Funções do Processo Administrativo para

concursos – Guia Definitivo

Olá, pessoal! Tudo bem? Prosseguindo com os nossos resumos de Administração Geral
e Pública para concursos, hoje trataremos de um dos assuntos mais cobrados em prova, por
se tratar de um conhecimento basilar ao gestor, nos variados níveis hierárquicos: as funções
do processo administrativo. Muito lembrado pela sigla “PODC”, o processo administrativo,
também chamado de “Funções do Administrador” é formado pelas funções de Planejamento,
Organização, Direção e Controle. Perceba que o CESPE cobrou várias questões sobre o
assunto nesta prova.

Cabe lembrar que o processo administrativo atual é uma evolução do originalmente

pensado por Fayol, na Teoria Clássica, e que era composto pelas funções de “Prever,
Organizar, Comandar, Coordenar e Controlar”. Com a evolução do pensamento administrativo,
os autores da Teoria Neoclássica revisitaram o legado de Fayol, agregando as funções de
comandar e coordenar na função de Direção. Além disso, a função de Prever foi substituída
pela de Planejar.

Passemos, então, à análise de cada Função separadamente.

Primeira função – Planejamento

Função de Planejamento
Como não poderia deixar de ser, o Planejamento é a base do Processo Administrativo, e as
demais funções deverão segui-lo. Importante frisar que o Planejamento não é simplesmente
um exercício de tentar projetar o futuro, mas implica ações presentes para construir o futuro
desejado. Assim, o Planejamento deverá orientar os esforços da organização em direção aos
seus objetivos e metas.

A função de Planejamento comumente segue uma ordem de etapas sequenciais. Utilizaremos

a conceituação de Chiavenato, que define as etapas da seguinte forma:

1. Definir os objetivos – o autor entende que, pelo fato de os objetivos servirem de base
para todos ou outros planos da organização, devem ser os primeiros a serem
estabelecidos.
2. Verificar qual a situação atual em relação aos objetivos – deve-se verificar qual a
situação da organização em relação aos seus objetivos, entendendo o que é necessário
para alcançá-los.
3. Desenvolver premissas quanto às condições futuras – trata-se da construção de
cenários alternativos que possam se apresentar no futuro, levando em consideração a
complexidade do ambiente em que a organização está inserida.
4. Analisar as alternativas de ação – diante das alternativas de ação apresentadas, deve-
se analisar cada uma delas, buscando compreender quais serão as mais adequadas à
organização.
5. Escolher um curso de ação entre as várias alternativas – feita a análise, escolhe-se
uma das alternativas apresentadas.
 6. Implementar o plano e avaliar os resultados – trata-se da execução do plano, sempre
monitorando os resultados e avaliando a necessidade de ações corretivas.

O Planejamento, assim como as outras funções, se desdobra ao longo dos níveis

hierárquicos da organização. O nível institucional, ou estratégico, é aquele em que o
planejamento é de longo prazo, generalista e engloba a organização como um todo. O nível
tático, ou gerencial, é imediatamente inferior ao estratégico, foca no médio prazo e suas ações
afetam cada gerência ou área específica. Já o nível operacional ou técnico se ocupa das
atividades rotineiras da organização, abrangendo o curto prazo e com foco em alto
detalhamento.

Por fim, cabe ressaltar que o Planejamento não deve ser imutável ou estático. Com efeito,
esta função deve possuir flexibilidade suficiente para que as organizações possam adaptá-lo
durante a sua execução, conforme as outras funções ocorram.

Segunda função – hora de colocar tudo em ordem

Primeiramente, é importante esclarecer que a palavra “organização” pode assumir dois

possíveis significados para a nossa disciplina: o primeiro, como um agrupamento social que se
reúne para atingir objetivos comuns; o segundo, que é o objeto deste tópico, como função do
processo administrativo, em que são alocados os recursos, divididas as tarefas e
responsabilidades, e escolhidas a estrutura organizacional e a departamentalização.

Nesse sentido, devemos sempre lembrar que os recursos da organização são escassos, e
precisam ser bem aproveitados para que os objetivos possam ser alcançados. Assim, a função
de organização consiste em alocar, com a máxima eficiência possível, os recursos da
organização.

Para isso, a organização (agrupamento social) deve sempre considerar, para uma eficiente
organização (função do processo administrativo), o seu negócio, o mercado em que está
inserida, os seus objetivos e outras variáveis, que darão base para uma eficiente organização.
Assim, devem ser consideradas as seguintes fases para esta função administrativa:

 Divisão do trabalho – a primeira fase é analisar o tipo de trabalho que a organização

executa, quais as atividades e tarefas necessárias para isso e qual a lógica mais
racional a ser adotada, dividindo o trabalho em cargos ou funções, cada um com seu
grau de complexidade e especialização.
 Definição de autoridade e responsabilidade – feita a divisão do trabalho, estando
definidas as atribuições dos cargos, deve-se proceder à definição das autoridades e
responsabilidades necessárias à execução do trabalho, por meio da definição da cadeia
de comando e amplitude de controle.
 Desenho da estrutura – com a divisão do trabalho e as linhas de autoridade e
responsabilidade pensadas, a organização deve optar por um tipo de estrutura (orgânica
ou mecanicista, com os respectivos tipos de desenho de cada uma) e de
departamentalização, mais rígida ou flexível.
 Pelo grau de cobrança em provas e nível de detalhamento do assunto, em breve teremos
um resumo para tratar apenas de estrutura organizacional e critérios de departamentalização.

Terceira função – dirigindo para o sucesso

A Direção é a função do processo administrativo responsável por conduzir os trabalhos,

designando e orientando as pessoas. Com o Planejamento feito e a estrutura organizada, é
necessário colocar em prática o que foi pensado. O capital humano é um dos mais importantes
da organização, e gerenciá-lo é o grande desafio da função de Direção. Pelo fato de serem as
pessoas, os colaboradores que de fato vão “colocar a mão na massa”, não adianta que o
Planejamento e a Organização tenham sido impecáveis, e a Direção deixe a desejar. Caso isso
ocorra, todo o esforço terá sido em vão.

Retornando um pouco o que já foi dito na função de Organização, as organizações são

agrupamentos de pessoas, com objetivos convergentes, por isso, obviamente, não há
organizações sem pessoas. Assim, nesta função, a Gestão de Pessoas da organização, com
os seus subsistemas (e que serão alvo de um futuro resumo) ganha destaque. Além disso,
enquanto na função de Organização o foco era na estrutura formal, na função de Direção há
uma atenção maior às interações da estrutura informal.

Caminhando mais um pouco, é necessário entender que todo gestor, em maior ou

menor grau, lidará com pessoas. Nesse sentido, nesta função do processo administrativo
entram os trabalhos de comunicação, motivação e liderança (os quais, por sua amplitude,
serão alvo de um resumo em breve). Cada gestor deve ter capacidades, em diferentes graus,
de comunicar, motivar e liderar seus subordinados, potencializar suas competências e
gerenciar possíveis conflitos organizacionais. Portanto, os gestores comumente são
conhecidos como Diretores (nível estratégico), Gerentes (nível tático) e Supervisores (nível
operacional).

Controlando os resultados
Para que o processo administrativo faça sentido, deve-se analisar se os esforços feitos
nas funções anteriores foram eficazes e efetivos. Para que isso seja possível, entra a função
de controle, função em que são definidos os padrões de desempenho, desempenho este que é
monitorado, avaliado e são adotadas medidas corretivas.

A função de controle apresenta um processo com quatro etapas, conforme define Chiavenato:

1. Estabelecimento de objetivos ou padrões de desempenho.

2. Avaliação/mensuração do desempenho atual.
3. Comparação do desempenho atual com os objetivos ou padrões estabelecidos.
4. Realização de ação corretiva para a correção de desvios.

Por fim, Maximiano nos traz que um sistema de controle eficaz deve possuir as seguintes
características:

 Foco nos pontos estratégicos – o controle deve ser mais apurado em pontos que
possam gerar maiores problemas para a empresa, pontos que sejam mais críticos à
operação da organização;
 Precisão – os sistemas de controle devem evidenciar as informações sobre variação de
forma precisa, viabilizando uma tomada de decisão adequada;
  Rapidez – as informações devem ser disponibilizadas rapidamente ao tomador de
decisões;
 Objetividade – as informações devem ser claras e objetivas, indicando, quando for o
caso, com objetividade o desvio detectado;
 Economia – o custo do sistema deve ser menor do que os benefícios proporcionados;
 Aceitação – as pessoas precisam compreender que o sistema de controle é uma parte
importante de seu trabalho;
 Ênfase na exceção – a ênfase do sistema deve ser nos desvios detectados;
 Critérios múltiplos de avaliação de desempenho – o sistema deve propiciar a
avaliação de variados critérios de desempenho, o que proporcionará uma informação
mais rica ao gestor.

Conclusão
Diante de todo o exposto, percebe-se que a temática do processo administrativo é
fundamental para todo gestor, e, pela sua grande incidência em provas, deve receber especial
atenção. Cada uma das funções é importantíssima, e vale ressaltar, também, que cada função
é encontrada em todos os níveis organizacionais.

Vale esclarecer, ainda, que apesar de também receber o nome de “ciclo administrativo”,
nem sempre as funções serão executadas separadamente, de forma cíclica, podendo interagir.
É bastante comum, por exemplo, que, ao se executar as funções posteriores, o planejamento
deva ser revisitado e ajustado a novas condições que se apresentem.

Vale lembrar, por fim, que este resumo NÃO substitui as aulas em PDF, devendo ser
utilizado como complemento para o seu estudo, auxiliando nas suas revisões, sempre em
conjunto com centenas de questões sobre o tema.

Referências:
Chiavenato, Idalberto. Administração geral e pública. Idalberto Chiavenato – 2.ed. – Rio de
Janeiro : Elsevier, 2008
Chiavenato, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração: uma visão abrangente
da moderna administração das organizações. Idalberto Chiavenato – 7. ed. rev. e atual. –
Rio de Janeiro: Elsevier, 2003
Maximiano, Antonio Cesar Amaru. Introdução à Administração. Antonio Cesar Amaru
Maximiano – 5. ed. rev. e ampl. – São Paulo: Atlas, 2000