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Geraldo Alckmin
Secretrio da Educao
Gabriel Chalita
Secretrio-Adjunto
Paulo Alexandre Barbosa
Chefe de Gabinete da Secretaria da Educao
Marila Nunes Vianna
S239m
Manual de Trabalho
Em Arquivos Escolares
2004
SUMRIO
Pg.
APRESENTAO ....................................................................................
PREFCIO ...............................................................................................
INTRODUO .........................................................................................
11
15
19
CLASSIFICAO ..........................................................................
20
20
22
25
32
34
40
47
VOCABULRIO ......................................................................................
50
BIBLIOGRAFIA .......................................................................................
53
ANEXOS ..................................................................................................
54
APRESENTAO
responsvel
cuidadosa
dos
documentos
ter
grande
e a comunidade. Se o trabalho ainda for complementado com entrevistas a exalunos, os jovens pesquisadores vero que todos tm uma histria, um
episdio inesquecvel a contar a respeito dos seus tempos de estudante.
Essa descoberta da escola em perspectiva histrica, a possibilidade de
olhar
para
esse
prdio
como
uma
personagem
que
testemunhou
Gabriel Chalita
Secretrio de Estado da Educao
PREFCIO
publicaes
da
escola,
hemerotecas,
mveis,
aparelhos,
INTRODUO
exemplo, como sua estrutura, a que tipo de pblico atende, qual o perfil do
corpo docente e dos funcionrios.
Com o passar do tempo, os documentos tendem a envelhecer e a se
deteriorar, e a maioria acaba indo parar no lixo; conseqentemente, algumas
informaes histricas se perdem para sempre! Para que isso no acontea,
necessrio tomar alguns cuidados importantes com esses documentos. Quem
que pode fazer isso? Voc sabia que, assim como h os profissionais
especializados em cuidar de bibliotecas (bibliotecrios) e de museus
(muselogos), tambm h os especialistas em cuidar de arquivos? Esses so
os arquivistas. Entretanto, no compete s aos arquivistas o cuidado com a
documentao histrica; cabe a todos ns zelar pela sua conservao. Por
isso, colabore sempre para preservar o patrimnio de sua escola: carteiras,
lousas, livros e demais bens pertencem a todos e servem como documento de
nossa prpria histria.
Pensando nisso, o Ncleo de Referncia em Memria da Educao,
vinculado ao Centro de Referncia em Educao Mrio Covas, sob a
coordenao da Prof. Maria Aparecida Ceravolo Magnani, est desenvolvendo
o projeto Nossa Escola tem Histria. Tendo como arquivo piloto o Arquivo da
Escola Caetano de Campos (AECC), esse projeto pretende realizar a
implantao de arquivos escolares na rede pblica do Estado de So Paulo,
para disponibiliz-los consulta de pesquisadores, estudiosos e interessados
em geral. Alm de preservar a memria da escola paulista, esse projeto busca
conscientizar a sociedade sobre a importncia de zelar pelo patrimnio cultural,
especificamente os acervos escolares, at agora pouco valorizados.
Com esse fim, apresentamos este Manual de trabalho em arquivos
escolares para orientar a tarefa de implantao desses arquivos. Elaborado em
linguagem didtica, este manual est voltado para leigos na rea de
Arquivologia e visa a atender, principalmente, aos professores e alunos
interessados em preservar a memria de suas escolas.
Procuramos inserir ao final deste trabalho um vocabulrio, com o
propsito de facilitar a compreenso de alguns termos tcnicos da
Arquivologia, alm de dicas, observaes, ilustraes e uma bibliografia que
pode ser til a quem deseje ampliar seus conhecimentos nessa rea.
ARQUIVOS ESCOLARES
Durante
nossa
vida,
produzimos
guardamos
uma
srie
de
10
11
normalmente
encontramos
exemplares
nicos
de
documentos
Pronturio de
alunos (AECC)
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Cartilhas
(AECC)
Discos
(AECC)
Trabalho de
Aluno (AECC)
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PROCESSAMENTO TCNICO
Quando a escola possui um acervo histrico, necessrio agir
rapidamente antes que a falta de conservao acabe com os documentos.
Antes de mais nada, recomenda-se a escolha de um local adequado para
guardar os documentos, onde eles possam ficar em segurana o maior tempo
possvel. Dependendo das condies materiais e financeiras de que dispe a
instituio responsvel pelo acervo, os arquivos podem ficar separados das
demais dependncias do prdio, protegidos por portas corta-fogo, em salas
equipadas com dispositivos contra incndio, controladores de umidade e
temperatura, estantes deslizantes, etc.
Se sua escola no tem esses recursos, no faz mal. Nada impede que
se tomem alguns cuidados que, por simples que paream, so necessrios
para prolongar a vida dos documentos. Primeiramente, deve-se instalar o
arquivo em local seguro: ao abrigo das goteiras de chuva, da umidade ou do
calor em excesso. Esses fatores climticos podem trazer srios prejuzos
documentao, j que so responsveis, inclusive, pelo desenvolvimento de
microorganismos, insetos e roedores que costumam atacar os documentos.
14
Livro danificado
pela ao de
insetos (AECC)
Livro
danificado pela
ao de
insetos (AECC)
O mofo
provocado por
fungos que se
propagam
causando manchas
nos documentos,
especialmente em
ambientes quentes
e midos onde falta
circulao de ar e
limpeza.
15
16
17
Identificao de Fundos
A primeira tarefa a ser realizada a identificao da massa documental,
para fazer uma avaliao de suas condies gerais: os documentos seguem
alguma organizao prvia ou se encontram totalmente misturados? Qual o
estado geral de conservao dos documentos? Que gneros documentais
compem o acervo? Qual o volume da massa documental? Os documentos
pertencem todos a um nico fundo ou constituem mais de um fundo?
Imaginemos, por exemplo, que estamos num grande depsito que contm mais
de um fundo, provenientes de escolas diferentes. De acordo com o princpio
da provenincia, cada fundo dever manter sua individualidade, sem ser
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misturado aos outros. J que cada fundo pertence a uma escola, deve ser
tratado separadamente dos demais.
Esse primeiro exame nos permite fazer uma estimativa do tempo de
durao do empreendimento, alm de prever os recursos materiais e humanos
que sero necessrios.
Classificao
Separao por espcies e tipos documentais
ao
mapeamento,
identificando
registrando
os
conjuntos
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A seguir, voc ir fazer uma segunda separao, desta vez por tipos.
Tomemos como exemplo a espcie documental "convites": se nos deparamos
com muitos convites, devemos analis-los quanto sua funo. Aps observlos atentamente, iremos reparar que, embora todos sejam convites, uns podem
ser convites de formatura; outros, de casamento; e outros, ainda, convites de
aniversrio. Logo, estaremos separando os convites de acordo com a funo
para a qual eles foram elaborados: formatura, casamento ou aniversrio. O
mesmo processo podemos fazer em relao aos atestados, aos relatrios e
aos demais documentos do arquivo. O seguinte quadro pode ilustrar o que foi
exposto acima:
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ESPCIE
TIPO (funo)
Convite
Atestado
Relatrio
Boletim
ARMRIO 1
ARMRIO 1
ARMRIO 2
Caixa 1
Caixa 2
Caixas 1 a 5
Brinquedos
Pronturios de alunos
Data-limite: 1960-1970
Data-limite: 1955-1965
Total: 18
Total: 20
Total: 180
21
A documentao
deve ser
armazenada em
mobilirio prprio
e em rea
destinada
especificamente
para sua guarda.
22
"Bilhete de solicitao"
Caro colega:
Peo-lhe
emprestado
livro
de
Ateno!
Ao nomear um conceito, cuidado com as sinonmias (palavras sinnimas).
Redobre o cuidado se o trabalho estiver sendo realizado por mais de uma
pessoa. Procure elaborar algum mecanismo de controle para a adoo de cada
termo, sigla ou cdigo adotado. Sempre discuta e partilhe informaes. Nunca
trabalhe sozinho!!!
23
24
25
Organograma Escolar1
27
Para
fazer
classificao
dos
documentos,
os
arquivistas
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Quadro de Arranjo
FUNDO
s.g
s.g
s
s.s.
s.s.
s.s. s.s.
s.s. s.s.
Legenda:
G = grupo
s.g. = subgrupo
s = srie
s.s. = subsrie
Voc sabia?
Os arquivistas convencionaram chamar de quadro de arranjo aquele
aplicado a arquivos permanentes e de plano de classificao o destinado
a arquivos correntes.
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Direo (Grupo)
Sries documentais
Coordenao (Grupo)
Sries documentais
Docente (Subgrupo)
Sries documentais
Orientao Educacional (Grupo)
Sries documentais
Laboratrio (Grupo)
Sries documentais
Biblioteca (Grupo)
Sries documentais
Museu (Subgrupo)
Sries documentais
Secretaria (Grupo)
Sries documentais
Instituies Auxiliares (Grupo)
APM (Subgrupo)
Sries documentais
Grmio (Subgrupo)
Sries documentais
Congregao (Subgrupo)
Sries documentais
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Administrao (Grupo)
Patrimnio (Subgrupo)
Sries documentais
Pessoal (Subgrupo)
Sries documentais
Finanas (Grupo)
Oramento (Subgrupo)
Sries documentais
Contabilidade (Subgrupo)
Sries documentais
Tesouraria (Subgrupo)
Sries documentais
Pedaggico-cultural (Grupo)
Cursos (Subgrupo)
Sries documentais
Eventos (Subgrupo)
Sries documentais
Programa (Subgrupo)
Sries documentais
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Dica:
No h uma receita nica para organizar a documentao de uma escola.
Cada arquivista deve seguir o mtodo que mais lhe convier, de acordo com as
caractersticas da instituio e da documentao disponvel no acervo. O
mtodo estrutural conveniente se voc conseguir recuperar a estrutura da
instituio. Entretanto, esta tarefa se torna mais difcil ao lidarmos com
documentos que cobrem um perodo muito longo (lembre-se de que as
estruturas mudam). Por outro lado, ao classificar segundo o mtodo funcional,
tome cuidado porque alguns documentos podem apresentar funes no
muito claras. Neste caso, procure definir qual era a principal funo que deu
origem ao documento.
Ordenao e Notao
Aps a classificao, necessrio ordenar os documentos. A ordenao
consiste em organizar fisicamente as sries documentais para facilitar a
localizao dos documentos. O conceito de ordenao definido, segundo o
Dicionrio de terminologia arquivstica2, da seguinte maneira:
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Ateno!
Ao criar siglas e abreviaturas, estabelea um critrio para evitar confuses.
Registre e comunique s demais pessoas envolvidas na elaborao do
trabalho para que cada sigla, abreviatura e/ou cdigo seja empregado
uniformemente por todos.
Imagine que voc est diante de uma carta do Arquivo da Escola Caetano
de Campos, classificada junto ao grupo Correspondncia Passiva, arquivada
na caixa 22, sob o nmero 50. Voc ir escrever essas informaes num canto
do documento, conforme o seguinte exemplo:
Ateno!
Jamais se esquea: ao registrar qualquer informao diretamente no
documento, somente use lpis de ponta macia. terminantemente proibido
usar caneta!!
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Higienizao e Acondicionamento
Conforme vimos, com o decorrer do tempo os documentos vo se
deteriorando, devido ao de microorganismos, do clima, de insetos, de
roedores, etc. Por isso, necessrio proceder a uma atividade denominada
higienizao, a fim de preservar os documentos.
A higienizao uma etapa muito importante do processamento
tcnico, pois alm de se preocupar com a conservao do documento,
emprega procedimentos destinados a proteger a sade daqueles que tero
contato com a documentao. Para realiz-la, o tcnico deve se prevenir
usando mscaras, luvas, toucas, aventais e culos de proteo. Mesmo assim,
h outros cuidados que so necessrios. Conserve o hbito de tomar leite ou
fazer gargarejo com um pouco de gua com sal e limo. A higienizao no
deve ser um trabalho contnuo e ininterrupto: faa pequenos intervalos a cada
duas horas de trabalho.
35
O tratamento de
higienizao
extremamente
importante para
conservar os acervos.
Para realizar essa
tarefa, o tcnico deve
se proteger usando os
equipamentos
adequados, j que
muitos
microorganismos
podem ser absorvidos
pela pele ou pelas
vias respiratrias,
provocando
enfermidades.
Principais instrumentos
utilizados para
higienizar e fazer
notao nos
documentos.
36
37
Embalagens usadas no
acondicionamento da
documentao.
38
Aspirador de p
Avental
Borracha macia
Cotonetes
Clipes de plstico
Envelope
Estilete
Extrator de grampos
Flanela
Flanela anti-esttica
39
Lupa
Papel craft
Pina
Polister
Rgua
Tesoura
Touca de proteo
de 30 cm transparente
40
41
Banco de Dados
TEXTO
Localizao
Fundo: Escola X
Grupo: Discncia
Srie: Trabalhos de alunos
Cdigo: AX, D, Ta, 10, 25
Ttulo
"Estudos geogrficos da cidade de Paranapiacaba"
Tipo documental
Relatrio de estudo do meio
Idioma
Portugus
Autorias
SANTOS, Pedro
Tipo de Participao
Redator
SANTOS, Paulo
Produo
Pas: Brasil
Cidade: So Paulo
Estado: SP
Data identificada (x)
20/02/1979
Redator
Data presumida ( )
Sem data (
Perodo de referncia
43
20/01/1979 a 20/03/1979
Descrio Fsica
Suporte: papel
Conservao:
boa (x)
regular ( )
m ( )
Descrio4
Relatrio dos alunos Pedro e Paulo Santos, referente visita de estudo do
meio realizada na cidade de Paranapiacaba, em 19 de fevereiro de 1979, como
tarefa da disciplina de Geografia do Brasil, ministrada pelo Professor Jos
Pereira.
Observaes
Os alunos Pedro e Paulo Santos pertencem 8 srie do Ginsio.
Onomstico
PEREIRA, Jos
) excluir
Lista de nomes
PEREIRA, Elias
PEREIRA, Luiz
PEREIRA, Marcos
PEREIRA, Jos
SILVA, Antonio
Palavras-chave
Estudo do meio
Geografia
Estudo do meio
Trabalho de aluno
44
colhidas
atravs
de
pesquisa.
Muitas
vezes,
os
45
os
documentos
de
que
necessita.
Informaes
confusas,
46
47
Atendimento a consulentes
O atendimento a consulentes pode ficar a cargo de um ou mais
auxiliares, dependendo das necessidades do acervo e da instituio
guardadora. Esses auxiliares so responsveis por agendar as visitas, localizar
e separar documentos, receber o pesquisador, e retornar ao arquivo a
documentao consultada. Por isso, interessante que as funes sejam
definidas prvia e claramente. A consulta, por outro lado, tambm deve
obedecer a regras: a partir das normas elaboradas para tcnicos e arquivistas,
mencionadas anteriormente, voc pode criar outras regras voltadas para o
consulente.
Se seu arquivo no possui um instrumento de pesquisa que permita
localizar rapidamente os documentos, aconselhamos agendar a consulta com
antecedncia (via telefone, e-mail, etc). Durante o agendamento, convm
registrar em fichas (veja anexo 1) informaes sobre o consulente, o tema da
pesquisa solicitada e a data de agendamento. Tambm podem ser
relacionados nesse registro os documentos que voc localizou no arquivo,
referentes pesquisa solicitada.
48
consulta,
responsvel
pelo
atendimento
dever
conferir
49
Bonecas de
papel (AECC)
50
VOCABULRIO
passaram
ter
valor
histrico.
Esses
documentos
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BIBLIOGRAFIA
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ANEXOS
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Anexo 1
SOLICITAO DE PESQUISA
Consulente:
_______________________________________________________________
Fone:__________________________________E-mail:__________________
Tema da Pesquisa:
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
Visita agendada para: ___/___/___
Atendente: ___________________ Data da solicitao: ____/____/____
Documentos:
Documento:
_______________________________________________________________
Notao: __________________________ Obs.:_______________________
Documento:
_______________________________________________________________
Notao: ___________________________ Obs.:______________________
Documento:
_______________________________________________________________
Notao: ___________________________ Obs.:______________________
Documento:
_______________________________________________________________
Notao ____________________________ Obs.:_____________________
Documento:
_______________________________________________________________
Notao: ___________________________ Obs.:_____________________
Documento:
_______________________________________________________________
Notao ____________________________
Obs.:______________________
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Anexo 2
CADASTRO DE CONSULENTE
Nome:
____________________________________________________________
Endereo residencial:
Rua/Av.: _________________________________________________ n.____
Apto.: ____________ Bairro:________________________________________
Cidade: _____________________ Estado: ________ CEP:________________
Telefone: (
)___________________ E-mail:________________________
Formao:______________________________________________________
RG: _____________________________ CPF:_________________________
Tipo de pesquisa:
Graduao ( )
Mestrado ( )
Doutorado
()
Outro ( )
Especificar:______________________________________________________
Assinatura:
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Anexo 3
REQUISIO DE DOCUMENTOS PARA CONSULTA
Consulente:
_______________________________________________________
Documento:
_______________________________________________________
Notao: _______________________ Obs.:_____________________
Documento:
_______________________________________________________
Notao: _______________________ Obs.:_____________________
Documento:
_______________________________________________________
Notao: _______________________ Obs.:_____________________
Assinatura do consulente:________________________
Rubrica do atendente: ______________
Data:___/___/___
58
Impresso e acabamento
Rettec Artes Grficas
Tiragem
15.000 exemplares
59
60