Apostila - Administração Do Tempo

Curso de
Administração
do Tempo
CRESOL INSTITUTO - Instituto de Formação do Cooperativismo Solidário
Curso de Administração
do Tempo
Francisco Beltrão/PR
2020
FICHA TÉCNICA
CRESOL INSTITUTO - Instituto de Formação do Organização e revisão do material

Cooperativismo Solidário
Franciele Lorenzi
Alzimiro Thomé – Conselheiro Presidente
Katiuce Piuna Duque Ferrari
Luiz Levi Tomacheski – Conselheiro Primeiro
Vice-Presidente Mayá Patricia Savian Prolo
Cledir Assisio Magri – Conselheiro Segundo Rosiane Dalacosta

Vice-Presidente
Luiz Ademar Panzer - Secretário Executivo
José Carlos Vandresen - Gerente
Material produzido e comercializado por WebAula. Nos termos da Lei nº 9610/1998, é do Cresol Instituto o direito
patrimonial e propriedade intelectual em caráter deﬁnitivo deste trabalho desenvolvido.
Material disponibilizado em pdf para curso na modalidade à distância por meio da plataforma Cresol EAD.
Material adquirido com recursos do Projeto SESCOOP, através do Convênio celebrado entre SESCOOP, Cresol
Confederação e INFOCOS N° 006/2017. Descrição do Convênio: Projeto de Aperfeiçoamento das Práticas de
Governança e Gestão para Colaboradores e Conselheiros da Cresol Confederação.
Diagramação
WebAula
2020
FICHA CATALOGRÁFICA
C977 Curso de administração do tempo / Cresol Instituto – Instituto

de Formação do Cooperativismo Solidário – Francisco Beltrão: Cresol
Instituto, 2018.
43 p.
1. Administração do tempo. 2. Planejamento. 3. Eﬁciência orga-

nizacional. I. Cresol Instituto – Instituto de Formação do Cooperativismo
Solidário. II. Título.
CDD – 658.4093
Paulo Rogério de Mendonça – CRB-9/1.335
Curso de Administração
CURSO DE ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

do Tempo
SUMÁRIO
APRESENTAÇÃO............................................................................................................................................ 7
1. O que é administração do tempo?......................................................................................... 8
2. Aprendendo a administrar o seu tempo.........................................................................10

2.1 Administrar o tempo é planejar a vida................................................................................10
2.2 Aprendendo a se planejar...........................................................................................................11
2.3 Como planejar...................................................................................................................................12
2.4 Por que planejar semanalmente?...........................................................................................13
2.5 Planejamento Profissional..........................................................................................................15
2.6 Passos para o Planejamento Profissional...........................................................................17
3. Como lidar com os imprevistos...............................................................................................18

3.1 Lidando com imprevistos.............................................................................................................18
3.1.1 Técnicas para lidar com imprevistos.................................................................................19
3.2 Mantendo a produtividade.........................................................................................................20
3.3 Outras interrupções tecnológicas...........................................................................................21
3.4 Dicas para otimizar seu tempo.................................................................................................21
4
4. Como aumentar sua eficiência e produtividade.....................................................23
4.1 Eficiência e Eficácia.........................................................................................................................23
4.1.1 Eficiência...........................................................................................................................................23
4.1.2 Eficácia...............................................................................................................................................26
4.2 Produzindo sempre mais.............................................................................................................28
5. Como organizar suas tarefas.....................................................................................................29

5.1 Organizando sua agenda.............................................................................................................29
5.2 Organizando seu e-mail...............................................................................................................30
5.3 Organizando os seus arquivos..................................................................................................31
5.4 Organizando seu local de trabalho.......................................................................................32
5.4.1 Home offices...................................................................................................................................32
5.5 Prepare sua estrutura de trabalho.........................................................................................33
5.5.1 Primeiro passo: Guarde os materiais que você não usa diariamente.............34
5.5.2 Segundo passo: Organize os materiais de forma que estejam

de fácil alcance.........................................................................................................................................34
5.5.3 Terceiro passo: É necessário que haja praticidade em suas atividades........34
5
6. Como equilibrar tempo pessoal e profissional.........................................................35

6.1 Vida Pessoal x Vida Profissional..............................................................................................35
6.2 Como equilibrar tempo pessoal e profissional...............................................................35
6.3 Como vencer o estresse e ganhar qualidade de vida..................................................37
6.3.1 Atitude positiva e autoestima................................................................................................37
6.3.2 Tolerância, flexibilidade e capacidade de adaptação............................................37
6.3.3 Administração de tempo..........................................................................................................38
6.3.4 Entusiasmo e Humor...................................................................................................................38
6.3.5 Atividade física...............................................................................................................................38
6.3.6 Alimentação saudável...............................................................................................................38
6.3.7 Estratégia contra a sobrecarga.............................................................................................39
6.3.8 Sabedoria..........................................................................................................................................39
6.3.9 Concretizar metas e objetivos...............................................................................................39
6.3.10 Persista até atingir o que planejou..................................................................................39
6.3.11 Tenha sempre pensamentos positivos...........................................................................39
6.3.12 Cultive autoconfiança e autoestima...............................................................................40
6.3.13 Preocupe-se primeiramente com você.........................................................................40
7. Considerações finais..........................................................................................................................41
8. Referências................................................................................................................................................42
6
APRESENTAÇÃO
Seja bem-vindo/a ao curso de administração do tempo!

Administrar o próprio tempo em casa ou no trabalho é uma neces-
sidade de todos nós e precisa ser aprendida, seja para ganhar produtivi-
dade no trabalho ou para aproveitar melhor as horas de lazer e descanso.
O curso de administração do tempo mostra como fazer um bom uso do
seu tempo, ajudando a identificar as prioridades em seu trabalho e na
vida pessoal, oferecendo sugestões de como aproveitar melhor o tempo.
O objetivo do curso é proporcionar o conhecimento necessário para
que você saiba como administrar seu tempo, oferecendo técnicas que o
ajudarão a obter uma melhor qualidade de vida com proveito máximo
do tempo. Aumentar a eficiência e a produtividade através da adminis-
tração do tempo, ajudar na compreensão sobre como conciliar a vida
profissional e pessoal, bem como desenvolver as habilidades para lidar
com os imprevistos.
Faça com que o tempo trabalhe a seu favor e aumente o seu desem-
penho. Aprenda a identificar, examinar e controlar as causas da perda
de tempo. Evite o desperdício do seu potencial e planeje suas atividades
para alcançar mais facilmente seus objetivos.
Nosso desejo é que você possa aproveitar, ao máximo, os conheci-
mentos adquiridos.
Bons estudos!
Cresol Instituto
7
1. O que é administração do tempo?

Quem não consegue administrar o tempo acaba sendo por ele dominado.
Afinal, quantos de nós não imaginamos, ao ouvir esse tema, que aquele que admi-
nistra o tempo se torna um escravo do relógio, dos horários e dos compromissos?
A verdade não é bem essa!

Aquele que consegue administrar o tempo de forma eficaz não se torna
escravo do relógio, e sim o coloca sob controle e a seu favor. Assim, adminis-
tração do tempo é saber organizar metas pessoais e profissionais, gastando o
mínimo possível de energia física e mental.
Administrar o tempo não é uma tarefa fácil. Requer autodisciplina, compro-

metimento e, sobretudo, vontade de obter uma vida produtiva e saudável.
A administração do tempo vem, justamente, fazer com que isso seja possível.
São seus benefícios:
esenvolvimento de uma perspectiva real do que a vida oferece e
D
como pode ser vivida;
Possibilidade de aproveitar melhor a vida;
Obtenção de segurança e objetividade no trabalho;
Aumento da produtividade;
Manutenção do equilíbrio entre a vida pessoal, familiar e profissional;
Possibilidade de aproveitar melhor a vida;
Controle do próprio tempo;
Qualidade de vida.
Agora que você já sabe o que é e quais são os benefícios trazidos pela admi-
nistração do tempo, podemos dar sequência ao conteúdo para aprendermos
ainda mais. Vamos aprender sobre os conceitos e como colocá-los em prática no
nosso dia a dia.
8
Antes disso, você conhecerá uma história que nos fará refletir sobre a melhor

utilização do nosso tempo.
Espero que você goste e fique ainda mais animado para a realização do
nosso curso. Vamos lá?
A conta bancária da vida

Imagine que você tenha uma conta corrente e, a cada manhã, acorde com
um saldo de R$ 86.400,00. Só que não é permitido transferir o saldo para o dia
seguinte. Todas as noites o seu saldo é zerado, mesmo que você não tenha conse-
guido gastá-lo durante o dia.
Todos nós somos clientes desse “banco” de que estamos falando. Ele se
chama TEMPO.
Todas as manhãs são creditados a você 86.400 segundos e todas as noites
é debitado, como perda, o saldo de tudo o que você falhou em investir em bons
propósitos.
Não é permitido acumular este saldo para o dia seguinte. Todas as manhãs a
sua conta é reiniciada e todas as noites as sobras do dia se evaporam.
Não há volta. Se você falha em usar o depósito do dia, a perda é sua. Você
deve viver um dia de cada vez. Invista, então, no que for melhor, em sua saúde,
felicidade, sucesso!
No próximo tema, você aprenderá como administrar o seu tempo.
9
2. Aprendendo a administrar

o seu tempo
Você aprenderá como administrar melhor o seu tempo por meio de técnicas
e planejamentos que o auxiliarão a obter maior eficiência e qualidade de vida.
Conhecendo mais sobre como administrar melhor o seu tempo, bem como,
técnicas que o ajudarão nesse processo, você poderá começar a aperfeiçoar
suas tarefas diárias e descobrirá como otimizar seu tempo, aliando todos os seus
afazeres ao bem-estar.
No decorrer do conteúdo, você conhecerá sobre os seguintes temas:

• Aprendendo a se planejar;
• Técnicas;
• Como praticar.
2.1 ADMINISTRAR O TEMPO É PLANEJAR A VIDA

No mundo atual é necessário ser ágil na tomada de decisões, buscamos
resultados a curto prazo, o que gera a necessidade de uma eficaz administração
do tempo.
É preciso priorizar algumas atividades e saber organizar as tarefas de forma
a dinamizar o tempo da melhor maneira possível. Lidar com essa questão requer
disciplina, autoavaliação e, principalmente, disponibilidade para mudanças.
Administrar o tempo é ganhar autonomia sobre a sua vida e não ficar escravo
do relógio. É uma batalha constante, que tem que ser ganha todo dia.
Administrar o seu tempo é uma questão de definir prioridades.
10
2.2 APRENDENDO A SE PLANEJAR

A importância do planejamento deve ser ressaltada. Planejar o tempo signi-
fica saber o que se quer fazer e ordenar as ações para a realização de uma maior
quantidade de atividades em menos espaço de tempo, para que, assim, você
consiga atingir seus objetivos.
Podemos começar refletindo sobre alguns questionamentos:

1. O que eu estou fazendo que não precisa ser feito?
2. O que eu estou fazendo que poderia ser feito por outra pessoa?
3. O que eu estou fazendo que apenas eu posso fazer?
4. O que eu deveria fazer que não estou fazendo?
PENSE NISTO!
Administrar o tempo não é uma questão de ficar contando os minutos dedi-
cados a cada atividade: é uma questão de saber definir prioridades.
É ter clareza sobre o que é prioritário para você, dentre as várias coisas que
precisa e deseja fazer, e tomar providências para que essas coisas sejam feitas.
O problema surge com coisas que consideramos importantes, nem sempre
urgentes, e com coisas que são urgentes, mas que não damos muita importância.
FIQUE ATENTO!
A primeira medida para melhorar a utilização do tempo é verificar como
ele vem sendo empregado. Muitas pessoas imaginam que sabem como usam seu
tempo, mas ficam surpreendidas com o resultado quando suas atividades são
registradas numa “tabela de tempo”.
Para aprender a utilizar melhor o seu tempo, você aprenderá a planejá-lo.
VAMOS AO PLANEJAMENTO?
11
2.3 COMO PLANEJAR

Vamos organizar sua semana e tarefas de forma a aproveitar ao máximo seu
tempo, unindo eficiência e qualidade de vida.
PARA ISSO, É IMPORTANTE ANALISAR ALGUNS PONTOS:

I. Rotinas estabelecidas e agendadas em períodos diferentes do dia:
Neste momento, você deve analisar aquelas tarefas que faz com alguma
frequência. Por exemplo, ir à escola é uma rotina diária, não pode deixar de ser
feita. Já o pagamento da mensalidade é uma rotina mensal, que também precisa
estar incluída entre as nossas atividades, já que necessita ser realizada.
II. Políticas externas e internas agendadas no dia:

Agora, você deverá analisar o tempo necessário para realizar suas tarefas
sem interrupções. Seja em casa ou no trabalho, avise as pessoas mais próximas
que você precisará desse momento.
Isso evitará que você seja interrompido várias vezes, o que, certamente,
ocasionará má utilização do tempo, além de um trabalho mal executado.
III. Levar em consideração o biorritmo ao programar os trabalhos:

Cada um de nós tem a dutiva mais elevada em determinado momento do
dia; esse fator deve ser respeitado. As tarefas mais pesadas, que exigem maior
concentração, devem ser feitas nos momentos em que você está mais ativo.
Insistir nessas tarefas, em momentos de menor atividade, irá gerar cansaço,
além de má utilização do seu tempo. Reserve os momentos em que você estiver
menos ativo para as tarefas que requerem pouca concentração.
IV. Reservar um tempo no fim de semana para fazer planejamento da semana

seguinte:
Você deve iniciar sua semana com suas tarefas previamente organizadas.
Fazer este trabalho no início da semana lhe custará um tempo que já poderia
estar sendo empregado em outras atividades.
12
V. Analisar quanto do seu tempo está sendo consumido por trabalho ines-

perado:
Os imprevistos são inevitáveis. No nosso dia a dia, somos, por várias vezes,
interrompidos por tarefas que precisam ser realizadas. Assim, você precisa se
organizar de forma que esses imprevistos não comprometam sua produtividade.
Aproximadamente, 25% do seu tempo deve ser reservado para essas situações.
VI. Defina quais são suas prioridades:

O que realmente precisa ser feito imediatamente? O que podemos deixar
para 2º ou 3º lugar? Ter essa percepção o ajudará a definir prioridades e traba-
lhar melhor o seu tempo.
VII. Desafie-se:
Administrar o tempo não é uma tarefa fácil. Exige disciplina e determinação.
Esteja aberto a mudanças, mude seus hábitos e esteja empenhado em melhorar
sempre.
2.4 POR QUE PLANEJAR SEMANALMENTE?

Agora, estudaremos sobre o planejamento semanal segundo o Professor Luiz
Marins, da Universidade de Sorocaba, onde lecionou Antropologia (1998-2000).
O dinamismo dos tempos atuais pode dificultar um planejamento a longo
prazo. Para algumas pessoas, torna-se inviável fazer um planejamento com um
mês de antecedência, devido a velocidade com que as mudanças ocorrem.
Por outro lado, fazer o planejamento com um dia de antecedência não
oferece tempo suficiente para que sejam realizadas as tarefas consideradas mais
importantes.
Para a maioria das pessoas, o planejamento semanal é o mais eficaz.
Depois de ter analisado todos os aspectos importantes ao seu planejamento,
comece a executá-lo.
Você aprenderá, agora, alguns passos para a montagem do planejamento:
13
1. Faça um brainstorming de tudo que você quer fazer ou realizar nos próxi-

mos dias.
Inicialmente, esse primeiro passo consiste em apresentar as ideias tais quais
elas surgem, sem maiores elaborações.
Veja o exemplo:
Exemplo 1
Fazer caminhada, realizar o curso Administração do Tempo, visitar o bebê
do amigo, pagar contas, tomar banho, almoçar, namorar, dormir, arrumar a casa,
lavar roupa, ligar para clientes, fazer relatórios, ir ao cinema, levar as crianças ao
parque, comprar um carro novo, ir à igreja no domingo, participar da caminhada
em prol da saúde, etc.
2. Agora, você deverá separar as atividades nas dimensões da vida. São estas:
Familiar, Social, Profissional, Saúde, Lazer, Espiritual, Cultural, Material,
Comunitária, Amor.
Familiar: levar as crianças ao parque.
Social: visitar o bebê do amigo.
Profissional: ligar para clientes, fazer relatórios.
Saúde: fazer caminhada.
Lazer: ir ao cinema, ir à igreja no domingo.
Cultural: realizar o curso Administração do tempo.
Material: comprar um carro novo.
Comunitária: participar da caminhada em prol da saúde.
Amor: casar.
3. Nesse terceiro passo, é importante a classificação por prioridades:

Atividade que for essencial – 1; Atividade que for importante – 2; Atividade
que for acidental – 3.
14
EM SEGUIDA, VOCÊ ENTENDERÁ MELHOR O SIGNIFICADO DE CADA PRIO-

RIDADE:
ssencial: É aquela atividade que, neste momento, mais colabora
E
para que você atinja seu objetivo. É aquela atividade que você precisa
fazer já.
Importante: É aquela atividade que você deve fazer, depois que já
tiver feito o que havia considerado essencial. Importante é a segunda
coisa que você deve fazer. Ela contribuirá muito para o seu objetivo,
mas primeiro, você deve fazer o essencial.
Acidental: É aquela atividade que você deve fazer, mas só depois que
tiver feito o que havia considerado Essencial e Importante. É o que
você deve fazer em 3º lugar.
Depois de classificar as atividades, você pode criar seu planejamento emba-

sado nas atividades que ganharam nota 1 e, em seguida, as que ganharam nota 2,
criando para estas um plano de ação.
IMPORTANTE!
No 3º passo as atividades ficam organizadas e a pessoa saberá o que fazer
em primeiro lugar. Assim, você poderá se organizar e ter uma vida ainda mais
produtiva.
2.5 PLANEJAMENTO PROFISSIONAL

Agora que você já aprendeu a planejar e a definir suas prioridades, vamos
aprender algumas técnicas que lhe auxiliarão no adequado uso do tempo, fazendo
com que as atividades anteriores se tornem, de fato, eficazes.
grupe as tarefas semelhantes: agrupe as tarefas semelhantes em
A
lotes. Assim, você executará cada uma delas de forma mais eficaz.
efina um meio prático e eficaz de se lembrar das suas tarefas:
D
diante do excesso de informações e atividades atuais, é muito difícil
lembrar-se de tudo o que se tem a fazer. Além disso, lembrar tudo,
o tempo todo, pode gerar uma sobrecarga, diminuindo a produtivi-
dade. É necessário anotar as tarefas a serem realizadas de forma que
você possa visualizá-las apenas quando for necessário.
15
vite adiar tarefas: evitar aquelas tarefas consideradas mais difíceis
E

e pouco prazerosas é uma característica humana. Concentre-se e
insista até conseguir a solução de seus problemas.
diar tarefas ocasionará acúmulo de atividades em dias posteriores,
A
além de gasto de energia com aquilo que ainda não foi feito, mas
merece atenção.
Organizar-se e fazer tudo aquilo que foi pedido lhe poupará tempo.
elegue tarefas que não são suas responsabilidades: existem pessoas

D
que têm dificuldade em repassar aquelas tarefas que não lhes perten-
cem e acabam gerando sobrecarga de trabalho para si mesmo. Isso,
além de tomar tempo, consome a energia que poderia ser utilizada
para melhor aplicação do seu tempo.
prenda a dizer não: nem sempre abraçar o mundo é sinônimo de
A
competência e isso pode, muitas vezes, gerar sentimento de fracasso
pela sobrecarga e não cumprimento dos prazos.
Diga não, limite-se a fazer aquilo que lhe diz respeito e que é possí-
vel. Sobrecarregar-se de tarefas gera déficit de tempo e prejudica a
realização daquelas que realmente precisam ser realizadas.
ermine o que começou: Sempre que interromper algo, você levará
T
ainda mais tempo no recomeço, o que despenderá não só mais tempo,
mas também energia.
O estresse, muitas vezes, é gerado pela ansiedade de não se ter reali-
zado tudo aquilo que foi planejado. Assim, se você conclui aquilo que
já começou, evitará a possibilidade de caminhar por essas vias e de
gerar desgaste emocional e fadiga.
Todas essas técnicas, com certeza, lhe ajudarão a otimizar o seu tempo e
fazer um planejamento seguro.
Você aprenderá, na sequência, como colocar todos esses conceitos em
prática.
16
2.6 PASSOS PARA O PLANEJAMENTO

PROFISSIONAL
O primeiro passo para criar um planejamento profissional bem-sucedido é
definir os objetivos a serem alcançados. O ideal é colocar as ideias no papel.
Definidos os objetivos, é hora de parar para pensar nas atividades que você
terá que realizar para atingir cada um deles.
Defina as tarefas que serão desempenhadas por você, bem como as que
você irá delegar a outras pessoas. Isso evita as redundâncias de atividades e faz
ganhar tempo.
Uma vez definidos os objetivos, as atividades necessárias, as pessoas envol-
vidas e as tarefas que cada uma irá executar, é hora de definir a sua agenda.
A agenda da semana nos dará uma posição sobre o progresso total do
projeto, enquanto a agenda diária nos informará se estamos realizando as ativi-
dades programadas para aquele dia específico.
É muito importante ser pontual com as atividades diárias. Só assim poderá
concluir com êxito as atividades planejadas para a semana e evitar o desconforto
causado pela sobrecarga de atividades.
Quando você terminar o projeto, compare as atividades realizadas com o
seu planejamento inicial.
Isso irá lhe ajudar a identificar e analisar se fez ou não um bom planeja-
mento, atingindo suas metas.
LEMBRE-SE!
Cuidado com excessos. Não adianta programar mil tarefas e conseguir
executar apenas metade, você se sentirá frustrado com isso. Seu tempo é sua
vida, procure usá-lo de forma inteligente e a seu favor. Outra coisa importante
é que, ao administrar seu tempo, você deverá administrar suas 24 horas, e não
apenas o horário de trabalho.
Você pode fazer esse planejamento em uma agenda pessoal ou em outro
lugar. Você deverá listar as atividades de cada dia da semana, definir os interva-
los de tempo que utilizará em cada uma, tendo, ao final, uma ideia geral de como
utilizará seu tempo semanal.
Antes de avançar para o próximo capítulo, pare e planeje sua semana utili-
zando as técnicas aqui ensinadas.
17
3. Como lidar com os imprevistos

A partir de agora, você aprenderá como lidar com os imprevistos sem que
estes atrapalhem ou prejudiquem a utilização correta de seu tempo.
Conhecendo um pouco mais sobre como lidar com imprevistos, você poderá
enfrentá-los sem que estes causem problemas futuros ou lhe impeçam de fazer
as tarefas que já haviam sido determinadas para aquele dia.
Muitas vezes os imprevistos são inevitáveis, então temos que aprender a
lidar com eles da melhor forma possível.
OS TÓPICOS A SEGUIR SERÃO ABORDADOS NESTE CAPÍTULO:

• Lidando com imprevistos;
• Técnicas;
• Mantendo a produtividade;
• Dicas para otimizar o seu tempo.
3.1 LIDANDO COM IMPREVISTOS

A melhor maneira de tratar um imprevisto, ou um problema de forma geral,
é evitando que ele aconteça. Isso parece óbvio, mas, muitas vezes, nos esquece-
mos dessa regra básica.
É comum no dia a dia nos entretermos na resolução de problemas e impre-
vistos e, então, perdemos o foco. Ou seja, as vezes, não temos tempo de planejar
adequadamente, mas arrumamos tempo para resolver os problemas resultantes
da falta de planejamento.
Devemos evitar ao máximo que isso aconteça. Porém, alguns imprevistos
são mesmo inevitáveis e pedem ações tão imediatas que mal temos tempo para
pensar. Assim, saber lidar corretamente com essas situações fará toda a diferença.
A seguir, você aprenderá algumas técnicas que ajudarão nesse processo.
18
3.1.1 Técnicas para lidar com imprevistos

A primeira coisa a fazer é estudar qual é a melhor solução para o imprevisto.
Nem sempre é possível tomar decisões rápidas, porém, tratar esses proble-
mas com maior agilidade, certamente, lhe trará prejuízos menores nas atividades
seguintes.
COMBINE RIGOR E FLEXIBILIDADE.

Seja rigoroso consigo. Você sabe que os tempos atuais exigem rapidez e
soluções rápidas. Porém, seja flexível perante as situações e circunstâncias, pois
alguns imprevistos lhe cobrarão essa habilidade. Unindo esses dois aspectos,
você saberá lidar melhor com os problemas que surgirem.
EVITE DEPURAR DETURPAR A REALIDADE.

Os imprevistos surgem, independentemente, da nossa vontade. Muitas vezes,
eles ocasionarão atrasos e irão interferir no bom andamento das demais tarefas.
O melhor é aprender a gerir o seu tempo. Se estiver se planejando corretamente,
vai ver que raramente se atrasa e, quando houver imprevistos, ainda terá tempo
para resolvê-los.
FAÇA UMA LISTA DE QUAIS SÃO AS PRINCIPAIS FONTES DE SEUS IMPRE-

VISTOS.
Detectando a fonte desses imprevistos, você saberá como tratá-los e, até
mesmo evitá-los, caso seja possível. Ao removê-los ou reduzi-los, você ganhará
mais tempo e evitará o desgaste físico e emocional despendido para lidar com
essas situações, não deixando que esses imprevistos tenham também reflexo na
sua qualidade de vida.
PREVINA-SE.
Embora sejam “imprevistos”, muitas vezes, existe a possibilidade de nos orga-
nizarmos melhor para evitar que aconteçam. Agir de forma a evitar esses aconte-
cimentos e, ao mesmo tempo, ter ciência da possibilidade de sua ocorrência nos
ajudará muito. Na eventualidade de uma ocorrência ordinária virar um problema
real, o que nem sempre pode ser evitado, já sabemos como agir de forma a mini-
mizar o impacto.
19
POLICIE-SE.

As recomendações visam reduzir a ocorrência e o impacto de imprevistos,
transformando-os em riscos conhecidos. Porém, podem existir riscos que fogem
do nosso controle e os imprevistos continuarão a existir.
Assim, tente lidar com eles da melhor forma possível, sendo ágil, paciente e
certeiro na resolução dos mesmos.
3.2 MANTENDO A PRODUTIVIDADE

Não podemos deixar que os imprevistos ou as atividades, bem como, os
recursos do nosso dia a dia afetem nossa produtividade, tampouco que interfiram
no bom andamento de nossas tarefas.
Você aprenderá agora, como lidar com as situações mais corriqueiras sem
que sua produtividade seja afetada ou que prejudique o seu planejamento.
Os celulares e os telefones de mesa interrompem, constantemente, a reali-
zação de tarefas. Não há proatividade que resista a um telefone que não para
de tocar. Se possível, recorra a uma secretária eletrônica ou a uma pessoa que
possa receber as chamadas e filtrá-las. Aprenda a se posicionar frente às liga-
ções: se for o caso, diga que não pode falar naquele momento e que retorna
quando for possível.
Trata-se de um conjunto de ferramentas que, assim como o telefone, se não
usadas, adequadamente e no momento certo, se tornam vilãs, podendo compro-
meter seriamente nossos horários e objetivos.
Se você usar esse tipo de ferramenta profissionalmente, aprenda a usar
os recursos de status para definir os momentos em que você está ausente ou
ocupado e não irá ler ou responder às mensagens.
Nos dias atuais, pouca gente pode abrir mão dessas ferramentas de traba-
lho. Além de ser uma forma de comunicação mais fácil, gera economia às orga-
nizações.
Porém, você pode controlar melhor essa fonte de interrupção se conseguir
resistir e passar a manter desativados a verificação automática de e-mails e os
alertas visuais e sonoros de chegada de nova mensagem.
Dentre as suas atividades, você deverá reservar um tempo para checar,
responder e enviar os e-mails necessários. Assim, você passará a visualizá-lo em
um momento determinado, não deixando que essa ferramenta lhe interrompa a
cada chegada de uma nova mensagem.
20
3.3 OUTRAS INTERRUPÇÕES TECNOLÓGICAS

Acostume-se a deixar a playlist tocar até o fim, sem ficar trocando as músicas.
Evite recursos que necessitem de atenção o todo momento, essas interrup-
ções poderão lhe causar problemas futuros. Caso não as evite, é bem provável
que, ao final do dia, você não consiga cumprir todas as tarefas que tinha planejado.
É necessário estar preparado para quando surgir aquela ideia brilhante, bem
no momento em que você esteja dedicado a outros afazeres. Tenha um bloco de
notas e registre os pontos principais da ideia para mais tarde se dedicar a ela, sem
que se prejudique a tarefa que esteja sendo desempenhada naquele momento.
Olhe ao seu redor e encontre as fontes de distração visual ou auditiva. Remo-
va-as e aproveite para deixar seu ambiente em ordem, mantendo visível apenas
o que for relevante.
Se não for possível remover fontes de barulho, procure mascará-las com algo
que gere ruído branco ou um som suave.
O convívio social é importante, porém, precisa ocorrer dentro de limites
razoáveis. Você não precisa ser mal-educado ou evitar o contato com os colegas.
Basta que você faça isso com cuidado e de forma que não prejudique suas tarefas
posteriores.
3.4 DICAS PARA OTIMIZAR SEU TEMPO

Agora, você verá algumas dicas que ajudarão na melhor utilização de nosso
tempo.
NÃO COMECE ALGO, A MENOS QUE PRETENDA TERMINÁ-LO.

Sua mente toma algum tempo para se ajustar a uma nova atividade. Portanto,
gaste esse tempo de adaptação somente uma vez, terminando qualquer coisa
que comece.
NÃO GASTE MUITO TEMPO COM ALGO QUE LHE FAÇA FICAR TRAVADO.
Essa é a exceção à regra anterior. Se você não consegue encontrar uma solu-
ção para o problema, vá fazer algo diferente e volte depois a esse problema com
a cabeça fresca.
21
TENHA ALGO PARA LER POR PERTO.

Tenha uma revista de negócios ou algo do trabalho perto de você em casa,
no escritório e no carro.
Uma simples brecha de 5 minutos pode ser suficiente para ler um artigo inte-
ressante ou adiantar algumas ideias sobre alguma tarefa profissional.
FILTRE SEU TEMPO ON-LINE.

A dica é usar filtros antispam (é um conjunto de soluções ou sistemas usados
por provedores no combate ao SPAM, termos usado para referir-se aos e-mails não
solicitados, que geralmente são enviados para um grande número de pessoas),
usar feeds RSS (são sites que mudam ou atualizam o seu conteúdo regularmente
e o usuário pode permanecer informado de diversas atualizações em diversos
sites sem precisar visitá-los um a um) para acompanhar as notícias de alguns sites
e filtrar o que você acessa na internet, dando um basta às informações frequen-
tes, nem sempre produtivas.
CONTROLE O PERFECCIONISMO.
Autoexigência ajuda na realização das tarefas e é importante na vida pessoal
e profissional, porém, seu excesso vai gerar certa dose de atraso nas suas ativida-
des se for usada de forma exagerada e desnecessária.
TENHA ALTERNATIVAS.
Ter opções de execução acelera o cumprimento das metas. Apenas repe-
tir padrões de comportamento pode limitar e gerar desperdício de tempo e
tensão. Ainda que a resposta desejada não venha de imediato, com criativi-
dade, chegaremos lá.
DESCANSE.
Se você só descansa quando se sente exausto, quer dizer que parte de
seu trabalho foi feito à beira da exaustão e, então, sua produtividade estava
comprometida.
Finalizamos aqui, o tema como lidar com imprevistos!

A seguir, você aprenderá mais sobre como aumentar sua eficiência e produ-
tividade.
22
4. Como aumentar sua eficiência e

produtividade
A partir de agora, você aprenderá como aumentar sua eficiência e produtivi-
dade, utilizando melhor o seu tempo. Conhecendo um pouco sobre esse assunto,
você poderá gerar trabalho de qualidade e otimizar o seu tempo, evitando atra-
sos, acúmulo de tarefas, desgaste físico e emocional.
4.1 EFICIÊNCIA E EFICÁCIA

Esses conceitos são considerados iguais por muitas pessoas. Apesar de esta-
rem interligados, possuem significados diferentes.
Eficiência: Correlaciona-se com produtividade; é a medida do que foi consu-
mido pelo que foi produzido, ou seja, eficiência é como você atingiu o objetivo.
Se você conseguiu, no decorrer da atividade, ter desempenho na média ou
acima dela, você foi eficiente. Tendo como meta o crescimento, quando você
consegue produzir com menos, você está sendo eficiente.
Eficácia: Correlaciona-se com êxito; conseguir o objetivo estipulado. Você
será eficaz quando terminar a atividade no tempo estipulado e tiver atingido as
metas que foram previamente fixadas.
Tendo como meta o CRESCIMENTO, quando você consegue produzir mais,
você está sendo eficaz.
Agora que já sabemos diferenciá-los, vamos conhecer um pouco de cada um.
4.1.1 Eficiência
Nos dias atuais, ser eficiente é um preceito fundamental. No trabalho, na
escola e no lar, devemos sempre procurar alcançar a máxima eficiência.
VOCÊ APRENDERÁ AGORA COMO USAR ESSES CONCEITOS NO NOSSO DIA

A DIA!
23
Um dos problemas mais comuns, que afetam a eficiência de uma pessoa, é a

falta de organização, cujo sintoma mais evidente é o excesso.
Algumas pessoas perdem tempo com buscas, revistando arquivos e pastas,
manuseando centenas de vezes os mesmos , na busca de um documento perdido.
Além disso, há a perda de tempo causada pela distração visual com desnecessá-
rios à volta e uma sensação de peso, de desespero, de trabalho infindável que a
mesa cheia, muitas vezes, acarreta.
Algumas pessoas, erroneamente, interpretam a mesa cheia de como um
símbolo da importância e da indispensabilidade de seus cargos. No entanto, elas
devem lembrar-se de que a mesa atulhada também pode indicar desorganiza-
ção pessoal, indecisão, procrastinação (adiamento), insegurança, prioridades mal
definidas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos.
A seguir, apresentamos algumas dicas de como ordenar o fluxo de que

chegam diariamente até sua mesa:
• Ter um bom lugar para tudo que você queira reter.
• Manter as coisas guardadas no seu devido lugar, exceto nos momentos em
que você necessita trabalhar com elas.
• Despachar, imediatamente, toda a papelada que puder. Lembre-se de que
80% das tarefas que chegam até você podem ser executadas na mesma hora.
• Só afastar um item se já tiver uma ação inicial de solução ou, pelo menos, um
encaminhamento para a solução.
O LIXO
Não tenha medo de jogar na lixeira aqueles desnecessários ou que não
agregam nada naquele momento.
Enfim, use o lixo para tudo, sobre o que você já tomou conhecimento e sabe
que não precisa mais recuperar. Com essa prática, você esvazia sua mesa de
coisas inúteis e prepara o terreno para trabalhar mais organizadamente e com
mais clareza de ideias.
Faça agora.
Não deixe para depois.
24
Todos nós, com maior ou menor intensidade, tendemos a adiar nossas tare-

fas e ações, deixando tudo para depois. Essa tendência à procrastinação, quase
sempre, tem um custo alto, pois só nos cria mais trabalho, mais problemas, mais
preocupações e crises.
A procrastinação é um dos maiores desperdiçadores de tempo e a sua solu-
ção exige entendimento das causas, avaliação de suas consequências e constante
disciplina para enfrentá-la.
ESTABELEÇA PRAZOS DE INÍCIO E CONCLUSÃO.

Sempre que você tiver pela frente uma tarefa desagradável, estabeleça um
prazo para começar. A pressão dos prazos, mesmo os autoimpostos, pode ser
suficiente para criar uma ação de sua parte.
FAÇA O DESDOBRAMENTO DAS TAREFAS.

Muitas vezes, uma tarefa difícil pode ser desdobrada em tarefas menores,
portanto, mais fáceis de serem realizadas. Desdobre a tarefa em subtarefas e
comece a trabalhar nelas.
Não espere a inspiração chegar. Vá atrás dela! Em muitos casos, uma

tarefa fácil é adiada porque exige de sua parte um pensamento criativo que, no
momento, não está surgindo. Lembre-se que inspiração é 90% de transpiração.
Portanto, comece já, não espere.
PROCURE SABER TUDO SOBRE A TAREFA.

O fato de você não estar animado no momento pode ocorrer de uma falta
de motivação ou desinteresse. A não familiaridade, normalmente, gera a falta de
interesse. Quanto mais você sabe, mais tende a se envolver e a se entusiasmar.
Procure obter mais informações e envolver-se mais com o problema.
DESCUBRA AS CAUSAS DE SUA INDECISÃO.

Se você está indeciso, procure saber porque não quer se definir. A indecisão,
muitas vezes, ocorre quando as pessoas têm um forte desejo de acertar.
25
Existe um tempo para deliberar e um tempo para agir. O tempo para agir é

aquele em que a informação adicional irá acrescentar muito pouco à qualidade
de sua decisão.
Faça o máximo de esforço para obter a melhor informação possível dentro
do tempo de que você dispõe. Tome a decisão e vá em frente. Acima de tudo, não
fique se atormentando com a decisão tomada.
Para finalizar: Ser eficiente exigirá organização, agilidade, concentração,
foco e, sobretudo, mudança de hábito. Ser mais eficiente dependerá exclusiva-
mente de você!
Esperamos que você se empenhe! Conheça agora um pouco mais sobre
eficácia!
4.1.2 Eficácia
Conhecendo o conceito de eficácia, você aprenderá agora a aplicá-lo na sua
rotina.
No livro “Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, o autor Stephen
R. Covey (2014. Páginas 38 a 203.) define alguns hábitos que podem lhe ajudar
nesse processo. A seguir, você irá conhecê-los.
• 1º Hábito – Seja proativo: proatividade significa muito mais do que tomar a
iniciativa. Implica a responsabilidade que as pessoas têm sobre suas vidas.
O comportamento resulta de decisões tomadas e não das condições exter-
nas. O proativo tem a capacidade de subordinar os sentimentos aos valores.
Possui iniciativa e responsabilidade suficientes para fazer com que as coisas
aconteçam.
• 2º Hábito – Comece com o objetivo em mente: começar com o objetivo em
mente se baseia no princípio de que todas as coisas são criadas em dois níveis:
há uma criação mental (ou inicial) e uma criação física (ou segunda criação).
Isso significa a pessoa saber para onde está indo, compreender melhor onde
se encontra e dar passos sempre na direção mais adequada. Pode-se viver
correndo, ser até muito eficiente, mas alguém só será verdadeiramente
eficaz quando tiver um objetivo em mente.
• 3º Hábito – Primeiro o mais importante: o que é urgente se impõe a nós. Nos
pressionam, insistem para que alguma providência seja tomada. A importân-
cia, por outro lado, tem a ver com resultados. Se algo é importante, contribui
para a missão e as metas prioritárias.
26
As questões importantes, que não são tão urgentes, exigem mais iniciativa,

mais proatividade. Agindo, você aproveita as oportunidades para fazer com
que as coisas aconteçam.
• 4º Hábito – Pense em vencer: vencer não é uma técnica, mas sim uma filoso-
fia de interação humana. É um estado de espírito que busca constantemente
o benefício mútuo em todas as interações humanas.
Significa entender que os acordos e as soluções são mutuamente benéficos e
satisfatórios. Vencer se baseia no paradigma de que há bastante para todos,
que o sucesso de uma pessoa não se conquista com o sacrifício ou exclusão
da outra.
• 5º Hábito – Procure compreender antes de ser compreendido: Esse princípio
é a chave para a comunicação interpessoal eficaz. A comunicação é uma das
habilidades mais importantes e requer não apenas o falar, mas também o
ouvir, escutar com a intenção de compreender e não de responder.
Quando se fala em atenção empática, a referência é a atenção com a finali-
dade de compreender. A essência dela não está em concordar com alguém,
mas sim, em compreender aquela pessoa profundamente, tanto no plano
emocional quanto intelectual.
Procure primeiro compreender antes que os problemas apareçam, antes de
avaliar e receitar, antes de mostrar as próprias ideias – procure compreen-
der. Trata-se de um hábito poderoso de interdependência eficaz.
• 6º Hábito: Sinergizar: Em uma definição simples, significa que o todo é maior
do que a soma das partes. A sinergia catalisa, unifica e libera os poderes exis-
tentes dentro das pessoas. É a ação positiva e simultânea de um grupo de
pessoas na realização de uma atividade. Quando corretamente compreendi-
da, a sinergia é a atividade mais dinâmica de toda a vida: o verdadeiro teste
e a manifestação de todos os outros hábitos vistos em conjunto.
A sinergia funciona. É a eficiência em uma realidade interpendente – é o
trabalho em equipe, a criação conjunta, o desenvolvimento da unidade e da
criatividade junto com outros seres humanos.
7º Hábito – Afinando o instrumento:
Este rodeia os outros hábitos porque é o hábito que mantém todos os
outros possíveis. Representa a capacidade de renovação pessoal. Preserva e
melhora o bem mais precioso – você.
Renova as quatro dimensões de sua natureza – física, espiritual, mental e
social/emocional.
27
4.2 PRODUZINDO SEMPRE MAIS

Agora que você aprendeu a ser eficiente e eficaz, aprenderá como produzir
cada vez mais e com qualidade.
A cada dia que passa, as pessoas buscam ter mais produtividade, seja no
trabalho ou nos afazeres domésticos.
Mas, afinal, o que é “produtividade”?
PRODUTIVIDADE É PRODUZIR MAIS E MELHOR, EM MENOS TEMPO E

GASTANDO MENOS.
Ser o mais produtivo possível é sempre importante, seja para ganhar mais
dinheiro ou acabar as tarefas mais cedo e ter mais tempo livre.
• Organize-se: a organização pessoal é de extrema importância no seu dia a
dia e pode ser o pilar central da sua produtividade.
• Chegue mais cedo ao trabalho: chegando cedo, dá para pegar um horário
com menos pessoas circulando, menos toques de telefone. Além da vanta-
gem de não pegar o horário de pico no trânsito.
• Evite reuniões e encontros desnecessários: se possível, evitar as reuniões
desnecessárias. Se for inevitável, faça com que elas sejam produtivas de
verdade.
• Trabalhe desconectado da internet a maior parte do tempo possível: essa não
é uma tarefa fácil. Estamos tão acostumados com essa tecnologia que dificil-
mente ficamos em frente ao computador sem estarmos conectados à rede.
Vamos analisar como seria mais fácil você escrever um artigo bom, fazer um
trabalho de escola ou qualquer atividade que exija concentração sem ser
interrompido por e-mails chegando ou links pedindo para serem clicados.
Se você fizer isso, ficará impressionado com o aumento de sua produtividade
e com a qualidade que seu trabalho ganhará.
Faça algo de que goste: Tudo o que nós fazemos quando gostamos é muito
mais simples e prazeroso. Há aquela vontade de fazer bem-feito e você nem
percebe quantas horas passou fazendo. Isso já torna seu trabalho melhor. Diferente
de quando fazemos alguma coisa de que não gostamos, o trabalho não rende, há
desgaste físico e emocional e a nossa produtividade tende a ser bem menor.
Fazer aquilo que se gosta já é um passo para produzir sempre mais!
28
5. Como organizar suas tarefas

A partir de agora, você aprenderá como otimizar o seu tempo, melhorando a
organização de suas tarefas.
Conhecendo um pouco mais sobre esse assunto, você poderá ganhar tempo
e qualidade em seus afazeres, tendo em vista que essa organização facilitará as
suas atividades corriqueiras.
Este capítulo abordará os seguintes temas:
• Organizando a sua agenda;
• Organizando seus e-mails;
• Organizando seus arquivos;
• Organizando seu local de trabalho.
5.1 ORGANIZANDO SUA AGENDA

Nos dias atuais, nos quais precisamos conciliar vida profissional e pessoal,
cumprir com compromissos e horários, a agenda se tornou um instrumento funda-
mental no processo de organização do tempo e das tarefas.
A agenda conseguirá ser útil se for sua companheira inseparável. Só assim
você poderá relembrar os compromissos já feitos e anotar aqueles com os quais
acaba de se comprometer.
Então, lembre-se de estar com ela sempre em mãos.
A seguir, você verá algumas regras para que consiga se organizar melhor.
1. Primeiro, compre uma agenda com a qual se identifique. Ela fará parte da
sua rotina e precisa ser um item de seu agrado. Verifique se há espaço suficiente
para os compromissos que costuma anotar.
2. Coloque as frases sempre no positivo, em termos afirmativos que levem
você à ação.
3. Faça a seguinte pergunta para você: “qual o verdadeiro motivo para reali-
zar essa atividade?” ou “O que estou ganhando ao realizar essa atividade?”. Verifi-
car a verdadeira necessidade de realização de alguns compromissos lhe ajudará
a poupar o tempo que seria gasto com atividades não tão importantes.
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4. Evite marcar compromissos em horários muito concorridos. Horários de

almoço e final de tarde sempre são muito tumultuados. Compromissos marcados
nesses horários poderão gerar atrasos em sua agenda.
5. Considere a possibilidade de atrasos, não marque compromissos em horá-
rios muito próximos.
6. Quando for a seu médico ou dentista, já marque sua próxima consulta.
Dessa forma, você não tem que perder tempo mais tarde e não se esquecerá de
marcar os compromissos necessários.
7. Algumas atividades exigirão que você gaste algum tempo esperando. Evite
ao máximo esse acontecimento, prefira sempre os primeiros horários. Esses atra-
sos irão, consequentemente, atrapalhar os compromissos que foram agendados
anteriormente.
8. Se não tem escolha, a não ser esperar, faça alguma outra tarefa nas redon-
dezas. Se não tem o que fazer por ali, use o tempo produtivamente fazendo uma
lista com as coisas que tem que fazer no dia seguinte, repassando sua agenda,
lendo um artigo pendente ou, simplesmente, relaxe com um bom livro.
São dicas simples, mas que geram maior produtividade e agilidade no seu
dia a dia.
O que está esperando então? Coloque-as em prática. Veja, a seguir, como
organizar seus e-mails.
5.2 ORGANIZANDO SEU E-MAIL

Não há dúvidas de que a internet revolucionou o mundo nesta última década.
Uma das maiores revoluções que a internet nos proporcionou foi a invenção do
correio eletrônico.
O e-mail se tornou algo tão vital na sociedade moderna que dificilmente
conhecemos alguém que não se comunique por ele. No entanto, é preciso tomar
alguns cuidados para não prejudicar a correta administração do tempo. É impor-
tante não gastar muito tempo para cuidar de suas mensagens. Além disso, grande
parte dos e-mails recebidos são SPAMS ou sem importância e acabam tomando
nosso tempo também.
Você verá agora algumas dicas que o auxiliarão no uso correto dessa impor-
tante ferramenta de comunicação.
1. Tenha um e-mail oficial e um e-mail opcional: quando precisar se registrar
em sites ou em malas diretas, utilize sempre seu e-mail opcional, assim evita que
seu e-mail principal fique cheio.
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2. Crie horários para checar suas mensagens: desligue seu e-mail e crie horá-

rios específicos para checar novas mensagens, evitando as interrupções constantes.
Se for essencial para o seu trabalho, crie uma regra para avisá-lo quando o
e-mail de uma pessoa importante chegar.
3. Ao ler um e-mail, tome uma ação imediata: se o e-mail exigir alguma ação,
tome-a imediatamente. Se você deixar para depois, vai ter que reler o e-mail e
tomar a ação que já poderia ter sido feita.
4. Evite manter sua caixa de entrada com muitos e-mails: Muitos e-mails
podem significar muitas pendências. Se você precisa fazer algo referente a um
e-mail, defina isso em sua agenda e apague-o da sua caixa de entrada. E-mails
acumulados podem ser fontes de esquecimentos, problemas e dificuldade de
localizar informações quando precisar.
5.3 ORGANIZANDO OS SEUS ARQUIVOS

Poder encontrar rapidamente um documento ou informação de que você
necessita é uma das formas de ganhar tempo nas atividades corriqueiras. Normal-
mente, perdemos muito tempo com os arquivos que não conseguimos achar, o
que gera, além de atraso, um nervosismo desnecessário.
Para evitar essas situações, você aprenderá, agora, a se organizar melhor.
Existem três entraves principais que nos impedem de organizar um sistema
de arquivos de forma adequada.
1. Não saber o que guardar e o que jogar fora.
2. Não saber como nomear um novo arquivo.
3. Não ser capaz de arquivar um documento adequadamente, gerando difi-
culdade de achá-lo novamente.
Conheça, a seguir, alguns passos que irão lhe ajudar a obter um melhor
controle de seus arquivos.
1º Passo: Precisamos definir o que nos será útil futuramente e o que não será.
Limpe a bagunça da sua mesa, gavetas, prateleiras e outros lugares do seu escri-
tório ou sua casa, jogue fora o que é desnecessário.
Livrar-se das coisas que não são necessárias já poupará tempo quando você
precisar achar algum arquivo, além de deixar o seu ambiente mais organizado.
31
Esse conceito serve também para organização dos arquivos em seu compu-

tador. Jogue fora tudo aquilo de que você não precisa mais.
2º Passo: separe seus arquivos por categorias para que a sua localização seja
facilitada. Separe-os em pastas e utilize quantas delas precisar para armazenar
todos os documentos necessários à sua organização.
Esse conceito também vale para o computador. Separar seus arquivos por
categoria e nomeá-los lhe trarão muita agilidade no trabalho do dia a dia.
3º Passo - Organize os espalhados: a razão para se arquivar um documento
é permitir que você tenha fácil acesso a ele e à informação que ele contém. Ele é
seu material de referência e seu registro.
Ter um sistema de arquivos organizado pode ser útil e permitir crescer à
medida de suas necessidades, sem grandes modificações e/ou vistorias.
Dependendo do volume de informações ou que você possui, essa tarefa

poderá ser bastante trabalhosa, porém trará benefícios futuros quando você
precisar de determinadas informações.
5.4 ORGANIZANDO SEU LOCAL DE TRABALHO

A organização do local de trabalho resultará em um ambiente gostoso e
tranquilo para se trabalhar. Deve-se lembrar que existem muitas pessoas que,
nos dias atuais, trabalham em casa, nos chamados “home offices” e que estes
também deverão ser devidamente organizados.
Já que acabamos de citá-lo, você aprenderá sobre como organizar esse local
de trabalho.
5.4.1 Home offices

• Organize-se: O seu primeiro trabalho é manter-se organizado e gerenciar
seu tempo de forma produtiva em um ambiente tão descontraído.
É preciso criar regras e deixar claro aos familiares e amigos que aquele é o
seu local de trabalho, evitando assim, interrupções desnecessárias.
Se você precisa trabalhar enquanto as crianças estão em casa, explique o que
você está fazendo da forma mais clara possível e negocie com elas esse tempo
que você precisa para se dedicar ao trabalho.
32
A criança precisa entender que ganhará com esse momento de ausência e

que não será excluída. Você pode, por exemplo, preparar algumas atividades para
a criança durante aquele tempo, como atividades pedagógicas, jogos ou um filme.
• Prepare o ambiente
Dependendo do nível de concentração que o seu trabalho exige, você irá preci-
sar de um local com mais ou menos tranquilidade. Planeje com cuidado e defina
quais serão suas necessidades antes de resolver que tipo de móveis irá utilizar.
Você pode precisar apenas de uma escrivaninha simples e uma cadeira
confortável ou pode necessitar de móveis mais completos para computador e
impressora, além de gaveteiro móvel para arquivos etc.
Tudo vai depender das suas necessidades de trabalho, do espaço disponível
e, obviamente, da quantia que poderá ser gasta para o preparo desse espaço.
5.5 PREPARE SUA ESTRUTURA DE TRABALHO

Verifique a disponibilidade de todos os itens de que você precisa para reali-
zar bem o seu trabalho.
Paralisar o trabalho para ir atrás de recursos poderá gerar um desgaste muito
grande e, provavelmente, não será desenvolvido de forma satisfatória.
Alguns itens básicos a serem observados são: itens para impressora, gram-
pos, canetas, fitas adesivas, régua, etc.
Certifique-se de que os equipamentos de que precisa estão à disposição.
Alguns podem ser obrigatórios, como um computador e uma boa conexão de
internet. Outras que melhorem a sua produtividade podem ser desejáveis, como
uma instalação de rede sem fio, por exemplo. A necessidade de cada item depen-
derá muito da demanda do trabalho.
Escritório: um escritório bem organizado, além de causar uma boa impres-
são, facilita a rotina de trabalho, já que se economiza tempo na hora de encon-
trar objetos e documentos.
APRENDA A ORGANIZÁ-LO MELHOR!
33
5.5.1 Primeiro passo: Guarde os materiais que você

não usa diariamente
Os materiais que você não utiliza diariamente, mas acaba precisando em
determinados momentos, devem estar devidamente guardados.
Pilhas altas de e envelopes, rolos extras de fitas, além de outros materiais,
conferem um aspecto sujo e desordeiro ao ambiente, podendo provocar distração.
Atenção! Guarde somente aqueles materiais que terão utilidades futu-

ras. Ficar entulhando material desnecessário só deixará o ambiente ainda
mais desorganizado.
5.5.2 Segundo passo: Organize os materiais de

forma que estejam de fácil alcance
Ganhar agilidade no seu dia a dia é muito importante e você deve se organi-
zar para que isso aconteça.
Por exemplo, toda vez que precisar da agenda, se precisar remover uma
pilha de papel para chegar até ela, você perderá tempo.
5.5.3 Terceiro passo: É necessário que haja

praticidade em suas atividades
Se tudo é derrubado quando você puxa um livro de sua estante ou não há
espaço suficiente perto da impressora para inserir e pegar com facilidade, orga-
nize o seu escritório.
Esses pequenos problemas no fluxo de trabalho desperdiçam tempo

e causam estresse.
34
6. Como equilibrar tempo pessoal e

profissional
Esse tema orientará você a aprender como equilibrar tempo pessoal e profis-
sional sem que uma área conflite com a outra.
Conhecendo mais esse assunto, você saberá como separar melhor cada uma
dessas áreas. Vida saudável, tanto pessoal quanto profissional, resultará certa-
mente em produtividade elevada e trabalho de qualidade.
Aprenda, a partir de agora, a lidar com esses dois campos diferentes que
merecem devida atenção.
6.1 VIDA PESSOAL X VIDA PROFISSIONAL

O sucesso profissional significa, muitas vezes, dedicar mais tempo e compro-
metimento ao trabalho, o que limita o tempo e a dedicação à família. O contrário
também pode acontecer, ou seja, destinar mais tempo em casa pode diminuir
o tempo que temos para nos comprometer com nossos objetivos profissionais.
Esses dois processos estão relacionados de maneira que, se o tempo no trabalho
aumenta, sobra menos tempo disponível no lar e vice-versa.
É preciso encontrar um equilíbrio entre esses dois campos da vida para que
haja o mínimo de prejuízo possível.
E É ISSO QUE VOCÊ APRENDERÁ AGORA.
6.2 COMO EQUILIBRAR TEMPO PESSOAL E

PROFISSIONAL
Às vezes, podemos exagerar na carga de trabalho, seja por necessidade, por
objetivos de crescimento profissional, por medo de perder nosso emprego, entre
outros motivos.
Em alguns casos, esse excesso pode gerar resultados positivos para a vida
profissional. Por outro lado, pode diminuir a qualidade e a produtividade do
trabalho. A preocupação excessiva com o trabalho faz com que deixemos de
dar atenção aos nossos familiares e à nossa vida pessoal, assim, sofreremos
com as consequências.
35
Por isso, é recomendável a busca pelo equilíbrio entre as relações de traba-

lho, vida pessoal e cuidados com a saúde. A falta desse equilíbrio e de hábitos
saudáveis pode provocar doenças e estimular o aparecimento de sintomas de
estresse.
Fique de olho! É necessário perguntar a si mesmo quais são seus objetivos
e qual o planejamento de vida que espera, incluindo os objetivos familiares,
pessoais e profissionais, e realmente planejar seu tempo para o trabalho e para
a família.
Veja, a seguir, algumas dicas que irão lhe auxiliar a encontrar equilíbrio.
• Tenha momentos de lazer com a família, isso é fundamental para uma vida
saudável.
• Realize atividades físicas. Faz bem à saúde e é um momento de lazer e de
cuidados consigo mesmo.
• Adquira o hábito da alimentação saudável, seu corpo e sua mente irão
agradecer.
• Desenvolva um bom relacionamento com as pessoas, converse, sorria,
encare a vida de maneira mais otimista e tenha pensamentos positivos.
• Procure algo que faça você se desligar das pressões do cotidiano, faça algo
de que goste, com que se identifique, ou seja, pratique seu hobby preferido.
• No trabalho, otimize o seu tempo para não sofrer muita pressão.
• Se houver possibilidade, negocie os horários de trabalho para que consiga
aproveitar melhor o dia e seu potencial.
• Se ocorrerem sintomas de estresse, reflita e faça com que isso seja um estí-
mulo para mudar hábitos de vida e seus objetivos, tanto pessoais, como
profissionais.
• Se possível, desenvolva o hábito de ter um acompanhamento médico
durante o ano.
• Identifique os sinais de estresse e procure um médico. Estabeleça limites às
suas ações.
Conceitualmente, o estresse é um estado de tensão que causa um desequilí-

brio no organismo vivo. Frente a esse desequilíbrio, o organismo reage de maneira
a enfrentar a situação presente. Nesse momento, estamos falando de uma fase
do estresse que é saudável, pois faz o organismo se preparar para resolver as
questões iminentes e que precisam de uma solução.
36
Contudo, caso as variáveis que estão influenciando esse desequilíbrio perma-

neçam por um tempo prolongado, o organismo pode ficar exausto e começar a
apresentar os sintomas do estresse em sua terceira fase, que tem como sintomas:
irritabilidade, alteração do humor, vontade de sumir, ansiedade, alterações do
sono, assim como sintomas físicos, resfriados e gripes frequentes (o estresse afeta
o sistema imunológico), hiperacidez estomacal, tensão muscular etc.
Nessa fase, podem aparecer sintomas clínicos, que variam de indivíduo para
indivíduo. Para tratar do estresse, é fundamental que a pessoa apresente mudan-
ças em seu padrão de comportamento, de forma a enfrentar os estressores da
vida sem entrar num desgaste tão intenso.
6.3 COMO VENCER O ESTRESSE E GANHAR

QUALIDADE DE VIDA
Você verá agora algumas dicas para ajudar você a combater o estresse e
ganhar mais qualidade de vida.
6.3.1 Atitude positiva e autoestima

Uma atitude positiva e dinâmica em relação à vida é a chave para ajudar a
combater o estresse. As pessoas que têm uma atitude desse tipo, são cheias de
energia e apresentam grande autoestima. Isso funciona como um “escudo” eficaz
para ajudar a se proteger contra os efeitos negativos do estresse.
6.3.2 Tolerância, flexibilidade e capacidade de

adaptação
A era de mudanças na qual vivemos exige um talento especial de adaptação
e flexibilidade, tanto em nossa vida particular, quanto na vida profissional.
Aceitar mudanças, entender que existe mais de uma maneira para resolver
um problema, expandir nossos horizontes para sermos capazes de compreender
outras culturas e pessoas são fatores essenciais se quisermos sobreviver e progre-
dir nas próximas décadas. A maneira como enfrentamos esta era de mudanças é
o que faz a diferença para nossa saúde e rendimento.
37
6.3.3 Administração de tempo

O tempo é nosso bem mais precioso, apesar de não o tratarmos como tal. A
administração eficaz do tempo é uma das chaves para combater o estresse.
Estabelecer prioridades, objetivos e ações, reservando um tempo para
imprevistos, é fundamental. Além disso, não se esqueça de reservar alguns
momentos para você, durante os quais você pode restabelecer o equilíbrio e
descansar a mente.
6.3.4 Entusiasmo e Humor

Uma dose diária de humor e alegria é um poderoso remédio contra o estresse.
Como reflexo da capacidade de avaliar as situações e considerá-las em suas devi-
das dimensões, o bom humor ajuda a aliviar o impacto de situações estressantes.
6.3.5 Atividade física

Uma atividade física regular contribui para uma sensação de bem-estar,
reforçando nossa capacidade de combater o estresse. O importante é escolher
uma atividade de que você realmente goste e praticá-la com regularidade.
6.3.6 Alimentação saudável

A qualidade de nossa alimentação e a forma como nos alimentamos reper-
cutem em nosso estado geral de saúde. Dê preferência a alimentos naturais,
alimentos com alto teor de fibras e ricos em vitaminas e sais minerais. Beba muita
água e procure alimentos com baixo teor calórico.
Evite sal, excesso de açúcar, alimentos ricos em gordura, colesterol e alimen-
tos que contribuem para aumentar o estresse (chocolate, café, entre outros).
As refeições devem ser efetuadas em horários regulares, ingerindo-se a comida
lentamente.
38
6.3.7 Estratégia contra a sobrecarga

A sobrecarga acontece quando as exigências são excessivas, maiores do que
podemos assumir. Administre seu tempo, aprenda a dizer não e saiba delegar
responsabilidades. É importante lembrar que nossa primeira obrigação é com
nossa saúde!
6.3.8 Sabedoria
Sendo assim, o domínio do estresse é tanto uma questão de conhecimento
como de filosofia de vida. Antes de qualquer coisa, devemos aprender a distinguir
as situações que nós podemos e queremos influenciar, e agir de forma a obter a
melhor qualidade de vida possível.
6.3.9 Concretizar metas e objetivos

Ninguém atinge objetivo algum sem antes tê-lo definido, minuciosamente,
em sua mente por meio de um planejamento adequado. A maioria das pessoas
que desistem de um objetivo o fazem por não alicerçar sua trajetória em metas
predefinidas. Para se atingir um objetivo, além de traçar metas coerentes temos
que embasá-lo com uma razão nítida.
6.3.10 Persista até atingir o que planejou

As pessoas que alcançam suas metas são aquelas que, mesmo sabendo da
possibilidade de derrota, não a temem a ponto de estagnar ou retroceder diante
do novo que desponta quando se persegue um objetivo. A vitória pertence àqueles
que têm a coragem para correr riscos e responsabilidade para assumir compro-
missos, lutando por seus objetivos.
6.3.11 Tenha sempre pensamentos positivos

Devemos concentrar nossas energias em pensamentos que nos ajudem a
alcançar os objetivos estabelecidos. Não estamos falando aqui de um pensar
metodológico e mecânico sem uma base sólida e racional. O importante é ter
pensamentos acreditados, motivados e vividos. Estamos falando de sentimentos.
Pensamentos tornados hábitos pela força da emoção têm o poder de transformar
a sua vida.
39
6.3.12 Cultive autoconfiança e autoestima

Confiar em si mesmo, reconhecendo suas falhas e virtudes, é uma alavanca
poderosa que impulsiona todo o seu ser rumo àquilo que você planejou com
coerência e ponderação. A autoimagem que formamos ao longo de nossa vida,
por meio de nosso desenvolvimento cognitivo, tornou o que somos hoje.
É através da lente imaginária de nossa concepção de mundo que vemos a
nós mesmos e aos outros. Elevar o nosso conceito pessoal ao nível de autoaceita-
ção e autoconfiança é fator primordial para sermos felizes e realizados.
6.3.13 Preocupe-se primeiramente com você

Trocar a saúde física, mental ou espiritual por sucesso não é prudente, no
entanto, alguns se submetem quase que inconscientemente.
Por isso, cuide-se e lembre-se de que saúde e paz interior lhe trarão satisfa-
ção e realização tanto pessoal quanto profissional!
40
7. Considerações finais

Neste curso, você aprendeu como administrar adequadamente o seu tempo,
ganhando agilidade, produtividade e, o mais importante, qualidade de vida.
Esperamos que este conteúdo tenha sido de grande utilidade para você e
que, a partir de agora, você utilize todo o aprendizado que obtivemos para admi-
nistrar melhor o seu tempo.
41
8. Referências

COVEY, Stephen, R. Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes. Tradução
Alberto Cabral Fusaro [et al.]. 1ª edição. Rio de Janeiro: Best Seller, 2014.
Dicas importantes para ajudar a diminuir o stress do nosso dia a dia, segundo Arti-
gos. Disponível em: http://www.administradores.com.br/artigos/negocios/dicas-
-importantes-para-ajudar-a-diminuir-o-stress-do-nosso-dia-a-dia/51600/. Acesso
em: 26 de janeiro de 2011.
Stress: sentidos aguçados, corpo em perigo. Disponível em: https://umtoquede-
motivacao.wordpress.com/2008/02/18/stress-sentidos-agucados-corpo-em-pe-
rigo/. Acesso em: 18 de Fevereiro de 2008.
O que significa produtividade segundo dicas Call Daniel. Disponível em: http://
www.calldaniel.com.br/blog/o-que-significa-produtividade. Acesso em: 21 de
novembro de 2018.
42

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CRESOL INSTITUTO - Instituto de Formação do Organização e revisão do material

Cledir Assisio Magri – Conselheiro Segundo Rosiane Dalacosta

Luiz Ademar Panzer - Secretário Executivo

José Carlos Vandresen - Gerente

C977 Curso de administração do tempo / Cresol Instituto – Instituto

1. Administração do tempo. 2. Planejamento. 3. Eﬁciência orga-

CURSO DE ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

1. O que é administração do tempo?......................................................................................... 8

2. Aprendendo a administrar o seu tempo.........................................................................10

2.2 Aprendendo a se planejar...........................................................................................................11

2.3 Como planejar...................................................................................................................................12

2.4 Por que planejar semanalmente?...........................................................................................13

2.5 Planejamento Profissional..........................................................................................................15

2.6 Passos para o Planejamento Profissional...........................................................................17

3. Como lidar com os imprevistos...............................................................................................18

3.1.1 Técnicas para lidar com imprevistos.................................................................................19

3.2 Mantendo a produtividade.........................................................................................................20

3.3 Outras interrupções tecnológicas...........................................................................................21

3.4 Dicas para otimizar seu tempo.................................................................................................21

4.2 Produzindo sempre mais.............................................................................................................28

5. Como organizar suas tarefas.....................................................................................................29

5.2 Organizando seu e-mail...............................................................................................................30

5.3 Organizando os seus arquivos..................................................................................................31

5.4 Organizando seu local de trabalho.......................................................................................32

5.4.1 Home offices...................................................................................................................................32

5.5 Prepare sua estrutura de trabalho.........................................................................................33

5.5.2 Segundo passo: Organize os materiais de forma que estejam

5.5.3 Terceiro passo: É necessário que haja praticidade em suas atividades........34

CURSO DE ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

6.2 Como equilibrar tempo pessoal e profissional...............................................................35

6.3 Como vencer o estresse e ganhar qualidade de vida..................................................37

6.3.1 Atitude positiva e autoestima................................................................................................37

6.3.2 Tolerância, flexibilidade e capacidade de adaptação............................................37

6.3.3 Administração de tempo..........................................................................................................38

6.3.4 Entusiasmo e Humor...................................................................................................................38

6.3.5 Atividade física...............................................................................................................................38

6.3.6 Alimentação saudável...............................................................................................................38

6.3.7 Estratégia contra a sobrecarga.............................................................................................39

6.3.9 Concretizar metas e objetivos...............................................................................................39

6.3.10 Persista até atingir o que planejou..................................................................................39

6.3.11 Tenha sempre pensamentos positivos...........................................................................39

6.3.12 Cultive autoconfiança e autoestima...............................................................................40

6.3.13 Preocupe-se primeiramente com você.........................................................................40

Seja bem-vindo/a ao curso de administração do tempo!

CURSO DE ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

A verdade não é bem essa!

Administrar o tempo não é uma tarefa fácil. Requer autodisciplina, compro-

Possibilidade de aproveitar melhor a vida;

Obtenção de segurança e objetividade no trabalho;

Manutenção do equilíbrio entre a vida pessoal, familiar e profissional;

Possibilidade de aproveitar melhor a vida;

Controle do próprio tempo;

CURSO DE ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

A conta bancária da vida

CURSO DE ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

No decorrer do conteúdo, você conhecerá sobre os seguintes temas:

2.1 ADMINISTRAR O TEMPO É PLANEJAR A VIDA

CURSO DE ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Podemos começar refletindo sobre alguns questionamentos:

CURSO DE ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

PARA ISSO, É IMPORTANTE ANALISAR ALGUNS PONTOS:

II. Políticas externas e internas agendadas no dia:

Possibilidade de aproveitar melhor a vida;

Obtenção de segurança e objetividade no trabalho;

Manutenção do equilíbrio entre a vida pessoal, familiar e profissional;

Possibilidade de aproveitar melhor a vida;

Controle do próprio tempo;

elegue tarefas que não são suas responsabilidades: existem pessoas