Cliente: MAUÁ (CM)

ATA DE ACOMPANHAMENTO MAUÁ (CM) 2022/1

1. Informações Gerais

Data: 03/01/2023 a 13/01/2023 Horário: Das 13h30min às 17h00min

Local: Câmara Municipal de Mauá
Nome Empresa Módulos do Sistema
André Soares Barbosa Câmara de Mauá Compras
Participantes: Claúdia Oliveira Palmeiro Câmara de Mauá Compras
Hugo Leonardo Lemos Câmara de Mauá Compras
Igor Brendo Medeiros Valente Câmara de Mauá Almoxarifado
Israel dos Santos Lima Câmara de Mauá Frotas
Júlya Oliveira Bernabel Câmara de Mauá Compras
Letícia Oliveira Matos Câmara de Mauá Patrimônio
Miguel Peres Neto* Câmara de Mauá Frotas
Larissa Goulart Dutra Thema Thema
Luiza Grabowski Barbosa Thema Thema
*Faltantes

2. Pauta
Acompanhamento da Implantação do Sistema GRP.

3. Assuntos discutidos

 Na semana que deu início a implantação e uso do sistema GRP, começamos o

acompanhamento juntos aos usuários do setor de Compras, sendo o André,
Hugo, Júlya e Paulo.

 Auxiliamos na criação de processos de compra através de uma Dispensa, tendo

início pelo Pedido de compra e passando pelo programa Licitação. Orientamos
os usuários em relação as etapas do Pedido de Compra e conforme relatado por
eles, essas etapas são realizadas por mais de um usuário/setor responsável. Ao
longo do acompanhamento, auxiliamos no cadastro de registros, explicamos a
funcionalidade dos filtros existentes e os programas de cadastro de tabelas.

 Foi realizado o ajuste relativo as categorias dos usuários, conforme o

levantamento que fizemos durante o acompanhamento.

 Diante o cenário apresentado, sugerimos incluir ao fluxo do Pedido de Compra o

módulo de Processo Eletrônico da Thema.

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 Baseado nas conversas junto ao servidor Hugo, foi criado um fluxo de processo
de compra, envolvendo o módulo de Processo Eletrônico e foi realizada uma
apresentação.

 Posteriormente, o Sr. Hugo informou que, em conversa interna, concluíram que

será benéfica à Câmara, a utilização do Processo Eletrônico em conjunto com o
Processo de Compras, neste sentido solicitou a implantação dessa nova rotina.

 Com este retorno, a colega Luiza passou a realizar o mapeamento do fluxo a ser
adotado pelo órgão e as tratativas passaram a ser verificadas com o Gestor de
Projetos, Felipe Guedes e com a Karen do setor de Protocolo da Thema.

 Ficou alinhado que, os usuários permanecerão cadastrando as informações que

se referem ao Compras em duplicidade, no sistema do AUDESP e no GRP.

 Em relação ao PNCP, comunicamos ao Sr. Hugo que os usuários da Câmara não

precisam ter a credencial no órgão em questão, pois usarão o Sistema da
Prefeitura. Então, se a Prefeitura tiver a credencial, todos conseguirão fazer o
envio dos dados.

 Salientamos aos servidores a questão da criação dos Produtos, e explicamos que

o produto deve ser criado através do programa Produtos Pendentes e este ficará
pendente de aprovação por parte da Prefeitura. Em relação ao Cadastro Geral, a
Prefeitura disponibilizou um e-mail de contato para que os servidores da
Câmara possam solicitar novos cadastrados ou atualizações.

 Sobre os setores de Almoxarifado e Patrimônio, os servidores optaram por criar

dois almoxarifados, sendo um para produtos de Consumo e um para produtos
Permanentes. Então a colega Luiza auxiliou a servidora Leticia na criação e
vinculação dos locais a este. Também, orientou a usuária em relação ao Órgão
Patrimonial da Câmara.

 Foram validados os dados migrados referentes ao Almoxarifado junto ao

servidor Igor. As inconsistências que foram encontradas, já foram ajustadas e
aprovadas pelo usuário.

 Repassamos algumas orientações em relação as movimentações de entradas e

saídas do almoxarifado, emissão de relatórios e no esclarecimento de dúvidas.
Além disso, validamos relatórios do sistema GRP que apresentaram layout
semelhantes aos relatórios que os usuários usavam anteriormente.

 Em relação ao Almoxarifado, o usuário Igor questionou se teria a possibilidade

da Requisição ser preenchida pelo setor demandante até a etapa de
preenchimento da quantidade solicitada e após o setor de Almoxarifado
preenchia a quantidade atendida. Informamos ao usuário que dispomos do

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programa Requisição - Simples e que, através deste, os usuários de outros

setores podem preencher a requisição, informando a quantidade desejada de
um determinado produto e após, o setor de Almoxarifado acessaria essa
requisição pelo programa Requisição e atenderia inserindo a quantidade
atendida. Por ora, ficou alinhado que esse processo será implementado na
rotina de solicitação de materiais geradas a partir do Compras (Hugo). Após
validarem este processo, vão expandir para os outros setores que solicitam
materiais.

 Na parte do patrimônio, a usuária Letícia realizou a conferência dos bens,

incluindo os parâmetros dos cálculos de Depreciação.

 Em virtude dos usuários demonstrarem interesse no aplicativo de Inventário

patrimonial, foi realizada uma apresentação do processo de Inventário através
do aplicativo. Conforme alinhado com os usuários, atribuímos a categoria de
Inventário Patrimonial para os mesmos e encaminhamos o manual e os links do
aplicativo para validação nas bases de Homologação e, posteriormente, em
Produção.

 Considerando que a implantação abrange o módulo Frotas, realizamos uma

visita ao setor em questão e verificamos que o servidor Miguel, sendo este o
responsável pelo setor de Frotas da Câmara, está em seu período de férias, com
previsão de retorno na semana do dia 16/01/2023. O usuário Israel estava
presente, porém ele comentou que iniciou suas atividades neste setor há 10
dias. Dado este cenário, conversamos com o usuário Israel, sobre os processos
do setor, coletamos dados sobre a rotina para indicar qual o programa do GRP
se adequaria.

 Devido a falha de conexão de internet, demonstrei os programas relativos ao

Frotas através do Manual do GRP.

 Os usuários abastecem seus veículos locados, por meio de uma Requisição

manual, neste caso sugerimos o programa Autorização de Serviço, onde podem
ser cadastrado o abastecimento e feito o controle desse serviço. O controle das
informações relativas ao abastecimento são inseridos em uma Planilha manual,
sugerimos o programa de Controle de Cotas, visto que, o abastecimento tem um
limite de até 40 litros semanais por usuário.

 Além disso, o deslocamento dos veículos é preenchido em uma planilha pelo

motorista, onde fora sugerido o programa Diárias do Bem/Deslocamento e as
planilhas ficam nos gabinetes e são preenchidas por estes. Em vista disso, o
usuário Israel questionou se teria a possibilidade de um usuário por gabinete,
ter acesso ao programa Diárias do Bem/Deslocamento e alimentar o sistema
com a respectiva informação de deslocamento do veículo, para não ter
necessidade de utilizar planilhas manuais. Ou, os usuários dos gabinetes
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preencherem a planilha contendo o deslocamento do veículo e o sistema

permitir a importação desses dados ao programa Diárias do Bem. Ficamos de
analisar os questionamentos levantados. Visto que, o usuário responsável por
parte do setor em questão, está em seu período de férias, as definições dos
programas que serão utilizados, serão verificadas posteriormente ao retorno do
usuário Miguel à Câmara.

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Documento assinado eletronicamente por Luiza Barbosa (Thema - Materiais), em 19/01/2023, às 17:24:00
Documento assinado eletronicamente por Larissa Dutra (Thema - Suporte Materiais), em 19/01/2023, às 17:06:45