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Manual de Trabalho em Arquivos Escolares PDF
Manual de Trabalho em Arquivos Escolares PDF
Geraldo Alckmin
Secretrio da Educao
Gabriel Chalita
Secretrio-Adjunto
Paulo Alexandre Barbosa
CDU: 025.7
1
Projeto Nossa Escola tem Histria
Manual de Trabalho
Em Arquivos Escolares
2004
2
SUMRIO
Pg.
APRESENTAO .................................................................................... 4
PREFCIO ............................................................................................... 6
INTRODUO ......................................................................................... 8
CLASSIFICAO .......................................................................... 20
VOCABULRIO ...................................................................................... 50
BIBLIOGRAFIA ....................................................................................... 53
ANEXOS .................................................................................................. 54
3
APRESENTAO
4
e a comunidade. Se o trabalho ainda for complementado com entrevistas a ex-
alunos, os jovens pesquisadores vero que todos tm uma histria, um
episdio inesquecvel a contar a respeito dos seus tempos de estudante.
Essa descoberta da escola em perspectiva histrica, a possibilidade de
olhar para esse prdio como uma personagem que testemunhou
acontecimentos, motivou descobertas e apontou caminhos, abenoou casais
que ali se conheceram, recebeu os filhos dessas unies como antes j havia
recebidos os pais, e tudo isso dar motivo a que se olhe com carinho renovado
para algo que mais que um prdio ou uma instituio, porque ser sempre
um importante foco aglutinador das melhores relaes humanas.
Gabriel Chalita
Secretrio de Estado da Educao
5
PREFCIO
6
exemplo, na construo de tabelas, na formulao de relatrios e textos de
naturezas variadas.
Este manual, ao orientar leigos na organizao do acervo histrico
escolar, pretende ser um primeiro passo no suporte ao trabalho de preservao
da memria dentro das escolas. Outras publicaes se seguiro, pois
incentivar projetos dessa natureza constitui um dos objetivos do Memorial da
Educao/Centro de Referncia em Educao Mario Covas/SEE, pois eles
podem proporcionar aos jovens uma compreenso maior sobre seu meio, alm
de elev-los condio de protagonistas de aes concretas para a
preservao de parte da histria da educao paulista.
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INTRODUO
8
exemplo, como sua estrutura, a que tipo de pblico atende, qual o perfil do
corpo docente e dos funcionrios.
Com o passar do tempo, os documentos tendem a envelhecer e a se
deteriorar, e a maioria acaba indo parar no lixo; conseqentemente, algumas
informaes histricas se perdem para sempre! Para que isso no acontea,
necessrio tomar alguns cuidados importantes com esses documentos. Quem
que pode fazer isso? Voc sabia que, assim como h os profissionais
especializados em cuidar de bibliotecas (bibliotecrios) e de museus
(muselogos), tambm h os especialistas em cuidar de arquivos? Esses so
os arquivistas. Entretanto, no compete s aos arquivistas o cuidado com a
documentao histrica; cabe a todos ns zelar pela sua conservao. Por
isso, colabore sempre para preservar o patrimnio de sua escola: carteiras,
lousas, livros e demais bens pertencem a todos e servem como documento de
nossa prpria histria.
Pensando nisso, o Ncleo de Referncia em Memria da Educao,
vinculado ao Centro de Referncia em Educao Mrio Covas, sob a
coordenao da Prof. Maria Aparecida Ceravolo Magnani, est desenvolvendo
o projeto Nossa Escola tem Histria. Tendo como arquivo piloto o Arquivo da
Escola Caetano de Campos (AECC), esse projeto pretende realizar a
implantao de arquivos escolares na rede pblica do Estado de So Paulo,
para disponibiliz-los consulta de pesquisadores, estudiosos e interessados
em geral. Alm de preservar a memria da escola paulista, esse projeto busca
conscientizar a sociedade sobre a importncia de zelar pelo patrimnio cultural,
especificamente os acervos escolares, at agora pouco valorizados.
Com esse fim, apresentamos este Manual de trabalho em arquivos
escolares para orientar a tarefa de implantao desses arquivos. Elaborado em
linguagem didtica, este manual est voltado para leigos na rea de
Arquivologia e visa a atender, principalmente, aos professores e alunos
interessados em preservar a memria de suas escolas.
Procuramos inserir ao final deste trabalho um vocabulrio, com o
propsito de facilitar a compreenso de alguns termos tcnicos da
Arquivologia, alm de dicas, observaes, ilustraes e uma bibliografia que
pode ser til a quem deseje ampliar seus conhecimentos nessa rea.
9
ARQUIVOS ESCOLARES
10
outro e a eliminao de documentos de acordo com os procedimentos
adequados.
muito importante cuidar dos documentos desde o momento de sua
gerao e gesto. Imprescindvel, tambm, que funcionrios, professores e
alunos conheam os cuidados que devem ser dispensados aos documentos
que fazem parte das atividades dirias da escola, j que muitos deles podem
se tornar histricos!
Os arquivos escolares so constitudos pelo conjunto de documentos
produzidos e recebidos em decorrncia das atividades dirias de professores,
funcionrios, alunos, pais de alunos e todos aqueles que de alguma forma
participam do funcionamento da escola. Entre os documentos escolares,
podemos citar: pronturios de alunos, cartilhas, discos de histrias infantis,
trabalhos feitos pelos prprios alunos, etc. Todos esses documentos contam
algo da histria da escola e, claro, da sua histria tambm!
Aps todas estas explicaes, provavelmente voc j pode responder s
seguintes perguntas: a sua escola tem um arquivo histrico? Voc j pensou
em como seria interessante guardar no arquivo escolar as fotografias daquela
divertida excurso que voc fez com seus colegas no final do ano passado? Ou
ainda preservar a maquete feita por seus alunos e exibida na exposio do Dia
dos Pais?
11
At aqui, voc j deve ter percebido que os acervos (ou fundos)
escolares podem reunir uma grande variedade de documentos nos mais
diversos materiais: papel, madeira, isopor, vidro, tecido, gesso, acrlico, etc. Os
arquivistas do o nome de suporte ao material sobre o qual as informaes
so registradas. Assim, podemos considerar como documento histrico tanto
uma cadeira em madeira do sculo XIX como um calado em couro que
pertenceu a um baro do caf, ou as dobraduras de papel feitas pelos alunos
nas aulas de Educao Artstica. Esses exemplos nos trazem informaes
histricas a respeito do mobilirio do sculo XIX, do vesturio dos bares do
caf, e das prticas escolares no Brasil do sculo XX. Podemos perceber,
ento, que documento no somente aquilo que registrado em papel. Assim
como h vrios tipos de suporte, tambm devemos lembrar que os documentos
podem pertencer a vrios gneros: udio, cinematografia, iconografia,
multimdia e texto. Nesse sentido, os arquivos escolares guardam uma
especificidade que os diferencia da maioria dos arquivos institucionais nos
quais normalmente encontramos exemplares nicos de documentos
manuscritos, impressos e audiovisuais. Os exemplares mltiplos (livros e
revistas) so, geralmente, guardados em bibliotecas; e os objetos bi e
tridimensionais (quadros, cadeiras, brinquedos, calados) conservam-se em
museus. Bom, em nossa escola ns temos tudo isso!!!
E agora, o que fazer?...
Pronturio de
alunos (AECC)
12
Cartilhas
(AECC)
Discos
(AECC)
Trabalho de
Aluno (AECC)
13
PROCESSAMENTO TCNICO
14
Livro danificado
pela ao de
insetos (AECC)
Livro
danificado pela
ao de
insetos (AECC)
O mofo
provocado por
fungos que se
propagam
causando manchas
nos documentos,
especialmente em
ambientes quentes
e midos onde falta
circulao de ar e
limpeza.
15
Os fungos (que provocam mofo), traas, brocas, cupins e baratas
proliferam-se rapidamente, consumindo toda sorte de materiais: papis,
tecidos, couro, madeira, etc. Se o arquivo se localiza numa regio que corre
risco de alagamento, recomenda-se a guarda do acervo nos andares
superiores do prdio. Tambm, d preferncia a ambientes arejados e sem
poeira, onde o piso, as paredes e o mobilirio no sejam de madeira, j que a
madeira atrai cupins. Confira com um tcnico toda a fiao eltrica para afastar
o perigo de curto circuito, que pode provocar incndio. Por ltimo, h tambm o
fator humano, que pode ameaar os arquivos histricos: isso quer dizer que as
pessoas tambm podem, intencionalmente ou no, destruir irrecuperavelmente
a documentao. Por isso, uma das primeiras medidas a ser tomada o
estabelecimento de normas de conduta para orientar os procedimentos dos
tcnicos que iro trabalhar no arquivo. Sugerimos as seguintes regras:
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12) No permitido o emprstimo de documentos, a no ser com prvia
autorizao, por escrito, das instncias superiores.
13) Em hiptese alguma se devem descartar documentos. Aquele que destruir
documentos de valor permanente e de interesse pblico e social, ficar
sujeito a responsabilidade administrativa, civil e penal, de acordo com a
legislao em vigor.
14) No conservar no arquivo vasos com plantas, pois as plantas atraem
insetos e microorganismos que podem danificar a documentao.
15) terminantemente proibida a entrada de animais no arquivo.
16) Nunca deixar o recinto vazio. Em caso de ausncia, trancar a porta e deixar
a chave com o responsvel.
17) Em hiptese alguma permitida a circulao de pessoas estranhas nas
dependncias de guarda do acervo.
18) Seja responsvel e cuidadoso com seus materiais de trabalho: ao finalizar
o expediente, guarde em local apropriado as escovas, os pincis e outros
utenslios. No guarde materiais usados junto a materiais sem uso. Troque
constantemente aqueles materiais que estiverem gastos por outros novos e
fique atento para que estejam sempre limpos. Luvas, flanelas, pincis e
escovas em mau estado de higiene, ao invs de proteger o documento,
iro causar-lhe dano maior.
19) Ao finalizar o expediente, tranque a porta com chave, desligue os
equipamentos eltricos (ventiladores, computadores, impressoras, etc) e
apague as luzes.
20) Diante de qualquer problema ou dvida, comunique imediatamente s
instncias superiores de sua escola (Direo, Coordenao, Secretaria,
etc).
21) Oriente os futuros pesquisadores e usurios do arquivo para que
obedeam a estas ou outras normas que voc julgar convenientes. Aja
sempre com responsabilidade e critrio. No adianta um grande
empreendimento se ns mesmos podemos, por causa de nosso descuido,
comprometer documentos de valor histrico e cultural.
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Agora que ns j aprendemos o que documento, o que um arquivo,
vimos que nossa escola tem uma riqussima documentao que precisa ser
preservada, e definimos uma srie de normas para orientar os procedimentos
daqueles que iro trabalhar no arquivo, devemos realizar um trabalho de
processamento tcnico, em que uma srie de tarefas sero necessrias para
organizar, preservar e disponibilizar nossos documentos para os consulentes.
Ento... mos obra!
Identificao de Fundos
18
misturado aos outros. J que cada fundo pertence a uma escola, deve ser
tratado separadamente dos demais.
Esse primeiro exame nos permite fazer uma estimativa do tempo de
durao do empreendimento, alm de prever os recursos materiais e humanos
que sero necessrios.
Classificao
19
A seguir, voc ir fazer uma segunda separao, desta vez por tipos.
Tomemos como exemplo a espcie documental "convites": se nos deparamos
com muitos convites, devemos analis-los quanto sua funo. Aps observ-
los atentamente, iremos reparar que, embora todos sejam convites, uns podem
ser convites de formatura; outros, de casamento; e outros, ainda, convites de
aniversrio. Logo, estaremos separando os convites de acordo com a funo
para a qual eles foram elaborados: formatura, casamento ou aniversrio. O
mesmo processo podemos fazer em relao aos atestados, aos relatrios e
aos demais documentos do arquivo. O seguinte quadro pode ilustrar o que foi
exposto acima:
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ESPCIE TIPO (funo)
Convite convite de casamento, convite de aniversrio, etc.
Atestado atestado de matrcula, atestado de participao em evento, etc.
Relatrio relatrio de estudo do meio, relatrio de avaliao mdica, etc.
Boletim boletim de rendimento escolar, boletim de freqncia, etc.
21
A documentao
deve ser
armazenada em
mobilirio prprio
e em rea
destinada
especificamente
para sua guarda.
22
"Bilhete de solicitao"
Caro colega:
Peo-lhe emprestado o livro de
poesias que voc ganhou no Natal.
Abril de 2003
Paulo.
Ateno!
23
Elaborao do quadro de arranjo
24
Imaginemos que a escola um grande bolo dividido em vrias partes, que
constituem a Direo, a Secretaria, a Coordenao, o Laboratrio, a Biblioteca,
o Grmio estudantil, etc. Essas unidades inter-relacionadas formam a estrutura
da instituio da mesma maneira que os vrios pedaos formam um bolo. Em
cada uma dessas partes h pessoas (diretor, professores, secretria, alunos,
etc) desempenhando funes que produzem documentos. Por exemplo,
bibliotecria compete elaborar fichas de leituras de livros; os professores fazem
registros das aulas, e a secretria envia e recebe correspondncias.
25
Organograma Escolar1
1
Baseado no Decreto n 10.623, de 28 de outubro de 1977, complementado com as
mudanas a partir da Lei n 444/85.
27
Para fazer a classificao dos documentos, os arquivistas
desenvolveram o mtodo estrutural e o mtodo funcional. Segundo o mtodo
estrutural, os documentos so classificados de acordo com a estrutura da
instituio. Isso quer dizer que devemos identificar a qual "parte" do
organograma (lembremos do bolo) nossos documentos pertencem, para ento
classific-los, de modo que toda a documentao produzida ou guardada pela
Direo ser classificada no setor referente Direo, valendo o mesmo
princpio para a documentao produzida ou guardada pela Secretaria,
Biblioteca, Museu escolar, etc.
De acordo com o mtodo funcional, como o nome j diz, devemos
classificar os documentos conforme as principais funes/atividades da
instituio. Uma escola, assim como uma empresa, uma ONG ou qualquer
outra organizao, possui uma srie de funes. Entre as principais, podemos
citar: matrcula de alunos, controle de freqncia de funcionrios, finanas,
concursos, festas comemorativas, distribuio de aulas, etc. Por exemplo, se
pelo mtodo estrutural o documento Edital de Cobrana de Impostos seria
classificado junto Secretaria (por ser de sua produo e/ou guarda), no
mtodo funcional esse documento ser classificado no grupo referente
funo de Finanas. Um segundo exemplo: se elaborarmos um quadro
funcional onde uma das funes seja Discncia, toda a documentao discente
ficar classificada nesse grupo; por outro lado, se o quadro for estrutural,
deveremos distribuir a documentao discente nas vrias partes da estrutura
que guardam ou produzem documentao de alunos: vamos encontrar sries
documentais de trabalhos discentes tanto na Biblioteca como no Museu
escolar.
Podemos representar visualmente as relaes hierrquicas e orgnicas
das classes de documentos atravs do j citado quadro de arranjo, (uma
espcie de organograma) onde a documentao disposta em nveis
hierrquicos.
A seguir, apresentamos um esquema bem simples de um quadro de
arranjo:
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Quadro de Arranjo
FUNDO
G G G
s.g s.g s s s
s
s s s.s. s.s. s.s. s.s.
s.s. s.s.
Legenda:
G = grupo
s.g. = subgrupo
s = srie
s.s. = subsrie
Voc sabia?
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Podemos esboar, a ttulo de exemplo, um possvel Quadro de Arranjo
de Classificao Estrutural e um Quadro de Arranjo de Classificao Funcional
de um arquivo escolar hipottico. Apresentamos a seguir ambos os quadros, de
maneira sinttica, para fins didticos:
Direo (Grupo)
Sries documentais
Coordenao (Grupo)
Sries documentais
Docente (Subgrupo)
Sries documentais
Laboratrio (Grupo)
Sries documentais
Biblioteca (Grupo)
Sries documentais
Museu (Subgrupo)
Sries documentais
Secretaria (Grupo)
Sries documentais
30
Quadro de Arranjo de Classificao Funcional
Administrao (Grupo)
Patrimnio (Subgrupo)
Sries documentais
Pessoal (Subgrupo)
Sries documentais
Finanas (Grupo)
Oramento (Subgrupo)
Sries documentais
Contabilidade (Subgrupo)
Sries documentais
Tesouraria (Subgrupo)
Sries documentais
Pedaggico-cultural (Grupo)
Cursos (Subgrupo)
Sries documentais
Eventos (Subgrupo)
Sries documentais
Programa (Subgrupo)
Sries documentais
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Dica:
No h uma receita nica para organizar a documentao de uma escola.
Cada arquivista deve seguir o mtodo que mais lhe convier, de acordo com as
caractersticas da instituio e da documentao disponvel no acervo. O
mtodo estrutural conveniente se voc conseguir recuperar a estrutura da
instituio. Entretanto, esta tarefa se torna mais difcil ao lidarmos com
documentos que cobrem um perodo muito longo (lembre-se de que as
estruturas mudam). Por outro lado, ao classificar segundo o mtodo funcional,
tome cuidado porque alguns documentos podem apresentar funes no
muito claras. Neste caso, procure definir qual era a principal funo que deu
origem ao documento.
Ordenao e Notao
elemento convencionado
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numricos: por ordem de nmeros. Vamos fazer um exerccio de
ordenao? Imaginemos que em nosso arquivo h uma grande quantidade de
cartas de diversos remetentes, 30 das quais redigidas por um certo Jos
Pereira em datas diferentes. Primeiro, vamos ordenar toda a correspondncia
em ordem alfabtica por sobrenome de remetente. A seguir, as cartas do Jos
Pereira sero ordenadas cronologicamente. Assim, quando voc desejar
localizar as cartas desse remetente, voc dever busc-las junto queles
remetentes cujos sobrenomes comecem com a letra P. Feito isso, voc ter
acesso a todas as cartas do Jos Pereira ordenadas de acordo com a data de
origem, da mais antiga mais recente. No ficou fcil?
Aps a ordenao, no se esquea de dar um "endereo" a cada
documento, para facilitar sua localizao no arquivo. Esse "endereo" em
forma de cdigo o que os arquivistas chamam de notao. Segundo o
dicionrio, notao a "Identificao das unidades de arquivamento, feita
atravs de nmeros, letras ou combinao de nmeros e letras, para permitir
sua localizao (...)"3.
Ateno!
Imagine que voc est diante de uma carta do Arquivo da Escola Caetano
de Campos, classificada junto ao grupo Correspondncia Passiva, arquivada
na caixa 22, sob o nmero 50. Voc ir escrever essas informaes num canto
do documento, conforme o seguinte exemplo:
33
AECC, Cp. - Cx. 22, 50
So Paulo, 12 de maio de 1944
Senhor Diretor:
Parabenizo pelo sucesso das festas comemorativas
promovidas por sua escola.
Atenciosamente,
Prof. Paulo.
Ateno!
34
Higienizao e Acondicionamento
35
O tratamento de
higienizao
extremamente
importante para
conservar os acervos.
Para realizar essa
tarefa, o tcnico deve
se proteger usando os
equipamentos
adequados, j que
muitos
microorganismos
podem ser absorvidos
pela pele ou pelas
vias respiratrias,
provocando
enfermidades.
Principais instrumentos
utilizados para
higienizar e fazer
notao nos
documentos.
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H duas maneiras de se proceder higienizao: a manual e a qumica.
A higienizao manual feita com escovas, pincis, flanelas, pinas,
borracha, cotonetes, etc. Primeiramente, retire os materiais oxidantes
(grampos, clipes, alfinetes). A seguir, limpe com um pincel a superfcie do
documento, fazendo movimentos suaves na direo contrria ao seu corpo.
Repare que o p e o mofo normalmente no se acumulam de maneira uniforme
na superfcie, mas deixam manchas desiguais. Nesses casos, troque de pincel
se for necessrio e limpe com maior cuidado cada concentrao de sujeira.
Nos livros, costuma-se higienizar as dez primeiras e as dez ltimas folhas.
claro, entretanto, que se o centro do livro apresentar sujeira, deve ser
completamente limpo. Superfcies planas (gravuras, impressos, partituras, etc)
podem ser limpas, tambm, com p de borracha, fazendo movimentos
circulares com a ajuda de algodo envolto em gaze.
Ateno!
37
Embalagens usadas no
acondicionamento da
documentao.
38
A seguir, relacionamos os principais materiais utilizados para a
conservao de documentos:
39
Lupa
Luvas descartveis (tamanhos P, M ou G)
Mscara cirrgica com elstico
culos de segurana (Leal)
Papel com PH neutro (vrias gramaturas)
Papel craft
Pasta polionda de cor branca (vrios tamanhos)
Pina
Pincel 1 Pinctore 188
Pincel bomba mdio ref. 10653-5
Pincel chato da Tigre ref. 815/20
Pincel tipo trincha macia n. 2
Polister
Rgua de 30 cm transparente
Rgua de 100 cm metlica
Tecido 100% de polipropileno branco
Tesoura
Touca de proteo
40
Instrumento de pesquisa e descrio
41
Para atender vasta gama de gneros documentais dos acervos
escolares, o Banco de Dados foi configurado de modo a utilizar pginas
especficas para cada gnero documental. Foram acrescentadas, ainda, duas
pginas para livros e peridicos. Em geral, as pginas apresentam estrutura
idntica, diferindo apenas em relao aos campos especficos a cada gnero.
Para inserir as informaes dos documentos no Banco de Dados, primeiro
temos que definir a qual gnero os documentos pertencem. Essa atividade, que
chamada de descrio, constitui um conjunto de procedimentos pautados
por normas tcnicas para transcrever e resumir as informaes dos
documentos nos instrumentos de pesquisa.
42
pelo Prof. Jos Pereira, que ministra a disciplina de Geografia do Brasil. O
documento foi elaborado em folhas de papel, cuja conservao, apesar do
tempo, boa. Imaginemos, tambm, que no documento constem os nomes de
alguns professores e colegas dos alunos e que, graas leitura cuidadosa,
percebemos que se trata de trabalho de aluno, relativo a estudo do meio,
elaborado por ocasio da visita cidade de Paranapiacaba. No esqueamos,
ainda, que o documento pertence ao Arquivo da Escola X, foi classificado no
Grupo "Discncia" e no Subgrupo "Trabalhos de alunos", e recebeu a notao
"AX, D, Ta, 10, 25". Veja como ficaria a descrio desse documento em nosso
banco de dados:
Banco de Dados
TEXTO
Localizao
Fundo: Escola X
Grupo: Discncia
Srie: Trabalhos de alunos
Ttulo
"Estudos geogrficos da cidade de Paranapiacaba"
Tipo documental
Relatrio de estudo do meio
Idioma
Portugus
Produo
Pas: Brasil
Cidade: So Paulo
Estado: SP
Data identificada (x) Data presumida ( ) Sem data ( )
20/02/1979
Perodo de referncia
43
20/01/1979 a 20/03/1979
Descrio Fsica
Suporte: papel
Conservao: boa (x) regular ( ) m ( )
Descrio4
Relatrio dos alunos Pedro e Paulo Santos, referente visita de estudo do
meio realizada na cidade de Paranapiacaba, em 19 de fevereiro de 1979, como
tarefa da disciplina de Geografia do Brasil, ministrada pelo Professor Jos
Pereira.
Observaes
Os alunos Pedro e Paulo Santos pertencem 8 srie do Ginsio.
Onomstico
PEREIRA, Jos (x) inserir ( ) buscar ( ) excluir
Lista de nomes
PEREIRA, Elias
PEREIRA, Luiz
PEREIRA, Marcos
PEREIRA, Jos
SILVA, Antonio
Palavras-chave
Estudo do meio (x) inserir ( ) alterar ( ) excluir
Lista de palavras-chave
Escotismo
Ensino distncia
Ensino domstico
Geografia
Estudo do meio
Trabalho de aluno
4
Serve como verbete.
44
Ttulo: o campo destinado ao ttulo do documento. Lembremos que h
documentos que no tm ttulo; nesses casos, o campo deve permanecer
em branco.
Autorias: campo que identifica os autores do documento. Se o documento
no apresentar autoria, o campo permanecer sem registro. No se
esquea de que h regras especficas para a indexao de nomes prprios.
Tipo de participao: informa-nos qual a participao que cada pessoa teve
na elaborao do documento, conforme foi ilustrado no exemplo.
Produo: o campo destinado a indexar informaes sobre o local e a
data de produo do documento. Repare que o subcampo "data" apresenta
trs opes de preenchimento. A "data identificada" se refere quela que
aparece registrada no documento e sobre a qual no h dvida. A "data
presumida" aquela que foi colhida atravs de pesquisa em outras fontes
ou no prprio documento. Leia atentamente o documento, pois ele pode
conter pistas sobre sua origem. A data identificada ou presumida deve ser
registrada no espao adequado. Finalmente, se o documento no apresenta
data e no conseguimos identific-la atravs da pesquisa, devemos indexar
como "sem data".
Perodo de referncia: um campo destinado a facilitar a busca do
documento, no que diz respeito poca em que foi produzido.
Descrio: nesse campo, deve constar um verbete sucinto, para que em
poucas linhas o leitor possa saber o assunto do documento. importante
ser claro e objetivo ao redigir o verbete. Se o documento tece comentrios
crticos ou expe juzos de valor, deixe bem claro que se trata da viso do
autor e no da sua. Uma boa dica ler o livro Arquivos permanentes:
tratamento documental, da Prof Helosa Bellotto, pois alm de ser um
clssico da Arquivologia essa obra discorre sobre a elaborao de verbetes.
Observaes: o campo destinado indexao de todas as observaes
complementares colhidas atravs de pesquisa. Muitas vezes, os
documentos no trazem as informaes de maneira clara, como
gostaramos (especialmente se so de carter pessoal); h dados que vm
luz somente aps uma pesquisa histrica. Entretanto, seja ponderado: a
45
pesquisa somente bem-vinda se for realmente necessria. No se devem
indexar informaes redundantes ou obvias demais para o leitor.
Onomstico e temtico: esses campos permitem indexar nomes de pessoas
e temas citados nos documentos. Os nomes de pessoas devem entrar
sempre pelo sobrenome seguido do nome, obedecendo s regras da ABNT
Associao Brasileira de Normas Tcnicas. Ao elaborar o TEMTICO,
tome estes cuidados:
Normalizao gramatical: padronize os termos. Pode-se optar pela
indexao de termos no masculino e no singular.
Sinonmias: diante de duas possibilidades para a indexao, opte pelo
termo mais procurado termos populares ou cientficos; estrangeiros ou
traduzidos; siglas ou expresses por extenso; regionalismos, etc.
Homonmias: acrescente uma qualificao que diferencie os termos
homnimos.
46
Os instrumentos de pesquisa devem trazer campos destinados busca
das informaes indexadas. Os principais so: notao, tipo documental, ttulo,
autoria, onomstico, palavra-chave, data, cidade e pas. Isso quer dizer que
voc pode localizar um ttulo, um autor, uma palavra-chave ou qualquer outro
tipo de informao, apenas preenchendo o campo correspondente e solicitando
a busca. Uma busca eficiente previne contra o desgaste dos documentos
causado pelo manuseio desnecessrio, e permite acesso documentao de
forma mais rpida para atender aos consulentes.
47
Atendimento a consulentes
48
Por ocasio da primeira visita do consulente ao arquivo, sugerimos que
voc elabore um cadastro onde sero registradas algumas informaes sobre o
usurio (anexo 2).
Se voc localizou um grande nmero de documentos que podem
interessar ao pesquisador, no os entregue todos de uma vez. V oferecendo
aos poucos para que no se acumulem na mesa do consulente e para que
voc possa exercer um controle maior sobre a documentao entregue. No se
esquea de anotar em ficha adequada os documentos em consulta (anexo 3).
Aps a consulta, o responsvel pelo atendimento dever conferir
cuidadosamente a documentao e retornar ao arquivo, em seguida, os
documentos que no sero novamente consultados.
49
Bonecas de
papel (AECC)
50
VOCABULRIO
51
Descrio: Procedimentos voltados a identificar os documentos e elaborar
instrumentos de pesquisa.
Descritor: Ver: Palavra-chave.
Documento: Unidade constituda de informao e o suporte.
Eliminao: Destruio de documentos em fase prvia guarda permanente.
Espcie documental: Forma assumida pelos documentos de acordo com a
natureza e a disposio de suas informaes.
Estante deslizante: Estante construda de modo a economizar espao e
oferecer maior proteo aos documentos.
Fundo: Conjunto de documentos reunidos por acumulao por pessoas fsicas,
jurdicas, pblicas ou privadas, no decorrer de suas atividades e que, no
arquivo permanente, so guardados junto a outros arquivos.
Gnero: Forma assumida pelo documento de acordo com os signos utilizados
para comunicar seu contedo.
Grupo: Segmento ou diviso de um fundo, determinada de acordo com o
mtodo estrutural ou funcional.
Higienizao: Limpeza dos documentos por meio manual ou qumico.
Instrumento de pesquisa: Referncia destinada identificao, localizao e
resumo dos fundos, grupos, sries e unidades documentais, com o objetivo de
facilitar o acesso ao acervo.
Mesa de higienizao: Mesa utilizada para higienizar os documentos, dotada
de um mecanismo de aspirao para suco da sujeira.
Notao: Identificao dos documentos por meio de nmeros, letras ou
combinao de ambos, para possibilitar sua localizao.
Ordenao: Disposio fsica dos documentos, a partir de critrios
preestabelecidos, com o objetivo de facilitar sua localizao.
Organograma: Representao grfica da estrutura organizacional de uma
entidade.
Palavra-chave: Palavra ou expresso utilizada para expressar o contedo dos
documentos e facilitar sua busca.
Papel com PH neutro: Papel sem acidez, adequado para a conservao dos
documentos, por no se deteriorar facilmente.
52
Plano de classificao: Esquema de classificao voltado para arquivos
correntes.
Princpio da provenincia: Os arquivos originrios de uma mesma entidade,
seja fsica ou jurdica, devem manter sua individualidade sem serem
misturados a outros de origem diversa.
Quadro de arranjo: Esquema de classificao voltado para arquivos
permanentes.
Srie: Formada pela seqncia das unidades pertencentes a um mesmo tipo
documental.
Suporte: Material sobre o qual esto registradas as informaes do
documento.
Tabela de temporalidade: Instrumento que determina os prazos para a
eliminao ou guarda dos documentos.
Tesauro: Lista padronizada de termos, utilizada para permitir a localizao das
informaes dos documentos.
Tipo documental: Configurao assumida pela espcie documental de acordo
com suas atividades.
Verbete: Conjunto de informaes claras e concisas sobre o contedo do
documento.
Vocabulrio controlado: Ver: Tesauro.
53
BIBLIOGRAFIA
54
ANEXOS
55
Anexo 1
SOLICITAO DE PESQUISA
Consulente:
_______________________________________________________________
Fone:__________________________________E-mail:__________________
Tema da Pesquisa:
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
Documentos:
Documento:
_______________________________________________________________
56
Anexo 2
CADASTRO DE CONSULENTE
Nome:
____________________________________________________________
Endereo residencial:
Rua/Av.: _________________________________________________ n.____
Apto.: ____________ Bairro:________________________________________
Cidade: _____________________ Estado: ________ CEP:________________
Telefone: ( )___________________ E-mail:________________________
Formao:______________________________________________________
RG: _____________________________ CPF:_________________________
Tipo de pesquisa:
Graduao ( ) Mestrado ( ) Doutorado () Outro ( )
Especificar:______________________________________________________
57
Anexo 3
REQUISIO DE DOCUMENTOS PARA CONSULTA
Consulente:
_______________________________________________________
Documento:
_______________________________________________________
Notao: _______________________ Obs.:_____________________
Documento:
_______________________________________________________
Notao: _______________________ Obs.:_____________________
Documento:
_______________________________________________________
Notao: _______________________ Obs.:_____________________
Assinatura do consulente:________________________
Rubrica do atendente: ______________ Data:___/___/___
58
Centro de Referncia em Educao Mrio Covas - CRE
Coordenadora
Maria Aparecida Ceravolo Magnani
Diretoria Executiva
Tirone Francisco Chahad Lanix
Impresso e acabamento
Rettec Artes Grficas
Tiragem
15.000 exemplares
59
Visando a preservar a memria da escola paulista, o projeto Nossa Escola
tem Histria busca conscientizar a sociedade sobre a importncia de zelar
pelo patrimnio cultural, especificamente os acervos escolares, at agora
pouco valorizados. Com esse fim, elaboramos este Manual de trabalho em
arquivos escolares para orientar a tarefa de implantao desses arquivos.
Redigido em linguagem didtica, est voltado para leigos na rea de
Arquivologia e visa a atender, principalmente, aos professores e alunos
interessados em preservar a memria de suas escolas.
60