Manual de Procedimentos da Direção-Geral da Administração da Justiça

MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direção-Geral da Administração da Justiça
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Índice
1. NOTA INTRODUTÓRIA ..........................................................................................................................................................8

2. PROCEDIMENTOS ...............................................................................................................................................................9
3. LEGENDA DAS FORMAS ADOTADAS PELA DGAJ A UTILIZAR NOS FLUXOGRAMAS ............................................................................................. 10
MP01. GERIR O ORÇAMENTO DA DGAJ .............................................................................................................................................. 11
MP01.1 Contabilidade – Prestação de contas relativa aos certificados emitidos pelo Serviço de Consulados da DSIC ...................................... 11
MP01.2 Contabilidade – Prestação de contas relativa aos certificados emitidos pelos serviços da DSIC (postos de atendimento ao público) ........ 14
MP01.3 Execução da despesa - Geral .......................................................................................................................................... 17
MP01.4 Fundo de Maneio da DGAJ - Constituição, reconstituição, contagem física de valores do fundo fixo e liquidação ............................... 30
MP01.5 Preparação do orçamento .............................................................................................................................................. 34
MP01.6 Prestação de contas – Entrega de saldos de gerência anterior à ECE e elaboração da Conta de Gerência .......................................... 38
MP01.7 Prestação de contas – Prestação de informações e obrigações declarativas ............................................................................... 42
MP01.8 Receita ..................................................................................................................................................................... 48
MP02. GERIR O ORÇAMENTO DOS TRIBUNAIS ........................................................................................................................................ 53
MP02.1 Alterações orçamentais – Comarcas e TAF ......................................................................................................................... 53
MP02.2 Aquisições pontuais efetuadas pelos Tribunais ................................................................................................................... 57
MP02.3 Criação de fornecedores ............................................................................................................................................... 62
MP02.4 Fundo de maneio extraordinário ..................................................................................................................................... 65
MP02.5 Fundo de maneio ordinário ............................................................................................................................................ 68
MP02.6 Transferência de ficheiros da aplicação informática GIS para a aplicação informática GeRFiP ........................................................ 72
MP03. GERIR INSTALAÇÕES .......................................................................................................................................................... 75
MP03.1 Apoio logístico às reuniões............................................................................................................................................. 75
MP03.2 Atualização de dados e recolha de informação junto dos tribunais sobre assunto da competência da DIE ......................................... 77
MP03.3 Elaboração de estudo com vista a auxiliar os Administradores Judiciários ou Secretários dos TAF na reorganização dos edifícios e espaços80
MP03.4 Elaboração de estudos funcionais e organizacionais ............................................................................................................. 83
MP03.5 Elaboração de Parecer .................................................................................................................................................. 86
MP03.6 Elaboração de parecer relativo a estudos e projetos de intervenção efetuados por entidades externas à DIE.................................... 89
MP03.7 Elaboração de “Programa de Áreas” ................................................................................................................................ 92
MP03.8 Necessidade de Serviços de Segurança Ativa e de Eletricidade ............................................................................................... 95
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MP04. GERIR EQUIPAMENTOS ........................................................................................................................................................ 98
MP04.1 Abate de bens e de equipamentos da DGAJ ....................................................................................................................... 98
MP04.2 Abate de bens móveis pertencentes ao inventário da DGAJ ................................................................................................. 101
MP04.3 Disponibilização de bens a outros organismos do Ministério da Justiça ou da Administração Pública ............................................. 104
MP04.4 Gestão de bens móveis (equipamento/mobiliário) ............................................................................................................. 107
MP04.5 Gestão de frotas de viaturas – Comunicação a enviar à eSPap/SGPVE (Sistema de Gestão do Parque de Veículos do Estado) ............... 110
MP04.6 Gestão de stocks de bens (não duradouros) da DGAJ ......................................................................................................... 113
MP04.7 Gestão dos motoristas e viaturas ................................................................................................................................... 116
MP04.8 Inventário de bens da DGAJ ......................................................................................................................................... 118
MP04.9 Manutenção e reparação dos veículos automóveis ............................................................................................................. 121
MP04.10 Requisição de equipamento e mobiliário na sequência de procedimento aquisitivo ................................................................... 124
MP04.11 Verificação periódica do estado das multifuncionais da DGAJ .............................................................................................. 127
MP5. GERIR RECURSOS HUMANOS ................................................................................................................................................ 130
MP05.1 Acidente de trabalho .................................................................................................................................................. 130
MP05.2 Acordo de cessação do vínculo de emprego público ........................................................................................................... 137
MP05.3 Acumulação de funções públicas com funções públicas e de funções públicas com funções ou atividades privadas ........................... 140
MP05.4 Aposentações CGA ..................................................................................................................................................... 143
MP05.5 Apreciação dos pedidos de destacamento........................................................................................................................ 146
MP05.6 Apreciação dos pedidos de permuta ............................................................................................................................... 150
MP05.7 Balanço Social ........................................................................................................................................................... 154
MP05.8 Incidente ................................................................................................................................................................. 157
MP05.9 Inscrição, cancelamento e reinscrição de trabalhadores – CGA, ADSE e Segurança Social ............................................................ 161
MP05.10 Mapa de pessoal - DGAJ .............................................................................................................................................. 163
MP05.11 Mapa de pessoal - Tribunais ......................................................................................................................................... 166
MP05.12 Movimento dos Oficiais de Justiça ................................................................................................................................. 169
MP05.13 Pagamento de prestações sociais ................................................................................................................................... 177
MP05.14 Pedido de emissão de declarações, certidões, notas biográficas ou outras .............................................................................. 184
MP05.15 Pedidos de Juntas Médicas/Aposentação CGA ................................................................................................................... 186
MP05.16 Pedidos de Juntas Médicas ADSE ................................................................................................................................... 189
MP05.17 Penhoras ................................................................................................................................................................. 193
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MP05.18 Período experimental no âmbito de procedimento concursal ............................................................................................... 196
MP05.19 Procedimento concursal – Recrutamento de assistentes técnicos e assistentes operacionais ....................................................... 199
MP05.20 Procedimento concursal de recrutamento no âmbito do Programa de Estágios Profissionais na Administração Pública Central (PEPAC). 205
MP05.21 Procedimento concursal – Recrutamento de oficiais de justiça – Regime regra ......................................................................... 212
MP05.22 Processamento de remunerações – Magistraturas .............................................................................................................. 217
MP05.23 Processamento de remunerações – Oficiais de justiça/Regime geral ...................................................................................... 221
MP05.24 Publicação anual das listas de Peritos Avaliadores ............................................................................................................. 225
MP05.25 Receção de Declaração/Modelo – artigo 99.º/2 CIRS ........................................................................................................... 228
MP05.26 Recidiva, agravamento e recaída ................................................................................................................................... 231
MP05.27 Recrutamento e seleção de peritos avaliadores ................................................................................................................ 235
MP05.28 Registo, análise e controlo dos regimes de férias, faltas e licenças........................................................................................ 243
MP05.29 Remessa de descontos às entidades ............................................................................................................................... 246
MP05.30 Reposição de dinheiros públicos.................................................................................................................................... 249
MP05.31 SIADAP 2 - Dirigentes intermédios ................................................................................................................................. 252
MP05.32 SIADAP 2 - Dirigentes superiores ................................................................................................................................... 255
MP05.33 SIADAP 3 - Com requisitos funcionais para avaliação .......................................................................................................... 258
MP05.34 SIADAP 3 - Regime geral dos tribunais ............................................................................................................................ 263
MP05.35 SIADAP 3 - Sem requisitos funcionais para avaliação .......................................................................................................... 268
MP6. GERIR CONTENCIOSO E PRESTAR SERVIÇOS JURÍDICOS ..................................................................................................................... 273
MP06.1 Ação Administrativa ................................................................................................................................................... 273
MP06.2 Acidentes de viação - Inquérito..................................................................................................................................... 276
MP06.3 Elaboração de propostas de diplomas legais e regulamentares relacionados com a atividade da DGAJ e dos tribunais ....................... 279
MP06.4 Intimações ............................................................................................................................................................... 281
MP06.5 Pagamento de taxas de justiça...................................................................................................................................... 283
MP06.6 Prestação de contributos escritos para os Serviços Jurídicos da Secretaria Geral do Ministério da Justiça e Ministério Público ........... 285
MP06.7 Procedimentos relativos a pedido de citação/notificação transfronteiriça em matéria civil e comercial ......................................... 287
MP06.8 Procedimentos relativos a pedido de obtenção de provas transfronteiriças em matéria civil e comercial ....................................... 290
MP06.9 Procedimentos relativos a pedidos de fixação/alteração/cobrança de alimentos transfronteiriça (pedido de medidas específicas) ....... 293
MP06.10 Processo disciplinar comum ......................................................................................................................................... 296
MP06.11 Processos disciplinares especiais - Inquérito .................................................................................................................... 300
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MP06.12 Processos disciplinares especiais – Processo de reabilitação e de revisão do procedimento disciplinar .......................................... 302
MP06.13 Processos disciplinares especiais – Processo de averiguações ............................................................................................... 305
MP06.14 Processos disciplinares especiais - Processo de sindicância ................................................................................................. 307
MP06.15 Providências cautelares .............................................................................................................................................. 309
MP06.16 Recursos hierárquicos (CPA)......................................................................................................................................... 312
MP7. GERIR AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS E CONTRATAÇÃO DE EMPREITADAS................................................................................................. 315
MP07.1 Aquisição de bens e serviços a desenvolver pela DGAJ – Ajuste Direto (regime geral) ................................................................ 315
MP07.2 Aquisição de bens e serviços a desenvolver pela DGAJ – Ajuste Direto (regime simplificado) ....................................................... 322
MP07.3 Aquisição de bens e serviços a desenvolver pela DGAJ – Concurso Público .............................................................................. 326
MP07.4 Aquisição de bens e serviços a desenvolver pela DGAJ – Concurso Público Urgente ................................................................... 333
MP07.5 Aquisição de bens e serviços desenvolvidos pela Unidade de Compras do Ministério da Justiça .................................................... 338
MP07.6 Receção de bens ou confirmação da prestação dos serviços ................................................................................................ 344
MP8. GERIR RECURSOS DE INFORMAÇÃO ......................................................................................................................................... 347
MP08.1 Avarias de equipamentos informáticos ........................................................................................................................... 347
MP08.2 Entrada e saída de funcionários na DGAJ ........................................................................................................................ 350
MP08.3 Movimentação interna de funcionários ........................................................................................................................... 353
MP08.4 Pedidos de alteração de password ................................................................................................................................. 355
MP08.5 Segurança dos dados .................................................................................................................................................. 357
MP9. GERIR REGISTO CRIMINAL ................................................................................................................................................... 359
MP09.1 Análise criminal complexa – Registo de boletins eletrónicos ................................................................................................ 359
MP09.2 Análise criminal – Emissão de certificados de titulares de registo (requerimentos) .................................................................... 364
MP09.3 Análise criminal – Emissão de certificados de titulares de registo (requisições) ........................................................................ 367
MP09.4 Análise criminal – Registo de boletins ............................................................................................................................. 369
MP09.5 Análise de identificação – Boletins complexos .................................................................................................................. 372
MP09.6 Análise de identificação – Emissão de certificados recebidos ou inseridos no SICRIM (requerimentos)............................................ 375
MP09.7 Análise de identificação – Emissão de certificados recebidos ou inseridos no SICRIM (requisições) ................................................ 379
MP09.8 Atendimento presencial - Emissão de certificado de contumácia .......................................................................................... 382
MP09.9 Atendimento presencial - Emissão de certificado de medidas tutelares educativas ................................................................... 385
MP09.10 Atendimento presencial – Emissão de certificado de registo criminal ..................................................................................... 388
MP09.11 Cancelamento de registos – Manutenção de registos .......................................................................................................... 391
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MP09.12 Emissão de certificados – Envio de certificados de registo criminal a autoridades centrais de Estados Membros da União Europeia ...... 393
MP09.13 Emissão de certificados de registo criminal urgente para o serviço de turno (requisições) .......................................................... 396
MP09.14 Emissão de certificados requeridos por cidadãos residentes no estrangeiro ............................................................................ 400
MP09.15 Emissão de certificados – Pedidos recebidos de entidades requisitantes, mas não recebidos via T-Menu ........................................ 404
MP09.16 Envio de boletins de cidadãos estrangeiros aos países da nacionalidade (UE) ........................................................................... 408
MP09.17 Ficheiro dactiloscópico ............................................................................................................................................... 411
MP09.18 Manutenção / gestão de registos – Correção de identificação ............................................................................................... 413
MP09.19 Pedido de informações extraídas do registo criminal de Estados Membros da União Europeia ...................................................... 418
MP09.20 Registo de boletins eletrónicos ..................................................................................................................................... 421
MP09.21 Registo de boletins em papel ........................................................................................................................................ 425
MP09.22 Registo manual de boletins estrangeiros ......................................................................................................................... 428
MP09.23 Relatórios estatísticos – Certificados e boletins ................................................................................................................. 432
MP09.24 Tratamento de expediente administrativo da DAGR (ofícios) ............................................................................................... 435
MP09.25 Tratamento de reclamações e louvores .......................................................................................................................... 438
MP09.26 Tratamento dos pedidos de não cobrança de certificados requeridos .................................................................................... 442
MP10. PLANEAR E CONTROLAR A GESTÃO DA DGAJ .............................................................................................................................. 445
MP10.1 Acompanhamento do cumprimento de recomendações efetuadas em sede de auditorias externas ou inspeções .............................. 445
MP10.2 Atualização Anual do Plano de Prevenção de Riscos de Gestão incluindo os de Corrupção e Infrações Conexas ............................... 448
MP10.3 Elaboração do Plano Anual de Auditoria Interna................................................................................................................ 451
MP10.4 Elaboração do Relatório de Atividades do Plano Anual de Auditoria Interna ............................................................................ 453
MP10.5 Follow-Up das recomendações no âmbito de Auditorias Internas .......................................................................................... 455
MP10.6 Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR) ............................................................................................................. 458
MP10.7 Monitorização do QUAR e Atividades .............................................................................................................................. 461
MP10.8 Plano de Atividades da DGAJ ........................................................................................................................................ 464
MP10.9 Realização de Auditorias Internas .................................................................................................................................. 467
MP10.10 Relatório anual de execução do Plano de Prevenção de Riscos de Gestão incluindo os de Corrupção e Infrações Conexas .................. 470
MP10.11 Relatório de Atividades da DGAJ ................................................................................................................................... 473
MP10.12 Revisão do Código de Ética e de Conduta da DGAJ (CEC) ..................................................................................................... 476
MP10.13 Tratamento de reclamações e louvores .......................................................................................................................... 478
MP11. GERIR E PLANEAR A FORMAÇÃO ............................................................................................................................................ 483
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MP11.1 Alterações aos grupos formativos .................................................................................................................................. 483
MP11.2 Criação de conteúdos, disciplinas e cursos em regime de e-learning ..................................................................................... 485
MP11.3 Criação e alteração de dados de acesso à plataforma de e-learning do campus virtual do Ministério da Justiça ............................... 488
MP11.4 Deslocações ............................................................................................................................................................. 490
MP11.5 Emissão de declarações de formação.............................................................................................................................. 492
MP11.6 Estágios curriculares da Universidade de Aveiro ............................................................................................................... 494
MP11.7 Estágios curriculares das escolas profissionais .................................................................................................................. 496
MP11.8 Helpdesk – correio eletrónico ....................................................................................................................................... 498
MP11.9 Inscrições em ações de formação específica .................................................................................................................... 500
MP11.10 Inscrições em ações de formação genérica ...................................................................................................................... 502
MP11.11 Pasta formativa ......................................................................................................................................................... 504
MP12. MONITORIZAR A ATIVIDADE DOS TRIBUNAIS ................................................................................................................................ 506
MP12.1 Elaboração de dossier de comarca para reuniões/visitas ..................................................................................................... 506
MP12.2 Equipa de recuperação processual ................................................................................................................................. 509
MP12.3 Greve – Definição dos serviços mínimos/meios necessários para os assegurar .......................................................................... 512
MP12.4 Litigância em massa ................................................................................................................................................... 515
MP13. ASSEGURAR A GESTÃO DOCUMENTAL ....................................................................................................................................... 518
MP13.1 Calendarização, montagem, divulgação, inauguração e desmontagem das exposições ............................................................... 518
MP13.2 Colaboração em ações de tratamento nos arquivos dos tribunais .......................................................................................... 521
MP13.3 Devolução de processos arquivados no Arquivo de S. João da Talha ...................................................................................... 523
MP13.4 Eliminação de documentos no arquivo geral da DGAJ ......................................................................................................... 526
MP13.5 Eliminação de processos no Arquivo Delfim Ferreira .......................................................................................................... 529
MP13.6 Eliminação de processos no Arquivo de S. João da Talha .................................................................................................... 532
MP13.7 Entrada de correspondência......................................................................................................................................... 535
MP13.8 Expedição de correspondência ..................................................................................................................................... 539
MP13.9 Expedição de encomendas ........................................................................................................................................... 542
MP13.10 Incorporação de processos arquivados no Arquivo Delfim Ferreira no Arquivo Distrital do Porto .................................................. 544
MP13.11 Página da intranet e da internet da DGAJ – Publicação de conteúdos ..................................................................................... 547
MP13.12 Recolha e tratamento de dados sobre os arquivos dos tribunais............................................................................................ 549
MP13.13 Registo das obras doadas à DGAJ, emissão de certificado de doação e atualização do inventário da DGAJ ...................................... 552
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MP13.14 Requisição de publicação ao centro de documentação ....................................................................................................... 554
MP13.15 Requisição de processos arquivados no Arquivo de S. João da Talha ...................................................................................... 557
MP13.16 Requisição/devolução de documentos ao arquivo geral da DGAJ ........................................................................................... 560
MP13.17 Remessa de documentos para o arquivo geral da DGAJ ....................................................................................................... 563
MP13.18 Remessa de processos para o Arquivo Delfim Ferreira ........................................................................................................ 566
MP13.19 Remessa de processos para o Arquivo de S. João da Talha .................................................................................................. 569
MP13.20 Tratamento de expediente rececionado no Secretariado .................................................................................................... 572
MP13.21 Tratamento técnico-documental de monografias (centro de documentação da DGAJ) ................................................................ 574
MP13.22 Tratamento técnico-documental de números de publicações periódicas (centro de documentação da DGAJ) .................................. 576
4. PROCEDIMENTOS DISTRIBUÍDOS POR UON/UOF ........................................................................................................................... 578
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1. NOTA INTRODUTÓRIA
O Manual de Procedimentos da Direção-Geral da Administração da Justiça (DGAJ), que agora se apresenta, surge com o processo de revisão da
estrutura organizacional1 da DGAJ, tendo constituído um dos objetivos integrados no Plano de Atividades para 2017.
Neste sentido, trata-se de um documento que foi concebido e desenvolvido pelos trabalhadores da DGAJ e evidencia a vontade que esta Direção-
Geral tem em integrar o processo de modernização da administração pública, tornando mais claro e transparente o seu modelo de organização e
métodos de trabalho.
O presente Manual de Procedimentos permite uniformizar e dar continuidade a algumas decisões técnicas e critérios adotados na DGAJ. Contudo,
trata-se de um documento em aberto, que possibilita a sua constante reestruturação e atualização.
Neste âmbito, o Manual de Procedimentos tem como principal objetivo a disponibilização, em suporte papel e digital, de informação crítica destinada
a apoiar o trabalho de quem inicia ou exerce a sua atividade profissional na DGAJ, e também fornecer informação que pode ser útil e relevante no
apoio às entidades e aos cidadãos que se relacionam com as diversas unidades orgânicas desta Direção-Geral.
Importa referir que o Manual de Procedimentos apresenta um conjunto de normas, procedimentos, funções, atividades, objetivos e orientações,
que devem ser cumpridas pelos colaboradores, descrevendo ainda a forma como aqueles deverão ser executados.
Em suma, pretende-se alcançar um Manual que permita:

a. Clarificação dos processos;
b. Coerência e continuidade;
c. Auxílio na integração de novos colaboradores.
A Direção,
1
Decorrente da Portaria n.º 67/2017, de 15 de fevereiro e do Despacho n.º 2924/2017, de 7 de abril.
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2. PROCEDIMENTOS
O presente Manual encontra-se dividido em 13 áreas de trabalho, tendo sido atribuído um código a cada área, seguido de um subcódigo de acordo
com o número de procedimentos que cada área engloba.
Códigos Áreas
MP01 Gerir o orçamento da DGAJ
MP02 Gerir o orçamento dos tribunais
MP03 Gerir instalações
MP04 Gerir equipamentos
MP05 Gerir recursos humanos
MP06 Gerir contencioso e prestar serviços jurídicos
MP07 Gerir aquisição de bens e serviços e contratação de empreitadas
MP08 Gerir recursos de informação
MP09 Gerir registo criminal
MP10 Planear e controlar a gestão da DGAJ
MP11 Formação
MP12 Monitorizar a atividade dos tribunais
MP13 Assegurar a gestão documental
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3. LEGENDA DAS FORMAS ADOTADAS PELA DGAJ A UTILIZAR NOS FLUXOGRAMAS
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MP01. GERIR O ORÇAMENTO DA DGAJ
MP01.1 Contabilidade – Prestação de contas relativa aos certificados emitidos pelo Serviço de Consulados da DSIC
DGAJ
Código MP01.1
PROCEDIMENTO
CONTABILIDADE – PRESTAÇÃO DE CONTAS RELATIVA AOS CERTIFICADOS Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça EMITIDOS PELO SERVIÇO DE CONSULADOS DA DSIC Data de
11/09/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento alinhado com a prestação de contas dos certificados emitidos na sequência de requerimentos de cidadãos residentes no
estrangeiro, enviados para a DSIC, pelos próprios.
O Serviço de Consulados faz o seu próprio controlo de caixa mensal mediante verificação dos certificados que emitiu e as quantias
recebidas relativamente a esses certificados e entrega os valores e os respetivos documentos com a discriminação dos valores apurados
à pessoa responsável pela conferência e prestação das contas da emissão de certificados da DSIC.
A pessoa responsável pela conferência e prestação das contas da emissão de certificados da DSIC apresenta as respetivas contas à DSF.
As atividades 1 a 6 são efetuadas no fim de cada mês pelo Serviço de Consulados e as restantes atividades (7 a 11) efetuadas pela pessoa
responsável pela conferência e prestação das contas da emissão de certificados da DSIC.
Referências - Lei Orgânica da DGAJ (Decreto-lei n.º 165/2012, de 31 de julho);

- Regime jurídico da identificação criminal relativo à organização e funcionamento dos registos e intercâmbio de informação entre os
Estados Membros da UE (Lei nº 37/2015, de 5 de maio e Decreto Lei nº 171/2015, de 25 de agosto);
- Portaria n.º 219/99, de 29 de março;
- Despacho nº 12610/2013, da Ministra da Justiça (D.R., 2ª série, de 3/10/2013).
Descrição 1. No fim de cada mês faz-se a verificação do montante em caixa em confronto com os valores recebidos e registados relativamente
aos certificados emitidos naquele mês;
2. Confirma-se que o montante em caixa corresponde ao somatório dos valores em numerário (recebidos em numerário e numerário
decorrente dos vales postais recebidos e entretanto levantados nos CTT) com o valor dos cheques recebidos e com as transferências
bancárias cujos comprovativos foram rececionados (e anexados ao expediente relativo aos certificados emitidos);
3. Os montantes apurados são discriminados em impressos próprios, consoante se tratem de valores em numerário, em numerário
decorrente de vales de correio, em cheques nacionais, em cheques internacionais, ou em transferências bancárias;
4. Dentro desta divisão há ainda a subdivisão, devidamente inscrita, dos valores a entregar: taxas de emissão, valores respeitantes ao
envio do certificado por correio registado, bem como os valores restantes (caso tenham sido rececionados quantias superiores às
devidas, pois não há lugar à devolução de demasias);
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5. Tratamento dos documentos de controlo dos valores a entregar: fotocópias das transferências bancárias recebidas, dos cheques
nacionais recebidos, dos cheques internacionais recebidos, dos vales de correio levantados;
6. Todos os valores e respetivos impressos e cópias (tratados nas fases 3 a 5) são entregues para conferência e depósito à pessoa
responsável pela conferência e prestação das contas da emissão de certificados da DSIC, ficando arquivados na DSIC/Serviço de
Consulados os documentos e cópias dos impressos entregues;
7. Receção e conferência da documentação e dos valores pela pessoa responsável pela conferência e prestação das contas da emissão
de certificados da DSIC;
8. Após conferência, os documentos comprovativos das transferências bancárias e os cheques são entregues na DSF;
9. É solicitada à DSF uma guia para o depósito bancário das quantias em numerário;
10. É feito o depósito bancário do numerário com a guia de depósito emitida pela DSF;
11. Após depositado o dinheiro, é entregue à DSF a guia do depósito autenticada pelo Banco.
Minutas associadas
Glossário - DSF – Direção de Serviços Financeiros

- DSIC – Direção de Serviços de Identificação Criminal
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MP01.2 Contabilidade – Prestação de contas relativa aos certificados emitidos pelos serviços da DSIC (postos de atendimento ao público)
DGAJ PROCEDIMENTO Código MP01.2

CONTABILIDADE – PRESTAÇÃO DE CONTAS RELATIVA AOS CERTIFICADOS Versão V.001
EMITIDOS PELOS SERVIÇOS DA DSIC (POSTOS DE ATENDIMENTO AO
Direção-Geral da Administração da Justiça Data de
PÚBLICO) 11/09/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento alinhado com a prestação de contas dos certificados emitidos na sequência de requerimentos apresentados nos postos
de atendimento da DSIC.
Cada pessoa do atendimento faz o seu próprio controlo de caixa com base na verificação do “controlo de caixa” gerado automaticamente
pelo sistema informático (T-Menu/SICRIM) e do dinheiro dos certificados cujo pedido de emissão validou e entrega-os à pessoa
responsável pela conferência e prestação das contas do Serviço de Atendimento do balcão da DSIC.
A pessoa responsável pela conferência e prestação das contas do Serviço de Atendimento do balcão da DSIC apresenta as respetivas
contas à DSF.
As atividades 1 a 5 são efetuadas diariamente por cada uma das pessoas do atendimento ao público e as restantes atividades (6 a 10)
são efetuadas pela pessoa designada como responsável pela prestação das contas do Serviço de Atendimento, sendo as atividades 7 a
10 efetuadas semanalmente.
Este é o procedimento em Lisboa (balcão dos serviços centrais e balcão da DSIC na Loja do Cidadão das Laranjeiras); o procedimento
relativo à contabilidade do balcão da DSIC na Loja do Cidadão do Porto e na Loja do Cidadão do Funchal é semelhante (excetuando-se a
guia emitida pela DSF; é substituída pelo talão do Banco de comprovativo do depósito).

Descrição 1. No fim do dia cada pessoa faz o respetivo controlo de dinheiro em caixa, mediante comparação do montante existente com o número
de pedidos submetidos para emissão de certificados;
2. O dinheiro em caixa terá de ser igual ao valor aferido pelo sistema informático no documento “controlo de caixa”;
3. Se há divergência entre o valor do documento gerado pelo “T-Menu” e o dinheiro existente, verifica qual o motivo da divergência,
pois pode dizer respeito a engano do operador a selecionar a “entidade” no T-Menu aquando de pedido de certificado(s) ou devido
à existência de certificado(s) pedido(s) mas não emitido(s) ou emitido(s) mas com dispensa de pagamento (legalmente justificada);
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4. Verificada a questão, faz (online) o pedido de não cobrança ou pedido de mudança de entidade contabilística, conforme o caso, e
junta os documentos inerentes a esta situação ao “print” do controlo de caixa do dia [a verificação do pedido de não cobrança e
respetiva aprovação constitui procedimento autónomo da DSIC];
5. No dia subsequente entrega o dinheiro e o(s) documento(s) respeitantes ao controlo de caixa (incluindo os referentes aos pedidos
de não cobrança) à pessoa responsável pela conferência e prestação das contas do Serviço de Atendimento do balcão da DSIC;
6. O dinheiro e os documentos são conferidos e guardados em cofre pela pessoa responsável pela conferência e prestação das contas
do Serviço de Atendimento do balcão da DSIC;
7. Semanalmente, é solicitada à DSF uma guia para o depósito bancário das quantias guardadas;
8. É feito o depósito bancário das quantias arrecadadas, com a guia de depósito emitida pela DSF;
9. Após o depósito do dinheiro, é entregue à DSF a guia do depósito autenticada pelo Banco;
10. Uma cópia da guia de depósito autenticada é arquivada no serviço de atendimento.
Minutas associadas

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MP01.3 Execução da despesa - Geral
DGAJ
Código MP01.3
PROCEDIMENTO Versão V.001
EXECUÇÃO DA DESPESA - GERAL
Data de
11/12/2017
Aprovação
Objetivo e âmbito Este procedimento tem como objetivo estabelecer regras gerais respeitantes à execução dos orçamentos sob a responsabilidade da
Direção-Geral da Administração da Justiça (DGAJ) e aplica-se aos quatro (4) orçamentos sob a responsabilidade da DGAJ, a saber,
orçamentos de funcionamento (por atividades) – DGAJ e magistraturas do Ministério Público (MMP) e dos Tribunais Administrativos e
Fiscais (MTAF) e orçamento de investimento (por projetos) – DGAJ.
Referências - Legislação relativa à DGAJ:

DL nº 165/2012, de 31 de julho; Portaria n.º 388/2012, de 29 de novembro; Despacho n.º 860/2013, publicado no DR, 2.ª série, n.º
11 de 16 de janeiro; Despacho n.º 4346/2014, de 17 de março - Lei Orgânica da DGAJ, estrutura nuclear da DGAJ e ajustamentos;
Portaria n.º 67/2017, DR n.º33, Série I de 15 de fevereiro de 2017 - Estrutura nuclear da Direção-Geral da Administração da Justiça;
Despacho n.º 2924/2017, DR n.º70, Série II de 7 de abril - Reestruturação da Orgânica da Direção-Geral da Administração da Justiça
- Lei n.º 8/90, de 20 de fevereiro - Lei de Bases da contabilidade pública;
- DL n.º 155/92, de 28 de julho - Estabelece o regime da administração financeira do Estado – RAFE;
- Lei n. º 91/2001, de 20 de agosto, republicada pela Lei n.º 41/2014 de 10 de julho - Lei de Enquadramento Orçamental;
- DL n.º 232/97, de 3 de setembro - Plano Oficial de Contabilidade Pública (POCP);
- DL n.º 192/2015, de 11 de setembro (aprova o SNC-AP);
- DL n.º 85/2016, de 21 de dezembro (primeira alteração DL n.º 192/2015, de 11 de setembro);
- DL n.º 26/2002, de 14 de fevereiro - Estabelece o regime jurídico dos códigos de classificação económica das receitas e das despesas
públicas, bem como a estrutura das classificações orgânicas aplicáveis aos organismos que integram a administração central;
- Classificador da Receita disponibilizado pela DGO;
- Lei n.º 64-C/2011, de 30 de dezembro - Aprova a estratégia e os procedimentos a adotar no âmbito da lei de enquadramento
orçamental, bem como a calendarização para a respetiva implementação até 2015;
- Lei n.º 8/2012, de 21 de fevereiro - Aprova as regras aplicáveis à assunção de compromissos e aos pagamentos em atraso das
entidades públicas - LCPA;
- DL n.º 127/2012, de 21 de junho - Contempla as normas legais disciplinadoras dos procedimentos necessários à aplicação da LCPA;
- Lei n.º 22/2015, de 17 de março - Quarta alteração à Lei n.º 8/2012, de 21 de fevereiro, que aprova as regras aplicáveis à assunção
de compromissos e aos pagamentos em atraso das entidades públicas. Republica a Lei n.º 8/2012, de 21 de fevereiro;
- Decreto-Lei n.º 99/2015, de 2 de junho - Procede à terceira alteração ao DL n.º 127/2012;
- Lei(s) do Orçamento de Estado;
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- Decreto(s)-Lei de Execução Orçamental - Estabelece as normas de execução do Orçamento do Estado para cada ano;
- Circulares da DGO – entre outras as relativas à preparação do OE para o ano económico seguinte, as Instruções complementares ao
Decreto-Lei de Execução Orçamental;
- Instruções da DGO – relativas, por exemplo, a cativações;
- Despachos Ministeriais da Tutela e do Ministério de Estado e das Finanças;
- Instruções do Tribunal de Contas;
- DL n.º 18/2008, de 29 de janeiro, republicado pelo DL n.º 278/2009, de 2 de outubro, Código dos Contratos Públicos e alterado pelo
DL n.º 149/2012, de 12 de julho;
- DL n.º 197/99, de 08 de junho - Os artigos 16.º a 22.º, e 29.º são repristinados por força da Resolução da Assembleia da República
n.º 86/2011, de 11 de abril;
- DL n.º 107/2012, de 18 de maio - regula o dever de informação e a emissão de parecer prévio relativos à aquisição de bens e à
prestação de serviços no domínio das tecnologias de informação e comunicação;
- Portaria n.º 20/2015, de 04 de fevereiro - Regulamenta os termos e a tramitação do parecer prévio vinculativo dos membros do
Governo responsáveis pelas áreas das finanças e da Administração Pública, previsto no n.º 5 do artigo 75.º da Lei n.º 82 B/2014, de
31 de dezembro, e nos n.ºs 2 e 3 do artigo 32.º da Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas (LTFP), aprovada em anexo à Lei n.º
35/2014, de 20 de junho;
- Delegação de competências nos administradores judiciários, publicada por despacho;
- Informação 26/2010, de 25 de agosto - Relatório Global – Conclusões e Recomendações do acompanhamento à execução
orçamental. Informação elaborada pela DGT e disponibilizada ao Tribunais;
- Informação n.º 40/2011, de 25 de agosto - Execução orçamental – Procedimentos. Informação elaborada pela DGT e disponibilizada
aos Tribunais – ponto C - Contenção orçamental;
- Lei n.º 35/2014, de 20 de junho - Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas;
- Lei n.º 75/2014, de 12 de setembro - Estabelece os mecanismos das reduções remuneratórias temporárias e as condições da sua
reversão;
- DL n.º 25/2015, de 06 de fevereiro - Explicita as obrigações ou condições específicas que podem fundamentar a atribuição de
suplementos remuneratórios aos trabalhadores abrangidos pela Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas, bem como a forma da
sua integração na Tabela Única de Suplementos;
- DL n.º 106/98, de 24 de abril - Estabelece normas relativas ao abono de ajudas de custo e de transporte pelas deslocações em serviço
público;
- Resolução do Conselho de Ministros n.º 51/2006, de 05 de maio - Estabelece orientações no âmbito das deslocações em território
nacional e no estrangeiro, dando cumprimento ao n.º 2 do artigo 51.º do DL n.º 50 A/2006, de 10 de março;
- DL n.º 192/95, de 28 de julho - Disciplina o abono de ajudas de custo por deslocação em serviço ao estrangeiro.
Portal da DGO: www.dgo.pt

Portal SOE/SIGO: www.sigo.min-financas.pt
Portal da AT: http://www.portaldasfinancas.gov.pt/at/html/index.html
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Portal da eSPap: www.espap.pt
Portal da Comissão de Normalização Contabilística: http://www.cnc.min-financas.pt/sncap2017.html
Portal da UNILEO: https://www.unileo.gov.pt/
Portal do Tribunal de Contas; http://www.tcontas.pt/; https://econtas.tcontas.pt/ExtGdoc/Login/Login.aspx
Portal do Observatório da Contratação Pública: http://www.contratacaopublica.com.pt/legislacao/?offset=120
Descrição 1. Na fase do cabimento prévio, a Direção intermédia recebe o processo com pedido de cabimento de despesa remetido pelas UO da
DGAJ, Comarcas, TAF, Conselhos Superiores, remetidos à DGF por ofício, correio eletrónico, através do SGD ou suporte em papel,
para adquirir bens e/ou serviços, relacionado com os funcionários/ magistrados ou informação sobre a respetiva inscrição
orçamental;
2. Analisa e emite despacho;
3. O Técnico regista contrato em GeRFIP, quando aplicável, com base no NPD, com vista a obter o nº de elemento PEP, e assegura a
regularidade financeira;
4. É um encargo plurianual?
5. Em caso negativo, segue para o ponto 7;
6. Em caso positivo, confirma a não existência de pagamentos em atraso e regista o encargo em SCEP;
7. Regista número de inventário, quando aplicável;
8. Classifica a despesa;
9. Há dotação no orçamento para efetuar o registo do cabimento do encargo?
10. Caso não exista dotação suficiente para inscrever a despesa, informa a Direção intermédia da necessidade de realização de uma AO;
11. A Direção confirma a necessidade de efetuar uma AO e dá instruções ao Técnico para efetuar a AO;
12. Efetua a AO;
13. Segue para o ponto 14.
14. Retomando o ponto 9, caso exista dotação disponível, o Técnico efetua, em GeRFIP, o registo do cabimento (atendendo à chave
orçamental e elemento PEP) e obtém do sistema informático o comprovativo do mesmo;
16. Em caso negativo, segue para o ponto 18;
17. Em caso positivo, o Técnico regista o encargo em SCEP e obtém comprovativo do mesmo;
18. Confirma que não existem pagamentos em atraso, recolhendo o reporte efetuado à DGO;
19. O Técnico que recebeu a proposta em último lugar, devolve à UO a proposta de pedido de cabimento instruída com os documentos
contabilísticos, com o conhecimento da Direção intermédia;
20. Na fase do compromisso, a Direção intermédia recebe proposta com pedido de compromisso, remetido pelas UO da DGAJ, Comarcas,
TAF, Conselhos Superiores, remetidos à DGF por ofício, correio eletrónico, através do SGD ou suporte em papel (pedido de
adjudicação de bens e/ou serviços ou, relacionado com os funcionários/ magistrados, registo de compromisso em GeRFIP);
21. A Direção intermédia analisa e emite despacho;
22. O Técnico efetua o registo do compromisso;
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24. Em caso negativo, segue para o ponto 26
25. Em caso positivo, regista em SCEP eventuais alterações;
26. Estão presentes todos os dados necessários para registo do compromisso, nomeadamente, informação sobre o cabimento, valor, os
dados do fornecedor, chave de inscrição orçamental?
27. Em caso negativo, obtém os dados em falta e segue para o ponto 28;
28. Em caso positivo, o valor é superior ao cabimento?
29. Caso seja inferior, é realizado um ajuste no montante do cabimento em relação ao compromisso, segue para o ponto 30.
30. Caso seja superior ao do cabimento, o Técnico devolve o processo à UO que remeteu a proposta de adjudicação para confirmação
do mesmo;
31. O fornecedor encontra-se registado em GeRFIP?
32. Em caso negativo, o Técnico solicita a sua criação naquela aplicação (cfr. procedimento – Criação de fornecedores);
34. Em caso positivo, o Técnico efetua, em GeRFIP, o registo contabilístico do compromisso e obtém na aplicação o respetivo
comprovativo e segue para o ponto 35;
35. O Técnico que recebeu a proposta em último lugar devolve à UO a proposta de pedido de compromisso instruída com os documentos
contabilísticos;
36. Dá conhecimento à Direção intermédia;
37. A Direção intermédia remete ao Técnico a ficha GeRFIP do contrato;
38. O Técnico atualiza, em GeRFIP e em SCEP, dados no registo do contrato, com base no contrato e publicação remetidos pela DE;
39. Na fase do pagamento, as faturas são recebidas na DSF;
40. O Técnico recebe o original da fatura para pagamento e a distribuição do documento em SGD e atualiza, em GeRFIP, o estado do
contrato tendo presentes a informação recebida da DE (a saber, a ficha GeRFIP do contrato, a publicação em www.base.gov.pt e a
comunicação do visto do TdC e do pagamento dos emolumentos pelo adjudicatário, se aplicável);
41. Regista, em GeRFIP, os números de imobilizado, quando aplicável (cfr. procedimento – Inventário de bens da DGAJ);
42. Confirma a receção dos bens e regista a fatura, em GeRFIP;
43. Confere e verifica os requisitos financeiros e inclui a fatura em PAP (GeRFIP) (cfr. anexo III - requisitos prévios ao pagamento de
faturas e anexo IV - regras a observar nos documentos de despesa);
44. O Técnico confere o PAP e entrega à Direção intermédia para conferência e autorização;
45. A Direção intermédia confirma valores de tesouraria (valores em saldo de PLC – cfr. procedimento – Receita) e autoriza o PAP
(despacho no documento em papel), no âmbito das competências subdelegadas, ou remete à Direção Superior para autorização do
PAP (despacho no documento em papel);
46. Há autorização?
47. Em caso negativo, volta ao ponto 45;
48. Em caso positivo, a Direção intermédia recebe o PAP autorizado e remete ao Técnico;
49. O Técnico autoriza o PAP e emite os meios de pagamento (que correspondem ao comprovativo de que o pagamento foi realizado);
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50. Confirma que o processo está instruído com todos os documentos e despachos;
51. Arquivo (em suporte papel, no arquivo intermédio em pasta(s) devidamente identificada(s), e em suporte digital em SGD, em GeRFiP,
GIS e em pasta partilhada na Intranet – área da DGF).
Minutas associadas - Modelo de pedido de Alteração Orçamental;

- Modelo de informação de cabimento em GeRFIP e Anexo I à Resolução 14/2011, de 11 de julho, publicada no DR, 2.ª Série, n.º 156,
de 16 de agosto;
- Modelo de informação de compromisso em GeRFIP e Anexo I à Resolução 14/2011, de 11 de julho, publicada no DR, 2.ª Série, n.º
156, de 16 de agosto;
- Modelo de declaração de cativação de verbas por conta de anos futuros;
- Modelos de RAP e RNAP em GeRFiP;
- Modelos de ofícios;
- Ficha de Fornecedor;
- Modelo de requisição de transportes.
Glossário ACT – Atividade

AT – Autoridade Tributária (simplificação de ATA – Autoridade Tributária e Aduaneira)
AD – Autorização da despesa
ADSE - Direção-Geral de Proteção Social aos Trabalhadores em Funções Públicas
AO – Alteração orçamental
BEP – Bolsa de Emprego Público
CCP – Código dos Contratos Públicos
CF – Centro Financeiro (orçamento)
CGA – Caixa Geral de Aposentações
Chave orçamental – conjugação de códigos de centro financeiro + item financeiro + fundos
CIVA – Código do IVA
CS – Conselhos Superiores
DG – Diretor-Geral
DGF – Divisão de Gestão Financeira
DGAEP - Direção-Geral da Administração e do Emprego Público
DGAJ – Direção-Geral da Administração da Justiça
DGO – Direção-Geral do Orçamento
Direção intermédia – Diretor de Serviços; Chefe de Divisão
DL – Decreto-Lei
Direção Superior – Diretor-Geral; Subdiretor-Geral
DSF – Direção de Serviços Financeiros
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DUC – Documento Único de Cobrança
E.F.J. – Estatuto dos Funcionários de Justiça
E.M.J. - Estatuto dos Magistrados Judiciais
E.M.P. - Estatuto do Ministério Público
ERD – Entidades Recetoras de Desconto
eSPap – Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P.
FF – Fonte de Financiamento
FJ – Funcionários de Justiça
Fundos – Combinação de código de fonte de financiamento (FF) + atividade (ACT)
GeRFiP - Solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo partilhado disponibilizada pela eSPap com o objetivo de normalizar os
processos e apoiar as atividades de gestão financeira e orçamental dos órgãos e serviços da Administração Pública num contexto
integrado
GIS – Gestão Integrada de Serviços
IGCP - Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública - IGCP, E.P.E
IGFEJ – Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, I.P.
Item financeiro – rúbrica de classificação económica da despesa
LCPA - Lei dos Compromissos e dos Pagamentos em Atraso
LEO – Lei de Enquadramento Orçamental
LGTFP - Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas
MAJ – Magistratura Judicial
MEF – Ministério de Estado e das Finanças
MJ – Ministério da Justiça
MMP – Magistratura do Ministério Público
MTAF – Magistratura dos Tribunais Administrativos e Fiscais
NPD – Número do Processo de Despesa
NIPC - Número de identificação de Pessoa Coletiva
NIF – Número de Identificação Fiscal
OE – Orçamento de Estado
OJ – Oficiais de Justiça
PAP – Pedido de Autorização da Pagamento
PEP - Plano da Estrutura de Projeto (elemento agregador do(s) contrato(s)) obtido no registo inicial de um contrato
PLC – Pedido de Libertação de Créditos
RAFE – Reforma Administrativa e Financeira do Estado
RAP – Reposição abatida aos pagamentos
RCE – Rúbrica de classificação económica (da despesa e da receita)
RF – Requisição de Fundos
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RNAP – Reposição não abatida aos pagamentos
RSD – Recetores Singulares de Desconto
SCC - Sistema Central de Contabilidade (DGO)
SCEP - Sistema Central de Encargos Plurianuais
SGD – Sistema de Gestão Documental (no caso concreto a plataforma Edoc da empresa Link:
(https://dgajsite.edoc.mj.pt/Pages/Home/Dashboard.aspx)
SNC-AP – Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas; http://www.cnc.min-financas.pt/sncap2017.html
SRH – Sistema de Gestão de Recursos Humanos (RAFE)
SS – Segurança Social
TdC – Tribunal de Contas
UNILEO – Unidade de Implementação de Lei de Enquadramento Orçamental
UO – Unidade Orgânica
Anexos ANEXO I
Requisitos prévios à Autorização da Despesa (AD)
A autorização da despesa está sujeita à verificação dos seguintes requisitos:

1. Conformidade legal;
2. Regularidade financeira;
3. Economia, eficiência e eficácia.
E ainda à confirmação:
a) da existência de Fundos Disponíveis para assunção de compromissos – Lei n.º 8/2012, de 21 de fevereiro, republicada pela Lei n.º
22/2015, de 17 de março,
b) do cumprimento de outros requisitos previstos na LOE e no DLEO relativos à assunção de encargos.
Conceitos
Conformidade legal – prévia existência de diploma legal que autorize a despesa - artigo 22.º do DL n.º 155/92, de 28 de julho e artigo
42.º da LEO.
Confirmar também:
4. A competência para autorizar a despesa (delegada ou subdelegada):
a) DL n.º 197/99, de 08 de junho - os artigos 16.º a 22.º, e 29.º foram repristinados por força da Resolução da Assembleia da República
n.º 86/2011, de 11 de abril;
b) Despachos de delegação de competências no Diretor-Geral, Subdiretores-Gerais, Diretores de Serviços;
c) Despacho de delegação de competências nos administradores judiciários e secretários de justiça.
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5. O não fracionamento da despesa – artigo 16.º do DL n.º 197/99, de 8 de junho.
6. A escolha das entidades convidadas realizada atendendo ao previsto no artigo 113.º do CCP.
Regularidade Financeira – depende da inscrição orçamental (existência de dotação no orçamento que suporta o encargo), registo de
cabimento e adequada classificação da despesa.
As dotações constantes do orçamento das despesas constituem o limite máximo a utilizar na realização destas – artigo 42.º da LEO.
A realização de qualquer despesa à qual esteja consignada determinada receita fica também condicionada à cobrança desta receita em
igual montante – artigo 42.º da LEO.
Economia, eficiência e eficácia - consistem na utilização do mínimo de recursos que assegurem os adequados padrões de qualidade do
serviço público, na promoção do acréscimo de produtividade pelo alcance de resultados semelhantes com menor despesa e na utilização
dos recursos mais adequados para atingir o resultado que se pretende alcançar - Lei n.º 37/2013 de 14 de junho (Artigo 3.º - Aditamento
à LEO).
ANEXO II
Regras referentes às AO e Manual relativo ao seu registo em Gerfip
As regras a que obedecem as alterações orçamentais estão previstas, anualmente, na Lei do Orçamento e no decreto de execução
orçamental, conjugados com a LEO.
As alterações orçamentais em GeRFIP são registadas em conformidade com o manual de instruções disponibilizado no mesmo na área
de apoio: Contabilidade orçamental/ alterações orçamentais/ Informação de apoio.
Previamente à realização de AO deve ser tido em consideração o seguinte:

1. Competência para autorização,
2. Orçamento (centro financeiro),
3. Fonte de Financiamento e atividade/ projeto (fundos),
4. Dotações disponíveis.
Realizam-se alterações orçamentais no orçamento da despesa e da receita e podem ser:
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5. Alterações horizontais - alterações na mesma classificação económica de despesa, mas entre atividades diferentes. São em regra da
responsabilidade do organismo;
6. Alterações verticais - transferências entre classificações, bem como os reforços e anulações ao orçamento, com exceção dos créditos
especiais e dos previstos nas alterações orçamentais horizontais;
7. Créditos especiais - incluem a inscrição ou reforços de rubricas de despesa com contrapartida em saldos de anos anteriores, aumento
da receita cobrada, aumento das previsões de receita, reembolsos da UE;
8. Revisões de previsão de receita - modificações às previsões iniciais de receita.
Nos últimos cinco dias úteis de cada mês não há lugar ao registo de alterações orçamentais, carecendo de autorização prévia da DGO a
sua ocorrência – ponto 30 da Circular, Série A, n.º 1375/2014, de 10 de julho de 2014 da DGO.
ANEXO III
Requisitos prévios ao pagamento de faturas
A autorização para pagamento de faturas está sujeita à verificação dos seguintes requisitos:
1. Processo contratual conforme:

(a verificar pela DGF nos processos de despesa por si desencadeados)
a) suporte legal adequado,
b) existência dos competentes despachos autorizadores da despesa, pareceres prévios e publicações nos suportes (jornais, sites,
etc) previstos legalmente,
c) existência de original/ cópia do contrato, quando escrito,
d) existência de Visto do TdC, caso tenha sido um contrato submetido a visto deste organismo,
2. Processo orçamental conforme:
(a verificar sempre pela DGF)
a) Existência de cabimento e compromisso – RAFE e LEO,
b) Cumprimento da LCPA,
c) Existência de comprovativo da situação tributária e contributiva do adjudicatário regularizada,
d) Existência de declaração de confirmação de que os serviços foram prestados e/ ou os bens entregues de acordo com o adjudicado
e/ou estabelecido em contrato,
e) Cumprimento de outros requisitos previstos na LOE, no DLEO.
3. Fatura
Original da fatura conferido de acordo com o previsto no CIVA e com o adjudicado e/ou contrato.
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ANEXO IV
Regras a observar nos documentos comprovativos de despesa
Os documentos comprovativos da despesa não devem ser aceites caso não obedeçam às seguintes regras:
1. os documentos devem ser emitidos em nome do Serviço com o respetivo NIPC (e não em nome do responsável ou de outra entidade),
2. os documentos deverão ser do tipo Fatura, Fatura Simplificada, Nota de Débito; não são admitidos Talões de Venda,
3. a data do documento deve corresponder à data de fornecimento e de pagamento,
4. os documentos devem obedecer aos requisitos previstos no artigo 36.º do Código do IVA (CIVA), entre outros:
a) ser emitidos o mais tardar no quinto (5.º) dia útil seguinte ao do momento em que o imposto é devido,
b) ser datados, numerados sequencialmente e conter, entre outros, os seguintes elementos:
• as denominações sociais e as sedes ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou
adquirente, bem como os correspondentes números de identificação fiscal dos sujeitos passivos de imposto;
• a quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, com especificação dos elementos
necessários à determinação da taxa aplicável;
• o preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor tributável;
• as taxas aplicáveis e o montante de imposto devido; O imposto pode ser incluído no preço final;
• o motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso;
• a data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os serviços foram realizados;
• no caso serem aplicáveis taxas diferentes de imposto, a quantidade, o preço e as taxas devem ser indicados separadamente,
segundo a respetiva taxa;
• as faturas podem, sob reserva de aceitação pelo destinatário, ser emitidas por via eletrónica desde que seja garantida a
autenticidade da sua origem, a integridade do seu conteúdo e a sua legibilidade através de quaisquer controlos de gestão que
criem uma pista de auditoria fiável, considerando-se cumpridas essas exigências se adotada, nomeadamente, uma assinatura
eletrónica avançada ou um sistema de intercâmbio eletrónico de dados.
ANEXO V
Requisitos ao pagamento de retenções nos vencimentos
O pagamento de retenções no âmbito do processamento de vencimentos está sujeito à verificação dos seguintes requisitos:
1. Confirmação de que os valores indicados nos mapas de descontos do SRH são coincidentes com os montantes indicados nos DUC;
2. Caso não sejam coincidentes devem ser apresentados documentos que justifiquem as diferenças:
a) Valores SRH < Montantes DUC:
Informação, devidamente autorizada, com a justificação da diferença e cópias dos documentos que suportam os valores, como
sejam: reposições (abatidas e não abatidas) ao orçamento, outros, onde conste clara e inequivocamente cada parcela.
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b) Valores SRH > Montantes DUC:
Informação, devidamente autorizada, com a justificação da diferença e cópias dos documentos que suportam os valores, onde
conste clara e inequivocamente cada parcela.
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MP01.4 Fundo de Maneio da DGAJ - Constituição, reconstituição, contagem física de valores do fundo fixo e liquidação

FUNDO DE MANEIO DA DGAJ - Versão V.001
CONSTITUIÇÃO, RECONSTITUIÇÃO, CONTAGEM FÍSICA DE VALORES DO
Data de
FUNDO FIXO E LIQUIDAÇÃO 11/12/2017
Aprovação
Objetivo e âmbito Este procedimento tem como objetivo estabelecer regras gerais respeitantes ao Fundo de Maneio da responsabilidade da DGAJ, no que
concerne à sua constituição, reconstituições e liquidação e aplica-se ao orçamento de funcionamento da DGAJ.
Referências - DL n.º 155/92, de 28 de julho, aprova o Regime da Administração Financeira do Estado (RAFE);
- DL n.º 232/97, de 03 de setembro, aprova o Plano Oficial de Contabilidade Pública (POCP);
- Decreto-Lei de Execução Orçamental aprovado anualmente;
- Instrução n.º 1/2004 (2.ª Secção) do TdC, de 22 de janeiro.

Descrição 1. A Direção intermédia dá instruções ao Técnico para a elaboração de informação de constituição de FM e respetivo Regulamento para
o ano;
2. O Técnico elabora a informação de constituição de FM, onde constam os responsáveis pelo mesmo, naquele ano, o orçamento, as
atividades e fonte de financiamento, as classificações económicas da despesa, os montantes a destinar à DGAJ e aos Tribunais de 1ª
instância, o IBAN da conta bancária onde será depositado o valor do FM, o valor do FM em caixa da DGAJ, o suporte legal, o período
de vigência do FM;
3. O Técnico remete para apreciação da Direção intermédia informação de constituição de FM e respetivo Regulamento;
4. Há concordância?
5. Caso não haja concordância, volta ao ponto 2.
6. Em caso de concordância, a Direção intermédia analisa e envia para despacho/ autorização da Direção Superior os documentos
recebidos do Técnico;
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9. Em caso de concordância, a Direção Superior autoriza o proposto e comunica à Direção intermédia que solicita ao Técnico que efetue
os registos contabilísticos respeitantes à constituição de FM em GeRFiP e registe em GeRFiP o correspondente processo de despesa,
de acordo com a informação de constituição de FM (cfr. procedimento – Execução da despesa – Geral);
10. O valor do FM pago é depositado em conta da DGAJ no IGCP;
11. O Técnico recebe os originais dos documentos de despesa que suportam a utilização de verbas através do FM, confere e classifica os
documentos de acordo com as rubricas de despesa e elabora informações mensais (ou com a periodicidade definida no Regulamento
de FM) para a reconstituição de FM;
12. Efetua os registos contabilísticos da execução da despesa em GeRFiP (cfr. procedimento – Execução da despesa – Geral) e remete
informação e documentos de suporte para despacho/ autorização;
13. A Direção intermédia analisa os processos de reconstituição de FM e remete para a Direção Superior para despacho/autorização;
16. Em caso de concordância, a Direção Superior despacha/ autoriza e remete para a Direção intermédia que, por sua vez, envia para o
Técnico a informação de reconstituição autorizada, para aprovação do PAP;
17. Com a aprovação do PAP e emissão dos respetivos meios de pagamento os valores a repor são depositados na conta de FM do IGCP;
18. A Direção intermédia designa o Técnico para efetuar contagem física de valores do FM em caixa;
19. O Técnico efetua, regularmente, a contagem física dos valores do FM em caixa e elabora documento onde consta o resultado da
contagem;
20. Remete à Direção intermédia, para conhecimento, documento com o resultado da contagem;
21. A Direção intermédia comunica instruções ao Técnico para efetuar a liquidação de FM;
22. O Técnico designado efetua o registo contabilístico da liquidação em GeRFiP, emitindo uma RAP (no mesmo ano económico) ou RNAP
(no ano seguinte) pelo valor total da constituição do FM;
23. Preenche cheque visado para levantamento do valor de FM no banco e envia guia (RAP ou RNAP) e cheque para recolha de duas
assinaturas junto da Direção intermédia;
24. A Direção intermédia envia guia (RAP ou RNAP) e cheque para assinatura da Direção Superior (em caso de ausência ou impedimento
de autorizadores na DGF) ou a Direção Superior remete guia (RAP ou RNAP) e cheque assinados para a Direção intermédia (em caso
de ausência ou impedimento de autorizadores na DGF);
25. A Direção intermédia dá instruções ao Técnico para entregar a guia (RAP ou RNAP) e o cheque na Repartição de Finanças;
26. O Técnico entrega a guia (RAP ou RNAP) na Repartição de Finanças, juntamente com cheque no valor total do FM;
27. Arquivo (em suporte papel, no arquivo intermédio em pasta devidamente identificada, e suporte digital em GeRFiP e em pasta
partilhada na rede da DGF).
Minutas associadas - Modelo de informação de constituição de Fundo de Maneio;

- Modelo do Regulamento de Fundo de Maneio;
- Modelos de informação para reconstituição do Fundo de Maneio (DGAJ e Tribunais);
- Modelo de informação de conferência física do dinheiro em cofre;
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- Modelo com a relação dos documentos por classificação económica;
- Modelos de RAP e RNAP em Gerfip.
Glossário CGD – Caixa Geral de Depósitos

Direção intermédia – Diretor de Serviços; Chefe de Divisão
DL – Decreto-Lei
DLEO – Decreto-Lei de Execução Orçamental
FM – Fundo de Maneio
integrado; https://www.espap.pt/Paginas/home.aspx
GIS – Gestão Integrada de Serviços
IBAN – International Bank Account Number - Número Internacional de Conta Bancária
IGCP – Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública - IGCP, E.P.E.
NIF – Número de Identificação Fiscal
NIPC – Número de Identificação de Pessoa Coletiva
PAP – Pedido de Autorização de Pagamento
POCP – Plano Oficial de Contabilidade Pública
RAP – Reposição abatida aos pagamentos
RCE – Rubrica de classificação económica
RNAP – Reposição não abatida aos pagamentos
TdC – Tribunal de Contas
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MP01.5 Preparação do orçamento
DGAJ
Código MP01.5
PREPARAÇÃO DO ORÇAMENTO
Data de
11/12/2017
Aprovação
Objetivo e âmbito Este procedimento tem como objetivo definir os circuitos e as etapas relacionados com a preparação e carregamento dos quatro (4)
orçamentos sob a responsabilidade da DGAJ no SIGO da DGO:
. Orçamentos de funcionamento (por atividades) – DGAJ e magistraturas do Ministério Público (MMP) e dos Tribunais Administrativos
e Fiscais (MTAF);
. Orçamento de investimento (por projetos) – DGAJ.

11 de 16 de janeiro; Despacho n.º 4346/2014, de 17 de março - Lei Orgânica da DGAJ, estrutura nuclear da DGAJ e ajustamentos;
Portaria n.º 67/2017, DR n.º33, Série I de 15 de fevereiro de 2017 - Estrutura nuclear da Direção-Geral da Administração da Justiça;
Despacho n.º 2924/2017, DR n.º70, Série II de 7 de abril - Reestruturação da Orgânica da Direção-Geral da Administração da Justiça
- DL n.º 155/92, de 28 de julho - Estabelece o regime da administração financeira do Estado – RAFE;
- DL n.º 26/2002, de 14 de fevereiro - Estabelece o regime jurídico dos códigos de classificação económica das receitas e das despesas
públicas, bem como a estrutura das classificações orgânicas aplicáveis aos organismos que integram a administração central;
- Classificador da Receita disponibilizado pela DGO;
- Circular com as instruções de preparação do Orçamento de Estado, emitida pela DGO.

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Descrição 1. A DGF prepara pedido de dados para previsão de receita e despesa para o ano seguinte, a enviar às UO da DGAJ, Comarcas e Tribunais
Administrativos e Fiscais (TAF) e submete à apreciação da Direção Superior;
2. Remete o pedido para validação superior;
4. Em caso de não haver concordância, volta ao ponto 1.
5. Em caso de concordância, a Direção Superior remete pedido de informação às Direções de Serviços, à Comarcas e aos TAF, com
indicação de envio dos dados para a DGF até final do mês de junho;
6. Após, a Direção intermédia recebe e analisa a informação das várias UO da DGAJ, Comarcas e TAF;
7. Os Técnicos elaboram os quadros com a previsão da receita e despesa até 31 de dezembro do ano em curso, detalhada por atividade,
fonte de financiamento e classificação económica da receita e da despesa; elaboram quadros com a previsão da receita e despesa
para o ano seguinte, tendo por base a informação prestada pelas diversas UO da DGAJ, Comarcas e TAF, detalhada por atividade,
fonte de financiamento e classificação económica da receita e da despesa e elaboram quadros com informação referente aos
orçamentos de funcionamento dos Tribunais de 1.ª instância;
8. A Direção intermédia envia estimativa da receita e despesa para o ano seguinte para o IGFEJ como contributo na definição, pela
Tutela, dos plafonds a atribuir aos orçamentos da responsabilidade da DGAJ;
9. A Direção Superior recebe do IGFEJ comunicação dos plafonds e envia a informação para a DSF e a Direção intermédia solicita aos
Técnicos para, em conformidade com a Circular da DGO com as instruções para elaboração do OE para o ano seguinte e com os
plafonds atribuídos pela Tutela, elaborarem propostas de orçamento, ajustando os dados dos quadros com a previsão da receita, da
despesa e dos encargos com pessoal para o ano seguinte, de acordo com as instruções publicadas através de Circular da DGO;
10. Elaboram memórias justificativas, fundamentando valores propostos e alertando para eventuais suborçamentações ou outras
situações consideradas relevantes para melhor fundamentação;
11. Após, carregam no SIGO, da DGO, das propostas de orçamentos - receita e despesa;
12. Submetem, via online, no portal da DGO as propostas de orçamento obtidas no SIGO, após carregamento, as memórias justificativas
e restantes modelos previstos na Circular da DGO;
13. Após submissão, online no portal da DGO, dos projetos de orçamento, resposta da DGAJ-DSF -, a eventuais pedidos de
esclarecimento;
14. Aguarda a comunicação da aprovação dos projetos de orçamento submetidos que é realizada normalmente com a publicação da Lei
do Orçamento de Estado em dezembro de cada ano;
15. Arquivo (em suporte papel, no arquivo intermédio, e suporte digital em pasta partilhada na intranet – área da DGF).
Minutas associadas - Quadros e modelos previstos na Circular com as instruções de preparação do Orçamento de Estado emitida pela DGO anualmente;
- Quadro distribuído aos Tribunais com estrutura pré-definida.
Glossário DGF – Divisão de Gestão Financeira

DGO – Direção-Geral do Orçamento; https://www.dgo.pt/Paginas/default.aspx
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
DGT – Divisão de Gestão dos Tribunais
DL – Decreto-Lei
DSF – Direção de Serviços Financeiros
DSRH – Direção de Serviços de Recursos Humanos
eSPap – Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P.
integrado
LEO – Lei do Enquadramento Orçamental
SIGO – Sistema de Informação de Gestão Orçamental da DGO; https://sigo.min-financas.pt/sigoRoot/sigo/default.jsp
TAF – Tribunais Administrativos e Fiscais
UO – Unidade(s) Orgânica(s)
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
MP01.6 Prestação de contas – Entrega de saldos de gerência anterior à ECE e elaboração da Conta de Gerência
DGAJ
Código MP01.6
PROCEDIMENTO
PRESTAÇÃO DE CONTAS – ENTREGA DE SALDOS DE GERÊNCIA ANTERIOR Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça À ECE E ELABORAÇÃO DA CONTA DE GERÊNCIA Data de
11/12/2017
Aprovação
Objetivo e âmbito Este procedimento tem como objetivo estabelecer circuitos e regras gerais que devem ser tidos em consideração relativamente à entrega
de saldos de gerência anterior e elaboração da respetiva Conta de Gerência, a remeter ao Tribunal de Contas, até ao dia 30 de abril do
ano seguinte àquele a que respeita a prestação de contas. Este procedimento aplica-se aos quatro (4) orçamentos sob a responsabilidade
da DGAJ, a saber, os orçamentos de funcionamento (por atividades) – DGAJ e magistraturas do Ministério Público (MMP) e dos Tribunais
Administrativos e Fiscais (MTAF) e o orçamento de investimento (por projetos) – DGAJ.
Referências Os diplomas que enquadram legalmente a apresentação da Conta de Gerência são os seguintes:
- Lei n.º 98/97, de 26 de agosto - Lei de Organização e Processo do Tribunal de Contas;
- Lei n.º 48/2006, de 29 de agosto - 4.ª alteração à Lei de Organização e Processo do Tribunal de Contas;
- Instrução n.º 1/2004 - 2ª secção do Tribunal de Contas, publicada no DR, 2ª série, de 14 de fevereiro de 2014 - Instruções para a
organização e documentação das contas abrangidas pelo POCP;
- Resolução n.º 37/2014, de 27 de novembro, do Tribunal de Contas, publicada no DR, 2ª série, de 4 de dezembro - Prestação de contas
ao Tribunal relativas ao ano de 2014 e gerências partidas de 2015;
- Decreto-Lei de Execução Orçamental - Estabelece as normas de execução do Orçamento do Estado em cada ano económico;
- Circular da DGO - com instruções complementares ao DLEO, nomeadamente os pontos constantes do título "Transição de saldos de
gerência".
São também utilizados os Manuais disponibilizados em GeRFiP referentes aos procedimentos a adotar:
- para verificação e correção de registos em GeRFiP relacionados com a entrega de saldos de gerência à ECE e com a elaboração da
Conta de Gerência,
- para a entrega de saldos de gerência à ECE, e
- para obtenção de alguns dos documentos que integram a Conta de Gerência.

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Descrição 1. A Direção intermédia dá orientações a grupo de Técnicos para recolha da informação necessária ao preenchimento e/ou obtenção
dos documentos em GeRFiP e elaboração de documentos identificados no POCP para a entrega de saldos de gerência anterior à ECE
e elaboração da Conta de Gerência a submeter ao Tribunal de Contas;
2. Os Técnicos recolhem a informação necessária, preenchem quadros de apoio e analisam a informação recolhida;
3. Efetuam em GeRFiP os registos contabilísticos de correção que se venham a verificar ser necessários;
4. Elaboram os documentos que não são obtidos em GeRFiP e submetem toda a informação para análise da Direção intermédia;
6. Em caso de não haver concordância, volta ao ponto 4 e os Técnicos efetuam as correções e devolvem à Direção intermédia;
7. Em caso de haver concordância, a Direção intermédia analisa e submete os documentos para assinatura da Direção Superior;
9. Em caso de não haver concordância, pede correções e volta ao ponto 4;
10. Em caso de haver concordância, assina os documentos e remete para a Direção intermédia que, por sua vez, envia os documentos
assinados para os Técnicos;
11. Os Técnicos organizam a documentação a submeter ao TdC, submetem a Conta de Gerência no portal do TdC, obtendo o respetivo
comprovativo;
12. Organizam o arquivo da documentação relacionada com a entrega de saldos e com a Conta de Gerência;
13. Arquivo (em suporte papel, no arquivo intermédio em pasta(s) devidamente identificada(s), e suporte digital no portal do TC, GeRFiP
e em pasta partilhada na Intranet – área da DGF).
Minutas associadas - Minuta de Ata de aprovação de Contas

- Modelo de Relatório de Gestão
- Modelo de documento respeitante à Caracterização da Entidade
- Modelo de Guia de remessa
Glossário CG – Conta de Gerência

DGO – Direção-Geral do Orçamento; http://www.dgo.pt/Paginas/default.aspx
DL – Decreto-Lei
ECE – Entidade Contabilística do Estado
integrado; https://www.espap.pt/Paginas/home.aspx
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
TdC – Tribunal de Contas; http://www.tcontas.pt/; https://econtas.tcontas.pt/ExtGdoc/Login/Login.aspx
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
MP01.7 Prestação de contas – Prestação de informações e obrigações declarativas
DGAJ
Código MP01.7
PROCEDIMENTO
PRESTAÇÃO DE CONTAS – PRESTAÇÃO DE INFORMAÇÕES E OBRIGAÇÕES Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça DECLARATIVAS Data de
02/10/2017
Aprovação
Objetivo e âmbito Este procedimento tem como objetivo estabelecer circuitos e regras gerais que devem ser tidos em consideração relativamente a
prestações de informação à DGO e obrigações declarativas perante a AT, como sejam:
DGO:
• Compromissos plurianuais,
• Fundos Disponíveis (FD),
• Pagamentos em atraso,
• Atualização da execução física dos projetos (orçamento de investimento),
• Previsão Mensal da Execução (PME),
• Deslocações em território nacional e estrangeiro,
• Unidade de Tesouraria,
• Fluxos financeiros para as Autarquias Locais (cooperação técnica e financeira),
• Transferências, Subsídios e Indemnizações,
• Créditos extintos,
• Fundos da U.E. diretamente recebidos pelas entidades,
• Declarações previstas no artigo 15º da LCPA,
• Mapa de encargos com o pessoal e o número de efetivos.
AT:
• Declaração Mensal de Rendimentos (DMR),
• Declaração Modelo 10,
• IES – mapa recapitulativo de fornecedores – Anexo P,
• Execuções fiscais (Penhoras relativas a créditos e a rendas),
• IVA – declaração periódica.
Este procedimento aplica-se aos quatro (4) orçamentos sob a responsabilidade da DGAJ, a saber, os orçamentos de funcionamento (por
atividades) – DGAJ e magistraturas do Ministério Público (MMP) e dos Tribunais Administrativos e Fiscais (MTAF) e ao orçamento de
investimento (por projetos) – DGAJ.
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
Referências Os diplomas que enquadram legalmente a prestação de informação e as obrigações declarativas:
Compromissos plurianuais, Fundos Disponíveis e Pagamentos em Atraso

- DL n.º 127/2012, de 21 de junho - Contempla as normas legais disciplinadoras dos procedimentos necessários à aplicação da LCPA;
- DL n.º 99/2015, de 2 de junho - Procede à terceira alteração ao DL n.º 127/2012, de 21 de junho;
- Circulares Série A da DGO com as Instruções complementares aos Decretos Lei de Execução Orçamental e anexos respeitantes à
informação a prestar pelos serviços.
Atualização da execução física dos projetos (orçamento de investimento)

- Circulares da DGO com Instruções complementares aos Decretos-Lei de Execução Orçamental.
Previsão Mensal da Execução – receita e despesa

- Instruções n.º 1/DGO/2014;
- Despacho SEJ de 2014/04/04;
- Circular n.º 1/2015/DGO;
- Circular da DGO com as instruções de preparação do OE em cada ano – anexo referente à classificação das fontes de financiamento.
Deslocações em território nacional e estrangeiro

- Circular, Série A, n.º 1346/2009, de 9 de janeiro da DGO – Reembolsos das despesas com viagens dos representantes nacionais nas
reuniões no âmbito da União Europeia;
- Resolução do Conselho de Ministros n.º 51/2006 publicada no DR, I Série – B, n.º 87/2006, de 5 de maio;
- Decreto-lei n.º 191/99 de 5 de junho.
Unidade de Tesouraria
- DL n.º 191/99 de 5 de junho – Regime de Tesouraria do Estado, alterado pelas Leis n.º 3-B/2000, de 4 de abril e n.º 107-B/2003, de
31 de dezembro;
- Lei n. º 91/2001, de 20 de agosto, republicada pela Lei n.º 41/2014 de 10 de julho - Lei de Enquadramento Orçamental
- Decreto(s)-Lei de Execução Orçamental.
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
Fluxos financeiros para as Autarquias Locais (cooperação técnica e financeira), Transferências, Subsídios e Indemnizações e Créditos
extintos
- Lei n. º 91/2001, de 20 de agosto, republicada pela Lei n.º 41/2014 de 10 de julho - Lei de Enquadramento Orçamental (artigo 76.º);
- Lei n.º 151/2015, de 11 de setembro – Lei de Enquadramento Orçamental (os artigos 3.º e 20.º a 76.º da Lei de Enquadramento
Orçamental, aprovada em anexo à presente lei, produzem efeitos três anos após a data da entrada em vigor da mesma);
Fundos da U.E. diretamente recebidos pelas entidades (reembolsos)

- Site DGO >> Prestação da Informação >> SI ou SFA >> Anual e Conta Geral do Estado >> CGE / Fundos da U.E. diretamente recebidos
pelos organismos
Declarações previstas no artigo 15º da LCPA

entidades públicas – LCPA.
Mapa de encargos com o pessoal e o número de efetivos

- Circular, Série A, Nº. 1385 da DGO – Instruções complementares ao Decreto‐Lei de Execução Orçamental para 2017 (pontos 8. e
121.).
Declaração Mensal de Rendimentos

- CIRS – Código do Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Singulares
- Portaria n.º 6/ 2013, de 10 de janeiro - Aprova a Declaração Mensal de Remunerações - AT e as respetivas instruções de
preenchimento e revoga a Portaria n.º 426-C/2012, de 28 de dezembro
- Portaria anual que aprova as instruções de preenchimento da Declaração Mensal de Remunerações - AT, para cumprimento da
obrigação declarativa a que se refere a subalínea i) da alínea c), e a alínea d), do n.º 1 do artigo 119.º, do Código do IRS.
Declaração Modelo 10
- CIRS – Código do Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Singulares
- CIRC – Código do Imposto sobre o Rendimentos das Pessoas Coletivas
- Portaria n.º 1145/2004, de 30 de outubro – Aprova a declaração Modelo 10
- Portaria n.º 274/2014, de 24 de dezembro - Instruções de preenchimento da declaração Modelo 10
IES – mapa recapitulativo de fornecedores – Anexo P

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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
- CIVA – Código sobre o Imposto Acrescentado
Execuções fiscais (Penhoras relativas a créditos e a rendas)

- Código de Procedimento e de Processo Tributário
IVA – declaração periódica

- CIVA – Código sobre o Imposto Acrescentado

Portal da AT: http://www.portaldasfinancas.gov.pt/at/html/index.html
Descrição 1. O Técnico recolhe a informação necessária para prestar a informação ou dar cumprimento à obrigação declarativa;
2. Preenche o ficheiro de apoio (Excel, Word) e envia o ficheiro de apoio e dados auxiliares para Direção intermédia para análise;
3. A Direção intermédia analisa e efetua eventuais alterações e remete ao Técnico para prestação de informação ou cumprimento de
obrigação declarativa;
4. O Técnico preenche/ submete o reporte online através dos portais da DGO e da AT ou através de outras aplicações disponibilizadas
pelos beneficiários da informação solicitada e obtém os comprovativos da realização do reporte, normalmente através da geração
de ficheiros .pdf nas aplicações/ portais;
5. Arquivo (em suporte papel, contendo a documentação gerada no procedimento, no arquivo intermédio em pasta(s) devidamente
identificada(s), e suporte digital nos portais/ aplicações disponibilizadas pelas entidades que solicitam a informação GeRFiP e em
pasta partilhada na rede da DGF (futuramente na intranet).
Minutas associadas -
Glossário AT – Autoridade Tributária (simplificação de ATA – Autoridade Tributária e Aduaneira)

http://www.portaldasfinancas.gov.pt/at/html/index.html
CGE – Conta Geral do Estado
CIRS – Código do Imposto sobre o rendimento das Pessoas Singulares
CIRC – Código do Imposto sobre o rendimento das Pessoas Coletivas
CIVA – Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado
DGO – Direção-Geral do Orçamento; www.dgo.pt
Direção Intermédia – Diretor de Serviços; Chefe de Divisão
DL – Decreto-Lei
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DMR – Declaração Mensal de Rendimentos
IES/ DA - Informação Empresarial Simplificada / Declaração Anual
FD – Fundos Disponíveis
IVA – Imposto sobre o valor acrescentado
LCPA – Lei dos Compromissos e dos Pagamentos em Atraso
MF – Ministério das Finanças
RTE - Regime da Tesouraria do Estado
SCEP – Sistema Central de Encargos Plurianuais - aplicação disponibilizada no SIGO para registo dos encargos plurianuais, aplicação da
DGO
SIGO – Sistema de Informação de Gestão Orçamental, aplicação da DGO; www.sigo.min-financas.pt
SIPI – Aplicação disponibilizada no SIGO para registo dos projetos de orçamento de investimento, aplicação da DGO
SOL – Serviços online no portal da DGO
TC – Tribunal de Contas
SI – Serviços Integrados
SFA – Serviços e Fundos Autónomos
UE – União Europeia
UT – Unidade de Tesouraria
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MP01.8 Receita
DGAJ
Código MP01.8
RECEITA
Data de
14/12/2017
Aprovação
Objetivo e âmbito Este procedimento tem como objetivo estabelecer circuitos e regras gerais que devem ser tidos em consideração para a correta
contabilização da Receita. Este procedimento aplica-se aos quatro (4) orçamentos sob a responsabilidade da DGAJ, a saber, os
orçamentos de funcionamento (por atividades) – DGAJ e magistraturas do Ministério Público (MMP) e dos Tribunais Administrativos e
Fiscais (MTAF) ao orçamento de investimento (por projetos) – DGAJ.

11 de 16 de janeiro; Despacho n.º 4346/2014, de 17 de março - Orgânica da DGAJ, estrutura nuclear da DGAJ e ajustamentos; Portaria
n.º 67/2017, DR n.º33, Série I de 15 de fevereiro de 2017 - Estrutura nuclear da Direção-Geral da Administração da Justiça; Despacho
n.º 2924/2017, DR n.º70, Série II de 7 de abril - Reestruturação da Orgânica da Direção-Geral da Administração da Justiça
- DL n.º 155/92, de 28 de julho - aprova o Regime da Administração Financeira do Estado (RAFE);
- DL n.º 191/99, de 5 de junho, alterado pelas Leis n.º 3-B/2000, de 4 de abril e 107-B/2003, de 31 de dezembro - Regime da Tesouraria
do Estado (RTE);
- DL n.º 301/99, de 5 de agosto - estabelece níveis de atuação e responsabilidade dos serviços e organismos integrados da
administração central que asseguram ou coordenam a liquidação e contabilização das receitas do Estado;
- Portaria n.º 1122/2000 (2.ª série) do Ministro das Finanças, publicada no Diário da República, II Série, n.º 173 de 28 de julho de 2000
- Aprova as normas relativas aos procedimentos de contabilização das receitas do Estado, constantes do anexo à portaria, e que dela
faz parte integrante;
- DL n.º 72-A/2010, de 18 de junho, estabelece as disposições necessárias à execução do Orçamento do Estado para 2010; o artigo
35.º determina a obrigação de disseminação do SGR, mediante publicação de calendário de adesão;
- DL 29-A/2011, de 1 de março, estabelece as disposições necessárias à execução do Orçamento do Estado para 2011; o artigo 34.º
determina a obrigação de disseminação do SGR, mediante publicação de calendário de adesão;
- Classificador económico das receitas disponibilizado pela DGO;
- DL 232/97, de 3 de setembro - Plano Oficial de Contabilidade Pública (POCP);
- Circular, Série A, n.º 1373/ 2013, de 19 de fevereiro da DGO - Instruções para a contabilização das receitas do Estado;
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- Circular(es) da DGO relativas à preparação do Orçamento de Estado;
- Decreto(s)-Lei de Execução Orçamental.
- Lei n.º 37/2015, de 5 de maio - Estabelece os princípios gerais que regem a organização e o funcionamento da identificação criminal;
- Decreto-Lei n.º 171/2015, de 25 de agosto - regulamenta e desenvolve o regime jurídico da identificação criminal.

Portal SGR: http://www.rafe.min-financas.ext/forms/frmservlet?config=rafesgr&otherparams=SU=START_SGRDGAJ+SP=START_SGRDGAJ+CS=RAFEP
Descrição 1. O Técnico autorizado a movimentar as contas bancárias no IGCP, confirma o depósito das transferências nas contas da DGAJ no IGCP
e classifica a receita recebida indicando a fonte de financiamento e a classificação económica e confirma regularmente os depósitos
nas contas da DGAJ no IGCP, identificando a respetiva proveniência;
2. Regista a receita em SGR por classificação económica, dando origem à geração de um DUC;
3. Efetua o registo contabilístico da receita em GeRFiP, o que envolve a emissão de fatura, a liquidação e a entrega da receita ao Estado;
4. Efetua o pagamento do DUC emitido em SGR via homebanking do IGCP;
5. Elabora PLC em GeRFiP considerando os compromissos e as faturas (referentes ao pagamento de vencimentos e ao pagamento a
fornecedores) registadas até à data, de acordo com orientações e envia, para validação da Direção intermédia, o rosto do PLC
registado em GeRFiP;
8. Caso haja concordância, a Direção intermédia remete para assinatura da Direção Superior, o rosto do PLC registado em GeRFiP;
9. A Direção Superior assina rosto do PLC e envia para a Direção intermédia que envia o rosto de PLC assinado para o Técnico que
recebe o rosto de PLC assinado e regista em GeRFiP a solicitação de aprovação de PLC (envio à DGO - ECE);
10. Recolhe os documentos que devem ser submetidos online no portal da DGO;
11. Submete online no portal da DGO todos os documentos referidos no ponto anterior;
12. A Direção intermédia recebe comunicação de autorização do PLC por parte da DGO e comunica ao Técnico que confirma em GeRFiP
o status do PLC elaborado e submetido para autorização;
13. Efetua o "lançamento FI" para que seja possível realizar pagamentos a partir daquele momento;
14. Arquivo.
Minutas associadas
Glossário AMA – Agência para a Modernização Administrativa

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CGD – Caixa Geral de Depósitos
DGAJ – Direção-Geral da Administração da Justiça
DGO – Direção-Geral do Orçamento
Direção Intermédia – Diretor de Serviços; Chefe de Divisão
DL – Decreto-Lei
DUC – Documento Único de Cobrança
DSIC – Direção de Serviços de Identificação Criminal
ECE – Entidade Contabilística do Estado
FD – Fundos Disponíveis
FF – Fonte de financiamento
FMJ – Fundo para a Modernização da Justiça
integrado
Homebanking – serviço online disponibilizado pelas entidades bancárias para efetuar movimentos e consultas nas contas bancárias
abertas em nome da DGAJ
IGCP - Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública - IGCP, E.P.E.
IEFP – Instituto de Emprego e Formação Profissional
Lançamento FI – Lançamento financeiro
LEO – Lei do Enquadramento Orçamental
PLC – Pedido de Libertação de Créditos
RAFE – Reforma administrativa e Financeira do Estado
RF – Requisição de Fundos (ao IGFEJ)
RTE - Regime da Tesouraria do Estado
SGR – Sistema de Gestão de Receitas
SICRIM – Sistema de Informação de Identificação Criminal
SIGO – Sistema de Informação de Gestão Orçamental, aplicação da DGO
SNC-AP – Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas
SOE - Sistema do Orçamento do Estado, aplicação da DGO
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TMENU – Interface para os Tribunais, desenvolvido pelo IGFEJ
UT – Unidade de Tesouraria
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MP02. GERIR O ORÇAMENTO DOS TRIBUNAIS
MP02.1 Alterações orçamentais – Comarcas e TAF
DGAJ
Código MP02.1
PROCEDIMENTO
Versão V.001
ALTERAÇÕES ORÇAMENTAIS – COMARCAS E TAF
Data 11/09/2017
Objetivo e Âmbito Este procedimento tem como objetivo estabelecer circuitos e regras gerais que devem ser tidos em consideração aquando dos pedidos
de alteração aos orçamentos atribuídos às Comarcas e TAF. Este procedimento aplica-se a todas as Comarcas e TAF.
Os orçamentos de funcionamento dos Tribunais de 1ª instância integram o orçamento de funcionamento da DGAJ.
No início do ano é atribuído pela DGAJ, a cada Comarca e TAF, um plafond que constituí o respetivo orçamento para aquele ano. É ainda
definido um plafond para um tribunal fictício, designado Tribunal de Reserva.
No decurso da execução do orçamento, os Administradores Judiciários das Comarcas e os Secretários dos TAF solicitam alterações ao
orçamento (AO) respetivo, que se podem concretizar em: transferências entre RCE, diminuições e/ou reforços do orçamento.
Referências - Lei(s) do Orçamento de Estado;

- Decreto-Lei n.º 26/2002, de 14 de fevereiro - Estabelece o regime jurídico dos códigos de classificação económica das receitas e das
despesas públicas, bem como a estrutura das classificações orgânicas aplicáveis aos organismos que integram a administração
central;
- Despachos Ministeriais da Tutela e do Ministério das Finanças;
- Portal da DGO: www.dgo.pt.
Descrição Os pedidos de alterações orçamentais processam-se da seguinte forma:

A – Transferências entre RCE
1. Os Administradores Judiciários e os Secretários de Justiça registam na aplicação informática GIS o pedido de AO, indicando os
montantes, as RCE, a débito e a crédito, e a justificação do pedido;
2. O “gestor” na DGAJ recebe uma notificação de que foi registado o pedido de AO;
3. O “gestor” na DGAJ analisa o pedido de AO;
4. Indefere o pedido de AO no GIS, caso não sejam cumpridos os requisitos definidos;
5. Defere o pedido de AO no GIS, estando cumpridos os requisitos;
6. Os Administradores Judiciários e os Secretários de Justiça tomam conhecimento de imediato do estado do pedido no GIS.
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B – Diminuições do orçamento
montantes, as RCE a diminuir, e a justificação do pedido;
2. O “gestor” na DGAJ recebe uma notificação de que foi registado o pedido de AO;
3. O “gestor” na DGAJ analisa o pedido de AO;
4. Indefere o pedido de AO, caso não sejam cumpridos os requisitos definidos;
5. Defere o pedido de AO no GIS, estando cumpridos os requisitos;
6. Regista no orçamento do Tribunal de Reserva o valor da diminuição por RCE;
7. No seguimento dos pontos 4 e 6, os Administradores Judiciários e os Secretários de Justiça tomam conhecimento de imediato do
estado do pedido no GIS.
C – Reforços do orçamento
montantes, as RCE a reforçar e a justificação do pedido;
2. O “gestor” na DGAJ recebe uma notificação de que foi registado o pedido AO;
3. O “gestor” na DGAJ, analisa o pedido de AO, averigua no orçamento do Tribunal de Reserva se existe dotação disponível para
satisfazer o pedido de AO e existindo dotação no orçamento do Tribunal de Reserva propõem o deferimento total ou parcial do
pedido de AO à Direção intermédia na DGT;
4. A Direção intermédia na DGT analisa o pedido e, em caso de concordância, remete para parecer do Diretor de Serviços;
5. O Diretor de Serviços analisa o pedido e, em caso de concordância, remete para autorização do Subdiretor-Geral;
6. O Subdiretor-Geral analisa o pedido de AO e:
a. Autoriza o pedido na sua totalidade, ou
b. Autoriza o pedido parcialmente, ou
c. Recusa o pedido, justificando.
7. Os Administradores Judiciários e os Secretários de Justiça tomam conhecimento de imediato do estado do pedido no GIS.
Minutas associadas
Glossário - AJ – Administrador Judiciário

- AO – Alteração Orçamental
- DGAJ – Direção-Geral da Administração da Justiça
- DGO – Direção-Geral do Orçamento
- Direção intermédia – Diretor(a) de Serviços; Chefe de Divisão
- DGT – Divisão de Gestão dos Tribunais
- GIS – Gestão Integrada de Serviços
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- RCE – Rúbrica de classificação económica da despesa
- SJ – Secretário de Justiça
- TAF – Tribunal Administrativo e Fiscal
- Tribunal de Reserva – orçamento, integrado no orçamento da DGAJ, cujas dotações servem de contrapartida relativamente a AO nos
orçamentos atribuídos às Comarcas e TAF
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MP02.2 Aquisições pontuais efetuadas pelos Tribunais
DGAJ
Código MP02.2
PROCEDIMENTO
Versão V.001
AQUISIÇÕES PONTUAIS EFETUADAS PELOS TRIBUNAIS
Data 11/09/2017
Objetivo e Âmbito Este procedimento tem como objetivo estabelecer circuitos e regras gerais que devem ser tidos em consideração aquando da atribuição
de cabimentos e compromissos para aquisições pontuais efetuadas pelos Tribunais de 1ª instância. Este procedimento aplica-se a todas
as Comarcas e TAF.
Regra geral, os bens e serviços essenciais ao regular funcionamento dos Tribunais de 1ª instância são adquiridos centralmente pela DGAJ.
Todavia, para dar resposta a necessidades que surgem de forma imprevisível, ou, fruto da demora dos procedimentos centralizados, os
Tribunais desencadeiam a aquisição de alguns bens e serviços, ao abrigo de delegação de competências do Diretor-Geral atribuídas aos
Administradores Judiciários e aos Secretários de Justiça dos TAF, até ao valor estabelecido na referida delegação, bem como da
subdelegação de competências dos Administradores Judiciários aos Secretários de Justiça.
Nenhum compromisso pode ser assumido sem que esteja cumprido o seguinte:
a) verificada a conformidade legal e a regularidade financeira da despesa, nos termos da lei;
b) registado no sistema informático de apoio à execução orçamental, no caso concreto da DGAJ o GeRFiP, e
c) emitido um número de compromisso válido e sequencial que é refletido na ordem de compra, nota de encomenda ou documento
equivalente, sob pena da respetiva nulidade.
Os Tribunais de 1ª instância não têm acesso à solução informática GeRFiP, pelo que teve de ser adotado o procedimento constante da
descrição.
O pagamento das faturas relacionadas com as aquisições abrangidas por este procedimento segue o indicado em “Procedimento DGT –
Transferência de ficheiros da aplicação informática GIS para a aplicação informática GERFIP e procedimento da DGF – Execução da
despesa – Geral.”

Decreto-Lei nº 165/2012, de 31 de julho; Portaria n.º 388/2012, de 29 de novembro; Despacho n.º 860/2013, publicado no DR, 2.ª
série, n.º 11 de 16 de janeiro; Despacho n.º 4346/2014, de 17 de março - Lei Orgânica da DGAJ, estrutura nuclear da DGAJ e
ajustamentos; Portaria n.º 67/2017, DR n.º33, Série I de 15 de fevereiro de 2017 - Estrutura nuclear da Direção-Geral da
Administração da Justiça; Despacho n.º 2924/2017, DR n.º70, Série II de 7 de abril - Reestruturação da Orgânica da Direção-Geral da
Administração da Justiça
- Decreto-Lei n.º 155/92, de 28 de julho - Estabelece o regime da administração financeira do Estado – RAFE;
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- Decreto-Lei n.º 232/97, de 3 de setembro - Plano Oficial de Contabilidade Pública (POCP);
- Decreto-Lei n.º 192/2015, de 11 de setembro (aprova o SNC-AP);
- Decreto-Lei n.º 85/2016, de 21 de dezembro (primeira alteração Decreto-Lei n.º 192/2015, de 11 de setembro)
- Decreto-Lei n.º 26/2002, de 14 de fevereiro - Estabelece o regime jurídico dos códigos de classificação económica das receitas e das
despesas públicas, bem como a estrutura das classificações orgânicas aplicáveis aos organismos que integram a administração
central;
- Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de junho - Contempla as normas legais disciplinadoras dos procedimentos necessários à aplicação
da LCPA;
- Decreto-Lei n.º 99/2015, de 2 de junho - Procede à terceira alteração ao Decreto-Lei n.º 127/2012;
- Circulares da DGO – entre outras as relativas à preparação do OE para o ano económico seguinte, as Instruções complementares ao
Decreto-Lei de Execução Orçamental;
- Instruções da DGO – relativas, por exemplo, a cativações;
- Despachos Ministeriais da Tutela e do Ministério de Estado e das Finanças;
- Instruções do Tribunal de Contas;
- Decreto-Lei n.º 18/2008 de 29 de janeiro, republicado pelo DL n.º 278/2009, de 2 de outubro Código dos Contratos Públicos e alterado
pelo DL n.º 149/2012, de 12 de julho;
- Decreto-Lei n.º 197/99, de 08 de junho - Os artigos 16.º a 22.º, e 29.º são repristinados por força da Resolução da Assembleia da
República n.º 86/2011, de 11 de abril;
- Decreto-Lei n.º 107/2012, de 18 de maio - regula o dever de informação e a emissão de parecer prévio relativos à aquisição de bens
e à prestação de serviços no domínio das tecnologias de informação e comunicação;
- Delegação de competências do diretor-geral nos administradores judiciários e nos secretários de justiça dos TAF, bem como dos
administradores judiciários nos secretários de justiça, publicada por despacho em DR;
- Informação 26/2010, de 25 de agosto - Relatório Global – Conclusões e Recomendações do acompanhamento à execução
orçamental. Informação elaborada pela DGT e disponibilizada ao Tribunais;
- Informação n.º 40/2011, de 25 de agosto - Execução orçamental – Procedimentos. Informação elaborada pela DGT e disponibilizada
ao Tribunais – ponto C - Contenção orçamental;
- Portal da DGO: www.dgo.pt
- Portal SOE/SIGO: www.sigo.min-financas.pt
- Portal da AT: http://www.portaldasfinancas.gov.pt/at/html/index.html
- Portal da eSPap: www.espap.pt
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- Portal da Comissão de Normalização Contabilística: http://www.cnc.min-financas.pt/sncap2017.html
- Portal da UNILEO: https://www.unileo.gov.pt/
- Portal do Tribunal de Contas: http://www.tcontas.pt/ e https://econtas.tcontas.pt/ExtGdoc/Login/Login.aspx
- Portal do Observatório da Contratação Pública: http://www.contratacaopublica.com.pt/legislacao/?offset=120
Descrição 1. Os Administradores Judiciários ou Secretários de Justiça remetem ao “gestor”, na DGAJ – DGT –, por e-mail ou ofício, pedido de
atribuição de registo contabilístico em GeRFiP.
O pedido deve ser devidamente fundamentado e deve ser acompanhado de projeto de procedimento aquisitivo e da consulta
efetuada ao mercado;
2. Os “gestores” na DGAJ procedem à verificação;
3. Se verificarem que os valores adjudicados a um fornecedor não ultrapassam os limites impostos pelo artigo 113.º do CCP, e ainda
outros limites que sejam impostos pela(s) Lei(s) do Orçamento de Estado e Decreto(s)-Lei de Execução Orçamental, confirmam a
classificação económica da despesa e analisam a dotação disponível no orçamento;
4. Se tiver sido ultrapassado o identificado na alínea a), é solicitado ao Administrador Judiciário ou Secretário de Justiça que efetue
nova consulta ao mercado, para apresentação de novo orçamento;
5. Pedem parecer à DIE para avaliação da necessidade apresentada, quando aplicável;
6. Efetuam os registos contabilísticos em GeRFiP, se não tiver sido ultrapassado o identificado no ponto 3, e existir parecer positivo da
DIE (quando aplicável e não vinculativo);
7. Refletem, na aplicação GIS, os registos contabilísticos efetuados em GeRFiP;
8. No seguimento do ponto 3 e 7, verificam o valor das aquisições;
9. Quando se trate de aquisições até € 5.000,00 2, comunicam, por email, ao Administrador Judiciário ou Secretário de Justiça
informando o nº de cabimento e compromisso GeRFiP.
10. Quando se trate de aquisições superiores a € 5.000,00 3, comunicam, por email, ao Administrador Judiciário ou Secretário de Justiça
informando o nº de cabimento GeRFiP.
11. Os Administradores Judiciários ou Secretários de Justiça remetem ao “gestor”, na DGAJ, por e-mail ou ofício, o procedimento
aquisitivo desenvolvido, com pedido de compromisso (valores superiores a € 5.000,00);
12. Os “gestores” na DGAJ – DGT – solicitam parecer à DE sobre o procedimento de contratação;
13. Existindo parecer positivo da DE, efetuam os registos contabilísticos em GeRFiP (quando aplicável);
14. Quando o parecer da DE sugerir alterações ao procedimento, remetem ao Administrador Judiciário ou Secretário de Justiça o parecer
para, querendo, procederem às alterações sugeridas, realçando sempre que a decisão de contratar é do Administrador Judiciário ou
Secretário de Justiça;
2 Em algumas situações a DGT solicita à DIE a avaliação da necessidade da aquisição do bem/serviço, nomeadamente, intervenções em AVAC que ultrapassem os € 1.000,00 (sem
IVA), intervenções em equipamentos de segurança passiva que ultrapassem os € 500,00 (sem IVA) e intervenções em equipamentos de elevação vertical que ultrapassem os €
1.000,00 (sem IVA).
3 Observação igual a 2.
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15. Na sequência do indicado no ponto 14, o Administrador Judiciário ou Secretário de Justiça reenvia à DGT o procedimento;
16. Comunicam, por email, ao Administrador Judiciário ou Secretário de Justiça informando o nº de compromisso GeRFiP.
17. Arquivo: em suporte papel, no arquivo intermédio em pasta(s) devidamente identificada(s) nas Comarcas e TAF, e em suporte digital
em SGD, em GeRFiP, GIS e em pasta partilhada na rede da DGT. Os documentos a guardar são o expediente trocado com as Comarcas
e TAF e os projetos dos procedimentos lançados pelas Comarcas e TAF.
Minutas associadas

- Direção intermédia – Diretor(a) de Serviços; Chefe de Divisão
- Direção Superior – Diretor(a)-Geral; Subdiretor(a)-Geral
- eSPap – Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P.
- GeRFiP – Solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo partilhado disponibilizada pela eSPap com o objetivo de normalizar
os processos e apoiar as atividades de gestão financeira e orçamental dos órgãos e serviços da Administração Pública num contexto
integrado
- LOE – Lei do orçamento de Estado
- DGF – Divisão de Gestão Financeira
- DE – Divisão Equipamentos
- DGO – Direção-Geral do Orçamento
- DIE – Divisão de Infraestruturas
- LCPA – Lei dos Compromissos e dos Pagamentos em Atraso
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MP02.3 Criação de fornecedores
DGAJ
Código MP02.3
PROCEDIMENTO
Versão V.001
CRIAÇÃO DE FORNECEDORES
Data 11/09/2017
Objetivo e Âmbito Este procedimento tem como objetivo estabelecer circuitos e regras gerais que devem ser tidos em consideração aquando da criação de
fornecedores em Gerfip e no GIS. Este procedimento aplica-se a todas as Comarcas e TAF.
Regra geral, os bens e serviços essenciais ao regular funcionamento dos Tribunais de 1ª instância são adquiridos centralmente pela DGAJ.
Todavia, para dar resposta a necessidades que surgem de forma imprevisível, ou, fruto da demora dos procedimentos centralizados, os
Tribunais desencadeiam a aquisição de alguns bens e serviços, ao abrigo de despachos de delegação de competências do Diretor-Geral
dados aos Administradores Judiciários e aos Secretários de Justiça dos TAF, até ao valor estabelecido na referida delegação, bem como
da subdelegação de competências dos Administradores Judiciários aos Secretários de Justiça.
Referências Manual de apoio em GeRFiP – Dados mestre centrais.
Descrição No decorrer de um procedimento de aquisição torna-se necessário verificar se o fornecedor a quem se pretende adjudicar se encontra
registado nas aplicações informáticas GeRFiP e GIS.
Caso se verifique que o fornecedor não está registado naquelas aplicações, os pedidos de criação de fornecedor, obedecem ao seguinte:
1. Os Administradores Judiciários e os Secretários de Justiça solicitam ao fornecedor o preenchimento da “Ficha de Fornecedor”;
2. Os Administradores Judiciários e os Secretários de Justiça recebem a Ficha de Fornecedor preenchida e remetem para o “gestor” na
DGAJ;
3. O “gestor” na DGAJ recebe a Ficha de Fornecedor e solicitam a sua criação em GeRFiP através de um pedido de apoio;
4. O “gestor” na DGAJ, após comunicação da criação do fornecedor em GeRFiP e do número atribuído ao mesmo, regista o fornecedor
no GIS.
Minutas associadas - Ficha de Fornecedor

- eSPap – Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P.
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- GeRFiP - Solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo partilhado disponibilizada pela eSPap com o objetivo de normalizar os
integrado
- NIF – Número de Identificação Fiscal
- NIB – Número de Identificação Bancária
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MP02.4 Fundo de maneio extraordinário
DGAJ
Código MP02.4
PROCEDIMENTO
Versão V.001
FUNDO DE MANEIO EXTRAORDINÁRIO
Data 11/09/2017
Objetivo e Âmbito Este procedimento tem como objetivo estabelecer circuitos e regras gerais que devem ser tidos em consideração aquando do pedido,
por parte das Comarcas e TAF, de Fundo de Maneio Extraordinário. Este procedimento aplica-se a todas as Comarcas e TAF.
Procedimento alinhado com a necessidade de proceder a pagamentos referentes a despesas de aquisição de baixo montante, mas
superior ao saldo de Fundo de Maneio “ordinário” existente nas Comarcas e TAF, que sejam de carácter urgente e inadiável e que não
seja possível o seu pagamento através de fatura a 30 dias.
A tramitação do pedido de FM “extraordinário” é efetuada através de e-mail.
Referências - Decreto-Lei n.º 155/92, de 28 de julho, aprova o Regime da Administração Financeira do Estado (RAFE);
- Decreto-Lei n.º 232/97, de 03 de setembro, aprova o Plano Oficial de Contabilidade Pública (POCP);
- Decreto-Lei n.º 85/2016, de 21 de dezembro (primeira alteração Decreto-Lei n.º 192/2015, de 11 de setembro);
- Instrução n.º 1/2004 (2.ª Secção) do TC, de 22 de janeiro;
- Portal da Comissão de Normalização Contabilística: http://www.cnc.min-financas.pt/sncap2017.html;
- Portal da UNILEO: https://www.unileo.gov.pt/;
- Portal do Tribunal de Contas; http://www.tcontas.pt/; https://econtas.tcontas.pt/ExtGdoc/Login/Login.aspx.
Descrição 1. Os Administradores Judiciários e Secretários de Justiça solicitam via email pedido de atribuição de FM “extraordinário”, devidamente
fundamentado;
2. O “gestor” na DGAJ, responsável pela Comarca/ TAF, analisa e valida o pedido;
3. O “gestor” elabora informação a comunicar a necessidade de atribuição de FM extraordinário e envia para despacho do Chefe de
Divisão;
4. O Chefe de Divisão analisa o pedido e verifica se concorda com o mesmo;
5. Se não, pede esclarecimentos, quando necessário;
6. Em caso de concordância, envia para autorização do Diretor de Serviços;
7. Após concordância e autorização do pedido, o Diretor de Serviços, remete ao Chefe de Divisão para atribuição de FM
“extraordinário”;
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
8. Após a informação da DGF de que foi efetuada a transferência do FM “extraordinário” o “gestor” na DGAJ confirma telefonicamente
com a Comarca/TAF se o valor já se encontra depositado na respetiva conta bancária;
9. O “gestor” na DGAJ reflete, na aplicação informática GIS, o crédito, de forma a que a respetiva importância fique disponível;
10. Os Administradores Judiciários e Secretários de Justiça, após a utilização da importância em causa e respetivo registo na aplicação
GIS, enviam para a DGT os comprovativos de utilização do mesmo, no prazo máximo de três (3) dias.
Os originais dos documentos de despesa integram as reconstituições de FM mensais, procedimento da DGT – “Fundo de Maneio
ordinário e procedimento da DGF – Fundo de Maneio da DGAJ”.
11. Arquivo: em suporte papel, no arquivo intermédio em pasta devidamente identificada, e suporte digital em GIS, SGD e GeRFiP e em
pasta partilhada na rede da DGT. Os documentos a guardar são a correspondência trocada com a Comarca e TAF, o regulamento de
Fundo de Maneio, aprovado e os ficheiros extraídos do GIS.
Minutas associadas - Minuta de pedido de atribuição de FM “extraordinário”

- CGD – Caixa Geral de Depósitos
- FM – Fundo de Maneio
integrado
- SNC-AP – Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas; http://www.cnc.min-financas.pt/sncap2017.html
- UNILEO – Unidade de Implementação de Lei de Enquadramento Orçamental
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
MP02.5 Fundo de maneio ordinário
DGAJ
Código MP02.5
PROCEDIMENTO
Versão V.001
FUNDO DE MANEIO ORDINÁRIO
Data 11/09/2017
Objetivo e Âmbito Este procedimento tem como objetivo estabelecer circuitos e regras gerais que devem ser tidos em consideração aquando da
reconstituição mensal das despesas efetuadas, por parte das comarcas e TAF, através do Fundo de Maneio “ordinário”. Este
procedimento aplica-se a todas as Comarcas e TAF.
Procedimento alinhado com a necessidade de proceder a pagamentos referentes a despesas de aquisição de baixo montante que sejam
de carácter urgente e inadiável e que não seja possível pagamento através da fatura a 30 dias.
No início do ano civil é atribuído a cada Comarca e TAF um montante de FM.
Referências - Decreto-Lei n.º 155/92, de 28 de julho, aprova o Regime da Administração Financeira do Estado (RAFE);
- Decreto-Lei n.º 232/97, de 03 de setembro, aprova o Plano Oficial de Contabilidade Pública (POCP);
- Decreto-Lei n.º 85/2016, de 21 de dezembro (primeira alteração Decreto-Lei n.º 192/2015, de 11 de setembro);
- Instrução n.º 1/2004 (2.ª Secção) do TC, de 22 de janeiro;
- Portal da Comissão de Normalização Contabilística: http://www.cnc.min-financas.pt/sncap2017.html;
- Portal da UNILEO: https://www.unileo.gov.pt/;
- Portal do Tribunal de Contas; http://www.tcontas.pt/; https://econtas.tcontas.pt/ExtGdoc/Login/Login.aspx.
Descrição 1. Os Administradores Judiciários e os Secretários de Justiça confirmam no início do ano depósito em conta bancária do valor transferido
pela DGAJ, procedimento da DGF – Fundo de Maneio da DGAJ;
2. Os Administradores Judiciários e os Secretários de Justiça, no decurso do ano, efetuam, na aplicação informática GIS, o registo das
despesas, a pagar por Fundo de Maneio, na RCE adequada;
3. Os Administradores Judiciários e os Secretários de Justiça enviam à DGT, até três (3) dias após a realização da despesa, o original do
documento de despesa (fatura, fatura-recibo);
4. O “gestor” na DGAJ:
a. Valida documento comprovativo da despesa, procedimento da DGF – Execução da despesa – Geral;
b. Concilia o documento com o registo efetuado pela Comarca/ TAF, confirmando a RCE e o valor.
5. Mensalmente, o “gestor” na DGAJ designado para o efeito:
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
a. Elabora mapa mensal de FM, onde constam a RCE e montantes, suportado pelos originais dos documentos de despesa recebidos
das Comarcas e TAF;
b. Extrai em GIS ficheiro, que obedece ao modelo indicado pela CGD, onde constam os valores conciliados relativos a cada mês para
reconstituição do FM;
c. Remete para o Chefe de Divisão para despacho:
- Em papel: mapa mensal e originais dos documentos de despesa;
- Via email: ficheiro extraído em GIS.
6. A DGT envia todo o expediente para a DGF com pedido de reconstituição de FM ordinário dos Tribunais, procedimento da DGF –
Fundo de Maneio da DGAJ;
7. Após a informação da DGF de que foi efetuada a reconstituição de FM o “gestor” na DGAJ confirma telefonicamente com as Comarcas
e TAF se os valores reconstituídos já estão depositados nas respetivas contas bancárias;
8. O “gestor” na DGAJ reflete, na aplicação informática GIS, o crédito, de forma a que a respetiva importância fique disponível;
9. O “gestor” na DGAJ, no final do ano, solicita:
a. A devolução do saldo existente na conta CGD referente a FM4 da Comarca/ TAF para a conta da DGAJ;
b. Extrato bancário do período de 1 de janeiro até à data estabelecida pela DGAJ.
10. Os AJ e os SJ remetem ao “gestor” na DGAJ:
a. Comprovativo da transferência efetuada;
b. Extrato bancário para o período solicitado.
11. O “gestor” na DGAJ analisa os extratos, compara os movimentos com os registos em GIS e o valor transferido, e verifica se existem
divergências;
12. Não havendo divergências, regista no GIS a entrega do saldo, através da opção “Reembolso à DGAJ”;
13. Havendo divergências, solicita esclarecimentos;
14. Arquivo: em suporte papel, no arquivo intermédio em pasta devidamente identificada, em suporte digital no GIS, SGD e GeRFiP e em
pasta partilhada na rede da DGT. Os documentos a guardar são a correspondência trocada com a Comarca e TAF, o regulamento de
Fundo de Maneio, aprovado e os ficheiros extraídos do GIS.
Minutas associadas

- CGD – Caixa Geral de Depósitos
- FM – Fundo de Maneio
4 Valor devolvido = saldo existente em conta + documentos por reconstituir.

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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
integrado
- RCE – Rúbrica de classificação económica da despesa
- SNC-AP – Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas; http://www.cnc.min-financas.pt/sncap2017.html
- UNILEO – Unidade de Implementação de Lei de Enquadramento Orçamental
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
MP02.6 Transferência de ficheiros da aplicação informática GIS para a aplicação informática GeRFiP
DGAJ
Código MP02.6
PROCEDIMENTO
TRANSFERÊNCIA DE FICHEIROS DA APLICAÇÃO INFORMÁTICA GIS PARA A Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça APLICAÇÃO INFORMÁTICA GERFIP
Data 11/09/2017
Objetivo e Âmbito Este procedimento tem como objetivo estabelecer circuitos e regras gerais que devem ser tidos em consideração aquando da
transferência dos registos de faturas efetuadas na aplicação informática GIS para a aplicação informática GERFIP, por parte das Comarcas
e TAF. Este procedimento aplica-se a todas as Comarcas e TAF.
Referências Manual de apoio em GeRFiP (Interface da despesa, Registo Automatizado de Despesas - RAD).
Descrição 1. Nas Comarcas e TAF, os Administradores Judiciários e Secretários de Justiça, rececionam as faturas e conferem-nas, na aplicação GIS:
a. Registam e associam as faturas aos compromissos GeRFiP;
b. Autorizam a integração das faturas em GeRFiP;
2. O “gestor” na DGAJ – DGT –, na aplicação GIS, e após validação dos registos das faturas, transfere o ficheiro para o GeRFiP, onde são
atribuídos números de registo, a cada fatura;
3. O “gestor” na DGAJ:
a. Inclui em PAP os registos das faturas dos Tribunais;
c. Procede à conferência do PAP (verificação do nº da fatura, valor e classificação económica);
d. Remete os PAP ao Chefe de Divisão para autorização;
4. O Chefe de Divisão, após despachar sobre os PAP, remete-os à DGF para autorização e pagamento, procedimento da DGF - Execução
da despesa – Geral;
5. O “gestor” na DGT, com periodicidade quinzenal, efetua a conciliação no sistema informático GIS dos pagamentos efetuados no
sistema informático GeRFiP.
6. Arquivo: em suporte papel, no arquivo intermédio em pasta(s) devidamente identificada(s) nas Comarcas e TAF e na DGAJ, e em
suporte digital em SGD, em GeRFiP, GIS e em pasta partilhada na rede da DGT.
Os documentos guardados são:
b. Originais das faturas – Comarcas e TAF;
c. Cópias digitalizadas das faturas no GIS – DGAJ;
d. PAP, devidamente autorizado – DGAJ;
e. Impressão dos meios de pagamento – DGAJ;
f. Recibo – Comarcas e TAF;
g. Outra informação relevante para o processo (informações que contribuam para fundamentar o pagamento).
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Minutas associadas

- Direção intermédia – Diretor de Serviços; Chefe de Divisão
integrado
- LOE – Lei do Orçamento de Estado
- NIF – Número de Identificação Fiscal
- NIB – Número de Identificação Bancária
- SGD – Sistema de Gestão Documental (no caso concreto a plataforma Edoc da empresa Link:
https://dgajsite.edoc.mj.pt/Pages/Home/Dashboard.aspx)
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
MP03. GERIR INSTALAÇÕES
MP03.1 Apoio logístico às reuniões
DGAJ
Código MP03.1
APOIO LOGÍSTICO ÀS REUNIÕES
Data de
25/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito O Secretariado presta apoio logístico às reuniões agendadas pela Direção Superior ou pelas Unidades Orgânicas.
Referências -
Descrição 1. O Secretariado receciona o pedido de agendamento de reuniões da Direção Superior ou das Unidades Orgânicas, a realizar nas salas
de reuniões/auditório;
2. De seguida, o Secretariado organiza o espaço, dispõe o material e trata do serviço de apoio inerente à reunião;
3. No dia agendado para reunião, o Secretariado procede à receção e encaminhamento dos colaborados/visitantes;
4. No decurso da reunião é prestado, caso necessário, o devido apoio administrativo/logístico;
5. Terminada a reunião procede-se à arrumação do material e do espaço utilizado.
Minutas associadas
Glossário
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
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MP03.2 Atualização de dados e recolha de informação junto dos tribunais sobre assunto da competência da DIE
DGAJ
Código MP03.2
PROCEDIMENTO
ATUALIZAÇÃO DE DADOS E RECOLHA DE INFORMAÇÃO JUNTO DOS Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça TRIBUNAIS SOBRE ASSUNTO DA COMPETÊNCIA DA DIE Data de
02/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Definir as regras relativas à atualização de dados e recolha de informação junto dos tribunais sobre questões da competência da
Divisão de Infraestruturas, previstas no nº 1.2 do Despacho n.º 2924/2017 de 13 de março, que define as competências das unidades
orgânicas flexíveis da DGAJ.
Referências - Decreto-Lei n.º 165/2012, de 31 de julho - Orgânica da DGAJ;

- Portaria n.º 67/2017 - (Estrutura nuclear da Direção-Geral da Administração da Justiça) publicado no Diário da República, 1.ª série,
n.º 33, de 15 de fevereiro de 2017;
- Despacho n.º 2924/2017 de 13 de março, do Diretor-Geral da Administração da Justiça - (Competência das Unidades Flexíveis)
publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 70, de 7 de abril de 2017.
Descrição 1. A DIE constata a necessidade de atualização ou confirmação e/ou recebe comunicação/pedido (interno ou externo) sobre matéria
da sua competência;
2. O Chefe de Divisão analisa e em função da matéria atribui/despacha o processo para um Técnico com as instruções necessárias;
3. O Técnico efetua a análise e elabora uma informação com os mapas/formulários acerca da matéria a solicitar/recolher aos Tribunais;
4. O Chefe de Divisão reúne com o Técnico responsável pela atividade, analisa os dados a aferir e os mapas a realizar;
5. Existe concordância do Chefe de Divisão?
6. Se não, o Chefe de Divisão devolve o processo com indicação das correções a fazer volta ao ponto 3 para reformulação.
7. Se o Chefe de Divisão concordar emite parecer e submete o processo ao Diretor de Serviços;
8. O Diretor de Serviços analisa as informações a aferir e os mapas elaborados pelo Técnico;
9. Existe concordância do Diretor de Serviços?
10. Se não, o Diretor de Serviços devolve o processo com indicação das correções a fazer e volta ao ponto 5 para reapreciação do Chefe
de Divisão e eventual reapreciação pelo Técnico.
11. Se o Diretor de Serviços concordar, emite parecer/despacho na informação e prossegue para despacho da Direção Superior;
12. Proferido despacho superior o Diretor de Serviços devolve ao Chefe de Divisão;
13. O Chefe de Divisão devolve a informação ao Técnico para que cumpra o despacho superior;
14. São remetidos, em articulação com a informática quando necessário, os mapas/formulários, através de e-mail para os tribunais, com
conhecimento ao Chefe de Divisão e ao Técnico, visando o seu preenchimento;
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15. Quando da receção dos mapas/formulários solicitados (via e-mail), o Técnico trata a informação recebida de acordo com o objetivo
que desencadeou o processo e reencaminha para o Chefe de Divisão;
16. O Técnico guarda a informação recebida e tratada nas pastas da DIE (rede partilhada);
17. Arquivo.
Minutas associadas
Glossário - DIE – Divisão de Infraestruturas

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MP03.3 Elaboração de estudo com vista a auxiliar os Administradores Judiciários ou Secretários dos TAF na reorganização dos edifícios
e espaços

ELABORAÇÃO DE ESTUDO COM VISTA A AUXILIAR OS ADMINISTRADORES Versão V.001
JUDICIÁRIOS OU SECRETÁRIOS DOS TAF NA REORGANIZAÇÃO DOS
Data de
EDIFÍCIOS E ESPAÇOS 11/09/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Definir as regras/procedimentos para a elaboração de estudos com vista a auxiliar os Administradores Judiciários das Comarcas e/ou
Secretários dos TAF na reorganização dos edifícios e espaços, quando se verifica a necessidade de mudarem de instalações ou de
alterarem a instalação dos serviços num determinado edifício.
Esta necessidade decorre de solicitação dos Administradores Judiciais das Comarcas e/ou Secretários dos TAF, quando se verificam
alterações no dimensionamento das unidades processuais ou por força da necessidade de melhorar outros espaços ou, por exemplo,
equipar com estantes rolantes os espaços de arquivo.

Descrição 1. A DIE recebe o pedido externo (Administrador Judiciário da Comarca ou Secretário do TAF) por e-mail ou ofício;
2. O apoio administrativo procede ao registo e classificação do processo na plataforma de gestão documental ou procede à respetiva
integração em processo já existente e envia ao Chefe de Divisão;
3. O Chefe de Divisão verifica e atribui/despacha o processo/pedido para um técnico com as instruções necessárias;
4. O técnico procede à análise técnica em articulação com o Administrador Judiciário ou secretário de TAF e caso se mostre necessário
efetua visita ao local e elabora um estudo. O estudo é acompanhado por uma informação/parecer e envia ao Chefe de Divisão;
5. Após é realizada uma reunião com o Chefe de Divisão e com o técnico que elaborou o estudo de implantação;
6. Mostrando-se necessário, é realizada uma reunião com o Administrador Judiciário ou secretário de TAF para aferir e esclarecer o
estudo e recolha de novos contributos;
7. Após estabilizada a solução, o Chefe de Divisão emite parecer na informação/Parecer e submete ao Diretor de Serviços para análise
e parecer;
9. Se não, volta ao ponto 5 para reapreciação do Chefe de Divisão e eventual reformulação pelo técnico.
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
10. Se o Diretor de Serviços concordar, encaminha para a Direção Superior, para análise;
11. Proferido despacho superior, o Diretor de Serviços devolve ao Chefe de Divisão;
12. O Chefe de Divisão encaminha para o técnico para que este elabore ofício/notificação de remessa do estudo ao Administrador
Judiciário da comarca em causa ou para o secretário do TAF;
13. O técnico elabora o ofício/notificação de remessa;
14. O ofício vai para o Chefe de Divisão, que o envia para o Diretor de Serviços;
15. O Diretor de Serviços remete à Direção Superior;
16. O Ofício é assinado e devolvido ao Diretor de Serviços;
17. O Diretor de Serviços devolve ao Chefe de divisão;
18. O Chefe de Divisão encaminha o ofício ao apoio administrativo para proceder à expedição pela via mais expedita (e-mail/correio);
19. O apoio administrativo providência pela expedição e dá conhecimento da mesma ao técnico que elaborou o estudo e coloca o ofício
na pasta “Expedição de Ofícios” na pasta partilhada (DIE);
20. Arquivo.
Minutas associadas

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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
MP03.4 Elaboração de estudos funcionais e organizacionais
DGAJ
Código MP03.4
ELABORAÇÃO DE ESTUDOS FUNCIONAIS E ORGANIZACIONAIS
Data de
11/09/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Definir as regras para a elaboração de um estudo funcional e organizacional decorrente da necessidade de instalar e/ou reorganizar
serviços afetos a um determinado tribunal em edifício já existente e tem origem em solicitação interna ou externa.
Os estudos funcionais e organizacionais visam o desenvolvimento pelo IGFEJ dos competentes projetos para execução de intervenções
em edifícios. Nesse sentido, previamente ao envio ao IGFEJ, os mesmos carecem de parecer prévio emitido pelo Conselho de Gestão da
comarca respetiva.

Descrição 1. A DIE recebe o pedido (interno ou externo);

3. O Chefe de Divisão verifica e atribui/despacha o processo/pedido a um Técnico do setor de planeamento;
4. Para realização do estudo funcional e organizacional, quando necessário, o Técnico elabora um Programa de Áreas para os serviços
que vão ser objeto do estudo. Recorre aos elementos que julgue necessários à realização do estudo, nomeadamente, contributos do
Administrador Judiciário ou secretário de TAF. Caso se mostre necessário, o Técnico faz ainda deslocação ao local para aferir as
condições do edifício. O estudo funcional desenhado é acompanhado por uma informação/parecer descritiva fundamentada e envia
ao Chefe de Divisão;
5. Após é realizada uma reunião com o Chefe de Divisão e com o Técnico que elaborou o estudo funcional;
6. Mostrando-se necessário, é realizada uma reunião com o Chefe de Divisão e com o Conselho de Gestão para aferir e esclarecer o
estudo e recolha de novos contributos;
7. Após estabilizada a solução, o Chefe de Divisão emite parecer na informação/Parecer e submete ao Diretor de Serviços para análise
e parecer;
9. Se não, volta ao ponto 5 para reapreciação do Chefe de Divisão e eventual reformulação pelo Técnico.
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
11. Proferido despacho superior o Diretor de Serviços devolve ao Chefe de Divisão;
12. O Chefe de Divisão encaminha para o Técnico para que este elabore ofício de remessa do estudo ao Conselho de Gestão da comarca
em causa, para parecer;
13. É rececionado o Parecer do Conselho de Gestão;
14. O apoio administrativo integra no processo já existente da plataforma de gestão documental e envia ao Chefe de Divisão;
15. Verifica-se se o parecer do Conselho de Gestão é favorável ou desfavorável;
16. Se o estudo tem parecer desfavorável do Conselho de Gestão volta ao ponto 5 para reapreciação e eventual reformulação pelo
Técnico, seguindo, posteriormente o descrito a partir do ponto 6.
17. Se o estudo tem parecer favorável do Conselho de Gestão é encaminhado pelo Chefe de Divisão para o Técnico para efetuar ofício
de remessa ao IGFEJ;
19. O Diretor de Serviços, remete à Direção Superior;
20. O ofício é assinado e devolvido ao Diretor-de Serviços;
23. O apoio administrativo providência pela expedição e dá conhecimento da mesma ao Técnico que elaborou o estudo e coloca o ofício
24. Arquivo.
Minutas associadas

- IGFEJ – Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, IP
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
MP03.5 Elaboração de Parecer
DGAJ
Código MP03.5
ELABORAÇÃO DE PARECER
Data de
02/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Definir as regras relativas à elaboração e circuito de parecer sobre a necessidade de operações de manutenção ou reparação de
equipamentos de AVAC, de equipamentos de transporte vertical (elevadores, plataformas elevatórias, monta cargas), de segurança
passiva e a necessidade de operações de manutenção de espaços no interior das instalações afetas aos tribunais/ por vistoria efetuada
por estes serviços (no caso de manutenção de espaços).

Descrição 1. A Divisão de Gestão dos Tribunais (AproNec), Administrador Judiciário ou Secretário de Justiça do TAF, solicita à DIE parecer técnico;
3. O Chefe de Divisão analisa e em função da matéria e do tribunal atribui/despacha o processo para um técnico do setor da manutenção
e conservação, com as instruções necessárias;
4. O técnico procede à análise técnica em articulação com o Administrador Judiciário ou Secretário de Justiça do TAF e, caso se mostre
necessário, efetua visita ao local;
5. O técnico articula com o Chefe de Divisão o parecer;
6. O parecer técnico é enviado pela via mais expedita (e-mail/correio) para quem o solicitou, com conhecimento do Chefe de Divisão,
da Diretor de Serviços, do Chefe de Divisão da DGT (quando solicitado pelo AproNec) e do apoio administrativo;
7. Arquivo.
Minutas associadas
Glossário - AVAC – Aquecimento, Ventilação e Ar Condicionado

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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
MP03.6 Elaboração de parecer relativo a estudos e projetos de intervenção efetuados por entidades externas à DIE
DGAJ
Código MP03.6
PROCEDIMENTO
ELABORAÇÃO DE PARECER RELATIVO A ESTUDOS E PROJETOS DE Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça INTERVENÇÃO EFETUADOS POR ENTIDADES EXTERNAS À DIE Data de
11/09/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Definir as regras para a elaboração de pareceres decorrentes da análise de questões organizacionais e funcionais relativas a estudos e
projetos de intervenção efetuados por entidades externas à DIE em edifícios de tribunais. Caso o Conselho de Gestão da Comarca não
se tenha pronunciado em momento anterior (estudo funcional) poderá ser, sempre que se justifique, colhido parecer junto do mesmo.

Descrição 1. A DIE recebe o estudo ou projeto de intervenção efetuado por entidade externa (IGFEJ);
3. O Chefe de Divisão analisa e atribui o processo a um Técnico do setor do planeamento com as instruções necessárias;
4. O Técnico procede à análise do estudo ou projeto de intervenção e elabora Parecer;
5. Após é realizada uma reunião com o Chefe de Divisão e com o Técnico que analisou o estudo;
6. Mostrando-se necessário, é realizada uma reunião com o Chefe de Divisão e com o Conselho de Gestão ou secretário de TAF para
aferir e esclarecer o estudo e recolha de novos contributos;
7. Estabilizado o estudo o Chefe de Divisão emite parecer na informação/parecer e submete-a ao Diretor de Serviços para análise e
parecer;
9. Se não, volta ao ponto 5 para reapreciação do Chefe de Divisão e eventual reformulação pelo Técnico.
12. O Chefe de Divisão encaminha para o Técnico para que este elabore ofício de remessa do Parecer ao Conselho de Gestão ou secretário
de TAF da comarca em causa, para parecer;
13. É rececionado o Parecer do Conselho de Gestão ou do secretário de TAF;
14. O apoio administrativo integra no processo da plataforma de gestão documental e envia ao Chefe de Divisão;
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
15. Verifica-se se o parecer do Conselho de Gestão é favorável ou desfavorável;
16. Se o estudo tem parecer desfavorável do Conselho de Gestão ou secretário de TAF volta ao ponto 5 para reapreciação e eventual
reformulação pelo Técnico, seguindo, posteriormente o descrito a partir do ponto 6.
17. Se o estudo tem parecer favorável do Conselho de Gestão ou secretário de TAF é encaminhado pelo Chefe de Divisão para o Técnico
para efetuar ofício de remessa;
19. O Diretor de Serviços remete à Direção Superior;
20. O Ofício é assinado e devolvido ao Diretor de Serviços;
23. O apoio administrativo providência pela expedição e dá conhecimento da mesma ao Técnico que elaborou o estudo e coloca o ofício
24. Arquivo.
Minutas associadas

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MP03.7 Elaboração de “Programa de Áreas”
DGAJ
Código MP03.7
ELABORAÇÃO DE “PROGRAMA DE ÁREAS”
Data de
12/07/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Definir as regras para a elaboração de um Programa de Áreas decorrente da necessidade de instalar e/ou reorganizar serviços afetos a
um determinado tribunal, quer em edifício a construir de raiz, quer em edifício já existente e tem origem em solicitação interna ou
externa.

- Despacho n.º 2924/2017 de 13 de março, do Diretor-Geral da Administração da Justiça- - (Competência das Unidades Flexíveis)
Descrição 1. A DIE recebe o pedido (interno ou externo);

3. O Chefe de Divisão verifica e atribui/despacha o processo para um técnico do setor do planeamento;
4. Para elaboração do Programa de Áreas, o técnico recorre à legislação em vigor e é solicitado à DPO dados sobre os recursos humanos
relativos aos serviços em causa e previsão futura dos mesmos. É solicitada, igualmente, à DAGD dados relativos às necessidades de
arquivo;
5. O técnico analisa os dados e elabora uma informação com o Programa de Áreas fundamentado nas informações recolhidas e a
notificação/ofício de remessa, e envia ao Chefe de Divisão;
6. Após, é realizada uma reunião com o Chefe de Divisão e com o técnico que elaborou o programa de áreas;
8. Se não, o Chefe de Divisão devolve o processo com as correções a fazer voltando ao ponto 5 para se proceder às alterações.
9. Se o Chefe de Divisão concordar, efetua parecer e submete ao Diretor de Serviços para análise;
de Divisão e eventual reapreciação pelo técnico;
12. Se o Diretor de Serviços concordar, emite parecer e encaminha para análise da Direção Superior;
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14. O Chefe de Divisão encaminha para o apoio administrativo para proceder à expedição pela via mais expedita (e-mail/correio).
15. O apoio administrativo providência pela expedição e dá conhecimento da mesma ao técnico que elaborou o Programa de Áreas e
coloca o ofício na pasta “Expedição de Ofícios” na pasta partilhada (DIE);
16. Arquivo.
Minutas associadas
Glossário - DAGD – Divisão de Apoio à Gestão Documental;

- DIE – Divisão de Infraestruturas;
- DPO – Divisão de Planeamento e Organização.
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MP03.8 Necessidade de Serviços de Segurança Ativa e de Eletricidade
DGAJ
Código MP03.8
NECESSIDADE DE SERVIÇOS DE SEGURANÇA ATIVA E DE ELETRICIDADE
Data de
02/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Definir as regras relativas à elaboração e circuito de parecer sobre a necessidade de serviços de segurança ativa (Serviços de vigilância e
segurança humana) e de serviços de Eletricidade BTE/MT/BTN, previstas no nº 1.2 do Despacho n.º 2924/2017 de 13 de março, que
define as competências das unidades orgânicas flexíveis da DGAJ.
Referências - Decreto-Lei n.º 165/2012, de 31 de julho;

Descrição 1. É comunicada à DIE, pelos Administradores Judiciários ou Secretários de Justiça do TAF, a necessidade de aquisição;
2. O apoio administrativo procede ao registo e classificação do processo na plataforma de gestão documental ou procedo à respetiva
3. O Chefe de Divisão analisa e atribui/despacha o processo para um técnico, com as instruções necessárias;
4. Para a avaliação e análise da necessidade do serviço, quando necessário, o técnico articula-se com o Administrador Judiciário ou
Secretário de TAF para aferir a necessidade verificando, igualmente o contrato em vigor. Caso se mostre necessário, o técnico faz
ainda deslocação ao local para aferir as condições do edifício.
5. O técnico efetua a análise e elabora a competente informação com parecer fundamentado, estimativa de custos e envia ao Chefe de
Divisão para parecer sobre a informação;
6. O Chefe de Divisão analisa e efetua parecer sobre a informação;
8. Se não, o Chefe de Divisão devolve o processo com indicação das correções a fazer e volta ao ponto 5 para eventual reapreciação da
informação pelo técnico;
9. Se o Chefe de Divisão concordar, emite parecer na informação e submete o processo ao Diretor de Serviços para análise e despacho;
de Divisão e eventual reapreciação pelo técnico;
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12. Se o Diretor de Serviços concordar, emite parecer/despacho na informação e prossegue para despacho superior;
13. Proferido despacho superior o Diretor de Serviços remete para a DE, com conhecimento ao Chefe de Divisão;
14. Arquivo.
Minutas associadas
Glossário - BTE – Baixa Tensão Especial

- BTN – Baixa Tensão Nacional
- DE – Divisão de Equipamentos
- MT – Média Tensão
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MP04. GERIR EQUIPAMENTOS
MP04.1 Abate de bens e de equipamentos da DGAJ
DGAJ
Código MP04.1
ABATE DE BENS E DE EQUIPAMENTOS DA DGAJ
Data de
02/10/2017
Aprovação
Objetivo e âmbito Procedimento de gestão patrimonial de bens e equipamentos da DGAJ (exceto mobiliário e equipamento informático), com vista ao seu
abate. Quando o bem atinge o final da sua vida útil (por obsoleto, deteriorado ou depreciado) poderá proceder-se ao seu abate. A cada
abate deverá corresponder um auto, o qual deverá conter, entre outra informação, motivo justificativo, o código de identificação do
bem, o valor de aquisição inicial, a data de aquisição ou data de entrada em funcionamento, o valor contabilístico à data do abate e o
valor obtido na alienação, sempre que aplicável.
Referências - Decreto-Lei n.º 307/94, de 21 de dezembro;

- Portaria nº 1152-A/94, de 27 de dezembro;
- Decreto-Lei n.º 232/97, de 3 de setembro;
- Portaria n.º 671/2000, de 17 de abril;
- Decreto-Lei 230/2004, de 21 de dezembro;
- Decreto-Lei nº 165/2012, DR n.º 147, Série I de 31 de julho de 2012;
- Decreto-Lei nº 67/2014, de 7 de maio;
- Despacho 2814/2016, de 3 de fevereiro de 2016- 2ª série;
- Portaria n.º 67/2017, DR n.º33, Série I de 15 de fevereiro de 2017;
- Despacho n.º 2924/2017, DR n.º70, Série II de 7 de abril.
Descrição 1. Receção de um pedido de abate de um bem ou equipamento, devidamente fundamentado e autorizado superiormente, das unidades
orgânicas da DGAJ ou dos Tribunais;
2. Rececionado o pedido, o Técnico responsável procede ao Abate do bem ou equipamento e elabora o respetivo auto;
3. Procede à atualização dos registos de inventário na aplicação informática existente - GeRFIP;
4. Arquivo.
Minutas associadas - Auto de Abate.
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Glossário - GeRFIP – Gestão de Recursos Financeiros em modo partilhado permite a qualquer serviço, independentemente da sua dimensão, regime
de autonomia, setor de atividade ou localização geográfica, dispor de uma solução de suporte à gestão orçamental, financeira,
patrimonial e logística, tendo por base o Plano Oficial de Contabilidade Pública (POCP - Plano Oficial de Contabilidade Pública).
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MP04.2 Abate de bens móveis pertencentes ao inventário da DGAJ
DGAJ
Código MP04.2
ABATE DE BENS MÓVEIS PERTENCENTES AO INVENTÁRIO DA DGAJ
Data de
02/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento que visa o abate dos bens móveis (mobiliário e equipamento informático) que atingiram o final da sua vida útil, por força
da sua obsolescência, deterioração ou depreciação.

- Portaria n.º 1152-A/94, de 27 de dezembro;
- Decreto-Lei n.º 153/2001, de 7 de maio;
- Decreto-Lei n.º 165/2012, de 31 de julho;
- Portaria n.º 67/2017, de 15 de fevereiro;
- Despacho n.º 2924/2017, de 13 de março.
Descrição 1. Receção de um pedido de abate de um bem ou equipamento oriundo das diferentes unidades orgânicas da DGAJ;
2. Rececionado o pedido, o chefe de divisão remete ao técnico responsável para que proceda à verificação do estado de obsolescência
do bem ou equipamento proposto para abate;
3. Verificado o estado do bem ou equipamento, após registo e classificação do processo na plataforma de gestão documental, o técnico
responsável elabora proposta fundamentada de abate e remete ao chefe de divisão para parecer;
4. Existe concordância do chefe de divisão?
5. Se não, este devolve o processo ao técnico com indicação das correções a efetuar ou a fundamentação para o parecer negativo;
6. Se sim, o chefe de divisão reencaminha a proposta para o diretor de serviços para parecer;
7. Existe concordância do diretor de serviços?
8. Se não, este devolve o processo à DE com indicação das correções a efetuar (volta ao ponto 3);
9. Se sim, este apresenta a proposta ao Diretor-Geral;
10. O Diretor-Geral profere despacho e autoriza?
11. Se não, fica em armazém;
12. Se sim, o técnico responsável procede ao abate do bem e elabora o respetivo auto, que deverá conter, entre outra informação:
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- Motivo justificativo;
- O código de identificação do bem;
- O valor de aquisição inicial;
- A data da aquisição ou da entrada em funcionamento;
- O valor contabilístico à data do abate;
- O valor obtido na alienação (se aplicável).
13. O técnico responsável remete o respetivo auto à DSF, através da plataforma de gestão documental, para efeitos de atualização dos
registos de inventário na aplicação informática existente, procedimento da DGF – Inventário de bens da DGAJ;
14. O processo é arquivado.
Minutas associadas
Glossário - DE – Divisão de Equipamentos

- DSF – Direção de Serviços Financeiros
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MP04.3 Disponibilização de bens a outros organismos do Ministério da Justiça ou da Administração Pública
DGAJ
Código MP04.3
PROCEDIMENTO
DISPONIBILIZAÇÃO DE BENS A OUTROS ORGANISMOS DO MINISTÉRIO DA Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça JUSTIÇA OU DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA Data de
02/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Definir as regras relativas à disponibilização de bens móveis a outros organismos do Ministério da Justiça ou da Administração Pública,
nos termos das disposições conjugadas no n.º 1 do artigo 5.º e artigo 6.º do Decreto-Lei n.º 307/94, de 21 de dezembro, e, bem assim,
do n.º 2 do artigo 2.º da Portaria n.º 1152-A/94, de 27 de dezembro.

Descrição 1. Receção do pedido de equipamentos - mobiliário ou informático – por organismos do Ministério da Justiça ou da Administração
Pública, através de correio eletrónico ou ofício;
2. Registo do pedido no mapa geral de pedidos;
3. Verificação em armazém da disponibilidade de equipamento que a DGAJ não careça para o exercício das suas funções;
4. Existindo o equipamento solicitado, o Chefe de Divisão distribui o processo a um Assistente Técnico;
5. Este técnico, após registo e classificação do processo na plataforma de gestão documental, analisa criticamente o pedido e elabora
uma informação com base na suficiência de dados conseguida, enquadrando-a com o regime legal em vigor, e apresenta proposta
fundamentada de reafectação;
7. Se o parecer do Chefe de Divisão for discordante, o processo volta ao ponto 4;
8. Se o parecer do Chefe de Divisão for concordante, este submete a informação a parecer do Diretor de Serviços;
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10. Se o parecer do Diretor de Serviços for discordante, este devolve o processo ao Chefe de Divisão que o remete ao Assistente Técnico,
com indicação das correções a efetuar, voltando ao ponto 4;
11. Se o parecer do Diretor de Serviços for concordante, este emite parecer na informação e submete o processo a despacho do dirigente
superior;
12. Existe concordância do dirigente superior?
13. Se o dirigente máximo do serviço discordar da reafectação e entender que o processo deve ser suspenso, o Chefe de Divisão devolve
o processo ao técnico responsável que promoverá a o seu arquivamento;
14. Se o dirigente máximo autorizar a reafectação em apreço, o Chefe de Divisão devolve o processo ao técnico responsável que
promoverá das diligências necessárias à reafectação do bem/ equipamento;
15. Essas diligências pressupõem:
- Comunicação ao organismo solicitante da autorização da disponibilização do bem/equipamento;
- Articulação com o património ou com a informática para preparação do bem/equipamento;
- Afetação do bem/equipamento mediante auto assinado pelo representante do serviço que o disponibilizou e pelo representante
do serviço que o recebeu;
16. Após a assinatura do auto, o mesmo é remetido à DSF, via plataforma de gestão documental, para efeitos de atualização do
inventário, procedimento da DGF – Inventário de bens da DGAJ;
17. O processo é encerrado e segue para o arquivo.
Minutas associadas
Glossário - DGAJ – Direção-Geral da Administração da Justiça

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MP04.4 Gestão de bens móveis (equipamento/mobiliário)
DGAJ
Código MP04.4
GESTÃO DE BENS MÓVEIS (EQUIPAMENTO/MOBILIÁRIO)
Data de
02/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Definir as regras relativas ao recebimento e tratamento de pedidos de equipamento e mobiliário pelos tribunais e unidades orgânicas da
DGAJ.

Descrição 1. Receção do pedido de equipamento e mobiliário remetido pelos Administradores Judiciários/Secretários de Justiça ou Dirigentes das
Unidades Orgânicas, através de ofício, correio eletrónico ou outro meio eletrónico de dados;
2. Verificação se existe o equipamento solicitado em stock (no armazém);
3. Existe o equipamento em stock?
4. Não existindo os equipamentos solicitados, é efetuado o registo dos mesmos no mapa de pedidos pendentes (aguarda futuro
procedimento aquisitivo);
5. Existindo em stock o equipamento mobiliário pretendido, o Assistente Técnico elabora informação no edoc, com base na suficiência
de dados, tendente à afetação do mesmo aos serviços requisitantes e submete a despacho dos dirigentes intermédios da DSAJ/DE;
6. Os dirigentes intermédios da DSAJ/DE concordam com a afetação do equipamento ou mobiliário ao serviço requisitante?
7. No caso dos dirigentes intermédios não concordarem com a informação/parecer, o procedimento volta ao ponto 5.
8. No caso dos dirigentes intermédios concordarem, emitem despacho na própria informação e submetem à apreciação do Diretor-
Geral;
9. O Diretor-Geral concorda?
10. Se não concordar, o processo é arquivado;
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11. Se o Diretor-Geral concordar, profere despacho de autorização de afetação;
12. É dado conhecimento da informação à DSF, via edoc, para efeitos de atualização do cadastro/ inventário, procedimento da DGF –
Inventário de bens da DGAJ;
13. O mobiliário ou equipamento é fornecido ao serviço requisitante;
Minutas associadas

- DSAJ – Direção de Serviços de Administração Judiciária
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MP04.5 Gestão de frotas de viaturas – Comunicação a enviar à eSPap/SGPVE (Sistema de Gestão do Parque de Veículos do Estado)

GESTÃO DE FROTAS DE VIATURAS – COMUNICAÇÃO A ENVIAR À Versão V.001
ESPAP/SGPVE (SISTEMA DE GESTÃO DO PARQUE DE VEÍCULOS DO
ESTADO) 02/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento de carácter mensal que consiste na verificação e controlo de toda a informação sobre a frota de veículos da DGAJ,
mediante o registo no SGPVE, disponível a todos os serviços e entidades utilizadores do PVE em https://sgpve.espap.pt/. Este sistema
permite a consulta e atualização da informação da frota de cada entidade ou serviço utilizador do PVE, bem como a submissão de pedidos
de contratação, atribuição ou abate de veículos.

Descrição 1. A DE recebe do assistente operacional (motorista), os mapas semanais com os seguintes elementos:
- A identificação do veículo;
- A sua matrícula;
- Os quilómetros percorridos;
- O percurso realizado diariamente;
- E os comprovativos do abastecimento de combustível efetuados com o cartão frota GALP.
2. O assistente técnico titular do processo procede à análise e apuramento dos registos apresentados;
3. Da análise efetuada foi constatada alguma irregularidade?
4. Se for constatada alguma irregularidade, solicita ao assistente operacional (motorista), o esclarecimento e/ou comprovativo em falta;
5. O assistente operacional (motorista) efetua o esclarecimento e/ ou entrega os comprovativos em falta, voltando ao ponto 3;
6. Se estiver toda a documentação em conformidade, procede ao carregamento dos ficheiros no SGPVE, com o preenchimento dos
elementos necessários, enviando-os à mesma entidade;
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Minutas associadas

- PVE – Parque de Veículos do Estado
- SGPVE – Sistema de Gestão do Parque de Veículos do Estado
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MP04.6 Gestão de stocks de bens (não duradouros) da DGAJ
DGAJ
Código MP04.6
GESTÃO DE STOCKS DE BENS (NÃO DURADOUROS) DA DGAJ
Data de
02/10/2017
Aprovação
Objetivo e âmbito Procedimento desenvolvido para a gestão de stocks de bens não duradouros (bens de economato) e serviços próprios da DGAJ e para
controlo da gestão dos bens existentes em armazém de bens não duradouros – economato – e serviços próprios da DGAJ.
Referências - Decreto-Lei nº 165/2012, de 31 de junho;

- Portaria nº 388/2012, de 29 de novembro;
- Despacho nº 860/2013, de 16 de janeiro;
- Despacho nº 4346/2014, de 25 de março;
- Decreto-Lei nº 18/2008, de 29 de janeiro;
- Decreto-Lei nº 197/99, de 8 de junho;
- Decreto-Lei nº 307/94, de 21 de dezembro;
- Portaria nº 671/2000, de 17 de abril;
- Decreto regulamentar nº 25/2009, de 14 de setembro;
- Portaria n.º 67/2017, DR n.º33, Série I de 15 de fevereiro de 2017.
Descrição 1. É recebido, através de e-mail, uma requisição de bens de economato na DSF;

2. O assistente técnico encarregue desta tarefa confirma a existência em stock dos bens solicitados;
3. Existem os bens em stock?
4. Em caso negativo, o Técnico responsável pela gestão de stocks, informa o Chefe de Divisão da necessidade de
aquisição;
5. O contrato em vigor permite a aquisição dos bens em falta?
6. Se o contrato já se encontrar esgotado, não podendo ser executado, o Técnico informa o Chefe de Divisão da necessidade de
aquisição dos bens requisitados, que procederá ao seu encaminhamento para o setor da contratação pública;
7. O contrato em vigor permite a aquisição dos bens em falta, o Chefe de Divisão profere decisão fundamentada autorizadora ou
não dessa aquisição;
8. O Chefe de Divisão autoriza a aquisição dos bens em falta?
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9. Se não, o Técnico informa a pessoa que requisitou o bem daquela decisão.
10. Se sim, o Técnico procede à aquisição dos bens necessários – ver procedimentos de aquisição de bens e serviços – e o processo volta
ao ponto 1.
11. Retomando o ponto 3, se existirem bens em stock, o Técnico informa o Chefe de Divisão por e-mail (ou na plataforma eletrónica
quando tal já for possível), da existência dos bens requisitados;
12. O Chefe de Divisão autoriza a disponibilização dos bens requisitados?
13. No caso de não ser dada autorização, tal decisão deve ser fundamentada e transmitida à pessoa que requisitou os bens;
14. Se for dada autorização, o funcionário responsável pelo armazém procede à retirada dos bens de armazém, aos respetivos
registos de controlo e faz a entrega física dos bens à pessoa que o requisitou e o requisitante assina o documento de receção.
Glossário -
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
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MP04.7 Gestão dos motoristas e viaturas
DGAJ
Código MP04.7
GESTÃO DOS MOTORISTAS E VIATURAS
Data de
25/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito A gestão dos motoristas e viaturas é realizada pelo secretariado, através da elaboração de mapas mensais, com referência à deslocação
e identificação do motorista.
Referências -
Descrição 1. O Secretariado receciona da Direção Superior e das Unidades Orgânicas, o pedido de necessidade de deslocação;
2. De seguida, o Secretariado verifica a disponibilidade de motorista e viatura para a deslocação solicitada;
3. Caso se verifique disponibilidade, procedem ao respetivo agendamento, após segue para o ponto 6.
4. Caso não haja disponibilidade de motorista, mediante pedido, prepara-se o pedido de cedência de viatura para autocondução;
5. A Unidade Orgânica ou o Secretariado procede à elaboração de declaração para autorização da cedência, e remete para assinatura
da Direção Superior;
6. Após, o expediente é arquivado no Secretariado em pasta própria.
Minutas associadas
Glossário -
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MP04.8 Inventário de bens da DGAJ
DGAJ
Código MP04.8
INVENTÁRIO DE BENS DA DGAJ
Data de
02/10/2017
Aprovação
Objetivo e âmbito Inventariação dos bens e equipamentos da DGAJ na sequência de procedimento aquisitivo. Controlo da gestão do património que
permita em qualquer momento ou numa periodicidade determinada efetuar verificações físicas insertas em auditorias internas ao
inventários, de modo a aferir a veracidade da informação registada contabilisticamente, tanto a nível de contabilidade patrimonial, como
em termos de acautelamento na elaboração de previsões orçamentais adequadas à manutenção/substituição dos ativos fixos tangíveis.

- Decreto regulamentar nº 25/2009, de 14 de setembro;
- Decreto-Lei nº 165/2012, de 31 de julho;
- Portaria nº 388/2012, de 29 de novembro;
- Portaria n.º 67/2017, DR n.º33, Série I de 15 de fevereiro de 2017;
- Despacho n.º 2924/2017, DR n.º70, Série II de 7 de abril.
Descrição 1. Entrada de uma fatura referente a bens ou equipamentos adquiridos na sequência de contrato celebrado pela DGAJ;
2. O Técnico faz a conferência física dos bens;
3. O Técnico cria o imobilizado que, após valorização, gera um número de inventário;
4. O Técnico confere a fatura;
5. O Técnico emite as etiquetas identificadoras dos bens em inventário as quais são colocadas nos bens;
6. O Técnico entrega os bens nos respetivos serviços (salas, espaços, centros de custo, tribunais), fazendo o registo dessa alocação no
programa informático GeRFIP.
7. O Técnico atualiza os registos de inventário, em Gerfip, sempre que for comunicada qualquer alteração à distribuição original dos
bens ou equipamentos.
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Minutas associadas Fichas CIBE:
- F1 CIIDE - ficha de identificação de bens imóveis do Estado;
- F1 CIME - ficha de identificação de bens móveis do Estado;
- F1 CIVE - ficha de identificação de veículos do Estado;
- F2 CIBE - ficha de inventário;
- F3 CIBE - ficha de amortizações;
- F4 CIBE - mapa síntese dos bens inventariados.
Glossário GeRFIP – Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado permite a qualquer serviço, independentemente da sua dimensão, regime
de autonomia, setor de atividade ou localização geográfica, dispor de uma solução de suporte à gestão orçamental, financeira,
patrimonial e logística, tendo por base o Plano Oficial de Contabilidade Pública (POCP - Plano Oficial de Contabilidade Pública);
- CIIDE - (cadastro e inventário dos imóveis e direitos do Estado);
- CIME - (cadastro e inventário dos móveis do Estado);
- CIVE - (cadastro e inventário dos veículos do Estado).
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MP04.9 Manutenção e reparação dos veículos automóveis
DGAJ
Código MP04.9
MANUTENÇÃO E REPARAÇÃO DOS VEÍCULOS AUTOMÓVEIS
Data de
02/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento alinhado com a necessidade de se analisar periodicamente o estado geral dos veículos afetos à frota da DGAJ, mantendo
a mesma em perfeitas condições técnicas de utilização e, consequentemente, reduzir os custos com despesas relativas às manutenções.

Descrição 1. O setor da gestão patrimonial recebe comunicação interna efetuada pelo Assistente Operacional (motorista) a solicitar reparação de
anomalia verificada em viatura, ou sinaliza, pelos seus próprios técnicos (oficiosamente), mediante a prévia consulta do plano de
revisões, da necessidade de submissão do veículo a manutenção periódica;
2. O Chefe de Divisão distribui o processo ao Assistente Técnico e autoriza o envio do veículo às oficinas para efetuar pedidos de
orçamentos (prospeção de mercado);
3. O Assistente Técnico responsável pelo processo, após registo e classificação do mesmo na plataforma de gestão documental, procede
à consulta ao mercado de forma a obter orçamentos com melhores preços de reparação/ manutenção;
4. É analisado o orçamento/proposta de reparação/ manutenção apresentada pelos fornecedores;
5. O Assistente Técnico, elabora informação/proposta de reparação/ manutenção;
6. Solicita o cabimento/compromisso para dar continuidade às diligências necessárias, procedimento da DGF – Execução da despesa -
geral;
7. Envia-se proposta elaborada para validação do Chefe de Divisão para parecer.
9. Se não, volta ao ponto 3.
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10. Se sim, o Chefe de Divisão reencaminha a proposta para o Diretor de Serviços para parecer;
12. Se não, volta ao ponto 3.
13. Se sim, submete o pedido de reparação/ manutenção e a inerente autorização da despesa ao Diretor-Geral, a fim de obter a sua
aprovação;
14. O Diretor-Geral concorda com a proposta efetuada?
15. Se não, volta ao ponto 3;
16. Caso concorde com a proposta efetuada, é adjudicada a mesma à empresa fornecedora;
17. De seguida, o Assistente Técnico responsável pelo processo notifica a adjudicação da proposta à empresa fornecedora e agenda a
entrada do veículo na oficina;
18. Reparado o veículo e apresentada a fatura, é verificada, pelos respetivos Assistentes Operacionais (motoristas), a conformidade da
mesma com o serviço efetuado;
19. A fatura está conforme?
20. Se a fatura não estiver conforme, devolve à empresa;
21. Se estiver conforme, remete à DSF, através da plataforma de gestão documental, para processamento, procedimento da DGF –
Execução da despesa - geral;
22. Arquivamento do processo.
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MP04.10 Requisição de equipamento e mobiliário na sequência de procedimento aquisitivo
DGAJ
Código MP04.10
PROCEDIMENTO
REQUISIÇÃO DE EQUIPAMENTO E MOBILIÁRIO NA SEQUÊNCIA DE Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça PROCEDIMENTO AQUISITIVO Data de
02/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Definir as regras relativas à requisição e fornecimento de equipamento e mobiliário.

Descrição 1. Concluído o procedimento aquisitivo e outorgado o contrato, o Assistente Técnico efetua a análise dos pedidos efetuados que serão
correspondentes ao levantamento de necessidades oportunamente realizado;
2. Nessa decorrência, remete à empresa a que foi efetuada a adjudicação do procedimento, as notas de encomenda;
3. Comunica aos Administradores Judiciários e Secretários de Justiça a adjudicação do procedimento e a iminente entrega do
equipamento mobiliário;
4. O equipamento ou mobiliário é entregue pela empresa no tribunal requisitante;
5. Os Administradores Judiciários e/ou Secretários de Justiça recebem e conferem os bens (ver procedimento de receção e conferência
de bens), referentes aos equipamentos fornecidos às Comarcas e Tribunais Administrativos e Fiscais, do continente e Ilhas.
6. Os Administradores Judiciários e/ou Secretários de Justiça emitem declaração de conformidade de que o equipamento fornecido se
encontra entregue e montado e remetem à DE;
7. A fatura é remetida/ devolvida à DSF para processamento;
8. A DSF envia à DE comprovativo do processamento;
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MP04.11 Verificação periódica do estado das multifuncionais da DGAJ
DGAJ
Código MP04.11
VERIFICAÇÃO PERIÓDICA DO ESTADO DAS MULTIFUNCIONAIS DA DGAJ
Data de
02/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Definir as regras relativas ao controlo periódico das máquinas fotocopiadoras da DGAJ.
Referências - DL n.º 307/94, de 21 de dezembro;

- DL n.º 232/97, de 3 de setembro;
- DL n.º 153/2001, de 7 de maio;
- DL n.º 67/2014, de 7 de maio;
- DL n.º 165/2012, de 31 de julho;
Descrição 1. Verificação – oficiosa ou a pedido de outra U.O. - do estado de conservação das multifuncionais instaladas na DGAJ;
2. Verifica-se se a desconformidade técnica da máquina é por causa de falta de consumível ou por falha no sistema;
3. Se a desconformidade técnica da máquina resultar da falta de consumível, verifica se existe em stock;
4. Existe em stock?
5. Se não existir, diligencia junta da empresa, a substituição urgente do mesmo.
6. Se existe, promove a substituição do consumível.
7. Se a desconformidade técnica da máquina resultar de falhas no sistema (hardware ou software), verifica o nível de
inoperacionalidade da mesma;
8. Trata-se de pequena avaria e está habilitado para o efeito?
9. Não, na circunstância da inoperacionalidade resulta de falha grave do equipamento, promove junto da empresa que presta a
assistência técnica, a reparação urgente do mesmo;
10. Em caso de pequenas avarias e encontrando-se habilitado para o efeito, promove oficiosamente a reparação da máquina;
11. Concluída a reparação, encerra o processo.
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- UO – Unidade Orgânica
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MP5. GERIR RECURSOS HUMANOS
MP05.1 Acidente de trabalho
DGAJ
Código MP05.1
ACIDENTE DE TRABALHO
30/11/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento alinhado com a necessidade de proceder à análise relativa à situação de acidente de trabalho, tem como finalidade a
apresentação de informação/parecer/ofício com proposta de decisão ou projeto de despacho a submeter à apreciação.
Referências - Artigo 8.º e artigo 9.º, artigo 20.º n.º 6, artigo 22.º n.º 1 e artigo 28.º n.º 1 alíneas a), c) e d) do Decreto-lei n.º 503/99, de 20 de
novembro;
- Lei n.º 98/2009, de 4 de setembro, por remissão do Decreto-lei n.º 503/99, de 20 de novembro;
- Artigos 121.º e 122.º do CPA.
Descrição 1. Entrada na DGAJ da Participação de um Acidente de trabalho;

2. Despacho do Chefe de Divisão para Técnico;
3. O Técnico procede à abertura e registo interno do respetivo processo e verifica que o procedimento está completo;
4. Tem os dados necessários?
5. Em caso negativo, caso em que o processo não se encontra regularmente instruído, o Técnico efetua diligências para obtenção dos
mesmos, designadamente via telefone, junto do sinistrado ou familiar ou por comunicação escrita enviada por e-mail ou correio;
6. O Técnico recebe os dados em falta;
7. Depois de verificar o cumprimento dos prazos legais de entrega (artigo 8.º e artigo 9.º do Decreto-lei n.º 503/99, de 20 de novembro)
e da reunião dos requisitos que enformam o conceito legal de acidente de trabalho (Lei n.º 98/2009, de 4 de setembro por remissão
do Decreto-lei n.º 503/99, de 20 de novembro) elabora informação/ projeto de proposta para Qualificação como Acidente de
Trabalho/ Não Qualificação como Acidente de Trabalho;
8. É qualificado como acidente de trabalho?
9. Em caso negativo, segue para o ponto 52.
10. Em caso positivo, prossegue para despacho do Chefe de Divisão;
11. Existe concordância?
12. No caso de o Chefe de Divisão não concordar com a informação, o procedimento volta ao ponto 7.
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13. No caso de o Chefe de Divisão concordar, emite despacho de qualificação como acidente de trabalho;
14. O Apoio administrativo procede ao registo no ORACLE;
15. E procede à participação ao interessado e bem assim às entidades oficiais (artigo 28.º n.º 1 alíneas a) c) e d) do Decreto-lei n.º 503/99,
de 20 de novembro);
16. As faltas estão registadas como acidente de trabalho?
17. Em caso negativo, o Técnico superior efetua diligências junto da DARH e DPR para obtenção do referido registo;
18. Em caso positivo, o processo encerra-se com a atribuição pelo médico assistente da Alta ao acidente de trabalho;
19. Foi reconhecida uma incapacidade permanente?
20. Em caso negativo, o Técnico elabora uma nota interna para remeter o processo para arquivo no processo individual.
21. Em caso positivo, segue para o ponto 38 (após a verificação dos pontos 22 e 25).
22. Há despesas resultantes do acidente?
23. Em caso negativo, no caso de não haver despesas relacionadas com o acidente de trabalho, o Técnico elabora uma nota interna para
remeter o Procedimento de Acidente de Trabalho para arquivo no Processo Individual do sinistrado.
24. Em caso positivo, no caso de haver despesas relacionadas com o acidente de trabalho passa para o ponto 50.
25. Há faltas superiores a 90 dias?
26. Em caso negativo, o Técnico elabora uma nota interna para remeter o Procedimento de Acidente de Trabalho para arquivo no
Processo Individual do sinistrado.
27. Em caso positivo, elabora informação com a proposta de apresentação do trabalhador à junta médica da ADSE;
28. Prossegue para Despacho do Chefe de Divisão;
30. Em caso negativo, volta ao ponto 27.
31. Em caso positivo, emite despacho de concordância;
32. O Apoio administrativo procede à convocatória da junta médica da ADSE na plataforma informática da ADSE Direta;
33. Há despesas resultantes do acidente?
35. Em caso positivo, segue para o ponto 50 (após a verificação do ponto 36).
36. Há incapacidade?
38. Em caso positivo, no caso de ter sido atribuída a Alta com o reconhecimento de uma qualquer incapacidade permanente o Técnico
elabora informação com a proposta de apresentação do trabalhador à junta médica da CGA;
39. Prossegue para despacho do Chefe de Divisão;
42. Em caso positivo, o Chefe de Divisão emite despacho de concordância;
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43. O Apoio administrativo procede à elaboração do ofício a solicitar a convocatória da junta médica da CGA;
44. A CGA delibera sobre se existe ou não uma qualquer desvalorização;
45. Há desvalorização?
46. Em caso negativo, segue para o ponto 48.
47. Em caso afirmativo atribui uma indemnização;
48. Há despesas?
49. No caso de não haver despesas relacionadas com o acidente de trabalho, o Técnico elabora uma nota interna para remeter o
Procedimento de Acidente de Trabalho para arquivo no Processo Individual do sinistrado.
50. No caso de haver despesas relacionadas com o acidente de trabalho, o Técnico, previamente munido de uma senha de acesso, regista
o processo no programa informático de Acidentes de Trabalho da Secretaria - Geral do Ministério das Finanças;
51. O Técnico faz ofício para remeter os documentos de despesa e respetivas cópias à Secretaria - Geral do Ministério das Finanças para
pagamento, com a capa do processo atribuída pelo sistema informático e volta ao ponto 49.
52. Retomando o ponto 9, e no caso de proposta de não Qualificação como Acidente de Trabalho esta prossegue para Despacho do
Chefe de Divisão;
54. No caso de o Chefe de Divisão não concordar com a informação o procedimento volta ao ponto 7.
55. No caso de o Chefe de Divisão concordar, emite despacho para notificação nos termos e para os efeitos do artigo 121.º e 122.º do
CPA;
56. O Apoio administrativo procede à notificação do sinistrado no âmbito da Audiência dos Interessados;
57. Há resposta?
58. Em caso negativo, perante a falta de resposta apresentada, elabora nova informação e segue para o ponto 62.
59. Em caso positivo, analisa a argumentação e elabora proposta;
60. É alterada a decisão inicial?
61. Em caso negativo, propõe manter a decisão inicial de não qualificação como acidente de trabalho e segue para o ponto 62;
62. Em caso positivo, prossegue para despacho do Chefe de Divisão;
64. No caso de o Chefe de Divisão não concordar com a informação o procedimento volta ao ponto 58;
65. No caso de o Chefe de Divisão concordar, emite despacho;
66. O Apoio administrativo faz ofício de notificação ao interessado;
67. O Técnico elabora uma Nota Interna para remeter o Procedimento de Acidente de Trabalho para arquivo no Processo Individual do
sinistrado.
Glossário - CPA - Código do Procedimento Administrativo

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- CGA – Caixa Geral de Aposentações
- DARH/DPR – Divisão de Administração de Recursos Humanos/Divisão de Processamento de Remunerações
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MP05.2 Acordo de cessação do vínculo de emprego público
DGAJ
Código MP05.2
ACORDO DE CESSAÇÃO DO VÍNCULO DE EMPREGO PÚBLICO
Data de
12/12/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento com vista à cessação do vínculo de emprego público por acordo entre o trabalhador e o empregador público, logo que:
- Se comprove a obtenção de ganhos de eficiência e a redução permanente de despesa para o empregador público, designadamente
pela demonstração de que o trabalhador não requer substituição;
- Se demonstre a existência de disponibilidade orçamental, no ano da cessação, para suportar a despesa inerente à compensação a
atribuir ao trabalhador.
A celebração de acordo de cessação depende de prévia autorização dos membros do Governo responsáveis pelas áreas das finanças e
da Administração Pública e do membro do Governo que exerça poderes de direção, superintendência ou tutela sobre o empregador
público, com exceção dos trabalhadores integrados na carreira de assistente operacional e assistente técnico.
Referências - Artigos 4.º, 295.º e 296.º da Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas (Lei n.º 35/2014, de 20 de junho);
- Artigos 94.º, 121.º, 122.º e 126.º do CPA.
Descrição 1. Receção do requerimento/pedido na DSRH;

2. Verificação e emissão de despacho de destino elaborado pelo Chefe de Divisão para atribuição do expediente ao Jurista;
3. Distribuição ao Jurista designado para análise;
4. Abertura e registo interno do respetivo processo e elaboração do respetivo parecer;
5. Verifica-se se estão todos os dados documentais presentes no processo;
6. Em caso negativo, o Jurista efetua diligências para a obtenção dos dados em falta;
7. Os serviços recebem os dados em falta e segue para o ponto 8.
8. No seguimento do ponto 5, em caso afirmativo, o requerente é funcionário do Tribunal?
9. Em caso negativo, o Jurista remete nota interna à chefia direta do requerente, com vista a obter informação sobre a conveniência da
rescisão, e segue para o ponto 11.
10. Em caso afirmativo, o Jurista solicita informação à DRGRH sobre a conveniência da rescisão;
11. Os serviços competentes remetem informação ao Jurista sobre a viabilidade da rescisão;
12. O Jurista elabora parecer no sentido de deferir a pretensão?
13. Em caso afirmativo, segue para o ponto 19.
14. Em caso negativo, o Jurista elabora parecer no sentido de indeferir a pretensão;
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15. Remete-se a informação ao requerente com vista a ouvi-lo em sede de audiência dos interessados, nos termos do artigo 121.º e
122.º do CPA;
16. Após a pronúncia do Requerente, o Jurista procede à elaboração de um relatório com vista à instrumentalização da respetiva decisão
final, nos termos dos artigos 126.º e 94.º do CPA, respetivamente;
17. É para deferir?
18. Se não, remete-se ofício ao Requerente com a decisão final de indeferimento;
19. Após arquiva-se o processo.
20. Se sim, o processo deve ser remetido à DSF para efeitos de demonstração da existência de disponibilidade orçamental no ano da
cessação para suportar a compensação;
21. Em caso de demonstração da disponibilidade orçamental da cessação, o Diretor de Serviços remete para o Diretor-Geral que exara
despacho de concordância;
22. Caso o Requerente não esteja integrado nas carreiras de Assistente Operacional e Assistente Técnico, o processo deverá ser remetido
por ofício ao Gabinete da Ministra da Justiça para que, em caso de concordância, diligenciar pela obtenção da prévia autorização
junto dos membros do Governo das áreas das finanças e da Administração Pública;
23. Devolução do parecer ao apoio administrativo da DSRH;
24. Remete-se o ofício com cópia ao funcionário requerente e ao Administrador Judiciário da comarca ou ao Secretário de Justiça no
caso de Tribunais da jurisdição administrativa, ou no caso de trabalhador da DGAJ ao superior hierárquico onde exerce funções;
25. Comunicação aos serviços competentes (DPR e DRGRH aplica-se aos funcionários de justiça) por nota interna e registo no RH Oracle
ORAMOVIM;
26. Publicação no Diário da República de aviso publicitando o acordo de rescisão do vínculo de emprego público em cumprimento do
disposto na alínea d), do n.º 1, do artigo 4.º da Lei n.º 35/2014, de 20 de junho;
Minutas associadas

- DGAJ – Direção-Geral da administração da Justiça
- DPR – Divisão de Processamento de Remunerações
- DRGRH – Divisão de Recrutamento e Gestão de Recursos Humanos
- DSRH – Direção de Serviços de Recursos Humanos
- LTFP - Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas
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MP05.3 Acumulação de funções públicas com funções públicas e de funções públicas com funções ou atividades privadas
DGAJ
Código MP05.3
PROCEDIMENTO
ACUMULAÇÃO DE FUNÇÕES PÚBLICAS COM FUNÇÕES PÚBLICAS E DE Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça FUNÇÕES PÚBLICAS COM FUNÇÕES OU ATIVIDADES PRIVADAS Data de
28/11/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito O trabalhador público que pretenda realizar uma atividade, independentemente da natureza remunerada (ou não), deverá requerê-lo
previamente, ao empregador, observando os requisitos previstos na lei.
O regime da acumulação de funções assume características distintas em razão da natureza pública ou privada da função a acumular. Os
requisitos são de verificação obrigatória e devem manter-se durante o período da autorização do exercício da atividade a acumular.
Os titulares de cargos dirigentes são responsáveis pela verificação da existência de situações de acumulação de funções, em especial no
que concerne ao cumprimento das garantias de imparcialidade no desempenho de funções públicas pelo trabalhador.
Referências - Artigo 21.º da Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas (LTFP);

- Artigos 121.º e 122.º do CPA;
- Artigos 8.º e 9.º do Decreto-lei n.º 503/99, de 20 de novembro;
- Lei n.º 98/2009, de 4 de setembro, por remissão do Decreto-lei n.º 503/99, de 20 de novembro.
Descrição 1. Receção do requerimento/pedido na DSRH;

2. Abertura e registo interno do respetivo processo por parte do apoio administrativo da DSRH;
3. O Apoio Administrativo da DSRH remete a documentação referente ao pedido de acumulação de funções para o Chefe de Divisão da
DARH;
4. Verificação e emissão de despacho de destino elaborado pelo Chefe de Divisão da DARH para atribuição do expediente ao Técnico;
5. O processo é distribuído ao Técnico para que efetue análise do mesmo;
6. Tem todos os elementos necessários?
7. Em caso negativo, efetua diligências no sentido de obter os elementos em falta;
8. O Técnico recebe os dados em falta e segue para o ponto 9;
9. Elabora informação e remete ao Chefe de Divisão para despacho;
11. Em caso negativo, a informação/parecer é devolvido ao Técnico para reapreciação, retomando-se o procedimento, a partir do ponto
5.
12. Em caso positivo, o Chefe de Divisão elabora informação/parecer, no qual é emitido o próprio despacho (de concordância);
13. Remete para apreciação do Diretor de Serviços;
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5.
16. Em caso positivo, o processo é remetido para apreciação do Diretor-Geral;
5.
19. Em caso positivo, a decisão final é de deferimento?
20. Em caso negativo, comunica o sentido da decisão por ofício pela via mais expedita ao interessado e com conhecimento ao superior
hierárquico (nos Tribunais judiciais, o Administrador Judiciário, nos TAF´s, o Secretário de Justiça);
21. Após a expedição do ofício a todas as entidades intervenientes no processo, o processo segue para o arquivo.
22. Em caso positivo, segue os pontos 20 e 21.
23. O Técnico atualiza a informação no Oramovim e no mapa de controlo para subsequente monitorização.

- DARH – Divisão de Administração de Recursos Humanos
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MP05.4 Aposentações CGA
DGAJ
Código MP05.4
APOSENTAÇÕES CGA
Data de
26/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Como consequência da deliberação de aposentação feita pela CGA, os trabalhadores afetos ao processamento de remunerações por
parte da DGAJ, que se encontrem a aguardar aposentação/desligamento definitiva/o, terão de observar a publicação em DR de lista onde
conste a sua identificação, organismo de trabalho e respetivo valor de pensão, havendo no entanto necessidade, até esse momento, da
tomada de alguns procedimentos por parte da Divisão que visam um maior controle ao nível da administração de pessoal e
processamento de remunerações.
As aposentações podem ser por deliberação de junta médica ou por reunidas as condições “normais” de aposentação (ex. em função da
idade e/ou tempo de trabalho).
Referências - Capítulo III do Decreto-Lei N.º 498/72, de 9 de dezembro (Estatuto da Aposentação).
Descrição 1. O Assistente Técnico/Técnico Superior receciona o ofício com a deliberação por parte da CGA e o referido valor da pensão definitiva,
ficando a aguardar pela publicação da aposentação em DR;
2. Trata-se de deliberação de junta médica?
3. Não, nos casos de aposentação ordinários, o Assistente Técnico/Técnico Superior elabora ofício informando o superior hierárquico
do trabalhador, que por sua vez o notifica;
4. Sim, nos casos de aposentação excecionais, ou seja, por deliberação de junta médica, o Assistente Técnico/Técnico Superior elabora
ofício informando o trabalhador, dando conhecimento ao seu superior hierárquico;
5. Em qualquer uma das situações o Assistente Técnico/Técnico Superior efetua o registo junto do quadro de aposentados próprio da
DARH;
6. Após dá conhecimento, via correio eletrónico, da situação de aposentação à DPR, para efeitos de acertos remuneratórios e
cancelamento no sistema e à DRGRH visando o registo da situação do trabalhador junto do Quadro dos Tribunais daquela Divisão;
7. Após a publicação da aposentação em DR (a cargo da CGA) o apoio administrativo efetua a impressão da publicação, entregando ao
Assistente Técnico/Técnico Superior uma cópia para efeito de registo na plataforma ORACLE (Oramovin);
8. O Assistente Técnico/Técnico Superior regista na plataforma ORACLE (Oramovin);
9. O Assistente Técnico/Técnico Superior anota (em DR imprimido) a confirmação de registo em ORAMOVIM, data e assinatura;
10. O Assistente Técnico/Técnico Superior procede à tiragem de cópias (tantas quanto o número de trabalhadores aposentados) para
entrega na DPR;
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11. O Assistente Técnico/Técnico Superior procede ao arquivo em processo individual do trabalhador que se encontra em armário
próprio de “desligados”/aposentados para posterior arquivamento definitivo.
Minutas associadas
Glossário - CGA – Caixa Geral de Aposentações

- DPR – Divisão de Processamento de Remunerações
- DR – Diário da República
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MP05.5 Apreciação dos pedidos de destacamento
DGAJ
Código MP05.5
APRECIAÇÃO DOS PEDIDOS DE DESTACAMENTO
Data de
07/12/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito O procedimento tem como finalidade a análise e tramitação dos pedidos de destacamento formulados por oficiais de justiça.
Referências - Artigos 55.º, 56.º e 57.º do Estatuto dos Funcionários de Justiça, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 343/99, de 26 de agosto.
- Ofício-Circular n.º 5/2017
Descrição 1. A Divisão recebe o requerimento/pedido;

2. O Chefe de Divisão verifica e procede à distribuição do processo ao Técnico que vai apreciar o pedido;
3. O Técnico recebe o pedido e procede a uma análise sumária do mesmo;
4. Após verifica se o pedido é formulado pelo Tribunal;
5. Tratando-se de pedido do Oficial de Justiça, o Técnico verifica se existe, ou não, o parecer dos Órgãos de Gestão do Tribunal Judicial
de origem ou, no caso dos Tribunais Administrativos e Fiscais, do respetivo Presidente (Ofício-Circular n.º 5/2017);
6. Caso o pedido não venha acompanhado deste parecer prévio, o requerente será informado, sempre que possível por correio
eletrónico, que o pedido de destacamento não será apreciado sem a junção daquele documento (Ofício-Circular n.º 5/2017).
7. Caso o pedido venha acompanhado deste parecer prévio, o Técnico procede à análise do mesmo;
8. Após verifica o teor do parecer;
9. Caso o parecer do Tribunal de origem seja desfavorável, o Técnico elabora um ofício ao interessado a comunicar da impossibilidade
de autorização do destacamento, tendo em conta a oposição manifestada pelos Orgãos de Gestão do serviço de origem;
10. De seguida o expediente é arquivado numa pasta, na Divisão.
11. Se os Órgãos de Gestão, ou Presidente, do Tribunal de origem emitirem parecer favorável, o Técnico solicita aos Órgãos de
Gestão/Presidente do Tribunal de destino informação sobre a necessidade de reforço de recursos humanos no(s) núcleo(s) a que o
Oficial de Justiça se candidata;
12. Aguarda-se o parecer do Tribunal de destino e verifica-se o teor do parecer;
13. Caso o parecer do Tribunal de destino seja desfavorável, o Técnico elabora um ofício ao interessado a comunicar da impossibilidade
de autorização do destacamento, tendo em conta a oposição manifestada pelos Órgãos de Gestão do serviço de destino;
15. Caso o parecer seja favorável, o Técnico contacta o interessado, telefonicamente, para acordar uma data de produção de efeitos do
destacamento;
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
16. De seguida, elabora uma informação a propor o destacamento do Oficial de Justiça;
17. A informação prossegue para despacho do Chefe de Divisão;
18. O Chefe de Divisão verifica se estão reunidos todos os elementos necessários para a concordância;
20. Se o Chefe de Divisão não concordar com a informação, o procedimento volta ao ponto 16, para reapreciação.
21. No caso de o Chefe de Divisão concordar, emite parecer na informação;
22. O processo prossegue para apreciação do Diretor de Serviços;
23. O Diretor de Serviços verifica se estão reunidos todos os elementos necessários para a concordância;
25. Se o Diretor de Serviços não concordar com a informação/parecer, o procedimento volta ao ponto 20, para reapreciação.
26. No caso de o Diretor de Serviços concordar, emite parecer na informação;
27. Prossegue para despacho do Diretor-Geral (no caso de existir parecer favorável);
28. O Diretor-Geral verifica se estão reunidos todos os elementos necessários para a concordância;
30. Se o Diretor-Geral não concordar com a informação/parecer, o procedimento volta ao ponto 25, para reapreciação.
31. No caso de o Diretor-Geral concordar, emite despacho na informação;
32. Após a prolação de despacho, o Técnico elabora oficio a comunicar a autorização do destacamento ao interessado, a ambos os
Tribunais (de origem e destino), e envia por email a todas as partes e também às divisões de Processamento de Remunerações e de
Administração de Recursos Humanos;
33. Concluído este processo é efetuado o registo na aplicação informática (ORAMOVIM) e nos mapas de pessoal;
34. De seguida é arquivado o original do despacho no processo individual do Oficial de Justiça.
35. No seguimento do ponto 4, caso o pedido seja formulado pelo Tribunal, o Técnico elabora um ofício e envia por email ao
Administrador Judiciário do Tribunal Judicial da Comarca de origem a solicitar a emissão de parecer sobre o pedido;
36. Aguarda-se o parecer do Administrador Judiciário do Tribunal de origem;
37. O Técnico recebe o parecer e procede à análise do mesmo;
38. Caso o parecer do Administrador Judiciário do Tribunal Judicial da Comarca de origem seja desfavorável, o Técnico elabora um ofício
ao Administrador do Tribunal Judicial que formulou o pedido a comunicar da impossibilidade de autorização do destacamento, tendo
em conta a oposição manifestada pelos Órgãos de Gestão do serviço de origem;
40. Se o Administrador Judiciário do Tribunal Judicial da Comarca de origem emitir parecer favorável, volta ao ponto 15.
Minutas associadas - Formulário para pedidos de destacamento disponível na Página eletrónica da DGAJ
Glossário - ORAMOVIM – Software de Recursos Humanos
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MP05.6 Apreciação dos pedidos de permuta
DGAJ
Código MP05.6
APRECIAÇÃO DOS PEDIDOS DE PERMUTA
Data de
30/11/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento que tem como finalidade a análise e tramitação dos pedidos de permuta formulados por oficiais de justiça.
Referências - Artigo 15.º do Estatuto dos Funcionários de Justiça, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 343/99, de 26 de agosto.
Descrição 1. A Divisão recebe o requerimento/pedido;

2. O Chefe de Divisão verifica e remete para o Assistente Técnico que vai apreciar o pedido;
3. O Assistente Técnico recebe o pedido e procede a uma análise sumária do mesmo;
4. Verifica se os requerentes detêm os requisitos exigidos no artigo 15.º do Estatuto dos Funcionários de Justiça;
5. Caso se encontrem reunidas as condições para efetuar a permuta, o Assistente Técnico envia uma nota para a informática da DGAJ,
a fim de ser publicitado na página oficial, o pedido formulado (audiência dos interessados);
6. O Assistente Técnico envia email ao(s) respetivos(s) administrador(es) judiciário(s) a solicitar a emissão de parecer sobre o pedido;
7. O Assistente Técnico recebe o parecer e analisa;
8. O Assistente Técnico elabora uma informação a propor a autorização do pedido de permuta;
9. O processo prossegue para despacho do Chefe de Divisão;
11. Se o Chefe de Divisão não concordar com o teor da informação o procedimento volta ao ponto 8, para reapreciação.
15. No caso de o Diretor de Serviços não concordar com o teor da informação/parecer o procedimento volta ao ponto 11, para
reapreciação.
17. Prossegue para despacho do Diretor-Geral;
19. Se o Diretor-Geral não concordar com o teor da informação/parecer o procedimento volta ao ponto 15, para reapreciação.
20. No caso de o Diretor-Geral concordar, emite despacho na informação;
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21. Após a prolação de despacho o processo regressa à Divisão e o Assistente Técnico elabora um ofício a notificar os interessados e o(s)
administrador(es) judiciário(s) do deferimento do pedido;
22. De seguida, é elaborado extrato para envio para publicação em Diário da República;
23. O extrato é remetido ao Diretor de Serviços para assinatura e envio para publicação;
24. Após publicação em Diário da República, o Assistente Técnico efetua o registo na aplicação informática (ORAMOVIN) e nos mapas de
pessoal;
25. De seguida, arquiva o original do despacho no processo individual dos oficiais de justiça.
26. No seguimento do ponto 4, caso não se encontrem reunidas as condições para efetuar a permuta, o Assistente Técnico elabora uma
informação a propor o indeferimento do pedido;
29. Se o Chefe de Divisão não concordar com o teor da informação, o procedimento volta ao ponto 26, para reapreciação.
30. No caso de o Chefe de Divisão concordar, determina a realização da audiência de interessados;
31. O processo regressa ao Assistente Técnico que elabora um ofício para dar cumprimento à audiência dos interessados;
32. Após o decurso do prazo de audiência prévia, o Assistente Técnico verifica as pronúncias dos interessados e elabora nova informação,
tendo em conta os novos elementos (caso existam);
35. Se o Chefe de Divisão não concordar com o teor da informação o procedimento volta ao ponto 32, para reapreciação.
39. Se o Diretor de Serviços não concordar com o teor da informação/parecer, o procedimento volta ao ponto 36.
43. Se o Diretor-Geral não concordar com o teor da informação/parecer, o procedimento volta ao ponto 39.
44. No caso de o Diretor-Geral concordar, exara despacho na informação;
45. Após a prolação de despacho o processo regressa à Divisão e o Assistente Técnico elabora um ofício a notificar os interessados do
indeferimento do pedido;
46. Concluído, este processo é arquivado numa pasta na Divisão.
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MP05.7 Balanço Social
DGAJ
Código MP05.7
BALANÇO SOCIAL
Data de
25/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito O Balanço Social é um instrumento de gestão assente na caracterização para planeamento dos recursos humanos afetos à
organização.
Referências - Decreto-Lei n.º 190/96, de 9 de outubro

- Lei nº 66-B/2007, de 28 de dezembro, na versão mais atualizada (artigo 8.º, nº 1, alínea e) do referido diploma)
Descrição 1. Para efeitos da preparação do projeto de Balanço Social, o Chefe de Divisão efetua pedido de dados, por email, às Unidades Orgânicas
que detém a informação necessária, remetendo os quadros “excel” extraídos da plataforma da DGAEP;
2. As Unidades Orgânicas procedem, também por email, à devolução desses mapas preenchidos;
3. Essa informação é reencaminhada pelo Chefe de Divisão aos colegas responsáveis pela produção do documento final, a quem
competirá desde logo a análise e conformidade da informação rececionada;
4. Os dados estão em conformidade?
5. Caso se verifique falta de informação ou algum desajustamento dos dados, deverão ser tomadas diligências para a sua retificação, o
que se concretiza através de email, reuniões de esclarecimento, telefonema ou demais procedimentos que visem alcançar o objetivo
final e segue para o ponto 6;
6. Se sim, o grupo de trabalho elabora o projeto de Balanço Social;
7. O Chefe de Divisão reúne e discute o resultado desse projeto de Balanço Social;
8. Existem retificações a efetuar?
9. Havendo retificações a efetuar volta ao ponto 6.
10. Se não existem, o projeto de Balanço Social é submetido a apreciação da Direção Superior;
11. A Direção superior concorda com o projeto de Balanço Social?
12. Caso não seja aprovado pela Direção Superior, o Chefe de Divisão e os restantes colegas do grupo de trabalho, alteram o projeto do
Balanço Social acolhendo as sugestões superiores;
13. De modo a cumprir com as sugestões da Direção Superior, poderá ainda ser necessário solicitar outros dados às UO e, se assim for,
voltamos ao ponto 1.
14. Após aprovação da Direção Superior, o Chefe de Divisão remete o projeto do Balanço Social ao GAIAG, para integração no relatório
de atividades, que posteriormente será remetido ao Ministério para aprovação;
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15. Após aprovação por parte do Ministério, o Chefe de Divisão diligencia para que o documento final do Balanço Social seja publicado
na página eletrónica e na intranet da DGAJ;
16. O Balanço Social é arquivado pelo grupo em dossier próprio concebido para o efeito e no qual foram arquivados os demais
documentos rececionados em suporte papel.
Minutas associadas
Glossário - DGAEP - Direção-Geral da Administração e do Emprego Público

- DGPJ - Direção-Geral da Política de Justiça
- UO - Unidades Orgânicas
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MP05.8 Incidente
DGAJ
Código MP05.8
INCIDENTE
Data de
30/11/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento alinhado com a necessidade de proceder à análise relativa à situação requerida, tem como finalidade a apresentação de
informação/ parecer/ ofício com proposta de decisão ou projeto de despacho a submeter à apreciação.
Referências - Artigos 121.º e 122.º do CPA

- Artigos 8.º n.º 4 e 9.º do Decreto-Lei n.º 503/99, de 20 de novembro
Descrição 1. Entrada na DGAJ da participação de um incidente;

2. O Chefe de Divisão emite despacho para o Técnico;
3. O Técnico procede à abertura e registo interno do respetivo processo e verifica se o procedimento está completo;
4. O procedimento está completo?
5. Em caso negativo, o Técnico efetua diligências para obtenção dos dados;
6. Recebe os dados em falta e segue para o ponto 7.
7. Em caso positivo, elabora a informação;
8. É proposta a qualificação como incidente?
9. Em caso negativo, o processo segue para despacho do Chefe de Divisão;
12. Em caso positivo, emite despacho para notificação nos termos e para os efeitos dos artigos 121.º e 122.º do CPA;
13. O apoio administrativo procede à notificação do sinistrado no âmbito da Audiência dos Interessados;
14. Havendo resposta, analisa a argumentação apresentada e elabora nova informação;
15. Mantém a decisão de não qualificação como incidente?
17. Em caso positivo, elabora uma proposta de decisão final e segue para despacho do Chefe de Divisão;
19. Em caso negativo, volta o ponto 17.
20. Em caso positivo, emite despacho de não qualificação;
21. O apoio administrativo procede à notificação do sinistrado da decisão final;
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22. O Técnico elabora uma nota interna no processo individual do trabalhador e remete o procedimento para arquivo.
23. Retomando o ponto 8, em caso positivo, o processo é remetido para despacho do Chefe de Divisão;
25. Em caso negativo, o procedimento volta ao ponto 7;
26. Em caso positivo, emite despacho de qualificação como incidente;
27. O apoio administrativo procede ao registo no ORACLE e à respetiva participação ao interessado;
28. O Técnico verifica se o sinistrado faltou ao serviço no dia do incidente participado e se esta falta se encontra registada como tal;
29. No caso de não se encontrar registada adequadamente, o Técnico efetua o registo na plataforma ORAMOVIM;
30. Há despesas?
31. Em caso negativo, no caso de não haver despesas relacionadas com o incidente, o Técnico elabora uma nota interna para remeter o
procedimento do incidente para arquivo no processo individual do sinistrado;
32. Em caso positivo, o Técnico regista o processo no programa informático de AT da Secretaria – Geral do Ministério das Finanças;
33. Organiza o processo de despesas para remeter à SGMF, por ofício;
34. Elabora uma nota interna no processo individual do trabalhador, para remeter o procedimento para arquivo.
Glossário - AT – Acidente de trabalho

- CPA – Código de Procedimento Administrativo
- DARH/ DPR – Divisão de Administração de Recursos Humanos
- SGMF – Secretaria - Geral do Ministério das Finanças
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MP05.9 Inscrição, cancelamento e reinscrição de trabalhadores – CGA, ADSE e Segurança Social
DGAJ
Código MP05.9
PROCEDIMENTO
INSCRIÇÃO, CANCELAMENTO E REINSCRIÇÃO DE TRABALHADORES – Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça CGA, ADSE E SEGURANÇA SOCIAL Data de
26/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimentos atinentes à inscrição, cancelamento e reinscrição de trabalhadores, nos regimes de proteção social adequados, em
conformidade com a legislação aplicável e com recurso às páginas web das entidades (CGA Direta, ADSE Direta e Segurança Social Direta).
Referências - Capítulo I do Decreto-Lei N.º 498/72, de 9 de dezembro (Estatuto da Aposentação)

- Decreto-Lei n.º 118/83, de 25 de fevereiro
- Lei N.º 4/2007, de 16 de janeiro
- Lei N.º 4/2009, de 29 de janeiro
- Código dos Regimes Contributivos do Sistema Previdencial de Segurança Social
Descrição 1. Mediante pedido do interessado ou em caso de primeiras inscrições: recolha de dados pessoais (processo individual do trabalhador;
Oramovim e/ou SRH) ou do terceiro beneficiário;
2. Acesso à página da entidade “(…) Direta” e preenchimento de impresso próprio (on-line ou em papel);
3. Verifica-se se encontram reunidas as condições para prosseguir com o pedido;
4. Em caso negativo, notifica-se o interessado (pedido de elementos ou comunicação da impossibilidade de prossecução do pedido), e
segue para o ponto 8.
5. Em caso positivo, procede-se à submissão dos dados junto do site correspondente;
6. Aguarda-se a confirmação dos dados (on-line ou em suporte papel);
7. É dado conhecimento ao interessado do resultado do pedido (inscrito/reinscrito/situação cancelada);
8. Arquivo do expediente em processo individual do trabalhador.
Minutas associadas
Glossário - ADSE - Instituto de Proteção e Assistência na Doença, IP

- Oramovim – Software de Recursos Humanos
- SRH – Plataforma informática para o processamento de remunerações
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MP05.10 Mapa de pessoal - DGAJ
DGAJ
Código MP05.10
MAPA DE PESSOAL - DGAJ
Data de
03/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento visando a atualização do mapa de pessoal da DGAJ.
Referências - Portaria n.º 67/2017, 15 de fevereiro de 2017

- Despacho n.º 2924/2017, publicado no Diário da República, 2ª Serie, n.º 70, de 7 de abril de 2017
- Artigo 29.º da LTFP, aprovada pela Lei n.º 35/2014, de 20 de junho
Descrição 1. Durante abril / maio procede-se, via e-mail, ao levantamento, junto das diversas unidades orgânicas, e tendo em conta os postos
existentes no Mapa de Pessoal aprovado, das respetivas necessidades em termos de recursos humanos, apercebidos para o ano civil
seguinte, e que irão ser refletidos no Plano de Atividades;
2. Após receção dos dados, os mesmos são compilados em tabela de Excel criada para o efeito;
3. Acompanha a informação (com o número de registo, sequencial, obtido a partir de tabela em Excel criada para esse mesmo fim),
com proposta do Mapa de Pessoal, que é efetuada pelo Técnico;
4. Tal informação é submetida à apreciação do Chefe de Divisão e do Diretor de Serviços;
5. Caso não exista concordância, e seja necessário proceder a alterações a operar na informação inicial, a mesma é devolvida ao
respetivo Técnico, para que proceda às retificações tidas como necessárias;
6. Caso exista concordância, é concluída a versão final da informação;
7. Após é remetida à Direção Superior, para apreciação, e para que seja exarado despacho de concordância;
8. Devolvida à DRGRH, é elaborado em definitivo o Mapa de Pessoal;
9. Remessa, via e-mail, pelo Diretor de Serviços, ao Diretor-Geral, para a respetiva assinatura eletrónica;
10. Envio, por ofício, do Mapa de Pessoal, em conjunto com a proposta de orçamento para o ano seguinte, durante julho / agosto, ao
Instituto de Gestão Financeira e Infraestruturas da Justiça (IGFEJ), sendo remetido por este Instituto ao Gabinete de Sua Excelência
a Ministra da Justiça (SEMJ), para aprovação;
11. Depois de aprovado o mapa de pessoal é enviado por e-mail para a DAGD, a fim de diligenciar a inserção na página eletrónica da
DGAJ, para divulgação;
12. Posteriormente, procede-se ao planeamento das necessidades de recursos humanos;
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Minutas associadas
Glossário - DAGD – Divisão de Apoio à Gestão Documental

- LTFP - Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas
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MP05.11 Mapa de pessoal - Tribunais
DGAJ
Código MP05.11
MAPA DE PESSOAL - TRIBUNAIS
Data de
30/11/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento que tem como finalidade gerir os mapas de pessoal das Secretarias dos Tribunais.
Referências - Portaria n.º 161/2014, de 21/8, republicada pela Portaria n.º 93/2017 de 6/3, retificada pela Retificação n.º 10/2017, de 6 de abril;
- Portaria n.º 874/2008, de 14 de agosto;
- Portaria n.º 220-A/2008, de 4 de março;
- Portaria n.º 7/2013, de 10 de janeiro.
Descrição 1. O Técnico elabora um mapa em Excel de acordo com a(s) Portaria(s) que aprovam os lugares constantes nas secretarias dos Tribunais
e preenche com o nome dos trabalhadores, os números mecanográficos, categorias e observações, por Comarca, Núcleo ou Tribunal
onde são colocados.
2. Este mapa prossegue para apreciação do Chefe de Divisão;
4. No caso de o Chefe de Divisão não concordar, o procedimento volta ao ponto 1.
5. No caso de o Chefe de Divisão concordar, o mapa é devolvido ao técnico para manter atualizado de acordo com as alterações que
vierem a ocorrer;
6. Esta atualização ocorre sempre que existe alguma alteração da situação jurídico-funcional do trabalhador e é comunicada ao Técnico
responsável, nomeadamente:
- Movimentos de oficiais de justiça – elaborados na Divisão;
- Destacamentos, Afetações, Licenças sem remuneração, Licenças especiais, Permutas, Mobilidades - situações decorrentes de
pedidos do próprio analisadas na DRGRH e devidamente autorizadas pelo Diretor-Geral;
- Saídas em período experimental – situações comunicadas pelo próprio e que não carecem de autorização do Diretor-Geral;
- Comissões de Serviço – solicitadas pelo CSM, PGR, T. Constitucional, T. Contas;
- Falecimento, aposentações, substituições - situações que são comunicadas por outras Divisões à DRGRH,
- Recolocações transitórias por decisão de Administrador Judiciário – que são comunicadas pelos Conselhos de Gestão das várias
Comarcas.
7. Após a receção destas comunicações, o técnico procede à respetiva atualização no mapa de pessoal e arquiva o documento em pasta
própria;
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8. Sempre que seja publicada Portaria que altere os mapas de pessoal das secretarias dos Tribunais, o técnico imprime a respetiva
Portaria, atualiza o mapa de pessoal em Excel e arquiva em pasta própria;
9. Este mapa (com as alterações) prossegue para validação do Chefe de Divisão;
11. No caso de o Chefe de Divisão não concordar, o procedimento volta ao ponto 7.
12. No caso de o Chefe de Divisão concordar, o mapa é devolvido ao técnico para a continuação das devidas anotações.
Minutas associadas
Glossário -
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MP05.12 Movimento dos Oficiais de Justiça
DGAJ
Código MP05.12
MOVIMENTO DOS OFICIAIS DE JUSTIÇA
Data de
11/12/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento que tem como finalidade a colocação de oficiais de justiça nos lugares vagos e a vagar nas secretarias judiciais.
Referências - Estatuto dos Funcionários de Justiça, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 343/99, de 26 de agosto.
Descrição 1. O Técnico receciona informação sobre a ocorrência de vagas nos mapas de pessoal das secretarias dos Tribunais (resultantes de
exoneração, aposentação, falecimento, etc.);
2. Regista num ficheiro Excel e arquiva o documento (origem da vaga) numa pasta, na Divisão;
3. O Técnico elabora proposta de ofício/e-mail para ser remetido aos Órgãos de Gestão/Presidentes dos Tribunais, solicitando os seus
contributos (quais as vagas e em que núcleos/secretarias judiciais que necessitam que os lugares sejam colocados a provimento);
4. A proposta segue para apreciação do Chefe de Divisão;
5. Se o Chefe de Divisão não concordar com a proposta, o procedimento volta ao ponto 3.
6. No caso de o Chefe de Divisão concordar, prossegue para apreciação do Diretor de Serviços;
7. Se o Diretor de Serviços não concordar com a proposta, o procedimento volta ao ponto 3.
8. No caso de o Diretor de Serviços concordar, prossegue para apreciação do Subdiretor-Geral;
9. Se o Subdiretor-Geral não concordar com a proposta, o procedimento volta ao ponto 3.
10. No caso de o Subdiretor-Geral concordar, prossegue para envio aos órgãos de gestão das Comarcas, através de e-mail a remeter pelo
secretariado da Direção;
11. São na rececionados na DRGRH os contributos/respostas.
12. Após a análise desses contributos/respostas, o Técnico elabora proposta de despacho que fixa os critérios a serem observados em
cada movimento e que determina os lugares que serão colocados a concurso no movimento;
13. A proposta prossegue para apreciação do Chefe de Divisão;
15. Se o Chefe de Divisão não concordar com a informação, o procedimento volta ao ponto 12.
16. No caso de o Chefe de Divisão concordar, emite parecer;
17. Prossegue para apreciação do Diretor de Serviços;
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19. Se o Diretor de Serviços não concordar com a proposta, o procedimento volta ao ponto 15 para reapreciação.
20. No caso de o Diretor de Serviços concordar, emite parecer;
23. Se o Diretor-Geral não concordar com a proposta, o procedimento volta ao ponto 19 para reapreciação.
24. No caso de o Diretor-Geral concordar, assina o despacho;
25. Após assinatura, o despacho é devolvido à Divisão e é enviado para publicação na página da DGAJ (Procedimento da DAGD – Página
da intranet e da internet da DGAJ – Publicação de conteúdos);
26. Seguidamente, o Técnico elabora e organiza um caderno de vagas onde constam apenas as vagas que são consideradas para
preenchimento;
27. O Técnico extrai da aplicação informática Oramovin, e imprime, os requerimentos de candidatura ao movimento que os oficiais de
justiça, ou candidatos a ingresso, submetem eletronicamente a aplicação informática disponível para o efeito;
28. O Técnico extrai da aplicação informática Oramovin, e imprime as fichas biográficas dos candidatos;
29. Agrafa os dois documentos e procede à sua análise;
30. São verificados os requisitos exigidos para a admissão da candidatura (a categoria, a classificação de serviço, a antiguidade e a data
do início de funções na secretaria/núcleo);
31. Caso não reúnam os requisitos, as candidaturas são excluídas;
32. Caso reúnam os requisitos, as candidaturas são separadas por categoria;
33. Após, são ordenadas por classificação de serviço e por antiguidade (na categoria), respetivamente;
34. De seguida são organizadas em pastas;
35. As pastas prosseguem para o Chefe de Divisão;
36. O Chefe de Divisão procede à conferência e validação das pastas;
37. Se existir alguma incorreção as pastas voltam ao ponto 32 para reapreciação.
38. Se estiverem corretamente graduadas o Chefe de Divisão inicia as colocações com um Técnico, de acordo com as preferências
manifestadas nos requerimentos pelos oficiais de justiça, ou candidatos a ingresso, nas vagas colocadas a provimento, e registadas
no caderno de vagas;
39. Terminada a fase das colocações, o resultado é conferido e validado por outros dois Técnicos;
40. Depois de concluídas e validadas as colocações, é elaborada informação na qual constam o número de candidaturas envolvidas, o
número de lugares colocados a provimento, preenchidos e não preenchidos, com indicação dos preceitos legais segundo as situações
jurídico-funcionais existentes e dos custos previstos, e é proposta a divulgação do Movimento;
41. A proposta é remetida à DSF para efeitos de cabimentação e compromisso de despesa e devolvida à Divisão após cabimentação
(Procedimento da DGF – Execução da despesa – geral);
42. A informação prossegue para apreciação do Chefe de Divisão;
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52. Se o Diretor-Geral não concordar com a informação, o procedimento volta ao ponto 48 para reapreciação.
53. No caso de o Diretor-Geral concordar, emite despacho que autoriza a divulgação do Projeto do Movimento;
54. Após a prolação de despacho, o processo é devolvido à Divisão e o Assistente Técnico regista as colocações na aplicação ORAMOVIN;
55. De seguida extrai uma listagem dos candidatos colocados, por ordem alfabética (Projeto do Movimento);
56. É elaborado oficio-circular que acompanha a listagem e é divulgado na página eletrónica da DGAJ o Projeto do Movimento, iniciando-
se assim o prazo para audiência dos interessados;
57. Findo o prazo para audiência dos interessados, a Divisão verifica o teor das pronúncias rececionadas;
58. Caso não existam pronuncias, o Técnico elabora uma informação a propor a aprovação do movimento;
70. No caso de o Diretor-Geral concordar, emite despacho que aprova o movimento;
71. O processo regressa à Divisão e o Assistente Técnico extrai uma listagem dos candidatos colocados, por ordem de graduação;
72. É elaborado aviso para publicação em Diário da República e anexada a lista do movimento por ordem de graduação;
73. O aviso é remetido ao Diretor-Geral para assinatura e envio para publicação (através do secretariado).
74. Após a publicação em Diário da República dá-se por concluído o procedimento e é arquivado numa pasta na Divisão e os
requerimentos de candidatura dos oficiais de justiça colocados são arquivados nos respetivos processos individuais;
75. No seguimento do ponto 57, se forem rececionadas pronúncias o Técnico aprecia as questões suscitadas;
76. Caso não assista razão ao(s) alegante(s) o Técnico elabora uma informação a propor a aprovação do movimento e o procedimento
prossegue de acordo com o ponto 58;
77. Se as questões suscitadas derem razão ao(s) candidato(s), o procedimento volta, no que ao(s) alegante(s) diz respeito, à fase das
colocações;
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78. Após a correção, conferência e validação das colocações o Técnico altera os registos na aplicação Oramovin;
79. De seguida elabora uma informação a propor a aprovação do movimento;
91. No caso de o Diretor-Geral concordar, emite despacho que aprova o movimento;
92. Após a prolação de despacho, o processo regressa à Divisão e o Técnico elabora ofício de notificação a todos os candidatos que se
pronunciaram, e a todos os candidatos interessados por via de eventuais alterações ao projeto de movimento, e envia por email e
prossegue de acordo com os pontos 71 a 74.
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MP05.13 Pagamento de prestações sociais
DGAJ
Código MP05.13
PAGAMENTO DE PRESTAÇÕES SOCIAIS
Data de
25/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Os trabalhadores em exercício de funções na DGAJ, Funcionários de Justiça dos Tribunais (das 23 Comarcas), bem como a Magistrados
do Ministério Público (MP) e dos Tribunais Administrativos e Fiscais (TAF) afetos aos Tribunais de 1.ª Instância, podem além do
vencimento mensal que auferem, em determinadas circunstâncias receber outros abonos, designados de prestações sociais, desde que
cumpridos determinado trâmites legais:
As prestações sociais integradas na nossa atividade são:
 Abono de família;
 Bonificação por deficiência;
 Bolsa de estudo;
 Subsídio por assistência à 3.ª pessoa;
Abono de Família
Apenas têm acesso ao Abono de Família, os agregados familiares cujo valor total do património mobiliário (depósitos bancários, ações,
certificados de aforro ou outros ativos financeiros) de todos os elementos do agregado, seja inferior a 100.612,80€ (240 vezes o valor do
Indexante de Apoios Sociais). E desde que simultaneamente, os descendentes observarem as seguintes condições:
 Idade até aos 16 anos. - A partir desta idade só têm direito se estiverem a estudar e a frequentar os níveis de ensino a seguir
indicados:
 Idade dos 16 aos 18 anos, se estiverem matriculados no ensino básico, em curso equivalente ou de nível subsequente, ou se
frequentarem estágio de fim de curso indispensável à obtenção do respetivo diploma*
 Idade dos 18 aos 21 anos, se estiverem matriculados no ensino secundário, curso equivalente ou de nível subsequente, ou se
frequentarem estágio curricular indispensável à obtenção do respetivo diploma*
 Idade dos 21 aos 24 anos, se estiverem matriculados no ensino superior, ou curso equivalente, ou se frequentarem estágio
curricular indispensável à obtenção do respetivo diploma*
 Idade até aos 24 anos, tratando-se de crianças ou jovens portadores de deficiência com direito a prestações por deficiência. Caso
se encontrem a estudar no nível de ensino superior, ou curso equivalente ou a frequentar estágio curricular indispensável à
obtenção de diploma, beneficiam de alargamento até 3 anos.
 Rendimentos de trabalho dependente (incluindo os subsídios de férias e de Natal):
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 Rendimentos de Rendimentos de referência
referência do
agregado familiar 2016 2017
iguais ou
1.º até
inferiores a até 2.949,24€
escalão 2.934,54€
0,5xIASx14
superiores a mais de
mais de
2.º 0,5xIASx14 e iguais 2.934,54€
2.949,24€ até
escalão ou inferiores a até
5.898,48€
1xIASx14 5.869,08€
mais de
3.º 1xIASx14 e iguais 5.869,08€
5.898,48€ até
8.847,72€
1,5xIASx14 8.803,62€
mais de
4.º 1,5xIASx14 e iguais 8.803,62€
8.847,72€
até 14.746,2€
2,5xIASx14 14.672,7€
5.º superiores a mais de mais de
escalão 2,5xIASx14 14.672,7€ 14.746,2€
Valor do IAS/2016=419,22€ e IAS/2017=421,32€
Para efetuar o pedido para atribuição do subsídio de abono de família o trabalhador necessita de juntar a seguinte documentação:
Formulários que deverão ser devidamente preenchidos e assinados:

Modelo RP5045-DGSS – Requerimento abono de família para crianças e jovens;
Modelo GF54-DGSS – Declaração da composição e rendimentos do agregado familiar.
Documentos a serem entregues:
Fotocópias dos seguintes documentos de todos os elementos do agregado familiar:
Documento de identificação válido (cartão do cidadão, bilhete de identidade, certidão do registo civil, boletim de nascimento ou
passaporte);
Cartão de contribuinte, no caso de não entregar fotocópia do cartão do cidadão.
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Bonificação por deficiência
A bonificação por deficiência destina-se a compensar o acréscimo de encargos familiares decorrentes da situação dos descendentes dos
beneficiários, menores de 24 anos, portadores de deficiência de natureza física, orgânica, sensorial, motora ou mental, que torne
necessário o apoio pedagógico ou terapêutico.
- A prova da deficiência para atribuição da bonificação por deficiência do subsídio familiar a crianças e jovens e do subsídio mensal
vitalício é efetuada através de certificação por equipas multidisciplinares de avaliação médico-pedagógica ou, não as havendo, por
médico especialista na deficiência em causa, ou pelo médico assistente, se não for possível o recurso às primeiras modalidades
referidas;
Ser entregue nos serviços os seguintes formulários preenchidos e assinados:

 Modelo RP5045-DGSS – Requerimento abono de família para crianças e jovens;
 Modelo RP5034-DGSS – Requerimento da bonificação por deficiência;
 Modelo RP5039-DGSS – Prova da Deficiência - atestado pelo médico especialista na deficiência;
É dispensada a renovação anual da prova da deficiência sempre que esta, pelas suas características de amplitude e gravidade,
seja considerada pelo médico como sendo permanente.
 Dados do descendente para avaliar qual o escalão etário em que se enquadra:
Até aos 14 anos – Abona-se 59.48 € (se viver com um único adulto – 71,38 €)
Dos 14 anos aos 18 anos – Abona-se 86.62 € (se viver com um único adulto – 103,94 €)
Dos 18 anos aos 24 anos – Abona-se 115.96 € (se viver com um único adulto – 139,15 €)
Bolsa de Estudo
A bolsa de estudo é uma prestação em dinheiro, atribuída mensalmente, para combater o abandono escolar, melhorar a qualificação
dos jovens em idade escolar e compensar os encargos acrescidos com a frequência obrigatória de nível secundário ou equivalente.
Condições de atribuição
Tem direito à bolsa de estudo o aluno que ingresse no ensino secundário ou em nível de escolaridade equivalente e reúna
cumulativamente as seguintes condições:
 Esteja inserido em agregado familiar com rendimentos de referência correspondentes ao 1.º ou 2.º escalão do abono de família
para crianças e jovens;
 Esteja matriculado e a frequentar o 10.º, 11.º ou 12.º ano de escolaridade ou nível equivalente;
 Tenha idade inferior a 18 anos. Caso esta idade seja atingida no decurso do ano escolar, mantém-se o direito à bolsa de estudo
até ao fim do ano escolar:
 Tenha aproveitamento escolar durante a frequência do ensino secundário ou de nível de escolaridade equivalente.
 Rendimentos do agregado familiar:
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Rendimentos do ano de
Rendimentos de referência referência
do agregado familiar
2016 2017
1.º iguais ou inferiores até até

escalão a 0,5xIASx14 2.934,54€ 2.949,24€
superiores a mais de mais de

2.º 0,5xIASx14 e iguais 2.934,55€ 2.949,24€
escalão ou inferiores a até até
1xIASx14 5.869,08€ 5.898,48€
Subsídio por assistência de terceira pessoa

É uma prestação mensal em dinheiro que se destina a compensar as famílias com descendentes, a receber abono de família com
bonificação por deficiência ou subsídio mensal vitalício, que estejam em situação de dependência e que necessitem do acompanhamento
permanente de 3.ª pessoa.
Condições de atribuição
Beneficiário que tem a seu cargo a criança ou adulto com deficiência.
 Ter registo de remunerações (contribuições pagas) nos primeiros 12 meses dos últimos 14 a contar da data de entrega do
requerimento (prazo de garantia).
Pessoa com deficiência
 Ser titular do abono de família para crianças e jovens com bonificação por deficiência ou do subsídio mensal vitalício;
 Encontra-se em situação de dependência se, devido exclusivamente à sua deficiência;
 Não pode praticar com autonomia as necessidades básicas da vida quotidiana (relativos à alimentação, locomoção e cuidados
de higiene pessoal) necessite de assistência permanente de outra pessoa durante pelo menos 6 horas diárias;
 A assistência pode ser prestada por qualquer pessoa e por mais do que uma pessoa, incluindo a que é prestada no âmbito do
apoio domiciliário.
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 A certificação da situação de dependência é efetuada pelo Serviço de Verificação de Incapacidades do Centro Distrital do Instituto
da Segurança Social, I.P. que abrange a área de residência do descendente;
 Não exercer atividade profissional abrangida por regime de proteção social obrigatório;
 Viver a cargo do beneficiário (consideram-se a cargo do beneficiário os seguintes familiares, que com ele vivam em comunhão
de mesa e habitação):
 descendentes solteiros;
 descendentes casados, com rendimentos mensais inferiores a 406,7 € (corresponde ao dobro do valor da pensão social);
 descendentes separados de pessoas e bens, divorciados ou viúvos, com rendimentos inferiores a 203,35 € (corresponde ao
valor da pensão social);
 Regime não contributivo (pessoas não abrangidas por qualquer sistema de proteção social e em situação de carência);
Para ter direito ao subsídio é necessário que a pessoa em situação de dependência por si ou pelo seu agregado familiar apresente uma
das seguintes condições de recurso:
 rendimentos ilíquidos mensais iguais ou inferiores a 168,53 € (corresponde a 40% do valor do IAS), desde que o rendimento do
respetivo agregado familiar não seja superior a 631,98 € (corresponde a uma vez e meia o valor do IAS);
ou
 rendimento do agregado familiar, por pessoa, igual ou inferior a 126,40 € (corresponde a 30% do IAS) e estar em situação de
risco ou disfunção social;
O valor do IAS em 2017 é de 421,32 €

 A pessoa em situação de dependência não exerça atividade profissional enquadrada por regime de proteção social obrigatório.
O subsídio não é atribuído se a assistência permanente for prestada em estabelecimentos de saúde ou de apoio social, oficial ou particular
sem fins lucrativos, financiados pelo Estado ou por outras pessoas coletivas de direito público ou de direito privado e de utilidade pública.
Referências - D.L. nº 176/2003 de 2 de agosto, Republicado no anexo II do D.L. nº 133/2012, de 27 de junho e com as alterações constantes do
D.L. 2/2016, de 6 de janeiro e da Lei nº 42/2016, de 28 de dezembro
Descrição 1. O trabalhador efetua o seu pedido através do preenchimento de impressos disponibilizados para esse efeito na plataforma da DGAJ;
2. Após a receção do pedido, é despachado para análise à processadora responsável pelo pagamento da remuneração do trabalhador
que está a requerer o pedido;
3. A Técnica analisa a informação constante nos formulários, bem como a que é conferida pelos rendimentos anuais que decorrem do
trabalho por conta de outrem processados pela DGAJ, tendo igualmente como subjacente os normativos legais vigentes;
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4. Estão todos os elementos necessários no processo?
5. Se não, são solicitados elementos adicionais julgados pertinentes à boa análise do processo;
6. Recebidos os elementos em falta, segue para o ponto 7.
7. Se sim, é elaborada uma informação que é submetida à Direção Superior;
8. Tratando-se de um abono novo, estimam-se montantes até ao final do ano e propõe-se que seja solicitado cabimento e compromisso
à Direção de Serviços Financeiros;
9. Obtido o cabimento e a devida autorização de pagamento, são introduzidos os dados na aplicação informática - Sistema de Recursos
Humanos (SRH), inserindo-se desde logo o respetivo código do abono (102-abono de família; 605-assistência a 3ª pessoa; 609-
bonificação por deficiência e 640-bolsa de estudo), a regra do abono e, sendo possível a data fim desse abono;
10. Procede-se à simulação do processamento deste trabalhador de modo a aferir-se eventuais irregularidades nos montantes a
processar mensalmente;
11. Verificando-se a conformidade, conclui-se que este abono encontra-se inserido no sistema e preparado para abonar aquele valor
mensal até que se verifique alguma situação a alterar, nomeadamente, alterações legislativas, pedidos de reavaliação ou de
cancelamento do abono (porque o descendente deixou de estudar, iniciou a sua atividade profissional, etc), idade do descendente,
etc.
Minutas associadas
Glossário - DGAJ - Direção-Geral da Administração da Justiça

- IAS - Indexante dos Apoios Sociais
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MP05.14 Pedido de emissão de declarações, certidões, notas biográficas ou outras
DGAJ
Código MP05.14
PROCEDIMENTO
PEDIDO DE EMISSÃO DE DECLARAÇÕES, CERTIDÕES, NOTAS BIOGRÁFICAS Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça OU OUTRAS Data de
28/11/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito No âmbito das previsões legais, inerentes à necessidade de comprovação da situação profissional, ao nível de carreira, dão entrada na
DARH, pedidos inerentes à emissão, em conformidade com o efeito pretendido, de declarações, certidões, notas biográficas e/ou outros
elementos comprovativos e/ou explicativos de determinada situação relativa ao trabalhador, quando correspondente às áreas de
atuação da Divisão.
Referências -
Descrição 1. Pedidos provenientes de trabalhadores da DGAJ, Oficiais de Justiça ou trabalhadores do Regime Geral;
2. Pesquisa em processo individual do trabalhador, Oramovim e/ou SRH;
3. Elabora e emite o documento em conformidade com os elementos recolhidos;
4. Remete para assinatura do Chefe de Divisão ou Diretor de Serviços;
5. Coloca selo branco em uso nesta Direção-Geral no documento original, extraindo a respetiva cópia;
6. Elabora ofício para o envio do(s) documento(s);
7. Envia ofício e documento original ao trabalhador, fazendo registo de saída, por correio, em suporte papel e por correio eletrónico,
por via digital;
8. Arquiva cópia (e/ou comprovativo de envio) no processo individual do trabalhador.
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MP05.15 Pedidos de Juntas Médicas/Aposentação CGA
DGAJ
Código MP05.15
PEDIDOS DE JUNTAS MÉDICAS/APOSENTAÇÃO CGA
Data de
26/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Pedidos de juntas médicas no âmbito da CGA referentes a trabalhadores cujo processamento de remunerações se encontra afeto a esta
Direção-Geral, a Divisão de Administração de Recursos Humanos providencia pelos pedidos junto do respetivo site: “CGA Direta”.
Referências - Decreto-Lei N.º 498/72, de 9 de dezembro (Estatuto da Aposentação)
Descrição 1. O Assistente Técnico/Técnico Superior recolhe os dados pessoais, elementos de assiduidade, nota biográfica e consulta de histórico
(processo individual);
2. Acede ao site “CGA Direta”, inserindo as credenciais de autenticação necessárias ao acesso e preenchimento do formulário;
3. Confirmação dos elementos e submissão;
4. É necessário o envio de documentos adicionais para a CGA?
5. Não. O Assistente Técnico/Técnico Superior elabora ofício informando o interessado do sucesso da submissão;
7. Sim. O Assistente Técnico/Técnico Superior recolhe os elementos necessários, oficiando, se necessário ao interessado pela obtenção
dos mesmos;
8. Recebidos os elementos em falta, o Assistente Técnico/Técnico Superior, digitaliza toda a informação e remete para a CGA, através
da plataforma eletrónica;
9. O Assistente Técnico/Técnico Superior elabora ofício dando conhecimento ao interessado (e aos superiores hierárquicos, nos casos
de reencaminhamento por parte da ADSE e submissão a juntas médicas);
10. Aguarda-se a comunicação por parte da CGA quanto à marcação de junta médica;
11. Recebida a comunicação o Assistente Técnico/Técnico Superior regista, para efeitos de controlo a data da junta;
12. Elabora ofício comunicando ao interessado e seus superiores hierárquicos a data para apresentação à junta médica;
13. A CGA considera reunidas as condições legais para efeitos de aposentação?
14. Em caso afirmativo, aguarda-se publicação em DR.
15. No caso de não considerar reunidas as condições legais para efeitos de aposentação, então considera o trabalhador capaz ao exercício
de funções;
16. O funcionário atingiu o limite de faltas?
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17. Se não tiver atingido o limite de faltas o médico pode justificar até esse limite;
18. Atingido o limite de faltas, o funcionário tem de regressar ao trabalho por um período superior a trinta dias ou entra em licença sem
vencimento.
Minutas associadas
Glossário - CGA - Caixa Geral de Aposentações

- CGA Direta - Portal da Caixa Geral de Aposentações
- DR - Diário da República
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MP05.16 Pedidos de Juntas Médicas ADSE
DGAJ
Código MP05.16
PEDIDOS DE JUNTAS MÉDICAS ADSE
Data de
28/11/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Para efeitos de pedidos de juntas médicas, no âmbito da ADSE, referentes a trabalhadores cujo processamento de remunerações se
encontra afeto a esta DARH, providencia pelos pedidos junto do respetivo site: “ADSE Direta”.
Referências - Artigo 11.º alínea g) do DR n.º 41/90, de 29 de novembro
Descrição 1. Pedido do Superior Hierárquico ou por a Administração ter verificado as condições;

2. Recolhe os dados pessoais, elementos de assiduidade e contagem de tempo de faltas;
3. Acede ao site da “ADSE Direta” de modo a solicitar “juntas médicas”, preenche o formulário de acordo com os elementos recolhidos
no ponto 2;
4. Confirma os dados e submete-os;
5. Consulta regular do site para verificar a eventual marcação da junta médica (cabe à ADSE a notificação ao trabalhador), regista e
controla a data da junta médica;
6. Verifica on-line a deliberação da junta médica (o interessado é notificado pela ADSE);
7. Existe deliberação da Junta médica?
8. Em caso positivo, procede-se à elaboração de ofício para conhecimento ao superior hierárquico da deliberação da junta (o
interessado é notificado pela ADSE);
9. Qual a deliberação por parte da ADSE?
10. Se considerou o trabalhador apto ao exercício de funções ou justificou as faltas por doença até 18 meses ou 36, em caso de doença
prolongada, segue para o ponto 11;
11. O funcionário atingiu o limite de faltas?
12. Em caso negativo, o médico pode justificar até esse limite;
13. Em caso positivo, o funcionário tem de regressar ao trabalho por um período superior a trinta dias ou entra em licença sem
vencimento.
14. Retomando o ponto 9, a deliberação manda o trabalhador para a Junta médica da CGA (casos previstos na al. g) do artigo 11.º do DR
n.º 41/90, de 29 de novembro);
15. Se o funcionário não atingiu o limite de faltas, o médico pode justificar até esse limite;
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16. Retomando o ponto 7, em caso negativo, perante alerta: “Não existe deliberação” (mediante consulta em conformidade com o ponto
6.), aguarda-se por um período de tempo (uma semana), findo o qual se efetua nova validação;
17. A situação mantém-se?
18. Em caso negativo e se o trabalhador justificou a falta perante a ADSE e esta procedeu à marcação de nova junta, regressa ao ponto
6.
19. Em caso positivo, se o alerta permanece, é enviado e-mail por parte da DGAJ à ADSE de modo a apurar-se a situação;
20. A ADSE informa de que o trabalhador está internado?
21. Sim, o trabalhador está internado, fica a aguardar-se o momento da alta;
22. A DGAJ ou o trabalhador informam a ADSE da alta;
23. A ADSE marca nova junta médica e regressa ao ponto 7.
24. Retomando o ponto 20, se não está internado, o trabalhador faltou à junta médica e não justificou?
25. Em caso afirmativo, a DGAJ solicita informação/ justificação junto do superior hierárquico (Administrador Judiciário e/ ou Secretário
de Justiça);
26. É apresentada justificação?
27. Em caso negativo, se o trabalhador não justificar, é aberto processo para injustificação de faltas;
28. Em caso positivo, caso justifique, a ADSE marca nova junta e regressa ao ponto 7.
29. Retomando o ponto 20, se o trabalhador não está internado e não recebeu a notificação por parte da ADSE, segue para o ponto
seguinte;
30. A morada está correta?
31. Em caso negativo, i.e., de morada incorreta, solicita-se uma nova junta com a morada correta, segue para o ponto 3.
32. Em caso positivo, estando a morada correta, abre-se processo de injustificação de faltas.
Glossário - CGA – Caixa Geral de Aposentações

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MP05.17 Penhoras
DGAJ
Código MP05.17
PENHORAS
Data de
25/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Para efeitos de pagamento de dívidas e/ou custas dos respetivos processos, o vencimento dos trabalhadores remunerados pela
DGAJ/DPR, pode ser penhorado. Ocorre, nestes casos, a inserção na aplicação informática que processa os vencimentos (SRH) o valor do
desconto que corresponde a uma parcela do vencimento do trabalhador (normalmente 1/3 ou 1/6 do seu vencimento), conforme
notificação dos serviços de Finanças, Tribunais ou Agentes de Execução e ainda, em situações pontuais, Administradores de Insolvência.
Referências - Artigo 779.º do Código de Processo Civil, aprovado pela Lei nº 41/2013, de 26 de junho, na versão atualizada
Descrição 1. A DGAJ recebe notificação referente a processo de penhora relativa ao trabalhador;

2. Verifica se diz respeito a penhora judicial ou fiscal.
3. Tratando-se de penhora fiscal, a DGAJ é notificada para iniciar os descontos;
4. Existem penhoras pendentes?
5. Se não, nas situações em é possível iniciar o desconto para o processo apresentado, procede-se ao registo desse desconto no
vencimento do trabalhador, dando conta desse facto à Autoridade Tributária, com conhecimento ao respetivo trabalhador, referindo
nesse mesmo ofício, o mês em que inicia o desconto, o número de prestações para a regularização da totalidade da dívida e ainda o
valor de cada uma dessas prestações;
6. Concluído o processamento mensal, extrai-se um ficheiro da totalidade das penhoras e remete-se essa informação para a DSF para
efeitos de pagamento às diversas entidades;
8. No seguimento do ponto 4, existindo penhoras pendentes, a DGAJ quando notificada para iniciar o desconto, responde que naquele
momento não é possível executar o pretendido, uma vez que o trabalhador tem em curso descontos para uma outra penhora
rececionada mais cedo;
9. Findas a(s) penhora(s) volta ao ponto 5.
10. No seguimento do ponto 2, e tratando-se de penhora judicial, a DGAJ é notificada para prestar informação ao Tribunal/Agente de
Execução relativamente ao vencimento liquido auferido pelo trabalhador a quem foi executada uma penhora;
11. A DGAJ responde a esse pedido no prazo de 10 dias;
12. Existem penhoras pendentes?
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13. Se sim, nos casos em que existem outras penhoras, a DGAJ enumera-as desde logo, por prioridade de data de entrada, indicando a
data prevista para a conclusão da(s) penhora(s) em curso, quando possível;
14. Finda(s) a(s) penhora(s), segue para o ponto 15;
15. Se não, o Tribunal/Agente de execução notifica novamente a DGAJ no sentido de se iniciar o desconto no vencimento para aquele
processo indicando o montante penhorado e a parcela de desconto a efetuar mensalmente no vencimento;
16. Após, procede-se ao registo desse desconto no vencimento do trabalhador, dando conta desse facto ao Tribunal/Agente de Execução,
com conhecimento ao respetivo trabalhador, referindo nesse mesmo ofício, o mês em que inicia o desconto, o número de prestações
para a regularização da totalidade da dívida e ainda o valor de cada uma dessas prestações;
17. Remete-se mensalmente para o respetivo Tribunal o comprovativo de pagamento;
18. Concluída a regularização da dívida ou receção de notificação (pelo Tribunal/Agente de Execução ou Autoridade Tributária) de
levantamento de penhora, procede-se no SRH, ao registo da sua regularização ou ao cancelamento desse desconto.
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- DSF - Direção de Serviços Financeiros
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MP05.18 Período experimental no âmbito de procedimento concursal
DGAJ
Código MP05.18
PERÍODO EXPERIMENTAL NO ÂMBITO DE PROCEDIMENTO CONCURSAL
Data de
03/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Tramitação dos procedimentos inerentes ao período experimental no âmbito do recrutamento de assistentes técnicos e operacionais
para as secretarias dos tribunais de primeira instância ou DGAJ.
Referências - Artigo 45.º e seguintes da LTFP, aprovada pela Lei n.º 35/2014, de 20 de junho.
Descrição 1. Concluída a fase de recrutamento no âmbito do procedimento concursal, o candidato inicia funções, iniciando-se, igualmente, o
período experimental;
2. No Tribunal ou na Direção de Serviços respetiva (no caso de procedimento concursal para trabalhador da DGAJ), é constituído um
júri que acompanha o trabalhador durante esta etapa e que procede à sua avaliação no final;
3. Findo aquele período é remetida a esta Direção-Geral, pelo Presidente do Júri, a ata e o relatório do período experimental;
4. O Técnico verifica o teor do relatório;
5. Caso o trabalhador conclua, sem sucesso, o período experimental cessa funções e regressa à situação jurídico-funcional que detinha
anteriormente.
6. Se o trabalhador concluir com sucesso o período experimental o relatório prossegue para homologação do Diretor-Geral;
7. Após homologação o processo regressa à Divisão;
8. Seguidamente o Técnico efetua os procedimentos necessários para a notificação da homologação do relatório ao trabalhador:
elabora ofício para a sua remessa ao tribunal, a título devolutivo, para notificação do trabalhador (no caso deste exercer funções
num tribunal), ou o Técnico procede à notificação do mesmo (no caso deste exercer funções na DGAJ);
9. Após a notificação, o Técnico elabora aviso para publicação em Diário da República;
10. O aviso é remetido ao Diretor de Serviços para assinatura e envio para publicação;
11. Após a publicação o Assistente Técnico efetua o registo na aplicação informática (ORAMOVIM);
12. De seguida anota nos mapas de pessoal;
13. Para concluir todo o expediente é arquivado no processo individual do trabalhador.
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Glossário - ORAMOVIM – Software de Recursos Humanos
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MP05.19 Procedimento concursal – Recrutamento de assistentes técnicos e assistentes operacionais
DGAJ
Código MP05.19
PROCEDIMENTO
PROCEDIMENTO CONCURSAL – RECRUTAMENTO DE ASSISTENTES Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça TÉCNICOS E ASSISTENTES OPERACIONAIS Data de
29/11/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento que tem como finalidade o recrutamento de Assistentes Técnicos e Operacionais.
Referências - Portaria n.º 83-A/2009, de 22 de janeiro

- Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas, aprovada pela Lei n.º 35/2014, de 20 de junho
- Regime da valorização profissional dos trabalhadores com vínculo de emprego público, aprovado pela Lei n.º 25/2017, de 30 de maio
- Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo DL n.º 4/2015, de 07 de janeiro
Descrição 1. O Chefe de Divisão verifica a necessidade de recrutamento de recursos humanos, seja por iniciativa própria, seja porque foi efetuado
algum pedido nesse sentido;
2. O Chefe de Divisão, ou o Técnico por determinação deste, elabora proposta de abertura de procedimento concursal;
3. A proposta é remetida à DSF para efeitos de cabimentação e compromisso de despesa;
4. Após análise por parte da DSF a proposta é devolvida à Divisão;
5. O Técnico verifica o teor da resposta à proposta realizada;
6. Caso se verifique que não existe dotação orçamental a proposta é arquivada numa pasta e fica a aguardar reforço orçamental.
7. Caso exista dotação orçamental a proposta é submetida à consideração do Diretor de Serviços;
8. O Diretor de Serviços verifica se estão reunidos todos os elementos necessários à concordância;
9. Se o Diretor de Serviços não concordar com a informação/proposta, o procedimento volta ao ponto 2, para reapreciação.
10. No caso de o Diretor de Serviços concordar, a proposta é submetida à consideração do Diretor-Geral;
11. O Diretor-Geral verifica se estão reunidos todos os elementos necessários à concordância;
12. Se o Diretor-Geral não concordar com a informação/proposta, o procedimento volta ao ponto 9, para reapreciação.
13. No caso de o Diretor-Geral concordar, emite despacho a autorizar a abertura do procedimento concursal;
14. Após a prolação de despacho, a proposta é reenviada à Divisão para tramitação do procedimento concursal e o Chefe de Divisão
distribui a proposta ao Técnico/Secretário do procedimento concursal para elaboração do procedimento prévio;
15. É efetuada a inscrição dos lugares a concurso na página eletrónica da Direção-Geral da Requalificação dos Trabalhadores em Funções
Públicas (INA) e aguarda-se a resposta;
16. O Técnico/Secretário do procedimento concursal verifica as respostas do INA;
17. Caso existam candidatos em situação de requalificação, o INA envia um email com a identificação dos mesmos;
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18. O Técnico/Secretário do procedimento concursal procede à sua notificação, através de ofício registado, para realização de entrevista;
19. São realizadas as entrevistas, nas datas previstas, pelos elementos designados para o efeito;
20. Depois das entrevistas são solicitadas ao INA, por email, as Guias de Vencimento dos candidatos em situação de requalificação, no
âmbito do procedimento prévio, propondo-se, igualmente, a data de início de funções;
21. Após receção das guias de vencimento, procede-se ao seu encaminhamento para a DPR;
22. O Técnico/Secretário do procedimento concursal elabora um ofício para notificação dos candidatos em situação de requalificação
com a indicação da data de início de funções, local de trabalho;
23. Inicia-se assim o período experimental, com celebração do contrato de trabalho.
24. No seguimento do ponto 16, caso não existam candidatos em situação de requalificação, é agendada a primeira reunião do Júri, onde
são fixados os parâmetros de avaliação, a sua ponderação, a grelha classificativa e o sistema de valoração final de cada método de
seleção, e elaborada a respetiva ata;
25. É elaborado aviso de abertura para publicação em Diário da República;
26. O aviso é remetido ao Diretor-Geral para assinatura e envio para publicação (através do secretariado);
27. O Técnico/Secretário do procedimento concursal efetua contactos, através de e-mail, com vários jornais de expansão nacional, e
solicita orçamentos, a fim de aferir os melhores preços para a divulgação do procedimento concursal;
28. Na data de publicação do aviso em Diário da República, o Técnico/Secretário do procedimento concursal envia e-mail para o setor
de Informática para a sua divulgação na página eletrónica da DGAJ;
29. De seguida, envia o anúncio para o jornal de expansão nacional selecionado;
30. O Técnico/Secretário do procedimento concursal procede à inscrição do procedimento concursal na página eletrónica da Bolsa de
Emprego Público;
31. As candidaturas são rececionadas na Divisão, no prazo fixado para o efeito;
32. São registadas, numa base de dados Excel e arquivadas em pastas;
33. Findo o prazo de receção das candidaturas, é agendada a segunda reunião do Júri, onde é efetuada a análise das mesmas e preparada
a lista de candidatos admitidos e não admitidos ao procedimento concursal;
34. O Técnico/Secretário do procedimento concursal elabora um ofício para notificação dos candidatos não admitidos ao procedimento,
dando cumprimento à audiência dos interessados;
35. A Divisão receciona eventuais pronúncias dos candidatos não admitidos ao procedimento;
36. Findo aquele prazo, é agendada a terceira reunião do Júri para apreciação das pronúncias;
37. Caso não existam pronúncias o júri determina quais os candidatos admitidos e não admitidos definitivamente;
38. Com base nessa informação, o Técnico/Secretário do procedimento concursal elabora ofício a notificar os candidatos não admitidos
definitivamente;
39. De seguida elabora a lista definitiva com todos os candidatos (admitidos e não admitidos), e segue para o ponto 44.
40. No caso de existirem pronúncias de candidatos não admitidos ao procedimento o júri aprecia as questões suscitadas no prazo fixado
para o efeito;
41. Na apreciação é verificado se assiste razão ao(s) candidato(s);
42. No caso de não haver alteração o procedimento volta ao ponto 38.
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43. Se as questões apreciadas derem razão ao(s) candidato(s), o júri procede à correção da lista, e notifica o(s) interessado(s);
44. De seguida, envia a lista definitiva para o setor de informática para divulgação na página eletrónica da DGAJ;
45. Após este procedimento, o Técnico/Secretário do procedimento concursal elabora ofício para notificação dos candidatos admitidos
à realização do 1º método de seleção com indicação da data, horário e local onde se vai realizar;
46. O Técnico/Secretário do procedimento concursal procede à recolha dos resultados do primeiro método de seleção, compilando-os
num ficheiro Excel;
47. O Técnico/Secretário do procedimento concursal procede à publicitação dos resultados obtidos no 1º método de seleção através de
lista, ordenada alfabeticamente, afixada em local visível e público das instalações do serviço e remete a mesma por e-mail para o
setor de Informática para a sua divulgação na página eletrónica da DGAJ;
48. De seguida, o Técnico/Secretário do procedimento concursal elabora ofício para notificação dos candidatos admitidos para a
realização do 2.º método de seleção com indicação com indicação da data, horário e local onde se vai realizar;
49. O Técnico/Secretário do procedimento concursal procede à publicitação dos resultados obtidos no 2º método de seleção através de
lista, ordenada alfabeticamente, afixada em local visível e público das instalações do serviço e remete a mesma por e-mail para o
setor de Informática para a sua divulgação na página eletrónica da DGAJ;
50. No prazo de 10 dias úteis após a aplicação do último método de seleção, é agendada a uma nova reunião do Júri a fim de ser elaborado
o projeto de lista de ordenação final dos candidatos;
51. O Técnico/Secretário do procedimento concursal remete por e-mail para o setor de Informática o projeto de lista de ordenação final
dos candidatos para divulgação na página eletrónica da DGAJ;
52. O Técnico/Secretário do procedimento concursal elabora um ofício para notificação dos candidatos, dando cumprimento à audiência
de interessados, para se pronunciarem, querendo, sobre o projeto de lista de ordenação final, ou a sua exclusão do procedimento,
caso sejam aprovados ou excluídos no decurso da aplicação dos métodos de seleção;
53. A Divisão receciona e verifica eventuais pronúncias dos candidatos excluídos nos métodos de seleção;
54. Após conclusão do processo da audiência dos interessados, e caso não sejam rececionadas pronúncias, o Técnico/Secretário do
procedimento concursal submete para homologação do Diretor-Geral a lista unitária de ordenação final dos candidatos aprovados,
acompanhada das restantes deliberações, incluindo as relativas à admissão e exclusão de candidatos;
55. Após homologação, a lista é devolvida à Divisão e é elaborado aviso para publicação em Diário da República para notificação todos
os candidatos admitidos e não admitidos do ato de homologação da lista unitária de ordenação final dos candidatos aprovados;
56. O aviso é remetido ao Diretor-Geral para assinatura e envio para publicação em Diário da República (através do secretariado);
57. O Técnico/Secretário do procedimento concursal remete por e-mail para o setor de Informática a lista unitária de ordenação final
dos candidatos para divulgação na página eletrónica da DGAJ.
58. No seguimento do ponto 53, caso existam pronúncias dos candidatos, é agendada uma reunião do Júri para apreciar as questões
suscitadas;
59. O Júri delibera;
60. Caso a decisão se mantenha, repete-se o procedimento desde o ponto 54.
61. Caso o júri considere procedentes as alegações de algum(s) candidato(s), proferidas em sede de audiência dos interessados, o
Técnico/Secretário do procedimento concursal efetua a retificação da lista unitária de ordenação final;
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62. De seguida, submete a lista para homologação, nos termos referidos no ponto 54.
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- DPR - Divisão de Processamento de Remunerações
- INA - Direção Geral da Requalificação dos Trabalhadores em Funções Públicas
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MP05.20 Procedimento concursal de recrutamento no âmbito do Programa de Estágios Profissionais na Administração Pública Central
(PEPAC)

PROCEDIMENTO CONCURSAL DE RECRUTAMENTO NO ÂMBITO DO Versão V.001
PROGRAMA DE ESTÁGIOS PROFISSIONAIS NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
Data de
CENTRAL (PEPAC) 30/11/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento que tem como finalidade acolher e gerir os estagiários ao abrigo do Programa de Estágios Profissionais na Administração
Pública Central.
Referências - Portaria nº 256/2005, de 16 de março;

- Decreto-Lei nº 18/2010, de 19 de março;
- Decreto-Lei nº 214/2012, de 28 de setembro;
- Portaria nº 252/2013, de 7 de agosto;
- Decreto-Lei nº 134/2014, de 8 de setembro;
- Portaria nº 175/2015, de 12 de junho;
- Portaria n.º 198/2015, de 6 de julho.
Descrição 1. A entidade gestora do PEPAC – INA – contacta a DGAJ via e-mail, no sentido de informar que vai ter início uma nova edição do PEPAC
e aferir qual o interesse e as disponibilidades dos nossos serviços para acolher e promover o desenvolvimento destes estágios a
iniciar durante o ano;
2. O Chefe de Divisão verifica a necessidade de recursos humanos;
3. Apuradas as necessidades dos serviços quer nas Comarcas quer na sede da DGAJ, o Chefe de Divisão elabora uma proposta de
acolhimento dos estagiários;
4. A proposta é submetida à DSF para aferir a disponibilidade orçamental;
5. Depois de analisada pela DSF a proposta é devolvida à Divisão;
7. Caso se verifique que não existe disponibilidade orçamental o Técnico informa a entidade gestora do PEPAC – INA, via email, da
impossibilidade de participação da DGAJ no Programa de Estágios PEPAC;
8. De seguida, a proposta é arquivada numa pasta e termina o procedimento.
9. Caso exista disponibilidade orçamental, a proposta prossegue para apreciação do Diretor de Serviços;
11. No caso de o Diretor de Serviços não concordar com o teor da proposta o procedimento volta ao ponto 6, para reapreciação.
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12. No caso de o Diretor de Serviços concordar, emite parecer na proposta;
15. Se o Diretor-Geral não concordar com a proposta, o procedimento volta ao ponto 11 para reapreciação.
16. No caso de o Diretor-Geral concordar, emite despacho autorizando a inscrição;
17. Após a prolação de despacho a proposta é devolvida à Divisão para tramitação do procedimento;
18. O Chefe de Divisão distribui a proposta ao Técnico para que este registe as disponibilidades nas várias Regiões/Distritos do país,
através de um questionário a preencher na página eletrónica da Direção-Geral da Requalificação dos Trabalhadores em Funções
Públicas (INA) – Bolsa de Emprego Público (PEPAC);
19. Por Portaria é divulgada a lista com o número de estagiários destinados a desenvolverem o estágio junto dos serviços da DGAJ,
ordenados pela respetiva classificação e distribuídos pelas diversas regiões/distritos do país;
20. O Chefe de Divisão, ou o Técnico por determinação deste, elabora uma informação na qual propõe: uma data para o início dos
estágios e que seja solicitado cabimento e compromisso das despesas decorrentes da realização do estágio, especificando os valores
que se preveem inerentes aos mesmos (bolsa de estágio / subsídio de alimentação/ segurança social/ seguro);
21. A proposta prossegue para apreciação do Diretor de Serviços;
23. No caso de o Diretor de Serviços não concordar com o teor da proposta o procedimento volta ao ponto 20, para reapreciação.
24. No caso de o Diretor de Serviços concordar, emite parecer na proposta;
27. Se o Diretor-Geral não concordar com o teor da proposta/parecer o procedimento volta ao ponto 23, para reapreciação.
28. No caso de o Diretor-Geral concordar, emite despacho;
29. Após a prolação de despacho, o processo regressa à Divisão;
30. O Chefe de Divisão (ou o Técnico) elabora um mapa com a distribuição dos estagiários pelas diversas secretarias dos tribunais de
acordo com as necessidades e o número de estagiários adstritos a cada região/distrito;
33. No caso de o Diretor de Serviços não concordar com o teor da informação o procedimento volta ao ponto 30, para reapreciação.
37. Se o Diretor-Geral não concordar com a distribuição o procedimento volta ao ponto 33, para reapreciação.
38. No caso de o Diretor-Geral concordar, emite despacho;
39. Após ser exarado despacho a proposta é devolvida à DRGRH para tramitação do processo;
40. O Técnico elabora ofício para notificação da data de início de funções aos estagiários, anexando “Ficha de Dados Pessoais”, “Modelo
– Artigo 99.º do CIRS” e “Documento para inscrição na Segurança Social” para devolução à DPR;
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41. O Técnico elabora ofício/nota interna para notificação dos nomes e data de início de funções dos estagiários nos serviços, anexando
Contrato de Estágio e anexos (objetivos, competências e seguro), juntamente com a Ficha de Avaliação dos estagiários PEPAC,
acompanhada das instruções de preenchimento;
42. Ambos os ofícios/nota interna prosseguem para assinatura do Diretor de Serviços;
44. Se o Diretor de Serviços não concordar com o ofício/nota interna, o procedimento volta ao ponto 40, para reapreciação.
45. Se concordar devolve ao Técnico, que comunica à DE, para esta informar a seguradora indicada pelo INA, as datas de início de estágio,
bem como os nomes e NIF dos estagiários, para efeitos de seguro de acidentes de trabalho;
46. O Técnico remete lista de estagiários à DPR, para efeitos de processamento do vencimento, e para a DARH, para efeitos de registo
de assiduidade;
47. De seguida, procede à criação de processos individuais dos estagiários e à inserção dos dados pessoais e inícios de funções dos
estagiários na aplicação informática (ORAMOVIN);
48. Em simultâneo, procede à inserção dos inícios de funções dos estagiários na página eletrónica da Direção-Geral da Requalificação
dos Trabalhadores em Funções Públicas (INA) PEPAC;
49. O Técnico procede à receção dos Contratos de Estágio e Fichas de Avaliação com a definição de objetivos e, remete os primeiros para
assinatura do Diretor-Geral e procede à inserção na página INA/PEPAC dos dados contidos na segunda;
50. De seguida elabora ofício para remeter os Contratos de Estágio aos estagiários;
51. O ofício prossegue para assinatura do Diretor de Serviços;
53. Se o Diretor de Serviços não concordar com o ofício, o procedimento volta ao ponto 50, para reapreciação.
54. Se concordar os ofícios com os contratos são remetidos aos estagiários;
55. Durante o PEPAC, o Técnico insere na página do PEPAC/INA, as suspensões, ou quaisquer outros eventos que ocorram no seu
decurso;
56. Durante o PEPAC, consoante os estagiários cessem por acordo ou denúncia antes do término do mesmo, o Técnico comunica à DE,
para esta informar a seguradora das respetivas datas de cessação, regista na página do PEPAC/INA, comunica à DPR e DARH, e regista
na aplicação informática (ORAMOVIN);
57. Findos os estágios começam a ser rececionadas as avaliações finais de estágios;
58. No caso de serem detetadas incorreções no preenchimento das fichas de avaliação ou caso não sejam enviadas, o Técnico contacta
os Administradores Judiciários das Comarcas onde foram desenvolvidos os estágios, bem como os Diretores de Serviços, caso tenha
sido na DGAJ, para que procedam às alterações devidas ou ao envio das fichas o mais breve possível;
59. Caso as fichas se encontram corretamente preenchidas procede-se à inserção dos dados na página eletrónica da Direção-Geral da
Requalificação dos Trabalhadores em Funções Públicas (INA) PEPAC;
60. Reunidas, e inseridas, todas as fichas de avaliação dos estagiários começam a ser emitidos os certificados PEPAC através da página
eletrónica do PEPAC/INA;
61. De seguida elabora ofício para remeter os certificados;
62. Ambos os documentos prosseguem para assinatura do Diretor de Serviços;
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64. Se o Diretor de Serviços não concordar com o ofício, o procedimento volta ao ponto 61 para reapreciação.
65. No caso de o Diretor de Serviços concordar, envia certificado para assinatura do Diretor-Geral e assina ofício para remessa do
certificado ao estagiário ;
66. O processo regressa à Divisão e o Técnico coloca selo branco no certificado;
67. De seguida prosseguem para envio via CTT;
68. Em simultâneo com as avaliações, são rececionados, por email, pedidos de declarações de desemprego da parte dos estagiários;
69. O Técnico preenche o Mod. RP 5044/2013 – DGSS, e imprime;
70. Envia para assinatura do Diretor-Geral;
71. De seguida é elaborado ofício para remeter as declarações;
72. O ofício prossegue para assinatura do Chefe de Divisão;
74. Se o Chefe de Divisão não concordar com o ofício, o procedimento volta ao ponto 71 para reapreciação.
75. Concordando, procede à assinatura. Concluído este processo, é efetuada uma pequena avaliação na perspetiva de entidade
promotora do estágio, na página eletrónica da Direção-Geral da Requalificação dos Trabalhadores em Funções Públicas (INA) PEPAC,
e arquivado em pastas na Divisão;
76. Finalmente são arquivados os processos individuais dos estagiários.
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Glossário -
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MP05.21 Procedimento concursal – Recrutamento de oficiais de justiça – Regime regra
DGAJ
Código MP05.21
PROCEDIMENTO
PROCEDIMENTO CONCURSAL – RECRUTAMENTO DE OFICIAIS DE JUSTIÇA Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça – REGIME REGRA Data de
07/12/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento que tem como finalidade o recrutamento de Oficiais de Justiça para as secretarias dos tribunais.
Referências - N.º 1 do artigo 30.º e artigo 33.º da LTFP, aprovada pela Lei n.º 35/2014, de 20 de junho
- Artigo 20.º e seguintes do EFJ, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 343/99, de 26 de agosto
- Regulamento do Procedimento de Admissão para Ingresso nas Carreiras do Grupo de Pessoal Oficial de Justiça, aprovado pela
Portaria n.º 1500/2007, de 22 de novembro
- Portaria n.º 83-A/2009, de 22 de janeiro
Descrição 1. O Chefe de Divisão verifica a necessidade de recrutamento de Oficiais de Justiça, seja por iniciativa própria, seja porque foi efetuado
algum pedido nesse sentido;
2. O Chefe de Divisão, ou o Técnico por determinação deste, elabora proposta de abertura de procedimento de admissão;
3. A proposta é remetida à DSF para efeitos de cabimentação e compromisso de despesa;
4. Após análise por parte da DSF a proposta é devolvida à Divisão;
6. Caso se verifique que não existe dotação orçamental a proposta é devolvida à Divisão e fica a aguardar a existência de cabimento.
7. Caso exista dotação orçamental a proposta é submetida ao Diretor de Serviços para apreciação;
8. O Diretor se Serviços verifica se estão reunidos todos os elementos necessários à concordância;
9. Se o Diretor de Serviços não concordar com a informação/proposta, o procedimento volta ao ponto 2, para reapreciação.
10. No caso de o Diretor de Serviços concordar a proposta é submetida a despacho do Diretor-Geral;
12. Se o Diretor-Geral não concordar com a informação/proposta, o procedimento volta ao ponto 9, para reapreciação.
13. No caso de o Diretor-Geral concordar, emite despacho a autorizar a abertura do procedimento de admissão para ingresso nas
carreiras do grupo de pessoal oficial de justiça;
14. A proposta é devolvida à Divisão para tramitação do procedimento;
15. É agendada a primeira reunião do Júri, onde são fixados os métodos de seleção a utilizar, o tipo de prova escrita de conhecimentos,
o programa da prova, fases da prova, duração e locais de realização, o modelo de candidatura e os requisitos especiais de admissão;
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18. O Técnico efetua contactos, através de e-mail, com vários jornais de expansão nacional, pedindo orçamentos, a fim de aferir os
melhores preços de anúncios;
19. Após publicação do aviso em Diário da República, o Técnico envia e-mail para divulgação do mesmo na página eletrónica da DGAJ;
20. De seguida, envia o anúncio para o jornal de expansão nacional selecionado;
21. O Técnico procede à inscrição do procedimento na Bolsa de Emprego Público;
22. As candidaturas são rececionadas na Divisão, no prazo legalmente fixado;
23. De seguida são registadas numa base de dados Excel e arquivadas em pastas criadas para o efeito;
24. Findo o prazo de receção das candidaturas, é agendada a segunda reunião do Júri, onde é efetuada a análise das mesmas e elaborado
o projeto de lista de candidatos admitidos e não admitidos ao procedimento, bem como a data da realização e o tipo de prova escrita
de conhecimentos;
25. É elaborado pela Divisão um aviso informando que se encontra disponível a lista dos candidatos não admitidos ao procedimento,
dando cumprimento à audiência dos interessados;
27. O Chefe de Divisão envia a lista dos candidatos não admitidos ao procedimento para divulgação na página eletrónica da DGAJ;
28. Com a publicação do aviso, inicia-se o prazo para receção de pronúncia no âmbito da audiência dos interessados;
29. Findo aquele prazo, a Divisão verifica o teor das pronúncias rececionadas;
30. Caso não existam pronúncias é agendada uma reunião do júri para determinar quais os candidatos admitidos e não admitidos à
realização da prova de conhecimentos;
31. O Técnico recolhe os elementos e elabora uma lista com todos os candidatos (admitidos e não admitidos);
33. Se existirem pronúncias é agendada uma reunião do Júri para apreciar as questões suscitadas;
34. O Júri verifica o teor das questões apresentadas;
35. Caso não assista razão ao(s) candidato(s) e a decisão se mantenha o júri determina quais os candidatos admitidos e não admitidos à
realização da prova de aptidão e volta ao ponto 30;
36. Se as questões suscitadas derem razão ao(s) candidato(s), o júri procede à correção da lista, e notifica o(s) interessado(s);
37. O Chefe de Divisão remete a lista de candidatos admitidos e não admitidos para homologação do Diretor-Geral;
38. A lista é devolvida à Divisão e é elaborado aviso contendo a lista dos candidatos admitidos e não admitidos e data de realização da
prova escrita de conhecimentos com indicação do local e horário em que a mesma deva ter lugar, para envio para publicação em
Diário da República;
40. Após a realização da prova é agendada nova reunião de Júri para avaliar a prova escrita de conhecimentos realizada pelos candidatos;
41. O Técnico procede, junto do Júri, à recolha dos resultados, compilando-os num ficheiro Excel e elabora o projeto de lista de
classificação final dos candidatos;
42. É elaborado aviso para notificação dos candidatos do projeto de lista de classificação final, contendo os resultados obtidos na prova
escrita de conhecimentos, para publicação em Diário da República;
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44. O Chefe de Divisão remete o projeto de lista de classificação final, contendo os resultados obtidos na prova escrita de conhecimentos,
para divulgação na página eletrónica da DGAJ;
45. Com a publicação do aviso, inicia-se o prazo para receção de pronúncias no âmbito da audiência dos interessados;
46. Findo aquele prazo, a Divisão verifica o teor das pronúncias rececionadas;
47. Caso não existam pronúncias o Chefe de Divisão submete para homologação do Diretor-Geral a lista de classificação final dos
candidatos aprovados, acompanhada das restantes deliberações, incluindo as relativas à admissão e exclusão de candidatos;
48. O Diretor-Geral homologa a lista de classificação final dos candidatos aprovados e a mesma é devolvida à Divisão e é elaborado aviso
para publicação em Diário da República contendo a lista de classificação final dos candidatos aprovados, devidamente homologada;
49. O supracitado aviso é remetido ao Diretor-Geral para assinatura e envio para publicação em Diário da República (através do
secretariado);
50. O Chefe de Divisão envia a lista dos candidatos não admitidos ao procedimento para divulgação na página eletrónica da DGAJ;
51. No seguimento do ponto 46, se existirem pronúncias é agendada uma reunião do Júri para apreciar as questões suscitadas;
52. O Júri delibera;
53. Caso não assista razão ao(s) candidato(s), a decisão mantém-se e a lista prossegue para homologação do Diretor-Geral nos termos
do ponto 47.
54. Se as questões suscitadas derem razão ao(s) candidato(s), o júri procede à correção da lista;
55. A Divisão procede à notificação dos candidatos que exerceram o direito de pronúncia, através de ofício elaborado pelo Técnico;
56. O Chefe de Divisão submete para homologação do Diretor-Geral a lista de classificação final dos candidatos aprovados, acompanhada
das restantes deliberações, incluindo as relativas à admissão e exclusão de candidatos os procedimentos repetem-se desde o ponto
47.
Minutas associadas
Glossário - DGAJ – Direção Geral da Administração da Justiça

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MP05.22 Processamento de remunerações – Magistraturas
DGAJ
Código MP05.22
PROCESSAMENTO DE REMUNERAÇÕES – MAGISTRATURAS
Data de
20/11/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito O processamento de remunerações dos Magistrados afetos aos Tribunais de 1ª Instância, com exceção da Magistratura Judicial (desde
01/01/2017), é da competência da DPR e visa o pagamento mensal das remunerações, a título de vencimentos, suplementos e outros
abonos, bem como procede ao tratamento dos respetivos descontos das Magistraturas do MP e dos TAF. Para concretizar tal tarefa, a
DPR mantém uma estreita articulação com as Procuradorias Gerais Distritais, os Tribunais da Relação, a PGR e o Conselho dos Tribunais
Administrativos e Fiscais. O processamento dos vencimentos das Magistraturas do MP e do TAF difere do processamento dos OJ e do
RG, porquanto a informação como é o caso da assiduidade e dos turnos é rececionado em suporte papel, informação essa que carece de
registo manual no SRH, enquanto a assiduidade e turnos dos OJ e RG dos tribunais e da DGAJ é tramitada automaticamente. Os dados
são mensalmente remetidos pelas PGD ou pelos Tribunais da Relação através de correio eletrónico ou pelo correio normal.
Referências - Lei n.º 47/86, de 15 de outubro

- Lei n.º 2/1990, de 20 de janeiro
- Lei n.º 62/2013, de 26 de agosto
- Lei n.º 82-E/2014, de 31 de dezembro
- Lei n.º 42/2016, de 28 de dezembro
- Decreto-Lei n.º 4/2015, de 7 de janeiro
- Decreto-Lei n.º 155/92, de 28 de julho
- Decreto-Lei n.º 133-B/97, de 30 de maio
- Decreto-Lei n.º 133/2012, de 27 de junho
- Decreto-Lei n.º 176/2003, de 2 de agosto
Descrição 1. Receção da informação proveniente das Procuradorias Gerais Distritais, do Conselho dos TAF e dos Tribunais da Relação, outros
serviços ou diretamente do Magistrado nas situações de atualização de dados pessoais;
2. Distribuição dos documentos, pelo Chefe de Divisão ao oficial de justiça e assistentes técnicos que processam as remunerações das
Magistraturas;
3. A informação carece de tratamento prévio ao registo?
4. Se sim, o Processador emite as guias de reposições de abonos e prepara os respetivos mapas de cálculo;
5. Elabora as informações a submeter à Consideração Superior, as notificações e ofícios;
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6. Procede à inscrição, atualização, correção e cancelamento de abonos e descontos a efetuar no SRH e segue para o ponto 7.
7. No seguimento do ponto 3, em caso negativo, o Processador procede à conferência e registo da assiduidade, turnos, ajudas de custo,
despesas de transporte, penhoras, etc;
8. Após procede ao registo de admissões, cessações e reinscrições na CGA, SS e ADSE;
9. O Processador insere e atualiza as fichas do SRH, com toda a informação referente ao Magistrado, nomeadamente dados pessoais,
situação profissional, situação remuneratória, entidades (identificação de sócios), recetores singulares de descontos, afetação
orçamental de abonos do SRH, etc.;
10. Concluída a totalidade dos registos, procede à simulação do processamento das remunerações do mês de referência (entre o dia
28/29 do mês anterior ao mês de referência).
11. Processamento provisório: o Processador agrega o resultado do processamento em ficheiro excel, por classificação económica, fonte
de financiamento e respetivos montantes e remete ao Chefe de Divisão;
12. O Chefe de Divisão analisa e remete o ficheiro à DSF;
13. Anulação por um dos processadores, do vencimento provisório do mês de referência;
14. Até ao 4º/5º dia do mês de processamento, manutenção da inserção da informação que vai sendo rececionada ou que vai obtendo
despacho definitivo;
15. O processador, com a supervisão do Chefe de Divisão, efetua o cálculo das remunerações (definitivo) do mês de referência;
16. Pelo Chefe de Divisão é efetuada uma verificação, por amostragem, ao processamento de remunerações;
17. Os dados do processamento estão corretos?
18. Se não, detetando-se alguma incorreção, procede-se à anulação do processamento e volta ao ponto 15.
19. Se sim, o Chefe de Divisão, remete à DSF o ficheiro “excel” com os dados definitivos do processamento desse mês, por classificação
económica e fonte de financiamento;
20. Verificando-se a conformidade dos dados, considera-se o processamento concluído e procede-se à criação dos ficheiros de desconto
para as entidades, CGA, Segurança Social e ADSE, conferindo esses montantes com os mapas de pagamento extraídos do SRH;
21. Após conclusão dos procedimentos da responsabilidade da DSF e a extração da totalidade dos ficheiros designados “RIGORE” (de
despesas com pessoal e de descontos para as entidades recetoras de descontos e para os recetores singulares de desconto), o Chefe
de Divisão encerra o processamento gerando os ficheiros ”RIGORE únicos”, ficheiros esses que ligarão diretamente ao IGCP (Agência
de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública - IGCP, E.P.E );
22. Concluído o processamento e a criação dos respetivos ficheiros, aguarda-se que a DSF efetue os registos necessários e a respetiva
remessa dos dados à DGO;
23. No dia 15 do mês do processamento (ou no dia útil anterior, caso coincida com o fim de semana ou feriado), o Processador calcula
na ferramenta SRHPlus os recibos de vencimento mensais e disponibiliza-os no portal da DGAJ, para efeitos de consulta individual (e
em casos pontuais e a seu pedido remessa de recibos para o endereço eletrónico particular do magistrado, quando se encontrem a
exercer funções em serviços sem acesso à rede judiciária ou permaneçam no domicílio, por questões de saúde ou de gozo de
parentalidade);
24. O Processador extrai os ficheiros do desconto desagregado por entidade, remetendo essas listagens, por correio eletrónico, a cada
uma das entidades (ex: Seguros, Sindicatos);
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25. Entretanto, os Processadores responsáveis pelo tratamento dos descontos obrigatórios à CGA, SS e ADSE, após procederem a
eventuais correções ou alterações (que se devam, por exemplo, a reposições de vencimento) submetem esses ficheiros à validação
do Chefe de Divisão;
26. Após validação e até ao 5º dia do mês seguinte os Processadores inserem os ficheiros nas plataformas das respetivas entidades,
extraindo DUC’S para efeitos de pagamento pela DSF;
27. Conferência e arquivo pelo processador de todo o expediente tramitado no mês de processamento.
Minutas associadas
Glossário - ADSE - Instituto de Proteção e Assistência na Doença

- CGA - Caixa Geral de Aposentações
- DGAJ - Direção-Geral da Administração da Justiça
- DGF - Divisão de Gestão Financeira
- DGO - Direção-Geral do Orçamento
- IGCP - Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública - IGCP, E.P.E
- MP - Ministério Público
- PGR - Procuradoria Geral da República
- RIGORE - Sistema Informático
- SRH/SRH Plus - Plataformas informáticas de Serviços de Recursos Humanos
- SS - Segurança Social
- TAF - Tribunais Administrativos e Fiscais
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MP05.23 Processamento de remunerações – Oficiais de justiça/Regime geral
DGAJ
Código MP05.23
PROCEDIMENTO
PROCESSAMENTO DE REMUNERAÇÕES – OFICIAIS DE JUSTIÇA/REGIME Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça GERAL Data de
20/11/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito O processamento de remunerações dos trabalhadores afetos aos Tribunais e trabalhadores em exercício de funções na Direção-Geral é
da responsabilidade da DPR, e visa o pagamento mensal das remunerações, a título de vencimentos, suplementos e outros abonos, bem
como procede ao tratamento dos respetivos descontos. De modo a poder concretizar tal persecução é necessária a permanente
atualização de dados nas aplicações informáticas utilizadas para esse efeito, relativos aos seus trabalhadores, desde o início das suas
funções na DGAJ até à saída/desligamento.
Referências - Lei n.º 35/2014, de 20 de junho

- Lei n.º 59/2008, de 11 de setembro
- Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril
- Lei n.º 2/2004, de 15 de janeiro
- Despacho n.º 343/99, de 26 de agosto
- Decreto-lei n.º 485/99, de 10 de novembro
- Despacho n.º 242/98, de 6 de janeiro
- Despacho Conjunto n.º 86/2002, de 1 de fevereiro
- Circular DGO Série A n.º 1349, de 31 de março de 2009
- Decreto-Lei n.º 133-B/97, de 30 de maio
- Decreto-Lei n.º 133/2012, de 27 de junho
- Decreto-Lei n.º 176/2003, de 2 de agosto
- Lei n.º 82-E/2014, de 31 de dezembro
- Lei n.º 42/2016, de 28 de dezembro
- Portaria n.º 62/2017, de 9 de fevereiro
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Descrição 1. Receção da informação proveniente dos Tribunais (23 Comarcas), das secretarias dos Tribunais Administrativos e Fiscais, do Balcão
Nacional de Arrendamento e do Balcão Nacional de Injunções, de outros organismos/unidades orgânicas e diretamente do
trabalhador, nas situações de atualização de dados pessoais ou de eventuais pedidos de esclarecimentos ou reclamações;
2. O Chefe de Divisão distribui os documentos pelos oficiais de justiça e assistentes técnicos que processam as remunerações;
3. O Chefe de Divisão (entre o dia 15 e o dia 20 do mês anterior ao mês de referência) extrai a assiduidade, bem como os turnos,
gravados nos Tribunais e na DGAJ e migra-os automaticamente para o SRH para que incida no vencimento;
4. Os processadores inserem no SRH a informação que carece de tratamento no processamento em curso, nomeadamente, ajudas de
custo, despesas de transporte, penhoras, inscrição, atualização, correção e/ou cancelamento de abonos ou descontos, etc;
5. Concluída a totalidade dos registos, procede-se à simulação do processamento das remunerações do mês de referência (entre o dia
28/29 do mês anterior ao mês do vencimento).
6. Agrega-se o resultado do processamento (provisório) em ficheiro Excel, por classificação económica, fonte de financiamento e
respetivos montantes e o Chefe de Divisão remete esses dados à DSF;
7. Anulação por um dos processadores, do vencimento provisório do mês de referência, para que seja possível continuar a inserir
informação;
8. Até ao 4º/5º dia do mês de processamento, manutenção da inserção da informação que vai sendo rececionada ou que vai obtendo
despacho definitivo;
9. Um oficial de justiça ou um assistente técnico, com a supervisão do Chefe de Divisão, procede ao cálculo do vencimento (definitivo)
do mês que se pretende;
10. Os trabalhadores responsáveis pelo processamento desse mês executam as auditorias automáticas cujos parâmetros estão definidos
na ferramenta SRHPlus;
11. O Chefe de Divisão procede a uma verificação, por amostragem, ao processamento de remunerações, recorrendo à folha de
vencimentos global;
12. Os dados do processamento estão corretos?
13. Se não, detetando-se alguma incorreção, procede-se à anulação do processamento e volta ao ponto 9.
14. Não se detetando qualquer irregularidade, o Chefe de Divisão, remete à DSF o ficheiro Excel com os dados definitivos do
processamento desse mês, por classificação económica e fonte de financiamento;
15. Verificando-se a conformidade dos dados, considera-se o processamento concluído e procede-se à criação dos ficheiros de desconto
para as entidades, CGA, Segurança Social e ADSE, conferindo-se esses montantes com os mapas de pagamento extraídos do SRH;
16. Após conclusão dos procedimentos da responsabilidade da DSF e a extração da totalidade dos ficheiros designados “RIGORE” (de
despesas com pessoal, de descontos para as entidades recetoras de descontos e para os recetores singulares de desconto), o Chefe
de Divisão encerra o processamento gerando os ficheiros ”RIGORE únicos”, ficheiros esses que ligarão diretamente ao IGCP ( Agência
de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública - IGCP, E.P.E );
17. Concluído o processamento e a criação dos respetivos ficheiros, aguarda-se que a DSF efetue os registos necessários e a respetiva
remessa dos dados à DGO;
18. No dia 15 do mês de processamento (ou no dia útil anterior, caso coincida com o fim de semana ou feriado), o processador calcula,
na ferramenta SRHPlus, os recibos de vencimento mensais e disponibiliza-os no portal da DGAJ, para efeitos de consulta individual
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(e em casos pontuais e a pedido do trabalhador que por estar ausente por motivo de doença ou parentalidade, encontra-se sem
acesso à rede judiciária, remetem-se os recibos, por correio eletrónico, para o trabalhador;
19. Extração, pelo Processador, dos ficheiros do desconto desagregado por entidade, remetendo essas listagens, por correio eletrónico,
a cada uma das entidades (Seguros, Sindicatos, etc);
20. Os Processadores responsáveis pelo tratamento dos descontos obrigatórios à CGA, SS e ADSE, após procederem a eventuais
correções ou alterações (que se devam, por exemplo, a reposições de vencimento) submetem esses ficheiros à validação do Chefe
de Divisão;
21. Após validação e até ao 5º dia do mês seguinte, os Processadores inserem os ficheiros nas plataformas das respetivas entidades,
extraindo os DUC para efeitos de pagamento pela DSF;
22. Conferência e arquivo pelo processador de todo o expediente tramitado no mês de processamento.
Minutas associadas
Glossário - ADSE - Instituto de Proteção e Assistência na Doença -

- DGO - Direção-Geral do Orçamento
- DSF - Direção de serviços Financeiros
- DUC - Documento Único de Cobrança
- IGCP - Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública - IGCP, E.P.E
- OJ - Oficial de Justiça
- RG - Regime Geral
- RIGORE – Sistema informático
- SRH/SRHPlus - Plataformas informáticas de Serviços de Recursos Humanos
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MP05.24 Publicação anual das listas de Peritos Avaliadores
DGAJ
Código MP05.24
PUBLICAÇÃO ANUAL DAS LISTAS DE PERITOS AVALIADORES
Data de
30/11/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento que tem como finalidade a atualização e publicação anual das listas de peritos avaliadores.
O Recrutamento de peritos avaliadores que integram as listas oficiais é efetuada mediante procedimento concursal ou através de
procedimento simplificado (n.º 2 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 125/2002, na sua redação atual);
Estas listas são organizadas por distritos judiciais, sendo cada uma composta pelo seguinte número de peritos:
- 120 no distrito judicial de Lisboa;
- 120 no distrito judicial do Porto;
- 100 no distrito judicial de Coimbra;
- 80 no distrito judicial de Évora;
- 16 nos círculos judiciais dos Açores;
- 10 no círculo judicial do Funchal.
Até ao dia 31 de janeiro de cada ano, a DGAJ fará publicar no Diário da República sob a forma de Aviso (extrato) as listas atualizadas de
peritos avaliadores, conforme disposto no n.º 7 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 125/2002, na sua redação atual.
Referências - Decreto Lei 125/2002, de 10 de maio, atualizado e republicado pelo Decreto-Lei 12/2007, de 19 de janeiro.
Descrição 1. O Técnico recebe o expediente relativo a pedido/necessidade de alteração da a lista oficial de peritos;
2. Verifica se se trata de alteração de dados do perito avaliador, (por exemplo e-mail, telefone, morada de contacto ou situação
profissional) ou exclusão da lista;
3. No caso da comunicação se destinar apenas a alteração o Técnico procede à respetiva atualização de dados na lista oficial, e segue
para o ponto 14.
4. No caso das comunicações serem relativas a exclusão das Listas, podem surgir de várias formas:
- O perito avaliador deixa de observar os critérios de avaliação;
- No decurso do ano judicial o perito avaliador deixou de comparecer mais de três vezes, sem justificação, a diligências para as quais
foi regularmente convocado;
- O perito não entregue os relatórios ou acórdãos nos prazos fixados, sem motivo justificado;
- O perito tendo completado 70 anos de idade, não faz prova, através de atestado médico de que possui de aptidão física para o
exercício das funções.
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5. Verificando-se uma destas situações o Técnico elabora informação de proposta de exclusão do perito avaliador da respetiva lista
oficial;
6. Obtida a concordância do chefe de divisão, o perito é notificado da proposta de exclusão, para efeitos de audiência dos interessados;
7. Receciona pronúncia?
8. Se for rececionada pronúncia, a mesma será analisada e elaborada informação no sentido de manutenção de exclusão ou não, e
submetida à consideração do Diretor-Geral da Administração da justiça;
9. Se não for rececionada pronuncia, no prazo de 10 dias, é elaborada proposta final no sentido da exclusão do perito da lista e
submetida à consideração do Diretor-Geral da Administração da justiça;
10. No seguimento do ponto 8 e 9, se for proferido despacho de exclusão do perito avaliador da lista oficial, o Técnico procede à
comunicação da exclusão a todos os tribunais do respetivo distrito judicial. A exclusão produz efeitos a partir da receção desta
comunicação;
11. De seguida o Técnico verifica se existem candidatos aprovados em concurso com condições de preencher a vaga deixada pelo perito;
12. No caso de não existirem candidatos aprovados, é retirado o perito da lista sem proceder à respetiva substituição;
13. No caso de existirem candidatos o Técnico procede à inclusão na lista do candidato, de acordo com a ordem de graduação;
14. No Seguimento do ponto 3 e 13, o Técnico procede às respetivas atualizações na lista;
15. O Técnico remete as listas oficiais com as respetivas alterações, para divulgação na página oficial com a periodicidade de bimensal
ou trimestral conforme as alterações efetuadas (este procedimento não tem qualquer obrigatoriedade legal);
16. Seguidamente o Técnico procede ao arquivamento do expediente que originou a alteração da lista oficial no dossier individual do
perito avaliador;
17. Até ao dia 31 de janeiro de cada ano, o Técnico remete para publicação em Diário da República o Aviso(extrato) com as listas
atualizadas, conforme disposto no n.º 7 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 125/2002, na sua redação atual;
18. Após publicação, o Técnico arquiva cópia do AVISO em pasta própria.
Minutas associadas
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MP05.25 Receção de Declaração/Modelo – artigo 99.º/2 CIRS
DGAJ
Código MP05.25
RECEÇÃO DE DECLARAÇÃO/MODELO – ARTIGO 99.º/2 CIRS
25/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito A introdução e atualização de dados relativos à situação pessoal e do agregado familiar do trabalhador, relevantes para efeitos de
exercício de funções, processamento de remunerações e de desconto de IRS, a Direção-Geral da Administração da Justiça (DGAJ),
enquanto entidade devedora de rendimentos de trabalho dependente é obrigada, nos termos do artigo 99.º do CIRS, a reter o imposto
no momento do seu pagamento. Para esse efeito deverá solicitar ao trabalhador no início do exercício de funções ou antes de ser
efetuado o primeiro pagamento do seu vencimento, os dados indispensáveis relativos à sua situação pessoal e familiar, sendo para esse
efeito disponibilizado um impresso próprio designado “declaração - artº 99º do Código de IRS”, que deverá ser obrigatoriamente
preenchida pelo trabalhador, cabendo-lhe também a responsabilidade de atualizar esses dados sempre que os mesmos sofram
alterações que relevem para efeitos de desconto de IRS.
Pelo exposto, se compreenderá a importância desta declaração/formulário a entregar na DPR, sendo o principal veículo de entrada da
informação necessária ao processamento de remunerações.
Referências - Código do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 442-A/88, de 30 de Novembro,
republicado pelo artigo 18.º da Lei n.º 82-E/2014 de 31/12 (com a alteração dada pela Lei n.º 67/2015, de 06/07).
Descrição 1. Receção de declaração/modelo – artigo 99.º/2 CIRS;

2. Distribuição ao processador competente pelo local de trabalho onde o trabalhador se encontra afeto;
3. Conferência dos dados;
4. Os elementos são suficientes?
5. Não. Efetua as diligências necessárias à obtenção dos dados necessários;
6. Receção dos elementos em falta e nova verificação desses dados;
8. Caso os elementos sejam suficientes, regista a informação rececionada na base de dados utilizada para o processamento de
remunerações (SRH – atualmente em uso). Podendo fazer uma inscrição/atualização/correção/cancelamento;
9. Produção de efeitos no vencimento do trabalhador do mês seguinte;
10. Arquivo em processo individual do trabalhador.
Minutas associadas
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Glossário - CIRS - Código do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares
- DPR – Divisão de Processamento de remunerações
- IRS - Imposto Sobre o Rendimento das Pessoas Singulares
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MP05.26 Recidiva, agravamento e recaída
DGAJ
Código MP05.26
RECIDIVA, AGRAVAMENTO E RECAÍDA
Data de
30/11/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento alinhado com a necessidade de proceder à análise relativa à situação de recidiva, agravamento e recaída, na sequência de
acidente de trabalho, tendo como finalidade a apresentação de informação/ parecer/ ofício com proposta de decisão ou projeto de
despacho a submeter à apreciação.
Referências - Artigo 24.º do Decreto-Lei n.º 503/99, de 20 de novembro
Descrição 1. Após a entrada na DGAJ de requerimento;

2. O Chefe de Divisão profere despacho para o Técnico;
3. O Técnico procede à abertura e ao registo interno do respetivo processo e verifica que o procedimento está completo;
4. O procedimento está completo?
5. Em caso negativo, elabora informação a propor o arquivamento do procedimento;
6. Remete para despacho do Chefe de Divisão;
8. Em caso negativo, volta ao ponto 5;
9. Em caso positivo, o Chefe de Divisão emite despacho de arquivamento do procedimento;
10. O apoio administrativo comunica ao interessado;
11. O Técnico elabora nota interna a remeter o procedimento para o processo individual do trabalhador.
12. Retomando o ponto 4, em caso positivo, o Técnico elabora informação onde solicita autorização para proceder à convocatória da
Junta Médica da ADSE na respetiva plataforma informática;
15. Em caso negativo, volta o ponto 12;
16. Em caso positivo, o apoio administrativo procede à convocatória da junta médica da ADSE na plataforma informática da ADSE Direta;
17. A Junta Médica reabre o procedimento de Acidente de Trabalho?
18. Em caso negativo, o Técnico elabora uma nota interna para remeter o procedimento para o processo individual do trabalhador e
segue para o ponto 31.
19. Em caso positivo, o Técnico faz o acompanhamento das sucessivas deliberações da Junta Médica, até à Alta;
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20. Há faltas e estão registadas como Acidente de Trabalho?
21. Em caso negativo, no caso de não se encontrarem registadas adequadamente, o Técnico efetua o registo na plataforma ORAMOVIM;
22. A Junta Médica da ADSE atribuiu Alta à Recidiva do AT, com o reconhecimento de qualquer incapacidade permanente?
23. Em caso negativo, o Técnico elabora nota interna, para remeter o procedimento para o processo individual do trabalhador;
24. Encerra o processo com a atribuição da alta à Recidiva do AT e segue para o ponto 31;
25. Em caso positivo, o Técnico elabora informação com a proposta de apresentação do trabalhador à junta médica da CGA;
29. Em caso positivo, o apoio administrativo procede à convocatória da Junta Médica da CGA;
30. A deliberação da Junta Médica da Caixa Geral de Aposentações é comunicada ao Serviço e ao interessado;
31. Há despesas com a Recidiva do AT?
32. Em caso negativo, o Técnico elabora nota interna, para remeter o procedimento para o processo individual do trabalhador;
33. Em caso positivo, regista as despesas no programa informático de AT da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças;
34. Organiza o processo de despesas, o qual remete à Secretaria-Geral do Ministério das Finanças, acompanhado de ofício;
35. Elabora nota interna para remeter o procedimento ao Processo Individual do Trabalhador.
Glossário - AT – Acidente de trabalho

- DARH/ DPR – Divisão de Administração de Recursos Humanos/ Divisão de Processamento de Remunerações
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MP05.27 Recrutamento e seleção de peritos avaliadores
DGAJ
Código MP05.27
RECRUTAMENTO E SELEÇÃO DE PERITOS AVALIADORES
Data de
30/11/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento que tem como finalidade o recrutamento de peritos a fim de integrarem as listas oficiais de peritos avaliadores.
O Recrutamento de peritos avaliadores que integram as listas oficiais é efetuada mediante procedimento concursal ou através de
procedimento simplificado (n.º 2 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 125/2002, de 10 de maio, na sua redação atual);
Estas listas são organizadas por distritos judiciais, sendo cada uma composta pelo seguinte número de peritos:
- 120 no distrito judicial de Lisboa;
- 120 no distrito judicial do Porto;
- 100 no distrito judicial de Coimbra;
- 80 no distrito judicial de Évora;
- 16 nos círculos judiciais dos Açores;
- 10 no círculo judicial do Funchal.
Referências - Decreto Lei 125/2002, de 10 de maio, atualizado e republicado pelo Decreto-Lei 12/2007, de 19 de janeiro.
Descrição 1. Caso em uma das listas oficiais de peritos avaliadores ocorram simultaneamente os seguintes requisitos, dá-se início a processo de
recrutamento de peritos avaliadores (n.º 2 do artigo 14.º do Decreto-Lei n.º 125/2002, de 10 de maio, na sua redação atual):
- O número de vagas a preencher corresponda a metade dos lugares da lista;
- E, não existam candidatos admitidos, e não colocados, a essa lista.
2. O Chefe de Divisão, ou o Técnico por determinação deste, elabora proposta de abertura de procedimento recrutamento de peritos
avaliadores;
3. A proposta é remetida à DSF para efeitos de cabimentação e compromisso de despesa, procedimento da DGF – Execução da despesa
– Geral;
4. Após analise por parte da DSF a proposta é devolvida à Divisão;
6. Caso se verifique que não existe dotação orçamental a proposta fica suspensa a aguardar reforço orçamental.
7. Caso exista dotação orçamental a proposta é submetida à consideração do Diretor de Serviços;
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9. Se o Diretor de Serviços não concordar com a informação/proposta, o procedimento volta ao ponto 2 para reapreciação;
12. Se o Diretor-Geral não concordar com a informação/proposta, o procedimento volta ao ponto 9 para reapreciação
13. No caso de o Diretor-Geral concordar, emite despacho a autorizar a abertura do procedimento concursal5;
14. Após a prolação de despacho, a proposta é reenviada à Divisão e o Chefe de Divisão que designa Secretário para tramitação do
procedimento de recrutamento;
15. Pelo Técnico/Secretário do Procedimento Concursal são elaborados ofícios solicitando a designação de personalidades para a
constituição do júri para o Centro de Estudos Judiciários, Ordem dos Arquitetos e Ordem dos Engenheiros;
16. Após receção das respostas, o Técnico/ Secretário do Procedimento Concursal elabora informação onde constam as personalidades
indicadas pelas respetivas entidades, para constituição do júri;
17. A informação é submetida à consideração do Chefe de Divisão;
18. O Chefe de Divisão verifica se estão reunidos todos os elementos necessários à concordância;
19. Se o Chefe de Divisão não concordar com a informação, o procedimento volta ao ponto 16 para reformulação;
20. No caso de concordar, a proposta é submetida à consideração do Diretor de Serviços;
22. Se o Diretor de Serviços não concordar com a informação, o procedimento volta ao ponto 18 para reapreciação;
25. Se o Diretor-Geral não concordar com a informação/proposta, o procedimento volta ao ponto 21 para reapreciação.
26. No caso de o Diretor-Geral concordar, emite despacho nomeando o Presidente e os restantes elementos do Júri;
27. Seguidamente, é agendada a primeira reunião do Júri, onde são fixados os elementos do júri encarregues da elaboração da prova, o
tipo de prova, o seu programa, a localidade onde a mesma será efetuada, bem como a sua duração, e critérios de desempate, e onde
são definidos os restantes critérios a incluir no aviso de abertura;
30. O Técnico/ Secretário do Procedimento Concursal efetua contactos, através de e-mail, com vários jornais de expansão nacional, e
solicita orçamentos, a fim de aferir os melhores preços para a divulgação do procedimento de recrutamento;
31. Na data de publicação do aviso em Diário da República, o Técnico/ Secretário do Procedimento Concursal envia e-mail para solicitar
a divulgação na página eletrónica da DGAJ – Procedimento da DAGD – Página da intranet e da internet da DGAJ – publicação de
conteúdos;
32. De seguida, envia o anúncio para os dois6 jornais de expansão nacional selecionados;
33. O Técnico/ Secretário do Procedimento Concursal arquiva o comprovativo da publicação nos dois jornais de expansão nacional na
pasta física do concurso;
5
Artigo 14.º do Decreto-Lei n.º 125/2002, de 10 de maio, na sua redação atual.
6
N.º 1 do artigo 7.º do Decreto-Lei n.º 125/2002, de 10 de maio, na sua redação atual.
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34. As candidaturas são rececionadas na Divisão, no prazo fixado para o efeito;
35. São registadas, numa base de dados Excel e arquivadas em pastas;
36. Findo o prazo de receção das candidaturas, é agendada a segunda reunião do Júri, onde é efetuada a análise das mesmas e preparada
a lista de candidatos admitidos e não admitidos ao procedimento de recrutamento;
37. O Técnico elabora um ofício para notificação dos candidatos não admitidos ao procedimento, dando cumprimento à audiência de
interessados;
38. A Divisão receciona eventuais pronúncias dos candidatos não admitidos ao procedimento;
39. Findo aquele prazo, é agendada a terceira reunião do Júri para elaboração da lista dos candidatos admitidos e não admitidos
definitivamente, e verificação das pronúncias;
40. Caso não existam pronúncias o júri determina quais os candidatos admitidos e não admitidos definitivamente;
41. Com base nessa informação, o Técnico elabora ofício a notificar os candidatos não admitidos definitivamente;
42. De seguida elabora a lista definitiva com todos os candidatos (admitidos e não admitidos), segue para o ponto 46.
43. No seguimento do ponto 39, no caso de existirem pronúncias de candidatos não admitidos ao procedimento o júri aprecia as questões
suscitadas no prazo fixado para o efeito, e é verificado se assiste razão ao(s) candidato(s);
44. Em caso de não haver alteração o procedimento segue para o ponto 46.
45. Se as questões apreciadas derem razão ao(s) candidato(s), o júri procede à correção da lista, e notifica o(s) interessado(s);
46. De seguida, envia a lista definitiva para divulgação na página eletrónica da DGAJ;
47. O Técnico/ Secretário do Procedimento Concursal efetua contactos no sentido de encontrar local para a realização da prova, bem
como aplicadores junto do tribunal da localidade onde a prova será realizada;
48. Seguidamente, é agendada uma quarta reunião do Júri para aprovação da prova escrita de conhecimentos;
49. Após se encontrar assegurado local para realização da prova, bem como os seus aplicadores, o Senhor Diretor-Geral emite despacho
a determinar a data e local para realização da mesma;
50. Este despacho é remetido pelo Técnico/Secretário do Procedimento Concursal para divulgação na página eletrónica da DGAJ;
51. É elaborado aviso convocando os candidatos para comparecerem na prova escrita de conhecimentos, através de publicação em
Diário da República;
53. É realizada a prova escrita de conhecimentos;
54. Seguidamente, é agendada uma quinta reunião do Júri para correção da prova escrita de conhecimentos e elaboração do projeto de
lista de candidatos aprovados e excluídos;
55. O Técnico/Secretário do Procedimento Concursal remete por e-mail para a Informática o projeto de lista de candidatos aprovados e
excluídos para divulgação na página eletrónica da DGAJ;
56. O Técnico elabora um ofício para notificação dos candidatos excluídos, dando cumprimento à audiência de interessados, para se
pronunciarem, querendo, sobre a sua exclusão do procedimento;
57. A Divisão receciona e verifica eventuais pronúncias dos candidatos excluídos nos métodos de seleção;
58. Findo aquele prazo, é agendada a sexta reunião do Júri para apreciação das pronúncias;
59. Caso não existam pronúncias o júri determina quais os candidatos aprovados e excluídos definitivamente;
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60. Com base nessa informação, o Técnico elabora ofício a notificar os candidatos excluídos definitivamente;
61. De seguida elabora a lista definitiva com todos os candidatos (admitidos e excluídos), e prossegue para o ponto 65.
62. No caso de existirem pronúncias de candidatos excluídos do procedimento o júri aprecia as questões suscitadas no prazo fixado para
o efeito, e verifica se assiste razão ao(s) candidato(s);
63. Em caso de não haver alteração o procedimento segue para o ponto 65.
64. Se as questões apreciadas derem razão ao(s) candidato(s), o júri procede à correção da lista, e notifica o(s) interessados;
65. De seguida, envia a lista definitiva para divulgação na página eletrónica da DGAJ - Procedimento da DAGD – Página da intranet e da
internet da DGAJ – publicação de conteúdos;
66. Seguidamente o processo segue para o Centro de Estudos Judiciários, a fim de dar início ao segundo método de seleção de peritos
avaliadores – o curso de formação, previsto no artigo 9.º-A do Decreto-Lei n.º 125/2002, de 10 de maio, na sua redação atual;
67. O Técnico /Secretário do Procedimento Concursal receciona o processo vindo do Centro de Estudos Judiciários, já com os resultados
do segundo método de seleção;
68. Seguidamente o Técnico/ Secretário do Procedimento Concursal analisa o processo e efetua o registo em Excel das classificações
obtidas pelos candidatos no segundo método de seleção, construindo uma tabela única com os dois métodos;
69. É agendada nova reunião do Júri a fim de ser elaborado o projeto de lista de ordenação final dos candidatos;
70. O Técnico/ Secretário do Procedimento Concursal remete, por e-mail, o projeto de lista de ordenação final dos candidatos para
divulgação na página eletrónica da DGAJ - Procedimento da DAGD – Página da intranet e da internet da DGAJ – publicação de
conteúdos;
71. O Técnico elabora um ofício para notificação dos candidatos, dando cumprimento à audiência de interessados, para se pronunciarem,
querendo, sobre o projeto de lista de ordenação final, ou a sua exclusão do procedimento, caso sejam aprovados ou excluídos no
decurso da aplicação dos métodos de seleção;
72. O Júri receciona e verifica eventuais pronúncias dos candidatos excluídos nos métodos de seleção;
73. Caso não sejam rececionadas pronúncias, é marcada a última reunião do Júri, onde é elaborada ata que contém a lista unitária de
ordenação final dos candidatos aprovados, graduando-se os candidatos por ordem decrescente, acompanhada das restantes
deliberações, incluindo as relativas à admissão e exclusão de candidatos;
74. A última ata é então submetida para homologação do Ministro responsável pela área da justiça;
75. Após homologação, a lista é devolvida à DGAJ e é elaborado aviso para publicação em Diário da República para notificação todos os
candidatos admitidos e não admitidos do ato de homologação da lista unitária de ordenação final dos candidatos aprovados;
77. O Técnico/ Secretário do Procedimento Concursal remete, por e-mail, a lista unitária de ordenação final dos candidatos para
divulgação na página eletrónica da DGAJ.
78. No seguimento do ponto 72, caso existam pronúncias dos candidatos, o Júri verifica se assiste razão ao candidato;
79. Caso a decisão se mantenha, repete-se o procedimento desde o ponto 73.
80. Caso o júri considere procedentes as alegações de algum(s) candidato(s), proferidas em sede de audiência dos interessados, o
Técnico/ Secretário do Procedimento Concursal efetua a retificação da lista unitária de ordenação final;
81. De seguida, submete a lista para homologação, nos termos referidos no ponto 74;
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82. Após a homologação e publicação em Diário da República, é atualizada a lista oficial de peritos avaliadores e remetida para divulgação
na página eletrónica da DGAJ - Procedimento da DAGD – Página da intranet e da internet da DGAJ – publicação de conteúdos.
Minutas associadas
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MP05.28 Registo, análise e controlo dos regimes de férias, faltas e licenças
DGAJ
Código MP05.28
PROCEDIMENTO
REGISTO, ANÁLISE E CONTROLO DOS REGIMES DE FÉRIAS, FALTAS E Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça LICENÇAS Data de
28/11/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Para efeitos de registo e controlo de questões relacionadas com a assiduidade dos trabalhadores, a DGPR providencia por um conjunto
de mecanismos e plataformas de forma a facilitar esta tarefa, tanto a nível central (na própria DGAJ) como junto dos Tribunais.
Referências - Artigo 21.º da Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas (LTFP);

- Artigos 121.º e 122.º do CPA;
- Artigos 8.º e 9.º do Decreto-lei n.º 503/99, de 20 de novembro;
- Lei n.º 98/2009, de 4 de setembro, por remissão do Decreto-lei n.º 503/99, de 20 de novembro.
Descrição 1. Registo de faltas e licenças;

2. É trabalhador da DGAJ?
3. Em caso negativo, recebe o pedido de registo ou correção de registo de faltas do trabalhador dos tribunais, via correio eletrónico/
ofício;
4. O Assistente Técnico procede ao registo na plataforma ORAMOVIM;
5. Procede à migração para o SRH para processamento de vencimentos (DPR).
6. Retomando o ponto 2, em caso positivo, o Assistente Técnico verifica na plataforma ORAMOVIM se existem infrações;
7. O Assistente Técnico, através da DGAJ Virtual, verifica se existem pedidos pendentes de justificações de faltas e extrai listagem;
8. Remete a listagem ao Chefe de Divisão;
9. O Chefe de Divisão informa os dirigentes da DGAJ da listagem relativa às ausências dos trabalhadores que carecem de ser justificadas;
10. Justificadas as faltas, o Assistente Técnico remete as justificações ao Diretor de Serviços;
11. O Diretor de Serviços dá despacho para regularização na plataforma ORAMOVIM;
12. O Assistente Técnico procede ao registo manual na Ficha de Assiduidade respeitante ao trabalhador;
13. Procede à migração para o SRH para processamento de vencimentos (DGPR).
1. Registo de férias;
2. É trabalhador da DGAJ?
3. Em caso negativo, elaboração de circular e notificação aos Administradores Judiciários e Secretários de Justiça dos Tribunais
Administrativos e Fiscais;
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4. Elaboração de mapa de férias em EXCEL, pela equipa informática da DGAJ;
5. Disponibilização de circular e plano de férias na área de acesso reservado da página da DGAJ;
6. Retomando o ponto 2, em caso positivo, o Assistente Técnico elabora mapa de férias em EXCEL;
7. O Chefe de Divisão da DARH remete o ficheiro EXCEL por correio eletrónico, para devido preenchimento, às demais unidades
orgânicas;
8. Após, é recebido o plano de férias, conforme o acordado com cada trabalhador;
9. O mapa de férias é remetido à Direção Superior para aprovação;
10. Após aprovação do mapa de férias, o Assistente Técnico procede ao registo manual na Ficha de Assiduidade respeitante ao
trabalhador, bem como na plataforma ORAMOVIM.

- DARH/DPR – Divisão de Administração de Recursos Humanos/ Divisão de Processamento de Remunerações
- DGAJ – Direção-Geral da administração da Justiça
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MP05.29 Remessa de descontos às entidades
DGAJ
Código MP05.29
REMESSA DE DESCONTOS ÀS ENTIDADES
Data de
20/11/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Do processamento de remunerações aos trabalhadores em exercício de funções na DGAJ, Funcionários de Justiça dos Tribunais (das 23
Comarcas), bem como a Magistrados (MP e TAF) afetos aos Tribunais de 1.ª Instância, resultam os respetivos descontos obrigatórios
referentes às seguintes entidades: Segurança Social (SS), Caixa Geral de Aposentações (CGA) e Instituto de Proteção e Assistência na
Doença (ADSE), que carecem de submissão através das plataformas próprias dessas entidades, as quais permitem corrigir eventuais erros
e executar validações de segurança; e também são efetuados descontos facultativos, como sejam para sindicatos, seguradoras, etc., os
quais a DPR processa, remetendo mensalmente os respetivos comprovativos de desconto e relação nominal desses trabalhadores.
Referências - Decreto-Lei n.º 498/72, de 9 de dezembro

- Decreto-Lei n.º 309/2007, de 7 de setembro
- Decreto-Lei n.º 25/2017, de 3 de março
Descrição 1. Verificação do teor do desconto;

2. Tratando-se de desconto facultativo, procede-se à extração dos descontos da Plataforma SRH Plus;
3. Validação dos dados através do ficheiro RIGORE;
4. Preparação dos mapas excel para envio às entidades;
5. Envio dos mapas por via eletrónica;
6. Respetivo arquivo eletrónico.
7. No seguimento do ponto 1, tratando-se de desconto obrigatório, procede-se à criação de ficheiros dos descontos através da
Plataforma SRH;
8. Exportação dos mesmos através dos sites das entidades recetoras dos descontos (CGA, ADSE e SS);
9. Correção dos erros nos referidos ficheiros através de aplicação própria para o efeito, disponibilizada pelas entidades;
10. Validação dos dados através do mapa de pagamentos emitido no SRH que discrimina o total das remunerações, o desconto do
trabalhador e a parte da entidade patronal, bem como através do ficheiro RIGORE (que discrimina os valores totais a pagar a cada
entidade recetora de descontos);
11. Submissão definitiva dos dados dos descontos nas referidas plataformas;
12. Pedido de documento único de cobrança (CGA);
13. Pedido de extrato de resumo dos descontos efetuados (SS);
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14. Envio dos documentos referidos nos pontos 12 e 13 à DSF;
15. Arquivo eletrónico dos mapas enviados.
Minutas associadas
Glossário - ADSE - Instituto de Proteção e Assistência na Doença

- DSF - Direção de serviços Financeiros
- MP - Ministério Público
- RIGORE - Sistema Informático
- SRH/SRH Plus - Plataformas informáticas de Serviços de Recursos Humanos
- TAF - Tribunais Administrativos e Fiscais
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MP05.30 Reposição de dinheiros públicos
DGAJ
Código MP05.30
REPOSIÇÃO DE DINHEIROS PÚBLICOS
Data de
25/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito A Divisão de Processamento de Remunerações (DPR) da Direção-Geral da Administração da Justiça, sendo responsável pelo
processamento de remunerações é também, consequentemente, responsável pela verificação e correção de situações inerentes a
pagamentos que posteriormente resultem na necessidade de reposição do dinheiro público.
Referências - D.L. nº 155/92 de 28 de julho, na versão atualizada
Descrição 1. Análise e verificação das situações que resultam na necessidade de reposição;

2. Qual é a via de reposição?
3. Compensação: sempre que possível, as quantias deverão ser compensadas no abono seguinte de idêntica natureza;
4. Dedução abatida ou não abatida;
5. Pagamento através de guia: o pagamento através de guia é excecional, devendo esgotar-se as alternativas anteriores;
6. Verificada a ocorrência é elaborada uma informação, cujo teor é notificado ao interessado, nos termos dos artigos 121.º e 122.º do
CPA;
7. O interessado pronuncia-se?
8. Se o interessado nada diz no prazo indicado, consolida-se o montante em dívida e procede-se a nova comunicação com a indicação
de que na ausência de pagamento no prazo de 30 dias proceder-se-á à emissão de certidão de dívida para efeitos de cobrança
coerciva;
9. Se em sede de audiência de interessados se vem pronunciar apresentando novas informações, reanalisa-se novamente o processo e
procede-se a nova notificação;
10. O interessado solicita o pagamento em prestações?
11. Se não, segue para o ponto 13.
12. Se sim, se dentro do prazo vem pedir para que lhe seja autorizado o pagamento em prestações, analisa-se e leva-se à Direção Superior
proposta para autorizar o número de prestações, para autorizar parcialmente o pretendido ou proposta de indeferimento, o que
acontece quando inexiste base legal que o permita;
13. O interessado procede à reposição do montante?
14. Se não procede à reposição, submete-se certidão de dívida à AT;
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16. No caso de o trabalhador proceder à reposição do montante, procede-se aos necessários registos na aplicação informática e, caso se
trate de dinheiros de anos anteriores, à emissão de nova declaração de IRS;
17. Remete a declaração de IRS de substituição ao trabalhador e submete dados corrigidos à AT.
18. Arquivamento do expediente em processo individual do trabalhador.
Minutas associadas
Glossário - AT - Autoridade Tributária

- CPA - Código do Procedimento Administrativo
- IRS - Imposto sobre o rendimento das pessoas singulares
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MP05.31 SIADAP 2 - Dirigentes intermédios
DGAJ
Código MP05.31
SIADAP 2 - DIRIGENTES INTERMÉDIOS
Data de
30/11/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito O Subsistema de Avaliação do Desempenho dos Dirigentes da Administração Pública (SIADAP 2) tem por objetivo a avaliação dos
dirigentes da Administração Pública – Superiores e Intermédios, acontecendo no final da comissão de serviço, sem prejuízo das
monitorizações intercalares.
No início da comissão de serviço, acontece a reunião para contratualização dos parâmetros de avaliação entre o avaliador (Dirigente
Intermédio) e o avaliado, na respetiva ficha de avaliação; no decorrer do período de avaliação, pode surgir uma eventual reformulação
dos objetivos contratualizados para a comissão de serviço entre o avaliador e o avaliado; no 3º ano do triénio o dirigente intermédio
remete com antecedência mínima de 90 dias, o relatório de demonstração das atividades prosseguidas e dos resultados obtidos.
Referências - Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro, alterada pela Lei n.º 64-A/2008, de 31 de dezembro (Lei do Orçamento do Estado para 2009),
pela Lei nº 55-A/2010, de 31 de dezembro (Lei do Orçamento do Estado para 2011) e pela Lei nº 66-B/2012, de 31 de dezembro (Lei do
Orçamento do Estado para 2013) que estabelece o sistema integrado de gestão e avaliação do desempenho na Administração Pública, o
SIADAP.
Descrição 1. O avaliador, no final da comissão de serviço, avalia e dá conhecimento ao avaliado da proposta de avaliação a submeter a
homologação, comunicando a mesma à DARH;
2. Há pedido de parecer ao CCA relativo à proposta de avaliação apresentada por parte do avaliado?
3. Em caso negativo, passa ao ponto 5.
4. Em caso positivo, o Conselho Coordenador da Avaliação aprecia, elaborando parecer relativo ao pedido de apreciação efetuado sobre
a proposta apresentada;
5. Remete para o Diretor-Geral para homologação;
7. Em caso negativo, atribui nova menção qualitativa e respetiva quantificação e fundamentação. Passa para o ponto 8.
8. Em caso positivo, homologa as avaliações;
9. O avaliado está a trabalhar?
10. Em caso negativo, é notificado pelo avaliador através de carta registada com aviso de receção com advertência constante dos artigos
72º e 73º da lei do SIADAP para tomar conhecimento da proposta de avaliação homologada. Passa para o ponto 12.
11. Em caso positivo, o avaliador dá a conhecer ao avaliado a avaliação homologada;
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12. O avaliado apresenta reclamação/recurso hierárquico/impugnação jurisdicional?
13. Em caso negativo, passa para o ponto 16.
14. Em caso positivo, remete para o Diretor-Geral/Ministério ou os Tribunais que respetivamente irão apreciar;
15. Recebe a ficha e procede à atualização do mapa de controlo “Siadap 2”;
16. Arquivo.
Glossário - DARH - Divisão de Administração de Recursos Humanos

- SIADAP - Subsistema de Avaliação do Desempenho dos Trabalhadores da Administração Pública
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MP05.32 SIADAP 2 - Dirigentes superiores
DGAJ
Código MP05.32
SIADAP 2 - DIRIGENTES SUPERIORES
Data de
30/11/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito O Subsistema de Avaliação do Desempenho dos Dirigentes da Administração Pública (SIADAP 2) tem por objetivo a avaliação dos
dirigentes da Administração Pública – Superiores e Intermédios, acontecendo no final da comissão de serviço, sem prejuízo das
monitorizações intercalares.
No início da comissão de serviço acontece a reunião de contratualização dos parâmetros de avaliação entre o avaliador (Membro do
Governo ou Dirigente máximo) com o avaliado, subscrevendo a respetiva Carta de missão.
No decorrer do período de avaliação, pode surgir uma eventual reformulação dos objetivos contratualizados para a comissão de serviço
entre o avaliador e o avaliado.
SIADAP
Descrição 1. O avaliado elabora relatório sintético/relatório final dos resultados obtidos, com o grau de cumprimento dos compromissos
constantes na carta de missão e remete para o respetivo avaliador, conforme seja do 1º ou do 2º grau;
2. Estamos perante Dirigente Superior do 2º grau?
3. No caso negativo, no caso do avaliado ser Dirigente Superior do 1º grau, remete relatório sintético relativo à carta de missão, até 15
de abril de cada ano ao Membro do Governo;
4. O Membro do Governo, no final da comissão de serviço, avalia o Dirigente Superior do 1º grau. Passa para o ponto 8.
5. Em caso positivo, no caso do avaliado ser Dirigente Superior do 2º grau, remete relatório sintético relativo à carta de missão, até 15
de abril de cada ano ao Diretor-Geral;
6. O Diretor-Geral, no final da comissão de serviço, avalia o Dirigente Superior do 2º grau.
7. O Membro do Governo competente homologa a avaliação do Dirigente Superior do 1º e 2º grau, com base nos respetivos relatórios
intercalares e finais dos resultados obtidos;
8. Existe reclamação/recurso hierárquico/impugnação jurisdicional?
9. Caso não se verifique, a avaliação final é arquivada.
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10. Caso exista reclamação/recurso hierárquico e/ou impugnação jurisdicional, o Diretor-Geral/Ministério ou os Tribunais
respetivamente irão apreciar;
11. A avaliação final é arquivada.
Glossário - SIADAP - Subsistema de Avaliação do Desempenho dos Trabalhadores da Administração Pública
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MP05.33 SIADAP 3 - Com requisitos funcionais para avaliação
DGAJ
Código MP05.33
SIADAP 3 - COM REQUISITOS FUNCIONAIS PARA AVALIAÇÃO
Data de
30/11/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito O Subsistema de Avaliação do Desempenho dos Trabalhadores da Administração Pública (SIADAP 3) tem por objetivo a avaliação de cada
um dos trabalhadores da Administração Pública, tendo caráter bienal.
A lei distingue de entre as situações, aquela em que, relativamente ao avaliado, se verificam os pressupostos e requisitos previsto no
artigo 42.º do SIADAP.
Referências - Artigos 51.º e 70.º n.º 1 da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro, alterada pela Lei n.º 64-A/2008, de 31 de dezembro (Lei do Orçamento
do Estado para 2009), pela Lei nº 55-A/2010, de 31 de dezembro (Lei do Orçamento do Estado para 2011) e pela Lei nº 66-B/2012, de 31
de dezembro (Lei do Orçamento do Estado para 2013) que estabelece o sistema integrado de gestão e avaliação do desempenho na
Administração Pública, o SIADAP.
Descrição 1. Em fevereiro do ano N-2, considerando os objetivos fixados para a respetiva UO, no decurso da reunião de avaliação, marcada pelo
avaliador ou requerida pelo avaliado, são contratualizados os parâmetros entre o avaliador e o avaliado. Até ao final do ano N-1,
poderá existir eventual reformulação dos objetivos contratualizados entre avaliador e avaliado para o biénio. No último trimestre do
ano N-1, o Conselho Coordenador da Avaliação emite orientações, através de ata, que permitam assegurar o cumprimento das
percentagens relativas à diferenciação de desempenhos. Até à 1ª semana de janeiro do ano N, o Chefe de Divisão assegura a
publicação das orientações que permitem assegurar o cumprimento das percentagens. Até à 1ª semana de janeiro do ano N, o Chefe
de Divisão assegura o pedido de informações para preparação do processo de avaliação do ano N, para que na 1ª quinzena de janeiro
do ano N, o avaliado realize a sua autoavaliação. Na 1ª quinzena de janeiro do ano N, recebe a ficha de avaliação remetida pelo
avaliador, após a elaboração das propostas de avaliação;
2. O Chefe de Divisão elabora a informação;
3. Remete ao Diretor-Geral, para despacho, no qual fixa as percentagens máximas de diferenciação de desempenho;
4. O Chefe de Divisão assegura a publicitação na intranet do referido despacho;
5. Na 2ª quinzena de janeiro do ano N, o CCA analisa as propostas de avaliação para harmonização e emite, se necessário, novas
orientações. Da reunião do CCA será lavrada uma ata. O avaliado está a trabalhar?
6. Se o avaliado não se encontrar a trabalhar, é notificado pelo Chefe de Divisão através de carta registada com aviso de receção
elaborada pelo Técnico (com advertência dos artigos 70.º, nº 1 e 51.º da lei do SIADAP), conforme o anexo III - Notificação da avaliação
atribuída;
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7. Se estiver a trabalhar, o Técnico devolve, com termo de entrega conforme o anexo IV - Termo de entrega pré-homologação, a ficha
de avaliação ao avaliador;
8. Recebe as propostas de avaliação relevante e inadequado, devolvidas pelo avaliador. Após reunião de avaliação, marcada pelo
avaliador ou requerida pelo avaliado, quando o avaliador dá conhecimento ao avaliado da notação proposta e são contratualizados
os parâmetros de avaliação para o biénio seguinte. Recebe as propostas de desempenho relevante e inadequado, devolvidas pelo
avaliador;
9. O CCA pré-valida a proposta?
10. Em caso positivo, passa para o ponto 14.
11. Em caso negativo, se a proposta não for pré-validada, o Técnico devolve, com termo de entrega conforme o anexo V - Termo de
entrega da reformulação da ficha, ao avaliador a ficha para eventual reformulação;
12. O avaliador mantém a proposta?
13. Em caso positivo, o CCA analisa a fundamentação e estabelece as propostas finais de avaliação/reconhecimento dos desempenhos
excelentes, transcrevendo em ata. Segue para o ponto 14.
14. Em caso negativo, há proposta de relevante ou inadequado?
15. Em caso negativo, dá conhecimento ao avaliado da proposta de avaliação a submeter a homologação. Segue para o ponto 16.
16. Em caso positivo, o avaliado encontra-se a trabalhar?
17. Em caso negativo, é notificado pelo Chefe de Divisão através de carta registada com aviso de receção elaborada pelo Técnico da
DARH (com advertência do artigo 70.º, n.º 1 da lei do SIADAP), conforme o anexo III - Notificação da avaliação atribuída. Segue para
o ponto 19.
18. Em caso positivo, o Técnico devolve, com termo de entrega conforme o anexo IV - Termo de entrega pré-homologação, a ficha de
avaliação ao avaliador;
19. Há pedidos à Comissão Paritária?
21. Em caso positivo, a Comissão Paritária irá apreciar e elabora relatório fundamentado com proposta de avaliação;
22. Até 30 de abril do ano N, o Diretor-Geral homologa as avaliações ou atribui nova menção qualitativa e respetiva quantificação e
fundamentação;
24. Em caso negativo, atribui nova menção qualitativa e quantificação. Segue para o ponto 25.
25. Em caso positivo, homologa as avaliações;
26. O Chefe de Divisão remete o Relatório Global da aplicação do SIADAP, elaborado pelo Técnico, à SGMJ; (Anexo VIII)
27. Assegura a publicação na intranet do Relatório Global da aplicação do SIADAP;
28. O avaliado encontra-se a trabalhar?
29. Em caso negativo, é notificado pelo Chefe de Divisão através de carta registada com aviso de receção elaborada pelo Técnico superior
(com a advertência dos artigos 72.º e 73.º da lei do SIADAP) conforme o anexo VI - Notificação da homologação da avaliação, para
tomar conhecimento da proposta de avaliação homologada. Segue para o ponto 31.
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30. Em caso positivo, o Técnico devolve, com termo de entrega conforme o anexo VII - Termo de entrega após homologação, a ficha de
avaliação ao avaliador;
31. O avaliado apresenta reclamação, recurso hierárquico e/ou impugnação jurisdicional?
33. Em caso positivo, remete para apreciação do Diretor-Geral, o Ministério e/ou os Tribunais, respetivamente;
34. Arquiva as fichas de avaliação no processo individual do trabalhador.
Glossário - CCA - Conselho Coordenador da Avaliação

- SGMJ – Secretaria-Geral do Ministério da Justiça
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MP05.34 SIADAP 3 - Regime geral dos tribunais
DGAJ
Código MP05.34
SIADAP 3 - REGIME GERAL DOS TRIBUNAIS
Data de
30/11/2017
Aprovação
um dos trabalhadores da Administração Pública, tendo caráter bienal. No âmbito dos Tribunais Judiciais e Tribunais Administrativos e
Fiscais de 1ª instância, encontram-se colocados trabalhadores (assistentes técnicos e assistentes operacionais) que exercem funções nas
secretarias dos tribunais e que pertencem às carreiras do regime geral, relativamente aos quais importa a assegurar a aplicação do
SIADAP.
Referências - Artigo 42º n.º 7 da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro, alterada pela Lei n.º 64-A/2008, de 31 de dezembro (Lei do Orçamento do
Estado para 2009), pela Lei nº 55-A/2010, de 31 de dezembro (Lei do Orçamento do Estado para 2011) e pela Lei nº 66-B/2012, de 31 de
dezembro (Lei do Orçamento do Estado para 2013) que estabelece o sistema integrado de gestão e avaliação do desempenho na
Administração Pública, o SIADAP;
- Artigo 2º, nº 2 do Despacho Normativo 4-A/2010, de 4 de fevereiro.
Descrição 1. O Técnico elabora ofício e envia por e-mail para os Tribunais, com instruções sobre os procedimentos a adotar pelos avaliadores no
que diz respeito à contratualização das competências;
2. O Técnico recebe a cópia da ficha de avaliação, remetida pelo avaliador, por e-mail, à DARH, para efeitos de monitorização, após
contratualizar as competências;
3. Arquiva numa pasta digital (em rede);
4. Procede a uma análise sumária da mesma, que consiste na verificação das competências fixadas;
5. A ficha contém todos os elementos necessários e tem apostas as assinaturas do avaliador e avaliado?
6. Em caso negativo, o Técnico contacta o avaliador telefonicamente ou por e-mail, no sentido de corrigir eventuais falhas;
7. Receciona, pela mesma via, a ficha de avaliação devidamente alterada e mantém a mesma arquivada na pasta digital (em rede).
Segue para o ponto seguinte.
8. No seguimento do ponto 5, em caso positivo, a ficha mantém-se arquivada e aguarda pelo termo do ciclo avaliativo;
9. No final do período avaliativo em causa, o Técnico extrai da base de dados uma listagem de trabalhadores que se encontram a exercer
funções nos Tribunais;
10. Verifica se cada um deles tem o tempo efetivo necessário para poder ser avaliado;
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11. Após verificação da lista, elabora uma informação a propor que sejam enviadas instruções aos avaliadores, nos Tribunais, para
conclusão do processo de avaliação;
12. Remete para despacho do Chefe de Divisão;
13. Estão reunidos todos os elementos necessários para a concordância?
14. Em caso negativo, o procedimento volta ao ponto 11 para reapreciação;
15. Em caso positivo, emite parecer na informação;
16. Remete para apreciação do Diretor de Serviços;
17. Estão reunidos todos os elementos necessários para a concordância com a apreciação?
19. Em caso positivo, o Diretor de Serviços emite parecer na informação;
20. E remete para despacho do Diretor-Geral;
23. Em caso positivo, emite despacho e o processo regressa ao Técnico que elabora ofício e envia por e-mail para os Administradores
Judiciários/ Secretários de Justiça dos Tribunais Administrativos e Fiscais, com as instruções necessárias e procedimentos a adotar na
conclusão da avaliação;
24. Após concluírem a avaliação, os avaliadores enviam o original da ficha de avaliação à DARH, a qual o Chefe de Divisão verifica e
remete para o Técnico para análise;
25. Verifica se tem todos os campos preenchidos e se tem apostas as assinaturas do avaliador e avaliado;
26. A ficha está correta?
27. Em caso negativo, a ficha é devolvida ao avaliador no sentido de corrigir eventuais falhas;
28. Receciona, pela mesma via, a ficha de avaliação devidamente corrigida;
29. Em caso positivo, é arquivada numa pasta;
30. Aguarda a reunião do Conselho Coordenador da Avaliação (CCA, SECÇÃO AUTÓNOMA) e, após validação por parte do CCA;
31. O Técnico elabora um ofício e devolve a ficha ao avaliador para dar conhecimento da avaliação ao trabalhador;
32. Receciona a ficha e aguarda 10 dias úteis (prazo que o avaliado dispõe para requerer ao Diretor-Geral a submissão do seu processo
de avaliação à apreciação da comissão paritária);
33. Há pronúncia por parte do trabalhador?
34. Em caso negativo, caso o trabalhador não se pronuncie, a ficha de avaliação segue para homologação do Diretor-Geral;
35. Após homologação, o Técnico elabora um ofício e devolve a ficha de avaliação ao avaliador para dar conhecimento da sua
homologação ao trabalhador, após o que o avaliador envia a ficha de avaliação à DARH;
36. O Técnico receciona a ficha de avaliação e procede ao registo da avaliação de desempenho na aplicação informática (ORAMOVIM)
no cadastro de cada trabalhador;
37. Arquiva a respetiva ficha na pasta do Tribunal.
38. Retomando o ponto 33, em caso positivo, sendo requerida a apreciação da comissão paritária, o Técnico agenda uma reunião e
procede à notificação dos membros da comissão, por e-mail;
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39. Elabora ofício a notificar avaliador e avaliado, da audição por parte da comissão paritária;
40. O Técnico verifica o parecer da comissão paritária que resultou da audição;
41. A avaliação já detida pelo trabalhador mantém-se?
42. Em caso positivo, o Técnico elabora um ofício para notificar avaliado e avaliador do parecer daquela comissão;
43. O processo é arquivado na pasta do Tribunal.
44. Retomando o ponto 41, em caso negativo, o parecer é submetido à apreciação do Diretor-Geral que envia o processo ao CCA (SECÇÃO
AUTÓNOMA) para harmonizar a avaliação;
45. Após reunir e deliberar, o CCA envia cópia da ata da reunião à DARH, para conhecimento, a qual é distribuída ao Técnico que elabora
um ofício para notificar avaliado e avaliador da decisão do CCA;
46. Em caso de necessidade atualiza o registo na aplicação informática (ORAMOVIM);
47. Arquivo.

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MP05.35 SIADAP 3 - Sem requisitos funcionais para avaliação
DGAJ
Código MP05.35
SIADAP 3 - SEM REQUISITOS FUNCIONAIS PARA AVALIAÇÃO
Data de
28/11/2017
Aprovação
um dos trabalhadores da Administração Pública, tendo caráter bienal.
A lei distingue de entre as situações, aquela em que, relativamente ao avaliado, não se verificam os pressupostos e requisitos previstos
no artigo 42.º do SIADAP.
SIADAP;
- Artigo 2º, nº 2 do Despacho Normativo 4-A/2010, de 4 de fevereiro.
Descrição 1. Em fevereiro do ano N-2, considerando os objetivos fixados para a respetiva UO, no decurso da reunião de avaliação, marcada pelo
avaliador ou requerida pelo avaliado, são contratualizados os parâmetros entre o avaliador e o avaliado. Até ao final do ano N-1,
poderá existir eventual reformulação dos objetivos contratualizados entre avaliador e avaliado para o biénio. No último trimestre do
ano N-1, o Conselho Coordenador da Avaliação emite orientações, através de ata, que permitam assegurar o cumprimento das
percentagens relativas à diferenciação de desempenhos. Até à 1ª semana de janeiro do ano N, o Chefe de Divisão assegura a
publicação das orientações que permitem assegurar o cumprimento das percentagens. Até à 1ª semana de janeiro do ano N, o Chefe
de Divisão assegura o pedido de informações para preparação do processo de avaliação do ano N;
2. O avaliado está a trabalhar?
3. Se o avaliado não se encontrar a trabalhar, é notificado pelo Chefe de Divisão através de carta registada com aviso de receção
elaborada pelo Técnico, conforme o anexo I - Notificação nos termos do nº 2 do artigo 2º do DN n.º 4-A/2010. Passa para o ponto 9.
4. Se estiver a trabalhar, é notificado presencialmente pelo Técnico superior, conforme o anexo II - Notificação nos termos do nº 2 do
artigo 2º do DN n.º 4-A/2010;
5. O avaliado pretende a ponderação curricular?
6. Em caso negativo, releva a nota anterior.
7. Em caso positivo, (o avaliado apresenta requerimento dirigido ao Diretor-Geral) o Diretor-Geral pede informação enquadradora da
situação funcional do requerente à DARH, conforme a ata nº 1/2013 do CCA;
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8. O Chefe de Divisão remete a informação, elaborada pelo Técnico, ao Diretor-Geral que, com base na informação recebida, nomeia
um avaliador específico, segundo o nº 7 do artigo 42º da Lei nº 66-B/2007 e a ata nº 1/2013 do CCA;
9. O avaliador nomeado faz a proposta de avaliação, de acordo com os critérios a adotar e a respetiva valoração, previstos no anexo III
da ata nº 1/2013 do CCA;
10. O CCA analisa a proposta e estabelece a proposta final de avaliação, transcrevendo em ata;
11. Há proposta de relevante ou inadequado?
12. Em caso positivo, o avaliado está a trabalhar?
(com advertência art. 70º, nº 1 da lei do SIADAP), conforme o anexo III - Notificação da avaliação atribuída. Passa ao ponto 16.
14. Em caso positivo, se houver proposta de avaliação de desempenho relevante ou inadequado e se o trabalhador se encontrar a
trabalhar, o Técnico devolve, com termo de entrega conforme o anexo IV - Termo de entrega pré-homologação, a ficha de avaliação
ao avaliador;
15. O avaliador dá conhecimento ao avaliado da proposta de avaliação a submeter a homologação e passa ao ponto 16.
16. Retomando o ponto 11, em caso negativo, não havendo proposta de relevante ou inadequado, há pedidos de reapreciação à
Comissão Paritária?
17. Em caso positivo, havendo pedido de reapreciação à Comissão Paritária, esta irá apreciar e elaborar relatório fundamentado com
proposta de avaliação e passa ao ponto 18.
18. Em caso negativo, segue para o Diretor-Geral que, até 30 de abril do ano N, homologa as avaliações ou atribui nova menção
qualitativa e respetiva quantificação e fundamentação;
19. O Chefe de Divisão remete o Relatório Global da aplicação do SIADAP, elaborado pelo Técnico superior, à SGMJ (Anexo VIII);
20. Assegura a publicação na intranet do Relatório Global da aplicação do SIADAP;
21. O avaliado encontra-se a trabalhar?
(com advertência do art. 72º e art. 73º da lei do SIADAP) conforme o anexo VI - Notificação da homologação da avaliação, para tomar
conhecimento da proposta de avaliação homologada. Passa ao ponto 25.
23. Em caso positivo, o Técnico superior devolve, com termo de entrega conforme o anexo VII - Termo de entrega após homologação, a
ficha de avaliação ao avaliador;
24. O avaliador dá conhecimento ao avaliado da proposta de avaliação homologada;
25. O avaliado apresenta reclamação, recurso hierárquico e/ou impugnação jurisdicional?
26. Em caso negativo, passa ao ponto 28.
27. Em caso positivo, remete a reclamação ao Diretor-Geral, ao Ministério e/ou aos Tribunais, respetivamente, para apreciação;
28. Arquiva as fichas de avaliação no processo individual do trabalhador.

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- SGMJ – Secretaria-Geral do Ministério da Justiça
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MP6. GERIR CONTENCIOSO E PRESTAR SERVIÇOS JURÍDICOS
MP06.1 Ação Administrativa
DGAJ
Código MP06.1
AÇÃO ADMINISTRATIVA
Data de
19/12/2017
Aprovação
Objeto e âmbito Preparar e acompanhar a intervenção da DGAJ em processos jurisdicionais, praticando todos os atos de contencioso necessários.
Representar o MJ em processos de contencioso administrativo nos casos em que, em matéria de organização e gestão da DGAJ, esta
tenha dado origem à causa.
Referências - Código de Processo nos Tribunais Administrativos - artigos 37.º a 95.º
Descrição 1. Receção da Petição Inicial;

2. O Diretor de Serviços/ o Coordenador dos Serviços Jurídicos verifica e emite despacho de destino para o Jurista designado e agenda
prazo processual;
3. O apoio administrativo procede à abertura e registo interno do respetivo processo (edoclink);
4. O processo é distribuído ao Jurista para que efetue análise do mesmo;
5. Estão todos os dados documentais presentes no processo?
6. Em caso negativo, efetua diligências para a obtenção de dados;
7. Após a obtenção dos dados em falta, passa ao ponto seguinte;
8. No caso de ter todos os documentos necessários, é efetuada análise conjunta e definida a estratégia para contestar a ação em
articulação com o Coordenador e Diretor de Serviços;
9. O Jurista elabora a peça processual – Contestação;
10. Elaboração de Processo Administrativo;
11. Elaboração do despacho de designação;
12. Emissão do DUC e envio à DSF para pagamento da taxa de justiça correspondente e registo pelo apoio descritivo o montante a título
de taxa de justiça na aplicação informática em excel;
13. Envio da peça processual para o Tribunal, por correio eletrónico/ SITAF;
14. Resposta do Tribunal – Decisão/ Sentença - Favorável/Desfavorável à DGAJ?
15. No caso de ser uma decisão favorável, aguarda-se a possível interposição de recurso da contraparte (Sim/Não?)
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16. Em caso negativo, a decisão transita em julgado, e é assegurada notificação à contraparte a solicitar custas de parte, dando-se
conhecimento ao processo;
17. Aguarda-se a confirmação do pagamento junto da Divisão de Serviços Financeiros (Sim/Não?)
18. Uma vez confirmado o pagamento, arquiva-se o processo;
19. Caso não se confirme o pagamento, insistir junto do mandatário da contraparte;
20. Se não for efetuado o pagamento, é equacionada a apresentação de execução por custas;
21. Retomando ao ponto 15, se for apresentado recurso pela contraparte;
22. É feita a análise do recurso e contado o prazo para contra-alegações;
23. Definição da estratégia em articulação com o Diretor de Serviços;
24. Procede-se conforme os pontos 11 a 13;
25. Retomando o ponto 14, no caso de ser uma decisão de recurso desfavorável à DGAJ, análise da sentença/acórdão – Equacionar
interposição de recurso;
26. Caso se recorra da decisão, procede-se conforme os pontos 9, 12 e 13.
Minutas associadas
Glossário DUC – Documento Único de Cobrança;

DSF – Direção de Serviços Financeiros;
SITAF – Sistema de Informação dos Tribunais Administrativos e Fiscais;
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MP06.2 Acidentes de viação - Inquérito
DGAJ
Código MP06.2
ACIDENTES DE VIAÇÃO - INQUÉRITO
Data de
16/11/2017
Aprovação
Objeto e âmbito Os sinistros em que intervenham veículos do Parque de veículos do Estado (PVE) são objeto de inquérito por parte dos serviços e
entidades utilizadoras, que se destina a averiguar, de forma sumária e expedita, as circunstâncias em que ocorreu o sinistro, a extensão
dos danos que do mesmo resultaram e a identificação e grau de responsabilidade do causador.
Referências - Decreto-Lei n.º 170/2008, de 26 de agosto;

- Regulamento de Uso de Veículos (RUV) da DGAJ/Comarcas/Tribunais;
- Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas (LTFP), aprovada pela Lei n.º 35/2014, de 20 de junho;
- Lei n.º 67/2007 de 31 de dezembro (na sua versão atual).
Descrição 1. Fase do Inquérito - O Diretor-Geral ordena a instauração do Processo de inquérito e nomeia o instrutor/ inquiridor para o efeito;
2. Fase da Instrução - No prazo máximo de 10 dias após a instauração do Processo de Inquérito, o instrutor/inquiridor dá início à fase
da Instrução (artigo 205.º LTFP), a qual visa apurar as circunstâncias do sinistro, a extensão dos danos, a existência de infrações, a
identificação do autor e o seu grau de responsabilidade, podendo realizar todas as diligências, que tiver por convenientes, para o
apuramento da verdade dos factos (audição do participante, testemunhas, trabalhador);
3. Fase Relatório Final - Concluída a fase da Instrução, o instrutor/inquiridor elabora o relatório final, no prazo máximo de 10 dias
(podendo este prazo ser prorrogado até ao limite máximo de 30 dias pelo DG, quando a complexidade do processo o justifique);
4. Existem infrações disciplinares?
5. No âmbito do relatório final, caso o instrutor conclua pela inexistência de infrações disciplinares propõe o arquivamento do processo;
6. Neste caso, o DG profere despacho de arquivamento;
7. A decisão final é notificada ao trabalhador, preferencialmente por via pessoal, se não for possível, por carta registada com aviso de
receção e, caso o trabalhador esteja colocado num Tribunal, é dado em simultâneo conhecimento ao Administrador Judiciário da
respetiva comarca;
8. A decisão final é remetida à DSGP/DE, a qual deverá dar conhecimento à eSPap;
9. O Processo de Inquérito é remetido à DE para efeitos de registo na aplicação informática RH Oracle Oramovim;
11. Retomando o ponto 4, caso o instrutor conclua pela existência de infrações disciplinares propõe superiormente a instauração de
procedimento disciplinar;
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
12. Neste caso, o DG manda instaurar procedimento disciplinar e nomeia o respetivo instrutor para o procedimento, o qual segue os
trâmites aplicáveis ao procedimento disciplinar comum.
Glossário DE – Divisão de Equipamentos

DG – Diretor-Geral
eSPap – Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P.
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
MP06.3 Elaboração de propostas de diplomas legais e regulamentares relacionados com a atividade da DGAJ e dos tribunais

ELABORAÇÃO DE PROPOSTAS DE DIPLOMAS LEGAIS E REGULAMENTARES Versão V.001
RELACIONADOS COM A ATIVIDADE DA DGAJ E DOS TRIBUNAIS
03/12/2017
Aprovação
Objeto e âmbito Assegurar a elaboração de propostas de diplomas legais e regulamentares relacionados com a atividade da DGAJ e dos tribunais.
Referências - Artigos 98.º a 100.º do CPA
Descrição 1. O Diretor de Serviços recebe o pedido/expediente;

2. O Diretor de Serviços verifica o pedido/expediente e emite despacho a designar o Técnico Superior responsável pela análise e prazo
para a sua realização;
3. O apoio administrativo regista o documento no programa EDOC para criação de processo administrativo, atribuindo-lhe um número
de processo com a informação necessária e do Técnico Superior designado;
4. O Técnico Superior elabora proposta e remete ao Diretor de Serviços para análise;
6. Em caso negativo, devolve o expediente ao Técnico Superior, dando nota das respetivas razões, e retoma-se o ponto 4;
7. Em caso positivo, o Diretor de Serviços submete à consideração do dirigente máximo (Diretor-Geral), para validação;
8. Há validação?
9. Caso não exista, devolve ao Diretor de Serviços para nova concretização.
10. Caso obtenha validação superior, e se trate de diploma legal, a proposta é remetida ao Gabinete da SEAJ do Ministério da Justiça
para validação;
11. Caso obtenha validação superior, e se trate de um regulamento administrativo, remete ao Gabinete da SEAJ do Ministério da Justiça
para validação;
12. Caso obtenha validação do Gabinete da SEAJ é observado o procedimento previsto nos artigos 98.º a 100.º do CPA (publicitação do
início do procedimento e participação procedimental);
13. Uma vez decorrido o procedimento é remetido ao Gabinete responsável do Ministério da Justiça para subsequente publicação.
Glossário -
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MP06.4 Intimações
DGAJ
Código MP06.4
INTIMAÇÕES
Data de
19/12/2017
Aprovação
Objeto e âmbito Intimação para prestação de informações, consulta de documentos ou passagem de certidões e Intimação para defesa de direitos,
liberdades e garantias.
Referências Artigos 36.º e 104.º a 111.º do CPTA
Descrição 1. Receção do Requerimento;

2. O Diretor de Serviços verifica e emite despacho de destino para o Jurista, tendo em consideração o prazo de 10 dias para responder;
3. O apoio administrativo procede à abertura e registo no edoclink do respetivo processo;
4. O processo é distribuído ao Jurista para que efetue análise do mesmo, contagem e marcação de prazo processual;
5. Elaboração do despacho de designação;
6. No caso de se tratar de Intimação para proteção de direitos, liberdades e garantias não há lugar à emissão de DUC para pagamento
de taxa de justiça (isenção de pagamento); no caso de se tratar de Intimação para prestação de informações, consulta de processos
ou passagem de certidões há lugar à emissão o DUC e respetivo pagamento da taxa de justiça correspondente e registo pelo apoio
administrativo do montante de taxa de justiça na aplicação informática;
8. Em caso negativo, o Jurista efetua diligências junto das Direções de Serviços competentes para a obtenção dos mesmos;
9. O Jurista recebe os dados em falta e segue para o ponto seguinte;
10. No caso de possuir todos os dados, o Jurista define a atuação processual e a resposta em articulação com o Coordenador e o Diretor
de Serviços;
11. Validação da resposta a enviar ao Tribunal pelo Diretor de Serviços;
12. Envio da peça processual para o Tribunal por e-mail/ SITAF;
13. Cumprimento;
14. Arquivo.
Glossário -
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MP06.5 Pagamento de taxas de justiça
DGAJ
Código MP06.5
PAGAMENTO DE TAXAS DE JUSTIÇA
Data de
27/07/2017
Aprovação
Objeto e âmbito Pagamento das taxas de justiça concernentes à prática de atos processuais nos autos em que o Estado português, ou o Ministério da
Justiça, é autor ou entidade demandada, quando impetrados por parte da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça e dos magistrados
do Ministério Público, no exercício de funções de representação do Estado no âmbito da jurisdição comum e administrativa.

- Regulamento das Custas Processuais.
Descrição 1. Receção do pedido proveniente da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça ou de magistrado do Ministério Público em
representação do Estado Português;
2. O Diretor/Coordenador dos Serviços Jurídicos verifica e emite despacho de destino para o Jurista designado;
3. O apoio administrativo procede à abertura e registo interno do respetivo processo;
4. Posteriormente, o processo é distribuído ao Jurista para que efetue análise do mesmo;
5. O pedido encontra-se devidamente instruído?
6. Em caso negativo, no caso de não ter todos os dados necessários, o Jurista efetua diligências para a obtenção dos mesmos;
7. O Jurista recebe os dados em falta;
8. No seguimento do ponto 5, ou do ponto 7, e em caso afirmativo, elabora-se informação com análise sumária do pedido e propõe-se
a remessa do mesmo à DSF para pagamento;
9. Após, regista no ficheiro “gatj-PAGAMENTO DUC” a quantia, o número do processo e a identificação das partes;
10. Recebido o comprovativo do pagamento do DUC, remete o mesmo ao jurista da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça/ magistrado
do Ministério Público, requerente, indicando os elementos identificativos bancários desta Direção-Geral para serem assinalados em
sede de custas de parte, em caso de ganho de causa;
11. Marca o prazo e aguarda até ao respetivo trânsito em julgado;
12. Arquivo.
Glossário DUC – Documento único de pagamento

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MP06.6 Prestação de contributos escritos para os Serviços Jurídicos da Secretaria Geral do Ministério da Justiça e Ministério Público

PRESTAÇÃO DE CONTRIBUTOS ESCRITOS PARA OS SERVIÇOS JURÍDICOS Versão V.001
DA SECRETARIA GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA E MINISTÉRIO
PÚBLICO 03/11/2017
Aprovação
Objeto e âmbito Em ações de responsabilidade civil extracontratual do Estado, a DSJCJI recolhe os elementos estatísticos relativos a processos,
funcionários e magistrados e algum outro elemento que considere pertinente, no prazo solicitado, e envia os respetivos contributos.
Nas ações de responsabilidade civil extracontratual do Estado por danos decorrentes do exercício da função jurisdicional, a DSJCJI elabora
a informação relativa à assunção das despesas respeitantes a custas processuais a que possa haver lugar.
Referências -
Descrição 1. Receção do requerimento/pedido de contributos;

2. O Diretor de Serviços verifica e emite despacho de destino para o Jurista designado;
4. O processo é distribuído ao Jurista para que efetue análise, com indicação do prazo processual em causa;
5. Estão todos os documentos presentes no processo?
6. Em caso negativo, o Jurista efetua diligências para a obtenção dos mesmos;
7. O Jurista recebe os dados em falta e segue para o ponto 8.
8. Em caso positivo, procede à análise conjunta com o Diretor de Serviços sobre a forma de estruturar os contributos;
9. Elaboração dos contributos;
10. Segue pela via mais expedita (e-mail) para a SGMJ ou para o Representante do Ministério Público, dando conhecimento à SGMJ.
Glossário - SGMJ – Secretaria Geral do Ministério da Justiça
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MP06.7 Procedimentos relativos a pedido de citação/notificação transfronteiriça em matéria civil e comercial
DGAJ
Código MP06.7
PROCEDIMENTO
PROCEDIMENTOS RELATIVOS A PEDIDO DE CITAÇÃO/NOTIFICAÇÃO Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça TRANSFRONTEIRIÇA EM MATÉRIA CIVIL E COMERCIAL Data de
25/10/2017
Aprovação
Objeto e âmbito Assegura a assistência, na instrução, no acompanhamento, no encaminhamento e na execução do expediente relativo ao cumprimento
de cartas rogatórias e outros pedidos de cooperação para citação e notificação, quer nos termos dos instrumentos jurídicos multilaterais
(internacionais e transnacionais) e bilaterais de cooperação jurídica e judiciária, quer quando não existe instrumento jurídico de
cooperação aplicável, em articulação com o Ministério dos Negócios Estrangeiros.
Referências - Artigo 81.º do TL (que substitui o artigo 65.º do TA);

- Constituição da República Portuguesa (artigos 7.º e 8.º);
- Decreto-Lei n.º 165/2012, de 31 de julho (artigo 2.º, n.º 2, al. l));
- Portaria n.º 67/2017, de 15 de fevereiro (artigo 3.º als. f), g), h));
- Despacho n.º 2924/2017, de 07 de abril de 2017 (n.º 2.1.);
- Código de Processo Civil (artigo 239.º/1);
- Regulamento (CE) n.º 1393/2007, de 13 de novembro, relativo à citação e à notificação dos atos judiciais e extrajudiciais em matéria
civil e comercial nos Estados-Membros (JO L 324 de 10/12/2007);
- Convenção da Haia, de 15 de novembro de 1965, relativa à Citação e à Notificação no Estrangeiro dos Atos Judiciais e Extrajudiciais
em Matéria Civil e Comercial (Decreto-Lei n.º 210/71, de 18/05);
- Acordo de Cooperação Jurídica e Judiciária entre a República Portuguesa e a República de Angola (Resolução da A.R. n.º 11/97, de
4/3);
- Acordo de Cooperação Jurídica e Judiciária entre a República Portuguesa e a República de Cabo Verde (Resolução da A.R. n.º 6/2005,
de 15/2), que revogou o Acordo Judiciário de 1976;
- Acordo de Cooperação Jurídica entre a República Portuguesa e a República da Guiné-Bissau (Resolução da A.R. n.º 11/89, de 19/5);
- Acordo de Cooperação Jurídica e Judiciária entre a República Portuguesa e a República de Moçambique (Resolução da A.R. n.º 7/91,
de 14/2);
- Acordo Judiciário entre Portugal e São Tomé e Príncipe (Decreto n.º 550-M/76, de 12 de julho).
Descrição 1. O Técnico responsável recebe o expediente eletronicamente, via CITIUS;

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2. O pedido provém de Tribunal Nacional?
3. Em caso negativo, o Técnico verifica a in/completude e/ou in/correção da instrução do pedido;
4. Caso não esteja completo/correto, o Técnico elabora, no CITIUS, um ofício para a Entidade Requerente, visando corrigir/completar
a instrução do pedido;
5. Remete eletronicamente o ofício ao Técnico/Co/CD/DS para ser assinado;
6. Encerra o processo no CITIUS.
7. No seguimento do ponto 3, e caso esteja completo/correto, o Técnico elabora ofício e remete eletronicamente, via CITIUS, o pedido
para o tribunal nacional territorialmente competente, ou, elabora ofício para a entidade requerente estrangeira ou Ministério dos
Negócios Estrangeiros – Departamento de Assuntos Jurídicos para informar do envio do pedido ao tribunal nacional territorialmente
competente;
8. Remete o ofício ao Técnico/Co/CD/DS para ser assinado;
9. Remete eletronicamente os ofícios;
11. Retomando o ponto 2, quando o pedido provém de Tribunal Nacional, o Técnico verifica a in/completude e/ou in/correção da
instrução do pedido;
12. Em caso negativo, o Técnico solicita informação em falta e segue para o ponto 13.
13. Em caso afirmativo, elabora, no CITIUS, ofício eletrónico para o Tribunal Nacional, com menção de que, os atos judiciais são
transmitidos, diretamente e no mais breve prazo possível, entre as entidades designadas pelos Estados. Se o pedido se destina a um
Estado que não é Estado-Membro da União-Europeia, nem Estado contratante da Convenção da Haia de 1965, nem assinou qualquer
acordo bilateral com Portugal, elabora, no CITIUS, ofício dirigido ao Ministério dos Negócios Estrangeiros – Departamento de
Assuntos Jurídicos que acompanhará o pedido; ou elabora, no CITIUS, ofício eletrónico para o Tribunal nacional para informar do
envio do pedido ao Ministério dos Negócios Estrangeiros – Departamento de Assuntos Jurídicos, com menção de que o pedido
deveria ter sido remetido pelo mesmo diretamente ao Ministério dos Negócios Estrangeiros – Departamento de Assuntos Jurídicos;
14. Após, remete eletronicamente, via CITIUS, o ofício ao Técnico/Co/CD/DS para ser assinado, remetendo-o para o Tribunal Nacional;
Glossário - CD – Chefe de Divisão

- CO – Coordenador
- DS – Diretor de Serviços
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MP06.8 Procedimentos relativos a pedido de obtenção de provas transfronteiriças em matéria civil e comercial
DGAJ
Código MP06.8
PROCEDIMENTO
PROCEDIMENTOS RELATIVOS A PEDIDO DE OBTENÇÃO DE PROVAS Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça TRANSFRONTEIRIÇAS EM MATÉRIA CIVIL E COMERCIAL Data de
25/10/2017
Aprovação
Objeto e âmbito Assegura a assistência na instrução, no acompanhamento, no encaminhamento e na execução do expediente relativo ao cumprimento
de cartas rogatórias e outros pedidos de cooperação para fixação/alteração/cobrança de alimentos, quer nos termos dos instrumentos
jurídicos multilaterais (internacionais e transnacionais) e bilaterais de cooperação jurídica e judiciária, quer quando não existe
instrumento jurídico de cooperação aplicável, em articulação com o Ministério dos Negócios Estrangeiros.

- Portaria n.º 67/2017, de 15 de fevereiro (artigo 3.º, als. f), g), h));
- Código de Processo Civil (artigo 172.º, n.º 1);
- Regulamento (CE) n.º 1206/2001 do Conselho, de 28 de maio de 2001, relativo à cooperação entre os tribunais dos Estados-Membros
no domínio da obtenção de provas em matéria civil ou comercial (JOUE N.º 174, Série L, 27 junho 2001);
- Convenção da Haia, de 18 de março de 1970, relativa à Obtenção de Provas no Estrangeiro em Matéria Civil e Comercial (Decreto-
Lei n.º 764/74, de 30/12);
4/3);
- Acordo de Cooperação Jurídica e Judiciária entre a República Portuguesa e a República de Cabo Verde (Resolução da A.R. n.º 6/2005,
de 15/2), que revogou o Acordo Judiciário de 1976;
de 14/2);
- Acordo Judiciário entre Portugal e São Tomé e Príncipe (Decreto n.º 550-M/76, de 12 de julho).
Descrição 1. O Técnico responsável recebe o expediente eletronicamente, via CITIUS;

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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
2. O pedido provém de Tribunal Nacional?
3. Em caso negativo, o Técnico verifica a in/completude e/ou in/correção da instrução do pedido;
4. Caso não esteja completo/correto, o Técnico elabora, no CITIUS, um ofício para a Entidade Requerente estrangeira, visando
corrigir/completar a instrução do pedido;
5. Remete eletronicamente o ofício ao Técnico/Co/CD/DS para ser assinado;
7. Caso esteja completo/correto, o Técnico elabora ofício e remete eletronicamente, via CITIUS, o pedido para o tribunal nacional
territorialmente competente, ou, elabora ofício para a entidade requerente estrangeira ou Ministério dos Negócios Estrangeiros –
Departamento de Assuntos Jurídicos para informar do envio do pedido ao tribunal nacional territorialmente competente, ou,
contacta-se da forma mais célere o tribunal territorialmente competente nacional (telefone, e-mail, fax, ofício) para confirmar a
existência de disponibilidade de agendamento e/ou ajustar datas, e solicitar a indicação de um elemento/oficial de justiça
competente com o qual o tribunal requerente poderá estabelecer ligação, ou, Elabora ofício que acompanha o Formulário J, ao
tribunal requerente do outro Estado-Membro, com menção de que o pedido de obtenção direta de provas foi aceite e que só poderá
ocorrer se for feita numa base voluntária, sem recorrer a medidas coercivas;
8. Remete os ofícios ao Técnico/Co/CD/DS para serem assinados;
9. Remete eletronicamente os ofícios;
11. Retomando o ponto 2, quando o pedido provém de Tribunal Nacional, o Técnico verifica a in/completude e/ou in/correção da
instrução do pedido;
12. Em caso negativo, o Técnico solicita informação em falta e segue para o ponto 13;
13. Em caso afirmativo, elabora, no CITIUS, ofício eletrónico para o Tribunal Nacional, com menção de que, os atos judiciais são
transmitidos, diretamente e no mais breve prazo possível, entre as entidades designadas pelos Estados. Se o pedido se destina a um
Estado que não é Estado-Membro da União-Europeia, nem Estado contratante da Convenção da Haia de 1965, nem assinou qualquer
acordo bilateral com Portugal, elabora, no CITIUS, ofício dirigido ao Ministério dos Negócios Estrangeiros – Departamento de
Assuntos Jurídicos que acompanhará o pedido; ou elabora, no CITIUS, ofício eletrónico para o Tribunal nacional para informar do
envio do pedido ao Ministério dos Negócios Estrangeiros – Departamento de Assuntos Jurídicos, com menção de que o pedido
deveria ter sido remetido pelo mesmo diretamente ao Ministério dos Negócios Estrangeiros – Departamento de Assuntos Jurídicos;
14. Após, remete eletronicamente, via CITIUS, o ofício ao Técnico/Co/CD/DS para ser assinado, remetendo-o para o Tribunal Nacional;
Glossário -
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MP06.9 Procedimentos relativos a pedidos de fixação/alteração/cobrança de alimentos transfronteiriça (pedido de medidas
específicas)

PROCEDIMENTOS RELATIVOS A PEDIDOS DE Versão V.001
FIXAÇÃO/ALTERAÇÃO/COBRANÇA DE ALIMENTOS TRANSFRONTEIRIÇA
(PEDIDO DE MEDIDAS ESPECÍFICAS) 19/12/2017
Aprovação
Objeto e âmbito Assegura a assistência na instrução, no acompanhamento, no encaminhamento e na execução do expediente relativo ao cumprimento
de cartas rogatórias e outros pedidos de cooperação para fixação/alteração/cobrança de alimentos, quer nos termos dos instrumentos
jurídicos multilaterais (internacionais e transnacionais) e bilaterais de cooperação jurídica e judiciária, quer quando não existe
instrumento jurídico de cooperação aplicável, em articulação com o Ministério dos Negócios Estrangeiros.

- Portaria n.º 67/2017, de 15 de fevereiro (artigo 3.º, als. f), g), h));
- Convenção de Nova Iorque de 20.06.1956 sobre cobrança de alimentos no estrangeiro (Decreto-Lei n.º 45 942, de 28.09.1964);
- Regulamento (CE) Nº 4/2009 do Conselho, de 18 de dezembro de 2008 relativo à Competência, à Lei Aplicável, ao Reconhecimento
e à Execução das Decisões e à Cooperação em Matérias de Obrigações Alimentares (JO L 7 de 10.1.2009);
- Convenção da Haia de 2007, de 23 de novembro, sobre a cobrança internacional de alimentos em benefício dos filhos e de outros
membros da família JO L 192 de 22/07/2011;
- Convenção sobre Cobrança de Alimentos entre a República Portuguesa e a República Democrática de S. Tomé e Príncipe (Decreto do
Governo n.º 44/84, de 1/8);
4/3);
de 14/2);
- Acordo sobre Cobrança de Alimentos entre a República Portuguesa e a República de Cabo Verde (Decreto n.º 45/87, de 3/8);
- Acordo entre o Governo da República Portuguesa e o Governo dos E.U.A. sobre Cobrança de Alimentos (Decreto n.º 1/01, de 24/1).
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Descrição 1. Receção eletrónica do Requerimento via CITIUS pelo Técnico responsável e respetivo registo no iSupport;
2. O Técnico verifica a in/completude e/ou in/correção da instrução do pedido. O pedido preenche os requisitos?
3. Em caso negativo, o Técnico responsável devolve o pedido e solicita esclarecimentos/efetua diligências para obter os dados em falta;
4. Rececionado o esclarecimento, volta ao ponto 2. Caso não seja remetida a informação, termina o processo.
5. Em caso afirmativo, o Técnico responsável envia o pedido para a congénere/ remete ofício para obter mais informações;
6. Rececionada a informação da congénere, elabora, no CITIUS, ofício eletrónico ou correio eletrónico à parte interessada.
7. Recebida a informação da parte interessada, é remetida à congénere;
8. Volta ao ponto 6, enquanto se mantiver o interesse na prossecução do pedido;
9. Encerra o processo no CITIUS e no iSupport.
Glossário - CITIUS – Software de gestão processual nos tribunais judiciais de Portugal;

- iSupport – Software de gestão processual internacional.
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MP06.10 Processo disciplinar comum
DGAJ
Código MP06.10
PROCESSO DISCIPLINAR COMUM
Data de
19/12/2017
Aprovação
Objeto e âmbito Sancionar todos aqueles que adotam um comportamento desviante, relativamente ao exigido e esperado de um trabalhador
normalmente diligente. Instrumento de proteção do trabalhador contra o arbítrio da hierarquia administrativa.
Regular a responsabilidade dos trabalhadores da Administração pública.
Referências - A Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas (LTFP), aprovada pela Lei n.º 35/2014, de 20 de junho (Lei);
- Código de Trabalho (CT), aprovado pela Lei n.º 7/2009, de 12 de fevereiro e respetiva legislação complementar.
Descrição 1. Participação ou queixa de que um trabalhador praticou infração disciplinar;

2. Há lugar a procedimento disciplinar?
3. Em caso negativo, o Diretor-Geral, por despacho liminar, manda arquivar a participação ou queixa por entender que não há lugar a
procedimento disciplinar;
4. Em caso positivo, o Diretor-Geral, por despacho liminar, manda instaurar procedimento disciplinar e nomeia instrutor;
5. O instrutor procede à realização de todas as diligências que considera indispensáveis à descoberta da verdade material dos factos e
que contribuam decisivamente para a formação da sua convicção, durante a fase da instrução do processo;
6. O instrutor declara encerrada a instrução;
7. O instrutor deduz acusação?
8. Em caso negativo, o instrutor não deduz acusação e elabora o relatório final, com proposta de arquivamento;
9. Remete o processo ao imediato superior hierárquico para validação;
10. De seguida, remete ao Diretor-Geral para decisão;
12. Em caso afirmativo, o Diretor-Geral (entidade decisora e competente para a aplicação da sanção disciplinar) concorda com as
conclusões do relatório final, ou;
13. O Diretor-Geral, até 30 dias após a receção do processo, ordena a realização de novas diligências mediante prazo estabelecido, ou;
solicita/ determina a emissão de parecer por parte de superior hierárquico do trabalhador e pode solicitar ou determinar a emissão
de parecer por parte de unidades orgânicas do órgão e/ ou serviço a que o trabalhador pertence;
14. O Diretor-Geral emite DECISÃO de ARQUIVAMENTO ou de APLICAÇÃO DE SANÇÃO DISCIPLINAR tipificada na lei, no prazo máximo
de 30 dias a contar da receção do processo (ponto 12) ou do termo do prazo para as novas diligências (ponto 13) ou do termo do
prazo fixado para a emissão do parecer (ponto 14);
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15. A DECISÃO é notificada ao instrutor;
16. O instrutor notifica a decisão ao trabalhador (bem como o mandatário, se for o caso) e ao participante, quando este o tenha
requerido, podendo também ser notificada à comissão de trabalhadores e/ou à associação sindical.
17. Retomando o ponto 7, em caso positivo, o instrutor deduz acusação contra o trabalhador e notifica-o da acusação (e ao respetivo
advogado) e/ou à comissão de trabalhadores e à associação sindical, caso o trabalhador seja representante sindical, sempre que as
infrações disciplinares sejam subsumíveis às sanções disciplinares de despedimento disciplinar, demissão, ou cessação da comissão
de serviço, e o trabalhador não se tenha oposto por escrito, na fase de instrução, à intervenção destas entidades;
18. O trabalhador apresenta defesa?
19. Em caso negativo, o instrutor elabora relatório final no prazo de 5 até 20 dias e segue para decisão (cfr. os pontos 9 e ss);
20. Em caso positivo, o instrutor procede à produção de prova oferecida pelo trabalhador no prazo de 20 até 40 dias e declara encerrada
a fase de defesa e volta ao ponto 9 e ss.
Glossário -
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MP06.11 Processos disciplinares especiais - Inquérito
DGAJ
Código MP06.11
PROCESSOS DISCIPLINARES ESPECIAIS - INQUÉRITO
Data de
27/10/2017
Aprovação
Objeto e âmbito Procedimento especial instrumental que tem por objeto apurar factos determinados. Instrumento de proteção do trabalhador contra o
arbítrio da hierarquia administrativa.
Regular a responsabilidade dos trabalhadores da Administração Pública.
Referências - A Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas (LTFP), aprovada pela Lei n.º 35/2014, de 20 de junho;
- Código de Trabalho (CT), aprovado pela Lei n.º 7/2009, de 12 de fevereiro, e respetiva legislação complementar.
Descrição 1. Participação ou queixa;

2. O Diretor-Geral, por despacho liminar, manda instaurar procedimento disciplinar especial de inquérito e nomeia um instrutor;
3. O instrutor procede à realização de todas as diligências que considera indispensáveis a apurar factos que se suspeita integrarem a
prática de ilícito de natureza disciplinar e ainda não é conhecida a identidade do seu autor ou responsável e que contribuam
decisivamente para a formação da sua convicção, durante a fase da instrução do processo;
4. O instrutor declara encerrada a instrução e elabora no máximo de 10 dias o relatório final, com proposta de arquivamento, ou com
proposta de instauração de processo disciplinar (comum) contra o trabalhador;
5. Em ambos os casos (ponto 6) remete o processo ao imediato superior hierárquico para validação;
6. Imediatamente a seguir, remete o processo ao Diretor-Geral para decisão;
8. Em caso negativo, o Diretor-Geral manda arquivar.
9. Em caso de haver indícios de infração disciplinar, o Diretor-Geral verifica a existência de infrações disciplinares e manda instaurar os
procedimentos disciplinares a que haja lugar (ver Processo Disciplinar Comum) e pode decidir que o processo de inquérito constitui
a fase de instrução do processo disciplinar comum;
10. O instrutor no prazo de 48 horas deduz acusação (ver Processo Disciplinar Comum).
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MP06.12 Processos disciplinares especiais – Processo de reabilitação e de revisão do procedimento disciplinar

PROCESSOS DISCIPLINARES ESPECIAIS – Versão V.001
PROCESSO DE REABILITAÇÃO E DE REVISÃO DO PROCEDIMENTO
Data de
DISCIPLINAR 03/10/2017
Aprovação
Objeto e âmbito Sancionar todos aqueles que adotam um comportamento desviante, relativamente ao exigido e esperado de um trabalhador
normalmente diligente. Instrumento de proteção do trabalhador contra o arbítrio da hierarquia administrativa.
Regular a responsabilidade dos trabalhadores da Administração pública.
Referências - A Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas (LTFP), aprovada pela Lei n.º 35/2014, de 20 de junho (Lei);
Descrição 1. Inicia-se a requerimento do trabalhador sancionado, dirigido ao Diretor-Geral (entidade que aplicou a sanção disciplinar) e instruído
com os meios de prova que o trabalhador possui para fundamentar o seu pedido/ considere necessários para comprovar a sua boa
conduta e ser reabilitado;
2. Concede o pedido de reabilitação?
3. Se o Diretor-Geral, por despacho e no prazo de 30 dias, não concede a reabilitação, notifica o trabalhador da decisão e o processo é
arquivado.
4. Se o Diretor-Geral concede a reabilitação, vai para o ponto 3 e regista a reabilitação no processo individual do trabalhador e o
processo é arquivado.
5. Retomando o ponto 2, concede o pedido de revisão?
6. Se o Diretor-Geral no prazo de 30 dias não concede a revisão, notifica o trabalhador da decisão e o processo é arquivado.
7. Se o Diretor-Geral concede a revisão, nomeia um instrutor que notifica o trabalhador para no prazo máximo de 10 dias responder
por escrito à acusação do procedimento a rever;
8. O instrutor, perante a prova produzida pelo trabalhador, elabora relatório final a propor a improcedência ou a procedência da revisão
9. Remete o processo ao Diretor-Geral para decisão;
10. A revisão procede?
11. Caso o Diretor-Geral julgue improcedente a revisão, mantém-se para todos os efeitos a sanção disciplinar anteriormente aplicada e
o processo de revisão é arquivado.
12. Caso o Diretor-Geral julgue procedente a revisão, a decisão é revogada ou alterada proferida no procedimento (anterior) revisto.
13. Notifica o trabalhador da decisão.
14. Regista a reabilitação no processo do trabalhador.
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MP06.13 Processos disciplinares especiais – Processo de averiguações
DGAJ
Código MP06.13
PROCESSOS DISCIPLINARES ESPECIAIS – PROCESSO DE AVERIGUAÇÕES
Data de
18/11/2017
Aprovação
Objeto e âmbito Visa apurar se o desempenho que justificou duas avaliações do desempenho, negativas, consecutivas, constitui infração disciplinar
imputável ao trabalhador avaliado por violação culposa (não meramente negligente) de deveres funcionais, designadamente o dever de
zelo disciplinar.
Referências - A Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas (LTFP), aprovada pela Lei n.º 35/2014, de 20 de junho;
Descrição 1. É instaurado imediata e obrigatoriamente, por despacho do Diretor-Geral, logo que tenha conhecimento que um trabalhador com
vínculo de emprego público obteve duas avaliações consecutivas de desempenho negativo;
2. O Diretor-Geral nomeia o averiguante, escolhido de entre os dirigentes do serviço que nunca avaliaram o trabalhador ou, na sua
impossibilidade, de entre os dirigentes de outro serviço ou órgão;
3. FASE DE INSTRUÇÃO - O averiguante, com vista a apurar se o desempenho, que justificou estas duas avaliações negativas e
consecutivas, pode consubstanciar a prática de infração disciplinar, por violação culposa de deveres funcionais, realiza todas as
diligências instrutórias no prazo máximo de 20 dias;
4. O averiguante declara encerrada a instrução e no prazo máximo de 10 dias elabora o relatório final;
5. Se não forem detetados indícios da prática de infração disciplinar, o relatório final propõe o respetivo arquivamento;
6. No caso de serem detetados indícios de prática de infração disciplinar, o relatório propõe a instauração de procedimento disciplinar
e o processo de sindicância pode constituir a fase de instrução do processo disciplinar comum, em que o sindicante dispõe do prazo
de 48 horas para deduzir a acusação. Nas duas situações, o processo é remetido para decisão do Diretor-Geral ou para o Ministro da
Justiça, caso o Diretor-Geral tenha sido um dos avaliadores.
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MP06.14 Processos disciplinares especiais - Processo de sindicância
DGAJ
Código MP06.14
PROCEDIMENTO
PROCESSOS DISCIPLINARES ESPECIAIS – Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça PROCESSO DE SINDICÂNCIA Data de
18/11/2017
Aprovação
Objeto e âmbito Os membros do governo e os dirigentes máximos dos órgãos ou serviço podem ordenar sindicâncias aos órgãos, serviços ou unidades
orgânicas na sua dependência ou sujeitos à sua superintendência ou tutela.
Referências - Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas (LTFP), aprovada pela Lei n.º 35/2014, de 20 de junho;
Descrição 1. Inicia-se com base no despacho do Diretor-Geral, que ordena a sindicância e nomeia o sindicante;
2. O sindicante comunica o início da sindicância, obrigatoriamente, através de anúncios em dois jornais, um de âmbito regional, outro
de âmbito nacional, e por meio de editais, cuja afixação é requisitada às entidades policiais e/ou administrativas (nos anúncios e
editais é fixado um prazo, para toda a pessoa que tenha razão de queixa ou de agravo contra o regular funcionamento dos órgão
e/ou serviços sindicados);
3. O sindicante procede à realização de todas as diligências que considera indispensáveis a averiguar o modo de funcionamento de um
órgão, serviço ou unidade orgânica, e visa apurar da existência de eventuais irregularidades, relacionadas com o respetivo
funcionamento, as circunstâncias em que as mesmas ocorreram e quem são os seus responsáveis
4. O sindicante declara encerrada a instrução e no prazo máximo de 10 dias elabora o relatório final, do qual constam os resultados
apurados, as infrações indiciadas e os seus responsáveis;
5. De imediato, remete o processo ao Diretor-Geral para decisão;
7. Em caso negativo, o Diretor-Geral manda arquivar;
8. Em caso positivo, o Diretor-Geral manda instaurar os procedimentos disciplinares a que haja lugar (ver Processo Disciplinar Comum)
e pode decidir que o processo de sindicância constituirá a fase de instrução do processo disciplinar comum;
9. O sindicante no prazo de 48 horas deduz acusação (ver procedimento: Processo Disciplinar Comum).
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MP06.15 Providências cautelares
DGAJ
Código MP06.15
PROVIDÊNCIAS CAUTELARES
Data de
18/11/2017
Aprovação
Objeto e âmbito Atividade de contencioso Administrativo que consiste em representar o Ministério da Justiça em processos de contencioso administrativo
nos casos em que, tendo em conta a esfera de competências e o exercício de atividades, em matéria de organização e gestão da DGAJ,
esta tenha dado origem à causa, e que dela retire utilidade direta ou no qual se possa projetar eventual prejuízo e não tenha havido
qualquer intervenção de membros do Governo.
Referências - Código de Processo nos Tribunais Administrativos (artigos 112.º a 134.º);

- Constituição da República Portuguesa (n.º 4 do artigo 268.º).
Descrição 1. Receção do requerimento/petição;

2. O Diretor de Serviços Jurídicos verifica, emite despacho a designar o Jurista responsável e assegura a marcação de prazo processual;
3. Assegura a elaboração de despacho (formal) de designação do jurista em representação da DGAJ, que submete à assinatura do
Diretor-Geral, a fim de ser junto ao processo judicial no momento da apresentação da peça processual;
5. O processo é distribuído ao Jurista para que efetue análise do mesmo;
6. Quando seja requerida a suspensão da eficácia de um ato administrativo, recebido o duplicado do requerimento, está a DGAJ
impedida de iniciar ou prosseguir a execução de atos e operações materiais conducentes ao ato administrativo posto em crise;
7. A DSJCJI dá conhecimento do requerimento à Divisão a que o ato respeita, de forma a suspender a execução do ato e quaisquer
operações materiais a ele referentes;
8. É efetuada análise conjunta entre o Diretor de Serviços/Diretor-Geral sobre os efeitos e consequências para o interesse público da
suspensão da eficácia do ato;
9. A execução do ato é gravemente prejudicial?
10. Em caso negativo, isto é, caso não se reconheça que o prosseguimento da execução é gravemente prejudicial para o interesse público,
não é elaborada resolução fundamentada e o jurista prossegue a análise da providência cautelar;
11. Em caso afirmativo, isto é, caso se reconheça que o prosseguimento da execução é gravemente prejudicial para o interesse público,
é elaborado despacho (resolução fundamentada) em conformidade e apresentada Resolução Fundamentada em Tribunal, no prazo
de 15 dias, para que a DGAJ possa prosseguir a execução do ato em causa;
12. Estão todos os documentos/informação presentes no processo?
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13. Em caso negativo, o Jurista efetua diligências para a obtenção dos mesmos;
15. Em caso positivo, o jurista define conjuntamente com o Diretor de Serviços a estratégia processual e prepara a Oposição à Providência
cautelar;
16. Remete para análise do Diretor de Serviços e subsequente validação do Diretor-Geral;
17. Emite o DUC para pagamento de taxa de justiça e remete à DSF, para pagamento;
18. Envio da Oposição ao Tribunal, via SITAF;
19. Receção de Decisão/Sentença;
20. A decisão é favorável?
21. Em caso negativo, executa-se a sentença ou interpõe-se recurso;
22. Em caso afirmativo, mantém-se a execução do ato administrativo;
23. Arquivo.

- DUC – Documento único de pagamento
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MP06.16 Recursos hierárquicos (CPA)
DGAJ
Código MP06.16
RECURSOS HIERÁRQUICOS (CPA)
Data de
27/10/2017
Aprovação
Objeto e âmbito Impugnação de atos administrativos ou reação contra a omissão ilegal de atos administrativos, em incumprimento do dever de decisão.
Referências - Artigos 193.º a 199.º do CPA
Descrição 1. Receção do Requerimento;

2. O Diretor de Serviços verifica e emite despacho de destino para o Jurista, fixando prazo;
3. O apoio administrativo procede à abertura e registo no EDOC do respetivo processo;
4. O processo é distribuído ao Jurista para que efetue análise jurídica;
6. Em caso negativo, o Jurista efetua diligências junto das unidades orgânicas competentes para a obtenção dos mesmos;
8. Eventual notificação de contrainteressados;
9. O Jurista submete a informação/pronúncia da DGAJ ao Coordenador para análise prévia e ao Diretor de Serviços para apresentação
de proposta;
10. O Diretor de Serviços apresenta proposta de decisão ao Diretor-Geral;
11. Caso a proposta seja de revogação/anulação/modificação ou substituição do ato, e obtendo concordância superior, o Diretor-Geral
profere despacho em conformidade, informando da sua decisão o órgão competente para conhecer do Recurso (SEAJ);
12. A decisão é transmitida por Nota-Interna à Direção de serviços que praticou o ato, para atuar em conformidade;
13. Caso a proposta seja para manter o ato sob impugnação, o Diretor-Geral manda remeter a pronúncia da DGAJ ao Gabinete do
Ministro da Justiça/Secretário de Estado e, em simultâneo, notifica o Recorrente da remessa do processo ao gabinete do Ministro da
Justiça;
14. Após decisão superior, o processo é devolvido à DGAJ com despacho do Ministro da Justiça/Secretário de Estado para os devidos
efeitos;
15. Notifica o Recorrente;
16. Caso se imponha a prática de ato por parte dos serviços competentes, envia a nota interna para o efeito;
17. Aguarda o decurso do prazo previsto para possível impugnação contenciosa, caso o RH tenha sido desfavorável;
18. Arquivo.
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Glossário - CPA – Código do Procedimento Administrativo

- RH – Recurso hierárquico
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MP7. GERIR AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS E CONTRATAÇÃO DE EMPREITADAS
MP07.1 Aquisição de bens e serviços a desenvolver pela DGAJ – Ajuste Direto (regime geral)
DGAJ
Código MP07.1
PROCEDIMENTO
AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS A DESENVOLVER PELA DGAJ – AJUSTE Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça DIRETO (REGIME GERAL) Data de
02/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento pré-contratual desenvolvido pela DE, na sequência do plano de aquisições anualmente previstas ou resultante da
transmissão da necessidade de aquisição por parte dos tribunais ou outras unidades orgânicas da DGAJ, destinado à formação de
contratos de aquisição ou locação de bens ou de aquisição de serviços, cujo preço contratual seja inferior a € 75.000, nos termos previstos
no artigo 20.º do CCP, ou que gozem de enquadramento ao abrigo dos critérios materiais previstos nos artigos 24.º a 27.º do CCP.
Referências - Decreto-Lei n.º 18/2008, de 29 de janeiro;

- Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de junho;
- Lei n.º 151/2015, de 11 de setembro;
- Lei n.º 91/2001, de 20 de agosto;
- Lei n.º 8/2012, de 21 de fevereiro;
- Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de fevereiro;
- Regulamento n.º 330/2009, de 30 de julho;
- Despacho n.º 8293/2009, de 13 de março;
- Lei n.º 96/2015, de agosto;
- Lei n.º 42/2016, de 28 de dezembro;
- Decreto-Lei n.º 25/2017, de 3 de março.
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Descrição 1. Na sequência do plano de aquisições anualmente previstas, da identificação oficiosa de uma necessidade ou resultante da
transmissão da necessidade por parte dos tribunais ou outras unidades orgânicas da DGAJ, o Chefe de Divisão da DE remete o
expediente ao técnico de apoio administrativo, para registo e classificação do processo na plataforma de gestão documental;
2. Após registo e classificação, o técnico de apoio administrativo devolve o processo ao Chefe de Divisão da DE;
3. O Chefe de Divisão da DE distribui o processo a um Técnico Superior;
4. O Técnico responsável pelo processo analisa criticamente o pedido (a necessidade identificada), enquadrando-o legalmente no
regime aplicável à luz do Código dos Contratos Públicos e outros normativos aplicáveis à contratação pública;
5. O Técnico responsável pelo processo efetua, por meio de transmissão eletrónica de dados, as diligências necessárias tendentes a
identificar fornecedores e obtenção de preço meramente estimativo (preço base do procedimento), tendo em vista a futura aquisição
(consulta ao mercado);
6. Com base na auscultação do mercado, o Técnico efetua as diligências necessárias, para a elaboração das peças processuais:
- Convite(s);
- Cadernos de encargos.
7. O Técnico responsável pelo processo elabora informação com proposta, devidamente fundamentada, relativa à escolha de
procedimento, peças procedimentais (convite e cadernos de encargos), nomeação de Júri (no caso de convite a mais de uma
entidade), delegação de competências, plataforma eletrónica utilizada, entidade(s) a convidar e identificação do órgão competente
para a decisão de contratar;
8. O Técnico submeterá o processo ao chefe de divisão para parecer, com proposta fundamentada de aquisição, e instruído com os
elementos necessários, nomeadamente com a indicação sobre a(s) entidade(s) a convidar;
10. Caso não exista, o Chefe de Divisão devolve o processo ao Técnico com indicação das correções a efetuar, voltando ao ponto 4;
11. Se o parecer do Chefe de Divisão for concordante, este apresenta a informação a parecer do Diretor de Serviços;
13. Caso não exista, este devolve o processo ao Chefe de Divisão, com indicação das correções a efetuar, voltando ao ponto 4;
14. Se o parecer do Diretor de Serviços for concordante, este remete o processo à DSF para verificação da conformidade legal e emissão
de declaração de cabimento prévio – Procedimento da DGF de Execução da Despesa - Geral;
15. Recebido o processo da DSF devidamente instruído, o Diretor de Serviços submete o mesmo a despacho da Direção Superior (órgão
competente para a decisão de contratar) para apreciação (autorização para a abertura do procedimento, autorização para a
realização da despesa, aprovação das peças procedimentais, nomeação de júri, delegação de competências e autorização para a
remessa do convite nos termos e condições propostos);
16. O Diretor-Geral autoriza a despesa?
17. Caso o órgão competente para a decisão de contratar, por opção gestionária ou outra, entenda que o processo aquisitivo deve ser
suspenso, o mesmo é devolvido ao chefe de divisão para arquivo;
18. Caso o órgão competente para a decisão de contratar autorizar a realização da despesa, o Técnico responsável pelo processo inicia
os trâmites necessários à condução do procedimento de ajuste direto, sendo o mesmo conduzido, na parte tocante à relação com os
interessados por meio de:
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- Recurso a plataforma eletrónica; ou
- Por meio de transmissão escrita e eletrónica de dados (correio eletrónico).
19. Verifica-se se é um procedimento com convite a uma entidade, ou se é um procedimento com convite a várias entidades (segue para
o ponto 36);
20. Caso se trate de um procedimento com convite a uma entidade, o Técnico responsável pelo processo remete o convite a uma
entidade (enviado através de plataforma eletrónica ou meio de transmissão escrita e eletrónica de dados), acompanhado do caderno
de encargos e mapa de quantidades, caso se justifique;
21. Promove ainda junto do órgão competente para a decisão de contratar, quando aplicável, a retificação de erros e omissões, e procede
à resposta a pedidos de esclarecimento sobre as peças do procedimento, caso se justifiquem (no caso de correio eletrónico);
22. Os esclarecimentos ou retificações às peças processuais são comunicadas à entidade convidada;
23. O Técnico responsável pelo processo receciona a proposta, através de plataforma eletrónica ou meio de transmissão escrita e
eletrónica de dados;
24. Após, avalia a proposta, verificando a sua conformidade com o conteúdo do caderno de encargos, podendo pedir esclarecimentos
sobre a mesma;
25. As propostas foram aceites?
26. No caso de a proposta não poder ser aceite, o técnico responsável pelo processo elabora informação fundamentada e expõe a mesma
aos dirigentes intermédios que, por sua vez, submetem a informação à apreciação do órgão competente para a decisão de contratar,
dando lugar a novo procedimento capaz de satisfazer as necessidades invocadas;
27. No caso de verificada a conformidade, o técnico responsável pelo processo elabora informação contendo proposta de adjudicação e
minuta de contrato a celebrar (no caso de não haver apresentação de caução).
28. Remessa do processo aos dirigentes intermédios;
29. Após é submetida a informação ao órgão competente para a decisão de contratar;
30. O órgão competente para a decisão de contratar remete o processo à DSF, para compromisso (com indicação inequívoca sobre a
entidade adjudicatária e valor definitivo do contrato) – procedimento da DGF de Execução da Despesa - Geral;
31. Após o registo do compromisso pela DSF, o processo é novamente remetido aos dirigentes intermédios;
32. Posteriormente é submetida a informação ao órgão competente para a decisão de contratar, para efeitos de adjudicação e aprovação
da minuta de contrato;
33. Após, o processo é devolvido ao técnico responsável pelo processo que procede à notificação da entidade adjudicatária para:
- Adjudicação;
- Entrega dos documentos de habilitação (documentos comprovativos da situação regularizada perante as finanças, a segurança
social e registo criminal dos órgãos de direção da adjudicatária, título habilitante para a realização dos serviços, quando tal se
justifique);
- E prestação da caução, caso se justifique.
34. O Técnico diligencia no sentido da formalização do contrato, cumpridas que se encontrem as condições para a outorga do mesmo:
- Apresentados todos os documentos de habilitação;
- Comprovada a prestação de caução, quando esta for devida;
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- Confirmados os compromissos.
35. Receção e conferência de bens e serviços (ver procedimento da DE - Receção de bens ou confirmação da prestação dos serviços).
36. No seguimento do ponto 19, tratando-se de procedimento com convite a várias entidades, o Técnico responsável pelo processo
remete o convite a várias entidades, através de plataforma eletrónica ou meio de transmissão escrita ou eletrónica de dados,
acompanhado do caderno de encargos e de mapa de quantidades, quando tal se justifique (no caso de correio eletrónico);
37. No caso de convite a várias entidades mas da receção de uma única proposta, o procedimento é conduzido pelo técnico responsável
pelo processo, seguidos os trâmites indicados no ponto 20 (ajuste direto com convite a uma entidade);
38. Remetido o convite, o técnico promove ainda junto do órgão competente para a decisão de contratar, após prévia submissão aos
dirigentes intermédios, diligências para retificação de erros e omissões, ou responde a pedidos de esclarecimento sobre as peças do
procedimento, no âmbito das competências delegadas, caso se justifique;
39. Após, receciona as propostas através de plataforma eletrónica ou meio de transmissão eletrónica de dados (caso a receção das
propostas se realize através de correio eletrónico o técnico responsável pelo processo apenas acederá às mensagens após o termo
do prazo para receção);
40. No caso de receção de mais de uma proposta o procedimento é conduzido por um júri, composto por número ímpar, por um mínimo
de três membros efetivos e dois suplentes;
41. O júri aprecia as propostas verificando a sua conformidade com o conteúdo do caderno de encargos e de acordo com o critério de
adjudicação adotado (ou critérios de adjudicação no caso de terem sido constituídos lotes);
42. O júri poderá, neste momento pedir esclarecimentos sobre as propostas;
43. Os esclarecimentos prestados são notificados a todos os concorrentes;
44. O júri elabora um relatório preliminar, devidamente fundamentado, no qual propõe a admissão/exclusão das propostas bem como
a sua ordenação;
45. O relatório preliminar é enviado a todos os concorrentes, sendo fixado o prazo não inferior a cinco dias para se pronunciarem, no
âmbito da audiência prévia, sendo disponibilizado aos interessados acesso às propostas;
46. Decorrido o prazo de audiência prévia, é elaborado um relatório final, fundamentado, mantendo ou modificando o teor do relatório
preliminar;
47. No caso de modificação do teor do relatório preliminar, proceder-se-á a nova audiência prévia dos interessados, finda a qual o júri
elabora novo relatório final;
48. O relatório final, juntamente com os documentos que compõem o processo de ajuste direto, é submetido ao órgão competente para
a decisão de contratar;
49. Após o órgão competente para a decisão de contratar remete à DSF, para compromisso (com indicação inequívoca sobre a entidade
adjudicatária e valor definitivo do contrato) – procedimento da DGF de Execução da Despesa - Geral;
50. Após o registo do compromisso pela DSF, o relatório final, juntamente com os documentos que compõem o processo de ajuste direto,
é submetido novamente ao órgão competente para a decisão de contratar para efeitos de aprovação das propostas, de adjudicação
e aprovação da minuta do contrato a celebrar (caso não seja devida caução);
51. Em consequência da decisão do órgão competente para a decisão de contratar, o processo é devolvido ao técnico responsável pelo
mesmo que procede à notificação da entidade adjudicatária para:
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- Adjudicação;
justifique);
- E prestação da caução, caso se justifique.
52. O técnico diligencia no sentido da formalização do contrato, cumpridas que se encontrem as condições para a outorga do mesmo:
53. Receção e conferência de bens e serviços, procedimento da DE – Receção de bens ou confirmação da prestação dos serviços.
Minutas associadas
Glossário - CCP – Código dos Contratos Públicos

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MP07.2 Aquisição de bens e serviços a desenvolver pela DGAJ – Ajuste Direto (regime simplificado)
DGAJ
Código MP07.2
PROCEDIMENTO
AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS A DESENVOLVER PELA DGAJ – AJUSTE Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça DIRETO (REGIME SIMPLIFICADO) Data de
02/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento pré-contratual desenvolvido pela DE, na sequência do plano de aquisições anualmente previstas ou resultante da
transmissão da necessidade de aquisição por parte dos tribunais ou outras unidades orgânicas da DGAJ, destinado à formação de um
contrato de aquisição, locação de bens ou aquisição de serviços, cujo preço contratual não seja superior a € 5.000,00, e cuja duração não
exceda um ano.

expediente ao técnico de apoio administrativo, para registo e classificação do processo na plataforma de gestão documental;
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
2. Após registo e classificação, o Técnico de apoio administrativo devolve o processo ao Chefe de Divisão da DE;
3. O Chefe de Divisão da DE distribui o processo a um técnico superior ou a um Assistente Técnico;
4. O Técnico responsável pelo processo analisa criticamente o pedido (a necessidade identificada), enquadrando-o legalmente com o
regime aplicável à luz do Código dos Contratos Públicos e outros normativos aplicáveis à contratação pública;
5. O Técnico responsável pelo processo efetua, por meio de transmissão eletrónica de dados, as diligências necessárias tendentes a
identificar fornecedores (consulta ao mercado), solicitando orçamentos, se possível, a três entidades, tendo em vista a materialização
da futura da aquisição segundo um critério economicista ou do mais baixo preço;
6. O Técnico responsável analisa os orçamentos apresentados;
7. Com base nestes, o Técnico elabora informação com proposta fundamentada de aquisição, instruída com os elementos necessários,
nomeadamente com um mapa comparativo dos orçamentos apresentados e identificação do fornecedor sobre o qual recaiu a
escolha da entidade adjudicante, submetendo-a ao Chefe de Divisão para parecer;
9. Se o parecer é discordante, o Chefe de Divisão devolve o processo ao técnico com indicação das correções a efetuar, voltando ao
ponto 4;
10. Se o parecer do Chefe de Divisão é concordante, este submete a informação a parecer do Diretor de Serviços;
12. Se o parecer do Diretor de Serviços é discordante, este devolve o processo ao chefe de divisão que o remete ao técnico, com indicação
das correções a efetuar, voltando ao ponto 4;
13. Se o parecer do Diretor de Serviços é concordante, este remete o processo à DSF para verificação da conformidade legal e emissão
das declarações de cabimento prévio e compromisso, procedimento da DGF – Execução da Despesa - Geral;
14. Recebido o processo da DSF devidamente instruído, o Diretor de Serviços submete o mesmo a despacho do Dirigente Superior (órgão
competente para a decisão de contratar) para apreciação/autorização da despesa;
16. Se o órgão competente para a decisão de contratar, por opção gestionária ou outra, entender que o processo aquisitivo deve ser
suspenso, o mesmo é devolvido ao técnico responsável pelo processo que, promoverá a anulação dos registos financeiros junto da
DSF e o arquivamento do processo;
17. Se o órgão competente para a decisão de contratar autorizar a realização da despesa e, inerentemente, adjudicar a proposta
apresentada, o processo é devolvido ao chefe de divisão da DE;
18. O Chefe de Divisão da DE remete novamente o processo ao técnico responsável pelo mesmo para que este promova as diligências
tendentes à concretização da aquisição, designadamente a notificação da adjudicação ao adjudicatário, por meio de transmissão
eletrónica de dados, e a consequente requisição ao fornecedor;
19. Receção e conferência de bens e serviços, procedimento da DE – Receção de bens ou confirmação da prestação dos serviços.
Minutas associadas

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MP07.3 Aquisição de bens e serviços a desenvolver pela DGAJ – Concurso Público
DGAJ
Código MP07.3
PROCEDIMENTO
AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS A DESENVOLVER PELA DGAJ – Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça CONCURSO PÚBLICO Data de
02/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento pré-contratual desenvolvido pela DE na sequência do plano de aquisições anualmente previstas ou resultante da
transmissão da necessidade de aquisição por parte dos tribunais ou outras unidades orgânicas da DGAJ, para a formação de um contrato,
de qualquer valor, de aquisição ou locação de bens ou aquisição de serviços, e mediante prévia publicação de anúncio no Jornal Oficial
da União Europeia (JOUE).

expediente ao Técnico de apoio administrativo, para registo e classificação do processo na plataforma de gestão documental;
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4. O Técnico assim responsável pelo processo analisa criticamente o pedido (a necessidade identificada), enquadrando-o legalmente
no regime aplicável à luz do Código dos Contratos Públicos e outros normativos aplicáveis à contratação pública;
5. O Técnico responsável pelo processo efetua, por meio de transmissão escrita e eletrónica de dados, as diligências necessárias
tendentes a identificar fornecedores e obtenção de preço meramente estimativo (preço base do procedimento), tendo em vista a
futura aquisição (consulta ao mercado);
6. Com base na auscultação do mercado, o técnico efetua as diligências necessárias, para a elaboração das peças processuais:
- Programa do Concurso;
- Caderno de Encargos (no caso de manifesta simplicidade das prestações que constituem o objeto contratual, as cláusulas podem
consistir em mera fixação das especificações técnicas e aspetos essenciais à execução, como sejam, o preço ou prazo).
procedimento, peças procedimentais (programa do concurso e caderno de encargos), nomeação de Júri, delegação de competências,
publicação de anúncio (DR e/ou JOUE), plataforma eletrónica utilizada e identificação do órgão competente para a decisão de
contratar;
8. O Técnico submeterá o processo ao Chefe de Divisão para parecer, devidamente instruído com os elementos necessários;
10. Caso não exista, o Chefe de Divisão devolve o processo ao técnico com indicação das correções a efetuar, voltando ao ponto 4;
de declaração de cabimento prévio (e/ou declaração de cativação) – procedimento da DGF de Execução de Despesa - Geral;
15. Recebido o processo da DSF devidamente instruído, o Diretor de Serviços submete o mesmo a despacho da Direção Superior (órgão
realização da despesa, aprovação das peças procedimentais, nomeação de júri, delegação de competências e publicação de anúncio);
16. O Diretor-Geral (o órgão competente para a decisão de contratar) autoriza a despesa?
suspenso, o mesmo é devolvido ao Chefe de Divisão, para promoção da anulação do cabimento e arquivo;
18. Caso o órgão competente para a decisão de contratar autorizar a realização da despesa, o Técnico responsável pelo processo inicia
os trâmites necessários à condução do procedimento, sendo o mesmo conduzido, na parte tocante à relação com os interessados,
por meio de plataforma eletrónica, ficando assegurada a publicitação do anúncio do procedimento (compete aos Serviços a respetiva
publicitação, mediante pagamento conforme orçamento gerado pela INCM);
19. Dependendo do valor do contrato, o Técnico procede, em simultâneo, à publicitação do anúncio (Conforme o modelo constante no
Anexo II, do Regulamento “CE” n.º 1564/2005, da Comissão de 7 de setembro) no JOUE;
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20. O júri, designado pelo órgão competente para a decisão de contratar para a condução do procedimento, promove a retificação de
erros e omissões (após aprovação do órgão competente para a decisão de contratar), ou a resposta a pedidos de esclarecimento
sobre as peças do procedimento, se aplicável;
21. Os esclarecimentos ou retificações às peças processuais são comunicadas aos interessados;
22. Houve lugar à publicação no JOUE do anúncio do concurso?
23. Se não, fixa-se um prazo para apresentação das propostas não inferior a 9 dias. Segue para o ponto 25;
24. Se sim, fixa-se um prazo para apresentação das propostas não inferior a 47 dias (ou 40 dias nos termos do n.º 3 do artigo 136.º do
CCP) a contar da data do envio do anúncio ao serviço de publicações oficiais das Comunidades europeias;
25. Até ao termo do prazo fixado para apresentação de propostas, estas podem ser retiradas pelos interessados que as tenham
apresentado, podendo ser apresentada nova proposta dentro do prazo;
26. Os interessados apresentam a sua proposta (exclusivamente) através da plataforma eletrónica;
27. No dia imediato ao termo do prazo para a apresentação das candidaturas, o Júri publicita as listas dos concorrentes na plataforma
eletrónica utilizada pela DGAJ;
28. O interessado que não tenha sido incluído na lista dos concorrentes, pode reclamar no prazo de 3 dias, contados a partir da publicação
da lista, comprovando a apresentação de proposta;
29. O júri avalia as propostas e, se necessário, pede esclarecimentos sobre as mesmas;
30. Os esclarecimentos prestados são notificados a todos os concorrentes;
31. Há lugar a leilão eletrónico? No caso de contratos de aquisição ou locação de bens móveis e de contratos de aquisição de serviços, a
entidade adjudicante pode recorrer a um leilão eletrónico, que consiste num processo interativo através de dispositivo eletrónico
que permite o melhoramento das propostas apresentadas depois de terem sido avaliadas;
32. Caso exista, é elaborado o programa do leilão, bem como o respetivo convite;
33. Os interessados procedem à apresentação das propostas retificadas, voltando ao ponto 30;
34. Se não existe lugar a leilão eletrónico, o júri passa à fase de elaboração do relatório preliminar;
35. O júri elabora o relatório preliminar devidamente fundamentado no qual propõe a admissão/exclusão das propostas bem como a
sua ordenação através da aplicação do/os critério/os de adjudicação;
36. O júri procede à audiência prévia de interessados;
37. O júri elabora o relatório final, mantendo ou modificando o teor do relatório preliminar;
38. No caso de modificação do teor do relatório preliminar, procede-se a nova audiência prévia dos interessados, finda a qual o júri
elabora novo relatório final;
39. O relatório final, juntamente com os documentos que compõem o processo, é submetido ao órgão competente para a decisão de
contratar para efeitos de remessa à DSF, para compromisso, com indicação inequívoca sobre a entidade adjudicatária e valor
definitivo do contrato;
40. A DSF efetua o compromisso – procedimento da DGF de Execução de Despesa - Geral;
41. Após o registo do compromisso pela DSF, o relatório final, juntamente com os documentos que compõem o processo, é submetido
novamente ao órgão competente para a decisão de contratar para efeitos de adjudicação e aprovação da minuta do contrato a
celebrar (caso não seja devida caução);
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42. Em consequência da decisão do órgão competente para a decisão de contratar, o processo é devolvido ao Técnico responsável pelo
mesmo que procede à notificação da entidade adjudicatária da:
- Adjudicação;
justifique);
- Prestação da caução, caso se justifique;
- E procede à publicação do anúncio a que alude o artigo 78.º do CCP;
44. O Técnico responsável pelo processo notifica a adjudicatária da minuta do contrato;
45. Após aceitação da mesma, o Técnico diligencia ainda no sentido de promover a outorga do contrato, decorridas que se encontrem
as seguintes condições:
- Decorridos 10 dias contados da data da notificação da decisão de adjudicação (concurso público com publicação no JOUE –
104.º/2/a));
46. Após a outorga, remete ao adjudicatário um exemplar do contrato e procede à comunicação dos contratos aos serviços/ unidades
orgânicas que o irão executar (DGAJ e tribunais), enviando todos os elementos necessários à sua execução;
47. O contrato está sujeito a fiscalização prévia pelo Tribunal de Contas (nos termos da Lei de organização e processo do Tribunal de
Contas - Lei 98/97, de 26 de agosto, com as alterações introduzidas)?
48. Se o contrato não está sujeito a fiscalização prévia pelo Tribunal de Contas, procede-se em conformidade com o ponto 55.
49. Se está sujeito, diligencia no sentido da remessa do contrato para fiscalização prévia do Tribunal de Contas, sujeitando os elementos
instrutórios aos dirigentes intermédios;
50. Consoante o valor do contrato, a DE comunica à DSF os efeitos do mesmo, ou seja, se o contrato pode ou não ser executado, quer
financeira, quer materialmente, até ser recebido o visto do Tribunal de Contas;
51. No âmbito da fiscalização prévia, foi concedido visto por parte do Tribunal de Contas?
52. Se não foi concedido visto pelo Tribunal de Contas, o técnico responsável pelo processo comunica de imediato à DSF para agir em
conformidade com o estabelecido na lei, no caso de ter sido iniciada a sua execução, procedimento da DGF – Execução de Despesa -
Geral;
53. Notifica da decisão o adjudicatário;
54. Se foi concedido o visto por parte do Tribunal de Contas, a comunica à DSF que o contrato pode ser executado e podem ser efetuados
pagamentos ao abrigo do mesmo, procedimento da DGF de Execução de Despesa - Geral;
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55. Receção e conferência de bens, cujos procedimentos se encontram descritos no procedimento da DE - Receção de bens ou
confirmação da prestação dos serviços.
Minutas associadas

- INCM – Imprensa Nacional Casa da Moeda
- JOUE – Jornal Oficial da União Europeia
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
MP07.4 Aquisição de bens e serviços a desenvolver pela DGAJ – Concurso Público Urgente
DGAJ
Código MP07.4
PROCEDIMENTO
AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS A DESENVOLVER PELA DGAJ – Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça CONCURSO PÚBLICO URGENTE Data de
02/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento pré-contratual desenvolvido pela DE na sequência do plano de aquisições anualmente previstas ou resultante da
transmissão da necessidade de aquisição por parte dos tribunais ou outras unidades orgânicas da DGAJ, idêntico ao de CONCURSO
PÚBLICO, mas caracterizado essencialmente pela celeridade que lhe é impressa por via do encurtamento dos prazos e da subtração de
algumas fases processuais. Ocorre quando exista urgência na celebração de um contrato de locação ou aquisição de bens móveis, ou de
aquisição de serviços de uso corrente, desde que o valor do contrato a celebrar seja inferior a € 134.000,00 (concurso público nacional).

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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
expediente ao Técnico de apoio administrativo, para registo e classificação do processo na plataforma de gestão documental;
4. O Técnico assim responsável pelo processo analisa criticamente o pedido (a necessidade identificada), enquadrando-o legalmente
no regime aplicável à luz do Código dos Contratos Públicos e outros normativos aplicáveis à contratação pública;
5. O Técnico responsável pelo processo efetua, por meio de transmissão escrita e eletrónica de dados, as diligências necessárias
tendentes a identificar fornecedores e obtenção de preço meramente estimativo (preço base do procedimento), tendo em vista a
futura aquisição (consulta ao mercado);
6. Com base na auscultação do mercado, o Técnico efetua as diligências necessárias, para a elaboração das peças processuais:
- Convite;
- Caderno de encargos (no caso de manifesta simplicidade das prestações que constituem o objeto contratual, as cláusulas podem
consistir em mera fixação das especificações técnicas e aspetos essenciais à execução, como sejam, o preço ou prazo).
procedimento, peças procedimentais (convite e caderno de encargos), publicação de anúncio (DR), plataforma eletrónica utilizada e
identificação do órgão competente para a decisão de contratar;
8. O Técnico submeterá o processo ao Chefe de Divisão para parecer, devidamente instruído com os elementos necessários;
10. Caso não exista, o Chefe de Divisão devolve o processo ao técnico com indicação das correções a efetuar, voltando ao ponto 4;
de declaração de cabimento prévio (e/ou declaração de cativação), procedimento da DGF de Execução de Despesa - Geral;
15. Recebido o processo da DSF devidamente instruído, o diretor de serviços submete o mesmo a despacho da direção superior (órgão
realização da despesa, aprovação das peças procedimentais e publicação de anúncio);
suspenso, o mesmo é devolvido ao Chefe de Divisão, para promoção da anulação do cabimento e arquivo;
18. Se o órgão competente para a decisão de contratar autorizar a realização da despesa, o Técnico responsável pelo processo inicia os
trâmites necessários à condução do procedimento, sendo o mesmo conduzido, na parte tocante à relação com os interessados, por
meio de plataforma eletrónica, ficando assegurada a publicitação do anúncio do procedimento (compete aos Serviços a respetiva
publicitação, mediante pagamento conforme orçamento gerado pela INCM);
19. Os interessados apresentam a sua proposta, através da plataforma eletrónica, num prazo não inferior a 24 horas;
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20. Até ao termo do prazo fixado para apresentação de propostas, estas podem ser retiradas pelos interessados que as tenham
apresentado, podendo ser apresentada nova proposta dentro do prazo;
21. O Técnico elabora informação onde consta avaliação das propostas, aplicando como critério único de adjudicação, o do preço mais
baixo, definindo a lei como critério de desempate o da ordem de apresentação das propostas e indica os motivos da exclusão de
propostas;
22. A mesma informação é submetida ao órgão competente para a decisão de contratar, juntamente com os documentos que compõem
o processo, para efeitos de remessa à DSF, para compromisso, com indicação inequívoca sobre a entidade adjudicatária e valor
definitivo do contrato, procedimento da DGF de Execução de Despesa - Geral;
23. A DSF efetua o compromisso;
24. Após o registo do compromisso pela DSF, a informação, juntamente com os documentos que compõem o processo, é submetido
novamente ao órgão competente para a decisão de contratar para efeitos, de adjudicação e aprovação da minuta do contrato a
celebrar;
25. Em consequência da decisão do órgão competente para a decisão de contratar, o processo é devolvido ao Técnico responsável pelo
mesmo que procede à notificação da entidade adjudicatária da:
- Adjudicação;
justifique);
27. O Técnico responsável pelo processo notifica a adjudicatária da minuta do contrato;
28. Após aceitação da mesma, o Técnico diligencia ainda no sentido de promover a outorga do contrato, decorridas que se encontrem
as seguintes condições:
29. Após a outorga, remete ao adjudicatário um exemplar do contrato e procede à comunicação dos contratos aos serviços/ unidades
orgânicas que o irão executar (DGAJ e tribunais), enviando todos os elementos necessários à sua execução;
30. Receção e conferência de bens, cujos procedimentos se encontram descritos no procedimento da DE – Receção de bens ou
confirmação da prestação dos serviços.
Minutas associadas

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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
- INCM – Imprensa Nacional Casa da Moeda
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
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MP07.5 Aquisição de bens e serviços desenvolvidos pela Unidade de Compras do Ministério da Justiça
DGAJ
Código MP07.5
PROCEDIMENTO
AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS DESENVOLVIDOS PELA UNIDADE DE Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça COMPRAS DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA Data de
02/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento de aquisição de bens e serviços para as categorias centralizadas na Unidade Ministerial de Compras (UMC), quer seja
decorrente de acordo-quadro em vigor, celebrado pela eSPap, I.P., quer seja no âmbito do plano estratégico para o Ministério da Justiça.

Descrição 1. De acordo com o seu plano de aquisições, a UCMJ informa a DGAJ da pretensão em desenvolver um procedimento aquisitivo para a
contratação de bens ou serviços, solicitando, concomitantemente:
- O preenchimento dos mapas indicativos das necessidades a satisfazer;
- A remessa dos documentos financeiros correspondentes (Declaração de Cabimento Orçamental e de Declaração de registo no SCEP,
no caso de contratos plurianuais);
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2. O chefe de divisão da DE remete o expediente ao técnico de apoio administrativo, para registo e classificação do processo na
plataforma de gestão documental;
3. Após registo e classificação, o Técnico de apoio administrativo devolve o processo ao chefe de divisão da DE;
4. O Chefe de Divisão da DE distribui o processo a um técnico superior, para que colija os elementos necessários para a participação no
procedimento aquisitivo;
5. Levantamento das necessidades - existem elementos necessários com vista ao preenchimento dos mapas?
6. Se não existem elementos necessários, são desenvolvidas diligências para a obtenção de tais elementos através de inquérito dirigido
aos administradores judiciários e secretários de justiça dos Tribunais Administrativos e Fiscais. Após segue para o ponto 8.
7. Se existem os elementos necessários, o Técnico agrega a informação, elabora os mapas e reúne os documentos instrutórios
necessários;
8. Reunidas as necessidades e, consequentemente, conhecido o valor estimado da despesa a suportar pela DGAJ, o Técnico elabora
informação circunstanciada sobre a necessidade de participação no procedimento aquisitivo;
9. O processo é remetido para parecer ao Chefe de Divisão;
11. Caso não exista, o processo é devolvido ao Técnico responsável pelo processo para reformulação, voltando ao ponto 7;
12. Se existe, o processo é remetido ao Diretor de Serviços para obtenção de despacho superior;
14. Caso não exista, devolve o processo ao Chefe de Divisão para cumprimento do parecer que tiver exarado. Volta ao ponto 9;
15. Se existe, envia o processo à Direção de Serviços Financeiros (DSF) para que proceda à emissão dos competentes documentos
financeiros, nomeadamente o cabimento prévio e registo SCEP, se aplicável, procedimento da DGF – Execução de Despesa - Geral.
16. Recebido o processo pelo diretor de serviços, instruído com os documentos financeiros pertinentes, o mesmo é submetido à direção
superior com vista à obtenção da competente autorização para que a DGAJ participe no procedimento aquisitivo a desenvolver pela
UCMJ;
17. Houve despacho de autorização do Diretor-Geral?
18. Caso não exista, o referido técnico procede às comunicações pertinentes à UCMJ;
19. O Técnico arquiva o processo.
20. Caso exista, o Técnico responsável pelo processo transmite todos os dados necessários à UCMJ, confirmando a participação no
procedimento aquisitivo;
21. Concluído o procedimento aquisitivo pela UCMJ, esta comunica à DGAJ o seu resultado, bem como todos os documentos necessários
à celebração dos contratos decorrentes do mesmo, incluindo cauções, quando aplicável;
22. Recebida a minuta do contrato pela UCMJ, a mesma foi aprovada?
23. Se não foi aprovada, o Técnico responsável pelo processo verifica se foi delegada a competência para a sua aprovação no dirigente
máximo do serviço;
24. Neste caso, o Técnico responsável elabora minuta do contrato e, através de informação sumária, propõe a sua aprovação e o
compromisso da despesa adjudicada junto do órgão competente para a decisão de contratar.
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25. Se foi recebida a minuta do contrato aprovada, junto com a decisão de adjudicação tomada pelo órgão competente (Secretário de
Estado ou Secretário-Geral), o Técnico responsável elabora informação sumária, propondo o compromisso da despesa adjudicada e
a celebração do contrato;
26. Uma vez aprovada a minuta do contrato, o processo é remetido à DSF para verificação da conformidade legal e emissão do(s)
compromisso(s), procedimento da DGF – Execução de Despesa - Geral;
27. Recebido o processo da DSF, o Técnico verifica se a minuta do contrato já foi anteriormente aprovada;
28. No caso de ter de ser aprovada a minuta do contrato, o Técnico notifica o adjudicatário para a aceitação da minuta do mesmo e,
passado o prazo para a sua aceitação, notifica o adjudicatário para a respetiva outorga, segue para o ponto 30;
29. No caso de já ter sido anteriormente aprovada a minuta do contrato, o técnico procede à notificação do adjudicatário para a outorga
do contrato;
30. Procede-se à outorga do contrato, remetendo-se ao adjudicatário um exemplar do mesmo;
31. Procede-se à comunicação do contrato aos serviços que o irão executar (DGAJ e tribunais), enviando todos os elementos necessários
à sua execução, bem como à publicação do mesmo no portal da internet dedicado aos contratos públicos;
32. O contrato está sujeito a fiscalização prévia pelo Tribunal de Contas (nos termos da Lei de organização e processo do Tribunal de
Contas – Lei n.º 98/97, de 26 de agosto, com as alterações introduzidas)?
33. Se o contrato não está sujeito a fiscalização prévia pelo Tribunal de Contas, passa para o ponto 39;
34. Se está sujeito a fiscalização prévia, diligencia no sentido da remessa do contrato para fiscalização prévia do Tribunal de Contas,
sujeitando os elementos instrutórios aos dirigentes intermédios;
35. Consoante o valor do contrato, a DE comunica à DSF os efeitos do mesmo, ou seja, se o contrato pode ou não ser executado, quer
financeira, quer materialmente, até ser recebido o visto do Tribunal de Contas;
36. No âmbito da fiscalização prévia, foi concedido visto por parte do Tribunal de Contas?
37. Se não foi concedido visto pelo Tribunal de Contas, o Técnico responsável pelo processo comunica de imediato à DSF para agir em
conformidade com o estabelecido na lei, no caso de ter sido iniciada a sua execução, procedimento da DGF – Execução de Despesa -
Geral;
38. Notifica da decisão o adjudicatário;
39. Encerra o processo.
40. Se foi concedido o visto por parte do Tribunal de Contas, comunica à DSF que o contrato pode ser executado e podem ser efetuados
pagamentos ao abrigo do mesmo, procedimento da DGF – Execução de Despesa - Geral;
41. Receção e conferência de bens e serviços, cujos procedimentos se encontram descritos no procedimento da DE – Receção de bens
ou confirmação da prestação dos serviços.
Minutas associadas

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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
- SCEP – Sistema Central de Encargos Plurianuais - aplicação disponibilizada no SIGO para registo dos encargos plurianuais, aplicação
da DGO
- UCMJ – Unidade de Compras do Ministério da Justiça
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
MP07.6 Receção de bens ou confirmação da prestação dos serviços
DGAJ
Código MP07.6
RECEÇÃO DE BENS OU CONFIRMAÇÃO DA PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS
Data de
02/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Proceder à receção dos bens no armazém, mediante a sua conferência física – quantitativa e/ou qualitativa –, e assegurar, em
consequência, a distribuição dos mesmos pelas diversas unidades orgânicas requisitantes. A confirmação da prestação dos serviços é
efetuada pelo próprio serviço requisitante, que informará, no próprio documento de despesa (fatura), ou em outro documento a
delimitar previamente, se o serviço foi prestado nas condições pretendidas.

Descrição 1. Depois de concluída a adjudicação e celebrado o contrato:

i) Os bens são entregues pela empresa cocontratante e rececionados no armazém pelo contraente público, acompanhados de guia
de remessa ou fatura;
ii) Os serviços são prestados pela empresa cocontratante na unidade orgânica requisitante, acompanhados de fatura;
2. O Técnico responsável por este processo, que será distinto daquele que desenvolveu o procedimento aquisitivo, faz a conferência
quantitativa e/ou qualitativa entre o que se adquiriu/contratou com o que se rececionou ou com o serviço que foi prestado,
confrontando a requisição oficial (nota de encomenda) com a guia de remessa ou fatura, podendo ainda solicitar a colaboração de
outras unidades orgânicas da DGAJ para a verificação do adequado fornecimento de bens e/ou correta prestação dos serviços
contratados;
3. Existem diferenças entre a Requisição Oficial e a Guia de Remessa/Fatura?
4. Se existem, os bens são devolvidos à empresa cocontratante e a mesma retifica a entrega, voltando ao ponto 1.
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5. Se não existem, o técnico responsável por este processo declara que está conforme, assina e data o documento legal apresentado
(guia de remessa/guia de transporte);
6. Os bens requisitados são passíveis de serem transportados pela DE?
7. Se sim, os serviços de apoio administrativo da DE entregam os bens requisitados ao requisitante.
8. Caso contrário, a DE informa o adjudicatário do local onde deve entregar os bens;
9. Nestes casos a conferência de bens fica a cargo do utilizador requisitante que procederá à comparação entre o material/equipamento
rececionado e a guia de remessa, confrontada com a requisição oficial interna;
10. Recebida a fatura via edoc, é efetuada a validação da mesma, mediante a confirmação se a mesma se encontra correta;
11. Se não está correta, envia-se a mesma ao fornecedor/prestador para a respetiva correção. Quando rececionada, retoma o ponto 10.
12. Se está correta, a fatura é remetida/devolvida à DSF, via edoc, acompanhada de uma informação elaborada pelo Técnico responsável
pela receção dos bens ou pela confirmação da prestação dos serviços, para processamento da fatura, após despacho de concordância
do Chefe de Divisão e/ou do Diretor de Serviços (e, em alguns casos, do Diretor-Geral);
13. Devolvido o processo pela DSF, o mesmo é reencaminhado ao Técnico responsável pelo mesmo, que promoverá, após confirmação
da prática dos atos identificados no passo anterior, ao arquivamento do processo.
Minutas associadas

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MP8. GERIR RECURSOS DE INFORMAÇÃO
MP08.1 Avarias de equipamentos informáticos
DGAJ
Código MP08.1
AVARIAS DE EQUIPAMENTOS INFORMÁTICOS
Data de
02/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Preservar o equipamento existente e resolver problemas a nível de software, evitando, tanto quanto possível, o recurso a entidades
externas.
Existem dois tipos de avarias:
- Avaria de software;
- Avaria de hardware.
Referências -
Descrição A - Avaria de hardware

1. As comunicações de avaria de hardware (equipamentos informáticos) são efetuadas à Informática, via email, ou telefonicamente
caso aquela via não seja possível;
2. A equipa de Informática faz testes para confirmação da avaria;
3. A avaria pode ser reparada na DGAJ?
4. Se sim, então é reparada.
5. Após resolução, fecha-se o incidente.
6. Se não, coloca-se a questão: O equipamento está em período de garantia?
7. Se o equipamento não estiver em período de garantia, a Informática promove a disponibilização de outro;
8. Comunica-se ao Património a saída de equipamento do armazém e o abate do equipamento avariado, procedimento da DGF –
Inventário de bens da DGAJ;
9. Se o equipamento está em período de garantia, então é acionada a assistência técnica e este é remetido à empresa para reparação
ou substituição;
10. Fecha o incidente.
B - Avaria de software
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1. A avaria de software é comunicada via email para a Informática, ou telefonicamente caso aquela via não seja possível;
2. É efetuada uma análise prévia do problema, em contacto direto com o utilizador;
3. Trata-se de uma pequena anomalia?
4. Se Não – então requer a intervenção de um técnico especializado, e contacta-se a empresa via online:
- Onde são dadas instruções ao técnico da DGAJ, como resolver a anomalia;
- Ou a deslocação do técnico à DGAJ.
5. Se sim, sendo uma pequena anomalia, resolve-se por telefone ou o informático desloca-se ao posto de trabalho e tenta resolver;
6. Existem três opções de resolução do problema: nova instalação, correção do sistema ou através de uma atualização;
Minutas associadas
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MP08.2 Entrada e saída de funcionários na DGAJ
DGAJ
Código MP08.2
ENTRADA E SAÍDA DE FUNCIONÁRIOS NA DGAJ
Data de
02/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Criação de novos funcionários e respetivos acessos e cancelamento da conta do funcionário e respetivos acessos.
Quando ingressa um novo funcionário na DGAJ, existem vários procedimentos a desenvolver junto da Informática.
A UON/UOF para a qual o funcionário vai trabalhar solicita à Informática a criação de um novo posto de trabalho (PC, telefone) e informa
os níveis de acesso, quer a pastas ou recursos de rede, quer a aplicações em uso naquela UON/UOF. A Informática cria um utilizador e
solicita ao IGFEJ uma conta de email. Informa o setor do Património do número de inventário e para que UON/UOF se destina o
equipamento.
Quando o funcionário abandona o serviço, independentemente da modalidade, deve ser comunicada pela UON/UOF em que exerce
funções, a sua cessação junto do setor da Informática. A Informática fecha a conta e solicita ao IGFEJ o cancelamento da respetiva conta
de email.

Descrição 1. Perante a saída de funcionário, a respetiva UON/UOF deve comunicar à Informática a cessação de funções por parte do funcionário;
2. A Informática fecha a conta deste e solicita ao IGFEJ o cancelamento da respetiva conta de email, normalmente com um período de
espera/carência de 30 dias para o caso do funcionário regressar à DGAJ;
3. No caso de a UON/UOF não comunicar a cessação de funções e a Informática tenha conhecimento informal dessa cessação, promove
junto da respetiva UON/UOF a confirmação da mesma;
4. Assim como, o destino que se deve dar ao equipamento que existe naquele posto de trabalho, se é retirado ou reafectado a outro
funcionário que venha de novo para aquele lugar.
5. Tratando-se da entrada de novo funcionário, neste caso, a respetiva Unidade Orgânica transmite à Informática a nova entrada, via
email;
6. São pedidos pela mesma via, os dados do novo funcionário e os respetivos níveis de acesso;
7. São enviados Nome, NIF e níveis de acesso, quer a pastas ou recursos de rede, quer às aplicações necessárias àquela UON/UOF;
8. A Informática solicita aos RH o n.º de SRH do novo trabalhador, uma vez que é este que define o utilizador na rede;
9. É criado o utilizador na AD;
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10. É efetuado pedido, via email para o Helpdesk do IGFEJ, para criação da nova conta e endereço de email;
11. É atribuído ao utilizador um PC e um telefone (caso haja disponibilidade de equipamento) e instalados no seu posto de trabalho;
12. O setor do Património é informado do nº de inventário correspondente ao equipamento saído do armazém e para que UON/UOF se
destina, procedimento da DGF – Inventário de bens da DGAJ;
13. É configurado o PC com os níveis de acesso pedidos e respetivas aplicações;
14. Comunica-se à UON/UOF a conclusão da instalação do posto de trabalho.
Minutas associadas
Glossário - AD – Active Directory

- PC – Personal Computer
- UON/UOF – Unidade Orgânica Nuclear/Unidade Orgânica Flexível
- RH – Recursos Humanos
- SRH – Sistemas de Recursos Humanos
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MP08.3 Movimentação interna de funcionários
DGAJ
Código MP08.3
MOVIMENTAÇÃO INTERNA DE FUNCIONÁRIOS
Data de
02/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Atualização das permissões/acessos do funcionário deslocado e transferência do seu equipamento para o novo posto de trabalho.

Descrição 1. A Unidade Orgânica comunica à Informática a transferência do funcionário e solicita o cancelamento de todas as permissões/acessos,
respeitantes a essa UON/UOF;
2. A Unidade de destino solicita as novas permissões/acessos para esse utilizador;
3. A Informática atualiza os acessos a recursos de rede, retirando os que deixaram de ser necessários e atribuindo os que forem
suscitados face à movimentação;
4. A Informática transfere o equipamento para o novo posto de trabalho e instala as novas aplicações;
5. Comunica-se ao setor do Património a deslocação do equipamento para outra UON/UOF, procedimento da DGF – Inventário de bens
da DGAJ;
6. Comunica-se à UON/UOF a conclusão da instalação do posto de trabalho.
Minutas associadas
Glossário - UON/UOF – Unidade Orgânica Nuclear/Unidade Orgânica Flexível
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MP08.4 Pedidos de alteração de password
DGAJ
Código MP08.4
PEDIDOS DE ALTERAÇÃO DE PASSWORD
Data de
02/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Alteração de palavras passe dos funcionários relativamente a diversas aplicações.
Existem várias aplicações informáticas na DGAJ que, para se aceder exigem credenciais, bem como, vários recursos de rede, das quais se
destacam três, pela frequência de pedidos de alteração de password:
- Requerimentos Oracle RH
- Recibos de vencimento – SRH
Pese embora, o utilizador tenha autonomia dentro da própria aplicação para alterar a password, pode manifestar dificuldade em alterar
a mesma na aplicação referida:
- Rede da DGAJ (Só para os funcionários da DGAJ).
Referências -
Descrição 1. O pedido de alteração é efetuado via email, telefone ou através de formulário disponibilizado no sistema de gestão documental
(edoc);
2. O técnico de informática altera a password;
3. Informa o utilizador pela mesma via em que foi pedida;
4. Encerra o pedido.
Minutas associadas

- RH – Recursos Humanos
- SRH – Sistemas de Recursos Humanos
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MP08.5 Segurança dos dados
DGAJ
Código MP08.5
SEGURANÇA DOS DADOS
Data de
02/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Salvaguarda da informação e das bases de dados da DGAJ.

Existem duas formas de fazer segurança dos dados:
- Backups automáticos
- Backups manuais.
Quanto aos Backups automáticos, diariamente são feitos backups, pelo IGFEJ, aos servidores com recurso à ferramenta: Tivoli Storage
Manager.
Ocorrendo situações de perda de informação, efetuam-se através da mesma ferramenta a respetiva recuperação.
Referências -
Descrição A. Backups automáticos:

1. A UON/UOF ou o funcionário comunica à Informática, via email, os dados a recuperar;
2. A equipa de Informática comunica ao Helpdesk do IGFEJ tal necessidade;
3. O IGFEJ recupera os dados e comunica à Informática da DGAJ;
4. A Informática da DGAJ confirma a reposição e comunica ao autor do pedido;
B. Backups manuais:
1. Quinzenalmente fazem-se backups das imagens digitalizadas pela aplicação CJI.
2. Fazem-se esporadicamente backups a algumas aplicações/pastas de rede.
Minutas associadas

- MJ – Ministério da Justiça
- UON/UOF – Unidade Orgânica Nuclear/ Unidade Orgânica Flexível
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MP9. GERIR REGISTO CRIMINAL
MP09.1 Análise criminal complexa – Registo de boletins eletrónicos
DGAJ
Código MP09.1
ANÁLISE CRIMINAL COMPLEXA – REGISTO DE BOLETINS ELETRÓNICOS
Data de
11/09/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento alinhado com a necessidade de proceder à análise criminal complexa de boletins inseridos na aplicação SICRIM, que não
sejam objeto de validação e registo automático e cuja complexidade ultrapassa a análise criminal simples, efetuando o respetivo
tratamento e registo.
O boletim pode ser encaminhado para a fila da análise criminal complexa automaticamente pelo SICRIM ou por analista a quem o boletim
suscite dúvidas técnico-jurídicas aquando do registo.

Estados Membros da UE (Lei nº 37/2015, de 5 de maio e Decreto Lei nº 171/2015, de 25 de agosto).
Descrição 1. Acede-se ao boletim a partir da listagem do SICRIM “Análise Criminal (Complexa)”;

2. Pesquisa global de boletins para se verificar se foi devolvido algum boletim com incorreções relativo ao processo em questão;
3. Verifica-se os dados do novo boletim;
4. Verifica-se se o boletim está corretamente preenchido;
5. Caso o boletim não esteja correto, devolve-se com indicação das incorreções.
6. Caso o boletim esteja correto, prossegue-se o seu tratamento consoante o tipo de boletim (boletim de emissão, boletim de alteração,
boletim de extinção);
7. Tratando-se de um boletim de emissão faz-se pesquisas de identificação para despiste da existência de duplicação de registos;
8. Caso não exista duplicação de registos, regista-se o boletim (e o registo que estava a eliminar passa a vigente).
9. Caso exista duplicação de registos, verifica-se que tipo de registo está duplicado (se registo de identificação civil ou se registo
criminal);
10. Se existe mais de um registo na BDIC relativo àquela pessoa, solicita-se informação ao IRN sobre a duplicação dos registos e o boletim
fica pendente a aguardar a resposta;
11. Após resposta do IRN faz-se a correção de identificação no registo criminal, em conformidade;
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12. Regista-se o boletim (ou devolve-se, mediante aplicação das regras de análise técnico-jurídica).
13. Se existe duplicação de registos criminais, pode tratar-se de uma de duas situações de duplicação: ou um registo criminal com
informação de mais de uma pessoa, ou dois registos para uma só pessoa;
14. Caso exista um registo criminal com informação relativa a mais de uma pessoa, verifica-se cada boletim do registo;
15. Procede-se à separação dos registos, associando os boletins aos registos corretos;
16. Regista-se o novo boletim (ou devolve-se, mediante aplicação das regras de análise técnico-jurídica).
17. Caso exista mais de um registo criminal relativo à pessoa identificada, faz-se a verificação de todos os boletins existentes e procede-
se à unificação dos registos;
18. Procede-se à conversão do registo unificado para a identificação correta e passa-se ao ponto 16.
19. No seguimento do ponto 6, tratando-se de um boletim de alteração ou de extinção, verifica-se se o respetivo boletim de emissão
está na fila “Análise Criminal”;
20. Caso o respetivo boletim de emissão esteja na fila “Análise Criminal” verifica-se se está correto;
21. Se o boletim não está correto devolve-se.
22. Se o boletim está correto regista-se e associa-se à condenação correspondente.
23. Caso o respetivo boletim de emissão não esteja na fila “Análise Criminal” verifica-se se o boletim de emissão respetivo foi devolvido;
24. Caso o respetivo boletim de emissão tenha sido devolvido devolve também o novo boletim.
25. Caso o respetivo boletim de emissão não tenha sido devolvido, faz-se pesquisa de identificação para despiste da existência de
duplicação de registos;
26. Caso não exista duplicação de registos significa que o registo está cancelado;
27. Verifica-se se o registo está corretamente cancelado;
28. Se o registo não está corretamente cancelado, repõe-se o registo e anota-se em conformidade;
30. Se o registo está corretamente cancelado, verifica-se se se trata de um boletim do TEP;
31. Caso não seja um boletim do TEP devolve-se o boletim solicitando o envio do respetivo boletim de emissão.
32. Caso seja um boletim do TEP pede o boletim de emissão ao tribunal da condenação e o boletim do TEP fica a aguardar a resposta;
33. Após a receção do boletim da condenação, regista o boletim do TEP.
34. No seguimento do ponto 25, caso exista duplicação de registos, verifica-se que tipo de registo está duplicado (se registo de
identificação civil ou se registo criminal);
35. Se existe mais de um registo na BDIC relativo àquela pessoa, solicita-se informação ao IRN sobre a duplicação dos registos e o boletim
fica pendente a aguardar a resposta;
36. Após resposta do IRN faz-se a correção de identificação no registo criminal, em conformidade;
37. Regista-se o boletim (ou devolve-se, mediante aplicação das regras de análise técnico-jurídica).
38. Existindo duplicação de registos criminais, pode tratar-se de um registo criminal com informação de mais de uma pessoa ou de dois
registos da mesma pessoa;
39. Caso exista um registo criminal com informação relativa a mais de uma pessoa, verifica-se cada boletim do registo;
40. Procede-se à separação dos registos, associando os boletins aos registos corretos;
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42. Caso exista mais de um registo criminal relativo à pessoa identificada, procede-se à verificação de todos os boletins existentes, e faz-
se a unificação dos registos;
43. Procede-se à conversão do registo unificado para a identificação correta e passa-se ao ponto 41.
Minutas associadas
Glossário - BDIC – Base de Dados de Identificação Civil

- IRN – Instituto dos Registo e do Notariado
- RC – Registo Criminal
- SICRIM – Sistema de Informação de Identificação Criminal
- TEP – Tribunal de Execução das Penas
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MP09.2 Análise criminal – Emissão de certificados de titulares de registo (requerimentos)
DGAJ
Código MP09.2
PROCEDIMENTO
ANÁLISE CRIMINAL – EMISSÃO DE CERTIFICADOS DE TITULARES DE Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça REGISTO (REQUERIMENTOS) Data de
19/05/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento de análise criminal alinhado com a necessidade de promover a emissão de certificados de titulares de registo, a
requerimento dos próprios.
Esta análise resulta na seleção e ordenação da informação certificável em função da finalidade do certificado, o que implica o
conhecimento atualizado das exigências da lei especial aplicada a cada finalidade e os efeitos no conteúdo de cada certificado requerido.
Referências - Lei Orgânica da DGAJ (Decreto-Lei n.º 165/2012, de 31 de julho);

- Lei da Identificação Criminal (Lei nº 37/2015, de 5 de maio) e Regulamento da Lei da Identificação Criminal (Decreto-Lei nº 171/2015,
de 25 de agosto).
Descrição 1. O analista acede ao requerimento de certificado pelo separador “análise criminal /requerimentos” (a listagem de requerimentos de
certificados de titulares de registo é gerada automaticamente pelo SICRIM aquando do registo do pedido);
2. Verifica o registo segundo as regras de análise sobre o cancelamento de registos;
3. Verifica se o registo é para cancelar (nos termos do artigo 11º da Lei n.º 37/2015, de 5 de maio);
4. Se o registo é para cancelar, torna não vigentes, um a um, todos os boletins do registo;
5. Ficando todos os boletins não vigentes, cancela o registo;
6. Emite o certificado de registo criminal (de conteúdo negativo).
7. Se o registo não é para cancelar, verifica a informação vigente, a informação não vigente e a informação cancelada do registo;
8. Verifica a finalidade a que se destina o certificado de registo criminal;
9. Verifica se a finalidade do certificado está corretamente indicada;
10. Se a finalidade não está corretamente indicada, faz pedido de esclarecimento para respetiva correção - o pedido de esclarecimento
é feito no próprio pedido de certificado e disponibilizado eletronicamente para acesso ao operador que registou o pedido;
11. Após o esclarecimento, o pedido volta ao ponto 1.
12. Se a finalidade está corretamente indicada, consulta a lei que regula a finalidade;
13. Verifica se o conteúdo do registo preenche a reserva de lei para a finalidade em questão;
14. Se o conteúdo do registo não preenche a reserva de lei aplicável à finalidade, torna não certificáveis, um a um, todos os boletins do
registo;
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16. Se o conteúdo do registo preenche a reserva de lei aplicável à finalidade, seleciona e organiza a informação a certificar de acordo
com a finalidade a que se destina o certificado;
17. Torna não certificáveis os boletins cuja informação não é certificável para a finalidade em questão;
18. Os boletins vigentes a certificar são ordenados cronologicamente do mais antigo para o mais recente segundo as regras de análise
definidas;
19. Emite o certificado de registo criminal (de conteúdo positivo).
Minutas associadas
Glossário - SICRIM – Sistema de Informação de Identificação Criminal
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MP09.3 Análise criminal – Emissão de certificados de titulares de registo (requisições)
DGAJ
Código MP09.3
PROCEDIMENTO
ANÁLISE CRIMINAL – EMISSÃO DE CERTIFICADOS DE TITULARES DE Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça REGISTO (REQUISIÇÕES) Data de
19/05/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento de análise criminal alinhado com a necessidade de promover a emissão de certificados de titulares de registo, pedidos por
requisição (cuja emissão não é automática, pela aplicação das regras de negócio estabelecidas).

de 25 de agosto).
Descrição 1. O analista acede à requisição de certificado pelo separador “análise criminal /requisições” (a listagem de requisições de certificados
de titulares de registo é gerada automaticamente pelo SICRIM aquando do registo do pedido, aplicadas as regras de negócio
definidas);
2. Verifica o registo segundo as regras de análise;
3. Verifica se o registo é para cancelar (nos termos do artigo 11º da Lei n.º 37/2015, de 5 de maio);
4. Se o registo não é para cancelar, verifica a informação vigente, a informação não vigente e a informação cancelada do registo;
5. Seleciona e organiza a informação a certificar;
6. Verifica a ordenação automática dos boletins vigentes feita pelo SICRIM e, se necessário, altera-a de acordo com as regras de análise
criminal;
7. Concluída a ordenação da informação a certificar, emite o certificado de registo criminal (de conteúdo positivo).
8. Se o registo é para cancelar, torna não vigentes, um a um, todos os boletins do registo;
9. Ficando todos os boletins não vigentes, o registo é cancelado;
Minutas associadas
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MP09.4 Análise criminal – Registo de boletins
DGAJ
Código MP09.4
ANÁLISE CRIMINAL – REGISTO DE BOLETINS
Data de
19/05/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito É um procedimento da Divisão de Análise e Gestão dos Registos (DAGR) alinhado com a necessidade de análise criminal de boletins
entrados na aplicação SICRIM através da aplicação “Citius” que não sejam objeto de validação e registo automático, bem como dos
boletins rececionados em papel e inseridos manualmente na aplicação informática pela DSIC.
O boletim eletrónico passa automaticamente para a análise criminal nos seguintes casos: se for boletim referente a medidas tutelares
educativas ou boletim relativo a registo de contumazes; sendo boletim de registo criminal se se tratar de sentença cumulatória, se tiver
decisão de não transcrição, se se tratar de boletim de alteração/substituição ou extinção, se for boletim de Tribunal de Execução das
Penas.

de 25 de agosto).
Descrição 1. O analista acede ao boletim a analisar (a listagem de boletins para análise criminal é gerada automaticamente pelo SICRIM, na
sequência da aplicação das regras de negócio previamente definidas no âmbito do registo de boletins);
2. Verifica o conteúdo da informação criminal;
3. Verifica se há erros no boletim ou dúvidas quanto à informação nele constante;
4. Se se verificarem erros no boletim, procede à devolução do boletim ao tribunal.
5. Se não houver dúvidas ou erros da informação do boletim, o analista verifica se o boletim cria novo registo ou se é relativo a registo
já existente; ou se há registo já cancelado, e se pode registar o boletim;
6. Caso se trate de boletim ou de registo de maior complexidade, o analista passa o boletim para a análise criminal complexa
[procedimento autónomo].
7. No caso de o boletim e/ou o registo não apresentarem maior complexidade, verifica se já existe registo;
8. Se ainda não existe registo, regista o boletim e é automaticamente criado registo.
9. Se se trata de registo já existente, verifica o seu estado e conteúdo;
10. Verifica se há boletins cancelados passíveis de encadear com o novo boletim;
11. Caso não haja boletins passíveis de tornar vigentes (por nenhum encadear com a nova informação a registar), regista o boletim.
12. Em caso de haver boletins cancelados que encadeiem com o novo boletim, o analista torna-os vigentes;
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13. Regista o boletim associando-o ao registo existente.
Minutas associadas
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MP09.5 Análise de identificação – Boletins complexos
DGAJ
Código MP09.5
ANÁLISE DE IDENTIFICAÇÃO – BOLETINS COMPLEXOS
Data de
11/09/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito É um procedimento de análise de identificação da DIAA alinhado com a necessidade de promover a atribuição da identificação correta
de acordo com os elementos de identificação contidos nos boletins inseridos na aplicação SICRIM através da aplicação “Citius/Habilus”
que não sejam objeto de validação e registo automático de acordo com as regras de negócio estabelecidas, bem como dos boletins
rececionados em papel e inseridos manualmente na aplicação informática pela DSIC.
A listagem de boletins em “Análise de Identificação (Boletins Complexos)” é gerada automaticamente pelo SICRIM depois de aplicadas
as regras de negócio definidas.
Caso o SICRIM não apresente propostas de identificação, há lugar à Pesquisa Manual utilizando as fontes RCPESQ, PERC, ICPESQ E PEIC
no caso de pessoas singulares, ou RCPESQ, PERC, PCPESQ e PEPC, no caso de pessoas coletivas, que permitam encontrar a identificação
correta com base nos elementos recebidos. Em caso de falta de elementos conclusivos faz-se um pedido de esclarecimentos ou uma
devolução.

Estados Membros da UE( Lei nº 37/2015, de 5 de maio e Decreto Lei nº 171/2015, de 25 de agosto).
Descrição 1. Acede-se ao Boletim através do Módulo do SICRIM “Análise de Identificação (Boletins Complexos)”;
2. Verifica-se se há proposta(s) de identificação apresentada(s) pelo SICRIM;
3. Se há proposta(s) de identificação apresentada(s) pelo SICRIM, verifica-se se é de associar a proposta apresentada (ou, se for o caso,
alguma das propostas);
4. Caso se verifique não ser de associar a proposta apresentada pelo SICRIM, passa-se ao ponto 6;
5. Caso se verifique ser de aceitar a proposta apresentada pelo SICRIM, passa-se ao ponto 8;
6. Caso não haja proposta de identificação apresentada pelo SICRIM, inicia-se a Pesquisa Manual utilizando as fontes RCPESQ, PERC,
ICPESQ E PEIC no caso de pessoas singulares, ou RCPESQ, PERC, PCPESQ e PEPC, no caso de pessoas coletivas, que permitam encontrar
a identificação correta com base nos elementos recebidos;
7. Após Pesquisa Manual foi encontrada a identificação correta?
8. Caso se tenha encontrado a identificação correta, associa-se esta identificação ao boletim; após, pode resultar a criação de novo
registo ou atualização de um registo já existente, seguido de registo automático ou encaminhamento para a fila de análise criminal
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
ou para a fila de análise criminal complexa [procedimento de Análise Criminal Complexa – Registo de Boletins Eletrónicos
(DSIC/DAGR)].
9. Caso não se tenha encontrado a identificação correta, verifica-se se há falta de elementos conclusivos;
10. Caso não se tenha encontrado a identificação correta, mas se verifique não haver falta de elementos necessários, cria-se um registo
BI Fictício (pela opção “Criar BI Fictício”); após, há lugar a registo automático do boletim ou encaminhamento para a fila de análise
criminal ou para a fila de análise criminal complexa [procedimento de Análise Criminal Complexa – Registo de Boletins Eletrónicos
(DSIC/DAGR)].
11. Caso não se tenha encontrado a identificação correta, e verificando-se haver falta de elementos conclusivos, faz-se um pedido de
esclarecimentos ou uma devolução; após, pode voltar ao ponto 1.
Minutas associadas
Glossário - BI – Bilhete de Identidade

- DAGR – Divisão de Análise e Gestão dos Registos
- DIAA – Divisão de Identificação, Atendimento e Apoio Administrativo
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MP09.6 Análise de identificação – Emissão de certificados recebidos ou inseridos no SICRIM (requerimentos)
DGAJ
Código MP09.6
PROCEDIMENTO
ANÁLISE DE IDENTIFICAÇÃO – EMISSÃO DE CERTIFICADOS RECEBIDOS OU Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça INSERIDOS NO SICRIM (REQUERIMENTOS) Data de
11/09/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento de análise de identificação dos titulares da informação pedida através de requerimento de um certificado (de registo
criminal, de contumácia, de medidas tutelares educativas), em que não haja validação automática dos dados.
A validação é automática pela aplicação das regras de negócio previamente definidas quando os dados inseridos no pedido são
coincidentes e validados com os elementos constantes na base de dados de identificação civil (BDIC) do Instituto dos Registos e do
Notariado, do Ficheiro Central de Pessoas Coletivas (FCPC), ou do ficheiro onomástico de identificação criminal.
Havendo validação na BDIC ou FCPC e não havendo registo há emissão negativa automática.
Havendo validação no ficheiro onomástico de identificação criminal e havendo registo criminal ou MTE o pedido é enviado para análise
criminal.
Havendo validação no ficheiro onomástico de identificação criminal e havendo registo de contumazes há emissão positiva automática.
Não havendo validação o pedido é automaticamente enviado para análise de Identificação.
Na análise de identificação verifica-se a identidade do requerente e, tratando-se de um terceiro, verifica-se a identidade do terceiro.
No caso dos requerimentos de pessoa coletiva efetuados no balcão eletrónico (BE) – através do Portal do Registo Criminal Online - é
verificada a legitimidade da pessoa que submeteu o pedido, pela consulta à certidão permanente da empresa.
Após análise de identificação, verificando-se a existência de erro nos dados introduzidos, é efetuado um pedido de esclarecimento para
correção; após correção o pedido pode ser validado e o certificado emitido de imediato ou pode voltar para a análise de identificação.
Havendo a confirmação dos dados de identificação passa-se à fase da emissão, que pode ser imediata ou diferida, pela aplicação das
regras de negócio da emissão.
A emissão é imediata quando o conteúdo é negativo, por não haver registo da pessoa cujo certificado é pedido.
Nos casos em que haja lugar à emissão diferida, após a confirmação da identificação criminal, o pedido é automaticamente encaminhado
para a análise criminal [procedimento de Análise Criminal – Emissão de Certificados de Titulares de Registo (requerimentos)
(DSIC/DAGR)].

Descrição 1. Receção do pedido (requerimento) de certificado para análise de identificação, em fila de trabalho própria do SICRIM;
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
2. O analista de identificação acede ao requerimento de certificado pelo separador “Análise de identificação de pedidos de certificados”;
3. Trata-se de requerimento de pessoa coletiva ou pessoa singular?
4. Caso se trate de requerimento de pessoa coletiva submetido através do Portal do Registo Criminal Online (balcão eletrónico) é feita
a verificação da legitimidade do requerente, mediante consulta à certidão permanente da empresa;
5. Se não é o legítimo representante, o pedido é indeferido.
6. Se é o legítimo representante da empresa, passa ao ponto 10;
7. Verifica-se se se trata de pedido do próprio ou de um pedido através de um terceiro requerente;
8. Caso o pedido seja apresentado por um terceiro verifica-se também a identificação civil do terceiro autorizado;
9. Caso se trate de pedido do próprio verifica-se a identidade do requerente e passa-se ao ponto 10
10. Acede-se ao pedido, e com a identificação contida no pedido, poderá haver propostas de identificação pelo SICRIM ou a mensagem
de que não existem resultados para a pesquisa automática efetuada;
11. Não havendo propostas de identificação pelo SICRIM, e no caso de pedidos efetuados por cidadãos portadores de outros documentos
que não o CC ou BI (onde é realizada consulta e validação automática dos elementos de identificação), é feita a conferência e
validação dos elementos de identificação que constam do pedido com as cópias dos documentos de identificação anexas ao mesmo,
ou recebidas via correio eletrónico ou fax;
12. Verifica-se se houve erros de inserção dos dados no pedido;
13. Caso os dados introduzidos não estejam corretos é feito pedido de esclarecimento ao posto onde foi feito o pedido.
14. Caso os dados introduzidos estejam corretos segue para o ponto 17.
15. No seguimento do ponto 10 (havendo propostas de identificação pelo SICRIM), o analista de identificação verifica se é de associar
alguma proposta apresentada pelo SICRIM;
16. Se se verificar que é de associar alguma proposta apresentada pelo SICRIM, associa-se e pode resultar uma emissão negativa simples
(caso não haja registo vigente), emissão positiva automática (apenas se o pedido for de certificado de contumácia) ou
encaminhamento para a Análise Criminal – passa ao ponto 23;
17. Se não houver proposta de identificação pelo SICRIM ou se nenhuma for considerada aceitável, inicia-se a Pesquisa Manual utilizando
as fontes RCPESQ, PERC, ICPESQ E PEIC no caso de pessoas singulares, ou RCPESQ, PERC, PCPESQ e PEPC, no caso de pessoas coletivas,
que permitam encontrar a identificação correta com base nos elementos recebidos;
18. Em Pesquisa Manual, pode ser ou não encontrada a identificação correta;
19. Se não for encontrada uma identificação correta verifica-se se os dados do pedido são conclusivos;
20. Em caso de falta de elementos conclusivos faz-se um pedido de esclarecimento. Não há lugar a devoluções por causa da contabilidade
da entidade.
21. No caso de os elementos serem conclusivos, mesmo não tendo sido encontrada uma identificação, emite-se certificado negativo de
identificação.
22. No seguimento do ponto 18, se for encontrada uma identificação correta, em Pesquisa Manual, associa-se esta identificação ao
pedido, que pode resultar numa emissão negativa simples (caso não haja registo vigente), emissão positiva automática (apenas se o
pedido for pedido de certificado de contumácia) ou encaminhamento para a Análise Criminal [procedimento de Análise Criminal –
Emissão de Certificados de Titulares de Registo (requerimentos) (DSIC/DAGR)];
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23. Pela associação da identificação emite o certificado automaticamente, exceto quando é encaminhado para a Análise Criminal
[procedimento de Análise Criminal – Emissão de Certificados de Titulares de Registo (requerimentos) (DSIC/DAGR)].
Minutas associadas

- BE – Balcão Eletrónico
- FCPC – Ficheiro Central de Pessoas Coletivas
- MTE – Medidas Tutelares Educativas
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
MP09.7 Análise de identificação – Emissão de certificados recebidos ou inseridos no SICRIM (requisições)
DGAJ
Código MP09.7
PROCEDIMENTO
ANÁLISE DE IDENTIFICAÇÃO – EMISSÃO DE CERTIFICADOS RECEBIDOS OU Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça INSERIDOS NO SICRIM (REQUISIÇÕES) Data de
11/09/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento de análise de identificação dos titulares da informação pedida através de requisição de um certificado (de registo criminal,
de contumácia, de medidas tutelares educativas) em que não haja validação automática dos dados.
A validação é automática pela aplicação das regras de negócio previamente definidas quando os dados inseridos no pedido são
coincidentes e validados com os elementos constantes na base de dados de identificação civil (BDIC) do Instituto dos Registos e do
Notariado do Ficheiro Central de Pessoas Coletivas (FCPC), ou do ficheiro onomástico de identificação criminal.
Havendo validação na BDIC ou FCPC e não havendo registo há emissão negativa automática.
Havendo validação no ficheiro onomástico de identificação criminal e havendo registo criminal ou MTE há emissão positiva automática
ou o pedido é enviado para análise criminal, conforme regras de negócio aplicáveis.
Havendo validação no ficheiro onomástico de identificação criminal e havendo registo de contumazes há emissão positiva automática.
Não havendo validação o pedido é automaticamente enviado para análise de identificação.
Na análise de identificação verifica-se a identidade do titular da informação pedida. Após análise de identificação, verificando-se a
existência de erro(s) nos dados introduzidos, o pedido de certificado é devolvido para correção.
Havendo a confirmação dos dados de identificação passa-se à fase da emissão, podendo haver emissão de certificado imediata ou
diferida, pela aplicação das regras de negócio da emissão.
A emissão é sempre imediata quando o conteúdo é negativo, por não haver registo da pessoa cujo certificado é pedido.
Caso haja registo (informação a certificar), a emissão pode ser diferida ou imediata.
Pode haver emissão imediata no caso de os dados de identificação da pessoa a que se reporta a requisição serem coincidentes com os
dados da identificação do registo vigente cuja informação criminal esteja totalmente estruturada (informação registada após a entrada
em produção do SICRIM - abril de 2009) ou no caso de ter havido uma emissão de certificado por requisição relativo à mesma pessoa
num espaço temporal inferior a 3 meses (desde que não tenha ocorrido qualquer alteração subsequente ao registo).
Nos casos em que haja lugar à emissão diferida, após a confirmação da identificação o pedido é automaticamente encaminhado para a
análise criminal [procedimento de Análise Criminal – Emissão de Certificados de Titulares de Registo (requisições) (DSIC/DAGR)].

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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
Descrição 1. Receção do pedido (requisição) de certificado para análise de identificação em fila de trabalho própria do SICRIM;
2. O analista de identificação acede à requisição de certificado pelo separador “Análise de identificação de pedidos de certificados”;
3. Acede-se ao pedido, e com a identificação contida no pedido, poderá haver propostas de identificação pelo SICRIM ou a mensagem
de que não existem resultados para a pesquisa automática efetuada;
4. No caso de não haver proposta de identificação pelo SICRIM, é gerada a mensagem de que não existem resultados para a pesquisa
efetuada – segue-se para o ponto 6;
5. Havendo propostas de identificação pelo SICRIM, o analista de identificação verifica se é de associar a(s) proposta(s) apresentada(s)
pelo SICRIM – em caso afirmativo segue-se para o ponto 11;
6. Se não é de associar, inicia-se a Pesquisa Manual utilizando as fontes RCPESQ, PERC, ICPESQ E PEIC no caso de pessoas singulares, ou
RCPESQ, PERC, PCPESQ e PEPC, no caso de pessoas coletivas, que permitam encontrar a identificação correta com base nos elementos
recebidos;
8. Se não for encontrada uma identificação correta verifica-se se os dados do pedido são conclusivos;
9. Em caso de falta de elementos conclusivos faz-se um pedido de esclarecimentos ou uma devolução.
10. No caso dos dados do pedido serem conclusivos, emite-se certificado negativo de identificação.
11. No seguimento do ponto 7, se for encontrada uma identificação correta, associa-se esta identificação ao pedido, que pode resultar
numa emissão negativa simples (caso não haja registo vigente), positiva automática, ou encaminhamento para a Análise Criminal
[procedimento de Análise Criminal – Emissão de Certificados de Titulares de Registo (requisições) (DSIC/DAGR)];
12. Pela associação da identificação é automaticamente emitido o certificado, exceto quando é encaminhado para a Análise Criminal;
13. Em caso de inserção manual no SICRIM, após emissão, acede à fila dos Emitidos, faz a impressão do certificado (para entrega em
mão dos certificados para a Autoridade Nacional de Segurança-OTAN, ou envio por email para a Procuradoria-Geral da República,
Guarda Nacional Republicana, Polícia Judiciária ou Serviço de Informações de Segurança).
Minutas associadas

- FCPC – Ficheiro Central de Pessoas Coletivas
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
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MP09.8 Atendimento presencial - Emissão de certificado de contumácia
DGAJ
Código MP09.8
ATENDIMENTO PRESENCIAL - EMISSÃO DE CERTIFICADO DE CONTUMÁCIA
Data de
11/09/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento alinhado com o atendimento presencial de requerentes de certificado de contumácia nos postos de atendimento da
Direção de Serviços de Identificação Criminal.

Descrição 1. Receção (verbal) do pedido de certificado de contumácia;

2. Verifica-se a legitimidade do requerente e verifica-se o(s) documento(s) de identificação;
3. Preenche-se os dados do pedido e do requerente na aplicação informática;
4. Submete-se o pedido (é emitido o recibo do requerimento);
5. Pede-se ao requerente a verificação dos dados introduzidos;
6. O requerente verifica o recibo;
7. Caso haja algum lapso ou erro no requerimento, corrige-se e volta ao ponto 4;
8. O requerente confirma os dados introduzidos, mediante assinatura do recibo conforme documento de identificação;
9. Verifica-se a assinatura em confronto com o documento de identificação;
10. Cobra-se o preço do certificado;
11. Valida-se o pedido de emissão de certificado de contumácia;
12. A passagem à fase seguinte – Emissão – é automática, por aplicação das regras de negócio previamente definidas [na aplicação
informática];
13. A emissão do certificado pode não ser imediata, por motivo de necessidade de análise da identificação civil ou de análise criminal;
14. Caso a emissão não seja imediata, é entregue ao requerente o recibo do pedido para que possa proceder ao levantamento do
certificado decorrido o prazo de 3 dias úteis;
15. Durante o decurso do prazo para emissão, deve ser verificado o estado do pedido no sistema, para se poder completar dados e/ou
prestar esclarecimentos, caso necessário;
16. Passado o prazo de emissão, quando o requerente apresenta o recibo para levantamento do certificado, procede-se à impressão
do certificado e passa-se ao ponto 19;
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17. A emissão pode ser imediata, caso não haja necessidade de análise criminal ou de identificação;
18. Na emissão imediata, o certificado é automaticamente impresso;
19. Entrega-se o certificado de contumácia ao requerente;
20. Arquiva-se o expediente.
Minutas associadas
Glossário -
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MP09.9 Atendimento presencial - Emissão de certificado de medidas tutelares educativas
DGAJ
Código MP09.9
PROCEDIMENTO
ATENDIMENTO PRESENCIAL - EMISSÃO DE CERTIFICADO DE MEDIDAS Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça TUTELARES EDUCATIVAS Data de
11/09/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento alinhado com o atendimento presencial de requerentes de certificado de medidas tutelares educativas nos postos de
atendimento da Direção de Serviços de Identificação Criminal.

Descrição 1. Receção (verbal) do pedido de certificado de medidas tutelares educativas;

7. Caso haja algum lapso ou erro no requerimento, faz-se a correção e volta ao ponto 4;
8. Não existindo nenhum lapso ou erro, o requerente confirma os dados introduzidos, mediante assinatura do recibo conforme
documento de identificação;
11. Valida-se o pedido de emissão de certificado de medidas tutelares educativas;
12. A passagem à fase seguinte – Emissão – é automática, por aplicação das regras de negócio previamente definidas [na aplicação
informática];
15. Durante o decurso do prazo para emissão, deve ser verificado o estado do pedido no sistema, para se poder completar dados e/ou
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
16. Passado o prazo de emissão, quando o requerente apresenta o recibo para levantamento do certificado, procede-se à impressão do
certificado e passa-se ao ponto 19;
17. A emissão pode ser imediata, caso não haja necessidade de análise criminal ou de identificação;
19. Entrega-se o certificado de medidas tutelares educativas ao requerente.
Minutas associadas
Glossário -
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
MP09.10 Atendimento presencial – Emissão de certificado de registo criminal
DGAJ
Código MP09.10
PROCEDIMENTO
ATENDIMENTO PRESENCIAL – EMISSÃO DE CERTIFICADO DE REGISTO Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça CRIMINAL Data de
11/09/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento alinhado com atendimento presencial de requerentes de certificado de registo criminal nos postos de atendimento da
Direção de Serviços de Identificação Criminal.

Descrição 1. Receção (verbal) do pedido de certificado de registo criminal;

3. Solicita-se a indicação da finalidade do certificado, bem como se se destina a atividade que envolva contacto regular com menores;
8. Caso haja algum lapso ou erro no requerimento, é feita a correção e volta-se ao ponto 5;
9. O requerente confirma os dados introduzidos, mediante assinatura do recibo conforme documento de identificação;
12. Valida-se o pedido de emissão de certificado de registo criminal;
13. Após validação, o SICRIM verifica se a pessoa pode ou não obter certificado de registo criminal, pela aplicação das regras de negócio
previamente definidas (de acordo com a lei em vigor);
14. Caso a pessoa se encontre contumaz, não pode obter certificado de registo criminal, pelo que é emitido um aviso de que está inibido
de obter o certificado requerido, com a opção de ser emitido certificado de contumácia;
15. Se o requerente não aceitar esta opção, não se confirma a validação final do pedido e o certificado não é emitido.
16. Se o requerente quiser o certificado de contumácia, valida-se essa opção, o certificado é emitido e automaticamente impresso;
17. Entrega-se o certificado de contumácia ao requerente;
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
19. No seguimento do ponto 13, caso a pessoa possa obter o certificado de registo criminal, a passagem à fase seguinte – Emissão – é
automática, por aplicação das regras de negócio previamente definidas no SICRIM;
22. Durante o decurso do prazo para emissão, deve ser verificado o estado do pedido no sistema para se poder completar dados e/ou
23. Passado o prazo de emissão, quando o requerente apresenta o recibo para levantamento do certificado, procede-se à impressão do
certificado e passa-se ao ponto 26;
24. No seguimento do ponto 19, a emissão pode ser imediata;
26. Entrega-se o certificado de registo criminal ao requerente;
Minutas associadas
Glossário - SICRIM – Sistema de Informação de Identificação Criminal (software)
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MP09.11 Cancelamento de registos – Manutenção de registos
DGAJ
Código MP09.11
CANCELAMENTO DE REGISTOS – MANUTENÇÃO DE REGISTOS
Data de
19/05/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento alinhado com a necessidade de proceder à análise criminal de registos criminais, efetuando a verificação dos registos
constantes da listagem de registos a cancelar e o respetivo tratamento.

de 25 de agosto).
Descrição 1. A listagem de registos a cancelar é gerada automaticamente pela aplicação informática SICRIM (quando as datas indicadas nos
boletins atingem os prazos para provável cancelamento);
2. Há lugar à verificação de cada registo por parte do analista;
3. A verificação de cada registo faz-se mediante análise de todos os boletins existentes no registo;
4. Verifica-se se constam todos elementos e boletins necessários ao cancelamento do registo, nomeadamente se já se encontram
extintas todas as penas;
5. Caso haja falta de elementos ou de boletins, é enviado pedido de esclarecimento ao tribunal e é introduzida nova data prevista para
cancelamento do registo (seis meses a contar da data desta ação);
6. À data prevista para cancelamento do registo, o SICRIM inclui este registo na listagem de registos a cancelar, volta ao ponto 1;
7. Caso constem todos os elementos necessários, verifica-se se o registo é para cancelar;
8. Caso o registo não seja para cancelar, insere-se manualmente na aplicação informática a data provável para cancelamento do registo;
9. Na data provável para cancelamento do registo, o SICRIM inclui este registo na listagem de registos a cancelar, volta ao ponto 1;
10. Caso o registo seja para cancelar, confirma-se e insere-se manualmente na aplicação informática a data de cancelamento coincidente
com o dia desta ação;
11. O registo fica cancelado.
Minutas associadas
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
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MP09.12 Emissão de certificados – Envio de certificados de registo criminal a autoridades centrais de Estados Membros da União
Europeia

EMISSÃO DE CERTIFICADOS – ENVIO DE CERTIFICADOS DE REGISTO Versão V.001
CRIMINAL A AUTORIDADES CENTRAIS DE ESTADOS MEMBROS DA UNIÃO
EUROPEIA 11/09/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento alinhado com o intercâmbio de informações sobre antecedentes criminais dos cidadãos da União Europeia (UE) entre os
Estados Membros (EM) em que é solicitado, por autoridade central de Estados Membros da União Europeia, certificado do registo
criminal português para efeitos de instrução de processo criminal ou para instrução de processos administrativos.
Nota: Este procedimento não se aplica aos pedidos provenientes de Espanha, porque são efetuados eletronicamente pelo SICRIM/ECRIS
(European Criminal Records Information System).

Estados Membros da UE (Lei nº 37/2015, de 5 de maio e Decreto-Lei nº 171/2015, de 25 de agosto);
- Decisão-Quadro 2009/315/JAI do Conselho da EU, 26 de fevereiro;
- Decisão-Quadro 2009/316/JAI do Conselho da EU, 6 de abril.
Descrição 1. Receção do pedido (de entidade oficial) de país EM da UE para informações do registo criminal português;
2. Verificação da legitimidade do pedido, nos termos da lei portuguesa;
3. Verifica-se se o pedido pode ser satisfeito;
4. Caso o pedido não possa ser satisfeito, responde-se de forma negativa, fundamentada com as informações sobre a lei da identificação
criminal portuguesa no que respeita à obtenção de certificados de registo criminal.
5. Se o pedido puder ser satisfeito, procede-se à inserção dos dados do pedido no SICRIM – pedido de emissão de certificado;
6. Inserido o pedido, passa automaticamente à fase de emissão, que pode ser imediata ou não;
7. Se é imediata, faz-se a impressão do certificado (em formato pdf.);
8. Elabora-se resposta (ofício/mensagem) para remessa do certificado de registo criminal;
9. Envia-se o expediente à autoridade central do Estado Membro requisitante da informação (certificado e ofício/mensagem) via email
ou via fax (por meio de FOIP - “fax over IP”);
10. Arquivo do expediente.
11. Caso a emissão não seja imediata, pela aplicação das regras de negócio estabelecidas, o SICRIM envia o pedido para análise, pode
ser de análise de identificação [procedimento da DIAA – Análise de Identificação – Emissão de certificados recebidos ou inseridos no
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
SICRIM (Requisições)] ou de análise criminal [procedimento da DAGR – Análise Criminal – emissão de certificados de titulares de
registo (Requisições)];
12. Após a análise de identificação há lugar à emissão imediata do certificado?
13. Caso o certificado não esteja emitido, é porque o SICRIM enviou o pedido para análise criminal – passa-se ao ponto 15.
14. Caso seja imediata segue para o ponto 15.
15. No caso de o pedido ter sido enviado para análise, vai-se acedendo ao SICRIM a fim de verificar o estado do pedido e, quando o
certificado estiver emitido, passa-se ao ponto 7.
Minutas associadas
Glossário - FOIP – Fax Over IP

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MP09.13 Emissão de certificados de registo criminal urgente para o serviço de turno (requisições)
DGAJ
Código MP09.13
PROCEDIMENTO
EMISSÃO DE CERTIFICADOS DE REGISTO CRIMINAL URGENTE PARA O Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça SERVIÇO DE TURNO (REQUISIÇÕES) Data de
11/09/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento da DSIC alinhado com a necessidade de assegurar a emissão de certificados de registo criminal urgentes e que não seja
possível obter automaticamente durante o serviço de turno dos tribunais.
Este procedimento visa garantir o cumprimento do estipulado no Código de Processo Penal no respeitante ao acesso dos operadores
judiciários aos certificados de registo criminal dos arguidos nos períodos de funcionamento fixado para o serviço de turno.
O procedimento descrito é feito para cada certificado pedido.

- Código de Processo Penal.
Descrição 1. Acede-se, no SICRIM, às filas do Módulo “Emissão”;

2. Acede-se à listagem dos Pedidos de Certificados para Análise de Identificação, requisitados no próprio dia, ou segue-se diretamente
para a listagem de Pedidos de Certificados Provisórios requisitados no próprio dia (PCP segue para o ponto 29);
3. Acedendo à listagem dos Pedidos de Certificados para Análise de Identificação, acede-se ao pedido a tratar;
4. Verifica-se se há propostas de identificação apresentadas pelo SICRIM;
5. No caso de não haver propostas de identificação pelo SICRIM, é gerada a mensagem de que não existem resultados para a pesquisa
efetuada;
6. Inicia-se a Pesquisa Manual utilizando as fontes RCPESQ, PERC, ICPESQ E PEIC no caso de pessoas singulares, ou RCPESQ, PERC,
PCPESQ e PEPC, no caso de pessoas coletivas, que permitam encontrar a identificação correta com base nos elementos recebidos;
8. Se não for encontrada uma identificação correta, verifica-se se os dados do pedido são conclusivos;
9. Em caso de falta de elementos conclusivos faz-se um pedido de esclarecimentos ou uma devolução.
10. Em caso de elementos conclusivos emite-se certificado negativo de identificação.
11. No seguimento do ponto 4, havendo propostas de identificação pelo SICRIM, o analista de identificação verifica se é de associar
alguma das propostas apresentadas pelo SICRIM;
12. No caso de não ser de associar nenhuma das propostas apresentadas pelo SICRIM, passa ao ponto 6.
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
13. No seguimento do ponto 7 ou no seguimento do ponto 11, se for encontrada uma identificação correta, associa-se esta identificação
ao pedido, que pode resultar numa emissão negativa simples (caso não haja registo vigente), positiva automática, ou no
encaminhamento para a Análise Criminal;
14. Verifica-se se o certificado foi emitido;
15. Caso o certificado (negativo ou positivo) tenha sido emitido, finda o processo.
16. Caso o certificado não tenha sido emitido, verifica-se se foi para a fila de Certificados Provisórios;
17. Caso o certificado não tenha sido enviado para a fila de Certificados Provisórios, acede-se à listagem de Pedidos Bloqueados,
requisitados no próprio dia;
18. Verifica-se se o Registo está bloqueado;
19. Caso o Registo esteja bloqueado não é possível a emissão.
20. Caso o Registo não esteja bloqueado, mas esteja o pedido bloqueado por haver boletim para registar, faz-se Pesquisa Global de
Boletins e acede-se ao boletim a registar;
21. Verifica-se se o boletim pode ser registado (se está correto);
22. Caso o boletim não possa ser registado, devolve-se o boletim.
23. Acede-se à Pesquisa Global de Certificados para confirmar a emissão do certificado;
24. Verifica-se se o certificado foi emitido;
25. Caso o certificado não esteja emitido, verifica-se em que fila de trabalho está o pedido e passa-se ao ponto 16.
26. Caso o certificado tenha sido emitido, finda o processo.
27. No seguimento do ponto 21, caso o boletim esteja correto, regista-se o boletim e passa-se ao ponto 23;
28. No seguimento do ponto 16, caso tenha sido enviado para a fila de certificados provisórios, acede-se à listagem dos Pedidos de
Certificados Provisórios requisitados no próprio dia;
29. Acede-se ao pedido a tratar;
30. Analisa-se o registo (verificação dos boletins vigentes, não vigentes, cancelados);
31. Ordena-se os boletins segundo as regras de ordenação e encadeamento;
32. Verifica-se se o registo está vigente;
33. Caso o registo esteja vigente, emite-se o certificado de registo criminal (positivo).
34. Caso o registo não esteja vigente, tornam-se não vigentes, um a um, todos os boletins do registo;
35. Ficando todos os boletins não vigentes, o registo é cancelado;
36. Confirma-se a emissão do certificado de registo criminal (negativo).
Minutas associadas
Glossário - PCAI – Pedidos de Certificados para Análise de Identificação

- PCP – Pedidos de Certificados Provisórios
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MP09.14 Emissão de certificados requeridos por cidadãos residentes no estrangeiro
DGAJ
Código MP09.14
PROCEDIMENTO
EMISSÃO DE CERTIFICADOS REQUERIDOS POR CIDADÃOS RESIDENTES NO Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça ESTRANGEIRO Data de
11/09/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento alinhado com a emissão dos certificados requeridos por cidadãos residentes no estrangeiro, enviados para a Direção de
Serviços de Identificação Criminal.
A DSIC para além de manter atualizada na página da internet da DGAJ a informação sobre como pedir um certificado estando no
estrangeiro, presta todas as informações solicitadas sobre estes pedidos (através de correio eletrónico, correio postal, telefone).
O Serviço de Consulados receciona os pedidos e o respetivo pagamento e procede à emissão e envio dos certificados.
O Serviço de Consulados faz o seu próprio controlo de caixa mensal e prestação das contas da emissão de certificados da DSIC
[procedimento da DIAA - Contabilidade - Prestação de Contas relativa aos certificados emitidos pelo Serviço de Consulados da DSIC].

Descrição 1. Receção de expediente relativo a pedidos de certificados de cidadãos residentes no estrangeiro;

2. Verifica-se se o expediente recebido é um requerimento de certificado;
3. Se o expediente recebido é um requerimento de certificado verifica-se se o respetivo pagamento já foi rececionado em momento
anterior (ou com o requerimento);
4. Em caso afirmativo passa ao ponto 12;
5. Caso o pagamento ainda não tenha sido rececionado, verifica-se se no processo menciona o envio do pagamento;
6. Caso não mencione o envio do pagamento, informa-se o requerente da quantia devida e das modalidades de pagamento possíveis.
Pode voltar ao ponto 8 (caso envie pagamento) ou ser aqui o fim do procedimento, caso o requerente desista do pedido de certificado
por esta via.
7. Caso mencione o envio do pagamento o processo fica pendente a aguardar a receção do pagamento; Após, passa ao ponto 8;
8. Se não é um requerimento, é um meio de pagamento – verifica-se se se trata de um vale postal;
9. Caso o modo de pagamento rececionado seja um vale postal, junta-se uma cópia do mesmo ao requerimento e o original junta-se
aos demais vales (a levantar nos correios) e passa ao ponto 14;
10. Caso não se trate de um vale postal (será comprovativo de transferência bancária ou numerário) é necessário verificar se o respetivo
requerimento já foi recebido no Serviço de Consulados;
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11. Caso o respetivo requerimento ainda não tenha sido rececionado, o pagamento agora recebido fica pendente a aguardar pelo pedido
de certificado – após a receção do pedido passa à fase seguinte (ponto 12);
12. Tendo sido recebido o respetivo requerimento, junta-se o pagamento ao requerimento correspondente;
13. No caso do pagamento ter sido efetuado por transferência bancária obtém-se a informação do valor recebido, junto da Direção de
Serviços Financeiros;
14. Verifica-se se o valor rececionado é suficiente;
15. No caso de o valor recebido não ser suficiente, devolve-se o requerimento, informando da quantia em falta; Após pagamento da
quantia em falta, volta ao ponto 1.
16. No caso de o pagamento recebido ser o devido, verifica-se se o processo está devidamente instruído (o requerimento devidamente
preenchido e assinado e acompanhado dos documentos necessários).
17. No caso de o processo não estar devidamente instruído devolve-se informando sobre a forma correta de pedir o certificado, residindo
no estrangeiro. (Após, pode voltar ao ponto 1).
18. No caso de o processo estar devidamente instruído, procede-se ao registo do pedido e dos valores correspondentes (valores devidos
para a emissão e para envio por correio postal, se for o caso, bem como o registo do valor em demasia, se houver) – No fim de cada
mês é apresentada a contabilidade referente a estas emissões de certificados pelo Serviço de Consulados [procedimento da DIAA -
Contabilidade - Prestação de Contas relativa aos certificados emitidos pelo Serviço de Consulados da DSIC];
19. Introdução do pedido de certificado no SICRIM;
20. Após a introdução do pedido a emissão pode ser imediata ou diferida, pela aplicação das regras de negócio do SICRIM;
21. No caso da emissão não ser imediata, há uma prévia análise de identificação e/ou análise criminal [procedimento da DIAA: Análise
de Identificação - Emissão de Certificados recebidos ou inseridos no SICRIM (Requerimentos) / procedimento da DAGR: Análise
Criminal - Emissão de Certificados de Titulares de Registo (Requerimentos) - respetivamente];
22. Estando o certificado emitido (quer por emissão imediata ou emissão após análise de identificação e/ou criminal), imprime-se o
certificado;
23. A impressão é em pdf e o certificado envia-se para o correio eletrónico do requerente;
24. No caso de o requerente ter pedido o envio do certificado por via postal, imprime-se em papel e envia-se para a respetiva morada,
por correio registado;
25. Arquiva-se o processo (por data de emissão do certificado).
Minutas associadas
Glossário - DAGR – Divisão de Análise e Gestão de Registos

- pdf – Portable Document Format
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MP09.15 Emissão de certificados – Pedidos recebidos de entidades requisitantes, mas não recebidos via T-Menu
DGAJ
Código MP09.15
PROCEDIMENTO
EMISSÃO DE CERTIFICADOS – PEDIDOS RECEBIDOS DE ENTIDADES Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça REQUISITANTES, MAS NÃO RECEBIDOS VIA T-MENU Data de
11/09/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento de emissão de certificados cujos pedidos são provenientes de entidades que não têm acesso a aplicação informática ligada
à plataforma T-Menu/SICRIM, mas que são entidades legalmente constituídas como entidades requisitantes de certificados de registo
criminal (e de contumácia). Este é o caso da Autoridade Nacional de Segurança-OTAN, da Procuradoria-Geral da República, Guarda
Nacional Republicana, Polícia Judiciária e Serviço de Informações de Segurança.
O pedido é normalmente rececionado em papel ou via correio eletrónico. Na DIAA o pedido de certificado é inserido manualmente na
aplicação informática de acordo com a requisição.
A emissão é imediata quando o conteúdo é negativo, por não haver registo da pessoa cujo certificado é pedido e os dados de identificação
serem automaticamente validados pelo SICRIM.
Os dados de identificação não são validados quando não são coincidentes com os constantes na base de dados de identificação civil
(BDIC) do Instituto dos Registos e do Notariado, e neste caso há lugar à análise de identificação.
Caso haja registo (informação a certificar), a emissão pode ser diferida ou imediata.
Pode haver emissão imediata no caso de os dados de identificação da pessoa a que se reporta a requisição serem coincidentes com os
dados da identificação do registo vigente cuja informação criminal esteja totalmente estruturada (informação registada após a entrada
em produção do SICRIM - abril de 2009) ou no caso de ter havido uma emissão de certificado por requisição relativo à mesma pessoa
num espaço temporal inferior a 3 meses (desde que não tenha ocorrido qualquer alteração subsequente ao registo).
Nos casos em que haja lugar à emissão diferida, após a confirmação da identificação o pedido é automaticamente encaminhado para a
análise criminal [procedimento de Análise Criminal – Emissão de Certificados de Titulares de Registo (Requisições) (DSIC/DAGR)].

Descrição 1. Receção da requisição de certificado;

2. Faz-se manualmente a introdução dos dados da requisição no SICRIM;
3. É automaticamente verificada a identificação e caso os dados de identificação introduzidos no pedido não sejam validados
automaticamente, o pedido é enviado para análise de identificação (ponto 5);
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4. Se os dados de identificação inseridos na requisição são coincidentes com os existentes na BDIC, são automaticamente validados
[SICRIM] e passa automaticamente ao ponto 8.
5. Faz-se a análise da identificação da pessoa mediante pesquisa na base de dados da identificação civil (BDIC);
6. No caso de pessoa estrangeira e sem registo criminal, pode acontecer que não esteja inscrita na base de dados da identificação civil
(BDIC); neste caso confirma-se a identificação e passa automaticamente ao ponto 8;
7. Encontrando-se na base de dados registo que permita identificar a pessoa, associa-se a identificação encontrada ao pedido e passa
automaticamente ao ponto 8;
8. São aplicadas as regras de negócio consoante o tipo de certificado [SICRIM];
9. Tratando-se de certificado de contumácia, a emissão é imediata [SICRIM];
10. Após a emissão, procede-se à impressão do certificado;
11. Envia-se o certificado à entidade que o requisitou;
13. No seguimento do ponto 8, tratando-se de certificado de registo criminal ou de medidas tutelares educativas é automaticamente
verificada a existência de informação a certificar [SICRIM];
14. Verificação automática da existência de boletins pendentes a registar [SICRIM];
15. Caso haja boletins pendentes de registo relativos à pessoa identificada, passa automaticamente para a análise criminal [SICRIM];
16. Emissão após análise criminal [procedimento de Análise Criminal – Emissão de Certificados de Titulares de Registo (Requisições)
(DSIC/DAGR)] e passa-se ao ponto 10.
17. Caso não haja boletins pendentes de registo relativos à pessoa identificada, é automaticamente verificada a existência (ou não) de
registo [SICRIM];
18. Não havendo registo, é emitido automaticamente certificado negativo e passa-se ao ponto 10.
19. Havendo registo, há a verificação automática se a informação se encontra totalmente estruturada [SICRIM];
20. Se o registo tem a informação totalmente estruturada, é automaticamente emitido o certificado positivo, aplicadas as regras de
negócio previamente definidas [SICRIM] e passa-se ao ponto 10.
21. Se o registo não é constituído na totalidade por informação estruturada, é verificado automaticamente se houve emissão de
certificado resultante de requisição efetuada há menos de 3 meses, sem alteração ao registo [SICRIM];
22. Caso não tenha havido emissão de certificado resultante de requisição efetuada há menos de 3 meses, passa automaticamente para
a análise criminal [SICRIM];
24. Caso tenha havido emissão de certificado resultante de requisição efetuada há menos de 3 meses, verifica automaticamente se
houve alteração ao registo [SICRIM];
25. Caso tenha havido emissão de certificado resultante de requisição efetuada há menos de 3 meses e não se tenham registado
alterações ao registo, é emitido automaticamente o certificado positivo [SICRIM] e passa-se ao ponto 10.
26. Existindo emissão de certificado resultante de requisição há menos de 3 meses, mas tendo havido alterações ao registo passa
automaticamente para a análise criminal [SICRIM];
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Minutas associadas

- CRC – Certificado de Registo Criminal
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MP09.16 Envio de boletins de cidadãos estrangeiros aos países da nacionalidade (UE)
DGAJ
Código MP09.16
PROCEDIMENTO
ENVIO DE BOLETINS DE CIDADÃOS ESTRANGEIROS AOS PAÍSES DA Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça NACIONALIDADE (UE) Data de
11/09/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento alinhado com a obrigatoriedade legal de comunicação das condenações dos cidadãos da União Europeia (UE) entre os
Estados Membros (EM) – após o registo da decisão condenatória de um cidadão estrangeiro (nacional de um outro país da União
Europeia) por um tribunal português há lugar ao envio dessa informação ao país da nacionalidade.
Nota: Este procedimento não se aplica aos boletins enviados para Espanha, porque essa transmissão é feita eletronicamente pelo
SICRIM/ECRIS.

Descrição 1. Periodicamente acede-se à listagem de todos os boletins de registo criminal registados no SICRIM num determinado período com
indicação de nacionalidade de um dos EM da EU diferente de Portugal;
2. A partir dessa listagem é feita uma ordenação por país (a partir deste passo, por cada país, há lugar ao procedimento infra);
3. Procede-se à ordenação alfabética por nome do arguido condenado;
4. Pesquisa-se pelo nome de cada arguido na BDIC;
5. Verifica-se se trata de cidadão português (esta pesquisa visa despistar situações de engano no preenchimento dos boletins);
6. Caso se trate de cidadão português, não envia o boletim e finda o processo.
7. Caso não se trate de cidadão português, anota-se comentário no boletim com a menção da data em que vai ser efetuada a
comunicação ao país da nacionalidade;
8. Imprime-se o boletim;
9. Os boletins impressos são agrupados por países;
10. É elaborado ofício a enviar os boletins registados dos cidadãos desse país;
11. Após preparado o expediente é entregue para envio (via correio);
12. É arquivada cópia de cada ofício expedido.
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Minutas associadas
Glossário - BDIC – Base de Dados da Identificação Civil

- ECRIS – European Criminal Records Information System
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MP09.17 Ficheiro dactiloscópico
DGAJ
Código MP09.17
FICHEIRO DACTILOSCÓPICO
Data de
19/05/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento alinhado com a necessidade de promover o tratamento e o registo dos elementos dactiloscópicos recebidos, no âmbito
do registo criminal.

de 25 de agosto).
Descrição 1. Receção dos elementos dactiloscópicos;

2. Faz-se a pesquisa manual, na base de dados do registo criminal, para identificação da pessoa resenhada de modo a localizar o registo
criminal e o boletim de condenação respetivos;
3. Verifica-se se é possível confirmar a identificação;
4. No caso de não ser possível a confirmação dos dados de identificação da pessoa resenhada, o processo fica suspenso (em stand-by),
durante 30 dias, a aguardar a receção do respetivo boletim de condenação;
5. Decorrido o prazo de 30 dias, verifica-se se foi rececionado o boletim de condenação;
6. Recebido o boletim de condenação, volta ao ponto 2.
7. Se não tiver sido recebido, solicita-se ao Tribunal o seu envio;
8. Recebido o boletim de condenação, volta ao ponto 2.
9. No seguimento do ponto 3, após confirmação dos dados de identificação, anota-se o número do registo no boletim dactiloscópico,
digitaliza-se o boletim dactiloscópico, associando-o ao boletim de condenação respetivo;
10. Após digitalização verifica-se o documento digitalizado e se apresenta qualidade aceitável;
11. Apresentando qualidade, arquiva-se o boletim em papel e finda o processo.
12. Se se verificar falta de qualidade do documento digitalizado, elimina-se a digitalização efetuada e volta ao ponto 9.
Minutas associadas
Glossário -
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MP09.18 Manutenção / gestão de registos – Correção de identificação
DGAJ
Código MP09.18
MANUTENÇÃO / GESTÃO DE REGISTOS – CORREÇÃO DE IDENTIFICAÇÃO
Data de
11/09/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito É um procedimento da Direção de Serviços de Identificação Criminal alinhado com a necessidade da constituição da melhor identificação
dos registos existentes na aplicação SICRIM resultantes da receção de boletins recebidos através da aplicação “Citius/Habilus”, bem como
dos boletins rececionados em papel e inseridos manualmente na aplicação informática pela DSIC.
A identificação de um registo poderá estar associada a um registo de identificação da BDIC, ou a um registo interno do SICRIM, constituído
pelos elementos de identificação semelhantes aos elementos de identificação de um NIC, mas ao qual é atribuído um número gerado
(incrementado) pelo SICRIM no momento da sua criação na gama dos 51 milhões, ou na gama dos 50 milhões que foram gerados nas
aplicações anteriores.
As eventuais correções são efetuadas a partir do módulo Manutenção – Gestão de Registos, que pode contemplar as seguintes opções:
Corrigir Dados; Unificar; Separar; Mover.

Descrição Nota prévia:

Sempre que haja impressão digital associada a um boletim a mover (boletim a mover ou boletim a mover porque inserido em registo a
unificar ou a separar), tem de se aceder previamente ao Módulo “Pesquisas de Ficheiro Dactiloscópico” e desassociar o boletim
dactiloscópico do registo e reassociar ao registo correto. Seguidamente no Módulo “Gestão / Manutenção” acede-se a “Mover” e associa-
se a impressão digital (o boletim dactiloscópico) ao respetivo boletim da condenação.
1. Acede-se ao Módulo Manutenção – Gestão de Registos;
2. Consoante o caso, escolhe-se uma das opções possíveis: Corrigir Dados, Unificar, Separar, Mover;
3. Verifica-se se se trata de um registo em que é necessária a correção de dados de identificação;
4. Caso não se trate de correção de dados de registo, verifica-se se se trata da necessidade de unificação de registos;
5. Caso não se trate de unificação de registos, verifica-se se se trata da necessidade de separar registos;
6. Caso não se trate de separação de registos, trata-se da necessidade de mover um ou mais documentos associados a um registo ou a
um boletim;
7. Neste caso, no Módulo Manutenção- Gestão de Registos, acede-se a “Mover”;
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8. Acede-se ao registo com documento(s) a mover;
9. Seleciona-se o(s) documento(s) a mover;
10. Pesquisa-se o registo ou boletim de destino do(s) documento(s) selecionados;
11. Confirma-se o registo ou o boletim de destino;
12. Confirma-se a nova associação;
13. Acede-se ao boletim ou registo onde foi associado documento(s) em “Corrigir Dados / Registo” e anota-se a operação efetuada no
campo de “Comentários”, em cada um deles.
14. No seguimento do ponto 5, caso se trate de separação de registos, no Módulo Manutenção- Gestão de Registos, acede-se a
“Separar”;
15. Acede-se ao registo a separar;
16. Seleciona-se os boletins a mover;
17. Pesquisa-se o registo de destino;
18. Pode ainda não existir registo de destino;
19. Se ainda não existe registo de destino, inserem-se (em “Criar BI Fictício”) os dados de identificação a constar, e segue para o ponto
seguinte;
20. Havendo registo de destino, confirma-se o registo de destino;
21. Confirma-se a separação;
22. Acede-se aos registos separados em “Corrigir Dados / Registo” e anota-se a operação efetuada no campo de “Comentários”, em cada
um deles.
23. No seguimento do ponto 4, caso se trate de unificação de registos, no Módulo Manutenção- Gestão de Registos, acede-se a
“Unificar”;
24. Acede-se ao registo a unificar;
25. Seleciona-se os boletins a mover;
26. Pesquisa-se o registo de destino dos boletins selecionados;
27. Confirma-se o registo de destino;
28. Confirma-se a unificação (caso necessário, pode haver lugar à Conversão – segue para o ponto 39);
29. Acede-se ao registo unificado em “Corrigir Dados / Registo” e anota-se a operação efetuada no campo de “Comentários”.
30. No seguimento do ponto 3, caso se trate de correção de dados de identificação do registo, acede-se a “Corrigir Dados”;
31. Verifica-se se se trata de Conversão de Registo;
32. Caso não se trate de Conversão de Registo, verifica-se se se trata de criação de Identificação Alternativa;
33. Caso não se trate de criação de nova Identificação Alternativa, trata-se de atualização da identificação de um registo com uma
identificação alternativa já existente;
34. Neste caso, acede-se ao registo a corrigir;
35. Em “Identificações” torna-se como identificação principal a mais correta e completa das registadas;
36. Acede-se ao registo corrigido em “Corrigir Dados / Registo” e anota-se a operação efetuada no campo de “Comentários”.
37. Caso se trate de criação de nova Identificação Alternativa, acede-se ao registo a corrigir;
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38. Em “Identificações / Criar Nova Identificação” preenche os campos dos elementos de identificação que devem constar do registo
como Identificação Alternativa, e passa ao ponto 36.
39. No seguimento do ponto 31, caso se trate de Conversão de Registo, verifica-se se se trata de conversão de registo para NIC da BDIC;
40. Caso não se trate de conversão de registo para NIC da BDIC, trata-se de conversão para Registo BI Fictício;
41. Neste caso acede-se ao registo a converter;
42. Na opção “Criar BI Fictício” preenchem-se todos os campos dos elementos de identificação, constantes do documento de
identificação idóneo (diferente de Bilhete de Identidade ou Cartão de Cidadão);
43. Valida-se a identificação inserida e é gerado BI fictício pelo SICRIM;
44. Acede-se ao registo convertido em “Corrigir Dados / Registo” e anota-se a operação efetuada no campo de “Comentários”.
45. No seguimento do ponto 39, caso se trate de conversão de registo para NIC da BDIC acede-se ao registo a converter;
46. Pesquisa-se o NIC da BDIC (correto);
47. Torna-se identificação principal do registo a identificação associada ao NIC da BDIC, e passa ao ponto 44.
Minutas associadas
Glossário - BI – Bilhete de Identidade

- BDIC – Base de Dados de Identificação Civil
- NIC – Número de Identificação Civil
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MP09.19 Pedido de informações extraídas do registo criminal de Estados Membros da União Europeia
DGAJ
Código MP09.19
PROCEDIMENTO
PEDIDO DE INFORMAÇÕES EXTRAÍDAS DO REGISTO CRIMINAL DE ESTADOS Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça MEMBROS DA UNIÃO EUROPEIA Data de
11/09/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento alinhado com o intercâmbio de informações sobre antecedentes criminais dos cidadãos da União Europeia (UE) entre os
Estados Membros (EM) em que é solicitado certificado de registo criminal, na sequência de pedido de tribunal português para efeitos de
instrução de processo criminal, ou de outras entidades com legitimidade para acederem ao registo criminal.
Nota: Este procedimento não se aplica aos pedidos enviados para Espanha, porque essa transmissão é feita eletronicamente pelo
SICRIM/ECRIS.

Descrição 1. Receção do pedido (de entidade oficial portuguesa) para obtenção de certificado de registo criminal junto de país EM da UE;
2. Preenchimento do formulário (formato normalizado) de pedido de informações extraídas do registo criminal;
3. Elaboração e envio do pedido à autoridade central do EM, com remessa do formulário devidamente preenchido, em anexo;
4. Aguarda-se a resposta;
5. Se não houve satisfação do pedido no prazo de um mês, envia-se de novo o pedido, com indicação de se tratar de insistência;
6. Ao ser rececionada a resposta ao pedido elabora-se o ofício para envio do certificado de registo criminal rececionado à entidade
requisitante;
7. Envia-se a informação de registo criminal do Estado Membro à entidade requisitante via email, se possível, ou via fax (por meio de
FOIP;
8. Arquivo do expediente.
Minutas associadas
Glossário - ECRIS – European Criminal Records Information System

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MP09.20 Registo de boletins eletrónicos
DGAJ
Código MP09.20
REGISTO DE BOLETINS ELETRÓNICOS
Data de
11/09/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito É um procedimento da DAGR, mas que pode ser totalmente automático (pela aplicação das regras de negócio previamente definidas no
SICRIM), ou pode ainda ter como interveniente a DIAA, consoante os casos.
Por parte da DAGR é um procedimento alinhado com a necessidade de análise criminal de boletins entrados na aplicação SICRIM através
da aplicação “Citius”, que não sejam objeto de validação e registo automático, efetuando-se o respetivo tratamento e registo.
No caso dos boletins eletrónicos, há pré-análise automática da identificação civil e dos dados criminais simples: caso tudo esteja correto
em termos de identificação civil e o boletim seja de registo criminal e de emissão (sentença / acórdão) há lugar a registo automático do
boletim. Exceções: se só mencionar pena acessória (caso em que o boletim é devolvido automaticamente), se se tratar de sentença
cumulatória, se tiver decisão de não transcrição, se se tratar de boletim de alteração/substituição ou extinção, se for boletim referente
a medidas tutelares educativas ou boletim relativo a registo de contumazes, passa automaticamente para a análise criminal.
Competências da DIAA:
- Análise de identificação complexa: promove a identificação dos titulares da informação nos boletins inseridos no SICRIM em que não
haja validação automática dos dados.
Competências da DAGR:
- Análise criminal: promove a análise criminal dos boletins rececionados e em que não haja validação automática dos dados, como é o
caso dos boletins de medidas tutelares educativas, boletins de contumácia, e sendo boletins de registo criminal sejam de alteração, de
extinção de penas, boletins em que haja a decisão da não transcrição, boletins de sentença cumulatória.

Descrição Descrição (procedimento automático)

1. Receção eletrónica do boletim;
2. Inicia-se a pré-análise do boletim, pela verificação automática dos dados do boletim;
3. Mediante aplicação das regras de negócio de devolução automática de boletins, verifica se o boletim está correto;
4. Caso os dados criminais não estejam corretos, o boletim é devolvido automaticamente;
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5. No caso de os dados criminais estarem corretos, o boletim passa à fase das pesquisas automáticas que verificam se a pessoa está ou
não inequivocamente identificada;
6. Se a identificação civil não é inequívoca, o boletim segue para análise de identificação complexa (Procedimento da DIAA – Análise de
Identificação – Boletins Complexos) - Após esta análise, segue para ponto 7;
7. Se a identificação civil é inequívoca, passa para a fase da análise criminal automática, verificando se se trata de boletim de registo
criminal;
8. Não se lhe aplicando as regras de registo automático por não ser boletim de registo criminal, passa para a análise criminal do analista
– ponto 17.
9. Se se tratar de um boletim de registo criminal, verifica se estamos perante boletim de emissão (verificação automática do SCRIM);
10. Não se tratando de boletim de emissão de registo criminal, passa para a análise criminal do analista – ponto 17
11. Tratando-se de boletim de emissão, é verificada a aplicação das regras de registo automático;
12. Não se aplicando as regras de negócio de registo automático (exemplo: se se tratar de sentença cumulatória ou se tiver decisão de
não transcrição), passa para a análise criminal do analista – ponto 17.
13. Aplicando-se as regras de registo automático, o boletim é registado;
14. No registo automático, pode haver lugar a criação ou atualização de registo;
15. Se ainda não existe registo criminal associado à pessoa do boletim agora rececionado, o registo deste boletim cria registo criminal;
16. Caso já exista registo criminal há lugar à associação do boletim agora registado ao respetivo registo criminal, havendo atualização do
registo.
Descrição (procedimento por parte da análise criminal)
17. É analisado e verificado o conteúdo da informação criminal, nomeadamente se há erros no boletim;
18. Se houver dúvidas ou erros no boletim, procede-se à devolução do boletim ao tribunal.
19. Se não houver dúvidas ou erros no boletim, o analista verifica se o boletim ou registo apresenta maior complexidade;
20. Caso verifique tratar-se de boletim ou de registo que apresente maior complexidade, o analista passa o boletim para a análise criminal
complexa [procedimento de Análise Criminal Complexa – Registo de Boletins Eletrónicos].
21. O analista verifica se o boletim cria novo registo/cadastro ou se é relativo a registo já existente; ou se há registo/cadastro já
cancelado, e se pode registar o boletim;
22. Se não existe registo, o analista regista o boletim;
23. Ao registar o boletim, é criado registo criminal.
24. Se já existe registo, verifica se está ou não vigente;
25. Verifica se há boletins cancelados passíveis de encadear com o novo boletim;
26. Caso não haja boletins passíveis de tornar vigentes (por nenhum encadear com a nova informação a registar), regista o boletim.
27. No caso de haver boletins cancelados que encadeiem com o novo boletim, torna-os vigentes, repondo o registo;
28. Regista o boletim e associa-o ao registo existente.
Minutas associadas
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Glossário - DAGR – Divisão de Análise e Gestão dos Registos
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MP09.21 Registo de boletins em papel
DGAJ
Código MP09.21
REGISTO DE BOLETINS EM PAPEL
Data de
11/09/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento alinhado com a necessidade de proceder ao registo de boletins em papel (relativos a condenações não inseridas no Citius
e boletins de tribunais sem acesso à plataforma Citius - caso dos Tribunais da Relação), sendo necessário o respetivo tratamento e registo
no Registo Criminal.
Competências da DAGR (Divisão de Análise e Gestão dos Registos):
- Inserção dos boletins no SICRIM e consequente atualização de registo ou criação de registo;
- Análise criminal.
Competências da DIAA (Divisão de Identificação, Atendimento e Apoio Administrativo):
- Análise de identificação complexa: Promove a identificação dos titulares da informação nos boletins inseridos no SICRIM em que não

Descrição 1. Receção do boletim (boletim em papel) [DAGR];

2. Verificação dos elementos de identificação definidos como essenciais, ou seja, a chave onomástica (nome, data de nascimento, e
número de Bilhete de Identidade/Cartão de Cidadão ou naturalidade) [DAGR];
3. Se não tem os elementos de identificação definidos como essenciais devolve-se o boletim [DAGR].
4. Se tem os elementos de identificação definidos como essenciais, verifica-se se tem os dados criminais considerados essenciais (por
exemplo a data de condenação ou data de cumprimento da pena; a identificação da pena principal no caso de boletim a comunicar
pena acessória) [DAGR];
5. Se não tem os dados criminais considerados essenciais, devolve-se o boletim [DAGR].
6. Se tem os dados criminais considerados essenciais, passa-se à inserção do boletim (inserção dos dados do boletim na aplicação
SICRIM) [DAGR];
7. Os dados de identificação inseridos no boletim são automaticamente comparados aos dados da BDIC [SICRIM] - (passa ao ponto 8
ou 9, consoante o caso);
8. Verificando-se a identificação inequívoca da pessoa, o boletim é automaticamente associado à identidade correta (a identificação
constante na BDIC) e passa ao ponto 13 [SICRIM].
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9. Se os dados de identificação inseridos no boletim não correspondem na totalidade à identificação civil existente na BDIC, passa
automaticamente para a análise de identificação complexa [SICRIM];
10. Na análise de identificação complexa verifica-se se os dados do boletim foram inseridos conforme os dados do boletim em papel
[DIAA];
11. Caso não estejam em conformidade, procede-se à respetiva correção [DIAA];
12. Estando os dados do boletim inserido em conformidade com os dados do boletim em papel, associa-se o boletim à identidade correta
[DIAA];
13. É enviado automaticamente para a análise criminal [SICRIM];
14. O boletim será registado após análise criminal [procedimento de Análise Criminal – Registo de Boletins];
15. Consoante o caso, pode haver criação ou atualização de registo [SICRIM] (e passa ao ponto 16 ou 17);
16. Caso se trate de pessoa já com registo vigente, ao registar-se este boletim, o mesmo é associado ao registo já existente [SICRIM] –
passa ao ponto 18.
17. No seguimento do ponto 15, caso se trate de pessoa ainda sem registo criminal antes do registo deste boletim, o registo deste boletim
cria registo [SICRIM];
18. Anota-se no boletim (em papel) o número de registo;
19. Imprime-se o recibo do registo do boletim e envia-se ao tribunal;
20. Arquiva-se o boletim (em papel) pela ordem do número do registo [DAGR].
Minutas associadas

- DAGR – Divisão de Análise e Gestão de Registos
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MP09.22 Registo manual de boletins estrangeiros
DGAJ
Código MP.09.22
REGISTO MANUAL DE BOLETINS ESTRANGEIROS
Data de
11/09/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento (transversal da Direção de Serviços de Identificação Criminal, em que são intervenientes o Núcleo ECRIS, a DIAA e a DAGR),
alinhado com a necessidade de proceder ao registo de boletins relativos a cidadãos portugueses condenados em tribunais estrangeiros
e ainda recebidos em papel. Com exceção dos boletins provenientes de Espanha [boletins eletrónicos e tratados como os demais boletins
eletrónicos], os boletins de tribunais estrangeiros são rececionados em papel, sendo necessário o respetivo tratamento e registo no
Registo Criminal Português.
Competências do Núcleo ECRIS (European Criminal Records Information System):
- Receção dos boletins;
- Devolução do boletim em consequência de resultado da análise de identificação
Competências da DIAA (Divisão de Identificação, Atendimento e Apoio Administrativo):
- Análise de identificação: Promove a identificação dos titulares da informação recebida para inscrição nos registos;
- Análise de identificação complexa: Promove a identificação dos titulares da informação nos boletins inseridos no SICRIM em que não
Competências da DAGR (Divisão de Análise e Gestão dos Registos):
- Inserção dos boletins no SICRIM e consequente atualização de registo ou criação de registo;
- Análise criminal.

Descrição 1. Receção do boletim (boletim em papel) [Núcleo ECRIS];

2. Verificação da identificação, pela pesquisa e verificação de dados na BDIC e no RC, de acordo com os procedimentos definidos [DIAA];
3. Verifica-se se a pessoa está ou não inequivocamente identificada como cidadão português [DIAA]
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4. Se faltam elementos para que a pessoa possa ser identificada inequivocamente como português, ou se se tratar de cidadão português
já falecido, ou se se tratar de cidadão estrangeiro, devolve-se às autoridades centrais do país em que ocorreu a condenação [Núcleo
ECRIS].
5. Se a identificação civil de cidadão português é inequívoca, faz-se a anotação do número de Bilhete de Identidade/Cartão de Cidadão
e do número de cadastro de Registo Criminal, se aplicável [DIAA];
6. Procede-se à inserção do boletim (inserção dos dados do boletim na aplicação SICRIM) [pela DAGR];
7. Digitaliza-se o boletim associando-o ao boletim inserido [DAGR];
8. Os dados de identificação inseridos no boletim são automaticamente comparados aos dados da BDIC [SICRIM];
9. Caso os dados de identificação inseridos sejam iguais aos dados da BDIC, o SICRIM automaticamente regista o boletim ou envia-o
para análise criminal [SICRIM], segue para o ponto 14.
10. Se os dados de identificação inseridos no boletim não correspondem na totalidade à identificação civil existente na BDIC, passa para
a análise de identificação complexa [SICRIM];
11. Na análise de identificação complexa verifica-se se os dados do boletim foram inseridos conforme os dados do boletim em papel
[DIAA];
12. Caso não estejam em conformidade, procede-se à respetiva correção e associa-se o boletim à identidade correta [DIAA];
13. Estando os dados do boletim inserido em conformidade com os dados do boletim em papel, associa-se o boletim à identidade correta
[DIAA];
14. Há lugar à verificação automática se se trata de boletim de registo criminal [SICRIM];
15. Se não se tratar de boletim de registo criminal, o SICRIM considera-o automaticamente boletim de Medidas Tutelares Educativas
[SICRIM];
16. O boletim de Medidas Tutelares Educativas é automaticamente encaminhado para a análise criminal [SICRIM, DAGR];
17. O boletim de Medidas Tutelares Educativas será registado após análise criminal [procedimento da DAGR Análise Criminal – Registo
de Boletins].
18. No seguimento do ponto 14, se se tratar de boletim de registo criminal, o boletim é automaticamente registado pelo SICRIM [SICRIM];
19. Consoante o caso, pode haver criação ou atualização de registo [SICRIM];
20. Caso se trate de pessoa ainda sem registo criminal antes do registo deste boletim, o registo deste boletim cria registo criminal
[SICRIM];
21. Anota-se no boletim (em papel) o número de registo criminal criado [DAGR];
22. Arquiva-se o boletim (em papel) [DAGR].
23. Caso se trate de pessoa já com registo criminal vigente, ao registar-se este boletim, o mesmo é associado ao registo criminal já
existente [SICRIM] – passa-se ao ponto 22;
Minutas associadas

- DAGR – Divisão de Análise e Gestão de Registos
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- ECRIS - European Criminal Records Information System
- RC – Registo Criminal
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MP09.23 Relatórios estatísticos – Certificados e boletins
DGAJ
Código MP09.23
RELATÓRIOS ESTATÍSTICOS – CERTIFICADOS E BOLETINS
Data de
11/09/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento de recolha e tratamento dos dados estatísticos relativos à atividade da DSIC no que concerne à emissão de certificados e
ao tratamento e registo de boletins.
A recolha dos dados é efetuada mediante inserção de pedidos de relatórios vários, na aplicação SICRIM, relativamente a Certificados e a
Boletins quer de Pessoas Singulares quer de Pessoas Coletivas.
No fim de cada mês há a recolha e tratamento dos dados estatísticos para o preenchimento mensal, online, dos mapas de “Estatísticas
da Justiça” na página da internet da Direção-Geral da Política de Justiça.
No início de cada semestre ou de cada ano há a recolha e tratamento dos dados estatísticos relativos ao semestre ou ano anterior para
efeitos de elaboração de Relatórios Semestrais e Anuais da DSIC (Certificados e Boletins) bem como para prestar a informação necessária
à elaboração do Relatório de Atividades da DGAJ, no que concerne à DSIC.
Há ainda lugar a outro tipo de recolha e tratamento de dados estatísticos relativos à atividade da DSIC (Certificados e Boletins) sempre
que solicitado outro tipo de informação.

Descrição 1. Acesso ao Módulo de estatística do SICRIM – Pessoas Singulares;

2. Preenchimento de pedidos de relatórios de emissão de certificados e de boletins (recebidos, registados) – Pessoas Singulares;
3. Acesso ao Módulo de estatística do SICRIM – Pessoas Coletivas;
4. Preenchimento de pedidos de relatórios de emissão de certificados e de boletins (recebidos, registados) – Pessoas Coletivas;
5. Preparação de folhas de cálculo para inserção dos dados obtidos através do SICRIM e posterior tratamento;
6. Tratamento dos dados obtidos nos relatórios de Pessoas Singulares;
7. Tratamento dos dados obtidos nos relatórios de Pessoas Coletivas;
8. Tratamento dos dados de Pessoas Singulares e de Pessoas Coletivas em conjunto;
9. Trata-se de relatórios semestrais/anuais ou estatísticas mensais?
10. No caso das estatísticas mensais para a DGPJ, acede-se ao sítio da Internet da DGPJ / Estatísticas da Justiça;
11. Após acesso (usando password) à área de introdução de dados, há lugar ao preenchimento dos quadros pré-definidos (certificados
emitidos por espécie e tipo, bem como boletins recebidos, tratados e registados).
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12. Após confirmação dos dados inseridos, procede-se à sua submissão.
13. No caso de relatório semestral/anual, confronto dos dados de tipo semelhante obtidos pelo somatório dos dados tratados
mensalmente com os dados obtidos nos relatórios semestrais ou anuais do SICRIM, para despistagem de eventuais erros;
14. Preparação de mapas e gráficos para a elaboração do relatório (semestral / anual) relativo a Emissão de Certificados de Pessoas
Singulares;
15. Elaboração do relatório (semestral / anual) relativo a Emissão de Certificados de Pessoas Singulares;
16. Preparação de mapas e gráficos para a elaboração do relatório (semestral / anual) relativo a Boletins (recebidos, tratados, registados)
de Pessoas Singulares;
17. Elaboração do relatório (semestral / anual) relativo a Boletins (recebidos, tratados, registados) de Pessoas Singulares;
18. Preparação de mapas e gráficos para a elaboração do relatório (semestral / anual) relativo a Emissão de Certificados de Pessoas
Coletivas;
19. Elaboração do relatório (semestral / anual) relativo a Emissão de Certificados de Pessoas Coletivas;
20. Preparação de mapas e gráficos para a elaboração do relatório (semestral / anual) relativo a Boletins (recebidos, tratados, registados)
de Pessoas Coletivas;
21. Elaboração do relatório (semestral / anual) relativo a Boletins (recebidos, tratados, registados) de Pessoas Coletivas;
22. Preparação de mapas e gráficos para a elaboração do relatório (semestral / anual) relativo aos dados totais da Emissão de Certificados
(Pessoas Singulares e Pessoas Coletivas);
23. Elaboração do relatório (semestral / anual) relativo aos dados totais da Emissão de Certificados (Pessoas Singulares e Pessoas
Coletivas);
24. Preparação de mapas e gráficos para a elaboração do relatório (semestral / anual) relativo aos dados totais de Boletins (recebidos,
tratados, registados) - Pessoas Singulares e Pessoas Coletivas;
25. Elaboração do relatório (semestral / anual) relativo aos dados totais de Boletins (recebidos, tratados, registados) - Pessoas Singulares
e Pessoas Coletivas;
26. Inserção dos dados respeitantes à DSIC (Certificados e Boletins) nos quadros de preparação do Relatório de Atividades da DGAJ.
Minutas associadas
Glossário - DGAJ – Direção de Serviços de Administração Judiciária

- DGPJ – Direção-Geral de Politicas de Justiça
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MP09.24 Tratamento de expediente administrativo da DAGR (ofícios)
DGAJ
Código MP09.24
TRATAMENTO DE EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO DA DAGR (OFÍCIOS)
Data de
19/05/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento de tratamento do expediente administrativo (ofícios ou pedidos de esclarecimento proveniente dos Tribunais, mas
também de particulares) relativo a Registo Criminal, na especificidade da análise criminal - procedimento da Divisão de Análise e Gestão
dos Registos.
O expediente é recebido quer via correio postal quer via correio eletrónico, e os assuntos versam matérias sobre boletins, emissão de
certificados, reclamação / pedido de esclarecimento sobre o conteúdo dos registos ou dos certificados, bem como pedidos de informação
genérica sobre registo criminal.

de 25 de agosto).
Descrição 1. Receção do ofício (em papel ou via correio eletrónico);

2. Verifica-se o assunto e o conteúdo / solicitação recebida;
3. Verifica-se se se trata de um pedido de informação genérica;
4. Tratando-se de um pedido de informação genérica, responde-se ao pedido;
5. Arquiva-se o expediente (o ofício em papel no arquivo físico e o expediente eletrónico é arquivado em pasta partilhada do servidor).
6. Caso não se trate de um pedido de informação genérica, verifica-se se se trata de reclamação ao conteúdo de registos ou de
certificados;
7. Caso não se trate de reclamação ao conteúdo de registos ou de certificados, o assunto versa boletins ou pedido de certificado com
emissão pendente;
8. Faz-se a pesquisa nas bases de dados para localizar o boletim / o registo / o pedido de certificado;
9. Após pesquisa localizou-se o boletim / o registo / o pedido de certificado?
10. Em caso negativo, informa-se que nada foi localizado sobre o assunto;
12. Caso se tenha localizado o boletim / o registo / o pedido de certificado, localizou-se mais de um registo?
13. Não havendo mais de um registo, e consoante o caso, corrige-se o registo / anula-se o boletim anterior / regista-se o novo boletim
substituindo o anterior e passando a não vigente o boletim errado, segue para o ponto 15;
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14. Caso se tenha localizado mais de um registo, e consoante o caso, procede-se à unificação / separação dos registos. Após, passa-se ao
ponto 15 ou, se necessário, passa-se ao ponto 13;
15. Insere-se comentário no registo/boletim sobre o teor do ofício/email;
16. As diligências que se seguem são diferentes consoante se trate de certificado pendente de emissão ou de assunto de boletim/registo;
17. Caso seja assunto de boletim /registo, efetua-se novas solicitações ao Tribunal (se necessário) ou informa-se o Tribunal sobre a
resolução do assunto, segue para o ponto 19;
18. Caso se trate de certificado pendente de emissão, emite-se o certificado.
20. No seguimento do ponto 6, caso se trate de reclamação ao conteúdo de registos ou de certificados, faz-se a pesquisa nas bases de
dados para localizar o registo / o pedido de certificado e o certificado emitido;
21. Verifica-se o registo;
22. Verifica-se se o certificado foi corretamente emitido;
23. Caso o certificado tenha sido emitido corretamente informa-se (fundamentadamente) da emissão correta do certificado e passa-se
à fase 26.
24. Caso o certificado não tenha sido emitido corretamente, corrige-se a informação a certificar e emite-se novo certificado;
25. Informa-se da emissão do novo certificado;
Minutas associadas
Glossário
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MP09.25 Tratamento de reclamações e louvores
DGAJ
Código MP09.25
TRATAMENTO DE RECLAMAÇÕES E LOUVORES
Data de
11/09/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento alinhado com o atendimento presencial de pedido de emissão de certificados de registo criminal, de medidas tutelares
educativas e de registo de contumácia.
São objeto de tratamento por parte da DSIC/DIAA as reclamações e os louvores apresentados no Balcão de Atendimento dos Serviços
de Identificação Criminal no Campus de Justiça de Lisboa, as reclamações e os louvores apresentados na AMA e respeitantes às equipas
de atendimento da DSIC nas Lojas de Cidadão de Lisboa, do Porto e do Funchal e ainda as reclamações apresentadas nas demais entidades
que emitem certificados de registo criminal, com exceção dos tribunais, desde que a matéria objeto da reclamação seja da competência
da DGAJ.
Na análise da reclamação, independentemente da matéria contestada, é sempre ouvido o(s) funcionário(s) envolvido(s) e no caso de a
questão se centrar no atendimento incorreto/deficitário também são auscultados os colegas que tenham presenciado o atendimento, e
solicitada, por escrito, uma síntese do ocorrido.
Após despacho superior exarado na informação/parecer elaborada pelo técnico superior segue-se a concretização das medidas
reparadoras/corretivas, se for o caso, e efetuam-se as comunicações necessárias:
- O envio da cópia azul do livro de reclamações ao gabinete do membro do governo que tutela o Ministério da Justiça, acompanhada da
informação, com os despachos superiores que sobre ela recaíram, dando-se a conhecer as medidas adotadas;
- O envio da cópia amarela do livro de reclamações à AMA, acompanhada da informação, com os despachos superiores que sobre ela
recaíram, dando-se a conhecer as medidas adotadas;
- O envio da informação ao reclamante, com os despachos superiores que sobre ela recaíram, dando-se a conhecer as medidas adotadas.
A resposta ao reclamante tem de ser feita no prazo de 15 dias, concretamente através do envio da decisão final que recaiu sobre a
reclamação ou, na impossibilidade de cumprir o prazo, através de informação intercalar dando conhecimento do estado em que se
encontra a análise da reclamação.
No caso dos louvores, é elaborada informação para conhecimento superior. No caso de o louvor ser dirigido a funcionários é dada uma
cópia do expediente à DARH e é dado conhecimento do percurso do expediente ao(s) próprio(s) louvado(s).
No caso de o louvor ter sido feito no Livro de Reclamações efetuam-se as comunicações necessárias ao gabinete do membro do governo
que tutela o Ministério da Justiça e à AMA.

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- Decreto-Lei n.º 135/99, de 22 de abril (com a redação dada pelo Decreto-lei n.º 73/2014, de 13 de maio e com as alterações
introduzidas pelo Decreto-Lei n.º 58/2016, de 29 de agosto).
Descrição 1. Recebe reclamação / louvor;

2. Analisa o processo;
3. Verifica se se trata de reclamação ou de louvor;
4. Tratando-se de reclamação verifica o assunto;
5. Verifica se a reclamação diz respeito a atendimento incorreto/deficitário;
6. Caso o assunto não seja atendimento incorreto/deficitário efetua diligências no sentido de obter informações sobre o ocorrido /
procede à consulta de legislação, se necessário;
7. Elabora informação / parecer sobre o assunto;
8. Prossegue para o Chefe de Divisão para parecer;
9. Prossegue para o Diretor de Serviços para parecer;
10. Prossegue para o Subdiretor-Geral;
11. O Subdiretor-Geral emite despacho;
12. No caso de o Subdiretor-Geral não concordar, volta ao ponto 7 para reanálise e reformulação, caso haja necessidade;
13. No caso de o Subdiretor-Geral concordar, prossegue para o técnico superior efetuar as diligências necessárias (pode haver lugar à
implementação de medidas corretivas);
14. Caso não tenham sido propostas medidas corretivas, diligencia no sentido de serem efetuadas as comunicações necessárias ao
gabinete do membro do governo que tutela o Ministério da Justiça, à AMA, e ao reclamante;
15. Arquiva o expediente.
16. No seguimento do ponto 5, caso o assunto da reclamação seja relativo a atendimento incorreto/deficitário são auscultados o(s)
funcionário(s) envolvido(s) e os colegas que presenciaram o atendimento e segue para o ponto 7.
17. No seguimento do ponto 13, caso tenham sido propostas medidas corretivas, diligencia no sentido da sua implementação e de
efetuar as comunicações necessárias ao gabinete do membro do governo que tutela o Ministério da Justiça, à AMA, e ao reclamante,
seguindo para o ponto 15.
18. No seguimento do ponto 3, tratando-se de louvor, verifica o assunto e os envolvidos;
19. Elabora informação para conhecimento superior do teor do louvor;
20. Prossegue para o Chefe de Divisão;
21. Prossegue para o Diretor de Serviços;
22. Prossegue para o Subdiretor-Geral;
23. Segue cópia do processo para a DARH e ao(s) funcionário(s) louvado(s) é dado conhecimento do percurso do expediente;
24. Verifica se o louvor foi escrito no livro de reclamações;
25. Se o louvor não foi feito no Livro de Reclamações o expediente segue para Arquivo.
26. Se o louvor foi feito no Livro de Reclamações são efetuadas as comunicações necessárias ao gabinete do membro do governo que
tutela o Ministério da Justiça, à AMA;
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Minutas associadas
Glossário - AMA – Agência para a Modernização Administrativa, IP

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MP09.26 Tratamento dos pedidos de não cobrança de certificados requeridos
DGAJ
Código MP09.26
PROCEDIMENTO
TRATAMENTO DOS PEDIDOS DE NÃO COBRANÇA DE CERTIFICADOS Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça REQUERIDOS Data de
11/09/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento alinhado com a retificação do valor a cobrar, automaticamente registado em Contabilidade/SICRIM no momento da
inserção de pedido de certificado (requerimento) na aplicação T-Menu ou SICRIM.
Pode haver lugar à necessidade de retificação do valor registado por ter havido erro na introdução dos dados, erro técnico, ou lapso na
indicação da entidade que inseriu o pedido.
Em qualquer destes casos o pedido de não cobrança é feito eletronicamente e submetido à apreciação da DSIC. Feita a conferência e
análise do pedido de não cobrança, pode resultar a aprovação da não cobrança, a mudança de entidade contabilística, ou a revogação
(indeferimento) da não cobrança (por a fundamentação ser insuficiente ou não justificar a não cobrança ou ainda por a não cobrança ter
sido pedida por lapso).
A aprovação de não cobrança anula o valor lançado na conta corrente da respetiva entidade aquando da introdução do pedido de
certificado (a aplicação assume o valor zero).
A revogação (indeferimento) do pedido de não cobrança lança automaticamente um débito na conta corrente da entidade que introduziu
o pedido.
A mudança de entidade anula o valor lançado na conta corrente da entidade incorreta e lança-o na correta.

Descrição 1. Receção (eletrónica) dos pedidos de não cobrança;

2. Acesso à listagem (no SICRIM) de pedidos de não cobrança;
3. Seleção de (cada) pedido de não cobrança;
4. Verifica-se se o pedido de não cobrança está corretamente fundamentado;
5. Caso não esteja corretamente fundamentado ou suscite dúvidas revoga-se (a revogação pode ser um pedido de esclarecimento, em
caso de dúvida – mas aquando do esclarecimento, funciona como um novo pedido de não cobrança, pelo que volta ao ponto 1).
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6. Caso o pedido de não cobrança esteja corretamente fundamentado, verifica-se se se trata de pedido de não cobrança do valor do
certificado;
7. Caso não se trate de pedido de não cobrança do valor do certificado, a fundamentação do pedido será “Cobrado por outra entidade”;
8. Pesquisa-se a entidade a que pertence o utilizador que inseriu o pedido do certificado;
9. Aprova-se do pedido de não cobrança mediante mudança, na aplicação SICRIM, da entidade contabilística associada àquele
certificado emitido.
10. Caso se trate de pedido de não cobrança do valor do certificado, verifica-se o motivo apresentado para a não cobrança;
11. Procede-se a pesquisas variadas, consoante o caso concreto, para verificação da situação relativa àquele pedido de certificado;
12. Verifica-se se se confirma a justificação apresentada no pedido;
13. Caso não se confirme a justificação apresentada no pedido de não cobrança, revoga-se (a revogação pode ser um pedido de
esclarecimento, em caso de dúvida – mas aquando do esclarecimento, funciona como um novo pedido de não cobrança, pelo que
volta ao ponto 1).
14. Caso se confirme a justificação apresentada no pedido de não cobrança, pesquisa-se o estado do certificado;
15. Verifica-se se o certificado já foi emitido/impresso;
16. Caso o certificado já tenha sido emitido, aprova-se a não cobrança.
17. Caso o certificado ainda não tenha sido emitido, encontra-se pendente para análise de identificação ou para análise criminal;
18. Consoante o caso, o certificado (cuja não cobrança é pedida) pode ser para emitir ou não;
19. Caso o certificado seja para emitir, aprova-se a não cobrança.
20. Caso o certificado não seja para emitir, pesquisa-se em que fase se encontra o pedido (se na análise de identificação ou se na análise
criminal);
21. Acede-se ao pedido do certificado na fila de trabalho em que se encontra pendente;
22. Transfere-se o pedido do certificado para a fila “Não Cobranças Aprovadas – Não Emitir”;
23. Aprova-se a não cobrança.
Minutas associadas
Glossário - DSIC – Direção de Serviços de Identificação Criminal

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MP10. PLANEAR E CONTROLAR A GESTÃO DA DGAJ
MP10.1 Acompanhamento do cumprimento de recomendações efetuadas em sede de auditorias externas ou inspeções
DGAJ
Código MP10.1
PROCEDIMENTO
ACOMPANHAMENTO DO CUMPRIMENTO DE RECOMENDAÇÕES EFETUADAS Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça EM SEDE DE AUDITORIAS EXTERNAS OU INSPEÇÕES Data de
29/11/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento que tem por objetivo proceder à análise dos relatórios de auditorias e inspeções externas, avaliar e acompanhar o
cumprimento das recomendações efetuadas pelos organismos de auditoria externa.
Referências - Decreto-Lei n.º 276/2007, de 31 de julho

- Normas Profissionais de Auditoria Interna
Descrição 1. A Direção Superior receciona o Relatório Final de uma ação de auditoria ou inspeção externa e dá conhecimento do mesmo ao GAIAG,
para análise e acompanhamento do cumprimento das recomendações efetuadas, cuja execução compete à DGAJ;
2. O Coordenador do GAIAG designa o Auditor e procede à distribuição tendo em consideração a sua experiência e proficiência;
3. O Auditor deve analisar o processo para verificar a existência de quaisquer impedimentos ou constrangimentos, pelos quais se
considere impedido de levar a cabo a auditoria e informar por escrito o Coordenador do GAIAG;
4. No caso de verificar a possibilidade de impedimento ou constrangimento, o processo é devolvido ao Coordenador do GAIAG com
essa fundamentação;
5. O Coordenador do GAIAG aprecia a fundamentação apresentada sobre o impedimento ou constrangimento;
6. No caso de o Coordenador do GAIAG considerar que o impedimento ou constrangimento reportado tem fundamento, procede à
distribuição do processo a outro Auditor e volta ao ponto 2;
7. Se o Coordenador do GAIAG considerar que o impedimento ou constrangimento não tem fundamento, mantém a distribuição do
processo, reforçando essa orientação por escrito, segue para o ponto seguinte;
8. No caso de não se verificar impedimento ou constrangimento, após a receção do processo o Auditor efetua uma análise crítica das
recomendações e elabora projeto de Plano de Controlo da implementação das recomendações efetuadas pela auditoria/inspeção
externa;
9. O projeto é colocado à consideração do Coordenador do GAIAG para efeitos de concordância;
10. Se o Coordenador não concordar com o projeto elaborado, devolve-o ao Auditor, determinando por escrito, quais as alterações a
efetuar e volta ao ponto 8;
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11. Se obtiver a concordância do Coordenador do GAIAG, o Auditor executa o Plano aprovado e durante a ação de acompanhamento
que o Auditor levar a cabo, deverá avaliar se as recomendações foram ou não cumpridas, e qual o motivo para o seu não
cumprimento;
12. Após, é elaborada Informação de monitorização relativa à execução das recomendações;
13. O Coordenador do GAIAG aprecia a Informação e proposta formulada e remete à Direção Superior;
14. A Informação é submetida a despacho da Direção Superior;
15. Após obtenção de despacho da Direção Superior, o Coordenador do GAIAG dá conhecimento dos resultados da ação às chefias das
unidades auditadas/inspecionadas, bem como do prazo para a implementação das eventuais recomendações;
16. Verificação de eventuais recomendações a implementar resultantes do Relatório Final;
17. Se existirem recomendações a implementar, o Coordenador do GAIAG procede ao agendamento da ação de Follow-Up (ver Manual
de Auditoria do GAIAG) e reserva o processo como pendente;
18. Caso contrário, procede ao arquivamento.
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- GAIAG – Gabinete de Auditoria Interna e Apoio à Gestão
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MP10.2 Atualização Anual do Plano de Prevenção de Riscos de Gestão incluindo os de Corrupção e Infrações Conexas
DGAJ
Código MP10.2
PROCEDIMENTO
ATUALIZAÇÃO ANUAL DO PLANO DE PREVENÇÃO DE RISCOS DE GESTÃO Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça INCLUINDO OS DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS Data de
08/12/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento que tem por objetivo proceder à atualização anual do Plano de Prevenção de Riscos de Gestão incluindo os de Corrupção
e Infrações Conexas da DGAJ (PPRGCIC).
Referências - Lei n.º 54/2008, de 4 de setembro

- Recomendações e Deliberações do Conselho de Prevenção da Corrupção (CPC)
Descrição 1. O Coordenador do GAIAG distribui o processo a um Técnico Superior;

2. O Técnico Superior procede à elaboração de mapa para cada UON/UOF, contendo as atribuições/competências das UON/UOF e
campo de preenchimento para identificação dos riscos de gestão associados a essas competências;
3. O Coordenador verifica e remete os mapas a todas as UON/UOF, solicitando o seu preenchimento e fixando um prazo para o efeito;
4. Após receção das respostas, é preparado novo mapa para cada UON/UOF, a fim de obter a classificação de cada um dos riscos
anteriormente identificados, segundo a matriz FERMA, e identificação das respetivas medidas preventivas (implementadas em anos
anteriores e a implementar);
5. O Coordenador verifica e remete os mapas a todas as UON/UOF, solicitando o seu preenchimento e fixando um prazo para o efeito;
6. Após receção das respostas, o Técnico superior elabora a proposta de atualização do PPRGCIC, e remete ao Coordenador do GAIAG;
7. O Coordenador verifica e submete o projeto de Plano a despacho da Direção Superior acompanhado de Informação elaborada para
o efeito;
8. A Direção Superior analisa o conteúdo;
9. Em caso de não concordância, retorna ao ponto 6 para ser retificado;
10. Em caso de o Plano ser aprovado pela Direção Superior, é remetido ao GAIAG para publicitação;
11. O GAIAG procede às diligências necessárias para a sua divulgação, designadamente:
- Solicitar à DAGD (Procedimento – Página da intranet e da internet da DGAJ – Publicação de conteúdos) a sua inserção:
 Na internet: no sítio eletrónico do GAIAG e como notícia na página eletrónica da DGAJ;
 Na intranet.
- Proceder à elaboração de ofício a assinar pelo Diretor-Geral que será posteriormente enviado, através de e-mail, aos órgãos de
superintendência, tutela e controlo, nomeadamente:
 Ao Chefe de Gabinete da Senhora Secretária de Estado Adjunta e da Justiça;
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 Ao Conselho de Prevenção da Corrupção;
 E à Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça.
- Enviar por e-mail, aos dirigentes das UON/UOF;
- Dar a conhecer através de e-mail, a todos os trabalhadores da DGAJ da sua publicitação;
12. Após, procede ao arquivo do mesmo em pasta própria no GAIAG.
Minutas associadas
Glossário - CPC - Conselho de Prevenção da Corrupção

- PPRGCIC – Plano de Prevenção de Riscos de Gestão incluindo os de Corrupção e Infrações Conexas
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MP10.3 Elaboração do Plano Anual de Auditoria Interna
DGAJ
Código MP10.3
ELABORAÇÃO DO PLANO ANUAL DE AUDITORIA INTERNA
Data de
25/11/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento alinhado com os objetivos da DGAJ, fundamentado em avaliação do risco, para determinar prioridades da função da
auditoria interna para o ano económico subsequente.
Referências - Normas Profissionais de Auditoria Interna
Descrição 1. O GAIAG procede à identificação das UON/UOF e dos procedimentos que devem ser auditados em função da avaliação do risco e de
determinações superiores;
2. De seguida, o Coordenador do GAIAG procede à elaboração do PAAI e da informação que o acompanha, identificando os objetivos,
as UON/UOF e/ou Procedimentos que devam ser objeto de auditoria e das datas previstas para a auditoria;
3. Após elaboração do projeto do PAAI, o Coordenador do GAIAG remete, até ao dia 30 de setembro de cada ano, para apreciação e
aprovação da Direção Superior;
4. A Direção Superior aprecia o projeto do PAAI;
5. Em caso de discordância, a Direção Superior devolve o projeto ao Coordenador do GAIAG, com indicação dos ajustamentos a efetuar
e volta ao ponto 1;
6. Em caso de concordância a Direção Superior procede à sua aprovação;
7. A Direção Superior remete o PAAI ao GAIAG para execução.
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- PAAI – Plano Anual de Auditoria Interna
- PPRGCIC – Plano de Prevenção de Riscos de Gestão incluindo os de Corrupção e Infrações Conexas
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MP10.4 Elaboração do Relatório de Atividades do Plano Anual de Auditoria Interna
DGAJ
Código MP10.4
PROCEDIMENTO
ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO DE ATIVIDADES DO PLANO ANUAL DE Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça AUDITORIA INTERNA Data de
25/11/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Contempla de forma sucinta o grau de cumprimento do PAAI, bem como a identificação de eventuais desvios e a sua justificação, assim
como, observações e recomendações materialmente relevantes das ações de auditoria, terminadas e em curso.
Descrição 1. O GAIAG, durante o primeiro semestre de cada ano, procede à elaboração do Relatório de Atividade que contempla o grau de
cumprimento do PAAI, bem como a identificação de eventuais desvios e a sua justificação, assim como, observações e
recomendações materialmente relevantes das ações de auditoria, terminadas e em curso;
2. Após elaboração, o Coordenador do GAIAG apresenta o Relatório à Direção Superior;
3. A Direção Superior aprecia o Relatório e remete ao GAIAG;
4. O GAIAG arquiva em pasta própria.
Minutas associadas
Glossário - GAIAG – Gabinete de Auditoria Interna e Apoio à Gestão

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MP10.5 Follow-Up das recomendações no âmbito de Auditorias Internas
DGAJ
Código MP10.5
PROCEDIMENTO
FOLLOW-UP DAS RECOMENDAÇÕES NO ÂMBITO DE AUDITORIAS Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça INTERNAS Data de
29/11/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento que tem por objetivo monitorizar e assegurar se as recomendações resultantes de auditorias internas foram efetivamente
implementadas ou se os dirigentes aceitaram o risco de não tomar qualquer medida.
Descrição 1. De acordo com a calendarização do processo de acompanhamento (Follow-up) de auditoria interna anterior, o Coordenador do
GAIAG (Responsável de auditoria interna) procede à distribuição do processo de Follow-Up a um Auditor do GAIAG;
2. Este verifica as recomendações que deveriam ter sido implementadas;
3. Mediante a concordância do Responsável de auditoria interna, solicita a informação que considere necessária aos auditados/outras
entidades;
4. Após a receção da informação solicitada, o Auditor avalia o estado de cumprimento das recomendações;
5. O Auditor optou pela proposta de arquivamento?
6. Em caso afirmativo, esta é submetida à consideração superior para despacho;
7. Havendo concordância, o processo é arquivado.
8. Caso não exista concordância, e se pretenda iniciar o processo de Follow-up, segue para o ponto 11.
9. No seguimento do ponto 5, caso se tenha optado pela proposta de início de ação de acompanhamento, esta é submetida à
consideração superior para despacho;
10. Não havendo concordância, o processo é arquivado.
11. Caso exista concordância, o Responsável de Auditoria Interna procede à distribuição do processo de Follow-Up aos Auditores,
preferencialmente à equipa que anteriormente procedeu à realização da auditoria;
12. Estamos perante a mesma equipa de auditoria?
13. Em caso afirmativo, segue para o ponto 21.
14. Se estivermos perante nova equipa, pelo Responsável de Auditoria Interna é designado o Auditor Coordenador (Chefe de equipa);
15. Após, os Auditores devem analisar o processo para verificar a existência de quaisquer impedimentos ou constrangimentos, pelos
quais se considerem impedidos de levar a cabo a auditoria e informar por escrito o Responsável de Auditoria Interna;
16. No caso de não verificarem a possibilidade de impedimento ou constrangimento, segue para o ponto 21.
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17. No caso de verificarem a possibilidade de impedimento ou constrangimento, o processo é devolvido ao Responsável de Auditoria
Interna com essa fundamentação;
18. O Responsável de Auditoria Interna aprecia a fundamentação sobre o impedimento ou constrangimento;
19. No caso de o Responsável de Auditoria Interna considerar que o impedimento ou constrangimento reportado tem fundamento,
procede à distribuição do processo a outro Auditor e volta ao ponto 15.
20. Se o Responsável de auditoria interna considerar que o impedimento ou constrangimento apresentado não tem fundamento,
mantém a distribuição do processo, reforçando essa orientação por escrito;
21. Após a receção do processo, a Equipa de Auditoria procede ao planeamento da auditoria (ver Fase de Planeamento no Manual de
Auditoria do GAIAG);
22. Seguidamente procede-se a uma Reunião Inicial na qual o Auditor Coordenador, acompanhado da restante equipa, deve transmitir
aos Dirigentes Intermédios das entidades auditadas o âmbito da ação, objetivos da ação, etc… (ver Reunião Inicial no Manual de
23. Segue-se a execução da auditoria (ver Fase de Execução no Manual de Auditoria do GAIAG), por parte da Equipa de Auditores;
24. Antes do término da Fase de execução, o Auditor Coordenador deve providenciar pela marcação de uma Reunião Final entre a equipa
de auditores e auditados, onde serão apresentados os aspetos mais relevantes sobre o estado do serviço ou principais conclusões da
ação;
25. Após, a Equipa de Auditoria elabora o Relatório Preliminar (ver Fase de Relato no Manual de Auditoria do GAIAG), o qual é assinado
pela Equipa de auditoria interna e remetido a apreciação do Responsável de auditoria interna;
26. Após a validação do Responsável de Auditoria Interna, o Relatório Preliminar é enviado à entidade auditada para efeitos de
contraditório (ver fase do contraditório no Manual de Auditoria do GAIAG);
27. Havendo resposta da entidade auditada, esta deve ser analisada pelos elementos da Equipa de Auditoria;
28. De seguida, é elaborado o Relatório Final (ver Fase de Relato no Manual de Auditoria do GAIAG), devidamente assinado pela Equipa
de auditoria, e submetido a apreciação do Responsável de Auditoria Interna;
29. O Responsável de Auditoria Interna submete o Relatório Final à consideração da Direção Superior;
30. A Direção Superior despacha e remete ao Responsável de Auditoria Interna;
31. O Responsável de Auditoria Interna dá conhecimento dos resultados da auditoria aos Dirigentes Intermédios das UON/UOF
auditadas;
32. O Responsável de Auditoria Interna procede à verificação de eventuais recomendações a implementar resultantes do Relatório Final;
33. Se existirem recomendações a implementar, o Responsável de Auditoria Interna procede ao agendamento da ação de Follow-Up (ver
Manual de Auditoria do GAIAG) e reserva o processo como pendente;
Minutas associadas
Glossário - GAIAG – Gabinete de Auditoria Interna e Apoio à Gestão

- UON/UOF – Unidades orgânicas nucleares/Unidades orgânicas flexíveis
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MP10.6 Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR)
DGAJ
Código MP10.6
QUADRO DE AVALIAÇÃO E RESPONSABILIZAÇÃO (QUAR)
Data de
13/12/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito O Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR) é um quadro referencial da avaliação de desempenho dos serviços (missão), dos seus
propósitos de ação (objetivos estratégicos), das metas a alcançar, dos indicadores de desempenho e respetivas fontes de verificação,
dos meios disponíveis (humanos e financeiros), da aferição da sua execução e da identificação sumária dos desvios e respetivas causas
apuradas no fim do ciclo de gestão. Os documentos previsionais e de prestação de contas legalmente fixados devem ser totalmente
coerentes com o QUAR.
Referências - Lei n.º 66-B/207, de 28 de dezembro

Descrição 1. O GAIAG, mediante indicações superiores, assegura a participação das UON/UOF na definição de objetivos e indicadores. Os objetivos
estratégicos e operacionais devem ser coerentes com a missão do serviço e os compromissos do dirigente máximo.
Os objetivos devem poder ser:
- Específicos (quanto ao que a organização visa alcançar);
- Quantificáveis;
- Atingíveis (pressupondo metas);
- Reais e exequíveis;
- Calendarizados.
Quanto aos indicadores de desempenho, estes devem permitir a mensurabilidade dos desempenhos e obedecer aos seguintes
princípios:
- Pertinência (face aos objetivos que pretende medir);
- Credibilidade;
- Facilidade de recolha;
- Clareza;
- Comparabilidade.
2. Após, a participação de todas as UON/UOF é elaborado o projeto de QUAR;
3. O Coordenador do GAIAG submete o projeto do QUAR à Direção Superior, para apreciação e aprovação;
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4. A Direção Superior aprecia o documento;
5. Se não for aprovado, é remetido ao GAIAG para alteração do projeto do QUAR, conforme as indicações superiores, e, se necessário,
solicita mais contributos às UON/UOF, voltando ao ponto 1.
6. Se for aprovado, o QUAR é remetido à DGPJ para parecer, por ofício assinado pelo Diretor-Geral;
7. Após o parecer positivo da DGPJ, o QUAR é remetido por ofício assinado pelo Diretor-Geral à tutela para aprovação;
8. Após aprovação, o QUAR é remetido ao Coordenador do GAIAG;
9. O GAIAG diligencia pela publicação do QUAR na página eletrónica da DGAJ e na intranet DGAJ (Procedimento da DAGD – Página da
intranet e da internet da DGAJ – Publicação de conteúdos);
10. O QUAR é arquivado pelo Técnico Superior na pasta do respetivo ciclo anual de gestão, seguindo-se a monitorização do QUAR
(Procedimento do GAIAG – Monitorização do QUAR).
Minutas associadas

- DGPJ – Direção-Geral da Politica de Justiça
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MP10.7 Monitorização do QUAR e Atividades
DGAJ
Código MP10.7
MONITORIZAÇÃO DO QUAR E ATIVIDADES
Data de
13/12/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito O objetivo da monitorização do QUAR e das atividades estratégicas e não estratégicas constantes do Plano de Atividades é um processo
contínuo que permite dar a conhecer o grau de realização do desempenho da DGAJ, pela medição quantitativa, sempre que possível,
dos resultados alcançados pelos indicadores que contribuem para a realização dos objetivos operacionais, em comparação com as metas
previstas. Constitui um mecanismo de apoio à tomada de decisão, essencial para acompanhar periodicamente o desempenho da DGAJ,
identificar os desvios nas metas, refletir acerca das suas causas internas e externas, no sentido de identificar fragilidades e antecipar
futuros constrangimentos.
Medir o desempenho implica, necessariamente:

- Recolher informação;
- Identificar os desvios nos resultados;
- Averiguar e identificar as causas;
- Decidir manter ou redirecionar a ação e os recursos, se for conveniente.
Progressivamente a DGAJ tem vindo a adotar princípios subjacentes a uma cultura de gestão por objetivos, numa atitude de orientação
para os resultados em toda a sua estrutura.

Descrição 1. O Coordenador do GAIAG distribui o processo de monitorização a um Técnico Superior;

2. Durante o primeiro e segundo quadrimestre, o Técnico Superior prepara o conjunto de folhas Excel a remeter às UON/UOF, para
inserção de informação (ou justificação) relativa ao cumprimento dos objetivos e atividades;
3. O Coordenador verifica e remete as folhas Excel aos dirigentes das UON/UOF, solicitando o seu preenchimento e fixando um prazo
para o efeito;
4. Após receção das respostas, é elaborado o Relatório Sintético do QUAR e Atividades, onde se apuram os resultados alcançados, bem
como os desvios verificados;
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5. O Coordenador verifica e submete o projeto de Relatório a despacho da Direção Superior acompanhado de Informação elaborada
para o efeito;
8. Em caso de o Relatório ser aprovado pela Direção Superior, é remetido ao GAIAG;
9. O GAIAG prepara proposta de ofício dirigido à DGPJ e remete a proposta à Direção Superior, para assinatura;
10. Após o ofício assinado, segue para a DGPJ devidamente acompanhado do Relatório Sintético do QUAR e Atividades da DGAJ, para os
efeitos do disposto no artigo 8º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro;
11. Com a receção do Relatório de Monitorização Quadrimestral elaborado pela DGPJ (cujo teor é dado a conhecer pela DGPJ à tutela),
o processo de monitorização (quadrimestral) é arquivado pelo Técnico Superior na pasta do respetivo ciclo anual de gestão.
Minutas associadas
Glossário - DGPJ – Direção-Geral da Politica de Justiça

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MP10.8 Plano de Atividades da DGAJ
DGAJ
Código MP10.8
PLANO DE ATIVIDADES DA DGAJ
Data de
18/12/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito O Plano de Atividades é obrigatório, entre outros, para todos os serviços e organismos da administração central.
Nos termos do n.º 2 do artigo 1.º do Decreto-Lei N.º 183/96, de 27 de setembro, o plano anual de atividades deve discriminar os objetivos
a atingir, os programas a realizar e os recursos a utilizar, o qual, após aprovação pelo ministro competente, fundamentará a proposta de
orçamento a apresentar na fase de preparação do Orçamento do Estado.
O Plano de Atividades da DGAJ integra, como anexo, o respetivo QUAR.

Descrição 1. O Coordenador do GAIAG distribui o processo de elaboração do PA ao Técnico Superior;

2. O Técnico Superior prepara o conjunto de folhas Excel a remeter às UON/UOF, para indicação das atividades estratégicas e não
estratégicas da DGAJ, bem como toda a informação necessária para a elaboração do PA para o ano seguinte, as quais devem estar
em conformidade com a Carta de Missão do dirigente máximo do serviço, as GOP, o Programa do Governo ou outros documentos e
orientações superiores para a área da Justiça;
3. O Coordenador do GAIAG verifica e remete as folhas Excel aos dirigentes das UON/UOF, solicitando o seu preenchimento e fixando
um prazo para o efeito;
4. Após receção das respostas, é elaborada a proposta do Plano de Atividades;
5. O Coordenador verifica e submete o projeto do PA a despacho da Direção Superior acompanhado de Informação elaborada para o
efeito;
8. No caso do PA ser aprovado pela Direção Superior, é remetido ao GAIAG;
9. O PA também acompanha o ofício que é dirigido à DGPJ (Procedimento do GAIAG – Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR);
10. Com a receção do Parecer da DGPJ, é preparado ofício dirigido à tutela onde se remete o Plano de Atividades da DGAJ (e QUAR);
11. Após a assinatura do ofício, segue para a tutela devidamente acompanhado do Plano de Atividades da DGAJ (e QUAR) e do Parecer
concordante da DGPJ, para homologação;
12. Após homologação, o processo é arquivado pelo Técnico Superior na pasta do respetivo ciclo anual de gestão.
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Minutas associadas

- GOP – Grandes Opções do Plano
- PA – Plano de Atividades
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MP10.9 Realização de Auditorias Internas
DGAJ
Código MP10.9
REALIZAÇÃO DE AUDITORIAS INTERNAS
Data de
29/11/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento alinhado com a realização de auditorias através de uma abordagem sistemática e disciplinada, tendo como objetivo a
avaliação e melhoria da eficácia dos processos de gestão de risco, de controlo e de governação, de acordo com o previsto no Plano Anual
de Auditoria Interna (PAAI), aprovado pela Direção Superior da DGAJ.
Descrição 1. De acordo com o fixado no PAAI, o Coordenador do GAIAG (Responsável de Auditoria Interna), designa a Equipa de auditoria interna,
bem como o Auditor Coordenador (Chede da equipa) do processo de auditoria para execução, tendo em consideração a sua
experiência e proficiência;
2. Os Auditores designados devem analisar o processo para verificar a existência de quaisquer impedimentos ou constrangimentos,
pelos quais se considere impedido de levar a cabo a auditoria e informar por escrito o Responsável de Auditoria Interna;
3. No caso de verificarem a possibilidade de impedimento ou constrangimento, o processo é devolvido ao Responsável de Auditoria
Interna com essa fundamentação;
4. O Responsável de Auditoria Interna aprecia a fundamentação apresentada sobre o impedimento ou constrangimento;
5. No caso de considerar que o impedimento ou constrangimento reportado tem fundamento, procede à distribuição do processo a
outro Auditor e volta ao ponto 2.
6. Se o Responsável de Auditoria Interna considerar que o impedimento ou constrangimento apresentado não tem fundamento,
mantém a distribuição do processo, reforçando essa orientação por escrito, segue para o ponto 7.
7. No seguimento do ponto 2, no caso de não se verificarem impedimentos ou constrangimentos, após a receção do processo, os
Auditores procedem ao planeamento da auditoria (ver Fase de Planeamento no Manual de Auditoria do GAIAG);
8. Seguidamente procede-se a uma Reunião Inicial na qual o Auditor Coordenador, acompanhado da restante equipa, deve transmitir
aos Dirigentes Intermédios das entidades auditadas o âmbito da ação, objetivos da ação, etc… (ver Reunião Inicial no Manual de
9. Segue-se a execução da auditoria (ver Fase de Execução no Manual de Auditoria do GAIAG), por parte da Equipa de Auditores;
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10. Antes do término da Fase de execução, o Auditor Coordenador deve providenciar pela marcação de uma Reunião Final entre a equipa
de auditores e auditados, onde serão apresentados os aspetos mais relevantes sobre o estado do serviço ou principais conclusões da
ação;
11. Após, a Equipa de Auditoria elabora o Relatório Preliminar (ver Fase de Relato no Manual de Auditoria do GAIAG), o qual é assinado
pela Equipa de auditoria interna e remetido a apreciação do Responsável de Auditoria Interna;
12. Após a validação do Responsável de Auditoria Interna, o Relatório Preliminar é enviado à entidade auditada para efeitos de
contraditório (ver fase do contraditório no Manual de Auditoria do GAIAG);
13. Havendo resposta da entidade auditada, esta deve ser analisada pelos elementos da Equipa de Auditoria;
14. De seguida, é elaborado o Relatório Final (ver Fase de Relato no Manual de Auditoria do GAIAG), devidamente assinado pela Equipa
de auditoria, e submetido a apreciação do Responsável de Auditoria Interna;
15. O Responsável de Auditoria Interna submete o Relatório Final à consideração da Direção Superior;
16. A Direção Superior despacha e remete ao Responsável de Auditoria Interna;
17. O Responsável de Auditoria Interna dá conhecimento dos resultados da auditoria aos Dirigentes Intermédios das UON/UOF
auditadas;
18. O Responsável de Auditoria Interna procede à verificação de eventuais recomendações a implementar resultantes do Relatório Final;
19. Se existirem recomendações a implementar, o Responsável de Auditoria Interna procede ao agendamento da ação de Follow-Up (ver
Manual de Auditoria do GAIAG) e reserva o processo como pendente;
Minutas associadas

- UON/UOF – Unidades orgânicas nucleares/Unidades orgânicas flexíveis
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MP10.10 Relatório anual de execução do Plano de Prevenção de Riscos de Gestão incluindo os de Corrupção e Infrações Conexas
DGAJ
Código MP10.10
PROCEDIMENTO
RELATÓRIO ANUAL DE EXECUÇÃO DO PLANO DE PREVENÇÃO DE RISCOS Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça DE GESTÃO INCLUINDO OS DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS Data de
08/12/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento que tem por objetivo proceder ao acompanhamento anual da execução do Plano de Prevenção de Riscos de Gestão
incluindo os de Corrupção e Infrações Conexas da DGAJ (PPRGCIC), análise da implementação e resultados das medidas preventivas
adotadas.
Referências - Lei n.º 54/2008, de 4 de setembro

- Recomendações e Deliberações do Conselho de Prevenção da Corrupção (CPC)
Descrição 1. O Coordenador do GAIAG distribui o processo a um Técnico Superior;

2. No final do ano, o Técnico Superior elabora os mapas de controlo da implementação das medidas preventivas propostas e adotadas
para a prevenção de riscos de gestão constantes do PPRGCIC, por UON/UOF;
3. O Coordenador verifica e remete a todas as UON/UOF, os referidos mapas, solicitando informação quanto à adoção das medidas
propostas ou outras, bem como da sua eficácia, e sendo caso disso, solicita nova qualificação do risco, fixando um prazo para o efeito;
4. Rececionadas as respostas das UON/UOF, o Técnico Superior procede à análise e compilação dos dados obtidos, elaborando um
mapa comparativo, do qual são extraídos dados estatísticos relativamente ao ano anterior e remete para verificação ao Coordenador;
5. Após validação por parte do Coordenador, o Técnico Superior procede à elaboração do projeto de Relatório Anual de Execução do
PPRGCIC e remete ao Coordenador do GAIAG para verificação;
6. O Coordenador submete o projeto de relatório a despacho da Direção Superior acompanhado de Informação elaborada para o efeito;
9. Em caso de o Relatório ser aprovado pela Direção Superior, é remetido ao GAIAG para publicitação;
10. O GAIAG procede às diligências necessárias para a sua divulgação, designadamente:
- Solicitar à DAGD (Procedimento – Página da intranet e da internet da DGAJ – Publicação de conteúdos) a sua inserção:
 Na internet: no sítio eletrónico do GAIAG e como notícia na página eletrónica da DGAJ;
 Na intranet.
- Proceder à elaboração de ofício a assinar pelo Diretor-Geral que será posteriormente enviado, através de e-mail, aos órgãos de
superintendência, tutela e controlo, nomeadamente:
 Ao Chefe de Gabinete da Senhora Secretária de Estado Adjunta e da Justiça;
 Ao Conselho de Prevenção da Corrupção;
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 E à Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça.
- Enviar por e-mail, aos dirigentes das UON/UOF;
- Dar a conhecer através de e-mail, a todos os trabalhadores da DGAJ da sua publicitação;
11. Após, procede ao arquivo do mesmo em pasta própria no GAIAG.
Minutas associadas

- PPRGCIC - Plano de Prevenção de Riscos de Gestão incluindo os de Corrupção e Infrações Conexas
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MP10.11 Relatório de Atividades da DGAJ
DGAJ
Código MP10.11
RELATÓRIO DE ATIVIDADES DA DGAJ
Data de
18/12/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito O Relatório de Atividades é obrigatório, entre outros, para todos os serviços e organismos da administração central, discriminando os
objetivos atingidos, o grau de realização dos programas e os recursos utilizados.
No âmbito do sistema de avaliação de desempenho (SIADAP), a autoavaliação do serviço é parte integrante do relatório de atividades
anual.

Descrição 1. O Coordenador do GAIAG distribui o processo de monitorização a um Técnico Superior;

2. O Técnico Superior prepara o conjunto de folhas Excel a remeter às UON/UOF, para inserção de informação (ou justificação) relativa
ao cumprimento dos objetivos e atividades respeitantes ao 3º quadrimestre;
3. O Coordenador do GAIAG verifica e remete as folhas Excel aos dirigentes das UON/UOF, solicitando o seu preenchimento e fixando
um prazo para o efeito;
4. Após receção das respostas, juntamente com os resultados apurados no 1º e 2º quadrimestres (Procedimento do GAIAG –
Monitorização do QUAR e Atividades), é efetuada a autoavaliação (artigo 15º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro) e elaborada
proposta de Relatório de Atividades, onde constam os resultados alcançados, bem como os desvios verificados;
5. O Coordenador verifica e submete o projeto de Relatório a despacho da Direção Superior acompanhado de Informação elaborada
para o efeito;
8. No caso do Relatório ser aprovado pela Direção Superior, é remetido ao GAIAG;
9. O GAIAG prepara proposta de ofício dirigido à DGPJ e remete a proposta à Direção Superior, para assinatura;
10. Após o ofício assinado, segue para a DGPJ devidamente acompanhado do Relatório de Atividades da DGAJ, para os efeitos do disposto
no artigo 17º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro;
11. Com a receção do Parecer da DGPJ sobre a autoavaliação da DGAJ, é preparado ofício dirigido à tutela a remeter o Relatório de
Atividades da DGAJ;
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12. Após o ofício assinado, segue para a tutela devidamente acompanhado do Relatório de Atividades da DGAJ e do Parecer concordante
da DGPJ, para homologação;
13. Após homologação, o processo é arquivado pelo Técnico Superior na pasta do respetivo ciclo anual de gestão.
Minutas associadas

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MP10.12 Revisão do Código de Ética e de Conduta da DGAJ (CEC)
DGAJ
Código MP10.12
REVISÃO DO CÓDIGO DE ÉTICA E DE CONDUTA DA DGAJ (CEC)
Data de
25/11/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito O Código de Ética e de Conduta da Direção-Geral da Administração da Justiça, doravante CEC, é um documento que estabelece um
conjunto de princípios, regras e valores que devem ser observados no cumprimento das atividades desenvolvidas pelos trabalhadores
nas relações profissionais entre si e com terceiros, refletindo a vontade e cultura da própria organização.
Referências - Constituição da República Portuguesa

- Código do Procedimento Administrativo
- Carta Ética da Administração Pública
- Estatuto do Pessoal Dirigente
- Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas
Descrição 1. O Coordenador do GAIAG e/ou Técnico Superior procede à elaboração do projeto do CEC;
2. Após elaboração do projeto do CEC, o Coordenador do GAIAG remete para apreciação e aprovação da Direção Superior;
3. A Direção Superior aprecia o projeto do CEC;
4. Em caso de discordância, a Direção Superior devolve o projeto ao Coordenador do GAIAG, com indicação dos ajustamentos a efetuar
e volta ao ponto 1;
5. Em caso de concordância a Direção Superior procede à sua aprovação;
6. Após aprovação, o Coordenador do GAIAG diligência junto da DAGD pela publicação do CEC na página eletrónica da DGAJ e intranet,
assim como pelo envio a todos os colaboradores da DGAJ – Procedimento da DAGD – Página da intranet e da internet da DGAJ –
Publicação de conteúdos.
Minutas associadas
Glossário - CEC – Código de Ética e de Conduta

- DAGD – Divisão de Apoio à Gestão Documental
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MP10.13 Tratamento de reclamações e louvores
DGAJ
Código MP10.13
TRATAMENTO DE RECLAMAÇÕES E LOUVORES
Data de
25/11/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito São objeto de tratamento por parte do GAIAG as reclamações e os louvores apresentados junto da DGAJ, dos Tribunais Judiciais de
Comarca e Tribunais Administrativos e Fiscais.

- Decreto-Lei n.º 135/99, de 22 de abril;
- Estatuto dos Funcionário de Justiça, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 343/99, de 26 de agosto;
- Resolução do Conselho de Ministros nº 189/96, de 28 de novembro;
- Portaria n.º 355/97, de 28 de maio;
- Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016 (Regulamento Geral de Proteção de Dados)
Descrição 1. O Coordenador do GAIAG recebe a reclamação/louvor;

2. Procede ao registo da reclamação/louvor e distribui o processo ao Técnico Superior;
3. O Técnico Superior procede à análise do processo;
4. Verifica se se trata de louvor;
5. Tratando-se de louvor, verifica o assunto e os envolvidos;
6. Elabora nota interna a remeter à DSRH, bem como informação para conhecimento superior do teor do louvor, ocultando os dados
pessoais dos intervenientes e dados processuais que, caso existam, possam permitir a identificação dos intervenientes. São também
elaborados os ofícios necessários, ocultando sempre os dados pessoais dos intervenientes e dados processuais;
7. Prossegue para o Coordenador, para assinatura da nota interna, para parecer sobre a informação e para verificação dos ofícios;
8. Após a assinatura, a nota interna é entregue na DSRH, pelo Técnico Superior;
9. Prossegue para a Direção Superior, para despacho e para assinatura dos ofícios;
10. O apoio administrativo trata da expedição dos ofícios;
11. O expediente é arquivado.
12. No seguimento do ponto 4, não se tratando de louvor, estamos perante uma reclamação e o Técnico Superior procede à análise do
processo;
13. Verifica se foram prestados os esclarecimentos necessários pelo Tribunal/Serviço;
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14. Se não foram prestados esclarecimentos, o Técnico Superior diligencia pelos mesmos, e após a receção segue para o ponto seguinte;
15. Se foram prestados os esclarecimentos, procede à elaboração de informação, ocultando os dados pessoais dos intervenientes e
dados processuais que, caso existam, possam permitir a identificação dos intervenientes;
16. O Técnico propõe o arquivamento?
17. Em caso afirmativo, elabora os ofícios necessários, ocultando sempre os dados pessoais dos intervenientes e dados processuais;
18. Prossegue para o Coordenador, para parecer sobre a informação e para verificação dos ofícios;
19. Concorda com a proposta?
20. Se o Coordenador não concordar, o procedimento volta ao ponto 15;
21. No caso de o Coordenador concordar, emite parecer sobre a informação;
22. Prossegue para despacho da Direção Superior e assinatura dos ofícios;
23. A Direção Superior verifica se estão reunidos todos os elementos necessários para a concordância;
24. Se a Direção Superior não concordar, o procedimento volta ao ponto 15, para reapreciação.
25. No caso de a Direção Superior concordar, emite despacho e assina os ofícios;
26. Após assinatura, o apoio administrativo trata da expedição dos ofícios;
28. No seguimento do ponto 16, caso não proponha o arquivamento, o Técnico Superior elabora informação a propor a solicitação de
contributos a outro serviço da DGAJ, ocultando os dados pessoais dos intervenientes e dados processuais que, caso existam, possam
permitir a identificação dos intervenientes;
29. No caso de existir necessidade de pedir o contributo de outro serviço da DGAJ, é elaborada nota interna a solicitar os devidos
esclarecimentos, assim como os ofícios necessários, ocultando sempre os dados pessoais dos intervenientes e dados processuais;
30. Prossegue para o Coordenador, para assinatura da nota interna, para parecer sobre a informação e para verificação dos ofícios;
31. Após a assinatura, a nota interna é entregue pelo Técnico Superior no serviço da DGAJ respetivo;
32. Prossegue para despacho da Direção Superior e assinatura dos ofícios;
33. A Direção Superior verifica se estão reunidos todos os elementos necessários para a concordância;
34. Se a Direção Superior não concordar, o procedimento volta ao ponto 15, para reapreciação.
35. No caso de a Direção Superior concordar, emite despacho e assina os ofícios;
36. Após assinatura, o apoio administrativo trata da expedição dos ofícios;
37. Entretanto, o processo aguarda pela resposta à nota interna;
38. Após a resposta, o Técnico Superior elabora informação ocultando os dados pessoais dos intervenientes e dados processuais que,
caso existam, possam permitir a identificação dos intervenientes. São também elaborados os ofícios necessários, ocultando sempre
os dados pessoais dos intervenientes e dados processuais;
39. Prossegue para a Direção Superior, para despacho da informação e para assinatura dos ofícios;
40. O apoio administrativo trata da expedição dos ofícios;
41. O expediente é arquivado.
Minutas associadas
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Glossário - AMA – Agência para a Modernização Administrativa, IP
- COJ – Conselho dos Oficiais de Justiça
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MP11. GERIR E PLANEAR A FORMAÇÃO
MP11.1 Alterações aos grupos formativos
DGAJ
Código MP11.1
ALTERAÇÕES AOS GRUPOS FORMATIVOS
11/07/2017
Aprovação
Objeto e âmbito Permitir a adequação da participação nos grupos formativos às necessidades dos serviços, bem como a adaptação a eventuais
necessidades do foro pessoal de cada colaborador.
Referências -
Descrição 1. Os pedidos de alteração ou desistência nas ações de formação são efetuados pelo Administrador Judiciário /Secretário de Justiça ou
por quem legalmente o substitua mediante o envio de e-mail para o correio eletrónico do CF;
2. Recebido o pedido de desistência, o Chefe de Divisão distribui para análise ao Técnico Superior;
3. O Técnico Superior verifica a possibilidade de alteração do grupo;
4. O pedido de alteração/permuta segue para autorização pelo Chefe de Divisão;
5. Existe possibilidade de alteração ou permuta?
6. Se não, a falta de aprovação é notificada, por e-mail, ao inscrito e ao superior hierárquico e segue para o ponto 8;
7. Se sim, a decisão de aprovação é notificada, por e-mail, ao inscrito e ao superior hierárquico;
8. Segue para arquivo.
Glossário CF – Centro de Formação
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MP11.2 Criação de conteúdos, disciplinas e cursos em regime de e-learning
DGAJ
Código MP11.2
PROCEDIMENTO
CRIAÇÃO DE CONTEÚDOS, DISCIPLINAS E CURSOS EM REGIME DE E- Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça LEARNING Data de
11/07/2017
Aprovação
Objeto e âmbito Procedimento destinado à criação de novos espaços de interação, comunicação e divulgação de recursos e de novos espaços para a
elaboração de cursos em regime de e-learning.
Referências -
Descrição 1. O Formador-coordenador/Técnico Superior verifica a necessidade de estruturar e sistematizar conteúdos específicos que não se
enquadram no âmbito das disciplinas existentes/ Formador-coordenador elabora e estabelece os objetivos e metodologias
formativas;
2. Prossegue para validação do Chefe de Divisão;
3. O Chefe de Divisão verifica a necessidade de criação da disciplina/ aprova os métodos e objetivos definidos;
4. A não conformidade remete o procedimento para o ponto 1;
5. Existindo conformidade, o Formador-coordenador procede à sistematização, análise e desenvolvimento da disciplina em função do
público-alvo/ dos conteúdos formativos;
6. Elaboração de conteúdos a divulgar;
7. O Chefe de Divisão valida os conteúdos?
8. A ausência de conformidade remete o procedimento para o ponto 6;
9. Em caso de validação dos conteúdos, seguem para o Subdiretor-Geral;
10. O Subdiretor-Geral valida os conteúdos?
11. Na falta de validação dos conteúdos, regressa ao ponto 6;
12. Em caso de validação, os conteúdos seguem para verificação e conversão/ divulgação;
13. O Técnico Superior confere se os conteúdos se encontram conforme os parâmetros definidos para elaboração de conteúdos em e-
learning;
14. Na falta de adequação formal, volta para o ponto 6;
15. Em caso de os conteúdos se encontrarem corretamente processados, são convertidos e importados para a plataforma de e-
learning e os utilizadores são associados à disciplina/ ao curso consoante o perfil de competências/ as inscrições efetuadas;
16. Elaboração de mensagem a dar conhecimento da nova disciplina e conteúdos/ do início do curso, do cronograma e da
documentação de apoio (guias de utilização da plataforma e metodologias adotadas);
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17. Envio da mensagem a todos os utilizadores (por correio eletrónico)/ tutoria formativa do curso por parte do Formador-
coordenador;
18. Arquivo.
Glossário -
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MP11.3 Criação e alteração de dados de acesso à plataforma de e-learning do campus virtual do Ministério da Justiça
DGAJ
Código MP11.3
PROCEDIMENTO
CRIAÇÃO E ALTERAÇÃO DE DADOS DE ACESSO À PLATAFORMA DE E- Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça LEARNING DO CAMPUS VIRTUAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA Data de
11/07/2017
Aprovação
Objeto e âmbito Procedimento destinado a conceder acesso à plataforma de e-learning e aos conteúdos que se encontram disponíveis consoante o nível
de permissões de utilizador e a função desempenhada (ex: áreas de conteúdo reservado a Administradores Judiciários ou Secretários de
Justiça).
Referências -
Descrição 1. Receção de pedido a solicitar inscrição, alteração de dados ou permissões de acesso a área reservada na plataforma de e-learning;
2. O Chefe de Divisão verifica a necessidade de acesso e remete para o Técnico Superior;
3. O Técnico Superior analisa os dados remetidos;
4. A informação é suficiente para proceder à alteração dos dados?
5. Caso a informação seja suficiente, efetuam-se diligências para obtenção dos dados em falta, retoma o ponto 4;
6. Caso a informação seja suficiente, o Técnico Superior gera as permissões e acessos necessários e adequados ao perfil do utilizador
na plataforma de e-learning;
7. Elaboração e envio de mensagem ao utilizador da plataforma a informar das alterações efetuadas;
8. Arquivo.
Glossário -
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MP11.4 Deslocações
DGAJ
Código MP11.4
DESLOCAÇÕES
Data de
11/07/2017
Aprovação
Objeto e âmbito Procedimento destinado à deslocação dos formadores e dos formandos para as ações de formação. A deslocação é efetuada utilizando,
em regra, os transportes coletivos disponíveis. Caso se verifique total incompatibilidade entre o horário do transporte e o início da ação
de formação, ou caso seja mais conveniente para o formador ou para o formando, pode ser autorizada a deslocação em veículo próprio.
Referências
Descrição 1. Receção, via e-mail, de requerimento a solicitar autorização para uso de veículo próprio;
2. Distribuição ao Técnico Superior para análise;
3. Análise do pedido pelo Chefe de Divisão;
5. Não havendo concordância, notifica-se, por e-mail, o requerente;
6. O procedimento segue para arquivo.
7. No caso de haver concordância, o pedido é submetido à aprovação do Subdiretor-Geral;
9. Não havendo concordância, notifica-se, por e-mail, o requerente;
10. O procedimento segue para arquivo.
11. Havendo concordância, submete-se o pedido à aprovação do Diretor-Geral;
13. Não havendo concordância, notifica-se, por e-mail, o requerente e segue para o ponto 15;
14. Em caso de concordância, notifica-se o requerente, via e-mail;
15. Arquivo.
Nota:
- Não há lugar a cabimentação, uma vez que o CF tem uma informação global com verbas cabimentadas, destinadas a estas situações.

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MP11.5 Emissão de declarações de formação
DGAJ
Código MP11.5
EMISSÃO DE DECLARAÇÕES DE FORMAÇÃO
Data de
11/07/2017
Aprovação
Objeto e âmbito Certificar a participação em ações de formação ministradas pelo Centro de Formação.
Referências -
Descrição 1. Receção do pedido de declaração;

2. Distribuição ao apoio administrativo;
3. Identificação das ações de formação e verificação dos critérios necessários para a passagem de declaração, i.e., se cumpriu os
critérios de avaliação definidos para o aproveitamento na ação de formação;
4. Elaboração da declaração;
5. Envio para aprovação e assinatura do Chefe de Divisão;
7. A falta de concordância envia o procedimento para o ponto 3;
8. Havendo concordância, a declaração, depois de assinada, segue pelo meio mais expedito;
9. Arquivo.
Glossário -
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
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MP11.6 Estágios curriculares da Universidade de Aveiro
DGAJ
Código MP11.6
ESTÁGIOS CURRICULARES DA UNIVERSIDADE DE AVEIRO
Data de
11/07/2017
Aprovação
Objeto e âmbito Procedimento destinado à realização de estágios profissionais junto dos tribunais judiciais de 1.ª instância/tribunais administrativos e
fiscais no âmbito do curso “Técnico Superior de Justiça”.
Referências -
Descrição 1. Receção do pedido de estágio;

2. Verificação e distribuição do procedimento por parte do Chefe de Divisão;
3. Averiguação da possibilidade de estágio no local indicado;
4. Solicitação de local de estágio junto do Administrador Judiciário/Secretário de Justiça;
5. O Administrador Judiciário/Secretário de Justiça informa da possibilidade/impossibilidade da realização de estágio;
6. A falta de disponibilidade envia o procedimento para o ponto 3.
7. Verificada a disponibilidade segue para o Chefe de Divisão;
8. O Chefe de Divisão procede à validação;
9. Na falta de validação, volta ao ponto 3.
10. Em caso de conformidade, segue para o Subdiretor-Geral;
11. Verificação pelo Subdiretor-Geral;
12. A falta de validação remete para o ponto 3.
13. Após validação, envia-se e-mail a informar a Universidade de Aveiro da existência de meios para a realização dos estágios;
14. Solicitação ao IGFEJ de credenciais de acesso às aplicações informáticas do Ministério da Justiça;
15. Resposta do IGFEJ a indicar as credenciais solicitadas;
16. Envio das credenciais ao Administrador Judiciário/Secretário de Justiça, com conhecimento à Universidade de Aveiro;
17. Arquivo.
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
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MP11.7 Estágios curriculares das escolas profissionais
DGAJ
Código MP11.7
ESTÁGIOS CURRICULARES DAS ESCOLAS PROFISSIONAIS
Data de
11/07/2017
Aprovação
Objeto e âmbito Procedimento destinado à realização de estágios profissionais junto dos tribunais judiciais de 1.ª instância/tribunais administrativos e
fiscais no âmbito do curso “Técnico de Serviços Jurídicos”. E à realização de estágios para formação em contexto de trabalho no âmbito
dos cursos superiores ministrados pelas Universidades Lusófona e de Coimbra.
Referências -
Descrição 1. Receção do pedido de estágio;

2. Verificação do local de estágio;
3. Solicitação de local de estágio junto do Administrador Judiciário/Secretário de Justiça;
4. Existe possibilidade de estágio;
5. Verificando-se a impossibilidade de estágio nos locais solicitados, volta ao ponto 3.
6. Havendo possibilidade de realização dos estágios, a escola/universidade elabora, em triplicado, o contrato de estágio;
7. O contrato é apresentado ao Chefe de Divisão;
8. O Chefe de Divisão verifica a validação do contrato;
9. Verificada qualquer desconformidade, o procedimento volta ao ponto 6;
10. Não se verificando desconformidade, o contrato segue para o Subdiretor-Geral;
11. O Subdiretor-Geral procede à validação do contrato de estágio?
12. A falta de validação envia o procedimento para o ponto 6.
13. Estando conforme, segue para assinatura do Diretor-Geral;
14. O Diretor-Geral concorda com o contrato?
15. Verificada qualquer desconformidade, o procedimento volta ao ponto 6.
16. Havendo aprovação, é assinado, em triplicado, e segue para o CF;
17. Remessa do contrato para a escola/universidade e para o tribunal de realização de estágio;
18. Arquivo.
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
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MP11.8 Helpdesk – correio eletrónico
DGAJ
Código MP11.8
HELPDESK – CORREIO ELETRÓNICO
Data de
11/07/2017
Aprovação
Objeto e âmbito Procedimento destinado ao esclarecimento técnico processual, nomeadamente na área processual cível, processual penal, custas
judiciais, administrativa e tributária e área de atuação dos administradores judiciários e secretários de justiça.
Referências -
Descrição 1. Receção das questões por correio eletrónico;

2. As questões enviadas para o endereço eletrónico do CF são encaminhadas pelo Chefe de Divisão para o Formador-coordenador
correspondente;
3. Análise e elaboração de resposta por parte do Formador-coordenador;
4. Submete-se à aprovação por parte do Chefe de Divisão;
6. A falta de concordância remete o procedimento para o ponto 2.
7. Caso exista concordância por parte do Chefe de Divisão, a resposta é enviada por e-mail;
8. Arquivo.
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
MP11.9 Inscrições em ações de formação específica
DGAJ
Código MP11.9
INSCRIÇÕES EM AÇÕES DE FORMAÇÃO ESPECÍFICA
Data de
11/07/2017
Aprovação
Objeto e âmbito Dotar os oficiais de justiça de maior qualificação em áreas específicas da sua atuação profissional.
Referências -
Descrição 1. Elabora-se o ofício-circular/e-mail dirigido ao Administrador judiciário/Secretário de justiça com indicação das ações de formação
disponibilizadas;
2. Envia-se e-mail solicitando a identificação do colaborador (nome e n.º mecanográfico), indicando a ordem de preferência para o
endereço eletrónico formacao@dgaj.mj.pt;
3. As inscrições da comarca são enviadas pelo Administrador judiciário/Secretário de justiça ou por quem legalmente o substitua;
4. O Técnico Superior analisa a informação recebida;
5. É verificada a suficiência e exatidão dos dados;
6. Caso os dados não sejam suficientes, efetua, sendo caso disso, diligências para suprir deficiências na informação rececionada e
retoma o ponto 5.
7. Caso os dados sejam suficientes, analisa a informação por comarca;
8. O CF seleciona os participantes mediante a ordem de preferência indicada pela comarca e elabora listagens de participantes por
comarca e por núcleo;
9. As listagens são submetidas para aprovação do Chefe de Divisão;
10. As listagens encontram-se estruturadas e elaboradas de forma adequada?
11. A desconformidade das listagens envia o procedimento para o ponto 8.
12. Caso as listagens estejam em conformidade, elabora-se ofício-circular a informar que as listagens se encontram disponíveis na
página da DGAJ;
13. Efetuam-se as convocatórias mediante a disponibilização de ficheiro na página da DGAJ, podendo, em alternativa, ser enviado para
o Administrador Judiciário/Secretário de Justiça;
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
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MP11.10 Inscrições em ações de formação genérica
DGAJ
Código MP11.10
INSCRIÇÕES EM AÇÕES DE FORMAÇÃO GENÉRICA
Data de
11/07/2017
Aprovação
Objeto e âmbito Dotar os oficiais de justiça de maior qualificação em áreas genéricas da sua atuação profissional.
Referências -
Descrição 1. As inscrições são enviadas pelo responsável de cada Direção de Serviços, atendendo a critérios internos e tendo em conta as
necessidades formativas inerentes ao serviço, especificando a relevância da participação do formando;
2. As inscrições são analisadas pelo Técnico Superior;
3. O Centro de Formação elabora uma informação, propondo a cabimentação da verba necessária (ações não financiadas);
4. Segue para aprovação do Chefe de Divisão;
5. O Chefe de Divisão verifica e analisa o pedido;
6. A falta de concordância é notificada ao interessado e ao superior hierárquico;
7. O procedimento é arquivado.
8. Existindo concordância por parte do Chefe de Divisão, segue para aprovação do Subdiretor-Geral;
9. O Subdiretor-Geral verifica se a ação de formação é financiada;
10. Em caso de a ação de formação não ser financiada, segue para cabimentação e, após cabimentação, segue para o ponto 11;
11. Em caso de a ação de formação ser financiada, segue para aprovação e autorização da despesa pelo Diretor-Geral;
12. Verificação e análise do pedido de inscrição;
13. A falta de concordância do Diretor-Geral é notificada ao interessado e ao superior hierárquico;
14. O procedimento é arquivado.
15. Existindo concordância do Diretor-Geral, procede-se à inscrição;
16. A inscrição é aceite pela entidade formadora?
17. Caso a inscrição não seja aceite, dá-se conhecimento ao interessado e ao superior hierárquico e segue para o ponto 19;
18. Caso a inscrição seja aceite, rececionada a confirmação, notifica-se o inscrito e respetivo superior hierárquico;
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MP11.11 Pasta formativa
DGAJ
Código MP11.11
PASTA FORMATIVA
Data de
11/07/2017
Aprovação
Objeto e âmbito Procedimento destinado à recolha de informação de cada uma das ações ministradas para preenchimento de quadros estatísticos.
Referências -
Descrição 1. Elaboração da pasta formativa da qual devem constar os formulários necessários para preenchimento no local da formação;
2. Envio da pasta formativa para o local da ação;
3. Preenchimento dos formulários por parte dos formandos e do formador;
4. Devolução da pasta formativa para o Centro de Formação;
5. O Técnico Superior verifica os elementos preenchidos;
6. Os elementos encontram-se corretos?
7. O incorreto ou insuficiente preenchimento dos formulários remete o procedimento para o ponto 3.
8. Encontra-se corretamente preenchido, procede-se à recolha de dados para preenchimento de quadros estatísticos;
9. Envio dos dados para aprovação do Chefe de Divisão;
10. Existe concordância com os dados recolhidos?
11. A falta de concordância envia o procedimento para o ponto 8.
12. Em caso de concordância, procede-se à inserção dos dados na aplicação informática (base de dados);
13. Arquivo.
Glossário -
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MP12. MONITORIZAR A ATIVIDADE DOS TRIBUNAIS
MP12.1 Elaboração de dossier de comarca para reuniões/visitas
DGAJ
Código MP12.1
ELABORAÇÃO DE DOSSIER DE COMARCA PARA REUNIÕES/VISITAS
Data de
19/07/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Preparação/elaboração de “dossiers” para reuniões/visitas, dos quais constam, entre outras, informações de natureza estatística,
organizacional e de funcionamento, distribuição de recursos humanos, por referência a cada uma das comarcas, tribunais, juízos e
Procuradorias do Ministério Público que as integram.
Referências - Despacho n.º 2924/2017 de 13 de março, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 70, de 7 de abril de 2017.
Descrição 1. Rececionado o pedido onde consta o fundamento da reunião/visita e o respetivo agendamento o Diretor de Serviços remete para o
Chefe de Divisão;
2. O Chefe de Divisão procede à designação do Técnico Superior responsável e fixa o prazo para cumprimento;
3. O Técnico Superior que analisa e apresenta proposta de dossier com a informação tida por relevante, remete-a ao Chefe de Divisão
para efeitos de análise;
4. O Chefe de Divisão concorda com o dossier apresentado?
5. Se o Chefe de Divisão não concordar com o conteúdo preparado para integrar o respetivo dossier, devolve-o ao Técnico Superior,
dando nota das respetivas razões, e retoma-se o ponto 3.
6. Se o Chefe de divisão concordar com conteúdo preparado para integrar o respetivo dossier submete-o à consideração do Diretor de
Serviços;
7. O Diretor de Serviços concorda com o dossier apresentado?
8. Se o Diretor de Serviços não concordar, devolve-o ao Chefe de Divisão, dando nota das respetivas razões e retoma-se o ponto 3.
9. Se o Diretor de Serviços concordar submete-o à consideração do Diretor-Geral para validação;
10. Após aprovação, a Divisão arquiva em pasta eletrónica um exemplar de toda informação produzida.
Minutas associadas
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Glossário
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MP12.2 Equipa de recuperação processual
DGAJ
Código MP12.2
EQUIPA DE RECUPERAÇÃO PROCESSUAL
Data de
19/07/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito A DGAJ dispõe de uma equipa de recuperação processual, tendo em vista a recuperação de atrasos processuais em diversos tribunais
e serviços do Ministério Público. O trabalho da equipa é transversal a várias matérias, nomeadamente, elaboração de contas,
cumprimento de despachos.
Referências - Despacho n.º 2924/2017 de 13 de março, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 70, de 7 de abril de 2017.
Descrição 1. O apoio administrativo assegura o registo da solicitação dos tribunais com a definição do pedido para apoio e remete ao Chefe de
Divisão;
2. O Chefe de Divisão profere despacho e remete ao Técnico Superior que faz o planeamento/acompanhamento da atividade
desenvolvida pela equipa;
3. O Técnico superior analisa o pedido e afere da oportunidade da intervenção solicitada;
4. Existe oportunidade de intervenção?
5. Se o pedido não puder ser atendido, por falta de oportunidade, o Técnico Superior informa o Chefe de Divisão e assegura informação
aos tribunais em causa.
6. Se o pedido puder ser atendido, o Técnico Superior verifica da disponibilidade da equipa e propõe a calendarização da intervenção
solicitada e dos meios a afetar à mesma;
7. O Chefe de Divisão concorda com a proposta?
8. Se o Chefe de Divisão não concordar com a proposta devolve-a ao Técnico Superior, dando nota das respetivas razões, e retoma-se
o ponto 6.
9. Se o Chefe de Divisão concordar com a análise efetuada, submete-a à consideração do Diretor de Serviços;
10. O Diretor de Serviços concorda com a análise efetuada?
11. Se o Diretor de Serviços não concordar devolve o expediente ao Chefe de Divisão, dando nota das razões, retomando-se ao ponto 6.
12. Se o Diretor de Serviços concordar com a análise efetuada submete-a à consideração do Diretor-Geral para aprovação;
13. Após a aprovação, o Técnico Superior comunica à equipa e aos tribunais a calendarização aprovada e bem assim dos meios a afetar
à mesma;
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14. Quinze dias antes da data prevista para o início do apoio, o Técnico Superior assegura, em articulação com os tribunais, os
procedimentos necessários e prévios ao início da recuperação (remessa dos processos em maços, acompanhados de provimentos,
envelopes, n.º do contrato dos CTT);
15. O Técnico Superior solicita ao Secretariado o agendamento de transporte, e comunica ao coordenador da equipa;
16. O Técnico superior solicita ao Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, IP (IGFEJ) com indicação dos elementos da
equipa (Nome/NIF/FJ) os acessos às aplicações informáticas (CITIUS, SITAF e SICJ) por referência a cada um dos tribunais em causa;
17. O Técnico Superior recebe confirmação do IGFEJ da configuração dos acessos e transmite essa informação ao coordenador da equipa;
18. O Coordenador da equipa assegura a receção dos processos e a sua organização para distribuição pelos elementos que vão assegurar
os respetivos atos;
19. O Coordenador da equipa assegura, mensalmente, a produção de informação relativamente ao número de processos objeto de
recuperação e os atos assegurados por área processual, a fim da mesma ser integrada no relatório anual, e remete ao Técnico
Superior;
20. O Técnico Superior elabora o relatório anual (n.º de processos, recursos afetos, tempo de duração e outros dados considerados
relevantes) e remete ao Chefe de Divisão;
21. O Chefe de Divisão concorda com a informação constante do relatório e as conclusões/propostas apresentadas?
22. Caso o Chefe de Divisão não concorde, devolve ao Técnico Superior, dando nota das respetivas razões, e retoma o ponto 20.
23. Se o Chefe de divisão concordar com a informação constante do relatório, submete-o à consideração do Diretor de Serviços;
24. O Diretor de Serviços concorda com a informação constante do relatório e as conclusões/propostas apresentadas?
25. Se o Diretor de Serviços não concordar com o relatório efetuado, devolve-o ao Chefe de Divisão, dando nota das razões, retomando-
se o ponto 20.
26. Se o Diretor de Serviços concordar com o relatório efetuado, submete-o à consideração do Diretor-Geral para aprovação;
27. Aprovado o relatório é disponibilizado na página de internet da DGAJ e arquivado em pasta eletrónica da DPO.
Minutas associadas
Glossário - CITIUS – Sistema de informação que suporta a atividade dos tribunais;

- DGAJ – Direção-Geral da Administração da Justiça;
- DPO – Divisão de Planeamento e Organização;
- IGFEJ – Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, IP.
- SICJ – Sistema Informático de Custas Judiciais;
- SITAF – Sistema de Informação dos Tribunais Administrativos e Fiscais.
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MP12.3 Greve – Definição dos serviços mínimos/meios necessários para os assegurar
DGAJ
Código MP12.3
PROCEDIMENTO
GREVE – DEFINIÇÃO DOS SERVIÇOS MÍNIMOS/MEIOS NECESSÁRIOS PARA Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça OS ASSEGURAR Data de
28/07/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Assegurar a concretização dos meios para assegurar os serviços mínimos por decretamento de greve, a fim de garantir o seu
cumprimento nas secretarias dos tribunais e nos serviços do Ministério Público.
Referências - Lei n.º 35/2014, de 20 de junho, de 20 de junho;

- Despacho n.º 2924/2017 de 13 de março, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 70, de 7 de abril de 2017.
Descrição 1. Uma vez comunicado/tomado conhecimento do aviso prévio de greve, divulgado pela estrutura sindical que a decreta, o Chefe de
Divisão emite Despacho e remete ao apoio administrativo para registo;
2. O apoio administrativo regista o documento para criação de processo administrativo, na respetiva aplicação informática, com a
identificação da estrutura sindical, da data da receção, e remete ao Técnico Superior designado;
3. De seguida o Técnico Superior verifica: i) se foi cumprido o prazo legal de emissão; ii) se existe acordo com a estrutura sindical que
decreta a greve; iii) se o mesmo se mantém válido/vigor;
4. Existe acordo prévio não denunciado?
5. Havendo acordo prévio não denunciado deve o Técnico Superior elaborar o projeto de ofício-circular, em conformidade com o
modelo prévio padronizado, onde concretiza os meios para garantir o cumprimento dos serviços mínimos e remete ao Chefe de
Divisão, com toda a documentação que o suporta;
6. O projeto de ofício-circular é objeto de análise pelo Chefe de Divisão que avalia a respetiva conformidade legal e submete ao Diretor
de Serviços para validação;
7. O projeto de ofício-circular foi acolhido?
8. Se o projeto de ofício-circular não for acolhido, retoma-se o ponto 5;
9. Se o projeto de ofício-circular for acolhido, o Diretor de Serviços, solicita ao Secretariado a atribuição de um número de ordem e
submete-o em conformidade, à consideração do Diretor-Geral;
10. O Diretor-Geral aprova e assina, de seguida, remete à DPO para divulgação;
11. O ofício-circular é objeto de divulgação junto dos tribunais, para o efeito é solicitada a respetiva divulgação à DE (apoio informático)
na página eletrónica da DGAJ e remetido à DAGD para envio por correio eletrónico aos administradores judiciários e aos secretários
de justiça dos tribunais administrativos e fiscais;
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12. Na ausência de acordo ou em caso de denúncia do mesmo, o Técnico Superior assegura a elaboração de proposta quanto à definição
dos meios para assegurar os serviços mínimos, de acordo com modelo padronizado, tendo em vista a obtenção de acordo com as
estruturas sindicais que decretaram a greve e remete ao Chefe de Divisão;
13. A proposta é objeto de análise pelo Chefe de divisão que, acolhendo-a, a submete à validação do Diretor de Serviços;
14. O Diretor de serviços acolheu a proposta?
15. Se a proposta não for acolhida, retoma-se o ponto 12;
16. Se a proposta for acolhida, o Diretor de Serviços remete-a ao Diretor-Geral para validação;
17. O Diretor-Geral valida e remete ao Diretor de Serviços;
18. O Diretor de serviços assegura, então, a realização dos procedimentos a que se refere o artigo 398.º da LGTFP;
19. Obteve-se acordo entre a DGAJ e a organização sindical que decreta a greve?
20. Caso se obtenha acordo entre a DGAJ e a organização sindical que decreta a greve, elabora-se Comunicado em conformidade, e
retoma ao ponto 10;
21. Na ausência do acordo, a que alude o artigo 398.º da LGTFP, com organização sindical que decreta a greve, a DGAJ, comunica à
DGAEP, nas 24 horas subsequentes à receção do pré-aviso de greve, a falta de acordo e a necessidade de negociação;
22. Durante a negociação (referida na parte final do ponto 20) obteve-se acordo?
23. Durante a negociação, caso se obtenha acordo por esta via, elabora-se Comunicado e retoma-se o procedimento descrito no ponto
10;
24. Não se alcançando consenso durante a negociação, a DGAEP promove a intervenção de um colégio arbitral;
25. A decisão do colégio arbitral é vertida em Comunicado a divulgar junto dos tribunais, retoma-se o procedimento descrito no ponto
10.
Notas:
- Nas situações de decretamento de greve, o Técnico Superior responsável pelo acompanhamento desta matéria assegura e presta os
esclarecimentos solicitados.
- Findo o período de greve, o Chefe de Divisão, mediante Despacho, promove o arquivamento do processo.
Minutas associadas
Glossário - DAGD – Divisão de Apoio à Gestão Documental;

- DE – Divisão de Equipamentos;
- DGAEP – Direção-Geral da Administração e do Emprego Público;
- DGAJ – Direção-Geral da Administração da Justiça;
- LGTFP – Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas.
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MP12.4 Litigância em massa
DGAJ
Código MP12.4
LITIGÂNCIA EM MASSA
Data de
19/07/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Assegurar os procedimentos a cargo da Direção-Geral da Administração da Justiça previstos na Portaria n.º 200/2011, de 20 de maio
(organização das listas que identificam as sociedades comerciais a que se aplica as tabelas I-C e II-B do Regulamento das Custas
Processuais).
Referências - Portaria n.º 200/2011, de 20 de maio;

- Despacho do Diretor-Geral da Administração da Justiça de delegação de competências n.º 10130/2016, de 23 de junho, publicado no
Diário da República, 2.ª série, n.º 153, de 10 de agosto de 2016.
Descrição 1. No início de cada ano civil, o Chefe de Divisão designa o Técnico Superior responsável e ordena a abertura de processo administrativo,
tendo em vista o cumprimento do disposto na Portaria n.º 200/2011, de 20 de maio;
2. Para o efeito, o apoio administrativo procede ao registo e classificação do processo na plataforma de gestão documental;
3. De seguida, o Técnico Superior responsável solicita ao IGFEJ a elaboração da lista de sociedades comerciais que no ano civil anterior
tenham intentado mais de 200 ações, procedimentos ou execuções (a lista deve ser disponibilizada até ao dia 15 de janeiro de cada
ano civil);
4. Até ao dia 25 de janeiro de cada ano civil, o Técnico Superior responsável, elabora ofício em conformidade com os preceitos legais
aplicáveis, a enviar às sociedades comerciais constantes da lista, por carta registada com aviso de receção;
5. O Técnico Superior assegura a expedição postal e, em função de assistir às sociedades comerciais, objeto de notificação, um período
para reclamação da inclusão na referida lista, o processo fica a aguardar o decurso do mesmo, com prévio agendamento;
6. Existem reclamações à inclusão na lista a publicar?
7. Caso não existam reclamações à inclusão na lista, segue para o ponto 19.
8. Caso sejam apresentadas reclamações à inclusão na lista a publicar, o apoio administrativo assegura o registo da reclamação e envia
ao Chefe de Divisão para despacho e distribuição ao Técnico Superior designado;
9. O Técnico Superior designado analisa a reclamação, reúne a informação necessária, articula a resposta com o Chefe de Divisão e
elabora projeto de apreciação da reclamação e sentido da decisão;
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10. De seguida o Técnico Superior elabora proposta de resposta à reclamação e precede à respetiva entrega ao Chefe de Divisão para
efeitos de análise;
11. O Chefe de Divisão concorda com a apreciação à reclamação e sentido da decisão?
12. Se o Chefe de Divisão não concordar com a apreciação à reclamação e sentido da decisão, devolve o expediente ao Técnico Superior,
dando nota das respetivas razões, e retoma-se a parte final do ponto 10.
13. Se o Chefe de Divisão concordar com a apreciação à reclamação e sentido da decisão, exara despacho de conformidade, formula
proposta e submete-a à consideração do Diretor de Serviços;
14. O Diretor de Serviços concorda com a apreciação à reclamação e sentido da decisão?
15. Se o Diretor de Serviços não concordar com a proposta formulada, devolve o expediente ao Chefe de Divisão, dando nota das razões,
e retoma-se a parte final do ponto 10.
16. Se o Diretor de Serviços concordar com a proposta formulada submete-a, em conformidade, a Despacho do Diretor-Geral;
17. Proferido despacho superior, o Técnico Superior assegura o cumprimento do despacho do Diretor-Geral e consoante o sentido das
decisões às reclamações apresentadas, atualiza a lista de sociedades comerciais a publicar ou já publicada (neste caso se a decisão
for posterior a 15 de fevereiro) e entrega o processo ao Chefe de Divisão;
18. O Chefe de Divisão mediante despacho promove o arquivamento do expediente relativo à reclamação à inclusão na lista a publicar;
19. O Técnico Superior remete para o IGFEJ, por e-mail, para ser publicada no dia 15 de fevereiro de cada ano civil, uma lista organizada
das sociedades comerciais, ordenada de forma decrescente por número de ações, procedimentos ou execuções intentadas, que não
tenham apresentado reclamação, ou as quais já tenha sido notificada a decisão da DGAJ, para publicação no sítio da Internet
http://www.citius.mj.pt;
20. Após a publicitação da listagem, o Técnico Superior junta ao processo cópia da mesma e elabora proposta para o arquivamento do
processo administrativo e remete ao Chefe de Divisão;
21. O Chefe de Divisão mediante despacho promove o arquivamento do expediente em pasta eletrónica da DPO.
Nota:
- Após 15 de fevereiro, sempre que seja notificada uma decisão da DGAJ, relativa a uma reclamação, a lista referida é atualizada, com
a respetiva comunicação ao IGFEJ.
Minutas associadas
Glossário - DGAJ – Direção-Geral da Administração da Justiça;

- IGFEJ – Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, IP.
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MP13. ASSEGURAR A GESTÃO DOCUMENTAL
MP13.1 Calendarização, montagem, divulgação, inauguração e desmontagem das exposições
DGAJ
Código MP13.1
PROCEDIMENTO
CALENDARIZAÇÃO, MONTAGEM, DIVULGAÇÃO, INAUGURAÇÃO E Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça DESMONTAGEM DAS EXPOSIÇÕES Data de
18/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito A DAGD assegura a organização das exposições que ao longo do ano estão patentes no Espaço de Exposições do átrio do edifício H do
Campus de Justiça. Receciona as candidaturas dos artistas para exporem as suas obras (pintura, fotografia, escultura, etc.) no espaço de
exposições, analisa-as e, uma vez aceites, articula com os artistas a sua calendarização. Efetua a divulgação das exposições e dá apoio
logístico à sua montagem e desmontagem. É ainda responsável pelo registo/inventário das obras doadas pelos artistas à DGAJ.
Referências - Regulamento do Espaço de Exposições.
Descrição 1. A DAGD receciona os pedidos dos artistas interessados em expor no espaço de exposições;
2. Caso o pedido seja aceite, a DAGD comunica ao artista o agendamento da exposição ou a sua colocação em lista de espera;
3. A DAGD remete o “Regulamento do Espaço de Exposições” ao artista;
4. Próximo da data marcada para a exposição, a DAGD envia para o artista uma comunicação com indicações preparatórias para a
montagem da exposição;
5. Também nesta altura, solicita autorização à empresa de segurança do edifício e ao IGFEJ, para os artistas terem acesso à garagem do
piso -1, a fim de descarregarem as obras para a montagem da exposição;
6. Elabora o cartaz alusivo à exposição, os convites digitais e/ou desdobráveis e as etiquetas identificativas das obras;
7. Remete os convites digitais para os trabalhadores da DGAJ e, em alguns casos, para convidados do exterior, afixa os cartazes no átrio
principal do edifício e no “quadro de avisos” da DGAJ;
8. Arquiva em papel e em formato digital uma cópia do cartaz e do desdobrável;
9. No dia da inauguração da exposição, depois de efetuada a sua montagem, são colocados na mesa de apoio existente naquele espaço
o(s) currículo(s) do(s) artista(s), os desdobráveis e o “Livro de Visitas”;
10. Decorrido o tempo estipulado para a exposição procede-se à sua desmontagem solicitando-se de novo autorização à empresa de
segurança do edifício e ao IGFEJ, para os artistas terem acesso à garagem do piso -1, a fim de carregarem as obras expostas.
Minutas associadas
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MP13.2 Colaboração em ações de tratamento nos arquivos dos tribunais
DGAJ
Código MP13.2
PROCEDIMENTO
COLABORAÇÃO EM AÇÕES DE TRATAMENTO NOS ARQUIVOS DOS Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça TRIBUNAIS Data de
18/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Definir as regras relativas à colaboração dos trabalhadores da DAGD em ações de tratamento da documentação judicial nos tribunais, tal
como previsto na alínea d), do nº 7 do Despacho n.º 2924/2017, de 07 de abril, que define as competências das unidades orgânicas
flexíveis da DGAJ.
Esta colaboração é prestada em situações de exceção quando o arquivo judicial em causa apresenta grande volume de trabalho por
realizar (muitos processos por receber, muitos processos por eliminar, muitos processos por remeter para Arquivo Distrital e/ou falta de
espaço para acomodar a sua documentação) e apresente evidente e falta de recursos humanos para afetar a estas tarefas.
Referências - A Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, que aprova o Regulamento Arquivístico dos Tribunais Judiciais e dos Tribunais
- Orientações sobre a gestão dos arquivos dos tribunais / DAGD, 2015.
Descrição 1. A DAGD recebe do Administrador da Comarca pedido de colaboração em ação de tratamento documental num arquivo judicial;
2. O Chefe de Divisão verifica e atribui processo a Técnico Superior ou a si próprio;
3. O apoio administrativo da DAGD procede à abertura de processo ou à integração do expediente em processo já existente no Sistema
de Gestão Documental (SGD);
4. O Chefe de Divisão ou o Técnico Superior, elabora informação propondo (ou não) a colaboração de assistente(s) técnico(s) da DAGD
em ação de tratamento da documentação judicial em dado tribunal e em que condições;
5. O despacho final é comunicado ao tribunal pela via mais expedita (email/correio);
6. No SGD a distribuição é terminado.
Minutas associadas

- SGD – Sistema de Gestão Documental
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MP13.3 Devolução de processos arquivados no Arquivo de S. João da Talha
DGAJ
Código MP13.3
PROCEDIMENTO
DEVOLUÇÃO DE PROCESSOS ARQUIVADOS NO ARQUIVO DE S. JOÃO DA Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça TALHA Data de
18/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Definir as regras relativas à devolução de processos judiciais findos para o Arquivo de S. João da Talha, tendo em conta as competências
da DGAJ na gestão desta infraestrutura arquivística centralizada de apoio aos tribunais da região de Lisboa, tal como previsto na alínea
e), do nº 7 do Despacho n.º 2924/2017, de 07 de abril, que define as competências das unidades orgânicas flexíveis da DGAJ.
- Manual de procedimentos para os arquivos centrais das comarcas / DAGD, 2015.
Descrição 1. No início de cada semana, o tribunal contacta o apoio administrativo da DAGD, manifestando a necessidade de devolver processos
anteriormente requisitados ao ASJT; excetuam-se:
- O Tribunal da Relação de Lisboa;
- As instâncias de Vila Franca de Xira que se deslocam por meios próprios;
2. O apoio administrativo regista o pedido em “SJTalharegistomotoristas”;
3. Solicita, ao Secretariado a marcação da viatura e motorista da DGAJ, informando quais os tribunais que vão ao ASJT;
4. O Secretariado confirma o Serviço de Motorista;
5. Na data marcada, o motorista da DGAJ recolhe os funcionários dos respetivos tribunais e transporta-os até ao ASJT;
6. O controlo da devolução é da inteira responsabilidade do tribunal?
7. Se não, o funcionário do tribunal entrega ao assistente técnico da DAGD os processos a devolver junto com o "Formulário dos
processos devolvidos", segue para o ponto 9;
8. Se a devolução é da inteira responsabilidade do tribunal, o funcionário do tribunal arruma os processos nas caixas/maços os
processos a devolver;
9. O assistente técnico da DAGD confere os processos devolvidos;
10. Está tudo correto?
11. Se não, o assistente técnico da DAGD regista no “Formulário dos processos devolvidos” as inconformidades detetadas;
12. O assistente técnico da DAGD carimba e assina o formulário;
13. O assistente técnico da DAGD entrega uma cópia ao funcionário do tribunal;
14. O assistente técnico da DAGD arruma os processos nas caixas/maços;
15. O assistente técnico da DAGD retira o fantasma das caixas/maços;
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16. O assistente técnico da DAGD arquiva o "Formulário dos processos devolvidos" na “Pasta das devoluções”;
17. O funcionário do tribunal é transportado pelo motorista da DGAJ de regresso ao Tribunal.
18. No seguimento do ponto 10, se está tudo certo, o assistente técnico da DAGD carimba e assina o formulário;
19. Entrega uma cópia ao funcionário do tribunal;
20. Arruma os processos caixas/maços;
21. Retira o fantasma da caixa/maço;
22. Arquiva o "Formulário dos processos devolvidos" na “Pasta das devoluções”;
23. O funcionário do tribunal é transportado pelo motorista da DGAJ de regresso ao Tribunal.
Minutas associadas
Glossário - ASJT – Arquivo de S. João Talha

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MP13.4 Eliminação de documentos no arquivo geral da DGAJ
DGAJ
Código MP13.4
ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS NO ARQUIVO GERAL DA DGAJ
Data de
18/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Definir as regras relativa à eliminação de documentação no Arquivo Geral da DGAJ, atentas as competências da DAGD na gestão deste
arquivo, tal como previsto na alínea f) do nº 7 do Despacho n.º 2924/2017, de 07de abril, que define as competências das unidades
Referências - Portaria nº 1392/2006, de 12 de dezembro, que aprova o Regulamento Arquivístico da DGAJ;

- Regulamento do Arquivo Geral da DGAJ aprovado por despacho de 27-10-2004.
Descrição 1. Anualmente o colaborador da DAGD assinala no documento “Registo de Unidades de Arquivo” a documentação que, nos termos das
Tabelas de Seleção anexas ao Regulamento Arquivístico da DGAJ, é para eliminar e cujo prazo de conservação administrativa já
decorreu;
2. No Arquivo Geral o colaborador da DAGD confirma a documentação para eliminar e marca as respetivas caixas/pastas;
3. O colaborador da DAGD elabora relação da documentação a eliminar;
4. O técnico superior da DAGD submete relação de eliminação a parecer das unidades orgânicas produtoras da documentação
constante nesta relação;
6. Se não, a relação de eliminação é alterada em conformidade;
7. Se sim, o técnico superior da DAGD elabora Informação a propor a eliminação contendo em anexo relação de eliminação, pareceres
dos serviços produtores e minuta de auto de eliminação;
8. Existindo concordância superior, o técnico superior da DAGD solicita à Divisão de Equipamentos o serviço de recolha e destruição da
documentação a uma empresa devidamente certificada;
9. A empresa contratada procede à remoção da documentação a eliminar;
10. Receção do “certificado de destruição” da documentação emitido pela empresa;
11. O Chefe de Divisão da DAGD assina o auto de eliminação e submete-o à homologação do Diretor-Geral;
12. Receção do auto de eliminação assinado;
13. O colaborador da DAGD regista os dados gerais da eliminação em “Registo de Eliminações”;
14. O colaborador da DAGD atualiza os dados relativos a cada caixa/pasta eliminada em “Registo Geral de Unidades de Arquivo”;
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15. O colaborador da DAGD remete cópia do auto de eliminação (via e-mail) para a Direção-Geral do Livro, Arquivos e Bibliotecas, nos
termos da alínea c), do nº 1, do artigo 9º da Portaria nº 1392/2006, de 13 de dezembro;
16. O colaborador da DAGD arquiva os originais da Relação e do Auto de Eliminação na pasta “Relações de Eliminação”.
Minutas associadas - Auto e relação de eliminação.

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MP13.5 Eliminação de processos no Arquivo Delfim Ferreira
DGAJ
Código MP13.5
ELIMINAÇÃO DE PROCESSOS NO ARQUIVO DELFIM FERREIRA
Data de
18/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Definir as regras relativas à eliminação de processos judiciais findos no Arquivo Delfim Ferreira (ADF) tendo em conta as competências
da DGAJ na gestão desta infraestrutura arquivística centralizada do apoio aos tribunais da região do Porto, tal como previsto na alínea e)
do nº 7 do Despacho n.º 2924/2017, de 07 de abril, que define as competências das unidades orgânicas flexíveis da DGAJ.
Este procedimento aplica-se aos processos e documentos das seguintes entidades: extintas Varas e Juízos Cíveis do Porto, extintas Varas
e Juízos Criminais do Porto, extinto Tribunal de Família e Menores do Porto, extinto Tribunal do Trabalho do Porto, Balcão Nacional de
Injunções, Balcão Nacional de Arrendamento, extinto Tribunal de Comarca de Matosinhos e Tribunal Administrativo e Fiscal do Porto.
Referências - Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, que aprova o Regulamento Arquivístico dos Tribunais Judiciais e dos Tribunais Administrativos
e Fiscais;
Descrição 1. No ADF, os funcionários do tribunal e/ou o assistente técnico afeto ao ADF e/ou outros colaboradores, sob a coordenação da Técnica
Superior da DAGD do Porto, retiram do maço/caixa os processos cujo destino final é a eliminação e cujo prazo de conservação
administrativa já decorreu de acordo com os prazos de conservação administrativa e destino final previstos nas Tabelas de Seleção
anexas ao RCA;
2. São exemplares para conservar, nos termos da Nota 1 do RCA?
3. Se não são exemplares para conservar, os funcionários do tribunal e/ou o assistente afeto ao ADF e/ou outros colaboradores, sob a
coordenação da Técnica Superior da DAGD do Porto, elaboram "Relação de Eliminação" de acordo com o modelo de Relação de
Eliminação constante do RCA e disponível no sítio eletrónico da DGAJ;
4. A Técnica Superior da DAGD do Porto remete a "Relação de Eliminação" para o Tribunal produtor dos processos;
5. No ADF os funcionários do tribunal e/ou o assistente técnico afeto ao ADF e/ou outros colaboradores, atualizam os rótulos das
caixas/maços;
6. No ADF atualizam, também, a sinalética das estantes onde está instalada a documentação;
7. Atualizam, por último, o ficheiro "Registo topográfico do Arquivo Delfim Ferreira".
8. Se se tratar de exemplares para conservar, nos termos da Nota 1 do RCA (5 exemplares, de cada espécie de cada ano), os funcionários
do tribunal e/ou o assistente técnico afeto ao ADF e/ou outros colaboradores, acondicionam estes exemplares numa nova caixa;
9. Rotulam a caixa;
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10. Elaboram “Guia de Remessa” com a descrição destes processos, de acordo com o modelo de Guia de Remessa constante no RCA e
disponível no sítio eletrónico da DGAJ, tendo em vista, a sua futura remessa para Arquivo Distrital;
11. Arquivam “Guia de Remessa”;
12. No ADF atualizam os rótulos das caixas/maços;
13. No ADF atualizam, também, a sinalética das estantes onde está instalada a documentação;
14. Atualizam o ficheiro "Registo topográfico do Arquivo Delfim Ferreira" elaborado em Excel, disponível no PC afeto às pesquisas no
ADF.
Minutas associadas
Glossário - ADF – Arquivo Delfim Ferreira

- RCA – Regulamento de Conservação Arquivística
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MP13.6 Eliminação de processos no Arquivo de S. João da Talha
DGAJ
Código MP13.6
ELIMINAÇÃO DE PROCESSOS NO ARQUIVO DE S. JOÃO DA TALHA
Data de
18/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Definir as regras relativas à eliminação de processos judiciais findos para o Arquivo de S. João da Talha, tendo em conta as competências
Descrição 1. No ASJT o(s) assistente(s) técnico(s) da DAGD retiram do maço/caixa os processos cujo destino final é a eliminação e cujo prazo de
conservação administrativa já decorreu de acordo com os prazos de conservação administrativa e destino final previstos nas Tabelas
de Seleção anexas ao RCA;
2. São exemplares para conservar, nos termos da Nota 1 do RCA?
3. Se não são exemplares para conservar, o(s) assistente(s) técnico(s) da DAGD elaboram "Relação de Eliminação" de acordo com o
modelo constante do RCA e disponível no site da DGAJ;
4. O(s) assistente(s) técnico(s) da DAGD remetem a "Relação de Eliminação" para o Tribunal produtor dos processos;
5. No ASJT o(s) assistente(s) técnico(s) da DAGD atualizam os rótulos das caixas/maços;
6. No ASJT atualizam, também, a sinalética das estantes onde está instalada a documentação;
7. Na DGAJ, o assistente técnico da DAGD atualiza o ficheiro "Registo topográfico de S. João da Talha", disponível na pasta partilhada
da Divisão.
8. No seguimento do ponto 2, se se tratar de exemplares para conservar, nos termos da Nota 1 do RCA (5 exemplares, de cada espécie
de cada ano), o(s) assistente(s) técnico(s) da DAGD acondicionam estes exemplares numa nova caixa;
9. Rotulam a caixa;
10. Elaboram “Guia de Remessa” com a descrição destes processos, de acordo com o modelo constante do RCA e disponível no site da
DGAJ, tendo em vista, a sua futura remessa para Arquivo Distrital;
11. O(s) assistente(s) técnico(s) da DAGD arquivam a “Guia de Remessa”;
12. No ASJT atualizam os rótulos das caixas/maços;
13. No ASJT atualizam, também, a sinalética das estantes onde está instalada a documentação;
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14. Na DGAJ, atualizam o ficheiro "Registo topográfico de S. João da Talha", disponível na pasta partilhada da Divisão;
15. Na DAGD, o assistente técnico, com base nos dados da eliminação (nº total de maços ou caixas, número total de processos e número
total de metros de processos eliminados) atualiza o ficheiro "Registo Remessas Eliminações ASJT" (disponível na pasta de rede da
Divisão).
Minutas associadas

- RCA – Regulamento de Conservação Arquivística
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MP13.7 Entrada de correspondência
DGAJ
Código MP13.7
ENTRADA DE CORRESPONDÊNCIA
Data de
18/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Definir as regras de tratamento relativas à entrada de correspondência atentas as competências da DAGD na gestão deste serviço, tal
como previsto na alínea g), do nº 7 do Despacho n.º 2924/2017, de 07 de abril, que define as competências das unidades orgânicas
flexíveis da DGAJ.
Nota prévia: Este procedimento aplica-se a toda a correspondência entregue pelos CTT, na Portaria do Edifício H (via motoristas), no
Serviço de Relações Públicas da DGAJ ou diretamente no Serviço de Expediente pelas outras entidades do Ministério da Justiça instaladas
no Edifício H (Instituto dos Registos e Notariado, Direção-Geral da Política da Justiça, Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da
Justiça).
Referências - Regras para o tratamento da correspondência entrada acordadas entre a DAGD e as UO.
Descrição 1. Diariamente, os colaboradores do Serviço de Expediente, recebido o correio, abrem, primeiro, a correspondência não registada;
2. Conferem, depois, a correspondência registada de acordo com a “Lista de entregas” dos CTT e abrem-na;
3. Separam toda a correspondência de acordo com a urgência, unidade orgânica a que se destina, tipo de circulação (eletrónica, papel
ou eletrónica e em papel), confidencialidade, carácter oficial ou particular;
4. Registam na pasta “Serviço de Expediente – Estatísticas - Entradas” o número de correspondência entrada dirigida a cada unidade
orgânica;
5. Trata-se de correspondência destinada à DSIC ou à CJI ou proveniente do CEJ, CSM, CSTAF, DGPJ, Gabinetes do MJ, IGFEJ, IGSJ, IRN,
PGR e Provedoria da Justiça?
6. Se sim, numeram-na, datam-na e protocolam-na (circulação em papel);
7. Depositam a correspondência tratada e os protocolos nos cacifos “DSIC”, “CJI” e “Direção” existentes no Serviço de Expediente;
8. Se não, é correspondência dirigida ao COJ?
9. Se sim, os colaboradores do Serviço de Expediente, não efetuam qualquer registo ou protocolo e depositam-na no cacifo “COJ”;
10. São atestados médicos?
11. Se sim, digitalizam-nos, registam-nos e encaminham-nos eletronicamente e no SGD DGAJ Virtual;
12. Depositam os originais dos atestados médicos acompanhados de protocolo no cacifo “DSRH”;
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13. Se não é correspondência referida nos nºs anteriores, os funcionários do Serviço de Expediente separam a correspondência por 3
grupos:
a) correspondência para digitalizar e arquivar no Serviço de Expediente;
b) correspondência para digitalizar e arquivar no serviço de destino;
c) correspondência só para registar.
14. Que tipo de correspondência se trata a), b) ou c)?
15. Digitalizam, classificam e encaminham eletronicamente no SGD Edoc a correspondência dos grupos a) e b);
16. No caso de correspondência do grupo a) arquivam no Serviço de Expediente; no caso de correspondência do grupo b), imprimem do
SGD Edoc o protocolo da correspondência e depositam-na junto com o respetivo protocolo nos cacifos por UO existentes no Serviço
de Expediente;
17. Registam no SGD Edoc a correspondência do grupo c);
18. Imprimem do SGD Edoc protocolo da correspondência do grupo c) e depositam-na junto com o respetivo protocolo nos cacifos por
UO existentes no SE;
19. Distribuem a correspondência a), b) e c) e os protocolos pelas UO;
20. As UO conferem a correspondência recebida e devolvem ao Serviço de Expediente os protocolos assinados;
21. Os funcionários do SE arquivam, por data e unidade orgânica, os originais em papel da correspondência digitalizada na pasta
"Documentos Entrados Registados no Edoc - originais";
22. Arquivam os protocolos, depois de conferidos e devolvidos pelas Unidades Orgânicas, na pasta "Protocolos de correspondência
recebida" por nº de protocolo.
Minutas associadas - Protocolos de circulação de correspondência.
Glossário - CEJ – Centro de Estudos Judiciários

- COJ – Conselho de Oficiais de Justiça
- CSM – Conselho Superior da Magistratura
- CSTAF – Conselho Superior dos Tribunais Administrativos e Fiscais
- DGPJ – Direção-Geral da Política de Justiça
- IGFEJ – Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça
- IGSJ – Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça
- IRN – Instituto dos Registos e Notariado
- MJ – Ministério da Justiça
- PGR – Procuradoria-Geral da República
- SE – Serviço de Expediente
- SGD – Sistema da Gestão Documental
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MP13.8 Expedição de correspondência
DGAJ
Código MP13.8
EXPEDIÇÃO DE CORRESPONDÊNCIA
Data de
18/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Definir as regras de tratamento relativas à expedição de correspondência, atentas as competências da DAGD na gestão deste serviço, tal
como previsto na alínea g) do nº 7 do Despacho n.º 2924/2017, de 07 de abril, que define as competências das unidades orgânicas
flexíveis da DGAJ.
Referências
Descrição 1. Trata-se de um ofício elaborado no SGD Edoc?

2. Se é um ofício elaborado no SGD Edoc, recebido o exemplar em papel e a distribuição no Edoc, os colaboradores do Serviço de
Expediente preenchem o campo “Expedido” da aplicação e devolvem a distribuição do Edoc;
3. Segue procedimento a partir do ponto 6 até ao 14.
4. Se não, receção do original do ofício a expedir acompanhado de 2 cópias; se for um ofício “c/conhecimento” é acompanhado de mais
uma cópia + “Aviso de Receção” e “Talão de Aceitação”, caso se trate de ofício registado;
5. Numeração e datação do original do ofício e das 2 cópias (com o numerador/datador automático); havendo uma terceira cópia, é
numerada à mão;
6. Envelopagem e pesagem do original e dos “c/conhecimento”, caso existam;
7. O ofício destina-se ao Gabinete da Ministra da Justiça, à Secretaria-Geral do Ministério da Justiça ou ao Ministério dos Negócios
Estrangeiros?
8. Se sim, regista-se a correspondência no Livro de Protocolo;
9. A correspondência é entregue por motorista junto com o Livro de Protocolo;
10. Receção do Livro de Protocolo conferido e assinado pelos destinatários;
12. Se não se destina ao Gabinete da Ministra da Justiça, à Secretaria-Geral do Ministério da Justiça ou ao Ministério dos Negócios
Estrangeiros, o ofício destina-se a uma entidade situada no Campus de Justiça?
13. Se não se destina ao Campus de Justiça, segue pelo correio: os funcionários do Expediente preenchem a “Guia multiprodutos” e a
“Guia today” dos CTT;
14. CTT recolhe correspondência + “Guia multiprodutos” e “Guia today”;
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15. Os funcionários do Expediente devolvem uma cópia da correspondência expedida ao serviço remetente;
16. Arquivam a outra cópia no “Copiador Geral de Saídas” existente no Serviço de Expediente;
17. Se sim, regista-se a correspondência no Livro de Protocolo;
18. A correspondência é entregue pelos colaboradores do Serviço de Expediente em mão junto com o Livro de Protocolo;
19. Receção do Livro de Protocolo conferido e assinado pelos destinatários;
Minutas associadas

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MP13.9 Expedição de encomendas
DGAJ
Código MP13.9
EXPEDIÇÃO DE ENCOMENDAS
Data de
18/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Definir as regras de tratamento relativas à expedição de encomendas, atentas as competências da DAGD na gestão deste serviço, tal
como previsto na alínea g) do nº 7 do Despacho n.º 2924/2017, de 07 de abril, que define as competências das unidades orgânicas
flexíveis da DGAJ.
Referências
Descrição 1. O Serviço de Expediente recebe da Unidade Orgânica remetente a encomenda a expedir;

2. Os colaboradores do Serviço de Expediente procedem à pesagem da encomenda;
3. Registo da encomenda na aplicação “Customer Shipment”, dos CTT Expresso;
4. Impressão, da referida aplicação, da “Guia Individual” e, no final, da “Guia de Transporte”;
5. Os colaboradores do Serviço de Expediente solicitam eletronicamente, através da aplicação CTT Expresso, a recolha da encomenda;
6. Os CTT recolhem a encomenda junto com “Guia Individual” e “Guia de Transporte”;
7. Obtido o “Comprovativo da recolha” através da referida aplicação;
8. Arquivo da “Guia de Transporte” e do “Comprovativo da recolha” na pasta “Faturação dos CTT” disponível no Serviço de Expediente.
Minutas associadas Guia Individual e Guia de Transporte (CTT)

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MP13.10 Incorporação de processos arquivados no Arquivo Delfim Ferreira no Arquivo Distrital do Porto
DGAJ
Código MP13.10
PROCEDIMENTO
INCORPORAÇÃO DE PROCESSOS ARQUIVADOS NO ARQUIVO DELFIM Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça FERREIRA NO ARQUIVO DISTRITAL DO PORTO Data de
18/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Definir as regras relativas à incorporação de processos judiciais findos arquivados no Arquivo Delfim Ferreira (ADF) no Arquivo Distrital
do Porto, tendo em conta as competências da DGAJ na gestão desta infraestrutura arquivística centralizada do apoio aos tribunais da
região do Porto, tal como previsto na alínea e) do nº 7 do Despacho n.º 2924/2017, de 07 de abril, que define as competências das
unidades orgânicas flexíveis da DGAJ.
e Fiscais;
Descrição 1. A técnica superior da DAGD no Porto ou o tribunal solicitam ao ADP a incorporação de um determinado conjunto documental;
2. Após despacho favorável do ADP, no ADF, os funcionários do Tribunal titular dos processos a incorporar e/ou outros colaboradores,
orientados pela técnica superior da DAGD no Porto, selecionam os processos a incorporar tendo em conta o prazo de conservação e
o destino final previstos nas tabelas de seleção anexas ao Regulamento arquivístico dos Tribunais Judiciais e dos Tribunais
3. Procedem à higienização dos processos;
4. Registam em Excel os elementos informativos que deverão figurar na “Guia de Remessa” a elaborar de acordo com o modelo de Guia
de Remessa constante no referido Regulamento e disponível no sítio eletrónico da DGAJ;
5. Registam os mesmos elementos na aplicação informática “Digitarq” distribuída pelo ADP;
6. Acondicionam os processos a incorporar em caixas e rotulam-nas;
7. Atualizam os rótulos das caixas/maços;
8. Atualizam a sinalética das estantes onde está instalada a documentação;
9. A técnica superior das DAGD do Porto remete a “Guia de Remessa” para o tribunal titular da documentação a incorporar e para o
ADP para conferência, homologação e assinatura dos responsáveis;
10. Combina com o ADP a data da incorporação da documentação;
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11. Solicita ao Tribunal disponibilidade de um veículo e funcionários para transportar a documentação;
12. O tribunal procede à transferência da documentação do ADF para o ADP;
13. No ADF os funcionários do tribunal e/ou outros colaboradores sob a orientação da técnica superior da DAGD do Porto atualizam o
ficheiro "Registo topográfico do Arquivo Delfim Ferreira".
Minutas associadas

- ADP – Arquivo Distrital do Porto
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MP13.11 Página da intranet e da internet da DGAJ – Publicação de conteúdos
DGAJ
Código MP13.11
PROCEDIMENTO
PÁGINA DA INTRANET E DA INTERNET DA DGAJ – PUBLICAÇÃO DE Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça CONTEÚDOS Data de
18/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Definir as regras relativas à publicação de conteúdos (textos, imagens, documentos) no site da DGAJ e na intranet, tal como previsto na
alínea k), do nº 7 do Despacho n.º 2924/2017, de 07 de abril, que define as competências das unidades orgânicas flexíveis da DGAJ.
Referências
Descrição 1. A direção ou qualquer unidade orgânica da DGAJ envia para a DAGD a informação que pretende publicar;
2. Se necessário, a DAGD procede à edição da informação enviada (conteúdo e/ou forma) tendo em vista assegurar a harmonia do site
a da intranet e a clareza da escrita empregue;
3. A DAGD reencaminha a informação para a DE-Informática;
4. A DE-Informática publica a informação;
5. A DE-Informatica avisa a DAGD que a informação já se encontra publicada.
Minutas associadas

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MP13.12 Recolha e tratamento de dados sobre os arquivos dos tribunais
DGAJ
Código MP13.12
RECOLHA E TRATAMENTO DE DADOS SOBRE OS ARQUIVOS DOS TRIBUNAIS
Data de
18/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Definir as regras relativas à recolha e tratamento dos indicadores de atividade anuais dos arquivos dos tribunais, fornecidos pelos
próprios tribunais, com vista a deter informação atualizada sobre estes arquivos, tal como previsto na alínea a), do nº 7 do Despacho n.º
2924/2017, de 07 de abril, que define as competências das unidades orgânicas flexíveis da DGAJ.
Este procedimento aplica-se à recolha e tratamento dos indicadores de atividade dos arquivos gerais de todos os tribunais judiciais e
administrativos de 1ª instância, incluindo os arquivos centrais das comarcas, e contempla dados relativos:
- À extensão documental;
- Extensão de prateleiras;
- Nº de processos recebidos no arquivo;
- Nº de processos findos por receber no arquivo;
- Nº de certidões emitidas;
- Nº de processos eliminados;
- Nº processos em condições de ser eliminados;
- Nº de processos remetidos para o arquivo distrital e
- Nº processos em condições de ser remetidos para arquivo distrital.
O fornecimento dos dados é da responsabilidade dos Administradores Judiciários ou dos Secretários de Justiça, no caso dos Tribunais
Administrativos e Fiscais.
Referências - Ofício-circular nº 30/2003, de 29 de outubro (Indicadores de atividade nos arquivos judiciais) e os subsequentes sobre o mesmo
assunto;
- A Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, que aprova o Regulamento Arquivístico dos Tribunais Judiciais e dos Tribunais
- Orientações sobre a gestão dos arquivos dos tribunais / DAGD, 2015.
Descrição Fase de Recolha dos dados

1. Até 15 de dezembro, o Chefe de Divisão ou um Técnico Superior da DAGD elabora informação com projeto de ofício-circular sobre
Indicadores de Atividade nos Arquivos Judiciais solicitando aos tribunais que registem em formulário próprio, para preenchimento
on-line, os dados relativos aos arquivos judiciais e à atividade que neles se desenvolveu no ano anterior;
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2. O apoio administrativo da DAGD procede à abertura de processo no Sistema de Gestão Documental (SGD) ou à integração da
informação em processo já existente;
3. Obtido despacho superior favorável, procede-se à elaboração de ofício-circular;
4. O apoio administrativo da DAGD solicita à Informática da DGAJ que disponibiliza na Aplicação de Gestão Integrada de Serviços (GIS)
o formulário de recolha de dados dos indicadores de atividade. A extensão documental e extensão de prateleiras é fornecida através
da atualização das salas de arquivo na Aplicação de Gestão Integrada de Serviços (GIS).
Fase de tratamento dos dados
5. Até 31 de janeiro de cada ano o assistente técnico da DAGD procede à recolha dos indicadores de atividade preenchidos pelos
tribunais e à sua transferência para a Base de Dados dos Indicadores de Atividade (BIAJ), disponível na pasta partilha da Divisão;
6. Preferencialmente até 30 de março de cada ano, o assistente técnico da DAGD, confirma os indicadores remetidos, diligenciando
pela sua correção junto dos tribunais sempre que existam dúvidas, incorreções ou faltas de informação;
7. O assistente técnico da DAGD, com base nos indicadores recolhidos, elabora os mapas e gráficos síntese;
8. Até 15 de abril o Chefe de Divisão elabora informação com projeto de Relatório sobre os indicadores de atividade do ano anterior;
9. Obtido despacho superior favorável, o apoio administrativo da DAGD solicita à Informática a publicação deste Relatório no sítio
eletrónico da DGAJ;
10. No SGD a distribuição é terminado.
Minutas associadas
Glossário - BIAJ – Base de Informação dos Arquivos Judiciais

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MP13.13 Registo das obras doadas à DGAJ, emissão de certificado de doação e atualização do inventário da DGAJ
DGAJ
Código MP13.13
PROCEDIMENTO
REGISTO DAS OBRAS DOADAS À DGAJ, EMISSÃO DE CERTIFICADO DE Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça DOAÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO INVENTÁRIO DA DGAJ Data de
18/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito A DAGD assegura a organização das exposições que ao longo do ano estão patentes no Espaço de Exposições do átrio do edifício H do
Campus de Justiça. Receciona as candidaturas dos artistas para exporem as suas obras (pintura, fotografia, escultura, etc.) no espaço de
exposições, analisa-as e, uma vez aceites, articula com os artistas a sua calendarização. Efetua a divulgação das exposições e dá apoio
logístico à sua montagem e desmontagem. É ainda responsável pelo registo/inventário das obras doadas pelos artistas à DGAJ.
Referências - Regulamento do Espaço de Exposições.
Descrição 1. O artista propõe doar à DGAJ uma (ou mais) obras;

2. A DAGD elabora informação levando à consideração superior a doação;
3. Obtido despacho superior favorável, a DAGD regista a obra doada e etiqueta-a;
4. Emite Certificado de Doação (em duas vias) a assinar pelo Diretor-Geral;
5. Arquiva um exemplar do Certificado e envia o outro exemplar ao artista;
6. Remete informação sobre a obra doada à DSF para efeitos de atualização do inventário da DGAJ, procedimento da DGF – Inventário
de bens da DGAJ.
Minutas associadas

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MP13.14 Requisição de publicação ao centro de documentação
DGAJ
Código MP13.14
REQUISIÇÃO DE PUBLICAÇÃO AO CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO
Data de
18/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Definir as regras relativas à requisição/devolução de publicações ao Centro de Documentação da DGAJ, atentas as competências da
DAGD nesta matéria, tal como previsto na alínea j) do nº 7 do Despacho n.º 2924/2017, de 07 de abril, que define as competências das
unidades orgânicas flexíveis da DGAJ.
Referências - Regulamento do Centro de Documentação da DGAJ de 23-05-2011.
Descrição 1. O Centro de Documentação recebe o pedido de requisição (pelo telefone, via mail ou pessoalmente);
2. Pesquisa do documento na aplicação GestDoc;
3. O documento existe no Centro de Documentação da DGAJ e está disponível?
4. Se sim, o colaborador da DAGD retira o documento da estante;
5. Regista a requisição no “Livro de Requisições do Centro de Documentação” e, também na aplicação GestDoc”;
6. Entrega o documento ao requisitante;
7. Se não, pesquisa do documento noutro Centro de Documentação ou Biblioteca, nomeadamente, nas da área da Justiça;
8. O documento existe e está disponível noutro Centro de Documentação ou Biblioteca?
9. Se o documento não existe e/ou não está disponível, comunica o resultado ao requerente;
10. Se sim, o colaborador da DAGD acorda, com o outro Centro de Documentação/Biblioteca, condições do levantamento do documento;
11. Regista no “Livro de Requisições do Centro de Documentação” outros elementos sobre a requisição (data da devolução, por
exemplo);
12. Entrega o documento ao requisitante;
13. O documento é devolvido ao Centro de Documentação;
14. No “Livro de Requisições do Centro de Documentação” e, nos casos em que se justifique, na aplicação GestDoc, o colaborador da
DAGD regista a devolução.
Minutas associadas

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MP13.15 Requisição de processos arquivados no Arquivo de S. João da Talha
DGAJ
Código MP13.15
PROCEDIMENTO
REQUISIÇÃO DE PROCESSOS ARQUIVADOS NO ARQUIVO DE S. JOÃO DA Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça TALHA Data de
18/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Definir as regras relativas à requisição de processos judiciais findos para o Arquivo de S. João da Talha, tendo em conta as competências
Nota prévia:
Este procedimento aplica-se à requisição de processos e documentos dos seguintes fundos documentais: extintas Varas e Juízos Cíveis
de Lisboa, extintos Juízos de Pequena Instância Cível de Lisboa, extintos Juízos de Pequena Instância Cível Liquidatária de Lisboa, extintas
Varas Criminais de Lisboa, extintos Juízos Criminais de Lisboa, extinto Tribunal do Trabalho de Lisboa, extinto Tribunal de Família e
Menores de Lisboa, extinto Tribunal de Vila Franca de Xira, extinto Tribunal do Trabalho de Vila Franca de Xira, Secretaria-Geral de
Injunções e Tribunal da Relação de Lisboa. A requisição de processos e documentos arquivados no ASJT é sempre efetuada por intermédio
dos tribunais, titulares da documentação, não sendo possível a uma entidade externa efetuar a requisição diretamente à DGAJ.
Descrição 1. No início de cada semana, o tribunal comunica ao apoio administrativo da DAGD a necessidade de requisitar processos arquivados
no ASJT (excetuam-se o Tribunal da Relação de Lisboa e as instâncias de Vila Franca de Xira que se deslocam por meios próprios);
2. O apoio administrativo da DAGD regista o pedido em “SJTalharegistomotoristas”;
3. O apoio administrativo da DAGD, solicita, ao Secretariado a marcação da viatura e motorista da DGAJ, informando quais os tribunais
que solicitaram a deslocação ao ASJT;
4. O Secretariado confirma a realização do Serviço;
5. Na data marcada, o motorista da DGAJ recolhe os funcionários dos respetivos Tribunais e transporta-os até ao ASJT;
6. No ASJT, a pesquisa dos processos e documentos é assegurada pelo(s) assistente(s) técnico(s) da DAGD?
7. Se a pesquisa é da inteira responsabilidade do tribunal, o funcionário do tribunal retira das caixas/maços os processos a requisitar;
8. O funcionário do tribunal entrega ao assistente técnico da DAGD uma “Relação” onde constam os processos retirados, alvo de
requisição ou comunica-lhe o nº de processos requisitados (para efeitos estatísticos);
9. O assistente técnico da DAGD arquiva por Tribunal o original da requisição na "Pasta das Requisições";
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10. O funcionário do Tribunal é transportado pelo motorista da DGAJ de regresso ao Tribunal.
11. Se a pesquisa dos processos e documentos no ASJT é assegurada pelo(s) assistente(s) técnico(s) da DAGD, o tribunal entrega-lhe (via
e-mail ou por mão própria) uma “relação” onde contam os processos a requisitar;
12. No ASJT o(s) assistente(s) técnico(s) da DAGD, carimba, assina e fotocopia a requisição (2 cópias);
13. O(s) assistente(s) técnico(s) da DAGD retira os processos das caixas/maços;
14. O(s) assistente(s) técnico(s) da DAGD coloca fantasma (cópia da requisição) na caixa de onde é retirado o processo;
15. O(s) assistente(s) técnico(s) da DAGD entrega os processos ao funcionário do Tribunal, juntamente com cópia da requisição;
16. O(s) assistente(s) técnico(s) da DAGD arquiva por Tribunal o original da requisição na "Pasta das Requisições";
17. O funcionário do Tribunal e os processos requisitados são transportados pelo motorista da DGAJ de regresso ao Tribunal.
Minutas associadas

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MP13.16 Requisição/devolução de documentos ao arquivo geral da DGAJ
DGAJ
Código MP13.16
PROCEDIMENTO
REQUISIÇÃO/DEVOLUÇÃO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO GERAL DA Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça DGAJ Data de
18/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Definir as regras relativas à requisição e devolução de documentação arquivada no Arquivo Geral da DGAJ, atentas as competências da
DAGD na gestão deste arquivo, tal como previsto na alínea f) do nº 7 do Despacho n.º 2924/2017, de 07 de abril, que define as
competências das unidades orgânicas flexíveis da DGAJ.

- Regulamento do Arquivo Geral da DGAJ aprovado por despacho de 27-10-2004.
Descrição 1. O colaborador da DAGD recebe pedido de consulta de documento e/ou processo arquivado;
2. É um processo individual?
3. Se não é, o colaborador da DAGD efetua pesquisa no “Registo de Unidades de Arquivo” ou nas Guias de Remessa para saber o nº de
arquivo da pasta/caixa pretendida;
4. O colaborador da DAGD levanta a caixa/pasta do Arquivo Geral;
5. O colaborador da DAGD regista a requisição no “Livro de Requisições ao Arquivo”;
6. O colaborador da DAGD entrega a caixa/pasta ao requisitante;
7. O requisitante devolve a caixa/pasta à DAGD;
8. O colaborador da DAGD regista a devolução no “Livro de Requisições ao Arquivo”;
9. O colaborador da DAGD arruma o processo, caixa ou pasta no Arquivo Geral;
10. No seguimento do ponto 2, tratando-se de um processo individual, este é recente (remetido para o arquivo após 2004)?
11. Se não, o colaborador da DAGD, para saber o nº de arquivo efetua a pesquisa no “Ficheiro de processos individuais” e segue para o
ponto 13;
12. Se é um processo individual recente (remetido para o Arquivo Geral após 2004), o colaborador da DAGD efetua a pesquisa no sistema
“Oracle” dos Recursos Humanos para saber o nº de arquivo e segue para o ponto 13;
13. O colaborador da DAGD no depósito de arquivo, levanta o processo;
14. O colaborador da DAGD coloca fantasma na caixa onde estava arquivado o processo individual;
15. O colaborador da DAGD regista a requisição no “Livro de requisições do Arquivo”;
16. O colaborador da DAGD entrega o processo individual ao requisitante;
17. O requisitante devolve o processo à DAGD;
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18. O colaborador da DAGD regista a devolução no “Livro de Requisições ao Arquivo”;
19. O colaborador da DAGD arruma o processo na caixa respetiva no Arquivo Geral;
20. O colaborador da DAGD retira o fantasma da caixa de arquivo.
Minutas associadas - Fantasma de processos.

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MP13.17 Remessa de documentos para o arquivo geral da DGAJ
DGAJ
Código MP13.17
REMESSA DE DOCUMENTOS PARA O ARQUIVO GERAL DA DGAJ
Data de
18/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Definir as regras relativa à remessa de documentação para o Arquivo Geral da DGAJ, atentas as competências da DAGD na gestão deste
arquivo, tal como previsto na alínea f) do nº 7 do Despacho n.º 2924/2017, de 07 de abril, que define as competências das unidades

- Regulamento do Arquivo Intermédio da DGAJ aprovado por despacho de 27-10-2004.
Descrição 1. A DAGD recebe de uma unidade orgânica da DGAJ um pedido de remessa de documentação para o Arquivo Geral;
2. O colaborador da DAGD solicita à UO requerente que lhe seja enviada por e-mail a guia de remessa preenchida;
3. Recebida a guia de remessa, o colaborador da DAGD avalia a sua conformidade realizando os necessários ajustes de acordo com o
UO requerente;
4. Devolve a guia de remessa à UO requerente;
5. O colaborador da DGAD avalia a conformidade das caixas e/ou pastas a remeter de acordo com as normas em vigor (condições de
acondicionamento da documentação, ordenação e identificação das caixas e/ou pastas) e a sua descrição constante da guia de
remessa;
6. Verificada a conformidade, o colaborador da DAGD atribui um número à remessa (nº sequencial / ano) e regista-a no documento
“Registo Geral de Remessas”, disponível na pasta de rede da Divisão;
7. Na data acordada, o colaborador da DAGD em conjunto com um colaborador da UO remetente, transferem as caixas/pastas para o
Arquivo Geral e instalam-nas nas estantes;
8. No Arquivo, o colaborador da DAGD atribui a cada caixa e/ou pasta remetida um nº de arquivo, sequencial;
9. O colaborador da DAGD regista o nº de arquivo de cada caixa/pasta na guia de remessa e no ficheiro “Registo de Unidades de
Arquivo”;
10. O colaborador da DAGD cola etiquetas nas caixas/pastas com o nº de arquivo;
11. O colaborador da DAGD imprime a guia de remessa;
12. Os responsáveis da UO remetente e da DAGD assinam a guia de remessa;
13. O colaborador da DAGD devolve uma cópia da guia de remessa à UO remetente;
14. O colaborador da DAGD arquiva o original da guia de remessa na pasta "Guias de Remessa".
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Minutas associadas - Guia de Remessa

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MP13.18 Remessa de processos para o Arquivo Delfim Ferreira
DGAJ
Código MP13.18
REMESSA DE PROCESSOS PARA O ARQUIVO DELFIM FERREIRA
Data de
18/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Definir as regras relativas à remessa de processos judiciais findos para o Arquivo Delfim Ferreira (ADF), tendo em conta as competências
da DGAJ na gestão desta infraestrutura arquivística centralizada do apoio aos tribunais da região do Porto, tal como previsto na alínea e)
do nº 7 do Despacho n.º 2924/2017, de 07 de abril, que define as competências das unidades orgânicas flexíveis da DGAJ.
e Fiscais;
Descrição 1. A técnica superior da DAGD do Porto recebe pedido por parte do Administrador da Comarca ou do Secretário Judicial, de
transferência de documentação para o ADF com indicação dos motivos da transferência e da extensão de documentação a transferir;
2. A técnica superior da DAGD do Porto analisa o pedido ponderando, entre outros fatores, a disponibilidade de espaço no ADF e
submete à DGAJ;
4. Se a resposta não for favorável, a técnica superior da DAGD do Porto comunica ao Administrador da Comarca ou ao Secretário Judicial
a decisão;
5. Se a resposta for favorável, a técnica superior da DAGD do Porto acorda com o tribunal as condições e data da transferência, sendo
a mesma assegurada pelo tribunal;
6. Na data acordada, efetua-se a transferência da documentação para o ADF;
7. A técnica superior da DAGD do Porto ou a assistente técnica afeta ao ADF atualiza o ficheiro "Registo topográfico do Arquivo Delfim
Ferreira”.
8. Atualiza, também, a sinalética das estantes no ADF, tendo em conta o número, descrição e localização das unidades de remessa
transferidas.
Minutas associadas
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MP13.19 Remessa de processos para o Arquivo de S. João da Talha
DGAJ
Código MP13.19
REMESSA DE PROCESSOS PARA O ARQUIVO DE S. JOÃO DA TALHA
Data de
18/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Definir as regras relativas à remessa de processos judiciais findos para o Arquivo de S. João da Talha, tendo em conta as competências
Referências - Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, que aprova o Regulamento Arquivístico dos Tribunais Judiciais e dos Tribunais
Descrição 1. A DAGD recebe do Administrador da Comarca ou do Secretário Judicial, pedido de transferência de documentação de dado tribunal
para o ASTJ com indicação dos motivos da transferência e extensão de documentação a transferir;
2. O Chefe de Divisão verifica e efetua a atribuição;
3. O apoio administrativo da DAGD procede à abertura de processo no Sistema de Gestão Documental (SGD) ou à integração do
expediente em processo já existente;
4. O Chefe de Divisão analisa o pedido ponderando, entre outros fatores, a disponibilidade de espaço no ASTJ e o espaço disponível no
local de origem;
5. Elabora parecer/informação;
6. Existe concordância sobre o pedido?
7. Se o despacho não for favorável, o Chefe de Divisão comunica a decisão ao requerente (por mail, correio);
8. Terminam a distribuição no SGD;
9. Se o despacho for favorável, na data acordada entre a DAGD e o Administrador/tribunal, efetua-se a transferência da documentação
para o ASJT;
10. Na DAGD, o assistente técnico, com base do número, descrição e localização das unidades de remessa transferidas atualiza o ficheiro
"Registo Topográfico de S. João da Talha" (disponível na pasta de rede da Divisão);
11. Na DAGD, o assistente técnico, com base nos dados da remessa (nº total de maços ou caixas, número total de processos e número
total de metros transferidos) atualiza o ficheiro "Registo Remessas Eliminações ASJT" (disponível na pasta de rede da Divisão);
12. No ASJT, os assistentes técnicos da DAGD, atualizam a sinalética das estantes;
13. Na DAGD é terminada a distribuição no SGD.
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MP13.20 Tratamento de expediente rececionado no Secretariado
DGAJ
Código MP13.20
TRATAMENTO DE EXPEDIENTE RECECIONADO NO SECRETARIADO
Data de
02/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Procedimento que tem como finalidade definir as regras relativas ao circuito do expediente rececionado no Secretariado da Direção
Superior.
Referências -
Descrição 1. O Secretariado receciona o expediente e reencaminha o mesmo a despacho da Direção Superior;

2. A Direção Superior emite despacho e devolve o expediente ao Secretariado;
3. De seguida, o Secretariado cumpre o despacho dado, e reencaminha o mesmo para as UON/UOF;
4. Caso seja para reencaminhar para as UON/UOF, procede em conformidade e guarda cópia do mesmo, em pasta própria.
5. Caso não seja para reencaminhar para as unidades orgânicas, o Secretariado cumpre o despacho dado;
6. Se se tratar de expediente para arquivo, o mesmo é feito em pasta própria.
7. Caso tenha que proceder à elaboração de resposta, prepara a mesma por ofício;
8. Após elaboração do ofício, remete para assinatura da Direção Superior;
9. A Direção Superior verifica o teor do mesmo, assina e devolve ao Secretariado para expedição;
10. O Secretariado procede ao envio do mesmo por e-mail, correio registado ou protocolo;
11. Após, o expediente é arquivado no Secretariado em pasta própria.
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Glossário - UON/UOF – Unidade Orgânica Nuclear/ Unidade Orgânica Flexível
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MP13.21 Tratamento técnico-documental de monografias (centro de documentação da DGAJ)
DGAJ
Código MP13.21
PROCEDIMENTO
TRATAMENTO TÉCNICO-DOCUMENTAL DE MONOGRAFIAS (CENTRO DE Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça DOCUMENTAÇÃO DA DGAJ) Data de
18/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Definir as regras relativas ao tratamento de monografias (livros) para integrarem o fundo bibliográfico do Centro de Documentação da
DGAJ, atentas as competências da DAGD nesta matéria, tal como previsto na alínea j), do nº 7 do Despacho n.º 2924/2017, de 07 de
abril, que define as competências das unidades orgânicas flexíveis da DGAJ.
Referências - Regulamento do Centro de Documentação da DGAJ, de 23-05-2011;

- Descrição Bibliográfica Internacional Normalizada (ISBD), edição de 2015;
- Despacho DSGP/DAGD nº 02/2015, de 23 de fevereiro, relativo ao Depósito de documentos da autoria da DGAJ no Centro de
Documentação;
- Norma interna do Centro de Documentação para a constituição das cotas.
Descrição 1. Recebido novo documento no Centro de Documentação (via compra, oferta, permuta ou depósito), o colaborador da DAGD efetua
o regista do mesmo no “Livro de Registo” existente na DAGD;
2. Carimba o documento, com carimbo próprio do Centro de Documentação;
3. Verifica, na aplicação GestDoc, se existe já outro exemplar do mesmo documento;
4. Existe já outro exemplar do mesmo documento?
5. Se não, descreve/cataloga o documento na aplicação GestDoc, e segue para o ponto 7;
6. Se sim, atribui a mesma cota ao novo exemplar e na aplicação GestDoc acrescenta os dados relativos ao novo exemplar
(designadamente, o novo nº de registo);
7. De seguida, imprime etiqueta com a cota e cola na lombada do documento;
8. Arruma o documento na estante do Centro de Documentação de acordo com a cota atribuída.
Minutas associadas

- DSGP – Direção de Serviços de Gestão Patrimonial
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MP13.22 Tratamento técnico-documental de números de publicações periódicas (centro de documentação da DGAJ)
DGAJ
Código MP13.22
PROCEDIMENTO
TRATAMENTO TÉCNICO-DOCUMENTAL DE NÚMEROS DE PUBLICAÇÕES Versão V.001
Direção-Geral da Administração da Justiça PERIÓDICAS (CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO DA DGAJ) Data de
18/10/2017
Aprovação
Objeto e Âmbito Definir as regras relativas ao tratamento de números publicações periódicas recebidos pelo Centro de Documentação da DGAJ, atentas
as competências da DAGD nesta matéria, tal como previsto na alínea j), do nº 7 do Despacho n.º 2924/2017, de 07 de abril, que define
as competências das unidades orgânicas flexíveis da DGAJ.
Referências - Regulamento do Centro de Documentação da DGAJ, de 23-05-2011;

- Descrição Bibliográfica Internacional Normalizada (ISBD), edição de 2015;
- Despacho DSGP/DAGD nº 02/2015, de 23 de fevereiro, relativo ao Depósito de documentos da autoria da DGAJ no Centro de
Documentação;
- Norma interna do Centro de Documentação para a constituição das cotas.
Descrição 1. Recebido novo número de uma publicação periódica no Centro de Documentação (via compra, oferta, permuta ou depósito), o
colaborador da DAGD efetua o registo do mesmo no “Livro de Registo” existente na DAGD;
2. Carimba a publicação com carimbo próprio do Centro de Documentação;
3. Descreve/cataloga o documento na aplicação GestDoc;
4. Arruma a publicação na estante do Centro de Documentação de acordo com o seu título.
Minutas associadas

- DSGP – Direção de Serviços de Gestão Patrimonial.
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4. PROCEDIMENTOS DISTRIBUÍDOS POR UON/UOF
Procedimento UON/UOF
Abate de bens e de equipamentos da DGAJ DSF DGF
Abate de bens móveis pertencentes ao inventário da DGAJ DSAJ DE
Ação Administrativa DSJCJI DSJCJI
Acidente de trabalho DSRH DARH
Acidentes de viação - inquérito DSJCJI DSJCJI
Acompanhamento do cumprimento de recomendações efetuadas em sede de auditorias externas ou inspeções GAIAG
Acordo de cessação do vínculo de emprego público DSRH DARH
Acumulação de funções públicas com funções públicas e de funções públicas com funções ou atividades privadas DSRH DARH
Alterações aos grupos formativos CF
Alterações orçamentais - comarcas e TAF DSF DGT
Análise criminal - emissão de certificados de titulares de registo (requerimentos) DSIC DARG
Análise criminal - emissão de certificados de titulares de registo (requisições) DSIC DARG
Análise criminal - registo de boletins DSIC DARG
Análise criminal complexa - registo de boletins eletrónicos DSIC DARG
Análise de identificação - boletins complexos DSIC DIAA
Análise de identificação - emissão de certificados recebidos ou inseridos no SICRIM (requerimentos) DSIC DIAA
Análise de identificação - emissão de certificados recebidos ou inseridos no SICRIM (requisições) DSIC DIAA
Apoio logístico às reuniões Secretariado
Aposentações CGA DSRH DARH
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Apreciação dos pedidos de destacamento DSRH DRGRH
Apreciação dos pedidos de permuta DSRH DRGRH
Aquisição de bens e serviços a desenvolver pela DGAJ - Ajuste Direto (regime geral) DSAJ DE
Aquisição de bens e serviços a desenvolver pela DGAJ - Ajuste Direto (regime simplificado) DSAJ DE
Aquisição de bens e serviços a desenvolver pela DGAJ - Concurso Público DSAJ DE
Aquisição de bens e serviços a desenvolver pela DGAJ - Concurso Público Urgente DSAJ DE
Aquisição de bens e serviços desenvolvidos pela Unidade de Compras do Ministério da Justiça DSAJ DE
Aquisições pontuais efetuadas pelos Tribunais DSF DGT
Atendimento presencial - emissão de certificado de contumácia DSIC DIAA
Atendimento presencial - emissão de certificado de medidas tutelares educativas DSIC DIAA
Atendimento presencial - emissão de certificado de registo criminal DSIC DIAA
Atualização Anual do Plano de Prevenção de Riscos de Gestão incluindo os de Corrupção e Infrações Conexas GAIAG
Atualização de dados e recolha de informação junto dos tribunais sobre assunto da competência da DIE DSAJ DIE
Avarias de equipamentos informáticos DSAJ DE
Balanço Social DSRH DPR
Calendarização, montagem, divulgação, inauguração e desmontagem das exposições DAGD
Cancelamento de registos – manutenção de registos DSIC DARG
Colaboração em ações de tratamento nos arquivos dos tribunais DAGD
Contabilidade - Prestação de contas relativa aos certificados emitidos pelo Serviço de Consulados da DSIC DSIC DIAA
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Contabilidade - Prestação de contas relativa aos certificados emitidos pelos serviços da DSIC (postos de atendimento ao público) DSIC DIAA
Criação de conteúdos, disciplinas e cursos em regime de e-learning CF
Criação de fornecedores DSF DGT
Criação e alteração de dados de acesso à plataforma de e-learning do campus virtual do Ministério da Justiça CF
Deslocações CF
Devolução de processos arquivados no Arquivo de S. João da Talha DAGD
Disponibilização de bens a outros organismos do Ministério da Justiça ou da Administração Pública DSAJ DE
Elaboração de “Programa de Áreas” DSAJ DIE
Elaboração de dossier de comarca para reuniões/ visitas DSAJ DPO
Elaboração de estudo com vista a auxiliar os Administradores Judiciários ou Secretários dos TAF na reorganização dos edifícios e espaços DSAJ DIE
Elaboração de estudos funcionais e organizacionais DSAJ DIE
Elaboração de Parecer DSAJ DIE
Elaboração de parecer relativo a estudos e projetos de intervenção efetuados por entidades externas à DIE DSAJ DIE
Elaboração de propostas de diplomas legais e regulamentares relacionados com a atividade da DGAJ e dos Tribunais DSJCJI DSJCJI
Elaboração do Plano Anual de Auditoria Interna GAIAG
Elaboração do Relatório de Atividades do Plano Anual de Auditoria Interna GAIAG
Eliminação de documentos no arquivo geral da DGAJ DAGD
Eliminação de processos no Arquivo de S. João da Talha DAGD
Eliminação de processos no Arquivo Delfim Ferreira DAGD
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Emissão de certificados – Envio de certificados de registo criminal a autoridades centrais de Estados Membros da União Europeia DSIC
Emissão de certificados – pedidos recebidos de entidades requisitantes, mas não recebidos via T‐Menu DSIC DIAA
Emissão de certificados de registo criminal urgente para o serviço de turno (requisições) DSIC DARG
Emissão de certificados requeridos por cidadãos residentes no estrangeiro DSIC DIAA
Emissão de declarações de formação CF
Entrada de correspondência DAGD
Entrada e Saída de funcionários na DGAJ DSAJ DE
Envio de boletins de cidadãos estrangeiros aos países da nacionalidade (UE) DSIC DARG
Equipa de recuperação processual DSAJ DPO
Estágios curriculares da Universidade de Aveiro CF
Estágios curriculares das escolas profissionais CF
Execução da despesa – Geral DSF DGF
Expedição de correspondência DAGD
Expedição de encomendas DAGD
Ficheiro dactiloscópico DSIC DARG
Follow-Up das recomendações no âmbito de Auditorias Internas GAIAG
Fundo de Maneio da DGAJ - Constituição, reconstituição, contagem física de valores do fundo fixo e liquidação DSF DGF
Fundo de maneio extraordinário DSF DGT
Fundo de maneio ordinário DSF DGT
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Gestão de bens móveis (equipamento/mobiliário) DSAJ DE
Gestão de frotas de viaturas – comunicação a enviar à eSPap/SGPVE (Sistema de Gestão do Parque de Veículos do Estado) DSAJ DE
Gestão de stocks de bens (não duradouros) da DGAJ DSF DGF
Gestão dos Motoristas e Viaturas Secretariado
Greve - definição dos serviços mínimos/meios necessários para os assegurar DSAJ DPO
Helpdesk – correio eletrónico CF
Incidente DSRH DARH
Incorporação de processos arquivados no Arquivo Delfim Ferreira no Arquivo Distrital do Porto DAGD
Inscrição, cancelamento e reinscrição de trabalhadores – CGA, ADSE e Segurança Social DSRH DARH
Inscrições em ações de formação específica CF
Inscrições em ações de formação genérica CF
Intimações DSJCJI DSJCJI
Inventário de bens da DGAJ DSF DGF
Litigância em massa DSAJ DPO
Manutenção / gestão de registos – correção de identificação DSIC
Manutenção e reparação dos veículos automóveis DSAJ DE
Mapa de Pessoal - DGAJ DSRH DRGRH
Mapa de Pessoal - Tribunais DSRH DRGRH
Monitorização do QUAR e Atividades GAIAG
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Movimentação interna de funcionários DSAJ DE
Movimento dos Oficiais de Justiça DSRH DRGRH
Necessidade de Serviços de Segurança Ativa e de Eletricidade DSAJ DIE
Pagamento de prestações sociais DSRH DPR
Pagamento de taxas de justiça DSJCJI DSJCJI
Página da intranet e da internet da DGAJ - Publicação de conteúdos DAGD
Pasta formativa CF
Pedido de emissão de declarações, certidões, notas biográficas ou outras DSRH DARH
Pedido de informações extraídas do registo criminal de Estados Membros da União Europeia DSIC
Pedidos de alteração de password DSAJ DE
Pedidos de Juntas Médicas ADSE DSRH DARH
Pedidos de juntas médicas/ Aposentação CGA DSRH DARH
Penhoras DSRH DPR
Período experimental no âmbito de procedimento concursal DSRH DRGRH
Plano de Atividades da DGAJ GAIAG
Preparação do Orçamento DSF DGF
Prestação de Contas – Entrega de saldos de gerência anterior à ECE e elaboração da Conta de Gerência DSF DGF
Prestação de Contas – Prestação de informações e obrigações declarativas DSF DGF
Prestação de contributos escritos para os Serviços Jurídicos da Secretaria Geral do Ministério da Justiça e Ministério Público DSJCJI DSJCJI
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Procedimento concursal – recrutamento de assistentes técnicos e assistentes operacionais DSRH DRGRH
Procedimento concursal – Recrutamento de oficiais de justiça – Regime regra DSRH DRGRH
Procedimento concursal de recrutamento no âmbito do Programa de Estágios Profissionais na Administração Pública Central (PEPAC) DSRH DRGRH
Procedimentos relativos a pedido de citação/ notificação transfronteiriça em matéria civil e comercial DSJCJI DCJI
Procedimentos relativos a pedido de obtenção de provas transfronteiriças em matéria civil e comercial DSJCJI DCJI
Procedimentos relativos a pedidos de fixação/ alteração/ cobrança de alimentos transfronteiriça (pedido de medidas específicas) DSJCJI DCJI
Processamento de remunerações - Magistraturas DSRH DPR
Processamento de remunerações - Oficiais de Justiça/Regime geral DSRH DPR
Processo disciplinar comum DSJCJI DSJCJI
Processos disciplinares especiais - inquérito DSJCJI DSJCJI
Processos disciplinares especiais - processo de averiguações DSJCJI DSJCJI
Processos disciplinares especiais - processo de reabilitação e de revisão do procedimento disciplinar DSJCJI DSJCJI
Processos disciplinares especiais - processo de sindicância DSJCJI DSJCJI
Providências cautelares DSJCJI DSJCJI
Publicação anual das listas de Peritos Avaliadores DSRH DRGRH
Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR) GAIAG
Realização de Auditorias Internas GAIAG
Receção de bens ou confirmação da prestação dos serviços DSAJ DE
Receção de Declaração/Modelo – artigo 99.º/2 CIRS DSRH DPR
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Receita DSF DGF
Recidiva, agravamento e recaída DSRH DARH
Recolha e tratamento de dados sobre os arquivos dos tribunais DAGD
Recrutamento e seleção de peritos avaliadores DSRH DRGRH
Recursos Hierárquicos (CPA) DSJCJI DSJCJI
Registo das obras doadas à DGAJ, emissão de certificado de doação e atualização do inventário da DGAJ DAGD
Registo de boletins eletrónicos DSIC DARG
Registo de boletins em papel DSIC DARG
Registo manual de boletins estrangeiros DSIC DARG
Registo, análise e controlo dos regimes de férias, faltas e licenças DSRH DARH
Relatório Anual de execução do Plano de Prevenção de Riscos de Gestão incluindo os de Corrupção e Infrações Conexas GAIAG
Relatório de Atividades da DGAJ GAIAG
Relatórios estatísticos - certificados e boletins DSIC
Remessa de descontos às entidades DSRH DPR
Remessa de documentos para o arquivo geral da DGAJ DAGD
Remessa de processos para o Arquivo de S. João da Talha DAGD
Remessa de processos para o Arquivo Delfim Ferreira DAGD
Reposição de dinheiros públicos DSRH DPR
Requisição de equipamento e mobiliário na sequência de procedimento aquisitivo DSAJ DE
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Requisição de processos arquivados no Arquivo de S. João da Talha DAGD
Requisição de publicação ao centro de documentação DAGD
Requisição/devolução de documentos ao arquivo geral da DGAJ DAGD
Revisão do Código de Ética e de Conduta da DGAJ (CEC) GAIAG
Segurança dos dados DSAJ DE
SIADAP 2 - Dirigentes intermédios DSRH DARH
SIADAP 2 - Dirigentes superiores DSRH DARH
SIADAP 3 - Com requisitos funcionais para avaliação DSRH DARH
SIADAP 3 - Regime geral dos Tribunais DSRH DARH
SIADAP 3 - Sem requisitos funcionais para avaliação DSRH DARH
Transferência de ficheiros da aplicação informática GIS para a aplicação informática GeRFiP DSF DGT
Tratamento de expediente administrativo da DAGR (ofícios) DSIC DARG
Tratamento de expediente rececionado no Secretariado Secretariado
Tratamento de reclamações e louvores DSIC DIAA
Tratamento de reclamações e louvores GAIAG
Tratamento dos pedidos de não cobrança de certificados requeridos DSIC DIAA
Tratamento técnico-documental de monografias (centro de documentação da DGAJ) DAGD
Tratamento técnico-documental de números de publicações periódicas (centro de documentação da DGAJ) DAGD
Verificação periódica do estado das multifuncionais da DGAJ DSAJ DE
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Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::
Autor:
Direção-Geral da Administração da Justiça/
Gabinete de Auditoria Interna e Apoio à Gestão
Título:
“MANUAL DE PROCEDIMENTOS”
Dezembro de 2017
Página | 587
Tel.: 217 906 200 : Fax: 211 545 100 ::

Manual de Procedimentos da Direção-Geral da Administração da Justiça

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Direção-Geral da Administração da Justiça

1. NOTA INTRODUTÓRIA ..........................................................................................................................................................8

Em suma, pretende-se alcançar um Manual que permita:

Referências - Lei Orgânica da DGAJ (Decreto-lei n.º 165/2012, de 31 de julho);

Glossário - DSF – Direção de Serviços Financeiros

DGAJ PROCEDIMENTO Código MP01.2

Referências - Lei Orgânica da DGAJ (Decreto-lei n.º 165/2012, de 31 de julho);

Glossário - DSF – Direção de Serviços Financeiros

Referências - Legislação relativa à DGAJ:

Portal da DGO: www.dgo.pt

Minutas associadas - Modelo de pedido de Alteração Orçamental;

Glossário ACT – Atividade

A autorização da despesa está sujeita à verificação dos seguintes requisitos:

Previamente à realização de AO deve ser tido em consideração o seguinte:

Realizam-se alterações orçamentais no orçamento da despesa e da receita e podem ser:

1. Processo contratual conforme:

DGAJ PROCEDIMENTO Código MP01.4

Portal da Comissão de Normalização Contabilística: http://www.cnc.min-financas.pt/sncap2017.html

Minutas associadas - Modelo de informação de constituição de Fundo de Maneio;

Glossário CGD – Caixa Geral de Depósitos

Referências - Legislação relativa à DGAJ:

Portal da DGO: www.dgo.pt

Glossário DGF – Divisão de Gestão Financeira

Portal da DGO: www.dgo.pt

Minutas associadas - Minuta de Ata de aprovação de Contas

Glossário CG – Conta de Gerência

Compromissos plurianuais, Fundos Disponíveis e Pagamentos em Atraso

Atualização da execução física dos projetos (orçamento de investimento)

Previsão Mensal da Execução – receita e despesa

Deslocações em território nacional e estrangeiro

Fundos da U.E. diretamente recebidos pelas entidades (reembolsos)

Declarações previstas no artigo 15º da LCPA

Mapa de encargos com o pessoal e o número de efetivos

Declaração Mensal de Rendimentos

IES – mapa recapitulativo de fornecedores – Anexo P

Execuções fiscais (Penhoras relativas a créditos e a rendas)

IVA – declaração periódica

Portal da DGO: www.dgo.pt

Glossário AT – Autoridade Tributária (simplificação de ATA – Autoridade Tributária e Aduaneira)

Referências - Legislação relativa à DGAJ:

Portal da DGO: www.dgo.pt

Glossário AMA – Agência para a Modernização Administrativa

Referências - Lei(s) do Orçamento de Estado;

Descrição Os pedidos de alterações orçamentais processam-se da seguinte forma:

Glossário - AJ – Administrador Judiciário

Referências - Legislação relativa à DGAJ:

Glossário - AJ – Administrador Judiciário

Referências Manual de apoio em GeRFiP – Dados mestre centrais.

Minutas associadas - Ficha de Fornecedor

Glossário - AJ – Administrador Judiciário

Minutas associadas - Minuta de pedido de atribuição de FM “extraordinário”

Glossário - AJ – Administrador Judiciário

Glossário - AJ – Administrador Judiciário

4 Valor devolvido = saldo existente em conta + documentos por reconstituir.

Glossário - AJ – Administrador Judiciário

Referências - Decreto-Lei n.º 165/2012, de 31 de julho - Orgânica da DGAJ;

Glossário - DIE – Divisão de Infraestruturas

DGAJ PROCEDIMENTO Código MP03.3

Referências - Decreto-Lei n.º 165/2012, de 31 de julho - Orgânica da DGAJ;

Glossário - DIE – Divisão de Infraestruturas

Referências - Decreto-Lei n.º 165/2012, de 31 de julho - Orgânica da DGAJ;