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Sumário

________________________________________________________

OBJETIVO .................................................................................................................................. 2
1 – ACESSANDO O SISTEMA ................................................................................................. 3
2 - TELA PRINCIPAL (Painel de Controle) ............................................................................ 4
3 – MÓDULO ETIQUETAS ...................................................................................................... 4
4 - CADASTRAR DOCUMENTOS........................................................................................... 7
5 – ANEXAR DOCUMENTOS ................................................................................................ 15
6 – MENU TRÂMITE .............................................................................................................. 18
6.1 – RECEBER DOCUMENTOS........................................................................................... 19
6.2 – RECEBER DOCUMENTO COM ANEXO................................................................... 20
6.3 - ENCAMINHAR DOCUMENTOS .................................................................................. 21
6.4 – FINALIZAR DOCUMENTOS........................................................................................ 27
6.5 – ARQUIVAR DOCUMENTOS ........................................................................................ 32
7- MENU CONSULTAS/RELATÓRIOS ............................................................................... 33
7.1 - HISTÓRICO SIMPLES DO DOCUMENTO ................................................................ 33
7.2 - HISTÓRICO DETALHADO........................................................................................... 36
8 – MENU PROCEDIMENTO ................................................................................................ 39
8.1 – DESANEXAR ................................................................................................................... 39
8.2 – VINCULAR PROCESSO CPR....................................................................................... 40
8.3 – RESGATAR ...................................................................................................................... 41
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Manual do Usuário

OBJETIVO
_________________________________________________________

O Objetivo do SIGO.AC – ADA - Apoio a Documentação e Arquivo é controlar a tramitação de


documentos oficiais este procedimento garante o cadastro único do documento o que facilitará
na localização/rastreamento do mesmo. Uma etiqueta será gerada pelo sistema e vinculada ao
documento.

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1 – ACESSANDO O SISTEMA
1.1 - Clique no ícone do Internet Explorer ou Mozila Firefox;
1.2 – No campo endereço digite: (http://www.sigo.ac.gov.br)<ENTER>;
1.3 – Clique no nome e uma tela de Login será aberta para acessar o sistema.

Figura 1
1.4 – Informe os dados de identificação do usuário, conforme Figura 1;
1.5 – No campo “Usuário”, digite o seu nome de usuário;
1.6 – No campo “Senha”, digite a senha de acesso;
1.7 – Clique em para confirmar o acesso ou para cancelar.

Figura 1.1
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2 - TELA PRINCIPAL (Painel de Controle)


2

Figura 2

1- Apresenta o Menu Principal do sistema que permite acesso aos módulos (Etiquetas,
Trâmite, Consultas/Relatórios, Controle e Ajuda);

2- Dados de Identificação do Usuário como: Nome, Gerência e Órgão.

3 – MÓDULO ETIQUETAS
Todos os documentos deverão ser etiquetados antes de serem cadastrados no sistema. Tal
procedimento garante o cadastro único do documento o que facilitará na
localização/rastreamento do mesmo.

O módulo “Etiquetas” apresenta a opção: “Gerar/ Imprimir Etiquetas” (Figura 3).

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3.1 – Gerar/Imprimir Etiquetas

Figura 3

3.2 – No Menu “Etiquetas” clique na opção Gerar/Imprimir Etiquetas, para abrir a tela
seguinte: (Figura 4).

3.3 – Imprimir Etiquetas

Figura 4

3.4 – Na Tela “Imprimir Etiquetas” (Figura 4) são apresentadas as seguintes informações:


Usuário, Setor, Data e Quantidade.
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3.5 – Clique em uma das opções disponíveis no campo “Quantidade” para selecionar a
quantidade de etiquetas que deseja imprimir.
3.6 – Clique no botão “Gerar”, para gerar e abrir o arquivo “etiqueta.pdf” conforme Figura 5:

Obs.: Será necessária a instalação do visualizador de texto da Adobe (Acrobat Reader)

Etiquetas geradas no ADOBE – (etiqueta.pdf)

Figura 5

3.7 – Para imprimir as etiquetas clique no “ícone da impressora”, conforme indicação acima.

3.8 – De preferência, salve “etiqueta.pdf” (Figura 5) como “etiquetas dd-mm-aa” antes de


fechar o editor de texto. (Obs.: formato dd-mm-aa = dia – mês - ano).

3.9 – Para voltar à Tela Principal (Painel de Controle), clique no Menu Principal.

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Tela Principal (Painel de Controle)

Figura 6

No menu Trâmite, clique na opção “Cadastrar” (Figura 6) para abrir a tela seguinte: (Figura
7).

4 - CADASTRAR DOCUMENTOS

Figura 7

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4.1 – Cole a etiqueta no Documento que será cadastrado no sistema;


4.2 – Digite o número da etiqueta no campo “Código da Etiqueta” e clique no botão
“Próximo” para abrir a tela seguinte (Figura 8).
Obs. 1. O número. da etiqueta deve ser digitado no formato: 99-99-9999999.
Obs. 2. O sistema mostrará uma mensagem caso o número da etiqueta já tenha sido cadastrado.

Figura 8

4.3 – Selecione o Tipo de Documento que será cadastrado e clique no botão “Próximo” para
abrir a tela seguinte (Figura 9).

Figura 9
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4.4 – Para preencher o campo “Interessado”, clique na “Lupa” (Figura 9) para abrir a tela de
pesquisa de Interessados, ou seja, o Interessado no documento:

(Pesquisa Interessado)

3
1
2

Figura 9.1

4.4.1 – A pesquisa é composta por 3(três) campos que devem ser preenchidos da seguinte
forma:
- Expressão - 1: Preencha com a sigla, código (número) ou parte do nome do órgão
(ex.: “sistemas”).
- Tipo – 2: Selecione uma das opções (Servidor, Instituição, Órgão ou Pessoa
Física).
- Busca Por - 3: Selecione uma das opções (Código, Descrição, Sigla ou Estrutura
Base).
- Clique no botão “Pesquisar” (Figura 9.1).

4.4.2 – Clique no campo em qualquer um dos campos (Figura 9.1) para preencher o campo
“Interessado” (Figura 9.1).

4.5 – Preencha o campo Descrição (Figura 9) com o conteúdo do documento de forma


resumida, pois o tamanho do campo Descrição possui 100 (cem) caractere (letras).

4.6 – Nessa tela (Figura 9) existe ainda opção de tornar o documento confidencial.

4.7 - Clique no botão “Próximo” (Figura 9) para abrir a tela seguinte: (Figura 10).

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Figura 10

4.7 – Preencha o campo “Observações Complementares” com informações resumidas sobre o


documento.

4.8 - Clique no botão “Próximo” para abrir tela seguinte: (Figura 11).

Figura 11

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4.9 – Para preencher o campo “Destinatário”, clique na “Lupa” (Figura 11) para abrir a tela:

(Pesquisa Destinatário)

3
1
2

Figura 11.1

4.9.1 – A pesquisa é composta por 3 (três) campos que devem ser preenchidos da seguinte
forma:
- Expressão-1: Preencha com a sigla, código (número) ou parte do nome do órgão
(ex: “gerencia”).
- Tipo-2: Selecione uma das opções (Instituição ou Setor do Órgão).
- Busca Por-3: Selecione uma das opções (Código, Descrição ou Sigla).
- Clique no botão “Pesquisar” (Figura 11.1).

4.9.2 – Clique no registro desejado (Figura 11.1) para preencher o campo “Interessado”.
4.10 - Clique no botão “Adicionar” (Figura 11).

(Cadastrar Documento – continuação do Passo 5 (se for necessário adicionar mais


Destinatário))

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Figura 12

4.11 – Para adicionar mais Destinatários proceder conforme os Itens 4.9; 4.9.1; 4.9.2.
4.12 – Preencha o campo Etiqueta com o número de uma nova etiqueta.
4.13 – Clique no botão “Adicionar” (Figura 12).
4.14 – Para Excluir Destinatários selecione o item desejado e clique no botão “Excluir”.
4.15 – Clique no botão “Próximo” para abrir a tela seguinte: (Figura 13).

Figura 13

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4.16 – Para adicionar “Documentos Anexos” deve-se clicar no botão “Adicionar” e proceder
conforme o Item “5 – ANEXAR DOCUMENTOS”.
4.17 – Para excluir anexos, selecione o item desejado e clique no botão “Excluir”.
4.18 – Clique no botão “Próximo” para abrir a tela seguinte: (Figura 14).

Figura 14
4.19 – Neste Passo o sistema apresenta um Resumo do Documento para o usuário conferir antes
de clicar no botão “Salvar” para confirmar a inclusão do mesmo.
Gerar Resumo
(Cadastrar Documento - Passo 8)

Figura 15
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4.21 – Clique no botão “Resumo em PDF” para gerar o resumo do documento para impressão.

4.22 – O Resumo do Documento apresenta as seguintes informações: Etiqueta, Ano, Lote,


Órgão de Origem, Data de Criação, Interessado, Usuário, Tipo de Documento, Descrição,
Observações, Destinatários e Anexos.

Figura 15.1

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5 – ANEXAR DOCUMENTOS

Figura 16

5.1 – Cole a Etiqueta no Documento anexo que será cadastrado no sistema;


5.2 - Digite o número da etiqueta no campo “Código da Etiqueta” e clique no botão
“Próximo” para abrir a tela seguinte.
Obs. 1: O número da etiqueta deve ser digitado no formato: 99-99-9999999.
Obs. 2: O sistema mostrará uma mensagem no caso em que o número da etiqueta já tenha sido
cadastrado.

Figura 17
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5.3 – Selecione o tipo de documento anexo que será cadastrado e clique no botão “Próximo”
para abrir a tela seguinte: (Figura 18).

Figura 18

5.4 – Para preencher o campo “Interessado” clique na “Lupa” (Figura 18) para abrir a tela:
(Pesquisa Interessado)

3
1
2

Figura 18.1

5.4.1 – A pesquisa é composta por 3 (três) campos que devem ser preenchidos da seguinte
forma:
- Expressão - 1: Preencha com a sigla, código (número) ou parte do nome do órgão
(ex: “gerencia”).
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- Tipo - 2: Selecione uma das opções (Servidor, Instituição, Setor do Órgão ou Pessoa
Física).
- Busca Por - 3: Selecione uma das opções (Código, Descrição, Sigla ou Estrutura
Base).
- Clique no botão “Pesquisar” (Figura 18.1).

5.4.2 – Clique no registro desejado (Figura 18.1) para preencher o campo “Interessado” .
5.5 – Preencha o campo Descrição (Figura 18) com o conteúdo do documento de forma
resumida.
5.6 - Clique no botão “Próximo” (Figura 18) para abrir a tela seguinte.

Figura 19

5.7 – Preencha o campo “Observações Complementares” com informações resumidas sobre o


documento anexo.

5.8 - Clique no botão “Próximo” para abrir a tela seguinte: (Figura 20).

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Figura 20

5.9 – Neste Passo o sistema apresenta um resumo do Documento anexo para que o Usuário
possa fazer uma conferência dos dados antes de clicar no botão “Salvar” para confirmar a
inclusão do mesmo.

6 – MENU TRÂMITE .

O módulo Trâmite apresenta cinco opções: “Encaminhar”, ”Receber”, “Finalizar”,


“Arquivar” e “Desanexar Documentos”.

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Figura 21

No Menu “Trâmite” clique na opção “Receber”, para abrir a tela seguinte: (Figura 22).

6.1 – RECEBER DOCUMENTOS

Figura 22

6.1.1 – Na Tela “Receber Documentos” (Figura 22) digite o número da etiqueta e clique no
botão “Verificar”.

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Figura 23

6.1.2 – Na Tela “Recebendo Documento” (Figura 23), o Usuário deve conferir as informações:
Número de Etiqueta, Interessado, Tipo de Documento, etc.

6.1.3 - Clique no botão “Receber” para confirmar o recebimento do documento.

6.1.4. – Caso o Usuário identifique algum erro, clique no botão “Cancelar”, para cancelar o
recebimento do documento.

Figura 24

6.1.5 – Após o sistema mostrar a Mensagem da Figura 24; clique no botão “OK” para confirmar
o recebimento do documento.

6.2 – RECEBER DOCUMENTO COM ANEXO

Para receber Documentos com Anexos, o Usuário deve digitar o número da etiqueta do
documento principal e os números dos referidos documentos anexos no campo “Anexo”
conforme exemplo da Figura 25.

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Figura 25

6.2.1 – Digite o número da etiqueta do(s) Documento(s) Anexo(s) no campo “Anexo” (Figura
25).
6.2.2 - Clique no botão “Receber”, em seguida proceder conforme item 6.7 (Figura 24).

6.3 - ENCAMINHAR DOCUMENTOS

Figura 26

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Na tela Principal , clique em Trâmite - “Encaminhar” para abrir a tela abaixo:

Figura 27

6.3.1 – Digite o número da etiqueta no campo “Código da Etiqueta” e clique no botão


“Próximo” para abrir a tela seguinte: (Figura 28).
Obs. 1: O número da etiqueta deve ser digitado no formato: 99-99-9999999
Obs. 2: O sistema mostrará uma mensagem no caso em que o número da etiqueta já tenha sido
cadastrado.

Figura 28

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6.3.2 – Para preencher o campo “Destinatário” clique na “Lupa” para abrir a tela:
(Pesquisa Destinatário)

3
1
2

Figura 28.1

6.3.2.1 – A pesquisa é composta por 3 (três) campos que devem ser preenchidos da seguinte
forma:
- Expressão-1: Preencha com a sigla, código (número) ou parte do nome do órgão
(ex: “gerencia”).
- Tipo-2: Selecione uma das opções (Usuário, Instituição ou Setor do Órgão).
- Busca Por-3: Selecione uma das opções (Código, Descrição ou Sigla).
- Clique no botão “Pesquisar” (Figura 28.1).
6.3.4 – Clique no registro desejado (Figura 28.1) para preencher o campo “Destino” (Figura
28).
6.3.5 - Clique no botão “Próximo” (Figura 28) para abrir a tela seguinte:

Figura 29
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6.3.6 – Preencher o campo “Despacho”: com a descrição do despacho do documento.


6.3.7 - Clique no botão “Próximo” para abrir tela seguinte:

Figura 30

6.3.8 – Preencher o campo “Observações Complementares” com Informações resumidas sobre


o documento.
6.3.9 - Clique no botão “Próximo” para abrir tela seguinte:

Figura 31

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6.3.10 – Neste Passo o sistema apresenta um resumo do Encaminhamento para o Usuário fazer
uma conferência antes de clicar no botão “Salvar” para confirmar o registro do
encaminhamento.

6.3.11 - Para voltar à Tela Principal (Painel de Controle), clique no Menu Principal.

Figura 31.1

6.3.12 - Para voltar a tela Painel de Controle, clique em “Ir para Página Principal”.

6.3.13 – Clique no botão “Imprimir” para gerar o relatório do documento (Figura 31.1)

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Figura 31.2

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6.4 – FINALIZAR DOCUMENTOS


No Menu “Trâmite” , clique na opção “Finalizar”

Figura 32

6.4.1 – Digite o número da etiqueta no campo “Número da Etiqueta”.


6.4.2 – Clique no botão Verificar.

Figura 33

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6.4.3 – Para preencher o campo “Destino” clique na “Lupa” para abrir a tela seguinte: (Figura
32.1).

(Pesquisa Destinatário)

3
1
2

Figura 33.1

6.4.3.1 – A pesquisa é composta por 3 (três) campos que devem ser preenchidos da seguinte
forma:
- Expressão-1: Preencha com a sigla, código (número) ou parte do nome do órgão
(ex: “gerencia”).
- Tipo-2: Selecione uma das opções (Servidor, Instituição, Órgão ou Pessoa
Física).
- Busca Por-3: Selecione uma das opções (Código, Descrição, Sigla ou Estrutura
Base).
- Clique no botão “Pesquisar” (Figura 33.1).

6.4.4 – Clique no registro desejado (Figura 33.1) para preencher o campo “Destino” (Figura
32).

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Figura 34

6.4.5 – Preencher o campo Despacho (Figura 34).

6.4.6 – clique no botão Próximo (Figura 34).

Figura 35

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6.4.7 – Se necessário preencha o campo Observações Complementares (Figura 35).

Figura 36

6.4.8 – Na tela Finalizar Documento – Resumo clique no botão Salvar (Figura 36) e surgirá a
tela de confirmação da finalização (Figura 37) que permitirá a impressão do resumo da
finalização (Figura 38).

Figura 37
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Figura 38

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6.5 – ARQUIVAR DOCUMENTOS


No Menu “Trâmite” clique na opção “Arquivar”

Figura 39

6.5.1 – Digite o número da etiqueta no campo “Número da Etiqueta”.

6.5.2 – Clique no botão “Verificar” para abrir a tela seguinte: (Figura 38).

Figura 40

Governo do Estado do Acre 32


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6.5.3 – Clique no botão “Arquivar”.

Figura 41

6.5.4 – Clique no botão OK para confirmar o arquivamento do(s) documento(s).

7- MENU CONSULTAS/RELATÓRIOS

7.1 - HISTÓRICO SIMPLES DO DOCUMENTO

7.1.1 - No Menu “Consultas/Relatórios” clique na opção “Histórico”

Figura 41

7.1.2 – Escolha o tipo de Busca (Etiqueta, Número do Processo CPR, Documento Principal ou
Mais opções de pesquisa...) Digite a informação no campo “Expressão” se a opção escolhida
não for “Mais opções de pesquisa...”.

7.1.3 – Clique no botão “Pesquisa” para abrir a tela seguinte: (Figura 41).

7.1.4 – Se a opção escolha em Busca for “Mais opções de pesquisa...” surgira a seguinte tela
(Figura 42):

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2
3
4

Figura 42

7.1.4.1 – Pesquisa por Situação do Documento, indicação 1;


7.1.4.2 – Pesquisa por Tipo de Documento, indicação 2;
7.1.4.3 – Pesquisa por Localização, indicação 3;
7.1.4.4 – Pesquisa por Local de Tramitação, indicação 4;
7.1.4.5 – Pesquisa por Tipo de Interessado, indicação 5;
7.1.4.6 – Pesquisa por Data de Criação, indicação 6.

Governo do Estado do Acre 34


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Figura 43

7.1.5 – Selecione o item e clique no botão “Histórico” (Figura 43).


7.1.6 – Será mostrado então histórico das tramitações do documento (Figura 44).

Figura 44

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7.1.7 – Para voltar para pesquisa, clique no botão “Voltar” (Figura 44)

7.2 - HISTÓRICO DETALHADO

7.2.1 - No Menu “Consultas/Relatórios”, clique na opção “Histórico Detalhado”

Figura 45

7.2.2 – Digite o número da etiqueta no campo “Expressão”; selecione a opção “Etiqueta”.

7.2.3 – Clique no botão “Pesquisa” para abrir a tela seguinte: (Figura 45).

Figura 46

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7.2.4 – Selecione o item e Clique no botão “Histórico” para abrir a tela seguinte: (Figura 46)

Figura 47

7.2.5 – Para voltar para pesquisa, clique no botão “voltar”.


7.2.6 – Clique no botão “Imprimir” para gerar o Relatório do Documento (Figura 48)

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Figura 48

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8 – MENU PROCEDIMENTO
O Menu “Procedimento” apresenta duas opções: “Desanexar”, “Vincular Processo CPR” e
“Resgatar”.
8.1 – DESANEXAR
No Menu “Trâmite” clique na opção “Desanexar Documentos”
(Desanexar Documento - Passo 1)

Figura 49

8.1.1 – Digite o número da etiqueta que deseja desanexar no campo “Número da Etiqueta”.
8.2.2 – Clique no botão “Verificar” para abrir a tela seguinte: (Figura 50).

Figura 50

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8.1.3 – Verifique os dados da etiqueta que deseja desanexar. Se os dados estiverem corretos e
correspondem a etiqueta correta clique no botão Desanexar.
8.1.4 – Caso não seja essa etiqueta que deseje desanexar, clique no botão “Cancelar”

Figura 51
8.1.5 – Clique no botão OK para confirmar o desanexamento do(s) documento(s).
(Trocar de Senha – Passo 1)
8.2 – VINCULAR PROCESSO CPR
8.2.1 – Escolha a opção Vincular Processo no menu procedimento para abrir a tela seguinte:
(Figura 52).

Figura 52

8.2.2 – Digite o número da etiqueta e clique no botão “Verificar” para abrir a tela seguinte
(Figura 53)

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Figura 53

8.2.3 – Digite o Número do Processo que deseja que este Documento seja vinculado no campo
“Número do Processo do CPR” . (Figura 53)
8.2.4 – Clique no botão “Vincular” para efetivar a vinculação.

Figura 54

8.2.5 – Clique no botão “OK” para confirmar a vinculação do Documento ao Processo.

8.3 – RESGATAR

A opção resgatar será utilizada para receber documentos enviados para Instituições na opção
encaminhar ou no momento do cadastro.

8.3.1 – Escolha a opção Resgatar no menu procedimento para abrir a tela seguinte: (Figura 55).

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Figura 55
8.3.2 -Digite o número da etiqueta e clique no botão “Verificar” para abrir a tela seguinte
(Figura 55)

Figura 56
8.3.3 – Clique no botão “Resgatar” para efetivar a resgate.

Figura 57

8.3.4 – Clique no botão “OK” para confirmar o resgate do Documento ao Processo.


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