WORKFLOW DE PEDIDOS DE COMPRAS

Objetivos

1) Padronização dos processos: Os ganhos em produtividade aumentam consideravelmente no trabalho

quando se há padronização nos processos e na forma de conduzir cada etapa do negócio. Um sistema
de workflow digital geralmente organiza e padroniza os fluxos de trabalho, o que traz uma redução
significativa na quantidade de erros, principalmente na entrada de dados, na preparação do ambiente
para uma certificação de qualidade e retenção de conhecimento, eliminando o risco causado pela
possível saída de um funcionário.

2) Redução no tempo do ciclo de trabalho: Todo emprego tem um fluxo de ritmo e tempo para se
realizar determinada tarefa. Quando promovida digitalmente, o ciclo de trabalho ajuda a eliminar
atividades que não agregavam valor ao produto final. Um exemplo claro são conferências, retrabalho,
controles paralelos e cobrança de pendências.

3) Maior controle nas atividades envolvidas: Como o processo de trabalho é registrado periodicamente
por meio digital, a facilidade em ter acesso a quando e de que forma foi produzida determinada tarefa
torna o processo muito mais ágil. Isso aumenta o controle, pois os sistemas comportam processos de
cobrança automático, entre outras medidas para garantir a realização de determinados serviços.

Benefícios

1) Não há necessidade de acesso ao sistema Protheus;

2) Notificações através de e-mail e interação em todos navegadores;
3) Agilidade nas aprovações / reprovações de pedidos de compras;
4) Mobilidade de acesso (Tablet, Smartphones e Computadores);
5) Segurança no tráfego de informações;
6) Maior produtividade;

Premissas

Controle de Alçadas

Deverá ser configurado o controle de alçadas padrão contido no módulo de Compras.

O processo de workflow respeitará as regras definidas no cadastro de “Grupos de Aprovação”.

Para referência ao processo padrão, consulte o Help do módulo.

https://www.totvs.com/mktfiles/tdiportais/helponlineprotheus/portuguese/sigacom.htm
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Fluxo do processo

O processo de aprovação de pedidos de compras poderá ser realizado a partir das rotinas do Protheus
ou a partir do processo de workflow.

Aprovação de Pedidos de Compra

Comprador

Inclusão/Alteração Pedido Liberado/E-

Geração do
do Pedido de mail notificando Fim
Controle de Alçadas
Compra aprovação

NÃO
SIM
Aprovador(es)

Aprovação do Transf. p/ Pedido Existe outro

NÃO SIM
Pedido de Compra superior Aprovado? nível?

NÃO

SIM

NÃO
NÃO
Superior

Aprovação do Pedido Existe outro

Pedido de Compra Aprovado? SIM nível?

SIM

Parametrizações no Protheus
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Configurações

O processo de workflow será disparado sempre após a inclusão/alteração/cópia de um pedido de

compras, desde que o parâmetro “ES_WFPCAUT” esteja configurado para tal.

Também é possível disparar o processo a partir da opção “Workflow Aprovação” no link “Ações
Relacionadas” no browse da rotina de pedidos de compra e do P.O.

Os e-mails sempre serão enviados considerando o cadastro de usuários do TOTVS Protheus. Portanto,
recomenda-se uma revisão no cadastro dos usuários que estarão associados ao processo.

Quando o processo for acionado, será enviado um e-mail ao aprovador/superior com um link para uma
página onde estarão os detalhes do pedido de compras.

A partir desta página, o aprovador/superior deverá interagir e aprovar ou rejeitar o pedido de compras.

Toda ação realizada na página será automaticamente reproduzida no pedido de compras dentro do
sistema.

Exemplo do e-mail que será enviado ao aprovador/superior:

E-mail enviado para o 1º Aprovador

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E-mail enviado para o 2º Aprovador

Página que será aberta para o 1º Aprovador a partir do link:

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Página que será aberta para o 2º Aprovador a partir do link:

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O comprador será notificado via e-mail, assim que o pedido de compra for Aprovado ou Reprovado: