entrada

48

"

rea de sada

48

"

400

"

Oficina interna

30

"

Servios de controlo

18

"

rea de expanso

82

"

Corredores

1000 m

71

Teremos a partir desse exemplo, a melhor utilizao do espao de um armazm

que funcionar com flexibilidade, adoptando-se a expanses , e possibilitar
um trabalho mais racional e produtivo.

6. ESCOLHA DOS SUPORTES DE ARRUMAO E MOVIMENTAO

Na escolha dos suportes de arrumao e movimentao que ter em
considerao:
- as caractersticas dos artigos a armazenar - forma, dimenso, peso, volume,
resistncia, etc.;
- as necessidades de conservao - proteco da humidade, do calor, do
choque, etc.;
- mxima utilizao do volume do armazm;
- flexibilidade de utilizao da capacidade de armazenagem ;
- facilidade de contagem e/ou medio.
72

Vejamos alguns tipos de equipamentos mais utilizados, e quais as

caractersticas a que devem obedecer.
6.1. ESTANTES E ARMRIOS
- Devem ser concebidos por forma a permitir:

elevao versatilidade (fcil variao do nmero e altura das

prateleiras);

fcil montagem e desmontagem.

- Altura mxima de armazenagem :

para acesso manual - 2,20 metros;

para acesso por meios mecnicos - 7 metros.

73

6.2. CONTENTORES
- Devem ser concebidos por forma a:

facilitar o acesso para a arrumao e evacuao dos materiais;

permitir o seu empilhamento;

facilitar a sua movimentao.

- O seu uso muito conveniente, porquanto:

permite uma forte utilizao da altura das zonas de armazenagem;

asseguram uma boa conservao de materiais frgeis.

6.3. PLATAFORMAS
- So construdas em madeira ou metal e montadas sobre ps, patins
e/ou rodas.
- Apresentam-se em trs tipos:

fixas (montadas sobre ps ou patins);

semi-mveis (montadas sobre duas rodas e dois ps ou patins);

mveis (montadas sobre quatro rodas).

Servem tambm de meios de movimentao.

74

6.4. PALETES OU ESTRADOS

- Geralmente construdos por duas ou trs travessas, metlicas ou de
madeira, ligadas entre si por pranchas a formar pavimentos.
As pranchas e as travessas devem estar correctamente afastadas por
forma a permitir a fcil passagem, entre elas, do garfo dos aparelhos de
movimentao (empilhadoras, por exemplo).
- Devem ser concebidos por forma a permitir:

empilhamento sobre os dois lados;

acesso ao garfo do equipamento de movimentao por dois ou quatro

lados.

- As suas dimenses encontram-se normalizadas.

- O seu uso muito conveniente porquanto:

o seu custo muito baixo;

a sua movimentao muito fcil e econmica.

75

6.5. OUTROS EQUIPAMENTOS DE MOVIMENTAO

Para alm do Porta-Paletes indicado no nmero anterior e das plataformas
Semi-Mveis e Mveis j apresentadas vejam seguidamente mais quatro
tipos de equipamento:
Empilhador

Grua

Carro com guardas

Atrelado

76

7. EXPEDIO E ENTREGA
A expedio a operao fundamental da gesto fsica de stocks porque est
directamente relacionada com a ENTREGA.
A organizao da prpria movimentao e do armazenamento devem, por
isso, condicionar-se a uma mais eficaz e pronta Expedio.
Toda a organizao fsica do armazm assenta na possibilidade de facilitar a
sada rpida dos artigos do armazm. Na verdade, diz-se que o armazm no
um local "onde os artigos esto", mas antes um local "por onde os artigos
passam".
Deve comportar-se como um canho. Este serve para disparar projcteis, o
armazm serve para entregar (disparar) artigos. Assim, para que a sada dos
produtos seja rpida e eficaz necessrio:
- Pouca burocracia;
- Itinerrios de sada desimpedidos;
- Espaos curtos a percorrer em especial nos artigos mais movimentados;
- Sada fcil da pilha, prateleira ou suporte;
- Contagem local facilitada;
- Unidade de armazenagem igual unidade de sada;
- Meios de movimentao rpidos e seguros;
- Facilidade de acesso ao material armazenado e sua localizao.
A

Entrega est, como j

foi referido, intimamente ligada expedio.

Considermo-la como uma operao distinta porque a entrega pode revestir-se

de aspectos de distribuio.
Se o armazm , acima de tudo, um prestador de servios para "clientes
internos", importa organizar a entrega da forma como estes clientes fiquem
melhor servidos.
Muitas vezes este servio determina que se estabeleam regras que o prprio
"cliente" deve respeitar no seu interesse directo. Por exemplo, importante que
os pedidos ao armazm se faam com a antecedncia necessria para que a
77

expedio possa ser preparada e executada por forma a que a entrega

acontea no momento exacto em que o utilizador necessita do artigo.
Esta antecedncia pode e deve permitir que se organize fisicamente a prpria
entrega no local de expedio, ou na forma como previamente tiver sido
acordada.

78

8. TIPO E LOCALIZAO DOS ARMAZNS

Assumindo como filosofia-base de que o armazm um Prestador de Servios
onde os artigos e produtos "no esto, mas passam", este espao deve ser
implantado no local onde melhor possa prestar esse servio.
Como regra, diremos que a melhor localizao de um armazm junto do seu
principal utilizador, entendendo-se como principal aquele que o utiliza com maior
frequncia.
Os armazns so, em ltima anlise, o local fsico dos stocks, pelo que eles
estaro onde estiverem os referidos
Os tipos de armazm relacionados com a indstria so pois aqueles que j se
fez referncia no Captulo anterior:

Armazns do Ciclo da Produo

Armazns de Matrias-Primas e Subsidirias

Armazns de Produtos em Curso de Fabrico

Armazns de Produtos Acabados

Armazns do Ciclo Auxiliar

Armazns de Materiais e Peas Sobressalentes

Armazns de Retm

A localizao destes armazns dever ser condicionada por ordem decrescente

de importncia pelos seguintes aspectos:
- Proximidade do principal utilizador (sadas);
- Melhor aproveitamento dos recurso humanos, materiais e condies
naturais;
- Facilidade de controlo fsico;
- Proximidade dos locais de abastecimento (entradas).

79

CAPTULO VII
GESTO DE COMPRAS
1. MBITO DA FUNO
A funo compra consiste, como j foi referido no incio, em decidir "A QUEM
COMPRAR" e "COMO COMPRAR".
Ao departamento de compras so feitos pedidos de compra que partem dos
utilizadores onde estes devem vir devidamente especificados. Ao servio de
compras compete-lhe EXECUTAR a compra e no decidi-la.
2. FASES DA COMPRA
Poderemos decompor a funo compra nas seguintes fases:
- 1 Fase: Pedido
- 2 Fase: Prospeco do Mercado Fornecedor
- 3 Fase: Negociao e Contrato
- 4 Fase: Execuo da Compra
- 5 Fase: Assistncia Ps-Compra
- 6 Fase: Conferncia de Facturas
Este faseamento define melhor o mbito de interveno desta funo
vendo-se por isso que nenhuma sobreposio existe com a gesto de stocks.
Na verdade, quando se trata de stocks, compete gesto previsional
estabelecer o contacto com o departamento de compras na 1 Fase - Pedido.
Aprofundaremos seguidamente o contedo de cada fase.
1 Fase : Recepo do Pedido, identificao, encaminhamento e classificao.
2 Fase : Prospeco do

Mercado Fornecedor envolvendo operaes

de

"Procurement Sistemtico" com criao de uma base de dados

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actualizada e til sobre os fornecedores mais consultados; operaes

de

"Procurement Especfico" ou consulta quando tal se justificar;

Seleco de Fornecedores comparando e avaliando as condies de

oferta.
3 Fase : Negociao e contrato tendo em conta as especificadades de cada
fornecimento, a legislao em vigor e, especialmente o interesse da
nossa organizao.
4 Fase : Execuo da compra compreendendo a passagem das encomendas
ou assinatura do contrato, o controlo das encomendas e as operaes
de recepo. importante salientar que os artigos at serem
totalmente recepcionados so da responsabilidade das compras. O
armazm recepciona por delegao das compras, contudo quando h
necessidade de proceder a anlises ou operaes laboratoriais para a
recepo, essas operaes devem ter o

acompanhamento das

compras.
5 Fase : Assistncia Ps-Compra, comprovando que nem mesmo aps a
recepo as compras se devem desligar totalmente do processo de
aquisio.

Na

verdade,

esta

assistncia

permite

corrigir

procedimentos e no repetir erros.

6 Fase : A Conferncia de Facturas , na maioria dos casos entregue
Contabilidade. Consideramos que uma operao onde devem
intervir sempre duas entidades, as compras e o utilizador. S assim
se conseguir o controlo necessrio.

3. RELAES DAS COMPRAS COM O PROCESSO PRODUTIVO

A gesto de compras , como todos os demais componentes que temos vindo a
desenvolver, parte integrante da gesto de aprovisionamentos, coincidindo nos
seus objectivos.
O Ciclo de Produo inicia-se, materialmente, com a aquisio de Matrias-Primas e Subsidirias.
81

A quantificao das necessidades tem origem nas Vendas (encomendas dos

clientes) passa pela gesto de produtos acabados, pelo planeamento integrado
da produo que estabelece os nveis de produtos em curso de produo bem
como as necessidades de consumo de Matrias-Primas e Subsidirias. a
partir daqui que a Gesto Previsional e Sistemtica vai estabelecer "o que
comprar", "quanto comprar" e "quando comprar" transmitindo-o s compras.
Assim, desde que o pedido recebido pelas compras at que os materiais
entram em armazm decorre o Prazo de Entrega.
Ora este prazo de entrega tem duas componentes: a do fornecedor e que lhe
inerente (sendo uma qualificao a ter em conta na avaliao que dele vamos
fazer) e o prazo de entrega interno. Este ltimo depende exclusivamente do
departamento de compras e, constitui um dos indicadores mais significativos da
sua eficcia e, necessariamente, um dos mais importantes.
A competncia do departamento de compras mede-se, em grande parte, pela
capacidade que ele tem de obter e manter informao actualizada sobre o
mercado fornecedor, e utiliz-la correcta e rapidamente na escolha da melhor
oferta.
Foi nesse sentido que aqui exprimimos a importncia da 2 Fase da compra
(prospeco do mercado fornecedor), pois ela permite encurtar grandemente o
prazo de entrega interno.
Quando se praticam mtodos como o "just-in-time" na gesto da produo, no
vivel (nem sequer imaginvel) agir nos moldes tradicionais do lanamento de
consultas, avaliao de ofertas, etc. A inter-actividade que se necessita ter com
os fornecedores obriga prtica do "procurement sistemtico" e actualizao
permanente da base de dados de fornecedores.

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BIBLIOGRAFIA

- GESTO ECONMICA DE STOCKS

- Albert Rambeau

- Herbert Krippendorff

WIRTSCHAFTLICH LAGERN

- INVENTORY MANAGEMENT,
INSTALLATION, OPERATION
AND CONTROL

- Norbert Lloyd Enrick

- L'ACTE D'ACHAT ET LA
POLITIQUE D'APPROVISIONNEMENT

- Jean-Claude Tarondeau

- MANUAL DE ADMINISTRAO DE
MATERIAIS
- MANUAL DE PRODUO

- Srgio Bolsonaro Messias

- L.P.Alford, John R.Bangs
e George E.Hagemann

- TRABALHOS ANTERIORES DO AUTOR:

. Manual de Gesto Previsional de Stocks
. Manual de Gesto Fsica de Stocks
. Manual de Gesto de Compras
. Manual de Gesto dos Aprovisionamentos

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