Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
Elaboração de Folha de Pagamento de Empresas
Elaboração de Folha de Pagamento de Empresas
pagamento de empresas
Ficha Técnica
MINISTÉRIO DE TRABALHO Coordenação do Projeto Qualifica Brasil Gerente do Núcleo de Produção de Materiais
Thérèse Hofmann Gatti Rodrigues da Costa (Coordenadora Geral) Rute Nogueira de Morais Bicalho
Ministro do Trabalho Wilsa Maria Ramos
Ronaldo Nogueira Valdir Adilson Steinke Autor
Luis Fernando Ramos Molinaro César Augusto Tibúrcio Silva
Secretário de Políticas Públicas de Emprego Humberto Abdalla Júnior Fernanda Fernandes Rodrigues
Leonardo José Arantes Rafael Timóteo de Sousa Jr Mariana Guerra
Diretor do Departamento de Políticas de Empregabilidade Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia – Equipe de Designer Instrucional
Higino Brito Vieira IBICT Rute Nogueira de Morais Bicalho
Cecília Leite - Diretora Janaína Angelina Teixeira
Chefe da Assessoria de Comunicação Social (ASCOM) Tiago Emmanuel Nunes Braga Márlon Cavalcanti Lima
Angelo Marcio Fernandes de Sousa Filho Simone Escalante Bordallo
Realização Virgínia Maria Soares de Almeida
UNIVERSIDADE DE BRASÍLIA Instituto de Artes (IDA-UnB), Instituto de Psicologia (IP-UnB), Marcus Vinicius Carneiro Magalhães
Instituto de Letras (LET-UnB), Departamento de Engenharia
Reitora Elétrica (ENE – UnB), Departamento de Geografia (GEA – UnB), Revisor ortográfico
Márcia Abrahão Moura Faculdade de Ciência da Informação (FCI-UnB). Samantha Resende Nascimento
Decana de Pesquisa e Inovação Gestão de Negócios e Tecnologia da Informação Desenvolvedor de Vídeos Animados
Maria Emília Machado Telles Walter Loureine Rapôso Oliveira Garcez Paulo Fernando Santos Nisio
Wellington Lima de Jesus Filho
Decana de Extensão Desenvolvedor de Ambiente Virtual de Aprendizagem
Olgamir Amancia Coordenação da Unidade de Pedagogia Osvaldo Corrêa
Danielle Xabregas Pamplona Nogueira
Lívia Veleda Sousa e Melo Projeto Gráfico
Márlon Cavalcanti Lima
Este material foi produzido por conteudista(s) da Universidade de Brasília (UnB) exclusivamente para a Escola do Trabalhador.
Licença de uso e compartilhamento Creative Commons Atribuição-Não Comercial – Sem Derivações 4.0 Internacional.
http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/4.0/
O que você vai estudar
Tema 1 Tema 2
Folha de pagamento: Deduções da folha de
conceito e aplicabilidade pagamento
Tema 3 Tema 4
Quando uma pessoa decide montar o seu próprio negócio, ela escolhe
qual atividade deseja exercer. Certo? Suponhamos que uma dona de
casa, graças às suas habilidades culinárias, decida fabricar bolos para
vender. Ou um homem que entenda muito de veículos, resolva abrir sua
oficina mecânica.
Quando o serviço termina, é feito o pagamento como contrapartida dos serviços prestados e encerra-se o
vínculo entre o contratado e a contratante. Nesse caso, a despesa de salários ocorre junto com o pagamento.
Voltemos ao nosso exemplo, de uma dona de casa que faz bolos e agora contratou uma ajudante. Na sua
atividade, ela consome energia elétrica, da batedeira; água e detergente, para lavar as louças; e gás, para
assar os bolos; além dos serviços que serão prestados por sua nova contratada, que deverá ser paga em
contrapartida a essa prestação.
Temos, portanto, a despesa de energia, a despesa de água e de materiais de consumo, a despesa com gás e
a despesa de salários, que são necessárias para a empresa obter receita de vendas, com os bolos fabricados.
Caso 1
Vamos supor que essa empresária pague salário de R$ 1.000 à sua funcionária, no momento em que ela
presta determinado serviço. Como a contabilidade é feita por meio de partidas dobradas, temos o seguinte
registro:
Caixa 1.000
O registro contábil mostra que houve um débito em despesas, já que elas reduzirão o lucro da empresa e
creditou caixa, pois está diminuindo seus recursos financeiros.
Caso 2
Nesse caso, em abril ocorreu a despesa de salários, pois foi o mês em que o funcionário trabalhou – chamado
mês de competência –, mesmo que, nesse mês, ainda não tenha havido o pagamento pelos serviços prestados. A
empresa, ao final de cada mês (mês de competência), precisa reconhecer que utilizou a força de trabalho do seu
funcionário e que tem uma dívida a ser liquidada (um passivo).
Portanto, o reconhecimento da Data Débito Crédito
dívida não paga é feita com o
seguinte registro contábil: 31/abr Despesa de Salários 1.000,00
Caixa 1.000,00
Veja que a despesa é reconhecida por meio de um débito em despesas de salário no mês em que o
funcionário trabalha, ou seja, o mês de competência da despesa (que é abril, nesse nosso exemplo). Em
maio, após findar a competência do mês então trabalhado, registra-se apenas o pagamento da obrigação
da empresa com o funcionário. Perceba que, nesse segundo momento, quando do pagamento do salário, a
empresa está debitando a obrigação a pagar, com o objetivo de encerrar tal dívida.
Caso 3
Quando uma empresa adianta os salários aos funcionários, ou seja, paga antecipadamente por um serviço
que ainda não foi prestado completamente, ela está adquirindo um direito perante os funcionários que estão
recebendo tais adiantamentos. Nesse caso, são os funcionários que passam a dever à empresa sua força de
trabalho. Assim, a empresa deverá fazer o seguinte registro contábil:
Caixa 400,00
Aqui, a empresa debita a conta adiantamento de salários, que representa esse direito (ativo) dela diante de seu
funcionário.
No final do mês, a empresa precisa reconhecer que seu funcionário já trabalhou e, portanto, que ocorreu a
despesa.
Entretanto, parte dos salários foi antecipada. Assim, o registro contábil será:
Nesse registro, podemos perceber que a empresa não terá que pagar o valor de R$ 1.000,00 ao funcionário,
visto que houve o pagamento de um vale durante o mês, ou seja, uma antecipação de parte.
Assim, a empresa reconhece como dívida (obrigações a pagar) apenas a diferença, de R$ 600,00.
Para que os débitos sejam iguais aos créditos, a empresa credita o direito de R$ 400,00, referente ao
adiantamento, já que agora ele deixa de existir (pois os funcionários prestaram o serviço).
No mês seguinte, no dia 08/05, quando a empresa realizar o pagamento, teremos o seguinte registro:
Caixa 600,00
Perceba que esse registro é igual ao mostrado no caso 2, com diferença apenas no valor menor.
As empresas, quando contratam funcionários/colaboradores, terão que calcular os valores referentes
aos salários e ordenados desses seus funcionários mensalmente.
A folha de pagamento é o termo usado para a listagem referente aos funcionários e sua remuneração,
normalmente preparada pelo Departamento Pessoal.
Uma folha de pagamento, elaborada pela empresa para cada um dos seus funcionários, deve conter
minimamente as seguintes informações:
• nome do funcionário;
• vantagens recebidas pelo funcionário (discriminação e valores);
• valores descontados na remuneração do funcionário (discriminação e valores);
• valor líquido a pagar.
Expressamente, deve constar na folha de pagamento:
Os descontos legais.
Quando ocorrem horas extras além dessa suplementação, o empregado terá direito
a receber um adicional de pelo menos 50% sobre o valor da hora normal. No caso
de haver horas extras em domingos e feriados, o acréscimo será de 100%.
Gratificações
Figura 3 – Responsabilidades do Funcionário e da Empresa na Folha de Pagamento. Notas: IRRF – imposto de renda retido na fonte; FGTS – fundo de
garantia por tempo de serviço; Sistema: Sesc, Sesi, Sest, Senac, Senai e Senat
IMPORTANTE
1. Qual a diferença entre salário e 2. Cite três principais benefícios que 3. Ao receber os salários, os
remuneração? são recebidos pelos funcionários a funcionários terão, em geral, dois
título de remuneração e explique o descontos sobre seus rendimentos.
Justifique sua resposta. que ele representa. Quais são essas deduções?
Deduções dos salários do empregado
Reparação por dano culposo, desde que esta Compensação por falta de aviso-prévio do
possibilidade tenha sido acordada (CLT, art. 462, empregado demissionário (CLT, art. 48, §2º);
§1º);
Estorno da comissão já paga, verificada a
Contribuições previdenciárias e sindicais (art. 578 insolvência do comprador (art. 7º da Lei nº
da CLT); 3.207/57);
Note que o valor do INSS devido pelo funcionário é descontado de seu salário, quando a empresa
debita R$ 80,00 em “Salários a pagar”. Isso significa uma retenção de parte do seu salário que é
permitida, já que a empresa terá que recolher o mesmo valor ao governo (“INSS a recolher”).
No mês seguinte, na data estabelecida conforme prazo legal, digamos 08 de maio, a empresa
realizará o pagamento. Então, teremos o seguinte registro:
Caixa 80,00
Além do INSS devido pelo funcionário, a empresa deve calcular e registrar também a contribuição
previdenciária devida por ela sobre a folha de pagamento de cada um de seus funcionários.
Esse valor também deve ser registrado no passivo como “INSS a recolher”, juntamente com a
parcela descontada do funcionário, para pagamento futuro obedecido o prazo legalmente
estipulado.
Sobre o Imposto de Renda Retido na Fonte
(IRRF)
A partir de 01/01/1989, todos os rendimentos auferidos por pessoas físicas estão sujeitos à incidência
do imposto de renda, com algumas exceções, tais como: rendimentos de aplicações financeiras, dos
lucros distribuídos etc.
Assim, funcionários que recebam remuneração acima de certo valor têm em sua folha de pagamento
o desconto relativo ao imposto de renda.
Essa tributação incide sobre: salários, honorários, vantagens extraordinárias, abonos, gratificações,
13º salário, férias e outros rendimentos, conforme o Regulamento do Imposto de Renda (RIR/99).
Sobre o Imposto de Renda Retido na Fonte
(IRRF)
Entretanto, para o cálculo do IRRF, é preciso determinar a base incidente da alíquota. A partir de
01/01/1992, na base de cálculo do IRRF poderão ser deduzidos os encargos com dependentes.
Para cada dependente do funcionário deve ser abatida a importância de R$ 189,59, sem limite de
dependentes; pensão alimentícia e contribuições para a previdência social.
Para fins de exemplo, vamos considerar um funcionário que receba uma remuneração mensal de
R$ 3.200,00, cuja contribuição previdenciária é de R$ 352,00 (11% de R$ 3.200,00) e que ele tenha
apenas um dependente (logo, uma dedução de R$ 189,59). Ao final do mês, a empresa deverá
calcular o IRRF devido pelo empregado. Veja a seguir.
Valor da remuneração R$ 3.200,00
(-) Dedução por dependente (R$ 189,59)
(-) Dedução da contribuição para previdência (INSS) (R$ 352,00)
(=) Base de cálculo do IRRF R$ 2.658,41
Uma vez estimado o valor do imposto a ser retido pela empresa, temos
que efetuar o seguinte registro:
Caixa 56,58
Exercício
SUBTOTAL = 8%
Encargos trabalhistas incidentes sobre a mão
de obra
Categoria
Salário-base
Acréscimos
Frequência
INSS
Imposto de renda
Outros descontos
Salário líquido
Elaborando a folha de pagamento do
funcionário
•Indicar a categoria
•classificação dos funcionários de acordo com o estabelecido pela Convenção Coletiva (comércio,
indústria ou outras).
•Indicar o salário-base
•considere o valor de registro de cada empregado.
•Indicar os acréscimos
•analisar a frequência e a existência de horas extras no sistema de controle de ponto ou livro
ponto. Essa avaliação é individual, porque pode haver adicionais (trabalho noturno, periculosidade,
insalubridade, salário-família, descanso semanal remunerado, etc.).
•Frequência
•confirmar se o funcionário compareceu ao trabalho conforme o previsto, sem faltas não
justificadas. As ausências não justificadas podem ser descontadas proporcionalmente do valor
bruto do salário.
Elaborando a folha de pagamento do
funcionário
•INSS
•calcular o INSS, que pode variar entre 8% a 11%, dependendo do valor do salário. O teto da
Previdência (limite máximo a ser deduzido é de R$ 608,44) precisa ser verificado, porque a
contribuição é calculada sobre esse patamar máximo para quem ganha mais do que esse limite.
•Imposto de renda
•considerar como base de cálculo o valor do salário deduzido do INSS para calcular o IRRF.
Deduções com dependentes, descontos com faltas e atrasos e pensão alimentícia também
precisam ser considerados.
•Outros descontos
•eventuais descontos relativos a direitos e benefícios também entram na conta, como no caso de
vale transporte, adiantamento salarial (vale), contribuição sindical, convênio médico.
•Salário Líquido
•A remuneração a ser repassada é resultado desses cálculos.
A seguir, apresentamos um exemplo de cálculo a serem feitos para elaboração da folha de pagamento.
Considere um funcionário que receba um salário bruto total, incluindo gratificações, de R$ 3.500,00 e que
tenha dois dependentes.
1º passo
1º passo Como o salário totaliza R$ 3.500,00, a alíquota a ser aplicada é a de 11%, o que
Calcular o INSS resulta em: R$ 3.500,00 x 11% = R$ 385,00.
2º passo 2º passo Como o funcionário possui dois dependentes, teremos: R$ 189,59 x 2 = R$ 379,18
Dedução por dependentes
Como o salário bruto total do funcionário é de R$ 3.500,00 e a empresa tem até o 5º dia útil do mês seguinte
para proceder ao pagamento, o registro contábil do reconhecimento da obrigação é:
Como vimos no exemplo acima, os valores calculados para fins de INSS foi de R$ 385,00 e do IRRF de R$
62,38, que são subtraídos do salário bruto do funcionário. Para retirarmos esses valores, com o objetivo de
obter o salário líquido, precisamos proceder ao seguinte registro:
Como vimos anteriormente, sobre a folha de pagamento incide 27,8% (aproximadamente) de contribuições
sociais e mais 8% do FGTS.
Como no exemplo aqui demonstrado, o salário total do funcionário é de R$ 3.500,00, basta aplicarmos as
respectivas alíquotas, que obteremos: R$ 973,00 de contribuições sociais a recolher e R$ 280,00 de FGTS.
Veja que o valor referente aos encargos previdenciários aqui registrados, de R$ 1.358,00, representam o
somatório do valor descontado do funcionário, de R$ 385,00, e a parcela devida pela empresa, de R$
973,00.
IMPORTANTE
A legislação que trata do vale transporte autoriza a empresa a descontar até 6%
(seis por cento) do salário do funcionário. O desconto não incide sobre os demais
benefícios, tais como horas extras, comissões, etc.
Vamos exemplificar as duas situações citadas. Uma empresa tem dois funcionários que necessitam de
dois vales transportes para o deslocamento ao trabalho. A quantidade de dias de trabalho no mês é de 22
dias. Ambos necessitam de duas conduções por dia, o que requer um total de 44 vales transporte para
cada funcionário. O valor do vale transporte nesse mês é de R$ 3,00. O salário do funcionário 1 é de R$
1.500,00 já o do funcionário 2 de R$ 3.000,00. Temos, portanto, os seguintes valores:
O valor a ser recebido referente a primeira hora extra Considerando no nosso exemplo que o funcionário
será de R$ 22,72 (hora normal) + R$ 11,37 tenha trabalho 2 horas extras, ele receberá, portanto,
(acréscimo da hora extra), o que totaliza R$ 34,09. R$ 34,09 + R$ 34,09, o que totaliza R$ 68,18.
Como exemplo, considere que o valor de R$ 1,00 R$ 1,00 x 1,2 x 60/52,5 R$ 1,37 esse é o
como sendo o valor da hora normal de serviço de um
funcionário. Veja como ficará o cálculo: valor do adicional por hora noturna
O valor a ser adicionado ao salário para ser pago referente às férias é calculado da seguinte
forma:
O valor a ser recebido referente às férias é de: R$ 3.200,00 (salário) + R$ 1.066,66 (adicional de
1/3 de férias), o que totaliza R$ 4.266,66.
Cálculo e Contabilização das Férias
A seguir, deve ser calculado o valor do INSS do empregado sobre as férias, que será deduzido
de sua remuneração. Para isso, inicialmente verifica-se a remuneração devida – no nosso
exemplo, R$ 4.266,66 – e aplica-se o percentual correspondente indicado na tabela de INSS –
no caso, 11% - o que totaliza R$ 469,33.
IMPORTANTE
Em situações em que houver pedido de demissão pelo empregado, demissão pela
empresa sem justa causa, ou término de contrato antes de completar um ano, a
empresa calculará o direito de férias proporcionais, referente à quantidade de
meses em que o funcionário trabalhou.
3º passo
Vamos supor que um funcionário foi admitido em
01/02/20X9 e que em 31/11/20X9 foi demitido sem
IMPORTANTE
justa causa. Nesse caso, a empresa deverá calcular a
proporcionalidade das férias referente aos dez meses
trabalhados pelo funcionário. Considerando que o valor Nota importante sobre férias é a
a ser recebido referente às férias é de: R$ 3.200,00 contabilização da provisão. As
(salário) + R$ 1.066,66 (adicional de 1/3 de férias), o despesas de férias devem ser
que totaliza R$ 4.266,66; teremos que calcular a reconhecidas por competência –
proporcionalidade referente aos 10 meses, da seguinte assim como quaisquer despesas –
forma: e, portanto, devem ser registradas
mensalmente durante o período
R$ 4.266,66 / 12 = R$ 355,55 ao mês x 10 meses = aquisitivo do empregado. Nesse
R$ 3.555,55 caso, será constituída, como
contrapartida ao reconhecimento da
Nesse caso, o funcionário terá o direito de receber despesa mensal com férias, a
adicionalmente ao salário, um total de R$ 3.555,55, provisão de férias (passivo).
referente às férias proporcionais.
Considere o nosso mesmo exemplo, em que o empregado recebe remuneração mensal de R$ 3.200,00.
Conforme demonstrado, o valor a ser recebido referente às férias é de: R$ 3.200,00 (salário) + R$ 1.066,66
(adicional de 1/3 de férias), o que totaliza R$ 4.266,66.
A cada fechamento das competências mensais, a empresa deverá efetuar tal registro contábil. E, na data de
gozo das férias, transcorridos os 12 meses de período aquisitivo (portanto, 1 ano), faça-se o lançamento de
liquidação da provisão, da seguinte forma:
Caixa 1.066,66
Cálculo e Contabilização 13º salário
A base de cálculo do 13º salário é o valor do salário referente a dezembro e será subtraído do
adiantamento pago na primeira parcela.
Vamos supor que um funcionário recebeu até março de 20X9 um salário de R$ 1.000,00 e a
partir de abril, passou a ser de R$ 1.500,00, devido a uma promoção. Nesse caso, a base de
cálculo do 13º salário é de R$ 1.500,00.
Considerando que o funcionário optou por receber a primeira parcela do 13º salário em
fevereiro, juntamente com suas férias, o valor recebido foi de R$ 500,00.
Nesse caso, na segunda parcela, o funcionário deverá receber R$ 1.000,00, que é a diferença
entre o valor de direito (R$ 1.500,00) e o adiantamento já pago em fevereiro, de R$ 500,00.
IMPORTANTE
IMPORTANTE