Data

Ata de Reuniões
02/10/2020

Condutores Setor Função Assinatura

Participantes Setor Função Assinatura

Pautas
Contas médicas: Entendimento pleno do processo, cliente, fornecedores e pontos de conexão entre
as áreas. Principalmente entre o principal cliente, o financeiro. O ponto de maior relevância é a
ausência de validações necessárias pelos clientes e fornecedores e definição de regas de suma
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importância. Há conhecimento pleno da ferramenta até aqui apresentada para efetuar a atividade de
auditoria, contudo o prontuário, que é a base para a ação, o gestor não possui pleno entendimento
do processo com a certificação digital e validação das evidências geradas pelas equipes assistenciais.
Recepção de internação e emergência / Gestão de leitos: Entendimento operacional das atividades
exercidas na recepção de emergência e de internação. Aparentemente as mudanças de processo
trazidas pelo sistema trarão maior comunicação sistêmica que a aplicada hoje. Ponto de atenção é a
quanto a multifuncionalidade da recepção de internação nos períodos de não funcionamento da
2 Tesouraria e Gestão de leitos. Estas funcionalidades precisam ser avaliadas e algumas funções
compartilhadas entre a recepção de internação e estas áreas. Desenho das atividades e mapeamento
de pontos críticos realizado com clareza e a mapeamento auxiliou na visão sistêmica das
supervisoras. Explorar o uso das informações da ferramenta para melhora na comunicação é um
ponto a ser desenvolvido.
Suprimentos: Aplicamos a ferramenta até a alçada de ressuprimento, que ocorre dentro do
almoxarifado e farmácia. Processo desenhado previamente em time da cadeia medicamentosa foi
revisitado, onde os gargalos no antigo sistema eram superiores a 70%. Novo processo que já estava
desenhado foi compatibilizado à ferramenta SIPOC e as atividades foram elencadas detalhadamente.
Os pontos de risco elencados já são acompanhados pela área e terão mantidas as monitorizações.
3 Ponto importante a ser discutido é referente as entradas de compras de urgência realizadas fora do
horário de funcionamento do setor de compras. Na revisão de processo detalhada, estas
necessidades de revisão foram vistas. Algumas etapas do processo hoje são realizadas manualmente
e por este motivo foram elencadas na SIPOC. O gestor da área tem pleno entendimento da alteração
de funções que serão necessárias nas áreas. Há mapeamento de gap’s e o principal avaliado na
interface farmácia x dispensação de prescrição está no horário de corte para finalização de lotes.
4 Financeiro: Foi explicado pela gestora de implementação do financeiro no TASY, que não tem
na sua alçada a gestão do setor, que foi realizado pela mesma antes do início da sua participação
no projeto TASY o desenho do processo ideal e as atividades exercidas em cada etapa. Ela tem
entendimento de limitações da instituição quanto a definições de áreas e recursos. Com relação
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ao desenho de processo, ele foi apresentado de forma plena, pronto, sem ajustes e com a
explicação da gestora para equipe que participava da reunião quanto as melhorias necessárias
do processo atual manual e no TOTVS frente ao TASY. Pontos de risco foram levantados
baseados na mudança de modalidade da execução dos mesmos, tendo em vista que ambos são
manuais ou não possuem plenas informações necessárias e o TASY trará estas melhorias.
Pontos de atenção: A gestora tinha o desenho do seu processo ideal, sem conhecimento prévio
de todas as funcionalidades, o processo precisará ser compatibilizado com a base padrão do
TASY ou a base do TASY atenderá as necessidades apontadas pela gestora e de
acompanhamento de performance financeira e consequentemente na sustentabilidade, pilar da
estratégia institucional. O processo desenhado traz 5 macroprocessos e destes 3 ( contas a
receber com NF eletrônica e emissão de boletos, patrimônio, repasse) e uma das principais
entregas ( fluxo de caixa), ainda não são de conhecimento da gestora.
Gestão de contratos, como um dos objetivos estratégicos e um dos pontos em desenvolvimento na
instituição, não foram inseridos devido a total desconhecimento da forma de operação. A gestora já
implementa mudanças de processos de trabalho na área, independente da data de GO LIVE, tendo
em vista a educação continuada do time.

Unidades Assistenciais: Participaram do desenho como definidoras e conhecedoras dos

macroprocessos as coordenadoras de enfermagem de urgência e unidades materno infantil,
enfermeira dedicada ao TASY. Foram mapeadas as principais ações do processo assistencial
dentro das unidades e a percepção da enfermagem do uso da ferramenta, sem o olhar médico
destas áreas, mas com suas atividades listadas. Pontos fortes: o conhecimento do time quanto ao
processo hoje estabelecido e todas as etapas realizadas. Muitas etapas mistas que iniciam em
sistema e são finalizadas manuais e no sentido contrário. Pontos fracos: A interface no sistema
5 com as áreas de apoio à assistência e a fragilidade do processo CME não disseminado,
indispensável para atendimento das áreas. Estas reuniões tiveram como foco macroprocesso e
atividades inerentes. Na discussão sobre o detalhamento das atividades, é possível perceber
dúvidas que geram as entregas e saídas do processo. Importante refinar as entregas que serão
realizadas. A checagem digital é a principal mudança de processo da instituição e é necessário
investir tempo para manuseio da ferramenta. Esta está diretamente ligada ao resulta de redução
de glosa do projeto TASY. Estas impressões são aplicáveis ao 3 processos desenhados: unidades
abertas, unidades fechadas e emergência.
Ponto de atenção: Terapia Infusional.
Foi levantado pela equipe de suprimentos e enfermagem a não inserção plena dos consumos e
prescrições dessa unidade. Ela, não se comunicará de forma sistêmica com todas as áreas,
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somente no uso do PEP para cadastro de paciente, descrições e evoluções. A atividade de alto
custo e risco para segurança do paciente poderão ser potencializadas com um setor do hospital
com processo manual de dispensação acontecendo paralelamente.

Pautas Ações Pré-definidas (desdobramento) Responsáveis Prazos Status

A iniciar -
Integração da Qualidade no processo que envolve
Aguardando
a compatibilização do processo que trata da 05/09 a
Qualidade confirmação de
Jornada do Paciente no Tasy, com as 09/09
agenda com
coordenações clínicas.
projetos.

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Pautas Ações Pré-definidas (desdobramento) Responsáveis Prazos Status

Integração da Qualidade e Pessoas nas reuniões 16/09

Qualidade
2 do Comitê de Staff /semanal (início) Em andamento

A iniciar -
Acordado com TI
22/09 a e Projetos que
Validação do Prontuário eletrônico pela Comissão
3 gerenciada pela diretoria Clínica e Qualidade. Qualidade 30/09 acontecerá logo
após a visita de
Manutenção ONA
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Pautas Ações Sugeridas (desdobramento) Responsáveis Prazos Status

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