MAIS PRODUTIVIDADE

NO ESCRITÓRIO COM
FLUXO CONTÍNUO!
Saiba como criar um fluxo contínuo no escritório!
Dicas para aproveitar a leitura!

Olá, tudo bem!

Antes do começar a leitura temos algumas dicas para que você possa TEXTO
aproveitar ao máximo nosso material.

Este ebook é um PDF interativo, isso significa que aqui além do texto, Letícia Castello Branco
você também vai encontrar links, botões e um índice clicável para que Analista de processos - Terzoni
sua navegação seja bem tranquila.

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que deseja ler.

Boa leitura!

2 Fluxo Contínuo e Célula ir ao índice

Índice
Introdução ....................................................................................... 04
Takt Time ........................................................................................ 05
Sobre nós ..................................................................................... 15
Fluxo contínuo .............................................................................. 07
Células de trabalho ...................................................................... 09
Contorne os obstáculos ............................................................. 11
Desenvolva um fluxo contínuo ................................................. 12
Conclusão ......................................................................................... 13

Conteúdos relacionados ............................................................ 14

Sobre nós .......................................................................................... 15
Case de sucesso ............................................................................. 16

3 Fluxo Contínuo e Célula

INTRODUÇÃO

Apesar de não tão disseminado como o Lean Manufacturing, o Lean

Office vem ganhando espaço no ambiente administrativo, ajudando a
tornar os escritórios em escritórios enxutos através da eliminação dos
desperdícios. O grande desafio é que muitas vezes os métodos para au-
mentar a eficiência e produtividade não são bem recebidos pelo públi-
co das áreas administrativas.

A padronização é a metodologia que define a maneira correta de pro-

cessar uma atividade e o tempo exato de realização da mesma para
criar qualidade e eficiência em seu desenvolvimento, e o fluxo contínuo
permite que todas as tarefas sejam realizadas dentro do prazo e sigam
uma sequência lógica sem desperdícios de espera e superprodução.

De todo modo, os funcionários de ambientes administrativos defen-

dem que a rotina de escritório se altera a cada dia e que os serviços
diários não são como produtos que são fáceis de mensurar, visualizar e
controlar. Contudo, chegou o momento de quebrar esse paradigma e
entender que otimizar o fluxo de processos administrativos é tão funda-
mental quanto aqueles de processos fabris.

Por isso neste ebook vamos apresentar metodologias e dicas para você
transformar seus processos em fluxo contínuo e se impressionar com os
resultados que sua equipe vai alcançar!

4 Fluxo Contínuo e Célula voltar ao índice

 TAKT TIME
O conceito de takt time, ou seja, ritmo de produção, que é calculado
pela divisão da disponibilidade diária pela demanda de produtos ou
serviços. No meio industrial é muito simples identificar a produção por
meio de históricos da entrada dos pedidos e do relatório de vendas dis-
ponibilizados por um sistema ou planilha.

Já no mundo administrativo muitas vezes é complexo prever o número

real de solicitações e serviços, pois além da alta variabilidade de tarefas
que uma pessoa exerce, não há controle de produção por atividade.

Um bom exemplo pala ilustrar este contexto é a rotina de um fun-

cionário do setor de compras: as demandas de solicitações de cota-
ção são altamente variáveis, algumas são pequenas e rápidas, outras
requerem mais tempo e atenção. Assim, a partir de um estudo de
variação e volume, define-se a capacidade de quantas cotações pode-
riam ser concluídas dentro da disponibilidade de um dia.

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Tendo determinado o takt de capacidade é fundamental observar a va-
riação que ocorre. À medida que a demanda varia, podemos ajustar o
tempo de takt para cima ou para baixo, de acordo com a nova tendên-
cia.

Outro fato comum encontrado em funções administrativas é a grande

diversidade de atividades em um só posto de trabalho. As atividades
não são rotineiras, há muitos serviços realizados em um único dia, então
neste caso, atribuímos a disponibilidade diária ao takt time.

Se assumirmos que cada funcionário está disponível nove horas por

dia e a demanda de sua atividade padrão não ocupa todo o tempo dis-
ponível, a capacidade pode ser repartida em diversas tarefas. Assim, o
funcionário consegue atender a demanda exigida, bem como terá tem-
po suficiente para outras tarefas que atendam às necessidades da em-
presa e dos clientes.

6 Fluxo Contínuo e Célula voltar ao índice

 FLUXO CONTÍNUO

É um sistema de trabalho que coloca fluxo entre as etapas de um pro-

cedimento, determinando a sequência, estabelecendo prioridades,
diminuindo ou eliminando variação e reduzindo assim o lead time do
processo como um todo.

Este sistema permite que as tarefas fluam sem interrupção, o que sig-
nifica movimentar uma tarefa por vez continuamente ao longo de uma
série de etapas de atividades, sendo que em cada passo é realizado
apenas o que é exigido pela etapa seguinte.

O desafio no escritório é que as atividades normalmente são concluí-

das de acordo com a priorização de cada um, ou seja, uma tarefa não
é sistematicamente realizada após a conclusão da antecessora, o fun-
cionário escolhe e prioriza quando e qual atividade realizar.

voltar ao índice Fluxo Contínuo e Célula 7

Outro fator é que devido aos lotes criados pelos próprios funcionários,
muitas vezes se recebe um alto volume de tarefas de uma vez, criando
assim desperdício de espera e superprodução.

Se você não conhece os 8 desperdícios que podem ser eliminados

com a metodologia Lean clique aqui para saber mais!

Nos fluxos de escritório, os tempos de espera costumam ser o maior

problema: um pedido de aprovação, por exemplo, pode ser enviado a
um gerente em tempo hábil, mas acaba ficando em seu e-mail ou em
sua mesa até que ele separe um tempo para aprová-lo.

Seria excelente se pudéssemos projetar todas as salas de escritório em

linhas de processo para facilitar o fluxo contínuo. No entanto, geral-
mente os funcionários são encarregados de realizar responsabilidades
diversas e não é simples dedicar funcionários em tempo integral a um
único serviço.

Dessa forma, o certo a fazer é criar fluxo contínuo por meio de células de
trabalho que funcionem um período em horários predefinidos durante
o dia ou a semana.

8 Fluxo Contínuo e Célula voltar ao índice

 CÉLULAS DE TRABALHO

Vamos chamar de células de trabalho a disposição das pessoas necessári-

as para um serviço colocando-as, quando possível, umas próximas das
outras, na sequência das atividades que serão realizadas.

O arranjo de células é vantajoso pois otimiza a utilização do espaço, re-

duz gastos com o transporte entre as atividades, acelera o processo e
aumenta a produtividade.

Como o trabalho passa a ser padronizado, as tarefas são divididas entre

os funcionários de uma forma equilibrada e balanceada, simplificando
atividades mais complexas e diminuindo o tempo de produção por tare-
fa.

O fluxo contínuo garante que o trabalho avance em sequência sem alte-

rações de prioridade, redirecionamentos ou decisões de gerenciamento.

De tal modo, os funcionários dessas células conseguem fluir o trabalho

de maneira contínua para somente depois realizar as outras responsa-
bilidades. Todos possuem os artefatos necessários a fim de permitir que
todo trabalho seja concluído antes da próxima atividade no fluxo.

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Fluxo Contínuo e Célula 9
 O conceito de divisão de tarefas em células também pode ser uti-
lizado quando o processo possui uma segmentação de atividades
em que a próxima etapa de um fluxo gera mais de uma alternativa
de continuação.
Por exemplo, toda análise de documento gera opção do mesmo es-
tar conforme ou não, ou seja, a etapa seguinte de análise depende
do status do documento, podendo ser a continuação padrão do
fluxo ou a solução de problemas no documento, que chamamos de
fluxo especial. O gráfico abaixo representa as atividades de liberação
de crédito em que todos os funcionários do setor são responsáveis
por realizar todas as tarefas.
O processo de clientes liberados flui até o momento em que uma
parte dos clientes são bloqueados.
Neste caso, demanda-se tempo para analisar as causas e encontrar
soluções para efetivar a liberação, atrasando o processo como um
todo e reduzindo a capacidade de liberações diárias. Analisando
esta configuração é aconselhado separar as etapas em duas células
de trabalho:
Célula de processo padrão: funcionários dedicados somente
aos clientes regularizados, quando este grupo se depara com um
cliente bloqueado ele passa diretamente para outra célula agir.
Célula de processo especial: funcionários dedicados somente aos
clientes bloqueados.
Assim, o fluxo flui sem interrupções e as liberações acontecem de
forma mais rápida, aumentando a capacidade diária de liberação
de créditos.

SIM
SOLICITAÇÃO  ANÁLISE DE CONSULTA TELA STATUS CONSULTA TELA
DE CRÉDITO CRÉDITO STATUS DO PEDIDO OK? STATUS DO PEDIDO

NÃO

ANÁLISE PEDIDOS
C/ PRAZO PGTO
BLOQUEADO

ANÁLISE (HISTÓRICO,
CAMPANHA,
CONDIÇÃO)

SOLUÇÃO DE
PROBLEMAS
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CONTORNE OS OBSTÁCULOS!

QUEBRE AS BARREIRAS
DAS TAREFAS VIRTUAIS
As células de processamento podem até ser cria-
das quando os funcionários não estão presentes
no mesmo local através de células de trabalho
virtuais em que regras de e-mail são pré-estabe-
lecidas. Logo, em um momento definido, um fun-
cionário realiza o trabalho e o envia por e-mail para
a próxima pessoa no fluxo, que então o processa.
TORNE O FLUXO VISUAL
Uma maneira de tornar o fluxo visual é colocar um
item que chame atenção em cima da mesa, como
por exemplo, uma placa, um bastão, uma bandeira,
e este deve ser passado ent re os membros de uma
célula à medida que o trabalho se move em torno
dele, assim qualquer funcionário consegue identi-
ficar em qual fase a tarefa se encontra.

UNIR A EQUIPE NO
MESMO LOCAL DE TRABAL
HO SEM DESCULPAS POR
Quando os funcionários não trabalham perto um
do FALTA DE TEMPO!
outro ou até mesmo em filiais diferentes, pod
emos cessamento de
criar as células dedicadas a um período de tem É fundamental criar células de pro
po ios consigam
pré-estabelecido para que os participantes pos meio período para que os funcionár
sam balhos e cum-
se reunir em uma sala de reuniões, restaurante dispor do seu tempo para outros tra
ou durante o dia,
coworking. Assim, todos reservam tempo nas age prir suas outras responsabilidades
n- cessamento de
das e passam a se dedicar à célula criada no fora do tempo reservado para o pro
mo-
mento certo. fluxo contínuo.

11 Fluxo Contínuo e Célula voltar ao índice

 DESENVOLVA UM FLUXO CONTÍNUO!

Agora, seguem algumas dicas para desenvolver uma célula de trabalho

e tornar seu fluxo contínuo:

• Desenhe o fluxo do processo;

• Verifique a demanda diária/semanal/mensal;
• Defina se a demanda utilizada será resultado da média, pico ou his-
tograma;
• Elimine desperdícios: qualquer atividade atualmente sendo realiza-
da, mas que poderia ser eliminada sem afetar a entrega do serviço, é
considerada um desperdício e deve ser eliminada;
• Separe as atividades em atividades padrões, especiais e secundárias;
• Crie dois GBO’s, um para o processo padrão e outro para o processo
especial e balanceie as operações de forma a criar o fluxo contínuo;
• Defina novas células e padronize seu processo.

voltar ao índice Fluxo Contínuo e Célula 12

CONCLUSÃO

O uso da metodologia de criar o fluxo contínuo e dividirmos as ativi-

dades em células de trabalho gera muitos benefícios, dentre eles con-
seguimos evitar ou até mesmo eliminar os seguintes desperdícios:

DESPERDÍCIO DE TRANSPORTE: longas distância percorridas para

entrega de materiais e documentos para a próxima atividade.

MOVIMENTO IMPRODUTIVO: fluxo irregular de pessoas entre as es-

tações de trabalho.

DEFEITO: Retrabalho, checagens desnecessárias.

PROCESSAMENTO DESNECESSÁRIO: Esforços para lidar com infor-

mações desnecessárias ou na solução de problemas causados pela falta
de padronização.

EXCESSO DE PRODUÇÃO E ESTOQUE: são os esforços despendidos

em processos que ainda não podem ser utilizados pela função seguinte.

ESPERA: espera por informações, assinaturas ou retorno de uma

ligação.

DESPERDÍCIO INTELECTUAL: Os funcionários se dedicam e gastam

energia em atividades que não estão vinculadas ao fluxo de valor ou
atividade principal ou perdem o foco durante o trabalho.

13 Fluxo Contínuo e Célula voltar ao índice


Este ebook foi produzido em parceria com a Terzoni Consultoria e
Escola de Negócios, empresa parceira com 14 anos de experiência e
mais de 400 projetos de gestão de processos implantados em todo
o país.
14 Fluxo Contínuo e Célula
A Terzoni realiza projetos de consultoria em gestão empresarial e de-
senvolve pessoas através de programas de treinamento que se aplicam
diretamente ao ambiente de trabalho.
CONSULTORIA EMPRESARIAL
Nossos projetos de consultoria se concentram em melhorias e padroni-
zação de processos operacionais ou administrativos.
Tais transformações trazem resultados de aumento de produtividade,
redução de custos, geração de caixa e incremento de margens de lucro
através de ferramentas de gestão como: Lean Manufacturing, Lean Offi-
ce, Balanced Scorecard e Gestão Financeira.
Resultados grantidos nos processos administrativos:
• Aumentar a produtividade da área em até 50%.
• Reduzir os prazos e entregas de dados e informações em até 40%
• Eliminar produção e transporte físico de documentos em até 100%
• Reduzir etapas de criação e aprovação de relatórios em até 50%
• Aumentar a disponibilidade dos colaboradores em até 60%
Fale com um consultor
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 CASE DE SUCESSO!
Veja como foi a experiência do Marcio com o Lean Office!

O Marcio Silva, Gerente de Processos e Qualidade do Sicoob, aluno da

6ª turma de certificação em Lean implementou um projeto de Lean
Office ele conseguiu:

- Aumentar a produção em 140%;

- Reduzir pela metade as etapas do processo;
- Diminuir o tempo de produção de 5:00 para 1:30 minutos;
- Reduzir em 50% os custos anuais da empresa.

Assistir Case!

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