UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO

FACULDADE DE ECONOMIA E ADMINISTRAÇÃO

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO

Disciplina: SISTEMAS ADMINISTRATIVOS — EAD-201

METODOLOGIA DA ANÁLISE SISTÊMICA

1978

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 UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO

FACULDADE DE ECONOMIA E ADMINISTRAÇÃO

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO

Disciplina: SISTEMAS ADMINISTRATIVOS - EAD-201

Professor: Oswaldo Scaico

METODOLOGIA DA ANÁLISE SISTÊMICA

1 - INTRODUÇÃO

A tendência mais recente no domínio da Administração é a de abordar seus mais variados assuntos
e problemas através do chamado enfoque sistêmico. A metodologia desse enfoque consiste
essencialmente em encarar o objeto de estudo corno um sistema, o que conduz a identificação dos
seus elementos constitutivos básicos (conforme será exposto adiante).

Este tipo de abordagem, por envolver uma metodologia de natureza bastante geral, apresenta
aspectos interdisciplinares que a tornam um instrumento eficaz na integração de conhecimentos.
Essa característica torna-se particularmente útil no terreno da Administração, que é essencialmente
multidisciplinar.

Varias designações têm sido dadas aos campos de estudo dessa natureza surgidos em Administração
e áreas correlatas, designações como Administração Científica, Pesquisa Operacional, Análise de
Sistemas e outras, e que, em última análise, possuem os mesmos ingredientes e os mesmos
propósitos. Muitas técnicas daí surgidas ganharam terreno através de crescente e proveitosa
aplicação, podendo-se citar as de racionalização do trabalho, fluxogramas, redes PERT/CPM ,
programação linear, simulação e outras.

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Cada técnica em si alcançou um estágio avançado de desenvolvimento, contando inclusive com
poderosos programas de computador para sua resolução, porem, pouca coisa tem sido apresentada
esclarecendo o seu lugar num contexto mais amplo de análise sistêmica, e o tipo de relação que elas
guardam entre si. Assim, e o nosso intento, neste texto, apresentar de uma forma integrada o papel
das re1ações dos instrumentos de análise e planejamento, interligando os conceitos e técnicas e
fornecendo uma visão mais ampla e estruturada.

Cumpre destacar que o emprego de uma análise sistêmica bem estruturada ganha importância
especial nas situações em que se pretende introduzir uma mudança ou inovação numa organização,
devido aos mais variados ângulos que ela possibilita apreciar e é forma eficaz com que permite
planejar as atividades envolvidas.

2 - METODOLOGIA RECOMENDADA

A metodologia aqui recomendada para análise de um sistema é constituída de três etapas:

a) decomposição

b) encadeamento

c) balanceamento

a) Decomposição - Ao enfrentar um problema complexo, não solucionável diretamente por

alguma técnica conhecida, uma atitude adequada do analista é a de tentar decompor o objeto de
estudo em partes com as quais esteja mais familiarizado. Nesse ponto o enfoque sistêmico facilita
muito a tarefa, recomendando uma subdivisão segundo os seguintes sete ele mentos básicos:

1 - objetivos
2 - saídas
3 - processador (órgãos e atividades)
4 - entradas

3
5 - interações
6 - controles
7 - ecossistema (restrições e políticas)

Essa subdivisão é também básica na elaboração do projeto de um sistema. Identificados os itens

(conteúdo) de cada elemento básico ganha-se mais condições para compreender o objeto de estudo ,
agora encarado como um sistema.

É importante observar que esta metodologia é aplicável a sistemas de qualquer ordem: tanto, por
exemplo, para uma empresa como um todo, como para um de seus sistemas administrativos.

b) Encadeamento - Nesta etapa procede-se a uma análise que consiste num seqüenciamento ou
encadeamento de itens.

Assim, uma seqüência de análise que começa com as entradas, passa para o exame dos elementos
processadores e suas relações, e em seguida estuda as saídas, traz novos ângulos para um bom
entendimento do desenvolvimento do processo referente ao sistema.

Por outro lado, uma seqüência de análise feita de trás pra diante, ou seja, iniciada pelo estudo das
saídas desejadas, seguida pelo estudo do processador necessário para obtê-las, e por último das
entradas correspondentes, é de grande eficácia tanto para o projeto de um novo sistema como para a
crítica de um sistema em funcionamento. No caso de um sistema organizacional é recomendável
seguir o seqüenciamento detalhado segundo a subdivisão do processador mostrada na figura
seguinte.

A figura ilustra a decomposição sistêmica e as duas seqüências de análise mencionadas:

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ENTRADAS PROCESSADOR SAÍDAS

Entradas Órgãos Funções Procedimen Informações Decisões Objetivos

tos

Seqüências de análise:

 para entendimento do processo:

 para projeto ou crítica:

O encadeamento segundo a linha pontilhada significa que, para cada objetivo dado, examinam-se as
decisões necessárias para se atingi-lo, em seguida lista-se que informações são necessárias para
uma boa tomada dessas decisões, daí quais procedimentos devem existir para fornecer essas
informações, a seguir que funções resultam de agrupamentos desses procedimentos, daí que órgãos
deverão exercer essas funções, e finalmente quais entradas são para isso necessárias.

No caso de análise crítica de um sistema, esse encadeamento vai fornecendo consecutivamente os

conteúdos desses itens que seriam adequados aos objetivos desejados, e que, comparados com os da
situação existente, vão mostrando as possíveis falhas do sistema.

Uma melhoria substancial que pode ser introduzida nesta etapa da metodologia, conjugada com o
encadeamento, é a de classificar as decisões tomadas no sistema em camadas hierarquizadas,
basicamente nos níveis estratégico, tático e operacional.

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c) Balanceamento - Consiste esta etapa na análise das características de desempenho do
sistema.

Um sistema é considerado eficiente quando atinge seu objetivo imediato (local) e desempenha suas
funções dentro de padrões estabelecidos. A eficiência tem característica individual, podendo-se
dizer que um sistema e eficiente em algumas das seguintes características:

1 - simplicidade
2 - economicidade
3 - confiabilidade
4 - flexibilidade
5 - aceitabilidade
6 - produtividade

As características 1, 2 e 5 tem sentido convergente, porem são divergentes os sentidos das

características 2 e 3 e das características 1 e 4. Um sistema não pode ser eficiente em todas as
características simultaneamente. Já a noção de eficácia se refere a um nível mais amplo, medindo a
contribuição do sistema estudado no sistema global ao qual ele pertence. O sistema eficaz é aquele
que possui o balanceamento das características de eficiência que melhores resultados traz para o
sistema global (está com otimização, e não sub-otimização).

No caso da elaboração de um projeto de sistema, existe entre as etapas a e b a etapa da escolha da

alternativa, dentre as diferentes combinações dos fatores variáveis envolvidos. Esta escolha é
facilitada atravás de uma tabela de decisão, um instrumento simples mas muito eficaz em que se
atribui um grau a maneira como cada alternativa atende cada objetivo do sistema, conforme segue:

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 ALT E R N AT I VAS
ALT. I ALT. II ALT. III ALT. IV
Peso do Grau Grau Grau Grau Grau Grau Grau Grau
Objetivo Ponderado Ponderado Ponderado Ponderado
Objetivo 1 5
Objetivo 2 3 4 12
Objetivo 3 2
SI SII SIII SIV

- graus de atendimento = 1 péssimo, 2 mau , 3 regular, 4 = bom , 5 = ótimo. (Nos valores

preenchidos na tabela, a título de exemplo, o objetivo 1 tem uma importância de 50% (peso 5), o 2
de 30% e o 3 de 20%, e o grau 4 significa que a alternativa III atende bem o objetivo 2).

- a alternativa escolhida será a que obtiver maior soma(SI, SII, SIII, SIV) dos graus ponderados.

O uso combinado dessas etapas é a essência da estrutura metodológica da análise sistêmica. A

visão integrada decorrente dessa metodologia possibilita uma compreensão ampla de um sistema
organizacional, torna-se de grande utilidade ao analista e ao administrador, tanto no planejamento
dos recursos como na organização da estrutura funcional e na tomada de decisões, sobretudo em
situações de mudanças.

Num sistema qualquer, expandindo a figura do processador com a identificação de seus principais
elementos, pode-se representar cada elemento por um bloco e interligá-los por linhas orientadas que
expressem suas interações ou cursos de ação. A figura assim resultante tem a designação genérica
de fluxograma e pode ter o grau de detalhe o mais variado possível, conforme o estágio de análise
que está sendo desenvolvido. Um bloco qualquer de um fluxograma geral pode ser expandido em
outro fluxograma detalhado, dependendo das conveniências da análise.

Vê-se que diversas condições devem existir para que se possa, mesmo diante de um problema cuja
estrutura não esteja bem situada, delinear uma linha de análise sistêmica que conduza a resultados
satisfat6rios. Tais condições referem-se à possibilidade de se estabelecer:

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 1) um fluxograma representando o processo a que o problema se refere, onde apareçam os
principais pontos de decisão;
2) uma descrição dos procedimentos envolvendo as principais etapas -de decisão;
3) as principais alternativas existentes e como surgem;
4) as hip6teses ligadas a cada alternativa;
5) os critérios para julgar cada alternativa;
6) os dados envolvidos, sua avaliação e suas relações;
7) as principais soluções alternativas e as causas da eliminação das outras.

A experiência tem mostrado que sempre vantajoso o emprego de uma metodologia estruturada,
principalmente para resolver problemas cuja complexidade estrutural o torne pouco compreensível
à primeira vista e por tanto não propício para soluções intuitivas ou simplesmente empíricas.

3 - POSICIONAMENTO DOS MODELOS USUAIS

Entende-se como modelo a representação de um sistema real, com a qual se possa explicar e testar
o comportamento do mesmo. Por sua vez uma técnica é o roteiro de procedimentos operacionais
para resolver o modelo, fornecendo uma solução de melhoria do desempenho de acordo com um
critério estabelecido.

Os modelos usuais poderiam ser classificados, de acordo com sua natureza, em duas categorias: os
descritivos, que explicam o sistema através de palavras ou figuras, e os quantitativos, que explicam
o sistema através de funções matemáticas ou algoritmos de calculo, restando a categoria dos mistos
reunindo as duas características. A classificação e a seguinte:

a - descritivos:
- verbais: para sistemas muito complexos
- gráficos: fluxograma; árvore de decisão

b – quantitativos (otimizantes):

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- programação linear
- programação dinâmica
- simulação

c — mistos:
- rede de precedências (PERT/CPM)
- rede de fluxo

O fluxograma, a árvore de decisão e as redes pertencem à classe de modelos denominados grafos.

As situações em que cada modelo pode ser empregado são apresentadas a seguir.

Os fluxogramas são utilizados para visualização dos elementos de um sistema e de suas interações.
Os dois tipos mais comuns de fluxograma são o fluxograma geral (ou de blocos) , que interliga de
maneira resumida os seus vários subsistemas (blocos), e o fluxograma de procedimentos, que
explica em detalhes as operações realizadas e os documentos envolvidos, empregando símbolos
apropriados para cada tipo de operação.

Quando uma situação envolve um problema de decisão composto de uma seqüência encadeada de
seleção de alternativas, torna-se vantajoso considerá-la como um sistema de decisões. Em situações
desse tipo o modelo descritivo que mais auxilia o analista é a arvore de decisão, uma representação
gráfica em que se desdobram as alternativas de decisão e as situações prováveis envolvidas.
Exemplo: decidir entre dois projetos alternativas de sistema (A e B), tendo a estimativa das
probabilidades associadas a cada nível de crescimento previsto da entidade (grande, médio ou
pequeno), estando também envolvida a decisão de mecanizar ou não o sistema.

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- a árvore de decisão correspondente seria:

Mecanizar (M)

Crescimento grande
(probabilidade p1) Não Mecanizar (N)
M
Crescimento médio
(probabilidade p2)

M
Crescimento pequeno
(probabilidade p3)
N

Crescimento grande
(probabilidade p1) N

Crescimento médio M
(probabilidade p2)

Crescimento pequeno M
(probabilidade p3)

 procura-se estimar, para cada um dos 12 estados finais possíveis, o valor esperado da medida de
desempenho do sistema. e escolhe-se o par de decisões que acarretou o maior desses valores, dentre
os 4 pares alternativos, AM, AN, BM, BN, ou seja:

AM = projeto A, com mecanização

AN = projeto A, sem mecanização
BM = projeto B, com mecanização
BN = projeto B, sem mecanização

Sem analisar essa expansão de alternativas, a decisão por mera intuição poderia começar a falhar.
Mesmo considerando a dificuldade de estimar as probabilidades situacionais envolvidas, a
aplicação deste modelo é vantajosa.

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No casa de se ter apenas um estágio de decisão e se querer levar em conta diversas medidas de
desempenho (U , V, ...) decorrentes de cada decisão, um outro instrumento que auxilia a escolha da
melhor decisão é a matriz de análise de alternativas, ilustrada a seguir:

SITUAÇÃO 1 SITUAÇÃO 2 VALOR ESPERADO

(probabilidade p1) (probabilidade p2)
Decisõe Custo Tempo Qualidade Risco Custo Tempo Qualidade Risco Custo Tempo Qualidade Risco
s ou ou ou
Receita Receita Receita
X U V VEX
Y
Z

em que são também calculados os valores esperados dos demais parâmetros de julgamento
relevante, associados a cada decisão. (Por exemplo:
VEX = p1U + p2V)

Quando o problema de planejamento puder ser expresso significativamente através de um modelo

de programação matemática (linear ou dinâmica), sua resolução fornece a decisão ótima. Se a
complexidade analítica for embaraçosa, um modelo de simulação poderá, pela geração e
manipulação conjunta dos blocos que imitam o funcionamento de cada subsistema, indicar a melhor
alternativa.

O caso em que mais facilmente se caracteriza a vantagem da aplicação de um modelo de

planejamento é aquele em que se deve estabelecer e coordenar a realização de um projeto
envolvendo uma grande quantidade de atividades interdependentes, dispondo-se de estimativas de
duração e recursos para cada atividade. Nessas circunstancias, e comprovadamente adequada a
utilização de uma rede de precedências, em que se obterão as datas e folgas de cada atividade, bem
como o caminho crítico. O PERT e o CPM, que são variações de redes conforme premissas de
aleatoriedade, fornecem valiosas informações complementares sobre probabilidades e custos,
permitindo um planejamento mais confiável.

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Por fim, a rede de fluxos é um outro tipo de grafo que permite otimizar o dimensionamento de
canais e a seleção de alternativas em sistemas de circulação de unidades, quer sejam recursos,
documentos, serviços, veículos ou pessoas.

.9.
O uso articulado dos modelos pode ser empregado numa situação de planejamento de um sistema
complexo, em cujos passos de desenvolvimento podem ser aplicados os vários modelos usuais aqui
mencionados, obedecendo o seguinte roteiro:

1.o passo: concepção básica do sistema (planejamento estratégico)

modelo: fluxograma geral

2.o passo: identificação das alternativas

modelo: árvore de decisão

3.o passo: determinação da solução (planejamento tático)

modelos: quantitativos (quando possível)

4.o passo: detalhamento das atividades (planejamento operacional)

modelo: rede de precedências

5.o passo: especificação dos procedimentos

modelo: fluxograma detalhado

Um exemplo para ilustrar essa articulação seria o caso de urna entidade que resolve prestar um
novo tipo de serviço. O planejamento da introdução desse serviço seguiria os seguintes passos:

1.o - delinear os objetivos, usuários, volume de trabalho, nível de qualidade, setores

envolvidos, tipo de recursos;

2.o - explicitar as alternativas disponíveis referentes aos elementos delineados no primeiro

12
passo - exemplo: usuários do município ou do estado, centralizar ou não a execução do serviço,
utilizar recursos internos ou contratar;

3.o - escolher a combinação mais conveniente dessas alternativas, de acordo com critérios
estabelecidos e ponderando as possíveis situações;

4.o listar todas as atividades necessárias a imp1antaçéo da solução escolhida (por exemplo:
obtenção dos recursos, treinamento, impressos etc.), suas respectivas precedências, durações e
recursos, e programá-las de maneira mais econômica;

5.o - pormenorizar o modo de executar a seqüência dos procedimentos constituintes do

sistema, quando em regime de funcionamento normal (rotina).

Resta mencionar que, num sistema extenso e de grande volume de trabalho, mesmo o último passo
(especificação dos procedimentos) pode ser eficazmente projetado com o auxílio de redes de fluxo,
que indicarão os canais mais convenientes para a veiculação das operações.

14 - LOCALIZAÇÃO DE DEFICIÊNCIAS E INTERVENÇÃO NUM SISTEMA

Quando a atividade de análise visa a localizar e sanar deficiências que prejudicam o bom
desempenho de um sistema, os passos para a realização de um trabalho completo são os seguintes:

1.o - exame (identificação de sintomas)

2.o - diagnostico (identificação de problemas)
3.o - busca e formulação das causas
4.o - prognóstico (o que ocorrerá se não houver nenhuma mudança)
5.o - prescrição (recomendações sobre intervenção)
6.o - planejamento e implantação da intervenção
7.o - avaliação da intervenção

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Para a maioria dos passos, principalmente o primeiro e o segundo, é de grande valia a aplicação da
metodologia recomendada na parte II deste texto. No quinto e sexto passos é também quase sempre
vantajoso empregar modelos mencionados na parte III.

Quando a análise de um sistema recomendar uma intervenção no mesmo, esta terá que ser
especificada com a definição dos seguintes itens:

a - finalidade da intervenção

1 - eliminar disfunções (deficiências)?

2 - adaptar a novas condições?

b - local das modificações:

1 - nas entradas ?
2 - no processador?
3 - nas saídas ?
4 - no controle ?

c -objeto da mudança:
1 - estratégia (relacionamento com o ecossistema (ambiente))?
2 - organização estrutural (interações dos órgãos)?
3 - recursos (humanos (treinamento, substituição), financeiros,mate-
riais)?
4 - procedimentos (métodos)?
5 - programação (prazos, volumes)?

No caso de mudança, a administração da mesma será tanto menos problemática quanto mais
criterioso for o seu planejamento.

Em muitas circunstâncias, por melhor e mais abrangente que tenha sido o projeto de uma mudança,
pode não haver condições sociais para sua implantação global, devendo-se nesse caso subdividir o

14
novo sistema em partes modulares e planejar urna implantação por partes, minimizando as reações
e mantendo a concepção do todo.

5 - CONCLUSÃO

Com a utilização adequada e repetida da metodologia e dos modelos apresentados, desenvolve-se

uma prática de trabalho estruturada e integrativa, que possibilita uma atuação eficaz, quer na análise
crítica de um sistema em funcionamento, quer na mudança de um sistema, quer no projeto de um
novo sistema.

BIBLIOGRAFIA

CHURCHMAN, C.- Introdução à Teoria dos Sistemas - Ed. Vozes, 1971.

OPTNER, S. - Análise de Sistemas Empresariais - Ed. Ao Livro Técnico, 1971.

ACKOFF, R. - Planejamento Empresarial - Livros Técnicos e Científicos Editora S/A, 1975.

SCAICO, O. - Introdução a Pesquisa Operacional. Apostila da FEA/USP, l973.

Scaneado por José Luís Neves em abril/2003.

Metodologia da Análise Sistêmica.rtf

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