PILARES DA EDUCAÇÃO DIGITAL

PILAR 2 – O GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO

Conteúdo

I. Por que Gerenciar Informações? ............................................................................................ 3

1. O Significado do Gerenciamento de Informações ............................................................. 3
2. Os Componentes Básicos do Gerenciamento da Informação ........................................... 3
3. A Razão de Ser do Processo ............................................................................................... 4
II. A Organização da Informação ................................................................................................ 4
1. A Organização de Informações Analógicas ........................................................................ 6
A. Informações Analógicas ................................................................................................. 6
B. A Organização de Informações Analógicas .................................................................... 7
a. Macro-Organização: O Nível mais Alto de Organização ........................................... 7
b. Micro-Organização: Níveis Inferiores de Organização.............................................. 8
Exemplo 1: Fotografias Impressas ............................................................................ 8
Exemplo 2: Contas a Pagar ....................................................................................... 9
Exemplo 3: Livros ...................................................................................................... 9
2. A Organização de Informações Digitais ........................................................................... 10
A. Informações Digitais .................................................................................................... 10
B. A Organização de Informações Digitais ....................................................................... 11
a. Macro-Organização: O Nível mais Alto de Organização ......................................... 12
b. Micro-Organização: Níveis Inferiores de Organização............................................ 13
Documentos ........................................................................................................... 13
Músicas ................................................................................................................... 14
Fotografias .............................................................................................................. 15
Vídeos ..................................................................................................................... 15
E-Mail ...................................................................................................................... 15
Downloads .............................................................................................................. 16
II. O Armazenamento da Informação....................................................................................... 16

[Eduardo Chaves] [1/18] [Pilar 2: O Gerenciamento da Informação]

 1. O Armazenamento da Informação Analógica .................................................................. 16
2. O Armazenamento da Informação Digital ....................................................................... 17
IV. A Recuperação da Informação............................................................................................ 17
V. A Parte Prática (Roteiros Passo-a-Passo) ............................................................................. 18
1. Sistemas de Gerenciamento de Informações em Microsoft Windows ........................... 18
2. Sistemas de Gerenciamento de Informações em Microsoft Outlook ............................. 18
3. Sistemas de Gerenciamento de Informações em Microsoft Live Mail ............................ 18

[Eduardo Chaves] [2/18] [Pilar 2: O Gerenciamento da Informação]

I. Por que Gerenciar Informações?

Para responder à pergunta “Por que Gerenciar Informações?” é necessário discutir,

primeiro, o sentido da expressão “Gerenciamento de Informações” e, depois, os
componentes do processo de gerenciamento de informações.

1. O Significado do Gerenciamento de Informações

O que é gerenciar informações?

Gerenciar informações é tomar, em relação às informações de que dispomos, os cuidados

necessários para que elas estejam à mão quando precisamos delas.

O Gerenciamento de Informações pressupõe, portanto, que você possui uma certa

quantidade de informações de interesse ou valor – informações essas que você
intencionalmente buscou ou que vieram lhe parar nas mãos sem que você as procurasse.

É por isso que o Gerenciamento de Informações é discutido, nessa série de textos, depois da
Busca de Informações.

(É oportuno registrar que não há como sistematizar ou metodizar o processo através do qual
informações nos chegam às mãos sem que as tenhamos procurado. Esse processo é
totalmente imprevisível e, portanto, incontrolável).

O Gerenciamento de Informações não deve confundir-se com o Tratamento de Informações

(que é o tema do próximo texto da série). Tratar informações é, acima de tudo, processá-las
com o intuito de inferir ou extrair delas (por dedução ou indução) outras informações, que
não faziam parte (pelo menos explicitamente) do conjunto original de informações.

É por isso que o Gerenciamento de Informações é discutido, nessa série de textos, antes do
Tratamento das Informações.

2. Os Componentes Básicos do Gerenciamento da Informação

Para entender melhor a afirmação de que gerenciar informações é tomar, em relação às

informações de que dispomos, os cuidados necessários para que elas estejam à mão quando
precisamos delas, é recomendável que quebremos o processo de Gerenciamento de
Informações em seus componentes básicos.

Os componentes básicos do Gerenciamento de Informações são:

• Organização

• Armazenamento

• Recuperação

[Eduardo Chaves] [3/18] [Pilar 2: O Gerenciamento da Informação]

Organizar informações implica agrupá-las e ordená-las, para poder mais facilmente
manipulá-las (armazená-las, recuperá-las, processá-las, formatá-las), especialmente quando
há uma quantidade razoável delas.

Armazenar informações implica colocá-las em local seguro, para que não as percamos, e
facilmente identificável, para que estejam disponíveis e sejam localizadas sem problemas
quando precisarmos delas.

Recuperar informações implica localizar as informações que armazenamos e retirá-las do

local em que estão armazenadas para colocá-las em uso.

3. A Razão de Ser do Processo

Todos nós já passamos por ocasiões em que nós sabemos, com certeza, que possuímos
determinada informação, mas não conseguimos encontrá-la... Essa é uma experiência
extremamente frustrante e e chega a ser irritante passar por uma situação assim.

Gerenciamos nossas informações para evitar que essas situações ocorram – ou, pelo menos,
para evitar que elas ocorram com freqüência, tornando-se a regra.

(Mesmo gerenciando nossas informações, é inevitável que, uma vez ou outra, não
consigamos encontrar uma informação que sabemos, com certeza, que possuímos. Mas isso
deve ser sempre uma exceção, nunca a regra).

II. A Organização da Informação

Vimos atrás que organizar informações implica agrupá-las e ordená-las, para poder mais
facilmente manipulá-las (armazená-las, recuperá-las, processá-las, formatá-las),
especialmente quando há uma quantidade razoável delas.

A maior parte de nós acumula uma quantidade enorme de informações ao longo do tempo.
Se não as organizamos adequadamente, elas se tornam um conjunto muito grande de itens
esparsos e desconectos, no qual será muito difícil encontrar com facilidade as informações
que nos interessam ou de que necessitamos.

Organizar informações significa, portanto, agrupar as informações (por algum critério, que
pode ser o assunto, por exemplo) e, dentro de cada grupo, agrupá-las novamente ou
ordená-las (por algum outro critério, que pode ser cronológico, alfabético, etc).

Quando recebemos, regularmente, grande quantidade de informações, em geral já

procedemos a algum tipo preliminar e elementar de organização delas no próprio processo
recepção e de primeiro armazenamento (em geral provisório). Uma coisa é certa: raramente
armazenamos todas as nossas informações em um único lugar – e para armazená-las em
diferentes lugares precisamos organizá-las de alguma forma.

[Eduardo Chaves] [4/18] [Pilar 2: O Gerenciamento da Informação]

Digamos que você recebe uma média de dez itens de correspondência pelo correio
convencional cada dia. Desse número, metade (ou mais) é propaganda. Se você é daqueles
que joga a maior parte das propagandas no lixo sem ler, você já está fazendo, no ato da
recepção de sua correspondência, um nível preliminar de organização, separando aquilo que
vale a pena guardar daquilo que já pode ser jogado fora. Depois de fazer isso, você ainda
tem o trabalho de organizar e armazenar mais definitivamente o que restou. Se você não
encontrar um sistema de organização, acabará por ter, depois de um mês, uma pilha de
correspondência, com cerca de uma centena de itens, que requer sua atenção – mas
totalmente desorganizada (desagrupada e desordenada). Nessa pilha pode haver contas
importantes a pagar que você negligencia, por falta de organização da correspondência
recebida e retida.

O mesmo se dá com correspondência eletrônica. Digamos que você recebe uma média de
cem e-mails por dia. Isso não é tão incomum como pode parecer. Desse número, metade
(ou muito mais) é propaganda ou simplesmente lixo (“junk mail”). Ao constatar que uma
mensagem é “junk mail”, você provavelmente já a deleta ali no ato de recepção, fazendo,
assim, um nível preliminar de organização, separando aquilo que vale a pena manter no
sistema (ainda que para ler depois) daquilo que pode ser deletado. Isso feito, depois você
tem ainda o trabalho de organizar e armazenar mais definitivamente o que restou. Se você
não encontrar um sistema de organização, acabará por ter, depois de um mês, um conjunto
de e-mails, com mais de mil itens, que requer sua atenção – mas totalmente desorganizado
(desagrupado e desordenado, ou ordenado apenas pela data de recepção). Nesse conjunto
pode haver comunicados ou mesmo contas importantes que você negligencia, por falta de
organização dos e-mails recebidos e retidos (isto é, não liminarmente enviados para a
lixeira).

Ao encontrar ou receber alguma informação importante ou útil, nós, em geral, concluímos

que devemos armazená-la. Há gente que armazena toda informação importante e útil que
encontra ou recebe em um lugar só – o Canto da Mesa do escritório, no caso de
correspondência não-virtual, revistas, artigos recortados de jornal, etc., a Caixa de Entrada
do sistema de correio eletrônico, no caso de correspondência virtual (e-mail), e a pasta
Meus Documentos, no caso de informações digitais que não são e-mail.

Não resta dúvida que essa já é uma forma de armazenamento – e que ela implica algum tipo
de organização (deixar tudo o que é importante ou útil num lugar só, ou em dois ou três
lugares, dependendo da natureza da informação: não virtual, e-mail, material digital que não
é e-mail). Mas essa forma de armazenamento e esse tipo de organização, à medida que o
tempo passa e a quantidade de informações que encontramos ou recebemos se acumula, só
trazem problemas

Para organizar e armazenar (ainda que preliminar e provisoriamente) nossas informações

com bom senso e racionalidade, é preciso planejamento cuidadoso.

[Eduardo Chaves] [5/18] [Pilar 2: O Gerenciamento da Informação]

Felizmente, há vários esquemas de organização de informações. E há vários produtos bem
“bolados”, e em geral de uso fácil, no mercado, que nos ajudam, tanto no caso de
informações não virtuais como no caso de informações digitais.

No entanto, a organização de algo tão diverso e que existe (especialmente hoje) em grandes
quantidade e diversidade é algo que requer tempo e planejamento. O tempo que é gasto
organizando e, depois, armazenando, as informações em geral é recuperado quando se
precisa localizar e encontrar as informações posteriormente.

Vamos discutir a questão em mais detalhe diferenciando de um lado, informações

analógicas, e, de outro, informações digitais.

1. A Organização de Informações Analógicas

A. Informações Analógicas

Entre as informações analógicas que geralmente temos em casa e que precisamos organizar,
para posterior armazenamento, estão (por exemplo):

• Livros, revistas, e jornais impressos em papel

• Reprografias (“cópias xerox”) de trechos de livros e de artigos de

revistas e jornais

• Textos encontrados em formato digital na Internet mas que foram

impressos em papel

• Correspondência em papel (incluindo as infalíveis contas)

• Documentos vários e suas cópias reprográficas

• Fotografias impressas em papel (porque são antigas, e foram tiradas

com câmeras analógicas, ou porque, tendo sido tiradas com câmeras
digitais, foram impressas)

• Discos e fitas com filmes, comerciais ou caseiros (mesmo que, no disco

ou na fita, o filme tenha sido gravado em formato digital, o disco e a fita,
em si, não são digitais)

• Discos e fitas com músicas, comerciais ou caseiros (mesmo que, no disco

ou na fita, a música tenha sido gravada em formato digital, o disco e a
fita, em si, não são digitais)

Provavelmente há muito mais coisa, mas isso já é suficiente para dar uma idéia.

Antes de prosseguir, uma explicação sobre algo dito nos últimos dois itens dos exemplos. Os
textos, imagens e sons gerados nos últimos tempos estão, em sua maior parte, disponíveis

[Eduardo Chaves] [6/18] [Pilar 2: O Gerenciamento da Informação]

em formato digital, legível por computadores (ou equipamentos assemelhados). Mesmo no
caso de informações disponíveis em formato digital, porém, sejam elas textuais, visuais ou
sonoras, as mesmas informações normalmente também estão disponíveis em mídia
analógica. O texto de livros, periódicos e dos grandes jornais está hoje, em regra, disponível
em formato digital, mas também é comercializado em formato impresso em papel (e,
portanto, analógico). Fotografias tiradas com câmeras digitais estão, naturalmente,
disponíveis em formato digital – mas também podem ser impressas em papel (e, portanto,
em formato analógico). Músicas diversas estão disponíveis em formato digital (mp3, por
exemplo), mas também são comercializadas em discos (CDs, por exemplo). Mesmo que a
informação contida num livro impresso ou num CD seja digital, o livro e o disco, em si, não
são digitais. Quando as pessoas organizam livros impressos e CDs, em geral a unidade básica
de organização é o livro e o CD, não os textos ou as músicas neles contidos.

B. A Organização de Informações Analógicas

Dificilmente alguém vai cogitar de organizar todos esses tipos de informação analógica em
um grupo só – por exemplo, uma enorme pilha (ou até mesmo um quartinho da casa,
pomposamente denominado de “Centro de Informações”) que contém livros, revistas,
jornais, xerocópias diversas, correspondência, documentos, fotografias, fitas VHS, DVDs,
discos de vinil, fitas cassete, CDs, etc.

Esse tipo de organização dificilmente seria distinguível de desorganização...

a. Macro-Organização: O Nível mais Alto de Organização

Um critério mínimo de organização desse material é por, digamos, afinidade ou semelhança

quanto ao tipo de informação. Assim, por exemplo:

• Livros impressos: armazenados em estantes (em algum tipo de ordem)

• Revistas e jornais que vale a pena guardar: armazenados em prateleiras

ou em caixas adquiridas para esse fim, em estantes (em algum tipo de
ordem)

• Material xerocopiado ou impresso: em pastas suspensas devidamente

etiquetadas em gavetas de um arquivo de aço, ou assemelhado (as
pastas estando em algum tipo de ordem)

• Documentos e suas cópias: em pastas suspensas devidamente

etiquetadas em um arquivo de aço, ou assemelhado, ou, se não são
muitos, em pastas de elástico, devidamente rotuladas, em uma gaveta,
ou no cofre (os documentos sendo separados em pastas segundo algum
tipo de ordem)

[Eduardo Chaves] [7/18] [Pilar 2: O Gerenciamento da Informação]

 • Fotografias impressas, em álbuns de fotografias ou em caixas ou latas de
bolacha vazias (os álbuns ou os demais repositórios sendo ordenados
em algum tipo de ordem)

• Discos de vinil, fitas VHS ou cassete, DVDs e CDs, em estantezinhas

apropriadas, de preferência uma para cada tipo de mídia (cada categoria
estando ordenada de acordo com algum critério)

Por aí se vê que todos nós, por menor que seja a quantidade de itens de informação que
tenhamos, provavelmente já organizamos nossas informações, ainda que em um nível muito
amplo (razão pela qual chamamos esse nível de “Macro-Organização”).

b. Micro-Organização: Níveis Inferiores de Organização

Se tivermos muitos livros, ou muitas revistas, ou muitos materiais impressos, xerocopiados

ou recortados, ou muitos documentos, ou muitas fotografias impressas, ou muitos CDs,
DVDs, etc., apenas essa Macro-Organização não vai nos ajudar muito. Nesse caso,
precisaremos criar formas de ordenar os diversos itens de informação dentro de cada uma
dessas macro-categorias segundo critérios próprios.

Vamos dar alguns exemplos, no que segue:

Exemplo 1: Fotografias Impressas

Comecemos ilustrando com um problema comum em famílias pré-digitais: a enorme

quantidade de fotografias impressas (centenas e mesmo milhares) que ia se acumulando
com o tempo, muitas herdadas dos avós e dos pais.

Quando as fotografias eram poucas, elas eram organizadas por critérios mais ou menos
cronológicos, seqüencialmente.

Mais recentemente, porém, mas ainda em tempos pré-digitais, o preço das câmeras
fotográficas ficou mais acessível e o número de fotografias familiares aumentou
consideravelmente. Nesse caso, as fotografias provavelmente vão ser organizadas por
evento: fotos do casamento da Patrícia, fotos do primeiro aniversário do Marcelinho, fotos
do tombo da Priscilla, fotos do cachorrinho comprado pela família, fotos das férias nos
Estados Unidos, fotos do noivado da Bianca, etc.

Hoje em dia, a maior parte das pessoas ainda recorre a um sistema assim para organizar
suas fotos digitais impressas (com uma impressora própria ou em loja especializada). É de
esperar, porém, que mais e mais as pessoas abandonem o hábito de imprimir fotos digitais,
porque dispositivos, muitos deles portáteis, para exibi-las começam a ficar extremamente
baratos. Daí os princípios de organização também vão se alterar (mas, como se verá, não
muito).

[Eduardo Chaves] [8/18] [Pilar 2: O Gerenciamento da Informação]

Exemplo 2: Contas a Pagar

Toda família recebe, mensalmente, uma quantidade razoável de contas a pagar: aluguel,
condomínio, IPTU, seguro residencial, água, luz, telefone fixo, telefone celular, TV por
assinatura, Internet, plano de saúde, escola das crianças, etc. Outras contas são sazonais
(IPVA e Licenciamento do carro, por exemplo).

Uma forma simples (mas eficaz) de organizar as contas a pagar (e as já pagas) seria agrupá-
las por mês, quando já pagas ou a vencer em mês fora do corrente, e, dentro do mês
corrente, agrupá-las por dia do vencimento.

Para armazená-las existem pastas sanfonadas no mercado que contêm tanto doze (um para
cada mês do ano) como trinta um compartimentos (um para cada dia do mês). Elas são
extremamente úteis. Completado o ciclo de um ano, todas as contas (espera-se que
devidamente pagas) seriam armazenadas em um arquivo morto para aquele ano (uma pasta
de arquivo suspenso para o ano, por exemplo).

Assim, a cada dia, basta consultar e, se for o caso, pegar as contas a pagar daquele dia na
pasta do mês corrente, pagá-las e rearmazená-las, agora no compartimento do mês em
curso da pasta anual.

Exemplo 3: Livros

Livros contêm informações de diferentes tipos. Imaginemos uma pequena coleção de livros
– pequena para uma biblioteca institucional, mas grande para uma biblioteca pessoal.
Digamos que ela contenha por volta de dez mil exemplares.

Há várias maneiras de organizar essa coleção de livros. Cada uma delas obedece a um
critério, ou a um grupo de critérios.

É possível, por exemplo, organizar os livros, em ordem alfabética, pelo título do livro ou pelo
nome do autor (ou do primeiro autor, caso o livro tem mais de um autor).

É possível, porém, organizar os livros pelo seu assunto. A coisa aqui começa a ficar mais
complicada, porque o título do livro e o nome de seu(s) autor(es) são itens objetivos, que
vêm destacados na capa e na primeira página do livro. O assunto de um livro, porém, não é
algo tão objetivo. Diversas pessoas poderão dizer (cada qual delas com um bom grau de
correção) que determinado livro é sobre história, ou filosofia, ou religião, ou os gregos
antigos. E todas elas poderão estar parcialmente certas se o livro for uma história da filosofia
e da religião dos gregos antigos – e isto porque livros, embora tenham um título só, e,
freqüentemente, um autor só, podem versar sobre vários assuntos. E nem sempre é possível
dizer qual, dentre os vários assuntos de um livro, é o seu assunto principal. Se o assunto é o
critério de organização, um livro de história da filosofia é colocado junto de livros de história
ou de filosofia? Difícil dizer.

[Eduardo Chaves] [9/18] [Pilar 2: O Gerenciamento da Informação]

Felizmente o pessoal especializado em Biblioteconomia e Ciências da Informação inventou,
para casos assim, sistemas de organização de livros que permitem atribuir um código
distinto para cada livro constante da coleção. Esse código é composto por complexas séries
de letras e números e ele é único, para cada livro, e, assim, garante que o livro, quando for
preciso, seja encontrado com facilidade, mesmo numa biblioteca de milhões de livros.

Os catálogos de biblioteca, antigamente feitos em fichas de cartolina datilografadas e

atualmente disponíveis em formato digital (o catálogo é digital, mas ele é um catálogo de
livros não digitais), veio a ajudar em muito a resolver o problema. Dessa forma se cria um
catálogo dos livros pelo título, outro pelo autor (havendo uma ficha ou um registro para
cada autor do livro), outro pelo assunto (havendo uma ficha ou um registro para cada
assunto importante que aparece no livro) – e até mesmo catálogos por editora, data de
publicação, etc. As fichas ou os registros contêm o código do livro que permite que ele seja
localizado com facilidade nas estantes. Se houver mais de um exemplar de um mesmo livro,
ele é identificado com c.1, c.2, c.3, etc. depois do código.

No caso de uma biblioteca pequena, pessoal, raramente é preciso organizar os livros dessa
forma. Mas se a biblioteca começar a crescer bastante, pode ser recomendável adquirir um
programa que permita gerenciá-los de forma mais profissional.

2. A Organização de Informações Digitais

A. Informações Digitais

Conforme se viu no primeiro volume desta série – o volume de Introdução à Informação,

Comunicação e suas Tecnologias – Informações Digitais são informações (textuais, visuais e
sonoras) que estão codificadas em formato numérico binário – os dígitos 0 e 1.

Temos acesso a Informações Digitais hoje através de computadores (que nos dão acesso a
todas as modalidades de Informação Digital) ou de equipamentos assemelhados (que, na
realidade, são computadores especializados, que em geral só fazem uma ou duas coisas),
como, por exemplo, “Players” de CD, “Players” de DVD, “Players” de MP3/MP4, Leitores de
Livros Digitais (em vários formatos), para não mencionar PDAs, telefones, consoles de
videogames, etc.

Hoje em dia as Informações Digitais cobrem toda a gama de informações:

• Livros, revistas, e jornais (em diversos formatos, os mais populares

sendo DOC/DOCX, PDF e HTML)

• Textos diversos disponibilizados em sites e blogs (geralmente em

formato HTML)

• Correspondência formal e informal disponibilizada em sistemas de e-

mail (em diversos formatos)

[Eduardo Chaves] [10/18] [Pilar 2: O Gerenciamento da Informação]

 • Apresentações ou conjuntos de slides (o formato PPT/PPTX sendo de
longe o mais popular)

• Fotografias tiradas com câmeras digitais ou escaneadas (o formato JPG

sendo de longe o mais popular)

• Filmes (em diversos formatos, os mais populares sendo WMV, AVI,

MPG, DivX)

• Músicas (em diversos formatos, os mais populares sendo CDA, WMA,

AAC e MP3)

• Programas de computador (software, geralmente em formato COM ou

EXE)

Provavelmente há muito mais coisa, mas isso já é suficiente para dar uma idéia.

B. A Organização de Informações Digitais

Há Informações Digitais que são nossas (em um sentido forte), porque fomos nós que as
criamos ou geramos. Entre elas estão textos que criamos, e-mails que escrevemos, slides
que preparamos, fotografias que tiramos, filmes que fizemos, etc.. Temos propriedade
intelectual sobre essas informações e elas em geral estão armazenadas em nossos
computadores.

Há Informações Digitais que são nossas (em um sentido mais fraco), simplesmente porque
estão armazenadas em nossos computadores. Aqui se encontram textos, slides, fotografias e
filmes que outras pessoas nos enviaram; material (textual, visual ou sonoro) que
encontramos na Internet e baixamos para o nosso computador para ter garantia de que
teremos uma cópia mesmo que o material venha a ser removido da Internet; livros, revistas
e jornais digitais dos quais adquirimos direito de uso através de alguma forma de subscrição
ou assinatura; músicas e filmes dos quais adquirimos direito de uso por tê-los comprado, ou
em CD/DVD ou através da Internet; software do qual adquirimos direito de uso; etc. (O
direito de uso não deve ser confundido com o direito de propriedade: adquirimos o direito
de uso das músicas contidas no CD ou baixadas legalmente pela Internet, mas não nos
tornamos proprietários delas).

Há ainda Informações Digitais que admitidamente não são nossas, mas às quais temos
direito de acessar regularmente na Internet, ou porque o acesso é livre, ou porque
adquirimos o direito de acessá-las através de algum tipo de subscrição. O conteúdo de
muitos portais é de acesso livre. O texto dos grandes jornais ou das principais revistas em
geral tem acesso restrito aos assinantes do jornal ou da revista ou a assinantes de serviços
de acesso à Internet que trazem, embutido, o acesso a diversas publicações e outros
materiais aos quais os não-assinantes não têm acesso.

[Eduardo Chaves] [11/18] [Pilar 2: O Gerenciamento da Informação]

Há, também, Informações Digitais que são propriedade nossa mas que escolhemos
armazenar no que hoje se convencionou chamar de a “nuvem”: sites remotos, localizados
em computadores de terceiros, que liberam espaço para armazenamento de material (com
ou sem pagamento).

Há, ainda, Informações Digitais, na forma de software, que ficam armazenadas na “núvem”,
e que hoje temos os direito de utilizar, sem baixar para o nosso computador, através de
alguma forma “aluguel”, ou “pagamento por uso”. Dizem os entendidos que essa forma de
utilização de software pode, no futuro, vir a suplementar a forma atual, em que compramos
uma licença de uso (para uso em um ou vários computadores).

No que segue, discorremos sobre a organização de Informações Digitais armazenadas em

nosso próprio computador.

A organização de Informações Digitais é, de certo modo, mais simples do que a organização

de Informações Analógicas, porque qualquer tipo de informação, em formato digital, é
armazenado em “entidades” do mesmo tipo: o arquivo binário – e os arquivos são
organizados em “pastas” digitais (também conhecidas pelo nome em Inglês, “folders”).

a. Macro-Organização: O Nível mais Alto de Organização

Na verdade, Windows 7, que é o atual Sistema Operacional comercializado pela Microsoft

para usuários, já sugere um macro-sistema de organização. (Sistema Operacional, para
quem não sabe, é o software básico que gerencia o funcionamento e a operação do
computador). Windows 7 já vem configurado com quatro mega-pastas (chamadas de
Bibliotecas) para o armazenamento de Informações Digitais, dedicadas aos seguintes tipos
de informação:

• Documentos

• Músicas

• Fotografias

• Vídeos

• Downloads

No caso, a mega-pasta “Documentos” inclui tudo que não é música, fotografia, vídeo e
software, a saber: textos em vários formatos, apresentações (conjuntos de slides), planilhas,
bancos de dados, etc. Só esse fato já é suficiente para justificar a necessidade de um abordar
a questão em um nível menos abrangente (menos “macro”), o que faremos a seguir.

As demais mega-pastas não requerem maiores explicações, exceto no caso de “Downloads”,

que contêm os programas (software) que você baixa da Internet.

[Eduardo Chaves] [12/18] [Pilar 2: O Gerenciamento da Informação]

b. Micro-Organização: Níveis Inferiores de Organização

Vamos aqui, a título de exemplos, tecer algumas considerações acerca do detalhamento da

organização das mega-pastas que Windows 7 cria automaticamente para a gente.

Documentos

A categoria “Documentos”, se não for subdividida em várias outras, vai rapidamente se

tornar uma bagunça, com tantos arquivos, e de natureza tão diversa, que provavelmente as
pessoas dificilmente encontrarão qualquer coisa ali com facilidade.

A melhor forma de organizar a categoria “Documentos” depende de cada um.

Uma idéia poderia ser em organizá-la em várias pastas, cada uma dedicada a um tipo de
Informação Digital, como, por exemplo:

• Informações para serem lidas

• Informações para serem apresentadas

• Informações para serem analisadas

• Informações para serem compartilhadas

• Outras informações

Na categoria “Informações para serem lidas” estariam livros eletrônicos, artigos (próprios ou
de terceiros), materiais postados em sites e blogs (próprios ou de terceiros), materiais
baixados de revistas e jornais, etc.

Na categoria “Informações para serem apresentadas” estariam conjuntos de slides a serem

usados em palestras e materiais recebidos como anexos de e-mails que achamos
importantes ou interessantes (os famosos “PPS”).

Na categoria “Informações para serem analisadas” estariam planilhas de diversos tipos,

inclusive financeiras, com os gastos da família, e outras informações de cunho numérico ou
estatístico.

Na categoria “Informações para serem compartilhadas” estariam materiais diversos que

poderiam um dia ser compartilhados com outras pessoas.

Na última categoria, “Outras informações”, estariam materiais que não se encaixassem em

nenhuma das outras categorias.

É claro que algumas dessas categorias podem ser omitidas, caso não haja material suficiente
para colocar nelas. Se houver apenas uns poucos materiais em uma determinada categoria,
eles poderiam ser colocados na categoria “Outras informações” e a categoria original
poderia ser deletada.

[Eduardo Chaves] [13/18] [Pilar 2: O Gerenciamento da Informação]

Também é claro que outras categorias podem ser acrescentadas. Se o dono ou principal
usuário do computador escreve muitos textos, ou faz muitas apresentações, ele pode
preferir colocar tudo o que é de autoria dele em uma categoria separada, como “Materiais
que eu produzi”, ou simplesmente “Meus documentos”.

Um princípio de bom senso aqui é manter as coisas suficientemente simples para que seja
fácil utilizá-las, e minimamente complexas para acomodar adequadamente todas as
Informações Digitais que vamos querer preservar.

Músicas

Com músicas, o mesmo princípio pode ser usado. Se você possui, no computador, apenas
algumas dezenas de músicas em formato digital (o equivalente a uns dez CDs), elas podem
ficar todas na mega-pasta “Músicas”. Mas se você é daqueles que possuem milhares de
músicas em formato digital, será bom agrupá-las em categorias.

Os diversos gêneros musicais podem ser um bom critério para organizar as músicas. Coisas
como:

• MPB

• Sambas

• Sertanejas

• Latinas

• Americanas

• Francesas

• Clássicas

Se você for realmente fanático por músicas latinas, pode substituir essa categoria por:

• Boleros

• Tangos

• Salsa

• Rumba

• Merengue

• Cha-Cha-Chá

Ao gosto de cada um...

[Eduardo Chaves] [14/18] [Pilar 2: O Gerenciamento da Informação]

Fotografias

No tocante a fotografias, o mesmo princípio também pode ser usado. Se você possui, no
computador, apenas algumas poucas centenas de fotografias digitais, elas podem ficar todas
na mega-pasta “Fotografias”. Mas se você é daqueles que possuem milhares de fotos
digitais, será bom agrupá-las em categorias.

Novamente, aqui vale o gosto de cada um.

As fotografias podem ser organizadas em categorias cronológicas, por ano ou por mês
(dependendo da quantidada). Ou podem ser organizadas por evento, como já se sugeriu
atrás:

• Casamento da Patrícia

• Primeiro aniversário do Marcelinho

• Tombo da Priscilla

• Cachorrinho comprado pela família

• Férias nos Estados Unidos

• Noivado da Bianca

Novamente, a gosto.

Vídeos

Quanto a Vídeos, aplicam-se as mesmas considerações feitas em relação a Fotografias.

E-Mail

E-Mail é suficientemente diferente para merecer uma seção à parte, mas suficientemente
semelhante para que essa seção seja pequena...

Os programas de E-Mail em geral se encarregam de fornecer pastas próprias para organizar

e armazenar as mensagens recebidas. Em geral essas pastas são:

• Caixa de Entrada (mensagens que chegaram para você)

• Caixa de Saída (mensagens esperando envio)

• Mensagens Enviadas (mensagens já enviadas)

• Rascunhos (mensagens não concluídas)

• Lixeira (mensagens deletadas)

[Eduardo Chaves] [15/18] [Pilar 2: O Gerenciamento da Informação]

 • Junk Mail (mensagens classificadas como indesejáveis pelo sistema)

Essas categorias de organização em regra são suficientes, se você não recebe uma grande
quantidade diária de mensagens. Se você recebe, e em especial se você recebe um número
elevado de mensagens de determinados remetentes importantes (seu chefe, seu/sua
parceiro/a, sua mãe, por exemplo) ou sobre determinados assuntos (cotação de ações ou do
dólar, por exemplo), em geral é recomendável criar, debaixo da categoria “Caixa de
Entrada”, algumas categorias secundárias.

Downloads

Esta mega-pasta inclui (como já se assinalou) os programas que você baixa da Internet. É
aqui que são armazenados os arquivos originais de software como Windows Live Writer,
Windows Live Mail, Windows Live Messenger, Windows Live Photo Gallery, Windows Live
Movie Maker, etc., software esse que não é comprado em caixinha, mas é baixado da
Internet – gratuitamente, neste caso.

Raramente essa mega-pasta precisa ser desdobrada em outras pastas debaixo dela.

III. O Armazenamento da Informação

Como o armazenamento da informação é estreitamente ligado à forma em que a

informação está organizada, pouco resta a dizer aqui (em especial sobre o Armazenamento
da Informação Analógica).

Organizar a informação é agrupá-la e ordená-la em grupos ou categorias. Armazenar a

informação é arquivar a informação para que posteriormente tenhamos acesso fácil a ela,
ou possamos facilmente recuperá-la, quando dela tivermos necessidade.

1. O Armazenamento da Informação Analógica

A Informação Analógica é armazenada em locais físicos como estantes, armários, prateleiras,

gavetas, arquivos de aço, pastas suspensas, pastas de elástico, etc.

O desafio aqui é triplo:

• Elaborar um sistema de organização que seja suficientemente

sofisticado para cobrir todos os tipos de informação que você tem de
armazenar;

• Adquirir ou construir recipientes físicos para essas informações, tais

como estantes, armários, arquivos, pastas, etc. para armazenar neles as
informações de que você dispõe;

[Eduardo Chaves] [16/18] [Pilar 2: O Gerenciamento da Informação]

 • Ser metódico e sistemático na classificação das informações na
categoria correta e em seu armazenamento nos locais determinados
para aquela categoria.

2. O Armazenamento da Informação Digital

No caso da Informação Digital, o armazenamento envolve três passos importantes (o

primeiro dos quais já discutido).

Quando você encontra ou recebe uma informação em formato digital que você considera
importante ou útil, e que decide, portanto, manter ou guardar, você precisa fazer três
coisas:

• Primeiro, classificar a informação em uma das categorias que você

definiu quando da elaboração de seus princípios de organização
(conforme já se discutiu);

• Segundo, criar em seu computador (ou, no caso de e-mails, dentro do

seu programa de correio eletrônico) uma pasta digital correspondente a
essa categoria, caso essa pasta ainda não exista;

• Ser metódico e sistemático no arquivamento da informação na pasta

correta.

Essa é uma daquelas coisas que é fácil de dizer, mas difícil de fazer... Muita gente, ao
receber o computador, ou ao instalar o programa de correio eletrônico, cria um conjunto
complexo e sofisticado de pastas para organizar e, oportunamente armazenar, suas
Informações Digitais. No dia-a-dia, entretanto, com a pressa (e, até certo ponto, a preguiça)
os arquivos acabam sendo gravados (e, portanto, armazenados) todos na mega-pasta
“Documentos” (até mesmo as músicas, as fotografias e os vídeos), ou os e-mails recebidos
acabam sendo armazenados todos na pasta “Caixa de Entrada” (que fica enorme).

IV. A Recuperação da Informação

A principal razão que temos para organizar e armazenar adequadamente as informações

que encontramos ou recebemos, é poder recuperá-las facilmente quando precisarmos delas.

Se atentarmos para o que foi dito nos capítulos anteriores deste texto, não deveremos ter
maiores dificuldades para encontrar e recuperar nossas informações com facilidade e
rapidez.

É verdade que, no futuro, talvez toda essa discussão seja desnecessária. À medida que os
sistemas de busca hoje disponíveis vão indexando com maior eficácia e eficiência as
informações disponíveis nos discos rígidos de nossos computadores, o processo de

[Eduardo Chaves] [17/18] [Pilar 2: O Gerenciamento da Informação]

recuperação das informações neles contidas ficará bem mais simplificado, não importa onde
as informações estejam armazenadas nos discos. Afinal de contas, recuperar informações
armazenadas por nós mesmos é um processo de busca de informações (já discutido no texto
anterior).

Mesmo assim, porém, é muito mais fácil e rápido recuperar informações bem organizadas e
armazenadas de forma cuidadosamente planejada do que informações desorganizadas e
armazenadas de forma aleatória (na “gaveta” mais próxima).

V. A Parte Prática (Roteiros Passo-a-Passo)

1. Sistemas de Gerenciamento de Informações em Microsoft Windows

2. Sistemas de Gerenciamento de Informações em Microsoft Outlook

3. Sistemas de Gerenciamento de Informações em Microsoft Live Mail

[Eduardo Chaves] [18/18] [Pilar 2: O Gerenciamento da Informação]