OS IMPACTOS DA IMPLANTAÇÃO DO PROCESSO DIGITAL NA

PREFEITURA DE SANTA VITÓRIA DO PALMAR1

André Terra de Carvalho 2

RESUMO

O artigo apresenta uma análise sobre os impactos da implantação do processo digital na

Prefeitura de Santa Vitória do Palmar, através da plataforma 1Doc, em especial no que se
refere as temáticas de sustentabilidade, economicidade e produtividade, subdividida em
sistemas de informática, infraestrutura da Prefeitura e Servidor e produtividade, sendo que há
também a proposição de melhores práticas no que se refere às três temáticas. Ainda, visando
a realização de um trabalho vinculado a realidade encontrada, além de pesquisa bibliográfica
e observação, houve também a aplicação de questionário aplicado on-line, e direcionado aos
servidores que utilizam a plataforma diariamente para realizar suas tarefas, sendo que estes
puderam responder questões de múltipla escolha e também dissertativas, que foram de grande
contribuição para o presente trabalho.

PALAVRAS-CHAVE: Administração Pública. Digitalização. Economicidade. Inovação.

Modernização. Produtividade. Sustentabilidade.

1
Este artigo apresenta alguns dos elementos estudados no Curso de Pós-graduação em Gestão Ambiental e
Sustentabilidade e foi apresentado ao final do curso sob a orientação do Prof. Anderson Rodrigo da Silva.
2
Bel. André Terra de Carvalho, Graduado em Administração pela Universidade Católica de Pelotas – Unidade
Santa Vitória do Palmar (UCPel), pós-graduado em Gestão Pública pela Faculdade Educacional da Lapa (FAEL)
e pós-graduando em Gestão Ambiental e Sustentabilidade pelo Centro Universitário FAEL (UNIFAEL). E-mail:
andreterra@hotmail.com
 2

1 INTRODUÇÃO

A Constituição da República Federativa do Brasil, promulgada em 1988, e conhecida

como Carta Cidadã determina que é competência comum da União, dos Estados, do Distrito
Federal e dos Municípios proteger o meio ambiente e combater a poluição em qualquer de
suas formas (art. 23, inc. VI), além de garantir que todos têm direito ao meio ambiente
ecologicamente equilibrado, bem de uso comum do povo e essencial à sadia qualidade de
vida, impondo-se ao Poder Público e à coletividade o dever de defende-lo e preservá-lo para
as presentes gerações (art. 225), além de trazer no caput art. 37 a seguinte norma legal:

Art. 37. A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União,
dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de
legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência e, também, ao
seguinte:
[...]
Ou seja, a preservação do meio ambiente, o combate a poluição e a eficiência no
serviço público são determinações constitucionais que através de modificações no serviço
público poderão por si só acarretar grandes ganhos do ponto de vista ambiental e econômico,
em especial através da racionalização do uso de recursos públicos.

O conceito de eficiência, de acordo com o artigo Eficiência e Eficácia, de Adilson

Ortiz, pode ser definido como “a expressão das práticas produtivas correspondente ao mais
elevado grau de desempenho esperado, relacionado à adequada conjugação dos meios
destinados a concretizar a finalidade”, ou seja, o conceito de eficiência está diretamente
relacionado a entrega de resultados finais da melhor forma possível, e para isso, com a realidade
digital em que vivemos e as mudanças diárias da legislação, que cada vez mais são pensadas
considerando a nova realidade em que estamos inseridos, cabe aos gestores do serviço público
a adaptação das atuais formas de trabalho às novas realidades encontradas.

Avançando na temática, percebe-se que a modernização nos tempos atuais é

encontrada nas mais diversas características da rotina diária, passando por pagamentos digitais,
disponibilidade de documentos em aplicativos de celular, divulgação de fotos, vídeos e/ou
textos com publicidade global ao simples alcance dos dedos, e assim sendo não há como um
Gestor Público permitir que as práticas de trabalho adotadas em seu órgão público permaneçam
estagnadas no tempo, culminado em burocracia, morosidade e ineficiência.

Desta forma, a implantação do processo digital na Prefeitura de Santa Vitória do

Palmar, ao ser concluída, poderá trazer sustentabilidade, celeridade, economicidade e
transparência aos serviços prestados.

Salienta-se a importância de mensurar os impactos da adoção da plataforma, bem

como ponderar onde o processo de implantação poderá ser aperfeiçoado, sendo que o presente
 3

artigo obteve autorização do Poder Executivo para ser realizado, através de despacho dado pelo
Procurador-geral do Município no Protocolo nº 751, de 07 de dezembro de 2022.

Diante disto, busca-se compreender como foi a transição dos processos físicos para os
processos digitais, bem como quais os principais pontos positivos e negativos observados pelos
usuários (servidores públicos da Prefeitura de Santa Vitória do Palmar)? Há de fato
sustentabilidade na iniciativa?

2 DESENVOLVIMENTO

2.1 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

Com a implantação do processo digital no âmbito da Prefeitura de Santa Vitória do

Palmar, têm-se que tanto os processos internos (memorandos, processos administrativos e
afins) como os processos externos (protocolos, ouvidoria e afins) acredita-se que os processos
em geral tramitarão com maior agilidade, publicidade e com menor custo operacional,
entretanto, há que ser analisado também o cronograma de implantação, a relação entre
recursos necessários e recursos disponíveis, bem como eventuais pontos a serem melhorados,
bem como analisar profundamente a sustentabilidade existente na iniciativa de implantação
da plataforma, ou seja, os impactos devem ser analisados através de três temáticas interligadas
e complementares, a saber: análise de sustentabilidade, análise de economia e análise de
produtividade, subdividida em Sistemas de Informática, Infraestrutura da Prefeitura e Servidor e
Produtividade.

2.1.1 Sustentabilidade

O conceito de sustentabilidade é amplo, mas pode ser resumido como a busca pelo
equilíbrio entre a utilização de recursos naturais e a sua disponibilidade, ou seja, preza o
desenvolvimento econômico resguardando o meio ambiente, sendo que para Loureiro:

A princípio, o conceito de sociedades sustentáveis se mostra menos permeável a

entendimentos contraditórios ou a uma associação entre sustentabilidade e
crescimento econômico de livre mercado, do que o desenvolvimento sustentável.
Além disso, igualmente se mostra mais democrático à medida que possibilita a cada
sociedade definir seu modo de produção, bem como o de bem-estar a partir de sua
cultura e de seu ambiente natural (por isso, é posto no plural). E tem sido fortemente
utilizado por setores mais à esquerda, criando uma identidade com movimentos de
caráter emancipatório.

Ainda, conforme o conceito, no serviço público a sustentabilidade pode dar-se de

diversas formas, mas no caso concreto aborda-se a racionalização do consumo de papel através
 4

da implantação de sistema eletrônico de troca de documentos, sendo que embora o papel seja
produto de um recurso natural renovável (árvores), há que se pensar em racionalização.

Conforme o artigo “Quantas folhas de papel dá pra fazer com uma árvore?”, de
autoria do Tribunal Regional do Trabalho (TRT) da 17ª Região (Espírito Santo), um eucalipto
médio produz, em média, 10.000 folhas, sendo que se estima que para a produção de cada folha
A4 são utilizados até 10 litros de água, o que acarreta em mil litros de água utilizados somente
para a confecção de um pacote de folhas A4 (com 100 folhas).

2.1.2 Economicidade

Embora o conceito de economia pode ser resumido no desenvolvimento de

determinadas atividades com a menor utilização possível de recursos, no caso em específico, o
conceito de economicidade e suas vertentes podem ser definidos, de acordo com Torres como:

O conceito de economicidade, originário da linguagem dos economistas, corresponde,

no discurso jurídico ao de justiça. Controle de economicidade significa controle da
eficiência na gestão financeira e na execução orçamentária, consubstanciada na
minimização de custos e gastos públicos e na maximização da receita e da
arrecadação. Transcende o mero controle da economia de gastos, entendida como
aperto ou diminuição de despesa, pois abrange também a receita, na qual aparece
como efetividade na realização das entradas orçamentárias. É, sobretudo, a justa
adequação e equilíbrio entre as duas vertentes das finanças públicas.

Assim sendo, a continuidade do oferecimento dos serviços públicos com a redução de

gasto de recursos públicos através da diminuição da utilização de papel, impressões, energia
elétrica, custos logísticos de tramitação física de documentos acarreta na ocorrência de
economicidade.

E visando os princípios constitucionais da eficiência e da economicidade, passamos a

comparação financeira dos documentos gerados, via plataforma, no período entre 23 de junho
e 26 de dezembro de 2022, sendo que no supracitado período foram gerados 71.403 documentos
oficiais, dentre memorandos, processos administrativos, protocolos, ofícios e afins, resultando
num número estimado de 305.678 impressões, vejamos a comparação de custos:

VALOR
ITEM FORNECEDOR ATO
INDIVIDUAL
Contrato 38/2020,
atualizado até o
Miriam de Souza
Impressão em Folha A4 Termo Aditivo nº 14, R$ 0,10
Quadros – ME
de 20 de maio de
2022
Marcos Roberto Peter Ata de Registro de
Custo Folha A4 R$ 0,03
Venzke – EPP Preços nº 050/2021
 5

Custo por folha A4 impressa3 R$ 0,13

Quadro 2 – Análise dos Custos de Impressão – Fonte: Autor.

Assim sendo, temos que se impressos, os documentos importariam em

aproximadamente R$ 39.738,14 no período de 6 meses.

A seguir é analisado o custo efetivo de manutenção da plataforma 1Doc:

VALOR
ITEM FORNECEDOR ATO
INDIVIDUAL
Módulo de Processo Governança Brasil Sul
Contrato 12/2022 R$ 5.915,00
Digital - Implantação Tecnologia LTDA
Módulo de Processo
Governança Brasil Sul
Digital – Locação Contrato 12/2022 R$ 8.281,00
Tecnologia LTDA
Mensal
Custo Mensal R$ 8.281,00
Quadro 3 – Análise dos Custos da Plataforma 1Doc – Fonte: Autor.

Do ponto de vista específico da economicidade, durante os seis meses iniciais, foi

gasto com a plataforma a importância total de R$ 55.601,00, composta do custo inicial de
implantação de R$ 5.915,00, e acrescido de 6 mensalidades no valor de R$ 8.281,00 cada, ou
seja, o custo da plataforma foi 39,92% maior, entretanto considerou-se somente os custos
diretos de impressão.

2.1.3 Produtividade

A produtividade pode ser definida como a eficiência na produção de atividades, e no

serviço público pode ocorrer uma livre adaptação para que a produtividade seja definida como
melhoria na qualidade e no tempo de atendimento das demandas do ente público, que podem
ser criadas pela população em geral e/ou outros órgãos públicos, destacando-se os de controle.

Considera-se também que a melhoria da produtividade vincula-se ao conceito de

eficiência, que de acordo com o artigo Eficiência e Eficácia, de Adilson Ortiz, pode ser definido
como “a expressão das práticas produtivas correspondente ao mais elevado grau de
desempenho esperado, relacionado à adequada conjugação dos meios destinados a concretizar
a finalidade”, ou seja, resumidamente a eficiência refere-se ao fato de entregar os resultados
finais da melhor forma possível, e para isso, com o mundo globalizado e as mudanças diárias

3
Desconsiderado o custo com energia elétrica utilizada pelas impressoras.
 6

dos pontos de vista legal, social, tecnológico e cultural, cabe constantemente às empresas, sejam
elas públicas ou privadas, a adaptação às novas realidades encontradas.

Importante ressaltar que a própria Constituição Federal traz no caput do art. 37 a

seguinte determinação:

Art. 37. A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União,
dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de
legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência e, também, ao
seguinte:
[...]
Desta forma, percebe-se então que, até mesmo constitucionalmente, já existe a previsão
de eficiência no serviço público, e assim sendo, não há como um Gestor Público permitir que
as práticas de trabalho adotadas em seu órgão público permaneçam estagnadas no tempo,
culminado em burocracia, morosidade e ineficiência, sendo que tal afirmação vai ao encontro
do abordado por Gouveia:

A administração pública ainda tem possibilidades de promover um espírito

empreendedor em seu funcionalismo, sendo que terá como escopo a agilidade e a
eficiência na execução de obras e serviços, prestando atendimentos de qualidade na
prestação de tais serviços e com uso correto dos recursos públicos, buscando algumas
fontes de custeio que sejam inovadoras, não onerando ainda mais o cidadão e
utilizando as receitas de maneira racional. Todavia, para que isso seja possível e se
torne realidade na gestão pública, é preciso verificar o perfil do servidor e a
capacidade do mesmo de atender aos métodos mais inovadores de gestão.

Ou seja, a simples aplicação de práticas inovadoras e a modernização de formas de

trabalho por si só já acarreta aperfeiçoamento nos serviços públicos, além de melhoria no
controle de gastos com dinheiro público através da racionalização de gastos, e com a aplicação
de questionário aos servidores foi possível obter um panorama geral da implantação do sistema.

2.2 METODOLOGIA
Objetivando que o presente artigo tenha valor científico, foram definidos 04 tópicos
relacionados ao tema pesquisado, após foram feitas buscas na literatura existente, de forma que
o objeto de estudo fosse mais bem compreendido, e por fim houve aplicação de pesquisa.

Conceitualmente, Severino define-se pesquisa bibliográfica como:

[...]é aquela que se realiza a partir do registro disponível, decorrente de pesquisas

anteriores, em documentos impressos, como livros, artigos, teses etc. Utiliza-se de
dados ou de categorias teóricas já trabalhados por outros pesquisadores e devidamente
registrados. Os textos tornam-se fontes dos temas a serem pesquisados. O pesquisador
trabalha a partir das contribuições dos autores dos estudos analíticos constantes dos
textos.

Com a pesquisa bibliográfica realizada, optou-se por utilizar diversos instrumentos de

coleta de dados, conforme segue:
 7

INSTRUMENTO DE UNIVERSO FINALIDADE DO

COLETA DE DADOS PESQUISADO INSTRUMENTO
Mensurar os impactos
Servidores da Prefeitura de positivos e negativos
Questionário
Santa Vitória do Palmar. percebidos pelos servidores
sobre a adoção da plataforma.
Atos expedidos pelo Poder
Analisar as normas expedidas,
Atos Normativos Executivo, e que se referem
e verificar possíveis melhorias.
a adoção da Plataforma.
Contratos Administrativos Analisar com exatidão os
Contratos Administrativos
em geral. custos operacionais.
Relatórios gerados
Relatórios gerados pela Quantificar os processos
automaticamente pela
Plataforma tramitados de forma digital.
própria plataforma.
Quadro 1 – Relação dos Instrumentos de Coleta de Dados Utilizados – Fonte: Autor.

Considerando as pesquisas iniciais, foi possível compreender as melhores formas de

analisar o tema, onde optou-se por analisar os impactos de sustentabilidade e economicidade da
implantação através da análise de dados oficiais, e para a análise dos impactos da produtividade
foi escolhida a aplicação de pesquisa de quantitativa.

Conceitualmente, Vieira categoriza pesquisas quantitativas como:

As pesquisas quantitativas são aquelas que se propõem a explicar, por meio de dados
quantificáveis, as causas, as consequências e as inter‑relações entre os fenômenos. Em
geral, uma pesquisa quantitativa se pauta pela busca da comprovação ou da negação
de uma hipótese assumida quando há o delineamento do trabalho por meio da coleta,
do levantamento de dados, a fim de que estes possam ser sistematizados com o
objetivo de descobrir padrões e tendências que possam confirmar ou não essa
hipótese.

Já a pesquisa de campo, como a que foi aplicada, para Severino pode ser resumida em:

[...]o objeto/fonte é abordado em seu meio ambiente próprio. A coleta dos dados é
feita nas condições naturais em que os fenômenos ocorrem, sendo assim diretamente
observados, sem intervenção e manuseio por parte do pesquisador.

Considerando tais conceitos, foi elaborado questionário composto de 10 (dez) questões,

que foi aplicado de forma on-line, de forma anônima, garantindo-lhes segurança para responder
de acordo com suas percepções.

Após, foram os questionários tabulados em um software de planilha eletrônica, onde

foi possível visualizar de forma rápida e simplificada os resultados do questionário, sendo então
possível realizar uma análise detalhada dos dados, com a posterior sugestão de ações.

Ainda, salienta-se a importância de mensurar os impactos da adoção da plataforma,

bem como ponderar onde o processo de implantação poderá ser aperfeiçoado para que em
 8

futuras trocas de sistema, ou implantação de novas formas de trabalho seja possível que tais
modificações sejam implementadas da melhor forma possível.

A metodologia contemplou além de vasta fundamentação teórica extraída de pesquisas

científicas, além de contar com conceitos claros e objetivos extraídos através de bibliografia já
existente, sendo que a parte crucial do presente projeto é a aplicação de questionário on-line,
com questões objetivas e dissertativas, para usuários internos cadastrados na plataforma.

A construção deste artigo objetiva contribuir com possíveis melhorias a serem

realizadas pelo ente e/ou empresa em novas implantações de sistemas eletrônicos, e visando
alcançar os seguintes objetivos específicos:

• Verificar os custos da implantação da Plataforma 1Doc;

• Quantificar o número de documentos, e páginas, gerados dentro da plataforma, e
consequente número de impressões não realizadas;
• Analisar os números de adoção da plataforma, no que se refere ao módulo interno;
• Verificar possíveis melhorias a serem realizadas pela Prefeitura quando for adotar novos
sistemas eletrônicos;
• Verificar possíveis melhorias a serem realizadas pela empresa 1Doc quando for
implantar o sistema em outros entes.

3 ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS RESULTADOS

Dentre as diversas análises que puderam ser extraídas dos resultados do presente
trabalho, são destacadas abaixo as principais ponderações, de acordo com cada uma das três
grandes áreas analisadas (Sustentabilidade, Economicidade e Produtividade), e obtidas, em
parte, através de questionário que foi aplicado de forma on-line, entre 03 e 06 de janeiro de
2023 a 39 servidores de diferentes cargos, níveis de escolaridade e lotações, o que representa
aproximadamente 6,85% do universo analisado (569 servidores cadastrados na plataforma em
26 de dezembro de 2022), após, ocorreu a tabulação de dados, análise, e posterior elaboração
de conclusão do presente estudo, com a elaboração de propostas de sugestões de melhoria para
a situação encontrada.

Destaca-se que o Anexo IV do presente artigo contém todas as respostas obtidas

através da aplicação do questionário.

O questionário foi elaborado objetivando analisar suas percepções sobre a migração

da forma de trabalho, suas consequências e benefícios, considerando:

• Percepção de Sustentabilidade sobre a Iniciativa proposta pela Prefeitura;

• Praticidade do Sistema e Facilidade de Adaptação;
 9

• Existência de infraestrutura mínima para a iniciativa.

De imediato, extrai-se que o questionário contemplou servidores com diferentes

períodos de tempo de trabalho na Prefeitura: 43,59% dos respondentes (equivalente a 17) têm
até cinco anos de trabalho; 56,41% dos respondentes (equivalente a 22) têm mais de cinco anos
de trabalho, ou seja, percebe-se que foram atingidos diversos segmentos de servidores, o que
garante a fidelidade das informações obtidas.

3.1 ANÁLISE DO EIXO DE SUSTENTABILIDADE

Considerando-se as métricas já informadas, somente no período analisado seriam

utilizadas mais de 305.000 folhas, ou seja, foram poupados cerca de 30 eucaliptos de tamanho
padrão, além de terem sido economizados mais de três milhões de litros de água para a
confecção do papel, além disto, com a aplicação de 39 questionários foi possível mensurar o
que segue:

Com relação a possibilidade de considerar a implantação da plataforma 1Doc como uma

iniciativa que visa a sustentabilidade ambiental em função da diminuição de impressões:
89,74% dos respondentes (equivalente a 35) concordam ou concordam totalmente; 10,26% dos
respondentes (equivalente a 04) não têm opinião sobre.

No que tange a sustentabilidade, percebe-se que a iniciativa de implantação da

plataforma é amplamente vista como sustentável, mas conforme questionários, outros pontos
devem ser observados:

• Muitos servidores seguem realizando a impressão dos processos, mesmo que

totalmente eletrônico, e desta forma, sugere-se a edição de Ordem de Serviço proibindo e/ou
normatizando a impressão de documentos, para que ocorra diminuição de utilização de recursos
naturais, bem como de custos operacionais;
• Conforme questionários, percebe-se que há elevado consumo de copos
descartáveis, e desta forma, sugere-se a implantação de políticas que incentivem a adoção de
copos e/ou xícaras reutilizáveis.

3.2 ANÁLISE DO EIXO DE ECONOMICIDADE

Inicialmente, verifica-se que o custo com a plataforma foi 39,92% maior que se os
documentos fossem impressos, mas desconsidera-se deste cálculo os custos logísticos de
transporte e entrega dos documentos, que transitavam em via física, geralmente em carro oficial,
 10

com motorista e mais um servidor para entrega dos documentos, e com a aplicação de com a
aplicação de 39 questionários foi possível mensurar o que segue:

Com relação a percepção de que a implantação da plataforma 1Doc traz economia aos
cofres públicos: 84,61% dos respondentes (equivalente a 33) concordam ou concordam
totalmente; 12,82% dos respondentes (equivalente a 5) não têm opinião sobre; 2,56% dos
respondentes (equivalente a 1) discorda.

No que tange a sustentabilidade, percebe-se que a iniciativa de implantação da

plataforma é amplamente vista como uma medida que traz economicidade aos cofres públicos,
mas conforme estudos e observação prévia, outros pontos devem ser observados:

• Racionalização do uso de veículos, através da maior utilização da tramitação

digital de documentos (através da plataforma 1Doc, e-mail e plataformas específicas de outros
órgãos), bem como a criação de itinerários prévios otimizando o consumo de combustível, além
da implantação de dispositivos de controle de velocidade e da disponibilização de cursos aos
motoristas para que tenham direção defensiva e focada na economia de combustível.

3.3 ANÁLISE DO EIXO DE PRODUTIVIDADE

O eixo de produtividade foi desmembrado nos segmentos de sistemas de informática,

infraestrutura da Prefeitura e servidor e produtividade, sendo que desta forma foi possível a
melhor compreensão das mudanças da forma de trabalho, bem como quais pontos demandam
ações adicionais:

3.3.1 Sistemas de Informática

Considerando a afirmativa de que a plataforma 1Doc apresenta um sistema prático e de

fácil adaptação aos usuários: 76,92% dos respondentes (equivalente a 30) concordam ou
concordam totalmente; 23,08% dos respondentes (equivalente a 9) discordam ou discordam
totalmente.

Ou seja, percebe-se que 3 em cada 4 servidores entendem que a plataforma é de fácil

utilização, mas há de ser ponderado que conforme questionários e observação, deveria:

• Ocorrer a vinculação entre a plataforma 1Doc e os sistemas Gov.br, que é a suíte

de programas utilizada pela Prefeitura para Gestão de Pessoal, Contabilidade, Patrimônio e
afins;
 11

• Existir a possibilidade de visualizar o documento, devidamente formatado, antes

do envio, bem como que estes só poderiam ser entregues ao destinatário após ser devidamente
assinado por todos que tiveram suas assinaturas solicitadas;
• O sistema alertar o emissor do documento quando este for direcionado a usuário
que estiver de afastado e/ou a setor que contar com somente um servidor afastado;
• Permitir com maior facilidade a geração de relatórios, bem como a eventual
criação de metas por usuário/setor, além da possibilidade de criação de marcadores para
usuários de níveis inferiores (2 e 3);
• Realização contínua de cursos de capacitação obrigatórios para que os servidores
se mantenham atualizados e conhecendo todas as funcionalidades dos sistemas que utilizam;
• Emissão de alertas, para as chefias, pontuando os processos que se encontram
parados por determinado período de tempo.

3.3.2 Infraestrutura da Prefeitura

Considerando a infraestrutura existente na Prefeitura, e que esta é suficiente para a

migração para o processo digital: 51,28% dos respondentes (equivalente a 20) concordam ou
concordam totalmente; 30,77% dos respondentes (equivalente a 12) discordam ou discordam
totalmente; 17,95% dos respondentes (equivalente a 7) não têm opinião sobre, e a seguir são
apresentadas sugestões adicionais:

• Disponibilização de equipamentos (computadores, tablets, scanners e afins) para

maior agilidade e qualidade no serviço público;
• Ampliação dos quadros de servidores, tendo em vista que com a facilidade da
criação de novos processos, acredita-se que a demanda aumentará gradativamente;

3.3.3 Servidor e Produtividade

Do ponto de vista da maior agilidade para a realização das atribuições com a

implantação da plataforma: 61,54% dos respondentes (equivalente a 24) concordam ou
concordam totalmente; 20,51% dos respondentes (equivalente a 8) não têm opinião sobre;
17,95% dos respondentes (equivalente a 7) discordam ou discordam totalmente, e a seguir são
apresentadas sugestões adicionais:

• Melhor qualificação para os servidores que atendem diretamente os

contribuintes, visando conciliar produtividade com serviço público de qualidade;
• Criação de mecanismos para que os servidores acessem obrigatoriamente a
plataforma diariamente, bem como para que maximizem sua produtividade;
 12

• Atualização da Legislação Municipal, bem como sua introdução no sistema para

que emissão de taxas e certidões ocorram de forma automática.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Durante a elaboração do presente artigo, e através dos instrumentos de coleta de dados

utilizados, foi possível quantificar os diversos segmentos dos impactos da implantação da
plataforma, sendo que nas temáticas analisadas foi possível a elaboração de proposições que
visam a maximização das iniciativas de sustentabilidade, o aumento da economia de recursos
financeiros e o aumento da produtividade, através dos segmentos de sistemas de informática,
infraestrutura da Prefeitura e Servidor e Produtividade, sendo que destacam-se as seguintes
ponderações:

No que tange a Sustentabilidade, e que é uma tendência global para as empresas privadas
e órgãos públicos, já que a consciência de proteção ao meio ambiente está em crescimento
contínuo, a iniciativa de implantação foi amplamente aprovada por 89,74% dos respondentes,
mas foram sugeridas duas ações adicionais para ampliar as medidas sustentáveis: Normatização
das situações em que é permitida a realização de impressões e elaboração de programa de
conscientização sobre uso de copos e/ou xícaras reutilizáveis.

No que se relaciona a Economicidade, que também é uma tendência nas novas formas
de gestão de pessoal, documental e orçamentária, 84,61% dos respondentes acreditam que a
iniciativa traz economia aos cofres públicos, entretanto são sugeridas ações adicionais para
aumentar a economicidade, em especial no que se refere ao uso da frota de veículos, sendo
sugeridas a diminuição do uso de veículos para tramitação de documentos, criação de itinerários
prévios, implantação de rastreadores de velocidade e de direção defensiva.

Em tratando-se de Sistemas de Informática (segmento da temática de Produtividade),

que são uma tendência em ascensão, e também um caminho sem volta, 76,92% dos respondentes
concordam que a plataforma é de fácil utilização, mas são sugeridas pelo menos cinco melhorias
de sistemas de informática, para que sejam mais bem utilizados, a saber: integração com os
programas da empresa Gov.br; visualização prévia do documento gerado, a ser enviado somente
após estar devidamente assinado; emissão de alertas quando forem enviados documentos a
servidores afastados das atividades, bem como quando existirem processos parados por
determinado período de tempo; geração de relatórios combinada com criação de metas e
possibilidade de criação de marcadores por todos utilizadores da plataforma e disponibilização
contínua de cursos de utilização da plataforma.

Em tratando-se de Infraestrutura da Prefeitura (segmento da temática de Produtividade),

que resume-se aos recursos de equipamentos, pessoal e conhecimento técnico, apenas 51,28%
 13

dos respondentes acreditam que a infraestrutura existente na Prefeitura é suficiente para a

migração para o Processo Digital, e desta forma, foram elencadas duas proposições para melhorar
tal percepção: maior disponibilização de equipamentos de informática para que os servidores
realizem suas atividades e ampliação do quadro de servidores.

Em tratando-se de Servidor e Produtividade (segmento da temática de Produtividade),

salientando-se que são os servidores a engrenagem da máquina pública, 61,54% dos
respondentes acreditam que a plataforma propicia maior agilidade para a realização de suas
atividades diárias, e além disto, são apresentadas três proposições para melhoria da
produtividade, a saber: melhor qualificação para os servidores que atendem ao público; criação
de mecanismos para que os servidores acessem obrigatoriamente a plataforma diariamente e
atualização da Legislação Municipal, bem como sua inclusão nos sistemas, para que taxas e
certidões possam ser geradas automaticamente.

Assim sendo, conclui-se que a implantação da plataforma trouxe diversos benefícios

para o serviço público, entretanto, com as novas formas de trabalho surgiram novos problemas
e novas demandas que deverão ser observadas e sanadas na maior brevidade possível, para que
as modificações tragam melhorias efetivas no que se refere a celeridade, economicidade e
sustentabilidade.
 14

REFERÊNCIAS

BRASIL. [Constituição (1988)]. Constituição da República Federativa do Brasil de 1988.

Brasília, DF: Presidência da República, [2022]. Disponível em:
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/Constituicao.htm. Acesso em: 15 de dez. de
2022.

CARVALHO, André Terra de. Dificuldades de Modernizar o Serviço Público.

GOUVEIA, Aucenir. Perfil do servidor público municipal: gestão da qualidade no

atendimento. 1ª Ed. Minas Gerais: Ed. Do Autor, 2015.

LOUREIRO, Carlos Frederico B. Sustentabilidade e educação: Um olhar da ecologia política.

1ª Ed. São Paulo. Editora Cortez, 2013.

ORTIZ, Adilson. Eficiência e eficácia. Info Escola. Disponível em:

https://www.infoescola.com/administracao_/eficiencia-e-eficacia/. Acesso em: 15 de dezembro
de 2022.

SEVERINO, Antônio Joaquim. Metodologia do Trabalho Científico. 2ª Ed. São Paulo:

Editora Cortez, 2017.

TORRES, Ricardo Lobo. O Tribunal de Contas e o controle da legalidade, economicidade e

legitimidade. Disponível em:
https://www2.senado.leg.br/bdsf/bitstream/handle/id/176237/000488273.pdf?sequence=1&is
Allowed=y. Acesso em 10 de janeiro de 2023.

TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO, ES. Quantas folhas de papel dá pra fazer com
uma árvore? Disponível em:
https://www.trtes.jus.br/principal/comunicacao/noticias/conteudo/3234-quantas-folhas-de-
papel-da-pra-fazer-com-uma-arvore-. Acesso em 27 de dezembro de 2022.
VIEIRA, José Guilherme Silva. Metodologia de Pesquisa Científica na Prática. FAEL, 2012.
 15

ANEXO I – QUESTIONÁRIO APLICADO AOS SERVIDORES

Prezado(a) colega,
O questionário abaixo é instrumento do trabalho científico “Os impactos da implantação
do Processo Digital na Prefeitura de Santa Vitória do Palmar” e avalia a temática nos campos
da sustentabilidade, economicidade e produtividade.
O questionário é composto por 10 (dez) perguntas, sendo seis obrigatórias (de múltipla
escolha) e quatro opcionais (dissertativas), não levando mais do que 4 minutos para resposta.
A colaboração de cada um será de grande utilidade para a conclusão do referido estudo.
Desde já, grato pelas contribuições prestadas!

01) Há quanto tempo você trabalha na Prefeitura de Santa Vitória do Palmar?

( ) Menos de um ano
( ) Entre um e cinco anos
( ) Entre seis e dez anos
( ) Entre onze e quinze anos
( ) Mais de dezesseis anos

02) Com relação a afirmação “A implantação da plataforma 1Doc pode ser considerada uma
iniciativa que visa a sustentabilidade ambiental em função da diminuição de impressões.”,
você?
( ) Concorda totalmente
( ) Concorda
( ) Não tenho opinião sobre isso
( ) Discorda
( ) Discorda totalmente

03) Se desejar, utilize este espaço para abordar outras sugestões/reflexões sobre a criação de
políticas de fomento a sustentabilidade na Prefeitura de Santa Vitória do Palmar.

04) Com relação a afirmação “A implantação da plataforma 1Doc traz economia aos cofres
públicos.”, você?
( ) Concorda totalmente
( ) Concorda
( ) Não tenho opinião sobre isso
( ) Discorda
( ) Discorda totalmente
 16

05) Se desejar, utilize este espaço para abordar outras sugestões/reflexões sobre a criação de
políticas de economia de recursos financeiros na Prefeitura de Santa Vitória do Palmar.

06) Com relação a afirmação “A plataforma 1Doc apresenta um sistema prático e de fácil
adaptação aos usuários.”, você?
( ) Concorda totalmente
( ) Concorda
( ) Não tem opinião sobre isso
( ) Discorda
( ) Discorda totalmente

07) Com relação a afirmação “Com a implantação do sistema, desenvolvo minhas atribuições
com maior agilidade.”, você?
( ) Concorda totalmente
( ) Concorda
( ) Não tem opinião sobre isso
( ) Discorda
( ) Discorda totalmente

08) Com relação a afirmação “A infraestrutura existente na Prefeitura foi/está sendo suficiente
para a migração para o processo digital.”, você?
( ) Concorda totalmente
( ) Concorda
( ) Não tem opinião sobre isso
( ) Discorda
( ) Discorda totalmente

09) Se desejar, utilize este espaço para abordar outras sugestões/reflexões sobre o aumento da
produtividade dos servidores da Prefeitura de Santa Vitória do Palmar.

10) Se desejar, utilize este espaço para abordar outras sugestões/reflexões que você considera
pertinentes para a presente temática.
 17

ANEXO II – DOCUMENTOS GERADOS ATÉ 26/12/2022

Imagem 2 - Fonte: Plataforma 1Doc.

ANEXO III – USUÁRIOS INTERNOS CADASTRADOS ATÉ 26/12/2022

Imagem 3 - Fonte: Plataforma 1Doc.

 18

ANEXO IV – RESPOSTAS DO QUESTIONÁRIO APLICADO AOS SERVIDORES

A seguir são quantificadas todas as alternativas de todas as questões que compõem o

questionário, bem como transcritas em inteiro teor todas as respostas apresentadas às questões
dissertativas.

01) Há quanto tempo você trabalha na Prefeitura de Santa Vitória do Palmar?

RESPOSTA RESPONDENTES PERCENTUAL
Menos de um ano 01 2,56%
Entre um e cinco anos 16 41,03%
Entre seis e dez anos 05 12,82%
Entre onze e quinze anos 07 17,95%
Mais de dezesseis anos 10 25,64%
TOTAL 39 100%

02) Com relação a afirmação “A implantação da plataforma 1Doc pode ser considerada uma
iniciativa que visa a sustentabilidade ambiental em função da diminuição de impressões.”,
você?
RESPOSTA RESPONDENTES PERCENTUAL
Concorda totalmente 21 53,85%
Concorda 14 35,90%
Não tenho opinião sobre isso 04 10,26%
Discorda 00 0,00%
Discorda totalmente 00 0,00%
TOTAL 39 100%

03) Se desejar, utilize este espaço para abordar outras sugestões/reflexões sobre a criação de
políticas de fomento a sustentabilidade na Prefeitura de Santa Vitória do Palmar.
SEQUÊNCIA RESPOSTA
“A batalha pelo desenvolvimento sustentável será vencida ou perdida nas
cidades. Nesse contexto, o ODS 11 é aquele que busca tornar as cidades e
01 comunidades mais inclusivas, seguras, resilientes e sustentáveis. Para isso,
ele se desdobra em dez metas. Acredito que se por em prática ou tentar será
um grande avanço.”
“Neste primeiro momento muitos colegas continuam imprimindo os
documentos em seus departamentos embora não haja circulação de papéis.
02
Com o tempo com a aposentadoria dos mais velhos e a chegada de novos
servidores penso que aí sim a sustentabilidade se dará mais efetivamente.”
“É necessário optar pela implantação de uma cultura de não impressão e
03 de combate ao desperdício de energia também, não adianta digitalizar o
processo e 2, 3 ou até 4 colegas 8mprimirem o mesmo "pra ver melhor"”
 19

“Ensino básico aos funcionários de que podem reduzir as impressões,

04 utilizando inclusive a impressão em frente e verso das folhas, e reciclar
o papel”
“Abolir o uso de copos plásticos, adotar sistemas ambientalmente
05 corretos em todos os novos projetos construtivos e adaptação dos já
existentes.”
06 “Incentivar o uso de caneca e não copos descartáveis.”
07 “Educar a população”

04) Com relação a afirmação “A implantação da plataforma 1Doc traz economia aos cofres
públicos.”, você?
RESPOSTA RESPONDENTES PERCENTUAL
Concorda totalmente 13 33,33%
Concorda 20 51,28%
Não tenho opinião sobre isso 05 12,82%
Discorda 01 2,56%
Discorda totalmente 00 0,00%
TOTAL 39 100%

05) Se desejar, utilize este espaço para abordar outras sugestões/reflexões sobre a criação de
políticas de economia de recursos financeiros na Prefeitura de Santa Vitória do Palmar.
SEQUÊNCIA RESPOSTA
“Melhorar as equipes de fiscalização tornando-se multidisciplinares
evitando o ir e vir de veículos para concluir um simples processo,
01
equalizar as taxas de serviço como habite-se e desmembramento, por
exemplo com o custo operacional das mesmas.”
“Geramos muitos resíduos.. Acredito que se por em prática um plano de
02 coleta . Onde se teria uma estrutura de reciclagem e de uma logística para
tirar daqui do município.. E Capitar a venda desse material .”
“Redução de cargos comissionados com salários altos e não condizentes
03
com as funções exercidas.”
“Deveriam ser tomadas outras iniciativas de controle a fim de garantir à
04
economia pretendida”
“Também se aplica o que escrevi na questão três.”
RESPOSTA DA QUESTÃO 03: “Neste primeiro momento muitos
colegas continuam imprimindo os documentos em seus departamentos
05
embora não haja circulação de papéis. Com o tempo com a aposentadoria
dos mais velhos e a chegada de novos servidores penso que aí sim a
sustentabilidade se dará mais efetivamente.”
06 “Educar a população”
07 “Iluminação.”

06) Com relação a afirmação “A plataforma 1Doc apresenta um sistema prático e de fácil
adaptação aos usuários.”, você?
 20

RESPOSTA RESPONDENTES PERCENTUAL

Concorda totalmente 05 12,82%
Concorda 25 64,10%
Não tenho opinião sobre isso 00 0,00%
Discorda 08 20,51%
Discorda totalmente 01 2,56%
TOTAL 39 100%

07) Com relação a afirmação “Com a implantação do sistema, desenvolvo minhas atribuições
com maior agilidade.”, você?
RESPOSTA RESPONDENTES PERCENTUAL
Concorda totalmente 07 17,95%
Concorda 17 43,59%
Não tenho opinião sobre isso 08 20,51%
Discorda 05 12,82%
Discorda totalmente 02 5,13%
TOTAL 39 100%

08) Com relação a afirmação “A infraestrutura existente na Prefeitura foi/está sendo suficiente
para a migração para o processo digital.”, você?
RESPOSTA RESPONDENTES PERCENTUAL
Concorda totalmente 02 5,13%
Concorda 18 46,15%
Não tenho opinião sobre isso 07 17,95%
Discorda 11 28,21%
Discorda totalmente 01 2,56%
TOTAL 39 100%

09) Se desejar, utilize este espaço para abordar outras sugestões/reflexões sobre o aumento da
produtividade dos servidores da Prefeitura de Santa Vitória do Palmar.
SEQUÊNCIA RESPOSTA
“Nossa prefeitura necessita de reestruturação nas áreas mais afetadas
pelo novo sistema; A criação de um processo está facilitada pela
agilidade que o sistema fornece, porém com uma maior demanda
01 necessita-se de um maior número de colaboradores nos setores mais
envolvidos na finalização do processo, pois são criados mais processos
mas o número de pessoas que o finalizam são os mesmos, deixando parte
do movimento mais moroso.”
“Com a implantação do sistema tenho recebido muito mais memorandos,
parece que a caixa enche sem nem percebermos. Faltam ferramentas de
gerenciamento dos processos que não pudermos finalizar na hora. Falta
02
uma opção de encaminhar ofícios enviados para tratamento nos setores
internos ou mandar mensagens internas. Falta opção de mandar cópia do
ofício para setores internos.”
“Falta otimização no sistema. Nos memorandos, ofícios, e outros não
03
poderiam ser entregues antes da assinatura do responsável pelo
 21

departamento. Outra melhoria seria a leitura do texto antes de ser

enviado, uma área de conferência antes do envio. Quando abre a caixa
para assinatura e verificamos um erro na digitação, mesmo antes de
assinar o texto já foi enviado.”
“Sugiro haver maior controle e formas de se verificar a produtividade
através de algum tipo de meta na plataforma, para que todos de fato a
04 utilizem minimamente e aprendam a utilizar, sem sobrecarregar alguns
departamentos que precisam encaminhar os processos enviados errado
por alguns servidores.”
“A questão central é se a estrutura estava preparada para utilizar um
sistema digital amplo. Ficamos sem a resposta direta de solicitações e
05
protocolos se não forem encaminhados com a assinatura do responsável
que, várias vezes assina e não é encaminha a devolução”
“Deveria ser um sistema só, não outro a parte sem vinculação nenhuma
com o sistema govbr, onde se perde muito tempo transportando
06
informações de um sistema para o outro, além de não conseguirmos
relatórios.”
“A plataforma deveria rejeitar envio de memorandos e processos para o
07 servidor em férias o q não acontece!, pois é ruim para quem recebe e
também para quem envia porque o processo fica sem movimentação”
“O processo serviu para diminuir os papéis e o tempo de espera, diminuiu
08 90 % os papéis, já o tempo de espera aumentou um pouco, mais quando
é processo de compras e diárias infelizmente”
“É necessário que cada servidor que atenda diretamente ao contribuinte
09 tenha qualificação da estrutura administrativa para que possamos
registrar qualquer demanda administrativa.”
“Não temos equipamento adequado ao universo digital, e a plataforma
10
está longe de ser um sistema pleno de interação.”
“Deveria ter maior preparo aos funcionários para o uso da plataforma,
11
pois está é muito difícil de ser utilizada.”
“Faltam computadores, scanners e dispositivos móveis para que os
12
servidores realizem suas atividades.”
“Não adianta ter produtividade se não houver Uma Qualidade do serviço
13
prestado.”
14 “Aumenta salário”

10) Se desejar, utilize este espaço para abordar outras sugestões/reflexões que você considera
pertinentes para a presente temática.
SEQUÊNCIA RESPOSTA
“A Administração simplesmente implantou esse sistema (que é ótimo)
mas que na minha opinião usamos uma Ferrari como se fosse um fusca.
01 A tramitação continua a mesma como era feita com papel. Não há a
completa utilização da ferramenta. Talvez com o tempo alguém se dê
conta.”
 22

“Sem dúvida a implementação do sistema ajuda a conter gastos

02 principalmente no envio de documentos. Mas acho que poderia ter sido
dado auxílio por departamentos no momento da implementação.”
“Organizar a medio prazo uma estrutura de informática capaz de
03 desenvolver um sistema apropriado a legislação municipal e com
capacidade de atender plenamente o contribuinte.”
“Falta interesse de alguns funcionários em utilizar adequadamente o
04 sistema, outros entrarem e verificarem diariamente suas demandas (acaba
gerando atrasos ou esquecimentos).”
“Todos os setores tem que estarem alinhados.. Como uma Engrenagem.
05 Se não estiver. Raramente vai funcionar direito.. Funciona mas sem a
Qualidade..”
“A plataforma deveria emitir alertas de processos sem movimento há
06 mais de uma semana para os secretários para q estes tomem
providencias”
“Acredito que o 1doc veio para ficar, com o tempo e os ajustes
07 necessários vai tornar-se uma excelente ferramenta para o nosso
trabalho!”
“Fazer cursos obrigatórios na plataforma, para constante
08
aperfeiçoamento dos usuários da prefeitura.”
“Deve ser liberado para os usuários de nível inferior para realizarem a
09
criação de marcadores.”
“Faltou diálogo entre gestão e servidores para a implantação ser mais
10
tranquila.”
“Falta de relatórios e a difilcudade em adaptação para a realidade do dia
11
a dia.”
12 “Qualificação, treinamento e estrutura.”
13 “Maior preparo para uso da plataforma.”
14 “Nada a declarar”