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1.0 OBJETIVO
Estabelecer e descrever a sistemática utilizada para disponibilizar informações relevantes sobre o SGO,
externamente para as partes interessadas e internamente visando à clareza das informações,
conscientização, motivação e integração.

2.0 APLICAÇÃO
Este procedimento aplica-se a todos os funcionários

3.0 NORMAS E DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

4.0 DEFINIÇÕES E SIGLAS

4.1 Definições
 Colaborador – Pessoas contratadas pela que, executando suas tarefas contribuem com a melhoria
contínua dos processos da empresa.
 Comunicação externa – Contatos entre e pessoas ou organizações de fora da empresa (partes
interessadas).
 Comunicação Interna – Comunicação e atendimento feito aos colaboradores.
 Multiplicador – Colaborador responsável por transmitir informações relativas ao SGO aos outros
funcionários sejam treinamentos, implantações, memorandos ou informativos. O Multiplicador deve se
candidatar voluntariamente a desempenhar este papel.
 Partes interessadas - Indivíduo ou grupo interessado em ou afetado pelo desempenho da empresa
 Subcontratados – Funcionários de empresas contratadas para prestação de um determinado serviço.

4.2 Siglas
 MSO: Manual do Sistema de Gestão
 RD: Representante da Direção.
 SGI: Sistema de gestão integrado.
 SMS: Segurança, Meio ambiente e Saúde
 DDSMS: Diálogo Diário de Segurança, Meio Ambiente e Saúde.
 RD: Representante da Direção.
 CIPA: Comissão Interna de Prevenção de Acidentes.
 EPI: Equipamento de Proteção Individual.
 PEL – Plano de emergência local.
 ST – Supervisor técnico.
 ID – Identificação.

Elaborado por: Vanessa Klem Verificado por: Francisco Moreira Jr. Aprovado por: José Luis Baptista
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5.0 RESPONSABILIDADES
5.1 Setor de SGO
 Receber, documentar, datar, analisar, direcionar, disponibilizar, responder e arquivar quando necessário
às comunicações internas e externas referentes à qualidade, saúde e segurança ocupacional, meio
ambiente e segurança de processo de modo que as informações relacionadas aos riscos ocupacionais,
aspectos ambientais, indicadores de desempenho do sistema de gestão atinjam todos os níveis e
funções da empresa, bem como as partes interessadas externas e internas quando solicitadas.
 Enviar cópias controladas ou disponibilizar via sistema informatizado os documentos do SGO para
todos os setores.
 Manter atualizado o Sistema SAC com as reclamações/apelações da atividade de inspeção.

5.2 Setor de recursos humanos

 Encaminhar novos funcionários ao SGO para serem informados do sistema de gestão adotado e a
Política do Sistema de Gestão(treinamento de integração).
 Realizar a gestão, coordenação e orientação quando necessária dos canais de comunicação
disponíveis na empresa, bem como desenvolver novas ferramentas.
 Fazer o controle e operação dos canais de comunicações existentes, bem como orientar as demais
áreas e colaboradores a melhor forma de disponibilizar as informações e conscientização da sua
utilização.

5.3 Setor de SMS

 Realizar a gestão e coordenação dos canais de comunicação referente aos assuntos específicos do
Sistema de Gestão de Segurança e Saúde Ocupacional e Segurança de Processo.
 Realizar treinamentos de integração para os colaboradores e manter atualizada os contatos em caso de
emergências em todos os setores e frentes de serviço.

5.4 Responsável Técnico

 Receber, avaliar e tomar as decisões necessárias para o tratamento das reclamações e apelações do
Cliente.
 Ser responsável por todas as decisões para a conclusão do processo do tratamento da reclamação.
 Comunicar ao cliente o andamento e tratamento dado à sua reclamação.

5.5 Gerente de Contrato

 Definir e divulgar a matriz de comunicação do contrato.
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6.0 DESCRIÇÃO DO PROCEDIMENTO

6.1 O seguinte fluxo deverá ser seguido para a realização das comunicações internas e externas
com as partes interessada:
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6.2 Matriz de Comunicação

Para garantir o mapeamento das responsabilidades das comunicações internas e externas, deve ser
emitido para os contratos ativos a matriz de comunicação- RO-SGO-032, identificando todas as partes
interessadas envolvidas. É necessário que seja informado:

a) Com quem se comunicar (Internos e externos): Identificar a instituição e/ou órgão ou setor
b) Assunto:
a. sobre o que comunicar: Evento ou processo.
b. quando comunicar: Periodicidade ou identificar o tipo de ocorrência.
c. como comunicar: E-mail, telefone, carta, etc.
c) quem comunica: Identificar função e nome do colaborador.

A matriz de comunicação-RO-SGO-032 deverá sempre obedecer à hierarquia do organograma contratual.

Cabe ao gerente de contrato junto ao SGO emitir e disponibilizar a matriz de comunicação na intranet.

6.3 Comunicação Interna

Para promover a comunicação interna entre os vários níveis e funções da Empresa o setor do SGO poderá
utilizar seções formais ou informais de informação ou treinamento de todos os colaboradores e prestadores
de serviço. Reuniões do SGO, Reuniões da CIPA, quadro de avisos na matriz no Rio e na base ZEN,
divulgação de informações no DDSMS vide anexo C, e no DDSMS vide anexo B, informações via e-mail,
Intranet ou no site da empresa também serão utilizados. Sempre tendo em mente o objetivo de manter
todos os funcionários informados sobre os eventos e diferentes assuntos relacionados ao meio ambiente, a
saúde e segurança ocupacional, segurança de processo, e a qualidade de nossos processos, bem como
melhorar continuamente o nível de conscientização do pessoal.
Quando o colaborador desejar dar uma sugestão e/ou questionamento com relação a assuntos de
qualidade, saúde e segurança, meio ambiente, (incluindo reclamações) deverá preencher o registro RO-
SGO-009 vide anexo A, Solicitação de ações corretivas, preventivas ou sugestões de melhoria,
disponibilizado em seu próprio local de trabalho.
No formulário o colaborador poderá preencher seus questionamentos e sugestões e enviar ao setor de
SGO via fax, e-mail ou pessoalmente. As sugestões de melhorias também poderão ser realizadas através
da Caixa de Sugestões da CIPA, que serão analisadas e tratadas durante as reuniões da CIPA. A
identificação do colaborador no formulário é opcional, é necessária a identificação da área ou site. O
colaborador deverá então aguardar a resposta enviada pelo SGO. A gestão deste documento, bem como o
arquivamento do original, é de responsabilidade e gestão do setor de SGI.
As comunicações também poderão ser recebidas através da Intranet utilizando o link do fale conosco. O
colaborador deverá preencher o formulário descrendo o assunto e escolher a área de destino para envio e
tratamento da sua respectiva comunicação.

6.3.1 Matriz de Comunicação em caso de Emergência

A comunicação interna e externa na ocorrência de emergências envolvendo os aspectos e impactos de
meio ambiente e segurança ocupacional e de processo estão definidas no PO-SMS-001 Procedimento de
Emergência, além das informações, recursos materiais e humanos para o controle das situações
emergenciais.
O fluxo da comunicação e contato deve ser realizado conforme definido no Plano de Emergência Local –
PEL – RO-SMS-060. Neste documento constam telefones e e-mails para contatos das lideranças, a lista de
telefones e contatos de emergência e instituições de atendimento, estando localizada em quadro de avisos,
disponibilizados em contêineres operacionais, em data book e nas redes internas.

6.4 Comunicação Externa

6.4.1 Fale Conosco
Qualquer questionamento recebido por partes interessadas externas relacionadas às questões de
qualidade, meio ambiente, saúde e segurança ocupacional e segurança de processo será registrada e
respondida pelo setor do SGO num prazo máximo de quinze dias. Ao considerar a comunicação externa
sobre aspectos ambientais a levará em consideração os pontos de vista e as necessidades de informações
das partes interessadas.
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Os questionamentos externos serão recebidos através de contatos enviados pelo site

www.oceanicasub.com.br no campo FALE CONOSCO ou através dos telefones da empresa. Caso o
questionamento seja feito pessoalmente, a parte interessada deverá ser encaminhada para o devido
atendimento.

No caso de solicitação de reclamação ambiental por parte interessada externa, deve-se entrar em contato
site no campo “Fale Conosco selecionando o setor Sistema de Gestão” ou na localidade horário comercial.

6.4.2 Reclamação e Apelação - Serviços de Inspeção

As reclamações referentes às inspeções realizadas são enviadas pelo Cliente para a gerência do contrato
através de registros de pendência em RDO-Registro diário de ocorrência, carta de multa contratual ou e-
mail. As reclamações também podem ser registradas pelo cliente no RO-MRS-015 Monitoramento de
Inspeção Submarina. Cabe ao Gerente do Contrato, identificar a respectiva ordem de serviço, número do
relatório de inspeção e encaminhar as informações de imediato para o Supervisor Técnico e Setor SGO que
deverá analisar os dados e julgar a procedência e tomar as ações de resposta.

Cabe ao SGO alimentar o sistema de reclamações através do link:

https://webapp1.otmws.com.br/AdministrativoITLCliente/Login.aspx e Planilha de Tratamento e
Monitoramento de Reclamações e Apelação (RO-SGO-033), para garantir o controle e rastreabilidade, além
das informações das ações de tratamento.

O cliente (reclamante) e Gerência do Contrato- deve receber no ato do recebimento da reclamação ou

apelação o número de referência (sequencial numérico gerado pelo sistema). Além de receberem
informações sobre o andamento do processo, através de carta e/ou e-mail com as informações de controle
da reclamação número de identificação e prazo de resposta.

NOTA 1: Deve ser fornecido à CGCRE/DIOIS o acesso ao sistema SAC através do link:
https://webapp1.otmws.com.br/AdministrativoITLCliente/Login.aspx para acompanhamento do progresso e
resultado final de todas as reclamações e apelações recebidas pelo

O controle do tratamento e atendimento também deve ser realizado através do sistema SAC e da Planilha
de Tratamento e Monitoramento de Reclamações e Apelação (RO-SGO-033). O histórico do recebimento e
análise deve ser mantido na respectiva pasta de referência na rede conforme ID da reclamação, onde pode
ser verificada as seguintes informações:

 Contrato de origem da reclamação;

 Número do relatório de inspeção;
 Número (identificação única) da reclamação ou apelação;
 Descrição da reclamação ou apelação, contendo data de recebimento;
 Descrição da investigação da reclamação ou apelação
 Descrição das ações planejadas e realizadas e respectivos prazos, em resposta à reclamação ou
apelação;
 Descrição do status do processo de tratamento da reclamação ou apelação: Em andamento ou
finalizado.

Após a análise dos dados o ST deve realizar a investigação da reclamação/apelação, definir e monitorar as
ações de tratamento, de forma imparcial e discriminatória. O Cliente (reclamante) e Gerência do Contrato-
devem receber as informações referente ao tratamento da reclamação/apelação contendo todo o histórico
da análise, através de e-mail ou carta registrada. A tratativa também deve ser relatada no sistema, para
consulta do CGRE/DIOIS.

Caso o tratamento definido não seja aceito pelo Cliente, ele deverá registrar uma apelação, seguindo o
mesmo processo descrito acima.

NOTA 2: O Manual do sistema SAC descreve a sistemática de acesso e usuário do SGO para
gerenciamento da informação.

6.5 GRD (Guia de Remessa de Documentos)

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Toda e qualquer comunicação formal interna ou externa, que necessite de comprovação da entrega, deve
ser documentada e estar acessível para consulta a qualquer momento. Isso inclui todos os detalhes da
comunicação propriamente dita (data, emissor, receptor, propósito, formato, conteúdo). Alguns exemplos de
comunicação formal incluem: envios de documentos do projeto, documentos e registros do sistema de
gestão, documentos contratuais e demais documentos que sejam necessários à comprovação da entrega.
A GRD deve ser encaminhada em duas vias, sendo que uma deverá ser devolvida com data e hora do
recebimento e assinatura do recebedor para arquivamento.

7.0 CONSIDERAÇÕES DE MEIO AMBIENTE

Todo o resíduo gerado nas atividades de comunicação deve ser descartado conforme o Procedimento para
gerenciamento de resíduos PO-SMS-008.

8.0 CONSIDERAÇÕES DE SEGURANÇA E SAÚDE

Para comunicação em caso de acidentes deverão ser utilizados os contatos em caso de emergências
distribuídos em todos os setores e frentes de serviço da empresa. Caso haja necessidade de visitar algum
setor para realizar comunicação os colaboradores responsáveis devem utilizar os EPI de acordo com os
riscos dos locais visitados.

9.0 REGISTROS DO SGO

RO-SGO-009 - Solicitação de ação corretiva, preventiva e sugestões de melhoria;
RO-SMS-004 - DDSMS-Diálogo diário de segurança, meio ambiente e saúde;
RO-SMS-060 - Plano de Emergência Local;
RO-SGO-028 - Guia de remessa de documentos;
RO-SGO-032 - Matriz de comunicação;
RO-SGO-033 - Planilha de Tratamento e Monitoramento de Reclamações e Apelação.

NOTA 3: Os registros do SGO estão disponibilizados para consulta e preenchimento conforme requisitos
definidos no PO-SGO-001 – Procedimento para elaboração e controle da informação documentada.

10.0 ANEXOS
Não aplicáveis.

Rev. Data Resumo da Revisão

Revisão do item 6.2.1 para detalhar o gerenciamento das reclamações través do

10 03/07/2019
sistema SAC.
Revisão do item 3.0 para correção da versão da norma NIT-DIOIS-019_rev16. Os
11 22/07/2019
itens revisados na norma não afetam os requisitos do processo de comunicação.
Revisão do item 6.2 para incluir como obrigatório a emissão da Matriz de
12 07/07/2020
comunicação para as partes interessadas externas e internas.