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Título: Comunicação Interna e Externa Relacionadas à SSMA

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1 - OBJETIVO

Padronizar a comunicação interna e externa da Empresa - Bahia e São Paulo sobre as

questões de segurança, saúde e meio ambiente.

2 - CAMPO DE APLICAÇÃO

Aplica-se a todos os departamentos da empresa, contratadas, visitantes e aos diversos

tipos de comunicação, incluindo reclamações das partes interessadas externas, relatório
de incidentes/acidentes, consulta ou solicitação.

3 - DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO

3.1 - Conceitos

3.1.1 - Parte interessada: indivíduo ou grupo interessado ou afetado pelo

desempenho da Empresa relativo às questões de meio ambiente, saúde ocupacional
e segurança. Exemplos: clientes, fornecedores, empregados, acionistas e sociedade
em geral (associação de moradores, comunidades vizinhas, organizações não
governamentais - ONGs, sindicatos, órgãos governamentais de qualquer natureza,
auditores, professores, alunos, estagiários etc.).

3.1.2 – Comunicação interna: comunicação entre os vários níveis e funções da

Empresa.

3.1.3 – Comunicação externa: comunicação da Empresa para qualquer parte

externa interessada ou vice-versa.

3.1.4 – SSMA: Segurança, Saúde e Meio Ambiente.

3.1.5 – Acidente: ocorrência imprevista e indesejável, instantânea ou não,

relacionada com o exercício do trabalho, de que resulte lesão corporal.

3.1.6 – Incidente: evento não planejado e não desejado que danos ao meio
ambiente, à propriedade, perda para o processo e aos negócios (perda real).

3.1.7 - Quase incidente (near hit): evento não desejado com potencial de causar
perdas com lesões às pessoas, danos ao meio ambiente, à propriedade, perda para
o processo e aos negócios (perda real). O near hit é tratado conforme a BA/NS002.

3.1.8 - Registro de Comunicação Externa – RCE: registro de comunicação

recebida sobre reclamações, questionamentos e solicitações de meio ambiente,
saúde e segurança e outros conforme BA/F/NE011/001.

3.1.9 – INEMA: Instituto do Meio Ambiente e Recursos Hídricos.

3.1.10 – SRTE: Superintendência Regional do Trabalho e Emprego.

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3.1.11 – MTE: Ministério do Trabalho e Emprego.

3.2 - Responsabilidades

3.2.1 - Diretoria

Aprovar a divulgação de informações, quando pertinente.

3.2.2 – Gerência do DEMAS

3.2.2.1 - Receber os RCEs, analisar a pertinência da reclamação e, se for o caso,

solicitar ao departamento responsável a emissão do relatório de incidente /
acidente conforme BA/NS009.

3.2.2.2 - Analisar criticamente os relatórios de incidentes / acidentes e

providenciar o atendimento à comunicação interna relativa às questões de SSMA
e Supply Chain e Logística.

Nota: a comunicação interna relativa a incidentes de processo é de

responsabilidade da Gerência do DEMAS

3.2.2.3 - Reavaliar em conjunto com o departamento responsável, a significância

dos impactos ambientais na Matriz de Aspectos e Impactos Ambientais
localizadas no drive "Y", e / ou o resultado da análise de risco na Matriz de
Perigos e Riscos de SST nos drives "Y" (Bahia) e “R” (São Paulo), quando surgir
uma comunicação pertinente de partes interessadas.

3.2.2.4 - Manter empregados ou membros da Empresa (funções de contatos

externos conforme matriz de responsabilidades) treinados para atender às
comunicações.

3.2.2.5 - Responder às comunicações internas e externas referente à segurança,

saúde e meio ambiente.

Nota: a comunicação à imprensa será realizada pela Diretoria de Recursos

Humanos.

3.2.2.6 - Manter o controle dos registros das comunicações internas e externas.

3.2.3 – Diretoria de Recursos Humanos

Informar às partes interessadas externas as decisões relativas às comunicações

sobre os incidentes / acidentes de SSMA, bem como sobre outros assuntos
julgados pertinentes, com o suporte do DEMAS.

3.2.4 - Gerências de Departamentos

3.2.4.1 - Relatar todo e qualquer incidente / acidente, através dos formulários

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disponíveis BA/F/NS009/001, BA/F/NS009/002 e BA/F/NS009/005.

3.2.4.2 - Encaminhar ao DEMAS qualquer informação, sugestão, solicitação ou

reclamação de partes interessadas, referente às questões de SSMA.

3.2.4.3 - Reavaliar a significância das alterações nas planilhas de levantamento

de aspectos e impactos ambientais e/ou perigos e riscos de SST, conforme
aplicável.

3.2.5 - Todos os Empregados

3.2.5.1 - Comunicar à sua supervisão todos os acidentes / incidentes e quase

incidentes ocorridos dentro ou fora do site da Empresa.

3.2.5.2 - Preencher o formulário BA/F/NG/011/001 - RCE quando solicitado por

parte interessada externa (empregados treinados para esse fim).

3.3 - Procedimento

3.3.1 - Comunicação interna

3.3.1.1 - A comunicação interna ocorre principalmente por meio de:

a) promoção de conscientização e treinamento sobre sistemas de gestão

ambiental, saúde e segurança, conforme normas de treinamento;

b) divulgação pelos setores corporativos (via eletrônica, mural, reuniões, etc.)

de informações relevantes sobre saúde, segurança e meio ambiente.

3.3.1.2 - Comunicação interna sobre incidentes / acidentes e quase acidentes de

saúde, segurança e meio ambiente, anterior à investigação, é realizada de acordo
com as normas BA/NS002 e BA/NS009.

3.3.2 - Comunicação externa por iniciativa da Empresa

3.3.2.1 - A comunicação externa por iniciativa da Empresa ocorre por meio de:

a) relatório anual e mensal disponível a qualquer parte interessada.

b) programas de visitas à Empresa ou eventos internos, nos quais os

visitantes recebem informações sobre meio ambiente, saúde e segurança;

c) stands da Empresa em feiras, exposições, congressos e eventos similares;

d) palestras e cursos sobre questões de meio ambiente, saúde e segurança,

ministrados por especialistas da Empresa em comunidades, universidades,
escolas etc.;

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e) anúncios em mídia impressa ou eletrônica;

f) https://www.Empresa-al.com.br/

g) releases à imprensa.

3.3.2.2 - A comunicação externa por iniciativa da Empresa diz respeito

principalmente aos seguintes temas:

a) Política Integrada de Qualidade, Saúde, Segurança e Meio Ambiente;

b) aspectos e impactos ambientais significativos de interesse das

comunidades vizinhas;

c) informações gerais sobre o desempenho do Sistema de Gestão Ambiental;

d) objetivos e metas ambientais da Empresa referentes às questões de meio

ambiente;

e) programas ambientais de interesse da comunidade, tais como, Portas

Abertas, Projeto Tamar, Programa de Gerenciamento de Resíduos Sólidos -
Passe a Limpo, Clube de Leitura, etc.;

f) emergências ambientais;

g) educação ambiental.

3.3.2.3 - A Política de SSMA está permanentemente à disposição de qualquer

parte interessada.

3.3.2.4 - A comunicação de incidente / acidente aos órgãos corporativos da

Empresa é realizada de acordo com o Anexo VI da BA/NS009.

3.3.3 - Comunicação externa por iniciativa da parte interessada

3.3.3.1 - Esse tipo de comunicação é recebido pela Empresa, independentemente

do meio escolhido pela parte interessada externa, podendo ser verbal, por
telefone, correio, e-mail ou ligação para o 0800 da Empresa.

3.3.3.2 - O Registro de Comunicação Externa - RCE é preenchido pelos

empregados do DEMAS, empregados de outros departamentos (treinados para
esse fim), SESEP e contratados que atuam na portaria/recepção, os quais
mantêm contatos externos, conforme BA/P.76.E.004 - Registro e Tratamento de
Reclamações Externas Relacionadas à SSMA, BA/P.65.A.005 - Registro e
Tratamento das Ligações 0800 e BA/NG011 – Comunicação Interna e Externa
Relacionadas à SSMA.

3.3.3.3 - A comunicação externa sobre SSMA deve ser canalizada para o

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DEMAS, que dará tratamento às comunicações.

3.3.3.4 - Toda comunicação de órgão de controle ambiental (INEMA), seja

notificação, intimação, auto de constatação, auto de infração, solicitação ou outra
forma qualquer, deve ser encaminhada ao DEMAS e / ou Setor Jurídico da
Empresa, que adotará as medidas cabíveis.

3.3.4 - Tratamento da comunicação de partes interessadas

3.3.4.1 - No caso de RCE, o Gestor de SSMA e / ou Comitê de Relacionamento

com a Comunidade faz a análise crítica sobre a sua pertinência.

3.3.4.1.1 - Tratando-se de sugestão, dúvida, consulta ou solicitação, ou ainda,

se a comunicação é julgada improcedente, a disposição pode ser planejada
no próprio RCE, sendo o registro original arquivado no DEMAS no Drive K:\
SSMA\05 - GESTÃO DE CRISE – COMUNICAÇÃO.

a) A divulgação para as partes interessadas é feita via fax, e-mail ou carta,

sendo uma cópia destes anexado ao RCE e arquivado no DEMAS.

b) As demandas pertinentes de partes interessadas externas relacionadas

como reclamações devem ser objeto de emissão de relatório de
incidentes / acidentes, conforme Norma BA/NS009.

c) A comunicação referente ao sistema 0800 é tratada conforme

BA/P.65.A.005 - Registro e Tratamento das Ligações 0800.

3.3.4.1.2 - No caso de incidente / acidente, devem ser adotadas as normas

Investigação de Acidentes / Incidentes - SHE Standard 206 (BA/NS002) e
Relatórios e Comunicação de Acidentes / Incidentes (BA/NS009);

3.3.4.1.3 - Em caso de acidentes ambientais, devem ser adotadas a Norma

Plano de Resposta à Emergência - SHE Standard 219 (BA/NS026) e a
Resolução do Conselho Estadual de Meio Ambiente Nº 3183 de 22/08/2003,
que estabelecem que a comunicação deva ser realizada o mais rápido
possível, observando-se a tolerância máxima de 2 horas após o momento da
ocorrência, através do Tel: 0 800 071 1400 – Disque Denúncia ou (71) 3117-
1200 / 3118-4556 - INEMA. O e-mail para contato com o INEMA
lucia.goncalves@inema.ba.gov.br ou carla.fabiola@inema.ba.gov.br ou ainda
denuncias@inema.ba.gov.br.

Na comunicação ao INEMA, a pessoa deverá passar as informações

obedecendo aos seguintes critérios:

Nome completo e função;

Razão social da empresa;

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Endereço completo e referências;

Natureza da ocorrência;

Informações técnicas;

Possíveis danos ao meio ambiente;

Ações corretivas já adotadas.

Notas:

1 - No caso de emergência ambiental envolvendo o transporte de carga

será tolerado o prazo máximo de 4 horas, quando o acidente ocorrer em
localidades remotas.

2 – Quando não forem localizados o Diretor Industrial ou seu designado,

Gerente de Saúde, Segurança e Meio Ambiente ou seu designado, o
Líder da Operação deverá fazer essa comunicação.

3 – No prazo máximo de 15 dias da data da comunicação, apresentar

ao INEMA o Relatório Emergencial – RE, documento completo da
ocorrência e de suas causas, com estimativas qualiquantitativa do
lançamento, providências adotadas para sua apuração, soluções e
minimização do impacto, incluindo a geração de resíduos sólidos em
função das ações adotadas durante a emergência, a caracterização
qualitativa dos mesmos, e a destinação final, quando for o caso.

3.3.4.1.4 - No caso de acidentes do trabalho, deve ser adotada a BA/NS026 -

Plano de Resposta à Emergência, e a Lei 8213/91 artigo 22 e Manual de
Preenchimento de Acidentes do Trabalho, que estabelecem que a
comunicação deva ser realizada dentro do prazo de 24 horas, através da
emissão de CAT no site da Previdência Social (http://www.mpas.gov.br/).

3.3.4.1.5 - Em caso de reclamação ou fiscalização, ou ainda, qualquer outra

demanda de parte interessada externa, com relação à reclamação trabalhista
ou previdenciária, cabe ao Setor Jurídico analisar o tema e definir o
tratamento mais adequado.

3.3.4.2 - Caso a comunicação diga respeito a uma dúvida ou solicitação, esta

deve ser atendida na medida do possível. Em se tratando de assuntos
confidenciais, a parte interessada é informada da impossibilidade do atendimento,
por se tratar de assunto reservado da Empresa.

3.3.4.3 - O DEMAS ou a Diretoria de RH providencia, conforme o caso, em tempo

hábil, as respostas às comunicações das partes interessadas externas.

3.3.4.4 - O controle dos registros de recebimento e resposta às comunicações

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externas é mantido pelo DEMAS no drive K:\SSMA\05 - GESTÃO DE CRISE -

COMUNICAÇÃO

3.3.4.5 - O controle dos registros de Relatórios de Investigações de

Incidentes/Acidentes é mantido no banco de dados de controle da DISEG, no
drive K:\DISEG\1 – ACIDENTES.

4 – ANEXOS

Não Aplicável.

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