GERAL

Trabalho padronizado para os líderes

Sharon Visser

A autora reflete sobre a importância do

trabalho padronizado em seu dia a dia como
gestora e explica por que não se pode esperar
administrar uma empresa apenas por meio de
relatórios.

M
eu primeiro contato com o trabalho padronizado foi em 2008, muito antes dos
meus dias lean. Eu tinha acabado de ser promovida a diretora da
concessionária de uma franquia da Toyota, depois que meu chefe precisou sair
repentinamente por uma emergência médica.

Houve uma pequena transferência de ferramentas, o que incluiu uma planilha colorida
que deveria me dizer tudo o que eu precisava saber. Depois de algum tempo lutando
para entender a planilha, procurei a gerente financeira e contei a ela que essa planilha
não fazia sentido para mim e que estava preocupada em não ter as habilidades
necessárias para o trabalho.

Ela disse que iria dar uma olhada e ver se conseguia me explicar. Mais tarde naquele
dia, ela voltou para mim e me disse que o motivo pelo qual isso não fazia sentido para
mim era porque ela realmente não fazia sentido. As fórmulas somavam as colunas
erradas e não correspondiam a o que o sistema de gestão do revendedor estava
comunicando. Era por isso que eu não conseguia conciliar minha compreensão com o
que ela estava dizendo.

Tamanho foi meu alívio e também um lembrete poderoso de que a honestidade é a

melhor política! Naquele dia, aprendi que só porque algo parece certo, não significa que
seja. Se você não entende alguma coisa, pergunte. A planilha parecia muito profissional
– tinha fórmulas complexas e estava lindamente codificada por cores –, mas era inútil.
Disseram-me que esse documento era o Santo Graal da posição, mas descobri que
estava tão nua quanto o imperador na história infantil “As roupas novas do imperador”.
Então percebi que, se quisesse enfrentar minha nova posição, teria que começar do
zero para aprender sobre o trabalho que precisava ser feito.

Comecei pelo sistema de relatórios, pois naquela época era o único lugar que eu
conseguia ver. Primeiro, fui ver minha gerente financeira novamente e perguntei a ela
quais relatórios eram essenciais para minha posição. Ela me passou os principais
relatórios e os examinou comigo para me orientar sobre o que eu estava vendo. Em
seguida, fui ao diretor geral, ao gerente de peças e ao gerente do centro de serviços e
fiz as mesmas perguntas. No final desse processo, eu tinha uma lista de relatórios, que
analisei até ter uma ideia clara dos relatórios vitais. Fiz o mesmo com o sistema Toyota,
identificando os requisitos e os programas que estavam em execução. Em seguida,
defini isso em tarefas diárias, semanais e mensais.

Inseri todas essas informações em uma

planilha com a ajuda de hiperlinks. Esse foi
o início do meu trabalho padronizado!
Trabalhei com ele e ajustei sempre que
encontrava problemas. Com a ajuda do
diretor executivo e do gerente financeiro,
tornei-me muito hábil na leitura de
relatórios e na compreensão do que eles
diziam.

Isso funcionou para mim? Sim. Se

gerenciamos uma organização usando o
histórico dela, isso será um grande
sucesso. Esse foi o ano em que ganhei o
prêmio de Excelência Empresarial da Toyota
South Africa. Eu havia me tornado uma das
melhores bombeiras-super-heroínas da
rede Toyota no sul da África. Eu tinha um
troféu para provar isso agora. Eu estava tão ocupada combatendo incêndios que nem
tive tempo de receber meu prêmio ou ir às férias que ganhei. Eu me tornei
indispensável. Uma pequena voz dentro de mim começou a dizer: “Ser indispensável é
insustentável; você está se encaminhando para grandes problemas”.

Em 2013, quando o negócio mudou de mãos, os novos donos agora tinham em mim uma
bombeira-super-heroína exausta como diretora da concessionária. Não sei se eles
sabiam o que eu era, mas minha compreensão da minha própria condição me fez buscar
alternativas, e o pensamento lean foi o que me ofereceram.

Foi nessa época que desenvolvemos um gemba para caminhar, substituindo um pouco a
leitura de relatórios por recursos visuais em toda a empresa. As respostas eram
controladas identificando e resolvendo problemas e evitando a estagnação do fluxo. Foi
nessa época que finalmente pude guardar minha capa de super-heroína e tirar meu
equipamento de combate a incêndios.

ANTES DO LEAN DEPOIS DO LEAN

Dados históricos usados para resolver Informações de hoje usadas para

os problemas de hoje. resolver os problemas de hoje.
 ANTES DO LEAN DEPOIS DO LEAN

Ao caminhar pelo negócio, não fazia A gestão visual mostrava se o trabalho

ideia se o trabalho estava adiantado ou estava adiantado ou atrasado.
atrasado.

Problemas resolvidos pela Problemas resolvidos pelas pessoas que

administração. fazem o trabalho.

Sem compreensão ou utilização de Entender que um gargalo no fluxo era

fluxo. um problema a ser resolvido que
aumentaria o valor para o cliente.

Reuniões mensais para discutir Reuniões diárias em torno de recursos

objetivos financeiros. visuais para discutir o trabalho a ser
feito.

Baixo nível de moral e habilidades do Alta moral da equipe e níveis de

pessoal. habilidade muito melhorados.

Impulso contínuo para limpeza e O 5S tornou-se um hábito como parte da

arrumação. nossa maneira de ver o trabalho, tendo
a limpeza e um espaço de trabalho
arrumado uma finalidade diferente de
somente aparência.

Falta de respeito pela segurança. Respeito pela segurança.

Isso significa que eu não olhava mais para os relatórios? Não. Isso significa que,
quando eu olhava os relatórios, havia menos problemas para resolver e mais tempo
para planejar, treinar e desenvolver as pessoas na linha de frente.

Eu ainda tenho um trabalho padronizado? Sim. Eu uso um caderno de tamanho A4 com

uma lista impressa que colo todas as segundas-feiras. Esse caderno vai comigo para o
gemba, para que eu possa passar por verificações de rotina e fazer anotações do que
vejo e que precisa ser discutido com a equipe de gestão.

Em ambos os casos, o trabalho padronizado da liderança deu resultados positivos.

Sempre que não o usava, tinha mais problemas para resolver – que muitas vezes se
transformavam em crises, o que me forçava a buscar meu equipamento de combate a
incêndios e a capa empoeirada de super-heroína.

 
  

O trabalho padronizado lean certamente deu melhores resultados, pois nos ajudou a
resolver os problemas à medida que aconteciam antes de impactar o cliente. Muitas
pessoas que vão para a gerência acham que o conteúdo do trabalho é muito variado
para caber em um documento de trabalho padronizado. Minha caminhada pelo gemba
era algo que eu conseguia fazer todos os dias – geralmente duas vezes por dia. Sempre
que voltava de uma viagem, o gemba era a maneira mais fácil de me atualizar,
cumprimentar minha equipe e avisar que eu estava por perto.

Você pode estar pensando que não tem tempo para o trabalho padronizado. Minha
resposta é que, se você não tiver um trabalho padronizado, nunca terá tempo.

Fonte: Planet Lean

Publicado em 24/08/2021

Autor

Sharon Visser
É diretora da Halfway Toyota Ngami, em Botswana