ASSISTENTE DE

RECURSO
HUMANOS
FUNDAMENTOS DA
GESTÃO
ORGANIZACIONAL

PROFª MARY ELENIRA

 CAPACIDADES
• Utilizar os recursos da tecnologia da informação e comunicação relativos a editores de textos, planilhas
eletrônicas, apresentações, internet e outros softwares necessários nas operações administrativas;
• Aplicar a terminologia técnica e os princípios e normas da linguagem culta na comunicação oral e escrita,
considerando especialmente os princípios da coesão e coerência;
• Reconhecer os princípios, normas, legislação e procedimentos de qualidade, meio ambiente, saúde e segurança
aplicáveis nas rotinas administrativas da empresa;
• Aplicar conceitos matemáticos na realização de cálculos básicos, financeiros e estatísticos que se aplicam a
resolução de problemas no âmbito do trabalho;
• Reconhecer os princípios e boas práticas para atendimento a clientes;
• Reconhecer princípios de sigilo e proteção de dados relativos as atividades administrativas;
• Reconhecer os elementos básicos de representação gráfica de cargos, processos e arranjos físicos;
• Reconhecer os macroprocessos das empresas para identificar suas interrelações.
• Reconhecer os princípios de gestão organizacional aplicáveis aos processos administrativos; Interpretar dados,
informações técnicas e terminologias de textos técnicos, relacionados aos processos administrativos;
• Reconhecer técnicas de classificação e ordenação de documentos para organização e controlo de arquivos.
Estratégia de Aprendizagem
Desafiadora:
 Estratégias de Aprendizagem Desafiadoras

( x ) Situação-Problema ( ) Estudo de Caso ( ) Projeto ( ) Pesquisa Aplicada

A empresa Caxias está passando por um rápido crescimento e expansão. Com a adição de
novos departamentos e funcionários, a estrutura organizacional atual da empresa não parece
mais eficiente. O CEO da empresa decidiu revisar e redesenhar o organograma da empresa
para melhorar a comunicação, a tomada de decisões e a eficiência operacional.
No entanto, a equipe de liderança enfrenta vários desafios. Eles precisam determinar como
CONTEXTUALIZAÇÃO:
organizar os departamentos e as equipes de maneira mais eficaz, atribuir responsabilidades
claras a cada nível hierárquico e garantir que a estrutura organizacional seja flexível o
suficiente para acomodar o crescimento futuro da empresa. Além disso, eles também devem
considerar a cultura da empresa e como o novo organograma afetará os funcionários
existentes.

1-Realize uma pesquisa a respeito de empresas, buscando informações de como funciona,

quais os profissionais necessários, como são os processos. 2 - Como a equipe redesenhar
o organograma para melhorar a eficiência organizacional, promover a comunicação e
DESAFIO:
preparar a empresa para o crescimento futuro, levando em consideração os desafios
mencionados? Isso envolverá a análise cuidadosa das funções, cargos e responsabilidades
em toda a organização.

RESULTADOS ESPERADOS: Apresentação do Organograma e Descrição dos Cargos .

A Gestão Organizacional é um conjunto de
procedimentos, ações e interações que
permitem planejar, alinhar indivíduos e áreas
organizacionais, além de sistematizar a
mensuração de resultados para auxiliar as
empresas a atingirem seus objetivos e
obterem vantagem competitiva.

A função desse tipo de conceito de gestão

tem como finalidade conduzir pessoas e
processos de forma eficaz, promover
melhorias, criar um ambiente colaborativo,
motivado, propício ao autodesenvolvimento
e, consequentemente, à conquista de
resultados.
 O que é Gestão Organizacional?
O conceito de Gestão Organizacional é a reunião de tarefas relacionadas à estruturação, mapeamento
e ordenação dos procedimentos e no intuito de desenvolver entregas positivas e alcançar os objetivos
convencionados.
 Qual a função da Gestão
Organizacional?

A Gestão Organizacional de uma empresa procura

entregar benefícios constantes aos sistemas internos,
visando o tempo inteiro a produção de soluções
positivas para a empresa.
Para que os resultados aconteçam de acordo com o
esperado, o ambiente organizacional precisa ser
favorável para os colaboradores, permitindo que as
equipes troquem informações etc.
Para Chiavenato ( 2004), a Gestão é a
maneira de governar organizações ou
parte delas. É o processo de planejar ,
organizar , dirigir e controlar o uso de
recursos organizacionais para alcançar
determinados objetivos de maneira
eficiente e eficaz.
 Planejamento
Planejamento é um processo , uma sequência de
etapas, que visa alcançar uma meta e estabelecer
que forma essa meta será alcançada. Planejamento
é estratégia , pois define a melhor rota de ação rumo
ao objetivo.

Planejamento não é uma atividade isolada ou uma

tarefa apenas, planejamento é uma sequência
encadeada de atividades. O resultado final do
processo de planejamento é o plano: fins (objetivos) e
meios (métodos).
 Passos do planejamento:

Desenvolver
propostas
Determinar (possibilidad
Definir os
situação es) sobre o Analisar e Implementar
objetivos:
atual: futuro: escolher o plano e
onde se
situação da descrição dentre as avaliar o
deseja
organização das alternativas; resultado.
chegar;
; alternativas
e possíveis
eventos;
Missão, visão e valores:
Você sabe a missão , visão e valores
da empresa em que trabalha ?

Consegue perceber a missão, visão e

valores na prática ( no dia-a-dia da
empresa ) ?
 Organização

A organização é a função administrativa

que se relaciona com a atribuição de
tarefas e a organização destas, atribuindo
as equipes de trabalho ou a
departamentos, alocação dos recursos
necessários para a realização das tarefas.

Organizar é alocar pessoas e recursos.

Definir quem faz o quê, quem vai mandar
em quem, como vai fazer e com quais
recursos.
Conceitos-chave da organização:
Divisão do trabalho e coordenação são os dois conceitos-chave da função organização.
Organização é um processo (e não uma tarefa ou atividade).

Divisão do trabalho: Coordenação: processo de

especialização de tarefas integração das diferentes
torna o indivíduo mais atividades desenvolvidas em
produtivo, economizando cada departamento, de modo
tempo. Aumento da a atingir os resultados
produtividade → produz pretendidos. Integrar e
mais em menos tempo. harmonizar as atividades
(como numa orquestra).
Estratégias de organização:

 Ajuste mútuo;

 Supervisão direta;

 Padronização dos processos de trabalho;

 Padronização dos resultados;

 Padronização de habilidades;
 A estrutura organizacional pode ser informal (ex:
amizades) e formal (representada em um organograma)
— sendo que uma influência a outra.
Tipos de Na estrutura formal, representada pelo organograma, há

Organização: divisão de trabalho, relação de supervisão, canais de

comunicação, subdivisões principais e níveis
hierárquicos.

Somente a estrutura formal é representada no

organograma
 Direção
A função de direção representa a
colocação em prática do que foi
planejado e organizado. Depois que a
organização estabelece seu fim e suas
estratégias (planejamento), organiza e
aloca recursos (organização), ela vai
lidar com as pessoas.
A função administrativa direção as
pessoas para o desenvolvimento de suas
atividades. Designa as pessoas, dirige seus
esforços, motiva, lidera e comunica às
pessoas.

A direção estabelece metas e busca

alcança-las. A direção desdobrada o
objetivo final em metas.

Conceitos-chave da função
direção: orientação, liderança e
comunicação
Motivação:
Motivação é dos aspectos da função de
direção. Também pode ser considerado dentro da
psicologia organizacional Motivação são
as causas, razões e motivos para a direção,
intensidade e persistência do comportamento
humano em busca de resultados .
Graças à motivação para que as ações sejam
realizadas — existe um motivo para a ação. Os
motivos podem ser intrínsecos (ex: necessidades
fisiológicas) ou extrínsecos (ex: influência do
meio).
A motivação não é constante, no tempo nem é
igual para todos os indivíduos em todas as
situações.
Liderança: Capacidade de liderança está relacionada
com influência . Influência é fazer com que
as pessoas façam aquilo que não fariam
sem a presença da influência e do líder.
Influência é aquilo que faz mudar o
comportamento. Líder é uma pessoa que
exerce influência sobre as outras pessoas
e faz com que elas mudem o
comportamento.

Liderança também está relacionada ao

poder — o poder é utilizado para
influenciar o comportamento das pessoas.
Importante não confundir chefia (carga)
com liderança.
 ● Desde os primórdios, a comunicação foi
Comunicação: de importância vital, sendo uma
ferramenta de integração, instrução, de
troca mútua e desenvolvimento. O
processo de comunicação consiste na
transmissão de informação entre um
emissor e um receptor que descodifica
uma determinada mensagem.
● A mensagem é codificada num sistema
de sinais definidos que podem ser
gestos, sons, indícios, uma língua natural
(português, inglês, espanhol, etc.), ou
outros códigos que possuem um
significado (por exemplo, as cores do
semáforo), e transportada até o
destinatário por um canal de
comunicação (o meio por onde circula a
mensagem, seja por carta, telefone,
comunicado na televisão, entre outros.).
 Stakeholders
Stakeholders são “pessoas, grupos ou organizações que podem
impactar ou serem impactadas por decisões, atividades ou
entregas do projeto”.

Por exemplo, um projeto para pavimentação urbana tem a

comunidade local como um stakeholder. Antes de iniciar, é
preciso convencer as pessoas de que, mesmo com as
adversidades, a execução do projeto é importante para o local.

É preciso desenvolver estratégias de gestão que envolvam os

stakeholders de modo a apoiarem as decisões do projeto, antes
mesmo da sua execução.

Assim, é possível transformar os stakeholders em grandes aliados

para o sucesso dos projetos.
 Controle:
A função de controle representa o
acompanhamento, o monitoramento e a avaliação
do desempenho.

Tem o objetivo de verificar se o que foi planejado,

organizado e direcionado atingiu o resultado
esperado — deve comparar o idealizado com o
realizado.
O controle é a função administrativa de
monitoramento de atividade, a fim de manter a
organização no caminho certo e de permitir
medidas fáceis, em caso de erros, desvios e
falhas.
O controle avalia os processos: planejamento,
organização e direção.
Como acontece com outros sistemas, o controle de
gestão também ocorre em todos os níveis
hierárquicos da organização: estratégico, tático e
operacional.

Além disso, o nível estratégico diz respeito às

estratégias, com o monitoramento de indicadores de
desempenho a serem alcançados.

O nível tático controla as atividades, sendo

responsável pela aplicação das medições de
desempenho e na estruturação de ações corretivas.

Já o nível operacional trata-se da realização das

atividades e a busca constante pela execução
conforme as métricas pré-estabelecidas.
Para o gestor definir os indicadores de performance ideias para sua empresa, é
preciso de atenção a três pontos indispensáveis:

Considerar o planejamento estratégico: garantir que sejam

coerentes à empresa e consigam controlar os objetivos
estratégicos é o principal aspecto para essa definição;

Pensar na capacidade de mensuração: buscar indicadores que

tenham medição quantitativa;

Buscar indicadores simples: é necessário que os indicadores

sejam democráticos a todos envolvidos no processo;

Além disso, o planejamento estratégico eficaz abrange e delimita detalhadamente os

objetivos financeiros de uma organização. Portanto, para medir o quão saudável ou não
está a situação financeira da empresa, os indicadores financeiros são utilizados como
ferramenta de controle de gestão.
• As empresas costumam usar e
gerar um grande volume
de documentos todos os dias,
sendo de diferentes
particularidades e com várias
finalidades: contratos de trabalho,
contratos de venda, cadastros de
clientes, fichas funcionais, contas
de luz e água, notas fiscais, guias
de impostos e assim por diante.
Para operar esse grande volume de
papéis ou arquivos digitais, é
preciso de métodos e usar
ferramentas certas.
 • A gestão de documentos é a criação de
O que é a processos que garantem o arquivamento
correto de qualquer documento, considerando
gestão de sua natureza e particularidades de manuseio.
documentos e • Um dos objetivos é organizar os documentos
qual a sua para que sejam fáceis de serem localizados e
tenham um arquivamento rápido.
importância?
• Todos devem ser armazenados em um lugar
protegido de extravios ou danos.
Uma boa Gestão de Documentos,
pode poupar tempo e dinheiro do
empreendedor, isso porque um
sistema bem planejado e executado
permite otimização no tempo de
busca, além de recuperação e
visualizações rápidas, ajudando assim
que você não fique sem recursos para
nortear suas decisões diante de uma
necessidade.
Agilidade no Acesso​

A gestão de documentos tem o motivo

de organização digna de papéis e
arquivos digitais que necessitam ser
acessados. Quando um
funcionário perde tempo procurando
documentos para encaminhar para
alguma ação específica
estará perdendo dinheiro.

​
 Garantia de Segurança Jurídica

​ ara as empresas, os documentos são garantias

P
jurídicas que a empresa está realizando as ações
necessárias com a legislação e boas práticas.
Uma forma de prova com os externos, que vai
desde os fornecedores até chegar aos clientes.
Garantia de acordo se demandas estabelecidas
entre as partes.

• A estrutura de gerenciamento documental

também garante que os arquivos sejam
válidos, que estejam assinados, carimbados
ou certificados. Com essa prática gerencial
sentem um cuidado de analisar se os
documentos estão todos legalmente
completos, legítimos e seguros.
Além desses benefícios podemos citar :

• Segurança na armazenagem e
digitalização documental.
• Otimização de espaço.
• Agilidade na transmissão de dados
documentais.
• Controle de acesso a documentos
sigilosos.
• Rastreamento e mapeamento de
documentos.
ARQUIVO

É o conjunto de documentos
produzidos e recebidos por
órgãos públicos, instituições de
caráter público, entidades
privadas e pessoas físicas em
decorrência do exercício de suas
atividades, qualquer que seja o
suporte da informação ou a
natureza do documento.
DOCUMENTO

É toda a informação registrada em um material de

suporte utilizado para consulta, estudo, prova,
pesquisa, pois comprova fatos, preferências,
formas de vida e pensamentos do homem numa
determinada época.

Os documentos surgem do desempenho das atividades de uma

administração e do seu uso social e/ou histórico.

A organização, preservação e destinação devem levar em conta,

primeiro, o seu uso administrativo e depois o seu uso social.
Quais são as melhores práticas​?

Você já deve ter entendido que a gestão documental é uma ferramenta que traz muitos
benefícios para a empresa, desde a diminuição de despesas, melhoria da
produtividade dos setores até ao aumento da garantia jurídica. Então, chegou a hora
de entender o que é preciso fazer para que seja ainda mais efetivo.

1. Tenha um espaço estruturado​

2. Considere a temporalidade
3. Digitalize os documentos
E quais são as melhores ferramentas​?
Existem ferramentas associadas para manutenção de
uma política documental eficiente e econômica.

1. Computação na Nuvem
​Uma tecnologia para armazenamento remoto, que
pode ser muito eficiente para armazenamento de
documentos e fazer toda a gestão documental. Onde
todas essas soluções físicas podem ser substituídas
por servidores na nuvem. O desempenho é simples,
onde é realizado o envio para o servidor remoto os
arquivos da empresa, que ficaram sob a guarda do
fornecedor escolhido.
2. Assinatura Eletrônica

As empresas hoje podem contar com os serviços de

assinatura eletrônica, com isso, os documentos não precisam
mais serem impressos para receber aquilo que legaliza,
garantindo que toda a transação pode ser realizada em
ambiente virtual. São muitas as vantagens que vão além da
economia de material físico.

​ odo o processamento de documentos que levavam horas ou

T
até dias para passar por todos os envolvidos, com este
recurso tecnológico tudo funciona de modo instantâneo pela
internet, possibilitando o envio para outras cidades ou até
mesmo em outro estado ou país. Tudo isso, com alto nível de
segurança online com criptografia.
3. Sistemas para Gestão de Documentação

O software para gestão de documentos é

uma solução que integra dados de todos os
setores da empresa e gera relatórios para a
tomada de decisão dos gestores. Muito
eficiente para ter acesso a documentos
digitais seguros, como contratos assinados,
notas fiscais eletrônicas e todos os
documentos para execução de alguma tarefa
específica. Por fim, ter controle total das
documentações dos funcionários para que
eles entrem com facilidade nos seus clientes
sem burocracia em ficar parado na portaria.
Quais os principais documentos do setor de RH —
e por quanto tempo a empresa deve guardá-los?

A legislação brasileira determina que as empresas

guardem diversos documentos por muitos anos e até
por tempo indeterminado. Essa medida é uma garantia
para a corporação evitar multas e se defender em
processos trabalhistas. A seguir, confira uma lista dos
principais documentos do setor de Recursos
Humanos, de acordo com o prazo que eles devem ser
armazenados.
DOCUMENTOS COMERCIAIS
Contrato social

O Contrato Social funciona quase como uma certidão de nascimento da instituição. O

documento contempla informações sobre os sócios – incluindo deveres e direitos –,
endereço de funcionamento, principais atividades, objetivo, entre outras.
Sem esse contrato, a empresa não funciona de forma legal, além de não conseguir abrir uma
conta bancária ou participar de alguma licitação.

Alvará

O Alvará de Funcionamento é um documento municipal que regulariza o imóvel da empresa

para exercer as atividades previstas no contrato social. O prazo de validade é estabelecido
pela prefeitura.

Licenças específicas de funcionamento

Alguns tipos de negócio podem precisar de licenças específicas para funcionamento. É o caso
de restaurantes e farmácias, que devem ter licença sanitária, e de fabricantes de cosméticos e
indústrias, que devem conseguir licença ambiental.
Registros contábeis

Os registros de contabilidade também comprovam a movimentação financeira da

empresa, como pagamento e recebimento. Devem ser arquivados com bastante
organização, pois comprovam a legalidade das operações e a legalidade da gestão
financeira.

Registros tributários e da previdência

Todos os meses o empregador deve recolher uma série de tributos relacionados à

contratação de funcionários. Deve-se manter comprovantes das contribuições para o
INSS, contribuição sindical e FGTS.

Recursos Humanos

Paralelamente aos tributos previdenciários, a empresa deve registrar outras

informações sobre os funcionários, como pagamentos, folhas de ponto, novas
contratações, desligamento de empregados etc.
Nota Fiscal

As notas fiscais são documentos emitidos nas operações comerciais, de caráter

obrigatório para as empresas. Elas registram entradas, saídas, devoluções, remessas e
outras movimentações de produtos, serviços e valores nos negócios. Dessa maneira, ela
viabiliza a cobrança dos tributos incidentes sobre as práticas, indicando os valores que
devem ser recolhidos.
Por causa disso, deixar de emitir as notas fiscais é considerado sonegação fiscal. Ou
seja, diante de fiscalizações que identifiquem a ausência do documento, a empresa é
penalizada. Ademais, elas podem ser utilizadas para comprovar o cumprimento de
obrigações, validar pedidos de trocas e garantias, entre outros direitos ou deveres da
empresa.