Manual Recepção

Manual
Web Dental
Recepção
Dental Vidas – Plano Odontológico

Av. Macapá, nº 484, Bairro Veneza I
Ipatinga/MG – CEP 35.164-253
1 – INTRODUÇÃO: Agora vamos aprender todas as funções do sistema
WebDental, como ele te auxilia na execução das tarefas e indicadores.
Ele é uma ferramenta fundamental para que possamos informar toda

movimentação diária da clínica.
2 – ACESSO E APRESENTAÇÃO AO SISTEMA WEBDENTAL:
Para acessar o sistema WebDental teremos que usar o link:

http://sistema.webdentalsolucoes.com.br
Inserir o Usuário e Senha fornecidos pela DentalVidas.
Obs.: Os usuários que tiverem sem utilizar o sistema por mais de 60 dias terão
seus usuários e senhas bloqueados.
3 – TELA INICIAL:
Assim teremos a tela inicial para início dos lançamentos.
A tela inicial possui alguns ícones que serão ferramentas fundamentais para o
sucesso dos lançamentos e a alimetnação correta do Sistema WebDental.

4 – ÍCONES:
4.1 Pacientes
- Buscar pacientes cadastrados
4.2 Agenda
- Agenda do dia
- Agenda de contatos
4.3 Financeiro
- NOVO - Conta Corrente Clínica
- NOVO - Crédito Paciente
- NOVO - Relatórios Pacientes Crédito/Bônus
- Conta Corrente Paciente
- Conta Corrente Prestador
- Cobranças
- Receber Cheque/ Cartão

4.4 Tratamento/Orçamento - Novo Tratamento
- Editar Tratamento
- Lista Tratamentos
- Elimina Tratamento
- Finaliza Tratamento
- Imprime tratamento
- Orçamento
- Editar Orçamento
- Cancelar Aprovação de Tratamento
- Imprime Tratamento
4.5 Documentos - Atestado

- Pedido de exame de Orto
- Receitas
- Imprime Documentos
4.6 Configurações - NOVO Cadeiras

- Agendas
- Tabela de Intervenção
- Tabela de Protético
- Tabela de Radiologia
4.7 Relatórios - Relatórios de Captação

- Relatórios de Agendamentos
- Relatórios de Orçamentos/Tratamentos
- Relatórios Financeiros
- Relatórios Call Center/SMS
4.8 Vendedor - Cadastrar Telefones Comércio

- Empresas
- Titulares
- Pessoa Física
- Dependentes
- Acompanhamento de Paciente

WebDental

ÍNDICE
1 - Como realizar um agendamento no sistema pág. ____________________ 7

1.1 - Como realizar um agendamento para pacientes que não possuem cadastro
na clínica pág. __________________________________________________ 7
1.2 - Como realizar um agendamento para pacientes que já possuem cadastro
na clínica pág. _________________________________________________ 16
2 - Como cancelar um agendamento na agenda pág. ___________________ 16
3 - Como informar que o paciente faltou na agenda pág. ________________ 20
4 - Compromisso do prestador pág. _________________________________ 22
5 - Identificação de cores no odontograma pág. _______________________ 24
6 - Detalhes de um agendamento pág. ______________________________ 26
6.1 - Como buscar um agendamento pelo sistema pág. _________________ 26
6.2 - Como buscar um agendamento pelo odontograma pág. _____________ 27
7 - Como localizar os pacientes sem agenda pág. ______________________ 28
8 - Como alterar a ficha pessoal de m paciente pág. ____________________ 30
9 - Como dar baixa nas manutenções pág. ___________________________ 32
10 - Como dar baixa nas parcelas de falta pág. ________________________ 34

1 - Como realizar um agendamento no sistema
Primeiramente existem dois tipos de agendamentos:
1º - para pacientes que não possuem cadastro na clínica
2º - para pacientes que já possuem o cadastro na clínica
1.1 - para pacientes que não possuem cadastro na clínica
• Quando o paciente não possui o cadastro no sistema, é feito primeiramente a

“Ficha rápida’’, contato do paciente com o(a) recepcionista por telefone.
• O paciente liga para a clínica para agendar o orçamento. O(a) recepcionista

deve ir no ícone de “Agendas”: “Agenda do Dia”, identificar a especialidade
do orçamento, verificar na agenda o dia e horário disponíveis para ser
realizado o orçamento e agendar o mesmo.

Na tela abaixo devem ser preenchidos os campos:
• “Tipo de tratamento”: deve ser inserido especialidade do orçamento que

o paciente irá realizar e o tipo de tratamento.
• “Campo prestador”: deve ser inserido o nome do dentista que irá
atender o paciente.
• “Campo cadeira”: deve verificar se a cadeira está correta.
• “Campo calendário”: deve ser selecionado a data do agendamento.
• Verificar horários disponíveis para o agendamento e selecionar o
desejado.

• Ao selecionar um horário disponível aparecerá a tela abaixo, nela deve ser
selecionado “adicionar novo paciente – ficha rápida”, “nome”,
“sobrenome”, “telefone 1” e “sexo”.
• “Duração”: sempre serão 15 minutos para orçamento; “Motivo do

agendamento”: sempre será “orçamento” quando “ficha rápida”;
“Tratamento do atendimento”: especialidade que irá realizar o orçamento;
“Observação”: onde deve constar “o tipo de captação” e clicar em
“Cadastrar e agendar ficha rápida”.
• O(a) Recepcionista deve solicitar ao paciente que traga seus documentos no

dia da consulta, para preencher seu cadastro completo.

• Ficha aparcerá na cor “Rosa” na agenda da clínica.
• No dia agendado, o paciente vai à clínica e dirige-se à recepcionista. Ela deve

fazer o cadastro completo do paciente, solicitar os documentos, entrar na
“Agenda do dia’’, identificar o agendamento e clicar na mãozinha do lado
direito.

• Ao selecionar a “mãozinha” do lado direito do nome do paciente, irá abrir a
tela onde o “cadastro completo” será realizado. É de suma importância que
todos os dados sejam preenchidos corretamente. O campo “Trabalha c/’’
selecionar sempre “cheque e/ou cartão’’. É necessário também o cadastro
de CPF, Telefone e E-mail válidos. E clicar em “Adicionar”.

Caso o paciente seja menor e não possua um CPF válido, o mesmo deverá ser
cadastrado vinculado aos dados do responsável. Para isso, o(a) recepcionista
deve clicar na aba “Dados Complementares”, adicionar nome do responsável
no campo “Nome Paciente Titular”, caso o titular seja paciente da clínica os
dados serão carregados automaticamente, caso não seja, preencher o nome
completo e inserir o CPF, no campo “CPF Titular”.
• Depois de completar o cadastro, o agendamento passa de “ficha rápida’’

para “cadastro completo’’, e sua cor de rosa passará para amarelo,
indicando que o paciente chegou à clínica e está esperando ser atendido pelo
dentista.

• Após completar o cadastro do paciente e antes dele entrar para a sala do
dentista, o(a) recepcionista é responsável por criar um “Novo tratamento” no
odontograma do paciente. Ela irá selecionar a ficha na “agenda do dia’’ e
clicar em “odontograma’’.

• Em seguida irá clicar na aba de “Tratamento” (símbolo de “prancheta”), na
parte superior do odontograma e selecionar “novo tratamento’’.
• Ao selecionar o “novo tratamento” aparecerá uma nova janela pedindo as

seguintes informações: “Tipo de Tratamento”: deve ser inserido
especialidade do orçamento que o paciente irá realizar; “Cirurgião”: deve
ser selecionado o nome do dentista que irá atender o paciente; “Trabalha c/”:
(selecionar cheque ou cartão); “Convênio”: (particular, cartão de todos ou
outros convênios); “tabela” do convênio e “número da matrícula”. O campo
“arcada predominante”, o sistema irá identificar de acordo com a idade do
paciente.

• Após o(a) recepcionista criar o “Novo Tratamento”, o odontograma do
paciente ficará com uma aba de tratamento em aberto indicando que está
pronto para o dentista responder a Anamnese e lançar o procedimento que o
paciente necessita realizar.

1.2 - para pacientes que já possuem o cadastro na clínica
• Quando o paciente já possui cadastro no sistema, e entrar em contato com a

clínica para realizar o agendamento, o(a) recepcionista deverá seguir os
mesmos passos do agendamento Ficha Rápida até visualizar a tela abaixo,
procurando os dados do paciente no campo “nome, CPF, telefone ou
matrícula/cartão do paciente”. Selecionar o nome do paciente, preencher
os campos de “observação”, “duração”, “motivo do agendamento”,
“tratamento do agendamento” e clicar em “Agendar Paciente”.
• Após realizar o agendamento, o paciente ficará branco na agenda, o que

significa que ele já possui o cadastrado na clínica.

• Quando o paciente chegar à clínica, o(a) recepcionista deverá clicar em
chegou, na opção da “casinha” e ele ficará amarelo mostrando que está apto
a ser atendido. Em seguida, o(a) recepcionista deve entrar na conta corrente
do paciente, analisar se há alguma parcela em débito. Caso ele possua algum
débito, deverá ser quitado antes do paciente entrar para a sala do dentista,
para que não gere débito à clínica.

• Após colocar “chegou” para o paciente e se o mesmo for realizar um
orçamento, antes do mesmo entrar na sala do dentista o(a) recepcionista é
responsável por criar um “Novo Tratamento” no odontograma do paciente.
Seguindo o mesmo passo-a-passo para paciente “Ficha Rápida”.
2 - Como cancelar um agendamento na agenda
• Caso o paciente precise cancelar o agendamento, o(a) recepcionista deverá

realizar essa ação no sistema, clicando na opção X na agenda. Lembrando
que o cancelamento só pode ser realizado caso o paciente avise com
antecedência.

• Selecionar quem realizou o cancelamento se foi a clínica, prestador, paciente
ou erro cadastro.

• Na agenda irá aparecer um “C” no horário que em estava agendado o
paciente. Clicando no “C”, irá aparecer o nome do paciente cancelado, o
prestador e o motivo do cancelamento.
3 - Como informar que o paciente faltou na

agenda
• Quando der o horário do atendimento e o paciente não comparecer à consulta,

o(a) recepcionista deverá clicar na opção “Faltou’’, que é simbolizado na
agenda com o ícone do “bonequinho cortado”.

• E a ficha ficará vermelha na agenda da clínica.
• O(a) recepcionista deverá clicar no ícone em destaque do paciente faltoso,

para que este seja reagendado. Selecionando, em seguida, um novo horário.

4 - Compromisso prestador
• Caso ocorra algum imprevisto e o dentista tenha que modificar a sua agenda,
ou fechá-la eventualmente, o(a) recepcionista deve selecionar dentro da
agenda a opção “Compromisso do Prestador’’ e realizar as modificações.
• Selecione o período em que o prestador irá se ausentar, manhã ou tarde, o

“motivo da falta’’, “horário início’’, “horário fim’’, insira a “observação” e
clique em “salvar”. Ressaltando que esta opção só deve ser utilizada em
casos de imprevistos.

• O período será fechado na agenda.
Obs.: Caso haja agendamentos para estes horários, o(a) recepcionista deverá
“reagenda-los” antes de inserir o “compromisso do prestador”.

5 - Identificação das cores no odontodograma
• Ao abrir o odontograma dos pacientes, o sistema nos possibilita analisar a

situação do mesmo através das cores de identificação.
• A cor “verde’’ significa que o paciente está apenas como orçado, ele foi
atendido pelo dentista e orientado sobre o tratamento que ele deve fazer.
• A cor “vermelha’’ significa que o tratamento está aprovado, que o paciente já

pagou o tratamento e deve realizar a intervenção.

• A cor “azul’’ significa que o procedimento foi finalizado pelo dentista, sendo
assim, o paciente realizou o procedimento que foi aprovado.

6 - Detalhes de um agendamento
6.1 - Como buscar um agendamento pelo sistema
• Para localizar um agendamento pelo sistema, o(a) recepcionista deverá

selecionar o ícone de “Relatórios” e abrir o relatório “Localizar
Agendamento”, colocar o “nome do paciente”, “período”, “unidade”,
“prestador”.

6.2 - Como buscar um agendamento pelo odontograma
• Para localizar um agendamento mais detalhado, o sistema tem a opção no

odontograma, o(a) recepcionista deverá abrir o “odontograma’’, “selecionar
dados pessoais’’, e clicar em “agenda’’.

7 - Como localizar os pacientes sem agenda
• Para localizar os pacientes sem agenda, o(a) recepcionista deverá selecionar

o ícone de “Relatórios’’, e abrir o relatório de “Paciente Sem Agenda -
NOVO’’.
• O(a) recepcionista deverá preencher no campo “tipo de tratamento”, a

especialidade que ele está buscando, e o sistema irá mostrar a listagem de
pacientes sem agendamento de acordo com a especialidade selecionada.
• O período deve ser selecionado “Menor 4 meses” ou “Maior 4 meses”,

tendo como referência o último agendamento.

• Caso o(a) recepcionista tenha ligado para o paciente e não tenho obtido
sucesso no agendamento, ele(a) deverá selecionar o campo “observação’’
e anotar o motivo pelo qual não agendou o paciente e colocar a “data para
retorno”.

Obs.: A “data de retorno” deverá ser até 2(dois) dias, após o contato, ou o
próximo dia útil.
8 - Como alterar a ficha pessoal de um paciente
• Caso o paciente, durante o tratamento, tenha trocado o telefone ou endereço,

o(a) recepcionista tem a opção de alterar os seus dados no sistema, pela
“ficha pessoal’’.

Obs.: Sempre clicar em “alterar” para salvar a atualização.

9 - Como dar baixa nas manutenções
• O(a) recepcionista deverá fazer os recebimentos das manutenções antes que

o paciente entre para a sala do dentista. Além de analisar a conta corrente do
mesmo, verificar se ele tem parcelas de faltas e/ou parcelas em atraso, deve
também fazer o recebimento delas antes de autorizar a entrada do paciente
ao consultório.
• Para efetuar a baixa de uma manutenção o(a) recepcionista deverá entrar na

“conta corrente do paciente’’ e clicar sobre a seta “azul” a frente da parcela
do mês corrente, que significa efetuar pagamento.

• Em seguida, o(a) recepcionista deverá informar a “forma de pagamento’’,
verificar o “valor a pagar” e selecionar a opção “baixar’’. A manutenção deve
ser recebida sempre em dinheiro.

• A parcela que estava em vermelho passa para a cor preta, o que significa
que o pagamento foi efetuado. Ressaltando que a baixa deverá ser dada no
mês que o paciente veio realizar a manutenção. Ex.: paciente veio no mês 6,
a baixa deve ser dada na parcela do mês 6, e assim por diante.
10 - Como dar baixa nas parcelas de falta
• Quando o paciente de ortodontia faltar à manutenção e não comparecer

dentro do mês para realizá-la, o sistema irá gerar automaticamente uma
parcela de falta, da mesma forma que caso os pacientes de clínico faltem às
consultas, também será cobrado uma falta de agenda, dessa forma, quando
o paciente retornar à clínica, o(a) recepcionista deverá receber essa parcela.
Veja como é simples dar baixa na parcela de falta.

• Dentro da conta corrente do paciente, terão as opções de “falta de orto’’ e/ou
“falta de agenda’’, o(a) recepcionista deverá dar a baixa referente à falta (orto
e/ou agenda).
Obs.: As faltas de orto ou agenda não poderão ser baixadas utilizando o

“bônus” do paciente, pois o sistema não reconhece a baixa das faltas utilizando
o bônus. E o(a) recepcionista deverá recebê-las somente no dinheiro.

Recepcionista

Recepcionista
O(a) Recepcionista é o(a) responsável por atuar no atendimento aos
pacientes da clínica, seja o atendimento pessoal ou por telefone.
O(a) profissional deve ter dentre suas características principais:
simpatia, atenção, cordialidade e organização. Requer ainda que
tenha conhecimento em informática e habilidade para digitação.
São responsabilidades de
um(uma) Recepcionista: atender ligações, anotar recados, receber
os pacientes, fazer agendamentos e reagendamentos no sistema,
abrir novo tratamento para o dentista lançar o orçamento, receber
parcelas de Ortodontia, dar as devidas baixas no sistema, manter a
higiene e organização da recepção, fazer confirmação de agenda
com os pacientes e acompanhar os relatórios de sua
responsabilidade.
A rotina de atendimento ao cliente

Para que tenhamos sucesso na aplicação das estratégias, a
metodologia de gestão interna da clínica deve seguir rigorosamente
ao padrão apresentado pela DentalVidas.
Qualquer necessidade de modificação do formato deve ser
consultada aos assessores de gestão, antes de ser executado.

É de responsabilidade de cada integrante da equipe, executar da
forma orientada e promover o desempenho das atividades internas
com eficácia e comprometimento.
Veremos a seguir a rotina interna do(da) recepcionista da clínica,
com foco no atendimento e lançamentos no sistema WebDental.
Situação 1:
Quando o paciente liga na clínica para agendar um
orçamento:
O que devo fazer
➢ Verificar com o paciente o tipo de tratamento que o mesmo

deseja.
➢ Pesquisar na agenda do sistema WebDental o dia, data e
dentista disponível para realizar o atendimento;
➢ Criar ficha rápida, onde a agenda ficará ROSA.
Dica: Observar se o cliente já possui cadastro, se possuir,

não criar ficha rápida, irá gerar duplicidade do paciente no
sistema, deve solicitar o documento pessoal do mesmo para
que o cadastro seja preenchido da forma correta.

Situação 2:
Quando o paciente chega à clínica para o 1º atendimento:
O que devo fazer
➢ Fazer o cadastro completo no sistema, onde a agenda ficará

AMARELA.
➢ Abrir novo tratamento para que o dentista lance o orçamento.
O que é Cadastro Completo?

➢ É o cadastro realizado no sistema quando o paciente novo
chega à clínica e o(a) recepcionista preenche todos os seus
dados.
➢ Atentar-se ao horário do paciente para evitar atraso e certificar-
se que o dentista venha buscá-lo na recepção.
Dica: Conferir se todos os campos do cadastro foram

preenchidos corretamente.

Situação 3:
Paciente em tratamento – Quando ele retorna à clínica?
O que devo fazer
➢ Verificar se existem débitos na conta corrente do paciente

dentro do sistema.
➢ Registrar na agenda a chegada do paciente, a ficha ficará
AMARELA, e encaminhar o recebimento para a coordenadora
dar a baixa.
➢ Em casos de paciente de ortodontia, receber o pagamento do
paciente e registrar no sistema, onde a agenda ficará
LARANJA.
➢ Reagendar os pacientes em tratamento, antes de liberá-lo.
➢ Atentar-se ao horário do paciente para evitar atraso e certificar-
se que o dentista venha buscá-lo na recepção.
Dica: Verificar a conta corrente de todos os pacientes para

análise dos débitos.

O que devo fazer diariamente
Check List:
Atividades diárias Realizado
(sim/não)
Abrir o sistema web Dental

Analisar as agendas do dia
Atender telefones
Recepcionar o paciente da melhor forma (sorrindo e com uma
boa aparência)
Confirmar agendamento 1 dia antes, 3 horas antes e solicitar
SMS, ligar para pacientes faltosos (verificar a listagem de
pacientes sem agendamento e colocar no campo observação o
motivo do mesmo não ter sido reagendado dentro do mês)
Receber de pacientes de orto (manutenções e faltas)
Agendar/reagendar pacientes conforme fluxo
Preencher cadastro completo do paciente no sistema
Criar novo tratamento

SCRIPT – Como devo atender ao
paciente?
1 - Quando o Paciente liga para clínica para realizar um

agendamento:
Recepcionista: Clínica (NOME DA CLÍNICA), (NOME DO(DA)

RECEPCIONISTA). Boa tarde/dia! Em que posso ajudar?
Paciente: Bom dia/tarde! Gostaria de marcar um orçamento na

clínica.
Recepcionista: Ah sim, você está interessado em realizar um

orçamento em qual especialidade? Temos Clínico Geral,
Ortodontista, Implantodontia, qual você deseja?
Paciente: Eu gostaria de agendar com um clínico geral, tem

como?
Recepcionista: Tem sim, você já possui cadastro na clínica? Qual o

seu nome?
Paciente: Não, é a minha primeira consulta na clínica. Meu nome

é (NOME DO PACIENTE).
Recepcionista: Que ótimo (NOME DO PACIENTE), vamos adorar

fazer seu tratamento! Qual seria o melhor horário e dia para você?
Paciente: Tem como ser sexta feira na parte da manhã?

“Recepcionista vai à agenda do dia e verifica se tem o horário.
Caso tenha, clica no dia e horário marcados, seleciona o
prestador, o motivo do agendamento, a especialidade e
pergunta ao paciente:”
Recepcionista - Poderia me passar seu nome completo e telefone de

contato, por favor?
Paciente: Sim, meu nome completo é (NOME COMPLETO), e o

telefone é (XX) XXXXX-XXXX.
Recepcionista: Ok (NOME COMPLETO), está agendado para sexta-

feira as 10h (da manhã). No dia, você traz seus documentos
pessoais, por gentileza. Muito obrigada pela preferência, tenha um
ótimo dia/tarde!
2 - Quando o Paciente retorna à clínica para fazer o orçamento:
“Recepcionista atende o paciente sorrindo e com simpatia:”
Recepcionista - Bom dia/tarde, tudo bem? Em que posso ajudá-lo?
Paciente: Bom dia/tarde, estou bem, liguei para clínica quarta

feira e agendei um orçamento com clínico Geral. Está marcado
para as 10h.
Recepcionista: Ah sim, poderia me informar seu nome completo, por

favor?
Paciente: (NOME COMPLETO).

“Recepcionista vai à agenda do dia, confere o nome da
paciente e vê que é uma ficha rápida no sistema, então irá fazer
o cadastro completo do paciente.”
Recepcionista: Você é novo na clínica, não é? Seja bem-vindo!

Poderia me dar seus documentos, por favor?
Vou fazer seu cadastro completo no sistema.
“Paciente entrega o Documento.”
Recepcionista: Estou cadastrando aqui, só um minuto (NOME DO

PACIENTE). Pronto finalizei. Aguarde só um minuto que o dentista já
irá lhe chamar. Tem alguma dúvida?
Paciente: Não. Obrigado!
Recepcionista: Ok, pode aguardar. Precisando é só chamar!
“Recepcionista finaliza o Cadastro completo, marca a chegada

do paciente no sistema, abre o odontograma. Cria um novo
tratamento, definindo o dentista, tabela e a especialidade
(neste caso clínico geral).”


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4.5 Documentos - Atestado

4.6 Configurações - NOVO Cadeiras

4.7 Relatórios - Relatórios de Captação

4.8 Vendedor - Cadastrar Telefones Comércio

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2º - para pacientes que já possuem o cadastro na clínica

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• A cor “vermelha’’ significa que o tratamento está aprovado, que o paciente já

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