Processo administrativo - o conjunto das funes administrativas.

As funes do processo administrativo so:

Planejamento as atividades a serem realizadas so desenhadas e os resultados a serem obtidos so fixados.
Organizao Estruturao dos recursos disponveis para que tudo que foi planejado possa ser executado.
Direo conduzir a execuo dos trabalhos planejados, p/ q os objetivos possam ser atingidos.
Controle Os resultados obtidos pela organizao/direo so analisados em funo do que foi planejado.
Formam um ciclo contnuo de atividades que a funo administrao desenvolve nas organizaes.
As funes esto interrelacionadas, no ocorrendo de forma separada. Esta uma viso mais prtica da realidade das
organizaes.
Planejamento processo desenvolvido para o alcance de uma situao futura desejada, de um
Modo mais eficiente, eficaz e efetivo, com a melhor concentrao de esforos e recursos pela empresa ou organizao.
(processo que faz o plano para que se possa sair da situao atual para a situao futura desejada)
O planejamento permite interferir no prprio futuro da organizao, prever e alocar recursos a serem utilizados
para atingir os objetivos e determinar a melhor forma de enfrentar as situaes futuras (previstas ou no).
O PLANEJAMENTO NO DEVE SER CONFUNDIDO COM: PREVISO (potencialidades que a organizao pode desenvolver
em relao ao seu ambiente, de modo a ter sucesso), PROJEO (futuro tende a ser basicamente igual ao passado),
PREDIO (futuro diferente do passado, mas no h como controlar), RESULUO DE PROBLEMAS (aspectos imediatos,
procuram apenas correo), PLANO (documento formal q consolida as informaes desenvolvidas no planejamento.)
Princpios gerais do planejamento:
Contribuio dos objetivos deve sempre visar o objetivo mximo da organizao
Precedncia do planejamento sempre vem antes das outras funes administrativas
Maior influncia e abrangncia Funo mais abrangente da administrao
Maior eficincia, eficcia e efetividade Maximizao dos resultados e minimizao das dificuldades ou
deficincias.
Princpios Segundo AKKOF
Planejamento participativo
Planejamento coordenado todos os aspectos envolvidos devem atuar de forma interdependente
Planejamento integrado - planejamentos dos vrios escales das organizaes devem ser integrados nveis
estratgico, ttico e operacional;
Planejamento permanente o planejamento precisa ser realizado permanentemente para se adequar ao
ambiente, que mutvel.
Princpios Segundo BERNOME
Inerncia Funo indispensvel. parte integrante de todos os setores
Universalidade - busca antecipar as variveis e consequncias que influenciaro a organizao sob todos os pontos
de vista e levando em conta diferentes opinies para evitar uma viso unilateral.
Unidade deve ser integrado em um conjunto coerente com base em critrios que contemplem mais de uma rea
ao mesmo tempo.
Previso - deve-se estabelecer prazos e cronogramas claros para a execuo das tarefas
Flexibilidade deve ser adaptvel.
Organizao busca organizar, estruturar e integrar os recursos disponveis para que as aes a serem realizadas
possam atingir o sucesso. Trata da obteno e aplicao dos meios para que se possa por em prtica as outras funes
administrativas (ATENO - ESSA FUNO NO DEVE SER CONFUNDIDA COM A ORGANIZAO EM SI)
Nvel Estratgico desenho da estrutura organizacional
Nvel ttico- estrutura de rgos, cargos, rotinas e procedimentos de cada departamento
Nvel operacional definio de mtodos e processos de trabalho e de operao
Abrange 4 componentes (chiavenato 2007)
Tarefas As funes organizacionais so subdivididas em tarefas
Pessoas Cada pessoa ocupante de um cargo na organizao formal.
rgos - as tarefas e as pessoas so agrupadas em rgos, como divises, departamentos ou unidades da
organizao
Relaes uma das partes mais importantes da organizao. Relaes entre os rgos componentes da
organizao e entre as pessoas com relao ao seu trabalho. Posteriormente essa preocupao estendeu-se aos
clientes (CRM) e fornecedores (SCM).
Engloba os 3 nveis organizacionais
Global Envolve a organizao como um todo cpula da organizao
Departamental Trata-se do desenho departamental ou departamentalizao gerncia intermediria
Nvel das Tarefas e operaes - desenho de cargos ou tarefas, tratado no nvel mais baixo da organizao: o
operacional.
Direo relacionada cm a conduo dos trabalhos executados, para que os objetivos da organizao possam ser
atingidos. responsvel por acionar e dinamizar a empresa para que ela possa funcionar adequadamente.
Relacionada s pessoas da empresa. Trata do relacionamento entre os administradores e os seus subordinados. Est
centrada nas relaes humanas, diferente das demais funes eminentemente interpessoal (entre pessoas).
A direo vista em trs nveis (chiavenato 2007)
Nvel estratgico estabelece polticas e diretrizes de direo e conduo do pessoal.
Nvel ttico realiza a gerncia alocao de recursos com vistas ao empresarial e liderana
Nvel operacional onde est a chefia, superviso e motivao do pessoal
So 3 as principais atividades desempenhadas pelo administrador:
Comunicao comunicar com os seus subordinados para indicar-lhes os caminhos a serem seguidos e receberem
feedback
Motivao busca utilizar-se da comunicao para estimular a motivao dos subordinados
Liderana tambm utiliza da comunicao para influenciar o comportamento dos subordinados (visando que os
mesmos realizem as atividades relevantes para a organizao)
O conceito de direo aplicvel a todas as pessoas que atuam dentro dos limites organizacionais, em qualquer um de
seus trs nveis
Presidente, Diretores, altos executivos Nvel institucional, abrange toda a organizao (ou grandes reas da
mesma)
Gerentes e pessoal intermedirio Direo do nvel intermedirio (departamentos / unidades)
Supervisores e encarregados Direo no nvel operacional
CONTROLE E AVALIAO
Alguns significados de controle:
Controle como automao mantm o funcionamento do sistema, verificando no conformidades de
um processo para que volte normalidade de maneira automtica
Controle como restrio e coero busca restringir ou coibir desvios
Controle como funo administrativa verificar o que foi planejado, apontando para meios de correo
de rumos
Conceitos: O controle busca verificar como as atividades realizadas na organizao esto se comportando em
relao ao que estava previsto no planejamento. Pressupe a existncia de um plano a ser seguido e de
atividades e resultados a serem controlados. O controle a atividade que realiza a correo de rumos com base
no planejamento, organizao e direo do processo administrativo.
Nvel estratgico Controles globais e avaliao do desempenho da empresa como um todo
Nvel ttico Controle e avaliao so feitos sobre os departamentos/ setores
Nvel operacional So feitos sobre os indivduos e processos
No controle, deve-se destacar a existncia dos itens:
Objetivo Controle requer um objetivo, um fim predeterminado (um objetivo/padro a ser comparado)
Medio Requer um meio de medir a atividade desenvolvida
Comparao Um procedimento para comparar tal atividade com o critrio definido.
Correo Algum mecanismo que corrija a atividade em curso para permitir-lhe alcanar os resultados
desejados.
O controle normalmente exercido em relao as atividades internas. Alm do disso diferentes fatores podem
influenciar a maneira atravs da qual a organizao estrutura os seus mecanismos de controle, tais como:
tamanho, centralizao/descentralizao de atividades, grau de definio, documentao e comunicao das
polticas e procedimentos a terceirizao e outsourcing.
Os controles servem para diferentes questes organizacionais:
Padronizar o desempenho Inspees, superviso, procedimentos escritos ou programas de produo
Proteger os bens organizacionais desperdcios, roubos e abusos exigncia de registros escritos,
procedimentos de auditoria e diviso de responsabilidades
Padronizar a qualidade de produtos e servios por meio de treinamento de pessoal, inspees,
controle estatstico de qualidade e sistemas de incentivo
Limitar a quantidade de autoridade Descrevendo os cargos, diretrizes e polticas, regras e
regulamentos e sistemas de controle (visa limitar o poder dos diferentes nveis organizacionais)
Medir e dirigir o desempenho das pessoas Sistemas de avaliao do desempenho do pessoal,
superviso direta, vigilncia e registros.
 Como meios preventivos para o alcance dos objetivos organizacionais pela articulao de objetivos em
um planejamento, pois os objetivos ajudam a definir o escopo apropriado e a direo do comportamento
das pessoas.
O controle busca atender a duas finalidades principais (chiavenato 2007):
Correo de falhas ou erros existentes serve para detectar falhas ou erros para apontar as medidas
corretivas adequadas para san-los.
Preveno de novas falhas e erros ao corrigir as falhas ou erros existentes, o controle aponta os meios
necessrios para evit-los no futuro. uma finalidade pedaggica no sentido de aprendizagem contnua.
Buscando atingir tais finalidades e objetivos, diversos mecanismos de controle podem ser estruturados pelo
sistema de controle organizacional. Pode ser agrupada em quatro tipos diferentes:
Controles pr-ao garantem que os insumos estejam disponveis antes das aes serem executadas.
Tm a vantagem de facilitar o controle desde o incio das tarefas, mas possui a desvantagem de no
propor solues reais para os problemas enfrentados.
Controles de direo (ou controle concorrente) Buscam detectar os desvios de execuo. a vantagem
principal de possibilitar a correo de rumos, mas isso s poder ser concretizado se as informaes
necessrias puderem ser coletadas de maneira precisa e em tempo oportuno.
o Controles de sim/no (ou de triagem) proporcionam um momento para verificar a aprovao
de determinado procedimento ou do atendimento de condies especficas, antes que a execuo
possa continuar.
Controle ps-ao (ou controle de feedback) Mede o resultado da ao que j foi executada.
Apresentam a vantagem de possibilitar que as novas aes a serem realizadas no futuro levem em
considerao os erros anteriores para que no se incorram em problemas idnticos aos j verificados no
passado.
O controle tambm pode ser relacionado aos 3 nveis organizacionais.
Controle estratgico Acontece no nvel institucional, sendo genrico e sinttico. De longo prazo e
orientado para toda a organizao.
Controle ttico Nvel intermedirio, um pouco menos genrico e mais detalhado do que o estratgico.
De mdio prazo e aborda a unidade da empresa ou cada conjunto de recursos.
Controle operacional Mais detalhado e analtico. Trata cada tarefa ou operao isoladamente, com
foco no curt'o prazo e sendo conduzido no nvel operacional da organizao.
Controles de primeira, segunda e terceira ordem (Perrow):
Controle de primeira ordem: superviso direta Controle mais simples, na qual a superviso direta
(chefes, donos, gerentes, etc) controla a atividade dos trabalhadores.
Controle de segunda ordem: padronizao de processos Este nvel de controle baseia-se em dois
pilares: tecnologia e burocracia.
Controle de terceira ordem: controle por premissas e cultura sistema de partilha de pressupostos,
crenas e valores que orientam o comportamento dos indivduos em nvel mais profundo.
Existncia de uma sequncia de atividades para a realizao do controle. Quatro as fases do controle nas
organizaes:
Estabelecimento de padres de desempenho e critrios
Avaliao dos resultados e desempenhos alcanados
Comparao entre o desempenho/resultado alcanado e o desempenho/resultado fixado inicialmente
Estabelecimento de aes corretivas para corrigir os rumos
As organizaes se preocupam com os resultados, com o desempenho e com os fatores crticos de sucesso. Os
aspectos mais focados so:
Lucratividade est relacionada ao volume de dinheiro gerado aps deduzidas as despesas.
Competitividade diz respeito ao sucesso de uma empresa em relao aos seus concorrentes
Eficincia significa o alcance de resultados com o mnimo uso de recursos Todas as entradas do sistema
podem ser submetidas avaliao de eficincia.
Eficcia a porcentagem da sada real sobre a sada esperada.
Qualidade refere-se adequao em relao s especificaes ou requisitos ou superao dos mesmos.
Inovao o grau em que se produz novas ideias ou se adaptam velhas ideias para criar resultados
lucrativos.
Produtividade a relao entre as sadas e as entradas do sistema.
 Qualidade de vida no trabalho tem relao com os aspectos do ambiente fsico e psicolgico do
trabalho que so importantes para os funcionrios.
Efetividade o grau do impacto gerado pelos produtos e servios da organizao sobre o seu ambiente,
sendo mais ligado Misso da organizao e de mais difcil mensurao.