Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
________________________________________________________
OBJETIVO .................................................................................................................................. 2
1 – ACESSANDO O SISTEMA ................................................................................................. 3
2 - TELA PRINCIPAL (Painel de Controle) ............................................................................ 4
3 – MÓDULO ETIQUETAS ...................................................................................................... 4
4 - CADASTRAR DOCUMENTOS........................................................................................... 7
5 – ANEXAR DOCUMENTOS ................................................................................................ 15
6 – MENU TRÂMITE .............................................................................................................. 18
6.1 – RECEBER DOCUMENTOS........................................................................................... 19
6.2 – RECEBER DOCUMENTO COM ANEXO................................................................... 20
6.3 - ENCAMINHAR DOCUMENTOS .................................................................................. 21
6.4 – FINALIZAR DOCUMENTOS........................................................................................ 27
6.5 – ARQUIVAR DOCUMENTOS ........................................................................................ 32
7- MENU CONSULTAS/RELATÓRIOS ............................................................................... 33
7.1 - HISTÓRICO SIMPLES DO DOCUMENTO ................................................................ 33
7.2 - HISTÓRICO DETALHADO........................................................................................... 36
8 – MENU PROCEDIMENTO ................................................................................................ 39
8.1 – DESANEXAR ................................................................................................................... 39
8.2 – VINCULAR PROCESSO CPR....................................................................................... 40
8.3 – RESGATAR ...................................................................................................................... 41
ADA - Apoio à Documentação e Arquivo
Manual do Usuário
OBJETIVO
_________________________________________________________
1 – ACESSANDO O SISTEMA
1.1 - Clique no ícone do Internet Explorer ou Mozila Firefox;
1.2 – No campo endereço digite: (http://www.sigo.ac.gov.br)<ENTER>;
1.3 – Clique no nome e uma tela de Login será aberta para acessar o sistema.
Figura 1
1.4 – Informe os dados de identificação do usuário, conforme Figura 1;
1.5 – No campo “Usuário”, digite o seu nome de usuário;
1.6 – No campo “Senha”, digite a senha de acesso;
1.7 – Clique em para confirmar o acesso ou para cancelar.
Figura 1.1
Governo do Estado do Acre 3
SEMTI – Secretaria de Modernização do Estado do Acre
ADA - Apoio à Documentação e Arquivo
Manual do Usuário
Figura 2
1- Apresenta o Menu Principal do sistema que permite acesso aos módulos (Etiquetas,
Trâmite, Consultas/Relatórios, Controle e Ajuda);
3 – MÓDULO ETIQUETAS
Todos os documentos deverão ser etiquetados antes de serem cadastrados no sistema. Tal
procedimento garante o cadastro único do documento o que facilitará na
localização/rastreamento do mesmo.
Figura 3
3.2 – No Menu “Etiquetas” clique na opção Gerar/Imprimir Etiquetas, para abrir a tela
seguinte: (Figura 4).
Figura 4
3.5 – Clique em uma das opções disponíveis no campo “Quantidade” para selecionar a
quantidade de etiquetas que deseja imprimir.
3.6 – Clique no botão “Gerar”, para gerar e abrir o arquivo “etiqueta.pdf” conforme Figura 5:
Figura 5
3.7 – Para imprimir as etiquetas clique no “ícone da impressora”, conforme indicação acima.
3.9 – Para voltar à Tela Principal (Painel de Controle), clique no Menu Principal.
Figura 6
No menu Trâmite, clique na opção “Cadastrar” (Figura 6) para abrir a tela seguinte: (Figura
7).
4 - CADASTRAR DOCUMENTOS
Figura 7
Figura 8
4.3 – Selecione o Tipo de Documento que será cadastrado e clique no botão “Próximo” para
abrir a tela seguinte (Figura 9).
Figura 9
Governo do Estado do Acre 8
SEMTI – Secretaria de Modernização do Estado do Acre
ADA - Apoio à Documentação e Arquivo
Manual do Usuário
4.4 – Para preencher o campo “Interessado”, clique na “Lupa” (Figura 9) para abrir a tela de
pesquisa de Interessados, ou seja, o Interessado no documento:
(Pesquisa Interessado)
3
1
2
Figura 9.1
4.4.1 – A pesquisa é composta por 3(três) campos que devem ser preenchidos da seguinte
forma:
- Expressão - 1: Preencha com a sigla, código (número) ou parte do nome do órgão
(ex.: “sistemas”).
- Tipo – 2: Selecione uma das opções (Servidor, Instituição, Órgão ou Pessoa
Física).
- Busca Por - 3: Selecione uma das opções (Código, Descrição, Sigla ou Estrutura
Base).
- Clique no botão “Pesquisar” (Figura 9.1).
4.4.2 – Clique no campo em qualquer um dos campos (Figura 9.1) para preencher o campo
“Interessado” (Figura 9.1).
4.6 – Nessa tela (Figura 9) existe ainda opção de tornar o documento confidencial.
4.7 - Clique no botão “Próximo” (Figura 9) para abrir a tela seguinte: (Figura 10).
Figura 10
4.8 - Clique no botão “Próximo” para abrir tela seguinte: (Figura 11).
Figura 11
4.9 – Para preencher o campo “Destinatário”, clique na “Lupa” (Figura 11) para abrir a tela:
(Pesquisa Destinatário)
3
1
2
Figura 11.1
4.9.1 – A pesquisa é composta por 3 (três) campos que devem ser preenchidos da seguinte
forma:
- Expressão-1: Preencha com a sigla, código (número) ou parte do nome do órgão
(ex: “gerencia”).
- Tipo-2: Selecione uma das opções (Instituição ou Setor do Órgão).
- Busca Por-3: Selecione uma das opções (Código, Descrição ou Sigla).
- Clique no botão “Pesquisar” (Figura 11.1).
4.9.2 – Clique no registro desejado (Figura 11.1) para preencher o campo “Interessado”.
4.10 - Clique no botão “Adicionar” (Figura 11).
Figura 12
4.11 – Para adicionar mais Destinatários proceder conforme os Itens 4.9; 4.9.1; 4.9.2.
4.12 – Preencha o campo Etiqueta com o número de uma nova etiqueta.
4.13 – Clique no botão “Adicionar” (Figura 12).
4.14 – Para Excluir Destinatários selecione o item desejado e clique no botão “Excluir”.
4.15 – Clique no botão “Próximo” para abrir a tela seguinte: (Figura 13).
Figura 13
4.16 – Para adicionar “Documentos Anexos” deve-se clicar no botão “Adicionar” e proceder
conforme o Item “5 – ANEXAR DOCUMENTOS”.
4.17 – Para excluir anexos, selecione o item desejado e clique no botão “Excluir”.
4.18 – Clique no botão “Próximo” para abrir a tela seguinte: (Figura 14).
Figura 14
4.19 – Neste Passo o sistema apresenta um Resumo do Documento para o usuário conferir antes
de clicar no botão “Salvar” para confirmar a inclusão do mesmo.
Gerar Resumo
(Cadastrar Documento - Passo 8)
Figura 15
Governo do Estado do Acre 13
SEMTI – Secretaria de Modernização do Estado do Acre
ADA - Apoio à Documentação e Arquivo
Manual do Usuário
4.21 – Clique no botão “Resumo em PDF” para gerar o resumo do documento para impressão.
Figura 15.1
5 – ANEXAR DOCUMENTOS
Figura 16
Figura 17
Governo do Estado do Acre 15
SEMTI – Secretaria de Modernização do Estado do Acre
ADA - Apoio à Documentação e Arquivo
Manual do Usuário
5.3 – Selecione o tipo de documento anexo que será cadastrado e clique no botão “Próximo”
para abrir a tela seguinte: (Figura 18).
Figura 18
5.4 – Para preencher o campo “Interessado” clique na “Lupa” (Figura 18) para abrir a tela:
(Pesquisa Interessado)
3
1
2
Figura 18.1
5.4.1 – A pesquisa é composta por 3 (três) campos que devem ser preenchidos da seguinte
forma:
- Expressão - 1: Preencha com a sigla, código (número) ou parte do nome do órgão
(ex: “gerencia”).
Governo do Estado do Acre 16
SEMTI – Secretaria de Modernização do Estado do Acre
ADA - Apoio à Documentação e Arquivo
Manual do Usuário
- Tipo - 2: Selecione uma das opções (Servidor, Instituição, Setor do Órgão ou Pessoa
Física).
- Busca Por - 3: Selecione uma das opções (Código, Descrição, Sigla ou Estrutura
Base).
- Clique no botão “Pesquisar” (Figura 18.1).
5.4.2 – Clique no registro desejado (Figura 18.1) para preencher o campo “Interessado” .
5.5 – Preencha o campo Descrição (Figura 18) com o conteúdo do documento de forma
resumida.
5.6 - Clique no botão “Próximo” (Figura 18) para abrir a tela seguinte.
Figura 19
5.8 - Clique no botão “Próximo” para abrir a tela seguinte: (Figura 20).
Figura 20
5.9 – Neste Passo o sistema apresenta um resumo do Documento anexo para que o Usuário
possa fazer uma conferência dos dados antes de clicar no botão “Salvar” para confirmar a
inclusão do mesmo.
6 – MENU TRÂMITE .
Figura 21
No Menu “Trâmite” clique na opção “Receber”, para abrir a tela seguinte: (Figura 22).
Figura 22
6.1.1 – Na Tela “Receber Documentos” (Figura 22) digite o número da etiqueta e clique no
botão “Verificar”.
Figura 23
6.1.2 – Na Tela “Recebendo Documento” (Figura 23), o Usuário deve conferir as informações:
Número de Etiqueta, Interessado, Tipo de Documento, etc.
6.1.4. – Caso o Usuário identifique algum erro, clique no botão “Cancelar”, para cancelar o
recebimento do documento.
Figura 24
6.1.5 – Após o sistema mostrar a Mensagem da Figura 24; clique no botão “OK” para confirmar
o recebimento do documento.
Para receber Documentos com Anexos, o Usuário deve digitar o número da etiqueta do
documento principal e os números dos referidos documentos anexos no campo “Anexo”
conforme exemplo da Figura 25.
Figura 25
6.2.1 – Digite o número da etiqueta do(s) Documento(s) Anexo(s) no campo “Anexo” (Figura
25).
6.2.2 - Clique no botão “Receber”, em seguida proceder conforme item 6.7 (Figura 24).
Figura 26
Figura 27
Figura 28
6.3.2 – Para preencher o campo “Destinatário” clique na “Lupa” para abrir a tela:
(Pesquisa Destinatário)
3
1
2
Figura 28.1
6.3.2.1 – A pesquisa é composta por 3 (três) campos que devem ser preenchidos da seguinte
forma:
- Expressão-1: Preencha com a sigla, código (número) ou parte do nome do órgão
(ex: “gerencia”).
- Tipo-2: Selecione uma das opções (Usuário, Instituição ou Setor do Órgão).
- Busca Por-3: Selecione uma das opções (Código, Descrição ou Sigla).
- Clique no botão “Pesquisar” (Figura 28.1).
6.3.4 – Clique no registro desejado (Figura 28.1) para preencher o campo “Destino” (Figura
28).
6.3.5 - Clique no botão “Próximo” (Figura 28) para abrir a tela seguinte:
Figura 29
Governo do Estado do Acre 23
SEMTI – Secretaria de Modernização do Estado do Acre
ADA - Apoio à Documentação e Arquivo
Manual do Usuário
Figura 30
Figura 31
6.3.10 – Neste Passo o sistema apresenta um resumo do Encaminhamento para o Usuário fazer
uma conferência antes de clicar no botão “Salvar” para confirmar o registro do
encaminhamento.
6.3.11 - Para voltar à Tela Principal (Painel de Controle), clique no Menu Principal.
Figura 31.1
6.3.12 - Para voltar a tela Painel de Controle, clique em “Ir para Página Principal”.
6.3.13 – Clique no botão “Imprimir” para gerar o relatório do documento (Figura 31.1)
Figura 31.2
Figura 32
Figura 33
6.4.3 – Para preencher o campo “Destino” clique na “Lupa” para abrir a tela seguinte: (Figura
32.1).
(Pesquisa Destinatário)
3
1
2
Figura 33.1
6.4.3.1 – A pesquisa é composta por 3 (três) campos que devem ser preenchidos da seguinte
forma:
- Expressão-1: Preencha com a sigla, código (número) ou parte do nome do órgão
(ex: “gerencia”).
- Tipo-2: Selecione uma das opções (Servidor, Instituição, Órgão ou Pessoa
Física).
- Busca Por-3: Selecione uma das opções (Código, Descrição, Sigla ou Estrutura
Base).
- Clique no botão “Pesquisar” (Figura 33.1).
6.4.4 – Clique no registro desejado (Figura 33.1) para preencher o campo “Destino” (Figura
32).
Figura 34
Figura 35
Figura 36
6.4.8 – Na tela Finalizar Documento – Resumo clique no botão Salvar (Figura 36) e surgirá a
tela de confirmação da finalização (Figura 37) que permitirá a impressão do resumo da
finalização (Figura 38).
Figura 37
Governo do Estado do Acre 30
SEMTI – Secretaria de Modernização do Estado do Acre
ADA - Apoio à Documentação e Arquivo
Manual do Usuário
Figura 38
Figura 39
6.5.2 – Clique no botão “Verificar” para abrir a tela seguinte: (Figura 38).
Figura 40
Figura 41
7- MENU CONSULTAS/RELATÓRIOS
Figura 41
7.1.2 – Escolha o tipo de Busca (Etiqueta, Número do Processo CPR, Documento Principal ou
Mais opções de pesquisa...) Digite a informação no campo “Expressão” se a opção escolhida
não for “Mais opções de pesquisa...”.
7.1.3 – Clique no botão “Pesquisa” para abrir a tela seguinte: (Figura 41).
7.1.4 – Se a opção escolha em Busca for “Mais opções de pesquisa...” surgira a seguinte tela
(Figura 42):
2
3
4
Figura 42
Figura 43
Figura 44
7.1.7 – Para voltar para pesquisa, clique no botão “Voltar” (Figura 44)
Figura 45
7.2.3 – Clique no botão “Pesquisa” para abrir a tela seguinte: (Figura 45).
Figura 46
7.2.4 – Selecione o item e Clique no botão “Histórico” para abrir a tela seguinte: (Figura 46)
Figura 47
Figura 48
8 – MENU PROCEDIMENTO
O Menu “Procedimento” apresenta duas opções: “Desanexar”, “Vincular Processo CPR” e
“Resgatar”.
8.1 – DESANEXAR
No Menu “Trâmite” clique na opção “Desanexar Documentos”
(Desanexar Documento - Passo 1)
Figura 49
8.1.1 – Digite o número da etiqueta que deseja desanexar no campo “Número da Etiqueta”.
8.2.2 – Clique no botão “Verificar” para abrir a tela seguinte: (Figura 50).
Figura 50
8.1.3 – Verifique os dados da etiqueta que deseja desanexar. Se os dados estiverem corretos e
correspondem a etiqueta correta clique no botão Desanexar.
8.1.4 – Caso não seja essa etiqueta que deseje desanexar, clique no botão “Cancelar”
Figura 51
8.1.5 – Clique no botão OK para confirmar o desanexamento do(s) documento(s).
(Trocar de Senha – Passo 1)
8.2 – VINCULAR PROCESSO CPR
8.2.1 – Escolha a opção Vincular Processo no menu procedimento para abrir a tela seguinte:
(Figura 52).
Figura 52
8.2.2 – Digite o número da etiqueta e clique no botão “Verificar” para abrir a tela seguinte
(Figura 53)
Figura 53
8.2.3 – Digite o Número do Processo que deseja que este Documento seja vinculado no campo
“Número do Processo do CPR” . (Figura 53)
8.2.4 – Clique no botão “Vincular” para efetivar a vinculação.
Figura 54
8.3 – RESGATAR
A opção resgatar será utilizada para receber documentos enviados para Instituições na opção
encaminhar ou no momento do cadastro.
8.3.1 – Escolha a opção Resgatar no menu procedimento para abrir a tela seguinte: (Figura 55).
Figura 55
8.3.2 -Digite o número da etiqueta e clique no botão “Verificar” para abrir a tela seguinte
(Figura 55)
Figura 56
8.3.3 – Clique no botão “Resgatar” para efetivar a resgate.
Figura 57