Caracterização

da Organização
INDENTIFICAÇÃO:

Bruno Gomes Soares, estagiário, setor de Assistência a Saúde

(GEAS/ Deacres), estagiando há 8 meses.

SUPERVISOR:

Cleunice Ednea Brito, formação em Ciências Contábeis, 15 anos de

trabalho na instituição, cargo FGI-7 (chefe), setor de Assistência a
Saúde (GEAS/ Deacres).

IPSEMG - O Instituto de Previdência dos Servidores do Estado de

Minas Gerais atua como órgão responsável por garantir a
atenção integral à saúde dos seus beneficiários e gerir a
previdência do servidor público estadual.

O Instituto é responsável pela administração, gerenciamento e

operacionalização do Regime Próprio de Previdência Social
(RPPS), de forma a assegurar a concessão e manutenção dos
benefícios previdenciários, bem como o relacionamento
eficiente com a sociedade civil em geral.

No âmbito da atenção à saúde, possui uma rede própria

referência em assistência hospitalar, ambulatorial e
odontológica, em todos os níveis de complexidade. Para isso,
conta com o Hospital Governador Israel Pinheiro (HGIP), o
Centro de Especialidades Médicas (CEM) e a Gerência
Odontológica (Geodont), localizados em Belo Horizonte, e com
os consultórios das unidades regionais no interior do estado. De
forma complementar e para garantir a capilaridade dos
serviços de saúde, o IPSEMG realiza o credenciamento de
hospitais, clínicas e laboratórios, em todo o estado, para
propiciar a integralidade da rede de atenção à saúde aos seus
beneficiários.
 Histórico
2000: Ampliação do rol de
beneficiários, cônjuges dos servidores
públicos passaram a ter direito à
assistência à saúde e previdenciária.
2007: Inauguração do Centro de
Especialidades Médicas (CEM), no seu
atual endereço, Rua Domingos Vieira,
488, no bairro Santa Efigênia.
2012: Comemorado o centenário do
IPSEMG que buscou adotar
tecnologias do novo século para
atender aos mais de 800 mil
beneficiários.
2014: Na área previdenciária, as Leis
Complementares nº 131/2013 e nº
132/2014 atribuíram novos desafios
ao IPSEMG. Dois fundos
previdenciários ficaram
responsáveis pelo pagamento dos
benefícios de aposentadoria e
pensão aos servidores e aos seus
dependentes legais. O Fundo
Financeiro de Previdência (FUNFIP)
e Funprev-MG.
2022: O IPSEMG, aos 110 anos, é uma
instituição composta por mais de 38
mil pensionistas, quase 900 mil
beneficiários da saúde e contempla
55 unidades regionais no interior.
 Análise Micro Ambiental (Interna)

VISUALIZAÇÃO DETALHADA : http://www.ipsemg.mg.gov.br/paginas/organograma

Planejamento
Estratégio
Empresarial
 Plano de
Intervenção
GERÊNCIA DE ASSITÊNCIA A SAÚDE
(GEAS/DEACRES) – DEPARTAMENTO DE
ASSISTÊNCIA COMPLEMENTAR,
REEMBOLSO E SEGUROS

Basicamente o servidor público que contribui mensalmente com a

assistência saúde do IPSEMG, recorre ao setor para obter o
reembolso de consultas, exames e cirurgias realizados em
prestadores de serviços conveniados ao IPSEMG, o mesmo para o
Auxílio Funeral, ressarcimento de valores gastos referentes ao
processo de funeral do segurado e o Auxílio Natalidade referente
aos gastos com a maternidade.

O setor conta com a Chefe Geral, uma Coordenadora, 8 Analistas ,

1 Auditor, 1 Auxiliar administrativo, 3 Estagiários responsáveis pelas
planilhas de controle de processos, protocolar a documentação
que chega pelo correio, organização e arquivamento da
documentação física e atendimento presencial ao servidor.

Fluxo do Processo
O processe se inicia através dos estagiários,
onde recebemos a documentação do
segurado, seja ela pelo correio ou através de
regionais, em seguida conferimos a planilha não pode ser acessada por duas
documentação e protocolamos o processos
através da Plataforma SEI, onde é gerado um
número de protocolo que serve para controle
e acompanhamento do processo, esse
número de protocolo é colocado e uma
planilha do Excel, onde são acrescentadas
informações como o nome do servidor, data
de recebimento, status do processo, e o
direcionamento para qual Analista o
processo deve ser tratado. Daí em diante os
analistas vão acessar estas planilhas que
ficam disponíveis dentro da rede para pegar
os processos que lhe são atribuídos, e iniciar
a devida a análise.
É exatamente nessa etapa onde acredito ser
necessário aplicar o plano de intervenção, a
utilização das Planilhas do Excel como forma de
controle não vem funcionado muito bem,
devido a quantidade de pessoas que utilizam
uma mesma planilha, acaba gerando limitações
de acesso e corrompimento das mesmas, a
pessoas ao mesmo tempo, então precisa ser
fechada para que outra pessoa possar usar,
tem situações que alguns funcionários
esquecem as planilhas abertas em seus
computadores, e acabam deixando inutilizável
até que ela seja fechada. Devido ao fato de
muitas pessoas acessarem as planilhas
frequentemente e gerando muitos
salvamentos, algumas delas corrompem, nesse
caso e necessário acionar o T.I que atende um
alta demanda de solicitações e na maioria das
vezes não pode resolver o problema na hora,
gerando um atraso no serviço, e as veze até
excedendo o prazo de análise dos processos,
ocasionando reclamações dos segurados.
 Proposta
Para resolver esse problema, a minha proposta é utilização das planilhas do Google que
possuem um armazenamento em nuvem, são seguras, oferecem uma disponibilidade de
controle maior, identificando os últimos usuários que acessaram e possibilitando a
descoberta de erros, além de poder ser acessada por vários usuários em tempo real. Para
isso seria necessário que cada funcionário que necessita de acesso a planilha criasse uma
conta institucional do Google, esse trabalho de mudança deveria ser feito junto ao setor de
T.I já que é necessário a liberação do domínio da instituição para criar o e-mails. A ideia e ter
um e-mail principal da conta do google que teria uma autonomia maior e acesso a mais
funções para fins de controle e organização da conta e das planilhas, o acesso a essa conta
estaria restrito ao chefe do setor ou ao coordenador, e os demais funcionários teriam
acesso as planilhas via compartilhamento. Por fim aplicar um treinamento básico de como
usar a Planilha do Google que não é muito diferente do Excel, alguns funcionários por
apresentarem uma idade um pouco mais avançada podem ter uma dificuldade maior, mais
esse treinamento pode ser feito até mesmo pelos estagiários sem comprometer o
andamento do serviço.