Gestão da Informação e Documentação

Conceitos básicos em Gestão Documental

Módulo
1 Conceitos Básicos

Brasília - 2015
Fundação Escola Nacional de Administração Pública
Presidente
Gleisson Rubin
Diretor de Desenvolvimento Gerencial
Paulo Marques
Coordenadora-Geral de Educação a Distância
Natália Teles da Mota Teixeira

Conteudistas:
Célia Maria da Silva Torres
Joana Gonzaga Ronchi Reis
Renata G. Paixão Gracindo
André do Espírito Santo Pereira

Revisor técnico:
Márcio Augusto Ferreira Guimarães

Diagramação realizada no âmbito do acordo de Cooperação TécnicaFUB/CDT/Laboratório Latitude e Enap.

© Enap, 2015

Enap - Escola Nacional de Administração Pública

Diretoria de Comunicação e Pesquisa
SAIS - Área 2-A - 70610-900 — Brasília, DF
Telefone: (61) 2020 3096 - Fax: (61) 2020 3178
SUMÁRIO

1 Apresentação............................................................................................... 5

2 Introdução.................................................................................................... 8

3 Conceitos básicos....................................................................................... 15

4 Referências Bibliográficas........................................................................... 26
Módulo
1 Conceitos Básicos

1 Apresentação

5
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2 Introdução

Essas são perguntas quase impossíveis de se responder, isso porque o

homem registra as informações de seu dia a dia desde 4000 a.C.

Os documentos em papel, com a forma como conhecemos hoje,

tiveram seus primórdios nos primeiros manuscritos, sendo que, ao
longo do tempo, foram se transformando até chegarem ao formato
digital. O surgimento dos arquivos ocorreu em paralelo ao surgimento
da escrita, e consequentemente à produção dos documentos.

A partir do Século XX, em virtude do enorme volume de documentos produzidos, a gestão da

informação e documentação foi intensificada devido ao crescimento do setor privado e do
setor público, ampliando a necessidade de gerenciar os arquivos de forma eficiente.

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Veja como o arquivista Eugênio Casanova (1867-1951) expressava o conceito de gerenciamento
de arquivos:

A acumulação ordenada de documentos criados por

uma instituição ou pessoa no curso de sua atividade e
preservados para a consecução de seus objetivos políticos,
legais e culturais, e pela referida instituição ou pessoa.

Com a civilização grega e com a fixação das populações, foram criados os primeiros Arquivos
como instituição, onde se guardavam os documentos oficiais, assentos glo contabilísticos,
tratados, textos literários, leis, relatos históricos, contratos, testamentos, etc.

Em Roma, o primeiro Arquivo chamou-se “Tabularium” e situava-se no Fórum romano. Era

o arquivo oficial da Roma Antiga e também alojava os escritórios dos vários funcionários
públicos.

Em Portugal, por volta do ano de 1325, foi criado o Arquivo do Estado Português, funcionando
como “guardador” de memórias de documentos como: forais, livros de chancelaria,
sentenças judiciais, testamentos, etc., situando-se numa das torres do Castelo de São Jorge,
denominada Torre do Tombo (Torre do Arquivo), e que ali permaneceu até 1755, ano em que
um grande terremoto atingiu Lisboa.

Com o crescimento das civilizações e o aumento da demanda do

Estado, a organização das informações tornou-se essencial. Os
agentes públicos passaram a compreender o valor da informação e a
utilizá-la como instrumento elementar de pesquisa e planejamento,
fornecendo dados para o processo decisório das organizações.

Você Sabia?

O escritor Carlos Drummond de Andrade foi funcionário Público, veja abaixo um trecho da
biografia do autor:

Carlos Drummond de Andrade nasceu em Itabira do

Mato Dentro - MG, em 31 de outubro de 1902. De
uma família de fazendeiros em decadência, estudou na
cidade de Belo Horizonte e com os jesuítas no Colégio
Anchieta de Nova Friburgo - RJ, de onde foi expulso por
“insubordinação mental”. De novo em Belo Horizonte,
começou a carreira de escritor como colaborador do
Diário de Minas, que aglutinava os adeptos locais do
incipiente movimento modernista mineiro.

Ante a insistência familiar para que obtivesse um diploma,

formou-se em farmácia na cidade de Ouro Preto, em

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1925. Fundou com outros escritores “A Revista”, que, apesar da vida breve, foi importante
veículo de afirmação do modernismo em Minas. Drummond ingressou no serviço público e,
em 1934, transferiu-se para o Rio de Janeiro, onde foi chefe de gabinete de Gustavo Capanema,
ministro da Educação até 1945. Passou depois a trabalhar no Serviço do Patrimônio Histórico
e Artístico Nacional e se aposentou em 1962. Desde 1954 colaborou como cronista no Correio
da Manhã e, a partir do início de 1969, no Jornal do Brasil.

Quer saber mais sobre o autor? Então acesse: http://www.releituras.com/drummond_bio.asp

Como a informação está na base da geração do conhecimento no

mundo atual, o acesso rápido e seguro constitui fase importante
para o desenvolvimento integrado e para a consolidação da
democracia, principalmente na esfera pública, na qual a informação
permite a confirmação de direitos e deveres, garantindo ao cidadão
o exercício da cidadania.

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Gestão da Informação1 é um conjunto de estratégias que visa a identificar as necessidades
de informação, prevendo o mapeamento dos fluxos formais de informação nos diferentes
ambientes da organização, assim como sua coleta, filtragem, análise, organização, armazenagem
e disseminação, com o objetivo de apoiar o desenvolvimento das atividades cotidianas e a
tomada de decisão no ambiente corporativo.

Já a Gestão da Documentação ou Gestão Documental diz respeito à proposição e ao

acompanhamento de políticas de gestão dos documentos pelos órgãos, com vistas à
preservação e à integridadeglo dos documentos públicos, bem como a garantia de acesso a
todo acervoglo documental.

A Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de

arquivos públicos e privados e dá outras providências, em seu art. 3º, cita que:

“gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes

à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”

1. Informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos
em qualquer meio, suporte ou formato.

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Você sabia que a Gestão da Informação e Documentação está prevista na Constituição Federal?
Veja só:

Art. 5º, Inciso XXXIII - todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu
interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei,
sob pena de responsabilidade.

Art. 23 - É competência comum da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios:
III – proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histórico, artístico e cultural,
os monumentos, as paisagens naturais notáveis e os sítios arqueológicos;

Art. 216, § 2º - Cabe à administração pública, na forma da lei, tanto a gestão da

documentação governamental quanto as providências para franquear sua consulta a
quantos dela necessitem.

A Lei nº 8.159/91, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados
e dá outras providências, também prevê a Gestão da Informação e Documentação:

“Art. 1º. É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a

documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao
desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.”

“Art.25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da

legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente
ou considerado como de interesse público e social.”

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Dessa forma, as organizações públicas necessitam de uma normatização e padronização
das formas de guarda e posterior recuperação da informação, adotando procedimentos de
controle para garantir a confiabilidade e a autenticidade de seus documentos, bem como de
seu acesso contínuo, conferindo à organização a capacidade de:

• Conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governança e o

controle social das informações;
• Apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de tomada de decisão;
• Possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistros glo;
• Fornecer evidência em caso de litígios glo;
• Proteger os interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos
usuários ou clientes;
• Assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação, bem
como a pesquisa histórica;
• Manter a memória corporativa e coletiva da organização.

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 É fato que, em todas as épocas da história, a informação apresentou-
se como um instrumento importante para a sociedade, seja para a
sua organização e funcionamento, para o aperfeiçoamento das suas
instituições, para o exercício do poder ou para a conquista e ampliação
de direitos.

Atualmente, diante das transformações econômicas, políticas e

tecnológicas que o mundo vivencia, a informação vem se configurando como uma ferramenta
ainda mais poderosa e essencial, principalmente para as organizações públicas.

A gestão da informação não pode ser dissociada da gestão da documentação, pois manter os
arquivos organizados corretamente significa manter a informação organizada e à disposição
para os fins que se fizerem importantes e necessários, das instituições e da sociedade.

Uma boa gestão favorece a recuperação da informação e fornece subsídios à tomada de decisão,
além de manter a memória institucional. Todavia, para garantir essa eficiência, é preciso
estabelecer um conjunto de práticas que garantam a organização e a preservação dos arquivos.

A compreensão das práticas que norteiam a gestão da informação e da documentação começa

com a apreensão dos conceitos sobre produção, organização e preservação dos documentos,
além do entendimento sobre os prazos legais de guarda. Para que todos esses aspectos sejam
assimilados e incorporados pelos órgãos, torna-se fundamental reconhecer as vantagens, os
direitos e os deveres envolvidos na gestão dos documentos. Reconhecer, enfim, que os conjuntos
documentais produzidos e/ou acumulados são, em última instância, patrimônio da instituição.

Para fazer bom uso da informação, é preciso que ela esteja disponível!

A fim de viabilizar essas capacidades, a Administração Pública Federal criou o SIGA - Sistema
de Gestão de Documentos de Arquivo, que tem por finalidade garantir a todos os cidadãos e
aos órgãos e entidades do Poder Executivo, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos
de arquivo e às informações neles contidas, resguardadas as restrições administrativas ou
legais; integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas
pelos órgãos setoriais glo e seccionais glo que o integram; disseminar normas relativas à gestão
de documentos de arquivo; racionalizar a produção e armazenagem da documentação
arquivística pública; preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública
federal e articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da
informação pública federal.

Conheça o SIGA, clique no link e saiba mais!

http://www.siga.arquivonacional.gov.br/index.php/siga

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E para que é importante conhecer os conceitos sobre Gestão Documental?

Para compreender por completo as ações que fazem parte da Gestão Documental, a fim de
executar a gestão de forma eficiente, é necessário, sobretudo, conhecer os conceitos, as
características e os instrumentos utilizados no gerenciamento dos documentos.

A Gestão da Documentação exige dos executores glo um conhecimento prévio sobre diversas
regras, definições e métodos. Pensando nisso, este curso oferecerá o arcabouço glo conceitual
que você precisará durante suas atividades.

3 Conceitos básicos

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Com certeza você já deve ter visto alguns termos técnicos concernentes a esse tema. Agora,
você terá a oportunidade de estudá-los de forma mais aprofundada. Vamos lá?

a) O que é informação?

Veja a diferença entre dado e informação:

Dado é uma parte menor de um todo. Um dado pode ser entendido

como uma unidade de conhecimento. Normalmente, no conceito
geral, ele é definido como uma parte da informação.

Já informação é mais abrangente que o conceito de dado. Quando

informamos, estamos repassando algo que desejamos comunicar. Assim,
um conjunto de dados só se tornará uma informação se estiver organizado
de forma a tornar-se uma ideia, um conceito, uma mensagem.

A informação, em seu sentido amplo, abrange tudo o que comunica algo, nesses termos,
podemos dizer que tudo o que fazemos, observamos e discutimos são fontes de informação
para nossas vidas. Contudo, quando queremos nos referir à informação constante em um
documento, o conceito de informação restringir-se-á a todo o conjunto de dados devidamente
ordenados e organizados, de forma a ter um significado.

Dado X Informação
Dado Informação
Observação objetiva sobre algo. Conjunto de dados com relevância e propósito.

Facilmente estruturado; Requer unidade de análise;

Facilmente obtido por máquinas; Exige consenso em relação ao significado;
Frequentemente quantificado; Exige necessariamente a mediação humana.
Facilmente transferível.
Fonte: Devenport, Prusak, 1998, p.18

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Então dados nunca serão informações? A resposta é: depende...

Muitas vezes, um dado isolado não é capaz de ser uma informação, contudo, quando o
dado está inserido em um contexto, ele passa a representar uma informação. Veja um breve
exemplo:

a) Quantidade de pessoas convidadas para uma festa= 18. O número 18 é um dado isolado e
não representa qualquer informação.
b) Resultado da pesquisa sobre gêneros em uma instituição= 20 mulheres e 25 homens.
Aqui, os dados quantitativos informam a existência de mais homens do que mulheres.

b) O que é documento?

De uma forma ampla, documento é toda a informação registrada em um suporte material (papel,
fita, disco óptico, etc.) e utilizada para consulta, estudo, prova ou pesquisa, pois comprova fatos,
fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época. Já quando
falamos sobre os documentos utilizados no dia a dia do trabalho, podemos defini-los como
o registro, em meio físico ou digital, que contém informações sobre assuntos de interesse
da organização ou de um indivíduo. Trata-se de qualquer informação escrita, objeto ou fato
registado materialmente, e que possa ser utilizado para estudo, consulta ou prova.

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 É toda informação registrada em um suporte material,
suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois
comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos
do homem numa determinada época ou lugar.

Veja que gerir bem os documentos permite o controle sobre as informações das Organizações.

O autor Carlos Drummond de Andrade, em seu poema “Palavras”, demonstra a procura pelas
palavras e pela informação. Vejam abaixo:

Quer conhecer mais as poesias Drummondianas? Acesse o sítio: http://www.releituras.com/

drummond_bio.asp

Mas o que vem a ser suporte material?

Conceito de SUPORTE: é o material no qual são registradas as informações. O suporte mais

conhecido é o papel, mas existem muitos outros (pergaminho, papiro, muito utilizados
antigamente, fita magnética, disco magnético, disco ótico, disquete, filme de nitrato).

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 SUPORTE + INFORMAÇÃO = DOCUMENTO

c) O que é um arquivo?

O arquivo funciona como o guardião das informações existentes. É o

conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público, entidades privadas e pessoas físicas
em decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que seja o
suporte da informação ou a natureza do documento.

Os arquivos abarcam a memória política, econômica, social e cultural de um país, e sua

função deve ser não só de preservação, mas também a prestação de um serviço público,
disponibilizando informação a todos aqueles que solicitarem.

Vimos até aqui a definição de DADO, INFORMAÇÃO, DOCUMENTO E ARQUIVO. Veja abaixo
a ilustração do conteúdo estudado.

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d) O que é documento arquivístico?

O documento arquivístico é diferente de um documento comum.

A palavra “arquivístico” dá ao documento a característica de estar
incorporado a um sistema de arquivos. O documento arquivístico é
utilizado para prestação de contas, para o registro das atividades e para
que o cidadão possa exercer seus direitos. Dessa forma, documento
arquivístico é o documento produzido e/ou recebido por uma pessoa
física ou jurídica, no decorrer de suas atividades, qualquer que seja
o suporte que ela utilize, a fim de manter o registro da informação
produzida no exercício de suas competências.

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 Veja um exemplo:

Um Diário Oficial é um documento arquivístico, pois emitir o Diário Oficial é uma atividade
desenvolvida pela Imprensa Nacional.

Contudo, esse mesmo Diário Oficial, ao ser utilizado em um Ministério como um documento
de consulta, pode não se constituir como um documento arquivístico.

Para compreender melhor a diferença entre dado, informação, documento e documento

arquivístico, vamos ver o diálogo entre a Chefe Gisela e seu novo funcionário, chamado Doc:

e) O que é documento eletrônico?

De acordo com o arquivo nacional, documento eletrônico é uma unidade

de registro de informações codificadas de forma analógica ou em dígitos
binários glo, acessíveis por meio de equipamentos eletrônicos. Existem
documentos eletrônicos analógicos e os documentos digitais, como as fitas
videomagnéticas em formato VHS e as páginas na web, respectivamente.

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 Veja um exemplo:

Mas lembre-se! Essa não é a única forma de criar um documento eletrônico!

Podemos considerar como documento eletrônico toda informação armazenada em um

dispositivo eletrônico (disco rígido, disquete, CD-ROM, fita magnética) ou transmitida através
de um método eletrônico.

Exemplos de documentos eletrônicos são os softwares, os bancos de dados, os arquivos

de som, texto ou imagem disponíveis em CDs, discos ou fitas magnéticas, assim como as
informações acessadas on-line — via Internet, o que inclui as mensagens eletrônicas pessoais
(e-mails), fóruns de discussão, arquivos de hipertexto (http, em sítios da WWW), ou arquivos
da Internet em formatos especiais, como FTP, Gopher, Telnet, entre outros, situados em seus
respectivos sítios.

f) O que é documento híbrido?

Toda informação, registrada em qualquer suporte e sob qualquer tecnologia, desde que gerada
no exercício das atividades e funções de uma pessoa física ou jurídica, integra o arquivo dessa
pessoa. Nesse sentido, os arquivos podem ter, também, documentos digitais.

O documento digital é um documento “... codificado em dígitos binários glo

produzido,
transmitido e armazenado por sistema computacional.”

Os arquivos podem ter um caráter híbrido, contendo, nesse caso:

• documentos analógicos (convencionais);

• documentos digitais.

Por exemplo: projetos arquitetônicos que apresentam a descrição em papel e as plantas em

disco óptico, um dossiê formado por documentos digitais natos e digitalizados.

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g) Diferença entre Documento digital e não digital:

A maior diferença entre documento digital e não digital está na forma

de acesso. O documento digital é acessível e interpretável por meio de
recursos computacionais, já um documento não digital é produzido,
tramitado e armazenado em formato convencional, como, por exemplo,
em papel.

São exemplos de documentos digitais: textos, imagens fixas, imagens em

movimento, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas
web, bases de dados, entre outras possibilidades de um vasto repertório de diversidade crescente.

Documento digital e documento digitalizado:

O documento digital é aquele produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional,

já o digitalizado é o documento produzido de modo convencional (papel, por exemplo),
capturado e transferido para sistema computacional.

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h) O que é Assinatura Digital?

A assinatura digital é uma modalidade de assinatura eletrônica , resultado

de uma operação matemática que utiliza criptografia e permite aferir, com
segurança, a origem e a integridade do documento. Serve para assinar
qualquer documento eletrônico e tem validade jurídica inquestionável,
equivalendo a uma assinatura de próprio punho.

A assinatura digital pode ser utilizada, por exemplo: em contratos, procurações, laudos,
certificados, formulários web, relatórios, imagens, mandatos, notificações, balanços,
declarações, petições, resultados de exames, prontuários médicos, propostas e apólices de
seguros e arquivos eletrônicos transferidos entre empresas.

i) O que é NUP?

Você certamente já deve ter ouvido falar do NUP, talvez em reuniões, ou ainda em alguma
conversa de escritório. Mas, por fim, o que significa essa sigla tão utilizada? Clique na imagem
e veja o significado.

NUP - Número Único de Protocolo - é um Código numérico que identifica, de forma única e
exclusiva, cada documento, avulso ou processo, produzido, recebido ou autuado no âmbito da
Administração Pública Federal, que necessite de tramitação, independentemente do suporte.
Esse código não terá distinção entre processos e documentos avulsos. É composto de vinte e
um dígitos, separados em grupos (0000000.00000000/0000-00).

Agora que você já descobriu a sigla, vamos entender um pouco mais sobre esse número.

Veja um exemplo:

Quando um cidadão constitui uma demanda para o Serviço de Informação ao Cidadão – SIC,
essa demanda gera um Número Único de Protocolo – NUP, que será respondido pelo órgão ou
entidade responsável pelo esclarecimento.

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 PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 2.321, DE 30 DE DEZEMBRO DE 2014

Os órgãos e entidades da Administração Pública Federal adotarão o NUP para os

documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos, que necessitem de
tramitação, independentemente do suporte desses documentos, observando-se os
seguintes procedimentos:

quando da utilização dos códigos numéricos das unidades protocolizadoras, não

haverá distinção entre processos e documentos avulsos
...
Art. 5º O NUP atribuído ao documento, avulso ou processo, será constituído de vinte
e um dígitos, separados em grupos (0000000.00000000/0000-00), conforme descrito
abaixo:

I - o primeiro grupo será constituído de sete dígitos referentes ao código de identificação

da unidade administrativa no SIORG, que identificará a unidade protocolizadora do
órgão ou entidade de origem do documento, avulso ou processo;
II - o segundo grupo, separado do primeiro grupo por um ponto, será constituído de
oito dígitos e determinará o registro sequencial dos documentos, avulsos ou processos,
sequência que deverá ser reiniciada a cada ano;
III - o terceiro grupo, separado do segundo grupo por uma barra, será constituído
de quatro dígitos e indicará o ano de atribuição do NUP aos documentos, avulsos ou
processos; e
IV - o quarto grupo, separado do terceiro grupo por hífen, será constituído de dois
dígitos e indicará os dígitos verificadores, calculados de acordo com os procedimentos
descritos no Anexo a esta Portaria.

4 Referências Bibliográficas

1. VALENTIM, M. L. P, Inteligência competitiva em organizações: dado, informação e

conhecimento, ago. 2002, Rio de Janeiro, DataGramaZero.

2. CASANOVA, Eugênio, O manual Archivística, 1928, Siena.

3. LE GOFF, Jacques, 1924.

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