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POLÍTICA POL CNT 002

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DESPESAS COM VIAGENS E REEMBOLSO DATA :
25/02/2010

CONTROLE DE APROVAÇÃO

ELABORADO REVISADO APROVADO

Auditoria Interna
Controladoria Gerência de Normas e Procedimentos Presidência
Gerência Financeira

HISTÓRICO DE REVISÕES

REVISÃO DATA REV. ALTERAÇÕES

01 23/10/2009 Criação do documento

ÍNDICE

1. OBJETIVO ................................................................
................................................................................................
....................................................................................
.................................................... 2

2. RESPONSABILIDADES ................................................................
................................................................................................
....................................................................
.................................... 2

3. REFERÊNCIAS ................................................................
................................................................................................
...............................................................................
............................................... 2

4. DEFINIÇÕES ................................................................
................................................................................................
.................................................................................
................................................. 2

5. REGULAMENTAÇÕES ................................................................
................................................................................................
....................................................................
.................................... 3

6. ANEXOS ................................................................
................................................................................................
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1. OBJETIVO

Esta política estabelece diretrizes a serem aplicadas para utilização de recursos e reembolso de
despesas referentes a serviços executados pelos funcionários da Certisign fora de seu local de
trabalho.

2. RESPONSABILIDADES

2.1. Funcionário

É responsabilidade do funcionário a correta utilização dos recursos da companhia e a

comprovação das despesas efetuadas, assim como o correto preenchimento do formulário
“Relatório de Despesas”, que deverá ser encaminhado para aprovações e ao Departamento
Financeiro.

2.2. Diretoria / Vice-

Vice-Presidência Imediata e Presidência

É responsabilidade da Diretoria / Vice-Presidência imediata do funcionário e Presidência

aprovarem o reembolso das despesas, observando para que as mesmas estejam comprovadas e
de acordo com essa Política.

2.3. Departamento Financeiro

Cabe ao Departamento Financeiro acolher e validar a prestação de contas do adiantamento e das

despesas, efetivando o acerto da diferença entre as partes.

3. REFERÊNCIAS

Não aplicável.

4. DEFINIÇÕES

Não aplicável.

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5. REGULAMENTAÇÕES

A presente política aplica-se a todos os funcionários da Certisign, com exceção dos que recebem
ajuda de custo para representação comercial. Para estes, essa política é válida apenas nos itens que
se referem à reserva de passagem, hotel e aluguel de veículo, além dos itens de adiantamento e
prestações de contas.

A Política de Viagens visa disciplinar as regras para viagens efetuadas por funcionários a serviço da
Companhia em território nacional e internacional.

5.1. Instruções
Instruções Gerais

A necessidade da realização de serviços fora do local habitual de trabalho deverá ser previamente
definida e autorizada pela chefia do funcionário.

Os pedidos de reservas (hotéis, passagens e aluguel de veículos) devem ser solicitados com
antecedência de, no mínimo, 72 horas, e feitos pelo próprio funcionário via internet através do site
da empresa credenciada Flytour, através do endereço http://www.e-corporate.com.br.

Mesmo em casos de eventos comerciais, as reservas também devem ser realizadas pelo site acima, a
fim de evitar descontrole de custos e reservas duplicadas.

O procedimento de como solicitar passagens, hospedagens e aluguel de veículos através do site

está disponível no documento INT CNT 001 001 – Instrução de Solicitação de Passagens,
Hospedagem e Aluguel de Veículo.

Todas as solicitações serão encaminhadas para aprovação da Diretoria/Vice-Presidência imediata

do funcionário e, posteriormente, para a Presidência, e estará sujeita a alterações (hotel, companhia
aérea, horários, etc.).

O funcionário é responsável pela sua viagem a serviço, portanto, deve conferir os bilhetes e as
reservas emitidas, buscar as informações necessárias antes da data de sua viagem e não sair em
viagem sem ter todo o percurso/hotel confirmado, evitando assim eventuais problemas e/ou custos
adicionais. Caso o funcionário identifique irregularidades ou divergências no seu pedido, comunicar
imediatamente a Agência de Viagem e sua chefia imediata.

5.2. Passagens
Passagens Aéreas

Esta política determina que todas as reservas de passagens aéreas deverão ser realizadas através do
site da Agência de Viagem contratada pela Certisign para este fim - Flytour. O funcionário deve
utilizar a melhor tarifa que atenda suas necessidades e da Companhia.

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A Certisign reserva a si o direito de escolher a companhia aérea e vôos, esforçando-se para atender
às necessidades e preferências pessoais de seus funcionários.

Reservas feitas por outra fonte que não seja através da Agência de Viagens designada pela Certisign
não serão reembolsáveis.

A troca de horários e dias do roteiro originalmente previsto deve ser evitada, mas, caso seja
necessária, deverá ser justificada e aprovada pela Diretoria/Vice Presidência do funcionário. Caso
essas alterações acarretem aumento de custo em relação ao valor original da passagem, a mesma
somente será reembolsada com essa aprovação.

A não utilização do trecho sem o devido cancelamento ou aviso para a Agência de Viagem será de
responsabilidade do funcionário, que deverá reembolsar a Certisign caso isso acarrete eventuais
custos.

Os funcionários podem manter um programa de fidelidade nas companhias aéreas e hotéis para uso
pessoal, desde que não interfira nos interesses da Certisign.

Custos adicionais por excesso de bagagem não serão reembolsados, salvo casos específicos de
transporte de material da companhia.

A Certisign concorda que os seus funcionários utilizem os serviços da Agência de Viagem

credenciada para suas viagens particulares, desde que os compromissos assumidos, inclusive quanto
ao pagamento dos serviços, sejam de inteira responsabilidade do funcionário, podendo usufruir de
todos os benefícios e descontos concedidos pela Agência.

5.3. Hotel

Esta política determina que todas as reservas de hospedagem em hotéis deverão ser realizadas
através do site da Agência de Viagem contratada pela Certisign para este fim - Flytour, a qual deverá
utilizar a melhor tarifa, conforme acordos de parcerias existentes.

A Certisign reserva a si o direito de escolher os hotéis, esforçando-se para atender às necessidades e

preferências pessoais de seus funcionários.

Em viagens de grupos maiores e eventos, a companhia poderá alocar dois funcionários no mesmo
apartamento, como forma de reduzir custo.

5.3.1 Frigobar / Room service

Não serão reembolsados gastos com frigobar e room service.

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5.3.2. Internet

Gastos com acesso à Internet somente serão reembolsados caso o funcionário não tenha este
recurso disponível no celular fornecido pela Companhia, e sua utilização deve ser realizada
apenas em casos de extrema necessidade, tendo o funcionário que justificar sua utilização na
prestação de contas.
OBS: Os gastos com acesso à Internet devem estar documentados e claramente discriminados na
prestação de contas.

5.3.3. Telefone

Não serão reembolsadas ligações do hotel para ligações particulares. Eventuais necessidades
deverão ser justificadas e aprovadas pela Diretoria/Vice Presidência do funcionário.
OBS: As ligações telefônicas devem estar claramente discriminadas na fatura do hotel.

5.3.4. Lavanderia

Gastos com lavanderia serão reembolsados caso a permanência do funcionário seja superior a
cinco dias e para quantidades/vestuários condizentes com o período da viagem.
OBS: Os gastos com lavanderia devem estar claramente discriminados na fatura do hotel.

5.4. Aluguel de Carro

Quando da necessidade de transporte no local de destino, o funcionário poderá optar pelo aluguel de
carro, desde que esta despesa seja inferior ao custo dos serviços regulares de táxi neste local. Essa
decisão deve ser tomada em conjunto com sua Diretoria/Vice-Presidência previamente à viagem. A
solicitação do aluguel do carro será feita através do site da Agência de Viagem conveniada – Flytour -
e o modelo será carro popular com ar condicionado.

A Certisign reserva o direito de escolher a locadora de sua preferência para locação de automóveis.

Qualquer acidente envolvendo o veículo alugado deverá ser informado imediatamente à locadora e à
chefia direta do funcionário.

Os funcionários que venham a alugar veículos em território nacional deverão, no momento da

locação, optar pelo seguro total do veículo.

As multas incorridas durante o período de aluguel do veículo são de inteira responsabilidade do

funcionário.

Os gastos com combustível decorrentes do deslocamento com o veículo alugado também serão
reembolsados, desde que comprovado formalmente.

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5.5
5.5. Kilometragem

Quando o funcionário fizer uso de seu próprio veículo a serviço da empresa, a Certisign reembolsará
R$ 0,50 por kilômetro rodado, além das despesas com pedágios destas viagens.

Com exceção dos veículos alugados, a Certisign NÃO reembolsará gastos com combustível.

OBS: O percurso decorrido e a referida distância devem estar claramente discriminados no Relatório
de Despesas.

5.6
5.6. Estacionamento
Estacionamento

Quando o funcionário fizer uso de seu próprio veículo a serviço da empresa ou utilizar um veículo
alugado, a Certisign reembolsará as despesas com estacionamento, desde que o local não disponha
desse serviço gratuito.

5.7
5.7. Refeições

O valor máximo para reembolso dessa despesa é de R$ 30,00 por refeição (almoço e jantar). Não é
considerada Refeição itens supérfluos, tais como: balas, bolachas, chicletes, pacotes de salgados e
demais itens do gênero. Esses itens deverão incorrer por conta do funcionário.

- Almoço
Para os funcionários contemplados no benefício de vale-refeição disponibilizado pela Certisign, em
viagens para as localidades onde há escritório (Rio de Janeiro, São Paulo, Brasília e Recife), não serão
reembolsados gastos com o almoço.

- Jantar
A Certisign reembolsará as despesas com jantar desde que haja pernoite ou que o vôo tenha horário
previsto para chegada no destino após às 21 hs.

OBS: Todos os comprovantes (Notas ou Cupons Fiscais) de gastos com refeições devem estar anexos
e claramente discriminados no Relatório de Despesas. Não serão aceitos Recibos, comandas, etc.

5.8
5.8. Táxi

Limitados ao roteiro pré-estabelecido para a viagem. Somente serão reembolsadas despesas com
táxi cujos trajetos forem a serviço da Companhia e quando se tratarem de táxis comuns. Gastos com
táxis especiais não serão reembolsados.

OBS: Todos os comprovantes (recibos) de gastos com táxi devem estar anexos e os trajetos
claramente discriminados no Relatório de Despesas.

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5.9
5.9. Adiantamento

O adiantamento deve ser solicitado com antecedência mínima de 5 (cinco) dias úteis para garantir
que haja tempo hábil para processar o depósito na conta corrente do funcionário. Caso contrário, a
Certisign não se responsabilizará pela efetivação do adiantamento até a data da viagem.

5.9
5.9.1.
.1. Viagens Nacionais

A Certisign pode conceder um adiantamento correspondente à R$ 100,00 (cem reais) para cada
dia de duração da viagem, limitados à R$ 500,00 (quinhentos reais).

5.9
5.9.2. Viagens Internacionais

A Certisign pode conceder um adiantamento correspondente à US$ 100,00 (cem dólares) para
cada dia de duração da viagem e limitado à US$ 700,00 (setecentos dólares).

Eventual necessidade de adiantamento superior a esses valores devem ser justificadas e aprovadas
pela Chefia imediata do funcionário, Vice-Presidência Corporativa e Presidência.

A concessão de um novo adiantamento somente será feita após a quitação do anterior em aberto.

Nas viagens em que, por interesse particular, o funcionário estenda sua estadia no local, o mesmo
deve se responsabilizar por todas as despesas decorrentes deste período.

5.10
5.10.
10. Exceções

Eventuais exceções a essa Política poderão ser reembolsadas se documentadas e justificadas com
propósitos de negócio claramente definidos pelo funcionário, e aprovadas pela Diretoria / Vice
Presidência imediatas ou Presidência, conforme nível de alçada de aprovações.

Quaisquer outras despesas que não se enquadrem nos parâmetros e finalidades aqui descritas serão
de responsabilidade do funcionário.

5.11
5.11.
11. Prestação
Prestação de Contas

Para a prestação de contas das despesas de viagem, o funcionário deverá relacioná-las no

documento FRM CNT 002 001 001 – Formulário de Prestação de Contas, anexando os seus
respectivos comprovantes, além dos tickets de passagens utilizadas e despesas de hotel em nome
da Companhia, para comprovação da viagem e trechos utilizados. Essa prestação deverá ser
realizada no prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis do retorno da viagem, sendo que o não
cumprimento deste poderá ser objeto de advertência formal.

O funcionário deverá submeter este Relatório de Despesas para aprovação de sua Diretoria/Vice-
Presidência imediata e Presidência.
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Após aprovado, o Relatório de Despesa deve ser enviado para o Departamento Financeiro, desde que
toda documentação esteja de acordo com os procedimentos e com as devidas aprovações assinadas.

Nos casos em que houve adiantamento e as despesas foram inferiores ao valor adiantado, a diferença
deverá ser devolvida pelo colaborados através de cheque ou depósito em conta da empresa,
devidamente anexado à prestação.

6. ANEXOS

REF. NOME DO DOCUMENTO CÓDIGO

01 Procedimento - Solicitação de Passagens, Hospedagem e Aluguel PRC CNT 001
de Veículos
02 Instrução de Trabalho - Solicitação de Passagens, Hospedagem e INT CNT 001 001
Aluguel de Veículos (site Flytour)
03 Instrução de Trabalho - Relatório de Prestação de Contas INT CNT 002 001
04 Formulário - Relatório de Prestação de Contas FRM CNT 002 001 001

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