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Estrutura de alto nvel, texto essencial idntico,

termos comuns e definies essenciais para uso
em Normas de Sistemas de Gesto


Texto preparado por:

FRANCESCO DE CICCO
Diretor Executivo do QSP - Centro da Qualidade, Segurana e Produtividade


1 Introduo

As novas orientaes da ISO para o desenvolvimento de Normas de Sistemas de
Gesto esto contidas no Suplemento ISO Consolidado para as Diretivas ISO, Parte 1
(Procedimentos especficos para a ISO), Anexo SL (normativo). Durante sua
elaborao, as orientaes do Anexo SL foram conhecidas como ISO Draft Guide 83,
Estrutura de alto nvel, texto essencial idntico, termos comuns e definies
essenciais para uso em Normas de Sistemas de Gesto.

Este trabalho foi elaborado para ajudar as organizaes a alcanar benefcios para a
consolidao dos requisitos comuns de todas as Normas de Sistemas de Gesto
(NSGs) e para gerenciar tais requisitos de forma eficaz. Os benefcios podem incluir:

a) foco melhorado no negcio;
b) abordagem mais holstica para gerenciar os riscos do negcio;
c) menos conflitos entre sistemas individuais de gesto;
d) reduo de duplicaes e burocracia;
e) auditorias internas e externas mais eficazes e eficientes;
g) facilidade de implementao dos requisitos de qualquer nova NSG que a
organizao venha a adotar.

Este trabalho incorpora o texto do Anexo SL onde apropriado, a fim de proporcionar
uma abordagem duradoura que acomode novas NSGs medida que forem sendo
produzidas.

O Anexo SL no especifica o uso nem da abordagem de processo nem do PDCA,
uma vez que qualquer um deles pode ser acomodado dentro da estrutura de alto nvel
prevista.








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2 Referncias normativas

Convm que sejam usadas como referncias normativas apenas as normas que a
organizao venha a adotar e que pretenda utilizar em conjunto com as diretrizes
contidas neste trabalho. As listadas abaixo so exemplos de algumas das principais
normas em uso nas organizaes.

Para documentos datados, aplica-se somente a edio citada. Para documentos sem
data, aplica-se a edio mais recente do documento (incluindo quaisquer alteraes).

ABNT NBR ISO 9001:2008, Sistemas de gesto da qualidade - Requisitos

ABNT NBR ISO 14001:2004, Sistemas da gesto ambiental - Requisitos com
orientaes para uso

ABNT NBR ISO 22000:2005, Sistemas de gesto da segurana alimentar - Requisitos
para qualquer organizao na cadeia produtiva de alimentos

ISO 22301:2012, Segurana da Sociedade - Sistemas de gesto da continuidade de
negcios - Requisitos

ABNT NBR ISO/IEC 20000-1:2011, Tecnologia da informao - Gesto de servios
Parte 1: Requisitos do sistema de gesto de servios

ABNT NBR ISO/IEC 27001:2005, Tecnologia da informao - Tcnicas de segurana
Sistemas de gesto de segurana da informao - Requisitos

OHSAS 18001:2007, Sistemas de Gesto da Segurana e Sade no Trabalho -
Requisitos (Coleo Risk Tecnologia)





















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3 Termos e definies

Para os efeitos deste trabalho, aplicam-se os seguintes termos e definies.

NOTA: Todos os termos e definies foram extrados do Anexo SL, Apndice 3, com
exceo de sistema integrado de gesto (3.1) e complementos definio de risco
(3.10).

3.1 sistema integrado de gesto
sistema de gesto que integra mltiplos aspectos de sistemas e processos de uma
organizao em uma estrutura completa, possibilitando a uma organizao atender
aos requisitos de mais de uma norma de sistema de gesto.

3.2 organizao
pessoa ou grupo de pessoas que tem suas prprias funes com responsabilidades,
autoridades e relaes para atingir seus objetivos.

NOTA O conceito de organizao inclui, porm no se limita a, um nico comerciante,
companhia, corporao, firma, empresa, autoridade, sociedade, instituio de
caridade ou asilo, ou parte ou combinao destas, se incorporada ou no, pblica ou
privada.

3.3 parte interessada (termo preferido), stakeholder (termo admitido)
pessoa ou organizao que pode afetar, ser afetada, ou se perceber afetada por uma
deciso ou atividade.

3.4 requisito
necessidade ou expectativa que expressa, geralmente, de forma implcita ou
obrigatria.

NOTA 1 Geralmente implcito" significa que prtica costumeira ou usual para a
organizao e partes interessadas, e que a necessidade ou expectativa sob
considerao est implcita.

NOTA 2 Um requisito especificado um requisito declarado, por exemplo, na
informao documentada.

3.5 sistema de gesto
conjunto de elementos inter-relacionados ou interativos de uma organizao para
estabelecer polticas, objetivos e processos para atingir esses objetivos.

NOTA 1 Um sistema de gesto pode tratar de uma nica disciplina ou diversas
disciplinas.

NOTA 2 Os elementos do sistema incluem a estrutura, funes e responsabilidades,
planejamento, operao, etc. da organizao.

NOTA 3 O escopo de um sistema de gesto pode incluir toda a organizao, funes
especficas e identificadas da organizao, sees especficas e identificadas da
organizao, ou uma ou mais funes atravs de um grupo
de organizaes.

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3.6 alta direo
pessoa ou grupo de pessoas que dirige e controla uma organizao no mais alto
nvel.

NOTA 1 A alta direo tem o poder de delegar autoridade e prover recursos dentro da
organizao.

NOTA 2 Se o escopo do sistema de gesto cobrir apenas uma parte da organizao,
a alta direo ser aquela que dirige e controla essa parte da organizao.

3.7 eficcia
extenso na qual as atividades planejadas so realizadas e os resultados planejados,
alcanados.

3.8 poltica
intenes e diretrizes de uma organizao, formalmente expressas por sua alta
direo.

3.9 objetivo
resultado a ser alcanado.

NOTA 1 Um objetivo pode ser estratgico, ttico ou operacional.

NOTA 2 Objetivos podem relacionar-se a diferentes disciplinas (tais como metas
financeiras, de sade e segurana, e ambientais) e podem aplicar-se em diferentes
nveis [tais como estratgico, em toda a organizao, de projeto, de produto e de
processo (3.13)].

NOTA 3 Um objetivo pode ser expresso de outras formas, por exemplo, como um
resultado pretendido, um propsito, um critrio operacional, como um objetivo XYZ ou
pelo uso de outras palavras com significado similar (por exemplo, propsito, meta ou
alvo).

NOTA 4 No contexto do sistema de gesto XYZ, os objetivos XYZ so definidos pela
organizao, em consonncia com a poltica XYZ, para alcanar resultados
especficos.

3.10 risco
efeito da incerteza nos objetivos.

[ABNT NBR ISO 31000:2009, 2.1]

NOTA 1 Um efeito um desvio em relao ao esperado positivo e/ou negativo.

NOTA 2 A incerteza o estado, mesmo que parcial, da deficincia das informaes
relacionadas a um evento, sua compreenso, conhecimento, sua consequncia ou
probabilidade.

NOTA 3 O risco muitas vezes caracterizado pela referncia aos eventos ((ABNT
ISO Guia 73:2009, 3.5.1.3) potenciais e s consequncias (ABNT ISO Guia 73:2009,
3.6.1.3), ou uma combinao destes.
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NOTA 4 O risco muitas vezes expresso em termos de uma combinao de
consequncias de um evento (incluindo mudanas nas circunstncias) e a
probabilidade (ISO / IEC Guia 73:2009, 3.6.1.1) de ocorrncia associada.

NOTA 5 Os objetivos podem ter diferentes aspectos (tais como metas financeiras, de
sade e segurana e ambientais) e podem aplicar-se em diferentes nveis (tais como
estratgico, em toda a organizao, de projeto, de produto e de processo).

3.11 competncia
capacidade de aplicar conhecimentos e habilidades para alcanar os resultados
pretendidos.

3.12 informao documentada
informao a ser controlada e mantida por uma organizao e o meio no qual est
contida.

NOTA 1 A informao documentada pode estar em qualquer formato e mdia e ser de
qualquer fonte.

NOTA 2 A informao documentada pode referir-se:
ao sistema de gesto, incluindo os processos relacionados;
informao criada para que a organizao opere (documentao);
evidncia de resultados alcanados (registros).

3.13 processo
conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam entradas em
sadas.

3.14 desempenho
resultado mensurvel.
.
NOTA 1 O desempenho pode relacionar-se a resultados quantitativos ou qualitativos.

NOTA 2 O desempenho pode relacionar-se gesto de atividades, processos,
produtos (incluindo servios), sistemas ou organizaes.

3.15 terceirizar (verbo)
fazer um acordo em que uma organizao externa executa parte da funo ou do
processo de uma organizao.

NOTA Uma organizao externa est fora do escopo do sistema de gesto, embora a
funo ou o processo terceirizado esteja dentro do escopo.

3.16 monitoramento
determinao da situao de um sistema, de um processo ou de uma atividade.

NOTA Para determinar a situao, pode haver a necessidade de verificar,
supervisionar ou observar criticamente.

3.17 medio
processo para determinar um valor.


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3.18 auditoria
processo sistemtico, independente e documentado, para obter evidncia de auditoria
e avali-la objetivamente para determinar a extenso na qual os critrios de auditoria
so atendidos.

NOTA 1 Uma auditoria pode ser uma auditoria interna (de primeira parte) ou uma
auditoria externa (de segunda parte ou de terceira parte), e pode ser uma auditoria
combinada (combinao de duas ou mais disciplinas).

NOTA 2 A evidncia de auditoria" e os "critrios de auditoria" so definidos na ABNT
NBR ISO 19011:2012.

3.19 conformidade
atendimento a um requisito.

3.20 no conformidade
no atendimento a um requisito.

3.21 correo
ao para eliminar uma no conformidade identificada.

3.22 ao corretiva
ao para eliminar a causa de uma no conformidade e prevenir sua repetio.

3.23 melhoria contnua
atividade recorrente para melhorar o desempenho.


























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4 Contexto da organizao

4.1 Entendendo a organizao e seu contexto


A organizao deve determinar as questes externas e internas que so pertinentes
ao seu propsito e que afetam sua capacidade de alcanar o(s) resultado(s)
pretendido(s) de seu sistema de gesto XYZ.



4.2 Entendendo as necessidades e expectativas das partes
interessadas


A organizao deve determinar:

a) as partes interessadas que so pertinentes ao sistema de gesto XYZ;
b) os requisitos dessas partes interessadas.



4.3 Determinao do escopo do sistema de gesto XYZ


A organizao deve determinar os limites e a aplicabilidade do sistema de gesto
XYZ, a fim de estabelecer o seu escopo.

Ao determinar esse escopo, a organizao deve considerar:

a) as questes externas e internas referidas em 4.1;
b) os requisitos referidos em 4.2.

O escopo deve estar disponvel como informao documentada.



4.4 Sistema de gesto XYZ


A organizao deve estabelecer, implementar, manter e melhorar continuamente o
sistema de gesto XYZ, incluindo os processos necessrios e suas interaes, de
acordo com os requisitos desta norma e com as normas de sistemas de gesto
adotadas, conforme definido no escopo do sistema de gesto XYZ (4.3).







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5 Liderana

5.1 Liderana e comprometimento


A alta direo deve demonstrar liderana e comprometimento em relao ao sistema
de gesto XYZ para:

a) assegurar que a poltica XYZ e os objetivos XYZ estejam estabelecidos e sejam
compatveis com a direo estratgica da organizao;
b) assegurar a integrao dos requisitos do sistema de gesto XYZ nos processos de
negcios da organizao;
c) assegurar que os recursos necessrios para o sistema de gesto XYZ estejam
disponveis;
d) comunicar a importncia de uma gesto eficaz e em conformidade com os
requisitos do sistema de gesto XYZ;
e) assegurar que o sistema de gesto XYZ alcance seu(s) resultado(s) pretendido(s);
f) direcionar e apoiar as pessoas a contriburem para a eficcia do sistema de gesto
XYZ;
g) promover a melhoria contnua;
h) apoiar outras funes de gesto pertinentes para demonstrar sua liderana,
quando se aplicar s suas reas de responsabilidade.

NOTA Convm que a referncia ao termo negcio neste trabalho seja interpretada
de forma ampla, para designar aquelas atividades que so essenciais para a
existncia da organizao.



5.2 Poltica


A alta direo deve estabelecer uma poltica que:

a) seja apropriada ao propsito da organizao;
b) proveja uma estrutura para estabelecimento dos objetivos XYZ;
c) inclua um comprometimento com o atendimento aos requisitos aplicveis;
d) inclua um comprometimento com a melhoria contnua do sistema de gesto XYZ.

A poltica XYZ deve:

1) estar disponvel como informao documentada;
2) ser comunicada por toda a organizao;
3) estar disponvel para as partes interessadas, conforme apropriado.







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5.3 Funes, responsabilidades e autoridades organizacionais


A alta direo deve assegurar que as responsabilidades e autoridades para as
funes pertinentes sejam atribudas e comunicadas dentro da organizao.

A alta direo deve atribuir a responsabilidade e a autoridade para:

a) assegurar que o sistema de gesto XYZ esteja em conformidade com os requisitos
desta norma;
b) relatar o desempenho do sistema de gesto XYZ alta direo.









































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6 Planejamento

6.1 Aes para tratar riscos e oportunidades


Ao planejar o sistema de gesto XYZ, a organizao deve considerar as questes
referidas em 4.1 e os requisitos referidos em 4.2, e determinar os riscos e
oportunidades que precisam ser tratados para:

a) assegurar que o sistema de gesto XYZ possa alcanar o(s) resultado(s)
pretendido(s);
b) prevenir ou reduzir efeitos indesejados;
c) alcanar a melhoria contnua.

A organizao deve:

1) planejar aes para tratar esses riscos e oportunidades;
2) planejar como:
integrar e implementar as aes em seus processos do sistema de gesto XYZ;
avaliar a eficcia dessas aes.



6.2 Objetivos XYZ e planejamento de como alcan-los


A organizao deve estabelecer objetivos XYZ nas funes e nveis pertinentes.

Os objetivos XYZ devem:

a) ser consistentes com a poltica XYZ;
b) ser mensurveis (se possvel);
c) levar em considerao os requisitos aplicveis;
d) ser monitorados;
e) ser comunicados;
f) ser atualizados, conforme apropriado.

A organizao deve reter a informao documentada sobre os objetivos XYZ.

Ao planejar como atingir seus objetivos XYZ, a organizao deve determinar:

1) o que ser feito;
2) que recursos sero necessrios;
3) quem ser responsvel;
4) quando ser concludo;
5) como os resultados sero avaliados.




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7 Suporte

7.1 Recursos


A organizao deve determinar e fornecer os recursos necessrios para o
estabelecimento, implementao, manuteno e melhoria contnua do sistema de
gesto XYZ.



7.2 Competncia


A organizao deve:

a) determinar a competncia necessria para a(s) pessoa(s) que, sob seu controle,
executa(m) trabalhos que afetam o desempenho do seu sistema de gesto XYZ;
b) assegurar que essas pessoas sejam competentes com base em educao,
treinamento ou experincia apropriados;
c) onde aplicvel, executar aes para que a competncia necessria seja adquirida
e avaliar a eficcia das aes executadas;
d) reter a informao documentada apropriada como evidncia de competncia.

NOTA Aes aplicveis podem incluir, por exemplo, o fornecimento de treinamento,
orientao ou realocao de pessoas atualmente empregadas, ou a contratao de
pessoas capacitadas.



7.3 Conscientizao


As pessoas que executam o trabalho sob o controle da organizao devem estar
cientes:

a) da poltica XYZ;
b) de sua contribuio para a eficcia do sistema de gesto XYZ, incluindo os
benefcios da melhoria do desempenho XYZ;
c) das implicaes de no estarem em conformidade com os requisitos do sistema de
gesto XYZ.







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7.4 Comunicao


A organizao deve determinar a necessidade de comunicaes internas e externas
pertinentes ao sistema de gesto XYZ, incluindo:

a) o que ir comunicar;
b) quando comunicar;
c) a quem comunicar.



7.5 Informao documentada

7.5.1 Generalidades


O sistema de gesto XYZ da organizao deve incluir:

a) a informao documentada requerida por esta norma;
b) a informao documentada determinada pela organizao como sendo necessria
para a eficcia do sistema de gesto XYZ.

NOTA A extenso da informao documentada de um sistema de gesto XYZ pode
diferir de uma organizao para outra devido:

ao tamanho da organizao e seu tipo de atividades, processos, produtos e
servios;
complexidade de processos e suas interaes;
competncia das pessoas.



7.5.2 Criao e atualizao


Ao criar e atualizar a informao documentada, a organizao deve assegurar:

a) identificao e descrio apropriadas (por exemplo, ttulo, data, autor ou nmero
de referncia);
b) formato apropriado (por exemplo, linguagem, verso do software, grficos) e mdia
(por exemplo, papel, meio eletrnico);
c) anlise crtica apropriada e aprovao quanto adequao e suficincia.









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7.5.3 Controle da informao documentada


A informao documentada requerida pelo sistema de gesto XYZ e por esta norma
deve ser controlada para assegurar:

a) que esteja disponvel e adequada para uso, onde e quando for necessrio;
b) que esteja adequadamente protegida (por exemplo, da perda de confidencialidade,
do uso indevido, ou da perda de integridade).

Para o controle da informao documentada, a organizao deve abordar as
seguintes atividades, quando aplicvel:

1) distribuio, acesso, recuperao e uso;
2) armazenamento e conservao, incluindo a preservao de legibilidade;
3) controle de alteraes (por exemplo, controle de verso);
4) reteno e disposio.

A informao documentada de origem externa, determinada pela organizao como
necessria para o planejamento e operao do sistema de gesto XYZ, deve ser
identificada, conforme apropriado, e controlada.

NOTA Acesso implica uma deciso sobre a permisso para somente visualizar a
informao documentada, ou a permisso e a autoridade para visualizar e alterar a
informao documentada, etc.



















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8 Operao

8.1 Planejamento e controle operacional


A organizao deve planejar, implementar e controlar os processos necessrios para
atender aos requisitos e para implementar as aes determinadas em 6.1, atravs:

a) do estabelecimento de critrios para os processos;
b) da implementao do controle dos processos de acordo com os critrios;
c) da informao documentada, na medida do necessrio, para ter confiana de que
os processos foram realizados conforme o planejado.

A organizao deve controlar as alteraes planejadas e analisar criticamente as
consequncias de alteraes no pretendidas, executando aes para mitigar
quaisquer efeitos adversos, quando necessrio.

A organizao deve assegurar que os processos terceirizados sejam controlados.


































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9 Avaliao do desempenho

9.1 Monitoramento, medio, anlise e avaliao


A organizao deve determinar:

a) o que precisa ser monitorado e medido;
b) os mtodos de monitoramento, medio, anlise e avaliao, quando aplicvel,
para assegurar resultados vlidos;
c) quando o monitoramento e a medio devem ser realizados;
d) quando os resultados do monitoramento e medio devem ser analisados e
avaliados.

A organizao deve manter a informao documentada apropriada como evidncia
dos resultados.

A organizao deve avaliar o desempenho XYZ e a eficcia do sistema de gesto
XYZ.



9.2 Auditoria interna


A organizao deve conduzir auditorias internas a intervalos planejados para fornecer
informaes sobre se o sistema de gesto XYZ:

a) est em conformidade com:

os requisitos da prpria organizao para o seu sistema de gesto XYZ;
os requisitos desta norma;

b) est eficazmente implementado e mantido.

A organizao deve:

1) planejar, estabelecer, implementar e manter programa(s) de auditoria, incluindo
frequncia, mtodos, responsabilidades, requisitos de planejamento e relatrios. O(s)
programa(s) de auditoria deve(m) levar em considerao a importncia dos processos
envolvidos e os resultados de auditorias anteriores;
2) definir os critrios de auditoria e o escopo de cada auditoria;
3) selecionar auditores e conduzir auditorias para assegurar objetividade e
imparcialidade do processo de auditoria;
4) assegurar que os resultados das auditorias sejam relatados administrao
pertinente;
5) reter a informao documentada como evidncia da implementao do programa
de auditoria e dos resultados da auditoria.


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9.3 Anlise crtica pela direo


A alta direo deve analisar criticamente o sistema de gesto XYZ da organizao, a
intervalos planejados, para assegurar sua contnua adequao, suficincia e eficcia.

A anlise crtica pela direo deve considerar:

a) a situao das aes provenientes de anlises crticas anteriores pela direo;
b) as mudanas em questes internas e externas que so pertinentes ao sistema de
gesto XYZ;
c) as informaes sobre o desempenho XYZ, incluindo tendncias:

de no conformidades e aes corretivas;
de resultados de monitoramento e medio;
de resultados de auditorias;

d) as oportunidades para melhoria contnua.

As sadas da anlise crtica pela direo devem incluir decises relacionadas s
oportunidades para melhoria contnua e a qualquer necessidade de alteraes do
sistema de gesto XYZ.

A organizao deve reter a informao documentada como evidncia dos resultados
das anlises crticas pela direo.



















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10 Melhoria

10.1 No conformidade e ao corretiva


Quando ocorrer uma no conformidade, a organizao deve:

a) reagir no conformidade e, quando aplicvel:

executar aes para control-la e corrigi-la;
lidar com as consequncias;

b) avaliar a necessidade de aes para eliminar as causas da no conformidade, a
fim de que ela no se repita ou ocorra em outro lugar, atravs:

da anlise crtica da no conformidade;
da identificao das causas da no conformidade;
da determinao se no conformidades similares existem ou podem potencialmente
vir a ocorrer;

c) implementar qualquer ao necessria;
d) analisar criticamente a eficcia de qualquer ao corretiva executada;
e) efetuar alteraes no sistema de gesto XYZ, se necessrio.

As aes corretivas devem ser apropriadas aos efeitos das no conformidades
encontradas.

A organizao deve reter a informao documentada como evidncia:

1) da natureza das no conformidades e quaisquer aes subsequentes executadas;
2) dos resultados de qualquer ao corretiva.


NOTA Normas publicadas antes da adoo do Anexo SL e deste trabalho (ou seja,
ABNT NBR ISO 9001, ABNT NBR ISO 14001, OHSAS 18001, etc.) incluem tambm o
termo "ao preventiva".


10.2 Melhoria contnua


A organizao deve continuamente melhorar a adequao, suficincia e eficcia do
sistema de gesto XYZ.








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Bibliografia


Consolidated ISO Supplement to the Directives, Part 1
Annex SL (normative) Proposals for Management Systems Standards, SL.8 Guidance
on the development process and structure of an MSS

ABNT NBR ISO 9000:2005
Sistemas de gesto da qualidade - Fundamentos e vocabulrio

ABNT NBR ISO 9001:2008
Sistemas de gesto da qualidade - Requisitos

ABNT NBR ISO 14001:2004
Sistemas da gesto ambiental - Requisitos com orientaes para uso

ABNT NBR ISO 19011:2012
Diretrizes para auditoria de sistemas de gesto

ABNT NBR ISO 20121:2012
Sistemas de gesto para sustentabilidade de eventos Requisitos com orientaes
de uso

ABNT NBR ISO 31000:2009
Gesto de riscos - Princpios e diretrizes

ABNT NBR ISO/IEC 31010:2012 (idntica ISO/IEC 31010:2009)
Gesto de riscos - Tcnicas para o processo de avaliao de riscos

ABNT ISO GUIA 73:2009
Gesto de riscos - Vocabulrio


Outras publicaes

EA-7/05, EA
Guidance on the Application of ISO/IEC 17021:2006 for Combined Audits






http://www.qsp.org.br