Faculdade Fortium- Curso de Sistema de

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Prof. Arnaldo Qualidade de ensino com responsabilidade social

ORGANIZAÇÃO & MÉTODOS (O. & M)

Nota de Aula nº 5_2008
Turma: SI 5º Sem_Sta Maria

1. Assuntos
- Formulários, manuais e gráficos de apoio ao processo de análise e racionalização (organogramas,
fluxogramas,lotacionogramas, funcionogramas, matriz de responsabilidade, WBS e Cronogramas).
2. Objetivos a serem conquistados
- identificar os principais aspectos na utilização de formulários.
- identificar os principiais aspectos na utilização de manuais organizacionais.
- identificar os principais aspectos dos gráficos utilizados no processo de apoio a análise e racionalização
de rotinas.
“Aqueles que gastam mal o seu tempo são os primeiros a queixar-se de sua brevidade.” (Jean
De a Bruyère)

3. INTRODUÇÃO

Conforme estudado na aula anterior, uma das atividades desenvolvidas pelo analista de sistemas de
informações é a realização de uma análise administrativa. Conforme conceitua Cury (2002, p. xx):
Análise Administrativa é um processo de trabalho dinâmico e permanente, que tem como
objetivo efetuar diagnósticos situacionais das causas e estudar soluções integradas
para problemas administrativos, envolvendo, portanto, a responsabilidade básica de
planejar as mudanças, aperfeiçoando o clima e a estrutura organizacional, assim como os
processos e os métodos de trabalho.
Para o desenvolvimento das etapas previstas na análise administrativa, destacando-se o diagnóstico
da situação atual e apresentação da solução aos problemas levantados, o analista deverá valer-se do uso
de algumas ferramentas que irão facilitar o seu trabalho. Algumas destas ferramentas serão tratadas nesta
nota de aula.

4. O FORMULÁRIO
4.1 Conceito: Formulário é um documento, com campos pré-impressos onde são preenchidos os dados e
as informações, que permite a formalização do fluxo das comunicações nas organizações.
Como veículo de divulgação, processamento e armazenamento de informação, os formulários
devem ter a atenção necessárias, pois sua falta ou inoperância pode trazer sérias e danosas
conseqüências a seus respectivos processos e a toda a organização.
4.2 Importância dos Formulários
O formulário adquiriu grande importância com o crescimento das organizações, em virtude de se
tratar de um excelente veículo de transmissão das informações que se tornam indispensáveis para o
planejamento, execução e controle das diferentes atividades desenvolvidas. É mesmo lícito afirmar-se que
quanto mais complexa a empresa tanto mais necessária a existência de métodos racionais de coleta,
análise, processamento e disseminação de dados.
4.3 Indicadores de problemas
Existem alguns indicadores que apontam a necessidade de uma análise e redesenho dos
formulários:
 Contínua dificuldade na compreensão e preenchimento;
 Formação de filas;
 Demora na utilização.
4.4 Objetivos e propósitos dos formulários
O objetivo geral é permitir a formalização do fluxo das informações que tramitam nos processos
empresariais. Podemos citar os seguintes propósitos:
 Documentar e centralizar as informações que tramitam em um processo;
 Agilizar o fluxo das informações de um processo;
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 Reduzir custos operacionais;

 Padronizar informações e procedimentos;
 Formalizar operações de caráter legal.

5. OS MANUAIS
5.1 Conceito: Segundo Oliveira (2002, p. 398)
Manual é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções,atividades,
políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidas e cumpridas pelos
funcionários da empresa, bem como a forma como estas serão executadas, quer seja
individualmente, quer seja em conjunto.

5.2 Vantagens dos manuais

- Correspondem a uma importante e constante fonte de informações sobre os trabalhos na Empresa.
- Facilitam o processo de efetivar normas, procedimentos e funções administrativas.
- Ajudam a fixar critérios e padrões, bem como uniformizam a terminologia técnica básica do processo
administrativo propiciando normalização das atividades administrativas.
- Possibilitam discussões e equívocos, muito freqüente, nas empresas onde não se estabeleceu a
“Versão” oficial da empresa sobre os temas susceptíveis de pontos de vista conflitantes.
- Possibilitam treinamento aos novos e antigos funcionários da empresa.
- Possibilitam efetivo crescimento na eficiência e eficácia dos trabalhos realizados
- Representam um instrumento efetivo de consulta, orientação e treinamento na empresa.
- Representam uma restrição para a improvisação inadequada que aparece na empresa nas mais
variadas formas
- Aprimoram o sistema de autoridade da empresa, pois possibilitam melhor delegação mediante instruções
escritas, proporcionando ao superior controlar apenas os fatos que saem da rotina normal, ou seja, o
controle por exceção.
- Representam um elemento importante de revisão e avaliação objetiva das práticas e dos processos
institucionais.
- Aumentam a predisposição do pessoal para assumir responsabilidades, uma vez que aquilo que tem que
ser feito está claramente estabelecido por escrito.
- Representa um legado histórico da evolução administrativa da empresa.

5.3 Desvantagens
- Constituem um ponto de partida, porém não a solução para todos os problemas administrativos que
possam ocorrer na empresa.
- Sua preparação, quando mal feita ou pouco cuidadosa, traz paralelamente sérios inconvenientes no
desenvolvimento normal das operações pelas várias unidades organizacionais da empresa.
- O custo de preparação e de atualização pode ser elevado, dentro de uma relação de custo-benefício
pela empresa.
- Quando não são utilizados adequada e permanentemente, perdem rapidamente seu valor
- São, em geral, pouco flexíveis.
- Incluem somente os aspectos formais da empresa, deixando de lado aspectos informais, cuja vigência e
importância para o dia a dia da empresa é muito grande.
- Quando muito sintéticos, tornam-se pouco úteis e, por outro lado, quando muito detalhados, correm o
risco de se tornarem obsoletos diante de quaisquer mudanças pequenas.
- Diminuem a incidência do julgamento pessoal, tornando-se muitas vezes um freio para a iniciativa
individual.
- Seu uso pode ficar muito prejudicado e difícil devido a uma redação pouco clara, prolixa, deficiente e
inadequada.

5.4 Requisitos básicos da utilização de manuais administrativos

Para Oliveira (2002), com base na análise das vantagens e desvantagens da utilização dos manuais,
alguns dos requisitos que os manuais devem atender são:
 necessidade real e efetiva da empresa;
 ter diagramação estruturada e adequada para suas finalidades;
 ter redação simples, curta, eficiente, clara e inteligível, bem como bom índice ou sumário;
 ter instruções autênticas, necessárias e suficientes;

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 ser distribuído a todos os funcionários que dele necessitem;

 ter racional, adequada e aprimorada utilização pelos usuários do sistema;
 ter adequada flexibilidade; e
 ter um processo contínuo de revisão, atualização e distribuição.

6. OS GRÁFICOS DE APOIO AO TRABALHO DO ANALISTA

6.1. Organogramas
O organograma é o gráfico que representa a estrutura formal da empresa, ou seja, a disposição e a
hierarquia dos órgãos.
Existem várias maneiras de se representar à estrutura da empresa. A escolha do tipo ideal, como é
dito para outros tipos de gráficos, fica a critério do analista, considerando este a natureza da organização
ou desconcentração:
Exemplo: Organograma clássico ou vertical – este tipo é simplificado e procura deixar bem claros os níveis
de hierarquia. É bastante utilizado em instituições tradicionais.

Fonte: FGV (2006)

6.2. Fluxogramas
6.2.1 Conceito: O termo fluxograma vem do inglês flow-chart (flow=fluxo+chart=gráfico).
Fluxograma é a representação gráfica que apresenta a seqüência de um trabalho de forma analítica,
caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo.
Todas as variáveis, que devem ser detectadas por ocasião do levantamento, constituem objetos da
etapa de análise e redesenho de processos.
A análise do processo atual deve começar pela análise crítica do levantamento, visando verificar se
nada foi omitido e se todas as questões relativas à atitude interrogativa foram devidamente respondidas.
Em seguida, deve ser elaborado um diagrama, ou uma representação gráfica, do fluxo do processo atual.
Esse diagrama, denominado fluxograma, permite uma visão completa do fluxo, de maneira clara e precisa,
facilitando a análise da situação atual.
6.2.2 O fluxograma objetiva, entre outros, os seguintes aspectos principais:
 padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos;
 maior rapidez na descrição dos métodos administrativos;
 facilitar a leitura e o entendimento;
 facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes;
 maior flexibilidade; e
 melhor grau de análise.
6.2.3 Por intermédio do fluxograma, podemos demonstrar os seguintes aspectos de um fluxo de
processo:
 quais operações são realizadas;
 onde são realizadas as operações;
 quem as executa;
 quais as entradas e saídas;
 qual o fluxo das informações;
 quais os recursos empregados no processo;
 quais os custos parciais e totais;
 qual o volume de trabalho; e
 qual o tempo de execução, tanto parcial quanto total.

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O fluxograma objetiva evidenciar a seqüência de um trabalho, permitindo a visualização dos

movimentos ilógicos e a dispersão de recursos materiais e humanos. Constitui o fundamento básico de
todo trabalho racionalizado, pois não basta fazer sua divisão, sendo necessário bem dispô-lo no tempo e
no espaço. Segundo Chinelato Filho, (2004, p. 65):
Após definida a rotina a ser estudada, pode-se seguir um roteiro técnico para a análise da
rotina , de acordo com os seguintes passos:
a) Levantamento dos passos (a partir de uma pesquisa cujos dados serão coletados junto
ao setor e ao pessoal envolvidos, por meio de entrevista, questionários, pesquisa
bibliográfica em documentos e mesmo observação pessoal).
b) elaboração do fluxograma (de acordo com a simbologia própria).
c) Análise lógica da rotina (à luz do raciocínio cartesiano).
d) Proposta de racionalização para a rotina, se for o caso.
e) Implantação da nova rotina proposta.
f) Avaliação dos resultados e adoção de medidas de ajuste, se forem cabíveis.
g) Confecção de manual (contendo a rotina já testada e aprovada).

6.2.4 Análise pelo fluxograma

Antes de iniciar a análise de fluxograma, o analista deve certificar-se de que todas as fases foram
relacionadas, bem como saber, exatamente, o que cada uma significa.
Para tanto, deve aplicar as seguintes perguntas básicas:

1. O QUE É FEITO? PARA QUE SERVE ESSA FASE?

Essa pergunta permite verificar se todas as fases foram relacionadas e se são conhecidas as utilidades de
cada uma delas. São as perguntas que servem de base de sustentação para o analista.
2. POR QUE ESSA FASE É NECESSÁRIA? TEM ELA ALGUMA INFLUÊNCIA NO RESULTADO FINAL
DA ROTINA ANALISADA? HÁ, REALMENTE, UMA NECESSIDADE ABSOLUTA DESSA FASE?Se as
respostas a essas perguntas não forem positivas, a fase deverá ser eliminada.
3. ONDE ESSA FASE DEVE SER FEITA? SERÁ QUE A MUDANÇA DO LOCAL EM QUE ESSA FASE
ESTÁ SENDO REALIZADA NÃO PERMITIRÁ MAIOR SIMPLIFICAÇÃO DA ROTINA? TAL MUDANÇA DE
LOCAL É VIÁVEL?Verifique se a mudança de local onde a fase está sendo feita economizará tempo e
evitará transporte. Se tal acontecer, alterar a ordem de execução e eliminar as fases desnecessárias.
4. QUANDO ESSA FASE DEVE SER FEITA? A SEQÜÊNCIA ESTÁ CORRETAMENTE FIXADA?As
respostas a essas perguntas aprimoram a sustentação do analista no estudo realizado.
5. QUEM DEVE EXECUTAR A FASE? HÁ ALGUÉM MAIS BEM QUALIFICADO PARA EXECUTÁ-LA?
SERIA MAIS LÓGICO OU CONVENIENTE QUE OUTRA PESSOA REALIZASSE ESSA FASE?Essas
perguntas permitem verificar a extensão da transferência de autoridade e de responsabilidade dentro da
unidade organizacional.
6. COMO A FASE ESTÁ SENDO EXECUTADA?
A resposta a essa pergunta permite encontrar um meio mais fácil de executar a fase, seja por meio de um
impresso próprio, seja pela mecanização da fase ou ainda pelo uso de um equipamento especial.

Fica evidente que as perguntas apresentadas são necessárias, mas não suficientes. O analista deve
ter o discernimento para identificar quais outras perguntas devem ser efetuadas para o adequado
desenvolvimento dos trabalhos.

6.2.5 Simbologia do fluxograma

Os símbolos utilizados nos fluxogramas têm por objetivo evidenciar origem, processo e destino da
informação escrita e/ou verbal componente de um sistema administrativo. Por outro lado, salienta-se que
existe uma tendência, cada vez mais generalizada, para a padronização dos símbolos convencionais que
representam elementos ou situações correntes.
6.2.5.1 Fluxograma global ou de coluna
Recebe esse nome pela visão global do fluxo que oferece do fluxo de trabalho e também porque os
órgãos aparecem no fluxo sob a forma de colunas.
É o tipo de fluxograma mais utilizado pelas empresas.
• Utilizado tanto no levantamento quanto na descrição de novas rotinas.
• Permite demonstrar, com maior clareza, o fluxo de informações e documentos, dentro e fora da
unidade organizacional considerada.

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• Apresenta maior versatilidade, principalmente por sua maior diversidade de símbolos.

SIMBOLOGIA MAIS UTILIZADOS NO FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNA

Símbolo Descrição
Terminal: indica inicio e/ou fim do processo, podendo ser colocado no seu interior “INICIO” ou
“FIM”.
Operação:qualquer processamento que se efetive num fluxo e trabalho e que não possa ser
traduzido por símbolo próprio.
Conferência:indica qualquer exame, conferência ou inspeção no fluxo de trabalho.

Documento: identificam os documentos que entram no fluxo.

Arquivo definitivo: documento foi arquivado em caráter definitivo só podendo sair mediante
requisição.
Arquivo provisório:fluxo em parada temporária, aguardando alguma providência para
prosseguir.
Decisão: identifica uma tomada de decisão que leve ao desdobramento do fluxo. Sim? Não?

Conector de página: indicado para transferir o fluxo para outra página. Coloca-se o número
da folha de destino na de origem e na de origem a de destino.

Conector de rotina:serve para transportar a rotina para outra coluna, dentro da mesma
página. Coloca-se um número no interior do símbolo que identifique a mudança.
Linha indicadora de fluxo: serve para identificar o fluxo da rotina, unindo os símbolos. Deve
ter a sete no final.

Exemplos de fluxogramas:
De colunas

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Figura: Fluxograma do processo de movimentação do STJ (fluxo atual)

Fonte: Chinelato Filho (2004, p. 280)

Figura: Fluxograma do processo de movimentação do STJ (fluxo redesenhado)

Fonte: Chinelato Filho (2004, p. 281)

6.3. Lotacionogramas

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O lotacionograma é o gráfico ou instrumento de organização que se destina a fornecer uma visão

exata da disposição dos recursos humanos no seio da Instituição, facilitando a coordenação das reservas
braçais e intelectuais disponíveis e favorecendo possíveis trabalhos de remanejamento ou de
reorganização.

Os lotacionogramas devem ser utilizados sempre que ocorrerem alterações estruturais em um órgão
ou mudança no quadro de pessoal. O nível de detalhamento do lotacionograma varia de acordo com a
complexidade do estudo realizado.

Na formulação de lotacionogramas deve-se observar:

 No mínimo 50% dos funcionários de cada setor devem ter qualificação diretamente relacionada
com a atividade no setor;
 Em muitos casos é interessante agrupar funcionários de mesma qualificação em um único setor,
ganhando-se com isso em desenvolvimento e especialização minimizando a ociosidade;
 Quando se utilizam os valores previstos no lotacionograma, o fato de um setor cumprir
satisfatoriamente suas funções com um número de pessoas abaixo do previsto podem indicar que
houve superestimação da previsão, que deve ser revista.

Várias são as maneiras possíveis de representar um lotacionograma. Uma das maneiras mais
simples é citar o número total de funcionários por setor, de um órgão, como o visto a seguir:
Exemplo:

Figura: Lotacionograma
Fonte: Chinelato Filho (2004, p. 116)

6.4. Funcionogramas

O funcionograma é uma variação do organograma com acréscimo de informações sobre o órgão

representado.
È importante pois permite um melhor conhecimento sobre o órgão em análise, deve ser utilizado
para se verificar:
a) se alguma atribuição não é desempenhada na prática;
b) se há superposição de atribuições;
c) se não consta nas atribuições algo essencial para o órgão;
d) se há desequilíbrios entre os órgãos, com alguns sobrecarregados e outros com poucas
atribuições.
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A seguir um exemplo de funcionograma:

Figura: Funcionograma
Fonte: LACOMBE e HEILBORN (2003).

6.5 Matriz de Responsabilidades

Matriz de Responsabilidade- embora comum em estruturação da organização de projetos

com a estrutura analítica do projeto para ajudar a garantir que cada elemento do escopo do
trabalho do projeto tem uma pessoa responsável designada, também é um tipo de gráfico,
utilizado pelo analista para definir as responsabilidades de acordo com as atividades
desenvolvidas. Uma variação, utilizada pelo pessoal de RH, no levantamento e descrição de
funções é o organograma linear de responsabilidades, conforme figura abaixo:

Matriz de responsabilidade Organograma linear de responsabilidades

É possível então verificar se nenhuma tarefa ficou sem um responsável. Evita-se, ou melhor,
minimizam-se os imprevistos quanto a não se saber quem é responsável pelo que. As divisões de
responsabilidade devem ser identificadas, conforme os critérios estabelecidos pelos usuários,
normalmente: I– quem deve prover a informação para aquela tarefa; R – quem é o responsável
pelo produto daquela tarefa; A – quem aprova aquela tarefa; ainda, no exemplo, P- quem apenas
participa do evento, I-quem apenas é informado sobre o evento.

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6.5.1 Análise Crítica da Matriz de Responsabilidades

Pode ser feita:
Linha-a-linha – Análise de cada tarefa que compõe o processo (ou de cada atividade que compõe a
tarefa).
Coluna-a-coluna - Análise de cada órgão envolvido.
Qualquer que seja o caminho, a idéia é procurar anomalias que se verificariam pela existência de:
a) Redundância– Indica a existência de burocracia e passagem desnecessária por mais de um nível
decisório e duplicidade na responsabilidade de execução;
b) Adequada complementação de trabalho. Em caso de co-participação ou trabalhos
interfuncionais, deve ser identificado o principal executor e outros secundários.
c) Vazios indefinições ou desajustes no ciclo gerencial de atribuição de responsabilidades para a
realização da tarefa/atividade.
Para as anomalias identificadas, procede-se as modificações na situação atual, elaborando-se uma
matriz de responsabilidades referente a uma situação proposta.

6.6. WBS (Work Breakdown Structure) ou EAP (Estrutura Analítica de Projetos)

Também conhecida por WBS (Work Breakdown Structure), é uma ferramenta importante para se
identificar:
• O que deve ser feito;
• Quem vai fazer o que;
• Quanto tempo leva para realizar;
• Quanto custa a tarefa.
A WBS (EAP) tem por finalidade entender o projeto como um todo através de suas partes e ajuda
ainda a:
• Fornecer uma ilustração detalhada do escopo do projeto;
• Criar estimativas precisas de custos e cronograma;
• Montar equipes de projeto;
• Monitorar o progresso (cada tarefa é uma unidade mensurável do trabalho).
Cada elemento da estrutura da WBS recebe um peso equivalente ao que representa de progresso
físico ou financeiro do total do projeto ou do empreendimento. Esse balanço de representação dos pesos
é um bom caminho para verificar a usabilidade do WBS.

Projeto de capacitação de
mutiplicadores municipais

Planejamento
Levantamento da Seleção e avaliação Desenvolvimento
didático Avaliação
Demanda dos professores das aulas
Metodológico

Escolha dos Seleção das Determinação

Escolha da Seleção dos
municípios instituições dos critérios de
Metodologia locais das aulas
potenciais provedoras avaliação

Definição dos Fomatação da Definição dos Contratação Determinação

critérios de metodologia critérios de dos locais do do método de
análise seleção cursos avaliação

Demandas dos Equipe de

municipais dos Execução dos Execução da
professores cursos avaliação
cursos capacitados

Certificação dos
alunos
aprovados
6.7. Cronogramas
Cronograma:
Do grego cronos (tempo) e grama (gráfico), é um gráfico de planejamento de tempo, isto é, um
gráfico onde o padrão de planejamento e de controle é o tempo.

O cronograma é constituído de um gráfico de dupla entrada: nas linhas horizontais são alinhadas as
atividades planejadas, enquanto nas colunas verticais são marcados os períodos de tempo
considerados como padrão.

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Sua função é relacionar as duas variáveis: as atividades em função do tempo, mostrando o inicio e o
término de cada atividade através de linhas.

Linhas cheias representam o que foi planejado (planejamento),

Linhas pontilhadas representam o que foi realizado (controle), permitindo comparações fáceis e rápidas.
Exemplo: Cronograma Trabalho de Pesquisa em Grupo
Mês: Maio 2008
SEMANAS 1ª Sem 2ª Sem 3ª Sem 4ª Sem
Atividades
Pesquisar bibliografia
........................
Preparar resumos
....................................
Preparar roteiros
apresentação
.......................
Reunir material e
treinar apresentação
....................

b) Gráfico de GANTT

É um gráfico semelhante ao cronograma, mas com uma diferença: as colunas verticais (variável
tempo) são divididas em quatro partes. Originalmente, o gráfico de Gantt foi criado para o planejamento e
controle da produção semanal: cada mês (coluna) é composto de quatro semanas (subcolunas), para
dispensar o uso do calendário.
Preparação para a 2ª Avaliação do Bimestre
MESES/ MAIO JUNHO JULHO
SEMANAS
Semanas Semanas Semanas

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
ATIVIDADES
REUNIR
BIBLIOGRAFIA

FAZER RESUMOS

ESTUDAR

c)PERT:

Do inglês, Program Evaluation Review Technique cuja sigla PERT é mais popular do que seu nome
em português: Técnica de Revisão e Avaliação de Projetos ou Programas. É uma técnica complexa de
planejamento e de controle para múltiplas atividades interdependentes e relacionadas entre si em
diferentes períodos de tempo. Esta complicação não pode ser tratada com gráficos simples como o
cronograma ou o Gráfico de Gantt.

Com o planejamento, o administrador desenvolve a sua primeira função: antecipar a execução dos
trabalhos; para que os mesmos possam ser desenvolvidos da melhor forma possível.
Exemplo de um Pert para programar viagens

4
10
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1 A 2 D 6 F 7

B E B-E-F CAMINHO CRÍTICO:

3 5
DEMORARÁ MAIS TEMPO
PARA SER EXECUTADA
CONVENÇÃO

ATIVIDADE DESCRIÇÃO DURAÇÃO

A (1-2) MONTAR O PLANO DE VIAGEM 2 DIAS
B (1-3) TIRAR O PASSAPORTE 5 DIAS
C (2-4) RESERVAR OS HOTÉIS 4 DIAS
D (2-6) COMPRAR AS PASSAGENS 1 DIAS
E (3-5) OBTER OS VISTOS DE ENTRADA 3 DIAS
F (6-7) VIAJAR 1 DIA

Exercício prático em sala de aula- 20% da 2ª AV

Com base nos conhecimentos das atividades e rotinas de sua organização, utilizando os aplicativos
disponíveis, construa os seguintes instrumentos:
1) Organograma
2) Fluxograma
3) Lotacionograma
4) Funcionograma
5) WBS-EAP
6) Cronograma.

Bibliografia
CHINELATO FILHO, J. O&M integrado á informática; Editora: LTC - 12ª ed. – 2004.
CURY, Antônio. Organização e métodos: uma visão holística. São Paulo: Atlas, 7ª. ed.
rev. Ampl, 2002.
FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS. Slides: Fundamentos de Gerência de Projetos. Brasília:FGV, 2006.
LACOMBE, Francisco José Masset; HEILBORN, Gilberto Luiz José. Administração: princípios e
tendências. São. Paulo: Saraiva, 2003.
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organizações & Métodos. São Paulo: Atlas, 13ª
edição rev ampl, 2002.

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