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Curso de Auditoria - TCU
Curso de Auditoria - TCU
AUDITORIA
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Apostila: Curso de Introduo Auditoria
Apostila de Auditoria
Assunto:
CURSO DE INTRODUO
AUDITORIA
Autor:
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SUMRIO
OBJETIVOS - METODOLOGIA - CONTEDO PROGRAMTICO .............................................2
1.0 AUDITORIA : CONCEITO, ORIGEM E EVOLUO..............................................................3
2.0 NORMAS DE AUDITORIA .......................................................................................................14
3.0 PLANEJAMENTO .....................................................................................................................26
4.0 EXECUO................................................................................................................................36
5.0 RELATRIO DE AUDITORIA ................................................................................................80
6.0 ASPECTOS COMPORTAMENTAIS E PRTICOS DO TRABALHO DO AUDITOR .........85
BIBLIOGRAFIA ...............................................................................................................................98
GLOSSRIO ...................................................................................................................................100
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Dimenso de Aprendizagem
cognitiva
cognitiva
habilidade
cognitiva
Atitudinal
cognitiva e habilidade
METODOLOGIA
- aulas expositivas
- discusses em grupo
- trabalhos em grupo
- palestras com auditores e gerentes de auditoria
- prova final
A
1.0
2.0
B
3.0
4.0
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
5.0
C
6.0
CONTEDO PROGRAMTICO
INTRODUO
Auditoria: Conceito e Evoluo
Normas de Auditoria
FASES DA AUDITORIA
Planejamento
Execuo
Controle Interno
Evidncia em Auditoria
Procedimentos e Tcnicas
Achado de Auditoria
Papis de Trabalho
Relatrio
OUTROS TPICOS EM AUDITORIA
Aspectos Comportamentais e Prticos do Trabalho do Auditor
TOTAL
22
DURAO
1,0 h
1,0 h
3,5h
1,0 h
1,0 h
1,5 h
1,0 h
2,0 h
1,5 h
1,5 h
15,0 h
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A - INTRODUO
1.0 AUDITORIA : CONCEITO, ORIGEM E EVOLUO
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das
duas
abordagens citadas para efeito de accountability, que pode ser entendida como
capacidade de prestar contas e responder pelos atos e decises perante a sociedade.
Cabe aqui um parntese de que, no Brasil, prevalece a auditoria de
conformidade no plano federal uma vez que a implantao do SIAFI na
Administrao Direta eliminou a necessidade da auditoria financeira em sua verso
mais difundida de atestar os demonstrativos financeiros, restringindo sua necessidade
s empresas estatais.
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SWOT, grupo focal, entre outras, aproximando, por vezes, o trabalho de auditoria do
de consultoria.
No que se refere ao setor pblico, o processo de legitimao do conceito
de performance audit comeou no final da dcada de 50 (SHAND & ANAND,
1996), embora a execuo em larga escala de trabalhos claramente qualificados como
de carter operacional s tenha se dado no final da dcada de 70. (POLLIT, 1997)
Cabe aqui a observao de que, embora para efeito desse texto, a
performance audit e auditoria de conformidade tenham limites definidos, na prtica
os conceitos sempre tiveram uma zona comum, o que faz com que a atividade de
performance audit tenha um vis relacionado ao cumprimento de normas e padres
estabelecidos, que se materializa na definio do escopo da atividade em algumas
EFS.
Atualmente, a maioria das EFS adota a definio do termo performance
audit que abrange o exame dos trs Es (eficcia, eficincia e efetividade) de
entidades pblicas, programas e atividades governamentais. Em alguns casos a
definio abrange tambm o exame das prticas gerenciais adotadas pelos rgos
pblicos.
Entretanto, embora haja um certo consenso entre as EFS na definio da
auditoria operacional , expresso no conceito adotado pela INTOSAI, no se observa a
existncia de um conjunto de metodologias e prticas uniformes nos diversos pases
que praticam a performance audit. (POLLIT, 1999)
Uma das possveis razes para essa diversidade o carter ecltico e
extremamente aberto do processo de construo e desenvolvimento das prticas
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as
metodologias
de
avaliao
sofreram
adaptaes
que
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1 1
Accountability obrigao de responder por uma responsabilidade outorgada. Pressupe a existncia de pelo menos
duas partes: uma que delega a responsabilidade e outra que a aceita, com o compromisso de prestar contas da forma
como usou essa responsabilidade (Escritrio do Auditor-Geral do Canad, 1995)
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proposta
tcnica
fundamentada
da
Unidade
Tcnica
competente,
independentemente de programao.
Sempre vinculada a um processo, seja de
tomada ou prestao de
Auditoria
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c)
passaram
ser
constantemente
atualizadas,
com
sucessivos
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METODOLGICA
DA
ATIVIDADE
AUDITORIA
GARANTIA DE QUALIDADE DOS TRABALHOS
SOBREVIVNCIA DA ATIVIDADE DE AUDITORIA
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DE
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NORMAS DE EXECUO
NORMAS DE RELATRIO
Independncia
Planejamento
Forma
Contedo
Competncia
Superviso e Reviso
Ttulo
Completo
Zelo Profissional
Controles Internos
Assinatura
Assuntos Importantes
Evidncia
Data
Oportunidade
NORMAS DE EXECUO
Independncia
Capacitao profissional
zelo profissional
controle de qualidade
NORMAS DE RELATRIO
planejamento
controles internos
papis de trabalho
auditorias relacionadas com assuntos financeiros
irregularidades,
atos ilcitos e outras
inobservncias
-
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NORMAS
DE
EXECUO
TRABALHOS
-
planejamento
habilidade e competncia
documentao
confidencialidade
provas de auditoria
Competncia tcnico-profissional
guarda da documentao
Independncia
sigilo
de contabilidade
educao continuada
Honorrios
auditor interno
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Normas de Auditoria Independente das Demonstraes Contbeis - Resoluo n 820/97 (susbst. Res. 700/91)
NBC-T-11
NORMAS GERAIS
NORMAS DO PARECER
TRABALHOS
planejamento da auditoria
generalidades
procedimentos de auditoria
relevncia
tipos de parecer
papis de trabalho
risco da auditoria
fraude e erro
documentao da auditoria
amostragem estatstica
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Soberania
Imparcialidade
Objetividade
das
organizaes,
programas,
atividades
funes
governamentais;
habilidade de comunicao oral e escrita;
habilidades especficas (amostragem, sistemas, engenharia, contabilidade,
economia, finanas)
contratao de consultores externos (limitado ao escopo delineado pelo auditor
declarao de opinio);
educao continuada;
superviso
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ZELO PROFISSIONAL
Essa norma estabelece que o auditor deve executar o exame com o devido cuidado
profissional, o que implica na observncia das normas de auditoria geralmente aceitas (CRC/SP,
1992).
cumprir as normas de auditoria geralmente aceitas (cautela profissional);
empregar julgamento bem fundamentado;
qualidade do trabalho;
tica profissional;
Qualidade
Implantao de sistemas e procedimentos para:
confirmar
se
os
mecanismos
de
garantia
de
qualidade
funcionam
satisfatoriamente;
assegurar a qualidade dos relatrios de auditoria;
promover melhorias e evitar a repetio de falhas.
Obs: relao custo x benefcio
So peas essenciais para a garantia da qualidade:
manuais de auditoria
superviso dos trabalhos
revises externas de controle de qualidade peridicas (3 anos segundo o GAO);
tica Profissional
A tica geral se constitui de normas pelas quais o indivduo estabelece uma conduta
pessoal aceita. Normalmente, isso leva em conta as exigncias impostas pela sociedade, pelos
deveres morais e pelas conseqncias dos atos da pessoa.(IAI, 1992)
A tica profissional dos auditores nada mais que uma diviso especial da tica geral
e nela o profissional recebe normas especficas de conduta em questes que refletem
responsabilidades para com a sociedade, com a organizao a que pertence e com outros membros
de sua profisso, assim como para com a prpria pessoa. (IAI, 1992)
O que um auditor faz, individualmente, sendo ou no uma atitude tpica dos auditores
em geral, s vezes a nica coisa que chama a ateno da organizao, do pblico ou mesmo de
comunidades inteiras. Assim a profisso de auditor, como um todo, pode ser julgada pelas atitudes
de um nico membro que nela milita. (IAI, 1992)
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Assim,
no
desenvolvimento
de
seu
trabalho
auditor
governamental,
independentemente de sua formao profissional, deve ter sempre presente que, como servidor
pblico, se obriga a proteger os interesses da sociedade, respeitar as normas de conduta que regem
os servidores pblicos, no podendo valer-se da funo em benefcio prprio ou de terceiros. Fica,
ainda, obrigado a guardar
CONFIDENCIALIDADE
terceiros, sem autorizao especfica, salvo se houver obrigao legal ou profissional de assim
proceder. (IN/STN16/1991)
NORMAS DE AUDITORIA NO TRIBUNAL
-
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B Fases da auditoria
O processo de auditoria se divide em trs fases: planejamento, execuo
e relatrio.
PROCESSO DE
AUDITO RIA
PLANEJAMENTO
EXECUO
RELATRIO
3.0 PLANEJAMENTO
3.0.1 O planejamento como funo administrativa 4
planejamento
funo
administrativa
que
determina
antecipadamente quais so os objetivos que devem ser atingidos e como se deve fazer
para alcan-los.
Tpico baseado em Chiavenato, Idalberto Introduo Teoria Geral da Administrao 4 ed. So Paulo: Makron
Books, 1993
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FASE
DATA LIMITE
at a ltima
semestre
sesso
do
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JURIS
PRODASEN
SIAFI
SIAPE
SIDOR
SPIU
cadastro da unidade
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legislao especfica
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INFORMAES
REQUERIDAS
FONTES DE
INFORMAO
ESTRATGIAS
METODOLGICAS
Especificar os
termos-chave e o
escopo da questo:
Identificar as
informaes
necessrias para
responder a questo
de auditoria.
Identificar as fontes
de cada item de
informao.
Especificar as
comparaes a serem
feitas, as tcnicas
amostrais a serem
utilizadas:
perodo de
abrangncia;
populao-alvo;
rea geogrfica.
estudo de caso;
pesquisa;
delineamento
experimental;
delineamentos quaseexperimentais;
delineamentos noexperimentais;
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MTODOS DE
OBTENO DE
DADOS
MTODOS DE
ANLISE DE
DADOS
Especificar os
mtodos de coleta a
serem empregados,
quais sejam:
Especificar as
tcnicas a serem
utilizadas na anlise
de dados, quais
sejam:
entrevistas
(estruturadas ou
no-estruturadas);
questionrio
enviado pelo
correio;
observao direta;
dados secundrios.
LIMITAES
Especificar as
limitaes relativas:
estratgia
metodolgica
adotada;
estatstica descritiva; qualidade das
anlise qualitativa;
informaes;
anlise de contedo; s condies
outras.
operacionais de
realizao do
trabalho.
O QUE A
ANLISE VAI
PERMITIR DIZER
Esclarecer
precisamente que
concluses ou
resultados podem ser
alcanados a partir
da estratgia
metodolgica
adotada.
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4.0 EXECUO
4.1. CONTROLE(S) INTERNO(S)
4.1.1 DEFINIO
(1) O Controle Interno compreende o plano de organizao e todos os
mtodos e medidas adotados numa organizao para proteger seu ativo, verificar a
exatido e a fidedignidade de seus dados contbeis, incrementar a eficincia
operacional e promover a obedincia s diretrizes administrativas estabelecidas.
(AICPA)
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preventivamente,
ao
cometimento
de
erros,
Para efeito do presente curso a nfase ser sobre os controles operacionais ou contbeis.
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Adotamos o termo princpio observando que no se registra uniformidade terminolgica entre os diferentes autores,
referindo-se os mesmos aos termos aqui expostos como conceitos, aspectos bsicos, elementos de controle, etc.
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Seguindo o modelo do IBRACON
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c. Pessoal
A eficcia dos meios de controles estabelecidos depende da competncia
e integridade do pessoal de exercer as funes relacionadas com os mesmos. Assim
sendo, conveniente que a poltica de pessoal da companhia leve em considerao os
seguintes aspectos
c.1. Seleo e treinamento
Um bom plano de treinamento resulta em melhor rendimento, reduo de
custos e empregados mais ativos e atentos.
c.2. Rodzio de Funes
O rodzio reduz as possibilidades de fraudes, indica a capacidade de
adaptao do empregado e freqentemente resulta em novas idias para a
organizao.
c.3. Frias Regulares
Obrigatoriedade de funcionrios que ocupam cargos de confiana
desfrutarem frias regulamente, como forma de evitar a dissimulao de
irregularidades;
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Dizem respeito proteo dos ativos da organizao, proporcionando segurana razovel de que
sero detectadas ocorrncias relacionadas aquisio, uso ou disposio no autorizados desses ativos.
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II - Narrativo
Consiste no registro escrito das caractersticas e dos procedimentos mais
importantes dos sistema de controle interno nas diferentes reas, setores,
departamentos ou atividades de uma organizao ou programa.
Sua utilizao requer um avaliador experiente e que sejam feitas
entrevistas com todo o pessoal envolvido com o sistema.
Sua principal desvantagem em relao ao mtodo de fluxograma que
ele dificulta a visualizao do sistema como um todo e pode esconder eventuais
falhas de controle interno.
Pode ser utilizado a partir de um questionrio narrativo, cujas respostas
serviro de guia para a descrio do sistema.
III - Fluxograma
a tcnica mais detalhada e trabalhosa, porm com diversas vantagens,
entre as quais:
permite viso global do sistema;
facilita rpida visualizao de terceiros familiarizados com a
padronizao dos smbolos;
Dicas de uso:
fluxogramas
detalhados
so
utilizados
para
documentar
os
de
um
fluxograma,
compreensvel.
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tornando
mais
facilmente
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4.2. EVIDNCIA
4.2.1 DEFINIO
Etimologicamente, o verbete evidncia vem do latim Evidentia que quer
dizer certeza manifesta. Pode-se dizer que o carter de objeto de conhecimento que
no comporta nenhuma dvida quanto sua verdade ou falsidade.
A essncia de uma PROVA, seja em que campo for, condiciona-se
constatao da sua veracidade. A procura e o encontro desta certeza da verdade, que
nem sempre absoluta ou possvel, representa o esforo central do trabalho de
AUDITORIA.
Denomina-se EVIDNCIA esta prova que a auditoria precisa obter (um
conjunto de fatos comprovados por intermdio dos trabalhos). Por sua vez, a prova
constitui a essncia dos ACHADOS DE AUDITORIA9, que serviro para a
sustentao das concluses do auditor.
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Suficincia
Uma evidncia suficiente deve permitir a terceiros chegar s mesmas
concluses do auditor. O conceito tambm est relacionado ao aspecto quantitativo
das provas.
Relevncia ou Pertinncia
Evidncia relevante ou pertinente aquela vlida e relevante para o
achado especfico.
Isto significa que as informaes acumuladas no desenvolvimento de um
achado devem estar relacionados com o mesmo.
Obs: deve-se evitar a acumulao indiscriminada de papis e
documentos que podem estar relacionados com o tema, porm que no tm nenhuma
relao com o achado.
Adequao ou Fidedignidade
Refere-se autenticidade, validade, confiabilidade ou exatido da
evidncia, conceitos que esto relacionados fonte e natureza da informao.
Tambm pode ser includa no campo da fidedignidade a garantia de que
a evidncia foi obtida mediante a aplicao de uma metodologia aceita
profissionalmente.
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Fonte da Informao
a) interna
Fornecida pela prpria entidade auditada. menos confivel que a
provinda de fora da organizao auditada e, geralmente, tem de ser testada ou
confirmada.
b) externa
Sua origem fora da entidade auditada. mais confivel que as
informaes obtidas internamente.
Obs: uma informao obtida externamente, porm que passa pelo
crivo da auditado antes de ser fornecida ao auditor, passa a ser interna. Da a
importncia, quando do uso da tcnica de circularizao, que as respostas
sejam dirigidas diretamente ao auditor.
10
O termo inspeo aqui no se confunde com a modalidade de fiscalizao inspeo prevista no Regimento Interno do
TCU
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Documental
o tipo mais comum, originada de documentos produzidos interna ou
externamente, tais como registros, contratos, relatrios, cartas, notas, recibos,
impressos, etc.
Obs: nota-se uma interdependncia com o conceito de fontes de
informao.
Testemunhal
Obtida por intermdio de entrevistas ou questionrios aplicados dentro e
fora da entidade auditada.
Obs: uma declarao verbal ou escrita de um funcionrio da entidade
auditada tem um valor limitado como prova, tendo de ser confirmada por anlises
complementares (revises dos registros, provas fsicas, etc.) Entretanto, essas
declaraes so fundamentais pois podem fornecer caminhos a serem trilhados pelos
auditores que no seriam facilmente descobertos.
Analtica
Inclui clculos, comparaes, separao de informaes em partes e
raciocnio lgico.
Como ela obtida a partir da anlise de outras evidncias, sua adequao
depende:
de como essas outras evidncias so utilizadas para alcanar os
objetivos propostos;
do planejamento para sua obteno;
fatores como exatido dos clculos matemticos, tamanho da amostra
e confiabilidade dos softwares usados nas anlises.
Corroborativa
Consiste essencialmente na confirmao de terceiros acerca de
informaes relevantes.
Permite ao auditor chegar a concluses por intermdio do raciocnio,
mas, por si s, no conclusiva, servindo unicamente para fortalecer ou apoiar a
confiabilidade da evidncia obtida.
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Nota:
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Critrios so os padres desejveis de conduta, com que sero comparadas as rotinas e a gesto da
instituio auditada.
como desvios de controle.
Os desvios de controle devero ser definidos em funo dos controles internos
previstos e no seguidos. Por exemplo, se o procedimento previsto para a compra de um material
estabelece a necessidade de uma prvia requisio do material, pelo setor interessado, a ausncia de
tal requisio poder ser definida como um desvio de controle.
Para a aplicao dos testes de aderncia, devero ser definidas, ainda, a populao, o
tipo de documento ou transao a ser testado e o perodo coberto pelos testes.
A definio da populao possibilitar a construo de amostras significativas,
oportunidade em que devero ser estabelecidos os quantitativos de desvios tidos como aceitveis.
Especificamente quanto ao perodo, recomenda-se que os testes cubram o maior
lapso de tempo possvel, com especial ateno para os momentos em que tenham ocorrido troca de
servidores ou substituies. De fato, a observncia das rotinas e controles previamente previstos,
por parte dos servidores dos entes auditados, torna-se, em muitas situaes, mais de carter pessoal
que institucional. Assim que pessoas diferentes podem executar as tarefas de forma diferente, com
maior ou menor ateno aos controles previamente definidos. Em concluso, os controles podem
funcionar bastante bem em um determinado perodo e serem completamente abandonados em outro.
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Pergunte:
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testes de aderncia
a) seleo dos controles chaves;
b) definio dos critrios;
c) identificao da populao;
d) elaborao dos testes;
e) aplicao dos testes
f) avaliao
resultados satisfatrios?
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Risco Inerente
Alto
Moderado
Baixo
Vulnerabilidade
Fracos
Alto
Adequados
Moderada a alta
Fortes
Baixa a moderada
Fracos
Moderada a alta
Adequados
Moderada
Fortes
Baixa
Fracos
Baixa a moderada
Adequados
Baixa
Fortes
Muito baixa
Pelo que j vimos at aqui, tempo de perguntar, ento, de forma prtica, o qu,
exatamente, devemos verificar nos testes substantivos? Na realizao de testes substantivos,
devemos verificar o cumprimento, pela entidade, dos seguintes objetivos de auditoria:
a) validade: os atos e fatos da administrao so vlidos
Nota: o conceito de validade que adotamos vai alm daquele usualmente adotado
pelas auditorias independentes (tambm chamado de ocorrncia), que se relaciona principalmente
existncia das transaes (ex: verificar se existem registro de compras fictcias), para alcanar
tambm a obedincia s prescries contidas em leis e regulamentos.
b) registro: todos os atos e fatos esto devidamente registrados
Pode-se dizer, em linhas gerais, que o registro objetiva o inverso da validade.
Enquanto aquela quer impedir o registro de transaes inexistentes, esse almeja que todas as
transaes existentes estejam realmente registradas.
Exemplo: existncia de bens sem registro patrimonial
c) autorizao: as transaes foram autorizadas por pessoa competente
Exemplo: quem determina as incluses lanadas na folha de pagamento?
d) valorizao: as transaes esto corretamente valorizadas
Nota: tambm aqui o conceito adotado vai alm do usualmente encontrado na
literatura de auditoria, que diz que as transaes no devem ser contabilizadas pelo valor incorreto
(refere-se, portanto, a erros de lanamentos contbeis). No setor pblico, a preocupao do auditor
vai alm, fazendo-se necessria a verificao da compatibilidade dos valores de lanamento com os
valores reais atribuveis aos fatos a que se referem.
Exemplo: as compras foram contabilizadas pelo valor correto? E esse valor
corresponde ao preo de mercado?
e) classificao: as transaes esto corretamente classificadas
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Finalmente, vale lembrar que a circularizao um procedimento que, por vezes, por
vir a apresentar custo significativo e demandar longo prazo de resposta. Por esse motivo, o auditor,
antes de adot-la, deve se certificar de que os objetivos de auditoria perseguidos no podem ser
alcanados por meios de mais fcil consecuo.
b) verificao fsica
Esse procedimento usualmente mencionado na bibliografia como "observao de
ativos". Preferimos, todavia, o termo "verificao fsica", por entendermos que se presta, tambm,
realizao de outros exame, que no exclusivamente a constatao da presena de bens tangveis do
estoque e imobilizado.
O exame fsico nada mais que a constatao "in loco", que dever fornecer ao
auditor a certeza da existncia, ou no, do objeto ou item verificado.
Exemplos: localizao de bens constantes do inventrio e identificao de bens no
inventariados; conferncia de estoque do almoxarifado; verificao da existncia de bens adquiridos
ou construdos com recursos de convnios; identificao de "servidores-fantasmas".
Vale observar que quando tratamos de bens, a verificao fsica no se esgota com a
mera deteco de sua existncia; exige, ao contrrio, a correta identificao do bem. Assim, devem
ser verificadas as marcas, as especificaes e ainda o estado de conservao dos bens.
c) testes de conciliaes
Procedimento tpico da auditoria contbil, objetiva verificar a compatibilidade entre
o saldo das contas sintticas com aqueles das contas analticas, ou ainda o confronto dos registros
mantidos pela entidade com elementos recebidos de fontes externas.
Exemplos: saldo da conta "bancos" e soma dos saldos das diversas contas bancrias;
saldo da conta "estoques" e soma dos controles individuais por material; saldo de "contas a receber"
e soma dos controles individuais por devedor; conciliao bancria.
d) anlise de contas
Objetiva examinar as transaes que geraram lanamentos em determinada conta
contbil. Esse procedimento parte dos lanamentos contbeis para a identificao dos fatos e
documentos que os suportam. As contas so selecionadas em funo do objetivo geral da auditoria e
da sensibilidade do. auditor
Exemplos: a anlise da conta "suprimentos de fundos" possibilita, de forma
independente de outros testes, verificar se determinado servidor foi detentor de mais de trs
suprimentos simultneos (prtica vedada em lei); avaliao da conta "dirias no exterior" e
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verificao se os servidores beneficiados com tais dirias tiveram seus afastamentos do pas
autorizados pelo Ministro de Estado competente.
A anlise de contas pode ser realizada, ainda, com o intuito de se chegar ao saldo
apresentado a partir das transaes que lhe deram origem.
Exemplos: verificar a distribuio de dividendos, checando a existncia de lucro real;
anlise da conta de baixa de bens patrimoniais.
e) exame de documentos
O exame de documentos um dos procedimentos de auditoria mais utilizados no
mbito do setor pblico, e muitas vezes, por falta de conhecimento daqueles que executam os
trabalhos, confundido com a prpria auditoria.
Mesmo nas auditorias realizadas exclusivamente mediante o exame de documentos,
os auditores devem, no planejamento dos trabalhos, discutir acerca da possibilidade de aplicao de
outros tipos de testes; a utilizao exclusiva de testes de exames de documentos resultar, portanto,
de uma opo deliberada, aps serem ponderadas as diversas possibilidades, e no por
desconhecimento de outras tcnicas.
Os documentos a serem examinados podem ser, quanto origem, gerados interna ou
externamente entidade auditada. So exemplos de documentos gerados pela prpria entidade as
requisies de material, os editais de licitao, as folhas de pagamento. Como exemplos de
documentos emitidos por terceiros mencionem-se as notas fiscais, as propostas de preos, os
extratos bancrios.
No exame de documentos o auditor dever observar:
1. se as transaes realizadas esto devidamente documentadas;
2. se a documentao que suporta a operao contm indcios de inidoneidade;
3. se a transao e a documentao suporte foram aprovadas por pessoas
responsveis;
4. se a operao realizada adequada em funo das atividades da entidade.
Exemplo: compra de um bem imobilizado. A compra foi devidamente documentada?
(existe nota fiscal? a compra foi registrada na contabilidade?). A compra foi autorizada? Os
documentos fiscais que suportam a compra aparentam ser idneos? O bem adquirido adequado s
atividades da empresa?
Nota: Paulo Adolpho Santi, em seu livro Introduo Auditoria (Atlas, 1988),
assinala que os documentos a serem examinados possuem fundamentos e aspectos jurdicos, que
podem diferir da "substncia econmica" do ato; nesse caso, segundo o autor, o auditor deve
considerar prioritariamente essa ltima, "mesmo se ela divergir da forma jurdica". No mbito da
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auditoria governamental, consideramos inadequada a soluo apresentada pelo autor, uma vez a
forma constitui requisito de validade dos atos e contratos administrativos.
f) conferncia de clculos
Embora seja o procedimento de auditoria aparentemente de maior simplicidade,
indispensvel para conferncia das operaes que envolvam clculos, em geral. Na aplicao do
procedimento, o auditor no deve se limitar a "ticar" os clculos realizados por terceiros, fazendo-se
necessria a efetivao de clculos prprios, que sero comparados, ao final, com aqueles
apresentados pela empresa.
Exemplos: clculos de gratificaes, dirias, fluxos de caixa.
g) entrevistas
Consiste na elaborao de perguntas objetivando a obteno de respostas para
quesitos previamente definidos.
Ao utilizar-se de entrevistas, o auditor dever ter em mente que as respostas obtidas
devero ser checadas, pois no constituem provas que possam ser utilizadas pelo Tribunal.
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Condio
uma situao que existe e que foi determinada e documentada durante
os trabalhos.
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Este captulo tomou como referncia o Manual Nacional de Auditoria Governamental do Tribunal de Contas do
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CONDIO
Atraso
CAUSA
cronograma
de
CRITRIO
no a) termos aditivos de
das obras.
EFEITO
fsico-financeiro.
b)
deteriorao
dos
servios executados
c) aumento do custo
final das obras
Paran.
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IDENTIFICAO DA
RESPONSABILIDADE
VERIFICAO DAS
CAUSAS DA DEFICINCIA
IDENTIFICAO DO TIPO
DE DEFICINCIA
DETERMINAO DOS
EFEITOS DA DEFICINCIA
ELABORAO DE
DETERMINAES
CORRETIVAS
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4.5.2 FINALIDADES
- Auxlio na execuo dos exames e elaborao do relatrio;
- Registro do trabalho e das concluses;
- Suporte do relatrio;
- Superviso e reviso (Qualidade);
Auxlio na execuo dos exames e elaborao do relatrio
A elaborao dos papis de trabalho nada mais do que a transposio
do planejamento da auditoria para o campo prtico, proporcionando ao auditor a
oportunidade de reflexo sobre o planejamento dos exames.
Estabelecer por escrito os procedimentos empregados e as concluses
resultantes da sua aplicao, exigem que o auditor raciocine tanto acerca dos
propsitos dos procedimentos, como na clareza de sua expresso e organizao dos
materiais de informao.
Depois de devidamente elaborados, eles ajudam na organizao e no
acompanhamento do andamento do trabalho.
Terminados os exames, a reviso dos papis de trabalho possibilita que o
relatrio seja conscientemente preparado.
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Abrangncia
Os papis de trabalho devem proporcionar o entendimento e o suporte da
auditoria realizada, relatando o comeo, o meio e o fim do trabalho:
- documentao do planejamento
- natureza, oportunidade e extenso dos procedimentos de auditoria
- anlise do auditor
- concluses
Objetividade
Devem ser registrados apenas os pontos vitais para o entendimento e
validade do trabalho, evitando-se detalhes excessivos.
Ex: Em uma entrevista no necessrio relatar tudo o que foi
conversado, mas apenas o pertinente matria em exame.
Clareza
Devem ser compreensveis sem a necessidade de explicaes verbais
suplementares. Qualquer pessoa que manuseie os papis de trabalho deve ser capaz
de determinar imediatamente o seu propsito e alcance, bem como as concluses de
quem os preparou.
Limpeza
Papis de trabalho desorganizados, ilegveis ou sujos dificultam a
reviso da auditoria a elaborao do relatrio, alm de perderem valor como
evidncia.
4.5.4 ELABORAO12
Planejamento
Tipos de papis
Codificao e Referncia-Cruzada
Smbolos e Marcas de Auditoria
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Planejamento
O primeiro ponto a ser observado na elaborao dos papis de trabalho
o planejamento dos mesmos, de modo que eles forneam a evidncia necessria de
forma concisa e efetiva.
Um cabealho que indique o nome da entidade auditada, o ttulo do
papel de trabalho e o perodo dos exames um elemento indispensvel em cada
folha.
Tipologia Bsica
Folhas ndice
So papis que apenas listam as reas examinadas e a referncia do papel
de trabalho onde podem ser encontradas as evidncias dos exames.
Folhas Mestras
Resumem as reas individuais de exame, fornecendo uma viso geral e
referncias aos exames especficos.
Folhas Subsidirias (especficas)
Nelas so registrados a realizao dos exames e as concluses obtidas.
FOLHA NDICE
FO LHAS MESTRAS
12
Quase toda a literatura sobre papis de trabalho baseada na experincia das auditorias independentes na rea
financeira, que diferente do trabalho de auditoria governamental, razo pela qual algumas tecnologias consagradas so
apenas parcialmente utilizveis.
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FOLHAS ESPECFICAS
A1
FO LHA MESTRA
A1
1
A2
A2
2
A3
Referncia cruzada
Consiste no processo de se fazer referncias em cada valor ou
informao que aparea em diferentes papis de trabalho.
Quando da realizao de auditorias complexas, que requerem a
utilizao de diversos papis de trabalho, a utilizao de um sistema de codificao e
referenciao-cruzada de fundamental importncia para a organizao e utilizao
dos mesmos.
Simbologia e Marcas de Auditoria
Consiste num sistema de marcas padronizadas ou ticks utilizado para
efeito de economia de espao e racionalizao de registros.
Elimina a necessidade de repetio de explicaes e facilita a reviso
rpida e eficiente dos papis de trabalho.
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Ex:
Smbolo
Significado
Conferido
Soma conferida
andamento do trabalho
importante que os papis de trabalho indiquem claramente o
significado de cada marca ou smbolo empregado.
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No
Observaes
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Papis de Trabalho rea Temtica 4 / Saneamento
Informaes relativas s Instncias Colegiadas Estaduais na rea de Saneamento
1. Informaes preliminares:
. Nome do rgo correspondente s Instncias Colegiadas Estaduais na rea de Saneamento, no estado:
. Nome do responsvel pelo rgo:
. Endereo do rgo:
. Telefone para contato com o responsvel pelo rgo:
. Fax para contato com o responsvel pelo rgo:
2. Tcnicas utilizadas:
2.1 Entrevista:
. O rgo participou na formulao da Poltca Nacional de Saneamento?
. Em caso afirmativo, de que forma se deu essa participao?
. O rgo j tentou exercer influncia sobre as decises do Ministrio do Planejamento acerca dos projetos a
serem beneficiados na rea de saneamento?
. Em caso afirmativo, que meios foram utilizados?
. O rgo reconhece outras entidades que exeram influncia nas decises do Ministrio do Planejamento
acerca dos projetos que sero beneficiados pelos programas de saneamento?
. Em caso afirmativo, qual a maneira de atuao dessas outras entidades?
. O rgo j tentou exercer influncia sobre as decises da FUNASA acerca dos projetos a serem
beneficiados na rea de saneamento?
. Em caso afirmativo, que meios foram utilizados?
. O rgo reconhece outras entidades que exeram influncia nas decises do FUNASA acerca dos projetos
que sero beneficiados pelos programas de saneamento?
. Em caso afirmativo, qual a maneira de atuao dessas outras entidades?
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2.2 Exame de documentos
Metodologia a ser empregada:
. solicitar, formalmente, ao Secretrio Executivo das Instncias colegiadas estaduais na rea
de saneamento, as atas das reunies nas quais foram aprovados os projetos em anlise nos escritrios regionais da
CEF ( identificar no ofcio de maneira clara o nome/nmero do projeto em questo);
. verificar nas atas mencionadas:
Informaes requeridas
Sim
No
Observaes
Nmero/nome do projeto
H manifestao da Instncia
colegiada sobre os projeto?em
caso afirmativo, de que forma?
(AT4-Instncias Colegiadas(IC))
H participao de representantes
dos usurios na definio dos
projetos?Em caso afirmativo, de
que forma?
(AT4-Instncias Colegiadas(IC))
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Sim
No
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PLANEJAMENTO
ANLISE DO
CO NTROLE
INTERNO
AVALIAO
PRVIA
ELABO RAO
DO PRO G RAMA
DE AUDITO RIA
ELABO RAO
DO S PAPIS DE
TRABALHO
ACUMULAO
DE EVIDNCIA
DESENVO LV.
DO S ACHADO S
EXECUO
APLICAO
DOS
PROCEDIMENTOS
RELAT RIO
ELABO RAO
REVISO
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Para o Congresso
Para a Mdia
Informar o pblico
Para o TCU
Secretrio e Diretor-tcnico
MP junto ao TCU
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Folha de Rosto
nome do rgo/entidade
natureza jurdica
vinculao (Ministrio)
identificao no SIAFI
Responsveis
Ato originrio que determinou a realizao da auditoria
Perodo de realizao
Perodo abrangido pelos exames
Equipe de auditoria (nome, cargo, matrcula)
Introduo
Objetivos do trabalho
Metodologia
Limitaes
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sempre
Decises
especficas
sobre
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matria
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Um auditor bem sucedido deve tambm ter competncia para lidar com pessoas, j
que grande parte das atividades por ele desempenhadas requer trabalho com outras pessoas, seja
internamente (equipe, coordenadores e supervisores) ou externamente (auditados).
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Habilidades de Cumunicao
-
Verbal
No verbal
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TEXTO I
O Auditor na Execuo do Trabalho Externo13
Este trabalho tem por objetivo facilitar a atuao das equipes de auditoria deste
Tribunal atravs de orientaes bsicas em questes como: vesturio, contato com o auditado,
tcnicas de entrevista, trabalho em equipe, papel do coordenador de equipe e outras.
Obviamente no nossa inteno traar um modelo rgido de comportamento ou
mesmo elaborar um manual interno de etiqueta, pois certamente, no somos os mais indicados para
uma tarefa deste vulto.
As informaes contidas neste trabalho so fruto de 5 anos de atuao em diversas
auditorias e inspees e podero contribuir par a criao de uma cultura operativa dentro do
Tribunal, ou um "modus operandi" sendo que qualquer acrscimo proposto ser bem-vindo, pois a
experincia individual deve ser difundida para o aprimoramento da nossa carreira de controle
externo.
De acordo com o art. 71 da atual Constituio Federal: "O Controle Externo, a cargo
do Congresso Nacional, ser exercido com o auxlio do Tribunal de Contas da Unio, ao qual
compete:
- realizar, por iniciativa prpria, da Cmara dos Deputados, do Senado Federal, da
Comisso Tcnica ou de inqurito, inspees e auditorias de natureza contbil, financeira,
oramentria, operacional e patrimonial, nas unidades administrativas dos Poderes Legislativo,
Executivo e Judicirio e demais entidades referidas no inciso II."
Como podemos observar a consecuo das metas do Tribunal pode ser alcanada por
meio de diversos instrumentos como Tomada de Contas, Prestao de Contas, Inspees Ordinrias,
Inspees Setoriais, Auditorias Operacional e outros.
Uma significativa parcela destas aes executada externamente, ou seja, em contato
direto com a entidade auditada. Trata-se de uma rara oportunidade para detectar, de forma imediata,
problemas que normalmente s viriam ao conhecimento do Tribunal em um futuro exame das
contas de entidade.
As equipes de inspees designadas para realizao das inspees/auditorias
possuem uma delegao de competncia do Tribunal, expressa no Ofcio de Apresentao, para
represent-lo formalmente na execuo dos trabalhos de campo.
Estabelecida esta relao, cabe ao auditor representar o Tribunal da melhor forma
possvel, pois sua imagem perante os funcionrios da entidade auditada ser aquela que estes faro
do Tribunal e do prprio trabalho de auditoria a ser executado.
A APRESENTAO PESSOAL
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Se, por exemplo, vamos realizar uma auditoria no programa da merenda escolar e
buscamos de incio uma idia das dimenses deste programa, devemos obter dados acerca do
nmero de alunos contemplado por estado ou por regio e checar a fidedignidade desta informao.
As informaes devem ser paulatinamente encaixadas s linhas de auditoria ou s
hipteses de trabalho para comprov-las verdadeiras ou neg-las como sendo falsas.
Todo este trabalho precisa ser periodicamente revisado pelo coordenador e sua
equipe para identificar novas hipteses de trabalho ou corrigir os rumos iniciais.
Estabelecer a harmonia da equipe
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Durante o contato inicial com a Cpula dirigente a Equipe deve procurar esclarecer,
quando possvel, os objetivos do trabalho sempre de forma clara e objetiva.
Ressaltamos, por oportuno, que cada funcionrio da entidade auditada deve ser
tratado com o mximo respeito e cortesia pois so, assim como ns auditores, os representantes do
rgo.
A adoo de uma atitude hostil ou policialesca de nossa parte alm de denotar
desrespeito e despreparo o trar prejuzos ao andamento dos trabalhos tais como morosidade,
antipatia e outras dificuldades.
Devemos ter sempre em mente que os objetivos de nosso trabalho no podem ser
prejudicados por atitudes assumidas pela Equipe, cabendo ao coordenador e, tambm, aos membros
desta uma contnua vigilncia sobre suas aes.
Espao Fsico para Realizao dos Trabalhos
No contato inicial com o dirigentes do rgo, o Coordenador deve solicitar, quando
necessrio, uma sala para os trabalhos da equipe (reunies, leitura de documentos, manuseio de
informaes muitas vezes sigilosas e outros).
H que se destacar que no necessrio, geralmente, o apoio de secretrias,
contnuos ou outros funcionrios do rgo e qualquer oferta neste sentido dever ser prontamente
recusada pela equipe.
Da mesma forma, os trabalhos no devem ser executados em salas onde houver a
presena de outros funcionrios pois inibir a ao da equipe; se no for possvel a utilizao de
alguns espao reservado, todo o material encaminhado por solicitao da equipe dever ser
devolvido ao trmino do expediente a fim de evitar problemas tais como o desaparecimento de
documentos confidenciais e outros.
A responsabilidade pelos documentos solicitados, bens existentes na sala reservada
aos trabalhos, inclusive as chaves de armrios e gavetas, da equipe.
Contato com os elementos da ligao
Geralmente a direo do rgo auditado designa um funcionrio de confiana e com
bons conhecimentos acerca da estrutura administrativa da entidade para atuar como elo de ligao
com a equipe de auditoria.
A solicitao de documentos, necessidades de contato com outros estores da entidade
e possveis problemas podem ser feitas diretamente a este funcionrio.
Impende ressaltar que a ao deste funcionrio poder traduzir-se em grande
economia de tempo e esforo laborativo, desde que a equipe assuma uma postura cordial: vale
lembrar ele no trabalha para a equipe.
REQUISIO DE DOCUMENTOS
O trabalho de auditoria se fundamenta na anlise de "achados de auditoria" que,
obviamente, devem estar comprovados por documentos.
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BIBLIOGRAFIA
ADAMS, Roger. Audit Framework. London: Certified Accountants Educational
Projects, 1994.
ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: um curso moderno e completo. So
Paulo: Saraiva, 1990.
ATTIE, William. Auditoria interna. So Paulo: Atlas, 1986.
BARZELAY, Michael. Central Audit Institutions and Performance Auditing: A
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1997, Vol. 10, No 3, pp. 235-260.
CARNEGIE, Dale. Como fazer amigos e influenciar pessoas. So Paulo:
Companhia Editora Nacional, 2000.
CHIAVENATO, Idalberto. Introduo Teoria Geral da Administrao. 4 ed.
So Paulo: Makron Books, 1993.
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Curso Bsico de Auditoria: normas e procedimentos. So Paulo: Atlas, 1992.
COOK, John William; WINKLE, Gary M. Auditoria: filosofia e tcnica. So Paulo:
Saraiva. 1981.
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DEPARTAMENTO DO TESOURO NACIONAL.. Auditoria Bsica: Curso de
Formao de Analista de Finanas e Controle. Braslia: Escola de Administrao
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Leituras Selecionadas de Contabilidade e Auditoria. Mimeo
FRANCO, Hilrio; MARRA, Ernesto. Auditoria Contbil. So Paulo: Atlas, 1992.
INSTITUTO DOS AUDITORES INTERNOS DO BRASIL. Normas Brasileiras
para o exerccio da auditoria interna. So Paulo. 1992.
MAUTZ, Robert Kuhn. Princpios de Auditoria. So Paulo: Atlas, 1987.
MOTTA, Joo Maurcio. Auditoria: princpios e tcnicas. So Paulo: Atlas, 1992.
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GLOSSRIO
INTOSAI
International
Organization
of
Supreme
Audit
Institutions
A INTOSAI a organizao profissional de entidades fiscalizadoras
superiores (EFS) dos pases pertencentes s Naes Unidas. Fundada em 1953, sua
funo apoiar seus membros em suas tarefas de controle proporcionando
oportunidades de compartilhamento de informaes e experincias referentes
atividades de fiscalizao e avaliao.
AICPA - American Institute of Certified Public Accountants
Orgo representativo e fiscalizador dos profissionais independentes nos
Estados Unidos. Possuindo mais de 200.000 membros, esse Instituto um dos mais
poderosos rgos de classe de profissionais liberais em todo o mundo. Nenhum
Contador Pblico pode exercer a profisso naquele pas sem nele estar filiado (um
dos requisitos submeter-se a exame de capacidade tcnica).
No Brasil, sua entidade congnere o Instituto Brasileiro de Contadores
- IBRACON, antigo Instituto dos Auditores Independentes do Brasil, reconhecido
como tal pelo Banco Central do Brasil, Atravs de sua Resoluo n 220.
INTERNATIONAL FEDERATION OF ACCOUNTANTS - IFAC
Federao Internacional dos Contadores fundada em 1977 como
resultado de um acordo assinado por 63 organismos de Contabilidade de 49 pases.
a entidade mxima da profisso contbil.
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Eficcia
Grau de alcance das metas programadas em um determinado perodo de
tempo, independentemente dos custos implicados
Eficincia
Relao entre os produtos (bens e servios) gerados por uma atividade e
os custos dos insumos empregados em um determinado perodo de tempo. O
resultado expressa o custo de uma unidade de produto final em um dado perodo de
tempo.
Efetividade
Relao entre os resultados (impactos observados) e os objetivos
(impactos esperados).
Economicidade
Minimizao dos custos dos recursos utilizados na consecuo de uma
atividade, sem comprometimento dos padres de qualidade.
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