Dicas do Microsoft EXCEL

Este documento faz parte do material didtico oferecido no Curso Introduo a Informtica Bsica da Faetec, composto pelo resultado de pesquisas sobre o assunto na Internet, contendo material interessante para aprofundar no tema Excel. Pode ser acessado atravs do link http://info.abril.com.br/dicas/cat_12_0.shl.

SUMRIO A macro do Excel sumiu? Ento ache onde ela est!............................................................. 3 Ache o valor mximo de uma planilha com o Excel 97/2000 ............................................... 3 Aprenda a posicionar um grfico tridimensional numa planilha Excel ................................. 4 Arredondamento e formatao de clulas .............................................................................. 4 Clculo da moda no Excel...................................................................................................... 5 Como buscar planilhas na web e levar para o Excel 2000/XP............................................... 5 Como calcular juros no Excel ................................................................................................ 6 Como calcular nmero de dias decorridos entre duas datas com o Excel 97/2000 ............... 9 Como configurar impresso para vrias planilhas de uma s vez no Excel 97/2000 ............ 9 Como consolidar vrias planilhas numa s com o Excel 97/2000/XP................................... 9 Como dar nome s clulas no Excel 97/2000 ...................................................................... 10 Como determinar o nmero que mais aparece numa planilha Excel 97 .............................. 10 Como fazer sries personalizadas para AutoPreenchimento com o Excel 97/2000 ............ 10 Como lidar com a formatao condicional no Excel 97/2000 ............................................. 11 Como lidar com linhas mltiplas em clulas com o Excel 97/2000 .................................... 11 Como lidar com objetos de desenho em planilhas do Excel 97/2000 .................................. 11 Como lidar com seqncias numricas no AutoPreenchimento do Excel 97/2000 ............. 11 Como montar no Excel um controle das finanas pessoais ................................................. 12 Como mudar a visualizao das tabelas no Excel 97........................................................... 13 Como preservar o contedo de uma clula no modo de edio do Excel 97/2000.............. 13 Como recuperar informaes de planilhas corrompidas do Excel ....................................... 14 Como recuperar uma planilha danificada no Excel ............................................................. 14 Como salvar uma planilha como documento web no Excel 97/2000 .................................. 14 Como somar a jato no Excel 97/2000 .................................................................................. 14 Como usar no Excel XP para publicar automaticamente nmeros na internet .................... 15 Como usar o Excel 97/2000/XP como um banco de dados ................................................. 15 Como usar planilha com HTML e ActiveX no Excel 2000................................................. 15 Como usar planilhas 3D ....................................................................................................... 16 Como usar planilhas dinmicas no Excel 97........................................................................ 17 Concatenando valores no Excel 97/2000 ............................................................................. 18 D para chamar clulas pelo nome, amigavelmente, no Excel 97/2000 .............................. 18 Diretrio-padro do Excel.................................................................................................... 18 Duas planilhas na tela........................................................................................................... 18 Duplicando frmulas no Excel 97/2000............................................................................... 19 Explorando o AutoPreenchimento do Excel 97/2000 .......................................................... 19 Faa clculos com nmeros de outras planilhas com o Excel 97/2000/XP ......................... 19 Formatando regies de uma planilha no Excel 97/2000 ...................................................... 20

Incluindo numa clula o nome e o caminho da pasta de trabalho no Excel 97/2000........... 20 Linhas e colunas ocultas no Excel........................................................................................ 20 O Excel 2000 parou de calcular? fcil resolver ................................................................ 20 O que fazer se o Excel se recusa a salvar uma planilha ....................................................... 21 Ocultar clulas agiliza o trabalho no Excel.......................................................................... 21 Para achar orelhas de acesso em meio a grande nmero de planilhas no Excel 97/2000 .... 21 Para copiar dados de uma seqncia vertical para uma horizontal com o Excel 97/2000 ... 22 Para evitar erros de datas no Excel....................................................................................... 22 Para incluir um comentrio na clula................................................................................... 22 Para listar apenas os dias teis no Excel 97/2000 ................................................................ 22 Para personalizar avisos de erros no Excel 97/2000 ............................................................ 23 Para proteger planilhas com o Excel 97/2000...................................................................... 23 Para usar hyperlinks no Excel 97/2000 ................................................................................ 23 Planeje os investimentos no Excel 97/2000/XP................................................................... 24 Planilhas como banco de dados no Excel 97/2000 .............................................................. 25 Quantas planilhas voc quer?............................................................................................... 25 Recorra ao poder da Subtotal ............................................................................................... 25 Seleo de colunas no Excel ................................................................................................ 26 Selecionar toda a planilha .................................................................................................... 26 Separando botes de imprimir e salvar no Excel 97/2000 ................................................... 26 Separando resultados parciais numa planilha com o Excel 97/2000 ................................... 26 Some no Excel s quando for necessrio ............................................................................. 26 Tabelas Excel dentro do Word ............................................................................................. 27 Toda a planilha numa nica pgina...................................................................................... 27 Torne vermelhos nmeros que indicam negativo no Excel 97/2000/XP ............................. 27 Saiba como criar formatos para exibir nmeros, textos e datas no Excel............................ 28 Use o Excel para montar uma planilha que automatiza a emisso de pedidos e oramento na empresa................................................................................................................................. 30

A macro do Excel sumiu? Ento ache onde ela est!

Voc acaba de criar uma macro no Excel, fecha a planilha, abre outra e... cad a macro? Para comeo de conversa, ela no sumiu, foi salva no prprio arquivo da planilha. Voc nem percebeu porque o Excel, diferentemente do Word, que guarda todas as macros num lugar s, o Normal.dot, oferece trs opes de arquivamento. Refaa o caminho e confira. Abra uma planilha, clique em Ferramentas, Macro e em Gravar nova macro. Na caixa de dilogo, observe que no campo Armazenar Macro Em tem uma lista dropdown com as seguintes opes: Esta pasta de trabalho, Nova pasta de trabalho e Pasta de trabalho pessoal de macros. Defina de novo a macro, determine a tecla de atalho, escolha a pasta de trabalho pessoal e clique OK. Agora, se voc usa Windows 98, sua macro estar no caminho C:WindowsApplication DataMicrosoftExcel XLInicio. No Windows 2000 e no XP, as macros ficam guardadas nos diretrios relativos ao usurio.

Ache o valor mximo de uma planilha com o Excel 97/2000

Voc tem uma planilha que faz o acompanhamento dirio da variao de um nmero qualquer: valor do dlar, faturamento do caixa de sua empresa, medies num laboratrio. Enfim, uma planilha que inclui uma coluna para datas e outra para valores. Num documento desse tipo, como localizar, na coluna de datas, a clula correspondente ao valor mximo (ou mnimo) registrado? A dificuldade, aqui, reside no fato de voc no saber de antemo at onde se estendem as colunas, j que os pares data-valor vo sendo adicionados com o tempo. Em outras palavras, voc quer descobrir qual o maior valor de uma regio em aberto. Uma soluo pode ser a seguinte. Admita que as datas esto na coluna A e os valores na B. A primeira linha ocupada com ttulos: Data, Valor. Admita, tambm, que esses dados sempre formam um par: no h data sem valor nem vice-versa. O primeiro passo consiste em nomear a coluna B. Acione Inserir/Nome/Definir e digite, em cima, o nome Dados (Valor no adequado: existe uma funo com esse nome). Embaixo, escreva: =DESLOC(Plan1!$B$2;0;0;CONT.VALORES(Plan1!$B:$B)-1) Voc criou uma frmula chamada Dados. A funo CONT.VALORES verifica quantas clulas preenchidas existem na coluna B. A subtrao de 1, no final, desconta a clula B1, que contm o ttulo. A frmula acima tem apenas um papel auxiliar: retorna uma referncia coluna B e ser usada na frmula seguinte, que voc pode incluir em qualquer clula: =DESLOC(A1;CORRESP(MXIMO(Dados);Dados;0);0) Esta nova frmula fornece a data na coluna A que faz par com o valor mximo registrado na coluna B. Se voc quiser a data para o valor mnimo, basta trocar a a funo MXIMO por MNIMO. Como as colunas de dados tendem a crescer, crie, no incio da planilha, uma clula para exibir a data de mximo e outra para a data de mnimo. Lembrete: naturalmente, o valor mximo ou mnimo pode ocorrer mais de uma vez. Essa soluo aponta apenas o primeiro. Voc pode ampli-la para encontrar os demais.

H outra soluo interessante derivada dessa primeira: possvel criar um grfico que incorpore automaticamente os novos valores dirios includos na planilha. Mais uma vez, acione Inserir/Nome/Definir e digite a frmula Eixo_X: =DESLOC(Plan1!$A$2;0;0;CONT.VALORES(Plan1!$A:$A)-1) Agora, crie um grfico - melhor em outra planilha, para ocupar todo o espao disponvel. Inicialmente, conclua o grfico vazio. Em seguida, clique nele com o boto direito e escolha Dados de Origem. Abre-se uma janela com esse nome. Escolha a orelha Seqncia e clique no boto Adicionar. Agora, na caixa Nome, d um ttulo para o grfico. No campo Valores, digite: =Plan1!Dados Isso diz ao Excel quais dados devem ser usados para gerar o grfico. Por fim, na caixa Rtulo dos Eixos das Categorias (X), informe: =Plan1!Eixo_X O grfico est pronto. Para test-lo, v planilha e inclua novos pares data-valor. Funciona! De agora para a frente, alimente os dados e o grfico vai se fazer sozinho.

Aprenda a posicionar um grfico tridimensional numa planilha Excel

Vale a pena explorar o poder do Excel para apresentar as informaes de forma grfica. No caso de figuras 3D, alguns truques ajudam a deixar o resultado melhor. Quando o Excel produz um grfico tridimensional, possvel que a disposio de barras, setores de pizza ou outros componentes do grfico no sejam os mais adequados para a visualizao dos dados. Uma sada pode ser a rotao do grfico. Para fazer isso, o modo tradicional clicar com o boto direito em qualquer ponto das extremidades do grfico e, no menu, escolher Exibio 3D. Abre-se a janela com esse mesmo nome. Nela, voc pode clicar nos botes com setas para rotacionar o grfico. Outra forma, mais rpida e menos conhecida, levar o ponteiro do mouse at uma das extremidades da rea de plotagem do grfico. Quando o cursor passa sobre uma delas, aparece uma etiqueta com a legenda Cantos. Ao clicar num desses cantos, surgem pequenos quadrados pretos que servem de ala para a manipulao do grfico. Clique numa dessas alas e gire a figura vontade. Outra dica: faa a movimentao mantendo pressionada a tecla Ctrl. Isso permite girar e visualizar ao mesmo tempo a estrutura do grfico, o que facilita decidir a hora de parar.

Arredondamento e formatao de clulas

No Excel, quando voc formata as clulas para exibir nmeros - por exemplo - com duas casas decimais, passa a enfrentar um problema.Os nmeros, especialmente os que resultam de clculos, so mostrados na tela com dois algarismos depois da vrgula. Mas, na memria, eles so guardados sem arredondamento, com muito mais casas decimais. E esses nmeros que

so usados nas operaes. Resultado: depois de clculos em cascata, voc obtm valores que no so os esperados. Para garantir que o Excel exiba na tela o mesmo nmero guardado na memria, use a funo ARRED, de arredondamento. Ela pede o nmero e a quantidade desejada de casas decimais.

Clculo da moda no Excel

Numa planilha Excel, fcil calcular a moda de um conjunto de valores. Moda, voc sabe, a figura estatstica que indica o valor que mais se repete numa amostra. Nesse caso, a amostra uma linha, uma coluna ou uma regio qualquer da planilha. S que, no Excel, em vez de usar o nome moda, que seria o correto, usa-se a funo Modo. Basta construir uma frmula assim: =Modo(A1:C4) No caso, A1:C4 a regio que contm as clulas com os valores desejados. Se no houver valores repetidos, o resultado ser um erro do tipo #N/D (no disponvel). Se houver mais de um valor modal, a moda ser o menor. Na seqncia de quatro nmeros 3,3,10,10, a moda 3, que o valor menor.

Como buscar planilhas na web e levar para o Excel 2000/XP

O Excel oferece um recurso que permite a captura de tabelas existentes em pginas web para uma planilha em seu desktop. Trata-se de um recurso muito til para quem deseja realizar clculos com base em informaes trazidas de uma fonte externa. Tambm possvel manter um vnculo ativo com a pgina: se os dados se modificarem na web, sero igualmente modificados na planilha. Veja, por exemplo, como importar uma tabela da web para o Excel. D o comando Dados/Obter Dados Externos/Nova Consulta Web. Na tela que se abre, digite o endereo da pgina desejada. Voc pode escolher a opo Somente as Tabelas e trazer todas as tabelas da pgina. Ou ento selecionar a alternativa Uma ou Mais Tabelas Especficas na Pgina. Isso implica que voc deve indicar o nmero da tabela desejada. O problema, nesse caso, que voc precisa descobrir, por tentativa e erro, qual nmero corresponde quela tabela. Agora, clique em OK. Surge nova tela. Clique em Propriedades para ajustar algumas caractersticas da tabela importada. Marque a caixa Atualizar a Cada X Minutos (defina o valor X), se quiser que os dados sejam recapturados na web a intervalos regulares. Naturalmente, isso s faz sentido se a tabela original for dinmica, com variaes freqentes, como informaes da bolsa de valores e taxas de cmbio. Marque ainda a caixa Atualizar Dados em Abrir Arquivo para que uma reimportao da tabela seja feita toda vez que voc abrir a planilha. No Excel XP, essa tarefa mais fcil, porque o programa exibe um minibrowser, no qual voc pode navegar at a pgina que contm a tabela que deseja capturar. Cada tabela da pgina est marcada, no topo, por uma pequena seta. Clique na seta para selecionar a tabela desejada. Isso evita que voc tenha de adivinhar qual o nmero da tabela.

Como calcular juros no Excel

Vamos mostrar como criar uma aplicao para calcular e montar tabelas detalhadas para a amortizao de emprstimos. Voc, que vai construir o sisteminha, ter de encarar todas as frmulas e truques necessrios para faz-lo funcionar. Mas o objetivo esconder todas as complexidades, criando um resultado final que qualquer usurio possa utilizar. Na verdade, se voc no est nem a para frmulas, a planilha desenvolvida por INFO est pronta para usar, e disponvel online no site da revista no endereo ftp:// ftp.info.abril.com.br/financiamento.zip. Mos obra. Para comear, vamos definir o formato geral de nossa planilha. Ela deve conter trs reas. Primeiro, as clulas nas quais o usurio deve digitar os dados bsicos do financiamento (valor, taxa de juros, prazo e data inicial). Depois, um painel-resumo, com o valor do pagamento mensal, nmero de pagamentos, total de juros e custo total do financiamento. O terceiro bloco apresenta uma tabela com a discriminao dos dados de cada pagamento previsto. Cada linha dessa tabela mostra a previso de pagamento de um ms, evoluindo desde o valor financiado total at o saldo final zero. Na elaborao dessa planilha, tomamos como ponto de partida um modelo publicado no site da Microsoft, que foi redefinido para este tutorial. Para acompanhar adequadamente as tarefas, aconselhvel que voc faa o download de nossa planilha no site de INFO: ftp:// ftp.info.abril.com.br/financiamento.zip. A principal tcnica utilizada na elaborao do projeto a definio de nomes para clulas, grupos de clulas e frmulas. Assim, em vez de operar com endereos, trabalha-se com variveis, o que facilita bastante a compreenso. muito mais confortvel, por exemplo, lidar com itens como Valor_Financiado e Taxa_Juros do que com E4, C7. Vamos, ento, montar a rea 1 da planilha, dedicada entrada de dados. Em nosso exemplo, ela ocupa as clulas de E4 a E7. Vamos dar um nome a cada uma dessas clulas. Coloque o cursor em E4 e acione o comando Inserir/Nome/Definir. Na caixa Definir Nome, digite, em cima, Valor_Financiado (o nome no pode ter espaos). Embaixo, o programa j inclui, automaticamente, o endereo de E4. Acione OK. Repita a operao para as clulas E5 a E7, nomeando-as, respectivamente, como Taxa_Juros, Prazo_Meses e Data_Inicio. Faa as adequadas formataes nas quatro clulas, ajustando cada uma conforme o contedo esperado: moeda, decimal, inteiro e data. Para orientar o usurio da calculadora de financiamentos, escreva, esquerda de cada clula, as indicaes dos dados a serem digitados. Passemos segunda rea. Na mesma coluna, no intervalo E11:E14, vamos nomear quatro clulas: Pagamento_Mensal, Num_Pagamentos, Total_Juros e Custo_Total. A cada um desses nomes deve corresponder uma frmula: =-PGTO(Taxa_Juros;Num_Pagamentos;Valor_Financiado) Acima, a frmula para Pagamento_Mensal. Ela usa a funo PGTO e baseia-se em outras variveis nomeadas. Observe o sinal de menos: ele indica que cada pagamento ser subtrado do valor financiado. A frmula para Num_Pagamentos a seguinte: =SE(Tudo_Preenchido;Prazo_Meses;"") A rigor, o nmero de pagamentos igual ao valor digitado na clula Prazo_Meses. No entanto, ele s deve aparecer quando o usurio tiver preenchido as clulas da rea 1 para o

clculo de novo financiamento. Por extenso, as clulas da rea 2 e da rea 3 s devem exibir alguma informao se as quatro clulas da rea 1 estiverem preenchidas. Para garantir isso, vamos criar uma frmula nomeada (sempre em Inserir/Nome/Definir), Tudo_Preenchido, que funciona como um teste lgico, do tipo sim/no: =SE(Valor_Financiado*Taxa_Juros *Prazo_Meses*Data_Inicio>0;1;0) Aqui, o truque o seguinte: multiplicam-se os quatro valores das clulas na rea 1. Se todos estiverem preenchidos, o resultado ser um nmero positivo; se pelo menos um estiver em branco, ser zero. Assim, se a frmula Tudo_Preenchido responde sim (valor 1), os clculos devem ser executados para preencher as reas 2 e 3. Se for no (valor 0), aquelas regies so mostradas em branco. As frmulas para as clulas Total_Juros (E13) e Custo_Total (E14) so, respectivamente: =-IPGTO(Taxa_Juros;Pagamento_Num;Num_Pagamentos;Valor_Financiado) =SE(Tudo_Preenchido;ARRED(Pagamento_Mensal;2)*Num_Pagamentos;"") Em Total_Juros, usa-se a funo IPGTO, do Excel, que fornece os juros acumulados de um investimento. Tambm nesse caso, como se trata de dbitos, o sinal negativo. Na frmula do Custo_Total, preste ateno para a funo ARRED (arredondamento), aplicada apenas ao valor do pagamento mensal. Ela garante que a multiplicao dos valores mostrados para Pagamento_Mensal e Num_Pagamentos produz, exatamente, o nmero mostrado em Custo_Total. Sem essa funo, apareceria um nmero aproximado. A rea 3 da planilha, que apresenta a discriminao de cada pagamento, encimada por um cabealho com sete ttulos de colunas: Nmero; Data do Pagamento; Balano Inicial; Pagamento; Principal; Juros; e Balano Final. Selecione essas sete clulas e nomeie-as como Linha_Cabealho, definida pela seguinte frmula: =LIN(Tabela de Amortizao! $17:$17) Ainda no havamos dito que nossa folha de clculo foi batizada como Tabela de Amortizao. Nessa tabela, o cabealho corresponde linha 17. Como a rea 3 pode se estender por mais de uma pgina impressa, acione Arquivo/Configurar Pgina/orelha Planilha e, na caixa Linhas a Repetir na Parte Superior, digite Linha_Cabealho. Avancemos, agora, para o miolo da rea 3. Vamos construir a primeira linha, logo abaixo do cabealho. Naturalmente, as sete clulas dessa linha tm frmulas especficas. A clula Nmero apresenta apenas o valor Pagamento_Num, ou seja, a seqncia 1, 2, 3 etc. Sua frmula : =SE(Nao_Pago*Tudo_Preenchido; Pagamento_Num;"""") Aqui, entra em cena novo teste lgico, que a varivel Nao_ Pago, tambm definida por uma frmula nomeada: =SE(Pagamento_Num<=Num_Pagamentos;1;0)

Esse teste indica se a linha deve ou no ser preenchida. A resposta ser sim enquanto o nmero do pagamento for menor ou igual ao total de pagamentos. A clula Data do Pagamento deve exibir a data inicial do financiamento acrescida de um ms: =SE(Nao_Pago*Tudo_Preenchido; Data_Pagamento;"") Ela se baseia na frmula nomeada Data_Pagamento: =DATA(ANO(Data_Inicio);MS(Data_Inicio)+Pagamento_ Num;DIA (Data_Inicio)) A clula Balano Inicial tambm depende de outra frmula nomeada, Balano_Inicial, que, por sua vez, aplica a frmula do valor futuro: =-VF(Taxa_Juros;Pagamento_ Num-1;-Pagamento_Mensal;Valor _Financiado) Balano Final, a ltima clula, tem base idntica: =-VF(Taxa_Juros;Pagamento_Num;-Pagamento_Mensal;Valor_Financiado) O valor a ser exibido na coluna Pagamento sempre o mesmo e corresponde a Pagamento_Mensal. Como em todas as clulas da rea 3, ele s deve ser escrito se os dados para o clculo foram preenchidos e se a linha se refere a uma prestao no paga: =SE(Nao_Pago*Tudo_Preenchido; Pagamento_Mensal;"") Por fim, vm as clulas para os valores Principal e Juros, que discriminam, no valor da prestao, quanto equivale restituio do capital e quanto corresponde a juros. Principal e Juros so, tambm, duas frmulas nomeadas. A primeira baseia-se na frmula PPGTO, do Excel: =-PPGTO(Taxa_Juros;Pagamento_Num;Num_Pagamentos;Valor _Financiado) Juros, por sua vez, usa a frmula interna IPGTO: =-IPGTO(Taxa_Juros;Pagamento_ Num;Num_Pagamentos;Valor_Financiado) Todas as clulas da primeira linha ativa da rea 3 devem ser copiadas para as linhas seguintes. Na planilha-exemplo, essas cpias foram estendidas at a linha 377, que corresponde prestao nmero 360 - ou seja, um financiamento de 30 anos, o prazo mximo aceito pela aplicao. A essa altura, sua calculadora de financiamentos j est completa. Faltam apenas detalhes de acabamento. Para concluir o trabalho, selecione as clulas ativas da rea 1 e d o comando Formatar/Clulas. Na orelha Proteo, desligue a caixa Travada. Agora, acione Ferramentas/Proteger/Proteger Planilha (a definio de senha opcional). Voc acaba de criar uma espcie de formulrio. As clulas para entrada de dados esto livres e todas as outras, protegidas. Assim, qualquer usurio poder usar a planilha sem o risco de modific-la. Essa aplicao foi testada nas verses 2000 e 2002 do Excel.

Como calcular nmero de dias decorridos entre duas datas com o Excel 97/2000
Para calcular o nmero de dias decorridos entre duas datas, basta subtra-las. Exemplo: A1=23/03/1999 e A2=17/12/2000. A frmula =A2-A1 fornece o perodo entre as duas datas, em dias (635). Ateno para o detalhe: voc precisa formatar como nmero a clula que contm a frmula. Caso contrrio, o Excel fornecer uma data.

Como configurar impresso para vrias planilhas de uma s vez no Excel 97/2000
Voc pode aplicar as mesmas configuraes de impresso a diferentes planilhas no Excel. Para isso, mantenha pressionada a tecla Ctrl e, com o mouse, clique na orelha das planilhas desejadas. Todas as orelhas assumem a cor branca, mostrando que esto selecionadas. Agora, prepare as configuraes de impresso: margens, cabealhos, rodaps etc. Todas sero aplicadas ao conjunto de planilhas selecionadas. Para desagrupar as planilhas, clique na orelha de qualquer uma delas (exceto a que estiver em primeiro plano). Ou, ento, clique com o boto direito numa das orelhas e escolha Desagrupar Planilhas.

Como consolidar vrias planilhas numa s com o Excel 97/2000/XP

No Excel, possvel usar numa planilha informaes armazenadas em arquivos externos. Isso permite a criao de planilhas-resumo - ou seja, tabelas que consolidam dados de outras tabelas. Exemplos clssicos so resultados mensais consolidados numa planilha anual, ou vrios documentos de filiais resumidos num documento nico, para toda a empresa. A maneira mais fcil de criar uma planilha consolidada conceber uma estrutura nica para todas as planilhas ou documentos. Ou seja, o arquivo ou planilha de janeiro deve ter a mesma estrutura do arquivo ou planilha de fevereiro; do mesmo modo, os dados da filial A devem ter layout idntico ao dos dados da filial B, e assim por diante. Vejamos um exemplo prtico. Voc acompanha, com uma planilha para cada ms, o perfil das receitas e despesas da empresa. Agora, terminado o primeiro semestre, deseja consolidar essas informaes num documento nico. A forma mais simples criar sete planilhas numa mesma pasta de trabalho: seis planilhas mensais, mais uma para o total. Para facilitar, os dados que vo ser aproveitados na planilha Ano devem estar nas mesmas posies em todas as planilhas. Uma forma simples de obter isso construir a lgica de uma das planilhas e depois copi-la para as demais. Digamos que a receita mensal esteja, em todas as planilhas, na clula C5. Para obter a receita do semestre, basta usar a seguinte frmula, na clula C5 da planilha consolidada: =SOMA(Janeiro:Junho!C5) Mesmo que as seis fontes de dados no pertenam todas a um mesmo arquivo, ainda assim possvel fazer a consolidao. S preciso conhecer bem o layout do documento fora do padro. Admita, por exemplo, que os dados de junho esto numa pasta de trabalho parte,

Junho.xls, na qual a receita mensal se encontra na planilha Plan2, clula G7. Nesse caso, para obter a receita do semestre, use a frmula: =SOMA(Janeiro:Maio!C5)+h:\docs\[Junho.xls]Plan2!G7

Como dar nome s clulas no Excel 97/2000

Quando voc chama clulas pelo nome com base em cabealhos, est usando um recurso automtico do Excel. Mas voc pode dar o nome que quiser a uma ou mais clulas. Selecione a rea desejada e d o comando Inserir/Nome/Definir. Na caixa de dilogo, digite o nome. Cada nome registrado passa a fazer parte de uma lista na Caixa de Nome, localizada esquerda da barra de frmulas. Para selecionar a rea correspondente, basta escolher o nome nessa lista.

Como determinar o nmero que mais aparece numa planilha Excel 97

O Excel oferece uma funo que faz esse clculo. Trata-se de Modo - traduo incorreta, nesse contexto, do ingls Mode. Em portugus, o nome dessa figura estatstica moda, o valor que mais se repete numa amostra. No Excel, a funo Modo se aplica a qualquer regio de clulas. Exemplo: =Modo(D5:D19) Se na regio no existem valores repetidos, a funo retorna um erro: #N/D (no disponvel). Se h mais de um valor modal, a moda o menor. Na seqncia 1, 1, 2, 2, a moda 1.

Como fazer sries personalizadas para AutoPreenchimento com o Excel 97/2000

O Excel traz, pronto, um pequeno conjunto de sries para a funo de AutoPreenchimento, com os nomes dos dias da semana e dos meses. Mas voc pode elaborar suas prprias listas. Se, por exemplo, seu trabalho envolve relatrios trimestrais, crie uma lista de trimestres. Se a empresa opera com dados por regio geogrfica, faa uma seqncia com os nomes das regies. Para isso, d o comando Ferramentas/Opes e clique na orelha Listas. Digite os itens na caixa Entradas da Lista, separando-os com a tecla Enter. Em seguida, clique no boto Adicionar e d OK. Outra forma de criar uma lista personalizada escrever os itens numa linha ou coluna de uma planilha. Selecione os itens e abra a caixa de dilogo Opes/Listas. Automaticamente, a caixa de texto Importar Lista das Clulas j mostra o endereo daquela regio de clulas. Clique no boto Importar e sua nova seqncia est pronta para ser usada.

Como lidar com a formatao condicional no Excel 97/2000

Um bom recurso de personalizao no Excel a formatao condicional. Ela permite que voc crie sinalizaes especiais para destacar valores. Se, por exemplo, voc professor e controla em planilhas os boletins de seus alunos, pode usar essa facilidade para aplicar visualmente o conceito de "nota vermelha". Na planilha, selecione a rea onde esto as notas a ser formatadas. Em seguida, d o comando Formatar/Formatao Condicional. Nos dois primeiros espaos da caixa de dilogo, escolha "O valor da clula " (espao 1) e "menor do que" (espao 2) . Na ltima caixa digite 5. Agora, clique no boto Formatar para indicar o formato a ser aplicado aos valores menores que 5. Surge outra tela, Formatar Clulas. Nela, voc vai poder definir itens como fonte e cor, do texto e da clula. Escolha, por exemplo, vermelho e negrito para o texto. A formatao condicional pode ser ainda mais sofisticada, pois aceita mltiplos critrios. Exemplo: menor do que 5, vermelho; entre 5 e 7, preto; maior que 7, azul. Para indicar novo critrio, clique no boto Adicionar.

Como lidar com linhas mltiplas em clulas com o Excel 97/2000

H duas formas de apresentar o texto de uma clula em mais de uma linha. A primeira acionar as teclas Alt+Enter no ponto em que as linhas devem ser quebradas. A outra forma consiste em mudar a formatao da clula. Para isso, selecione-a e, no menu, escolha Formatar/Clulas. Traga para o primeiro plano a orelha Alinhamento e, nela, marque a caixa Retorno Automtico de Texto. Nesse caso, voc no precisar mais usar o comando Alt+Enter. Os textos sero quebrados automaticamente ao final de cada linha.

Como lidar com objetos de desenho em planilhas do Excel 97/2000

Muitas vezes voc precisa incluir em sua planilha vrios objetos de desenho do mesmo tipo por exemplo, retngulos ou elipses. Normalmente, voc vai barra Desenho, clica no objeto desejado e traa-o no documento; clica no objeto e traa-o outra vez. Clica e traa. Para evitar essa repetio, d um duplo clique no objeto. Assim, ele permanece selecionado, permitindo que voc trace o nmero de figuras que desejar. Para desativar o esquema, clique uma vez no objeto ou pressione a tecla Esc. Esse procedimento tambm vlido em outros programas do Office, como o Word e o PowerPoint, que compartilham os objetos de desenho.

Como lidar com seqncias numricas no AutoPreenchimento do Excel 97/2000

E como fica o AutoPreenchimento para nmeros? Se voc digitar 25 numa clula e arrastar a ala dessa clula, o mesmo nmero se repetir. simples: escreva 25 e, na clula abaixo, 26. Selecione as duas clulas e, agora sim, arraste a ala. Assim, voc indica o tipo de seqncia que deseja fazer. Se voc quiser uma progresso de 2 em 2, pode escrever, por exemplo, 25 e depois 27.

Como montar no Excel um controle das finanas pessoais

Fazer a primeira planilha no rocket science, mas tem l suas dificuldades para o usurio realmente leigo. Este tutorial vai ajud-lo nesta tarefa. Usamos o Excel, da Microsoft, o software mais conhecido nessa rea. Vamos construir um documento til - uma planilha para controlar as finanas domsticas. Uma planilha simples, com abrangncia de seis meses. A idia registrar, logo no incio, as receitas - ou seja, salrios, dividendos e qualquer outro tipo de entrada. Em seguida, sero includas as despesas. No final, vem o balano, ms a ms, de receitas e despesas. Vamos l. Abra o Excel. Coloque o cursor na clula A1 (coluna A, linha 1) e digite Oramento Pessoal - 2001. Na linha 3, a partir da coluna B, escreva os nomes dos meses deste semestre: Jul, Ago, Set etc. Na linha seguinte, coluna A, escreva o nome de uma grande categoria: Receitas. Logo abaixo, inclua trs tipos de receita: Salrio, Dividendos e Outras Receitas. Mais adiante, salte uma linha e escreva: Receita Total. Pronto: a estrutura do bloco de receitas est pronta. Inclua mais divises, se for o caso. Agora, na linha seguinte, abra uma nova categoria: Despesas. Esta, como vimos, vai-se dividir em vrios blocos. A lgica dessa diviso tambm depende do tipo de organizao com que voc deseja trabalhar. Vamos adotar, aqui, quatro blocos de despesas: Fixas; Alimentao e Manuteno; Obrigaes Financeiras; e Pagamentos Diversos. Para completar a estrutura bsica da planilha, faltam apenas os resultados. Abra uma linha para o Total de Despesas e, por fim, outra para o Resultado, que ser o balano final entre receitas e despesas. Por enquanto, a planilha no passa de uma tabela vazia. Vamos adicionar a ela uma lgica de clculo. Nossa principal providncia ser fazer o Excel acumular automaticamente os totais de cada categoria. Comecemos com as receitas. Coloque o cursor na linha Total de Receitas, coluna correspondente ao ms de julho. A, digite a frmula: =SOMA(C5:C7) Isso significa que o total de receitas, naquele ms, corresponder ao somatrio das clulas C5 at C7. O total de agosto ser idntico: de D5 a D7. Mas voc no precisa escrever uma frmula para cada coluna. Ponha o foco no total de receitas de julho. Observe que a clula exibe uma pequena ala no canto inferior direito. Arraste essa ala para a direita, at a coluna Total. Com isso, voc reproduziu, com as devidas adaptaes para cada ms, a frmula definida para julho. Assim, se voc digitar um valor em qualquer clula das receitas, esse valor ser automaticamente acumulado na linha de Total. Como estamos trabalhando com valores monetrios, o correto predefinir os valores para duas casas decimais. Ento, faa o seguinte. Selecione a rea formada pelas trs subcategorias de receitas, da coluna Jul coluna Total. Agora, clique em Formatar/Clulas. Na orelha Nmero, escolha a categoria Nmero, indique duas casas decimais e clique em Usar Separador de 1000 para ter um ponto indicador de milhares. Repita essa formatao tambm para a linha Total de Receitas e para todas as clulas que podem receber nmeros. Repita os procedimentos acima, feitos no bloco das Receitas, para cada uma das subdivises das Despesas. Use um truque para a formatao com as duas casas decimais. Clique numa clula qualquer j formatada. Em seguida, na barra de ferramentas Padro, localize o boto

Pincel e d um duplo clique nele. O cursor se transforma num pequeno pincel. Selecione a rea que deseja formatar e - veja l! - todas as clulas apresentam o mesmo formato daquela clula original. O pincel continua ativo. Aplique o formato s outras reas. Acione a tecla Esc para desarmar o pincel. Agora, faltam apenas os clculos finais. A linha Total de Despesas corresponde soma de todas as acumulaes parciais de despesas. Na coluna de julho: =B18+B24+B30+B35 Por sua vez, a linha Resultado corresponde ao total de receitas menos o total de despesas: =B9-B38 Execute procedimentos idnticos para somar as linhas na coluna Total. Na linha Salrio, por exemplo, o total ser a frmula: =SOMA(B5:G5) Arraste a ala desse total at as duas linhas seguintes e repita esses procedimentos em cada rea das despesas. Cada valor digitado ser acumulado no sentido vertical e no horizontal. Est concluda a planilha. Apague os nmeros digitados como teste e digite os valores de verdade. Voc pode fazer o download da planilha criada neste exerccio. Ela est disponvel no site de Info no endereo ftp://ftp.info.abril.com.br/orcamento.zip. fcil adapt-la ao verdadeiro perfil de suas contas, inclusive passando do plano pessoal para o familiar.

Como mudar a visualizao das tabelas no Excel 97

No Excel 97, muitas vezes voc tem, pronta, uma tabela que ficaria melhor se visualizada de forma diferente. Ou seja, as colunas no lugar das linhas, e vice- versa. No difcil conseguir isso. Primeiro, selecione e copie (Ctrl+C) a parte til da tabela. Agora, passe para outra folha de clculo (se quiser, claro, pode ser na mesma folha) e acione o comando Editar/ Colar Especial. O Excel abre uma tela com vrias opes. Ligue a caixa Transpor e clique em OK. Pronto. Agora, copie e cole o cabealho e outros itens secundrios da tabela. No Excel 98 para Macintosh, o procedimento idntico.

Como preservar o contedo de uma clula no modo de edio do Excel 97/2000

Sempre que voc seleciona uma clula, ela entra em modo de edio. Mas, se voc comea a digitar, ops!, sobrescreve o contedo da clula. Para evitar isso, acione F2 antes de iniciar a digitao.

Como recuperar informaes de planilhas corrompidas do Excel

Voc vai abrir um arquivo no Excel e descobre que ele est corrompido. A causa pode ser, por exemplo, uma falha no disco ou um erro na transmisso do arquivo pela internet. Como recuperar as informaes? A resposta vai depender de quanto o arquivo foi danificado. Em alguns casos, o documento pode estar mesmo perdido. Mas h vrios procedimentos que valem a pena tentar antes de entregar os pontos. Para comear, se a causa do problema foi um defeito no disco, copie o arquivo para outro disco em boas condies de funcionamento. Se voc estiver usando o Excel 2002 (que faz parte do Office XP), ative o comando Arquivo/Abrir. Clique na seta ao lado do boto Abrir. Selecione o comando Abrir e Reparar e escolha o mtodo desejado para recuperar os dados. Se no for possvel abrir o arquivo no Excel, experimente desligar a funo de reclculo automtico. Para isso, clique em Ferramentas/Opes. Na aba Clculo, selecione Manual. Se, mesmo com o reclculo automtico desligado, o arquivo no puder ser aberto no Excel, tente abri-lo no Word, no WordPad do Windows, ou ainda no Excel 97 Viewer, que pode ser obtido no Download INFO (www.uol.com.br/info/ aberto/download/2394.shl).

Como recuperar uma planilha danificada no Excel

Voc est trabalhando numa planilha no Excel, comete algum erro e percebe que houve um estrago srio nela. Mesmo usando o comando Desfazer, voc no consegue retornar situao anterior. O que fazer? Se voc no salvou o arquivo depois do erro, clique em Arquivo/Abrir. Escolha o prprio arquivo em que est trabalhando e clique em Abrir. O Excel vai perguntar se quer reverter para o arquivo j gravado. Clique em Sim. Voc vai perder as modificaes feitas, mas vai ter sua planilha de volta. Esse recurso est presente nas verses 2000 e 2002 do Excel, e tambm em outros aplicativos da srie Office, como o Word.

Como salvar uma planilha como documento web no Excel 97/2000

No Excel 97, para salvar uma planilha como documento para a Web, acione o comando Arquivo/Salvar Como HTML. Abre-se um assistente para auxili-lo na configurao do arquivo. Se, por exemplo, sua planilha contiver uma tabela e um grfico ou ilustrao, sero criados dois arquivos: por exemplo, Planilha.htm e Planilha1.gif. Este ltimo corresponde ao grfico ou ilustrao, que o programa converte para imagem GIF. O assistente lhe oferece a chance de indicar ttulo e subttulo para a pgina HTML, assim como informaes sobre o autor e a data de criao.

Como somar a jato no Excel 97/2000

Para obter rapidamente a soma dos valores de um conjunto de clulas, basta selecion-las e olhar o resultado no rodap do Excel.

Como usar no Excel XP para publicar automaticamente nmeros na internet

No Excel 2000, possvel salvar planilhas, ou parte delas, em HTML e coloc-las na web. O nico problema que, quando voc atualiza o documento, preciso salv-lo outra vez em HTML e reenviar o arquivo modificado para o site. O Excel XP (2002) automatiza essa operao. Assim, sempre que voc alterar a planilha, a mudana tambm ser transferida para o arquivo da web. Para obter isso, siga o roteiro. Acione Arquivo/Salvar Como Pgina da Web. Em seguida, clique no boto Publicar. Surge nova caixa de dilogo. Na seo Item a Ser Publicado, indique se deseja incluir toda a planilha ou apenas um objeto dela. Em Nome do Arquivo, digite o endereo web completo onde a planilha deve ser salva. Agora, marque a opo Auto-republicar Sempre Que Esta Pasta de Trabalho For Salva. Para facilitar o teste, marque a opo Abrir Pgina da Web Publicada no Navegador. Para concluir a tarefa, clique em Publicar. Modifique um dado na planilha e d o comando Salvar. Atualize a pgina no browser e confirme: o dado tambm foi alterado na web.

Como usar o Excel 97/2000/XP como um banco de dados

Se voc precisa manter uma lista de contatos pessoais, ou mesmo o cadastro de sua coleo de CDs ou DVDs, use os recursos de banco de dados do Excel. Crie uma tabela, com os campos de dados indicados na primeira linha. A qualquer momento, voc pode acionar o comando Dados/Classificar e reorganizar os registros com base em at trs campos. Para pesquisar, use o comando Dados/Filtrar/AutoFiltro. Ao fazer isso, todos os campos, na linha de ttulos, ganham uma caixa de verificao que lhe permite filtrar o banco de dados para ver apenas os registros de um determinado tipo. Se, por exemplo, a tabela de CDs tem um campo Gnero, ao escolher a opo Rock, voc vai ver na tela apenas os registros com essa classificao. Voc pode, ainda, montar um filtro em cima de um conjunto j filtrado. Dos discos de rock, descubra quais tm dez ou mais faixas. Abra a caixa de verificao do campo Faixas e escolha Personalizar. No primeiro campo, escolha a opo " maior ou igual a" e ao lado escreva 10. Para voltar a visualizar a totalidade dos registros, desfaa o caminho: escolha Tudo, em Faixas, e Tudo, em Gnero. Os comandos Editar/Localizar e Editar/Substituir so outros recursos para trabalhar com os registros. Para um cadastro simples, o Excel quebra um bom galho. Agora, se voc quiser montar um banco de dados com vrias tabelas relacionadas, tela para digitao, relatrios variados... Bem, nesse caso, use um programa de banco de dados.

Como usar planilha com HTML e ActiveX no Excel 2000

O Excel 2000 produz documentos para a Web de forma diferente do 97. A verso mais recente salva um arquivo - por exemplo, Planilha.htm - com tabelas e textos, mais um diretrio chamado Planilha_arquivos. Neste renem-se todos os itens no-texto, como imagens GIF e JPG, alm de um arquivo XML, que contm os endereos dos demais. H tambm outra diferena importante. Depois que se aciona Arquivo/Salvar Como Pgina da Web, ainda possvel marcar a opo Seleo: Planilha e, em seguida, Adicionar Interatividade. O documento HTML produzido desse modo traz uma planilha viva. Ou seja,

em vez de mostrar apenas os nmeros, ela permite a edio da tabela com todo tipo de clculo. Para isso, a pgina Web incorpora um objeto ActiveX com o princpio ativo do Excel. Ah, essa planilha viva tem uma limitao: no faz grficos.

Como usar planilhas 3D

Nem se preocupe em montar planilhas novas para consolidar dados dispersos no Excel. Se o seu problema fazer contas com valores distribudos em arquivos diferentes, saiba que h uma forma simples de chegar l. O Excel permite, entre outras coisas, somar valores de planilhas diferentes, criando o efeito de uma conta tridimensional. Esse recurso particularmente interessante para consolidar dados, como os das filiais de uma companhia num determinado perodo. Suponha uma empresa com unidades em So Paulo, Rio de Janeiro e Belo Horizonte. O semestre acabou de se encerrar e voc quer saber quanto as trs filiais faturaram, gastaram e lucraram juntas ms a ms no perodo. O melhor caminho para o clculo vai depender de onde os dados esto. Se os valores de receitas, despesas e lucro ou prejuzo estiverem dispostos nas mesmas clulas nas vrias planilhas, e todas elas fizerem parte de uma mesma pasta de trabalho, bastar criar uma quarta planilha, a de Consolidao. Para somar, por exemplo, os tributos pagos pelas trs filiais em janeiro, registradas na clula B10 (veja o quadro), clique na clula B10 da planilha Consolidao e, depois, em somatria. V primeira planilha (So Paulo) e marque a clula B10. Aperte e segure pressionada a tecla Shift e clique na aba da ltima planilha das filiais (Belo Horizonte). Ao soltar a tecla, o Excel ter construdo a frmula =SOMA('So Paulo:Belo Horizonte'!B10) para somar todos os valores das clulas B10 nas planilhas da seqncia. Em seguida, pressione Enter para o resultado aparecer em Consolidao. Use os recursos de marcar e arrastar para estender a frmula para linhas inteiras ou colunas. Caso as planilhas estejam dispersas em outras pastas e haja diferenas na disposio dos valores (uma filial pode ter um item a mais de custos, por exemplo), h dois caminhos a seguir: copi-las para uma mesma pasta, perdendo as atualizaes que possam ocorrer nos arquivos originais, ou pinar os dados onde quer que estejam e garantir a atualizao, mas correndo o risco de colocar o valor certo na clula errada e vice-versa. Para pinar clulas numa mesma planilha, pode-se usar o mouse e a tecla Ctrl pressionada para ir montando a frmula. Na consolidao de dados pinados em lugares diferentes o Ctrl no funciona. Neste caso, o truque separar os endereos das clulas por ponto-e-vrgula, assim a marcao dos valores no vai desaparecer quando voc mudar de planilha para selecionar outro dado. Fique atento ao indicar o endereo da clula. Para somar, por exemplo, o lucro bruto da filial de So Paulo, na clula B3, com o da filial gacha, que est na clula C4 da planilha Plan2 da pasta de trabalho Porto Alegre.xls arquivada no diretrio Meus documentos, utilize a frmula: =B3+'c:\meus documentos\[Porto Alegre.xls]Plan2'!C4

Se o dado estiver na Internet, escreva: =B3+'http://www.empresa.com.br/planilha/[Porto Alegre.xls]Plan2'!C4.

Como usar planilhas dinmicas no Excel 97

A tabela dinmica um recurso interativo que permite visualizar ordenadamente resumos das informaes contidas em planilhas com grande nmero de dados. O aspecto interativo est no fato de que a tabela dinmica pode ser rearranjada, girando-se linhas e colunas para obter novas visualizaes. As tabelas dinmicas so teis quando a planilha-base apresenta muitas informaes repetidas. Por exemplo, voc pode ter uma planilha em que cada linha descreve os detalhes de uma compra feita por um cliente de sua empresa. Assim, a linha inclui nome do cliente, data, valor da compra e outros itens como o prazo de pagamento. Ao fim de um certo perodo, essa planilha vai mostrar numerosas repeties de nomes de clientes, datas e prazos. Ento vm as perguntas: qual o total de compras do cliente A nesse perodo? Qual cliente comprou mais? Em quais datas se verificaram os maiores volumes de vendas? As respostas podem ser obtidas facilmente com o uso das tabelas dinmicas. Acompanhe, a seguir, os passos para a montagem de uma dessas tabelas. Primeiro, crie a folha de dados bsica, como a mostrada nesta pgina. Em seguida, selecione a rea til da planilha e d o comando Dados/Relatrio da Tabela Dinmica. Um assistente entra em ao. A construo envolve quatro etapas. Nas duas primeiras, acione o boto Avanar. A terceira exibe uma tela com todas as colunas da tabela-base mostradas como botes, direita. Vamos montar uma tabela dinmica com o resumo dos valores comprados por cada cliente. Arraste o boto Nome para o campo Linha e o boto Data para o campo Coluna. Para a regio Dados, puxe o boto Valor. Avance para a tela final e clique em Concluir. A nova planilha similar segunda mostrada nesta pgina. Se voc quiser, pode montar outra tabela dinmica, incluindo o campo Prazo. Para isso, refaa a etapa trs, arrastando o boto Prazo para a rea Linha. Voc vai obter outra planilha, agora especificando as compras conforme os prazos. Voltando primeira tabela dinmica. Voc pode querer que as datas estejam no incio de cada linha e os nomes correspondam s colunas. Simples: troque as posies dos botes incorporados planilha. Por causa dessas facilidades, as planilhas so tambm uma ferramenta de anlise e servem como excelentes programas de apoio deciso. A fonte original dos dados no precisa ser uma planilha: pode ser, por exemplo, um banco de dados local ou corporativo.

Concatenando valores no Excel 97/2000

Uma funo utilssima do Excel CONCATENAR. Ela permite combinar, em textos, os valores de diferentes clulas de uma planilha. Admita que A1=45,17 e A2=23,78. Se voc quiser montar, numa clula, uma frase envolvendo esses dois valores, pode usar uma frmula assim: =CONCATENAR("Os valores finais so ";A1;" e ";A2) Isso produziria uma clula com o texto "Os valores finais so 45,17 e 23,78". Se A2 fosse um nmero com muitas casas decimais e voc desejasse apresent-lo com apenas duas, poderia usar, na frmula acima, a seguinte expresso em lugar de A2: TEXTO(C40;"##,00") Usando o princpio da concatenao, voc pode montar no Excel documentos comerciais, como recibos, que combinem texto com valores extrados da planilha.

D para chamar clulas pelo nome, amigavelmente, no Excel 97/2000

Em vez de fazer referncia a clulas pelos seus endereos - A17, F31, G27 -, voc pode trabalhar com elas de forma bem mais amigvel: chamando-as pelo nome. Se, por exemplo, voc tem colunas cujos cabealhos so meses, possvel obter o total delas adicionando os nomes: Janeiro+Fevereiro+Maro. Ateno: a capacidade do Excel para operar com rtulos pode ser desativada. Portanto, para que esta dica funcione em sua mquina, v a Ferramentas/ Opes/orelha Clculo e certifique-se de que a caixa Aceitar Rtulos em Frmulas est marcada.

Diretrio-padro do Excel
Como padro, o Excel salva os arquivos na pasta Meus Documentos. Mas, se voc quiser, pode mudar essa destinao dos arquivos do Excel. Para isso, acione Ferramentas/Opes e traga para o primeiro plano a orelha Geral. A, na caixa Local Padro do Arquivo, digite o diretrio em que os arquivos devem ser salvos.

Duas planilhas na tela

No Excel, voc pode ver mais de uma planilha na mesma tela. Para isso, acione Janela/Nova Janela. Voc tem agora duas cpias da mesma pasta de trabalho. Para v-las, volte ao menu Janela e escolha Organizar/Horizontal. As duas pastas vo-se apresentar, dividindo a tela. Agora, deixe uma na planilha atual e, na outra, escolha uma segunda planilha.

Duplicando frmulas no Excel 97/2000

Normalmente, quando se deseja aplicar a mesma frmula a uma coluna, escreve-se a frmula na primeira clula e arrasta-se o contedo desta para as demais. Existe outra forma de obter esse mesmo resultado. Selecione o conjunto de clulas, digite a frmula e pressione as teclas Ctrl+Enter.

Explorando o AutoPreenchimento do Excel 97/2000

O Excel tem um recurso muito til para poupar trabalho de digitao. Trata-se do AutoPreenchimento, que estende seqncias de nmeros, datas, dias da semana, meses e outras sries personalizadas. Um exemplo: digite uma data - 01/12/2000. Em seguida, puxe para baixo a pequena ala no canto direito inferior da clula. Veja: as clulas so preenchidas automaticamente com as datas subseqentes. Se voc operar devagar, vai notar que, em cada clula, o Excel mostra uma etiqueta com a data que est sendo escrita. Esse um item importante, porque lhe informa com preciso onde sua seqncia deve parar.

Faa clculos com nmeros de outras planilhas com o Excel 97/2000/XP

Vamos supor que voc trabalhe com vendas. No arquivo Preos.xls, em sua mquina, esto os preos atualizados dos produtos. Em Vendas.xls, armazenado num drive da rede local, esto informaes sobre os clientes de sua empresa. E, por fim, em Estoque.xls, disponvel na intranet da empresa, esto listadas as quantidades disponveis em estoque de cada produto. Voc quer montar uma planilha baseada em dados que esto nesses trs documentos. possvel? Claro. Voc pode incluir em seus clculos dados localizados em qualquer lugar do mundo. Sem exagero. Basta preencher alguns requisitos. O principal voc ter direito de acesso a essas planilhas. Depois, preciso enderear corretamente as informaes. O princpio bsico para fazer referncia a clulas de uma planilha diferente da atual dar o endereo completo da clula: drive, diretrio, arquivo, planilha, clula. Para trazer o contedo da clula E5 na planilha Plan2, na mesma pasta de trabalho da planilha atual: =Plan2!E5 Agora, uma referncia mesma clula, s que localizada no arquivo Preos.xls, armazenado em sua mquina em c:\meus documentos: =c:\meus documentos\[preos.xls]Plan2!E5 Para o arquivo localizado num drive da rede local, o procedimento idntico. Voc pode, inclusive, fazer clculos sobre valores localizados numa regio da planilha externa. A frmula seguinte calcula a mdia aritmtica dos valores das clulas E5 a E10, na planilha Plan2 do arquivo Vendas.xls, armazenado num drive de rede: =MDIA(N:\Vendas\[Vendas.xls]Plan2!E5:E10)

Por fim, eis um exemplo para extrair o contedo de uma clula num arquivo XLS guardado num servidor web: =http://www.servidor.com.br/docs/[Estoque.xls]Plan2!C4

Formatando regies de uma planilha no Excel 97/2000

O Excel no permite que voc selecione diferentes regies de uma planilha e aplique a elas, de uma vez, a mesma formatao. Portanto, voc precisa format-las uma a uma, em seqncia. Tudo bem, pacincia. Mas tambm no preciso voltar toda vez ao menu Formatar. Depois de formatar o primeiro grupo de clulas, selecione o prximo e pressione F4.

Incluindo numa clula o nome e o caminho da pasta de trabalho no Excel 97/2000

Se voc quiser incluir numa clula o nome e o caminho da pasta de trabalho, use a frmula: =CL("filename") Isso produzir uma informao como: "C:\Meus documentos\[custos.xls]Plan1".

Linhas e colunas ocultas no Excel

No Excel 97, 2000 ou XP -, fcil ocultar uma coluna. Clique com o boto direito do mouse no cabealho da coluna e escolha Ocultar. Para fazer a coluna reaparecer, clique com o cursor no cabealho, na interseo de duas colunas (a que vem antes e a que vem depois daquela que est oculta) e clique com o boto direito. Surge um pequeno quadrado. Arraste esse quadrado e veja a coluna reaparecer. Esses procedimentos tambm valem para as linhas da planilha. Esse recurso interessante quando voc vai imprimir uma planilha e no quer ou no precisa que algumas linhas ou colunas apaream.

O Excel 2000 parou de calcular? fcil resolver

Ao trabalhar com uma planilha do Excel, voc nota um comportamento estranho. Embora voc modifique o valor das clulas numa coluna, por exemplo, os totais se mantm os mesmos. Ser que o Excel perdeu, misteriosamente, sua capacidade de mastigar nmeros? No nada disso. D o comando Ferramentas/Opes e, na caixa de dilogo que se abre, traga para o primeiro plano a orelha Clculo. A opo ativa deve ser a de clculo manual. Troque-a para Automtico. Retorne planilha e veja que o comportamento foi normalizado. Mas resta a pergunta: como isso acontece? O Excel no altera o modo de clculo por si mesmo. Com

certeza, algum colega seu, que trabalha com a mesma planilha, configurou o programa para executar clculos somente aps um comando do usurio (F9). Essa opo til, especialmente quando se est adicionando dados a uma planilha muito grande. O desligamento do reclculo automtico evita que o Excel refaa uma extensa cascata de operaes aps a incluso de cada nmero. Assim, o usurio pode inserir os dados e s depois usar o F9 ou reabilitar o modo automtico.

O que fazer se o Excel se recusa a salvar uma planilha

Se voc consegue abrir um arquivo no Excel, mas o aplicativo recusa-se a salv- lo, provvel que ele esteja corrompido. Tente grav-lo em formato HTML ou Sylk (Vnculo Simblico). Para isso, use o comando Arquivo/Salvar Como. No campo Salvar Como Tipo, escolha o formato desejado. Se voc salvar um arquivo com vrias planilhas em Sylk, apenas aquela que est selecionada vai ser gravada. Nesse caso, vai ser preciso abrir o arquivo corrompido seguidas vezes para selecionar e salvar cada uma das planilhas. Em HTML, escolha a opo de salvar a pasta de trabalho inteira. Completada a operao de salvamento, reabra o arquivo no Excel e grave-o com um novo nome no prprio formato do aplicativo. Alguns dos recursos existentes nas planilhas, como as macros, podem se perder durante a operao. Mas, junto com eles, muitas vezes vo embora os erros que estavam impedindo a gravao do arquivo. Assim, possvel que voc consiga recuperar as informaes da planilha.

Ocultar clulas agiliza o trabalho no Excel

Se voc est trabalhando com uma planilha enorme, provavelmente perde um tempo rolando a tabela na tela para visualizar os nmeros. A soluo deixar visveis s as clulas que interessam no momento. No Excel, selecione com o mouse as colunas ou linhas a esconder, clique nelas com o boto direito e escolha a opo Ocultar. Se houver algum grfico baseado nos nmeros ocultos, a parte correspondente a eles tambm desaparece. Para ver novamente os dados escondidos, selecione as colunas ou linhas adjacentes, clique com o boto direito e escolha Reexibir. O comando de ocultar tambm existe em outras planilhas, alm do Excel.

Para achar orelhas de acesso em meio a grande nmero de planilhas no Excel 97/2000
Quando a pasta de trabalho tem grande nmero de planilhas, as orelhas de acesso a algumas delas no ficam vista. Para encontr-las, voc precisa clicar repetidamente nas setas localizadas esquerda das orelhas. Uma forma rpida de localizar planilhas clicar com o boto direito nessas setas. Assim, o Excel apresenta um menu com a lista completa das planilhas. Ento, basta escolher pelo nome a folha de clculo que voc procura.

Para copiar dados de uma seqncia vertical para uma horizontal com o Excel 97/2000
Voc tem uma tabela com uma coluna de itens - por exemplo, ttulos - que voc gostaria de usar como a primeira linha de uma nova tabela. Claro que voc no quer redigitar tudo, palavra a palavra, clula a clula. Mas h um problema: como copiar dados que esto na vertical para uma seqncia horizontal? simples: selecione as clulas desejadas na coluna e copie-as. Em seguida, coloque o cursor na posio inicial da nova tabela e acione Editar/Colar Especial. Na caixa de dilogo que se abre, marque a caixa Transpor. Pronto, sua coluna foi transformada numa linha. Vale lembrar que esse truque tambm funciona para vrias colunas. Nesse caso, ele se aplica, por exemplo, necessidade de fazer uma tabela girar 90 graus, convertendo as linhas em colunas. A tcnica da transposio tambm funciona para copiar linhas e colar colunas.

Para evitar erros de datas no Excel

O Excel trabalha, nas planilhas, com um sistema de datas seriais, no qual 01/ 01/1900 o dia 1, 02/02/1900 o 2, e assim por diante. Portanto, quando se digita 120867 numa clula com formato dd/mm/aa, o programa converte esse nmero para a data correspondente: 02/12/30 que, no caso, de 2230. Por isso, ao registrar datas, digite as barras. Observao: o sistema de datas, nas planilhas, diferente do usado no VBA. Neste, o dia 1 31/12/1899. Outra divergncia est no erro existente no Excel desde a primeira verso: nas planilhas, o programa aceita o dia 29/02/1900, que nunca existiu. A histria desse bug interessante. Segundo a Microsoft, no incio, para ganhar espao, o Excel precisava ser compatvel com o Lotus 1-2-3 para DOS, na poca o campeo do mercado. Isso significava poder importar de maneira fiel as planilhas do concorrente. Ento, como o 1-2-3 tinha o bug, o Excel tambm o incorporou. s favas o calendrio!

Para incluir um comentrio na clula

No Excel, para incluir um comentrio numa clula, clique nela com o boto direito do mouse e escolha Inserir Comentrio. Uma forma de fazer isso, sem o mouse, acionar as teclas Shift+F2.

Para listar apenas os dias teis no Excel 97/2000

Voc viu como fazer uma seqncia automtica de datas. E se voc quisesse listar somente os dias teis, deixando de fora os fins de semana? Tambm possvel. Em vez de arrastar a ala da clula com o boto esquerdo, de uso mais comum, faa-o com o direito. No final, solte o boto do mouse. Na lista que surge, escolha a opo Preencher Dias da Semana. Observe: entre as datas da seqncia no constam nem sbados nem domingos.

Para personalizar avisos de erros no Excel 97/2000

Quando uma frmula produz erro, o Excel inclui na clula uma mensagem como #DIV/0! (diviso por zero) ou #REF! (referncia invlida). Para evitar que essas mensagens apaream na planilha, ou mesmo para personaliz-las, use a funo ERROS (o portugus duvidoso, mas a funo est certa). Se, por exemplo, em lugar de uma mensagem de erro voc quiser que apaream trs asteriscos (***), escreva uma frmula como: =SE(ERROS(B1/A1);"***";B1/A1)

Para proteger planilhas com o Excel 97/2000

Quando se usa o comando Ferramentas/Proteger/Proteger Planilha, o Excel passa a impedir a edio de todo o documento. S que, em alguns casos, o que se deseja proteger apenas as frmulas, dando aos usurios a opo de mexer em outros itens. H um jeito de fazer isso: 1. Pressione Ctrl+T para selecionar toda a planilha. 2. Acione Formatar/Clulas (ou, pelo teclado, Ctrl+1), traga para o primeiro plano a orelha Proteo e desmarque a caixa Travada. Clique OK. 3. D o comando Editar/Ir Para (F5) e, na caixa de dilogo aberta, clique no boto Especial. Abre-se a janela Ir Para Especial. Nela, escolha a opo Frmulas e garanta que todas as caixas abaixo dela (Nmeros, Texto, Lgicas e Erros) esto marcadas. Clique OK. O Excel, que antes mostrava toda a planilha selecionada, vai agora destacar somente as clulas que contm frmulas. 4. Volte ao comando Formatar/Clulas (Ctrl+1), selecione a orelha Proteo e ative a caixa Travada. Agora, as clulas que contm texto e nmeros esto livres para edio, enquanto as clulas com frmulas esto travadas. 5. Falta somente ativar a proteo. Para isso, acione Ferramentas/Proteger/Proteger Planilha e clique OK. Observe: agora voc ainda pode visualizar as frmulas. No entanto, se tentar edit-las, o Excel avisar que no possvel. Se quiser desfazer essa configurao, percorra o caminho inverso: Ferramentas/Proteger/Desproteger Planilha.

Para usar hyperlinks no Excel 97/2000

Quem trabalha com muitos arquivos do Excel fica mudando de uma pasta de trabalho para outra, de uma planilha para outra. Para poupar esforo nesses movimentos repetidos, use hyperlinks. Acione Inserir/Hyperlink ou clique no boto com o cone mostrando um globo

terrestre e dois elos de corrente. Os hyperlinks podem apontar para outras planilhas na mesma pasta de trabalho, ou para arquivos externos - em sua mquina, num drive de rede local ou na Internet.

Planeje os investimentos no Excel 97/2000/XP

Voc tem um objetivo financeiro de longo prazo, como fazer uma poupana para assegurar no futuro os estudos de seu filho? O Excel pode lhe dar uma mozinha. fcil montar uma planilha para calcular quanto voc precisa investir. Abra um documento novo e crie dois blocos de clulas. O primeiro deve conter trs clulas para receber o valor mensal a ser investido, a taxa de juros anual e o perodo de investimento, em anos. O segundo bloco, com quatro clulas, exibir os seguintes resultados: nmero de pagamentos, em meses, o total de juros ganhos no perodo, o montante investido e o resultado final do investimento. As clulas do primeiro bloco recebero dados e as outras exibiro resultados. Portanto, no h nenhuma frmula ou cuidado especial em relao ao grupo 1. Vale lembrar apenas que a clula para entrada da taxa de juros deve ser preparada para o formato de porcentagem. Veja agora as frmulas para as outras clulas. Como a entrada do perodo feita em anos, o nmero de pagamentos mensais, naturalmente, deve ser esse nmero multiplicado por 12. No clculo, vamos trabalhar com uma taxa de juros fixa e mensalidades idem. Desse modo, o total investido ser o nmero de pagamentos vezes o valor mensal investido. O total acumulado ao fim do perodo dado pela frmula: =-VP(-Taxa_de_Juros_Anual/12;Nmero_de_pagamentos; Valor_Mensal;;0) Essa frmula fornece o valor presente do investimento. Observe: a taxa de juros anual dividida por 12, j que voc est operando com pagamentos mensais. A funo VP produz valores negativos porque representa dinheiro a ser pago. Para obter um valor positivo, use -VP. Use tambm o sinal negativo na taxa de juros para que os valores sejam acumulados. Sem isso, voc calcula uma operao de emprstimo: parte-se do valor financiado e cada pagamento vai cobrindo parte do capital e uma remunerao em juros at liquidar a dvida. Aqui, o sentido oposto: parte-se do zero para acumular capital e juros. Pronto. Voc j pode calcular seu investimento. Digite os valores no bloco 1 e veja os resultados nas outras clulas. Varie a aplicao mensal, a taxa de juros e o perodo, e ter uma idia de quanto preciso investir para juntar um bom p-de-meia. Voc pode sofisticar um pouco mais o uso dessa mesma planilha para calcular investimentos. At agora, voc tem de fornecer valores fixos (valor mensal, taxa de juros e perodo) para descobrir quanto vai acumular no final. E se voc fizer o inverso? Por exemplo: voc sabe que precisa amealhar 50 mil reais. Mas como alcanar esse valor variando pagamentos mensais, juros e perodo? Nesse caso, use o recurso Atingir Meta, que est no menu Ferramentas. Trata-se de uma forma digital de fazer as tradicionais contas de chegar. Na tela Atingir Meta, indique, em Definir Clula, o ponto do valor de chegada. No exemplo, o total acumulado. Na caixa Para Valor, digite 50000. Por fim, no campo Alternando Clula, indique a varivel que voc quer mudar (taxa, perodo, valor mensal) para atingir o resultado proposto. Clique em OK e o Excel mantm aberta uma caixa de dilogo e mostra, na planilha, os valores necessrios. Como se trata de uma

simulao, a planilha volta condio original quando voc fecha a caixa de dilogo. Voc pode voltar ao comando Atingir Meta e indicar outro item como varivel. Em alguns casos, o programa avisa que no encontrou uma soluo. Isso ocorre quando o item que est variando no pode assumir um valor necessrio para arredondar a conta.

Planilhas como banco de dados no Excel 97/2000

Se voc usa planilhas como bancos de dados, fcil apurar quantos registros existem que atendem a um determinado critrio. Se, por exemplo, a planilha contm um cadastro de clientes, fcil calcular quantos so da cidade do Rio de Janeiro. Basta usar a funo de contagem condicional COUNT.SE e indicar como parmetros a extenso da coluna Cidade e o nome da cidade desejada: =CONT.SE(E2:E520;"Rio de Janeiro")

Quantas planilhas voc quer?

No Excel, sempre que voc abre uma nova pasta de trabalho ela apresenta quatro planilhas, indicadas pelas orelhas na parte inferior esquerda da tela. E se, em vez de quatro, voc quiser duas ou seis folhas de clculo? simples. Acione Ferramentas/Opes e, na orelha Geral, indique o nmero desejado na caixa que tem a seguinte legenda: Nmero de planilhas na nova pasta.

Recorra ao poder da Subtotal

Uma funo poderosa do Excel e pouco utilizada a Subtotal. Escondida debaixo de um nome inexpressivo, a Subtotal permite realizar onze operaes diferentes, entre elas multiplicao, soma, mdia e contagem de itens. Alm de ecltica, a Subtotal bastante esperta. Ao somar os valores de uma coluna que contm subtotais, marcando a lista inteira, a funo ignora os dados parciais e d o resultado correto, facilitando o clculo. Outra grande vantagem da Subtotal a economia de tempo que proporciona na mudana de operao, bastando alterar na frmula apenas o nmero que a identifica: 1 faz a mdia aritmtica, 2 conta o nmero de itens da lista, 3 conta o nmero de itens desprezando clulas vazias e zeros, 4 encontra o maior valor da lista, 5 localiza o menor valor, 6 multiplica todos os valores selecionados, 7 aponta o desvio padro a partir de uma amostra, 8 calcula o desviopadro com base na populao, 9 soma todos os nmeros num intervalo de clulas, 10 estima a varincia com base numa amostra, e 11 calcula a varincia baseada na populao total. Para fazer a mdia das despesas registradas nas clulas A1, A2 e A3, por exemplo, escreva: SUBTOTAL (1; A1:A3). Se quiser saber qual foi a maior das despesas, substitua o 1 pelo 4. E

se a idia somar os trs gastos, troque o 4 pelo 9. Por restrio do Excel, a Subtotal no funciona no clculo 3D, de clulas numa seqncia de planilhas. A sada possvel para utilizar a funo criar nova planilha com dados pinados das outras.

Seleo de colunas no Excel

No Excel, existe uma forma rpida de selecionar uma ou mais colunas numa planilha. Basta marcar uma clula da coluna desejada e acionar Ctrl+Barra de espaos. Para selecionar mais de uma coluna, marque na horizontal uma seqncia de clulas e digite Ctrl+Barra de espaos.

Selecionar toda a planilha

Para selecionar todo o contedo de uma planilha, acione as teclas Ctrl+T. Ou, ento, com o mouse, clique na clula de origem da planilha aquela que fica no cantinho, entre a coluna A e linha 1.

Separando botes de imprimir e salvar no Excel 97/2000

No Excel, os botes Salvar e Imprimir so vizinhos na barra de ferramentas Padro. Por causa disso, muitas vezes voc imprime um documento quando na verdade queria salv-lo. Para evitar esse transtorno, mantenha pressionada a tecla Alt e arraste um dos botes para outra posio mais direita, na mesma barra de ferramentas. Esta dica vale tambm para o Word e os outros programas do Office.

Separando resultados parciais numa planilha com o Excel 97/2000

Uma frmula pode conter vrias partes independentes. Se voc quiser saber o resultado de uma dessas partes, selecione-a na barra de frmulas e acione a tecla F9. O valor aparece na prpria frmula. Para retornar, acione a tecla Esc. Se voc no fizer isso, o resultado parcial passar a fazer parte da frmula.

Some no Excel s quando for necessrio

O Excel conta com um recurso til de clculo automtico sempre que uma clula modificada em qualquer arquivo, mas que pode tirar a agilidade do seu trabalho quando voc mexe em muitas planilhas recheadas de frmulas. Para desabilitar esta funo, v at o menu Ferramentas/Opes, exiba a guia Clculo e selecione o campo Manual. Dessa forma, os clculos sero efetuados somente a partir de um comando do usurio. Pressionando F9, o Excel faz o clculo em todas as planilhas abertas.

Tabelas Excel dentro do Word

Quer inserir, no Word, uma tabela com todas as caractersticas de uma planilha? Clique no boto Inserir Planilha do Microsoft Excel, na barra de ferramentas. Com isso voc de fato passa a trabalhar com o Excel, dentro do Word. A tabela uma planilha mesmo, com direito a todas as funes e recursos do Excel. Quando o foco sai desse objeto, ele parece uma tabela normal. Mas quando voc d um duplo clique nele, entra em ao o Excel. Observe a metamorfose: os menus do Word incorporam as barras de ferramentas do Excel.

Toda a planilha numa nica pgina

Muitas vezes, no Excel, voc tem uma planilha enorme e deseja forar a barra para que ela seja impressa toda, ou em grande parte, numa nica pgina. Para isso, acione Arquivo/Configurar Pgina e, na orelha Pgina, escolha a opo Ajustar para 1 Pgina de Largura. O nmero 1, a, pode ser tambm 2, 3, conforme a necessidade.

Torne vermelhos nmeros que indicam negativo no Excel 97/2000/XP

Antes do Excel 97, voc precisava fazer algumas ginsticas para formatar uma clula conforme seu contedo. Por exemplo, destacar em vermelho os nmeros abaixo de um determinado patamar e em azul os que pertencerem a uma faixa bem definida. A partir da verso 97, esse recurso foi incorporado ao programa com o nome de Formatao Condicional. Admita que voc tem uma planilha para controlar o estoque de um produto. Sua empresa convenciona que o normal ter entre 200 e 500 peas do produto. Portanto, o que estiver abaixo ou acima dessa faixa requer providncias, para reposio ou reduo do estoque. Se voc usar cores em sua planilha, ser mais fcil perceber quando e como agir. Na planilha, selecione a rea dos dados e acione Formatar/Formatao Condicional. Na caixa de dilogo, como Condio 1, defina: se o valor da clula menor que o estoque mnimo (200), clique no boto Formatar e estabelea uma marca para a clula. Voc pode trabalhar com as cores da fonte e do fundo da clula e ainda com a borda. Defina, por exemplo, a fonte como vermelho e negrito. At agora voc cobriu apenas uma faixa - a do estoque baixo. Clique no boto Adicionar e vamos para o estoque normal. Se o valor da clula est entre 200 e 500 (nesse caso, entre inclui os dois extremos), no defina nenhum formato. Mais uma vez, clique no boto Adicionar e determine as condies para o estoque alto. Se o nmero de peas for maior que 500, formate a fonte em azul e negrito. Confira o resultado. Se quiser sofisticar a soluo, nomeie duas clulas, uma como Estoque_Max e a outra como Estoque_Min. Para isso, selecione a clula e d o comando Inserir/Nome/Definir e digite o nome. Preencha essas clulas com os respectivos valores, 500 e 200. Se mudar a poltica de estoques para esse produto, basta substituir o contedo dessas duas clulas. As formataes da planilha se adaptaro automaticamente nova poltica.

Saiba como criar formatos para exibir nmeros, textos e datas no Excel
Quando a formataopadro usada do Excel no traz resultados satisfatrios, a soluo utilizar um dos formatos opcionais predefinidos ou criar um novo com os cdigos de formatao. Se voc quiser transformar uma data no dia da semana por extenso, por exemplo, ter de criar um novo formato. Veja, a seguir, um roteiro para trabalhar com formatos personalizados no Excel. 1. Personalizando uma data Crie uma nova planilha no Excel e digite a data 1/1/2005 numa das clulas. Clique com o boto direito na clula, escolha Formatar Clulas e ative a aba Nmero. No quadro Categoria, selecione Personalizado. No campo Tipo, voc dever digitar um dos cdigos de formatao aceitos pelo Excel. Insira o cdigo dddd nesse campo. Veja, ento, no quadro Exemplo, logo acima, como ficar a clula nesse formato. Para aplicar a formatao, clique em OK. O Excel passa a mostrar a palavra sbado na clula, o dia da semana correspondente ao primeiro dia de 2005. Experimente formatar uma outra clula da mesma maneira. Depois de escolher a opo Personalizado no quadro Categoria, examine a lista de formatos que aparece sob o campo Tipo. No final dessa lista, voc vai encontrar o formato que acabamos de criar, dddd. Basta selecion-lo e clicar em OK para aplicar essa formatao clula. Toda a vez que voc criar um formato novo, o Excel vai acrescent-lo lista. Se voc quiser eliminar algum formato da lista, basta selecion-lo e clicar no boto Excluir. 2. Mais formatos H uma variedade de cdigos que podem ser usados no campo Tipo para especificar um formato de data, nmero ou texto. Dias d - O dia do ms, entre 1 e 31. dd - O dia do ms, entre 01 e 31, ou seja, com zero esquerda dos nmeros com um nico algarismo. ddd - O dia da semana abreviado em trs letras (seg, ter, qua...). dddd - O dia da semana por extenso. Meses m - O nmero do ms entre 1 e 12. mm - O nmero do ms entre 01 e 12. mmm - O ms em trs letras (jan, fev). mmmm - O ms escrito por extenso. Anos aa - O ano em dois dgitos, de 00 a 99. aaaa - O ano em quatro dgitos.

Horas h - A hora entre 0 e 24, em um ou dois algarismos. hh - A hora entre 00 e 24, sempre em dois algarismos. m - Junto com o h, indica minutos, de 0 a 59. mm - Minutos entre 00 e 59. ss - Segundos, de 00 a 60. 3. Preenchendo a clula com traos s vezes, pode ser interessante preencher com traos o espao no usado na clula. Para completar uma clula com traos depois de digitado um texto nela, use o cdigo de formatao @*-. Se quiser deixar um espao entre o texto e o primeiro trao, escreva @* (com espao entre o asterisco e o hfen). Nmeros em planilhas so alinhados direita. Nesse caso, os traos devem ser colocados esquerda do nmero para preencher a clula. Para isso, use o cdigo *-#. Tambm nesse caso, voc pode deixar um espao em branco entre o ltimo trao e o nmero, inserindo-o entre o hfen e o sustenido. Note que o # toma o lugar do nmero, e, o @, o do texto. 4. Ocultando valores Muitas vezes, algumas clulas da planilha so usadas para clculos intermedirios, mas voc no quer que elas fiquem visveis ao usurio. Para ocultar o contedo de uma clula que contm um nmero, use o formato ;; (duas vezes ponto-e-vrgula). Se a clula contiver texto, use ;;; para ocultar o contedo. Note que, no caso desses dois cdigos, o Excel no mostra nada no campo Exemplo. 5. A receita dos formatos Cada cdigo de formatao criado pode ter at trs sees para nmero e uma quarta seo para texto. Essas sees determinam o formato para nmeros positivos, nmeros negativos, zeros e texto, respectivamente. Se voc incluir apenas duas sees para nmeros, a primeira ser usada tanto para nmeros positivos quanto para zeros, e a segunda para nmeros negativos. Se usar apenas uma seo para nmeros, todos os nmeros usaro aquele formato. As sees so separadas por ponto-e-vrgula, como neste exemplo: #.###,00;[vermelho] (#.###,00);0,00;Info @ Com esse formato, nossos nmeros tero duas casas depois da vrgula e um ponto separando os milhares. Nmeros negativos vo aparecer em vermelho e entre parnteses. Se a clula contiver texto, ele ser antecedido pela palavra Info e por um espao em branco. 6. Texto e nmero juntos Para exibir tanto texto quanto nmeros numa clula, coloque os caracteres de texto entre aspas ( ) ou preceda um nico caractere com uma barra invertida (). Inclua os caracteres na seo apropriada dos cdigos de formato. Experimente este formato para datas: d/mmm. As datas sero exibidas na forma 25/jan, 13/ mai etc. Vejamos mais um exemplo:

R$ 0,00 Crdito; R$ -0,00 Dbito O Excel vai exibir uma quantia positiva como R$ 324,76 Crdito e uma negativa como R$ -234,76 Dbito. 7. Cores nos nmeros Para definir a cor dos caracteres numa seo do formato, digite o nome de uma destas oito cores entre colchetes ([ ]) na seo: Preto, Ciano, Magenta, Branco, Azul, Verde, Vermelho e Amarelo. O cdigo de cor deve ser o primeiro item da seo. Veja o exemplo: [azul]#; [vermelho]#; [preto]#; [verde]# 8. Condies na formatao possvel definir formatos de nmero que sero aplicados apenas se o nmero atender a uma condio especificada. Para isso, inclua a condio entre colchetes. A condio consiste num operador de comparao e num valor. O formato a seguir, por exemplo, exibe nmeros menores ou iguais a 200 em vermelho e nmeros maiores que 200 em azul: [Vermelho][<=200];[Azul][>200]

Use o Excel para montar uma planilha que automatiza a emisso de pedidos e oramento na empresa
A idia a seguinte: usar uma planilha Excel para criar um formulrio de pedido, ou de oramento, com clculos automatizados. Em vez de oferecer um espao para o usurio digitar a descrio dos produtos, o documento exibe caixas de combinao com a lista dos itens disponveis. Quando o usurio escolhe um produto nessa lista, o preo e o peso do produto aparecem na mesma linha. Em seguida, quando ele digita uma quantidade, o documento calcula o total parcial e o valor do frete para aquele item. Com a seleo de outros produtos, o pedido se recalcula. A soluo mostrada aqui usa recursos comuns da planilha e macros em Visual Basic (VBA). Acompanhe, a seguir, a montagem dessa folha de pedido. 1. Lista de produtos Para comear, vamos definir o corpo da tabela. O pedido tem cinco colunas: Produto, Preo Unitrio, Peso, Quantidade e Total. A coluna Produto formada por uma srie de caixas de combinao (controles combo box), alojadas nas clulas normais. Essas caixas vo conter a lista dos produtos. De onde vem essa lista? Vem de uma tabela que pode estar em outra planilha ou na prpria folha de clculo, em rea diferente. Em nosso modelo, vamos coloc-la numa planilha separada, Plan1. Nela, construa uma tabela com trs colunas: Produtos, Preo e Peso. Cada linha dessa tabela vai conter a descrio de um produto, seu preo e o peso em gramas. Detalhe importante: a primeira linha deve conter os ttulos das colunas e a segunda uma descrio de produto deixada em branco, com preo e peso equivalentes a zero. A clula vazia vai corresponder opo em que a linha no tem nenhum produto selecionado.

2. Opes na caixa Deixe a planilha Plan1 e parta para Plan2. A vamos construir a planilha do pedido (veja a ilustrao nesta pgina). Formate as colunas Preo Unitrio e Total para duas casas decimais e as colunas Peso (vamos trabalhar com gramas) e Quantidade para nmeros inteiros. Agora, defina quantos itens sero suportados em seu pedido. So cinco em nosso exemplo, mas voc pode optar por um nmero maior. Passemos incluso das caixas de combinao na planilha. Com o comando Exibir/Barras de Ferramentas, deixe visvel a barra Caixa de Ferramentas de Controle e trace, na coluna Produto, uma caixa de combinao (combo box). Ajuste a altura e o comprimento do objeto. Clique com o boto direito na caixa de combinao (o nome-padro dela ser ComboBox1) e escolha, no menu, a opo Propriedades. Na janela Propriedades, ajuste a linha List-FillRange para a faixa de clulas de Plan1 que contm a lista de opes que vo aparecer na caixa. A indicao feita no seguinte formato: Plan1!A2:A12 A regio indicada corresponde lista dos produtos, sem incluir a primeira linha (ttulo). Agora, copie o objeto e cole-o na clula imediatamente abaixo. Repita essa colagem conforme o nmero de linhas operacionais que pretenda incluir no pedido. Automaticamente, elas recebem nomes seqenciais: ComboBox1, ComboBox2 etc. Todas as caixas de combinao contm a mesma lista de produtos. Para fechar a estrutura da planilha, crie, na coluna Total, um totalizador parcial, que conter o somatrio dos valores dos produtos. Na prxima linha, deixe um espao para o valor do frete a ser calculado e, por fim, vem o total geral, que corresponde soma dos produtos mais o valor do frete. Um lembrete: o boto com o esquadro azul, na Caixa de Ferramentas de Controle, alterna entre o modo de desenvolvimento e o modo de ao da planilha. 3. Automao do clculo A parte externa do documento est pronta. Agora, precisamos adicionar os recursos de automao. Nosso objetivo, definido no incio, preencher automaticamente as informaes de preo e peso, assim que o usurio escolha o produto. Entramos, ento, no Visual Basic. Precisamos montar uma rotina, associada ao clique numa opo da caixa de combinao, que leia o preo e o peso do produto escolhido em Plan1 e os escreva, na linha da caixa de combinao acionada, em Plan2. O procedimento idntico para qualquer uma das caixas de combinao. Para conferir o cdigo, baixe a planilha de exemplo no site da INFO: ftp://ftp.info.abril.com.br/pedido_auto.zip. Quando a opo escolhida na caixa de combinao o espao em branco, so zerados o preo e o peso naquela linha. Uma funo em VBA calcula o valor do frete com base no peso total do pedido. Essa funo aplica a poltica de frete adotada pela empresa. Em nosso exemplo fictcio, o frete no cobrado para pedidos com peso menor que 200 gramas. Mercadorias pesando entre 200 e 1000 gramas pagam 5 reais de envio; entre 1000 e 5000 gramas, 10 reais; e acima de 5000 gramas, 30 reais. A funo Frete recebe o total do peso das mercadorias e aplica essas regras para determinar o valor do frete. Ela chamada pela frmula:=Frete(peso_total)

4. Boto Zerar Na planilha-pedido, adicionamos ainda um boto de comando chamado Zerar, que limpa todas as anotaes j feitas num pedido. Para que a planilha no fique cheia de zeros, acione Ferramentas/Opes e, na orelha Exibir, desmarque a caixa Valores Zero. Assim, as linhas de pedido no utilizadas ficaro em branco. O boto Zerar fica fora da rea de impresso do pedido. Para determinar a regio a ser impressa, basta selecion-la e dar o comando Arquivo/rea de Impresso/ Definir rea de Impresso. Conclua o documento, incluindo o espao para os dados da pessoa ou empresa que faz a encomenda. No cabealho, insira tambm um logotipo de sua empresa. No exemplo, h ainda o boto Limpar, que apaga as informaes do cliente. Conforme as caractersticas reais da atividade, possvel criar muitos outros recursos para esse documento.