SISTEMA DA INFORMAÇÃO COMO FERRAMENTA PARA

A GESTÃO DE ESTOQUES: UM ESTUDO DE CASO

Edgar Pauliv dos Santos24

Luiz Henrique Laba25
Monalyza Tomelin Schneider26
Sidarta Ruthes 27
Centro Universitário UNIDOMBOSCO
Escola de Gestão Curso de Administração

RESUMO

Este estudo tem como objetivo mapear os impactos da atualização e do uso correto
24 Discente do curso de Bacharel em Administração do Centro Universitário UNIDOMBOSCO.
25 Discente do curso de Bacharel em Administração do Centro Universitário UNIDOMBOSCO.
26 Discente do curso de Bacharel em Administração do Centro Universitário UNIDOMBOSCO.
27 Docente e pesquisador do Centro Universitário UNIDOMBOSCO, Doutor em Tecnologia (UTFPR).

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 do sistema de informação no gerenciamento de estoque em uma empresa de peque-
no porte. Trata-se de um estudo de caso, utilizando como objeto a empresa Agra-
center Comércio de Peças e Mecânica Diesel, por meio de aplicação de questionário
e técnica de observação in loco. Observou-se que o uso atualizado do sistema de
informação maximizou os recursos econômicos e reduziu os tempos nos processos
de gestão de estoques. Foi presenciada a experiência da correta utilização do sistema,
e desta forma se fez possível à coleta e análise qualitativa dos dados necessários para
evidenciar, através da tese a ser apresentada que um sistema informatizado impacta
positivamente o gerenciamento das organizações, independente do seu tamanho,
trazendo resultados inanceiros, economia de tempo, entre outros aspectos.

Palavras-chave: Tecnologia da Informação; Gestão de Estoque; Sistemas de Infor-

mação Gerencial.

ABSTRACT
his study aims to map the impacts of updating and correctly using of the infor-
mation system in the inventory management in a small company. It is a case study,
using as object the company Agracenter Comércio de Peças e Mecânica Diesel, by
means of questionnaire application and observation in loco. It was observed that the
updated use of the information system maximized economic resources and reduced
the times in the inventory management processes. he experience of the correct use
of the system was witnessed, and thereby it was possible to collect and qualitatively
analyze the needed data to show, through the thesis to be presented, that a compu-
terized system positively afects the management of organizations, regardless of their
size, bringing inancial results, time saving, among other aspects.

Keywords: Information Technology; Inventory Management; Management Infor-

mation Systems.

1 INTRODUÇÃO
Atualmente a competitividade empresarial está cada vez maior, e para que
uma empresa consiga manter-se no mercado é preciso que ela esteja atualizada,
independentemente de seu porte. Para que as organizações obtenham vantagens
competitivas, ao longo do tempo, foram criados diversos sistemas informatizados
que podem ser utilizados como ferramentas de apoio à gestão de seus negócios.

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 Considerando que os estoques são recursos importantes para a manutenção
dos negócios, os sistemas de informações diretamente relacionadas à gestão desses
trazem benefícios de caráter econômico, estratégico e propiciam tomadas de deci-
sões assertivas.
Este estudo tem como objetivo mapear os impactos da atualização e do uso
correto do sistema de informação no gerenciamento de estoque em uma empresa
de pequeno porte, levando em consideração aspectos da cultura organizacional e as
barreiras encontradas na sua correta utilização. Para tanto, este estudo foi orientado
com o seguinte problema de pesquisa: qual o impacto do uso do sistema de infor-
mação (SI) no gerenciamento de estoques de uma empresa de pequeno porte do
ramo automotivo?
Além desta introdução, este artigo apresenta uma breve revisão da literatura
relacionada ao tema de pesquisa, abordando gestão de estoques e sistemas de infor-
mação. Em seguida é delineada a metodologia aplicada neste estudo, e na sequencia
são apresentados e discutidos os dados, com o intuito de evidenciar os benefícios
que a implementação do sistema de informação trouxe para a empresa e, por im, as
considerações inais deste trabalho.

2 REVISÃO DE LITERATURA

2.1 GESTÃO DE ESTOQUES

Partindo do princípio que estoques são recursos que as organizações pos-
suem, e a sua manutenção tem valor estratégico para a empresa, é muito importante
icar claro seu conceito, seus objetivos e os tipos existentes de estoque dentro das
mesmas.
Autores como Mark, Nicholas e Richard (2001, p. 469), deinem estoque
como “a quantiicação de qualquer item ou recurso usado em uma organização”.

Entende-se por estoque quaisquer quantidades de bens físicos que se-

jam conservados, de forma improdutiva, por algum intervalo de tempo;
constituem estoques tanto os produtos acabados que aguardam venda
ou despacho, como matérias-primas e componentes que aguardam uti-
lização na produção (MOREIRA, 2009, p. 447).

Pode-se deinir estoque, como todos os bens materiais, acabados ou não,

com a intenção de utilização futura, podendo ela ser matéria-prima para fabricação
de algum produto ou uma mercadoria já produzida para o consumidor inal.

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 Dentre os vários motivos para a manutenção do estoque, as três principais
razões, de acordo com Mark, Nicholas e Richard (2001), são: (i) para se protegerem
de incertezas – como a reposição da matéria-prima, que pode alternar devido aos
imprevistos dos fornecedores; ao processo de transformação; e à demanda pelos
produtos acabados. Como a mensuração da demanda nem sempre é precisa, as or-
ganizações possuem estoque de segurança de produtos acabados para evitar contra-
tempos nos negócios; (ii) para dar suporte a um plano estratégico – pode-se atuar da
seguinte maneira, quando a demanda for superior à produção, o estoque cobre essa
necessidade, já quando a demanda for inferior à produção, a diferença é recolocada
novamente ao estoque. Assim absorve-se a demanda cíclica sem grandes impactos;
e (iii) obter vantagens da economia de escala – toda ordem ou preparação para
execução de uma operação gera um custo ixo, independentemente da quantidade
nela envolvida. Nesse ponto, é muito importante que a organização saiba fazer os
pedidos de forma correta aos fornecedores ou a quantidade do lote a ser processado,
evitando custos desnecessários.
Slack, Chambers e Johnston (2009, p. 382), apresentam os tipos de estoques
dentro da organização e a importância de entender suas diferenças. “As várias ra-
zões para o desequilíbrio entre a taxa de fornecimento e de demanda em diferentes
pontos de qualquer operação leva a diferentes tipos de estoques”. Sendo eles: (i) es-
toque isolador ou proteção –é uma forma da organização se proteger das incertezas
que o mercado lhe apresenta referente ao fornecimento e demanda; (ii) estoque de
ciclo – existe para as organizações que comercializam mais de um tipo de produto
simultaneamente, mas que não conseguem produzir todos os itens ao mesmo tem-
po; (iii) estoque de antecipação –é uma forma da empresa aumentar sua produção
para uma demanda aguardada, decorrente de uma demanda sazonal, por exemplo,
a produção de chocolates antes da Páscoa; e (iv) estoque de canal de distribuição –
trata-se do tempo em que o estoque está indisponível, pois está em trânsito ao ponto
de demanda.
De acordo com Severo Filho (2006), existem várias classiicações de esto-
ques, podendo variar conforme a atividade e o porte empresarial e a natureza dos
produtos. Porém, de uma forma geral, os estoques podem ser classiicados como: (i)
de matéria-prima e materiais auxiliares – são os materiais brutos ou matéria-prima
que estão aguardando para serem transformados; (ii) de produtos em processo – são
todos os materiais que estão em fase de transformação inal; (iii) de produtos acaba-
dos –são os materiais que estão prontos para serem comercializados; (iv) operacional
–são os materiais que têm destinação de prevenção ao maquinário da organização,
como lubriicantes e peças sobressalentes; e (v) de materiais administrativos – são os
estoques voltados para as áreas administrativas da organização, como papel, impres-
sões e formulários.

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Tendo em vista os vários tipos de estoque citados acima e a quantidade de itens a
serem organizados, a evolução da tecnologia transformou a realidade das empresas,
principalmente como o uso de sistemas informatizados de gestão.

2.2 SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL (SIG)

Segundo Rezende e Abreu (2003), os SIG’s podem ou não ter recursos tec-
nológicos em sua composição, porém, deve-se considerar que para que haja efe-
tivamente informação é preciso agregar os dados, que aleatoriamente são apenas
números ou letras, atribuir valores a eles com sentido lógico e útil transformando-os
em informação. Quando a informação é trabalhada, possibilita a geração do conhe-
cimento, que traz oportunidades para o administrador. O conhecimento, que inclui
relexão, síntese e contexto, tem caráter estratégico em todas as áreas, para qualquer
organização, isso pode levar o gestor a tomar as melhores decisões para solucionar
os diversos tipos de problemas na organização.
Para uma melhor compreensão, esses problemas podem ser vistos em forma
de pirâmide invertida, sendo que os mais complexos e relevantes icam no topo,
onde se encontra a direção da empresa, que para conduzi-la devem estar atentos às
análises externas, como concorrentes, governo, mercado, e também em sua estrutu-
ra interna (CHIAVENATO, 2000 apud REZENDE; ABREU, 2003).
Além dos sistemas de informação contribuírem para a solução de muitos
problemas empresariais, ainda disponibilizam suporte para tomada de decisão, in-
dependentemente do tamanho da empresa, seja para uma eventual ampliação do
negócio, deinição de mercado, avaliação das estratégias, entre outros (REZENDE;
ABREU, 2003; GORDON; GORDON, 2006).

A informação e o conhecimento serão os diferenciais das empresas e dos

proissionais que pretendem destacar-se no mercado, efetivar a pereni-
dade, a sobrevivência, a competitividade e a inteligência empresarial. A
utilização e a gestão da informação em seus diversos níveis (estratégico,
tático e operacional) favorecerão as decisões, as soluções e a satisfação
dos clientes, externo e interno (REZENDE; ABREU, 2003, p. 65).

Para Rezende e Abreu (2003), alguns conceitos são atribuídos aos SIG’s, tais
como: (i) conjuntos de partes que interagem entre si, com entrada, processamento
e saída; (ii) permitem coleta de dados do ambiente interno e externo, processando
e gerando informações; e (iii) auxiliam os processos de tomada de decisões nas em-
presas. A partir da coleta e inserção de dados, os SIG’s são divididos em subsistemas
que executam uma série de funções e geram produtos, ou seja, informações, para
serem distribuídas e utilizadas por cada área da empresa. Pode-se conceituar os siste-

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 mas de informações como recursos tecnológicos para geração e uso da informação o
qual está fundamentado nos seguintes componentes: (i) hardware e seus dispositivos
periféricos; (ii) software e seus recursos; (iii) sistemas de telecomunicações; e (iv)
gestão de dados e informações.
Ainda, segundo os autores Rezende e Abreu (2003), tais componentes agem
de maneira integrada e necessitam de um item fundamental que é o recurso huma-
no, peopleware ou humanware, pois sem o mesmo, a tecnologia não teria funciona-
lidade, tampouco utilidade.
Para que haja efetiva gestão da tecnologia da informação é fundamental a
análise de viabilidade de custos, benefícios e riscos. Considerando a estrutura econô-
mica e inanceira da empresa, e ainda assim, dar atenção para outros itens como: (i)
respeitar a legislação vigente, evitando a pirataria; (ii) estabelecer um plano de neces-
sidades e de contingencias para atender a eventuais deiciências de funcionamento
dos sistemas; e (iii) elaborar um plano de treinamento para minimizar os impactos
da mudança decorrente da introdução de nova tecnologia no contexto organizacio-
nal (REZENDE; ABREU, 2003).
De acordo com Laudon e Laudon (2007), as empresas estão cada vez mais
investindo em sistemas de informação para auxílio de suas atividades diárias, pois
a implantação deste recurso nas organizações traz benefícios e automatizam muitas
tarefas, basicamente o que se espera em troca deste investimento é uma tomada de
decisão mais eiciente.

A intenção das empresas é atingir seis importantes objetivos organiza-

cionais: excelência operacional; novos produtos, serviços e modelos de
negócio; relacionamento mais estreito com os clientes e fornecedores;
melhor tomada de decisões; vantagem competitiva; e sobrevivência
(LAUDON; LAUDON, 2007, p. 06).

Conforme Laudon e Laudon (2007), o uso de ferramentas informatizadas

trabalhando em função de apoio às organizações apresentam melhorias e tem trans-
formado o cenário das mesmas. Os autores airmam que, quando se trata do uso
dos SIG’s para o controle de estoque, a otimização do tempo e de recursos pode ser
ainda melhor, pois os sistemas de informação são importantes aliados para que o
empreendimento não tenha uma produção ineiciente ou excessiva.

Muitos administradores trabalham às cegas, sem nunca poder contar

com a informação certa na hora certa para tomar uma decisão abalizada.
Também há aqueles que se apoiam em previsões, palpites ou na sorte.
O resultado é a produção ineiciente ou excessiva de bens e serviços, a
má alocação de recursos e a falta de timing. Essas deiciências elevam os
custos e geram perda de clientes. Nos últimos dez anos, as tecnologias

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 e os sistemas de informação têm permitido que, ao tomar uma decisão,
os administradores façam uso de dados em tempo real, oriundos do
próprio mercado (LAUDON; LAUDON, 2007, p. 07).

Ainda segundo os autores supracitados, os sistemas de informação para con-

trole de estoque têm a função de registrar todas as transações de entrada e saída de
itens, bem como as quantidades existentes e o momento ideal para reposição. Em
alguns casos informações como itens mais vendidos ou tendência de vendas tam-
bém são gerados. Além disso, considerando a atividade de controle de estoques, os
sistemas de informação permitem os seguintes benefícios: (i) rapidez; (ii) integrar
a empresa; (iii) agilidade; (iv) agregar vantagem competitiva; (v) acesso online dos
sistemas; e (vi) segurança.

2.3 SISTEMA DE INFORMAÇÃO PARA GESTÃO DE

ESTOQUE
Historicamente muitas atividades da cadeia de suprimentos eram feitas ma-
nualmente, com recursos pouco eicientes devido à diiculdade em armazenar e cru-
zar tantas informações a im de gerar relatórios para tomada de decisão. Porém com
o passar dos anos e com o avanço da tecnologia ocorreu o surgimento dos sistemas
informatizados, o que tornou a tarefa de gerenciamento de estoques mais ágil e se-
gura. Sistemas como SCM (Supply Chain Management) izeram parte da história
das grandes indústrias, como também o MRP I (Material Requirement Planning ou
Planejamento da Requisição de Material), MRP II (Manufacturing Resource Plan-
ning) e o ERP (Enterprise Resource Planning) que é amplamente utilizado pelas
organizações de grande porte (TURBAN; RAINER; POTTER, 2005).
O SCM é um sistema que permite o gerenciamento de estoque na visão de
cadeia de fornecedores. Esse tipo de sistemaajuda as empresas a administrar suas
relações com os fornecedores, garantindo que os materiais solicitados sejam dis-
tribuídos nas quantidades desejadas, no prazo solicitado e aumentando as opções
quando o quesito é preço e disponibilidade por parte dos fornecedores (TURBAN;
RAINER; POTTER, 2005).
Outro tipo de sistema utilizado na gestão de estoque foi o MRP I que tinha
como objetivo integrar produção, compras e gerenciamento de estoques de insumos
inter-relacionados. Essa ferramenta de gestão possibilitou a redução de níveis de es-
toque e a melhoria de partes da cadeia de fornecimento. Com o passar do tempo as
empresas perceberam que o MRP possuía algumas funções que eram muito ligadas
aos recursos inanceiros e mão de obra, essa percepção junto a algumas atualizações

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 do sistema deu origem ao MPR II, que acrescentava os itens citados anteriormente.
Porém mesmo com a atualização do sistema algumas áreas da empresa ainda con-
tinuavam de fora, diicultando o repasse de informações e retardando o avanço nas
atividades rotineiras. Desta forma nasceu o ERP, que é considerado uma evolução
dos MRP’se que ica responsável em auxiliar não só na gestão de recursos ligados di-
retamente à manufatura, mas também ica encarregado de controlar todas as outras
áreas da empresa, trazendo como benefícios a qualidade e eicácia dos serviços, re-
dução de tempo e custos, apoio à tomada de decisão e agilidade empresarial (TUR-
BAN; RAINER; POTTER, 2005).
No mercado atual existem aplicativos que icam encarregados de buscar as
informações nos bancos de dados e fazer uma combinação analítica dos mesmos, a
im de auxiliar os gestores por meio de relatórios, previsões, alertas ou apresentações
gráicas. A este recurso é dado o nome de BI (Business Intelligence) ou Inteligência
Empresarial (TURBAN; RAINER; POTTER, 2005).
Os exemplos apresentados não têm a pretensão de exaurir o tema, mas sim
de destacar as principais ferramentas que auxiliaram na evolução da gestão nas or-
ganizações, e que serviram como base para uma variedade de sistemas existentes no
âmbito empresarial atualmente.

3 METODOLOGIA DA PESQUISA
Essa investigação pode ser classiicada como uma pesquisa descritiva, a qual
foi estruturada com base nas seguintes etapas: (i) revisão de literatura; (ii) identiica-
ção de variáveis; (iii) construção de instrumento de pesquisa; e (iv) coleta, análise e
descrição dos dados.

As pesquisas descritivas têm como objetivo primordial a descrição das

características de determinada população ou fenômeno ou, então, o es-
tabelecimento de relações entre variáveis. [...] uma de suas características
mais signiicativas está na utilização de técnicas padronizadas de coleta
de dados, tais como o questionário e a observação sistemática (GIL,
2002, p. 42).

Quanto ao delineamento, essa pesquisa pode ser classiicada como estudo

de caso, aplicado em uma empresa de pequeno porte do ramo automotivo (oicina
mecânica e comércio de autopeças). A empresa estudada foi a Agracenter Comércio
de Peças e Mecânica Diesel, que está situada em Curitiba. A oicina é especializada
na prestação de serviços mecânicos e venda de peças para veículos das marcas Agrale

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e Volare. A proposta do estudo de caso é demonstrar quais os impactos gerados na
empresa devido ao uso de sistemas de informação para gestão de estoques. Todos os
dados quantitativos para análise foram fornecidos pela Agracenter.

O estudo de caso é uma modalidade de pesquisa amplamente utilizada

nas ciências biomédicas e sociais. Consiste no estudo profundo e exaus-
tivo de um ou poucos objetos, de maneira que permita seu amplo e de-
talhado conhecimento, tarefa praticamente impossível mediante outros
delineamentos já considerados (GIL, 2002, p. 54).

Foi construído um instrumento de pesquisa, estruturado com 19 questões,

sendo quatro questões referentes à caracterização do respondente e as outras quinze
referentes ao impacto do uso de sistemas de informação no gerenciamento de esto-
que. Lakatos e Marconi (2003) destacam as principais vantagens da utilização do
questionário, sendo elas: (i) obtenção de grande número de dados; (ii) economia de
tempo; (iii) respostas mais diretas e precisas; e (iv) menor risco de distorção.
O questionário foi aplicado de forma individual, junto aos dois sócios da
empresa, sendo um responsável pelo setor administrativo (compras, retirada de pe-
ças nos fornecedores, vendas e atendimento ao cliente), e o outro por cuidar da par-
te de manutenção dos veículos. Posteriormente à aplicação do mesmo, foi realizada
uma entrevista semiestruturada e gravada, com o intuito de coletar mais dados.
Lakatos e Marconi (2003, p. 197) deinem uma entrevista semiestruturada
como “um roteiro de tópicos relativos ao problema que se vai estudar e o entrevis-
tador tem liberdade de fazer as perguntas que quiser: sonda razões e motivos, dá
esclarecimentos, não obedecendo, a rigor, a uma estrutura formal”.
O estudo de caso traz uma análise qualitativa, devido às veriicações de da-
dos históricos, sistematização das informações e busca pela melhoria organizacio-
nal. Alyrio (2009) considera que a análise qualitativa busca mais a subjetividade do
pesquisador, não carecendo de preocupações estatísticas. O objetivo é considerar a
totalidade, e não apenas dados ou aspectos isolados.

4 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS

Ao analisar os dados da pesquisa, constatou-se que a empresa precisa de um
estoque mínimo para manter as atividades da oicina e do fornecimento de peças
funcionando, e que atualmente a mesma conta com um sistema de informação para
auxiliar nessas atividades.

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 Os proprietários airmam que a escolha do sistema de informação foi fácil,
pois o proprietário responsável pela administração já possuía uma bagagem de co-
nhecimentos vindos de seu trabalho anterior. Mesmo assim, a compra do software
ocorreu com o auxílio de um técnico de informática, e o processo de aprendizagem
foi fácil, visto que, se deu através do manual adquirido juntamente com a compra e
por meio do uso. O custo do sistema foi compatível com a disponibilidade monetá-
ria da empresa, e a forma de pagamento foi realizada por meio de uma taxa anual, a
qual inclui alguns benefícios como suporte técnico e atualizações.
No caso, esse sistema era subutilizado, pois o mesmo apenas tinha cadastro
e os valores das peças, sem mostrar ao gestor a quantidade de itens no estoque, bem
como suas entradas e saídas. A Agracenter passou por um programa de consultoria,
onde os consultores, através da coleta de dados e da matriz GUT28 , identiicaram
que o maior problema existente na empresa era referente à falta de controle de
estoque, motivando os proprietários a darem início ao processo de atualização do
sistema informatizado e a utilizarem plenamente.
Com base na leitura do artigo e a correlação com o ilme, observou-se que o
trabalho da enfermagem foi reconhecido por muito tempo, de maneira ilantrópica,
principalmente pelas famílias tradicionais de classe alta e esse conceito só foi refor-
mulado, a partir do conhecimento e persistência em melhorias de Florence, que foi
a percursora da enfermagem moderna.
Percebeu-se que a presença e a atenção da equipe de enfermagem diretamen-
te com o paciente, em um momento mais delicado que é a de estar internado em
um ambiente diferente do aconchego de sua casa é de extrema importância, não
envolvendo somente o físico, mas também o psicológico, para que sua recuperação
seja mais avançada.
O desempenho do proissional dessa área, deve ser conscientizado que para
exercer sua função de cuidar, tende a ter responsabilidades, cautela no decorrer do
seu trabalho, diretamente na sua forma de pensar e agir. Esse papel da equipe de
enfermagem é relacionado com a ideia de ver o paciente como um todo, mas sempre
lidando de forma ética e proissional, respeitando sua cultura e seus valores.
Uma das maiores barreiras encontradas pelos gestores para dar início a essa
atividade foi ter alguém que mostrasse os benefícios que essa ferramenta poderia
trazer, motivando os sócios a fazerem o uso da mesma.
No processo de atualização muitos reajustes foram necessários, como a cria-
ção de um novo layout para estoque, identiicação das prateleiras e gavetas, descarte
28 GUT = é uma ferramenta que tem o objetivo de priorizar as estratégias, as ações e as soluções dos
problemas (MEIRELES, 2001).

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dos materiais desnecessários, contagem e realocação das peças e por im, através da
alimentação dos dados, o sistema foi compatibilizado com o estoque físico.
Segundo dados fornecidos pela empresa, 74% do estoque cadastrado no sis-
tema estava com divergência de quantidade antes do processo de atualização, ou
seja, apenas um terço das informações do sistema estava em conformidade com o
estoque físico. De acordo com o sistema desatualizado, existiam 751 tipos de produ-
tos no estoque físico, porém apenas 199 (26%) estavam em compatibilidade com o
sistema, conforme Gráico 1. Esse dado demonstra um descontrole administrativo,
podendo passar uma falsa situação da empresa e acarretar em tomadas de decisões
errôneas.
Gráico 1 – Situação cadastral dos produtos no sistema antes da atualização.

Fonte: Agracenter, 2016.

A empresa conta hoje com 327 tipos de produtos no estoque físico e em confor-
midade com o sistema, isso sem levar em consideração suas quantidades. Durante
o processo de atualização do aplicativo e a organização do estoque físico, 128 tipos
de produtos encontravam-se perdidos no estoque, ou seja, 39% (128) do estoque
existente não era de conhecimento dos gestores, não podendo desta forma serem
vendidos ou utilizados na oicina, e os outros 199 (61%), conforme já mencionado
anteriormente, estavam lançados corretamente no sistema, exempliicado no Grá-
ico 2.

Fonte: Os autores.

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 Gráico 2 – Situação do estoque físico.

Fonte: Agracenter (2016).

A diferença entre 751 e 199, ou seja, 552 tipos de produtos que o sistema
apontava como existentes no estoque físico e que na realidade não existiam, foram
deletados do software. Desta forma, sobrando, então, 199 tipos de produtos em
conformidade com o sistema, que se somados aos 128 encontrados no estoque du-
rante o processo de organização, totalizam os 327 existentes no estoque e registrados
no sistema atual, conforme exempliicado na Figura 2.

Figura 2 – Constatações do processo de atualização.

Durante o processo de atualização do sistema, algumas diiculdades foram

encontradas, como à necessidade de um funcionário responsável por alimentar o

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sistema, pois mesmo em se tratando de uma demanda de serviço programada, as ati-
vidades relacionadas à rotina da mesma não correspondem ao tempo disponível dos
sócios. O sócio administrador airma que quando há a necessidade de ausentar-se
da empresa não existe alguém que o substitua e dê suporte as atividades da oicina,
tais como retirada de peças no estoque e atualização do sistema, deixando então esta
atividade para o mecânico que apenas faz a retirada do material sem passar para o
SIG, comprometendo a eiciência da ferramenta. Além disso, a empresa alega que
clientes estão saindo sem pagar pelas peças, pois o mecânico não estava registrando
na icha de serviço, nem dando baixa no estoque, causando prejuízos e descontrole
para a empresa.
Observou-se que a cultura organizacional é outra barreira para manter o SIG
atualizado, pois a relação de poder dos sócios é tratada de forma igualitária, e para
não haver conlitos, ambos se calam frente às situações adversas da empresa, haven-
do falhas na comunicação, o que impede a melhoria dos processos. Ambos airmam
que, por se tratar de uma empresa pequena, onde não havia alguém superior para
dar ordens e monitorar as atividades diárias, os mesmos não precisavam dar “satis-
fação a ninguém”, tornando-se cômodo não incluir os itens e valores atualizados no
sistema existente, deixando-o ineiciente, além de acreditarem que sabiam onde se
encontravam as peças no estoque. Os sócios reconhecem e concordam que a falha
existente é humana e que o sistema atende às necessidades da empresa.
Mesmo frente às barreiras citadas acima, o trabalho de atualização traz con-
sigo melhorias signiicativas, como a redução de tempo na procura de itens no esto-
que. As peças que antes demoravam cerca de três minutos para serem encontradas
devido à subutilização do sistema e a procura visual por parte do sócio administra-
dor, passaram a serem encontradas em menos de quinze segundos após a reformula-
ção do layout de estoque, e a atualização do sistema informatizado, conforme Grá-
ico 4. Essa mudança no cenário possibilitou que qualquer pessoa com o mínimo
de conhecimento no uso do sistema informatizado, encontrasse facilmente as peças
existentes, atividade esta que antes não era possível.
Gráico 4 – Redução no tempo de procura dos itens no estoque.

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 Com a facilidade em encontrar os itens no estoque houve percepção de me-
lhora na satisfação dos clientes devido à agilidade no repasse de informações. Esses
progressos reletiram também na oicina, pois as peças mais utilizadas passaram a ser
repostas com frequência, evitando a espera dos itens para a manutenção dos veícu-
los, gerando redução no tempo de entrega do serviço.
A diminuição de custos foi outro fator apontado como benefício para a em-
presa, oadministrador relatou que por diversas vezes se ausentou da oicina com
o intuído de buscar peças que já existiam no estoque, porém não constavam no
sistema. A contenção de despesas se deu devido à redução de viagens necessárias
na busca de peças nos fornecedores, pois com a ferramenta atualizada icou claro a
quantidade de itens existentes, o tempo correto para reposição e as peças com maior
saída, possibilitando uma melhor programação de compras.
No observa-se de forma sintética as principais diiculdades e benefícios per-
cebidos neste caso, evidenciando as melhorias observadas com o uso correto do sis-
tema, superando as barreiras estabelecidas para manter o mesmo em conformidade
com o estoque físico.
Alguns itens listados no Quadro 1 comprovam a teoria mostrada na revisão
de literatura por Laudon e Laudon (2007), os mais percebidos foram quanto à redu-
ção e otimização do tempo, relacionamento mais estreito com clientes e resultados
inanceiros. Os outros itens são pontos especíicos que a empresa observou de acor-
do com as características da mesma.

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Através do estudo de caso, pôde-se entender a realidade vivenciada no dia a
dia da empresa, relacionando a teoria com a prática. Veriicou-se que questões como
o comodismo e a falta de preparo fazem com que a organização perca oportuni-
dades de melhoria e crescimento. Atividades básicas como organização e limpeza
do estoque e alimentação de dados no sistema são deixadas de lado frente a outras
necessidades, causando assim muitas vezes um retrabalho ou até mesmo perda de
cliente por não saber se possui uma peça em estoque.
Observou-se que, os sócios estão tentando mudar suas mentalidades e visões
sobre o negócio, mas mesmo assim, questões culturais são barreiras para o desenvol-
vimento da empresa. Diante da problemática que era identiicar os impactos do uso
correto do SI para o gerenciamento de estoques, nota-se que o mesmo pode gerar
benefícios para a organização, reduzindo os custos e os tempos de processos.

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 Com os benefícios percebidos, ica como sugestão que os sócios encarem esse
assunto como prioridade. Por se tratar de uma empresa de pequeno porte e com
apenas dois respondentes, os resultados aqui encontrados não podem ser extrapola-
dos a outros casos, porém podem ser utilizados como inspiração às organizações que
sofrem com o mesmo tipo de problema.

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