CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE DO RIO GRANDE DO SUL

Manual de Orientao e de Procedimentos para as Organizaes Contbeis

Porto Alegre - RS Julho de 2009

Editor: CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE DO RIO GRANDE DO SUL Rua Baronesa do Gravata, 471 90160-070 - Porto Alegre - RS Fone/Fax: (51) 3254-9400 E-mail: crcrs@crcrs.org.br Internet: www.crcrs.org.br Coordenao geral: Contador Rogrio Rokembach Presidente do CRCRS

Edio atualizada pela Comisso de Estudos de Organizaes Contbeis do CRCRS (2008/2009): Contador Dani Jos Petry (coordenador); Contador Jaime Luis Patias; Contador Jos Emilio Conceio de Oliveira; Contadora Ndia Emer Grasselli; Contadora Marilene Modesti Peruzzo; Contador Jos Roberto dos Santos Pires; Contador Marcelo de Barros Dutra; Tcn.Cont. Nestor Joo Biehl; Contador Joacir Luis Reolon.

4 edio revista e atualizada para o formato CD.

Os conceitos emitidos neste livro so de inteira responsabilidade dos autores.

Apresentao

Colega: Esta mais uma publicao do Programa de Fiscalizao Preventiva Educao Continuada deste Conselho Regional, que oferecida gratuitamente Classe Contbil gacha. Ela tambm est disponvel, para consulta e download, na pgina do CRCRS. Nossos agradecimentos aos que dedicaram uma parcela de seu tempo na elaborao deste livro, tendo em mente algo mais elevado: colaborar com a Classe Contbil do Rio Grande do Sul. Contador ROGRIO ROKEMBACH Conselheiro Presidente

Sumrio
1 - COMPETNCIAS DE CADA DEPARTAMENTO ..................... 7 2 - DOCUMENTOS QUE DEVEM SER ENVIADOS ORGANIZAO CONTBIL ........................................................... 9 3 - DOCUMENTOS LEGAIS ................................................................. 11 4 - RECURSOS HUMANOS - DEPARTAMENTO DE PESSOAL ............................................................................................... 14 5 - SERVIOS DE TERCEIROS ........................................................... 27 6 - DOCUMENTOS REFERENTES MOVIMENTAO BANCRIA .................................................... 29 7 - DESPESAS E CUSTOS ....................................................................... 31 8 ESTOQUES ........................................................................................... 33 9 - CONCILIAO CONTBIL E COMPOSIO DE SALDOS ................................................................................................. 35 10 - ESTRUTURAO E CLASSIFICAO DAS CONTAS CONTBEIS ...................................................................... 41 11 - COMPRAS, TRANSFERNCIAS E BENEFICIAMENTOS DE MERCADORIAS E PRODUTOS .......................................................................................... 49 12 - IMOBILIZADO - AQUISIO E VENDA ................................. 51 13 - VENDAS E CIRCULAO DE PRODUTOS E MERCADORIAS, E PRESTAO DE SERVIOS ................... 53 14 - RECOLHIMENTO DE TRIBUTOS ............................................... 54

Introduo

Nos dias atuais, a competitividade empresarial e as constantes mudanas na legislao obrigam os profissionais da Contabilidade a buscarem aprimoramento tcnico e aperfeioamento. Atentos a esta necessidade e tomando por base trabalhos j desenvolvidos por CRCs de outros Estados, SESCONs e Organizaes Contbeis, o CRCRS, por intermdio de sua Comisso de Estudos de Organizaes Contbeis, imbuiu-se da tarefa de auxiliar a categoria na pesquisa e elaborao de um MANUAL DE ORIENTAES E DE PROCEDIMENTOS voltado para as necessidades de nossos profissionais. Entendemos que cada profissional dever adaptar este manual s suas reais necessidades. Salientamos, tambm, que, pela prpria abrangncia e diversidade dos assuntos, tendo em conta ainda a dinmica da legislao e prticas contbeis, o presente trabalho dever ser constantemente revisado, a fim de manter-se atualizado e viabilizar a sua utilizao. Enfatizamos que a forma e o contedo ora apresentados so apenas sugestes de um modelo, no pretendendo concluir ou esgotar os temas tratados.

1.

COMPETNCIAS DE CADA DEPARTAMENTO

Identificamos a seguir os assuntos tratados e os servios que cada departamento est habilitado a executar: Departamento de Pessoal: Admisses, rescises, folhas de pagamento, clculo e apurao de encargos trabalhistas, obrigaes mensais e anuais como CAGED, GPS, GFIP, GRRF, DIRF, RAIS, GRCS, DARF do PIS/ Folha de Pagamento, solicitao de CND e CRF/FGTS, Controle do Quadro de Lotao, Informe de Rendimentos, Frias, Exames Peridicos, PCMSO, PPRA, PPP, LTCAT e outros assuntos previdencirios e trabalhistas. Departamento Fiscal: notas fiscais (entrada/sada/servios), apurao de impostos (federais, estaduais e municipais), registro e escriturao de livros e demais obrigaes mensais e anuais do ICMS, IPI, ISSQN, GIA MENSAL do ICMS, GIA MODELO B-ANUAL, SINTEGRA, SPED FISCAL; baixas de inscries perante as esferas Municipal, Estadual e Federal, solicitao de negativas e outros tributos e obrigaes. Departamento Contbil: - escriturao dos livros Dirio e Razo; - elaborao do livro LALUR e Fcont; - elaboraes de Balancetes de Verificao; - elaborao de todas Demonstraes Contbeis exigidas pelas legislaes societria e fiscal; - anlise das Demonstraes Contbeis; - controle dos bens do Ativo Permanente; - elaborao e entrega da DIPJ, PJSI, DACON, DCTF, DIMOB e DIRF; - SPED Contbil. Societria e Paralegal: constituies, alteraes contratuais, extino de empresas, solicitao de certides (positiva e negativa), cadastros e obteno de AIDF. Elaborao do contrato de prestao de servios entre organizaes contbeis e seus clientes. Expedio: controle de protocolos de entrada e sada de documentos. 7

Recepo: atendimento ao pblico pessoalmente ou por telefone. Assessoria: orientao tributria, contbil, fiscal, trabalhista e atendimento a clientes em geral. Consultoria: dvidas sobre preenchimento de notas, clculo de guias em atraso, informao sobre vencimento de impostos e contribuies, dvidas sobre folha de pagamento, legislao e informaes sobre toda rotina operacional vinculada aos servios contratados com a empresa.

2.

DOCUMENTOS QUE DEVEM SER ENVIADOS ORGANIZAO CONTBIL

Com a finalidade de orientar os profissionais da Contabilidade, elaboramos alguns procedimentos relativos aos documentos fiscais e contbeis, a fim de que possam ser cumpridos os prazos legais e para que os clientes possam ser atendidos com maior rapidez. 2.1 DEPARTAMENTO FISCAL 1. As notas fiscais de compra de mercadorias, DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica), matrias-primas, ativo imobilizado (1 via), as de vendas e prestao de servios e demais notas fiscais de operaes realizadas pela empresa, devem ser ordenadas e enviadas organizao contbil ou ser retiradas na empresa no incio de cada ms ou quinzenalmente (se for o caso), para registro e/ou classificao e posterior contabilizao. 2. Os comprovantes de recolhimento das taxas e dos impostos pagos devero ser enviados sob a forma de fotocpia, na qual seja legvel a autenticao bancria. 3. Contas de energia eltrica, telefone e gua etc, devem ser entregues juntamente com os demais documentos. 2.2 DEPARTAMENTO DE PESSOAL 1. Rescises contratuais, recibos de frias, comprovantes e folhas de pagamento, planilhas de comisses e variveis de salrios, recibo de pagamento a autnomo RPA, documentos para registro de empregados, guias de GPS, GRF, GRRF, DIRF, RAIS, GRCS, DARF do PIS/Folha de Pagamento, controle de horrio, atestados mdicos, etc. devem ser encaminhados sempre em tempo hbil para que se possa proceder ao processamento das rotinas e ao cumprimento dos prazos. 2.3 DEPARTAMENTO CONTBIL 1. Extratos bancrios, extratos de aplicaes financeiras e cartes de crdito: enviar extrato mensal com a movimentao do 1 ao ltimo dia de cada ms. 9

2. Depsito bancrio: anexar cpia do comprovante da origem. Por exemplo, no recebimento de duplicata, anexar cpia desta. 3. Avisos de cobrana bancria e de cartes de crdito: enviar os avisos de todas as operaes (desconto, cobrana simples, vinculada, cheques descontados e em custdia, antecipaes, cartes de crdito). 4. Enviar todos os avisos bancrios, tais como: despesas, transferncias, aplicaes, dbitos, crditos, etc. 5. Contratos de seguros com aplice, emprstimos, financiamentos, leasing, etc.: enviar uma cpia do contrato e do pagamento das parcelas. 6. Despesas com refeies, gasolina, lcool, material de limpeza, brindes, conservao, manuteno e outras pequenas despesas somente podero ser contabilizadas quando comprovadas com a nota fiscal do consumidor ou nota fiscal de servios (1 via e em nome da pessoa jurdica). 7. Recebimentos de duplicatas por caixa: anotar a data do recebimento no verso. 8. Relatrios (dirio auxiliar) de clientes e fornecedores: enviar mensalmente com a movimentao e a posio do final do perodo, numerados sequencialmente. 9. Relatrio Dirio do Caixa: informar a movimentao de recebimentos e pagamentos do dia em moeda corrente, fechando saldo do dia, anexando os respectivos documentos. 10. Prazo de entrega de documentos contbeis e fiscais: at o dia 02 (dois) de cada ms. OBSERVAO: Tquetes de mquinas registradoras (supermercados), notas de pedidos, notas de controle interno, despesas particulares (scios) no devem ser enviadas, pois no possuem valor contbil.

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3.

DOCUMENTOS LEGAIS

Os documentos legais de constituio da pessoa jurdica, que devem ser guardados em pastas prprias disposio da Fiscalizao ou para utilizao no cumprimento de obrigaes acessrias, so os seguintes: 3.1 PRINCIPAIS 3.1.1 Contrato Social, Ata de Fundao ou Estatuto Social; 3.1.2 Alteraes Contratuais e/ou Atas de Assembleias Gerais; 3.1.3 Ficha de Cadastramento Anexo B2 Secretaria da Fazenda Estadual; 3.1.4 CNPJ; 3.1.5 Inscrio na Prefeitura; 3.1.6 Matrcula no INSS (CEI). 3.2 ACESSRIOS 3.2.1 Ficha de Inscrio no CNPJ; 3.2.2 Fichas de Alterao no CNPJ; 3.2.3 Fichas de Alterao do ICMS; 3.2.4 Ficha de Alterao na Prefeitura Municipal; 3.2.5 Inscrio em rgos de Fiscalizao Especficos; 3.2.6 Termo de Opo pelo SUPERSIMPLES; 3.2.7 Alvars de Funcionamento. 3.3 DE AFIXAO OBRIGATRIA/OPCIONAL 3.3.1 Legislao Federal 1 Tributria: PLACA INDICATIVA DA OPO PELO SUPERSIMPLES Optantes: empresas enquadradas no SUPERSIMPLES Federal. 2 Sade Pblica: PLACA INDICATIVA DA PROIBIO DE VENDA DE CIGARROS E BEBIDAS ALCOLICAS PARA MENORES Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos que comercializam bebidas e cigarros. 3 Trabalhista: 11

a) DOCUMENTO COM AS NORMAS DE PROTEO AOS MENORES Obrigados ao cumprimento: empregadores de menores. b ) ESCALA DE REVEZAMENTO Obrigados ao cumprimento: empregadores que exijam trabalho nos dias destinados ao repouso. c) AVISO DE REEMBOLSO-CRECHE Obrigados ao cumprimento: empregadores que adotarem o sistema. d) QUADRO DE HORRIO Obrigados ao cumprimento: empregadores que no adotarem registros manuais, mecnicos ou eletrnicos individualizados de controle de horrio, exceto micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional. e) SEGURANA DO TRABALHO Avisos e placas referentes manuteno, armazenagem e manuseio de materiais; materiais perigosos e insalubres; instalaes eltricas; interdio de uso; construo civil; explosivos; localizao de extintores; carga mxima de equipamentos e caldeiras. 4 Defesa do Consumidor: CONDIES DE VENDA A PRAZO Preo vista; taxa de juros ao ms, quando prefixada; taxa de juros ao ms que ser acrescida ao ndice pactuado, quando ps-fixado; taxa incidente de juros ao ano; multa de mora, que no poder exceder a 2%. Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e os prestadores de servios. 3.3.2 Legislao Estadual 1 Defesa do Consumidor: CARTAZ COM TELEFONES E ENDEREOS DE RGOS (POLCIA CIVIL, PROCON) Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e de prestao de servios. 2 Fiscalizao Sanitria: CARTAZ DE INDICAO DO RGO SANITRIO DE FISCALIZAO 12

Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais de gneros alimentcios, abertos ao pblico, fiscalizados pela Secretaria de Estado da Sade, diretamente ou por rgo delegado. OBSERVAO: Os produtos expostos ao pblico na vitrine ou dentro do estabelecimento devem ter seus preos obrigatoriamente afixados no prprio produto, de forma visvel ao consumidor.

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4.

RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE PESSOAL

4.1 CUIDADOS ESPECIAIS

A rea de RH tem um papel estratgico e fundamental dentro de toda e qualquer organizao. A gesto de pessoas o diferencial, pois, a tecnologia e equipamentos podem ser adquiridos ou copiados. O setor de RH dever, para tanto, ter algumas iniciativas-chave. So elas: - atrair, reter e motivar pessoas; - desenvolver polticas de recompensas por meio de planos de incentivos; - criar cultura para o alto desempenho focado em resultados; - desenvolver valores e cultura organizacional; - identificar e captar talentos internos; - desenvolver seus colaboradores; - encorajar o autodesenvolvimento; - nortear a gesto para o desenvolvimento de lideranas e desempenho; e - quadro funcional: diferencial competitivo. O cumprimento das obrigaes trabalhistas e do recolhimento dos encargos sociais requer especial ateno, seja pela peculiar condio da relao entre a empresa e seus empregados, seja pela exiguidade de prazos para a execuo das muitas rotinas envolvidas, aliada s severas multas quando da sua no observncia. Outra questo de enorme importncia refere-se ao aspecto das vrias fontes da legislao que norteiam a matria. Alm da prpria CLT e de vrios outros regulamentos especficos, sempre dever ser verificada a Conveno Coletiva de Trabalho das categorias de empregados contratados pela empresa. Isso porque, na maioria das vezes, so assegurados direitos e vantagens, que variam de uma para outra categoria de trabalhadores. Por tudo isto, evidentemente que as consideraes aqui expressas no esgotam o assunto. Sempre que surgirem dvidas, recomendamos entrar em contato com o Departamento de Pessoal. A seguir listamos as ocorrncias e prazos mais comuns dentro dessa rea de atividade. 14

4.2 ADMISSO DE FUNCIONRIOS A legislao estabelece prazo de 48 horas para que se proceda ao registro do funcionrio. Deve-se evitar, sempre que possvel, a contratao ou demisso no perodo em que a folha de pagamento esteja sendo processada, ou seja, aps o dia 20 de cada ms. 4.2.1 Documentos para a admisso CTPS Carteira de Trabalho e Previdncia Social (original). Ficha de Admisso. Atestado do Exame Mdico Admissional e demais exames exigidos no PCMSO e PPRA. 1 foto 3x4. Cpia da Cdula de Identidade (RG). Cpia do Carto de Identificao do Contribuinte (CPF). Cpia do Ttulo de Eleitor. Carto PIS/PASEP. Cpia da Carteira Nacional de Habilitao (CNH) para os motoristas. Cpia do Certificado de Alistamento Militar ou Reservista. Atestado de frequncia escolar para menores de 18 anos. Cpia das Certides de Nascimento dos filhos e dependentes. Cpia do Carto da Criana dos filhos menores de 6 anos e Relao de dependentes identificados pelo nome, grau de parentesco e idade. A cada evento que requeira atualizao na CTPS dever imediatamente ser feito o registro e a carteira ser devolvida em, no mximo, 48 horas. 4.2.2 Contrato de Experincia Quando da contratao, o procedimento indicado o de firmar-se contrato de experincia por escrito. A falta desse procedimento torna o contrato por prazo indeterminado, com o nus da obrigatoriedade de concesso do aviso prvio para dispensa do empregado e da multa de 50% do FGTS, se houver interesse na extino do contrato de trabalho.

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O contrato de experincia pode ser prorrogado uma nica vez. O prazo mximo considerado como experimental de noventa dias, salvo CCT Conveno Coletiva de Trabalho que estipule outro prazo. Alertamos que, se no houver interesse na continuidade do funcionrio na empresa, o contrato de experincia no pode superar a data-limite, sob pena de passar a ser considerado um contrato por prazo indeterminado, surgindo novamente a necessidade da concesso do aviso prvio e do pagamento da multa de 50% do FGTS para a resciso contratual. Em caso de trmino antecipado do contrato de experincia, dever ainda ser pago ao funcionrio metade dos dias que faltam para findar o contrato e multa rescisria do FGTS. Se solicitado pelo empregado, o empregador tambm tem o direito de cobrar metade dos dias que faltam para findar o contrato. Em caso de manuteno do contrato, determinado para indeterminado, seria interessante prever no contrato de experincia demais condies que perduram, por exemplo, autorizao para descontos, etc. 4.3 RESCISO DO CONTRATO DE TRABALHO 4.3.1 Aviso Prvio O aviso prvio dever ser concedido pela parte que provoca a resciso do contrato de trabalho e tem a durao de 30 dias. Durante o aviso prvio, caso a resciso tenha sido promovida pelo empregador, o horrio normal do empregado ser reduzido em duas horas dirias, podendo a reduo ser convertida em ausncias de sete dias corridos. Se a resciso for promovida pelo empregado sem conceder o aviso prvio ao empregador, este poder descontar os salrios correspondentes ao prazo respectivo. Em algumas normas coletivas h previso de dispensa do cumprimento do aviso, caso o empregado tenha novo emprego, mediante comprovao. O prazo para a quitao e homologao o primeiro dia til aps o trmino do aviso prvio trabalhado. Caso o aviso prvio seja indenizado, o prazo passa a ser o dcimo dia, contado a partir do dia seguinte data da dispensa. Nos casos de empregados com mais de 1 ano de servio na empresa, haver necessidade de homologao no sindicato da categoria profissional do trabalhador, caso no haja sindicato da categoria, a homologao dever ser feita no Ministrio do Trabalho. 16

4.3.2 Documentos Necessrios - Empregados com menos de 1 ano: CTPS Carteira de Trabalho e Previdncia Social. Livro ou Ficha de Registro de Empregados. Aviso Prvio assinado por ambas as partes. Atestado Mdico Demissional. Livro ou Relatrio Ponto. GRRF paga e chave de liberao do FGTS. Demonstrativo do Trabalhador de Recolhimento do FGTS rescisrio. PPP. No esquecer do exame demissional e a realizao de todos exames possveis, audiometria, etc. Informe de Rendimentos Anuais. - Empregados com mais de 1 ano: CTPS Carteira de Trabalho e Previdncia Social. Livro ou Ficha de Registro de Empregados. Comprovante de Aviso Prvio assinado por ambas as partes. Atestado Mdico Demissional. GRRF paga e chave de liberao do FGTS. Demonstrativo do Trabalhador de Recolhimento do FGTS Rescisrio. Livro ou Registro de Ponto. Pagamento em moeda corrente ou cheque visado. PPP. No esquecer do exame demissional e a realizao de todos exames possveis, audiometria, etc. Informe de Rendimentos Anuais. 4.3.3 Cuidados Especiais na Dispensa Convm lembrar que nos casos em que a resciso de contrato se opere nos trinta dias que antecedem a data-base da categoria, a lei estabelece uma indenizao adicional correspondente ao valor de um ms do salrio do empregado. Da mesma forma, necessrio sempre consultar a Conveno Coletiva aplicvel, tendo em vista direitos especiais que podem ser assegura17

dos, tais como situaes especiais de estabilidade (funcionrio em fase de alistamento, com determinada idade, tempo de servio ou acidente de trabalho, gestantes, etc.). 4.4 FRIAS 4.4.1 Frias Normais e Coletivas A cada perodo de 12 meses, o trabalhador tem direito ao gozo de 30 dias de frias, sem prejuzo de sua remunerao. A Constituio de 1988 assegura, alm do salrio normal, o pagamento adicional de 1/3, a ttulo de frias. Alm disso, o empregado pode, ainda, converter 1/3 de suas frias em abono pecunirio. 4.4.2 Concesso A poca da concesso das frias a de melhor convenincia para o empregador. Contudo, se vencidos 2 perodos de aquisio, o empregado faz jus ao recebimento do primeiro perodo em dobro. O empregado estudante, com menos de dezoito anos, ter direito a frias coincidentes com as frias escolares. 4.4.3 Frias Coletivas Podero ser concedidas frias coletivas a todos os empregados, a um setor ou a um estabelecimento especfico da empresa. Neste caso, dever ser feita comunicao com no mnimo 15 dias de antecedncia ao Ministrio do Trabalho e aos sindicatos que representem os empregados, alm da afixao de avisos nos locais de trabalho. 4.4.4 Comunicao e Anotao As frias devero ser comunicadas por escrito ao empregado com antecedncia mnima de trinta dias. A concesso das frias deve ser anotada na CTPS do empregado, antes que este as goze. 4.4.5 Perda do Direito No ter direito a frias o empregado que no curso do perodo aquisitivo permanecer em licena remunerada por mais de 30 dias ou que tenha estado em benefcio junto Previdncia Social por mais de 6 meses, ainda que descontnuos. 18

No pode ser efetuado desconto de faltas a ttulo de frias. Contudo, haver reduo do perodo de gozo, sempre que o funcionrio tiver mais de 5 faltas injustificadas durante o perodo aquisitivo. 4.4.6 Pagamento O pagamento das frias dever ser efetuado at 2 dias antes do incio do respectivo perodo. O empregado deve assinar e datar o recibo, devendo uma via do aviso e do recibo de frias retornar ao escritrio. Incluem-se mdias de todos os proventos (horas extras, adicionais, comisses, etc.) recebidos naquele perodo apurando-se a maior remunerao que servir de base de clculo. 4.5 HORRIO DE TRABALHO 4.5.1 Durao A durao normal da jornada de trabalho no dever ser superior a 8 horas dirias, se no fixado outro limite inferior no contrato de trabalho, salvo se houver acordo para prorrogao ou compensao. 4.5.2 Trabalho Noturno O trabalho entre as vinte e duas horas de um dia e as cinco horas do dia seguinte considerado trabalho noturno. A hora do trabalho noturno computada com 52 minutos e 30 segundos. A hora noturna remunerada com adicional de 20% sobre a hora normal, salvo se a Conveno Coletiva de Trabalho estipule outro percentual acima deste. 4.5.3 Trabalho aos Domingos O trabalho aos domingos, exceto para algumas atividades especficas, requer autorizao prvia dos rgos do Ministrio do Trabalho e cumprimento das demais exigncias da legislao local. A remunerao das horas trabalhadas aos domingos , no mnimo, 100% superior s horas normais. Para o comrcio, havendo legislao no municpio, deve ser respeitado o trabalho de at dois domingos devendo haver folga no seguinte. Os empregados em atividades essenciais como farmcia, hospitais, gneros alimentcios, etc., podero trabalhar aos domingos, independen19

temente de autorizao municipal, mas dever ser respeitado o trabalho de dois domingos seguindo-se uma folga de domingo. 4.5.4 Horas Extras A jornada de trabalho poder ser aumentada em at 2 horas por dia, mediante acordo escrito, individual ou coletivo. Neste caso, a remunerao mnima das horas extras 50% superior da hora normal. Contudo, muitas Convenes Coletivas tm fixado este percentual em patamares superiores. 4.5.5 Controle de Ponto As empresas com mais de 10 empregados devero manter controle de frequncia por livro ou registro de ponto que demonstre a hora de entrada e de sada dos funcionrios. Dever ainda conter pr-assinalado o horrio de almoo e portar a assinatura do empregado. Lembramos que h Convenes Coletivas que exigem a anotao do ponto para qualquer nmero de empregados, o que, alis, um procedimento recomendvel. Encerrar o ponto no dia 25 de cada ms e enviar para o escritrio confeccionar a folha de pagamento. 4.5.6 Intervalo para repouso e alimentao Sempre que a jornada de trabalho for superior a 6 horas contnuas, dever ser concedido um intervalo mnimo de 1 hora para repouso e alimentao. Este intervalo no computado na durao do trabalho e no dever ser superior a 2 horas, exceto se houver acordo escrito que traga a previso dessa possibilidade. Nas jornadas superiores a quatro horas e inferiores a seis, dever ser observado intervalo mnimo de 15 minutos. H, ainda, situaes especiais de intervalo, como no caso dos digitadores e de atividades consideradas insalubres e/ou perigosas. 4.5.7 Intervalo entre jornadas O intervalo entre as jornadas de trabalho no pode ser inferior a 11 horas.

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4.5.8 Trabalho da Mulher, do Menor e de Categorias Diferenciadas Embora a Constituio Federal estabelea que homens e mulheres so iguais em direitos e deveres, pela prpria diferena natural existente, a legislao estabelece intervalos peculiares ao trabalho da mulher, como o perodo para amamentao. Da mesma forma, o trabalhador menor, sobretudo o estudante, tem direitos especiais assegurados, tanto pela CLT quanto por acordos e convenes coletivas. Igualmente, as chamadas categorias diferenciadas (telefonistas, ascensoristas, etc.) contam com intervalos e jornadas especficas, at pelas condies prprias de determinadas atividades e tarefas. 4.5.9 Contrato de Trabalho do Menor Aprendiz Contrato de aprendizagem o contrato de trabalho especial, ajustado por escrito e por prazo determinado, em que o empregador se compromete a assegurar ao maior de quatorze anos e menor de dezesseis anos, inscrito em programa de aprendizagem, formao tcnico-profissional metdica, compatvel com o seu desenvolvimento fsico, moral e psicolgico, e o aprendiz, a executar com zelo e diligncia, as tarefas necessrias a essa formao. 4.5.10 Obrigatoriedade de Contratao de Aprendizes Os estabelecimentos de qualquer natureza so obrigados a empregar e matricular nos cursos dos Servios Nacionais de Aprendizagem (SESI, SENAI, SENAC, etc.) nmero de aprendizes equivalente a 5% (cinco por cento), no mnimo, e 15% (quinze por cento), no mximo, dos trabalhadores existentes em cada estabelecimento, cujas funes demandem formao profissional. As fraes de unidade, no clculo da percentagem, daro lugar admisso de um aprendiz. Entende-se por estabelecimento todo complexo de bens organizado para o exerccio de atividade econmica ou social do empregador, que se submeta ao regime da CLT. 4.5.11 Portadores de Necessidades Especiais As empresas com mais de 100 funcionrios devem contratar portadores de necessidades especiais em seus quadros. 21

4.6 REMUNERAO 4.6.1 Pagamento dos salrios A periodicidade do pagamento de salrios no pode ser superior a 1 ms, devendo ser efetuado at o 5 dia til do ms subsequente ao vencido. 4.6.2 Adiantamento Salarial A quase totalidade das Convenes Coletivas e os prprios usos e costumes do mercado determinam a concesso de adiantamento salarial, cuja data varia de empresa para empresa e de acordo com a data em que efetuado o pagamento mencionado no item 4.6.1. 4.6.3 Itens que integram os salrios Alm do valor fixo estipulado, devero ser considerados, para efeito de remunerao, tambm as comisses, percentagens, gratificaes, dirias para viagens quando excedentes a 50% do salrio do empregado e abonos. Os adicionais legais: por horas extraordinrias, adicional noturno, adicional de periculosidade, adicional de insalubridade, adicional de transferncia de local de servio e adicional para atividades penosas. 4.6.4 Garantias A lei estabelece a impossibilidade de reduo salarial. Da mesma forma, no pode haver desigualdade de salrios entre dois funcionrios que realizem trabalho com igual produtividade e perfeio tcnica, na mesma localidade, com diferena de tempo de servio na mesma funo, inferior a dois anos. o chamado paradigma. 4.6.5 Vale-transporte O benefcio do vale-transporte consiste na antecipao e em parte do custeio das despesas realizadas pelos empregados para o deslocamento ao local de trabalho. devido aos trabalhadores em geral. custeado pelo empregador na parcela que excede a 6% do salrio do empregado. Sua aquisio deve ser comprovada por recibo emitido pelas empresas autorizadas a vend-lo.

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4.6.6 Outras vantagens e benefcios Se, por liberalidade ditada pela poltica de RH da empresa ou, ainda, por determinao de acordo individual ou acordo ou conveno coletiva, forem concedidos benefcios in natura, estes no podem ser suprimidos, exceto pelo surgimento de fato novo que justifique a supresso. Os exemplos mais usuais de benefcios e vantagens adicionais so: vale-refeio; cesta bsica; assistncia mdica. Inicialmente cumpre observar que o fornecimento de refeies seja por meio de refeitrio, vale-alimentao, vale-refeio ou cesta, considerado de natureza salarial para todos os efeitos legais. No obstante, quando o fornecimento realizado por meio do PAT (Lei 6321-76) e desde que a empresa esteja devidamente inscrita naquele Programa, a parcela paga no constitui natureza salarial, no se incorporando remunerao para qualquer efeito, no constituindo base de incidncia de contribuio previdenciria ou FGTS, bem como no se configurando como rendimento tributvel do trabalhador. Importante ressaltar que a participao do trabalhador limitada a 20% do custo direto da refeio. 4.7 13 SALRIO 4.7.1 Normas Gerais A todo trabalhador assegurado o pagamento de uma gratificao at o dia 20 de dezembro de cada ano. Trata-se do 13 salrio. O dcimo terceiro salrio que devido razo de 1/12 da remunerao do ms de dezembro, por ms de servio, do ano correspondente. Para este efeito, so consideradas como ms completo as fraes iguais ou superiores a quinze dias. 4.7.2 Antecipado por ocasio da concesso de frias A primeira parcela do dcimo terceiro salrio poder ser paga por ocasio da concesso das frias, sempre que o empregado assim o solicitar at 31 de janeiro do ano a que se refere.

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4.7.3 Prazo para Pagamento Se a primeira parcela no for paga juntamente com a remunerao das frias, dever ser quitada at o dia 30 de novembro do ano correspondente. O saldo, ou seja, a segunda parcela dever ser paga at o dia 20 de dezembro do respectivo ano. 4.8 OBRIGAES LEGAIS EM GERAL 4.8.1 Livros que devem permanecer no local de trabalho A legislao estabelece para verificao e eventuais anotaes dos autos de infrao e dos termos de ocorrncia, que o Livro de Inspeo do Trabalho dever ser mantido em cada um dos estabelecimentos que tenham empregados. Igualmente, o Livro ou Ficha de Registro de Empregados dever ser apresentado Fiscalizao, sempre que solicitado. 4.8.2 Normas Regulamentadoras Com o fim de criar regulamentos de segurana, higiene e medicina do trabalho, foram institudas as NR Normas Regulamentadoras, que dispem sobre vrios aspectos voltados a diminuir os riscos de insalubridade e periculosidade nos ambientes de trabalho. Dentre os principais aspectos que as NRs abordam, ressaltamos: PCMSO Programa de Controle Mdico de Sade Ocupacional. PPRA Programa de Preveno de Riscos Ambientais. CIPA Comisso Interna de Preveno de Acidentes. EPI Equipamentos de Proteo Individual. PPP Perfil Profissiogrfico Previdencirio. FAT/SAT Fator acidente de trabalho. O que precisa estar em dia: PCMSO: A Norma Regulamentadora n 7 estabelece a obrigatoriedade da elaborao e implantao, por parte de todos empregadores e instituies que admitam trabalhadores como empregados, do Programa de Controle Mdico de Sade Operacional - PCMSO. Esta NR estabelece os parmetros mnimos e diretrizes gerais a serem observados na execuo do PCMSO, podendo ser ampliados mediante negociao coletiva de trabalho. 24

PPRA - Programa de Preveno de Riscos Ambientais O Programa de Preveno de Riscos Ambientais ou PPRA um programa estabelecido pela Norma Regulamentadora NR-9, da Secretaria de Segurana e Sade do Trabalho, do Ministrio do Trabalho. Este Programa tem por objetivo definir uma metodologia de ao que garanta a preservao da sade e integridade dos trabalhadores face aos riscos existentes nos ambientes de trabalho. 4.8.3 Empresas Optantes pelo Simples Nacional O artigo 51 da Lei Complementar n 123, de 14 de dezembro de 2006, estabelece que as microempresas e as empresas de pequeno porte so dispensadas: da afixao de Quadro de Trabalho em suas dependncias; da anotao das frias dos empregados nos respectivos livros ou fichas de registro; de empregar e matricular seus aprendizes nos cursos dos Servios Nacionais de Aprendizagem; da posse do livro intitulado Inspeo do Trabalho; e de comunicar ao Ministrio do Trabalho e Emprego a concesso de frias coletivas. OBSERVAO: Apesar das dispensas deste item, aconselhamos manter os procedimentos de controle tendo em vista eventuais riscos trabalhistas. 4.9 INSCRIO DOS SCIOS OU DIRETORES NA PREVIDNCIA SOCIAL So segurados obrigatrios da Previdncia Social, na qualidade de contribuintes individuais, as seguintes pessoas fsicas: diretor no empregado e o membro de Conselho de Administrao na sociedade annima; todos os scios das sociedades em nome coletivo; o scio-gerente e o scio-cotista que recebam remunerao decorrente de seu trabalho na sociedade limitada, urbana ou rural. O contribuinte individual, a partir de abril/2003, dever contribuir obrigatoriamente sobre o valor total da remunerao percebida decorrente do trabalho (pr-labore) alquota de 11%, observado o limite mximo de contribuio. 25

4.10 PENALIDADES As multas por infrao legislao trabalhista e previdenciria podero variar, dependendo da infrao. Consulte sempre sua organizao contbil.

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5.

SERVIOS DE TERCEIROS

Toda e qualquer atividade empresarial pode utilizar-se de servios contratados de terceiros, a saber: 5.1 PESSOAS FSICAS Pessoas fsicas inscritas so aquelas que esto registradas como autnomas nas Prefeituras Municipais e no INSS e devem apresentar RPA (recibo de pagamento a autnomo), nota fiscal de servios ou recibos. Os cuidados na contratao desses profissionais so os seguintes: exigir e, se preciso, emitir o competente RPA (recibo de pagamento a autnomo), descrevendo adequadamente os servios prestados, todos os dados cadastrais do prestador dos servios, incluindo RG, CPF, PIS, inscrio no INSS e na Prefeitura, endereo completo, pois essas informaes sero necessrias no eventual preenchimento da SEFIP, DIRF, bem como ao fornecimento do informe de rendimentos obrigatrios; descontar dos valores a serem pagos pela empresa contratante a reteno de 11% a ttulo de INSS, observado o limite mximo de contribuio, o IRRF, quando couber, de acordo com a tabela de incidncia desse tributo, exigir a declarao de dependentes do Imposto de Renda para os casos que assim o exigirem e ISSQN, conforme municpio. Ainda em relao aos valores pagos ao autnomo, pela empresa contratante, quando esta no for optante pelo Simples Nacional dever recolher 20% sobre o valor bruto a ttulo de INSS. Alguns cuidados especiais e adicionais devem ainda ser considerados no tocante s legislaes previdenciria e trabalhista: a legislao trabalhista e previdenciria poder interpretar o pagamento com habitualidade como sendo decorrente de vnculo empregatcio, se a relao apresentar as caractersticas prprias para tanto, implicando srios riscos de aes trabalhistas ou autuaes administrativas, sendo necessrios cuidados especiais na administrao desses casos.

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5.2 PESSOAS JURDICAS

A empresa que utilizar a contratao de servios prestados por pessoas jurdicas deve atentar para os seguintes detalhes: elaborao de contrato de prestao de servios, estabelecendo todas as condies bsicas, a fim de assegurar as responsabilidades profissionais envolvidas, alm das demais situaes; exigir a devida nota fiscal de servios ou documento hbil; exigir recibo de pagamento, inclusive dos adiantamentos efetuados; verificar se a prestao de servio est sujeita reteno do Imposto de Renda na Fonte de 1,5 % , ou de 1,0 %, ou se est enquadrado nos casos especiais de autorreteno, ou ainda, se est sujeita reteno de 4,65% de PIS - COFINS - Contribuio Social; OBSERVAO: Quando houver venda ou prestao de servios para rgos pblicos, a reteno dos tributos federais deve obedecer a alquota diferente das acima citadas. verificar se a prestao de servio est sujeita reteno de ISSQN, conforme Lei Complementar Federal 116 (alquotas conforme legislao de cada municpio); verificar se a prestao de servio est sujeita reteno do INSS nos casos previstos em lei, que de 11%, e, em caso afirmativo, descontar o valor desse imposto. A ME ou a EPP que exera atividades tributadas na forma do anexo III, at 31 de dezembro de 2008, e tributada na forma dos anexos III e V, a partir de 1 de janeiro de 2009, todos da Lei Complementar n 123-2006, estar sujeita excluso do Simples Nacional na hiptese de prestao de servios mediante cesso ou locao de mo de obra, em face do disposto no inciso XII do art. 17 e no 5-H do art. 18 da referida Lei Complementar. OBSERVAO: Todo servio referente construo civil deve sofrer a reteno de 11% do INSS sobre a nota fiscal emitida. Porm as empresas optantes pelo Simples Nacional podero efetuar a reteno do INSS desde que ofeream a tributao no anexo IV. As empresas optantes do Simples Nacional, tributadas no anexo III, no podero sofrer a reteno do INSS; caso ocorra, ser motivo para excluso do Simples Nacional. 28

6.

DOCUMENTOS REFERENTES MOVIMENTAO BANCRIA

O controle da documentao que envolve as movimentaes e operaes bancrias imprescindvel para a realizao de um bom trabalho de Contabilidade, uma vez que estas operaes representam a quase totalidade da movimentao contbil e financeira das empresas. Essas operaes so as seguintes: pagamentos; recebimentos; emprstimos bancrios; descontos de ttulos; cobrana bancria; leasing; despesas bancrias; outras operaes. 6.1 PAGAMENTOS Estas operaes compreendem formas de pagamentos de qualquer natureza, efetuadas na rede bancria, prtica absolutamente usual nos dias de hoje, com alternativas que vo desde um cheque at procedimentos via Internet e os chamados home banking. Independente da forma adotada para os pagamentos bancrios que toda empresa pratica, deve ela manter em seus arquivos cpia dos documentos de pagamento (cpia de cheque, recibo eletrnico, etc.) anexando duplicata, ao ttulo, ao depsito, s guias de recolhimento de impostos e contribuies, etc., os comprovantes de pagamentos efetuados. 6.2 RECEBIMENTOS Estas operaes compreendem todas as formas de recebimento de valores de qualquer natureza, incluindo depsitos de ttulos provenientes de vendas de bens e servios, antecipaes de clientes e terceiros. Os valores constantes dos extratos bancrios a esse ttulo devem ser documentados de forma a permitir a clara identificao do valor recebido, 29

da sua natureza, dos dados do remetente, individualizado por documento (nota fiscal, fatura, duplicata, pedido, etc.). Os depsitos bancrios devem ter a indicao, no seu verso ou em documento apartado, de todas as informaes necessrias ao seu bom controle. Os demais crditos ocorridos na movimentao bancria (emprstimos, adiantamentos, etc.) devem igualmente ser identificados e documentados pelo departamento financeiro, e os eventuais valores a identificar devem ser objeto de controles internos que definam, em curto espao de tempo, como trat-los nos registros financeiros e contbeis. 6.3 EMPRSTIMOS BANCRIOS Estas operaes compreendem todas as formas de emprstimos que podem ser obtidos no mercado financeiro. A fim de dar cincia a todos os envolvidos, o Departamento Financeiro deve documentar de maneira sumria as principais caractersticas de cada contrato, tais como: tipo e natureza do contrato; valor e nmero de parcelas do emprstimo; prazos de vencimento; prazos de carncia; encargos (juros, spread, etc.); garantias; outras que julgar conveniente. Esse resumo sumrio, anexado cpia do contrato deve ser encaminhado organizao contbil para que se tenha subsdios adequados ao registro correto das operaes.

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7.

DESPESAS E CUSTOS

Este tpico tem por objetivo esclarecer quanto contabilizao das despesas/custos e quanto forma de document-la perante a legislao fiscal. As despesas/custos realizadas devero estar OBRIGATORIAMENTE relacionadas com a atividade da empresa e devem ser comprovadas por meio de documentao idnea, notas fiscais ou recibos, emitidos sempre em nome da empresa, com data do evento, valor, discriminao dos itens ou servios e sua devida quitao. Exemplificando, nunca devemos lanar despesas de manuteno de veculos se a empresa no possui nenhum veculo prprio ou locado. Observar que determinadas despesas/custos sofrem reteno pela fonte pagadora de IRRF/INSS/ISS, devendo ser enviadas em tempo hbil organizao contbil para os respectivos clculos. Exemplos: recibo de aluguel, RPA recibo de pagamento a autnomo, etc. As empresas comerciais e industriais devero enviar cpias das contas de luz e de telefone organizao contbil juntamente com as notas fiscais de compra e de venda, para aproveitamento do crdito fiscal de ICMS de acordo com a legislao vigente. A legislao no aceita nota fiscal simplificada ou tquete de caixa como documento comprobatrio de despesa. Somente o cupom emitido pelo ECF (emissor de cupom fiscal) juntamente com as notas fiscais e recibos diversos so reconhecidos pela legislao. Se possvel, todas as despesas e custos devero ser pagos com cheque nominal. Para empresas que mantm atividade externa na realizao de seus negcios ou manuteno em seus clientes, permitida a elaborao de relatrio peridico de despesas, contendo todas as atividades efetuadas naquele perodo (clientes visitados, distncia em km se for no mesmo municpio ou prximo, txi, refeies, gorjetas, passagens areas quando utilizadas, etc.), sempre com todos os comprovantes anexos. Para despesas e custos de manuteno permanente e peridica ou com vigncia por um determinado perodo, exigir contrato das empresas 31

que as realizam. Ex.: manuteno dos computadores, dos aparelhos de ar-condicionado, aplices de seguro, etc. Aquisio para o Ativo Imobilizado apresentar nota fiscal de compra, ou recibo de transferncia (para veculos usados). OBSERVAO: No caso de qualquer dvida que eventualmente surja com relao aos documentos para serem lanados em despesas/custos, etc., consulte sempre o Departamento Contbil.

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8.

ESTOQUES
8.1 CONCEITO

O estoque representado pelo conjunto de matrias-primas, produtos em fabricao, produtos prontos, material de aplicao e material de embalagem, nas indstrias, e pelas mercadorias, nas empresas comerciais. 8.2 INVENTRIO Os produtos e mercadorias acima mencionados, bem como os mesmos itens em poder de terceiros e os de terceiros em poder da empresa, existentes no fim do perodo (anual ou trimestral, conforme o regime tributrio do contribuinte), devem ser relacionados, observando-se os seguintes itens: quantidade, unidade, discriminao, preo unitrio e valor total. Essa relao servir para a escriturao do Livro de Registro de Inventrio, obrigatrio pela legislao federal e estadual e necessrio para a apurao do resultado do exerccio (lucro ou prejuzo). Para a avaliao dos estoques, de matrias-primas e mercadorias, em regra, utiliza-se o custo mdio ponderado ou o PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair), porm existem outros mtodos aceitos pela legislao e outras formas de avaliao praticadas em situaes especficas. Consulte o Departamento Contbil no caso de dvida sobre o melhor mtodo. A legislao do Estado do Rio Grande do Sul concede prazo de 60 dias, contados da data do levantamento do inventrio, para a escriturao do estoque no Livro de Registro de Inventrio, enquanto a legislao federal para empresas tributadas pelo lucro real na data do vencimento do imposto. A falta de escriturao do Livro de Registro de Inventrio e do Livro de Controle da Produo e do Estoque sujeita o contribuinte multa elevada. O inventrio fsico (contagem dos estoques existentes no fim do perodo) deve coincidir com a apurao escritural (estoque inicial, mais compras no perodo, menos vendas no mesmo perodo, igual a estoque final) e as possveis diferenas devem ser justificadas sob pena de autuao pelo Fisco. Alguns percentuais para perdas (quebra de estoque) so 33

aceitos pela legislao, variando em conformidade com o produto ou mercadoria ou em razo de situaes especiais. Consulte o Departamento Contbil para mais esclarecimentos. A destruio de produtos ou mercadorias inservveis (estragados, deteriorados, obsoletos, etc.) deve ser comunicada antecipadamente Receita Federal, e os impostos creditados por ocasio da compra devero ser estornados. As empresas construtoras que possuam material de construo a ser aplicado nas obras no exerccio seguinte, e mveis prontos e ainda no vendidos devero tambm relacion-los no Livro de Registro de Inventrio, para fins de registro e apurao de resultado no fim do exerccio. Os bens que compem o imobilizado da empresa, tais como mquinas, mveis, veculos, etc., no precisam ser relacionados no Livro de Registro de Inventrio.

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9.

CONCILIAO CONTBIL E COMPOSIO DE SALDOS

Mensalmente cada conta contbil deve ser conciliada e ter a sua composio de saldo. Composio de saldo na verdade um controle interno, em que o Contabilista ou qualquer outro usurio da Contabilidade acessa o que contm discriminadamente em cada conta contbil. Por exemplo: a conta de um fornecedor tem o saldo de R$ 100.000,00, a Contabilidade tem o saldo total, pela composio de saldo desta conta sabemos que so as seguintes faturas: - fat. 1010, data de emisso 10/10/x1, vencimento 10/02/x2 R$ 35.000,00; - fat. 1311, data de emisso 30/12/x1, vencimento 30/03/x2 R$ 65.000,00; - as faturas totalizam R$ 100.000,00, conforme saldo contbil. A composio de saldo pode ser relatrio emitido pela prpria Contabilidade ou por outro setor, desde que o saldo seja o mesmo ou demonstradas as diferenas. A Contabilidade deve ter o controle absoluto dos valores nela registrados, sem nenhuma exceo. A Contabilidade necessariamente deve manter o controle dos registros, at mesmo para no duplicar lanamentos, receitas, despesas ou apurar impostos incorretamente. Caso contrrio, a empresa pagar impostos a maior ou sofrer autuaes fiscais. A conta Caixa dever estar em conformidade com os boletins de caixa. Caso no sejam elaborados pela empresa, o profissional da Contabilidade dever examinar o Razo da conta Caixa para evitar lanamentos incorretos. As contas bancrias e de aplicaes financeiras devem estar de acordo com os extratos bancrios e/ou conciliaes dos bancos. A conta de duplicatas a receber deve estar conciliada com o relatrio de contas a receber. A cada perodo ou fechamento de balano a Contabilidade dever solicitar ao financeiro da empresa a posio das duplicatas a receber naquela data. Esse procedimento evita erros contbeis, como, por exemplo, o lanamento a maior de receitas, que proporciona o pagamento a maior de tributos (PIS, COFINS, IRPJ, CSSL, ICMS, IPI, e outros). 35

As contas de adiantamentos e outros crditos devem ser conciliadas no sentido de verificar pendncias existentes de longa data, as quais no refletem a posio consignada no balancete, bem como atentar para a documentao suporte dos lanamentos contbeis, tais como: contratos, recibos, notas fiscais e outros. A conta de estoque deve estar conferindo obrigatoriamente com o total da posio do Inventrio a cada trimestre (Lucro Real Trimestral) ou fechamento anual do balano (Lucro Real Anual, Lucro Presumido e Simples), se a empresa apura o Imposto de Renda anual com suspenso ou reduo, ms a ms deve manter um relatrio de estoque, no sendo necessrio o registro mensal no Livro de Inventrio. A Contabilidade deve atentar para o preo unitrio de cada mercadoria ou produto, podendo avaliar as mercadorias compradas para revenda pelo valor das ltimas aquisies menos o ICMS. No caso de fabricao de produtos, a matria-prima pode ser avaliada pelo preo das ltimas aquisies menos o ICMS e IPI, os produtos acabados avaliados por 70% do maior preo de venda (sem deduzir o ICMS) e os produtos em elaborao avaliados por 56% do maior preo de venda (sem deduzir o ICMS). A conta de despesas antecipadas deve estar conciliada com as planilhas de rateio e com os documentos. Nas contas do Realizvel a Longo Prazo, a Contabilidade deve verificar se os lanamentos esto suportados por documentos hbeis e se no h lanamentos incorretos. Exemplo: se o pagamento do contrato de mtuo est suportado por recibo, contrato, etc. Os investimentos em controladas ou coligadas desde que participe com 20% ou mais do capital votante esto avaliados pelo mtodo de equivalncia patrimonial, solicitar balano a essas empresas para efetuar os lanamentos contbeis, lembrando que sobre o resultado positivo da equivalncia patrimonial no incide tributao (IRPJ, CSSL, PIS, COFINS) e, no caso de resultado negativo, so indedutveis para fins de IRPJ e CSSL. As contas do Imobilizado e Investimentos devem estar de acordo com os controles patrimoniais da empresa; caso no existam, a Contabilidade dever manter planilha comprovando as despesas de depreciao e amortizao contabilizadas, bem como, mediante visualizao do Razo contbil, verificar se esto corretos os lanamentos de aquisio de imobilizado e se nas vendas foram baixadas as depreciaes e o custo contbil dos bens vendidos. 36

As contas de Fornecedores devem estar conciliadas com o relatrio das contas a pagar ou o setor Financeiro deve realizar uma composio de saldos de cada fornecedor, com o objetivo de confrontar com a Contabilidade. O Contabilista poder utilizar conta contbil distinta para os fornecedores mais representativos objetivando o controle contbil dessas contas. Os tributos a pagar e em dia devem conferir com o pagamento do ms seguinte; os tributos a pagar em atraso devem ser relacionados em planilhas parte para contabilizao dos juros e multas e posterior conferncia com os saldos contbeis. Emprstimos e financiamentos devem ser conciliados com o contrato objetivando a contabilizao dos juros e das atualizaes pelo perodo de competncia e mantidas planilhas de conferncia do clculo dos juros, atualizaes monetrias e outras despesas para que a empresa no desembolse a mais do que o estipulado no contrato de emprstimo ou financiamento. Contas a pagar em dia devem estar conferindo com o(s) pagamento(s) no(s) ms(es) seguinte(s) ou manter planilha com composio de saldos. Proviso de frias e 13 salrio devem estar de acordo com o relatrio analtico por funcionrio, fornecido pelo Setor de Pessoal. As contas do Exigvel a Longo Prazo devem ser verificadas com relao aos documentos suportes de movimentao no ano, a classificao superior a 12 meses aps encerramento do balano e planilhas subsidirias. As contas do Patrimnio Lquido devem refletir o capital social de acordo com o contrato social e alteraes, as realizaes das reservas de reavaliao, com saldo existente at 31-12-2007, motivadas por vendas e depreciaes de bens reavaliados e se as movimentaes das demais contas, inclusive lucros/prejuzos acumulados esto corretas. As receitas devem ser conciliadas com o livro de apurao do ICMS, IPI ou ISS, para evitar lanamentos a maior ou a menor, com consequncias tributrias. At porque o fiscal tem o direito de exigir tais livros. As despesas devem ser consistentes com relao documentao suporte e atividade da empresa. importante que o Contador ou Tcnico em Contabilidade visualize pelo Razo contbil se no h distores nos lanamentos contbeis das despesas ou classificao indevida. 37

Ateno: As contas contbeis devem estar rigorosamente conciliadas, ou seja, os lanamentos constantes na Contabilidade devero estar suportados por documentos e ainda registrados na conta correta, bem como os saldos contbeis confrontados com relatrios de outros setores (contas a receber, a pagar, etc.) para refletirem a realidade da empresa. Ocorrem muitos casos, principalmente em empresas que no tm uma auditoria independente, em que os saldos no retratem bem a empresa, h lanamentos em contas erradas ou faltam lanamentos; por esses motivos as contas devem estar conciliadas. Principalmente nas contas no conciliadas a empresa perde dinheiro: pagando tributos a maior, desvios de valores, perda do controle de sua atividade, tanto operacional como financeira. Observa-se que comum em empresas no existir um confronto, por exemplo, entre o saldo contbil e o relatrio de contas a receber do setor financeiro. Com isso no se detecta erros, tais como: a contabilidade registra receita a maior (paga PIS, COFINS, IRPJ, CSSL a maior), baixa de uma duplicata no contas a receber mas no se encontra o lanamento contbil (erro ou indcio de desvio). Basta solicitar ao Contador ou Tcnico em Contabilidade a COMPOSIO DE SALDO da conta. Se no houver um grande indcio de que a conta no vem sendo conciliada. Sendo apresentada a composio de saldo pelo profissional da Contabilidade, basta solicitar ao setor que tem ligao com a conta (exemplo: contas a receber) e pedir um relatrio com a composio do saldo na data-base do balancete/balano. Confrontando os saldos, h uma segurana com relao Contabilidade e o outro setor. Pode haver divergncias entre o relatrio contbil e o de contas a receber, porm a Contabilidade j investigou as diferenas e as tm apontadas. Isso significa uma Contabilidade conciliada, confrontada com relatrios de outros setores. Resumindo: Conta Contbil Caixa Bancos Aplicaes Financeiras Duplicatas a Receber Conferida com Boletim de Caixa Extrato Bancrio e Conciliaes Extrato de Aplicao Financeira e planilhas Relatrio de Contas a Receber 38

Crditos a Receber Impostos a recuperar Adiantamentos Estoque Realizvel a Longo Prazo Investimentos Imobilizado Fornecedores Emprstimos a pagar Tributos a recolher Salrios a Pagar Proviso de Frias e 13 Salrio Passivo a Descoberto

Outras Contas a Pagar Exigvel a Longo Prazo Patrimnio Lquido Receitas Despesas/Custos

Contratos e Planilhas Livro de apurao ICMS e IPI, Dacon (PIS e Cofins), DIPJ (CSLL e IRPJ), DCTF, PERDCOMP e respectivas planilhas de acompanhamento da utilizao do crdito. Relatrio do Financeiro ou do RH Livro de Inventrio de Estoque, Relatrios mensais do Setor de Estoque Contratos e planilhas Balano da empresa coligada ou controlada Sistema do ativo imobilizado, planilhas dos bens e controles de depreciao Relatrio do setor do Contas a Pagar e Conciliaes Contratos e planilhas de apropriao de encargos Composio de saldos, recolhimento no ms subsequente, DCTF, DACON e DIPJ Folha de Pagamento Respectivos relatrios fornecidos pelo RH Em caso do Patrimnio Liquido negativo mantm-se o saldo no passivo conta Passivo a Descoberto Relatrios, planilhas, composio de saldo e/ou de pagamentos subsequente. Contratos e Planilhas de apropriao de encargos Capital Social e Reservas Livros Fiscais do ICMS, PIS ou ISS Lanamentos com base em documentos hbeis, livros de entrada de mercadoria, etc.

A Contabilidade deve estar sempre conferida (conciliada) com os relatrios e posies dos demais setores da empresa. 39

Por exemplo: a conta clientes deve estar conciliada com o relatrio do Contas a Receber; a conta de fornecedores com o relatrio do Contas a Pagar e assim por diante. Esses relatrios devem ser enviados Contabilidade ao final de cada ms para fins de conciliao. O profissional da Contabilidade, por sua vez, deve ter cincia dos saldos existentes no Balancete ou no Balano Patrimonial. Como vimos, a certeza de que os saldos contbeis esto corretos est na empresa e quanto mais houver o confronto dos relatrios de cada setor com a Contabilidade maior ser a preciso das informaes contidas no Balano Patrimonial da empresa. Dessa forma, podemos dizer que a Contabilidade espelha a realidade da empresa desobrigando os scios, os administradores e o prprio Contabilista de responderem com seus bens pessoais em questionamentos tributrios, civis, comerciais, penais e criminais, provando que no agiram de forma enganosa, lesiva ou com abuso de poderes perante terceiros. O Balano Patrimonial, Demonstrativo do Resultado do Exerccio (DRE), Demonstrativo dos Lucros e Prejuzos Acumulados (DLPA), Demonstrativo das Mutaes do Patrimnio Lquido, Demonstrativo dos Fluxos de Caixa (DFC), Demonstrativo do Valor Adicionado (DVA) e Notas Explicativas (verificar obrigatoriedade pelo porte da empresa) so instrumentos contbeis que indicam em um determinado momento a situao financeira, econmica e patrimonial de uma entidade, cujas contas so classificadas em Ativo, Passivo e Patrimnio Lquido.

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10.

ESTRUTURAO E CLASSIFICAO DAS CONTAS CONTBEIS

De acordo com a Lei n 6.404-76 - art. 178 e com alteraes implementadas pelas Leis n 11.638-2007 e n 11.941-2009, que regulamentam as sociedades por aes (S.A.), as contas do ativo devem ser alocadas em ordem decrescente do grau de liquidez, enquanto as contas do passivo devem ser alocadas de acordo com o prazo das exigibilidades. Nova Classificao do Balano
ATIVO Ativo Circulante Ativo No Circulante Realizvel a Longo Prazo Investimento Imobilizado Intangvel PASSIVO + PATRIMNIO LQUIDO Passivo Circulante Passivo No Circulante Patrimnio Lquido Capital Social (-) Gastos com Emisso de Aes Reservas de Capital Opes Outorgadas Reconhecidas Reservas de Lucros (-) Aes em Tesouraria Ajustes de Avaliao Patrimonial Ajustes Acumulados de Converso Prejuzos Acumulados

MODELO SIMPLIFICADO DE PLANO DE CONTAS ATUALIZADO COM A LEI N 11.638-07 E LEI 11.941-09
1. ATIVO 1.1 Circulante 1.1.01 Disponvel 1.1.01.01 Caixa 1.1.01.02 Banco conta movimento 1.1.01.02.01 Banco X 1.1.01.03 Aplicaes financeiras 1.1.01.03.01 Banco X

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1.1.02 1.1.02.01 1.1.03 1.1.04 1.1.05 1.1.06 1.1.07 1.1.08 1.1.08.01 1.1.09 1.1.09.01 1.1.09.02 1.1.09.03 1.1.09.04 1.1.09.05 1.1.09.06 1.1.09.07 1.1.09.08 1.1.10 1.1.10.01 1.1.10.02 1.1.10.03 1.1.10.04 1.1.10.05 1.1.11 1.1.11.01 1.1.12 1.1.12.01 1.1.12.02 1.1.12.03 1.1.12.04 1.1.12.05 1.1.12.06 1.2 1.2.01

Clientes Cliente X Duplicatas a receber (-) Duplicatas descontadas (-) Proviso p/ devedores duvidosos Adiantamento a fornecedores Adiantamento a empregados Ttulos a receber Nota promissria a receber Impostos diversos a compensar ICMS a recuperar IPI a recuperar IRRF a recuperar CSLL a recuperar PIS a recuperar INSS a recuperar COFINS a recuperar Outros tributos a recuperar Estoques Mercadorias para Revenda Produtos em elaborao Matria prima Material de embalagem Materiais de Uso/Consumo Ttulos e valores mobilirios Depsito p/ incentivo fiscal Despesas antecipadas Juros s/ emprstimo de capital de giro Juros s/ financiamento Imobilizados Despesas financeiras Seguros Vale transporte Outras No Circulante Realizvel a longo prazo

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1.2.01.01 1.2.02 1.2.02.01 1.2.02.02 1.2.03 1.2.03.01 1.2.03.02 1.2.03.03 1.2.03.04 1.2.03.05 1.2.03.06 1.2.03.07 1.2.03.08 1.2.03.09 1.2.03.10 1.2.03.11 1.2.03.12 1.2.03.13 1.2.04 1.2.04.01 1.2.04.02 1.2.04.03 1.2.04.04 1.2.04.05 1.2.04.06 2. 2.1 2.1.01 2.1.02 2.1.03 2.1.04 2.1.05 2.1.06 2.1.07

Aplicaes em Incentivos Fiscais Investimentos Participao empresas aes diversas Outros investimentos Imobilizado Terrenos Mveis e utenslios (-) Depreciao mveis e utenslios Instalaes (-) Depreciao instalaes Mquinas, equipamentos e ferramentas (-) Depreciao mquinas, equipamentos e ferramentas Computadores e perifricos (-) Depreciao Computadores Veculos (-) Depreciao veculos Imveis (-) Depreciaes Imveis Intangveis Marcas e Patentes (-) Amortizao Marcas e patentes Pesquisa e desenvolvimento (-) Amortizao Pesquisas e desenvolvimento Direitos autorais (-) Amortizao sobre direitos autorais PASSIVO Circulante Salrios a pagar Fornecedores Duplicatas a pagar Emprstimo e financiamentos Imposto a pagar / recolher Ttulos a pagar Encargos Sociais a Recolher

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2.1.08 2.1.09 2.1.10 2.1.11 2.2 2.2.01 2.2.01.01 2.3 2.3.01 2.3.01.01 2.3.01.02 2.3.02 2.3.02.02 2.3.02.03 2.3.03 2.3.04 2.3.05 2.3.05.01 2.3.05.02 2.3.05.03 2.3.05.04 2.3.05.05 2.3.05.06 2.3.05.07 2.3.06 2.3.07 2.3.07.01 2.3.07.02 3. 3.1 3.1.01 3.1.01.01 3.2 3.2.01

Outros Ttulos a Pagar Aluguis a pagar gua e Luz a pagar Dividendos Propostos a Pagar No Circulante Exigvel a Longo Prazo Promissrias a Pagar de Longo Prazo Patrimnio lquido Capital Social Capital Subscrito (-) Capital a Integralizar Reserva de capital gio na emisso de aes Alienao de partes beneficirias Reservas de Reavaliao (saldos de 2007) Ajustes de Avaliao Patrimonial Reservas de Lucros Reserva Legal Reserva Estatutria Reserva para Contingncias Reserva de Incentivos Fiscais Reserva de Reteno de Lucros Reserva de Lucros a Realizar Reserva Especial para Dividendos Obrigatrios No Distribudos (-) Aes em Tesouraria (-) Prejuzos Acumulados Lucros do exerccio (-) Prejuzos do exerccio DESPESAS Custos diretos da produo Custos dos produtos vendidos CMV Despesas Operacionais Despesas Administrativas

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3.2.01.01 3.2.01.02 3.2.01.03 3.2.01.04 3.2.01.05 3.2.01.06 3.2.01.07 3.2.01.08 3.2.01.09 3.2.01.10 3.2.01.11 3.2.01.12 3.2.01.13 3.2.01.14 3.2.01.15 3.2.01.16 3.2.01.17 3.2.01.18 3.2.01.19 3.2.01.20 3.2.01.21 3.2.01.22 3.2.01.23 3.2.01.24 3.2.01.25 3.2.01.26 3.2.01.27 3.2.01.28 3.2.01.29 3.2.01.30 3.2.01.31 3.2.01.32 3.2.01.33 3.2.01.34 3.2.01.35

13 Salrio Adicional noturno gua / Esgoto Alimentao Aluguis e arrendamento Assistncia mdica/social Associao de classe Contribuio/donativos Correios Depreciao/Amortizao Despesas com manuteno da loja Farmcia Frias FGTS Gs Horas extras Impostos e taxas Impressos Indenizaes/aviso prvio INSS Legais e judiciais Luz Materiais de consumo Multas de trnsito Multas fiscais Pr labore administrao Propaganda e publicidade Reprodues Revistas e jornais Salrios e ordenados Seguros Servio terceiros pessoa fsica Servio terceiros pessoa jurdica Telefone Vale transporte

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3.2.01.36 3.2.02 3.2.02.01 3.2.02.02 3.2.02.03 3.2.02.04 3.2.02.05 3.2.02.06 3.2.02.07 3.2.02.08 3.2.02.09 3.2.03 3.2.03.01 3.2.03.02 3.2.03.03 3.3 4. 4.1 4.1.01 4.1.01.01 4.1.02 4.1.02.01 4.2 4.2.01 4.2.01.01 4.2.01.02 4.2.01.03 4.2.01.04 4.2.01.05 4.2.02 4.2.02.01 4.3 4.3.01 4.3.01.01

Viagens e representaes Despesas Comerciais Proviso para Crditos de Liquidao Duvidosa Amostra grtis Combustvel Comisses de venda Embalagens Fretes na entrega Impostos s/ veculos Manuteno de veculos Propaganda e publicidade Despesas financeiras Encargos e Juros de Mora Despesas Bancrias CPMF Despesas no operacionais RECEITA Receita bruta s/ vendas e servios Receita bruta de venda Revenda de mercadorias Receita bruta de servios Prestao de servios Deduo de receita bruta vendas/servios Deduo de receita bruta de vendas Cancelamento de devolues Abatimento incondicional ICMS COFINS PIS s/ vendas e servios Deduo de receita bruta s/ servios ISS Receita operacional Receita financeira Variao monetria ativa

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4.3.01.02 4.3.01.03 4.3.01.04 4.3.01.05 4.3.01.06 4.3.01.07 4.3.02 4.3.02.01 4.3.02.04 4.3.03 4.3.03.01 4.4 4.4.01 4.4.01.01 4.5 5. 5.1 5.1.01

Juros s/ aplicaes financeiras Descontos obtidos Receita de aplicaes pr-fixadas Multas ativas Dividendos Juros s/ duplicatas Recuperaes diversas Reembolsos diversos Venda de sucatas Receitas patrimoniais Resultado da venda de bens Receita de Participaes Societria Receita em Participaes com Empresa Coligadas Receita de Participaes Societria Outras Receitas no operacionais CONTAS DE COMPENSAO Resultado do exerccio Apurao de resultado

10.1 ESCRITURAO CONTBIL DIGITAL A Instruo Normativa RFB 787, de 19 de novembro de 2007, instituiu a Escriturao Contbil Digital ECD, para fins fiscais e previdencirios, que dever ser transmitida, pelas contas jurdicas e ela obrigadas, ao Sistema Pblico de Escriturao Digital SPED, institudo pelo Decreto n 6.022, de 22 de janeiro de 2007, e ser considerada vlida aps a confirmao de recebimento do arquivo que contm e aps a autenticao pelos rgos de registro. Com o mdulo SPED-Contbil, a escriturao contbil das empresas ser enviada em formato digital ao Ambiente Nacional SPED, em que os diversos rgos de controle e as vrias instncias do Fisco tero acesso devidamente controlado. O arquivo digital contendo a escriturao contbil est assinado digitalmente em conformidade com as regras do ICP-Brasil e, sendo assim este arquivo tem validade para todos os fins, nos termos da MP 2200-2, de 24 de agosto de 2001.

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O programa SPED-Contbil uma ferramenta homologada que permite o manuseio padronizado de arquivo contbil construdo de acordo com as regras definidas para o leiaute a ser utilizado pelo SPED. Poder ser utilizado tanto pelo profissional da Contabilidade quanto pelo representante legal da empresa no momento da gerao do arquivo. Poder ser tambm utilizado por outros legitimamente interessados na visualizao de escriturao contbil digital. 10.1.1 Regras Gerais para a ECD A Escriturao Contbil Digital ser composta da verso digital dos seguintes livros contbeis: I livro Dirio e seus auxiliares, se houver; II livro Razo e seus auxiliares, se houver; III livro Balancetes Dirios, Balanos e fichas de lanamento comprobatrios dos assentamentos neles transcritos. Esses livros contbeis emitidos em forma eletrnica devero ser assinados digitalmente, utilizando-se de certificado de segurana mnima tipo A3, emitidos por entidades credenciadas pela IPC-Brasil, a fim de garantir a auditoria do documento digital. 10.1.2 Pessoas Jurdicas obrigadas a ECD a) em relao aos fatos contbeis ocorridos a partir de 1 de janeiro de 2008, as pessoas jurdicas sujeitas a acompanhamento econmico-tributrio diferenciado, nos termos da Portaria RFB n 11.211, de 7 de novembro de 2007, e sujeitas tributao do imposto de renda com base no lucro real; b) em relao aos fatos contbeis ocorridos a partir do 1 de janeiro de 2009, as demais pessoas jurdicas sujeitas tributao do Imposto de Renda com base no Lucro Real.

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11. COMPRAS, TRANSFERNCIAS E BENEFICIAMENTOS DE MERCADORIAS E PRODUTOS

As compras de matrias-primas, mercadorias e materiais secundrios iro gerar para as empresas crditos tributrios passveis de compensao, de acordo com o tipo e ramo de atividade. A empresa enquadrada no SIMPLES NACIONAL no pode utilizar crdito oriundo de compra de matrias-primas, mercadorias e materiais secundrios conforme legislao vigente. As compras devero ser necessariamente lastreadas por notas fiscais contendo as informaes previstas na legislao, tais como: tipo da operao, dados do adquirente, condies de pagamento, descrio dos produtos e destaques dos impostos incidentes, no se podendo esquecer de anotar no canhoto da Nota Fiscal a data de recebimento da mercadoria e carimbo da empresa (opcional). vedada a utilizao contbil/fiscal de cupons fiscais, tquetes emitidos por caixas registradoras e notas fiscais simplificadas. 11.1 ESCRITURAO DOS LIVROS FISCAIS As notas fiscais de compras devero ser escrituradas em livros prprios. Para tanto, faz-se necessrio o envio peridico da primeira via organizao contbil, sob protocolo especial para esse fim, conforme o acordado no contrato de prestao de servios. 11.2 CONTROLE FINANCEIRO DAS COMPRAS Por determinao legal e para atender aos aspectos gerenciais, as compras devero ser controladas separadamente em: vista e a prazo. As compras vista devero ser acompanhadas da cpia do cheque utilizado para o pagamento, se pagas por este meio ou com uma anotao da utilizao de dinheiro no referido pagamento. Precisam tambm vir acompanhadas da respectiva duplicata quitada, recibo de pagamento ou utilizao de um carimbo prprio que esclarea quanto sua quitao. 49

Salientamos que a simples referncia de venda vista no quita a nota fiscal. 11.3 TRANSFERNCIAS E REMESSAS Os recebimentos ou envios de mercadorias em transferncias para depsitos ou filiais e os recebimentos e envios de remessas, seja qual for a sua natureza, previstos na legislao vigente, devero receber uma orientao especial da Organizao Contbil. 11.4 DEVOLUES DE COMPRAS As devolues de compras e vendas devem receber um tratamento prprio, nos termos da legislao fiscal, e as notas fiscais de entrada devem receber uma orientao especial da organizao contbil quanto aos critrios e procedimentos para emisso.

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12. IMOBILIZADO AQUISIO E VENDA

12.1 CONCEITO Imobilizado o conjunto de bens e direitos que a empresa necessita para funcionar. Exemplos de bens: imveis (terrenos, edifcios e construes), mquinas, computadores, mveis, instalaes e ferramentas. Exemplos de direitos: marcas, patentes e direito de uso. 12.2 AQUISIO Na compra de bens e direitos, exija o comprovante da aquisio (nota fiscal, recibo, escritura, etc.). O original ou uma cpia autenticada pela fiscalizao dever ser enviada organizao contbil para registro fiscal e contbil. Se tiver qualquer dvida sobre o documento, consulte o departamento contbil. Na compra de veculo de pessoa jurdica, tire uma cpia da nota fiscal e, na compra de particular, tire uma cpia autenticada, frente e verso, do documento de transferncia aps o reconhecimento da firma, antes de envi-lo para efetivar a transferncia. Na aquisio de bens pelo valor residual ao trmino do arrendamento (leasing), exija tambm a nota fiscal correspondente. No esquea que a nota fiscal comprovante de venda, no comprovante de pagamento. Exija do vendedor o correspondente recibo ou duplicata quitada, para sua segurana. Quando a compra for de valor significativo: imvel, veculo, mquina, etc., consulte o Departamento Contbil sobre as implicaes legais e tributrias e sobre as diversas modalidades de aquisio: vista, a prazo, financiada, leasing, etc., antes de efetivar o negcio. Antes de iniciar a construo, reforma e benfeitorias de imveis, consulte a organizao contbil, pois, alm de diversas exigncias burocrticas, h incidncia de tributos e contribuies (INSS, FGTS, ISS, etc.).

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12.3 VENDA Na venda de bens ou direitos, pode ocorrer lucro ou prejuzo. Antes de concretizar uma venda, consulte a organizao contbil sobre o valor do bem a ser vendido, pois ele pode ter sofrido alteraes em razo de atualizaes e depreciaes. Se houver lucro, haver tributao em conformidade com o regime tributrio escolhido pelo contribuinte. Na venda de veculo, emita nota fiscal ou, se estiver desobrigado, tire cpia do documento de transferncia aps assin-lo e reconhecer a firma, antes de entreg-lo ao comprador. Toda venda dever estar amparada por documentao prpria, tais como: contrato ou escritura para bens imveis, nota fiscal ou recibo para bens mveis e direitos, alm de outros especficos para determinadas operaes. No caso de bens sinistrados, cuja indenizao for paga por companhia de seguro, enviar original ou cpia do comprovante do valor recebido para sua organizao contbil. recomendado o arquivo em separado dos comprovantes de compras para o ativo imobilizado.

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13. VENDAS E CIRCULAO DE PRODUTOS E MERCADORIAS, E PRESTAO DE SERVIOS

As vendas de produtos, mercadorias e servios iro gerar para as empresas obrigao de pagamento de vrios impostos, tais como IPI, ICMS, ISSQN, PIS, COFINS e SIMPLES. Se optante pela modalidade do lucro presumido, as vendas comporo a base de clculo para a apurao do IRPJ (Imposto de Renda da Pessoa Jurdica) e da CSLL (Contribuio Social sobre o Lucro Lquido). As notas fiscais devero ser emitidas em conformidade com a legislao vigente, em modelos prprios, destacando-se principalmente o tipo de operao, os dados do adquirente, as condies de pagamento, os produtos comercializados e os impostos incidentes na referida operao . O cancelamento dos documentos fiscais merece tratamento especfico. Consulte o Departamento Fiscal. obrigatria a guarda da via fixa da nota fiscal em ordem numrica sequencial. Alertamos que o destaque do talonrio da nota fiscal dever ser efetuado no momento da sada das mercadorias, sendo necessria a assinatura do recebedor no respectivo canhoto. As vendas a prazo devero ser identificadas quanto a sua forma de recebimento, ou seja, dinheiro, cheques, cheques pr-datados, cobrana bancria, carto de crdito, etc. 13.1 ESCRITURAO DOS LIVROS FISCAIS As notas fiscais bem como os cupons fiscais devero ser escriturados em livros prprios. Para tanto, faz-se necessrio o envio peridico de uma via dos respectivos documentos ou resumo dirio dos equipamentos prprios de cupons fiscais organizao contbil, utilizando-se um protocolo especial para esse fim. Deve-se obedecer a periodicidade estabelecida em contrato de prestao de servios. 13.2 PRESTADORAS DE SERVIOS Algumas atividades de servios devero destacar o Imposto de Renda, PIS, COFINS, CSLL, ISSQN e/ou o INSS a ser retido na fonte, nos seus documentos de venda de servios, nos termos de legislaes especficas, consulte o Departamento Fiscal. 53

14. RECOLHIMENTO DE TRIBUTOS

Este tpico tem por objetivo orientar os clientes sobre os principais tributos existentes e os cuidados que se deve ter na liquidao e guarda desses documentos. Esteja atento ao prazo de recolhimento de todos os seus tributos. Procure pag-los dentro dos prazos estabelecidos por lei. Se no o fizer, fique ciente de que incidir multa, juros de mora e correo a serem aplicados na efetiva liquidao do tributo, bem como de eventuais notificaes e fiscalizaes que podero ocorrer em funo do seu no pagamento. Enviar mensalmente para a Contabilidade as guias quitadas no ms anterior at o 5 dia til do ms subsequente, para que se efetue o lanamento de baixa. Apresentamos adiante relao dos principais tributos classificados por esfera de governo: TRIBUTOS FEDERAIS IRPJ LUCRO REAL ESTIMADO CSSL LUCRO REAL ESTIMADO IRPJ TRIMESTRAL LUCRO PRESUMIDO IRPJ LUCRO REAL TRIMESTRAL CSSL TRIMESTRAL LUCRO PRESUMIDO CSSL LUCRO REAL TRIMESTRAL IPI MENSAL IPI DECENDIAL CONFORME ATIVIDADE SIMPLES NACIONAL COFINS FATURAMENTO COFINS NO CUMULATIVA PIS COFINS C. SOCIAL RETIDOS PIS FATURAMENTO PIS NO CUMULATIVO INSS GPS/FUNCIONRIOS E PR-LABORE RETENO 54

CONTRIBUINTE INDIVIDUAL GFIP FGTS IRRF S/SERVIOS PRESTADOS PJ A PJ IRRF S/COMISSES DE PJ A PJ IRRF S/ALUGUIS IRRF S/SALRIO OU PR-LABORE IRRF S/SERVIOS PRESTADOS PF A PJ

OBSERVAES: 1 ANTECIPA-SE o recolhimento dos tributos federais quando o vencimento ocorre em feriado ou fim de semana, EXCETO INSS; neste caso PRORROGA-SE. 2 Referente ao PIS, COFINS e Contribuio Social retidos, quando sub judice algum dos tributos, o recolhimento ser feito em separado, conforme Lei n 10.833-03. TRIBUTOS ESTADUAIS ICMS GERAL ICMS SUBSTITUIO TRIBUTRIA ICMS DIFERENCIAL DE ALQUOTA OBSERVAO: No sendo o vencimento em dia til, prorroga-se. TRIBUTOS MUNICIPAIS ISSQN SOBRE O FATURAMENTO ISSQN POR PROFISSIONAL HABILITADO IMPORTANTE: QUALQUER DVIDA QUE EVENTUALMENTE SURJA, NA CONFERNCIA DAS GUIAS PARA PAGAMENTO, ETC., CONSULTE SEMPRE A SUA ORGANIZAO CONTBIL. A seguir relacionamos as obrigaes principais e acessrias que devem ser cumpridas pelas pessoas jurdicas: 55

SETOR FISCAL Livro de Entradas de Mercadorias Livro de Sadas de Mercadorias Livro de Apurao de ICMS Livro de Entradas de IPI (indstria) Livro de Sadas de IPI Livro de Apurao do IPI Livro de Impostos sobre Servios (ISS) Livro Registro de Inventrio GIA mensal para o ICMS (Modalidade Geral) Relatrios mensais de compra e venda Autorizao de Impresso de Documentos Fiscais SINTEGRA Livro Registro Termos e Ocorrncias

SETOR DE PESSOAL Folhas de pagamento mensal e quinzenal Admisses de Empregados (Registro, Contrato de Trabalho) Demisses de Empregados (Rescises de Contrato) GFIP (Guia recolhimento FGTS e Informaes a Previdncia Social) GPS (Guia Previdncia Social) CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) GRR (Guia de Recolhimento Rescisrio multa sobre o FGTS) Requerimento seguro-desemprego Recibos de frias Recibos de 13 salrio RAIS (apresentao anual) Atualizao de Carteiras de Trabalho Atualizao do livro Registro de Empregados Contribuio Sindical dos Empregados Contribuio Confederativa Assistencial Contribuio Sindical do Empregador Preenchimento do relatrio salrio-contribuio para a Previdncia CAT Comunicado de Acidente de Trabalho 56

SETOR CONTBIL Classificao e codificao dos documentos: Lanamentos contbeis de toda a documentao enviada Livro Dirio Livro Razo Livro Lalur Livro Caixa (para pequeno empresrio art. 68, LC 123-06) Balancetes Mensais Balanos Trimestrais e Anuais Relatrios impressos da ficha razo por conta Outros relatrios necessrios e conciliaes Preenchimento de cadastros

GUIAS DE RECOLHIMENTO MENSAIS DAS SIMPLES NACIONAL DARF PIS DARF COFINS DARF IMPOSTO DE RENDA DARF CONTRIBUIO SOCIAL DARF IPI (Indstrias) FGTS PREVIDNCIA CARN INSS ISS - MUNICIPAL IMPOSTO SINDICAL IRRF PIS - COFINS - Contribuio Social Retidos (quinzenal)

OBRIGAES MENSAIS DNF Demonstrativo de Notas Fiscais DCTF Declarao de Contribuies e Tributos Federais DACON Demonstrativo de Apurao de Contribuies Sociais OBRIGAES TRIMESTRAIS Registro Florestal Estadual (Madeireiras) 57

OBRIGAES SEMESTRAIS DCTF Declarao de Contribuies e Tributos Federais DACON Demonstrativo de Apurao de Contribuies Sociais OBRIGAES ANUAIS Guia informativa modelo B do ICMS Declarao de Renda P. Jurdica - DIPJ Declarao Simplificada - PJ Declarao de Renda P. Fsica DIRF (Declarao de Imposto de Renda Fonte) DIPI (Declarao Imposto Produtos Industrializados) RAIS (Relao Anual Informaes Sociais) Renovao Alvar Sanitrio Renovao Alvar Municipal IBAMA Renovao Certificado Regularidade Farmcias Declarao p/ Ministrio Pblico SICAF - Fundaes DITR DIMOB (Declarao de Informaes sobre Atividades Imobilirias)

OUTROS SERVIOS QUE NORMALMENTE SO PRESTADOS: busca e entrega nas empresas de documentao fiscal e contbil; entrega de guias de recolhimento; atendimento via telefone de dvidas e esclarecimentos sobre assuntos da rea contbil; negativas de todos os rgos pblicos; cadastros para bancos e empresas; auxlio para calcular o preo de vendas de produtos/mercadorias/servios; clculo de tempo de servio para a previdncia.

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