SUMRIO

Sobre Samanta Luchini

Carreira ..............................................................................................................................
Misso.................................................................................................................................
Viso...................................................................................................................................
Valores................................................................................................................................
Servios..............................................................................................................................
Currculo resumido..............................................................................................................
Alguns clientes satisfeitos...................................................................................................

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Introduo ........................................................................................................................
1 As vantagens da administrao do tempo ................................................................
1.1 As dificuldades na administrao do tempo ................................................................
1.2 Construindo um plano de administrao do tempo .....................................................
2 Ideias para administrar o tempo.................................................................................
2.1 Centralize as informaes............................................................................................
2.2 Planeje em apenas 10 minutinhos................................................................................
2.3 Avalie o tempo gasto nas tarefas.................................................................................
2.4 Faa escolhas...............................................................................................................
2.5 Tenha horrios livres....................................................................................................
2.6 Respeite o seu ritmo.....................................................................................................
2.7 Participe de teleconferncias........................................................................................
2.8 Cuidado com o fuso horrio..........................................................................................
2.9 Pare de reclamar do trnsito........................................................................................
2.10 Faa reunies rpidas: meia hora o suficiente........................................................
2.11 Convoque poucas pessoas........................................................................................
2.12 Ajuste o foco antes.....................................................................................................
2.13 Evite reunio-surpresa................................................................................................
2.14 Mande um representante............................................................................................
2.15 Dome a enxurrada de e-mails: d o recado...............................................................
2.16 Receba menos enviando menos................................................................................
2.17 Coloque ordem na casa..............................................................................................
2.18 Estabelea hora para consulta...................................................................................
2.19 Identifique o que importante....................................................................................
2.20 Adote um blackberry...ou no....................................................................................
2.21 Gerencie a carga de trabalho: focalize o que gera mais valor...................................
2.22 Delegue trabalho e autoridade...................................................................................
2.23 Exercite o desapego...................................................................................................
2.24 Como reagir aos imprevistos: dispense certos telefonemas......................................
2.25 Diga no ou mais tarde .........................................................................................
2.26 Conte com o imprevisvel...........................................................................................
2.27 Toque seus projetos pessoais: defina suas prioridades.............................................
2.28 Assuma que o protagonista.....................................................................................
2.29 Faa o que importante............................................................................................

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2.30 Seja estratgico..........................................................................................................

2.31 No se esquea da sade..........................................................................................
2.32 Organize-se para ler e aprender.................................................................................
3 Rotina planejada............................................................................................................
4 Fuja dos viles do tempo..............................................................................................
4.1 Perigo por todo lado ....................................................................................................
4.2 Solues coletivas ......................................................................................................
4.3 Conscientizao ..........................................................................................................

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5 Bibliografia Recomendada Parte 1.........................................................................

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Anexos Parte 1:
Exerccio 24 horas do seu dia ........................................................................................
Artigo Ressonncia de Schumann .................................................................................
Exerccio Onde est meu foco?......................................................................................
Exercco Como estou usando meu tempo nos quadrantes? .........................................
Exerccio Administrao do tempo na prtica ................................................................
Exerccio Ponto quente ..................................................................................................
Teste Voc desperdia deu prprio tempo ....................................................................
Plano de Ao....................................................................................................................

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Slides ................................................................................................................................

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SOBRE SAMANTA LUCHINI

Carreira
Samanta Luchini uma consultora especializada em Desenvolvimento Humano, com nfase no
ambiente organizacional.
Oferece solues personalizadas em termos de desenvolvimento para organizaes dos mais
diversos segmentos de atuao.
Seu trabalho desenvolve-se na linha dos Treinamentos Comportamentais, ministrados atravs de
uma metodologia vivencial prpria, que valoriza a parte prtica da aprendizagem e faz com que os
participantes possam refletir sobre suas atitudes e comportamentos, e aplicar imediatamente os
conhecimentos adquiridos.
Trabalha tambm com Processos de Coaching Executivo, Coaching de Equipe e Life Coaching,
atravs formao e metodologia especfica, reconhecidas em nvel internacional.
Ministra Palestras Motivacionais e conduz diversas Disciplinas da rea de Gesto de Pessoas, em
conceituados programas de ps-graduao e MBA.
Em sua trajetria profissional e acadmica, de mais de 14 anos na rea de Gesto de Pessoas, j
desenvolveu cerca de 12.500 pessoas, com uma mdia de avaliao superior a nota 9,0 em todos
seus treinamentos.
Misso
Contribuir para o desenvolvimento e o aprimoramento do potencial humano, para que as pessoas
possam ser tornar o melhor que podem ser.
Viso
Tornar-se uma profissional de referncia em Desenvolvimento Humano, oferecendo para as
pessoas e para as empresas, novas oportunidades, ferramentas e estratgias que favoream a
obteno da excelncia.
Valores
Comprometimento
Confiana
Conhecimento

Dinamismo
Respeito
Transparncia

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Servios
Treinamentos Comportamentais
Atitude Empreendedora
Comunicao Assertiva
Delegao
Equipes de Alta Performance
Feedback
Foco no Cliente
Gesto de Conflitos
Gesto do Tempo
Inteligncia Emocional
Liderana
Relacionamento Interpessoal
Resilincia
Todos os treinamentos so ministrados atravs de uma metodologia vivencial prpria, baseada na
construo de conhecimentos a partir de idias e experincias. A aprendizagem direcionada para
o aspecto prtico de todas as competncias.
Processos de Coaching
Coaching Executivo
Coaching de Equipe
Life Coaching
Os processos de coaching so aplicados em nvel Senior, com metodologia especfica de padro
internacional.
Palestras Motivacionais
Liderana a Arte de Transformar
Conquiste a Melhor Verso de Si Mesmo
Homens e Mulheres no Ambiente de Trabalho: Uma Parceria de Sucesso
Samanta Luchini tambm desenvolve solues customizadas, de acordo com as necessidades e
expectativas dos clientes, personalizando o contedo para a realidade e objetivos da empresa.

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Currculo Resumido
Mestre em Administrao com Foco em Gesto e Inovao Organizacional e Especialista em
Gesto de Pessoas pela Universidade Municipal de So Caetano do Sul - USCS.
Psicloga pela Universidade Metodista de So Paulo.
Executive & Life Coach em nvel Snior, com formao internacional pelo ICI (Integrated Coaching
Institute) em curso credenciado pela ICF (International Coach Federation).
Professora convidada dos programas de ps-graduao da FGV/Strong, Universidade Metodista e
Senac, dos programas de MBA da Universidade So Marcos e dos cursos FGV/Cademp, para a
rea de Gesto de Pessoas.
Atua h mais de 14 anos com Gesto de Pessoas em diversas empresas e segmentos, dentre elas
Wickbold, Bridgestone Firestone, Bombril, Solar Coca-Cola, Porto Seguro, Grupo M. Dias Branco,
Prensas Schuler, Arteb, Grupo Mardel, Tegma, Grupo Sigla, Qumica Anastcio, Pertech, SherwinWilliams e Unilever.
Palestrante, consultora de empresas e autora de diversos
artigos acadmicos publicados em congressos e revistas.
Ganhadora do Prmio Superao RH Profissional de
Destaque Edio 2007.
Membro da coordenao do UNIRH Unio de Recursos
Humanos, um importante grupo de RH da regio do ABC, que
h 24 anos atua no desenvolvimento e aprimoramento dos
profissionais de RH.
Em sua trajetria profissional e acadmica, j desenvolveu mais
de 12.500 pessoas com uma mdia de avaliao superior
nota 9,0 em todos os seus treinamentos.

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Alguns Clientes

Samanta Luchini Consultoria Especializada em Desenvolvimento Humano

Rua Senador Flquer, 732 Sala 2 - Centro Santo Andr/SP CEP: 09010-160

(11) 4436-0798  www.samantaluchini.com.br
Contato: (11) 99382-6493  samanta@samantaluchini.com.br
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INTRODUO
Nos dias de hoje, muito se fala sobre planejamento e administrao do tempo como estratgias
fundamentais para o sucesso profissional, especialmente daquelas pessoas que ocupam posies
de liderana.
Apesar das tcnicas de administrao tempo j estarem bastante difundidas no ambiente
corporativo, boa parte das pessoas reconhece que no consegue administrar seu tempo da forma
como gostariam.
Uma das possveis justificativas para esta constatao pode ser o cenrio atual das empresas, que
nos ltimos anos vem convivendo com um considervel aumento nas cargas de trabalho, um
nmero cada vez menor de funcionrios, muita presso por resultados, alta competitividade, falta
de planejamento e a velocidade com que as mudanas vm ocorrendo. Diante deste cenrio, a
administrao do tempo no deve ser entendida como uma tcnica, mas sim como um
comportamento.
A administrao do tempo um tema que traz consigo vrios mitos, que acabam dificultando ainda
mais a adoo de um comportamento assertivo, como por exemplo:
a) Quem administra o tempo torna-se escravo do relgio;
b) As pessoas s produzem e trabalham melhor quando esto sob presso;
c) Administrar o tempo algo que se aplica apenas vida profissional;
d) Ter tempo questo de querer ter tempo.
Mas o que exatamente a administrao do tempo?
A administrao do tempo pode ser definida de forma simples, como um plano de utilizao e
controle do tempo da forma mais efetiva possvel.
Administrar o tempo saber us-lo para fazer as coisas que consideramos importantes e
prioritrias, profissional ou pessoalmente. Organizar a vida de forma a ter tempo para fazer as
coisas que realmente gostaramos de estar fazendo.
O plano para a administrao do tempo deve ser criado para atender as necessidades especficas
de uma pessoa, ou seja, um nico sistema no pode ser adaptado para todas elas. Ele precisa ser
flexvel, de forma a ajustar-se a situaes em constante mudana.
O tempo algo limitado, transitrio e efmero, e por isso mesmo difcil de controlar. De modo
quase inevitvel, todas as pessoas percebem que atualmente dispem de bem pouco tempo para
realizar todas as atividades a que se propem, tanto no mbito profissional, como principalmente
no mbito pessoal.

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Se voc puder identificar e eliminar as atividades que geram desperdcio de tempo (ou, pelo
menos, reduz-las consideravelmente) vai encontrar uma maneira de controlar seu prprio tempo,
tirando-o do papel de seu inimigo e transformando-o em um importante aliado para os seus
resultados.

1 AS VANTAGENS DA ADMINISTRAO DO TEMPO

A construo de um plano de administrao do tempo traz vrios benefcios, dentre os quais
podemos mencionar:
a) Maior controle: objetivos claros, tarefas planejadas, levando-se em considerao das
prioridades e os cuidados, ajudam a saber exatamente o que est sendo feito, quando, por qu,
como e por quanto tempo. Em conseqncia, voc tem o tempo sob controle, ao invs de ser
controlado por ele. Voc quem manda, ditando o que deve acontecer e quando.
b) Aumento da produtividade: aprender a tratar os fatores de desperdcio de tempo, (como
excesso de materiais impressos e reunies demoradas) e controlar atividades improdutivas (como
fofocas e interrupes telefnicas), voc garante um aprimoramento na qualidade e no
desempenho do trabalho. Espera-se que as tarefas sejam executadas de modo melhor e mais
rpido, elevando a produtividade da empresa.
c) Aumento do tempo livre: ao reavaliar por completo a sua carga de trabalho, delegar algumas
tarefas e eliminar (ou diminuir) as atividades improdutivas, voc reduz a solicitao que se refere
sua pessoa, liberando assim parte de seu tempo. Com menos presso e tenses, suas
oportunidades de relaxar e refletir (ainda que por perodos curtos) podem auxili-lo a recuperar
energias e ter um efeito de impulso sobre o seu trabalho. Mesmo porque, apenas uma pessoa
ajustada, saudvel e revigorada pode voltar a trabalhar com empenho e corretamente, fazendo uso
total de seu tempo.
d) Maior transparncia: sem dvida, uma pessoa que planeja seu tempo demonstra maior
prontido para cooperar com seus parceiros e subordinados. Seus superiores podem tambm
reparar que h certas diferenas entre voc e alguns colegas que esto sempre para trs em
relao ao cronograma, atracando-se com papis atrasados e estourando os prazos. Trata-se de
diferenas que podem deix-lo em posio privilegiada quando surgirem novos desafios e
oportunidades de promoo.

1.1 As dificuldades na administrao do tempo

A construo e a implementao de um plano de administrao do tempo no se faz de modo fcil.
Alm dos mitos j mencionados (item 1.1), existem algumas dificuldades e obstculos que
precisam ser encarados:
a) Atitudes: para que o plano seja bem-sucedido, necessria uma mudana total quanto s suas
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atitudes, uma reavaliao completa de tudo o que foi realizado antes, talvez incluindo tambm a
possibilidade de que at o momento, o desempenho tenha sido fraco ou que haja falha completa
em alguns casos. Os objetivos devem ser definidos pela primeira vez, reavaliadas as tarefas e as
escalas de tempo, modificadas as prticas de trabalho, tudo com base na administrao do tempo.
Economizar e aproveitar o tempo ao mximo tem de se tornar uma prioridade.
b) Hbitos: a expresso cultivar hbitos antigos como vestir roupa velha mostra-se bastante
apropriada, no que se refere administrao do tempo. Um plano no pode ser aplicado
genericamente a todas as ocasies, mas deve ser reformulado continuadamente. Os maus hbitos
tendem a reaparecer depois de algum tempo, e com maior freqncia do que se imagina. Passa-se
a confiar mais na memria do que nas agendas ou lista de controle, uma quantidade de papis
deixada para ser vista no dia seguinte e, novamente as pausas para o caf entendem-se. Hbitos
novos devem ser desenvolvidos e mantidos.
c) Cargas de trabalho: s vezes as cargas de trabalho de uma pessoa parecem to pesadas,
diversificadas e interminveis que, reestrutura-las dentro de uma administrao do tempo, parece
uma tarefa impossvel. A agenda est sempre lotada, ningum pode realizar o trabalho de forma
correta, ningum d conta de toda a papelada, ningum consegue participar de tantas reunies e
assim por diante. Mas no importa qual a natureza ou nvel do montante de trabalho. O
desenvolvimento de um plano adequado ir, sem dvida, melhorar a situao.
d) Cultura da empresa: o modo pelo qual a empresa estruturada e dirigida pode, em geral, ser
um problema para o gestor que tem conscincia da limitao do tempo. Talvez ele precise trabalhar
como parte da equipe e fique na dependncia de que outros completem suas tarefas antes que ele
possa efetuar as prprias. Possivelmente, as tarefas no so previsveis e no podem entrar no
cronograma at a ltima hora, e que mudanas inesperadas tenham de ser feitas continuamente,
todas elas dificultando o planejamento, mas nunca sero impossveis, tendo-se um plano em vigor.

1.2 Construindo um plano de administrao do tempo

A primeira tarefa para a construo de um plano efetivo de administrao do tempo o
reconhecimento de algumas diferenas fundamentais: urgncia, importncia e prioridade.
Atividades urgentes so aquelas que esto ligadas a um prazo de execuo, com datas
determinadas para incio e fim.
Atividades importantes so aquelas que agregam valor aos nossos objetivos profissionais,
nossa rea e aos negcios da empresa.
Atividades prioritrias so aquelas que apresentam uma combinao entre o grau de urgncia e o
grau de importncia.
Depois do reconhecimento destas diferenas, pode-se estabelecer a chamada Matriz de
Gerenciamento do Tempo, demonstrada na Figura 1, que possibilita uma forma bastante clara de
se visualizar a relao entre urgncia e importncia e, consequentemente, estabelecer o nvel de
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prioridade de cada atividade.

Matriz de Gerenciamento do Tempo

Importante

Urgente
Quadrante 1

Quadrante 2

Crises

Preveno

Reunies

Criatividade

Problemas urgentes
e inadiveis
Atividades com data
marcada
Inevitvel

No-Importante

No-Urgente

Aprendizado
Planejamento
Relacionamentos
Novas oportunidades
Qualidade

Quadrante 3

Quadrante 4

Interrupes

Detalhes

Telefonemas

Pequenas tarefas

Relatrios
Correspondncia

Correspondncia sem
importncia

Atividades populares

Atividades agradveis

Assuntos estressantes Perda de tempo

Decepo

Desperdcio

No quadrante 1, concentram-se as atividades consideradas urgentes e importantes, tais como

crises, problemas urgentes e inadiveis, projetos com prazos definidos. o quadrante do
inevitvel, onde se demonstra a administrao do tempo eficaz.
No quadrante 2, concentram-se as atividades consideradas no-urgentes e importantes, tais
como preparao, planejamento, preveno, criatividade, recreao, aprendizado, desenvolvimento
de relacionamentos, identificao de novas oportunidades, empowerment. A falta de planejamento
adequado faz com que tarefas do segundo quadrante passem para o primeiro. o quadrante da
qualidade.
No quadrante 3, concentram-se as atividades consideradas urgentes e no-importantes, tais
como interrupes, urgncias suscitadas por outras pessoas, algumas ligaes telefnicas,
reunies e relatrios, parte da correspondncia, atividades populares, assuntos estressantes. o

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quadrante da decepo.
No quadrante 4, concentram-se as atividades consideradas no-urgentes e no-importantes,
tais como detalhes, pequenas tarefas, correspondncia sem importncia, atividades agradveis,
tarefas secundrias que consomem tempo em demasia, algumas reunies. o quadrante do
desperdcio.
Depois da distribuio de todas as suas atividades dentro da Matriz de Gerenciamento do Tempo,
voc ter uma clara viso daquilo que voc realmente precisa executar e principalmente, das
tarefas que podero ser delegadas para que o aproveitamento do seu tempo seja o melhor
possvel, dentro dos quadrantes 1 e 2.
Uma dica importante criar uma perspectiva semanal para o seu plano de administrao do tempo.
A maioria das ferramentas de planejamento nos orienta a utilizar um controle dirio para a
programao de nossos compromissos (agendas, listas, etc). O planejamento dirio nos oferece
uma viso limitada, induzindo-nos a priorizar a urgncia, em detrimento do que importante.
O planejamento semanal oferece um contexto mais amplo do que iremos fazer, nossas atividades
comeam a assumir dimenses mais apropriadas. Torna-se possvel priorizar o importante e
concentrar maiores esforos no quadrante 2, que contempla o exerccio da delegao de outras
atividades que contribuem para o nosso desenvolvimento profissional e pessoal.

2 IDEIAS PARA ADMINISTRAR O TEMPO

Se voc sente que no tem tempo para fazer metade das coisas que gostaria, saiba que no est
sozinho. O filsofo Francs Gilles Lipovetsky afirma que as exigncias do mundo atual, como
agilidade nas decises e resultados a curto prazo, fizeram desse sentimento quase uma regra no
Ocidente. Um nmero crescente de pessoas reclama de estarem sobrecarregadas, de correr
contra o tempo. A poca hipermoderna contempornea da sensao de que o tempo se rarefaz,
escreve o autor no livro Os Tempos Hipermodernos (Editora Barcarolla). Mas j que no d para
espichar o dia, que tal pensarmos como aproveita-lo melhor? Foi com esse propsito que
dedicamos horas de apurao, leitura e entrevista para transformar o relgio num parceiro seu.
Ultimamente, ns, brasileiros, jogamos fora dois teros do dia com atividades inteis e urgentes.
Por isso, sobra to pouco espao na agenda para o que realmente importante.
Como voc ver a seguir, separar o que urgente do que importante alivia a presso do tempo.
Foi aps pensar nisso que o executivo Alexandre Hohagen topou o desafio de implantar a unidade
do Google no Brasil. Alexandre sabia que o projeto exigiria uma enorme dedicao. Ento,
reorganizou sua agenda para no perder de vista algo ainda mais essencial na sua vida: a
convivncia com as trs filhas. Comeou a acordar mais cedo, suspendeu a ginstica e garantiu
quatro horas dirias com elas. Se voc est lendo esta apostila, sinal de que tambm conseguiu
tempo para algo importante: seu desenvolvimento profissional. Isso j uma vitria nos dias de
hoje. Esperamos que aproveite os conselhos de especialistas e de executivos que enfrentam
problemas semelhantes aos seus. As 32 idias so bem objetivas e podem ser aplicadas a partir
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de agora, pois sabemos que o seu tempo precioso.

2.1 Centralize as Informaes
Uma pessoa gasta at 28 minutos do dia procurando informaes que no sabe onde anotou,
afirma Paulo Kretly, presidente da Franklin Covey Brasil. No fim do ms, isso pode significar um dia
inteiro de trabalho perdido. Atualmente, com aparelhinhos cada vez mais versteis, no h
desculpa para que voc no tenha as informaes centralizadas. Mas uma velha e boa agenda
tambm pode ajudar, desde que ela tenha quatro itens bsicos: tarefas prioritrias, compromissos,
contatos e anotaes.
2.2 Planeje em Apenas 10 Minutinhos
Voc no precisa de mais do que dez minutos para fazer um bom planejamento das tarefas do dia.
Ao fazer isso, entrar para o pequeno e seleto time de executivos que tm esse hbito: apenas
17%, segundo pesquisa feita pela FranklinCovey no final de 2006.
2.3 Avalie o Tempo Gasto nas Tarefas
Anote o tempo gasto em cada uma de suas atividades principais. As informaes sero valiosas
para tornar a prxima programao mais precisa e eficaz. Voc tambm desenvolver a
capacidade de prever a durao das tarefas e identificar eventuais ladres de tempo. Essa uma
habilidade que diferencia os gerentes mais experientes, escreve a consultora americana Melissa
Raffoni.
2.4 Faa Escolhas
Apesar de trabalhar de 13 a 14 horas por dia, procuro sempre reservar espao para o que
importante para mim, como as minhas filhas. Deixei de fazer ginstica para ficar mais tempo com
elas. Tambm reservo tempo para dar uma palestra por semana, afirma Alexandre Hohagen,
presidente do Google no Brasil. A empresa permite ao funcionrio dedicar 20% do dia criao de
projetos pessoais.
2.5 Tenha Horrios Livres
Minha agenda de trabalho est no sistema. O funcionrio que quiser marcar uma reunio pode
entrar, ver os horrios disponveis e me enviar um convite. Mas tenho algumas reunies fixas, que
cumpro religiosamente toda a semana. bom para me exercitar e criar cultura entre os
subordinados, explica Alexandre, do Google.
2.6 Respeite o Seu Ritmo
Sou do tipo de pessoa que funciona melhor de manh, por isso planejo a minha rotina de acordo
com o meu ritmo. Acordo mais cedo e chego ao trabalho s 7h30, porque sei que a partir das 16h
comeo a perder embalo. At s 17h, j estou voltando para casa. Ficar horas no trabalho no
significa que voc est produzindo mais, afirma Carlos Ienne, presidente da Fedex no Brasil.
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2.7 Participe de Teleconferncias

Antes de viajar a negcios, verifique se mesmo necessrio estar pessoalmente no encontro ou se
uma teleconferncia resolveria a questo. Tambm certifique-se de que voc o mais indicado
para participar da reunio ou se pode enviar outra pessoa. Se tiver que viajar mesmo, torne os
intervalos de espera em aeroportos e no trnsito mais produtivos. Leve seu notebook, textos para
ler e uma lista de telefonemas pendentes.
2.8 Cuidado Com o Fuso Horrio
Se voc trabalha numa multi ou lida com clientes no exterior, tem de levar em conta o fuso horrio.
Procure se informar da diferena de horas entre os pases antes de enviar e-mails e agendar
teleconferncias. Para marcar uma viagem internacional, a antecedncia tem de ser equivalente
durao da viagem. Mas o mnimo de duas semanas, at para conciliar as agendas de quem
voc vai visitar, afirma Rodrigo Loureno de Souza, de 29 anos, gerente de contas internacionais
da rea de cartes da Klabin, em So Paulo, que viaja constantemente para a Europa.
2.9 Pare de Reclamar do Trnsito
Antes de comprar um apartamento, procurei saber onde estava concentrada a maior parte das
empresas em que gostaria de trabalhar. Hoje, moro com minha esposa a menos de 20 minutos do
trabalho, diz Rodrigo, da Klabin. Moro longe do trabalho, mas criei a minha prpria rotina pra
evitar os horrios de trnsito. Saio bem cedo de casa e volto antes do horrio de maior fluxo. Se
tiver algo marcado para mais tarde, fao de casa por telefone ou internet, afirma Carlos, da Fedex.
2.10 Faa Reunies Rpidas: Meia Hora o Suficiente
Se os resultados desejados estiverem claramente definidos e se houver uma lista de assuntos e
questes a serem abordados, no h por que uma reunio durar mais do que 30 minutos. o que
afirma em seu blog o americano Timothy Ferriss, empresrio, bon vivant e autor do livro The 4Hour Workweek (A semana de trabalho de 4 horas), primeiro lugar na lista de best-sellers de
negcios do jornal The New York Times. No aceite participar de reunies ou teleconferncias
sem uma agenda clara e hora para acabar, escreve Timothy.
2.11 Convoque Poucas Pessoas
Nada de amontoar 20 pessoas numa sala para ouvir o que voc tem a dizer e, se der tempo,
opinar. Para ser produtiva e permitir a participao de todos, a reunio deve ter de oito a 12
participantes, sugere Paulo Kretly, da FranklinCovey Brasil. Se a equipe for maior, uma alternativa
fragment-la e eleger um lder para cada grupo. Os times discutiro os assuntos previamente e
os lderes serviro como porta-vozes na reunio com a chefia.
2.12 Ajuste o Foco Antes
Mais de 60% das pessoas acham que as reunies de que participam so mal conduzidas. O
principal problema apontado por elas a falta de foco. Uma reunio toma rumos indesejados por
falta de clareza, tanto do chefe quanto da equipe. Para evitar desvios, defina previamente a pauta
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por escrito e os resultados esperados. Revise cada item no incio da reunio. No final, faa um
resumo da conversa e delegue as tarefas que forem necessrias. Tambm bom ter regras claras
sobre o uso de computador e celular durante o encontro, para evitar interrupes.
2.13 Evite Reunio-Surpresa
Reunies em cima da hora no devem acontecer, salvo em situaes de emergncia. Raramente
as reunies so para ontem , afirma Christian Barbosa, diretor da Trade do Tempo. Alm disso, a
chance de o encontro se mostrar improdutivo e roubar um tempo precioso grande, uma vez que
as pessoas no puderam se preparar. Convoque com, no mnimo, um dia de antecedncia. Para
reunies mais longas e complexas, avise dois dias antes.
2.14 Mande um Representante
Em muitas reunies, d para voc mandar um representante no seu lugar. Assim, voc pode se
concentrar naquelas que so importantes de verdade. Por lidar com clientes diretamente, no
posso evitar as reunies. Tenho em mdia trs por dia. Se for uma conta importante, fao questo
de estar presente e repasso a pauta do encontro no dia anterior, afirma Vanessa Del Bel, gerente
de relacionamento com o cliente da Medial Sade.
2.15 Dome a Enxurrada de E-Mails: D o Recado
Ao escrever um e-mail, seja o mais conciso e direto possvel. Segundo o consultor americano Mike
Song, que conversou com 8.000 funcionrios de grandes corporaes em todo mundo, a maioria
das pessoas no l as mensagens, apenas v o assunto. Para facilitar a leitura, divida o texto e
faa-o caber numa nica pgina. Comece pelo objetivo da mensagem e depois contextualize. No
assunto, coloque informaes que deixem claro o contedo do e-mail.
2.16 Receba Menos Enviando Menos
Quer conter a enxurrada de mensagens na sua caixa de entrada? Comece a enviar menos e-mails
e reduza o nmero de destinatrios. Segundo Mike Song, um profissional recebe trs respostas
para cada cinco mensagens que envia. Antes de enviar, reflita sobre a relevncia da mensagem
para o destinatrio. Se no quiser resposta, deixe isso claro no texto. Rodrigo, da Klabin, gasta
40% do dia administrando o correio eletrnico, mas poderia gastar mais. Escrevo respostas
curtssimas para no estimular divagaes, diz.
2.17 Coloque Ordem Na Casa
De e-mail em e-mail, o brasileiro gasta trs horas por dia administrando o correio eletrnico,
segundo Christian Barbosa, da Trade do Tempo. Esse tempo pode ser reduzido pela metade,
afirma. Controle a sua curiosidade e estipule horrios para se dedicar aos e-mails. Desligar os
alertas sonoros e visuais de recebimento pode ajudar. Lembre-se que, se houver uma urgncia, o
telefone vai tocar. Quando abrir uma mensagem, imediatamente delete, responda, encaminhe ou
arquive. Crie um nmero limitado de pastas e tenha cuidado ao dar nome a elas, para que os
assuntos no se confundam. Use a resposta automtica quando estiver ocupado.
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2.18 Estabelea Hora Para Consulta

No consulte e-mail assim que chegar ao trabalho nem antes de dormir. O primeiro desvia voc
das prioridades e o segundo causa insnia. O e-mail pode esperar at as 10 horas, depois que tiver
completado pelo menos uma de suas tarefas crticas do dia, afirma Timothy Ferriss.
2.19 Identifique o Que Importante
Ao gerenciar a caixa de entrada, use o senso crtico para avaliar as mensagens que exigem mais
ateno. Para distinguir os e-mails mais importantes de clientes, pares, subordinados diretos e
chefe , aplique cores aos diferentes remetentes. Outra ferramenta permite identificar de cara se a
mensagem foi enviada s para voc ou para vrias pessoas. Algumas mensagens internas eu
nem respondo para ver a real necessidade daquilo. Muitas vezes, a prpria pessoa se vira e
resolve, diz Carlos, da Fedex.
2.20 Adote um Blackberry... Ou No
Para alguns executivos, existem muitos motivos para comprar um desses aparelhinhos que
combinam celular e computador de mo e permitem acessar os e-mails de qualquer lugar.
Reduzir a superlotao da caixa de mensagens um deles. Dou uma ltima olhada nos e-mails
noite para ter menos mensagens para administrar no dia seguinte, diz Carlos, da Fedex. Para
outros profissionais, um Blackberry pode roubar o escasso tempo livre que tm. H quem resista a
us-lo para no se tornar escravo dos e-mails. No incio, eu tinha uma certa resistncia, mas hoje
no desgrudo do aparelho, diz Rodrigo, da Klabin. O risco existe. Nos Estados Unidos, o aparelho
foi apelidado de crackberry.
2.21 Gerencie a Carga de Trabalho: Focalize o Que Gera Mais Valor
Para lidar com o acmulo de tarefas e funes, mais que eficiente, hoje preciso ser eficaz. o
eficiente faz as coisas de maneira correta, o eficaz faz aquilo que agrega mais valor, afirma o
headhunter Ricardo Rocco, da Russell Reynolds. A melhor maneira de fazer isso escolher e
negociar bem quais tarefas voc sabe executar e que so estratgicas de verdade para o negcio.
Quem faz isso tem foco nos resultados porque usa sua capacidade para trazer maior retorno.
2.22 Delegue Trabalho e Autoridade
Ao delegar, concentre-se nos resultados, e no no processo. Esteja aberto a sugestes, j que as
pessoas resolvem os mesmos problemas de formas diferentes. Informe claramente sobre o que
voc espera, o prazo e delegue tambm autoridade. Uma pessoa que tenta fazer algo e descobre
que no dispe de autoridade suficiente fica frustrada e torna-se ineficiente.
2.23 Exercite o Desapego
Algumas vezes, para conseguir dar conta do mais importante, preciso deixar que algumas coisas
ruins aconteam, como ter de retornar uma ligao mais tarde para se desculpar, pagar uma
pequena multa ou mesmo perder um cliente destemperado. Segundo Timothy Ferriss, o caminho
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nem sempre acumular mais tarefas, mas definir o que pode mudar sua vida e seu negcio.
2.24 Como Reagir aos Imprevistos: Dispense Certos Telefonemas
No atenda ligaes de nmeros no reconhecidos. Sinta-se livre para surpreender os outros, mas
no seja surpreendido. Isso resulta em interrupes indesejadas e at em situaes precrias de
negociao. Deixe a ligao cair no correio de voz e acesse posteriormente. Se for preciso,
contrate um servio de gerenciamento de mensagens, recomenda Timothy Ferriss em seu blog.
2.25 Diga No ou Mais Tarde
Uma interrupo pode ser aceita ou no. 82% das pessoas dizem perder tempo com atividades
inteis por no ter dito no. Por isso, aprenda a faz-lo quando necessrio. Avalie se a demanda
imediata, marque a conversa para mais tarde ou delegue. Seja disponvel, mais crie suas
protees. Quando precisar se concentrar, avise secretria, desligue telefone, e-mails, MSN e
internet, diz Christian Barbosa.
2.26 Conte Com o Imprevisvel
Elabore uma agenda realista, o que significa definir compromissos, mas tambm deixar espao
para mudanas de ltima hora. Uma agenda rgida, com compromissos consecutivos, dificilmente
ser cumprida e causar frustrao. Pressa e vontade de resolver tudo levam voc a subestimar a
durao das tarefas.
2.27 Toque Seus Projetos Pessoais: Defina Suas Prioridades
O que voc quer fazer com o seu tempo? preciso ter clareza dos objetivos antes de comear a
redistribuir as horas entre projetos profissionais e pessoais. Voc vai dedicar totalmente ao trabalho
ou investir em estudos? Fazer exerccios fsicos ou ficar mais tempo com os filhos? Defina suas
prioridades e avalie se voc est usando seu tempo para persegu-las. A consultora Melissa
Raffoni define esse processo como alavancagem de tempo. Quem pondera de maneira crtica
como gast-lo est alavancando seu tempo.
2.28 Assuma Que o Protagonista
Para que as prioridades fiquem bem claras, enumere os papis que voc desempenha na vida: pai,
filha, marido, executiva, cidado. No adianta fazer um planejamento para vida pessoal e outro
para a profissional, afinal, voc um s. Liste as atividades relativas a cada papel e a parcela de
tempo que quer dedicar a cada uma delas. inevitvel priorizar alguns papis em detrimento de
outros. Quem muito abraa, pouco aperta, diz Paulo, da Franklin Covey.
2.29 Faa o Que Importante
O brasileiro dedica 40% do seu tempo a questes urgentes e apenas 30% s importantes. Reflita
sobre o dilema: concluir o relatrio que o chefe pediu para ontem ou ir reunio no colgio dos
filhos? Se tiver clareza do que realmente importante, fica mais fcil dizer no ao que parece
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urgente, afirma o escritor e consultor americano Stephen R.Covey.

2.30 Seja Estratgico
Se voc sente que est perdendo tempo no trabalho em atividades menos importantes, e isso
acaba com o restinho de horas livres que voc teria para um projeto pessoal, planeje-se melhor. A
responsabilidade de resolver isso sua. No culpe o trabalho ficando numa postura passiva.
2.31 No se Esquea da Sade
Planejamento e disciplina tambm fazem bem sade. No importa se voc sedentrio, est um
pouco acima do peso ou fuma de vez em quando. Se comear a correr cinco dias por semana, por
cerca de uma hora e meia, em seis meses estar pronto para disputar a So Silvestre. Se no for
esse o seu objetivo, pode comear devagar. Correr 30 minutos, trs vezes por semana, j pode
reduzir em 60% o risco de infarto, diz o mdico do esporte Paulo Zogayb.
2.32 Organize-se para Ler e Aprender
Use o senso crtico para avaliar o que deve ler. Pessoas perdem tempo com informaes
interessantes, mas no importantes para seu trabalho e desenvolvimento. Reserve um perodo do
dia para leitura, em que esteja bem acordado, com um nvel de compreenso alto. Tambm vale
aproveitar intervalos entre reunies ou espera no consultrio mdico. Se voc dedicar a um livro 30
minutos por dia e conseguir ler 20 pginas, sero 600 pginas em um ms. Mantendo o ritmo por
um ano, ter lido 24 livros de 300 pginas.

3 ROTINA PLANEJADA
A consultora Melissa Raffoni, da Sloan School of Management, do MIT (EUA), parte do princpio da
alavancagem do tempo para ajudar os CEOs a planejar sua rotina.
Em que se perde mais tempo?
As pessoas perdem muito em produtividade ao no alavancar o tempo, ou seja, nas atividades que
pouco acrescentam aos se objetivos, e resolvendo problemas decorrentes de decises ruins.
preciso refletir de que forma voc quer gastar seu tempo e se est fazendo isso corretamente.
O que se ganha com o planejamento da agenda?
Por exemplo, um CEO decide parar de vender diretamente e gastar mais tempo identificando novos
mercados. Ele vai economizar o tempo gasto em vendas perdidas e pode alavancar os ganhos
contratando profissionais de vendas e focando os negcios em mercados mais lucrativos.
Todos os CEOs tm esse hbito?
Eu acho que os gerentes e CEOs classe A tm. Eles podem ter altos e baixos em sua disciplina,
mas em geral entendem que o tempo pode ser um grande obstculo e que, para desenvolver-se e
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ampliar os negcios, preciso alavanc-lo. Os grandes executivos fazem isso constantemente,

quando planejam a cada ano o crescimento da companhia e o emprego de novos recursos.
Como controlar as presses por disciplina e flexibilidade?
Uma forma de conseguir isso criar flexibilidade e disponibilidade dentro da agenda. Na essncia
isso significa que voc estar enquadrando o tempo flexvel. Mas importante que as pessoas
tambm estejam preparadas para reposicionar as prioridades delas quando isso se fizer
necessrio.

4 FUJA DOS VILES DO TEMPO

Conhea as armadilhas que podem roubar o tempo que voc dedica ao trabalho, sugar sua energia
e acabar com a sua produtividade.
REUNIES
POR QUE UM VILO?
Em geral, elas no tm planejamento e objetivos definidos, o que leva perda do foco.
O horrio para o incio no respeitado e no h horrio de trmino estipulado.
Participam pessoas demais, algumas desnecessrias, gerando conversas paralelas.
Os participantes no se preparam adequadamente e atrapalham o dinamismo.
No h determinao de tarefas com datas e responsveis, o que torna o resultado vago.
SAIA DESSA
Defina os objetivos, os tpicos importantes e distribua a pauta com antecedncia.
Determine horrio de incio e trmino.
Convoque no mximo 8 pessoas: apenas quem realmente agrega valor ao assunto.
No deixe que ela ultrapasse 1 hora e meia.
Defina tarefas, datas e responsveis por elas.
Eleja um responsvel pelo cumprimento dos horrios, do foco e da distribuio das tarefas.

4.1 Perigo por Todo Lado

Reunies e interrupes em excesso tambm esto na lista dos viles da produtividade. A
pesquisa da Universidade da Califrnia mostrou que, a cada interrupo, os profissionais levavam,
em mdia, 25 minutos para voltar tarefa anterior. Ou seja, 11 minutos de concentrao contra
quase meia hora de disperso. Quando assumiu a gerncia de compras e planejamento estratgico
da Johnson & Johnson em So Jos dos Campos (SP), o economista Jos Carlos Pereira do
Nascimento, de 56 anos, notou que precisava aprender a lidar com as interrupes na mesa de
trabalho. Ele fez um acordo com a equipe: os assuntos deveriam ser agrupados e levados a ele de
uma s vez. Tratar problemas em doses homeopticas um timo consumidor de tempo, afirma.
A cada interrupo, gasta-se, em mdia, 25 minutos para retomar a tarefa.
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As reunies, no entanto, nunca foram problema desde que entrou na empresa. Na Johnson,
reunio tem hora para comear e para terminar. Se o assunto no se esgotou, uma nova reunio
marcada. Quando voc trabalha em uma empresa em que as pessoas so comprometidas com
seus horrios, fica mais fcil otimizar o tempo, diz. O segredo, ensina, definir os participantes
com antecedncia e ter clareza dos objetivos da reunio para convidar as pessoas certas.
Reunies com mais de uma hora e meia e que tm mais de oito participantes esto fadadas ao
fracasso, diz Paulo Kretly, da consultoria FranklinCovey Brasil, de So Paulo. Esse tipo de reunio
no serve para definir ou decidir, apenas para comunicar uma novidade ou mudana.
E-MAILS
POR QUE UM VILO?
O brasileiro gasta, em mdia, 3 horas por dia com e-mails.
A cada nova mensagem as pessoas param o que esto fazendo para conferir.
A falta de foco gera perda de tempo.
Caixa de entrada cheia d a sensao de que as tarefas no so executadas e dificulta a
busca de informaes.
Falta mtodo de acesso a e-mails.
A consulta caixa postal aleatria.
SAIA DESSA
Defina horrios para ler e-mails.
Desligue o aviso de recebimento.
Trate assuntos complexos por telefone ou pessoalmente. mais rpido.
Escreva e-mails objetivos.
Deixe na caixa de entrada apenas o que est para ser resolvido. Ao ler e-mails, resolva o que
der e o resto delegue, transforme em tarefas, compromissos ou contatos.
Crie pastas personalizadas para no perder tempo atrs de informaes.
tenha duas contas de e-mail: uma para o trabalho e outra pessoal.
INTERNET SITES, MSN, ETC...
POR QUE UM VILO?
A navegao consome tempo e fcil pular de link em link e, assim, perder o foco.
Os programas de mensagem instantnea interrompem as tarefas a todo momento.
Webmail pessoal a categoria mais acessada pelo brasileiro em horrio de expediente e
pode distra-lo por um bom tempo.
SAIA DESSA
Tenha uma poltica pessoal de acesso internet durante o expediente. Deixe a navegao de
lazer para as pausas.
Tenha em mente o que deseja procurar na rede. Assim, fica mais difcil voc se perder.
Evite acessar seu e-mail particular, que pode ser monitorado pela empresa.
O MSN pode ser uma ferramenta til, mas tenha um endereo pessoal e um profissional. Useo para conversas rpidas.

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CAFEZINHO E CONVERSAS DE CORREDOR

POR QUE UM VILO?
Quando so freqentes, atrapalham o foco das atividades. Seis paradas de 10 minutos por dia
somam uma hora diria.
Uma parada pode ser transformar em uma pequena reunio, tomando muito tempo.
Se estender o papo por muito tempo, voc pode acabar recebendo informaes e tarefas
importantes, que podero ser esquecidas pela informalidade da discusso.
SAIA DESSA
Evite aceitar qualquer tipo de tarefa no corredor ou no cafezinho. Pea sempre a formalizao
por e-mail.
Se a conversa se prolongar, seja objetivo e interrompa-a rapidamente.
Faa seus horrios de cafezinho no retorno de reunies ou prximos ao retorno do almoo,
pois voc j est em deslocamento.
INTERRUPES DE MESA
POR QUE UM VILO?
Podem parecer fundamentais e inofensivas a quem interrompe.
Atrapalham o foco do trabalho na medida em que afetam a concentrao.
Durante o dia, somam um bom tempo.
Quem no sabe dizer no pode acumular tarefas extras dos outros.
H quem interrompa os outros para resolver os seus problemas.
SAIA DESSA
Diga no quando necessrio.
Deixe claro que no pode ser interrompido e crie uma poltica para que todos respeitem esse
perodo.
Quando interrompido em um momento inadequado, pergunte se realmente importante. Se
no, negocie uma data para resolver o problema.
Se aceitar a interrupo, diga quanto tempo tem disponvel.
Evite deixar revistas ou objetos interessantes em cima da mesa. Eles podem chamar a
ateno de pessoas e voc acabar sendo interrompido.

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TELEFONEMAS
POR QUE UM VILO?
Tiram a ateno de tarefas importantes.
Consomem muito tempo sem necessidade.
Sem objetivos definidos, a conversa pode se tornar sem foco e complexa.
Mesmo que no sejam atendidos, podem tirar a concentrao de uma discusso.
considerada falta de educao atender ou deixar o celular tocar na reunio.
SAIA DESSA
Se estiver muito ocupado, tire o telefone do gancho, caso no tenha secretria, claro.
Se tiver tempo disponvel, atenda imediatamente. mais rpido do que acessar a caixa
postal, anotar o recado e retornar.
Reserve um tempo para retornar as ligaes.
Mantenha o foco da conversa.
Quando viajar, combine um horrio no escritrio para voc ligar e resolver todos os problemas
de uma s vez.
Em reunies ou compromissos formais, deixe o celular no modo silencioso ou desligado.
Assim, voc evita constrangimento.

4.2 Solues Coletivas

Uma maneira que algumas empresas encontraram para aumentar a produtividade foi buscar
solues coletivas para gerir o tempo. H casos em que o acesso internet e a programas de
mensagens instantneas, como o MSN, restrito a determinadas reas ou horrios do dia ou at
mesmo proibido. A Brasilprev, empresa de previdncia privada do Banco do Brasil, em dezembro
de 2005 lanou a Campanha da Produtividade. O objetivo: orientar seus profissionais a organizar
melhor o perodo de trabalho para que tenham mais tempo fora dele. Nos primeiros nove meses,
conseguimos reduzir em 87% o trabalho nos fins de semana, diz Andr Camargo, superintendente
de estratgia e pessoas da empresa e um dos responsveis pelo projeto. As salas de reunio da
Brasilprev tm cartazes que estimulam pontualidade, objetividade e planejamento. O uso correto do
e-mail e a organizao das informaes so outros pontos da campanha. Pelo menos trs vezes
por ano, os funcionrios so estimulados a fazer uma limpeza nos arquivos do computador e na
mesa de trabalho. Assim, fica mais fcil e rpido buscar documentos importantes.

4.3 Conscientizao
A Microsoft tambm optou pela conscientizao. H dois anos foram implementadas regras para
otimizar o tempo. O objetivo inicial era melhorar o desempenho da equipe de vendas, que passava
cerca de 20% do tempo em reunies e lendo e-mails, explica Gustavo Nascimento, de 33 anos,
gerente financeiro da Microsoft Corp, em Redmond (EUA). Ele era lder da rea de produtividade
do Ritmo programa interno de qualidade de vida, na ocasio da adoo das novas regras. Um
ano depois, essa porcentagem havia cado pela metade. O foco simples: prazos de resposta, uso
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de e-mail e de telefone e reunies.

H vrios fatores que podem melhorar a produtividade do seu trabalho. Mas, segundo Paulo Kretly,
da FranklinCovey Brasil, os dois bsicos so planejamento e disciplina. De acordo com uma
pesquisa realizada em 2005 pela FranklinCovey com 12.000 trabalhadores do mundo todo, apenas
um em cada trs planeja seu trabalho. Ter a disciplina de sentar para planejar o segredo do
sucesso, diz Paulo. Se voc espera aquela to sonhada promoo trabalhando horas e horas a
mais, cuidado. Quem fica no escritrio, com freqncia, muito alm do horrio, deixou de ser visto
como funcionrio-padro e corre risco de ser encarado como desorganizado!, diz Christian
Barbosa, diretor da Trade do Tempo. As empresas esto atrs de profissionais produtivos e no
daqueles que passam mais horas dentro do escritrio, alerta Paulo Kretly.

5 BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA

CLEEG, B. Administrao do Tempo: Mtodo Prtico Reorganize a sua vida e o seu

trabalho. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2002.
COLEO CRESA COM A VOC S/A. Administrao do Tempo. Ed. 04. Editora Abril.
FORSYTH, P. Como Fazer Reunies Produtivas. So Paulo: Nobel, 2001.
MAITLAND, I. Administre Seu Tempo. So Paulo: Nobel, 2002.
COVEY, Stephen R. Liderana Baseada em Princpios. 3 ed. Rio de Janeiro: Campus, 1994
COVEY, Stephen R. Os 7 Hbitos das Pessoas Altamente Eficazes. So Paulo: Best Seller,
2005
CHARAN, Ram., BOSSIDY, Larry. Execuo: a Disciplina para Atingir Resultados. So Paulo:
Campus, 2004.

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ANEXOS

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Exerccio 24 Horas do Seu Dia

Exerccio 24 Horas do Seu Dia

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Artigo - Ressonncia de Shumann

Por Leonardo Boff
No apenas as pessoas mais idosas mas tambm jovens fazem a experincia de que tudo est se
acelerando excessivamente. Ontem foi Carnaval, dentro de pouco ser Pscoa, mais um pouco,
Natal. Esse sentimento ilusrio ou tem base real?
Pela ressonncia Schumann se procura dar uma explicao. O fsico alemo W.O. Schumann
constatou em 1952 que a Terra cercada por um campo eletromagntico poderoso que se forma
entre o solo e a parte inferior da ionosfera, cerca de 100km acima de ns. Esse campo possui uma
ressonncia (da chamar-se ressonncia Schumann), mais ou menos constante, da ordem de 7,83
pulsaes por segundo.
Funciona como uma espcie de marca-passo, responsvel pelo equilbrio da biosfera, condio
comum de todas as formas de vida. Verificou-se tambm que todos os vertebrados e o nosso
crebro so dotados da mesma freqncia de 7,83 hertz.
Empiricamente fez-se a constatao de que no podemos ser saudveis fora dessa freqncia
biolgica natural. Sempre que os astronautas, em razo das viagens espaciais, ficavam fora da
ressonncia Schumann, adoeciam. Mas submetidos ao de um simulador Schumann
recuperavam o equilbrio e a sade. Por milhares de anos as batidas do corao da Terra tinham
essa freqncia de pulsaes e a vida se desenrolava em relativo equilbrio ecolgico. Ocorre que
a partir dos anos 80, e de forma mais acentuada a partir dos anos 90, a freqncia passou de 7,83
para 11 e para 13 hertz.
O corao da Terra disparou. Coincidentemente, desequilbrios ecolgicos se fizeram sentir:
perturbaes climticas, maior atividade dos vulces, crescimento de tenses e conflitos no mundo
e aumento geral de comportamentos desviantes nas pessoas, entre outros. Devido acelerao
geral, a jornada de 24 horas, na verdade, somente de 16 horas. Portanto, a percepo de que
tudo est passando rpido demais no ilusria, mas teria base real nesse transtorno da
ressonncia Schumann.
Gaia, esse superorganismo vivo que a Me Terra, dever estar buscando formas de retornar a
seu equilbrio natural. E vai consegui-lo, mas no sabemos a que preo, a ser pago pela biosfera e
pelos seres humanos. Aqui abre-se o espao para grupos esotricos e outros futuristas projetarem
cenrios, ora dramticos, com catstrofes terrveis, ora esperanadores, como a irrupo da quarta
dimenso, pela qual todos seremos mais intuitivos, mais espirituais e mais sintonizados com o
biorritmo da Terra.
No pretendo reforar esse tipo de leitura. Apenas enfatizo a tese recorrente entre grandes
cosmlogos e bilogos de que a Terra , efetivamente, um superorganismo vivo, de que Terra e
humanidade formamos uma nica entidade, como os astronautas testemunham de suas naves
espaciais. Ns, seres humanos, somos Terra que sente, pensa, ama e venera. Porque somos isso,
possumos a mesma natureza bioeltrica e estamos envoltos pelas mesmas ondas ressonantes
Schumann.
Se queremos que a Terra reencontre seu equilbrio, devemos comear por ns mesmos: fazer tudo
sem estresse, com mais serenidade, com mais harmonia, com mais amor, que uma energia
essencialmente harmonizadora. Para isso importa termos coragem de ser anticultura dominante,
que nos obriga a ser cada vez mais competitivos e efetivos. Precisamos respirar juntos com a
Terra, para conspirar com ela pela paz.

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Exerccio Onde Est Meu Foco

(
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(

) Cortes no oramento do departamento

) Meus erros do passado
) Minhas escolhas
) Minha formao
) Estabilidade no trabalho
) Vo que atrasou
) Bagagem que extraviou
) Minha felicidade
) Fila no banco
) Deficincia de outras pessoas
) Como meu chefe me v como profissional
) Meu tempo de deslocamento at o trabalho
) Como as outras pessoas me tratam
) Solicitao de propostas comerciais
) Humor do meu chefe
) Atividades de ltima hora
) Novas legislaes do setor
) Fofocas na empresa
) O que meu chefe pensa de mim
) Queda do sistema geral da empresa
) A impressora quebrou
) Perda de arquivos no computador
) Falta de energia + falta de bateria no laptop

Foco Reativo
Me preocupo e no posso controlar

Foco Proativo
Posso fazer algo a respeito

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Exerccio Como Uso Meu Tempo nos Quadrantes

Necessidade I

Eficcia II

Decepo III

Desperdcio IV

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Exerccio - Administrao do Tempo na Prtica

Descreva no espao abaixo, as atividades que voc precisa realizar amanh. Procure
descrever atividades reais do seu dia-a-dia profissional e pessoal.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.

Agora que voc j descreveu as atividades e tem uma clara viso de como ser o seu dia,
distribua todas as atividades no quadro da pgina seguinte, de acordo com o grau de
prioridade de cada uma delas.

Bom trabalho!

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NO-URGENTE

Quadrante 1

Quadrante 2

(Inevitvel)

(Qualidade)

Quadrante 3

Quadrante 4

(Decepo)

(Desperdcio)

NO-IMPORTANTE

IMPORTANTE

URGENTE

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Exerccio Ponto Quente

Alta

Mdia

Baixa

5h 6h 7h 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h 15h 16h 17h 18h 19h 20h 21h 22h 23h 00h

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Teste - Voc Desperdia Seu Prprio Tempo?

Responda a esse questionrio e descubra se voc desperdiador de tempo!
Nunca s vezes Geralmente Sempre
Voc costuma surpreender-se arrumando sua mesa e, em
seguida, mudando-a de novo?
Voc altera sua lista de atividades de hoje sem realizar as
que esto ali marcadas?
Voc se senta no meio do dia e pensa no que ir fazer no dia
seguinte?
Voc rel seus papis no caso de ter esquecido de algo
importante?
Voc reescreve cartas, com a preocupao de que no tenha
expresso o sentido exato?
Voc rememora conversas em sua mente para ter certeza de
ter dito tudo?
Voc fica esperando um colega retornar com um documento,
em vez de se ocupar com algo importante nesse meio-tempo?
Voc fica esperando o retorno de um telefonema sem se
ocupar com nada?
Voc est sempre por perto da cafeteira / da copa?

Voc vai com freqncia ao banheiro?

Voc observa os outros trabalharem?

Voc costuma olhar fixamente para o vazio?

Voc observa as gotas de chuva escorrerem pelo vidro da

janela?
Voc desperdia tempo propositadamente?

As respostas que der (s vezes, geralmente e sempre) iro realar seus maus hbitos Livre-se
deles!
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PLANO DE AO
Desenvolvimento da Competncia:

GESTO DO TEMPO

1) Que momento do treinamento melhor representou a competncia gesto do tempo. Se desejar,

descreva a cena de forma resumida no espao abaixo.
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
2) O que voc aprendeu nesse momento? Extraia desta cena, os indicadores de ao e anote-os
no espao abaixo.
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
3) Elabore agora o seu plano de ao, a partir destes indicadores. Lembre-se: um verdadeiro
plano de ao deve conter, no mnimo, 3 passos.
O que voc vai fazer?

Onde? / Com quem?

Quando?

Status

Bom trabalho!
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SLIDES

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