Anlise de Processos

Por Jos Lus Carneiro

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Introduo
Movimentao de pessoas, papis e informao na organizao
Assegurar a fluidez

Limites decisrios variam segundo a posio hierrquica do funcionrio

Manter dentro dos padres de eficincia e eficcia

Objetivos:
Identificar a utilidade de cada etapa do processo Verificar as vantagens em alterar a seqncia das operaes (passos) Adequar as operaes (passos) s pessoas que as executam Identificar necessidade de treinamento especfico

Utilizada ao definir novos sistemas para a organizao

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Estratgia para estudo de processos

Escolha do processo a estudar
Indicadores de problemas (queixas, filas, etc.) Simples identificao no suficiente (vrias unidades)

Coleta dos dados e representao grfica

Uso de grficos (fluxogramas)

Anlise dos mtodos usados no processamento atual

Interao com outros processos (inclusive outras unidades) Dificuldades percebidas (reflexos de outros processos?) Modificaes na seqncia dos passos (criao e eliminao)

Implantao do novo processo ou sistema Manualizao (confeco de manuais) do novo processo

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Importncia da Anlise Processos

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Fluxograma (Flowchart)
Representao grfica que apresenta a seqncia de um trabalho de forma analtica, caracterizando as operaes, os responsveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo.
(OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organizao & Mtodos. So Paulo: Atlas, 2002)

Grfico que representa cada fase de um processo, identificando, de forma clara, as operaes e os envolvidos. Tambm conhecido como:
Carta de fluxo do processo Grfico de processamento Grfico de seqncia

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Fluxograma - Objetivos e Vantagens

Objetivos:
Padronizar a representao de mtodos administrativos Permitir maior rapidez da descrio de mtodos administrativos Facilitar leitura e entendimento Melhorar a anlise Facilitar localizao e identificao dos pontos mais importantes

Vantagens:
Levantamento e anlise de qualquer mtodo administrativo Apresentao real do funcionamento Visualizao integrada de um mtodo administrativo
Repercusses

Uso de convenes e smbolos (facilita a leitura)

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Fluxograma - Anlise
Algumas perguntas que permitem analisar o processo:
Por que esta fase necessria? Tem influncia no resultado final da rotina analisada? O que feito nesta fase? Para que serve esta fase? Onde esta fase deve ser feita? Uma mudana de/no local permitiria maior simplificao? Quando esta fase deve ser feita? A seqncia est na ordem correta? Quanto tempo dura a execuo desta fase? Quem deve executar esta fase? H algum mais bem qualificado para execut-la? Seria mais lgico que outra pessoa a executasse? Como esta fase est sendo executada?
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Simbologia Gabarito

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Tcnicas e Tipos de Fluxogramas

Regra geral:
De cima para baixo, da esquerda para direita Observar o cruzamento das linhas de fluxo Recomendvel o papel quadriculado As operaes podem ser numeradas de forma seqencial, para permitir referncias ou comentrios Fluxograma Vertical Fluxograma Sinttico Fluxograma de Blocos Fluxograma Esqueleto Fluxograma de Procedimentos
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1. Incio

Existem diversos tipos de fluxogramas:

2. Processo

3. Deciso

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Fluxograma Vertical (Michael Addison)

Tambm chamado de:
Folha de Anlise Folha de Simplificao do Trabalho Diagrama de Processo

padronizado, pode ser usado formulrio pr-impresso

ASME (American Society of Mechanical Engineers)

Preenchimento simplificado (no exige desenhos)

Facilita o entendimento Mais utilizado em levantamentos de processos

Dificuldade em identificar fluxos alternativos (outra cor) Pode apresentar colunas extras com informaes adicionais (distncia, tempo decorrido, etc.)
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Fluxograma Vertical Exemplo

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(CRUZ, Tadeu - 2002)

Fluxograma Sinttico
Representao da seqncia dos vrios passos (ou grupos de passos) de um determinado processo Representa genericamente o processo No h preocupao em identificar cargos, unidades ou localizao de cada atividade Indicado quando:
necessrio o esboo do processo a ser estudado necessrio apresentar o processo a pessoas pouco acostumadas com fluxogramas O propsito fazer apenas uma anlise superficial do processo
Para decidir se vale a pena detalh-lo Para apresentar a pessoas que no o conhecem profundamente
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Fluxograma Sinttico Exemplo 1

Processo de Recebimento de Matria-prima
Recebe Transportadora

Consulta Pedido de Compra

Testes de Qualidade no Laboratrio

Devolve lote ao Fornecedor

Envia lote ao Depsito

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Fluxograma Sinttico Exemplo 2

Processo de Adiantamento de Salrio
Funcionrio preenche a SAS

Verifica data-limite da SAS (dia 20)

Envia SAS ao Setor de Pagamento

Recusa SAS

Registra valor solicitado

Efetua pagamento

Legenda: SAS Solicitao de Adiantamento de Salrio

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Fluxograma de Blocos
Parecido com o Fluxograma Sinttico, permite maior detalhamento:
capaz de exibir os fluxos alternativos Permite estabelecer se o processo positivo ou negativo Possui uma maior variedade de smbolos (mais verstil)

o mais utilizado pelas empresas

Usado no levantamento de processos existentes Usado na descrio de novos processos
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Smbolos mais utilizados

(OLIVEIRA, Djalma P. R. - 2002)

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Fluxograma de Blocos Exemplo 1

Processo de Recebimento de Matria-prima
Incio

Recebe Notas Fiscais

Envia amostras para o Laboratrio

Confere com o Pedido de Compra

Efetua Testes de Qualidade

OK ? No

Sim

OK ? No

Si m

Envia lote ao Depsito

Devolve lote ao Fornecedor

Aguarda novas entregas

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Fluxograma de Blocos Exemplo 2

Processo de Adiantamento de Salrio
Funcionrio
Incio SAS
Solicitao de 1 Adiantamento (SAS) 2

Depto. Pessoal
1 2 Verifica data da SAS

Depto. Financeiro
SAS 1

SAS SAS

SAS

Sim

Antes do dia 20?

No 1

Registra valor solicitado

Cheque

2 an os

SAS

SAS 2

SAS

Cheque
2 ano s

Fim

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Recomendaes Finais
Identifique, no incio, que tcnica de fluxograma ir utilizar Simplificar processos no somente eliminar passos Seja detalhista no levantamento (cuide para no omitir nada) Os processos no so isolados, identifique os reflexos til vincular a Anlise de Processos ao Estudo de Layout Manuais so decorrncia da Anlise de Processos Existem softwares que auxiliam no desenho de fluxogramas
MS-Windows
Visio, Edge Diagrammer, SmartDraw, Harvard Graphics, MS-Office

Linux
Kivio, DIA, OpenOffice.Org
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Diagrama de Fluxo de Dados (DFD)

Enfoque diferente do Fluxograma
Prioriza o fluxo dos dados e no do processo Utilizado por Analistas de Sistemas na definio de novos sistemas

Smbolos mais utilizados:

Identificao N. Descrio Id Descrio

Bancos de Informaes (Repositrio) Fluxo de dados

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Descrio

Localizao

Processo
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Fator Externo (Entidade)

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Diagrama de Fluxo de Dados (DFD)

Processo de Adiantamento de Salrio
1 a SAS SAS Recusado Verifique se a data anterior ao dia 20 Depto. Pessoal SAS Aprovado 2 Registre o valor solicitado Depto. Financeiro

Funcionrio

SAS Aprovado

Arquivo de Solicitaes Cheque

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S A

ro va do

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