UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAPÁ

PRÓ-REITORIA DE ENSINO E GRADUAÇÃO

DEPARTAMENTO DE EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA
CURSO DE BACHARELADO EM ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

ROSA MARIA BARBOSA FREITAS

RELATÓRIO FINAL DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO III

SERVICO DE ATENDIMENTO MÉDICO – SAME DO HOSPITAL ESTADUAL DE
SANTANA.

SANTANA - AP
JUNHO/2017
 1

UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAPÁ

PRÓ-REITORIA DE ENSINO E GRADUAÇÃO
DEPARTAMENTO DE EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA
CURSO DE BACHARELADO EM ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

ROSA MARIA BARBOSA FREITAS

RELATÓRIO FINAL DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO III

SERVIÇO DE ATENDIMENTO MÉDICO – SAME DO HOSPITAL ESTADUAL DE
SANTANA.

Trabalho apresentado na disciplina de Estágio

Supervisionado III do curso de Bacharelado em
Administração Pública, turma 03, como
instrumento de Avaliação Final, sob orientação da
Profª. Esp. Regiane Rezende da Universidade
Federal do Amapá – UNIFAP.

SANTANA – AP
JUNHO/2017
 2

SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO.............................................................................................................3
2. DEFINIÇÃO DO PROBLEMA...................................................................................4
2.1 Caracterização da organização/empresa e seu ambiente .........................................5
3. OBJETIVOS ................................................................................................................5
3.1 Geral...............................................................................................................................5
3.2 Epecíficos........................................................................................................................5
4. JUSTIFICATIVA...........................................................................................................6
5. REVISÃO DA LITERATURA.....................................................................................7
6. PROCEDIMENTOS METODOLOGICOS..............................................................13
7. DIAGNÓSTICO E ANÁLISE DE SWOT.................................................................14
7.1 ANÁLISE DE SWOT..................................................................................................14
7.2 QUADRO DEMOSTRATIVO DA ANÁLISE DE SWOT........................................15
7.3 SUGESTÕES DE MELHORIAS DE ACORDO COM ANÁLISE SWOT...........16
8. CONCLUSAO .............................................................................................................17
9. CRONOGRAMA........................................................................................................20
10. REFERÊNCIAS .........................................................................................................21
11. ANEXOS……………………………………………………………………………..24
Anexo I – Termo de Compromisso.
Anexo II – Plano de Estágio.
Anexo III - Frequência de Estágio Supervisionado – EAD.
Anexo IV - Formulário de Avaliação do Estagiário.
 3

1 INTRODUÇÃO
O presente relatório refere-se às atividades realizadas pela acadêmica de Administração
Pública Rosa Maria Barbosa Freitas no Serviço de Atendimento Médico – SAME do Hospital
Estadual do Município de Santana durante o Estágio Supervisionado II com duração de 180
horas no período de 15 de Agosto a 04 de Outubro de 2016 e no Estagio Supervisionado III
120 horas no período de 06 de Março de Abril de 2017, através do Curso de Administração
Pública da Universidade Federal do Amapá – UNIDFAP. O referido estágio teve como objetivos,
complementar a formação na área da administração pública, proporcionando uma experiência
acadêmico-profissional através de vivências nos campos de prática no ambiente hospitalar; bem
como estabelecer relações entre a teoria e a prática profissional, com reflexões sobre o trabalho
cotidiano do Administrador Público no Serviço Hospitalar, aperfeiçoar habilidades técnicas e
prática necessárias ao exercício profissional, fortalecer a integração acadêmica do Curso de
Administração Pública da Universidade Federal do Amapá com a realidade da gestão pública e
reforçar os aspectos teóricos inerentes ao exercício profissional, principalmente no ambiente
hospitalar.
O Estágio Supervisionado foi realizado na forma de uma consultoria que observou e
identificou como são realizados o arquivamento e guarda dos prontuários no setor do Serviço
de Arquivo Médico e Estatística - SAME do Hospital Estadual de Santana - HES, bem como os
procedimentos de organização e preservação da documentação criada, pois o material impresso
atinge atualmente números exorbitantes de documentos criados, os quais não conseguem ser
armazenados de forma adequada pelo motivo de não ter espaço suficiente em salas destinadas
para essa finalidade. O que requer que a guarda e acondicionamento de prontuários do paciente,
um cuidado especial para que a Gestão de Processos seja desenvolvida sem atropelos e o
atendimento aos pacientes chegue com mais qualidade e eficiência. A partir dos objetivos
propostos pela disciplina, foram desenvolvidas pela acadêmica, atividades assistenciais,
administrativas com uma proposta de intervenção, através uma proposta de consultoria que
identificou a seguinte problemática: Existe uma precária organização dos serviços de sistema
de arquivos médicos e estatísticos – SAME do Hospital Estadual de Santana. E que tem como
uma das proposta para essa problemática, a digitalização desses documentos para dinamizar e
melhorar a eficiência no atendimento, além de ampliação de um espaço climatizado e preparado
para receber e armazenar os documentos.
 4

2 DEFINIÇÃO DO PROBLEMA

O Sistema de Arquivos Médicos e Estatísticos - SAME é um serviço imprescindível ao

hospital, permitindo estimar o valor do trabalho profissional e o grau de eficiência com que são
tratados os pacientes. Este, por sua vez, interage com os demais serviços técnicos e
administrativos da instituição, colaborando com os mesmos no aprimoramento de assistência
prestada. Este serviço é responsável pela organização, auditoria administrativa, armazenamento
e guarda de prontuários do paciente, permitindo sua rastreabilidade sempre que for necessário.
Neste sentido foi identificado que: Existe uma precária organização dos serviços de sistema de
arquivos médicos e estatísticos – SAME do Hospital Estadual de Santana?
Diante desta problemática será abordado como é realizada a guarda de prontuários
médicos, como é feito o manuseio desses documentos, quais as políticas públicas específicas
para essa atividade, o ambiente físico destinado para o acondicionamento desses documentos,
as legislações que garantem o arquivamento e a guarda de prontuários médicos no HES.

2.1 Caracterização da organização/empresa e seu ambiente.

O Hospital Estadual de Santana – HES, atualmente pertencente à rede hierarquizada do

Sistema Único de Saúde – SUS, foi fundado em 04 de abril de 1983, estando vinculado à esfera
estadual, para efeito de atendimento e procedimentos médicos. Foi criado inicialmente como
“unidade mista de Saúde”, e seus atendimentos estavam voltados apenas para a rede básica de
saúde. Entretanto, a partir da municipalização da saúde, esta unidade foi elevada à categoria de
Hospital, passando a ser uma unidade hospitalar de média complexidade. O Hospital Estadual
de Santana – HES pertence a esfera estadual, atende a população do município de Santana,
estado do Amapá, além da população ribeirinha e oriunda das ilhas do Pará. O Hospital Estadual
de Santana, apresenta dificuldades na estrutura física, material e de recursos humanos para
atender todos os pacientes que procuram atendimento referentes aos mais diversos tipos de
procedimentos. Entretanto, para atender estas demandas, a operacionalização do sistema
envolve diversos setores, dentre eles, podemos citar: os setores de Maternidade; Centro
Cirúrgico; Internação; Berçário Patológico; Pronto Socorro; Unidade de Tratamento Intensivo
- UTI; Laboratório; Farmácia; Serviço de Atendimento Médico - SAME e Vigilância
Epidemiológica; serviço de vacina; Serviço de Malária e Banco de leite humano.
O HES fica localizado na zona urbana do município de Santana, Rua Salvador Diniz N
º 187, Bairro Remédio, operacionaliza com um quadro de 744 funcionários (setecentos e
 5

quarenta e quatro), sendo 514 (quinhentos e quatorze) efetivos, 154 (cento e cinquenta e quatro)
terceirizados e 76 (setenta e seis) contratos administrativos. Tem capacidade de oferecer como
apoio diagnóstico, os serviços de imaginologia (radiologia convencional e ultrassonografia);
métodos gráficos (eletrocardiogramas); serviços laboratoriais (análises clínicas). Alguns
serviços são considerados como referência na área da saúde do município de Santana, bem
como a Unidade de Neonatologia; Teste do Pezinho; Zoonoses e Banco de Leite Humano.
No que compete ao nosso objeto de estagio o Serviço de Atendimento Médico – SAME,
que tem como supervisor técnico administrativo, o administrador Sr. MARCELO SOARES
DA SILVA, funciona nos 02 (dois) turnos manhã das 07:30 as 12:30 e a tarde das 13:30 as 18:30,
tem em média 12 funcionários pela manhã, a tarde conta com 10 funcionários, possui 2 (duas)
salas de arquivos e uma sala administrativa, onde são realizados levantamentos, cadastro,
entrega de prontuários, dispensação de ficha de óbito e Declaração de nascido vivo. Neste local
é realizado marcações de consultas, responde a pedidos judiciais, realiza cobrança de prontuário
para o sistema do SUS, e realizado toda estatística do hospital.

3 OBJETIVOS

3.1. Geral:
 Analisar como são realizados os procedimentos registro, recebimento,
catalogação e arquivamento dos prontuários de pacientes no SAME do Hospital Estadual de
Santana.

3.2. Específico
 Descrever de forma didática a sistematização como são realizados os
procedimentos de operacionalização do SAME no Hospital Estadual de Santana;
 Propor a digitalização dos Prontuários de pacientes no SAME no Hospital
Estadual de Santana objetivando servir como modesta referência a acadêmicos e profissionais
da área, ou seja, gerar material bibliográfico;
 Acompanhar como é realizado o processo de guarda de prontuários médicos;
 Verificar as ações estratégicas que estão sendo realizadas no Hospital Estadual
de Santana, com relação à otimização dos serviços de guarda de prontuários médicos;
 Verificar se as estruturas físicas do Serviço de Atendimento Médico são
apropriadas para receber grande volume desses documentos;
 6

 Observar as metodologias e instrumentos utilizados para a construção da prática

no cotidiano médico do SAME - serviço de arquivo médico e estatística;
 Verificar se são realizadas capacitações para os profissionais do SAME - serviço
de arquivo médico e estatística;
 Propor formas para melhorias das práticas administrativas no cotidiano do
trabalhador.

4 JUSTIFICATIVA

O hospital é um sistema vivo que não pode operar adequadamente sem uma boa
organização interna. Cada vez mais as organizações tendem a ser mais complexas, exigindo um
sistema de informação hospitalar adequado para cada realidade organizacional. Mesmo com as
exigências e necessidades, ainda há muitas dificuldades a serem enfrentadas, pois há muita
resistência à mudança. A falta de uma política interna de preservação dos documentos
produzidos nas instituições hospitalares ocasiona o desaparecimento de documentos
importantes. Esta perda gera incômodo para as instituições que precisam repor todos os dados
que foram perdidos. Este fato prejudica sobremaneira a possibilidade de o profissional médico
fechar o diagnóstico de pacientes, sendo que em algumas vezes leva a repetição de exames e
outros procedimentos médicos.
O SAME é a porta do registro de entrada do paciente no hospital, como também de sua
saída. É o setor responsável pela origem, registro, arquivamento e alimentação de informações
junto ao Ministério da Saúde – SUS. No Hospital Estadual de Santana se um paciente procura
o atendimento de emergência, consulta médica, exame ou estar internado é no SAME que é
verificado, através de um programa de Banco de Dados se este já possui um prontuário aberto
no Hospital, se este possui o programa identifica e é localizado o seu prontuário, se ainda não
possui é encaminhado para que se crie e registre a identificação do prontuário do paciente. O
funcionamento do SAME é um processo, pois quando o paciente internado tem alta, o seu
prontuário é encaminhado para lá, e é verificado ou melhor feito um cheque list por uma equipe
de profissionais, todas as informações que são exigidas pelo Ministério da Saúde de acordo com
cada tipo de atendimento e tratamento. Algumas vezes, faltam informações, então são feitas
observações e devolvidas aos médicos, enfermeiros, profissional responsável da informação e
somente quando estar tudo preenchido é que é feito um relatório final, que é encaminhado para
Secretaria Estadual e Ministério de Saúde. Estes dados do relatório, ou ainda a finalização de
cada relatório é o que garante o pagamento pelo SUS do atendimento. Seja por exemplo, uma
 7

cesariana, tomografia, Internação etc. Portanto, a demora no preenchimento correto, quando

demorado, prejudica a alimentação do sistema que libera os recursos. Até mesmo uma letra
ilegível atrapalha a finalização do processo para chegar no arquivamento dos prontuários.
Neste sentido o funcionamento SAME é a vida do Hospital no seu aspecto
administrativo no que compete a normatização das informações dos procedimentos realizados
nos paciente, através do registro, organização e controle até a finalização do arquivamento dos
seus prontuários. Outro ponto importante é que o SAME também é responsável pela estatística
dos atendimentos na área da Saúde, porém no Hospital de Santana, este é realizado pelo turno
da tarde, o que já estava fora do meu horário de estágio. Por se tratar de um setor extremamente
vital no Hospital Estadual de Santana, identifiquei a problemática: Existe uma precária
organização dos serviços de sistema de arquivos médicos e estatísticos – SAME do Hospital
Estadual de Santana? Já que os prontuários em papel são totalmente expostos na sala e somam
cerca de aproximadamente 80.0000 (oitenta mil) prontuários de papel, arquivados de forma
inadequada em prateleiras expostas a roedores, sem climatização, com goteiras, sem espaço
para o armazenamento e arquivamento adequado. Na verdade o setor, só conta com dois
computadores, o trabalho quase todo é manual.
Assim, percebe-se que a falta de uma política interna de preservação dos documentos
produzidos nas instituições hospitalares causa o desaparecimento de documentos importantes.
Esta perda gera desconforto para as instituições que precisam repor todos os dados que foram
perdidos. Ë diante desta problemática que proponho a digitalização dos prontuários,
principalmente os de arquivo morto, por uma empresa, ou um convênio com uma Instituição
para que este serviço se torne mais dinâmico e menos insalubre, pois o ambiente hospitalar
requer total desempenho de qualidade.

5 REVISÃO LITERÁRIA

O SAME - É um serviço imprescindível ao hospital, permitindo estimar o valor do

trabalho profissional e o grau de eficiência com que são tratados os pacientes. Este, por sua vez,
interage com os demais serviços técnicos e administrativos da instituição, colaborando com os
mesmos no aprimoramento de assistência prestada. Este serviço é responsável pela organização,
auditoria administrativa, armazenamento e guarda de prontuários do paciente, permitindo sua
rastreabilidade sempre que for necessário.
 8

O Serviço de Arquivos Médicos e Estatísticos - SAME tem por finalidade a

manutenção de integridade do conjunto de prontuários pertencentes ao hospital, por
meio de atividades desenvolvidas segundo critérios especiais de guarda, classificação,
codificação e controle da circulação dos prontuários, bem como necessário sigilo no
que se refere ao conteúdo dos mesmos. (...) Está diretamente subordinado à Diretoria
Administrativa e suas áreas de coordenação abrangem os seguintes Setores: Registro
Geral, Arquivo Médico e Estatística. (PROAHSA, 1978, p.303).

De acordo com bibliografia especializada do manual de organização e procedimentos

hospitalares, organizado pela Escola de Administração de Empresas de São Paulo da Fundação
Getúlio Vargas, Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina da Universidade de São Paulo,
juntamente com PROAHSA, programa de estudos avançados em administração hospitalar e de
sistema de saúde, estas são algumas das atribuições específicas do SAME:

Manter um sistema de registros que controle toda movimentação dos pacientes.

Zelar pela clareza e exatidão dos prontuários médicos pelo preciso preenchimento de
todos os formulários que os compõem, especificamente com referência aos dados
imprescindíveis.
Manter entrosamento com o Corpo clínica e diferentes serviços do hospital,
colaborando com os mesmo no aperfeiçoamento da assistência hospitalar.
Fornecer atestados ou declarações de caráter legal baseados na documentação do
prontuário médico, dentro do que preceitua a ética profissional, ás autoridades legais
e sanitárias, aos próprios pacientes ou responsáveis.
Cooperar no estudo ou alteração dos formulários relacionados com a assistência
prestada ao paciente. Colaborar em programas de ensino e pesquisa.
(PROAHSA, 1978, p.303).

Há alguns anos, o sistema de informação em saúde era muito precário. Atualmente, está
cada vez mais amplo, adquirindo um papel relevante nas organizações sendo utilizado como
indicador no processo de tomada de decisão, como por exemplo, em uma gestão baseada em
fatos, assim como para análise crítica de resultados da instituição.

Os sistemas de informação hospitalar são desenvolvidos para área da saúde

especificamente, com as padronizações já definidas pela ANS, para que sejam
possíveis as trocas de informações devendo ser cada vez mais eficientes e eficazes.
É definido como a automação de todos os processos que possam ser incorporados aos
equipamentos de informática na instituição. Ball o define como um sistema baseado
em computadores que recebem dados (normalmente dos pacientes) introduz os
mesmos no sistema e os mantém em um registro centralizado. (MALAGÓN-
LONDONO et al, p. 383).

O hospital é um sistema vivo que não pode operar adequadamente sem uma boa
organização interna. Cada vez mais as organizações tendem a ser mais complexas, exigindo um
sistema de informação hospitalar adequado para cada realidade organizacional.
Mesmo com as exigências e necessidades, ainda há muitas dificuldades a serem
enfrentadas, pois há muita resistência à mudança. O papel relevante que estes sistemas têm nas
organizações, notadamente as hospitalares, para utilização no processo de decisão, sendo
 9

imprescindível no mundo atual. Com eles, pode-se fazer estudos estatísticos, controlar,
organizar com melhor desempenho desde as tarefas operacionais, gerenciais, até as decisões
estratégicas das corporações. “(...) Com isso, consegue que esta informação esteja disponível
para o tratamento do usuário, uso administrativo, controle, avaliação de serviços médicos e
epidemiológicos, pesquisa médica e planejamento em saúde.” (MALAGÓN-LONDONO et al,
2003, p. 383).
Na Resolução do Conselho Federal de Medicina nº 1.639/2002, está a aprovação das
“Normas Técnicas para o Uso de Sistemas Informatizados para a Guarda e Manuseio do
Prontuário Médico”, no qual determina o tempo de arquivamento dos prontuários e institui
critérios para certificação dos sistemas de informação.
Van Bemmel apud Massad (2003:7) faz uma comparação entre o prontuário de papel
com o prontuário eletrônico. O primeiro pode ser carregado com facilidade, não exige
treinamento especial, não corre o risco de “perdê-lo” com falta de energia. Já o segundo, diz
poder acessar o mesmo documento em locais diferentes, é legível, tem variação de dados,
oferece um respaldo à decisão e ajuda na verificação de dados e na troca eletrônica de dados.
“Um prontuário consiste em um conjunto de documentos padronizados e ordenados,
proveniente de várias fontes, destinados ao registro dos cuidados profissionais prestados ao
pacientes.” (Disponível em <http://www.facecla.com.br/revistas/resi/edições/ed7artigo09pdf>
Acesso em 20 Agos. 2016.)
“A palavra prontuário é originária do latim Promptuarium e significa “lugar onde se
guardam ou depositam as coisas que se pode necessitar a qualquer instante” (MASSAD et al,
2003:43).
A Resolução CONARQ Nº 22, de 30 de junho de 2005, considera que o prontuário do
paciente é documento único constituído de um conjunto de informações, sinais e imagens em
qualquer suporte, geradas a partir de fatos, acontecimentos e situações sobre a saúde do paciente
e a assistência prestada a ele, de caráter sigiloso e científico que possibilita a comunicação entre
membros da equipe multiprofissional e a continuidade da assistência prestada ao indivíduo. A
referida resolução considera também que é de responsabilidade da instituição de saúde a guarda,
conservação, consulta, controle e disponibilização do prontuário do paciente para o atendimento
médico assistencial, em todos os níveis.
O prontuário médico é um importante conjunto de documentos padronizados, ordenados
e concisos, destinados a registrar todas as informações referentes aos cuidados médicos
prestados ao paciente. O Serviço de Arquivo Médico e Estatística (SAME) é o setor responsável
por fornecer e organizar os prontuários para viabilizar as atividades diárias de todas as
 10

especialidades médicas. De acordo o art. 1º da Resolução nº 1.638 de 10 de julho de 2002 do

Conselho Federal de Medicina é:

Art. 1º Definir prontuário médico como o documento único constituído de um

conjunto de informações, sinais e imagens registradas, geradas a partir de fatos,
acontecimentos e científico, que possibilita a comunicação entre membros da equipe
multiprofissional e a continuidade da assistência prestada ao indivíduo. (Resolução nº
1.638, de 10 de julho de 2002).

Para CARVALHO (1973, p.7), o prontuário é “o relatório escrito ordenadamente das

queixas do paciente, história, exame físico, exames complementares, tratamento e resultados
finais”. Nesse aspecto, entende-se que o prontuário, na verdade prontuário do paciente, é o
conjunto de documentos padronizados, ordenados e concisos, destinados ao registro de todas
as informações referentes aos cuidados médicos e de outros profissionais de saúde prestados ao
paciente.
Para CARRIJO (2012) a organização para o acesso é o primeiro item a ser pensado no
que tange à gestão do acervo. No tocante aos prontuários médicos, outros itens são igualmente
importantes, uma vez que eles são fontes de dados para pesquisa do médico científico, provas
judiciais, além de fornecer dados relevantes para tomadas de decisões frente à vida humana e
gestão hospitalar em geral.
A guarda permanente dos prontuários médicos preocupa as instituições de saúde. As
clínicas, hospitais e postos de saúde não têm condição de continuar guardando indefinidamente
tamanho volume documental.
Observando a realidade do Hospital Estadual de Santana – HES, que atende
mensalmente em média aproximadamente 500 internamentos, gerando a abertura de 500 novos
prontuários. Percebe-se que este volume de prontuários é bastante elevado e, consequentemente
os problemas que envolvem a guarda desses documentos são deficitários, causando perdas de
prontuários e acentuando a falta de segurança em torno dos documentos, já que possui somente
02 (duas) salas para arquivamento.
Além do que os prontuários tradicionais em suporte de papel apresentam vários
problemas e dificuldades em seu manuseio diário. Entre estas dificuldades podemos destacar:
 Falta de espaço físico disponível;
 Falta de profissionais qualificados;
 Falta de manutenção preventiva e corretiva nas prateleiras;
 Falta de devolução dos prontuários;
 Prateleiras inadequadas;
 11

 Falta de treinamento para os funcionários do setor;

 Falta de organização e inventário dos acervos existentes;
 Perda excessiva de prontuários;
 Pacientes com dois prontuários;
 Dificuldade na localização dos documentos;
 Tempo excessivo de guarda dos prontuários;
 Dificuldade do entendimento da caligrafia dos profissionais envolvidos no
atendimento do prontuário médico, acarretando utilização de um novo prontuário;
 Redundância das informações;
 Fragilidade do papel utilizado;
 Falta de refrigeração;
 Falta de iluminação;
 Grande número goteiras, causando a destruição de inúmeros prontuários;
 Diferentes locais de arquivamento de prontuários;
 Excessivo número de funcionários manuseando os prontuários;
 Existência de insetos e animais peçonhentos no SAME (ratos e traças);
 Acumulação de poeira;
 Prateleiras com excesso de lotação.
Percebe-se que o prazo para preservação e guarda de prontuários médicos preocupa
principalmente os gestores dos hospitais públicos, principalmente com relação ao que
estabelece a RESOLUÇÃO do CFM Nº 1639, de julho de 2002.

Art. 4º - Estabelecer o prazo mínimo de 20 (vinte) anos, a partir do último registro,

para a preservação dos prontuários médicos em suporte de papel.
Parágrafo único – Findo o prazo estabelecido no caput, e considerando o valor
secundário dos prontuários, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos,
após consulta à Comissão de Revisão de Prontuários, deverá elaborar e aplicar
critérios de amostragem para a preservação definitiva dos documentos em papel que
apresentem informações relevantes do ponto de vista médico-científico, histórico e
social.

No caso de uma instituição de saúde as informações geradas a partir de fatos,

acontecimentos e situações sobre o estado de saúde do paciente e cada procedimento realizado
são escritos de modo claro e conciso, como os pareceres, as prescrições e relatos clínicos feitos
pelos médicos e enfermeiros no hospital, chamado de prontuário do paciente. É uma
documentação que tem grande valor, pois consta um histórico de vida. Nele estão contidas
informações necessárias para avaliar o caso clínico, não somente para os médicos, como
 12

também para o hospital, para estatísticas e pesquisas.

“A instituição hospitalar atua como guardiã legal deste documento, responde por sua
integridade e por sua custódia frente a quem tenha interesse em consultá-lo sem ter o direito de
fazê-lo”. (MALAGÓN-LONDOÑO et al, 2003: p.27).
O tempo para o arquivamento dos prontuários, ou seja, para deixá-los guardados, por
lei, é de 20 (vinte) anos, mesmo que o prontuário em papel ocasionando um grande número de
volume, deve ser muito bem guardado, por ter informações sigilosas. Esses prontuários ficam
arquivados e, passado o prazo, podem servir como pesquisas e estudos de caso, desde que a
identificação do paciente fique em sigilo. Contudo, verifica-se a importância de ter um sistema
informatizado, onde haja um arquivo organizado, sem ocupar espaços e nem acumular poeiras.
Sem contar que a rapidez e agilidade na procura serão bem melhor.
O GED - Gerenciamento Eletrônico é uma soma de tecnologias, produtos e serviços que
permite administrar documentos e arquivos de forma informatizada, como por exemplo papel,
microfilme, som e imagem de arquivos já digitalizados desde o início até o término e
consequentemente o arquivamento, garantindo a conservação da informação.
O Gerenciamento Eletrônico de documentos GED- é o conjunto de tecnologias que
permitem gerenciar a informação documental durante o seu ciclo de vida. O GED-
“armazena, localiza e recupera informações existentes em documentos e dados
eletrônicos “. (BALDAM,et al., 2002:32)

Como exemplo, pode-se citar o Hospital Israelita Albert Einstein que optou pelos
scanners da Kodak por conta dos recursos de captura MVCS (Mid-Volume Capture Software)
que facilitam identificação dos prontuários de internação dos pacientes por meio de utilização
de código de barras. Equipamentos que integram software para Gerenciamento Eletrônico de
Documentos (GED), os scanners possibilitam a verificação da existência ou não de dados no
verso do formulário.
É um método de reconhecimento equivalente à assinatura física em papel. A utilização
dessa, comprova que a mensagem veio do emissor, que para confirmá-la, deve ter a
autenticidade (o receptor pode confirmar que a assinatura foi feita pelo emissor); integridade
(com alguma alteração da mensagem a assinatura não corresponde ao documento); e
irretratabilidade (o emissor não pode admitir que não é verdadeira a autenticidade da
mensagem).

Conforme a Medida provisória 2.200-2, a lei brasileira determina que qualquer

documento digital tem validade legal se for certificado pela ICP6-Brasil (a
ICP oficial brasileira) ou se for certificado por outra ICP e as partes
interessadas concordem com a validade de documentos.
 13

É um conjunto de procedimentos matemáticos realizados com a utilização de

técnicas de criptografia, o que permite, de forma única e exclusiva, a
comprovação da autoria de um determinado conjunto de dados de computador
(um arquivo, um e-mail ou uma transação). A assinatura digital comprova que
a pessoa criou ou concorda com um documento assinado digitalmente, como
a assinatura de próprio punho comprova a autoria de um documento escrito.
(Disponível em < http://sis.funasa.gov.br/infcertificado/assinaturadigital.htm>
Acesso em 20 Agos.2016)

A digitalização é um meio para armazenar documentos, convertendo-os da forma

original (em papel ou microfilme) à imagens digitais, podendo ser armazenados em CD Rom,
disquete, hard disk (winchester), discos óticos, etc. São visualizados em computadores comuns
ou mesmo transformados para locais distantes via comunicação de dados. A vantagem da
digitalização é que possibilita o acesso aos dados com rapidez, agilidade e precisão conforme
documentos originais.

A digitalização é uma tecnologia mais moderna, que consiste na utilização de “scannes”

que lêem cada documento e através de um “software” próprio, armazena a imagem
como um arquivo de computador. É uma forma de gerenciamento da informação tão
eficiente que possibilita encontrar qualquer dado ou informação, entre milhões, em
minutos. (Disponível em: <http:// www.arquivar.com.br/serviços/microfilmagem>
Acesso em 21 Agos. 2016.)

6 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS

O Estagio Supervisionado no Serviço de Arquivo Médico e Estatística – SAME do

Hospital Estadual de Santana, foi realizado através de uma Consultoria Diagnostica através da:

 Observação do ambiente físico para a guarda de prontuários;

 Observação das rotinas de trabalho no setor de arquivamento;
 Descrição dos tipos de atividades desenvolvidas no setor;
 Levantamento da quantidade total de prontuários;
 Levantamento de quantos prontuários já possuem mais de 20 (vinte) anos;
 Levantamento de quantidade de salas, prateleiras e outros materiais permanentes para
arquivar os documentos de papel;
 Quantidade de funcionários que desempenham as atividades no setor;
 Orientação aos funcionários do setor, com relação aos prejuízos causados pelo
arquivamento errado dos prontuários;
 Observação da necessidade de políticas voltadas para os cuidados com a guarda dos
prontuários médicos;
 Verificação de Equipamentos e matérias tecnológicos do setor;
 14

 Verificação se já existe um estudo de viabilidade junto a Secretaria Estadual de Saúde

para implantação dos prontuários eletrônicos por acesso à rede.
 Treinamento de funcionários para operacionalizar o sistema em rede dos prontuários
eletrônicos.

7 DIAGNÓSTICO E ANÁLISE DE WOT

A ferramenta de avaliação utilizada para o diagnostico deste relatório é a Matriz de

Analise de SWOT, a qual possibilita o relacionamento entre as forças e fraquezas,
oportunidades e ameaças encontrados no Serviço de Arquivo Médico e Estatística – SAME,
que trabalha com a guarda e preservação de prontuários médicos, além da elaboração da agenda
médica hospitalar, do Hospital Estadual de Santana – HES, no município de Santana - AP.
7.1 Analise de SWOT.
Forças: Representa as qualidades positivas da empresa, ou seja, tudo aquilo que agrega valores
e está sob o controle da organização.
Fraquezas: As fraquezas são pontos que atrapalham e não trazem vantagens competitivas para
a corporação. Assim como as Forças, as Fraquezas também estão sob o comando da empresa.
Oportunidades: As oportunidades são fatores externos (que não estão sob a influência da
empresa) e quando surgem, trazem benefícios para a corporação.
Para compreendermos o conceito de oportunidades, temos como exemplo uma nova lei que
possa beneficiar a empresa de algum modo;
Ameaças: As ameaças também não estão sob o controle da empresa, porém são fatores que
podem prejudicar a corporação de algum modo. Um exemplo pode ser a entrada de uma grande
empresa no segmento.
Após a conclusão da Mini Consultoria, faz-se necessário a aplicação da análise de
SWOT, como instrumento de avaliação e diagnostico estratégico que permite estabelecer
relação entre os pontos positivos e negativos no ambiente organizacional e operacional. Neste
aspecto, foram avaliadas as variáveis internas e controláveis pelo órgão ou programas. As
oportunidades e ameaças que são resultantes de variáveis externas, que não são diretamente
controláveis.

A construção deste relatório iniciou-se na disciplina Estágio Supervisionado II, com o

objetivo de realização de uma Mini Consultoria, possibilitando a realização de diagnósticos e a
possibilidade de novos caminhos a serem seguidos para melhorar os serviços públicos ofertados
pelo Serviço de Arquivo Médico e Estatística – SAME, à população do município. Os
resultados obtidos são elementos a serem apresentados no diagnóstico de finalização para

atender a disciplina de Estágio Supervisionado III que compõe o oitavo semestre do Curso de
Bacharel em Administração Pública da Universidade Federal do Amapá – UNIFAP.
7.2 Quadro Demonstrativo da Análise de Swot.
Características Internas
Forças
 Motivação da equipe de
profissionais
 Serviço de Arquivo Médico e
Estatística - SAME totalmente
informatizado.
 Localização física bem localizada.
 Parcerias com outras unidades.
 Integração da equipe.
 Demanda alta de pacientes
atendidos.
 Equipe com capacidade de
inovação;
 Facilidade no acesso das
Pontos Positivos
informações.
Chefe do setor, com muitas habilidades
técnicas de liderança.
Oportunidades
 Acesso fácil à informação.
 Grande número de profissionais
disponíveis no mercado de trabalho
 Crescente grau de exigência dos
clientes.
 Parceria e convênios com as
Universidades (campus de estágio).
 Resolução do CMF Nº 1638 de 10
de julho de 2002, - Define o
prontuário médico.
 Resolução do CONARC Nº 22, de
30 de junho de 2005. Define o
prontuário médico.
Características Externas
15
Fraquezas
 Dificuldades na execução dos serviços
internos.
 Falta de controle de empréstimo de
prontuários para outros setores.
 Estrutura física deficitária.
 Falta de mão de obra qualificada.
 Falta de profissionais / voluntários.
 Diferentes locais de armazenamento dos
prontuários.
 Prontuários Repetidos e desorganizados.
 Falta de um sistema de controle.
 Redundância das informações.
 Fragilidade do papel utilizado.
 Falta de registros da execução do
Pontos Negativos
processos críticos
Ameaças
 Escassez de recursos humanos
especializados.
 Renovação excessiva de contratos de
empresas terceirizadas.
 Clientes não tem percepção do valor do
real do atendimento.
 Novas regras da Agência Nacional de
Saúde – ANS.
 Avanços Tecnológicos dos outros centros
de saúde.
 Resolução do CFM Nº 1639, de julho de
2002. Estabelecer o prazo mínimo de 20
(vinte) anos, a partir do último registro,
para a preservação dos prontuários
médicos em suporte de papel.
 Perda de Recursos junto ao Ministério da
Saúde.
 16

7.3 Sugestões de Melhorias de Acordo com Análise Swot.

De acordo com as Ameaças e Fraquezas diagnosticadas através da Análise de Swot no

Serviço de Arquivo e Estatística - SAME do Hospital Estadual de Santana é possível citar como
sugestão de melhorias para realização das atividades do setor:
 Descrição dos processos críticos existentes no setor;
 Mapeamento de cada atividade desenvolvida com início e saída;
 Padronização dos processos críticos ou seja é o registro detalhado de cada atividade da
organização
 Fluxograma com visualização gráfica que seguira cada atividade, evolvendo o setor.
Como sugestão o respectivo mapeamento poderia ser apresentado na seguinte ordem:
Primeiramente o Serviço de Registro de Paciente paralelamente com o Serviço de Marcação de
Consulta e de Internação em seguida o Serviço de Análise de Prontuários, interligado com a
Comissão de Revisão de Prontuários, seguido pelo Serviço de Estatística com apoio da
Comissão de Avaliação de Prontuários e finalizando com o Serviço de Arquivo Médico.
Portanto a adoção de um sistema de gestão de processo adequado, construído através da
implantação de um Planejamento Estratégico, de forma eficaz, uma vez que os principais
processos estarão estruturados e definidos com a finalidade de atender os objetivos estratégicos
da organização. O Registro dos Processos Críticos do SAME do hospital estadual de Santana
poderá: reduzir o tempo de ciclo; diminuição de custos; melhoria da eficiência interna; melhoria
da qualidade; aumento da satisfação dos cidadãos e dos colaboradores.
Ou seja a análise dos Processos críticos possibilita um melhor entendimento do
funcionamento da organização e permite a definição adequada de responsabilidades, a
utilização eficiente dos recursos, a prevenção e solução dos problemas, a eliminação de
atividades redundantes e a identificação clara de todos os envolvidos.
 17

8 CONCLUSÃO

O Estágio Supervisionado em Administração Pública realizado no SAME do Hospital

Estadual de Santana, permitiu vivenciar a realidade da profissão na administração pública. Foi
possível aplicar os conhecimentos teóricos adquiridos durante a graduação, além disso o estágio
possibilitou conhecer de forma prática o funcionamento da Gestão de Processos do SAME, fato
essencial para o amadurecimento, desenvolvimento de habilidades, postura profissional,
proporcionando uma grande experiência para o futuro exercício profissional.
O Estágio como um vínculo educativo profissionalizante, supervisionado e
desenvolvido como parte do projeto pedagógico, bem como do itinerário formativo do
educando. Sendo assim, nota-se que o objetivo do estágio é preparar o estudante para o mercado
de trabalho, colocando-o em contato direto com a atividade profissional para que ele aprenda
na prática as teorias e competências necessárias para exercê-la. Além do mais, visa à
contextualização curricular, ou seja, mostrar ao estudante como aplicar em seu dia a dia os
conhecimentos teóricos adquiridos em sala de aula.
Entende-se que o estágio continua sendo um dos focos principais, por ser considerado
como a melhor maneira de integrar o jovem estudante ao mercado de trabalho e emprego.
Diante desse aspecto, percebe-se que, o Estágio Supervisionado é a exteriorização do
aprendizado acadêmico fora dos limites da universidade. Além do mais nota-se que é o espaço
onde o discente desenvolverá seus conhecimentos junto aos órgãos públicos e privados,
correlacionando a teoria e a prática, contribuindo para uma análise de pontos fortes e fracos na
prática do Estágio Supervisionado na Administração Pública.
Neste sentido as orientações dadas pela professora orientadora foram excelentes, uma
vez que a mesma permitiu que realizássemos uma consultoria diagnostica do setor público
estagiado. As orientações dadas pelo supervisor técnico do setor do SAME, foram suficientes
para realizar as funções exigidas pelas mesmas, foi proporcionado segurança para fazer as
observações e diagnósticos das atividades desenvolvidas no setor.
Não foram encontradas dificuldades para a execução das atividades relacionadas ao
estágio no SAME do Hospital Estadual de Santana, pois a maior parte dos profissionais da
instituição, foram receptivos, contribuindo assim, para que o estágio se realizasse com sucesso.
O Serviço de Atendimento Médico – SAME é o setor responsável no Hospital Estadual
de Santana de controlar, ordenar e arquivar os prontuários dos pacientes, tanto ambulatorial
como da internação. Os documentos arquivados neste setor contêm o histórico do paciente,
dados, informações pessoais, laudos, resultados dos exames realizados, descrições e conclusões,
 18

no qual permanece na instituição por tempo indeterminado. Este setor criado para realizar este
serviço de manutenção, conservação e guarda dos prontuários dos pacientes que necessitam de
assistência.
Neste sentido, a falta de um espaço apropriado devido ao grande volume de papéis, pois
são mais de 80.000,00 (oitenta mil) prontuários de papéis, necessita que este sejam digitalizados.
Pois conforme resolução do Conselho Federal de Medicina, este só pode ser incinerado após
20 (vinte) anos. Observou-se também que o Hospital Estadual de Santana não possui um local
adequado para o arquivamento dos prontuários, sem espaço físico, estrutural e climatizado
inadequadamente, em condições extremamente insalubres.
Durante a realização de Consultoria Diagnóstica no Estágio Supervisionado foi possível
verificar algumas proposituras para melhorar a precária organização dos serviços de sistema de
arquivos médicos e estatísticos – SAME do Hospital Estadual de Santana como: Melhorar as
condições físicas das prateleiras, com redução do peso dos prontuários adicionados às
prateleiras.
Adotar política de preservação e melhor guarda contra a deteriorização dos prontuários
médicos, com utilização de papeis neutros ou alcalinos, também chamados de papel permanente.
Melhorar a climatização. A durabilidade nos papeis é muito baixa quando não há cuidados com
a temperatura. Criação de programas para medir a umidade relativa, temperatura e luz visível
e ultravioleta;
A contratação de uma empresa, ou o convênio com uma Instituição para digitalizar os
prontuários, bem como a implantação de um sistema eletrônico de atendimento em rede com
prontuários eletrônicos é vital para a organização e a administração eficiente do SAME no
Hospital Estadual de Santana, como o Gerenciamento eletrônico – GED, que seria um ótimo
resultado de solução com a redução de espaço físico, alta velocidade, precisão e localização de
documentos.
Estimular o trabalho em equipe, com o comprometimento com os resultados, deve-se
tornar a parte integral e essencial de toda instituição, ou seja, todos os membros da organização,
desde o pessoal operacional, médico, enfermeiro e administradores devem acreditar.
O Prontuário eletrônico é um meio físico, onde estão todas as informações de saúde,
clínicas, e administrativas, e o histórico de vida de um paciente. Muitos benefícios podem ser
obtidos, desde o formato até a guarda desses prontuários. Também apresentando como posposta
a atender a demanda dos novos modelos e alteração e de gerenciamento dos serviços, o PEP, ou
registro Eletrônico de Saúde, quando bem implantado é uma excelente ferramenta de
organização da produção e registro dos serviços.
 19

Para finalizar, o estágio, certamente refletirá no futuro do exercício da profissão como

somatório, possibilitou uma inesquecível e rica experiência proporcionada na pratica das
atividades realizadas, o contato direto com os processos e a execução das atividades
proporcionaram a vivencia entre as teorias vistas em sala de aula e a aplicação das mesmas.
Esse foi um fator positivo, pois possibilitou a vivencia entre a teoria e a pratica tornando
possível o crescimento profissional
 20

9 CRONOGRAMA

CRONOGRAMA DE ATIVIDADES
PERIODO DAS ETAPAS (AGOSTO/DEZEMBRO/2016)
ATIVIDADES 1ª ETAPA 2ª ETAPA 3ª ETAPA 4ª ETAPA 5ª ETAPA 6ª ETAPA
02 09 16 23 30/08 28/11
DESENVOLVIDAS A A A A A A
08/08 15/08 22/08 29/08 06/09 05/12
Apresentação e
Orientação do X
Programa de Estagio
Recolhimento dos
Termos de X
Convênio,
Compromisso e
Planos de Estágio
Entrega do Plano de
Estagio e X
Apresentação no
SAME do HES.
Levantamento
Bibliográfico e X
construção do
Projeto de Estágio
Coleta de dados e
observação X
diagnostica do setor;
Análise da coleta de
dados e discussão X
dos resultados
Entrega do Relatório
Parcial X
Entrega do Relatório
Final X
 21

10 REFERENCIAIS

BALDAM, Roquemar, VALLE, Rogério, CAVALCANTI, Marcos. GED: Gerenciamento

Eletrônico de Documentos. São Paulo: Érica, 2002.

BRASIL. Resolução do Conselho Federal de Medicina nº 1639/2002, art. 4º.

BRASIL. Ministério da saúde. Sistema de Informação Hospitalar. Manucl Técnico ou

operacional do sistema. [2015]. Disponível em:
<http://www.saude.sc.gov.br/sih/versoes/manuais/MANUAL_SIH_janeiro_2015.pdf>.
<Acesso em: 04 set. 2016>.

BRASIL. Conselho Federal de Medicina. Define o prontuário médico e forma

obrigatória a criação da comissão de divisão de prontuários nas instituições de saúde.
Resolução nº 1.638 de 10 de julho de 2002. Disponível em:
<http://www.portalmedico.org.br/resolucoes/cfm/2002/1638_2002.htm>. <Acesso em: 02 set.
2016>.

BRASIL. Conselho Federal de Medicina. Aprova as "Normas Técnicas para o Uso de

Sistemas Informatizados para a Guarda e Manuseio do Prontuário Médico", dispõe
sobre tempo de guarda dos prontuários, estabelece critérios para certificação dos
sistemas de informação e dá outras providências. Resolução nº 1639 de 10 de julho de
2002. Disponível em:
<http://www.portalmedico.org.br/resolucoes/cfm/2002/1639_2002.htm>. <Acesso em 02 set
2016>.

BRASIL. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS – CONARQ. Dispõe sobre as

diretrizes para a avaliação de documentos em instituições de saúde. Resolução CONARQ
N] 22, de 30 de junho de 2005.

CARRIJO, Luciene. Análise da gestão do sistema de arquivo médico hospitalar de base

do distrito federal. Disponível em
<http://repositorio.ufsm.br:8080/xmlui/bitstream/handle/1/816/Carrijo_Luciene.pdf?sequence
=1>. <Acesso em 04 set 2016>.

MALAGÓN-LONDONO, Gustavo; MOREIRA, Ricardo Galán; LAVERDE, Gabriel Pontón

et al. Administração hospitalar. 2 ed. Rio de Janeiro, Editora Guanabara Koogan S.A., 2003.

MASSAD, Eduardo; MARIN, Heimar de Fátima; AZEVEDO NETO, Raymundo Soares de et

al. O prontuário eletrônica do paciente na assistência, informação e conhecimento médico.
São Paulo: H. de F. Marin, 2003.

MEZAMO,João Catarin. Gestão de qualidade na saúde: Princípios básicos. 1ªed, São

Paulo, 2001.obras consultadas.

PEDROSA, Tania Moreira Grillo. Hospital: gestão Operacional e Sistema de Garantia de

qualidade, viabilizando a sobrevivência. Rio de Janeiro, Editora Médica e Científica
Ltda,2003.
 22

PROAHSA. Manual de organização e procedimentos hospitalares. São Paulo,

FGV/EAESP/HC/FMSP, 1987.

http://wwwbr.kodak.com/BR/pt/corp/sala_imprensa/noticiasLocais/produtos/2005/albert_einst
ein.shtml?primeiro=7
http:// www.arquivar.com.br/serviços/microfilmagem. Disponível em 21/08/2016.

http://www.arquivistasbahia.org/pgsec_arquioque.htm/. Disponível em 20/08/20016.

http://www.facecla.com.br/revistas/resi/edicoes/ed7artigo09.pdf.Disponível 20/08/2016.

http://sis.funasa.gov.br/infcertificado/assinaturadigital.htm /Disponível em:20 de Agosto de

2016.
 23

DE ACORDO:

_____________________________________
Rosa Maria Barbosa Freitas
Estagiária

_________________________________________-
Marcelo Soares da Silva
Supervisor do Órgão/Empresa

_______________________________________
Regiane Rezende
Professora. Esp. Estágio Supervisionado III
 24

11 ANEXOS

Anexo I – Termo de Compromisso

25
 26

Anexo II – Plano de Estagio

 27

Anexo III –Frequência do Estagio Supervisionado

28
 29

Anexo IV – Formulário de Avaliação do Estagiário.