COMO ABRIR UMA

O´S NO TASY

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
2023
 ABERTURA DE ORDEM DE SERVIÇO

1 Abertura de
Ordem de
Serviços

2 Como anexar
um documento
ou imagem ao
chamado

3 Como
acompanhar o
histórico das
Ordens de
Serviços

Sumário
 Introdução

A rotina de Ordem de Serviço no sistema Tasy tem como função principal

documentar as requisições de suporte para algumas áreas:

Manutenção – Para solicitação de manutenção hospitalar no que diz respeito a

parte estrutural e equipamentos hospitalares;

Cadastros – É o setor de cadastro que vai realizar o cadastro de itens de

estoque, preços de procedimentos e taxas. Então a solicitação de cadastro de
itens e preços tem que ser feita nesse local;

TI – Tudo que diz respeito a suporte de infraestrutura como os computadores,

impressoras, internet, etc...;

Tasy – Tudo que diz respeito ao funcionamento do sistema Tasy vai ser
solicitado suporte aqui nessa categoria.

É imprescindível que o registro dos dados no sistema seja correto e com as

informações claras, para que assim a equipe de suporte possa com essas
informações atender de forma mais eficaz e ágil.

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 ABERTURA DE ORDEM DE SERVIÇO
PARA TI, MANUTENÇÃO E CADASTROS

Para realizar a criação de requisição de ordem de serviço vamos seguir os

seguintes passos:

1 – Abra a função Ordem de Serviço (Nova);

2 – O sistema apresentará uma janela conforme a figura abaixo:

3 – Para iniciar a abertura de uma ordem de serviço no sistema Tasy vamos dar
um clique na opção Adicionar, na parte superior.

4 – Observe que o sistema irá disponibilizar os campos para serem preenchidos

conforme a figura abaixo:

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 a) Ao clicar em Adicionar o sistema irá trazer alguns campos já preenchidos.:
Ordem de Serviço;
Data e Hora da criação da requisição;
Solicitante.

b) No campo Patrimônio dê um clique dentro do campo (Na parte branca).

c) Pressione a tecla Enter e o sistema disponibilizará outra janela de pesquisa.,

conforme a figura a seguir.

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 d) Pressione a tecla Enter novamente e o sistema mostrará quais as opções de
suporte disponíveis, conforme a figura abaixo.

e) O sistema vai mostrar as opções disponíveis para a requisição de suporte. Para

selecionar clique duas vezes na opção desejada.

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5 – Uma vez selecionado o serviço que você precisa de suporte, o sistema
mostra uma janela, onde deverá ser informado para qual setor está sendo feita a
Ordem de Serviço.

Dê um clique no campo Setor, navegue na barra de rolagem, selecione o setor

desejado e em seguida dê um clique em Ok

6 – No campo Descrição coloque o título da sua requisição, por exemplo,

computador não liga, impressora não imprime, etc;

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 7 – Logo abaixo tem o campo Dano onde vamos descrever o que está
acontecendo de forma clara para que o técnico que vai ao setor atender sua
requisição ele possa já ir com a idéia do que será feito.

8 – Logo abaixo o campo Ramal é interessante ser preechido para que a pessoa
do suporte possa estar entrando em contato, pois pode haver situações em que
por telefone a requisição poderá ser atendida.

9 – Após preencher os campos da sua ordem de serviço, logo abaixo no campo

Grupo de Planejamento, selecione que tipo de serviço você precisa.

Observações:

Se for abrir o chamado para Computadores, Impressoras e Internet, escolha a

opção TI-Hardware.

Se for abrir o chamado para o sistema Tasy escolha a opção TI-SISTEMAS.

10 – Após preencher os campos da sua ordem de serviço agora é só clicar em

Salvar

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 COMO ANEXAR UM DOCUMENTO OU
IMAGEM A UM CHAMADO
Para que o suporte seja ágil e preciso, podemos fazer uso de alguns recursos
de imagem bem interessantes, que facilitam o suporte. E um desses recursos é
anexar uma imagem, quando se trata por exemplo, uma mensagem de alerta ou
de erro que o sistema apresenta durante o uso de uma rotina.
Então vamos estar mostrando como anexar uma imagem a sua O´S, para que o
técnico resolva de forma mais precisa a sua requisição de suporte.
Vamos seguir os seguintes passos:

1) Inicialmente vamos abrir um aplicativo chamado Ferramenta de Captura,

para isso clique no menu Iniciar e depois digite Ferramenta de Captura.

2) O aplicativo irá abrir de acordo com a figura abaixo:

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 3) Dê um clique na janela que você precisa criar a imagem e anexar na O´S. Em
seguida clique na aba de Ferramenta e Captura. Depois dê um clique no botão
Novo.

4) Observe que a janela vai ficar com um aspecto fosco. Pressione o botão do
mouse e mantenha pressionado, arraste para o início superior da imagem e
arraste até o final para selecionar a área que você deseja e depois solte o botão
do mouse.

Observe que a figura que você selecionou foi capturada pelo aplicativo.

5) Uma vez que a imagem foi capturada pelo aplicativo, o próximo passo a ser
feito é salvar a imagem em uma pasta. Para isso dê um clique no botão Salvar.

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 6) Agora que já temos a nossa imagem ou arquivo, vamos anexá-lo à O´S que
foi aberto. Observe que a janela de criação de O´S tem duas partes. Os dados
essenciais da requisição preenchida fica do lado direito da tela e onde o arquivo
vai ser anexado está à esquerda da tela. Observe que tem uma aba com o nome
Anexos. Dê um clique sobre ela.

7) O próximo passo é clicar sobre o botão Adicionar e observe que o sistema irá
abrir uma janela conforme a figura abaixo:

8) No campo Arquivo em Anexo tem um botão no final Selecionar Arquivo

onde vamos dar um clique para buscar aquela imagem ou documento que
salvamos anteriormente.

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 9) Observe que irá aparecer uma janela para que a gente possa localizar o
arquivo que desejamos anexar.

10) Localize o arquivo que você salvou e em seguida dê dois clique sobre ele.
Observe que no campo vai aparecer o nome de arquivo e no final vai aparecer a
opção Remover, caso você queira excluir ou trocar o arquivo.

11) Logo abaixo tem o campo observação, caso você queira descrever algo.
Assim que concluir o preenchimento do campo você pode adicionar outra
imagem ou documento dando um clique em Salvar e adicionar outro. Senão
basta clicar no botão Salvar para finalizar o processo de anexação.

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 COMO ACOMPANHAR O HISTÓRICO
DAS ORDENS DE SERVIÇOS
Quando uma ordem de serviço é criada automaticamente ela aparece na tela
dos computadores da TI ou da Manutenção e o Status dela muda de Aberta
para Em processo, quando o técnico abre para começar o atendimento.

Quando o atendimento da ordem de serviço é concluído o técnico por regra

tem que colocar no histórico o detalhamento do que foi feito e se o processo foi
concluído e as devidas orientações. Vamos mostrar como pode ser feito esse
acompanhamento.

1) Vamos abrir a função Gestão de Ordem de Serviço.

2) Será aberta uma janela conforme a figura abaixo:

3) Em seguida dê um clique no botão Filtrar para que o sistema faça a busca das
O´S abertas por você.

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 4) Observe que o sistema vai estar mostrando ao centro da janela com o título
Ordem de Serviço todas as O´S abertas por você.

5) Dê um clique na O´S que você deseja ver o histórico e em seguida, clique na

opção Abrir esta OS.

6) O sistema irá abrir o formulário de abertura da O´S e você pode observar que
do lado direito da janela, na aba HISTÓRICO vai ter os dados do histórico, como
data, usuário e nome completo de quem adicionou o histórico, que geralmente é
o técnico que está dando suporte a essa O´S.

7) Logo abaixo tem um campo com as informações detalhadas do que foi

realizado pelo técnico e essas informações podem ser:
Procedimentos realizados;
Informações de cadastro de Usuários;
Orientações com relação a dúvida de uma determinada rotina do sistema,
como por exemplo, a emissão de um relatório.

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 Conclusão

O processo de criação de O´S serve para registrar e documentar as requisições de

suporte aos fornecedores de serviços como a TI, manutenção, etc... A partir das
informações imputadas no sistema de forma clara e precisa, o técnico terá melhor
resolutividade na requisição aberta.
Outro dado importante é que com a abertura de O´S são gerados indicadores, pelos
quais vão mostrar:
Qual o setor tem maior incidência de problemas;
Quais os equipamentos estão apresentando defeitos recorrentes;
Etc...
E tantos outros números que irão demonstrar quais as ações deverão ser tomadas
para diminuir os incidentes, danos e dúvidas. Por isso da importância do registro da
Ordem de Serviço via sistema.

Orientações:

Uma vez feita a requisição no sistema, aguarde o técnico atender, pois

atendemos de acordo a ordem de data e hora em que os chamados são abertos,
e a interação de processos da TI com os setores é de 10 minutos para que
possamos abrir a requisição e iniciar o atendimento. Portanto, não há
necessidade de ligar informando que foi aberto o chamado;

Mesmo com todos os chamados abertos, sempre a prioridade vai ser dos setores
em que estão com paciente aguardando ou sendo atendido;

No caso de solicitações de suporte fora do expediente comercial, que seja a

noite, finais de semana ou feriados, a O´S deverá ser registrada no sistema e logo
após informar ao setor de telefonia (PABX), para que este verifique via sistema
qual o setor e qual o título da solicitação e acionar o técnico de sobreaviso.;

Nenhum atendimento de suporte da TI será feito por requisição via ligação

telefônica, somente se registrado no sistema.

Essas são as orientações básicas para que possamos prestar um bom atendimento e
e dar resolutividade às demandas solicitadas.

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