Manual de Procedimentos de Protocolo Expedicao e Arquivo

ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
Manual de
Procedimentos de
Protocolo, Expedio e Arquivo
Coordenao-Geral de Documentao e Informao
Secretaria-Geral
Braslia
2010
Presidente da Repblica
Luiz Incio Lula da Silva
Advocacia-Geral da Unio
Lus Incio Lucena Adams
Secretria-Geral
Gildenora Batista Dantas Milhomem
Coordenadora-Geral de Documentao e Informao

Maria Dalva Pimentel Mendes Fernandes
SECRETARIA-GERAL
COORDENAO-GERAL DE DOCUMENTAO E INFORMAO
Manual de
Procedimentos de
Braslia
2010
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
Advocacia-Geral Da Unio
SIG Quadra 06 Lote 800 Ed. Sede AGU
Fones (61) 3105-8907 / 8467
Fax (61) 3105-8232
Site: www.agu.gov.br
70610-460 Braslia DF
Organizao:
Maria Dalva Pimentel Mendes Fernandes CGDI
Ademir Braz da Silva CGDI/PCU
Adriana Barbosa Lima CGDI
Jos de Lisboa Vaz Filho CGDI
Leila Cristiane Petry CGDI
urea de Souza Oliveira dos Santos CGDI/PCU
Mrcio Wilzedy Martins Viana CGDI/PCU
permitida a reproduo de dados e de informaes contidos nesta publicao desde que

citada a fonte.
BRASIL. ADVOCACIA-GERAL DA UNIO. Coordenao-Geral de Documentao e

Informao. Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo.
Braslia: AGU, 2010. 157 p. , il.
SUMRIO
ROTINAS DE PROTOCOLO
Apresentao ..........................................................................................................................8
1. Introduo .......................................................................................................................9
Consideraes iniciais ........................................................................................................................................ 10
Importncia do manual....................................................................................................................................... 10
Siglas ....................................................................................................................................................................... 11
Objetivos ............................................................................................................................................................... 11
Legislao referencial para documentao .................................................................................................... 12
Legislao Federal ........................................................................................................................... 12
Resoluo do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ.............................................. 12
Portarias do Poder Executivo ...................................................................................................... 12
Portarias da Advocacia-Geral da Unio .................................................................................... 13
Conceitos e definies ....................................................................................................................................... 13
Unidades envolvidas............................................................................................................................................ 18
Usurios e clientes .............................................................................................................................................. 19
II. Protocolo.........................................................................................................................20
Protocolo .............................................................................................................................................................. 21
Protocolo pela Internet ..................................................................................................................................... 21
Macroprocesso do protocolo .......................................................................................................................... 21
Sistema de controle de documentos da AGU AGUDoc ....................................................................... 22
III. Rotinas de Protocolo ....................................................................................................24

Recebimento......................................................................................................................................................... 25
Correspondncia ............................................................................................................................ 25
Recebimento .................................................................................................................................... 25
Recibo................................................................................................................................................ 26
Formas de recebimento ................................................................................................................ 26
Rotinas para recebimento via guich de protocolo ............................................................... 27
Rotinas para recebimento via malote ........................................................................................ 27
Triagem .................................................................................................................................................................. 27
Abertura de documentos e correspondncias ........................................................................ 27
Prazos ................................................................................................................................................ 28
Rotina de triagem de documentos ............................................................................................. 28
Cadastramento .................................................................................................................................................... 28
Nmero nico de processo e documento NUP ................................................................. 29
Tabela de unidades ......................................................................................................................... 29
Cadastramento de unidades ........................................................................................................ 29
NUP externo ................................................................................................................................... 29
NUP interno .................................................................................................................................... 30
Anlise documental ............................................................................................................................................. 30
Tipo de documento ....................................................................................................................... 30
Nmero do documento ................................................................................................................ 31
Procedncia/Origem ...................................................................................................................... 31
Data do documento ....................................................................................................................... 31
Destino .................................................................................................................................................................. 31
Interessado ....................................................................................................................................... 31
Assunto ............................................................................................................................................. 32
Documentos vinculados ................................................................................................................ 32
Documento ........................................................................................................................................................... 32
Classificao de documentos ....................................................................................................... 32
Documentos sigilosos ateno especial ................................................................................. 33
Documento ostensivo ................................................................................................................... 33
Cadastrando um documento ....................................................................................................... 33
Realizando pesquisa de antecedentes ........................................................................................ 40
Montando documentos ................................................................................................................. 41
Rotina de cadastramento de documento.................................................................................. 41
Processo ................................................................................................................................................................ 42
Autuao ........................................................................................................................................... 42
Partes de um processo .................................................................................................................. 42
Numerao de folhas e de peas ................................................................................................ 43
Tratamento fsico dos documentos e processos .................................................................... 44
Rotina de cadastramento de processo ...................................................................................... 44
Encerramento e abertura de volumes ....................................................................................... 44
Rotina de encerramento e abertura de volumes .................................................................... 45
Juntadas .................................................................................................................................................................. 45
Rotina de juntada por anexao de documento a documento ........................................... 45
Rotina de juntada por anexao de processo a processo .................................................... 46
Rotina de juntada por anexao de documento a processo ................................................ 46
Apensao ........................................................................................................................................ 47
Rotina de apensao de processos............................................................................................. 47
Desapensao .................................................................................................................................. 47
Rotina de desapensao de processos ...................................................................................... 48
Desentranhamento......................................................................................................................... 48
Rotina de desentranhamento....................................................................................................... 48
Desmembramento.......................................................................................................................... 49
Rotina de desmembramento de processo constitudo ......................................................... 49
Tramitao ............................................................................................................................................................ 50
Rotina de tramitao de processos e documentos ................................................................ 51
Rotina de recebimento eletrnico ............................................................................................. 51
IV. Rotinas de Expedio ....................................................................................................52

Expedio .............................................................................................................................................................. 53
Mensageria interna .............................................................................................................................................. 53
Rotinas de expedio via mensageria interna .......................................................................... 53
Mensageria externa ............................................................................................................................................. 54
Rotinas de expedio via mensageria externa ......................................................................... 54
Malote .................................................................................................................................................................... 55
Expedio de malotes .................................................................................................................... 55
Guia de remessa de malote.......................................................................................................... 55
Rotina de expedio via malote .................................................................................................. 56
Servios dos Correios........................................................................................................................................ 57
Carto de postagem....................................................................................................................... 57
Tipos de postagem .............................................................................................................................................. 57
Servios adicionais dos Correios ................................................................................................ 58
Envelopes .......................................................................................................................................... 59
Formatao dos envelopes ........................................................................................................... 60

Correspondncias de urgncia .................................................................................................... 60
Relao das correspondncias encaminhadas expedio...................................................... 60
Preparao dos envelopes pelos setores para expedio via Correios....... ..................... 61
Rotinas de expedio via Correios pelo o setor de Expedio .......................................... 62
Orientaes sobre a utilizao dos servios dos Correios ...................................................................... 62
Escolhendo o tipo de postagem .................................................................................................. 62
Envelopes .......................................................................................................................................... 63
Rastreamento de correspondncias .......................................................................................... 63
Pesos e Dimenses ........................................................................................................................ 64
Objetos que no transportados pelos Correios..................................................................... 65
Principais motivos para atraso de entrega................................................................................ 65
Mais informaes ............................................................................................................................ 66
V. Segurana da Informao ..............................................................................................67

Ciclo documental e segurana da informao .............................................................................................. 68
Segurana da Informao ................................................................................................................................... 68
Procedimentos e segurana da informao .............................................................................. 70
Sistemas e segurana da informao .......................................................................................... 71
Acesso a informao pela Internet ............................................................................................. 72
Acesso ao AGUDoc e senhas ..................................................................................................... 72
O elemento humano na segurana da informao ................................................................. 73
Responsabilidade pela informao................................................................................................................... 74
Alguns cuidados no tratamento da informao ........................................................................................... 74
Consideraes finais sobre segurana da informao ................................................................................ 76
ROTINAS DE ARQUIVO
I.Introduo .........................................................................................................................78
Consideraes iniciais ........................................................................................................................................ 79
Sigla ......................................................................................................................................................................... 79
Objetivos ............................................................................................................................................................... 79
Legislao referencial das atividades de arquivo .......................................................................................... 79
Conceitos e Definies................................................................................................................................. 82
Sistema de arquivos ....................................................................................................................................... 86
II. Estrutura de Arquivo .............................................................................................................................. 88

Estrutura bsica necessria .......................................................................................................................... 89
Recursos Humanos ........................................................................................................................................ 89
Instalao fsica ................................................................................................................................................ 89
Recursos materiais ......................................................................................................................................... 90
III . Arquivo ................................................................................................................... 92

Conceito ......................................................................................................................................................... 93
Finalidade do arquivo................................................................................................................................... 93
Tipos de arquivo ........................................................................................................................................... 93
Documento .................................................................................................................................................... 94
Formato .......................................................................................................................................................... 94
Gnero............................................................................................................................................................ 94
Espcie ............................................................................................................................................................ 95
Natureza ......................................................................................................................................................... 95
Documento arquivstico ............................................................................................................................. 96
Processo ......................................................................................................................................................... 96
Gesto de documentos............................................................................................................................... 96
Avaliao de documentos........................................................................................................................... 97
Idade dos arquivos ....................................................................................................................................... 97
IV.Metodologia de Organizao ...................................................................................... 98

Plano de classificao ................................................................................................................................... 99
Cdigo de Classificao .............................................................................................................................. 99
V. Rotinas de Arquivamento .................................................................................................................. 100

Verificao Prvia ......................................................................................................................................... 101
Recebimento.................................................................................................................................................. 101
Classificao ................................................................................................................................................... 101
Ordenao ..................................................................................................................................................... 102
Arquivamento................................................................................................................................................ 103
Emprstimo.................................................................................................................................................... 103
Cpia de documentos ................................................................................................................................. 104
Como quantificar documentos ................................................................................................................. 104
VI. Destinao de Documentos ....................................................................................... 106

Avaliao documental.................................................................................................................................. 107
Tabela de temporalidade ............................................................................................................................ 107
Como utilizar a tabela ................................................................................................................................. 108
Eliminao de documentos ........................................................................................................................ 108
Como classificar os documentos para eliminar .................................................................................... 109
Transferncia ................................................................................................................................................. 109
Recolhimento ................................................................................................................................................ 110
VII. Conservao de Documentos ........................................................................................ 111

Como preservar os documentos ............................................................................................................. 112
Acondicionamento e guarda ...................................................................................................................... 113
VIII. Registro no Sistema AGUDoc ..................................................................................... 114

Telas do agudocBibliografia........................................................................................................................ 115
Disposies finais .............................................................................................................. 118
Bibliografia ......................................................................................................................... 119
Anexos ............................................................................................................................... 120

Exemplos de envelope, carimbos, etiquetas e capa de processo .......................................................... 121
Exemplo de envelope ....................................................................................................................................... 121
Exemplo de carimbo de NUP ........................................................................................................................ 121
Exemplo de carimbo de numerao ............................................................................................................. 121
Exemplo de etiqueta de capa de processo.................................................................................................. 121
Exemplo de capa de processo ........................................................................................................................ 122
Exemplos de formulrios para expedio ................................................................................................... 123
Exemplo de guia dos Correios....................................................................................................................... 123
Exemplo de guia de remessa de malote....................................................................................................... 124

Documentos gerados pelo sistema AGUDoc ............................................................................................ 125
Exemplo de Resumo de Pesquisa .................................................................................................................. 125
Exemplo de Papeleta de Encaminhamento.................................................................................................. 126
Exemplo de Recibo ........................................................................................................................................... 127
Modelo de termos de juntada ........................................................................................................................ 128
Modelo de Termo de Juntada de Processo a Processo ........................................................................... 128
Instrues de preenchimento ........................................................................................................................ 129
Modelo de Termo de Juntada de Documento a Processo...................................................................... 130
Modelo de Termo de Apensao .................................................................................................................. 132
Modelo de Termo de Desapensao............................................................................................................ 134
Modelo de Termo de Desentranhamento .................................................................................................. 136
Modelo de Termo de Desmembramento ................................................................................................... 138
Modelo de Termo de Encerramento de Volume ...................................................................................... 140
Modelo de Termo de Abertura de Volume................................................................................................ 142
Tabela de unidades............................................................................................................................................ 144
Listagem de eliminao de documentos ...................................................................................................... 148
Termo de eliminao de documentos.......................................................................................................... 150
Edital de cincia de eliminao de documentos ......................................................................................... 152
Guia de Transferncia ...................................................................................................................................... 154
Modelo de Lombada ......................................................................................................................................... 156
APRESENTAO
Como resultado da atuao da Advocacia-Geral da Unio e da Procuradoria-Geral Federal na
defesa judicial e extrajudicial da Unio, bem como nas atividades de consultoria e de
assessoramento jurdico do Poder Executivo, circula pela instituio um volume considervel de
documentos que necessitam de devido tratamento. Os documentos e processos refletem as
atividades do rgo e so de extrema importncia, pois servem para a tomada de decises, como
fontes de provas, garantias e direitos, alm da preservao da histria e da cultura da instituio.
A Coordenao-Geral de Documentao e Informao, juntamente com a Secretaria-Geral,

visando o aprimoramento da gesto da instituio, desenvolveu o Manual de Procedimentos de
Protocolo e Expedio da Advocacia-Geral da Unio - AGU e da Procuradoria-Geral Federal -
PGF. Este instrumento pretende sistematizar e padronizar conceitos, regras e procedimentos
administrativos relativos gesto documental.
Tem como objetivo ser fonte de informao sobre as atividades desempenhadas pelo Protocolo
Central Unificado e pelas Unidades Protocolizadoras, no mbito da Advocacia-Geral da Unio e da
Procuradoria-Geral Federal, incluindo as unidades de protocolo das Procuradorias-Regionais da
Unio, Procuradorias-Regionais Federais, Procuradorias nos Estados, Procuradorias-Seccionais e
Escritrios de Representao. Visa tambm disseminar as instrues bsicas e necessrias
operacionalizao do Sistema de Controle de Documentos da AGU AGUDoc.
interessante destacar dois fatores crticos de sucesso para a segurana da informao, bem
como a localizao rpida e efetiva dos documentos que circulam na AGU: i) a qualidade das
informaes no ato do cadastramento dos documentos e processos; e ii) a atualizao das
informaes do(s) trmite(s) dos documentos (principalmente em relao ao recebimento
eletrnico). Dessa forma, a efetiva gesto de documentos depende da uniformizao dos
procedimentos e da qualificao dos colaboradores envolvidos em todo o ciclo documental.
Este documento produto da dedicao e profissionalismo da equipe da Coordenao-Geral de

Documentao e Informao, identificada com a melhoria contnua da qualidade dos servios
prestados pela Secretaria-Geral da AGU. Agradecemos a colaborao de todos os servidores que
contriburam e apoiaram a elaborao deste Manual, em especial aos servidores da Coordenao-
Geral de Documentao e Informao e aos servidores das unidades protocolizadoras das
unidades da AGU pelo trabalho executado.
Nesse sentido, destaca-se a necessidade de colaborao de todas as reas com sugestes, assim
como divulgao, que permitam o aprimoramento das aes da rea de documentao. O
contedo deste trabalho no definitivo, tendo em vista a necessidade de atualizao peridica ou
em virtude de alteraes na legislao em vigor.
O Manual, como ferramenta de trabalho, est estruturado em tpicos, podendo sua leitura ser
dirigida a pontos especficos. Recomenda-se a disponibilizao do mesmo em local de fcil acesso
para consultas rotineiras.
Este volume inicial aborda informaes quanto s atividades de Protocolo e Expedio.

Posteriormente sero distribudos volumes complementares, tratando das demais atividades que
compem a gesto documental.
Coordenao-Geral de Documentao e Informao.

1. INTRODUO
CONSIDERAES INICIAIS
A instituio da regulamentao e das recomendaes relativas aos procedimentos
administrativos para as unidades protocolizadoras consolidadas neste Manual de Procedimentos de
Protocolo e Expedio est fundamentada nos seguintes itens:
O 2 do art. 216 da Constituio Federal determina que cumpre administrao
federal, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para
fraquear sua consulta a quantos dela necessitem;
O art. 37 em seu 3, inciso II, da Constituio Federal, trata do acesso a registros
administrativos e a informaes sobre atos de governo;
Os artigos 1, 2 e 3 da Lei 8.159, de janeiro de 1991, define a competncia do Poder
Pblico quanto gesto documental, a proteo a documentos e arquivos e conceitua a
gesto de documentos;
A Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999, regula o processo administrativo no mbito da
Administrao Pblica Federal;
O Decreto n 1.171, de 22 de junho de 1994, em seus os incisos VII, VIII, XI, XIV b), XV
h), l) e m) tratam da conduta dos servidores pblicos nos assuntos relativos ao acesso e
divulgao de informaes, bem como sobre a conduta no exerccio das atividades;
A necessidade de reunir, em um nico documento, as referncias e orientaes para a
correta realizao do trabalho referente documentao administrativa da AGU;
As orientaes agrupadas permitiro que os servidores tenham fonte de consulta
uniforme, trazendo agilidade e segurana aos procedimentos administrativos;
Por fim, h a necessidade de atualizar e padronizar diversas regras e procedimentos em
vigor.
Para fins de uniformizao de procedimentos e utilizao deste Manual, entende-se por unidades
da AGU:
Os rgos de direo superior da AGU;

O rgo vinculado AGU, a Procuradoria-Geral Federal;
Os rgos de execuo da AGU;
O rgo de assistncia direta e imediata ao Advogado-Geral da Unio;
Os rgos auxiliares do Advogado-Geral da Unio;
O rgo de assistncia direta e imediata ao substituto do Advogado-Geral da Unio;
A Escola da AGU.
IMPORTNCIA DO MANUAL
O Manual de Procedimentos do Protocolo trata das atividades operacionais no rgo e busca a
efetividade nos procedimentos propostos e adeso das unidades protocolizadoras da AGU aos
regulamentos relativos ao tratamento da documentao da instituio.
Ressalta-se que o resultado dos esforos do Protocolo Central Unificado depende dos servios
das unidades protocolizadoras para a obteno de registro completo e abrangente do fluxo de
todos os documentos e processos. Em outros rgos governamentais, a implantao e a efetiva
utilizao de procedimentos similares ocorreram por fora de normas operacionais, reforando e
dando credibilidade aos procedimentos e normas estabelecidos. Cita-se o que foi dito em relao
ao Manual de Gerenciamento de Documentos do Ministrio do Planejamento, Oramento e
Gesto: " um passo decisivo no sentido de padronizar e racionalizar procedimentos das Unidades
10
Protocolizadoras do MP, normatizando as atividades de recebimento, registro, cadastramento,

tramitao, expedio, classificao, autuao e destinao de processos e documentos, no mbito
do Ministrio, regulamentado por Norma Operacional".
SIGLAS
AGU Advocacia-Geral da Unio
AGUDoc Sistema de Controle de Documentos da AGU
CGDI Coordenao-Geral de Documentao e Informao
CGRH Coordenao-Geral de Recursos Humanos
GTI Gerncia de Tecnologia e Informao
CONARQ Comisso Nacional de Arquivo
DV Dgito verificador
ECT Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos
GRM Guia de Remessa de Malote
MPOG Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto
NUP Nmero nico de Processo
PCU Protocolo Central Unificado
PGF Procuradoria-Geral Federal
PGU Procuradoria-Geral da Unio
SGAGU Secretaria-Geral da Advocacia-Geral da Unio
SGCT Secretaria-Geral de Contencioso
Sistema de Servios Gerais (administrado pelo

SISG
Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto).
STF Superior Tribunal Federal
OBJETIVOS
Este Manual foi desenvolvido com o propsito de:
Ser fonte de informao para os servidores e colaboradores da AGU;
Ser referncia s atividades desempenhadas pelo Protocolo Central Unificado e
11
pelas Unidades Protocolizadoras;

Disponibilizar as instrues bsicas e necessrias operacionalizao do Sistema
de Controle de Documentos da AGU - AGUDoc.
LEGISLAO REFERENCIAL PARA DOCUMENTAO

LEGISLAO FEDERAL
BRASIL. Lei n 8.112, de 11 de dezembro de 1990. Dispes sobre o Regime Jurdico dos
Servidores Pblicos Civis da Unio, das Autarquias e das Fundaes Pblicas Federias.
BRASIL. Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a Poltica Nacional de Arquivos
Pblicos e Privados e d outras providncias.
BRASIL. Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Regula o Processo Administrativo no mbito da

Administrao Pblica Federal.
BRASIL. Decreto n 1.094, de 23 de maro de 2004. Dispe sobre o Sistema de Servios Gerais
SISG dos rgos civis da Administrao Federal Direta, das Autarquias Federais e Fundaes
Pblicas e d outras providncias.
BRASIL. Decreto n 1.171, de 22 de junho de 1994. Aprova o Cdigo de tica Profissional do
Servidor Pblico Civil do Poder Executivo Federal.
BRASIL. Decreto n 2.134, de 24 de janeiro de 1997. Regulamenta o art. 23 da lei n. 8.159, de 8

de janeiro de 1991, que dispe sobre a categoria dos documentos pblicos sigilosos e o acesso a
eles, e d outras providncias.
BRASIL. Decreto n. 3.505, de 13 de junho de 2000. Institui a Poltica de Segurana da

Informao nos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal.
BRASIL. Decreto n. 4.368, de 10 de setembro de 2002. Aprova a Estrutura e o Quadro

Demonstrativo dos Cargos em Comisso da Advocacia-Geral da Unio, na parte referente
organizao de sua Secretaria-Geral, e d outras providncias.
RESOLUO DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (CONARQ)
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a verso

revisada e ampliada da Resoluo n 04, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre o cdigo de
Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: atividades de apoio, a ser
adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e destinao de documentos estabelecidos
na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos s
atividades de apoio da Administrao Pblica.
PORTARIAS DO PODER EXECUTIVO
MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO (Brasil). Portaria Normativa

n 5, de 19 de dezembro de 2002. Dispe sobre os procedimentos para a utilizao dos servios
de Protocolo no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades integrantes
12
do Sistema de Servios Gerais SISG.
MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO (Brasil). Portaria Normativa

n 3, de 16 de maio de 2003. Orienta os rgos da Presidncia da Repblica, Ministrios,
Autarquias e Fundaes integrantes do Sistema de Servios Gerais SISG, quanto aos
procedimentos relativos s atividades de Comunicaes Administrativas, para utilizao do
nmero nico de processos e documentos.
PORTARIA INTERMINISTERIAL n 140, de 16 de maro de 2006. Disciplina a divulgao de

dados e informaes pelos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, por meio da rede
mundial de computadores Internet, e d outras providncias.
PORTARIAS DA ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria n 42, de 11 de agosto de 1993. Estabelece

as normas para recebimento, autuao, movimentao juntada, divulgao, expedio,
arquivamento, fornecimento de certides e cpias de processos e documentos na AGU.
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria n 746, de 28 de outubro de 2002. Institui

o Protocolo Central Unificado no edifcio sede da AGU.
CONCEITOS E DEFINIES
ANLISE DOCUMENTAL: Tem por objetivo dar forma adequada e representar
convenientemente a informao contida no documento, atravs de procedimentos de
transformao, com o propsito de armazenar e possibilitar a recuperao da dita informao ao
futuro interessado, de modo a que este obtenha o mximo de informao (aspecto quantitativo)
com o mximo de pertinncia (aspecto qualitativo).
APENSAO: a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo,

destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o mesmo
interessado ou no.
ARQUIVO: Conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies

de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas,
bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos
documentos.
ARQUIVO CORRENTE: Formado por documentos em curso ou que, mesmo sem movimentao,
constituam objeto de consultas freqentes.
ARQUIVO INTERMEDIRIO: Formado por documentos que, no sendo de uso corrente nos
rgos produtores, por razo de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou
recolhimento para a guarda permanente.
ARQUIVO PERMANENTE: Formado por documentos de valor histrico, probatrio e

informativo que devem ser definitivamente preservados.
ASSUNTO: O tema principal do contedo do documento.

ATIVIDADE-FIM: a atividade que uma instituio leva a efeito para o desempenho de suas
13
atribuies especficas.
ATIVIDADE-MEIO: a atividade que uma instituio leva a efeito para o desempenho de

atribuies decorrentes das atividades fins. Tem como caracterstica auxiliar e viabilizar a
atividade-fim.
AUTUAO/FORMAO DE PROCESSOS: o termo que caracteriza a abertura do processo.

Na formao do processo devero ser observados os documentos cujo contedo esteja
relacionado a aes e operaes contbeis financeiras, ou requeira anlise, informaes, despachos
e decises de diversas unidades organizacionais de uma instituio.
CADASTRAMENTO: Ver Registro.
CLIENTE: A pessoa que utilizar a informao sobre o documento ou processo; que acompanhar
o documento ou processo.
CONTRAF: Cpia autntica de citao ou intimao judicial, cumprida por oficial de justia, e
entregue pessoa citada ou intimada
CPIA AUTNTICA: Trata-se da produo de um novo exemplar (integral ou parcial) de um

original, validada por uma autoridade competente (notarial ou administrativa, investida para tanto).
CORREIO ELETRNICO: Mensagem ou documento enviado por meio eletrnico. Nos termos da
legislao em vigor, para que a mensagem de Correio eletrnico tenha valor documental e possa
ser aceita como documento original, necessrio existir certificao digital que ateste a identidade
do remetente, na forma estabelecida em lei.
CORRESPONDNCIA: toda espcie de comunicao escrita, que circula nos rgos ou
entidades, exceo dos processos. Classifica-se como interna / externa, oficial / particular,
recebida / expedida.
CORRESPONDNCIA OFICIAL: a espcie formal de comunicao mantida entre os rgos ou

entidades da Administrao Pblica Federal ou destes para outros rgos pblicos ou empresas
privadas.
CORRESPONDNCIA PARTICULAR: a espcie informal de comunicao mantida entre

autoridades ou servidores e instituies ou pessoas estranhas Administrao Pblica Federal.
CORRESPONDNCIA EXTERNA: a correspondncia mantida entre os rgos ou entidades da

CORRESPONDNCIA INTERNA: a correspondncia mantida entre as unidades do rgo ou

entidade.
CORRESPONDNCIA RECEBIDA: aquela de origem interna ou externa recebida pelo

protocolo central ou setorial do rgo ou entidade.
CORRESPONDNCIA EXPEDIDA: aquela que enviada interna ou externamente no mbito da

DESAPENSAO: a separao fsica de processos apensados, quando sua finalidade for atingida.
14
DESENTRANHAMENTO DE PEAS: a retirada de peas de um processo, que poder ocorrer

quando houver interesse da Administrao ou a pedido do interessado.
DESMEMBRAMENTO: a separao de parte da documentao de um ou mais processos para

formao de novo processo; depende de autorizao e instrues especficas do rgo
interessado.
DESPACHO: Ver Folha de Despacho.
DGITO VERIFICADOR (DV): um mecanismo de autenticao utilizado para verificar a validade

e a autenticidade de um valor numrico, evitando fraudes ou erros de transmisso ou digitao.
DILIGNCIA: o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades
indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ao rgo que assim procedeu, a
fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.
DISTRIBUIO: a remessa do processo s unidades que decidiro sobre a matria nele tratada.
DOCUMENTO: toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de consulta,

estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do
homem numa determinada poca ou lugar.
DOCUMENTO ADMINISTRATIVO: aquele produzido e recebido pelo rgo na execuo das

atividades administrativas e de apoio especializado.
DOCUMENTO OSTENSIVO: So os documentos cujo acesso irrestrito.
DOCUMENTO CONFIDENCIAL: So os documentos cujo teor somente ser conhecido por

servidor autorizado.
DOCUMENTO RESERVADO: So os documentos cujo assunto no deve ser do conhecimento

do pblico em geral.
DOCUMENTO SECRETO: So os que requerem rigorosas medidas de segurana e cujo teor ou

caractersticas devam ser de conhecimento exclusivamente de servidores diretamente ligados ao
seu estudo e manuseio.
DOCUMENTO URGENTE: So os documentos cuja tramitao requer maior celeridade que a

rotineira.
DOSSI: Trata-se de uma unidade documental na qual se renem informalmente documentos de

natureza diversa com uma finalidade especfica.
ENCERRAMENTO: O encerramento do processo ocorre por indeferimento do pleito; pelo

atendimento da solicitao e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes; e,
pela expressa desistncia do interessado.
FAX (Fac-Smile): uma modalidade de comunicao adotada no servio pblico pela Instruo
Normativa n 4 (6 de maro de 1992). Deve ser utilizado para transmisso de mensagens urgentes
15
e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento h premncia, no desobrigando

o encaminhamento a seu tempo, do documento original. As mensagens e documentos resultantes
de transmisso via fax, no podero se constituir em peas de processo (Portaria Normativa. n. 5 -
MPOG)
FOLHA DE DESPACHO: a deciso proferida pela autoridade administrativa no caso submetido

sua apreciao, podendo ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitado pelo administrador,
servidor pblico ou no. Qualquer solicitao ou informao inerente ao processo ser feita por
intermdio de despacho no prprio documento ou, caso seja possvel, em folha de despacho, a ser
includa ao final do processo. (Portaria Normativa. n. 5 - MPOG)
FOLHA DO PROCESSO: So as duas faces de uma pgina do processo.
GESTO DE DOCUMENTOS: Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua

produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a
sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
GUIA: No sentido jurdico pode ser passaporte ou salvo-conduto, documento que permite a uma
pessoa ir a determinado lugar. No sentido comercial, um documento que acompanha a fatura,
ou ento aquele que se presta a fazer um recolhimento, transferncia, remoo, trnsito,
pagamento, guia de alfndega, guia de despacho e assim por diante.
INFORMAO: Em linguagem administrativa, a informao tem, s vezes, o sentido de parecer,

em que o funcionrio escreve acerca de certo fato ou pedido, prestando os esclarecimentos
necessrios para que a autoridade d seu despacho ou soluo.
INTERESSADO: a pessoa fsica ou jurdica a quem se refere o processo ou documento. So

legitimados: as pessoas fsicas ou jurdicas que o iniciem como titulares de direito ou interesses
individuais, ou no exerccio do direito de interpretao; aqueles que, sem terem iniciado o
processo, tm direitos ou interesses que possam ser afetados pela deciso a ser adotada; as
organizaes e associaes representativas, no tocante a direitos e interesses coletivos; as pessoas
ou associaes legalmente constitudas quanto a direitos ou interesses difusos.
JUNTADA DE PROCESSOS: a unio de um processo a outro, ou de um documento a um
processo; ou ainda de um documento a outro.
JUNTADA OU ANEXAO: a unio definitiva e irreversvel de 01 (um) ou mais

processo(s)/documento(s), a processo (considerado principal), desde que pertencentes a um
mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. Pode ocorrer juntada de documento a
documento, processo a processo ou documento a processo.
NUMERAO DE PEAS: a numerao atribuda s partes integrantes do processo.
NMERO NICO DE PROCESSO NUP: Nmero constitudo de quinze dgitos mais dois
dgitos de verificao (DV) que visa integridade do nmero atribudo ao processo e/ou
documento, na unidade protocolizadora de origem (Portaria Normativa. n. 3 - MPOG)
PGINA DO PROCESSO: cada uma das fazes de uma folha de papel do processo.
PARTES: Toda pessoa que participa de um processo. Pode ser a parte que provocou o processo
ou a parte que se defende. Pode receber vrios nomes: autor e ru, requerente e requerido,
16
impetrante e impetrado, agravante e agravado, recorrente e recorrido, etc.
PEAS DE PROCESSO: o documento que, sob diversas formas, integra o processo.
PROTOCOLO CENTRAL: a unidade junto ao rgo ou entidade, encarregada dos

procedimentos com relao s rotinas de recebimento e expedio de documentos.
PROTOCOLO SETORIAL: a unidade localizada junto aos setores especficos dos rgos ou
entidades, encarregada de dar suporte s atividades de recebimento e expedio de documentos
no mbito d rea a qual se vincula; tem a finalidade de descentralizar as atividades do protocolo
central.
PROCESSO: o desenvolvimento de um expediente que, recebendo informaes, pareceres,

anexos e despachos, segue os canais competentes, ou seja, sua tramitao. o documento ou o
conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos
expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ainda, instrues para pagamento de
despesas; assim, o documento protocolado e autuado pelos rgos autorizados a executar tais
procedimentos. O processo uma unidade orgnica, constitudo por um ou mais volumes,
devendo, portanto, tramitar juntos.
PROCESSO ACESSRIO: o processo que apresenta matria indispensvel instruo do

processo principal.
PROCESSO PRINCIPAL: o processo que, pela natureza de sua matria, poder exigir a anexao
de um ou mais processos como complemento sua deciso.
PROCEDNCIA: a pessoa fsica ou jurdica que enviou, ou de onde se originou o processo ou

documento.
RECONSTITUIO DE PROCESSOS: Ocorre quando houver a cincia de desaparecimento ou

extravio de processo.
REGISTRO/CADASTRAMENTO: a reproduo dos dados do documento, feita em sistema

prprio, destinado a controlar a movimentao da correspondncia e do processo e fornecer
dados de suas caractersticas fundamentais, aos interessados.
RELATRIO: uma descrio de fatos passados, analisados com o objetivo de orientar o servidor
interessado ou o superior imediato para determinada ao. um documento oficial no qual uma
autoridade expe a atividade de uma repartio, ou presta conta de seus atos a uma autoridade de
nvel superior.
RELGIO DATADOR: utilizado para registrar, em ordem numrico-cronolgica, os processos

formados pelas unidades de protocolo.
SOLICITANTE: a pessoa fsica ou jurdica que intercede em favor do interessado do processo

ou documento.
TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEAS: uma nota utilizada para informar sobre a

retirada de pea(s) de um processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico.
17
TERMO DE DESAPENSAO: uma nota utilizada para registrar a separao fsica de dois ou
mais processos apensados; pode ser feito por intermdio de carimbo especfico.
TERMO DE ENCERRAMENTO: uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo;

pode ser feito por intermdio de carimbo especfico.
TERMO DE JUNTADA DE FOLHA OU PEA: uma nota utilizada para registrar a juntada de
folha(s) ou pea(s) ao processo; pode ser feito por intermdio de carimbo especfico.
TERMO DE RETIRADA DE FOLHA OU PEA: uma nota utilizada para registrar a retirada de
folha(s) ou pea(s) ao processo; pode ser feito por intermdio de carimbo especfico.
TERMO DE RESSALVA: uma nota utilizada para informar que uma pea que foi retirada do
processo quando do ato da anexao, isto , ao proceder anexao foi constada a ausncia de
uma pea; pode ser feito por intermdio de carimbo especfico.
TRAMITAO: a movimentao do processo de uma unidade outra, interna ou externa,

atravs de sistema prprio.
TRIAGEM: Consiste na verificao prvia de toda documentao que ser protocolada e

cadastrada.
UNIDADE PROTOCOLIZADORA: Unidade organizacional que tenha, dentre suas competncias,

independentemente de sua denominao e hierarquia, na estrutura do rgo que integra, a
responsabilidade pela autuao/numerao de processos e/ou documentos.
USURIO: A pessoa que acessa e alimenta o sistema com informaes sobre os documentos ou
processos. H situaes em que o usurio pode tambm ser o cliente.
UNIDADES ENVOLVIDAS
As unidades envolvidas nas atividades de Protocolo, Expedio e Arquivo da Advocacia-Geral da
Unio so:
Coordenao-Geral de Documentao e Informao Responsvel pelo planejamento,

coordenao, orientao e controle das atividades relativas documentao e informao no
mbito dos protocolos e arquivos da Advocacia-Geral da Unio.
Cabe CGDI elaborar polticas , normas e padres para a execuo dos procedimentos
arquivsticos - produo, tramitao, uso, avaliao, arquivamento e destinao final de
documentos, alm de gerenciar o sistema eletrnico de controle documentos (AGUDoc), que
possibilita e agiliza o trabalho desenvolvido.
Unidade Protocolizadora Responsvel por:

Receber, registrar e autuar os processos, a correspondncia oficial e os demais
documentos encaminhados AGU;
Classificar e organizar os registros de movimentao de documentos, processos e
correspondncias, mantendo-os atualizados em sistema de dados prprio -
AGUDoc;
Efetuar a expedio externa e interna de documentos, processos,
18
correspondncias e objetos;
Organizar, executar e controlar os procedimentos relativos movimentao de
malotes entre as unidades da AGU;
Controlar a movimentao de correspondncias, bem como a utilizao dos
cartes de postagem pelas unidades da AGU;
Prestar informaes sobre a movimentao de documentos e processos que no
sejam de natureza sigilosa;
Fornecer, mediante autorizao superior, certides e cpias de peas de processo
e documentos;
Atender aos pedidos de informaes e pesquisas sobre documentos ou processos
no sigilosos;
Efetuar a juntada (por anexao ou apensao) de documentos ou processos, bem
como a desapensao, solicitadas formalmente por autoridade competente.
Protocolo Central Unificado Responsvel por atender as unidades da Advocacia-Geral da

Unio instaladas no mesmo edifcio, realizando atividades operacionais referentes a recebimento,
autuao, registro, controle de movimentao, classificao e organizao, prestao de
informaes e expedio de documentos, processos e correspondncias.
Arquivo Responsvel por:

Receber documentos e processos tramitados para os arquivos corrente,
intermedirio e permanente, bem como as atividades operacionais referentes ao
arquivamento, e desarquivamento;
Acondicionar, armazenar e enderear no sistema AGUDoc os documentos e
processos recebidos;
Zelar pela documentao arquivada, adotando as providncias necessrias a sua
segurana e conservao;
Atender s solicitaes de desarquivamento de processos e documentos;
Aplicar e rever periodicamente a tabela de temporalidade, por meio da Comisso
Permanente de Avaliao de Documentos - CAD, visando destinao final do
acervo documental;
Servio de Apoio Unidades organizacionais que tm, entre suas competncias, o

recebimento, registro, autuao, tramitao e expedio de documentos e processos no mbito
da AGU.
USURIOS E CLIENTES
Clientes so aqueles que utilizam a informao sobre documentos e processos ou que os
acompanham, quais sejam: as unidades da Advocacia-Geral da Unio, as pessoas fsicas ou jurdicas,
instituies e outros rgos externos AGU.
So usurios/operadores do Protocolo e Arquivo aqueles que acessam e alimentam o sistema

AGUDoc com informaes sobre os documentos e processos e executam diretamente as
atividades relativas documentao.
Em algumas situaes, o usurio pode tambm ser o cliente. importante ressaltar a existncia
desses dois perfis, uma vez que as necessidades dos clientes nem sempre coincidem com as dos
usurios. As decises em relao ao sistema e aos procedimentos devem considerar o pblico a
que se destinam.
19
I1. PROTOCOLO
PROTOCOLO
As atividades que propiciam o funcionamento da AGU e a defesa da Unio so responsveis pela
gerao e movimentao de um grande volume de documentos e processos. Todas as aes,
atendendo aos princpios da Administrao Pblica, devem estar amparadas em regulamentao.
Isso implica produo de informaes sobre fatos e decises materializados em suporte
documental, por meio fsico ou eletrnico.
O Protocolo responsvel pelo recebimento e distribuio de correspondncias, documentos e

processos, assim como pelo controle do seu fluxo na instituio. Por meio de suas atividades,
apoiadas num sistema operacional eletrnico, que se tornam possveis a consulta e a localizao
de processos ou documentos que tenham sido entregues ao Protocolo.
De acordo com a Portaria n 42/AGU de 11 de agosto de 1993, os protocolos devem funcionar

nos dias teis, das 8:30 s 19:00, para prestao de servios e informaes ao pblico, inclusive
por telefone, sobre a movimentao de documentos ou processos, desde que no sejam de
natureza sigilosa. O acesso s dependncias internas vedado a pessoas estranhas aos setores de
protocolo e arquivo.
Em cada rgo ou unidade haver sempre, dentro do horrio normal de expediente, pelo menos
um servidor incumbido de receber correspondncias, documentos e processos (servio de apoio).
PROTOCOLO PELA INTERNET

So freqentes as entradas de requerimentos e documentos de cunho administrativo nos setores
de protocolo das unidades. Sejam esses pedidos oriundos de servidores, membros ou pessoas
fsicas ou jurdicas estranhas AGU, as informaes de carter administrativo so de livre acesso
aos interessados.
No site da AGU possvel consultar a tramitao de documentos ou processos de carter

administrativo. O interessado deve entrar no site da AGU: www.agu.gov.br. Em seguida, clicar na
opo "Consulta a Protocolo, digitar o nome completo do interessado, o cdigo de segurana
gerado automaticamente pelo prprio site e, por fim, clicar em Pesquisar.
Tambm est disponvel a opo para acompanhamento por e-mail. Para isso, o usurio do site
deve fazer um breve cadastro na prpria pgina, que o habilitar a receber por e-mail informaes
sobre o andamento do requerimento ou documento. O usurio poder solicitar a suspenso do
acompanhamento por e-mail quando no precisar mais receber as informaes solicitadas.
MACROPROCESSO DO PROTOCOLO
Figura 01: Macroprocesso do setor de protocolo

As rotinas do Protocolo se iniciam com a entrada de correspondncias, documentos e processos
21
destinados s vrias unidades e reas da AGU. Em seguida, estes so verificados, analisados,

registrados, autuados (quando for o caso) tramitados e expedidos. Ao final desse fluxo, os
documentos e processos estaro de posse das reas de destino, alm das informaes a eles
relacionadas, disponibilizadas para consulta via Sistema AGUDoc e pela internet. Nesse ltimo
caso, o acesso s informaes pelo site da AGU, somente possvel quando tratarem-se de
informaes administrativas (Ver Protocolo pela Internet, na pgina 21).
SISTEMA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS DA AGU -

AGUDOC
As atividades de protocolo so operacionalizadas com o suporte do Sistema de Controle de
Documentos da Advocacia-Geral da Unio AGUDoc. Sua finalidade receber, cadastrar e
tramitar toda a documentao recebida ou expedida no mbito da AGU.
Figura 02: Atividades realizadas no AGUDoc
O AGUDoc est disponvel no Portal de Informaes e Servios da AGU. Todos os servidores

em exerccio na AGU podem utilizar o Sistema para fins de consulta e pesquisa, inclusive pela
internet. No entanto, apenas os usurios e operadores do Sistema previamente cadastrados
podem inserir, alterar ou excluir dados. A solicitao de habilitao para operar o Sistema feita
pelo Gestor da Unidade, nos perfis previstos no AGUDoc.
A gesto do Sistema de responsabilidade da Coordenao-Geral de

Documentao e Informao CGDI. O servidor titular da CGDI gestor
geral do AGUDoc e responsvel pela especificao do treinamento
necessrio para sua operao, determinao de perfis de acesso, incluso,
bloqueio e excluso de usurios, alm de incluso de tabelas e dados no
Sistema.
22
Vantagens do Sistema AGUDoc:

Integra as atividades de protocolo e arquivo de todas as unidades da
AGU;
Controla a tramitao de documentos e processos nas unidades da
AGU e seu envio para rgos e pessoas fsicas e jurdicas externos
instituio;
Possui grande capacidade de pesquisa;
Possibilita a recuperao imediata da informao previamente
cadastrada;
Permite a localizao fsica da documentao via Sistema;
Emite diversos tipos de relatrios;
Propicia o controle de prazos pelos prprios usurios;
Acompanhamento individualizado de Documentos e Processos;
O recebimento eletrnico leva a economia de papel e garante a
segurana na localizao fsica de documentos e processos;
Oferece base de treinamento para simulao de utilizao do Sistema.
Cada Setor de Protocolo tem um Gestor de Unidade, que um servidor designado pelo titular
de sua Unidade para:
Habilitar e orientar os servidores para operacionalizao do AGUDoc;
Acompanhar as atualizaes e desenvolvimento do AGUDoc;
Efetuar correes necessrias referentes ao cadastramento de documentos e
processos;
Realizar e gerenciar a mudana de lotao de usurios entre setores de sua
Unidade e
Visualizar e gerar relatrios do Sistema.
Mais informaes sobre o sistema AGUDoc podem ser obtidas na pgina inicial do sistema, pelo
cone "Manual do Usurio ou encaminhando questionamentos atravs do cone Fale Conosco.
23
II1. ROTINAS DE
PROTOCOLO
Partindo da ampla perspectiva sobre as atividades de Protocolo, conceituadas no captulo

anterior, passaremos a descrever as rotinas da rea.
As rotinas de protocolo envolvem vrias atividades, desde a entrada de correspondncia,

documentos e processos pelas formas descritas a seguir passando pelo seu manuseio, trata-
mento, anlise, insero de dados no Sistema e envio s unidades da AGU ou externas. Esse
captulo trar os principais conceitos e tarefas envolvidas nas rotinas de protocolo e deve servir
como referncia para a correta realizao do trabalho. Sero tratados os procedimentos relativos
a recebimento, triagem, cadastramento, anlise documental, conceito de documento e processo,
juntadas diversas e tramitao.
RECEBIMENTO
CORRESPONDNCIA
Correspondncia toda espcie de comunicao escrita que circula entre entidades pblicas
e/ou privadas.
CLASSIFICAO DA CORRESPONDNCIA
a. Quanto natureza:
Oficial: Comunicao formal mantida entre os rgos ou entidades da Administrao
Pblica ou destes com outros rgos pblicos ou empresas privadas.
Particular: Comunicao informal mantida entre autoridades ou servidores e instituies
ou pessoas estranhas Administrao Pblica.
b. Quanto ao mbito de movimentao:
Interna: Correspondncia mantida entre as unidades da AGU.
Externa: Correspondncia mantida entre as unidades da AGU e outros rgos da
Administrao Pblica, entidades privadas, no governamentais ou pessoas fsicas.
c. Quanto origem:
Recebida: Aquela de origem interna ou externa recebida pelos Protocolos Centrais
Unificados e unidades protocolizadoras da AGU.
Expedida: Aquela enviada pelas unidades da AGU para destinatrios internos ou externos.
RECEBIMENTO
No recebimento de correspondncias e documentos dever ser verificado:
Se esto dirigidos autoridade competente;
Se contm assinatura, data, nome e endereo do remetente. Tratando-se de
servidor pblico, deve conter o cargo ou funo, a lotao e a matrcula;
Havendo anexos e apensos, se eles correspondem ao declarado;
Tratando-se de peties ou requerimentos, se indicam, de modo expresso, se
pedido inicial, de reconsiderao, de recurso, pedido de certido;
Quando referente a pedido de certido, deve especificar o fim a que se destina e o
endereo completo do interessado.
Observao: No ser recebido o documento

que desatenta a qualquer dos requisitos enumerados
anteriormente. Aquele que indevidamente o for, ser
devolvido ao remetente.
25
A seguir, h um modelo de envelope padro, que possui todas as informaes necessrias sua
completa identificao quanto origem e destino.
No caso de no localizao do destinatrio, o envelope receber o carimbo "DEVOLUO

DE CORRESPONDNCIA, devendo ser devolvido ao remetente.
Figura 03: Modelo padronizado de envelope
importante ressaltar que documentos oficiais Ateno! Toda documentao

esto destinados ao cargo do destinatrio e no que der entrada no protocolo deve ser
pessoa que o ocupa. Portanto, quando um registrada no relgio-datador antes de
documento oficial for encaminhado a um sua insero no Sistema para comprovar
destinatrio que no ocupe mais o cargo, dever o momento de seu recebimento e
ser aberto para as providncias cabveis. possibilitar uma posterior conferncia.
RECIBO
O recibo o documento que comprova entrega e o recebimento de um documento ou
correspondncia. Deve-se identificar o servidor que recebe (pelo nome e cargo escritos de forma
legvel, digitados ou carimbados), a data e hora e assinar o recibo. Essa forma de recebimento
por meio de recibo fsico - deve ser adotada somente para envio a unidades externas AGU.
Em se tratando de documentos ou processos cadastrados e tramitados no Sistema AGUDoc,

deve-se efetuar o recebimento eletrnico tempestivamente, ou seja, assim que forem conferidos
os documentos ou processos recebidos.
O recebimento eletrnico a nica forma de garantir Ateno! O no recebimento

com segurana a localizao de documentos e processos. eletrnico acarreta a carga de
Por isso, sempre que receber documentos e processos, responsabilidade sobre a
deve ser dado a baixa no Sistema AGUDoc de forma a localizao de documentos e
possibilitar o seu resgate fsico quando for preciso. processos para a unidade que
consta no Sistema e dificulta sua
As correspondncias, documentos e processos ser localizao quando necessrio. A
recebidos no Protocolo de diversas formas. localizao no Sistema deve
corresponder SEMPRE
FORMAS DE RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS, PROCESSOS localizao fsica.
E CORRESPONDNCIAS
a. Guich de Protocolo: Quando as correspondncias, os documentos e processos so
entregues diretamente no balco por pessoal interno ou externo.
b. Malote: Quando os documentos, processos e correspondncias so enviados ao
26
Protocolo por meio de malotes provenientes do Protocolo Central (Braslia) ou de outras Uni-
dades da AGU;
c. Outros servios dos Correios: Quando as correspondncias, os documentos e

processos so recebidos e enviados por meio de sedex, carta, telegrama, encomenda etc. no
guich do Protocolo.
ROTINAS PARA RECEBIMENTO VIA GUICH DE PROTOCOLO

1. Recebe os documentos, processos e correspondncias, juntamente com a Guia de
Remessa - para malote; ou com Recibo - para correspondncias e processos entregues no
guich.
2. Confere os documentos e processos comparando com a descrio contida na guia
de remessa ou recibo.
3. Verifica se os documentos e processos esto dirigidos autoridade competente.
4. Se confere, atesta o recebimento. Caso contrrio, devolve. Ateno no ato do
recebimento. No deixar essa conferncia para depois!
5. Quando se tratar de recebimento de documentao externa, assina o recibo e
identifica o servidor com carimbo ou nome e matrcula legveis.
6. Devolve o recibo ao entregador.
7. Registra no documento a hora do recebimento por meio do relgio-datador.
8. Encaminha a documentao para triagem.
Para mais detalhes sobre os procedimentos de triagem, consulte o prximo item deste Manual,
nesta pgina.
ROTINAS PARA RECEBIMENTO VIA MALOTE

A diferena no tratamento da correspondncia e documentao recebida via malote somente
relativa s sacolas de malote. Todos os procedimentos de triagem e cadastramento so idnticos
aps a abertura de envelopes ou do malote.
1. Recebe o Malote.
2. Abre o Malote, retira a Guia de Remessa de Malote (GRM) em duas vias.
3. Confere a documentao contida no Malote Se correto, atesta o recebimento.
4. Se faltar algum documento relacionado, grifa o item e faz a observao no verso
das duas vias da Guia, data, assina e se identifica com carimbo ou nome e matrcula
legveis.
5. Se no foi registrado o documento na Guia, acrescenta nas duas vias da mesma.
6. Aps a conferncia e assinada as Guias, arquiva a 1 via e devolve a 2 via para a
unidade de origem no Malote.
7. Encaminha os documentos ao Servio de Triagem.
TRIAGEM
A triagem consiste na verificao prvia de toda documentao que ser protocolada (j
registrada no relgio-datador, conforme orientao anterior), separada e cadastrada.
ABERTURA DE DOCUMENTOS E CORRESPONDNCIAS

Aps verificao das informaes nos envelopes, verifica-se a possibilidade de abertura dos
mesmos.
27
Lembre-se que NO podem ser abertos:

Correspondncia particular;
Correspondncia, processo ou documento confidencial;
Correspondncia, processo ou documento de carter licitatrio.
PRAZOS
Verificar os documentos e processos que possuem prazos e so urgentes. Os documentos e
processos de carter urgente tero tratamento preferencial, com encaminhamento imediato.
No caso de Protocolo Central Unificado PCU, separar os documentos e processos por Unidade
Protocolizadora (NUP).
Por medida de segurana e para fins comprobatrios, os envelopes devem ser guardados
agrupados por data de recebimento e guardados por um perodo de trinta dias.
ROTINA DE TRIAGEM DE DOCUMENTOS

1. Recebida a documentao entregue pelos Correios, verifica se o envelope pode
ser aberto.
2. Compara a documentao com a Guia dos Correios a ser atestada. Caso
encontre documentao com destinatrio no identificado ou que no pertena Unidade,
ape o carimbo de DEVOLUO DE CORRESPONDNCIA e devolve aos Correios
3. Atesta o recebimento na Guia da ECT e devolve.
4. Se o envelope no pode ser aberto, tira cpia do envelope para recibo e envia
para expedio.
5. Se pode ser aberto, verifica se est dirigido a autoridade competente, se contm
assinatura e, havendo anexos e apensos, se eles correspondem ao declarado no
documento.
6. Registra a hora do recebimento no relgio-datador do documento contido no
envelope. A mesma orientao vale para os documentos de procedncia interna e que so
entregues diretamente no guich do Protocolo.
7. Verifica se h documentao urgente.
8. Se houver documentao urgente, envia imediatamente para cadastramento e
expedio.
9. No caso de PCU faz a separao por unidade Protocolizadora.
10. Encaminha os documentos e processos para cadastramento. Aqueles j
cadastrados, encaminha para tramitao e/ou expedio.
11. Mantm os envelopes por, no mnimo, 30 dias para comprovao do recebimento,
caso necessrio.
CADASTRAMENTO
Aps o recebimento da documentao, independente da forma de entrega, deve ser feito o
registro de seu contedo no Sistema AGUDoc. O cadastramento consiste na insero dos
dados do documento, com o objetivo de controlar a movimentao de documentos e processos,
fornecer dados de suas caractersticas fundamentais aos interessados e permitir sua localizao
quando necessrio.
O cadastramento primordial para viabilizar todas as aes e decises que devero ser tomadas
a partir das informaes contidas no documento. Por isso, deve ser feito com ateno de maneira
a extrair, de forma clara e precisa, os elementos necessrios sua identificao inequvoca. Deve
28
ser dada especial ateno aos documentos recebidos que no contenham NUP, realizando
pesquisa de antec
edentes antes de proceder ao registro no Sistema, para evitar a duplicidade de informaes e
transtornos advindos de tramitaes equivocadas.
NMERO NICO DE PROCESSO E DOCUMENTO NUP

De acordo com a Portaria Normativa n 3/2003 do MPOG, deve ser atribuda numerao nica
de processos aos rgos da Presidncia da Repblica, Ministrios, autarquias e fundaes federais.
O NUP visa integridade do nmero conferido ao documento ou processo, sendo atribudo aos
documentos e processos na unidade protocolizadora de origem. O NUP constitudo de quinze
dgitos, acrescidos mais dois dgitos de verificao (DV). Todos os documentos e processos
recebidos e expedidos pelas unidades protocolizadoras da AGU devem receber uma numerao.
0 0 0 0 0 . 0 0 0 0 0 0 / 0 0 0 0 - 0 0
1 grupo 2 grupo 3 grupo 4 grupo

Refere-se ao cdigo Determina o registro Indica o ano de Digito verificador que
numrico atribudo a seqencial dos formao do processo garante unicidade ao
cada unidade processos e ou documento. nmero gerado.
protocolizadora; documentos
identifica o rgo de cadastrados.
origem do processo. reiniciado a cada ano.
Quadro: Estrutura do nmero nico de processo e documento.
TABELA DE UNIDADES
Para utilizao da sistemtica de numerao nica de processo, os rgos integrantes do Sistema
de Servios Gerais (SISG) do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto MPOG devem
obedecer s faixas numricas de codificao de unidades protocolizadoras definidas pela Secretaria
de Logstica e Tecnologia da Informao do MPOG. As unidades da AGU recebero numerao
entre as faixas numricas de 00400 a 00599. Para mais informaes sobre as faixas de NUP das
unidades da AGU, ver Anexo.
CADASTRAMENTO DE UNIDADES
Quando uma nova unidade inicia suas atividades, necessrio atribuir um cdigo de unidade
protocolizadora (cinco dgitos iniciais da NUP). A solicitao de criao de NUP, bem como a
insero da nova unidade no Sistema deve ser feita formalmente pelo chefe da unidade
Coordenao-Geral de Documentao e Informao. A atribuio feita pelo SISG do MPOG.
NUP EXTERNO
Os processos oriundos de rgos da Administrao Federal Direta, Autarquias e Fundaes,
mantero em seu cadastramento e sua tramitao, o mesmo nmero recebido no rgo de
origem, vedada assim, atribuio de nova numerao. No caso de retorno de documentos ou
processos j cadastrados, ser atribuda numerao da AGU ao novo documento que encaminha o
documento ou processo (Portaria Normativa n 03/ 2003, do MPOG), fazendo a referncia a qual
documento anterior se refere a resposta ou considerao.
29
NUP INTERNO
O NUP gerado pelo Sistema no ato do cadastramento deve ser transcrito na parte superior
direita da primeira folha de cada documento ou pea de processo, por meio de carimbo ou
transcrio manual com letra legvel. Cada unidade deve providenciar a confeco de carimbo
prprio, identificando sua Unidade. Exemplo de carimbo:
Figura 04: Exemplo de carimbo de NUP
Os espaos reservados para o NUP, data e hora devero ser preenchidos caneta esferogrfica,
com letra legvel
ANLISE DOCUMENTAL
O cadastramento dos documentos e processos no mbito da AGU feito com base no Assunto
e no somente no tipo de documento. Para tanto, antes do cadastramento no Sistema,
importante que se extraiam as informaes-chave que permitiro sua identificao de maneira
inequvoca.
TIPO DE DOCUMENTO
Os principais tipos de documentos de comunicao na Administrao Pblica so:
*So considerados tipo de documento somente para a AGU. Se apresentam como formulrio.
**Deve ser utilizado, excepcionalmente, quando no est identificado em nenhum dos casos
30
listados.
NMERO DO DOCUMENTO
Os documentos so identificados por NMERO/ANO/SIGLA do rgo que expede. Para efeito
de identificao do nmero do documento, considera-se a numerao, ano e sigla Alguns
documentos no possuem numerao, devendo ser identificados como "S/N" (sem nmero).
O documento deve ser cadastrado como veio do rgo de origem, exceto, quando a sigla vier
antes da numerao. O padro NMERO/ANO/SIGLA deve ser adotado no ato do ca-
dastramento. A sigla antes do nmero tende a dificultar a filtragem na pesquisa quando for
necessrio localizar o documento.
Ateno! No deve ser reproduzido o nome do documento ao fazer sua descrio

em Nmero do Documento, somente os algarismos e/ou caracteres alfanumricos que
o identificam. Para indicar se o documento ofcio, memorando, parecer, nota jurdica
etc., existe uma opo no Sistema denominada Tipo de Documento.
Por exemplo: Ofcio n 17/2008/CCAF/AGU

Tipo de documento: Ofcio
Reproduzir como Nmero do Documento: 17/2008/CCAF/AGU
PROCEDNCIA/ORIGEM
O rgo/unidade que emitiu o documento. A procedncia pode ser identificada pela sigla que
acompanha a numerao do documento (NUMERAO/ANO/SIGLA), pelo cabealho ou pela
assinatura. Pode ter procedncia interna (unidade da AGU) ou externa (outros rgos).
DATA DO DOCUMENTO
A data em que o documento foi produzido e assinado. Pode estar localizada no canto superior
direito do documento ou aps o contedo.
DESTINO
Trata-se do rgo ou unidade a que se destina o documento ou processo. O documento pode
ter um destino interno (qualquer unidade da AGU) ou externo (outros rgos). A identificao
do destino pode estar no cabealho ou no rodap do documento.
INTERESSADO
A pessoa fsica ou jurdica que objeto de anlise do documento ou processo. de quem se
trata o documento ou processo. Segundo a lei 9.784/99:
Art. 9 So legitimados como interessados no processo admi-
nistrativo:
I- pessoas fsicas ou jurdicas que o iniciem como titulares de Ateno! O interessado no
direitos ou interesses individuais, ou no exerccio do direito de , necessariamente, a pessoa
representao; que assina o documento. No
(...) caso de Requerimento, a
III- as organizaes e associaes representativas, no tocante a procedncia e o interessado
direitos e interesses coletivos; podem ser coincidentes.
IV- as pessoas ou associaes legalmente constitudas quanto a
direitos ou interesses difusos.
31
ASSUNTO
E o resumo do teor do documento. Deve ser claro e conciso e no necessariamente reproduzir
integralmente todo o texto do documento. Veja o quadro O certo e o errado na descrio do
assunto, na pgina seguinte.
DOCUMENTOS VINCULADOS
So outros documentos que fazem referncia ao documento analisado. Os documentos
vinculados podem ou no estar juntados ou apensados.
Por exemplo: Expede-se um ofcio de solicitao (A); recebe-se um ofcio em resposta (B). O
oficio de resposta (B) um documento vinculado ao ofcio que o solicitou (A) e deve ser citado
quando do cadastramento de (B).
Ateno! O certo e o errado na descrio do assunto:
Linguagem inapropriada:
Errado: Solicito por favor saber onde se encontra o processo de minha me.
Correto: Solicita informaes sobre processo n 000934.034930/2001-65
Muito sucinto:
Errado: Frias
Correto: Solicitao de frias no perodo 10/01/2001 a 10/02/2002.
Muito extenso:
Errado: Usucapio (proc. n1997.000.003365-9 6 Vara Cvel de Madureira/RJ
em ateno a solicitao contida no oficio 0025/AGU,com data de 11 de maro
de 2001 (documento cadastrado nesta unidade sob o n 00055555555/2001-
111) conforme informao .dos tcnicos desta gerncia ,at a presente data ,no
consta nos arquivos de prprios nacionais cadastrado para o imvel localizado
na Rua Joo n 222 , Saudades , neste municpio , RJ e tambm no e formado
por terreno de marinha e/ou acrescidos.
Correto: Resposta ao ofcio 0025/AGU/2001 referente ao proc. N
1997.000.003365-9 de usucapio.
DOCUMENTO
Entende-se por documento toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de
consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pen-
samentos do homem numa determinada poca ou lugar.
CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS
a. Quanto espcie:
Administrativo: Referente s atividades puramente administrativas;
Judicial: Referente s aes judiciais e extrajudiciais;
Consultivo: Referente ao assessoramento e orientao jurdica. Busca dirimir dvidas
entre pareceres, busca alternativas para evitar a esfera judicial.
b. Quanto ao grau sigilo: dependendo do teor da documentao, ela pode receber
diferentes classificaes.
32
DOCUMENTOS SIGILOSOS ATENO ESPECIAL

Podemos dizer, de maneira bem simplificada, que na AGU existem duas grandes rea cuja gesto
da informao merece tratamento diferenciado quanto a seu tratamento e divulgao: questes
relacionadas defesa da Unio e alguns temas relacionados gesto administrativa e de pessoal.
importante saber que existe regulamentao por parte do Governo Federal para o tratamento
de dados e informaes de carter sigiloso. As principais regulamentaes esto no Decreto n
4.553/2002, que classifica as informaes de acordo com sua importncia:
Reservado: Dados ou informaes cuja revelao no-autorizada possa comprometer

planos, operaes ou objetivos neles previstos;
Confidencial: Dados ou informaes que, no interesse do Poder Executivo e das partes,
devam ser de conhecimento restrito e cuja revelao no autorizada possa frustrar seus
objetivos ou acarretar danos segurana da sociedade e do Estado;
Secreto: Dados ou informaes referentes a sistemas, instalaes, projetos, planos ou
operaes de interesse nacional, a assuntos diplomticos e de inteligncia e a planos ou
detalhes, programas ou instalaes estratgicos, cujo conhecimento no autorizado possa
acarretar dano grave segurana da sociedade e do Estado;
Ultra-secreto: Dados ou informaes referentes soberania e integridade territorial
nacionais, a plano ou operaes militares, s relaes internacionais do Pas, a projetos de
pesquisa e desenvolvimento cientfico e tecnolgico de interesse da defesa nacional e a
programas econmicos, cujo conhecimento no autorizado possa acarretar dano
excepcionalmente grave segurana da sociedade e do Estado.
Quando as informaes j foram classificadas, seu tratamento relativamente simples. Convm

destacar, no entanto, que para o tratamento de informaes no classificadas determinados
padres de conduta so altamente recomendveis: A AGU trata, na defesa da Unio com
informaes que, se divulgadas, podem comprometer o andamento de processos ou prejudicar a
defesa. Por outro lado, deve-se ter bastante cuidado para no divulgar informaes que possam
comprometer a honra e a imagem de pessoas envolvidas em processos administrativos
(especialmente processo administrativo disciplinar) ou fornecer informaes sobre procedimentos
administrativos, com nfase queles ligados a processos licitatrios.
Dedicaremos uma seo especial ao tratamento de informaes e documentos sensveis no final

deste Manual.
DOCUMENTO OSTENSIVO
Documento sem classificao quanto ao grau de sigilo, cujo acesso livre.
CADASTRANDO UM DOCUMENTO
obrigatrio o cadastro de todos os documentos expedidos e recebidos pelas unidades da AGU
no Sistema AGUDoc.
O Recibo deve ser emitido somente quando o documento estiver sendo encaminhado para
rgos externos s unidades da AGU.
O Sistema AGUDoc tem a opo de recebimento eletrnico e TODOS os usurios devem dar
baixa em suas pendncias para assegurar que os documentos sejam localizados no momento em
que for necessrio. Sempre que se recebe um documento ou processo fisicamente, deve-se
33
executar o recebimento eletrnico, que substitui o recibo de papel. Essa a nica forma de
garantir, com segurana, que o Sistema reflita a real localizao de documentos e processos.
Observao: Os cadastradores
devem atentar para o encaminhamento
do documento juntamente com sua
Papeleta de Encaminhamento.
Agora que j vimos quais os tipos de documentos e como deve ser seu tratamento, vamos falar
um pouco sobre seu tratamento no Sistema AGUDoc. Voc ter informaes mais detalhadas
sobre as funcionalidades do AGUDoc no Manual do Sistema.
Instrues de cadastramento no Sistema:
CAMPO INSTRUES DE CADASTRAMENTO
NUP - NUP novo: gerado automaticamente pelo Sistema a

partir da Unidade de lotao do usurio.
- Nos protocolos centrais unificados (PCUs), o
cadastrador dever selecionar a unidade
protocolizadora para gerao de NUP novo
correspondente quela unidade.
- NUP externo: para documentos recebidos e que j
foram cadastrados por rgos e entidades externas a
AGU.
- NUP interno anterior ao AGUDOC: para
identificao de documentos antigos, cadastrados em
sistemas anteriores ao AGUDoc.
Ao selecionar estas duas opes anteriores (externo e
anterior ao AGUDoc), o nmero dever ser informado
pelo cadastrador.
34
Documento ou Toda documentao deve ser cadastrada como

Processo documento.
Porm, alguns documentos, dependendo do assunto
e prvio acordo entre o Protocolo e a rea
responsvel, devero iniciar como processo.
Tipo de O tipo de documento dever ser escolhido entre

documento aqueles apresentados na tabela do Sistema,
conforme orientao no item Anlise Documental
(p. 50)
Em situaes excepcionais, somente quando o tipo
no estiver relacionado na lista oferecida pelo
Sistema, selecionar como DOCUMENTO.
Status do No ato da incluso, o documento sempre ser

Documento classificado como principal. O Sistema atribui este
status automaticamente.
Nmero do O nmero deve ser cadastrado como consta no

documento documento, sem citar o tipo de documento no
campo Nmero do Documento.
Errado: OFCIO089/2007/AGU
Correto: 089/2007/AGU
- No caso da sigla constar antes da numerao,
deve-se cadastrar na seguinte seqncia:
NUMERAO/ANO/SIGLA.
Exemplo: 725/2007/AGU;
- No caso de cpia, o nmero deve ser cadastrado
incluindo NUMERAO/ANO/SIGLA(COPIA).
Exemplo: 725/2007/AGU(COPIA).
- Quando o documento no possuir numerao,
deve-se inserir: S/N (sem nmero).
Data de Preenchido automaticamente pelo Sistema.

recebimento
ou
expedio
35
Data do Deve ser a data que consta no documento, observando

documento que o ano deve ter quatro dgitos.
Quando o documento no possuir data, deve-se informar
a data de entrada na instituio e fazer a devida
ressalva no campo Observao.
Espcie Verificar se o documento administrativo, judicial ou

consultivo.
Dependendo da espcie selecionada, o Sistema abrir
campos especficos de cadastramento.
A opo de consulta pela Internet est disponvel
apenas para documentos ou processos administrativos
podem.
Recebido ou - Recebido todo o documento que entra na unidade.

Expedido - Expedido todo documento produzido na unidade e
que ser expedido.
Prazo Sempre que constar no documento ou processo, ou

pedido por meio de despacho, o prazo deve ser inserido
no Sistema.
Deve-se informar a quantidade de dias corridos do
prazo. O Sistema gera automaticamente a data final do
prazo.
Sensvel Opo do Sistema para cadastramento de documentos e

processos sigilosos. Disponvel somente para usurios
habilitados.
Data de Data em que expira a restrio de acesso ao documento

Validade ou processo sigiloso. Deve ser definida pela autoridade
competente. Pode ocorrer em casos cujo assunto no se
requeira mais sigilo. Por exemplo, termos de um edital
de licitao aps a sua concluso.
36
Motivo Razo que levou classificao do documento como

sensvel.
Autor Visvel somente para documentos judiciais. Informar

o nome do autor por extenso.
Nos processos judiciais em que a AGU esteja
envolvida, a Unio sempre ser parte, ora como
autora, ora como r.
Ru Visvel somente para documentos judiciais. Informar

o nome do ru por extenso.
Nos processos judiciais em que a AGU esteja
envolvida, a Unio sempre ser parte, ora como
autora, ora como r.
CPF/CGC No caso de documentos judiciais, caso haja o

nmero do CPF ou do CGC, expresso no documento,
inform-lo neste campo.
Procedncia - Interna: De qualquer unidade da AGU.

- Externa: De unidades da Administrao Pblica que
no pertenam AGU.
importante que a procedncia seja especfica do
setor que deu origem ao documento ou processo. A
procedncia pode ser identificada a partir da sigla
na numerao do documento ou pelo cabealho que
geralmente vem acompanhado do braso ou logo do
rgo.
Exemplo: 725/2007/AGU/PSU/MGA.
(numerao) (sigla)
A procedncia interna da Procuradoria-
Seccional da Maring.
Se necessrio, utilize o campo Complemento para
indicar pessoa ou unidade/setor que remeteu o
documento.
37
Interessado Aquele de quem trata o documento ou processo.

de extrema importncia nos casos que haja mais
de um interessado, que se cadastre por extenso o
nome de todos os interessados.
- No permitido o uso da expresso E OUTROS.
Quando se tratar de documentos ou processos
judiciais, o interessado ser sempre a parte
contrria Unio.
Importante! A pessoa que assina (procurador,
coordenador, advogado) no ser o Interessado,
exceto em casos de Requerimento.
Quando se tratar de assunto de interesse da
Unidade, como por exemplo, Solicitao de
Suprimento de Fundos, o interessado ser a
Unidade.
Assunto Para que atinja sua finalidade de ser campo

principal para pesquisa, o assunto deve ser descrito
por duas partes: a primeira parte com descrio
geral e a segunda parte com descrio especfica
(por exemplo: perodo, nmero de fatura, nmero
de ao ou mandado, objeto de ao, objeto de
mandado, entre outros).
a. Os documentos judiciais devem conter as
seguintes informaes:
1. tipo de documento;
2. nmero (inclusive com os pontos, barras e
hfens);
3. objeto (contedo).
Quando for cadastrado o nmero de uma ao ou
processo, importante escrev-lo da maneira como
consta no documento, incluindo os zeros, mesmo
que antes da numerao.
Ex: 0000.15.30.0708-1 (forma correta).
Exemplo:
38
Assunto b. Os documentos administrativos devem

conter as seguintes informaes:
1. tipo de documento;
2. perodo/objeto a que se refere.
Exemplo:
Deve-se evitar encaminhar um documento

administrativo com vrios assuntos e
interessados diferentes para no dificultar a
busca de informaes. Mais informaes no
item Anlise Documental (p. 50).
Valor Visvel somente para documentos consultivos.

Informar o valor estimado do processo de
licitao em consulta.
Documentos Sempre antes de iniciar o cadastramento,

vinculados deve-se verificar se existe antecedente que
ser o vnculo do documento ou processo.
- Informar somente o NUP do documento
vinculado.
Observao Informao adicional cujo contedo no
essencial busca, mas ajuda na sua
especificao.
- Avisar sobre desmembramento,
desentranhamento, apensao, volumes, etc.
Destino Pode ser Interno/Externo/Usurio
- Interno: quando tramitado entre unidades
da AGU;
- Externo: destinado a rgos e entidades
externas;
- Usurio: quando tramitado para um servidor
especfico.
39
Despacho - Despacho o encaminhamento que d andamento

ao processo, sem tomada de deciso definitiva.
- Deve ser preenchido quando solicitado pela
autoridade competente. No obrigatrio.
Prazo - Deve ser preenchido quando solicitado pela

autoridade competente ou quando indicado no
documento ou processo.
Ateno! No caso de um documento tratar de mais de um assunto ou interessado, o mesmo

dever ser desmembrado, ou seja, devem-se gerar tantas cpias quantos forem os assuntos ou
interessados constantes do documento e cadastrar cada cpia com novo NUP (no confundir com
"Gerao de cpia no sistema)
Exemplo:
Memorando para a CGRH encaminhando certido de nascimento, recibo de identidade funcional
e atestado mdico; ou, Memorando para a SGCT com proposta de procedimento junto ao
Supremo Tribunal Federal (STF) em mais de uma ao.
No campo "Nmero do Documento, deve-se cadastrar o original como nas instrues e as

cpias incluindo NUMERAO/SIGLA(COPIA). Exemplo: 725/2007/AGU(COPIA).
REALIZANDO PESQUISA DE ANTECEDENTES

Os documentos que ingressam na AGU podem se referir a outros que j tramitam na instituio.
de fundamental importncia, antes do cadastramento, realizar a pesquisa por assunto,
interessado, nmero do documento etc. para verificar a existncia de tais documentos. Quando
for encontrado antecedente, deve-se realizar o vnculo no campo Documentos vinculados de
forma a fornecer subsdio no tratamento do tema. Esse vnculo gera uma pesquisa cujo resumo
deve ser encaminhado junto com o documento ou processo ao destinatrio.
Ateno! O cadastrador de documentos ou processos deve

somente encaminhar as informaes que tenham conexo com o
documento ou processo em tratamento, no detendo autonomia
para juntar ou apensar documentos ou processos. Cabe autoridade
competente avaliar a relevncia de vinculao do documento
antecedente ao novo documento ou processo para proceder sua
juntada por anexao ou apensao.
O "Resumo da Pesquisa indica os documentos ou processos que j foram cadastrados no

Sistema: NUP, nmero, tipo, data, assunto, destino e data do ltimo trmite. O resumo da
pesquisa tem por objetivo fornecer informaes sobre documentos ou processos anteriores que
possam oferecer subsdios ou ter vinculao a assuntos j tratados ou em tratamento na AGU.
Para mais informaes, veja como realizar pesquisa de antecedente no Manual do AGUDoc.
40
MONTANDO DOCUMENTOS
O documento, depois de cadastrado, seguir com o Resumo da Pesquisa (quando existir
referncia anterior) e a Papeleta de Encaminhamento. O recibo deve ser dado de forma eletrnica
pelo prprio destinatrio, sem necessidade de emisso de via em papel. A impresso de recibo
deve ser feita SOMENTE quando o destinatrio for entidade externa AGU.
Acompanham o documento cadastrado:

Deve ser enviada somente junto com documentos cadastrados.
No se usa papeleta para encaminhar processos, que j tm capa
Papeleta de com os dados de seu contedo.
Encaminhamento A papeleta indica o contedo do documento de forma clara e
objetiva: NUP, Tipo de Documento, Nmero do Documento,
Interessado, Assunto, Destino, Etc.
Toda informao registrada em suporte material, suscetvel de
consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos,
fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa
Documento
determinada poca ou lugar.
Deve-se anotar o NUP gerado pelo Sistema no canto superior
direito do documento.
Lista outros documentos ou processos que fazem referncia a
Resumo da
assuntos e procedimentos que j esto em tratamento na
Pesquisa
Instituio.
Comprova o recebimento de um documento ou processo.
utilizado em verso impressa SOMENTE para envio de
documentos ou processos a entidades externas AGU. Para
unidades da AGU, o recibo eletrnico, diretamente no Sistema
Recibo
AGUDoc e comprova o recebimento de um documento ou processo.
Na verso impressa, o recibo deve identificar o servidor que
recebe, a data e hora e a assinatura em letra de forma legvel ou
carimbo.
ROTINA DE CADASTRAMENTO DE DOCUMENTO NO SISTEMA E PREPARAO FSICA:

1. Recebe a documentao para registro.
2. Confere a documentao (documento ou processo).
3. Analisa o documento.
4. Pesquisa por assunto, interessado, nmero do documento, procedncia etc.
5. Imprime Resumo da Pesquisa caso se trate de documento.
6. Abre TELA DE INCLUSO no Sistema.
7. Digita as informaes analisadas.
8. Tramita no Sistema o documento cadastrado para o setor ou unidade responsvel.
9. Imprime Papeleta de Encaminhamento. Observao: No caso de cadastramento
de documento o Sistema no permite a impresso de etiqueta.
10. Carimba o documento no canto superior direito e anota NUP gerada pelo Sistema
ou transcreve manualmente com letra legvel.
11. Grampeia a Papeleta de Encaminhamento, o Resumo da Pesquisa e documento.
12. Encaminha para distribuio (escaninho).
41
PROCESSO
o conjunto seqencial de aes que tem por objetivo atender uma solicitao ou emitir uma
deciso. Um processo pode receber informaes, pareceres, anexos e despachos que so
tramitados em conjunto, ou seja, os documentos formam um processo e seguem para tramitao.
AUTUAO
a ao pela qual um documento passa a constituir um processo. Visa dar forma processual aos
documentos que requeiram anlises, informaes e decises. A autuao de processo ocorrer
nos seguintes casos:
Mediante despacho de autoridade competente;
Quando acordado entre o destinatrio e a Unidade Protocolizadora.
No constituiro processo os documentos cujo assunto seja de carter social, tais como convites
para festividades, homenagens, agradecimentos e comunicaes de posse ou afastamento de
cargos, bem como as requisies de material ou prestao de servios, informaes e outros que,
por sua menor importncia, possam ser atendidos diretamente em suas respectivas reas.
A autuao de documentos classificados como RESERVADO, CONFIDENCIAL, SECRETO ou

ULTRA-SECRETO ser processada somente por servidor com competncia e designao para tal.
A autuao de documentos ou processos sigilosos ocorrer da mesma forma que os demais,
tendo como ressalva a especificao no campo do Sistema denominado "Sensvel" do grau de sigilo
expresso. Somente o cadastrador habilitado tem acesso a esse campo. O cadastrador designado
da unidade de protocolo central ou setorial, aps a autuao, deve lacrar o envelope, apondo
NUP, o rgo e nome do destinatrio e o carimbo correspondente ao grau de sigilo.
Para evitar que o teor seja indevidamente acessado, o documento sigiloso deve ser colocado em
dois envelopes. O primeiro (interno) deve conter o grau de sigilo indicado, o segundo (externo)
deve seguir para autoridade competente ou interessado com os dados completos necessrios ao
encaminhamento e a expresso "Pessoal", para evitar que seja aberto por terceiros.
As responsabilidades decorrentes da manipulao e divulgao indevida de informaes de

carter sigiloso esto detalhadas no captulo V deste Manual.
O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original. No entanto, pode
ser feita a autuao utilizando-se uma cpia de documento, considerando-se que o servidor tem f
pblica para autenticar documentos e fazer reconhecimento de firmas. Quando for necessria a
autuao a partir de cpia, deve ser solicitada por meio de despacho da autoridade competente.
PARTES DE UM PROCESSO
Folha de despacho: Pode ser produzida e impressa no prprio Sistema e destina-se a
solicitaes ou informaes inerentes ao processo. Deve ser includa ao final do processo
no momento em que for atendida a solicitao.
Capa: A capa do processo, na cor branca, conter etiqueta (emitida pelo Sistema), com
identificao do NUP, tipo, nmero, data, procedncia, interessado e assunto do documento
que originou o processo. Tambm contm as anotaes de encaminhamento descritas na
coluna DISTRIBUIO e os nmeros dos processos juntados, apensados e volumes no
campo ANEXOS. Etiquetas de Urgente e Confidencial sero apostas, quando for o caso, no
canto superior direito, devendo ser tomadas as providncias necessrias para o atendimento
celeridade e ao sigilo. O modelo e a especificao tcnica para aquisio de capa de
processo esto no Anexo.
42
Documento que inicia o processo: vedada a retirada da folha ou pea inicial do

processo. As orientaes quanto retirada de outras partes do processo est na seqncia
deste Manual.
Outros documentos que compem o processo: Ao processo so agrupados
informaes, pareceres, anexos, despachos e outros, que devero ser numerados se-
qencialmente. No caso em que a pea do processo tiver um tamanho reduzido como, por
exemplo, comprovantes de pagamento, cartes de embarque, fotos, etc., essa ser colada
em folha de papel branco, apondo-se o carimbo da numerao, de modo que o canto
superior direito do documento contenha o referido carimbo.
NUMERAO DE FOLHAS E DE PEAS

As folhas dos processos sero numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser
utilizado carimbo prprio para colocao no nmero, aposto no canto superior direito da pgina,
recebendo a folha inicial o nmero 01. No campo do carimbo tambm deve constar a rubrica do
servidor que inserir a folha ao processo.
Ateno! Cuidados com a numerao quando autuar ou tratar processos:

A capa do processo no ser numerada. No item a seguir ser tratado como
proceder nos casos de juntada.
A numerao das peas do processo iniciada no protocolo central ou setorial da
unidade correspondente e seguir seqncia numrica pelas unidades que as adicionarem.
Nenhum processo poder ter duas peas com a mesma numerao, no sendo
admitido diferenciar pelas letras A e B, nem rasurar.
Os processos oriundos de instituies no pertencentes Administrao Pblica
Federal s tero suas peas renumeradas se a respectiva numerao no estiver correta.
No havendo falhas, deve prosseguir com a seqncia numrica existente.
Quando houver pginas e espaos que no contenham informaes, deve-se apor
o carimbo EM BRANCO.
Figura 05: Exemplo de carimbo Em branco.
Quando por falha ou omisso, for constatada a necessidade da correo da

numerao de qualquer folha dos autos, inutilizar a numerao anterior, apondo um X
sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes, sem rasuras, certificando-se
da ocorrncia:
Figura 06: Exemplo de correo de numerao.
43
TRATAMENTO FSICO DOS DOCUMENTOS E PROCESSOS

Deve-se dar adequado tratamento fsico aos documentos e processos. Observar cuidados de
higiene e manuseio, fazer furos centralizados, as dobras necessrias com simetria, utilizar material
adequado, como cola apropriada. Evitar uso de grampos metlicos, clipes. Preservar informaes
ao apor elementos, como carimbos, etiquetas, etc. Ao lidar com documentos ou processos, evitar
contato com lquidos ou alimentos.
ROTINA DE CADASTRAMENTO DE PROCESSO NO SISTEMA, AUTUAO E PREPARAO

FSICA:
1. Recebe o documento para registro.
2. Confere a documentao (documento ou processo).
3. Analisa o processo e o documento que o encaminha.
4. Pesquisa por assunto, interessado, nmero do documento, procedncia etc.
5. Imprime Resumo da Pesquisa para o caso de cadastramento de documento.
6. Abre TELA DE INCLUSO.
7. Digita as informaes analisadas.
8. Tramita no Sistema o processo cadastrado.
9. Imprime Etiqueta.
10. Capeia o conjunto de documentos que compe o processo juntado, colocando
colchetes e obedecendo ordem do conjunto documental, conforme solicitado no
despacho. Observao: Para modelo e especificaes sobre capa de processo, ver
Anexo.
11. Cola a Etiqueta na capa. Observao: Ver modelo de etiqueta de processo no
Anexo.
12. Identifica na capa a unidade para a qual o processo ser encaminhado.
13. Se houver, anota processos juntados ou apensados ao processo.
14. Anota o NUP, apondo carimbo no canto superior direito da primeira folha da pe-
a inicial.
15. Numera as folhas, apondo o carimbo com o rgo, nmero da folha e rubrica do
servidor que estiver numerando o processo.
Observao: Conforme orientao do item

Cadastrar documento (p. 37), no ser impresso
recibo para tramitao interna. O recebimento deve
ser feito eletronicamente a partir da conferncia
fsica dos documentos ou processos recebidos.
ENCERRAMENTO E ABERTURA DE VOLUMES

Os autos no devero exceder a 200 folhas em cada volume. Quando o processo contiver
nmero de folhas excedente ao limite fixado, devem ser abertos novos volumes. Deve-se pro-
videnciar nova capa, atualizando o Sistema com a informao de novo volume 1 Volume, 2
Volume, 3 Volume e assim por diante. (Portaria Normativa n 05, de 19 de dezembro de 2002,
do MPOG).
Por exemplo, um processo contm 180 folhas e precisa receber um documento contendo 50
folhas. O volume dever ser encerrado, mediante lavratura de Termo de Encerramento de
Volume e aberto outro volume com o Termo de Abertura para conter as 50 folhas.
44
ROTINA DE ENCERRAMENTO E ABERTURA DE VOLUMES:

1. Recebe o processo para encerramento de volume.
2. Confere a numerao das pginas e faz correes, se necessrio.
3. No volume a ser encerrado, aps a ltima folha do processo, inclui o TERMO DE
ENCERRAMENTO DE VOLUME, devidamente numerado, conforme modelo no Anexo.
4. Quando houver novo volume a ser aberto, logo aps a capa, inclui o TERMO DE
ABERTURA DE VOLUME devidamente numerado (obedecendo seqncia do volume
anterior), sem numerar a contracapa do volume anterior e a capa do novo volume,
numerando a partir da primeira folha do novo volume, conforme modelo no Anexo.
5. Fazer a indicao do volume na capa do processo (1 VOLUME, 2 VOLUME, 3
Volume e assim por diante).
6. Registra no Sistema no campo Observao.
Observao: Conforme orientao do item Cadastrando documentos (p. 33), no ser impresso
recibo para tramitao interna. O recebimento deve ser feito eletronicamente a partir da
conferncia fsica dos documentos ou processos recebidos.
JUNTADAS
A juntada de documentos constitui-se no ato de unir fsica e eletronicamente em um
processo, mediante solicitao formal, originais ou cpias de documentos, contendo instrues,
ato, pareceres, registro de decises e informaes relevantes para o assunto de que trata o
processo.
So formas de juntada:
Juntada de documento a documento;
Juntada de processo a processo;
Juntada de documento a processo.
A juntada ocorrer somente a partir de solicitao formal.
Ateno!
A juntada ser feita somente quando houver dependncia entre os
processos e documentos a serem juntados.
Uma vez feita a juntada por anexao, no ser possvel

desfaz-la.
Caso seja necessrio unir processos ou documentos temporariamente,

o procedimento o de juntada por apensao.
ROTINA DE JUNTADA POR ANEXAO DE DOCUMENTO A DOCUMENTO:
1. Recebe os documentos a serem juntados e o despacho de solicitao de juntada.
2. Analisa a solicitao e verifica os documentos.
3. Agrupa os documentos e suas respectivas Papeletas de Encaminhamento
4. Agrupa o despacho de solicitao de juntada.
5. Preenche, imprime e agrupa o TERMO DE JUNTADA DE DOCUMENTO A
DOCUMENTO, conforme modelo no Anexo.
6. No se numera documentos juntados enquanto no for solicitada formalmente sua
45
autuao.
7. Registra no Sistema que os documentos foram juntados no campo Observao.
8. Tramita o documento principal.
Observao: Conforme orientao do item Cadastrando documento (p. 33), no ser impresso
ROTINA DE JUNTADA POR ANEXAO DE PROCESSO A PROCESSO:

1. Recebe os processos a serem juntados e o despacho de solicitao de juntada.
2. Analisa a solicitao e verifica os processos.
3. Preenche e imprime o TERMO DE JUNTADA DE PROCESSO A PROCESSO,
conforme modelo no Anexo.
4. Agrupa o despacho de solicitao e o TERMO DE JUNTADA emitido pelo
protocolo.
5. Ao final do processo primrio, antes de sua contracapa, ape o processo
secundrio.
6. Numera o processo secundrio seqencialmente a partir da capa (inclusive a capa
e o Termo de Juntada).
7. Elimina a contracapa do processo secundrio.
8. Registra na capa do processo principal o nmero dos processos juntados.
9. Entra no Sistema com o NUP do processo principal. Registra a juntada no Sistema
clicando no Link Alterao, solicitando Juntar/Apensar.
10. Tramita o processo principal. Observao: a partir da juntada, somente tramitar
no Sistema o processo principal, uma vez que o secundrio passa a ser parte dele.
Observao: Conforme orientao do item Cadastrando documento (p. 33), no ser impresso
ROTINA DE JUNTADA POR ANEXAO DE DOCUMENTO A PROCESSO:

1. Recebe os processos e documentos a serem juntados e o despacho de solicitao
de juntada.
2. Analisa a solicitao e verifica os documentos e o processo.
3. Preenche e imprime o TERMO DE JUNTADA DE DOCUMENTO A PROCESSO,
conforme modelo no Anexo.
4. Agrupa o despacho de solicitao e o TERMO DE JUNTADA emitido pelo
protocolo.
5. Ao final do processo primrio, antes de sua contracapa, ape o documento
juntado.
6. Numera as folhas do documento juntado seqencialmente, inclusive a Papeleta de
Encaminhamento e o Termo de Juntada.
7. Registra na capa do processo principal o NUP do documento juntado.
8. Entra no Sistema com o NUP do processo. Registra a juntada do(s) documentos
no Sistema clicando no Link Alterao, solicitando Juntar/Apensar.
9. Tramita no Sistema o processo principal.
Observao: Da mesma forma que nas orientaes anteriores, o recebimento deve ser feito
46
eletronicamente a partir da conferncia fsica dos documentos ou processos recebidos. No ser

impresso recibo para tramitao interna.
APENSAO
Apensao a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada
ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o mesmo interessado
ou no.
A apensao ocorrer somente a partir de despacho com solicitao de autoridade competente.
Ateno! Na apensao, cada processo mantm sua

identidade e independncia de numerao.
ROTINA DE APENSAO DE PROCESSOS

1. Recebe os processos a serem apensados e o despacho de solicitao de
apensao.
2. Analisa a solicitao de apensao e verifica os processos, conforme modelo do
Anexo.
3. Mantm superposto um processo ao outro, prendendo a contracapa do processo
primrio (principal) capa do secundrio e assim por diante.
4. Preenche, imprime e agrupa o TERMO DE APENSAO aos processos.
5. Ao final do processo secundrio (que est sendo apensado), agrupa o despacho de
solicitao de apensao e o TERMO DE APENSAO emitido pelo protocolo.
6. Anota na parte inferior da capa do processo primrio (principal) os dados do(s)
processo(s) apensado(s).
7. Mantm a numerao original dos processos apensados. Observao: No
renumerar processos apensados.
8. Registra a apensao no Sistema.
9. Tramita no Sistema o processo principal.
10. Entra no Sistema com o NUP do processo. Registra a apensao dos processos no
Sistema clicando no Link Alterao, solicitando Juntar/Apensar.
Observao: O recibo deve ser feito eletronicamente pela rea que solicitou a apensao no
ato de sua entrega, ao efetuar a conferncia. Somente ser emitido recibo fsico para unidades
externas AGU. rgos e entidades externas AGU no podem solicitar apensao de
processos.
DESAPENSAO
A razo para a apensao de processos auxiliar a tomada de decises em processos que j
tenham antecedentes e tratem de assuntos similares. Quando a deciso j foi tomada ou o as-
sunto, tratado, os processos podem ser separados e voltar a tramitar separadamente (ou serem
arquivados).
Desapensao a separao fsica e eletrnica de processos juntados por apensao. Ao final da

deciso ou encerramento do processo, os processos devero ser desapensados. A desapensao
ocorrer mediante despacho de solicitao da autoridade competente.
ROTINA DE DESAPENSAO DE PROCESSOS:
47
1. Recebe os processos a serem desapensados e o despacho de solicitao de

desapensao.
3. Separa os processos superpostos.
4. Preenche e imprime o TERMO DE DESAPENSAO disponvel no Anexo
indicando para qual destino esto sendo tramitados cada um dos processos desapensados.
5. Ape o TERMO DE DESAPENSAO ao final de cada processo desapensado.
6. Informa na parte inferior da capa do processo principal a data da desapensao
dos processos, tornando sem efeito a anotao na capa do processo feito poca da
apensao.
7. Registra no Sistema que os processos foram desapensados no campo
Observao.
8. Tramita no Sistema os processos.
Observao: O recibo eletrnico deve ser dado pela rea que solicitou a desapensao ou pela
autoridade por ela designada para receber os processos desapensados. rgos e entidades
externas AGU no podem solicitar desapensao de processos.
DESENTRANHAMENTO
Desentranhamento a retirada de folhas ou peas do processo. Pode ser solicitada retirada de
folha de processo por mesmo interessado ou assunto no mesmo documento. No entanto, o
desentranhamento ocorre somente mediante solicitao por despacho da autoridade competente.
Ateno! No permitida a retirada da folha ou

pea inicial do processo.
O processo que tiver peas retiradas conservar as numeraes originais das mesmas,
permanecendo vago o nmero correspondente ao desentranhamento. Cpias do Termo de De-
sentranhamento devem ser colocadas nos locais de onde foram tiradas as folhas.
Deve-se lavrar, aps o despacho da autoridade competente, o TERMO DE

DESENTRANHAMENTO, conforme modelo do Anexo.
ROTINA DE DESENTRANHAMENTO:
1. Recebe o processo que ter folhas ou peas desentranhadas e o despacho de
solicitao de desentranhamento.
2. Analisa a solicitao de desentranhamento e verifica os documentos.
3. Retira as folhas ou peas solicitadas.
4. Preenche e imprime o TERMO DE DESENTRANHAMENTO, citando o intervalo
de folhas/peas retiradas do processo e sua destinao, conforme modelo do Anexo.
5. Ape o TERMO DE DESENTRANHAMENTO ao final do processo.
6. Ape o TERMO DE DESENTRANHAMENTO (ou cpia do Termo) no intervalo
em que foram retiradas as folhas/peas.
7. Mantm-se a numerao original das folhas do processo.
8. Registra o desentranhamento no Sistema, no campo Observao.
48
9. Tramita no Sistema os processos e documentos. Caso as folhas solicitadas no

estejam identificadas individualmente, cadastrar no Sistema para que sua identificao e
localizao seja possvel, destacando no campo Observao de que processo desentra-
nhado se tratam as folhas.
Observao: O recibo deve ser dado eletronicamente pela autoridade a que se destinam as
folhas ou pelas desentranhadas, ou pela pessoa ou rea por ela designada. rgos e entidades
externas AGU no podem solicitar desentranhamento, somente cpias do processo, mediante
solicitao formal e autorizao da autoridade competente.
DESMEMBRAMENTO
O desmembramento ocorre quando um documento ou processo se refere a mais de um
interessado para a mesma providncia solicitada no ofcio ou requerimento. a separao de
parte da documentao de um processo para formar outro.
Somente o Setor de Protocolo pode efetuar o desmembramento de processos ou documentos,

podendo faz-lo no ato do cadastramento pela identificao de que se trata do mesmo pedido
para diversos interessados ou em atendimento a solicitao de autoridade competente.
Nos casos de processos j montados, em que haja separao de pea ou folhas, deve-se apor o
TERMO DE DESMEMBRAMENTO, conforme modelo do Anexo, no local de onde foram
retirados os documentos ou peas.
Ateno! O desmembramento de processo j

constitudo ocorre somente mediante despacho solicitao da
autoridade competente.
Quando solicitado no despacho, ser mantida no processo cpia do(s) documento(s)

desmembrado(s) com o carimbo de "Confere com Original". A cpia no ser numerada, sendo
que o processo cujas peas ou folhas foram desmembradas conservar a sua numerao original,
permanecendo vago o nmero correspondente ao desmembramento.
No novo processo, as peas ou folhas devero ser renumeradas no momento da autuao.
Quando desmembrada qualquer pea ou folha do processo, esta jamais poder voltar com o
mesmo nmero que recebeu no ato da primeira numerao. Caso retorne a fazer parte do
processo, dever ser colocada no final do mesmo, com outra numerao.
ROTINA DE DESMEMBRAMENTO DE PROCESSO CONSTITUDO:

1. Recebe o processo a ser desmembrado e o despacho de solicitao de
desmembramento.
3. Retira as folhas ou peas solicitadas.
4. Preenche e imprime o TERMO DE DESMEMBRAMENTO, conforme modelo do
Anexo, citando o intervalo de peas ou folhas retiradas do processo e o nmero de
processo ao qual se destinam. Observao: Caso seja constitudo um novo processo,
seguir as instrues a partir do item 7.
5. Ape o TERMO DE DESMEMBRAMENTO (ou cpia do Termo) no intervalo em
49
que foram retiradas as folhas/peas, conservando a numerao original das folhas do

processo.
6. Ape o TERMO DE DESMEMBRAMENTO ao final do processo para indicar que
h folhas ou peas desmembradas e permitir sua fcil localizao.
7. Autua o novo processo a ser composto com as peas ou folhas desmembradas ou
proceder juntada, caso as peas ou folhas retiradas venham a compor processo j
existente.
8. Registra o desmembramento no Sistema, no campo Observao.
9. Registra no Sistema a autuao, caso venha a compor novo processo ou registra a
juntada, caso venha a integrar processo j existente.
10. Tramita os processos no Sistema.
11. Encaminha para distribuio (escaninho)
Para os casos de desmembramento de processos a partir do cadastramento inicial, a unidade de

protocolo deve realizar mais de um cadastro para descriminar os interessados ou diferentes
assuntos tratados no documento.
Observao: rgos e entidades externas AGU no podem solicitar desmembramento. Da

mesma forma que as orientaes anteriores, o recibo deve ser dado eletronicamente pela
autoridade a que se destinam os processos desmembrados, ou pela pessoa ou rea por ela
designada.
TRAMITAO
Tramitao a atividade de circular documentos e processos entre unidades organizacionais
internas e/ou externas, para dar conhecimento, bem como receber informes, respostas e pare-
ceres que subsidiem a tomada de decises.
Ateno! Toda movimentao de

documento ou processo dever ter seu trmite
registrado eletronicamente no Sistema.
A tramitao inicial de um documento ou processo ser feita pela Unidade Protocolizadora a

partir de despacho, solicitao e encaminhamento, devendo constar o destinatrio, ou pela
matria tratada, que levar unidade competente para trat-la.
O emitente do despacho num documento ou processo dever indicar com clareza a unidade
destinatria, evitando-se expresses imprecisas, abreviaturas e siglas que dificultem o encami-
nhamento e execuo da solicitao.
Os documentos ou processos de natureza sigilosa, assim considerados aqueles com carimbo ou

etiqueta de confidencial ou reservado, tramitaro em dois envelopes fechados contendo a
indicao clara de sua classificao e destino.
Ateno!
A Seo de protocolo e expedio dever EVITAR:
A reteno do documento por mais de 24 horas;
A tramitao de processo sem as respectivas capas e de documentos sem a
respectiva Papeleta de Encaminhamento;
A autuao de documentos sem a devida solicitao ou acordo prvio com as
50
reas clientes;
A inutilizao das capas dos processos quando ocorrer juntadas. A capa deve
permanecer (conforme orientao sobre Juntada), sendo inutilizada somente a
contracapa do processo secundrio;.
Receber documentos sem assinatura e identificao dos nomes dos signatrios,
acompanhados das respectivas funes, uma vez que isso impossibilita a localizao
de responsveis por documentos e processos quando necessrio.
Antes de tramitar, as unidades protocolizadoras devem verificar se todas as folhas esto

devidamente numeradas e rubricadas, sem rasuras e com as declaraes de juntada, apensao ou
desapensao, podendo devolver ao destinatrio quando for preciso alguma correo. Sendo
constatada alguma irregularidade, a unidade de destino devolver a documentao ao ltimo
remetente, por despacho, comunicando as razes da devoluo e solicitando as correes
pertinentes.
ROTINA DE TRAMITAO DE PROCESSOS E DOCUMENTOS:

1. Recebe o documento ou processo para tramitao e o despacho de solicitao de
encaminhamento.
2. Verifica a informao de destino no despacho.
3. Verifica a conformidade fsica do documento ou processo (numerao, apensos,
juntadas, documentos listados).
4. Verifica se o documento ou processo est registrado no Sistema por meio da
pesquisa de antecedentes.
5. Se no estiver registrado, procede ao cadastramento.
6. Registra o trmite no Sistema.
Observao: Sempre que um documento ou processo for recebido, necessrio que se efetue
a baixa na carga de tramitao do Sistema. A responsabilidade pelo recebimento eletrnico da
unidade ou setor a que se destina o documento ou processo. Somente ser emitido recibo fsico
para documentos e processos encaminhados para unidades externas AGU.
ROTINA DE RECEBIMENTO ELETRNICO:

1. Recebe o documento ou processo.
2. Verifica se o destinatrio do documento ou processo.
3. Pesquisa o documento ou processo no Sistema para verificar se realmente o
ltimo destinatrio da informao ou verifica a Papeleta de Encaminhamento que
acompanha o documento.
4. Efetua o recebimento eletrnico. Caso o documento ou processo seja tramitado
para outro destino, o recebimento eletrnico efetuado automaticamente.
51
IV. ROTINAS DE
EXPEDIO
EXPEDIO
Expedio a remessa de correspondncias, documentos e processos aos rgos, unidades e
autoridades a que se destinam, localizados interna ou externamente AGU.
A AGU tem contrato com os Correios em diversas modalidades de servio, que deve ser
escolhidas, com coerncia e responsabilidade quanto aos custos envolvidos, de acordo com as
caractersticas da encomenda ou volume que se deseja enviar e a urgncia necessria na entrega.
Esto entre as modalidades de expedio:

a) Mensageria interna: Entrega de documentos ou processos no mbito
da Unidade.
b) Mensageria externa: Entrega de documentos ou processos com
destinao externa, que so relacionados e entregues diariamente nos rgos ou
entidades a que se destinam.
c) Malote: Entrega de documentos ou processos por meio do Servio de
Correspondncia Agrupada, entre o Protocolo Central Unificado de Braslia (PCU)
e as Unidades nos Estados e entre Unidades nas Capitais e suas seccionais.
d) Outros servios dos Correios: Entrega de documentos ou processos
por meio de servios prestados pelos Correios (ECT).
MENSAGERIA INTERNA
A distribuio de documentos e processos no mbito das Unidades de responsabilidade de
cada apoio dos setores.
Os documentos e processos a serem expedidos via mensageria interna no necessitam estar

envelopados, apenas encaminhados com a identificao da unidade, setor ou autoridade a que se
destinam.
Ateno! O uso de envelopes para distribuio interna

de documentos e processos no obrigatrio. Recomenda-
se a utilizao de envelopes quando for necessria a guarda
e proteo de documentos e processos.
Ao entregar documentos, processos e correspondncias, o mensageiro deve solicitar o

recebimento eletrnico. O servidor ter um prazo de 72 horas para confirmar no Sistema o
recebimento fsico.
ROTINAS DE EXPEDIO VIA MENSAGERIA INTERNA:

1. Recolhe a documentao interna nos escaninhos destinados distribuio.
2. Verifica o destinatrio e a Papeleta de encaminhamento no caso de tratar-se de
documento.
3. Agrupa os documentos, processos e correspondncias por unidade setor de
destino.
4. Entrega o documento, processo ou correspondncia.
5. Solicita o recebimento eletrnico ao recebedor e informa que deve ser feito em
at 72 horas.
53
MENSAGERIA EXTERNA
Os documentos a serem expedidos via mensageria externa necessitam estar envelopados, e
encaminhados com o respectivo recibo para identificao da unidade, setor ou rgo a que se
destinam. No caso de processos, caso sejam sigilosos devem estar envelopados, seguindo as
instrues do item Processo (p. 42).
Ateno! O uso de envelopes para distribuio de

documentos e processos no obrigatrio. Recomenda-se a
utilizao de envelopes quando for necessria a guarda e
proteo de documentos e processos.
Os documentos, processos e correspondncias recebidos no setor de expedio dos protocolos

at as 9hs sero distribudos pelos mensageiros na parte da manh. Aps este horrio, sero
entregues no perodo da tarde. Os documentos, processos e correspondncias recebidos aps as
14hs sero entregues no dia seguinte.
Ao entregar documentos, processos e correspondncias em unidades externas AGU, o

mensageiro deve coletar o recibo assinado com identificao clara e legvel do recebedor (nome e
cargo do servidor digitados ou manuscritos em letra de forma legvel ou por meio de carimbo).
Os recibos recolhidos diariamente pelo setor de expedio dos protocolos nas entregas
externas devem ser organizados por data e arquivados.
Os Tribunais devem ter prioridade na entrega dos documentos, processos e peties pelo
servio de mensageria.
ROTINAS DE EXPEDIO VIA MENSAGERIA EXTERNA:

1. Recolhe a documentao nos escaninhos destinados distribuio externa.
2. Verifica o destinatrio e o recibo.
3. Agrupa as correspondncias, os documentos e processos por unidade/rgo de
destino.
4. Lista o roteiro de entrega (locais a serem visitados).
5. Entrega as correspondncias, os documentos e processo ou correspondncia.
6. Recolhe assinatura e identificao do recebedor no recibo que acompanha o
documento, processo ou correspondncia.
7. Se houver documento ou processo do rgo externo para a AGU o mensageiro
deve receb-lo, assinando o recibo a ele apresentado com letra legvel.
8. Entrega no Protocolo da AGU os documentos e processos recebidos.
9. Separa os recibos assinados por data.
10. Arquiva os recibos.
54
MALOTE
Tal como no servio de mensageria, os documentos e processos a serem expedidos via malote
no necessitam estar envelopados.
Ateno! O uso de envelopes para expedio de

documentos e processos via malote no obrigatrio.
Recomenda-se a utilizao de envelopes quando for
necessria a guarda e proteo de documentos e
processos.
Os documentos e processos, ao serem encaminhados para expedio via Malote, devero
informar (no prprio documento ou em lista a parte):
Identificao da unidade/setor e Estado a que se destina;
Espcie e nmero do documento;
Assunto do documento;
Remetente e destinatrio do documento;
Os documentos, processos e correspondncias a serem expedidos por Malote, devero ser

entregues ao Setor de Expedio at 14hs do dia da coleta, para que sejam encaminhados no
mesmo dia. A coleta de malotes pelos Correios realizada a partir das 15hs. Os documentos e
processos que forem encaminhados aps este horrio sero expedidos na remessa seguinte.
EXPEDIO DE MALOTES
O envio dos malotes feito por todas as unidades de expedio (PCU/Braslia e nas unidades
dos Estados) s segundas, quartas e sextas-feiras. O recebimento de malotes pelo setor de
expedio ocorre s segundas, teras e quintas-feiras.
Os malotes devero ser expedidos SEMPRE, mesmo vazios, evitando-se, dessa forma, que a
troca de malotes sofra soluo de continuidade.
Ateno! Com o objetivo de se evitar a

falta de malote quando do seu envio, deve-se
envi-lo sempre, mesmo que vazio.
GUIA DE REMESSA DE MALOTE

Na preparao do malote, devem ser impressas e assinadas trs vias da Guia de Remessa do
Malote, listando os documentos e processos a ser enviados. A primeira via ficar na unidade
expedidora.
No ato do envio, dentro do malote devero seguir duas vias devidamente assinadas, da Guia de
Remessa de Malote. Uma das vias da Guia ficar retida no PCU Braslia e a outra ser devolvida
assinada pelo PCU Braslia unidade expedidora do malote.
No ato do recebimento do malote, o recebedor deve conferir seu contedo listado na Guia e
arquivar a sua via devolvida pelo PCU Braslia para controle e conferncia.Caso haja alguma
inconsistncia na listagem (diferena entre a lista e o contedo), a ressalva deve ser feita no verso
da Guia e devolvida no prximo malote.
55
A primeira via emitida na preparao do malote poder ser substituda pela via assinada e
devolvida pelo PCU para evitar acmulo desnecessrio de papel.
A Guia de Remessa de Malote deve listar:

Espcie e nmero dos documentos (NUP);
Assunto dos documentos;
Remetente e destinatrio de cada documento;
Nmero do lacre;
Nmero do malote.
Itens que podem ser expedidos via Malote:

Podem ser enviados por Malote somente os documentos, processos e pacotes que so
possveis de serem acondicionados dentro da sacola de Malote.
O contedo no malote no pode exceder 10 kg para o malote pequeno e 30kg para o
grande.
Ateno! O contedo no malote no

pode exceder 10 Kg para o malote pequeno e 30
Kg para o grande.
Caso seja necessrio o envio de objetos que excedam a capacidade do malote, deve-se utilizar a
modalidade encomenda PAC ou Sedex, tomando-se o cuidado de embalar e identificar
devidamente a encomenda para evitar danos ou extravios.
As unidades emitentes devem informar ao setor de expedio qual a modalidade de

encaminhamento, pelo servio dos Correios, para correspondncias, documentos ou processos.
Caso no seja informado, o servio de expedio definir qual a modalidade de envio.
ROTINA DE EXPEDIO VIA MALOTE:

1. Recolhe a documentao interna destinadas ao malote.
2. Verifica os destinatrios.
3. Agrupa as correspondncias, os documentos e processos correspondncias por
unidade de destino.
4. Separa lacre numerado.
5. Preenche a Guia de Remessa de Malote, informando os documentos e processos
encaminhados, o nmero do lacre, o nmero do malote, imprimindo trs vias.
6. Guarda uma das vias para si e coloca duas vias dentro do malote, juntamente com
a documentao a ser expedida.
7. Inverte o carto de destinatrio, existente na parte externa do malote, para a
correta identificao do destinatrio.
8. Fecha o malote e lacra.
9. Agrupa os malotes.
10. Lista os malotes a serem enviados.
11. Entrega os malotes aos Correios.
56
SERVIOS DOS CORREIOS

Todos os servios contratados junto ECT destinam-se, exclusivamente circulao de
documentos e processos de natureza oficial, ficando expressamente proibida a sua utilizao para
remessa de quaisquer correspondncias ou encomendas de interesse particular.
Os detalhes sobre cada um dos servios dos Correios contemplados pelo contrato da AGU
esto em Anexo no final deste Manual.
CARTO DE POSTAGEM
A utilizao dos servios contratados dos Correios ocorre mediante apresentao do Carto de
Postagem da Unidade.
O Carto de Postagem deve ser solicitado Coordenao-Geral de Documentao e

Informao, que providenciar sua confeco e registro. A solicitao deve ser feita pelo chefe da
unidade por e-mail para protocolo.agu@agu.gov.br.
A unidade dever encaminhar mensalmente Coordenao-Geral de Documentao e

Informao (CGDI) os comprovantes de correspondncias postadas, produtos e servios
adicionais solicitados dos Correios at o quinto dia do ms subseqente. No necessrio o
envio de memorando para este encaminhamento.
TIPOS DE POSTAGEM
Quando for postar um documento ou processo, a unidade protocolizadora deve utilizar,
preferencialmente, a chancela dos Correios, que facilita a gesto do contrato pela AGU e agiliza o
trabalho de expedio.
A seguir, esto listados os principais servios oferecidos pelos Correios AGU:

Chancela Descrio
Carta Correspondncia Simples e Correspondncia

Registrada
(at 500 gramas).
rea de cobertura: Todo o Brasil
PAC Servio de encomenda no-expressa, para

remessa de pacotes de at 30kg.
rea de cobertura: Regio Sul, Sudeste e
Centro-Oeste.
Entrega: Entrega em 3 a 8 dias teis, de acordo
com a regio de postagem e entrega.
Impresso Utilizado pela Escola da AGU para envio de

Especial impressos.
57
Chancela Descrio
Sedex Servio de encomenda expressa nacional.

rea de cobertura: Todo o Brasil
Entrega: Carter de urgncia. Entrega dentro do
prprio estado entre 12 a 24 horas e, em outros
estados, no mximo em dois dias.
Sedex-10 Servio de encomenda expressa.

rea de cobertura: So Paulo, Rio de Janeiro,
Braslia, Goinia, Salvador, Porto Alegre, Belo
Horizonte, Palmas, Florianpolis, Curitiba, Mato
Grosso do Sul e Vitria.
Entrega: at as 10hs da manh do dia til
seguinte ao da postagem, se entregue nos
Correios at as 16hs
Sedex Servio de encomenda expressa.

Hoje rea de cobertura: Braslia, Goinia, Aparecida
de Goinia, Anpolis, So Paulo, Barueri,
Osasco, Guarulhos, Santo Andr, So Caetano
do Sul e So Bernardo do Campo.
Entrega: no mesmo dia da postagem, se entregue
nos Correios at as 10hs.
Sedex Servio de remessa expressa internacional.

Mundi rea de cobertura: Principais cidades do
mundo.
Entrega: Prazo garantido (varia de acordo com o
destino).
Quadro: Servios dos Correios.
SERVIOS ADICIONAIS DOS CORREIOS

a. Aviso de Recebimento (AR):
Servio opcional que permite ao remetente comprovar para quem foi entregue o objeto
postado, por meio do preenchimento de formulrio prprio.
Deve ser utilizado para processos judiciais, PAD Processo Administrativo Disciplinar,
suspenso de pagamento e outros casos em que se necessite ser comprovado o
recebimento pelo destinatrio.
O formulrio deve ser solicitado em agncia dos Correios, mediante apresentao do
Carto de Postagem da unidade.
O servio faturado de acordo com a demanda.
b. Logstica Reversa:
Servio de remessa, sem nus para o remetente, para entregas exclusivamente no endereo
indicado pela Unidade Solicitante.
O servio deve ser solicitado em agncia dos Correios, mediante apresentao do
Carto de Postagem.
58
c. Sedex Destinatrio nico:

Servio que habilita um rgo externo AGU, portador de carto de postagem especfico, a
efetuar postagem com destino exclusivo ao endereo da unidade da AGU solicitante.
Indicado para unidades da AGU que tenham demandas peridicas relacionadas s
instituies do Poder Judicirio (ex: varas, comarcas e tribunais), em que sua utilizao
possa contribuir para a celeridade no andamento dos trmites processuais e evitar
deslocamentos desnecessrios de Servidores, Procuradores e Advogados.
O nus da postagem de objetos e documentos de rgos do Poder Judicirio para
unidades da AGU ficar a cargo desta.
O Carto de Postagem Sedex Destinatrio nico deve ser solicitado Coordenao-
Geral de Documentao e Informao de acordo com as instrues do Comunicado
CGDI/DRHTI/SGAGU n 143, de 16 de outubro de 2007, disponvel no Portal de
Servios da AGU, que providenciar sua confeco e registro.
d. Coleta domiciliar:
Servio de coleta de encomendas Sedex, Sedex Hoje, Sedex 10,
Sedex Mundi, PAC e Malotes.
Ateno! Coleta
A coleta s feita mediante solicitao. A solicitao de domiciliar, para a AGU,
coleta feita na agncia de atendimento da unidade, significa coleta em
mediante o Carto de Postagem ou por telefone agncia unidades da instituio.
de relacionamento dos Correios. Deve ser utilizada
Os dias e horrios de coleta so acordados entre unidade somente para fins oficiais.
solicitante e a agncia dos Correios. Mesmo que no dia de
coleta no haja correspondncias, encomendas ou malotes para expedio, ser cobrado
pelo servio de Coleta Domiciliar. Portanto, deve-se avaliar com cuidado a real
necessidade desse servio.
e. Telegrama:
Servio que permite encaminhamento de mensagens urgentes em mbito nacional e
internacional.
A solicitao pode ser feita pela Central de Atendimento dos Correios (0800-570-0100)
mediante o nmero do Carto de Postagem da unidade ou numa das agncias, mediante
o preenchimento de formulrio especfico e apresentao Carto de Postagem.
Aps a emisso, o telegrama no poder mais ser cancelado, pois sua transmisso
automtica e praticamente instantnea.
f. Produtos postais:
Produtos postais disponibilizados nas Unidades de Atendimento da ECT, tais como embalagens
para Sedex e PAC, selos.
A solicitao dos produtos deve ser feita mediante apresentao do Carto de Postagem.
ENVELOPES
As correspondncias encaminhadas ao Setor de Expedio a serem enviadas por correio devem
seguir em envelopes padronizados, conforme modelo a seguir. O envelope que no estiver de
acordo com a formatao exigida poder ser devolvido unidade que o expediu para as devidas
correes.
59
FORMATAO DOS ENVELOPES
Figura 07: Envelope
Os envelopes das correspondncias oficiais devero seguir a seguinte padronizao:

a. Na frente do envelope:
No canto superior direito: apor a chancela dos Correios;
esquerda: nome do destinatrio, cargo ou funo que exerce, nome do rgo/unidade,
endereo completo, CEP, Cidade e UF, referncia do documento que est sendo
encaminhado no envelope (espcie, nmero, ano e sigla);
No canto inferior, a lpis: especificar o tipo de postagem (carta simples, registrada,
Sedex, Sedex-10, aviso de recebimento, etc.). de acordo com as orientaes anteriores.
b. No verso:
esquerda: nome do remetente, cargo ou funo que exerce, nome do rgo ou
unidade, endereo completo, CEP, Cidade e UF.
c. Fechamento de envelopes: Os envelopes devem ser lacrados com cola. No permitido
lacrar os envelopes com grampos, clipes, fitas adesivas ou qualquer outro material que no seja
cola.
CORRESPONDNCIAS DE URGNCIA
As correspondncias, os documentos e processos e correspondncias de carter urgente, tais
como: peties, memoriais, recursos, pedidos de reconsiderao, pedidos de informaes do
Poder Judicirio, citaes, contrafs e demais pedidos nos quais for assinalado prazo para
atendimento devero ser identificados para que o Setor de Expedio tome as providncias
devidas para priorizao de envio.
As correspondncias de at 500 gramas que no tiverem prazo ou urgncia especificados sero

enviadas pela modalidade Carta.
As correspondncias com mais de 500 gramas sero enviadas pela modalidade PAC.
Caso uma correspondncia com menos de 500 gramas seja de urgncia e deva ser enviada pela
modalidade Sedex, necessrio que seja especificado no envelope pela unidade solicitante, no
canto inferior direito da parte da frente do envelope.
RELAO DAS CORRESPONDNCIAS ENCAMINHADAS PARA O SETOR DE EXPEDIO

Os envelopes encaminhados pelos setores para o setor de Expedio, devidamente
padronizados, devem ser listados em relao contendo as seguintes informaes:
Unidade que est expedindo os documentos;
Data da expedio;
60
Quantidade de documentos expedidos;

Nome e endereo dos respectivos destinatrios;
Campo em branco para identificar a numerao do cdigo de barras dos Correios pelo
Setor de Expedio.
Exemplo de Relatrio de correspondncias:
Relatrio de Correspondncias para Expedio

Unidade: (que est expedindo as correspondncias)
Data: (da expedio)
Cdigo de Barras -
N Nome do Destinatrio Endereo do Destinatrio
Correios
01 (em branco)
02 (em branco)
03 (em branco)
... (em branco)
Recebido por: __________________ Data: ___________________
Uma via da listagem assinada e devolvida ao setor que enviou as correspondncias. A segunda
via arquivada no setor de Expedio e a terceira via encaminhada para os Correios, que
verifica a listagem e a devolve assinada, caso esteja em ordem.
Antes de enviar documentos ou processos para o setor de expedio, os setores devero

realizar os devidos cadastramento e tramitao no Sistema, fazendo as observaes necessrias
quanto forma de envio, no caso de malote. A expedio no tem por atribuio verificar no
Sistema se a documentao est cadastrada ou se foi feita a ressalva quanto forma de envio por
malote.
PREPARAO DOS ENVELOPES PELOS SETORES PARA EXPEDIO VIA CORREIOS:

1. O setor que encaminhar documento ou processo a ser expedido dever verificar
ser est cadastrado no Sistema.
2. Se no, efetuar o registro e preparar a documentao para envio tomando o
cuidado de tramitar eletrnica e fisicamente toda a documentao.
3. Gera etiqueta do destinatrio (nome do destinatrio, cargo ou funo que exerce,
nome do rgo/unidade, endereo completo, CEP, Cidade e UF, referncia do documento
que est sendo encaminhado no envelope). Observao: Caso no seja possvel imprimir
etiqueta, os dados devero ser transcritos no envelope com letra legvel.
4. Gera etiqueta do remetente (nome do remetente, cargo ou funo que exerce,
nome do rgo/unidade, endereo completo; CEP, Cidade e UF).
5. Fixa as etiquetas no envelope.
6. Verifica a urgncia de entrega e escolhe a modalidade de postagem. Em caso de
Sedex, faz anotao, a lpis, no canto inferior direito da frente do envelope.
7. Fecha o envelope com cola. Observao: No utilizar grampos, clipes ou
somente fita adesiva.
8. Preenche Lista de Entrega ou Guia de Postagem, em 3 vias.
9. Encaminha os envelopes padronizados e as trs vias da Lista de Entrega ou Guia
de Postagem para o setor de Expedio.
10. Solicita assinatura de recebido em uma via da Lista de Entrega ou Guia de
Postagem.
61
11. Arquiva a Lista de Entrega ou Guia de Postagem com assinatura de recebido.
ROTINAS DE EXPEDIO VIA CORREIOS PELO O SETOR DE EXPEDIO:

1. Recebe os envelopes dos setores para expedio e as trs vias da Lista de Entrega
ou Guia de Postagem.
2. Faz a conferncia das correspondncias listadas com as recebidas fisicamente.
3. Assina uma via da Lista de Entrega ou Guia e a devolve.
4. Verifica a conformidade das etiquetas de destinatrio e remetente.
5. Verifica o tipo de postagem solicitado.
6. Pesa a correspondncia.
7. Se tiver at 500 gramas e no estiver especificado o servio de Sedex, ser
postada como Carta Comercial.
8. Se tiver mais de 500 gramas ser postada como malote. Se a unidade no tiver
servio de malote, usa Encomenda PAC.
9. Se for encomenda normal de at 30 kg, ser postada como Encomenda PAC.
10. Se estiver especificado o servio a ser utilizado, ser postada conforme solicitado.
11. Chancela o envelope de acordo com o servio de Correios a ser utilizado.
12. Preenche a chancela com a sigla do Estado de origem no espao em branco do
envelope ou objeto.
13. Cadastra a correspondncia, via preenchimento na Lista de Postagem ou no
Sistema dos Correios.
14. Cola a etiqueta dos Correios, de acordo com a modalidade solicitada.
15. Anota o peso da correspondncia na etiqueta dos Correios. Observao: Caso
no haja balana o Setor de Expedio, a pesagem ser feita na agncia dos Correios.
16. Verifica o destino da correspondncia.
17. Confere o valor do servio na Tabela de Preo (verifica servio, destino e peso).
18. Anota o valor do servio na etiqueta dos Correios.
19. Verifica a Guia de Postagem ou Lista de Entrega, fixando o canhoto da etiqueta
dos Correios (ou anotando seu nmero) junto do registro da correspondncia respectiva.
20. Entrega os envelopes aos Correios junto da Guia de Postagem com o nmero das
etiquetas dos Correios.
21. Recolhe uma via da Guia de Postagem assinada.
22. Arquiva as Guias de Postagem.
ORIENTAES SOBRE A UTILIZAO DOS SERVIOS DOS

CORREIOS
O contrato da AGU com os Correios abrange uma extensa gama de servios possveis de
utilizao. A expedio de correspondncias essencial para a execuo das atividades, tanto
judiciais quanto administrativas, da AGU. Dessa maneira, os servios contratados devem visar a
eficcia, porm, sem negligenciar a preocupao com o menor custo possvel para a instituio.
ESCOLHENDO O TIPO DE POSTAGEM

Para escolher qual o tipo de postagem a ser utilizado, deve-se relevar fatores como: prazo de
entrega, peso, necessidade de confirmao de recebimento e custo.
Os documentos que necessitam de confirmao de recebimento devem ser
postados por Sedex, Carta Registrada, Carta Comercial com Aviso de Recebimento ou
outra modalidade que permita o rastreamento ou que seja acompanhado de AR (aviso de
recebimento).
62
Para documentos urgentes, deve-se escolher a modalidade Sedex, Sedex-10 ou

Sedex Hoje, de acordo com a disponibilidade do servio na regio e do horrio de
postagem.
Sedex: postagem at o fechamento da agncia e entrega em at 48h,
dependendo da regio de destino.
Sedex-10: postagem at as 16h e entrega garantida at as 10h do dia
seguinte (disponvel apenas para algumas localidades).
Sedex Hoje: postagem at as 11h e entrega garantida para o mesmo dia
(disponvel apenas para algumas localidades).
Para documentos de trmite entre as unidades da AGU que no sejam de
urgncia, sugere-se a utilizao do servio de Malote.
O prazo de entrega varia de acordo com a localidade de emisso e de entrega:
Entre capitais: dia til seguinte coleta.
Entre principais cidades do mesmo estado: dia til seguinte coleta.
Das principais cidades de um estado para a capital de outro estado: 2 dias
teis aps a coleta.
Das demais cidades de um estado para outras cidades de outro estado: 3
dias teis aps a coleta.
As correspondncias com mais de 15kg e sem urgncia devem ser expedidos
como Encomenda PAC.
Ateno! O malote uma modalidade de expedio segura,

de entrega garantida pelos Correios e de custo menor para a
instituio. Deve-se dar preferncia para seu uso sempre que
possvel.
ENVELOPES
Algumas instrues devem ser seguidas para garantir a integridade dos documentos expedidos e
seu recebimento no destino final:
Os envelopes devem conter identificao legvel do destinatrio e do remetente.
O contedo do envelope deve estar descrito na etiqueta de endereamento (por
exemplo: Memorando 0055/AGU).
Caso haja documento pequeno ou solto dentro do envelope (por exemplo:
foto, atestado, carto, carteira funcional, etc.), o mesmo deve ser acondicionado em
outro envelope e grampeado ao documento que o encaminha (memorando, ofcio,
etc.) a fim de evitar extravios.
No caso de haver vrios documentos para um mesmo destino, os mesmos
podem ser enviados num nico envelope desde que se atente para identificar os
documentos no envelope, que no ultrapasse o peso limite e que se agrupe os
documentos de maneira a facilitar sua triagem quando da abertura do envelope.
Os envelopes devem seguir com a Chancela dos Correios do servio contratado.
RASTREAMENTO DE CORRESPONDNCIAS
Alguns servios de postagem como o Sedex, Sedex-10, Sedex Hoje e outros podem ser
rastreados pelo site dos Correios. Para acompanhar o andamento da entrega, necessrio ter em
mos o cdigo do tquete de comprovante de postagem (composto de 13 dgitos).
1. Acesse o site dos Correios: www.correios.com.br e entre na rea de

Rastreamento / T & T (ver figura 08 e 09).
2. Digite os 13 dgitos do cdigo do comprovante de postagem.
63
Figura 08: Acessando Rastreamento T&T a

partir da lista O que voc est procurando?
Figura 09: Acessando Rastreamento T&T a

partir da tela inicial do site dos Correios
PESOS E DIMENSES
Para cada modalidade de postagem h um limite de peso e de dimenses do pacote a ser
expedido. Deve-se estar atento para tais limites pois o excesso pode acarretar em no entrega da
carta ou encomenda.
a) Carta comercial: No podem ultrapassar 500g. Aos objetos com peso superior a 500g,
sero aplicadas as mesmas condies de valor e prestao do SEDEX.
b) Encomenda PAC e SEDEX:

Caixa ou Pacote:
Limite mximo: A soma resultante do comprimento, largura e altura no deve
superar a 150 cm;
A menor dimenso da face de endereamento no pode ser inferior a 11 cm x 16
cm;
A maior dimenso da caixa ou pacote no deve ser maior que 60 cm.
Altura mnima de 2cm.
Em forma de rolo ou prisma:
Limite mximo: A soma resultante do comprimento mais o dobro do dimetro
no deve superar a 104 cm;
A menor dimenso do comprimento no deve ser inferior a 18 cm;
64
A maior dimenso do rolo ou em formato de prisma no deve ser maior que 90

cm.
A dimenso mnima resultante da soma do comprimento mais o dobro do
dimetro no pode ser inferior a 28 cm.
Em forma de envelope: as medidas mnimas no devem ser menores que 11 cm
por 16 cm. A maior dimenso do envelope no pode ser superior a 60 cm.
O limite de peso de 30 kg, tanto para encomenda como para Sedex.
c) Malote: As sacolas de malote so confeccionadas em lona e possuem dois tamanhos:
Tamanho pequeno: 47cm (altura), 34cm (largura), 14cm (espessura). O limite mximo de
peso de 10kg.
Tamanho grande: 64cm (altura), 34 cm (largura), 18 cm (espessura). O limite mximo de
peso de 30kg.
OBJETOS QUE NO SO TRANSPORTADOS PELOS CORREIOS

Conforme o art. 13 da Lei 6.538/78, os Correios no aceitam e nem entregam:
i.objeto com peso, dimenses, volume, formato, endereamento, franqueamento ou
acondicionamento em desacordo com as normas regulamentares ou com as
previstas em convenes e acordos internacionais aprovados pelo Brasil;
ii.substncia explosiva, deteriorvel, ftida, corrosiva ou facilmente inflamvel, cujo
transporte constitua perigo ou possa danificar outro objeto;
iii.cocana, pio, morfina, demais estupefacientes e outras substncias de uso proibido;
iv.objeto com endereo, dizeres ou desenhos injuriosos, ameaadores, ofensivos
moral ou ainda contrrios ordem pblica ou aos interesses do Pas;
v.animal vivo, exceto os admitidos em conveno internacional ratificada pelo Brasil;
vi.planta viva;
vii.animal morto;
viii.objeto cujas indicaes de endereamento no permitem assegurar a correta
entrega ao destinatrio;
ix.objetos cuja circulao no Pas, exportao ou importao, estejam proibidos por
ato de autoridade competente.
Alm da relao acima, prevista na Legislao Postal, o Regulamento Interno dos Correios probe
ainda a aceitao de restos mortais humanos, exceto o transporte de cinzas proveniente de
cremao, que pode ser admitido, desde que devidamente embaladas em recipiente
hermeticamente fechado e posteriormente acondicionado em caixa de papelo resistente.
PRINCIPAIS MOTIVOS PARA ATRASO DE ENTREGA

O atraso de entrega e a impossibilidade de entrega geralmente ocorrem pelos seguintes motivos,
segundo os Correios:
Motivos de fora maior (inundao, incndios, falta de segurana pblica, fechamento de
estradas ou ruas etc);
Reteno do objeto postal para efeito de fiscalizao;
Reteno do objeto postal por autoridades policiais;
Dificuldades de acesso a localidades (transporte irregular ou com baixa freqncia);
Mau Endereamento (endereamento incompleto ou incorreto do destinatrio).
Dessa forma, importante que se atente para as orientaes sobre o preenchimento do

endereamento e limites de peso e dimenses de correspondncias e encomendas.
65
MAIS INFORMAES
Mais informaes sobre os servios dos Correios podem ser obtidas em seu site:
www.correios.com.br ou por telefone (0800 570 0100).
66
V. SEGURANA DA
INFORMAO
CICLO DOCUMENTAL E SEGURANA DA INFORMAO

O ciclo documental inclui vrias fases e operaes da vida de um documento, desde sua
produo, tramitao, uso, arquivamento e avaliao para destinao final que, nessa ltima fase,
pode conduzir guarda permanente ou eliminao.
At o momento, falamos sobre os procedimentos de tratamento da documentao no mbito

das unidades da AGU, descrevendo as rotinas de protocolo, a tramitao e a expedio. Tais
rotinas so as fases que antecedem a ltima etapa da gesto documental o arquivamento e
destinao final de documentos (as quais sero abordadas em material especfico: Manual de
Arquivo).
Documentos e processos contm informaes importantes por tratar do funcionamento da

instituio ou por seu teor representar contedo estratgico. Alm dos documentos, que
fornecem suporte material da informao, para a informao propriamente dita deve receber
cuidados especiais para estar disponvel no momento oportuno, sempre que necessrio, e s
pessoas que dela necessitarem ou estiverem autorizadas a acess-las.
A disponibilidade de acesso informao governamental para os agentes pblicos e os cidados

est diretamente relacionada ao conjunto de prticas desenvolvidas pela administrao pblica no
decorrer do ciclo informacional. O conjunto de prticas relativas documentao depende
basicamente de trs fatores:
a)Os procedimentos que compem o processo informacional;

b)Os sistemas que suportam as informaes;
c)As pessoas que operam os sistemas e tm acesso informao.
Figura 10: Fatores que compem o processo informacional
Pensar Segurana da Informao promover a integrao desses trs componentes, que so

indissociveis e complementares. Sem que haja um alinhamento efetivo entre tais fatores em
qualquer fase do ciclo documental - no possvel obter segurana da informao.
SEGURANA DA INFORMAO
Quando se pensa Segurana da Informao, logo vem a idia de restrio de acesso e atribuio
de graus de sigilo a documentos e informaes. Todavia, a Segurana da Informao vai muito alm
de medidas de controle de acesso e de classificao de informao.
Ateno! A Segurana da Informao pode ser definida

como o conjunto de medidas, normas e procedimentos destinados
a garantir a disponibilidade, a integridade, a confidencialidade, a 68
autenticidade, a irretratabilidade e atualidade da informao em
todo o seu ciclo de vida.
Vamos esclarecer cada um desses conceitos:

I Disponibilidade: garantia de que o contedo da informao estar disponvel a quem
tiver autorizao para uso, sempre que houver necessidade de acesso;
II - Integridade: garantia de que o contedo original da informao no foi modificado
indevidamente por elemento humano ou qualquer outro processo no definido;
III Confidencialidade: garantia de que o contedo da informao s acessvel e
interpretvel por quem possui autorizao para tal;
IV Autenticidade: garantia de que o contedo da informao seja verdadeiro, como
tambm a fonte geradora da informao e o seu destinatrio sejam realmente quem alegam
ser;
V Irretratabilidade: garantia de que, num processo de envio e recebimento de
informaes, qualquer participante, originador ou destinatrio de informao, no possa, em
um momento posterior, negar a respectiva atuao e
VI Atualidade: garantia de que um documento utilizado esteja realmente relacionado a
uma informao ou orientao em vigor.
Isto significa dizer que, para alm das questes de restrio de acesso, preciso garantir que as
pessoas autorizadas ou que tenham direito s informaes, quando delas necessitarem, consigam
obt-las e tenham a garantia de que elas correspondem realidade. preciso pensar a
disponibilidade de informaes.
Para que se torne possvel assegurar a segurana da informao, fundamental a integrao de

cada um dos componentes do ciclo informacional: Procedimentos Sistemas - Pessoas.
Neste manual, sero enfatizados o trato documental e a operao dos sistemas do ponto de vista
dos usurios, de maneira a abranger as atribuies das unidades protocolizadoras e da
Coordenao-Geral de Documentao e Informao.
69
Figura 11: Segurana da informao a partir da integrao dos fatores do ciclo informacional
PROCEDIMENTOS E SEGURANA DA INFORMAO

Um dos primeiros passos para garantir a segurana da informao a uniformizao dos
procedimentos relativos ao tratamento informacional. A divulgao desse manual uma das
principais iniciativas da CGDI no sentido de padronizar os procedimentos documentais, com o
objetivo de assegurar que todos os agentes pblicos da AGU encarregados do trato documental
com acesso ou no ao Sistema de Controle de Documentos da AGU AGUDoc - tenham o
mesmo entendimento sobre as operaes e realizem-nas da mesma maneira.
O Manual de Protocolo traz uniformizao conceitual, importante para garantir que todas as
informaes tenham o mesmo significado. Por exemplo, quando se fala em processo
administrativo preciso que todos entendam do que se trata, quais so seus componentes,
quando e o porqu de sua utilizao, alm dos cuidados relacionados.
Outro caso a ser citado sobre a necessidade de uniformizao conceitual o uso da

documentao oficial. Muitas vezes, so registrados no Sistema tipos de documentos que no
correspondem aos verdadeiros, da forma como foram emitidos. O uso de cada tipo de
documento depende do assunto tratado e da autoridade que o emite. Um ofcio, por
exemplo, tem indicao de utilizao diferente de um memorando ou de um requerimento, sendo
necessrio saber em que situaes so utilizados e reproduzir seus dados exatamente da forma
como foram emitidos. Se houver dvidas sobre utilizao e forma de documentos oficiais, consulte
o Manual de Redao da Presidncia da Repblica disponvel no site da AGU: www.agu.gov.br ou
em www.planalto.gov.br.
Essas consideraes do uma noo de como adotar procedimentos uniformes ajuda na

construo da segurana da informao. A informao correta e segura depende da ao conjunta
de todos os agentes envolvidos nos procedimentos de registro, resgate e liberao de informao.
70
SISTEMAS E SEGURANA DA INFORMAO

Alm dos procedimentos fsicos relativos a documentos e processos, a informao, na maioria
das vezes, est registrada em sistemas eletrnicos. O registro em sistemas permite que se tenha
acesso aos dados informaes constantes na documentao, sem necessidade de sua posse fsica.
Os sistemas informatizados tm a grande vantagem de poupar tempo, material e esforos dos

usurios, permitindo o acesso a informaes sem que seja necessrio guardar cpias fsicas de
documentos e possibilitando o acesso a seus dados essenciais. No entanto, se no momento de
registro das informaes no for dada a devida ateno para extrair dos documentos as
informaes que permitam identificar, de maneira inequvoca, de qual documento se trata, no
possvel obter segurana da informao.
O registro no sistema deve ser feito com extremo cuidado e ateno, pois dessa insero inicial
de dados dependem todas as operaes posteriores que devero atender demanda constante no
documento. Como dito anteriormente, o cadastro est entre as operaes mais importantes do
ciclo informacional e precisa ser realizado de maneira precisa. Quando o cadastro se apresenta
equivocado, no possvel ou se dificulta o resgate da informao em momento posterior,
podendo se comprometer as aes e decises necessrias para atender solicitao constante no
documento.
O sistema utilizado para registro e controle de documentos na AGU o AGUDoc, que tem fcil
operacionalizao e permite a insero de dados de maneira bastante flexvel, de forma a atender
as diversificadas demandas da instituio. Essa flexibilidade permite que o usurio registre a
informao de maneira muito consistente, mas exige, em contrapartida, que tenha mais ateno ao
teor da informao inserida. Dela dependero as operaes e decises posteriores, a
confiabilidade das informaes obtidas em pesquisas e relatrios e a conseqente segurana da
informao em todos os seus componentes, conforme dito no incio dessa unidade.
Nas atividades da AGU com suas numerosas unidades e funcionamento descentralizado, um

dos principais desafios, relativo segurana da informao, a localizao fsica de documentos e
processos. Como os documentos passam por diversos agentes, preciso que toda a
movimentao fsica seja registrada no sistema. Somente dessa forma, ser possvel
assegurar que documentos e processos se encontram realmente com quem est informado no
sistema. O AGUDoc disponibiliza a funcionalidade de recebimento eletrnico, que precisa de
alimentao dos operadores do sistema para fornecer informaes corretas.
Em termos de segurana da informao, o recebimento eletrnico representa:

a) Disponibilidade: j que aqueles que tm acesso sabero onde e com quem est o
documento ou processo;
b) Integridade: por assegurar que o documento ou processo no foi movimentado sem
que o devido destaque no sistema;
c) Confidencialidade: porque uma vez movimentado fisicamente, caso haja restrio de
acesso, s tiveram acesso s informaes os usurios realmente autorizados;
d) Autenticidade: o contedo da informao, em consulta ao sistema, reflete efetivamente
quem est ou esteve responsvel pela informao e aquele a quem foi destinada a
providncia;
e) Irretratabilidade: na medida em que possvel identificar quem realmente recebeu a
informao constante no documento ou processo;
f) Atualidade: este talvez seja o maior desafio, garantir que a informao do Sistema seja
aquela que reflete a realidade em vigor sobre a localizao, o responsvel e a providncia
71
sobre determinado assunto.
Ateno! O recebimento eletrnico

fundamental para garantir a segurana da
informao e depende dos esforos conjuntos de
todos os envolvidos no tratamento da informao.
ACESSO A INFORMAO PELA INTERNET

As informaes de cunho administrativo constantes no AGUDoc esto disponveis para consulta
e acompanhamento pela internet. Os interessados em requerimentos, por exemplo, podem
consultar o andamento de processos administrativos e receber tais informaes por e-mail a partir
da pgina da AGU. No entanto, o acompanhamento quanto aos pedidos s refletir as efetivas
providncias se os usurios do sistema inserirem corretamente as informaes contidas nos
documentos. Dessa forma, o acompanhamento refletir, com segurana, as reais providncias
tomadas pelas reas.
ACESSO AO AGUDOC E SENHAS

O acesso ao AGUDoc permitido a todos os usurios habilitados no Portal da AGU. A
diferena no acesso ocorre pela atribuio de perfis especficos aos usurios, dependendo de sua
atribuio, atividades e lotao.
Os perfis so atribudos aos usurios a partir da demanda dos chefes de unidade de maneira a
atender s especificidades de cada rea da instituio.
A autorizao e definio de perfil de acesso ao AGUDoc para colaboradores que no integram

o quadro da AGU como estagirios e terceirizados - possvel quando esses passam a acessar o
Portal de Informaes e Servios da AGU, de acordo com as regras definidas pela rea
responsvel.
A partir da habilitao ao Portal, o acesso ao AGUDoc pode ser obtido com a solicitao pelo
chefe da unidade. O e-mail pode ser enviado pelo prprio Fale Conosco do Sistema, devendo
conter os dados completos do colaborador (incluindo CPF), sua lotao, definio de perfil e quais
as unidades de trabalho.
Ateno: A senha de acesso a Sistemas de uso

pessoal e intransfervel. Os usurios que eventualmente
compartilharem suas senhas podero ser responsabilizados
pela insero indevida de informaes.
fundamental que cada usurio tenha a sua senha de acesso, no sendo permitida a utilizao de
senhas por terceiros.
Para evitar a possibilidade de acesso por pessoa no autorizada, os usurios que no pertencem mais
instituio devem ser inabilitados. Assim, sempre que houver desligamentos de colaborador, o prprio
gestor da unidade deve realizar a inativao do acesso ao Sistema. Essa informao est sob responsabilidade
da unidade a que o colaborador esteve vinculado e deve ser fornecida assim que ocorrer o desligamento.
Em caso de dvidas sobre os procedimentos, entrar em contato com o gestor de unidade ou com a CGDI.
72
O ELEMENTO HUMANO NA SEGURANA DA INFORMAO
Na segurana da informao, o conjunto procedimentos-sistemas-pessoas tem no elemento humano seu

componente mais delicado. As pessoas envolvidas no processamento da informao so as responsveis pela
insero de dados, extrao de informaes, definio dos padres informacionais, pelas regras de sistemas
alm do gerenciamento de processos e procedimentos.
Por mais que se automatizem as operaes, no possvel prescindir da participao dos usurios em
diversos momentos do ciclo informacional.
Todos os usurios novos e experientes devem entender o processamento das informaes para alm
da mera insero de dados em sistemas. Devem ser compreendidos os reflexos dos dados inseridos na
informao obtida e as conseqncias do uso e divulgao indevida de informaes a que tiverem acesso.
Somente assim, independentemente da plataforma utilizada, as mudanas no ambiente informtico e no
padro de uso podero ser mais bem absorvidas sempre que houver quaisquer alteraes no lay out
(visualizao) ou no modo de operao do sistema.
Em relao documentao, as orientaes a serem seguidas devem ser sempre as emitidas pela CGDI,
responsvel pela rea de documentao da AGU. Orientaes obtidas de outras fontes podem conduzir a
erros na insero de dados e dificuldades na posterior extrao de informaes pelo usurio ou por
terceiros.
Caso queira fazer alguma sugesto de melhoria ou necessite tirar alguma dvida sobre os
procedimentos de protocolo, utilize o e-mail: protocolo.agu@agu.gov.br
Ateno: Este Manual a referncia bsica para uniformizao

conceitual e sobre os procedimentos da rea documental da AGU.
Acompanhe periodicamente as orientaes da CGDI sobre novos
procedimentos divulgados por e-mail ou pelo prprio AGUDoc.
O momento de insero de dados crucial para garantir a segurana da informao e tem relao
direta com os seguintes componentes:
a) Disponibilidade: se inserida de maneira correta, a informao estar disponvel, a quem
dela necessitar ou tiver autorizao para acess-la, por meio de consultas ao sistema,
sempre que necessrio ;
b) Integridade: quando inserida corretamente, a informao disponvel no sistema refletir
o contedo original do documento;
c) Confidencialidade: como podem existir restries de acesso a documentos ou
processos, os usurios devem estar atentos s orientaes quanto classificao de
informaes;
d) Autenticidade: uma vez que os usurios no compartilham as senhas de acesso,
possvel garantir que aquele que inseriu um dado realmente aquele apontado pelo sistema;
e) Irretratabilidade: o sistema deve garantir, a partir do usurio originador de
informaes, de quem efetivamente se trata, no sendo possvel negar a origem dos dados
inseridos;
f) Atualidade: sempre que ocorrerem alteraes quanto movimentao ou acrscimo de
documentos a um processo, os usurios devem inserir tais dados, realizando as devidas
vinculaes quanto a assuntos e interessados relacionados, refletindo a atualidade do
tratamento da informao.
A informao vai alm do registro em suporte documental, devendo ser tratada com o devido
cuidado para no gerar equvocos de tratamento ou permitir que sejam obtidas por quem no
73
tiver autorizao para acesso. Por outro lado, a informao deve estar disponvel aos interessados
ou a quem tiver autorizao, sempre que necessrio.
Especial ateno deve ser dada a assuntos que ainda esto em tratamento e cuja divulgao pode
interferir nos resultados esperados.
Nem sempre informaes que requerem reservas quanto divulgao esto previamente
classificadas. Exemplos disso so as providncias e documentos relativos a um processo licitatrio
ou s decises sobre uma sindicncia ou processo administrativo disciplinar (PAD). No primeiro
caso, o edital pode ser at anulado por suspeita de direcionamento do certame ou vazamento de
informaes. J no caso de sindicncia ou PAD a divulgao de informaes sobre o processo
pode produzir danos morais e materiais ao interessado.
Ateno: Aquele que der causa a danos morais ou

patrimoniais pode ser responsabilizado civil, penal e
administrativamente, de acordo com a legislao em vigor.
RESPONSABILIDADE PELA INFORMAO

Como demonstrado no tpico anterior, a informao e no s os documentos - deve ser
tratada com cuidado, devendo os usurios ter muita responsabilidade no trato informacional.
Tendo como premissa que a informao est registrada ou no em documentos, todos os

envolvidos devem tomar alguns cuidados relativos divulgao, por telefone ou outro meio, do
contedo dos procedimentos relativos a:
Processos judiciais;
Processos licitatrios;
Sindicncia;
Processo administrativo disciplinar (PAD);
Concursos;
Correspondncias pessoais;
Informaes classificadas como sigilosas.
Em caso de dvida sobre procedimentos e divulgao de informaes, consulte o chefe da

unidade, este Manual ou a CGDI.
ALGUNS CUIDADOS NO TRATAMENTO DA INFORMAO

A seguir, sero listados alguns cuidados com procedimentos das reas de protocolo e expedio.
importante destacar que os itens listados representam um breve guia e no esgotam todas as
providncias necessrias para garantir a segurana da informao no trato documental.
a) Quanto s correspondncias, em seu recebimento:

verificar a integridade, checando e reportando indcios de violao, caso
existam;
confirmar a autenticidade, a partir do remetente e destinatrio;
garantir a confidencialidade, encaminhando lacradas as correspondncias
74
identificadas como sigilosas ou de carter pessoal.

Os mesmos cuidados devem ser tomados no envio de correspondncias, tanto para outras
unidades da AGU como para entidades externas.
b) Quanto produo de documentos

garantir a disponibilidade pela correta classificao da informao como
documento ou processo;
assegurar a confidencialidade a partir da classificao da informao, pelos
agentes autorizados, atribuindo o grau de sigilo exigido.
c) Quanto reproduo de documentos:

tirar cpias do todo ou partes de documentos, fazendo os devidos destaques,
garantindo a integridade da informao;
a confidencialidade assegurada se somente os agentes autorizados reproduzirem
os documentos classificados como sigilosos;
as folhas e etiquetas que contiverem informaes sobre processos e documentos
devem ser destrudas, impedindo o acesso a informaes por terceiros no
autorizados.
d) Quanto utilizao:
documentos e informaes devem ter a disponibilidade assegurada por seu
correto armazenamento e, ainda, por indicarem corretamente a sua localizao e
atualidade de dados.
e) Quanto ao transporte:
a integridade deve ser garantida tambm no transporte de correspondncias,
documentos e processos tomando-se cuidado para identificar, envelopar e embalar
corretamente os volumes;
a confidencialidade de informao sigilosa pode ser obtida por meio do uso de
dois envelopes, recebendo o externo o termo pessoal, que evita sua abertura por
terceiros.
f) Quanto distribuio:
garantir a disponibilidade, enviando no devido tempo a informao ao(s)
destinatrios;
assegurar a confidencialidade, mantendo lacrados os envelopes e documentos que
requeiram sigilo.
g) Quanto ao armazenamento:
a disponibilidade deve ser possibilitada pelo armazenamento de modo a permitir a
consulta posterior ou pela consulta ao banco de dados que permita a identificao
da localizao do documento ou processo;
a integridade garantida pelos cuidados fsicos com a documentao e com os
equipamentos de informtica;
h) Quanto eliminao:
a eliminao de documentos s permitida aps avaliao da comisso de
avaliao de documentos, garantindo, assim, a disponibilidade e a integridade de
documentos de valor histrico.
75
CONSIDERAES FINAIS SOBRE SEGURANA DA INFORMAO

A segurana da informao permeia cada uma das fases do ciclo documental e envolve todos os
agentes responsveis pela produo, movimentao e guarda de informaes e documentos.
Somente com a participao de todos os envolvidos servidores, estagirios, terceirizados e

colaboradores ser possvel garantir a segurana da informao em todos os seus componentes,
conforme explicitado no incio dessa unidade.
A segurana da informao resultado do trabalho coletivo e dependente da integrao contnua

e permanente de procedimentos-sistemas-pessoas no ciclo informacional. Somente com a
participao e atuao de todos os envolvidos poder ser obtida. Mais do que definio de regras
de conduta e regulamentao de procedimentos, a segurana da informao deve fazer parte da
cultura de trabalho daqueles que lidam com a informao e as atividades de governo.
76
SECRETARIA-GERAL
COORDENAO-GERAL DE DOCUMENTAO E INFORMAO
Rotinas de Arquivo
Braslia
2010
1. INTRODUO
CONSIDERAES INICIAIS
A instituio da regulamentao e das recomendaes relativas aos procedimentos administrativos
para as unidades de arquivo consolidadas neste Manual de Procedimentos de Arquivo tem como
fundamentao:
Art 216 da CF
Art 37 da CF
Lei 8.159/91
Lei 9.784/99
Decreto SIGA
Portarias AGU referente gesto documental
Para fins de uniformizao de procedimentos e utilizao deste Manual, entende-se por unidades
da AGU:
a) os rgos de direo superior da AGU;
b) o rgo vinculado AGU, a Procuradoria-Geral Federal;
c) os rgos de execuo da AGU;
d) o rgo de assistncia direta e imediata ao Advogado-Geral da Unio;
e) os rgos auxiliares do Advogado-Geral da Unio;
f) o rgo de assistncia direta e imediata ao substituto do Advogado-Geral da Unio;
g) a Escola da AGU.
SIGLAS
AGU Advocacia-Geral da Unio
SIGA Subcomisso do Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo da Administrao Pblica
Federal
CAD Comisso Permanente de Avaliao de Documentos.
SUBCAD - Subcomisses Permanente de Avaliao de Documentos.
OBJETIVOS
Este Manual foi desenvolvido com o propsito de:
ser fonte de informao para os servidores e colaboradores da AGU;
ser referncia s atividades desempenhadas pelas unidades de Arquivo;
ser ferramenta de operacionalizao da Gesto de Documentos da AGU.
LEGISLAO REFERENCIAL DAS ATIVIDADES DE ARQUIVO

Legislao Federal
BRASIL, Constituio (1988). Constituio da Repblica Federativa do Brasil.
BRASIL. Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968. Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d

outras providncias.
79
BRASIL. Lei n 8.112, de 11 de dezembro de 1990. Dispe sobre o Regime Jurdico dos
Servidores Pblicos Civis da Unio, das Autarquias e das Fundaes Pblicas Federias.
BRASIL. Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos
pblicos e privados e d outras providncias.
BRASIL. Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Regula o Processo Administrativo no mbito da

BRASIL. Lei n 9.051, de 18 de maio de 1995. Dispe sobre a expedio de certides para a
defesa de direitos e esclarecimentos de situaes.
BRASIL. Lei n 11.111, de 5 de maio de 2005. Regulamenta a parte final do disposto no inciso
XXXIII do caput do art. 5o da Constituio Federal e d outras providncias.
BRASIL. Decreto n 1.171, de 22 de junho de 1994. Aprova o Cdigo de tica Profissional do

Servidor Pblico Civil do Poder Executivo Federal.
BRASIL. Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a Lei n 5.433, de 8 de maio

de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias.
BRASIL. Decreto n 3.505, de 13 de junho de 2000. Institui a poltica de segurana da

informao nos rgos e entidades da administrao pblica federal.
BRASIL. Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro

de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados.
BRASIL. Decreto n 4.553, de 27 de Dezembro de 2002. Dispe sobre a salvaguarda de dados,

informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurana da sociedade e do
Estado, no mbito da Administrao Pblica Federal, e d outras providncias.
BRASIL. Decreto n 4.915, de 12 de dezembro de 2003. Dispe sobre o Sistema de Gesto de

Documentos de Arquivo - SIGA, da administrao pblica federal, e d outras providncias.
BRASIL. Decreto n. 5.495, de 20 de julho de 2005. Acresce incisos ao art. 7o do Decreto no

3.505, de 13 de junho de 2000, que institui a Poltica de Segurana da Informao nos rgos e
entidades da administrao pblica federal.
Resoluo do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 1, de 18 de outubro de 1995. Dispe sobre a

necessidade da adoo de planos e ou cdigos de classificao de documentos nos arquivos
correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funes.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 2, de 18 de outubro de 1995. Dispe sobre as

medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de acervos documentais para
instituies arquivsticas pblicas.
80
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 5, de 30 de setembro de 1996. Dispe sobre a

publicao de editais para Eliminao de Documentos nos Dirios Oficiais da Unio, Distrito
Federal, Estados e Municpios.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997. Dispe sobre os

procedimentos para eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do
poder pblico.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a verso

revisada e ampliada da Resoluo n 04, de 28 de maro de 1996, que dispes sobre o cdigo de
Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-meio, a ser
adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos
na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos as
Atividades-meio da Administrao Pblica.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 20, de 16 de junho de 2004. Dispe sobre a

insero dos documentos digitais em programas de gesto arquivstica de documentos dos rgos
e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.
Atos do Poder Executivo
MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO (Brasil). Portaria Normativa n 5,

de 19 de dezembro de 2002. Dispe sobre os procedimentos para a utilizao dos servios de
Protocolo no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades integrantes do
Sistema de Servios Gerais SISG.
MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO (Brasil). Portaria Normativa n 3,

de 16 de maio de 2003. Orienta os rgos da Presidncia da Repblica, Ministrios, Autarquias e
Fundaes integrantes do Sistema de Servios
Gerais SISG, quanto aos procedimentos relativos s atividades de Comunicaes
Administrativas, para utilizao do nmero nico de processos e documentos.
SECRETARIA DO TESOURO NACIONAL (Brasil). Instruo normativa conjunta n 04, de 10 de

maio de 2000. Disciplina procedimentos e prazos para o arquivamento de documentos e registro
de conformidade.
Atos da Advocacia-Geral da Unio
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria Conjunta n 11, de 26 de janeiro de 2004.

Constitui a Subcomisso de Coordenao do Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo -
SIGA.
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria n 36, de 18 de maro de 2004. Institui a

Comisso Permanente de Avaliao de Documentos CAD.
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria n 732, de 20 de dezembro de 2004. Dispe

sobre a preservao da memria dos documentos produzidos pela Advocacia-Geral da Unio.
81
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria Conjunta n 001, de 31 de maio de 2005.

Dispe sobre o arquivamento dos mandados de citao, intimao e notificao recebidos dos
tribunais superiores; e dos dossis, notas internas, pareceres, informaes, notas e demais
documentos produzidos pela PGF e PGU.
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Ata da Reunio n 05 da Comisso de Avaliao de

Documentos, de 20 de setembro de 2005. Estabelece que todas as fotocpias de documentos no
autenticadas e no inseridas em dossi ou processo e procedimento administrativo, devem ser
descartados.
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (BRASIL) Circular PGU - 97/013, de 27 de agosto de 1997.

Estabelece maior celeridade no manuseio dos processos, aprimora os servios e racionaliza a sua
conduo e desenvolvimento.
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (BRASIL). Portaria n 168, de 19 de julho de 2005. Estabelece

o para eliminao de dossi administrativo formado para o acompanhamento de ao direta de
inconstitucionalidade ADI.
CONCEITOS E DEFINIES
ACERVO: conjunto de documentos sob custdia de um arquivo.
ACESSO: disponibilidade de consulta a documentos e/ou informaes neles contidas, varivel em

funo de clusulas restritivas.
ACONDICIONAMENTO: ato de embalar ou guardar documentos de forma apropriada sua

preservao e manuseio.
ACUMULAO: formaes progressivas, naturais e orgnicas do arquivo.

Reunio de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de uma instituio ou
pessoa.
ANLISE DOCUMENTAL: tem por objetivo dar forma adequada e representar

convenientemente a informao contida no documento, atravs de procedimentos de
transformao, com o propsito de armazenar e possibilitar a recuperao da dita informao ao
futuro interessado, de modo a que este obtenha o mximo de informao (aspecto quantitativo)
com o mximo de pertinncia (aspecto qualitativo).
ARMAZENAMENTO: guarda de documentos em mobilirio ou equipamentos prprios em reas

que lhes so destinados.
ARQUIVAMENTO: operao que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares,
acondicionados de forma adequada e de acordo com um sistema de ordenao previamente
estabelecido.
ARQUIVO: conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de

carter pblico, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio
de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao
ou a natureza dos documentos.
82
ARQUIVO CORRENTE: formado por documentos em curso ou que, mesmo sem movimentao,
constituam objeto de consultas freqentes.
ARQUIVO INTERMEDIRIO: formado por documentos que, no sendo de uso corrente nos
rgos produtores, por razo de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou
recolhimento para a guarda permanente.
ARQUIVO PERMANENTE: formado por documentos de valor histrico, probatrio e informativo

que devem ser definitivamente preservados.
ASSUNTO: o tema principal do contedo do documento.
ATIVIDADE-FIM (ou FINALSTICA): a atividade que uma instituio leva a efeito para o
desempenho de suas atribuies especficas.
ATIVIDADE-MEIO: a atividade que uma instituio leva a efeito para o desempenho de atribuies
decorrentes das atividades fins. Tem como caracterstica auxiliar e viabilizar a atividade-fim.
AVALIAO: processo pelo qual se determina o valor arquivstico de um conjunto de

documentos, estabelecendo sua destinao final.
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS: sucesso de fases por que passam os documentos, desde o
momento em que so criados (produo) at a sua destinao final (eliminao ou guarda
permanente).
CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO: instrumento de trabalho

elaborado de forma a ser utilizado pelos arquivos correntes para classificar todo e qualquer
documento produzido e/ou recebido pelo rgo no exerccio de suas atividades.
CONSERVAO: conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteo fsica

dos arquivos contra agentes de deteriorao. Ver tambm preservao.
CONSULTA: ao de examinar ou conhecer um documento. Busca direta ou indireta de

informaes.
DATA DE ACUMULAO: o perodo durante o qual foram reunidos, pelo produtor, os

documentos da unidade de descrio.
DATAS-LIMITES: elemento de identificao cronolgica de uma unidade de arquivamento, em que

se indicam as datas de incio e trmino do perodo abrangido por um conjunto de documentos.
DATA DE PRODUO: a data em que foram produzidos os documentos de uma unidade de

descrio.
DESPACHO: e a deciso proferida pela autoridade administrativa no caso submetido sua

apreciao, podendo ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitada pelo administrador,
servidor pblico ou no. Qualquer solicitao ou informao inerente ao processo ser feita por
intermdio de despacho no prprio documento ou, caso seja possvel, em folha de despacho a ser
includa ao final do processo (Portaria Normativa, n 5, MPOG)
83
DESTINAO: em decorrncia da avaliao, encaminhamento dos documentos guarda

temporria ou permanente, eliminao e/ou reproduo.
DIGITALIZAO: reproduo por varredura eletrnica e armazenamento em disco tico ou

outro suporte de alta densidade, permitindo a visualizao do documento em terminal de alta
resoluo ou sua impresso em papel.
DOCUMENTO: toda informao registrada em um suporte material, sucetvel de consulta,

estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do
homem numa determinada poca ou lugar.
DOCUMENTO ADMINISTRATIVO: aquele produzido e recebido pelo rgo na execuo das

atividades administrativas e de apoio especializado.
DOCUMENTO DE ARQUIVO: aquele criado em decorrncia de atividades especifica

desenvolvido por instituies ou pessoas, mantendo por isso uma relao funcional com a fonte
geradora.
DOCUMENTO TEXTUAL: documento com registros escritos, em suporte papel, incluindo os

manuscritos, datilografados ou impressos.
DOSSI: trata-se de uma unidade documental na qual se renem informalmente documentos de

natureza diversa com uma finalidade especfica.
ELIMINAO: destruio de documentos que, na avaliao, forem considerados sem valor para
guarda permanente.
ESPCIE DOCUMENTAL: configurao que assume um documento de acordo com a disposio e

a natureza das informaes nele contidas.
GESTO DE DOCUMENTOS: conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua

produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a
sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
GUIA: instrumento de pesquisa que oferece uma viso geral do conjunto de fundos e colees de
um ou mais arquivos, geralmente organizados por fundos ou sries e contendo histrico e/ou
biografia das instituies e/ou pessoas produtoras dos mesmos, datas limite, e a lista dos demais
instrumentos de pesquisa disponveis.
HIGIENIZAO: limpeza a seco utilizando trincha e flanela para a retirada de impurezas que no
compem a obra, tais como: marcadores, grampos, poeira e outros.
INFORMAO: todo e qualquer elemento referencial contido num documento. Em linguagem

administrativa, a informao tem s vezes, o sentido de parecer, em que o funcionrio escreve
acerca de certo fato ou pedido, prestando os esclarecimentos necessrios para que a autoridade
d seu despacho ou soluo.
INTERESSADO: a pessoa fsica ou jurdica a quem se refere o processo ou documento. So

legitimados: as pessoas fsicas ou jurdicas que o iniciem como titulares de direito ou interesses
individuais, ou no exerccio do direito de interpretao; aqueles que, sem terem iniciado o
84
processo, tm direitos ou interesses que possam ser afetados pela deciso a ser adotada; as
organizaes e associaes representativas, no tocante a direitos e interesses coletivos; as pessoas
ou associaes legalmente constitudas quanto a direitos ou interesses difusos.
JUNTADA DE PROCESSOS: a unio de um processo a outro, ou de um documento a um

processo; ou ainda de um documento a outro.
METRO LINEAR: unidade de medida de extenso de arquivos.
NMERO NICO DE PROCESSO NUP: nmero constitudo de quinze dgitos mais dois dgitos
de verificao (DV) que visa integridade do nmero atribudo ao processo e /ou documento, na
unidade protocolizadora de origem. (Portaria Normativa n 3, MPOG)
PARTES: toda pessoa que participa de um processo. Pode ser a parte que provocou o processo
ou a parte que se defende. Pode receber vrios nomes: autor e ru, requerente e requerido,
impetrante e impetrado, agravante e agravado, recorrente e recorrido, etc.
PLANO DE ARQUIVAMENTO: esquema preestabelecido para armazenamento, ordenao e

classificao.
PEAS DE PROCESSO: o documento que, sob diversas formas, integra o processo.
PRAZO DE RETENO (GUARDA): perodo definido na tabela de temporalidade, durante o qual

os documentos permanecem no arquivo corrente e no arquivo intermedirio.
PRESERVAO: gesto que abrange todas as aes que possibilitem a garantia da integridade das
informaes contidas nos documentos.
PROCESSO: o desenvolvimento de um expediente que, recebendo informaes, pareceres,

anexos e despachos, segue os canais competentes, ou seja, sua tramitao. o documento ou o
conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos
expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ainda, instrues para pagamento de
despesas; assim, o documento protocolado e autuado pelos rgos autorizados a executar tais
procedimentos. O processo uma unidade orgnica, constituda por um ou mais volumes,
devendo, portanto, tramitar juntos.
PROCESSO ACESSRIO: processo que apresenta matria indispensvel instruo do processo

principal.
PROCESSO PRINCIPAL: processo que, pela natureza de sua matria, poder exigir a anexao de
um ou mais processos como complemento sua deciso.
PROVENINCIA: a instituio ou pessoa que produziu, acumulou e/ou manteve e utilizou

documentos no decurso de suas atividades pblicas ou privadas.
RECOLHIMENTO: passagem de documentos do arquivo intermedirio para o arquivo

permanente.
RESTAURAO: medida de recuperao da integridade de documentos, atravs de tcnicas de

interveno direta sobre os mesmos.
85
SUPORTE: material que serve de base s diferentes formas de registro da informao. Exemplos:
filme, papel, fita magntica, disco etc.
TABELA DE TEMPORALIDADE: instrumento de destinao aprovado pela autoridade

competente que determina prazos de guarda dos documentos e estabelece critrios para
microfilmagem e eliminao.
TEORIA DAS TRS IDADES: sistematizao das caractersticas dos arquivos correntes,
intermedirios e permanentes quanto sua gnese, tratamento documental e utilizao.
TIPOLOGIA DOCUMENTAL: estudo dos tipos documentais.
TRAMITAO: a movimentao do processo de uma unidade outra, interna ou externa,

atravs de sistema prprio.
TRATAMENTO DOCUMENTAL: conjunto de atividades de classificao e descrio de

documentos.
VIGNCIA: qualidade pela qual permanecem efetivos e vlidos os encargos e disposio contidos
nos documentos.
SISTEMA DE ARQUIVOS
Sistema um conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma
entidade, pblica ou privada, que independentemente da posio que ocupam nas respectivas
estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecuo de objetivos
tcnicos comuns.
Competncias das unidades na AGU:
Coordenao-Geral de Documentao e Informao Responsvel pelo planejamento,

coordenao, orientao e controle das atividades relativas documentao e informao no
mbito dos protocolos e arquivos da Advocacia-Geral da Unio.
Cabe CGDI elaborar polticas , normas e padres para a execuo dos procedimentos
arquivsticos - produo, tramitao, so, avaliao, arquivamento e destinao final de documentos,
alm de gerenciar o sistema eletrnico de controle documentos (AGUDoc), que possibilita e
agiliza o trabalho desenvolvido.
Arquivo Central:
Responsvel pela normalizao dos procedimentos tcnicos aplicados aos arquivos de uma
administrao, podendo ou no assumir a centralizao do armazenamento. Tambm chamado
arquivo geral.
Arquivos setoriais
So aqueles localizados nos prprios setores que produzem ou recebem os documentos,
guardando documentos muito utilizados por estes, ou seja, so, essencialmente, arquivos
correntes. Estaro subordinados tecnicamente ao arquivo central.
86
SIGA - Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, da Administrao

Pblica Federal
Subcomisso de coordenao SIGA
O artigo 8 do Decreto n 4.915, de 12 de dezembro de 2003, determina a constituio nos
Ministrios e nos rgos equivalentes de Subcomisses de Coordenao do SIGArenam
representantes dos rgos seccionais de seu mbito de atuao com vistas a identificar
necessidades e harmonizar as proposies a serem apresentadas Comisso de Coordenao do
SIGA. O referido Decreto indica quesubcomisses sero presididas por representante designado
pelo respectivo Ministro de Estado.
Comisso e Subcomisses Permanentes de Avaliao de Documentos CAD e

SUBCADS
Compete Comisso Permanente de Avaliao de Documentos CAD elaborar e acompanhar,
juntamente com as Subcomisses Permanentes de Avaliao de Documentos SUBCADs o
processo de avaliao de documentos da AGU e da PGF.
Compete CAD orientar e supervisionar a forma de adoo do Cdigo de Classificao de
Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinao dos documentos relativos s atividades-
meio e finalsticas da AGU e PGF; e propor o plano de eliminao de documentos ao Arquivo
Nacional para aprovao.
87
I1. ESTRUTURA DE ARQUIVO
ESTRUTURA BSICA NECESSRIA

Para poder desempenhar satisfatoriamente as suas funes, o arquivo necessita de uma estrutura
bsica que pode ser composto dos seguintes elementos:
recursos humanos;
instalaes fsicas;
recursos materiais.
RECURSOS HUMANOS
A responsabilidade da execuo das operaes de arquivo deve ser confiada a pessoal competente
e responsvel para executar as operaes de:
seleo de documentos.
registro documentos.
estabelecimento de mtodo de classificao adequado.
organizao documentos.
arquivamento documentos de acordo com o mtodo adotado.
conservao de documentos mantendo o arquivo organizado e atualizado.
localizao de documentos.
controle de sada de documentos do arquivo.
transferncia e descarte de documentos.
Para desenvolver estas atividades, o servidor deve possuir alguns requisitos indispensveis, dentre
os quais se destacam:
acompanhar todas as atividades e interesses da Instituio e da sua rea de
atuao.
conhecer as principais regras para classificar documentos.
conhecer abreviaturas e siglas pertinentes aos documentos de arquivo.
possuir habilidade para ler e destacar as funes (aes) principais dos
documentos.
ser leal e discreto.
ser metdico.
possuir boa memria.
INSTALAO FSICA
O local de funcionamento do arquivo deve atender alguns requisitos que garantam a integridade e
segurana dos documentos. Este deve contemplar dois ambientes para acomodao do pessoal e
dos documentos. Recomenda-se:
1. Ambiente para os servidores:

distribuio de mveis prxima porta de entrada ou entrada principal;
iluminao mais intensa do que na rea do acervo;
um balco para antendimento, que no permita a entrada de pessoas alheias ao
local do acervo;
mesas que facilitem a separao e a classificao dos documentos recebidos;
armrios fechados, em ao, para a guarda de documentos.
89
2. Ambiente para o acervo documental:

iluminao controlada.
controle nos locais de penetrao dos raios solares, para que no incidam nos
documentos, sem aboli-los;
estantes em ao (no recomendvel o uso de equipamentos de madeira para a
guarda de documentos);
revestimento isolante nas paredes, para evitar a umidade;
limpeza peridica no acervo;
umidade relativa entre 45% e 65%;
temperatura em torno de 22C.
Em algumas unidades, h o problema da carncia de espao fsico para o acervo arquivstico,

necessitando de adaptaes de outros espaos. Adaptaes em locais para funcionamento como
arquivos muito comum em todo o mundo visto que se torna uma soluo mais barata e
financeiramente mais vivel que a construo de um espao novo.
A montagem de arquivos de grande porte ser, necessariamente, no nvel do solo ou subsolo dos
edifcios, evitando assim no comprometer sua estrutura fsica.
De qualquer maneira, essencial que o espao destinado ao arquivo seja livre de umidade, de
perigo de ruptura de canos, ventilado, com controle da luz solar e artificial e com instalaes
eltricas que no ofeream riscos. Deve-se verificar previamente se h no terreno riscos de
inundaes, deslizamentos ou infestao de cupins; deve-se evitar condutos de alta tenso, reas
de poluio e de intenso trfego terrestre.
Recomenda-se poucas janelas, materiais de revestimento que permitam a impermeabilizao,

Deve-se evitar o uso de madeira, dando preferncia pedra, ao tijolo e ao ao, pois esses
materiais so mais resistentes ao fogo. Para as instalaes eltricas, hidrulicas e sanitrias, devem
ser tomadas todas as precaues para evitar riscos de acidentes (incndios, choques, curtos-
circuitos, vazamentos, inundaes, penetrao de gua no solo prximo ao edifcio).
RECURSOS MATERIAIS
Os recursos materiais envolvem tanto mobilirio como o material de expediente para a execuo
das atividades de arquivo.
O tipo de material e mobilirio adequado para a guarda de documentos deve adequar-se

freqncia de uso dos mesmos e a facilidade de consulta e acesso. A escolha tambm deve
considerar os formatos e gneros dos documentos produzidos, visando a economia de espao,
que permita uma arrumao racional dos documentos e que apresente capacidade de expanso,
segura e resistente.
O mobilirio pode ser:

Arquivo de gavetas: dar preferncia aos de ao, com uso de pastas suspensas.
Estantes deslizantes com pastas suspensas ou caixas-arquivo: otimiza a ocupao
do espao.
Estantes fixas: dar preferncia s de ao, com espessura da chapa forte o suficiente
par suportar o peso dos documentos (entre chapa 18 e chapa 24).
90
Quanto ao material de expediente, alm dos de uso rotineiro por todos os servios
administrativos, faz-se necessrio especificar o material de armazenamento de documentos.
Os documentos textuais devem ser acondicionados em caixas-arquivo de tamanho padro (14cm

x 27cm x 39cm) produzidas em material inerte ou alcalino.
Caixa-arquivo de papelo: apesar de mais barata, tem menor durabilidade

(facilidade de ruptura e de deformao), permite o acmulo de poeira e de difcil
limpeza.
Caixa-arquivo de polipropileno (plstico): tem maior durabilidade, alm da

possibilidade de uso de cores na classificao de documentos. Seu material inerte, ou
seja, reage pouco com elementos externos.
Os demais documentos que excedam ao padro convencional ou que esteja em outro suporte,
devem ser acondicionados em embalagens adequadas s suas dimenses, desde que sejam de
material inerte ou sem acidez.
91
II1. ARQUIVO
Para compreender as atividades de Arquivo descritas no Manual, este captulo ir abordar os

principais conceitos referentes a arquivo, documento e gesto documental. Uma vez que estes
conceitos so consolidados e compreendidos, cada unidade de arquivo poder compreender os
mtodos e os sistemas de organizao de arquivos que se adquam a sua realidade.
CONCEITO
Arquivo o conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma instituio (rgos
pblicos, instituies de carter pblico ou entidades privadas, ou ainda pessoa fsica) no curso de
sua atividade, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos e que
foram preservados para a consecuo de seus objetivos, visando utilidade que podem oferecer
no futuro.
Os conjuntos de atas de reunies, dossis administrativos, relatrios de atividades, etc,

constituem, por exemplo, o arquivo de uma Unidade e devem refletir as suas atividades.
Arquivo tambm pode ser definido como a entidade ou rgo administrativo responsvel pela
custdia, pelo tratamento documental e pela utilizao dos arquivos sob sua jurisdio.
Ex: Arquivo Central da AGU, Arquivo Funcional da Coordenao-Geral de Recursos Humanos.
FINALIDADE DO ARQUIVO
A finalidade do arquivo servir administrao, tendo como instrumento de apoio os
documentos por ele protegidos e preservados, visando a sua utilizao. Quando o documento no
mais servir Administrao, pode ser selecionado para servir de fonte para a Histria e a
memria da instituio.
TIPOS DE ARQUIVO
Baseados nas primeiras definies pode-se dizer que existem vrios tipos de Arquivos,
dependendo dos objetivos e competncias das entidades que os produzem. Os Arquivos podem
ser classificados como:
De acordo com a fonte geradora/mantenedora:

pblico: conjunto de documentos que pode ser definido de acordo com o rgo
produtor, ou seja, como de mbito federal, estadual ou municipal;
privado: conjunto de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou
jurdicas, podendo ser institucionais e pessoais.
De acordo com os estgios de arquivamento:

corrente: conjunto de documentos vigentes, freqentemente consultados.
Intermedirio: conjunto de documentos em final de vigncia ou pouco consultados
que ainda servem administrao.
permanente: conjunto de documentos que perderem a vigncia administrativa,
mas que possuem valor histrico, probatrio e informativo e por isso deve ser
preservados permanentemente.
93
Existem tambm os Arquivos que guardam e organizam documentos cujas informaes so

registradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e so chamados de Especiais.
Estes podem fazer parte de um Arquivo mais completo.
DOCUMENTO
Documento toda informao registrada em suporte material, suscetvel de consulta, estudo,
prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem
numa determinada poca ou lugar.
Documento de Arquivo aquele criado em decorrncia de atividades especficas desenvolvidas

por instituies ou pessoas, mantendo por isso uma relao funcional com a fonte geradora.
Documento Administrativo aquele produzido e recebido pelo rgo na execuo das atividades
administrativas e de apoio especializado.
As organizaes desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuies e os

documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos.
Portanto, so variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como so
diferentes os formatos, as espcies, e os gneros em que se apresentam dentro de um Arquivo.
Veremos agora a classificao dos documentos quanto ao formato, gnero, espcie, tipo e
natureza do assunto.
FORMATO
O formato diz respeito configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o
modo como foi confeccionado:
Exemplos: formulrios, fichas, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de
microfilme, mapa, etc.
GNERO
Trata-se da configurao que um documento assunto de acordo com o sistema de signos
(caracteres essenciais, particularmente o suporte e a forma de registro da informao) utilizado na
comunicao de seu contedo. Podem ser:
Textual: manuscritos, datilografados ou impressos;

Audiovisual filmes, fotografias, microfilmes, discos etc.;
Cartogrfico: plantas, mapas;
Iconogrfico: fotos, gravuras, desenhos;
Filmogrfico ou cinematogrficos: vdeos;
Microgrfico: rolos, jaquetas, microfichas, carto janela etc.;
Sonoro: fitas cassetes;
Informtico: disquetes, discos ticos e outros.
94
ESPCIE
a configurao que um documento assume de acordo com a disposio e a natureza das
informaes (estruturao da informao) nele contidas.
As espcies documentais mais comuns so as seguintes:
Atos normativos: documentos relativos normatizao das atividades. Ex.: lei,

decreto, estatuto, portaria;
Atos enunciativos esclarecedores: atos opinativos que esclarecem os assuntos
visando fundamentar uma soluo. Ex.: parecer, relatrio, voto, despacho interlocutrio;
Atos de assentamentos: os configurados por registro de fatos e ocorrncias. Ex.:
ata, apostila, termo, auto de infrao;
Atos comprobatrios: os que comprovam assentamentos. Ex.: certido, atestado,
traslado;
Atos de correspondncia: os que objetivam a execuo dos atos normativos em
sentido amplo. Ex.: carta, circular, ofcio, aviso, memorando, notificao, telegrama, telex,
alvar, edital;
Atos de ajuste: representados por acordo de vontade em que a administrao
federal, estadual ou municipal parte. Ex.: tratado, convnio, contrato, termos
(transaes, ajuste).
NATUREZA
A natureza se refere ao teor do assunto do documento. Quanto natureza do assunto, os
documentos podem ser:
ostensivos: documentos cuja divulgao no prejudica a administrao e por isso

seu acesso livre.
sigilosos: dados ou informaes cujo conhecimento irrestrito ou divulgao possa
acarretar qualquer risco segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles
necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada, da honra e da
imagem das pessoas.
Segundo a necessidade de sigilo e quanto extenso do meio em que pode circular, so quatro os
graus de sigilo e suas correspondentes categorias (para mais informaes sobre documentos
sigilosos, consulte o Manual de Procedimentos de Protocolo e Expedio, parte 3:
a) ultra-secreto
b) secreto
c) confidencial
d) reservado
Os documentos sigilosos requerem medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e

divulgao.
95
DOCUMENTO ARQUIVSTICO
um documento produzido e/ou recebido por uma pessoa fsica ou jurdica, no decorrer das suas
atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade.
O conceito de organicidade refere-se s relaes que um documento mantm com os demais

documentos do rgo e que refletem suas funes e atividades. Os documentos arquivsticos de
uma instituio no so individuais; possuem um conjunto de relaes que devem ser mantidos.
O documento arquivstico apresenta elementos constitutivos suficientes para servir de prova s

atividades exercidas pela instituio. Os elementos principais so:
a) Intrnsecos ou forma intelectual: Gnero, espcie/tipo, procedncia (entidade produtora), data
(Data crnica), local (Data tpica), local, autor, destinatrio, texto/contedo/assunto, ao ou
ato, remetente, cargo de remetente, anotaes, assinatura.
b) Extrnsecos ou forma fsica: idioma, cor, letra, selo, quantidade, forma, formato, logomarca,
suporte, anexos.
PROCESSO
Processo uma unidade documental em que se rene oficialmente documento de natureza diversa
no decurso de uma ao administrativa ou judiciria, formando um conjunto materialmente
indivisvel.
Um processo pode receber informaes, pareceres, anexos e despachos que so tramitados em

conjunto. Deve-se seguir aos procedimentos de juntada de processos descritos no Manual de
Procedimentos de Protocolo e Expedio parte 3.
O tratamento dispensado aos processos o mesmo dispensado aos documentos.
GESTO DE DOCUMENTOS
No art. 3 da Lei Federal n 8.159/91 considera-se gesto de documentos, o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente.
A gesto de documentos deve considerar o planejamento, a organizao, o controle e a

coordenao dos recursos humanos, materiais e operacionais envolvidos com as atividades listadas
acima.
A gesto de documentos tem como objetivos:
racionalizar o ciclo documental.

organizar, de modo eficiente, a produo, administrao, gerenciamento,
manuteno e destinao dos documentos.
formalizar a eliminao de documentos que tenham cumprido seu prazo de
arquivamento.
96
assegurar o acesso informao quando e onde se fizer necessria ao governo e

aos cidados.
garantir a preservao e o acesso aos documentos de carter permanente,
reconhecidos por seu valor para pesquisa histrica ou cientfica.
AVALIAO DE DOCUMENTOS
A avaliao consiste na anlise dos documentos de arquivos visando estabelecer sua destinao de
acordo com os valores que lhes forem atribudos. Os documentos podem ser encaminhados para:
descarte quando no apresentarem servirem administrao;
transferncia para arquivo intermedirio para cumprir prazo de guar;
recolhimento para guarda permanente.
IDADE DOS ARQUIVOS

Conforme os estgios de arquivamento, pelos quais os documentos tramitam os arquivos podem
ser classificados em Correntes, Intermedirios e Permanentes.
Cada um desses estgios corresponde a procedimentos tcnicos diferenciados e, como uma

reao em cadeia, o tratamento despendido aos documentos da idade corrente condiciona, de
forma direta, o desenvolvimento das atividades arquivsticas nas idades intermediria e
permanente.
a) Arquivo Corrente: conjunto de documentos estreitamente vinculados aos fins imediatos

para os quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua tramitao, se
conservam junto aos rgos produtores em razo da freqncia com que so consultados.
b) Arquivo Intermedirio: tem sob sua guarda documentos originrios do arquivo

corrente, que, embora pouco consultados, ainda servem administrao que os produziu
e aguardam sua destinao final.
c) Arquivo Permanente: conjunto de documentos de valor histrico, probatrio e

informativo que devem ser definitivamente preservados. Esses documentos so inalienveis
e imprescritveis. O arquivo permanente surge aps a realizao da avaliao dos
documentos e tem um tratamento tcnico diferenciado para os documentos, bem como
condies de guarda e acesso. Nesta fase a consulta aos documentos totalmente aberta
ao pblico, no podendo haver restrio de acesso ao documento de valor permanente.
97
IV. METODOLOGIA DE
ORGANIZAO
PLANO DE CLASSIFICAO
A classificao de documentos refere-se ao ato ou efeito de analisar e identificar o contedo de
documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser basicamente recuperados,
podendo-se atribuir um cdigo.
A classificao feita a partir do Cdigo de Classificao que o esquema elaborado a partir do

estudo das estruturas e funes da instituio e anlise do arquivo por ela produzido, pelo qual se
distribuem os documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos.
CDIGO DE CLASSIFICAO
O cdigo de classificao de documentos de arquivo um instrumento de trabalho utilizado para
classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas
funes e atividades. A classificao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar os
documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas
arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo, eliminao, transferncia, recolhimento e
acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivstico realizado com base no
contedo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informao
nele contida. A classificao define, portanto, a organizao fsica dos documentos arquivados,
constituindo-se em referencial bsico para sua recuperao.
No cdigo de classificao, as funes, atividades, espcies e tipos documentais genericamente

denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribudos de acordo com as funes e
atividades desempenhadas pelo rgo. Em outras palavras, os assuntos recebem cdigos
numricos, os quais refletem a hierarquia funcional do rgo, definida atravs de classes,
subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular.
O Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica: atividades-

meio, foi elaborado pelo CONARQ e publicado na Resoluo n 14. Adotou-se o sistema decimal
de classificao por assuntos, que consiste em um cdigo numrico dividido em dez classes e
estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente. O Cdigo aborda duas classes
comuns a todos os seus rgos: a classe 000, referente aos assuntos de ADMINISTRAO
GERAL e a classe 900, correspondente a ASSUNTOS DIVERSOS.
As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s atividades-fim do rgo. Estas
classes no so comuns, cabendo aos respectivos rgos sua elaborao, seguindo orientaes da
instituio arquivstica na sua esfera especfica de competncia.
99
V. ROTINAS DE
ARQUIVAMENTO
Antes de se guardar os documentos nas pastas, dossis e mveis correspondentes, os funcionrios

do arquivo devero obedecer a uma seqncia de etapas:
VERIFICAO PRVIA
Consiste na verificao de cada documento / processo quanto ao seu motivo:
a) para arquivamento;
b) para solicitar informao;
c) para verificar a existncia de antecedentes, ser anexado a outro etc.;
importante que o funcionrio verifique se os documentos possuem autorizao para serem

arquivados (Despacho) e se a ao nele contida j foi cumprida e encerrada, verificando-se o
ltimo despacho.
Nesta etapa tambm ser examinado se os documentos possuem anexos e se esses esto no
documento.
Aqueles que se encontrarem irregulares devero retornar ao setor de origem, ou se for do seu
conhecimento complet-lo.
RECEBIMENTO
o ato inicial de recepo de documentos e processos nos Arquivos.
Rotinas correspondentes ao recebimento para arquivamento:

1. Recebe os documentos e processos a serem arquivados atravs da Guia de Transferncia de
Documentos ou despacho da autoridade.
2. Se os documentos/processos estiverem acondicionados em caixas, abre as caixas e os retira.
3. Confere a Guia de Transferncia de Documentos ou despacho da autoridade comparando com
os documentos/processos relacionados.
4. Se conferir, atesta o recebimento (nas duas vias), devolve uma das vias e arquiva a outra. Se
houve erro na Guia ou despacho, faz observao corrigindo ou devolve, se necessrio para a
unidade emitente.
CLASSIFICAO
Os responsveis pela aplicao do Cdigo de Classificao nos setores devem ser os mesmos
servidores que hoje se encarregam do arquivamento e desarquivamento dos documentos. Caso os
documentos ainda no estejam classificados, a Subcomisso de Avaliao de Documentos dever
proceder classificao.
A classificao deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operaes:
a) Estudo: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto
dever ser classificado.
b) Codificao: consiste na atribuio do cdigo correspondente ao assunto de que trata
o documento.
101
O critrio classificador deve ser o contedo do documento, ou seja, o assunto, possibilitando

agrupar espcies documentais (ofcio, memorando, recibo, etc.) que tratam do mesmo assunto em
um dossi, processo ou pasta.
O Cdigo de Classificao deve ser aposto na extremidade superior direita da primeira pgina do
documento preenchido a lpis, pois a classificao pode ser revista no momento da avaliao para
destinao final.
Procedimentos:
1. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s) de acordo com seu
contedo;
2. Separar os documentos por assunto (ex: ofcio, ficha de inscrio, lista de freqncia, cadastro
de instrutor, processo, etc.);
3. Classificar: buscar no Cdigo de Classificao dos Documentos o cdigo correspondente ao
grupo de assunto a que pertence;
3. Anotar o cdigo a lpis no canto superior direito do documento; exemplo:
0-2-5 Treinamento
OBS: Quando o documento estiver acompanhado de anexos, estes devero receber o cdigo
correspondente ao documento.
ORDENAO
A ordenao consiste na reunio dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A
ordenao tempo por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros.
Alm disso, estando ordenados adequadamente ser possvel manter reunidos todos os
documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento.
A escolha da forma de ordenao depende da natureza dos documentos. Os mtodos bsicos so:
ordenao alfabtica: disposio dos documentos ou pastas de acordo com a
seqncia das letras do alfabeto. Pode ser classificada em enciclopdico e dicionrio
quando se trata de assuntos;
ordenao cronolgica: disposio dos documentos ou pastas de acordo com a
sucesso temporal;
ordenao geogrfica: disposio de acordo com as unidades territoriais (pases,
estados, municpios, distritos, bairros e outras);
ordenao temtica: disposio de acordo com temas ou assuntos;
ordenao numrica: disposio de acordo com a seqncia numrica atribuda
aos documentos. Depende de um ndice auxiliar para busca de dados.
102
ARQUIVAMENTO
Uma vez registrado, classificado e tramitado nas unidades competentes, o documento dever ser
encaminhado ao seu destino para arquivamento, aps receber despacho final.
O arquivamento a guarda dos documentos no local estabelecido, de acordo com a classificao

dada. Nesta etapa toda a ateno necessria, pois um documento arquivado erroneamente
poder ficar perdido quando solicitado posteriormente.
A forma mais recomendada para arquivamento a utilizao de miolos, que so pastas de cartolina
(capa de processo) utilizada dentro da pasta suspensa ou caixas-arquivo, como um encarte. Auxilia
a classificao, separando os documentos segundo o melhor mtodo de arquivamento (numrico,
cronolgico, alfabtico, etc.).
O documento ficar arquivado na unidade at que cumpra o prazo para transferncia ao Arquivo
Central ou sua eliminao.
As operaes para arquivamento so:
1. Ler o ltimo despacho, verificando se o documento destina-se ao arquivamento;

2. Se o documento no estiver classificado, atribuir um cdigo conforme o assunto;
3. Ordenar os documentos na ordem seqencial indicada no Cdigo de classificao;
4. Ao arquivar o documento na pasta, verificar a existncia de antecedentes na mesma pasta e
agrupar aqueles que tratam do mesmo assunto, por conseqncia, o mesmo cdigo;
5. Arquivar as pastas na seqncia dos cdigos atribudos (a ordem so os cdigos, a NUP ou
cronolgica?) usar uma pasta para cada cdigo, evitando a classificao "diversos";
6. Ordenar os documentos que no possuem antecedentes de acordo com a ordem estabelecida
cronolgica, alfabtica, geogrfica, verificando a existncia de cpias e eliminando-as. Caso no
exista o original manter uma nica cpia;
7. Arquivar o anexo do documento, quando volumoso, em caixa ou pasta apropriada, identificando
externamente o seu contedo e registrando a sua localizao no documento que o encaminhou.
8. Endereamento - Um endereo no sistema AGUDOC identifica um documento/processo fsico
de forma similar ao de um endereo residencial em uma cidade. O endereo aponta para o local
onde os documentos/processos esto armazenados.
OBS: A classificao e o arquivamento de documentos baseados no assunto/contedo facilita a
recuperao do contexto original da informao e agiliza a etapa de avaliao para eliminao,
transferncia ou recolhimento.
EMPRSTIMO
Esta operao ocorre quando processos, dossis ou outros documentos so retirados do arquivo
para:
emprstimo aos usurios;
prestar informaes;
efetuar uma juntada.
Nesta fase importante o controle de retirada, efetuado por meio do Recibo de Emprstimo no
qual so registradas informaes sobre o processo, alm do setor, nome. Por meio do recibo
(eletrnico) possvel informar com preciso e segurana a localizao do(s) documento(s)
retirado (s).
103
O controle de emprstimo de documentos ser realizado por Sistema de Controle de

Documentos da Advocacia-Geral da Unio AGUDOC
Rotinas correspondentes ao recebimento para emprstimo:

1. Recebe a solicitao de emprstimo/desarquivamento por meio de despacho ou solicitao
"Servios 0800"
2. Confere o NUP do documento/processo a ser desarquivado
3. Consulta o Sistema AGUDOC
4. Localiza o documento/processo e procede ao desarquivamento
5. Verifica a conformidade fsica do processo/documento (numerao, apensos, juntadas,
documentos listados).
6. Registra o trmite no sistema AGUDOC.
7. Imprime o recibo e agrupa ao processo/documento.
8. Entrega o documento/processo ao requisitante e recolhe sua assinatura no recibo ou procede
ao recebimento eletrnico.
CPIA DE DOCUMENTOS
Os documentos/processos podem ser reproduzidos mediante autorizao formal da autoridade
competente. Para interessados internos AGU ou PGF, deve-se proceder ao desarquivamento e
os procedimentos para a cpia devero ocorrer por conta da unidade solicitante.
A solicitao de cpia ou vistas a documentos/processos, de interesse pessoal, dever ser

formulado por meio de requerimento e protocolada solicitando autorizao da autoridade
competente. O interessado deve arcar com os custos de reproduo, que sero pagos mediante
Guia de Recolhimento emitido pela CGDI.
Rotinas correspondentes ao desarquivamento para cpia de interessados externos:

1. Recebe o requerimento protocolado
2. Encaminha para autoridade competente para autorizao
3. Se autorizado, localiza o processo e calcula o nmero de pginas a serem copiadas
4. Gera Guia de Recolhimento GRU, multiplicando o nmero de pginas pelo valor unitrio de
reproduo
5. Entrega Guia para o solicitante
6. Recebe o comprovante de pagamento da GRU
7. Reproduz as devidas pginas listadas no requerimento
8. Entrega as cpias ao solicitante
9. Junta o requerimento, autorizao e pagamento da GRU ao processo reproduzido.
COMO QUANTIFICAR DOCUMENTOS

Recomenda-se que a quantificao de documentos textuais seja feita em metros lineares, tendo
como base o comprimento das prateleiras das estantes e/ou a profundidade das gavetas dos
arquivos.
Prateleira multiplica-se a medida encontrada, pelo nmero de prateleiras por estante, em

seguida, pelo nmero de estantes ocupadas.
Ex.: uma prateleira = 1 metro linear, logo em uma estante com 10 prateleiras h 10 metros
lineares de documentos
104
Arquivo de ao multiplica-se a medida encontrada pelo nmero de arquivos encontrados.

Ex1: uma gaveta = 0,60 cm de profundidade, logo em um arquivo com 4 gavetas h 2,40 metros
lineares de documentos.
No caso da documentao amontoada, calcula-se a metragem cbica (comprimento X altura

X largura) das pilhas de documentos, seguida da converso da medida encontrada em metros
lineares. Pode-se simplificar, considerar a mesma altura da pilha dos documentos em metros
lineares.
Ex: uma pilha de documentos de 1 metro de altura = 1 metro linear.
No caso de documentos em caixas-box, temse que para cada 07 caixas de tamanho padro
(14cm x 27cm x 39cm) h 1 metro linear de documento.
Ex: 7caixas = 1 metro linear de documento
Quanto documentao iconogrfica, cartogrfica, filmogrfica, sonora e microgrfica, a

quantificao dever ser feita por unidade
105
VI. DESTINAO DE
DOCUMENTOS
AVALIAO DOCUMENTAL
A avaliao documental consiste na aplicao da tabela de temporalidade, referindo aos
procedimentos adotados para seleo e destinao dos documentos, uma vez cumpridos os
prazos de guarda estabelecidos. realizada em cada rgo pela Subcomisso Permanente de
Avaliao de Documentos.
Considera-se na avaliao os valores primrio e secundrio dos documentos:

Valor primrio - refere-se ao valor do documento para atender aos fins pelo
qual foi produzido, sejam esses fins de carter administrativo, legal ou fiscal. Os
documentos apenas com valor primrio podem ser eliminados aps o cumprimento
do prazo de arquivamento estabelecido na Tabela de Temporalidade.
Valor secundrio refere-se ao valor do documento para atender outros fins
que no so, necessariamente, aqueles pelos quais foi criado. Os documentos com
valor secundrio apresentam interesse cultural, cientfico, tecnolgico ou histrico.
Devem ser preservados em carter permanente, mesmo j tendo cumprido suas
finalidades primeiras.
Exemplo de documentos com valor secundrio: Ata de reunio, Processo de Seleo,
Plano de cargos e salrios, Ato administrativo, Alterao salarial, Dossi de campanha
de preveno.
TABELA DE TEMPORALIDADE
o registro esquemtico do ciclo de vida da documentao da instituio. Sua elaborao depende
da anlise da documentao e visa determinar o prazo de manuteno dos documentos no arquivo
corrente, sua transferncia ao arquivo intermedirio, alm dos critrios para eliminao ou
recolhimento ao arquivo permanente.
A Tabela de Temporalidade, sendo instrumento de gesto documental, padroniza os

procedimentos de avaliao de documentos, padroniza os tipos documentais, racionaliza os
documentos e estabelece o cronograma de transferncia e recolhimento para os arquivos
intermedirio e permanente.
Sua estrutura bsica geralmente contempla os conjuntos documentais produzidos e recebidos por
uma instituio no exerccio de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e
intermediria, a destinao final eliminao ou guarda 3. Prazo 3. Prazo de arquivamento deve
contar a partir do primeiro dia til do exerccio seguinte ao do arquivamento do documento,
exceto aqueles que originam despesas, cujo prazo de arquivamento contado a partir da
aprovao das contas pelo Tribunal de Contas;
4. Eliminar as cpias e vias, quando o documento original estiver no conjunto documental (dossi,
processo ou pasta);
5. Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;
6. Elaborar listagem dos documentos destinados transferncia para o arquivo intermedirio do
rgo.
OBS: Quando houver processo judicial os prazos de arquivamento devem ser suspensos at a
concluso do mesmo.
107
COMO UTILIZAR A TABELA

A Tabela de Temporalidade de Documentos deve ser utilizada no momento de
classificao e avaliao da documentao. Ela ser utilizada tanto nos documentos
correntes dos arquivos locais como nos arquivos centralizados.
Proceder da seguinte forma:
1. Verificar se os documentos esto classificados de acordo com os assuntos de Cdigo

de Classificao de Documentos;
2. Documentos que se referem a dois ou mais assuntos, devero ser classificados e
agrupados ao conjunto documental (dossi, processo ou pasta) que possui maior prazo de
arquivamento ou que tenha sido destinado guarda permanente;
3. Prazo de arquivamento deve contar a partir do primeiro dia til do exerccio seguinte
ao do arquivamento do documento, exceto aqueles que originam despesas, cujo prazo de
arquivamento contado a partir da aprovao das contas pelo Tribunal de Contas;
4. Eliminar as cpias e vias, quando o documento original estiver no conjunto documental
(dossi, processo ou pasta);
5. Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;
6. Elaborar listagem dos documentos destinados transferncia para o arquivo
intermedirio do rgo.
OBS: Quando houver processo judicial os prazos de arquivamento devem ser suspensos
at a concluso do mesmo.
ELIMINAO DE DOCUMENTOS
A eliminao de documentos definida aps a anlise da Subcomisso de Avaliao, que julga os
valores primrio e secundrio dos documentos, seguindo os critrios indicados neste manual e os
prazos de arquivamento da Tabela de Temporalidade.
Segundo a Resoluo Federal n 7, de 20/05/1997, definida pelo CONARQ Conselho

Nacional de Arquivos, o registro dos documentos a serem eliminados dever ser efetuado por
meio dos seguintes instrumentos, que so de guarda permanente:
Listagem de Eliminao de Documentos. Tem por objetivo registrar informaes
pertinentes aos documentos a serem eliminados. Esta deve ser aprovada pela Comisso da
Avaliao de Documentos CAD.
Edital de Cincia de Eliminao de Documentos. Tem por objetivo tornar pblico,
em peridicos oficiais, o ato de eliminao dos acervos arquivsticos. O modelo do Edital
de Cincia de Eliminao de Documentos, baseia-se na Resoluo Federal n 5, de
30/09/1996, definida pelo CONARQ, que dispe sobre o assunto e d outras
providncias. (Formulrio II).
Termo de Eliminao de Documentos. Tem por objetivo registrar as informaes
relativas ao ato de eliminao. (Formulrio III).
Os documentos que aguardam aprovao para sua eliminao devem ser acondicionados em
caixas-box, identificadas com lombadas especficas.
108
Para algumas vias do documento, a eliminao pode ser efetuada no prprio arquivo corrente,
pelos servidores daquela unidade, sob orientao da comisso ou grupo de avaliao.
De alguns documentos so eliminadas todas as vidas, por no possurem qualquer interesse para a
guarda permanente ou porque suas informaes so importantes,
COMO CLASSIFICAR OS DOCUMENTOS PARA ELIMINAR

Para os documentos que sero avaliados para destinao final tambm se utiliza o assunto como
critrio classificador, devendo proceder da seguinte maneira:
1. Separar os documentos por assunto;

2. Localizar o assunto no Cdigo de Classificao de Documentos;
3. Anotar o Cdigo/Assunto em folha A4 ou planilha, que ser a folha de rosto dos documentos
agrupados;
4. Acondicionar esses documentos utilizando uma caixa arquivo para cada assunto/cdigo pois
ser quantificado no momento do preenchimento do formulrio de eliminao (Ver modelo de
lombada nos anexos);
5. Colar nesta caixa a etiqueta padro para Eliminao;
6. Caso o documento no pertena mais ao arquivo corrente, mas est em uma caixa aguardando
avaliao, ou seja, a definio de sua temporalidade, ele dever ser agrupado com os outros do
mesmo cdigo e acondicionado em caixa arquivo com etiqueta padro;
7. O documento que j cumpriu a fase intermediria e de guarda permanente, ser higienizado e
acondicionado para futuro tratamento.
TRANSFERNCIA
A transferncia de documentos do arquivo corrente ou setoriais para o arquivo intermedirio do
rgo atividade fundamental para racionalizar o uso do espao fsico das reas administrativas,
mantendo nos arquivos setoriais a documentao de valor primrio.
Nos arquivos intermedirios ficam os documentos que, cessado ou reduzido seu uso freqente
nas unidades produtoras, por razes de interesse administrativo e racionalizao de recursos, so
transferidos dos arquivos correntes e aguardam destinao final para sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente, segundo os critrios da Tabela de Temporalidade e
Destinao.
A unidade responsvel pela deciso do arquivamento de documentos e processos aquela onde o

mesmo foi encerrado, resolvendo a demanda que o gerou. A transferncia de documentos e
processos para o Arquivo Central deve seguir os seguintes critrios:
Sero recebidos pelo Arquivo Central somente os documentos de arquivo definidos como
sendo aqueles recebidos ou produzidos pela AGU e PGF, em decorrncia do exerccio de suas
atividades especficas, qualquer que seja o suporte de informao ou a natureza, de acordo com os
prazos estabelecidos pela Tabela de Temporalidade;
Somente sero recebidos documentos relacionados em guias prprias de transferncia, que
devem ser emitidas em duas vias, conferidas e assinadas por servidores responsveis pela
transferncia e pelo recebimento, no Arquivo Central (modelo e instrues de preenchimento
encontram-se em anexo);
109
Os processos transferidos ao Arquivo Central devem contem despacho determinando o

arquivamento, incluindo o local, a data, assinatura e identificao da autoridade competente, com a
respectiva funo;
A transferncia ser feita de documentos originais, excetuando-se os casos cujos originais
encontram-se nos seus rgos de origem, dos quais s existem cpias;
Os documentos e processos sero transferidos segundo a ordem e organizao mantidas nos
arquivos setoriais;
Quando da transferncia de documentos de arquivo, devem ser retirados os grampos e
ferragens dos mesmos, as pastas suspensas devem ser substitudas por pastas de cartolina sem
ferragens e acondicionadas em caixas-arquivo;
Os documentos transferidos passaro a custdia e responsabilidade do Arquivo Central da
AGU;
Somente sero aceitas as transferncias que estiverem de acordo com as exigncias fixadas neste
Manual.
Os documentos e processos podem ser reativados, voltando a tramitar, com o seu

desarquivamento requisitado pela autoridade competente.
RECOLHIMENTO
Os documentos considerados de valor histrico, probatrio ou informativo, cuja preservao
dever ser em carter definitivo em funo de seu valor, sero recolhidos e passaro custdia e
responsabilidade do Arquivo Central da Advocacia-Geral da Unio.
As instrues de transferncia esto listadas no item anterior.
110
VII. CONSERVAO DE
DOCUMENTOS
Para que o documento permanea em condies de utilizao so necessrias prticas de

conservao de documentos que visam assegurar a integridade fsica dos suportes e a qualidade do
acesso s informaes.
Todos os usurios da documentao produzida e expedida devem se preocupar com a

importncia da conservao do patrimnio pblico, histrico, comprobatrio e cultural da
instituio. Esse legado de responsabilidade de todos.
Para que o documento permanea em condies de utilizao so necessrias prticas de

conservao de documentos que visam assegurar a integridade fsica dos suportes e a qualidade do
acesso s informaes.
Todos os usurios da documentao produzida e expedida devem se preocupar com a

importncia da conservao do patrimnio pblico, histrico, comprobatrio e cultural da
instituio. Esse legado de responsabilidade de todos.
Para uma boa conservao observar as seguintes orientaes:

1. Limpeza: o acmulo de p no ambiente favorece o surgimento de fungos e bactrias, que se
proliferam quando a umidade aumenta e transforma as partculas de poeira em habitat ideal para
sua reproduo.
Remover o p e demais sujidades a seco;
Remover o p das lombadas e partes externas com aspiradores e para a limpeza
das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodo;
Sempre que possvel, remover os objetivos que causem danos aos documentos
como prendedores metlicos, etiquetas, fitas adesivas, papis e cartes cidos,
substituindo-os, quando necessrio, por materiais inertes, como o propileno;
Dedetizar com freqncia o ambiente do arquivo;
No fumar nem consumir alimentos e bebidas na rea de trabalho
2. Temperatura e umidade relativa devem ser mantidas com ndices de 20C de temperatura e
50% de Umidade Relativa do Ar. Altos ndices de temperatura e umidade so extremamente
prejudiciais aos documentos, pois aceleram processos qumicos de deteriorao, alm de permitir
a proliferao de insetos e o ataque de microorganismos (fungos e bactrias).
COMO PRESERVAR OS DOCUMENTOS

As mos devem ser lavadas no incio e ao final do trabalho. Freqentemente os
dedos podem estar sujos de tinta, manchando o papel. A gordura natural existente nas
mos tambm danifica o documento ao longo do tempo.
Ao consultar livros ou documentos, no apoiar as mos e os cotovelos.
Recomenda-se sempre manuse-los sobre uma mesa.
Cuidar para no rasgar o documento ou danificar capas e lombadas ao retir-lo de
uma pasta, caixa ou estante.
No dobrar ou rasgar os documentos, pois o local no qual ele dobrado resulta
em uma rea frgil que se rompe e rasga facilmente.
Evitar o uso de grampeador, especialmente em documentos de guarda
permanente. Alm das perfuraes produzidas, os grampos de metal enferrujam
rapidamente.
112
Evitar o uso de clipes de metal em contato direto com o papel. Utilizar de

preferncia clipes plsticos, ou metal no oxidvel ou proteger os documentos com
um pequeno pedao de papel na rea de contato.
Ao furar documentos, dobrar a folha delicadamente ao meio de forma a coincidir
o centro da folha com a marca do furador.
No usar fitas adesivas diretamente sobre os documentos. Esse tipo de cola perde
a aderncia rapidamente, resultando em uma mancha escura de difcil remoo.
Uso de cpias xerox de documentos contra-indicado, pois as mquinas xerox,
que operam com luz ultravioleta em grande intensidade, causam danos tanto ao papel
como tinta do documento original. importante lembrar que as fotocpias no
substituem o original ou a 2 via de um documento.
Evite guardar documentos, mapas ou outros objetos de grande tamanho, em
forma de rolos ou em gavetas ou caixas pequenas. Acondicione em envelopes de papel
neutro e, de preferncia, em mapotecas.
Evite fumar, beber ou se alimentar perto de documentos, evitando o perigo de
manchas, queimaduras e atrativos para insetos.
Evite materiais que derretam tais como elsticos de ltex. Use cadaros de
algodo.
Evite colas plsticas e em basto que favorecem a degradao. Substitua por
metilcelulose (a base de gua) que neutra e reversvel.
Os papis das capas de processo devem ser alcalinos e/ou capas de processos que
contenham fibra longa (papel Kraft branco KB 125, com 125 g/m2) para que tenham
resistncia ao manuseio.
ACONDICIONAMENTO E GUARDA
Antes do acondicionamento dos documentos em caixas-box, recomenda-se a higienizao do
acervo, liberando-o de poeira e de outros resduos estranhos aos documentos.
O tipo de material e mobilirio adequado para a guarda de documentos deve

corresponder freqncia de uso dos mesmos, em funo da durabilidade e facilidade de
acesso consulta.
Deve-se analisar as melhores opes de embalagens. Pode-se adotar diversos
modelos de caixas, envelopes, folders, pastas, etc. Para definir a melhor forma de
acondicionamento necessrio considerar o tamanho e o tipo de documento, o espao
disponvel, os custos e o tempo de guarda.
Jamais utilizar barbantes ou elsticos que cortam e danificam a embalagem e os
documentos ali acondicionados.
Utilizar pastas com prendedores e hastes plsticas. Fixadores de metal enferrujam
facilmente e danificam o documento. Usar embalagens de tamanho maior que o
documento para no dobr-lo ou amass-lo. No acondicionar documentos acima da
capacidade da pasta ou caixa.
O acondicionamento dos documentos textuais deve ser feito em caixas-arquivo
de tamanho padro produzidas em material inerte.
113
VIII. REGISTRO NO
SISTEMA AGUDOC
Antes de iniciar os trabalhos de avaliao do acervo, deve-se certificar se os documentos e

processos esto devidamente registrados e classificados no sistema AGUDoc.
Cadastrar os documentos sem registro;

Verificar se os documentos j cadastrados esto tramitados para o arquivo (e se
constam de despacho da autoridade para arquivamento).
TELAS DO AGUDOC
ARQUIVO
O AGUDOC, contempla a tabela de classificao de documentos, e o endereamento fsico; que

no momento de arquivamento, dever ser classificado, endereando-se fisicamente no sistema.
ARQUIVANDO DOCUMENTOS/PROCESSOS
Passo a passo:
1) O documento/processo com destino para o setor de arquivo, abre-se a possibilidade do seu

arquivamento fsico. Na tela de detalhes, no menu de alterao clique em arquivamento, conforme
figura abaixo:
115
2) Na tela seguinte, vamos classificar o documento/processo de acordo com a tabela de

classificao do CONARQ Conselho Nacional de Arquivo. Possibilitando o endereamento
fsico do documento/processo.
3) No campo da sub-classe, busque a classificao do documento no sistema alto

preenchimento classificao e temporalidade.
116
4) Documento classificado e endereado eletronicamente no AGUDOC.
5) Uma vez classificado e endereado, voc poder tanto adicionar como limpar as informaes;
posteriormente, clique em salvar para confirmar a operao.
117
DISPOSIES FINAIS
Para finalizar este Manual, seguem alguns princpios de conduta que devem ser seguidos por
todos os servidores e colaboradores da rea de documentao:
1. Observar princpios ticos dispensados aos documentos, mantendo absoluta

discrio com relao s informaes neles contidas.
2. Cada rgo ou unidade dever ter uma comisso credenciada, com competncia
para receber documentos de carter sigiloso, como confidenciais, secretos e reservados.
3. vedado fornecer informaes sobre o contedo das notas, pareceres e
despachos proferidos nos processos em tramitao na AGU, salvo quando estes ltimos
encerrarem exigncias a serem atendidas pelos interessados.
4. vedado o acesso de pessoas estranhas s dependncias internas dos setores de
Protocolo e Arquivo.
5. Caber a cada rgo ou unidade definir sua prpria estrutura de protocolo, se
central e/ou setorial, de acordo com as orientaes deste manual. A CGDI poder ser
consultada para dirimir eventuais dvidas quanto adequao de estrutura.
6. Dispensar adequado tratamento fsico aos documentos, observando cuidados de
higiene e manuseio, de acordo com as orientaes deste manual.
7. A inobservncia desta norma por parte do servidor pblico ou colaborador
responsvel pela guarda, movimentao de correspondncias, documentos e processos
constitui falta grave, objeto de apurao de responsabilidades inicialmente mediante
processo de sindicncia.
8. As dvidas e casos omissos sero dirimidos junto Coordenao-Geral de
Documentao e Informao (CGDI-SGAGU).
118
BIBLIOGRAFIA
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO. Coordenao-Geral de Documentao e Informao.
Instalao da Subcomisso Permanente de Avaliao de Documentos PRU 5
Regio (apostila de treinamento). Fevereiro, 2008.
AGNCIA NACIONAL DE GUAS. Manual de Gesto de Documentos, Arquivos e

Biblioteca. Braslia-DF: ANA, 2005.
ARQUIVO NACIONAL. Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997. Dispo sobre os

poder pblico.
BELLOTTO, H. L. Como fazer anlise diplomtica e anlise tipolgica de documento de

arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa Oficial, 2002.
_______. Coordenao-Geral de Documentao e Informao. Manual de Procedimentos de

Protocolo e Expedio. AGU: Braslia, 2008.
_________. Conselho Nacional de Arquivos. Classificao, temporalidade e destinao de

documentos de arquivo; relativos s atividades-meio da administrao pblica/Arquivo
Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001.
CONSELHO DA JUSTIA FEDERAL. Programa de Gesto Documental Manual de

Procedimentos. Disponvel em: www.jf.gov.br/portal/gestaodocumental
/documentos/MANUAL%20DE%20PROCEDIMENTOS.pdf
DEPARTAMENTO ESTADUAL DE ARQUIVO PBLICO. Manual de gesto de documentos

do Estado do Paran. Curitiba: O Arquivo, 2007.
MINISTRIO DA AGRICULTURA, PECURIA E ABASTECIMENTO. Manual de

Procedimentos: Comunicaes Administrativas. Braslia DF: MAPA, 2004.
MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO. Manual de Gerenciamento

de Documentos e Utilizao do CPROD.net. Braslia-DF: MP, 2002.
MINISTRIO PBLICO FEDERAL. Procuradoria Geral da Repblica. Glossrio de Termos

Jurdicos. Disponvel em: http://noticias.pgr.mpf.gov.br/servicos/glossario.
MARTINS, Neire do Rocio. Manual tcnico organizao de arquivos correntes e

intermedirios. Universidade Estadual de Campinas Agncia de Formao Profissional
Arquivo Central do Sistema de Arquivos. Campinas, 2005.
41 p. Disponvel em: http://www.unicamp.br/siarq/publicacoes/organizacao_arquivos_cor

rentes_intermediarios.pdf
PAZ, J. M. da, et all. A responsabilidade dos arquivos nas tomadas de decises. Biblios,
Peru, v. 18-19, abr./set. 2004. Disponvel em http://www.bibliosperu.com/
articulos/18_19/2004_20.pdf
119
ANEXOS
EXEMPLOS DE ENVELOPE, CARIMBOS, ETIQUETAS E CAPA DE

PROCESSO
Exemplo de envelope
Exemplo de carimbo de NUP
Exemplo de carimbo de numerao
Exemplo de etiqueta de capa de processo
121
Exemplo de capa de processo
122
EXEMPLOS DE FORMULRIOS PARA EXPEDIO

Exemplo de guia dos Correios
123
Exemplo de guia de remessa de malote
124
DOCUMENTOS GERADOS PELO SISTEMA AGUDOC
Exemplo de Resumo de Pesquisa
125
Exemplo de Papeleta de Encaminhamento
126
Exemplo de Recibo
127
MODELOS DE TERMOS DE JUNTADA
MODELO DE TERMO DE JUNTADA DE PROCESSO A PROCESSO
PROTOCOLO
TERMO DE JUNTADA DE PROCESSO A PROCESSO
Aos .................................................. dias do ms de ...............................
de ......................., neste Protocolo, atendendo ao despacho do(a)(s)
................................................................., fao a juntada do(s) processo de
n(s)................................................ ao processo n ................................
Doravante, tendo o processo de n ................................. renumeradas
as suas folhas, passa o todo se constituir de .............................folhas,
inclusive esta.
_____________________________________
Assinatura
_____________________________________
Servidor/ Matrcula (SIAPE)
128
INSTRUES DE PREENCHIMENTO
Utilizar quando realizar juntada de um processo a outro processo.
A juntada ocorre somente mediante despacho.
A juntada possui carter definitivo, uma vez realizada no poder ser desfeita (desanexada). A
numerao da pgina deve ser feita seqencialmente no processo.
Obs: A juntada possui carter definitivo. Caso o interesse seja de juntar temporariamente, o
procedimento deve ser de apensao.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data da
juntada.
2. SOLICITANTE DA JUNTADA:
Informar quem a autoridade que
solicitou a juntada.
3. N DO(S) PROCESSO(S)
JUNTADO(S): Indicar o NUP
do(s) processo(s) que est(o)
sendo juntado(s) ao principal.
4. N DO PROCESSO: Indicar o
n do processo que ir receber
o(s) juntado(s). A partir da
juntada, a busca no sistema ser
feita a partir desse n de processo.
5. N DO PROCESSO: Indicar n
do processo que recebeu a
juntada.
6. N TOTAL DE FOLHAS: Deve
ser indicado quantas folhas o
processo passou a ter aps a
juntada. Ver mais orientaes em
PROCEDIMENTOS.
ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor que executou a juntada mediante
solicitao da autoridade competente.
2. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo do servidor digitados ou
manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo.
Procedimentos:
Agrupar o DESPACHO da autoridade e o TERMO DE JUNTADA emitido pelo protocolo.
Ao final do processo primrio, antes de sua contracapa, apor o processo secundrio.
Proceder numerao seqencial, inclusive da capa, eliminando a contracapa.
Numerar a folha, mas NO atribuir NUP. NUP vai para o despacho da autoridade.
129
MODELO DE TERMO DE JUNTADA DE DOCUMENTO A PROCESSO
PROTOCOLO
TERMO DE JUNTADA DE DOCUMENTO A PROCESSO
Aos ................................. dias do ms de ....................... de ...............,

neste Protocolo / Apoio, atendendo ao despacho do(a)(s) .......................
........................................, fao a juntada do(s) ..................................................
(TIPO DE DOCUMENTO)
n(s)........................................................ de ____ / _____ / _________e NUP

(N E SEU COMPLEMENTO)
........................................... ao processo n ...................................................................... ..

(N DO PROCESSO PRINCIPAL)
Doravante, tendo o processo de n ......................................................

(N DO PROCESSO PRINCIPAL)
renumeradas as suas folhas, passa o todo se constituir de

.............................folhas, inclusive esta.
_____________________________________
Assinatura
_____________________________________
130
Utilizar quando realizar juntada de um processo a um processo.
A juntada ocorre somente mediante despacho.
A juntada possui carter definitivo, uma vez realizada no poder ser desfeita (desanexada). A
numerao da pgina deve ser feita seqencialmente no processo.
Obs: A juntada possui carter definitivo. O(s) documento(s) juntado(s) passar(o) a tramitar
junto com o processo principal.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data da juntada.
2. SOLICITANTE DA JUNTADA:
solicitou a juntada.
3. TIPO(S) DO(S) DOCUMENTO(S)
JUNTADO(S): Indicar o(s) tipo(s)
do(s) documento(s) est(o) sendo
juntado(s) ao processo principal.
4. N DO(S) DOCUMENTO(S):
Indicar o n completo do(s)
documento(s) ser(o) juntado(s),
incluindo ano e siglas do rgo de
origem. Caso venha sem numerao,
colocar S/N
5. DATA DO(S) DOCUMENTO(S):
Colocar a data do documento e NO
do cadastramento no sistema. Caso o
documento no esteja datado, colocar
S/D
6. NUP: Indicar o NUP de cadastro
do(s) documento(s).
7. N DO PROCESSO: Indicar o n do
processo principal que receber o(s)
documento(s).
8. N DO PROCESSO: Repetir o n do processo principal que receber o(s) documento(s)
9. N TOTAL DE FOLHAS: Deve ser indicado quantas folhas o processo passou a ter aps a
juntada. Ver mais orientaes em PROCEDIMENTOS.
10. ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor que executou a juntada
mediante solicitao da autoridade competente.
manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo
Procedimentos:
Juntar o documento ao processo fsica e eletronicamente (ou seja, no sistema).
Agrupar o DESPACHO da autoridade e o TERMO DE JUNTADA emitido pelo
protocolo/apoio.
Numerar seqencialmente as folhas.
Numerar seqencialmente a folha do Termo de Juntada, mas NO atribuir NUP. NUP vai
para o despacho da autoridade.
131
MODELO DE TERMO DE APENSAO
PROTOCOLO
TERMO DE APENSAO
Aos ............................. dias do ms de .................... de .......................,
neste Protocolo, atendendo ao despacho do(a)(s)
............................................................................................................................,
fao apensar o presente processo n ...................................... ao processo
n(s)........................................................
_____________________________________
Assinatura
_____________________________________
132
Utilizar quando apensar um processo a outro.
A apensao s ocorre mediante despacho.
Obs: A apensao possui carter provisrio. Enquanto estiverem apensados, os processos

apensados tramitaro junto com o processo principal, mantendo sua numerao original, sem se
integrarem como um nico processo.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data da apensao.
2. SOLICITANTE DA APENSAO:
solicitou a apensao.
APENSADO(S): Indicar o(s) nmero(s)
do(s) processo(s) que esto sendo
apensados ao processo principal
4. N DO PROCESSO PRINCIPAL:
Indicar o n do processo principal que
est recebendo o(s) outro(s)
apensado(s).
5. ASSINATURA: Dever ser aposta a
assinatura do servidor que executou a
apensao mediante solicitao da
6. IDENTIFICAO DO SERVIDOR:
Indicar o nome e cargo do servidor digitados ou manuscritos em letra legvel ou atravs de
carimbo
Procedimentos:
Manter superposto um processo ao outro, prendendo a contracapa do processo primrio
(principal) capa do secundrio e assim seqencialmente;
Ao final do processo secundrio (que est sendo apensado), agrupar o DESPACHO da
autoridade competente e o TERMO DE APENSAO emitido pelo protocolo;
Proceder aos registros no sistema relativos aos procedimentos fsicos;
Anotar na parte inferior da capa do processo primrio, os dados do processo apensado;
Manter a numerao original dos processos apensados (no renumerar os processos).
NO atribuir NUP ao TERMO DE APENSAO, a NUP vai para o despacho da
autoridade.
133
MODELO DE TERMO DE DESAPENSAO
PROTOCOLO
TERMO DE DESAPENSAO
Aos .................................................. dias do ms de ...............................
.......................................................................................................................
................................................................................, fao desapensar do
processo n ................................................ o(s) processo
n(s).............................................., que passam a tramitar em separado.
_____________________________________
Assinatura
_____________________________________
134
Utilizar quando desapensar (um) processo(s) de outro.
A desapensao deve ser efetuada somente mediante solicitao, por despacho, da autoridade
competente.
Na parte inferior da capa do processo principal, no campo Anexos, deve ser informada a data
da desapensao (a informao da apensao foi colocada no momento da apensao).
Obs: A desapensao deve ser informada no sistema. Quando desapensados, os processo

voltaro a tramitar em separado.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data da desapensao.
2. SOLICITANTE DA DESAPENSAO:
solicitou a desapensao.
3. N DO PROCESSO PRINCIPAL:
Indicar o nmero do processo principal
que recebeu o(s) apensados.
DESAPENSADO(S): Indicar o n do(s)
processo(s) que est(o) deixando o
principal.
desapensao mediante solicitao da
6. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo do servidor digitado ou
Procedimentos:
Desapensar (separar) fisicamente os processos superpostos.
Lavrar o TERMO DE DESAPENSAO, citando a destinao dos processos e apor o
DESPACHO da autoridade em cada processo desapensado.
Informar na parte inferior da capa do processo principal a data da desapensao dos
processos, tornando sem efeito a anotao da capa do processo feita poca da apensao.
Registrar eletronicamente (no sistema) a desapensao.
NO atribuir NUP ao TERMO DE DESAPENSAO, a NUP vai para o despacho da
autoridade.
135
MODELO DE TERMO DE DESENTRANHAMENTO
PROTOCOLO
TERMO DE DESENTRANHAMENTO
Aos .................................................. dias do ms de ...............................
...........................................................................................................................,
fao a retirada do presente processo n ............................................... da(s)
pea(s)/ folha(s) n(s)................................................................, por motivo de
......................................................................................................................
_____________________________________
Assinatura
_____________________________________
136
Utilizar quando desentranhar (separar) folhas. Peas de um processo.
O desentranhamento ocorre somente mediante despacho.
ATENO: Em hiptese alguma pode ser retirada a folha ou pea principal do processo.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data do
desentranhamento.
2. SOLICITANTE DO
DESENTRANHAMENTO: Informar
quem a autoridade que solicitou o
desentranhamento.
3. N DO PROCESSO: Indicar o
nmero do processo do qual esto
sendo retiradas folhas/ peas.
4. N DA(S) FOLHA(S)/ PEA(S)
DESENTRANHADA(S): Indicar o(s)
n(s) da(s) folha(s)/ pea(s) que
est(o) sendo desentranhada(s)
(separadas) do processo.
5. MOTIVO/DESTINO: Dever ser
informado o motivo ou o destino
da(s) folha(s)/ pea(s) retirada(s).
assinatura do servidor que executou o desentranhamento.
Procedimentos:
Tendo em mos o DESPACHO solicitando o desentranhamento, retirar a(s) folha(s) ou
pea(s) solicitadas;
Manter cpia das peas retiradas do processo.
Lavrar, aps o DESPACHO, o TERMO DE DESENTRANHAMENTO, citando o intervalo de
folhas / peas retiradas do processo e a sua destinao.
Proceder aos registros no sistema relativos aos procedimentos fsicos;
Conservar a numerao original das folhas ou peas do processo, colocando o TERMO
DESENTRANHAMENTO (ou cpia do TERMO, se necessrio) no intervalo de folhas/ peas
retiradas do processo;
NO atribuir NUP ao TERMO DE DESENTRANHAMENTO, a NUP vai para o despacho da
autoridade.
137
MODELO DE TERMO DE DESMEMBRAMENTO
PROTOCOLO
TERMO DE DESMEMBRAMENTO
Aos .................................................. dias do ms de ...............................
.............................................................................................................................
............................., foram retiradas por motivo de desmembramento a(s)
pgina(s) ............... a ............... do processo n ................................................
e juntada(s) ao processo n ..............................................................
_____________________________________
Assinatura
_____________________________________
138
Utilizar quando desmembrar (retirar definitivamente) folhas/ peas de um processo para
formao de outro processo. O desmembramento ocorre somente mediante despacho.
ATENO: vedada a retirada de folha ou pea inicial do processo.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data do desmembramento.
2. SOLICITANTE DO DESMEMBRAMENTO:
Informar quem a autoridade que solicitou o
desmembramento.
3. N/ INTERVALO DA(S) FOLHA(S)/
PEA(S) DESMEMBRADA(S): Indicar o(s) n(s)
da(s) folha(s)/ pea(s) que est(o) sendo
desmembrada(s) (retiradas) do processo.
4. N DO PROCESSO: Indicar o nmero do
processo do qual esto sendo retiradas folhas/
peas.
5. N DO PROCESSO DE DESTINO: Deve
ser informado o n do processo ao qual
est(ao) sendo destinada(s) a(s) folha(s)/
pea(s) retiradas.
6. ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor que executou o
desmembramento.
Procedimentos:
Tendo em mos o DESPACHO solicitando o desmembramento, retirar a(s) folha(s) ou
pea(s) solicitadas;
Lavrar o TERMO DE DESMEMBRAMENTO, citando o intervalo de folhas / peas retiradas do
processo e o nmero de processo ao qual se destina(m);
Apor o TERMO DE DESMEMBRAMENTO no intervalo de onde foram retiradas as folhas/
peas, conservando a numerao original do processo;
Autuar o novo processo a ser composto com a(s) folha(s) / pea(s) desmembrada(s) ou
proceder numerao, caso a(s) folha(s)/ pea(s) retirada(s) venham a compor processo j
existente;
Proceder aos registros no sistema relativos aos procedimentos fsicos no campo
Observao;
NO atribuir NUP ao TERMO DE DESMEMBRAMENTO, a NUP vai para o despacho da
autoridade.
139
MODELO DE TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME
PROTOCOLO
TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME
Aos .................................. dias do ms de ............................................
de ................................., neste Protocolo / Apoio, procedemos ao
encerramento deste volume n................................. do processo n
..................................................... com folhas de .......... a .......... , inclusive
esta, efetuando a abertura do volume...........
_____________________________________
Assinatura
_____________________________________
140
Utilizar quando for necessrio encerrar o volume do processo. Cada volume dever ter, no
mximo, 200 folhas.
Os autos no devero exceder a 200 folhas por volume. Caso necessite acrescentar mais folhas
ao processo, abrir outro volume, destacando, na capa do processo e no sistema, os volumes
existentes.
A contracapa do volume encerrado e a capa do prximo volume no devem receber numerao.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data do encerramento do
volume.
2. N DO VOLUME: Informar o volume do
processo que est sendo encerrado.
processo que est tendo o volume encerrado.
4. N DAS FOLHAS DO VOLUME: Indicar o

n inicial e o n final das folhas do volume. Na
parte inferior da capa do processo dever
estar escrito a que volume se refere. O n do
volume deve estar discriminado tambm no
sistema no campo Observao.
5. N DO VOLUME A SER ABERTO: Indicar
n do volume que ser aberto para dar
seqncia numerao dos volumes dos
processos, lembrando de apor a informao na
capa dos volumes.
6. ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor que executou a juntada mediante
solicitao da autoridade competente.
IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo do servidor digitados ou
manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo.
Procedimentos:
Os autos no devero exceder a 200 folhas em cada volume.
Quando o processo contiver nmero de folhas excedente ao limite fixado nesta instruo,
devem ser abertos novos volumes. Por exemplo, um processo contm 180 folhas e precisa
receber um documento contendo 50 folhas; o volume dever ser encerrado, mediante
lavratura do TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME e aberto outro volume com o
TERMO DE ABERTURA DE VOLUME, para conter as 50 folhas.
Incluir no volume anterior, aps a ltima folha do processo, o TERMO DE
ENCERRAMENTO DE VOLUME, devidamente numerado.
Fazer a indicao do volume na capa de cada volume do processo e no sistema no campo
Observao.
141
MODELO DE TERMO DE ABERTURA DE VOLUME
PROTOCOLO
TERMO DE ABERTURA DE VOLUME
Aos ........................................ dias do ms de ........................................
de ........................, neste Protocolo / Apoio, procedemos abertura do
volume n............................. do processo n ............................................. que
se inicia com este Termo, numerado seqencialmente como folha n .........
_____________________________________
Assinatura
_____________________________________
142
Utilizar quando for necessrio encerrar o volume do processo. Cada volume dever ter, no
mximo, 200 folhas.
Os autos no devero exceder a 200 folhas por volume.
A numerao dever ser seqencial, sem que a contracapa do volume encerrado e a capa do
prximo volume recebam numerao. Na seqncia de numerao dos volumes deve estar o
TERMO DE ABERTURA.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data da abertura do
volume.
2. N DO VOLUME: Informar o volume do
processo que est sendo aberto.
processo que est recebendo novo volume.
4. N DA FOLHA DE ABERTURA DO
VOLUME: O nmero da folha que abre o novo
volume o prprio Termo de Abertura de
Volume e deve ser numerado na seqncia do
volume anterior. No se conta a contracapa
do volume anterior ou capa do volume que
est sendo aberto.
abertura do volume.
6. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o
nome e cargo do servidor digitados ou manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo.
Procedimentos:
Incluir no volume anterior, aps a ltima folha do processo,
o TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME, devidamente numerado.
No novo volume, logo aps a capa, incluir o TERMO DE ABERTURA DE VOLUME,
numerando-o na seqncia do volume anterior, sem contar a contracapa do volume anterior e
a capa do novo volume.
Deve-se providenciar nova capa, atualizando o sistema com a informao do novo volume (1
volume, 2 volume etc.).
143
TABELA DE UNIDADES
UNIDADE SIGLA CDIGO

ADVOCACIA-GERAL DA UNIO AGU 00400
CONSELHO SUPERIOR DA ADVOCACIA-GERAL DA UNIO CSAGU 00400
CONSULTORIA-GERAL DA UNIO CGU 00400
CORREGEDORIA-GERAL DA AGU CGAU 00406
ESCOLA DA ADVOCACIA GERAL DA UNIO EAGU 00590
ESCRITRIO DE REPRESENTAO EM CRICIMA/SC ER/CUA 00552

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM ARACAJU/SE NAJSE 00450
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM BELM/PA NAJPA 00469
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM BELO
NAJMG 00441
HORIZONTE/MG
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JRIDICO EM BOA VISTA/RR NAJRR 00479
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM CAMPO
NAJMS 00446
GRANDE/MS
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM CUIAB/MT NAJMT 00444
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM CURITIBA/PR NAJPR 00447
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM
NAJSC 00449
FLORIANPOLIS/SC
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM FORTALEZA/CE NAJCE 00594
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM GOINIA/GO NAJGO 00593
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM JOO
NAJPB 00451
PESSOA/PB
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM MACEI/AL NAJAL 00453
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM MANAUS/AM NAJAM 00480
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM NATAL/RN NAJRN 00454
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM PALMAS/TO NAJTO 00438

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM PORTO
NAJRS 00401
ALEGRE/RS
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM RECIFE/PE NAJPE 00402
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM SALVADOR/BA NAJBA 00403
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM SO JOS DOS
NAJSJC 00461
CAMPOS/SP
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM SO LUIZ/MA NAJMA 00462
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM SO PAULO/SP NAJSP 00443
144
UNIDADE SIGLA CDIGO

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM TERESINA/PI NAJPI 00456
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM VITRIA/ES NAJES 00442
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO NO RIO DE
NAJRJ 00439
JANEIRO/RJ
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DA BAHIA PUBA 00432
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DA PARABA PUPB 00490
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE ALAGOAS PUAL 00423
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE GOIS PUGO 00452
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE MATO GROSSO PUMT 00465

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE MINAS GERAIS PUMG 00475
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE RONDNIA PURO 00545

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE RORAIMA PURR 00549
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE SANTA CATARINA PUSC 00552
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE SERGIPE PUSE 00580

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE TOCANTINS PUTO 00585
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO ACRE PUAC 00420
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO AMAP PUAP 00425
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO AMAZONAS PUAM 00428

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO CEAR PUCE 00440
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO ESPRITO SANTO PUES 00448
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO MARANHO PUMA 00460

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO MATO GROSSO DO
PUMS 00470
SUL
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO PAR PUPA 00485
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO PARAN PUPR 00495
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO PIAU PUPI 00510
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO RIO GRANDE DO
PURN 00525
NORTE
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DA BAHIA PFBA 00415
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DA PARABA PFPB 00429
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE ALAGOAS PFAL 00431
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE GOIS PFGO 00459
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE MINAS GERAIS PFMG 00417
145
UNIDADE SIGLA CDIGO

PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE RONDNIA PFRO 00463
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE RORAIMA PFRR 00466
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE SANTA CATARINA PFSC 00435
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE SERGIPE PFSE 00430
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE TOCANTINS PFTO 00467
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO ACRE PFAC 00468
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO CEAR PFCE 00422
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO ESPRITO SANTO PFES 00426
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO MARANHO PFMA 00464
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO MATO GROSSO PFMT 00473
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO MATO GROSSO DO
PFMS 00434
SUL
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO PAR PFPA 00457
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO PARAN PFPR 00436
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO PIAU PFPI 00427
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO RIO GRANDE DO
PFRN 00419
NORTE
PROCURADORIA REGIONAL DA UNIO EM PERNAMBUCO PRUPE 00418
PROCURADORIA REGIONAL DA UNIO EM SO PAULO PRUSP 00414
PROCURADORIA REGIONAL DA UNIO NO DISTRITO FEDERAL PRUDF 00410
PROCURADORIA REGIONAL DA UNIO NO RIO DE JANEIRO PRURJ 00412
PROCURADORIA REGIONAL DA UNIO NO RIO GRANDE DO SUL PRURS 00416
PROCURADORIA REGIONAL FEDERAL 1 REGIO PRF 1 00424

PROCURADORIA-GERAL DA UNIO PGU 00405
PROCURADORIA-GERAL FEDERAL PGF 00407
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM BLUMENAU/SC PSUBNU 00557
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM CAMPINA
PSUCGE 00491
GRANDE/PB
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM CAMPINAS/SP PSUCAS 00567
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM CAMPOS/RJ PSUCPS 00515
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM CAXIAS DO
PSUCXS 00536
SUL/RS
146
UNIDADE SIGLA CDIGO

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM CHAPECO/SC PSUCCO 00555
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM FOZ DO
PSUFOZ 00496
IGUACU/PR
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM ILHUS/BA PSUILH 00433
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM JOINVILLE/SC PSUJVE 00553
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM JUIZ DE
PSUJFA 00476
FORA/MG
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM LONDRINA/PR PSULDA 00497
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM MARLIA/SP PSUMIA 00574
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM MARING/PR PSUMGA 00498
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM NITERI/RJ PSUNRI 00514
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM PASSO FUNDO/RS PSUPAS 00531
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM PETROLINA/PE PSUPTA 00506
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM PETRPOLIS/RJ PSUPTS 00413
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM PRESIDENTE
PSUPPE 00576
PRUDENTE/SP
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM RIBEIRO
PSURPO 00569
PRETO/SP
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM RIO GRANDE/RS PSURGR 00535
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM SANTA MARIA/RS PSUSMA 00534
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM SANTARM/PA PSUSRM 00487
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM SANTOS/SP PSUSTS 00568
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM SO JOS DO RIO
PSUSRR 00566
PRETO/SP
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM SO JOS DOS
PSUSJC 00570
CAMPOS/SP
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM UBERABA/MG PSUURA 00477
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM UBERLNDIA/MG PSUULA 00478
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM UMUARAMA/PR PSUUMR 00501
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM VOLTA
PSUVRD 00516
REDONDA/RJ
PROCURADORIA-SECCIONAL FEDERAL EM PETROLINA/PE PSFPTA 00471
SECRETARIA DAS COMISSES TEMTICAS SCCTM 00400
SECRETARIA-GERAL DA ADVOCACIA-GERAL DA UNIO SGAGU 00404
SECRETRIO-GERAL DE CONTENCIOSO SGCT 00400
UNIDADE REGIONAL DE ATENDIMENTO EM PERNAMBUCO URAPE 00587
UNIDADE REGIONAL DE ATENDIMENTO EM SO PAULO URASP 00589
UNIDADE REGIONAL DE ATENDIMENTO NO RIO DE JANEIRO URARJ 00592
UNIDADE REGIONAL DE ATENDIMENTO NO RIO GRANDE DO SUL URARS 00588
147
LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

Extrado de:
poder pblico.
Art 3. A Listagem de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar informaes

pertinentes aos documentos a serem eliminados e se constituir basicamente dos seguintes itens:
I - cabealho contendo a identificao do rgo ou entidade e da unidade/setor responsvel pela
eliminao, o ttulo e nmero da listagem e o nmero da folha;
II - quadro contendo os seguintes campos:
a) cdigo do assunto ou, caso no tenha esta informao, o nmero de ordem dos itens
documentais listados;
b) assunto/srie, correspondente aos conjuntos documentais a serem eliminados;
c) datas-limite de cada conjunto documental citado na alnea anterior;
d) quantidade e especificao das unidades de arquivamento a serem eliminadas em cada conjunto
documental;
e) observaes complementares teis ao esclarecimento das informaes contidas nos demais
campos, ou justificativa, quando se tratar dos rgos e entidades aos quais se refere o art. 5 desta
resoluo; e
III - rodap contendo local e data, nome, cargo e assinatura do titular da unidade/setor
responsvel pela seleo, do Presidente da Comisso Permanente de Avaliao, bem como da
autoridade a quem compete autorizar a eliminao no mbito do rgo ou entidade.
148
149
TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

Extrado de:
poder pblico.
Art. 4 O Termo de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar as informaes

relativas ao ato de eliminao, devendo conter essencialmente:
I - data da eliminao;
II - indicao dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminao e informao relativa publicao
em peridico oficial;
III nome do rgo ou entidade produtor/acumulador dos documentos eliminados;
IV - nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao;
V - referncia aos conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem de Eliminao de
Documentos, anexa ao Termo;
VI - datas-limite dos documentos eliminados;
VII - quantificao/mensurao dos documentos eliminados;
VIII - nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao; e
IX - nome e assinatura do titular da unidade orgnica responsvel pela eliminao.
150
151
EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
Extrado de:
poder pblico.
Art. 6 (...) Edital de Cincia de Eliminao de Documentos, que tem por objetivo dar publicidade,
em peridicos oficiais, ao ato de eliminao dos acervos arquivsticos sob a sua guarda, devendo
conter necessariamente as seguintes informaes:
I - cabealho:
a) nome do rgo ou entidade que efetuar a eliminao;
b) ttulo, nmero e ano do edital;
II - desenvolvimento do assunto tratado contendo:
a) identificao da autoridade signatria do edital;
b) nmero e data dos atos legais e/ou do documento oficial que legitima a eliminao;
c) nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados;
d) referncia aos conjuntos documentais a serem eliminados, com as datas-limite
correspondentes;
e) prazo para efetivao da eliminao, que dever situar-se entre 30 (trinta) e 45 (quarenta e
cinco) dias subseqentes publicao do edital, e
III - encerramento:
a) local e data do edital;
b) nome, cargo e assinatura da autoridade citada no art. 5, pargrafo nico, item II, alnea a
desta resoluo.
152
153
GUIA DE TRANSFERNCIA
Preenchimento da Guia de Transferncia de Documentos
Campo 1 Registrar o nmero da Guia e o ano;
Campo 2 Informar o setor onde o documento foi solicitado;
Campo 3 Informar o nmero do documento ou do processo;
Campo 4 Informar o assunto;
Campo 5 Informar o nmero da caixa;
Campo 6 Registrar a data e a assinatura de quem encaminhou o processo;
Campo 7 Registrar a data e a assinatura de quem recebeu.
154
155
MODELO DE LOMBADA
ARQ/CORRENTE
PROCESSO:
00400.000469/2005-59
APENSO:
00400.000743/2005-90
ANO: Caixa:
2005 01
156
Manual de
Procedimentos de
Advocacia-Geral da Unio
Secretaria-Geral
Organizao:
Maria Dalva Pimentel Mendes Fernandes
Ademir Braz da Silva
Adriana Barbosa Lima
Jos de Lisboa Vaz Filho
Leila Cristiane Petry
urea de Souza Oliveira dos Santos
Mrcio Wilzedy Martins Viana
- Outubro de 2010 -

Manual de Procedimentos de Protocolo Expedicao e Arquivo

Enviado por

Dados do documento

Título original

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Manual de Procedimentos de Protocolo Expedicao e Arquivo

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

ADVOCACIA-GERAL DA UNIO

Coordenadora-Geral de Documentao e Informao

permitida a reproduo de dados e de informaes contidos nesta publicao desde que

BRASIL. ADVOCACIA-GERAL DA UNIO. Coordenao-Geral de Documentao e

III. Rotinas de Protocolo ....................................................................................................24

IV. Rotinas de Expedio ....................................................................................................52

Formatao dos envelopes ........................................................................................................... 60

V. Segurana da Informao ..............................................................................................67

II. Estrutura de Arquivo .............................................................................................................................. 88

III . Arquivo ................................................................................................................... 92

IV.Metodologia de Organizao ...................................................................................... 98

V. Rotinas de Arquivamento .................................................................................................................. 100

VI. Destinao de Documentos ....................................................................................... 106

VII. Conservao de Documentos ........................................................................................ 111

VIII. Registro no Sistema AGUDoc ..................................................................................... 114

Disposies finais .............................................................................................................. 118

Bibliografia ......................................................................................................................... 119

Anexos ............................................................................................................................... 120

Exemplo de guia de remessa de malote....................................................................................................... 124

A Coordenao-Geral de Documentao e Informao, juntamente com a Secretaria-Geral,

Este documento produto da dedicao e profissionalismo da equipe da Coordenao-Geral de

Este volume inicial aborda informaes quanto s atividades de Protocolo e Expedio.

Coordenao-Geral de Documentao e Informao.

Os rgos de direo superior da AGU;

Protocolizadoras do MP, normatizando as atividades de recebimento, registro, cadastramento,

AGU Advocacia-Geral da Unio

AGUDoc Sistema de Controle de Documentos da AGU

CGDI Coordenao-Geral de Documentao e Informao

CGRH Coordenao-Geral de Recursos Humanos

GTI Gerncia de Tecnologia e Informao

CONARQ Comisso Nacional de Arquivo

ECT Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos

GRM Guia de Remessa de Malote

MPOG Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto

NUP Nmero nico de Processo

PCU Protocolo Central Unificado

PGF Procuradoria-Geral Federal

PGU Procuradoria-Geral da Unio

SGAGU Secretaria-Geral da Advocacia-Geral da Unio

SGCT Secretaria-Geral de Contencioso

Sistema de Servios Gerais (administrado pelo

STF Superior Tribunal Federal

pelas Unidades Protocolizadoras;

LEGISLAO REFERENCIAL PARA DOCUMENTAO

BRASIL. Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Regula o Processo Administrativo no mbito da

BRASIL. Decreto n 2.134, de 24 de janeiro de 1997. Regulamenta o art. 23 da lei n. 8.159, de 8

BRASIL. Decreto n. 3.505, de 13 de junho de 2000. Institui a Poltica de Segurana da

BRASIL. Decreto n. 4.368, de 10 de setembro de 2002. Aprova a Estrutura e o Quadro

RESOLUO DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (CONARQ)

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a verso

PORTARIAS DO PODER EXECUTIVO

MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO (Brasil). Portaria Normativa

do Sistema de Servios Gerais SISG.

MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO (Brasil). Portaria Normativa

PORTARIA INTERMINISTERIAL n 140, de 16 de maro de 2006. Disciplina a divulgao de

PORTARIAS DA ADVOCACIA-GERAL DA UNIO

ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria n 42, de 11 de agosto de 1993. Estabelece

ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria n 746, de 28 de outubro de 2002. Institui

APENSAO: a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo,

ARQUIVO: Conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies

ARQUIVO PERMANENTE: Formado por documentos de valor histrico, probatrio e

ASSUNTO: O tema principal do contedo do documento.

ATIVIDADE-MEIO: a atividade que uma instituio leva a efeito para o desempenho de