O FLUXOGRAMA COMO FERRAMENTA PARA AVALIAO DO SISTEMA DE CONTROLE DE ESTOQUES Mauricio Joo Atamanczuk (UTFPR) atamanczuk@hotmail.

com Kazuo Hatakeyama (UTFPR) hatakeyama@utfpr.edu.br Luiz Alberto Pilatti (UTFPR) lapilatti@utfpr.edu.br

RESUMO O presente artigo tem por objetivo estudar a utilizao da ferramenta fluxograma para avaliar e corrigir os erros existentes nos procedimentos operacionais de um sistema de controle de estoque. A atividade logstica de controle dos estoques exerce papel importante, pois, controlar o nvel desse ativo representa controlar o capital de giro investido e melhorar o atendimento aos clientes. O estudo est voltado para organizaes de comrcio varejista que se utilizam sistemas informatizados para realizar esse controle. O principal problema apresentado por essas organizaes o baixo grau de acurcia, ou seja, as quantidades fsicas so divergentes das registrada no sistema. Esse problema apresenta-se devido a grande variedade de itens vendidos por essas lojas. Uma vez que os gerentes logsticos utilizam as informaes de estoque para realizar a programao das compras, melhorar o grau de acurcia se torna importante para as organizaes. Com a utilizao da ferramenta fluxograma possvel compreender a movimentao de mercadorias do ponto de vista de origem e destino e avaliar os processos operacionais que alimentam as informaes dos sistemas de controle de estoque informatizados.

Palavras Chaves: controle de estoques; fluxograma; avaliao.

1 INTRODUO A logstica tem se destacado como disciplina que se empenha em agilizar e organizar os processos de movimentao e armazenagem de mercadorias. O objetivo principal reduzir custos operacionais para as empresas. No atual mercado competitivo a utilizao de qualquer estratgia ou ferramenta que proporcione melhorias nos seus desempenhos pode fazer diferena frente aos concorrentes.

Uma boa administrao de materiais e transportes pode ser uma alternativa que requer baixos investimentos e, alm de tudo, proporciona uma otimizao dos recursos, tanto ativos fixos como matrias-primas, utilizados pela empresa na sua produo ou comercializao. Os transportes envolvem custos de movimentao, no entanto internamente a atividade que logstica de controle de estoque essencial para a eficincia dos processos e no controle de custos da organizao. A utilizao de sistemas ERP Enterprise Resource Planning - agiliza o acesso as informaes e melhoram os resultados em termo de tempo e custo nas atividades de compra. Alm disso, os clculos e registros em sistemas informatizados so mais confiveis do que em sistemas de ficha. Contudo, se a empresa no consegue manter disponvel informaes sobre os nveis de estoques encontrados em seus depsitos, mesmo com o uso de sistemas de controle de estoques informatizados, perde essa agilidade. Este artigo tem por finalidade estudar como a ferramenta fluxograma pode identificar erros nos procedimentos de coleta e transmisso de informaes no processo de controle de estoques de empresas que utilizam sistemas

informatizados.

2 METODOLOGIA Com o objetivo de demonstrar um procedimento para avaliao e conhecimento dos erros no processo de controle de estoque do setor de comercio varejista, o estudo ser desenvolvido utilizando-se de pesquisa bibliogrfica quanto a seu meio e de pesquisa metodolgica quanto ao seu fim (VERGARA, 1998). Bibliogrfica porque utilizar dados tericos para explicar a utilizao da ferramenta e metodolgica porque informa um mtodo de utilizao para a mesma em acordo com as caractersticas de um sistema de controle de estoques. A pesquisa tem cunho exploratrio para atender seus objetivos. Segundo a definio de Richardson (1999) do ponto de vista de forma de abordagem classificase como pesquisa qualitativa uma vez que no possui instrumentos que quantificam o processo de anlise do problema. Apenas so abordados conceitos genricos sobre o assunto.

3 CONTROLE DE ESTOQUES Conseguir proporcionar o produto certo, no tempo exato para o consumidor, sem que a empresa necessite da manuteno do mesmo nos estoques praticamente impossvel para o ramo de comrcio varejista. Manter um certo nvel mnimo de estoques torna-se necessrio para a empresa (BALLOU, 1993). Contudo, a manuteno dos estoques tem a incidncia de custo de armazenagem ou manuteno fsica e custo financeiro do investimento do capital de giro. Por isso necessrio um processo de gesto eficiente dos mesmos. As vantagens apresentadas por Ballou (1993) em relao a correta gesto so: a melhoria dos servios de atendimento ao consumidor; os estoques agem como amortecedores entre a demanda e o suprimento; podem proporcionam economia de escala nas compras, e agem como proteo contra aumento de preos e contingncias. Wanke (2000) tambm destaca que pode proporcionar a reduo do CCL Capital Circulante Lquido e melhorarar os indicadores da empresa. Para se ter um processo de gesto eficiente, Christopher (1992) afirma que necessrio um sistema logstico que proporcione respostas rpidas ao gerente. As informaes so essenciais para se ter essa eficincia. Dias (1995) afirma que uma das funes do sistema de controle de estoque fornecer informaes sobre a posio do estoque. Isso facilita o processo de gesto, consegue-se reduo dos tempos de ressuprimento, melhora da qualidade do atendimento ao cliente e oferece facilidades nas negociaes entre fornecedores, empresa e clientes. Alm desses benefcios internos a confiabilidade das informaes do sistema controle de estoques pode proporcionar a troca das mesmas e de tempos de ressuprimento com fornecedores e clientes proporcionando um melhor

gerenciamento da cadeia de suprimentos. Para Novaes (2004), a cadeia de suprimentos todo o caminho percorrido pelo produto desde a sua produo at chegar ao consumidor final. Na viso de Gapski (2003) s possvel obter eficincia no processo logstico com a manuteno das informaes de custo e desempenho. Portanto Cerri (2004) ressalta-se a importncia da empresa adotar sistemas que lhes proporcione confiabilidade para melhorar a qualidade dos servios prestados. Segundo Ballou (1993), esse controle informatizado, alm de proporcionar maior acurcia, pode contribuir para a previso de vendas o que afeta as decises de compras. Bertaglia (2003) ressalta que hoje a preocupao da empresa que o

sistema informatizado realmente oferea as informaes precisas sobre os nveis de estoques eliminando erros de dados e subsidiando as decises logsticas.

4 SISTEMA E FLUXOGRAMA As atividades realizadas no controle de estoque se aplicam as empresas como um sistema. Na viso de Oliveira o sistema consiste em um conjunto de partes que quando unificadas formam um todo e buscam alcanar determinados objetivos ou realizar determinadas funes. Esse conjunto de procedimentos, recursos materiais, patrimoniais e humanos age com vistas a controlar as informaes relativas aos nveis de estoques. Gomes e Ribeiro (2004) afirmam que a atividade logstica, como qualquer outra deve ser monitorada. Esse controle pode ser exercido pelos sistemas informatizados. Os sistemas de controle de estoques consistem em coordenar o fluxo de entrada e sada de mercadorias registrando a entrada e sada de informaes. Uma ferramenta que pode ser utilizada para avaliar o procedimento operacional envolvido na movimentao de estoques o fluxograma. Oliveira (2004) explica que o fluxograma consiste em uma representao grfica que apresenta uma seqncia de um trabalho de forma analtica caracterizando operaes e responsveis evolvidos no processo. O objetivo padronizar a representao. Com a representao das atividades, seguindo o pensamento de Cury (2000) possvel realizar a reviso, anlise e planejamento de rotinas em sistemas a serem implantados ou j existentes. Alm disso, facilita a identificao de deficincias uma vez que oferece a visualizao de todos os passos operacionais. Para Oliveira (2004) o fluxograma traz maior rapidez na descrio dos mtodos; facilita a localizao e identificao de aspectos importantes, e oferece maior flexibilidade e melhor grau de anlise . As informaes, segundo Oliveira (2004), que devem conter no fluxograma so: tipo de operao; responsveis por trmites; sentido de circulao; a unidades organizacionais e; o volume dos nveis hierrquicos. Como representao grfica o fluxograma contribui para a apresentao do real funcionamento dos componentes de um mtodo administrativo. Oliveira (2004) aponta trs tipos de fluxograma:

Fluxograma vertical: representao de rotinas simples. Pode ser impresso com maior facilidade como formulrio padronizado. Oferece maior rapidez e clareza no preenchimento e facilidade de leitura. Facilita a descrio de rotinas, reduz divergncias entre entrevistador e entrevistado e estrutura a proposio de novos sistemas. Fluxograma descritivo: Tambm apontado por Cury (2000) com a

nomenclatura de fluxograma administrativo, descreve o curso das aes e os tramites de documentos. Mais utilizado para levantamentos e de elaborao um pouco mais fcil que o vertical. Alm disso, mais utilizado para rotinas que envolvem poucas unidades organizacionais. Fluxograma global ou de coluna: assemelha-se na representao do fluxograma descritivo com a diferena de que os departamentos formam colunas pelas quais passam as informaes do fluxograma. Cury (2000) aponta este como um derivado do fluxograma vertical.

5 ANLISE DOS DADOS Aplica-se o estudo as empresas que atuam no setor de comercio varejista e utilizam sistemas ERP Enterprise Resouce Planning - para fazer o controle de seus estoques. Os sistemas ERPs oferecem a integrao dos dados de inventrio com dados financeiros. Geralmente essas empresas possuem em seus cadastros uma grande variedade de itens devido diversidade de sabores, fragrncias, aromas, cores e tamanhos, das mercadorias produzidas pelas industrias. Devido a este fator o grau de acurcia dessas empresas pode ser baixo. A ferramenta fluxograma proporciona a anlise dos procedimentos

operacionais que alimentam as informaes do sistema de controle de estoque. Para se avaliar esses procedimentos operacionais sugere-se a seguinte seqncia de passos. Esses passos procuram determinar maior preciso nas informaes sobre o nvel de estoques apresentados pelo sistema.

5.1 PRIMEIRO PASSO - DETERMINAO DA ACURCIA Martins (2001) ensina que para determinar a diferena entre os estoques fsicos e os apontados pelo sistema informatizado pode-se utilizar o calculo do grau de acurcia. Esse procedimento consiste na contagem fsica das mercadorias e comparao com os valores encontrados no sistema informatizado da empresa.

A formula a ser utilizada, apresentada por Martins (2001) a seguinte: Acurcia = Nmero de itens corretos__ Nmero total de itens contados Com a determinao da acurcia possvel determinar a existncia dos erros e encontra em quais setores acontecem o maior nmero de falhas.

5.2 SEGUNDO PASSO IDENTIFICAO DOS SETORES ELABORAO DO ORGANOGRAMA O mapeamento do processo considerando os elementos que o envolvem e as atividades realizadas pode-se obter uma analise da eficincia e organizao das atividades logsticas da empresa. Para realizao do mapeamento necessrio conhecer a organizao antes. Identificando todos os setores que a constituem, os responsveis. Com isso pode-se realizar o levantamento das atividades e as responsabilidades de cada setor.

5.3 TERCEIRO PASSO: - COLETA DE DADOS ENTREVISTAS E OBSERVAO O terceiro passo consiste nas entrevistas para identificar as atividades operacionais relativas a movimentao de mercadorias ou movimentao de informaes referentes aos estoques. Pode-se utilizar um questionrio aplicado antes da entrevista para que se identifique as principais atividades de cada setor. Essas informaes facilitam a conduo das entrevistas. As questes devem ser levantadas buscando informaes de como funciona, como so realizados os procedimentos operacionais de movimentao e como so coletadas as informaes relativas aos estoques. Nas entrevistas devem ser demonstrados as origens, tratamento e destino das informaes e das mercadorias. Tambm pode ser utilizada juntamente com a entrevista a observao para executar a coleta de dados relativos a movimentao de mercadorias. O observador deve tomar o cuidado para no exercer presso sob os executores e fazer com que realizem as atividades de maneira correta apenas quando esto sendo observados.

5.4 QUARTO PASSO TABULAO DAS ENTREVISTAS Os resultados das entrevistas podem ser tabulados baseados no quadro abaixo. importante ressaltar que cada atividade, independentemente de haver

mais de uma em cada setor, deve ser descrita em separado. So importantes informaes relativas origem e destino de mercadorias e informaes. importante que sejam descritas detalhadamente cada uma das informaes solicitadas no quadro. Este quadro pode ser o norteador das entrevistas realizadas no passo anterior uma vez que a mesma visa dois objetivos: o primeiro de identificar possveis erros no procedimento e; o segundo de fornecer informaes para a elaborao do fluxograma.

5.5 QUINTO PASSO ELABORAO DO FLUXOGRAMA A elaborao do fluxograma vem a ser o ltimo passo para mapear o processo de controle de estoque da empresa. Com a utilizao das informaes da entrevista aplicados aos princpios do fluxograma ter-se- a elaborao de todos os caminhos dos estoques e das informaes relativas aos mesmos dentro da empresa. O fluxograma administrativo ou descritivo o ideal para esta avaliao porque pode representar diversos setores da empresa e as diversas possibilidades de caminho de um mesmo produto dentro das fases do fluxo. O fluxograma vem a contribuir para que se conhea todas as atividades realizadas relativas a estoques e para que os executores tenham maior facilidade na realizao de seu trabalho.

5.6 SEXTO PASSO - AVALIAO O processo de avaliao ser realizado durante todas as etapas do levantamento dos dados e elaborao do fluxograma. A estrutura organizacional ser considerada para fins de organizao hierrquica dos setores da empresa e para a correta definio das funes de cada setor. Com a avaliao das atribuies de cada setor pode-se analisar se tarefas esto ou no sob responsabilidade dos setores mais adequados dentro do organograma. A partir da construo do fluxograma possvel identificar a existncia de erros na conduo das informaes ou da organizao do processo. Tambm, aqui se pode avaliar a complexidade dos processos e comparar o fluxo de informaes com o fluxo de mercadorias uma vez que, a sugesto representar no fluxograma tanto o movimento das mercadorias como das informaes relativas a elas.

5.7 STIMO PASSO REORGANIZAO A reorganizao que deve acontecer a partir das informaes obtidas no processo de avaliao, procurando corrigir os erros encontrados. Reunies em setores, nas quais so expostos os erros encontrados e proporcionado tcnica do brainstorm para coletar as sugestes de todos os envolvidos no processo e procurar melhorar a eficincia. As sugestes a serem aplicadas devem respeitar a ordem representada na ferramenta fluxograma, ou, modifica-la desde que no deixem lacunas entre as atividades.

6 CONSIDERAES FINAIS A gesto de estoques se mostra cada vez mais importante para as empresas obterem melhores resultados. O uso da tecnologia da informao TI s contribui para a agilidade desse processo. Contudo, somente softwares e hardwares no so suficientes para obter essa agilidade e preciso. H necessidade de organizao do processo de coleta de informaes e padronizao e controle das atividades operacionais. A ferramenta fluxograma aplicada segundo os passos acima descritos trar uma melhor compreenso do processo para o gestor logstico assim como, possibilita a avaliao do atual sistema adotado pela empresa e fornecer a base para a correo dos fluxos errados das informaes e mercadorias. A compreenso e o processo de reorganizao faro com que a empresa obtenha maior acurcia dos seus sistemas informatizados e proporcione melhores informaes para a tomada de deciso. Contudo, a ferramenta fluxograma limita-se organizao dos caminhos percorridos por informaes e mercadorias durante o processo. Essa ferramenta no garante a correta execuo das atividades operacionais relativas a cada uma das atividades. Mas, ao mesmo tempo, oferece informaes para determinar em que nveis desse processo podem ser implantados indicadores, atravs do uso de outras ferramentas, que garantam a correta execuo dos procedimentos operacionais por parte dos colaboradores da empresa. A tecnologia est a servio das empresas mas, preciso que os gestores tenham o senso de organizao e planejamento necessrio para extrair dela os melhores resultados

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