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Pergunta: Nas despesas de reembolso do Seguro Social Voluntário referente a vários meses
podemos lançar o valor total numa só linha, na base de dados da Gestão de
Projetos?
Resposta: Terá de ser criada uma linha para cada mês, indicando valor e número de Recibo.
Pergunta: Nos Documentos de Despesa com várias faturas (ou equivalente), por exemplo
comboio, metro, autocarro ou Seguro Social Voluntário, posso lançar o
documento pelo valor global, numa só linha?
Resposta: Cada documento de suporte tem de ser lançado individualmente na BD de
Projetos, indicando obrigatoriamente, para cada fatura, o fornecedor (um por
cada fatura).
Pergunta: A parceria pode optar por uma gestão interna do orçamento atribuído ao
projeto?
Resposta: Pode, mas não é aconselhável. Estando o orçamento global distribuído pelos
parceiros, cada um deve ser responsável por executar a verba que lhe foi alocada.
Havendo dotação orçamental na rubrica de Transnational Project Meetings (por
exemplo), todos os custos da deslocação devem ser contabilizados e suportados
pela Universidade de Aveiro. Não devem existir custos partilhados com a
entidade organizadora da reunião, sob pena de não podermos apresentar custos
entretanto assumidos, que poderão exceder o limite previsto pelo Programa ou
então não serem simplesmente aceites pela entidade coordenadora do projeto.
Esta opção deve ser utilizada em último recurso e ser dado conhecimento dos
procedimentos ao GGFPP.
Pergunta: No âmbito dos projetos da FCT, uma despesa com uma conferência pode ser
alocada à rubrica de Missões?
Pergunta: Sou parceiro num projeto FCT onde a Universidade de Aveiro é coordenadora,
para contactar o Financiador, como devo proceder?
Resposta: O contacto com o Financiador deve ser feito sempre através do coordenador;
assim, deverá enviar a questão ou dúvida para a UA e nós faremos a contacto
com o Financiador.
Pergunta: Relativamente aos projetos da FCT, o prazo para entrega do relatórios finais,
cientifico e financeiro, é o mesmo?
Resposta: O relatório cientifico deve ser enviado um mês após o términus do projeto; o
prazo para enviar o relatório financeiro final é de 90 dias após o términus do
projeto.
Pergunta: Se a descrição constante da fatura, for demasiado abreviada, pode ser usada no
Documento de Despesa?
Resposta: A descrição da despesa deverá ser a mais completa possível de modo a permitir
a análise da sua elegibilidade. Descrições curtas ou demasiado abreviadas,
nomeadamente em língua estrangeira, que não permitam identificar o
serviço/produto, poderão originar a não elegibilidade das respetivas despesas.
Pergunta: Posso lançar uma fatura com data anterior ao início do projeto; ou com data
posterior ao fim do projeto?
Resposta: Regra geral não, em ambos os casos. Salvo raríssimas exceções, os financiadores
não aceitam despesas com data anterior ao início do projeto, nem com data
posterior ao fim do mesmo. Outro aspeto importante a ter em conta é o
objeto/evento a que se refere a fatura. Por exemplo, uma ida a uma conferência:
independentemente da data da fatura que lhe está associada, as datas da
conferência têm que estar abrangidas durante a vigência do projeto.
Pergunta: Relativamente aos projetos financiados pela FCT, e nomeadamente nas despesas
de equipamento, é possível colocar faturas anteriores ao início do Projeto?
Resposta: No caso das amortizações de equipamento o programa está preparado para
receber faturas anteriores à data de inicio do projeto, desde que o equipamento
seja utilizado para prossecução do projeto.
Pergunta: Nos projetos Espaço Atlântico, qual a documentação necessária para validação
de despesas de deslocação e alojamento?
Pergunta: No âmbito dos projetos Espaço Atlântico, os eventos sociais são elegíveis?
Resposta: Em termos gerais, este tipo de custo não é elegível, a não ser que estritamente
ligado às ações do projeto. Deverá ser verificada previamente a elegibilidade da
despesa junto do Correspondente Nacional do Programa Espaço Atlântico.
Pergunta: Para os projetos ERASMUS+, qual a prova documental que define a elegibilidade
do Multiplier Event e os respetivos custos?
Resposta: Essa prova é a lista assinada pelos participantes do evento – na qual deverá
constar o nome, local e data do evento bem como o nome de cada participante,
o seu endereço eletrónico, o nome e morada da instituição de envio – bem como
a devida agenda detalhada e documentação usada ou distribuída no evento de
disseminação.
Resposta: Os eventos multiplicadores são para disseminação do projeto, logo são para
participantes externos à Universidade de Aveiro e entidades do Consórcio.
Pergunta: No âmbito dos projetos ERASMUS +, qualquer pessoa pode participar nas
reuniões do projeto (TPM´s - Transnational Project Meetings)?
Resposta: Apenas podem participar em reuniões do projeto elementos com vínculo à UA.
Pergunta: Num projeto H2020 poderão ser elegíveis despesas realizadas fora do período de
execução do projeto?
Resposta: Sim, existem despesas que poderão ser consideradas elegíveis, apesar de terem
data anterior ou posterior às datas de execução do projeto: é o caso das
amortizações de equipamentos adquiridos antes da data de início do projeto,
desde que usados no projeto e que ainda não tenham amortizado totalmente
aquando do seu início (apenas a parte ainda não amortizada poderá ser elegível);
custos com a deslocação para o kick-off meeeting, desde que a reunião
propriamente dita se realize no período de execução do projeto; custos
relacionados com a submissão do último relatório do projeto, mesmo que
ocorram após a data final do mesmo, incluindo os Certificates on the Financial
Statements, os custos associados à participação numa revisão final promovida
pela Comissão/Agência e ainda os custos com o pessoal necessários para a
preparação do relatório (não inclui atividades de investigação realizadas após a
data de conclusão do projeto).
Pergunta: Num projeto LIFE+ podem ser declarados durante a sua execução valores
custo/dia para o pessoal envolvido na execução do mesmo diferentes dos
apresentados em sede de candidatura?
Resposta: Sim, mas apenas até ao limite de 20% acima do valor apresentado em
candidatura.
Pergunta: Nos projetos de co-promoção, as horas dos Bolseiros podem ser transferidas para
o mapa de pessoal (Ref. do projeto: pessoal do quadro)?
Resposta: Não, as horas aprovadas para bolseiros não podem ser transferidas para o
pessoal constante do mapa de pessoal. Caso se pretenda, o contrário, desde que
devidamente justificado e aprovado pela ANI, é viável.
Pergunta: Com que periocidade devem ser apresentados os Pedidos de Pagamento nos
projetos co-promoção?
Pergunta: Como proceder à imputação dos gastos gerais e dos salários, no SIGEF?
Resposta: Em primeiro lugar os Documentos de Despesa e os Documentos de Salários são
lançados nas Unidades onde foram cabimentados.
Posteriormente surge a necessidade de afetar/imputar as despesas
anteriormente referidas, a projetos de investigação, e consequentemente a sua
submissão nos Pedidos de Pagamento.
Para o processo de imputação são necessários fazer dois ficheiros, um referente
à transferência de verba entre Unidades (fluxo financeiro) e outro para controlo
das imputações, garantindo assim, a correta afetação ao projeto e a não
ultrapassagem da afetação a mais de 100% da despesa. O processo da
transferência, se necessário, garante a afetação automática à rubrica do projeto.
Os Documentos de Transferências são entregues ao Gestor Financeiro do
projeto, para arquivo no dossiê do projeto.
Pergunta: Qual o procedimento dos pedidos a submeter para o GPPC, no que respeita ao
email da previsional?
Resposta: As Unidades Orgânicas conseguem alterar todos os itens a seguir indicados
quando os cabimentos não estão tipificados como contrato (de compra ou de
bolsa) e/ou não tiverem um documento valido associado (Documento de
Despesa ou Requisição); salvo a “tipificação”, o “tipo de contrato” e a “forma de
adjudicação” do compromisso, estas alterações têm de ser sempre solicitadas ao
GPPC independentemente da tipificação do cabimento ou se tiver ou não
documento valido associado.
Todos os pedidos relacionados com os itens a seguir indicados devem ser
submetidos para o seguinte email: sgrhf-previsional@ua.pt.
• Reforço/redução de cabimento e compromisso;
• Anulação de cabimento e compromisso;
• Alteração de descrição no cabimento e compromisso;
• Alteração de unidade no cabimento;
• Alteração da tipificação do cabimento;
• Inserção e alteração do ano futuro do cabimento;
• Alteração da Fonte de Financiamento do cabimento;
• Alteração da Classificação Económica;
• Alteração do terceiro do compromisso;
• Agendamento do compromisso;
• Valor sem iva do compromisso;
• Tipo de contrato e forma de adjudicação do compromisso;
Os emails devem conter toda a informação necessária à regularização dos
pedidos, para tal devem preencher uma tabela com os seguintes dados:
Pergunta: Como proceder para fazer um pedido de seguro para transporte de mercadorias?
Resposta: O seguro deverá ser solicitado pelos Departamentos/Unidades/Serviços por
email ao Gabinete de Gestão de Seguros, nas 48 horas precedentes ao início do
transporte, indicando:
• Data de início e termo do transporte;
• Lista de material a transportar e respetivos valores por item, ou nº de
inventário;
• Percurso de risco;
• Unidade (centro de custos) que suportará a despesa.
Pergunta: Como proceder para solicitar uma declaração comprovativa do Seguro Escolar
para um aluno que vai realizar um estágio curricular?
Resposta: A secretaria do Departamento deverá solicitar ao gabinete de Gestão de Seguros,
por email, a declaração indicando:
• Âmbito em que ocorre o estágio;
• Nome completo do aluno e número mecanográfico;
• Data início e fim do estágio;
• Entidade onde o estágio se realiza;
• Morada da entidade.
Pergunta: Como proceder em caso de ocorrência de Acidente de Trabalho?
Resposta: Tendo em conta que existem na UA diferentes relações jurídicas de trabalho (em
funções públicas e em regime de direito privado) e duas apólices de seguro
distintas, e com funcionamento diferente, é imprescindível que em caso de
acidente de trabalho seja, o mais brevemente possível, contactado o gabinete de
Gestão de Seguros, informando a ocorrência e identificando o funcionário para
que este possa ser devidamente encaminhado.
Em caso de urgência devem ser acionados, de imediato, os meios adequados de
socorro, e posteriormente contactado o gabinete de Gestão de Seguros
(ext.52202 ou email sgrhf-seguros@ua.pt) para comunicação do sinistro.
Em todos os casos deverão ser preenchidos pelo próprio e pelo superior
hierárquico os seguintes formulários: “boletim de acompanhamento médico” e
“participação e qualificação do acidente de trabalho”, a facultar pela Gestão de
Seguros ou Recursos Humanos.