RICFORB EMPRESA FINANCEIRA PTY LTD

POLÍTICAS CONTÁBEIS E
MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Adotado...........
 ÍNDICE

1.00 PLANO DE CONTAS

1.01 Ativos............................................................................................................... 2
1.02 Passivo............................................................................................................ 2
1.04 Receitas.......................................................................................................... 2
1.05 Despesas........................................................................................................ 2

2.00 PRINCÍPIOS E PROCEDIMENTOS CONTÁBEIS

2.10 Políticas........................................................................................................... 3
2.20 Procedimentos
2.21 Reconhecimento de Receitas......................................................................... 3
2.22 Correspondência de receitas e despesas....................................................... 3
2.23 Imobilizado e Depreciação.............................................................................. 3
2.25 Corte de dados................................................................................................ 4

4.00 DESEMBOLSOS EM DINHEIRO

4.10 Políticas........................................................................................................... 5
4.20 Procedimentos
4.21 Aquisições de Capital...................................................................................... 5
4.22 Faturas de fornecimentos, serviços e outras faturas...................................... 5
4.23 Procedimentos de pagamento de faturas....................................................... 6
4.24 Folha de pagamento....................................................................................... 6

5.00 RECEBIMENTOS DE DINHEIRO

5.10 Políticas........................................................................................................... 7
5.20 Procedimentos................................................................................................ 7

6.00 CONCILIAÇÃO BANCÁRIA

6.10 Políticas........................................................................................................... 8
6.20 Procedimentos................................................................................................ 8

7.00 PROCEDIMENTOS CONTÁBEIS DE FIM DE MÊS

7.10 Políticas........................................................................................................... 9
7.20 Procedimentos................................................................................................ 9

8.00 PROCEDIMENTOS CONTABILÍSTICOS DE FIM DE EXERCÍCIO

8.10 Políticas........................................................................................................... 10
8.20 Procedimentos................................................................................................ 10
8.21 Auditoria Financeira........................................................................................ 10

9.00 ALOCAÇÃO DE CUSTOS

9.10 Políticas........................................................................................................ 12

ÍNDICE (continuação)

10.00 INVESTIMENTOS
10.10 Políticas........................................................................................................ 13
10.20 Procedimentos.............................................................................................. 13
11.00 DÍVIDA
11.10 Políticas........................................................................................................ 14
11.20 Procedimentos.............................................................................................. 14

12.00 RESERVAS E FUNDOS DESIGNADOS

12.10 Políticas........................................................................................................ 15
12.20 Procedimentos.............................................................................................. 15

13.00 CONTROLES INTERNOS E AUDITORIA FINANCEIRA

13.10 Políticas......................................................................................................... 16
13.20 Procedimentos.............................................................................................. 16

14.00 CONFORMIDADE
14.10 Políticas........................................................................................................ 17
14.20 Procedimentos.............................................................................................. 17
14.21 Comitê de Compliance........................................................................ 17
14.22 Doações Restritas............................................................................... 17

15.00 ORÇAMENTO
15.10 Políticas......................................................................................................... 18
15.20 Procedimentos.............................................................................................. 18

16.00 ACESSO AO COMPUTADOR E BACKUP

16.10 Políticas......................................................................................................... 19
16.20 Procedimentos.............................................................................................. 19
16.21 Senhas................................................................................................ 19
16.22 Backup................................................................................................ 19
16.23 Recuperação de desastres................................................................. 20

17.00 ACESSO A REGISTROS E RETENÇÃO DE REGISTROS

17.10 Políticas......................................................................................................... 21
17.20 Procedimentos.............................................................................................. 21
17.21 Formulários do IRS............................................................................. 21
17.22 Relatório Anual da Organização Beneficente de Wisconsin.............. 21
17.23 Registros de Pessoal.......................................................................... 21
17.24 Informações Financeiras..................................................................... 22
17.25 Retenção de registros......................................................................... 22

18.00 AMOSTRA DE FORMULÁRIOS CONTÁBEIS............................................................ 25

19.00 MANUTENÇÃO DAS POLÍTICAS CONTÁBEIS E

MANUAL DE PROCEDIMENTOS
19.10 Políticas........................................................................................................ 26
19.20 Procedimentos.............................................................................................. 26

ÍNDICE (continuação)

20.00 ELABORAÇÃO DE RETORNOS INFORMATIVOS

20.10 Políticas........................................................................................................ 27
20.20 Procedimentos.............................................................................................. 27
21.00 INVENTÁRIO DE BENS E EQUIPAMENTOS
21.10 Políticas........................................................................................................ 28
21.20 Procedimentos.............................................................................................. 28

22.00 SUBVENÇÕES &CONTRATOS

22.10 Políticas........................................................................................................ 29
22.20 Procedimentos.............................................................................................. 29
2.00 PLANO DE CONTAS

2.01 Ativos
Ativo........................................1####
Contas de Caixa....................10###
Contas a Receber.................11###
Contas pré-pagas..................12###
Terreno e Construção...........15###
Móveis e Equipamentos........16###
Outros Ativos.........................18###
2.02 Passivo
Passivo....................................2####
Contas a Pagar.....................20###
Folha de Pagamento Acumulada &
Folha de Pagamento
Impostos a Pagar................21###
Passivos Acumulados...........23###
Receita Diferida.....................24###
Hipotecas e Notas
Pagável...............................25###
2.03 Ativo Líquido (Saldo do
Fundo)
2.05 Despesas
Despesas.............................5####
Despesas com Pessoal......50###
Despesas de Escritório......51###
Despesas Prediais.............52###
*reparos e manutenção
*remoção de lixo & neve
*despesas com equipamentos
Despesas do Programa.......53###
Despesas Administrativas....53###
Impressão & Promoção........54###
Outras Despesas.................55###
2.06 Centros de Custo
Administração......................01
Fundraising..........................02
Edifício.................................03
Serviços do Programa..........04
Subvenção A........................05
Subvenção B........................06

Ativos Líquidos........................3####

2.04 Receitas

Receitas..................................4####
Receita de Aluguel................40###
Receita Contribuída..............41###
Receita do Programa............42###
Outras Receitas....................43###

(Nota: A descrição deve ser fornecida para cada conta.)

5
3.00 PRINCÍPIOS E PROCEDIMENTOS CONTÁBEIS

3.10 Políticas

Os princípios contábeis da Ricforb serão consistentes com todas as leis

aplicáveis. Estes incluem: Princípios Contábeis Geralmente Aceitos e IFRS.

Alguns procedimentos resultantes desses pronunciamentos e lançamentos

contábeis são discutidos a seguir.

3.20 Procedimentos

3.21 Reconhecimento de Receitas

As contribuições serão registradas como receita no período recebido ou no

3.22 Correspondência de receitas e despesas

A fim de apresentar demonstrações financeiras precisas e consistentes, as

receitas e despesas atribuíveis a cada período serão refletidas nesse
período na medida do possível. Os capítulos relativos aos procedimentos
mensais e de fim de ano analisam esta questão mais
pormenorizadamente. Geralmente, todas as entradas necessárias para
refletir com precisão as receitas e despesas de cada período serão feitas
nesse período.

A organização registra as transações pelo regime de competência.

3.23 Imobilizado e Depreciação

Bens do ativo imobilizado são itens tangíveis mantidos para uso na

produção ou fornecimento de bens ou serviços, para locação a terceiros
ou para fins administrativos e que devem ser utilizados durante mais de
um período. O ativo imobilizado é escriturado a um custo menos a
depreciação acumulada e as perdas por imparidade acumuladas.

Os custos incluem todos os custos incorridos para trazer o ativo para o

local e condição necessária para que ele seja capaz de operar da maneira
pretendida pela administração.

A depreciação é fornecida usando o método linear para abater o custo,

menos o valor residual estimado ao longo da vida útil do ativo imobilizado,
que é o seguinte:

Item Vida útil média

Móveis e utensílios 6
Mobiliário de escritório 5
Equipamentos de TI 3
Programas de computador 2
Cozinha 5
Outras imobilizações 5

3
 O valor residual, o método de depreciação e a vida útil de cada ativo são
revisados em cada período de relatório anual se houver indicadores
presentes de que houve uma mudança significativa em relação à
estimativa anterior.
.
4.00 DESEMBOLSOS EM DINHEIRO

4.10 Políticas

Os cargos autorizados a assinar cheques são; Diretor Executivo, Presidente do

Conselho, Vice-Presidente do Conselho e Tesoureiro do Conselho. Será exigida
apenas uma assinatura nos cheques. Qualquer pessoa que assine um cheque
deve revisar e iniciar a fatura de suporte ou outra documentação. Os indivíduos
não podem assinar um cheque a pagar a si próprios.

O Contador manterá o sistema de contas a pagar. Antes do pagamento, o

Contador codificará cada nota fiscal, preparará os cheques e organizará a
documentação.

O Contador determinará os valores da folha de pagamento com base em folhas

de ponto e taxas autorizadas. O Contador irá preparar os contracheques.

4.20 Procedimentos

4.21 Aquisições de Capital

Três lances são necessários para a compra de ativos de capital orçados

acima de US $ 2.000, se prático. O Diretor Executivo seleciona um
licitante. A aprovação do conselho é necessária se o licitante baixo não for
selecionado, ou se a licitação não for considerada prática pelo Diretor
Executivo. Quaisquer bens de capital não orçados pelo Conselho devem
ser aprovados pelo Conselho antes de solicitar ofertas.

4.22 Faturas de fornecimentos, serviços e outras faturas

As requisições de compra podem ser geradas por qualquer pessoa no

escritório. As requisições são entregues ao Diretor Executivo para
aprovação e entregues ao assistente de escritório para colocação de
pedidos. As requisições de compra aprovadas são entregues ao Contador
e arquivadas no arquivo de ordem aberta.

Quando os bens ou serviços são recebidos, o Contador puxa a requisição

de compra e compara o pedido recebido com a guia de remessa e a
requisição de compra para precisão. A guia de remessa é anexada à
requisição de compra e retornada ao arquivo de pedido aberto até que a
fatura seja recebida.

O correio é recebido e aberto pelo assistente de escritório. Todas as

faturas são encaminhadas para o Contador, que faz a correspondência da
fatura com a requisição de compra aprovada e a guia de remessa e
determina uma codificação de conta para a transação. O Contabilista
entrega a factura e a documentação de apoio ao Director Executivo para
aprovação do pagamento. O Diretor Executivo rubricará a fatura indicando
4
a aprovação para pagamento e aprovando a codificação da conta de
despesas proposta pelo Contador. O Contador insere a fatura aprovada
no módulo de computador A/P e arquiva todos os documentos no arquivo
de fatura aberto até que sejam pagos.

5
4.23 Procedimentos de pagamento de faturas

As faturas são pagas nos dias 1º e 15 de cada mês. Antes de gerar

cheques, é gerado um relatório de pré-verificação que lista todas as contas
a pagar pendentes com as datas de vencimento e valores. O Contador
indicará quais faturas precisam ser pagas. Este relatório de pré-
verificação será analisado e aprovado pelo Diretor Executivo. Com base
no relatório de pré-verificação aprovado, os cheques são impressos a
partir do módulo de computador A/P, anexados à documentação de
suporte aprovada do arquivo de fatura aberta e entregues ao Diretor
Executivo para assinatura. Os cheques são lacrados em envelopes pelo
signatário do cheque e os documentos comprobatórios são devolvidos ao
Contador para serem arquivados em ordem alfabética pelo fornecedor.

4.24 Procedimentos para Folha de Pagamento

A folha de pagamento é processada semestralmente e é executada e

distribuída nos dias 19 e 4 de cada mês. O Diretor Executivo encaminha
os quadros de horários aprovados ao Contador ao final de cada período.
Cada folha de ponto deve ser assinada pelo funcionário e pelo Diretor
Executivo. O Contador totaliza os quadros de horários e insere os totais
no módulo de folha de pagamento do computador. Os cheques são
impressos e apresentados ao Diretor Executivo para análise e assinatura.
As taxas de pagamento usadas para preparar a folha de pagamento serão
baseadas em memorandos assinados pelo Diretor Executivo. O salário do
Diretor Executivo será baseado em um memorando assinado pelo
Presidente do Conselho.

6
5.00 RECIBOS DE CAIXA

5.10 Políticas

O Assistente do Office receberá e abrirá o e-mail na presença da pessoa do

programa A, a fim de manter o controle duplo sobre os recebimentos.

O Assistente do Office endossará restritivamente todos os cheques quando

recebidos.

O depósito bancário será feito diariamente pelo Assistente de Escritório.

Se o Assistente de Escritório não estiver disponível para desempenhar essas

funções, o Diretor Executivo designará um funcionário que não seja o Contador
para realizá-las.

Os recibos pré-numerados serão usados para quaisquer quantias recebidas

diretamente de um indivíduo.

5.20 Procedimentos

Todos os cheques são restrinsecamente endossados, fotocopiados e inseridos

em um registro diário de recibos de dinheiro quando o correio é aberto.

Tanto o Assistente do Office quanto a pessoa do programa A assinarão o log de

recebimentos de dinheiro verificando sua precisão.

Os pagamentos feitos pessoalmente serão adicionados ao registro de

recebimentos em dinheiro. Uma fotocópia desses cheques e uma cópia do recibo
pré-numerado serão anexadas ao registro diário de recebimentos de dinheiro. O
log de recebimentos de caixa é totalizado pelo Assistente do Office. Uma cópia
do registro é entregue com as cópias do cheque ao Contador. Uma cópia do
registro também é dada à pessoa do programa B, para atualizar o software de
gerenciamento de propriedade.

O Diretor Executivo utilizará o original do registo de recibos de numerário para

análise e assistência no seu dever de revisão dos extractos bancários (ver
Secção 6).

O contador usará a cópia do registro de recebimentos de caixa e as cópias de

cheques para determinar a codificação da conta e inserir os recibos de caixa no
computador.

7
6.00 CONCILIAÇÃO BANCÁRIA

6.10 Políticas

Os extratos bancários são encaminhados ao Diretor Executivo sem abertura.

Ao abrir as declarações, o Diretor Executivo analisa as verificações em busca de

itens ou alterações incomuns. O Diretor Executivo compara os depósitos
selecionados no extrato bancário com a cópia dos registros de recibos de caixa e
analisa quaisquer transferências de conta.

Os extratos bancários devem ser conciliados pelo contabilista mensalmente, no

máximo uma semana após a receção do extrato. A contabilidade geral e os
extratos bancários conciliados serão ajustados mensalmente.

6.20 Procedimentos

Ao receber o extrato bancário do Diretor Executivo, o Contador prepara a

conciliação bancária mensal. Consulte a Seção 18 para o formulário usado para
preparar a conciliação bancária. As reconciliações bancárias reconciliarão o
saldo bancário com o saldo contábil. Uma entrada de diário precisará ser
lançada a cada mês para itens nos extratos bancários que ainda não estão
registrados no livro contábil. Esses itens de conciliação podem incluir: juros
ganhos, taxas de serviço, cheques NSF, depósitos diretos e outras notas de
débito ou crédito.

Depois que o livro contábil é reconciliado com o extrato bancário, o extrato

bancário mensal e os cheques cancelados e outros formulários e o formulário de
conciliação real são arquivados no arquivo de conciliação bancária.

8
7.00 PROCEDIMENTOS CONTABILÍSTICOS DE FIM DE MÊS

7.10 Políticas

O Contador prepara as demonstrações financeiras mensais

O Diretor Executivo aprova as demonstrações financeiras antes de serem

enviadas ao Conselho de Administração. As demonstrações financeiras devem
ser enviadas ao Diretor Executivo pelo menos dois dias antes do envio dos
pacotes do Conselho de Administração, a fim de facilitar essa revisão.

O Conselho de Administração aprova as demonstrações financeiras mensais.

7.20 Procedimentos

O limite para informações nas declarações mensais é de duas semanas após o

fim do mês.

Após a conclusão das conciliações bancárias mensais, o Contador formulará os

lançamentos diários mensais. Existem dois tipos de entradas de diário mensais,
aquelas que permanecem consistentes mês a mês (recorrentes) e aquelas que
são específicas para aquele mês. As entradas periódicas (Seção 18) são
determinadas após a auditoria anual com a ajuda da empresa CPA. Isso inclui
depreciação e despesas de seguro pré-pago. As entradas de diário específicas
incluem o registro da discriminação principal/juros para o pagamento de
hipotecas, rendimentos de juros e dividendos, transferências bancárias, cheques
NSF, encargos bancários, salários acumulados e impostos sobre a folha de
pagamento, recebíveis, etc.

O contabilista manterá um ficheiro para cada mês que inclui documentos de

trabalho que documentam o saldo de cada conta de balanço. O arquivo também
incluirá cópias dos faturamentos da concessão. Todas as contas do balanço
serão reconciliadas mensalmente para ajudar a garantir que os demonstrativos
precisos sejam fornecidos à administração e ao Conselho.

Uma vez que as entradas de diário geral final são lançadas, a demonstração
financeira mensal é impressa juntamente com uma cópia da contabilidade geral
para esse mês, bem como as entradas de diário geral lançadas.

As demonstrações financeiras ajustadas devem ser entregues ao Conselho de

Administração em até três semanas após o final do mês.

O Contador prepara um orçamento para o relatório de despesas reais para o

Diretor Executivo e o Conselho de Administração a ser incluído nas
demonstrações financeiras mensais.

As demonstrações financeiras do final do exercício serão adiadas para

procedimentos adicionais (ver Secção 8.0).

9
8.00 PROCEDIMENTOS CONTÁBEIS DE FIM DE EXERCÍCIO

8.10 Políticas

O Contador prepara as demonstrações financeiras de fim de ano.

O contabilista é responsável pela preparação da auditoria financeira anual e por

trabalhar com os contabilistas externos para concluir a auditoria.

O Diretor Executivo aprova as demonstrações financeiras antes de serem

enviadas ao Conselho de Administração. As demonstrações financeiras devem
ser enviadas ao Diretor Executivo pelo menos uma semana antes do envio do
pacote do Conselho de Administração, a fim de facilitar essa revisão.

O Conselho de Administração aprova as demonstrações financeiras de fim de

exercício.

O Contador providenciará a movimentação de todos os registros do ano que está

se encerrando para o armazenamento.

8.20 Procedimentos

O limite para as demonstrações financeiras de dezembro é estendido para quatro

semanas após o fim do ano.

Após a conclusão das demonstrações financeiras de dezembro, o relatório

preliminar de fim de ano é executado pelo Contador e entregue ao Diretor
Executivo para revisão.

O Contador calcula os lançamentos recorrentes (com a ajuda da empresa CPA,

se necessário) para o novo ano.

8.21 Auditoria Financeira

O contabilista entrará em contacto com os contabilistas independentes

assim que o Diretor Executivo assinar a carta de compromisso de auditoria
para começar a planear o agendamento e o trabalho necessários para
concluir a auditoria. O Contador garantirá que seja fornecido espaço
adequado para os contadores independentes trabalharem em nossos
escritórios. Isso incluiria uma ou mais mesas grandes, espaço para
manter nossos registros fornecidos aos contadores independentes, luz e
tomadas elétricas.

O contador trabalhará com os contadores independentes para determinar

quais confirmações serão necessárias. Esse processo será concluído o
mais rápido possível após o final do ano. O Contador supervisionará a
digitação das confirmações. O Diretor Executivo assinará as
confirmações. O Contador enviará as confirmações por correio aos
auditores independentes.

O contabilista será responsável por preparar o maior número possível de

horários que os auditores utilizarão. As conciliações mensais concluídas
para dezembro cumprirão parcialmente esse requisito.
10
11
Algumas das informações que precisam ser organizadas e disponibilizadas
incluem: a contabilidade completa do ano, um plano de contas, todos os
extratos bancários e cheques cancelados, todas as faturas pagas, todos
os registros de recebimentos de caixa, todos os registros de folha de
pagamento, incluindo folhas de ponto, resumos de folha de pagamento
para cada período de pagamento, 941s, UC-101s e W-2s, atas do
Conselho do ano sob auditoria através das atas mais recentes disponíveis,
arquivos de contratos de subvenção, impressões do banco de dados de
doadores, incluindo todas as doações restritas, contratos de locação,
apólices de seguro, documentação para ativos fixos capitalizados e
documentação para serviços doados ou ativos doados registrados no livro
razão.

O Contabilista estará sempre disponível durante toda a auditoria para

facilitar o trabalho dos contabilistas independentes. O Diretor Executivo
agendará algum tempo para se reunir com os contadores independentes,
conforme necessário, durante a auditoria. O Assistente de Escritório
também estará disponível para qualquer trabalho que o Contador possa
delegar a eles.

O contabilista e o diretor executivo planearão uma reunião com os

contabilistas independentes no final da auditoria para discutir quaisquer
questões levantadas, rever as entradas do diário de auditoria, avaliar o
processo de auditoria e planear melhorias para o ano seguinte.

12
9.00 ALOCAÇÃO DE CUSTOS

9.10 Políticas

(Cliente X) é obrigado a seguir várias diretrizes para alocar custos que beneficiem
mais de um programa ou subvenção. Será adoptado anualmente um plano de
repartição dos custos que satisfaça os requisitos de todas as subvenções para
esse ano. Este plano de alocação de custos precisará ser modificado sempre
que um novo programa for iniciado ou no final ou início de qualquer concessão de
ano fiscal. Devido às frequentes modificações no plano de alocação de custos,
ele será mantido fora deste manual de procedimentos contábeis (ver Anexo A).

13
10.00 INVESTIMENTOS

10.10 Políticas

O dinheiro não necessário para capital de giro imediato será transferido para
investimentos com juros, a menos que os fundos sejam destinados a uma conta
específica.

(Cliente X) manterá garantia do total em qualquer banco que exceda a cobertura

do FDIC. Se isso não for considerado prático ou rentável, um segundo banco
será usado.

O Conselho de Administração deve aprovar quaisquer investimentos além das

opções listadas abaixo.

10.20 Procedimentos

(Cliente X) manterá uma conta no mercado monetário no mesmo banco onde a

conta corrente é mantida. Os certificados de depósito também podem ser usados
para investir dinheiro excedente. O Diretor Executivo iniciará a transferência de
fundos ou a criação de novos certificados de depósito com base nas
necessidades de fluxo de caixa projetadas e nos orçamentos do (Cliente X). O
Contador preparará as necessidades de fluxo de caixa projetadas conforme
solicitado pelo Diretor Executivo.

O fundo de reserva operacional e qualquer caixa designado pelo Conselho de

Administração serão mantidos em uma conta do mercado monetário ou
certificado de depósito. O Conselho especificará o método de investimento para
a reserva operacional e para cada fundo designado, de modo que o cronograma
do investimento corresponda ao cronograma da reserva ou designação.

14
11.00 DÍVIDA

11.10 Políticas

A aprovação do conselho é necessária para incorrer em qualquer dívida de

(Cliente X) que não seja a operação de contas a pagar e a folha de pagamento
orçada. O Diretor Executivo estará autorizado a negociar essa dívida conforme a
necessidade do Conselho de Administração.

Quaisquer covenants e restrições de empréstimo serão relatados ao Conselho

quando a dívida for autorizada. O Contador revisará periodicamente esses
convênios e informará ao Diretor Executivo se houver alguma violação ou
potencial violação dos convênios.

11.20 Procedimentos

O Diretor Executivo e o Presidente do Conselho ou Tesoureiro assinarão

quaisquer acordos de dívida após receberem a aprovação total do Conselho.

O Contador conciliará os saldos da dívida contábil com os demonstrativos ou

cronogramas de amortização a cada mês. Além disso, os juros acumulados
serão registrados na contabilidade geral, conforme necessário.

15
12.00 RESERVAS E FUNDOS DESIGNADOS

12.10 Políticas

(Cliente X) constituirá e manterá uma reserva operacional para auxiliar na

manutenção da estabilidade financeira. A meta para a reserva operacional será
de seis meses de despesas operacionais gerais. Esta será uma reserva de caixa
mantida separadamente de outros fundos do (Cliente X). A reserva poderá ser
investida de acordo com a política de investimento do (Cliente X). Qualquer
rendimento do fundo de reserva ficará no fundo de reserva.

O Conselho de Administração poderá designar parcelas do patrimônio líquido do

(Cliente X) para fins específicos.

12.20 Procedimentos

Durante a preparação do orçamento anual, o Conselho de Administração irá

rever a reserva de funcionamento e estabelecer uma meta para os fundos a
reservar nesse ano. O Diretor Executivo criará e manterá a conta bancária de
reserva operacional, conforme orientação do Conselho de Administração.

A designação dos ativos líquidos será feita por deliberação do Conselho de

Administração. Uma finalidade e um cronograma devem ser especificados para
cada fundo designado. A designação pode igualmente especificar se deve ser
utilizado um fundo de numerário distinto.

16
13.00 CONTROLES INTERNOS E AUDITORIA FINANCEIRA

13.10 Políticas

A revisão dos controles internos e a auditoria anual são dois dos procedimentos
mais importantes que o Conselho possui para o cumprimento de suas
responsabilidades fiduciárias para com o (Cliente X).

Os controles internos relativos aos registros contábeis são estabelecidos pelo

Diretor Executivo e pelo Tesoureiro do Conselho de Administração em consulta
com o Contador.

O Conselho de Administração seleciona a empresa de contabilidade pública que

realizará a auditoria financeira de fim de ano. O relatório de auditoria financeira é
apresentado ao Conselho de Administração, que tem autoridade para aprovar a
auditoria.

13.20 Procedimentos

Sempre que houver mudança no pessoal administrativo ou mudança na estrutura

operacional da organização, o Tesoureiro e o Diretor Executivo se reunirão para
determinar que o sistema de controles internos continue atendendo às
necessidades do (Cliente X). Se for caso disso, as alterações serão reflectidas
neste manual de procedimentos contabilísticos.

As principais características do sistema de controle interno são que o contador e

a pessoa do programa B, que mantém o software de gestão de propriedades, não
estão envolvidos no manuseio de cheques e dinheiro recebido, assinatura de
cheques, transferência de dinheiro ou estabelecimento de contas de caixa ou
investimentos e não recebem o extrato bancário não aberto. O outro aspecto
disso é que o Contador analisa as transações dos outros funcionários e é
responsável por anotar quaisquer problemas ao Diretor Executivo ou diretamente
ao Tesoureiro ou Presidente da Diretoria.

O Conselho de Administração aprovará, como parte do processo orçamentário, a

empresa de contabilidade pública para realizar a auditoria anual.

O Tesoureiro do Conselho participará da conferência de saída da auditoria na

conclusão da auditoria. A empresa de contabilidade pública apresentará a
auditoria ao Conselho de Administração a cada ano. O Conselho analisará e
aprovará a auditoria financeira.

O Contador e o Diretor Executivo serão responsáveis por agendar a auditoria,

preparar as informações necessárias aos auditores e responder a perguntas
durante a auditoria.

17
14.00 CONFORMIDADE

14.10 Políticas

Para continuar recebendo doações governamentais e doações restritas, (Cliente

X) deve ter sistemas em vigor para garantir o cumprimento das restrições
impostas por essas doações e doações restritas.

O Contador é designado como diretor de conformidade do (Cliente X) e será

responsável por supervisionar o cumprimento de todas as restrições de
concessão aplicáveis.

O Diretor Executivo será responsável por comunicar ao Contador a natureza de

todas as restrições de doadores. Essas informações serão usadas para garantir
que a conta de doações restritas da Contabilidade reflita as doações restritas e
os gastos desses valores restritos, conforme apropriado.

14.20 Procedimentos

14.21 Comitê de Compliance

Um comitê de conformidade será presidido pelo Contador e composto pelo

Diretor Executivo e pelo pessoal principal do programa. O Contador será
responsável por discutir com o comitê novos requisitos de conformidade
nas bolsas que financiam os programas. O Contador será responsável por
elaborar um relatório documentando como a WH, está garantindo o
cumprimento das regras de subvenção em cada programa de subvenção.
O contador também produzirá um relatório semelhante para os
procedimentos gerais de conformidade da agência. Esses relatórios, além
de qualquer correspondência com os órgãos concedentes sobre questões
de conformidade, serão mantidos em um arquivo central de conformidade.

O comitê de conformidade também supervisionará a manutenção dos

arquivos de subvenção. Os arquivos de concessão conterão a cópia final
assinada da concessão, qualquer adenda e correspondência.

14.22 Doações Restritas

O Diretor Executivo manterá um registro de todas as doações restritas no

banco de dados de doadores para que relatórios periódicos das doações
restritas cumulativas do ano possam ser produzidos. Quando uma
restrição for satisfeita, isso será anotado no banco de dados. Se for caso
disso, o director executivo será responsável por comunicar a satisfação da
restrição ao dador.

O Diretor Executivo encaminhará cópias das novas e pendentes doações

restritas de cada mês ao Contador. O Contador criará uma entrada de
diário a cada mês para garantir que as doações restritas sejam
apresentadas corretamente nas demonstrações financeiras.

18
15.00 ORÇAMENTO

15.10 Políticas

O Conselho de Administração é responsável por orientar o processo

orçamentário e aprovar o orçamento anual.

O Diretor Executivo e o Contador serão responsáveis pela elaboração do

orçamento proposto.

15.20 Procedimentos

O processo orçamentário terá início em setembro para o exercício seguinte. Isso

permitirá que oito meses de resultados sejam usados no planejamento do
orçamento.

Todos os documentos orçamentários serão apresentados ao Contador até 30 de

setembro para consolidação em um orçamento geral da agência. O Diretor
Executivo e o Contador analisarão isso para determinar se há áreas óbvias que
podem precisar ser retrabalhadas. O orçamento compilado será submetido à
Comissão de Finanças até 15 de outubro para análise e feedback. Quaisquer
novas revisões serão feitas e o orçamento apresentado ao Conselho até 15 de
novembro.

A responsabilidade por cada área do orçamento é a seguinte:

Diretor Executivo -- Receitas e despesas do programa, receitas e

despesas de captação de recursos, receita de doações, despesas
operacionais e orçamento de capital.

Contador -- Despesas contábeis, receitas de investimentos, balanço

projetado.

Tesoureiro do Conselho -- Despesas do Conselho e do comitê.

Após a conclusão e aprovação do orçamento pelo Conselho de Administração, o

orçamento não será modificado para as atividades subsequentes.

19
16.00 AUTORIZAÇÃO E BACKUP DO COMPUTADOR

16.10 Políticas

O computador e o software de contabilidade terão o acesso controlado por

senhas. O Diretor Executivo controlará a senha mestra. O Contador receberá
uma senha completa do sistema e controlará quais outros funcionários receberão
senhas.

O backup do computador de contabilidade será feito regularmente. O Contador é

responsável por realizar esse backup.

O Contador é responsável por manter o plano de recuperação de desastres para

o software de contabilidade e por testar periodicamente o plano.

16.20 Procedimentos

16.21 Senhas

O Contador manterá um registro de todos os usuários autorizados e o

nível de acesso por senha que cada usuário possui. As senhas serão
alteradas uma vez por ano em junho.

16.22 Backup

Os procedimentos de backup são projetados para manter registros de

vários períodos até que esse período seja encerrado.

Um backup anual em fita será mantido dos dados contábeis antes do

fechamento. Essa fita será mantida até que os dados contábeis do ano
subsequente sejam copiados e fechados.

Um backup mensal em fita será mantido dos dados contábeis de cada mês
até que o backup desse mês seja feito novamente no ano subsequente.

Um backup semanal em fita será mantido dos dados contábeis de cada

semana, a partir da sexta-feira à noite até que seja feito backup dessa
semana no mês subsequente.

Um backup diário em fita será mantido dos dados contábeis para cada dia
em que o trabalho for executado até que o backup desse dia seja feito na
semana seguinte.

Uma cópia de todas as fitas será mantida em um cofre à prova de fogo no

escritório. Uma cópia das fitas anuais e mensais será levada para casa
pelo Contador para armazenamento. O Diretor Executivo e o Contador
terão as chaves do cofre à prova de fogo.

O Contador garantirá que os backups apropriados sejam feitos no final de

cada dia.

20
16.23 Recuperação de desastres

No caso de danos graves aos escritórios do (Cliente X) foram feitos

arranjos para processar certos registros contábeis nos escritórios da ABC
Nonprofit localizados em toda a cidade. Como os desastres que estamos
prevendo seriam de natureza localizada, como incêndios ou danos
causados por tornados, não montamos planos de recuperação com outros
órgãos em outra parte do Estado.

A ABC Nonprofit concordou em nos fornecer uma estação de trabalho e

mesa com acesso às suas impressoras. Em troca, concordámos em
prestar-lhes os mesmos serviços em caso de catástrofe nos seus
escritórios. Somos obrigados a fornecer um dia útil de antecedência para
que eles possam organizar os itens que precisaremos usar.

21
17.00 ACESSO A REGISTROS E RETENÇÃO DE REGISTROS

17.10 Políticas

Os registros do (Cliente X) são geralmente abertos à inspeção pública devido às

regras da Receita Federal, às leis de registros abertos e ao espírito do serviço
público. No entanto, certas informações não são passíveis de concurso público e
só podem ser divulgadas com a autorização do Diretor Executivo. As questões
neste domínio serão resolvidas pelo director executivo. Se a resposta a uma
solicitação não for clara, o Diretor Executivo pode entrar em contato com o
advogado do (Cliente X) para uma consulta.

A retenção de registros é regida por várias regras, prazos de prescrição e bom

senso. Alguns documentos devem ser retidos indefinidamente, enquanto outros
podem ter pouco uso após um ano.

17.20 Procedimentos

17.21 Formulários do IRS

Os formulários de imposto sobre a folha de pagamento não são

informações públicas e não serão divulgados.

Os formulários 990 e 990A da Receita Federal, as declarações de

informações da organização isenta, devem ser disponibilizados a qualquer
pessoa mediante solicitação. As regras específicas estão descritas nas
instruções do formulário 990. Todas as páginas, cronogramas e anexos,
exceto o cronograma detalhado de contribuintes, devem ser
disponibilizados. Os três anos anteriores de 990 e 990As devem estar
disponíveis mediante solicitação de revisão gratuita em nosso escritório.
Se o solicitante desejar ter uma cópia, ela será fornecida imediatamente
ou poderá ser enviada para a pessoa. Pedimos que a pessoa pague a
taxa legalmente permitida de US $ 1 para a primeira página e 15 centavos
para cada página adicional, mais postagem real, se aplicável.

O pedido de status de isenção, o formulário 1023 e a carta de

determinação do IRS também estão disponíveis para qualquer pessoa
mediante solicitação de revisão gratuita em nosso escritório. As taxas de
cópia são as mesmas do 990 se a pessoa quiser tirar uma cópia. As
regras específicas estão descritas nas instruções para o formulário 990.

O Contador é responsável por fornecer cópias desses documentos ao

recepcionista em formulário adequado para divulgação pública. A
recepcionista guardará uma cópia de cada formulário e fará fotocópias, se
solicitado.

17.22 Relatório Anual da Organização Beneficente de Wisconsin

Embora a divulgação pública por nossa organização não seja necessária,

o relatório de Wisconsin está disponível ao público pelo Departamento
Estadual de Regulação e Licenciamento. Por esse motivo,
disponibilizaremos essa devolução com os formulários 990 e 990A.

22
17.23 Registros de Pessoal

Todas as solicitações de registros de pessoal, referências de trabalho e

consultas de crédito serão encaminhadas ao Diretor Executivo.

17.24 Informações Financeiras

As demonstrações financeiras e outras informações financeiras são

regularmente distribuídas aos funcionários do (Cliente X) e à Diretoria.
Esta informação não deve ser disponibilizada a pessoas que não estejam
regularmente autorizadas a receber esse relatório específico. Tais
pedidos de informação devem ser aprovados pelo Diretor Executivo.

17.25 Retenção de registros

Segue-se um cronograma de retenção de registros. Qualquer descarte de

registros deve seguir esse cronograma. No entanto, antes do descarte
dos registros, a permissão do Diretor Executivo e do Contador são
necessários para garantir que eles não tenham motivos para que uma
exceção seja feita à apólice. Todos os documentos descartados devem
ser triturados ou enviados para nossa empresa de reciclagem, que tem um
acordo de confidencialidade conosco.

Para fins fiscais, os registros devem ser mantidos até o término do prazo
prescricional. Geralmente, esse prazo expira três anos após a data de
vencimento da declaração ou da data de apresentação. Embora existam
algumas excepções a esta regra, o período de três anos deve
normalmente ser adequado.

Para fins não fiscais, os registros devem ser mantidos apenas enquanto
servirem a um propósito comercial ou até que todos os requisitos legais
sejam atendidos. Infelizmente, não existem normas específicas que
abranjam todas as situações. A seguir estão alguns dos fatores que
devem ser considerados:

Estatutos e regulamentos federais, estaduais e municipais

Requisitos ou padrões da indústria
Potenciais reclamações ou litígios
Requisitos do contrato

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AGENDA DE RETENÇÃO DE REGISTROS

Tipo de registro do período de retenção (anos)

Relatórios de acidentes e sinistros. .7*

Avaliações........................................P
Contrato Social, por lei.....................P
Registros de ativos..........................7*
Extratos bancários, conciliações......4
Letras de compra e venda de ativos7*
Orçamentos e projeções..................2
Cheques cancelados – geral...........4**
Capital social e registos de obrigações...........................................................P
Planos de contas.............................P
Verificar vouchers, stubs..................4
Contratos e acordos.........................7*
Correspondência
Crédito e cobrança.........................7
Rotina com clientes ou fornecedores.............................................................1
Outro..............................................4***
Notas de crédito...............................4
Relatórios de danos e roubos..........7
Ações...............................................P
Boletos de depósito.........................4
Cronogramas de depreciação..........7*
Registros de funcionários
Contratos.......................................7*
Invalidez, pedidos de desemprego 7
Pedidos de emprego......................4
Relatórios de despesas.................4
Arquivos de pessoal.......................7*
Relatórios de tempo, registros de ganhos.....................................................4
Retenção na fonte e isenção
certificados (W-2, W-4, etc.)........4*
Relatórios financeiros
Anual, auditado..............................P
Intervalo.........................................4
Conhecimento de frete, conhecimento de embarque......................................4
Apólices de seguro e registros.........4
Relatórios internos, memorandos, trabalho
pedidos, etc.....................................2
Registros de estoque.......................4
Facturas
Imobilizado.....................................7
Vendas e despesas gerais.............4

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Locações........................................7*
Livros contábeis e diários
Recebimentos de caixa e desembolsos........................................................P
Contabilidade, entradas de diário.P
Diário da folha de pagamento......4
Compras e vendas.......................7
Livros subsidiários (recebíveis,
contas a pagar, etc.)...................7
Licenças.........................................4*
Livros de atas.................................P
Hipotecas........................................7*
Anotações.......................................7*
Registros de participação nos lucros e resultados previdenciários.................P
Pequenos registros de caixa..........4
Ordens de compra, faturas.............4
Recebimento de relatórios.............4
Reparar registros de manutenção..4
Registros de vendas e fitas de caixa registradora...........................................4
Relatórios de envio.........................4
Declarações de impostos e registros relacionados
Rendimento..................................P
Folha de pagamentos...................4
Vendas e uso................................4
Contratos sindicais.........................P

P significa que os registos devem ser mantidos permanentemente

* O período de retenção começa com a liquidação de sinistros, alienação de ativos,

rescisão de contrato, etc.

** Alguns devem ser mantidos por mais tempo, por exemplo, cheques para pagamentos
de impostos devem ser mantidos com as declarações de impostos, cheques para
aquisições de ativos devem ser mantidos com nota fiscal, etc.

A correspondência legal e importante deve ser conservada enquanto os documentos a

que se referem.

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18.00 EXEMPLOS DE FORMULÁRIOS CONTÁBEIS

Os formulários contábeis da organização e uma breve explicação de seu uso devem ser
incluídos aqui.

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19.00 MANUAL DE MANUTENÇÃO DE POLÍTICAS E PROCEDIMENTOS CONTÁBEIS

19.10 Políticas

O manual de políticas e procedimentos contábeis é fundamental para a função contábil

do (Cliente X).

O Contador é responsável pela manutenção do manual.

Todas as alterações propostas devem ser aprovadas pelo Contabilista e pelo Diretor
Executivo.

As políticas e o manual de procedimentos serão datados com a data de cada revisão

aprovada.

19.20 Procedimentos

A cada ano, o Contador revisará o manual e formulará propostas de mudanças. Esta

atualização será concluída o mais tardar em outubro de cada ano. Todas as alterações
devem ser aprovadas por escrito pelo Diretor Executivo. Se o contabilista não tiver
alterações propostas, um memorando nesse sentido deve ser aprovado pelo Diretor
Executivo.

Sempre que forem feitas alterações nos procedimentos contábeis, o Contador fará uma
revisão do manual de políticas e procedimentos contábeis para determinar se uma
revisão é necessária. Quaisquer pequenas revisões do manual que não estejam
refletidas no manual imediatamente devem ser mantidas em arquivo para incorporar à
atualização anual formal.

O manual revisado será distribuído ao Contador, Diretor Executivo e Tesoureiro do

Conselho.

26
20.00 ELABORAÇÃO DE RETORNOS INFORMATIVOS

20.10 Políticas

(Cliente X) é obrigado a apresentar os formulários IRS 990, Return of Organization

Exempt from Income Tax e 990 Schedule A, Organization Exempt Under Section 501(c)
(3), e Wisconsin Department of Regulation and Licensing form 1952, Charitable
Organization Annual Report.

A elaboração destes relatórios será geralmente contratada aos contabilistas

independentes.

O Contador será responsável por fornecer as informações necessárias para a

elaboração do relatório.

O Contador e o Diretor Executivo analisarão os relatórios antes de arquivá-los para

garantir que sejam precisos e não indiquem quaisquer problemas potenciais com a
situação fiscal ou a licença de captação de recursos do (Cliente X).

20.20 Procedimentos

Os formulários do IRS vencem a 15 de maio (quatro meses e meio após o final do ano).
Se os formulários não estiverem prontos, pode ser solicitada uma prorrogação por mais
3 meses utilizando o formulário 2758.

O formulário de Wisconsin deve ter os 990 e 990A preenchidos anexados e está

previsto para 30 de junho. Não são concedidas prorrogações neste arquivamento. Se
as doações do público em geral, incluindo arrecadação de fundos federados e subsídios
de fundações, excederem US$ 100.000, a auditoria anual precisará ser incluída no
formulário de Wisconsin.

Estes formulários serão elaborados principalmente a partir das demonstrações

financeiras finais auditadas. Informações adicionais que são necessárias incluem uma
lista atual do Conselho de Administração, os valores de salário e benefícios do Diretor
Executivo, uma lista de todas as doações de US$ 5.000 ou mais de indivíduos,
corporações e fundações, e um relatório sobre a natureza e o valor em dólares de
qualquer lobby durante o ano. O Contabilista será responsável por recolher estas
informações e fornecê-las aos contabilistas independentes.

O Contabilista e o Diretor Executivo analisarão a atividade do ano anterior para

determinar se houve algum rendimento empresarial não relacionado. Tais receitas
incluiriam publicidade em boletins informativos, vendas da lista de discussão, vendas de
itens não relacionados aos nossos fins isentos e rendimentos de aluguel financiados por
dívidas não recebidos como parte da execução de nossos propósitos isentos. O
formulário de imposto de renda empresarial não relacionado é 990T para o IRS e 4T
para Wisconsin. A receita bruta não relacionada ao negócio superior a US$ 1.000 exige
que um retorno seja preparado, mesmo que a atividade não esteja rendendo dinheiro.
Geralmente, o 990T e o 4T serão preparados pelos contadores independentes. A data
de vencimento para essas devoluções é 15 de maio, com uma prorrogação automática
de 6 meses usando o formulário 7004.

27
21. INVENTÁRIO DE BENS E EQUIPAMENTOS

21.10 Políticas

Será mantido um inventário de todos os bens e equipamentos. O documento de

inventário conterá informações suficientes para os requisitos de seguro e subvenção.

21.20 Procedimentos

O Contador manterá um banco de dados de todos os bens e equipamentos de

propriedade do (Cliente X). O banco de dados incluirá: número da etiqueta, descrição,
número de série, data de aquisição, custo, fornecedor, localização e qualquer
concessão ou outras restrições.

Todos os equipamentos terão uma etiqueta afixada com um número de identificação

único.

O banco de dados de bens e equipamentos será consultado antes da venda de

qualquer item para determinar se há restrições. Os equipamentos adquiridos
geralmente não podem ser vendidos sem a permissão do concedente.

Será feito um inventário anual para verificar a existência dos bens e equipamentos
listados no banco de dados.

Os equipamentos serão incluídos no banco de dados usando as definições para

capitalização na Seção 3.

28
22.00 SUBVENÇÕES E CONTRATOS

22.10 Políticas

Os faturamentos de outorga e contrato serão elaborados e protocolados

oportunamente. Será mantida documentação adequada para suportar todas as
faturações.

Os arquivos completos de concessão e contrato serão mantidos.

22.20 Procedimentos

Os faturamentos de outorga e contrato serão preparados mensalmente ou conforme a

necessidade. O faturamento será feito de acordo com as necessidades da fonte de
financiamento com base em reembolsos de despesas, unidades de serviço ou parcela
igual conforme necessário.

A documentação de faturamento será preparada e mantida. Para cobranças baseadas

em um reembolso de despesas, uma cópia das despesas do programa do software e
quaisquer reconciliações com o faturamento serão mantidas. Para faturamentos
baseados em unidades de serviço, será mantida uma cópia das unidades de serviço
detalhadas.

O Contador, o Gerente de Programa e o Diretor Executivo aprovarão os faturamentos

antes da emissão.

O faturamento será registrado como contas a receber no período contábil apropriado.

Os arquivos de outorga e contrato conterão, no mínimo, os seguintes documentos: cópia

assinada do contrato, requerimento e orçamento, correspondência, faturamentos periódicos e a
documentação comprobatória do faturamento.

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