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PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO
São Paulo – SP
Julho / 2015
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SUMÁRIO
2) Etapas para conferência de processos contendo documentos para execução financeira ...... 04
a) Notas fiscais de prestadores de serviços ............................................................................... 04
b) Notas fiscais de bens e mercadorias ..................................................................................... 07
c) Faturas de concessionárias ................................................................................................... 09
d) Recibos de aluguéis .............................................................................................................. 11
8) Envio de processos ao DGF para recolhimento de impostos com prazo de vencimento ..... 47
ANEXOS .................................................................................................................................. 48
ANEXO 1 – Conferência para nota fiscal de serviço ............................................................... 49
ANEXO 2 – Encaminhamento para liquidação e autorização de pagamento .......................... 50
ANEXO 3 – Conferência para nota fiscal de bens e mercadorias ............................................ 51
ANEXO 4 – Conferência para fatura de concessionária .......................................................... 52
ANEXO 5 – Relatório de Utilização do Imóvel ....................................................................... 53
ANEXO 6 – Autorização de Pagamento .................................................................................. 56
REFERÊNCIAS ....................................................................................................................... 57
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LISTA DE QUADROS
Membros: Karina Sacilotto de Moura (DGF), Marta Cybele Carneiro (DGF), Danilo
Angelo Pinheiro da Silva (Campus Diadema), Andréia da Silva Santos (Coordenadoria
Administrativa), Doralice de Souza Martins (Campus São Paulo), Wagner Gonçalves de
Lima (Campus São Paulo), Kátia Regina Martins Viana (Campus Guarulhos) e José
Cruz de Souza (DGCON).
Colaborador: Paulo Hypólito (DGCON).
c) Faturas de concessionárias
Para as faturas de concessionárias, as etapas de conferência correspondem: ao
ateste pelo Gestor do contrato, à verificação da situação do contrato pela Divisão de
contratos, ao enquadramento tributário, preferencialmente, pelo Contador ou Técnico
Contábil lotado na Controladoria, à liquidação pela Controladoria, à autorização de
pagamento pelo Ordenador de Despesa e à execução financeira pelo DGF.
d) Recibos de aluguéis
Para os recibos de aluguéis, as etapas de conferência correspondem: à entrega do
relatório de utilização de imóvel (ANEXO 5), à verificação da situação do contrato de
locação pela Divisão de contratos, ao enquadramento tributário, preferencialmente, pelo
Contador ou Técnico Contábil lotado na Controladoria, à liquidação pela Controladoria,
à autorização de pagamento pelo Ordenador de Despesa e à execução financeira pelo
DGF.
Tomando como exemplo, o lançamento de uma NP, para liquidação de uma nota fiscal,
o usuário deverá digitar “NP” no tipo de documento e clicar em “Confirmar”.
Em seguida, será preenchido a aba “Principal com Orçamento”. Primeiramente, terá que
definir a situação que será lançada.
Na próxima tela, tem-se que definir, primeiramente, se o documento hábil a ser lançado
possui ou não contrato.
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Feitas as duas primeiras etapas da aba “Principal com Orçamento”, completa-se, agora,
os campos número do empenho, subitem da despesa, enquadramento como liquidado ou não,
valor, conta de variação patrimonial diminutiva e contas a pagar, clicando, posteriormente, em
“Confirmar”. Supondo que o documento hábil esteja associado a um contrato e que não se trata
de despesa antecipada, será necessário ainda o preenchimento da conta de contrato. O tópico 5
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deste manual trata das contas contábeis para o Novo Plano de Contas (PCASP).
Caso a liquidação possua diferentes situações, deverão ser informadas quantas forem
necessárias, como, por exemplo, uma nota fiscal de prestação de serviços por pessoa jurídica
com fornecimento de material para consumo imediato, irá considerar a DSP001 (para o serviço)
e DSP102 (para o material).
Caso se aplique a retenção tributária e ou contribuições sociais na fonte pela
administração pública, o usuário deverá clicar na aba “Dedução”.
No campo “Observação”, deve-se informar o número da nota fiscal sobre a qual está se
aplicando a retenção, a data de emissão, a folha de autuação, o número do processo principal, o
número do processo acessório de pagamento (se houver), o número do contrato (se houver), o
tipo do serviço prestado (ou do produto adquirido se for o caso), o período de referência da nota
fiscal e o número da nota de empenho, feito isso, clica em “Confirmar”, conforme mostrado no
exemplo a seguir. Observar que documento do “Pré-Doc” só estará pronto quando o botão “Pré-
Doc” estiver marcado com o sinal verde.
Para o recolhimento de DARF costuma não ocorrer a incidência de multas e juros, uma
vez que a data do pagamento da retenção é condicionada a data do pagamento do principal.
Tomando como exemplo agora, o recolhimento de INSS, a dedução a ser
lançada será a DGP001. Na tela dessa situação, os campos obrigatórios de
preenchimento são: “UG Pagadora”, “Código de Pagamento GPS” e “Valor”. A UG
será a da Instituição, no caso 153031. Para data de vencimento e pagamento, observar
que o recolhimento de INSS se dá obrigatoriamente até o dia 20 do mês subsequente a
data de emissão da nota fiscal e, em caso de atraso, implicará em multas e juros. O
código de pagamento comumente utilizado é o 2640 e valor será conforme a alíquota
aplicada. Deverá ser informado ainda o recolhedor, bem como o valor de INSS a ser
recolhido e as multas e os juros se aplicáveis. Para saber o valor de multas e juros, caso
se apliquem, o usuário poderá consultar o site do “Sistema de Acréscimos Legais
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Assim como foi feito na DARF, a próxima etapa será o preenchimento do “Pré-Doc”.
Os campos obrigatórios de preenchimento são “Recurso”, “Competência” e “Observação”. Para
o campo “Recurso”, novamente as opções são conforme o orçamento: se o orçamento da Nota
de Empenho for do ano e proveniente da LOA da instituição o recurso deverá ser “1 – Com
Cota do Orçamento do Exercício”. Se o orçamento for da LOA da Instituição, porém o empenho
foi inscrito em Restos a Pagar, o recurso deverá ser “2 – Com Limite de Restos a Pagar”. Se o
recurso for proveniente de descentralização, com orçamento de outras Instituições, o recurso
deverá ser “3 – Com Vinculação de Pagamento”.
Para a referência, assim como na situação anterior, será o mês e o ano correspondente à
data de emissão da nota fiscal.
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Para a “Observação”, informar o número da nota fiscal sobre a qual está se aplicando a
retenção, a data de emissão, a folha de autuação, o número do processo principal, o número do
processo acessório de pagamento (se houver), o número do contrato (se houver), o tipo do
serviço prestado, o período de referência da nota fiscal e o número da nota de empenho, feito
isso, clica em “Confirmar”, conforme mostrado no exemplo a seguir.
Cabe destacar também a situação DOB001 para retenção de ISS via fatura, ou
seja, guia de recolhimento emitida por municípios não cadastrados no SIAFI. Assim
sendo, o usuário deverá primeiramente lançar essa fatura no SIAFI Tela Preta, acessado
pelo link <https://acesso.serpro.gov.br/HOD10/jsp/logonID.jsp>. Feito isso, o usuário
deverá informar seu CPF e sua senha.
A fatura (ou lista de fatura se for o caso de mais de uma) será lançada, portanto,
pelo comando “>Atulf”.
aplicável.
A “Data de Pagamento” poderá ser inicialmente a data da liquidação, uma vez que ela
poderá ser alterada posteriormente quando de fato se realizar o pagamento. Na sequência, o
usuário deverá informar o favorecido clicando em “Incluir”.
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Para selecionar, basta clicar em cima da conta. O usuário deverá escolher a agência e a
conta informada pelo fornecedor na nota fiscal.
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Uma vez devidamente preenchido, o “Pré-Doc” ficará marcado com sinal verde.
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Outro tipo de OB que cabe destaque é para pagamento de fatura. Ao preencher a “OB
Fatura”, o usuário deverá informar o “Número da Lista de Fatura”, que para ser criada segue os
mesmos passos informados no lançamento da DOB001 para retenção de ISS. Para os dados do
“Domicílio Bancário do Favorecido”, o “Banco” é 001, “Agência” é 1897 e a “Conta Corrente”
é “Fatura”. Em seguida, preenche-se o campo “Observação” e clica em “Confirmar”.
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c) Faturas de concessionárias
Deverá conter os seguintes dados:
nº da fatura e da lista de faturas;
data de emissão;
folha de autuação da fatura no processo;
nº do processo principal;
nº do processo acessório (se houver);
nº do contrato e do convênio (se houver);
descrição do serviço fornecido;
período de referência e;
nota de empenho;
tributos aplicáveis (informar as respectivas alíquotas) e;
isenção (se aplicável).
d) Recibos de aluguéis
Deverá conter os seguintes dados:
localização do imóvel (rua/avenida e número);
nº de autuação e data de emissão do relatório de utilização do imóvel;
nº de autuação e data de emissão da folha de autorização de pagamento;
nº do processo principal;
nº do processo acessório (se houver);
nº do contrato;
período de referência da locação;
nota de empenho;
tributos aplicáveis (informar as respectivas alíquotas) e;
isenção (se aplicável).
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a) Contas a pagar
21311.04.00 Fornecedores nacionais
21321.01.00 Fornecedores estrangeiros
b) Tributos a recolher
21141.01.03 Federais – INSS – contribuição s/ serviços de terceiros / contrib. avulsos
21881.01.06 Federais – recursos fiscais – DARF a emitir
21881.01.02 Federais – INSS – contribuição s/ serviços de terceiros
21881.01.09 Municipais – recursos fiscais – DAR a emitir
21431.02.00 Municipais – IPTU/TLP a recolher
c) Encargos patronais
37211.04.00 Obrigações patronais s/ serviços de pessoas físicas
37111.02.00 Impostos sobre propriedade predial e territorial
31221.01.00 Contribuições previdenciárias – INSS (GPS) RPA
d) Consumo de materiais
33111.01.00 Materiais estocados - almoxarifado
33111.02.00 Softwares de base
33111.03.00 Combustíveis e lubrificantes
33111.04.00 Gêneros de alimentação
33111.05.00 Material de processamento de dados
33111.06.00 Material farmacológico
33111.07.00 Material hospitalar
33111.08.00 Material para produção industrial
e) Diárias
33211.01.00 Diárias
h) Depreciação
33311.01.00 Depreciação de bens móveis
33311.02.00 Depreciação de bens imóveis
33321.02.00 Amortização de intangível
33331.01.00 Exaustão
i) Juros e multas
34241.01.00 Juros
34241.03.00 Multas indedutíveis
j) Bolsistas
39411.01.00 Bolsa de estudos no país
39411.02.00 Bolsa de estudos no exterior
39411.03.00 Auxílios para desenvolvimento de estudos/pesquisas
k) Estoques
11561.01.00 Materiais de consumo
11561.02.00 Gêneros Alimentícios
11561.03.00 Materiais de construção
11561.04.00 Materiais de telecomunicação
11561.05.00 Autopeças
11561.06.00 Medicamentos e materiais
11561.07.00 Materiais gráficos
11561.08.00 Material de expediente
11561.10.00 Estoques sobressalentes
11561.11.00 Estoques sobressalentes
11561.12.00 Estoques sobressalentes
11561.13.00 Estoque – selos de cont
11561.09.00 Materiais a classificar
11571.00.00 Adiantamentos a fornece
11581.98.00 Estoques diversos
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l) Bens móveis
12311.01.01 Aparelhos de medição e orientação
12311.01.02 Aparelhos e equipamentos de comunicação
12311.01.03 Aparelhos, equipamentos, utensílios médico-odontológico, laboratorial e hospitalar
12311.01.04 Aparelhos e equipamento para esportes e diversões
12311.01.05 Equipamento de proteção, segurança e socorro
12311.01.06 Máquinas e equipamentos industriais
12311.01.07 Máquinas e equipamentos energéticos
12311.01.08 Máquinas e equipamentos gráficos
12311.01.09 Máquinas, ferramentas e utensílios de oficina
12311.01.10 Equipamentos de montaria
12311.01.12 Equipamentos, peças e acessórios para automóveis
12311.01.13 Equipamentos, peças e acessórios marítimos
12311.01.14 Equipamentos, peças e acessórios aeronáuticos
12311.01.15 Equipamentos, peças e acessórios de proteção ao vôo
12311.01.16 Equipamentos de mergulho e salvamento
12311.01.17 Equipamentos de máquinas e motores navios esquadra
12311.01.18 Equipamentos de manobra e patrulhamento
12311.01.19 Equipamentos de proteção e vigilância ambiental
12311.01.20 Máquinas e utensílios agropecuários / rodoviários
12311.01.21 Equipamentos hidráulicos e elétricos
12311.01.24 Máquinas e equipamentos eletro-eletrônico
12311.01.25 Máquinas, utensílios e equipamentos diversos
12311.02.01 Equipamentos de processamento de dados
12311.03.01 Aparelhos e utensílios domésticos
12311.03.02 Máquinas e utensílios de escritório
12311.03.03 Mobiliários em geral
12311.04.02 Coleções e materiais bibliográficos
12311.04.03 Discotecas e filmotecas
12311.04.04 Instrumentos musicais e artísticos
12311.04.05 Equipamentos para áudio, vídeo e foto
12311.04.06 Obras de arte e peças para exposição
12311.05.01 Veículos em geral
12311.05.02 Veículos ferroviários
12311.05.03 Veículos de tração mecânica
12311.05.04 Carros de combate
12311.05.05 Aeronaves
12311.05.06 Embarcações
12311.09.00 Armamentos
12311.10.00 Semoventes e equipamentos de montaria
12311.99.09 Peças não incorporáveis a imóveis
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m) Bens imóveis
12321.01.00 Bens de uso especial
12321.01.01 Imóveis residenciais / comerciais
12321.01.02 Edifícios
12321.01.03 Terrenos / glebas
12321.01.04 Armazéns / galpões
12321.01.05 Aquartelamentos
12321.01.06 Aeroportos / estações / aeródromos
12321.01.07 Imóveis de uso educacional
12321.01.08 Represas / açudes
12321.01.09 Fazendas, parques e reservas
12321.01.10 Imóveis de uso recreativo
12321.01.11 Ilhas
12321.01.12 Faróis
12321.01.13 Embaixadas e consulados
12321.01.14 Museus / palácios
12321.01.15 Laboratórios / observatórios
12321.01.16 Hospitais
12321.01.17 Hotéis
12321.01.18 Presídios / delegacias
12321.01.19 Portos / estaleiros
12321.01.20 Complexos / fábricas / usinas
12321.01.21 Cemitérios
12321.01.22 Estacionamentos e garagens
12321.01.23 Lojas
12321.01.24 Salas
12321.01.25 Alfândegas
12321.01.26 Autarquias / fundações
12321.01.27 Postos de fiscalização
12321.01.28 Bens de infraestrutura
12321.01.29 Bens imóveis em poder de terceiros
n) Obras em andamento
12321.06.01 Obras em andamento
o) Importações em andamento
12311.07.02 Importações em andamento
p) Contratos
81231.00.00 Obrigações contratuais – consolidação
81231.01.01 Contratos de seguros
81231.02.01 Contratos de serviços
81231.03.01 Contratos de aluguéis
81231.04.01 Contratos de fornecimento de bens
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6) Retenções tributárias
a) Tributos federais – PIS, COFINS, CSLL e IRPJ
Segue a Instrução Normativa (IN) RFB nº 1.234, de 11 de janeiro de 2012, sendo que
para aplicação das alíquotas, bem como o código correspondente, consulta-se o Anexo I
dessa instrução normativa, conforme mostrado no Quadro 3.
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ANEXOS
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Nº do contrato__________________________________________
Publicação no D.O.U. __________/___________/_____________
Vigência do contrato ____________________________________
Termo Aditivo (TA) (se houver) ___________________________
Vigência do TA (se houver) ______________________________
Gestor do contrato titular ________________________________
Gestor do contrato suplente_______________________________
Saldo do contrato _______________________________________
NF lançada no SIASG/SICON em ________/________/________
Assinatura:
Nome:
Cargo:
Data da conferência: _______/_______/________
Atenciosamente,
__________________________________________________
Assinatura do Servidor lotado no setor que está encaminhado a nota fiscal
Identificação (nome legível ou carimbo)
Data
Encaminhamento II
Da Divisão de Finanças ou Controladoria do Campus
Ao Ordenador de Despesa
Empresa:_______________________________________________________________
NOTA DATA DATA VALOR A
SEQ. EMPENHO (FONTE / ELEMENTO.SUBITEM)
FISCAL NOTA ATESTE PAGAR
Atenciosamente,
________________________________ ______________________________
Assinatura do Responsável pela liquidação Assinatura do Diretor Administrativo
Identificação (nome legível ou carimbo) Identificação (nome legível ou carimbo)
Data Data
De acordo,
__________________________
Assinatura do Ordenador de Despesa
Identificação (nome legível ou carimbo)
Data
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Assinatura:
Nome:
Cargo:
Data da conferência: _________/_________/_________
Nº do contrato__________________________________________
Publicação no D.O.U. __________/___________/_____________
Vigência do contrato ____________________________________
Termo Aditivo (TA) (se houver) ___________________________
Vigência do TA (se houver) ______________________________
Gestor do contrato titular _________________________________
Gestor do contrato suplente_______________________________
Saldo do contrato _______________________________________
NF lançada no SIASG/SICON em ________/________/________
Assinatura:
Nome:
Cargo:
Localização:
Endereço: Número:
Identificação do Usuário:
Responsável: Matrícula:
Departamento/Órgão complementar:
Usuário:
Seção:
domingo – horário:
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domingo – horário:
domingo – horário:
Atividades desenvolvidas:
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Características do uso:
Imóvel adaptado para:
Atendimento a pacientes Atividades administrativas.
Aulas Outras (especificar):
Estatística mensal:
Mês: Quantidade de atendimentos: Quantidade de aulas / Alunos:
Regularidade Física
Imóvel adaptado para acessibilidade das pessoas Data da última manutenção dos
portadoras de deficiência ou com a mobilidade extintores:
reduzida? / /
Sim Não
São Paulo, de de .
__________________________________________
Assinatura e carimbo do Usuário
_______________________________________________________________
Assinatura e carimbo do Chefe do Departamento/Órgão Complementar
________________________________________
Nome legível do Servidor da Divisão de Contratos
Data
______________________________________
Nome legível do Contador ou Técnico Contábil
Data
À Pró-Reitoria de Administração
Tendo sido processado a liquidação da despesa descrita abaixo, solicitamos a autorização de
pagamento.
__________________________________ ________________________________
Nome legível do Servidor da Controladoria Nome legível do Diretor Administrativo
Data Data
_________________________
Nome legível do Servidor do DGF
Data
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REFERÊNCIAS
INSTITUTO FEDERAL PARANÁ. Manual Prático para Liquidação da Despesa. 2014.
Disponível em < http://reitoria.ifpr.edu.br/wp-content/uploads/2014/09/Manual-
Pr%C3%A1tico-Liquida%C3%A7%C3%A3o_V_1_2014.pdf >.
UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO PAULO. Manual de Fiscalização de Contratos.
2014. Disponível em
<http://www.unifesp.br/reitoria/etagae/images/camara_tecnica_contratos/manual_fiscali
zacao/mfunifesp.pdf>.
UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO PAULO. Portaria UNIFESP 1.434 de
30/08/2010. Disponível em
<http://www.portaldrh.unifesp.br/index.php?option=com_content&view=article&id=33
8>.
TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO. Roteiro para análise e registro da
conformidade dos registros de gestão. 2008. Disponível em:
<http://portal2.tcu.gov.b/portal/page/portal/TCU/comunidade/gestao_orcamentaria/cont
abilidade/ConformidadeGestao-Tutorial_0.pdf.>.