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Autores: Ana Carolina Caldas, Bruno Bitencourt, Iure Braidy, Juliana Tourinho, Patrcia
de Moura e Tadeu Santa Brbara.
Resumo: O presente artigo foi elaborado no intuito de trazer um maior esclarecimento
quanto verdadeira importncia dos temas abordados Banco de Dados, Sistemas de
Informao e Auditoria em Recursos Humanos. No decorrer do mesmo, conceituaremos
cada um desses itens, demonstrando o que relevante para cada empresa conter em
relao aos mesmos. O estudo de caso realizado foi elaborado para demonstrar com
maior clareza a teoria estudada e a prtica em uma empresa.
Palavras-chave: banco de dados, sistemas de informao e auditoria em recursos
humanos.
Introduo
Este presente trabalho abordar os seguintes temas: banco de dados, sistema de
informao e auditoria.
Banco de dados um conjunto de informaes relacionadas entre si, referentes
ao mesmo assunto, organizadas de uma forma bastante prtica para que o usurio
obtenha as informaes facilmente.
O Sistema de Informao o gerenciamento do fluxo de dados na organizao.
Tem como objetivo principal auxiliar no planejamento, implementao e controle dos
processos, no caso especfico do trabalho de Recursos Humanos.
Entretanto, a auditoria a verificao das polticas e prticas do pessoal da
organizao e tende a analisar a conformidade das mesmas. conduzida por uma
pessoa tecnicamente preparada, que emite um parecer sobre o processo analisado.
Foi realizado um estudo de caso, no qual foi escolhida uma empresa do ramo do
varejo, de origem holandesa e fundada no sculo XIX. Veio para o Brasil na dcada de
70, em So Paulo. Alm de ser uma das grandes empresas varejistas, tambm trabalha
com produtos e servios financeiros.
Banco de Dados
O banco de dados pode ser considerado como uma coleo de dados interrelacionados, representando informaes sobre um domnio especfico, ou seja, sempre
que for possvel agrupar informaes que se relacionam e tratar de um mesmo assunto,
pode-se dizer que temos um banco de dados. Os dados servem de base para a formao
de juzos e resoluo de problemas, porm s tem maior importncia quando esto
classificados, armazenados e relacionados, permitindo a obteno de informao.
Os objetivos de um sistema de banco de dados so o de isolar o usurio dos
detalhes internos do banco de dados (promover a abstrao de dados) e promover a
independncia dos dados em relao s aplicaes, ou seja, tornar independente a
aplicao, a estratgia de acesso e a forma de armazenamento. O banco de dados
responsvel pelo armazenamento e acumulao de dados devidamente codificados e tem
como principal objetivo a transmisso das informaes desejadas.
Banco de dados de RH
Um banco de dados de Recursos Humanos pode ser classificado como um
conjunto de dados armazenados, organizados e relacionados logicamente e que seja
referente s pessoas internas e externas da organizao e esteja ligado Gesto de
Pessoas.
Algumas informaes desejadas que devem conter em um banco de dados de
recursos humanos so:
Banco de Dados
Cadastro de Pessoal
Cadastro de Cargos
Cadastro de Sees
Entrada
de
Dados
Cadastro de Remunerao
Sada
de
Informaes
Cadastro de Benefcios
Cadastro Mdico
constam todos os registros de compra e pagamento destes, fazendo com que possa ser
utilizado na obteno de informaes valiosas quando for, por exemplo, lanar uma
coleo.
O processamento desses dados feito nas seguintes formas: manual, pois uma
parte desse processamento feita atravs de tales ou fichas sem auxlio de mquina de
escrever ou de microcomputadores; semi-automtico, pois possuem caractersticas de
processamento manual ligadas s de processamento automtico, onde utiliza-se da
mquina programada para determinado conjunto complexo de operaes que
desenvolve totalmente a seqncia de operaes, sem que haja interveno humana
entre um ciclo e o seguinte.
A importncia do Banco de Dados
O Banco de Dados de Recursos Humanos uma poderosa ferramenta para a
empresa, pois com um banco de dados bem implantado e integrado os gestores sero
capazes de tomar decises mais adequadas. O sucesso de um programa de Recursos
Humanos depende basicamente de como o sistema planejado e desenhado.
Um Banco de Dados de RH tem que ser capaz de prover informaes gerenciais
para subsidiar decises da administrao, bem como suas metas e objetivos. Tambm se
espera que ele disponibilize informaes estratgicas para a rea de RH e que tenha uma
fcil visualizao e utilizao por parte dos usurios.
Atualmente o Banco de Dados de RH deixou de ser utilizado apenas pelo
administrativo e passou a ser uma ferramenta indispensvel a vrios membros de uma
organizao. Ele d um suporte aos gerentes de linha e aos funcionrios, permitindo a
visualizao de desempenho e escolha de melhores decises; e ao administrativo,
reduo dos custos e tempo de processamento da informao.
Sistemas de Informaes
Um sistema de informao gerencial (SIG) tem como principal objetivo auxiliar
a tomada de decises do administrador. Para tal, a informao deve ser colhida,
processada e armazenada.
A tomada de deciso vem com o conhecimento oportuno gerado pelo sistema de
informao. Esse conhecimento gerado atravs de dados trabalhados. Segundo
Chiavenato (1997, p. 108), dados so apenas ndices, uma manifestao objetiva,
passvel de anlise subjetiva. Informaes so dados classificados, armazenados e
relacionados entre si que permitem que a mesma seja gerada, sendo ambas necessitadas
de processamento.
O processamento de dados , ento, o grande responsvel pela transformao
dos dados em informaes. De acordo com Chiavenato (1997, p. 109), existem trs
tipos de processamento:
a) Manual atravs de fichas, tales, etc., sem auxlio de mquinas.
b) Semi-automtico ainda h caractersticas dos sistemas manuais,
porm j existe uma mquina para auxiliar as operaes.
c) Automtico o processo totalmente automatizado, geralmente
auxiliado por mquinas, sem a necessidade da interveno humana.
Sistemas de Informao
Uma das maneiras do SIG gerar as informaes atravs de relatrios e ndices.
A incerteza reduzida na hora de se tomar a deciso, pois o gerente est de posse de
informaes precisas sobre o assunto que for tratar.
Para a rea de recursos humanos, importante que o Sistema de Informaes de
Recursos Humanos (SIRH) utilizado fornea informaes (sejam elas sobre cargos,
cadastro mdico, remunerao, por exemplo) para os demais rgos sobre as pessoas
que nela trabalham. Para Chiavenato (1997, p. 111), um sistema de informaes recebe
entradas (inputs) que so processadas e transformadas em sadas (outputs).
Um fator importante a ser levado em considerao na hora de elaborar o SIG o
conceito de ciclo operacional (Chiavenato, 1997, p. 111), onde so localizadas cadeias
de eventos que se iniciam fora da organizao, passam por dentro dela e terminam mais
uma vez fora. A importncia se deve ao fato de que, se esse ciclo for seguido, nenhuma
parte do fluxo de informaes fique de fora. Um sistema de informaes composto por
sistemas operacionais.
Sistemas de Informao de Recursos Humanos no Brasil
importante ressaltar que nos dias atuais a funo do Departamento de
Recursos Humanos deixou de ser meramente burocrtica e passou a, segundo Tegon,
ser responsvel direto por ajudar a empresa a atrair, reter e desenvolver as pessoas que
compem o seu negcio.
Seja qual for a funo do Departamento de RH, a presena da tecnologia e da
informtica cada vez mais visvel. Para as chamadas funes burocrticas, os sistemas
utilizados so apenas parte de um todo, de uso interno e restrito apenas a aquele setor.
No entanto, quando se fala de funes a nvel global (melhor dizendo estratgico),
essencial que o sistema utilizado seja integrado com toda a organizao, pois o
Departamento de Recursos Humanos tem funo de staff e responsabilidade de linha, ou
seja, atende a todos os demais departamentos.
Sistemas Operacionais
Segundo Prince apud Chiavenato (1997, p. 112), um sistema operacional uma
rede integrada de fluxos de informaes, baseada em computador, representando um
conjunto significativo das atividades da empresa.
Vale lembrar que neste tipo de sistema no h retorno da informao entrada,
ou seja, um sistema de uma mo s, onde as informaes entram, so processadas e
saem, da a ser chamado de sistema fechado. No permitido, nesse tipo de sistema,
mudanas rpidas em suas variveis.
Na rea de recursos humanos, os sistemas operacionais resultam de programas
de computao que esto relacionados entre si. atravs desses sistemas que os
gerentes podero obter dados relevantes sobre os empregados, sobre o ambiente
organizacional, sobre o ambiente externo e sobre o macroambiente, seja qual for o setor
desejado. Essa abrangncia na coleta de informaes permite que as mesmas sejam
tanto externas quanto internas organizao, gerando assim relatrios mais completos
para os gerentes, sejam eles do nvel operacional, intermedirio ou estratgico.
Como todo sistema a ser desenvolvido, deve haver uma grande preocupao
com a elaborao do mesmo. preciso que haja um forte contato dos analistas com as
pessoas que iro utilizar o sistema, pois as mesmas iro identificar os processos que
Auditoria
Auditoria, de uma forma geral, compreende em Exame pericial que segue o
desenvolvimento das operaes..., tem como objetivos revisar e controlar o programa
em desenvolvimento, para assim poder informar administrao a atual situao deste,
mostrando sua eficincia e eficcia.
A auditoria em Recursos Humanos, segundo Mee apud Chiavenato (1994, p.
483), pode ser definida como anlise das polticas e prticas de pessoal de uma
organizao, e avaliao do funcionamento atual, seguida de sugesto para melhoria.
Ou seja, a empresa busca se conhecer melhor, para poder assim alcanar seus resultados
de uma maneira mais eficiente e rpida.
Chiavenato (1997, p. 124) alega que o propsito principal da auditoria de
recursos humanos mostrar como o programa est funcionando, localizando prticas e
condies que so prejudiciais organizao ou que no esto compensando o seu
custo, ou ainda prticas e condies que devem ser acrescentadas.
As principais funes da auditoria so: indicar as falhas e problemas, determinar
as possveis solues e sugestes, bem como salientar os aspectos positivos e tentar
melhor-los.
Para avaliar e controlar o funcionamento do sistema de administrao de
Recursos Humanos so utilizados vrios padres, os principais esto relacionados
abaixo:
Padres de Qualidade: no esto relacionados com os aspectos
quantitativos, mas sim com mtodos de seleo, resultados de treinamentos,
etc.
Padres de Quantidade: so padres que apresentam nmeros, como
percentagem de empregados, nmeros de demisses, quantidade de
empregados, etc.
Padres de Tempo: so padres relacionados com o perodo, exemplo:
permanncia de um funcionrio na empresa, tempo de processamento das
requisies de pessoal, etc.
Padres de Custo: so padres que apresentam valor financeiro, custos dos
benefcios sociais, custo direto e indireto de rotao de funcionrios, entre
outros.
Segundo Chiavenato (1997, p. 124), a auditoria de RH, dependendo da poltica
da organizao, poder ser bastante profunda, focando em um ou todos os seguintes
nveis de profundidades:
Resultados: esto relacionados com as realizaes, bem como com os
problemas existentes.
Programas: incluem prticas e procedimentos detalhados que compem o
programa.
Polticas: podem ser as explcitas quanto as implcitas.
Filosofia: da administrao, seus valores, objetivos, etc.
Teoria: que possa explicar a filosofia, as polticas, prticas e contnuos
problemas.
Desta maneira, notrio que, quanto maior e mais descentralizada a
organizao, maior a necessidade de auditoria e que esta deve orientar e,
principalmente, educar, mas nunca punir.
Os principais aspectos que a Auditoria de Recursos Humanos permite verificar
so:
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