MÓDULO FM – Orçamentos

Controle dos recursos financeiros

(FI-FM)

Objetivo
As funções deste componente dão suporte à criação de orçamentos. As tarefas de
Controle dos recursos financeiros são: orçar todas as receitas e despesas de áreas
de responsabilidade individuais, supervisionar movimentos futuros de recursos
financeiros com base no orçamento disponível e evitar orçamentos excedidos. O
orçamento pode ser adaptado para modificações de condições por meio da entrada
de liberações, suplementos, retornos e transferências.

Integração
A Controle dos recursos financeiros é totalmente integrada com os outros
componentes do sistema R/3. O componente a ser usado em cada caso depende
dos requisitos específicos do empreendimento. Um requisito básico para o uso do
Controle dos recursos financeiros é a integração com o componente Contabilidade
Geral (FI-GL).
A integração com a Administração de materiais significa que é possível, por
exemplo, reproduzir e supervisionar operações de suprimento do início ao fim.
A integração também garante que todos os dados necessários para administrar o
orçamento estejam disponíveis como e quando forem necessários.
Para obter informações detalhadas sobre os dados de outros componentes que
podem ser atualizados no Controle dos recursos financeiros, consultar
Atualização de dados reais e de obrigações.

Conjunto de funções
A Controle dos recursos financeiros permite manter uma verificação precisa de:
 receitas e despesas ou transação contábil relevantes para os recursos
financeiros da empresa;
 orçamento, considerando as seguintes questões:
 Quais recursos financeiros as áreas de responsabilidade receberão?
 De onde provêm esses recursos financeiros (origem de recursos
financeiros)
 Para que são usados os recursos financeiros? (Utilização de recursos)
 O equilíbrio financeiro da empresa, com a comparação de valores de
compromisso e reais com o orçamento atual.
Dados básicos

Objetivo
Este componente oferece todas as funções para reprodução da estrutura de
orçamento
do empreendimento em Administração de orçamento. O empreendimento é dividid o de acordo
com pontos de vista organizacional e funcional:
Os dados mestre
a seguir devem ser definidos de acordo com os requisitos individuais:
 Centros financeiros
Os centros financeiros são usados para representar as unidades
organizacionais (áreas de responsabilidade, departamentos, projetos) e são
dispostos em uma hierarquia.
 Itens de orçamento
Os itens de orçamento são usados para representar aspectos funcionais
(estruturas de despesas e receitas) em uma hierarquia. Eles são usados para
repartir orçamentos de acordo com o conteúdo e transações contábeis com
efeito sobre a liquidez nos itens de receita e nos itens de despesa.
Os fundos podem ser u
s ados para subdividir orçamentos.
 Fundos e aplicações de fundos.
Os fundos permitem criar uma comprovação exata de origem e aplicação de
fundos. É possível usar fundos para administrar recursos de terceiros.

Integração
Ligações entre os dados básicos em componentes diferentes
Com o sistema SAP,
é possível criar uma ligação flexível, de ampla extensão, entre os dados básicos em
Administração de orçamento e os dados básicos em outros componentes.

 Definir um item de orçamento na conta do Razão

 Atribuir a classificação contábil de AdO (item de orçamento, centro
financeiro, fundo) a uma classificação contábil CO (classe de custo, centro de
custo, elemento PEP, ordem, centro de lucro)
 Atribuir centro financeiro ou fundo ao registro mestre do pessoal
Essas ligações mantêm o trabalho de entrada de dados em um mínimo. A entrada
de uma classificação contábil
de AdO é opcional. O sistema deriva a classificação contábil de AdO da atribuição relevante.
Os dados de lançamento relevantes à Administração de orçamento podem ser passados dos
sistemas de alimentação para Administração de orçamento automaticamente.
Previsão de tesouraria, Administração de caixa do projeto e Administração
de orçamento
Previsão de tesouraria e Administração de fundos de caixa de projeto usam os
mesmos itens de orçamento que a Administração de orçamento. Se usar um desses
dois componentes, bem como Administração de orçamento, lembrar que as
modificações feitas nos dados básicos afetam os dois componentes.

Conjunto de funções
Como atualizar dados mestre
 Hierarquia de itens de orçamento
O registro de dados de lançamento dos sistemas de alimentação da
Administração de orçamento é controlado por meio dos parâmetros de
controle nos registros mestre do item de orçamento, que é como são
exibidos no sistema de relatórios.
 Hierarquia de centro financeiro
 Fundos e aplicações de fundos
Administração de status
Com a ativação da administração de status,
é possível controlar as opera ções comerciais em Administração de orçamento para:
 Combinações individuais de itens de orçamento, centros financeiros e fundos
 Objetos individuais, como todos os itens de orçamento ou todos os centros
financeiros
Atualização de classe
É possível usar as funções
do Sistema de classes na Administração d e orçamento para administrar uma
ampla extensão de informações que não podem ser definidas nos próprios registros mestre.

Restrições
O sistema não registra
em log modificações nas relações hierárquicas entre itens de orçamento e centros financeiros
em documentos de modificação. Por esta razão, não se deve fazer modificação alguma na
hierarquia, uma vez que foi ativada aAdministração de orçamento.

Como configurar a Administração

de orçamento
Para instalar o R/3, atualizar o sistema ou modificar releases do
componente Administração de
Orçamento e todos os outros componentes SAP, o sistema R/3 contém um Guia de
implementação (IMG) disponível on-line.
Entre as especificações que puderem ser feitas usando o Guia de Implementação
(IGM) para Administração de Orçamento, estão os
dados mestre, atualizações reais e de compromisso s e elaboração do orçamento .
Geralmente,
entra-se as opções do sistema com Projeto customizing, que é preciso criar com o

menu Customizing. Isto pode ser feito no menu standard SAP

em Ferramentas ® AcceleratedSAP ® Customizing ® Administração de

Projetos. Selecionar Guia de implementação de referência SAP para ver todos os guias
de implementação disponíveis no sistema R/3, divididos da mesma maneira que nos
componentes de aplicação R/3. Estes componentes de aplicação R/3 exibem todas as
aplicações e funções que o Guia de implementação de referênciaSAP oferece. O Guia de
implementação (IMG) da Administração de Orçamento está no nódulo "Contabilidade
financeira".
Marcar as funções dos componentes de aplicação R/3 que deseja implementar em
sua empresa e gerar os assim chamados guias de implementação de projeto. Neles
é possível limitar as transações de Customizing disponíveis conforme suas
necessidades. É possível gerar diferentes projetos de implementação se desejar,
contendo diferentes transações de Customizing.
P ode -se , por exemplo, criar um projeto que contenha todas as "Atividades obrigatórias" e
outro que contenha todas as "Atividades opcionais". O processamento dos guias de
implementação de projeto é feito no menu do Customizing em Processar projeto.

Dependendo da visão gerada no projeto de implementação, apenas

as transações de Customizing que tiverem sido selecionadas ficam
disponíveis, não todas as funções.
Em
uma estrutura de Guia de implementação, é possível:
 Ler a documentação necessária para executar a transação de Customizing
 Executar a transação de Customizing
 Entrar a documentação do projeto
Para obter mais informações sobre a implementação do sistema e como trabalhar
com o Guia de implementação,
consultar a documentação do Customizing. Selecionar Ajuda ® Ajuda ampliada no menu do
Customizing para isso.
O Guia de implementação Administração de
orçamento contém uma descrição detalhada do que é necessário para implementar essa parte
do sistema.

Como elaborar o orçamento e

controle de disponibilidade
Objetivo
Este componente dá suporte às funções do processo de elaboração do orçamento e
monitorização dos fundos disponíveis.
Elaboração do orçamento
O orçamento é atribuído de acordo com um perfil de orçamento definido e várias
versões do orçamento. É possível alocar orçamentos globais ou anuais. É possível
alocar um orçamento global somente se estiverem sendo usados fundos.
Com as funções deste componente, é possível alocar o orçamento segundo o
princípio top-down ou princípio bottom-up. As regras básicas para a atribuição de
orçamento são definidas na
Estrutura de orçamento, um procedimento que facilita a atribuição de orçamentos em nível
central ou local. As regras definidas na estrutura de orçamento incluem que áreas de
responsabilidade (centros financeiros) podem usar o orçamento em que categorias de
despesas (itens financeiros) e como o orçamento pode ser distribuído dentro de uma hierarquia
de orçamento para centros financeiros e itens financeiros individuais.
O orçamento pode ser adaptado para modificações de condições por meio da
entrada de liberações, suplementos, retornos e transferências.
Controle de disponibilidade
No framework da execução do orçamento é possível solicitar as disposições para
despesas previstas por meio da
Reserva de recursos Lançamentos nos sistemas de alimentação da Administração de
orçamento referentes a essas reservas de recurso estabelecem obrigações (compromissos,
como p. ex. um pedido) e incorrem em dados reais (como p. ex. por meio de faturas e
pagamentos). Essas duas formas de utilização do orçamento são conhecidas coletivamente
como atribuições de recursos.
A administração de orçamento pode usar o sistema de informação para comparar a
utilização do orçamento e os recursos atualmente disponíveis. Além da síntese de
recursos no sistema de informação, que age como um controle de disponibilidade
"passivo", o componente inclui uma ferramenta de controle de disponibilidade
"ativa" cujas funções impedem que o orçamento seja excedido.
Integração
O controle de disponibilidade influencia os procedimentos de lançamento na
Administração de orçamento - fundos destinados, transferências de fundos,
transferências de orçamento, suplementos do orçamento – assim como as
operações de lançamento nos componentes integrados com a Administração de
orçamento. Para obter mais informações sobre quais componentes são integrados
com a Administração de orçamento, consultar
Atualização real e compromisso.
Quando se entra uma atividade, como uma ordem de compra, que é atribuída a um
centro financeiro e a um item financeiro, o sistema verifica se o orçamento ou os
fundos liberados que estão disponíveis são suficientes.

Se existir o uso integrado de

Controlling com a Administração de orçamento, o controle de disponibilidade pode estar ativo
na Administração de recursos e nas ordens e projetos de Controlling.
Por motivos de performance, é necessário decidir em qual componente se deseja
ativá-lo.
Conjunto de funções
 Este componente oferece
Uma grande variedade de ferramentas para a atualização de orçamentos:
 Atualizar diferentes versões do orçamento emOrçamento de pagamento e Orçamento de
obrigações.
 Atualizar textos do orçamento
 Usar liberações para controlar as atribuições de orçamento
 Usar suplementos do orçamento, restituições e transferência para atualizar orçamentos
 Como exibir orçamentos periódicos
Controle detalhado de orçamento:
 Executar o controle de disponibilidade contra liberações
 Executar o controle de disponibilidade contra orçamento anual ou global
 Limites de tolerância
A definição do limite de tolerância permite uma definição individual de cada
item de orçamento, centro financeiro e fundo para grupos individuais de
operações (como pedido, lançamento efetivo).
 O grau de utilização do orçamento (porcentagem ou absoluto) no qual o
sistema reage
 Como o sistema reage: Com um aviso, com um aviso e correio eletrônico
para o responsável pelo orçamento, com uma mensagem de erro que rejeita o
lançamento.

Lançamentos
Objetivo
Este componente contém as funções necessárias para processar os movimentos de
lançamento na execução do orçamento.
Os dados de lançamento são gravados como totais e como partidas individuais.
Fundos destinados
Ao usar
Fundos destinados tanto os aspectos das receitas quanto das despesas são tratados. Assim é
possível, por um lado, considerar as receitas previstas e as entradas de recursos de orçamento
ligadas a elas. Por outro lado, é possível destinar os fundos apropriados para despesas
previstas, para as quais a exata aplicação de fundos não precisa ser conhecida.
Ao usar bloqueios de orçamento é possível bloquear completamente o acesso ao
orçamento já atribuído. Este orçamento não está mais disponível para outras
transações contábeis.
Transferências de recursos
Ao usar as transferências de fundos é possível transferir fundos atribuídos, que
estão em uma classificação contábil particular da Administração de orçamento, para
outras classificações contábeis da Administração de orçamento.
Integração
Integração com outros componentes no sistema R/3
No quadro da execução do orçamento é possível solicitar os recursos destinados do orçamento
tanto com as transações contábeis da contabilidade quanto as de compras. Os fundos
destinados são reduzidos por documentos da contabilidade financeira ou por documentos de
compra. Ao fazer isso, o orçamento é consumido.
 Função desejada Componentes requeridos

Como reduzir fundos destinados com Administração de compras

documentos de compra

Como reduzir com documentos da Contabilidade geral, contabilidade de fornecedores,

contabilidade financeira contabilidade de clientes

Como ilustrar um processo de aprovação SAP Business Workflow

O
gráfico representa as opções disponíveis para reduzir os fundos destinados com documentos
da contabilidade financeira e documentos de compra.
Com outros componentes da Administração de orçamento
Dependendo do perfil de atualização válido, os fundos destinados afetam o
orçamento. Os fundos destinados tomam parte no controle ativo de disponibilidade
(AAC) quando são criados e reduzidos. O AAC verifica se o orçamento disponível
ainda é suficiente de acordo com os limites de tolerância definidos. Para obter mais
informações, consultar
Opções de controle de disponibilidade.
Os fundos destinados são exibidos no sistema de informação como compromissos.
Conjunto de funções
Despesas:
O sistema SAP fornece várias maneiras de solicitar orçamentos para propósitos específicos:
 Reservas de finanças
 Pré-comprometimento de recursos
 Comprometimento de recursos
Junto com o Workflow, isto permite diferenciar as disposições do orçamento e monitorizar e
controlar o uso do orçamento de maneira eficiente. Para obter mais informações,
consultar Como destinar fundos para despesas previstas.
 Bloqueio de recursos
Receitas: receitas previstas
Transferências Transferências de recursos

Como registrar dados reais e de

compromisso

Objetivo
A
Administração de orçamento (FI-FM) usa dados de vários componentes de aplicação d o
sistema SAP, especialmente da Contabilidade financeira (FI), Administração de materiais (MM),
e Recursos humanos (HR), para reproduzir determinados processos empresariais.
Os dados de lançamento de outros componentes são transferidos para
Administração de orçamento . São registrados lá, como dados reais ou de compromisso e
podem se exibidos no sistema de informação. Assim, por exemplo, o lançamento de uma
entrada de fatura leva à atualização das obrigações de pagamento em Administração de
orçamento .
A Administração de orçamento diferencia os dados de acordo com o avanço do
processamento no sistema. Todos os dados entrados até a emissão ou entrada de
fatura são dados de compromisso, como pedidos e requisições de compra. Todos os
demais dados são reais. Os dados são registrados com base em um dos
perfis de atualização fornecidos com o sistema.
Este componente
dá suporte à integração d a Administração de orçamento com outros componentes no
sistema R/3 em linha com seus requisitos .

Conjunto de funções
Integração com outros componentes no sistema R/3
Integração Requisito

Contabilidade financeira

Lançamentos na conta do Razão Contabilidade do Razão (FI-GL)

Contas a pagar Contabilidade de

recursos humanos (FI-AP)

Contas a receber Contabilidade de

recursos humanos (FI-AR)

Lançamentos de imobilizado Administração do imobilizado

(FI-AA

Despesas de viagem  Administração

de viagens de negócios (FI-TV ou PA-TV)
 Administração de pessoal
(PA-PA)

Controlling
 Rateio real Controlling de custos indiretos
 Transferência de partida individual real (CO-OM)
 Transferência de custos primários reais
 Distribuição real
 Alocação indireta de atividade
 Apropriação de custos de ordem
 Delimitação de custos reais
 Alocação real de atividade

Administração de materiais
 Requisição de compra  Compras (MM-PUR)
 Pedidos  Serviços externos (MM-SRV)

 Entrada de mercadorias Administr.

 Saída de mercadorias estoques (MM-IM)

Entrada de faturas Revisão de faturas

(MM-IV)

Manutenção

Ordens de manutenção Processamento de manutenção

(PM-WOC)

Sistema de projetos

Redes Estruturas operativas

(PS-ST-OPR)

Vendas e distribuição

Faturamento  Vendas
(SD-SLS)
 Expedição
(SD-SHP)
 F
aturamento (SD-BIL)

Recursos humanos

Cálculo das folhas de pagamento  Cálculo

das folhas de pagamento (PA-PY)
 Administração de pessoal
(PA-PA)

Os lançamentos que causam despesas no sistema R/3 ou que levam a um

compromisso de pagamento causam a geração de muitos documentos na
Administração de orçamento. Para a sua geração, o sistema usa informações do
documento da contabilidade financeira que, por exemplo, é gerado quando uma
requisição de compra ou pedido é gerado. Para lançamentos em outros
componentes a serem passados para a Administração de orçamento, deve-se ter a
Contabilidade do Razão (FI-GL) em uso.
Integração com outros componentes FI-FM
Ao
se lançar documentos no s sistema s alimentador es da Administração de orçamento , estes
ficam sujeitos aoControle de disponibilidade ativo.

O componente Administração de materiais (MM) é usado para o

processamento de pedidos. A Administração de orçamento está
completamente integrada com MM. Quando é lançado um pedido, o
controle de disponibilidade verifica se existe orçamento suficiente
disponível. Se existir, os dados do lançamento são passados
automaticamente para a Administração de orçamento e exibidos no
sistema de informação como despesas, sob "Pedidos". O sistema rejeita o pedido, caso não
haja orçamento suficiente.