DOCUMENTO INSTITUCIONAL

PLANO DE CONTINGÊNCIA – FALHA NO GERENCIAMENTO DO SISTEMA

HOSPITALAR
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1. OBJETIVO.
O plano de contingência visa orientar, facilitar, agilizar e uniformizar as ações de como tratar rapidamente as
consequências dos eventos críticos e inesperados, impedindo danos, perdas ou descontinuidade de processos.
Observação: Todos os contatos telefônicos de fornecedores, empresas envolvidas no plano estão acessíveis
nas unidades correspondentes.
Na falha do sistema de informática, é dada continuidade aos processos de atendimento por meio de
formulários disponíveis no sistema Interact e/ou pasta disponível no Núcleo de Gestão da Qualidade. Há
também os documentos (POP/DI/MANUAL/PROTOCOLO) como cópias controladas.
Após a resolução do problema, cada unidade será comunicada pela equipe de TI via e-mail, som, e
comunicado impresso disposto nos quadros de comunicação.

2. DESCRIÇÃO DAS CONTINGÊNCIAS.

2.1. Falha na utilização do software de gestão hospitalar no Almoxarifado.
Responsável: Setor de Almoxarifado.
Utilizar planilhas em Excel para registrar as entradas e saídas de mercadorias, assim como entradas de Notas
Fiscais dos produtos com seus respectivos valores, dados do fornecedor e data de entrada. Em seguida os
documentos fiscais são registrados no livro de protocolo e encaminhados ao Financeiro. Com o funcionamento
normalizado as informações são repassadas ao sistema.
O Coordenador/Supervisor da área solicitante para atendimento às requisições, deverá preencher o formulário
FOR.HERSO.088 - REQUISIÇÃO DE PRODUTOS.
O almoxarifado receberá a requisição, providenciará os produtos conforme a solicitação e entregará os
produtos ao requisitante. As saídas dos produtos do estoque neste momento deverão ser controladas
manualmente e assim que o sistema retornar, as saídas serão lançadas de forma a regularizar o processo.
Arquivar os registros na pasta de requisições da unidade.
2.2 Falha na utilização do software de gestão hospitalar na Farmácia.
Responsáveis: Auxiliar de farmácia, Supervisor de farmácia e farmacêutico.
2.2.1. Atendimento de prescrições médicas e/ou requisições para as Unidades de Internação:
Preencher os seguintes formulário para o atendimento das prescrições e requisições/devoluções
FOR.HERSO.088, para requisição de materiais, FOR.HERSO.061 para devoluções e as prescrições médicas
através de prescrição carbonada. Posteriormente estes registros serão inseridos no Sistema de Gestão como
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demonstrativo da movimentação.
2.2.2. Rastreabilidade:
Realizar a rastreabilidade manualmente registrando na cópia da prescrição o número do lote dispensado para o
usuário em questão. Deverá ser mantido arquivo dessas prescrições por um período de seis meses.
2.3. Falha na utilização do software de gestão hospitalar no Compras.
Responsáveis: Coordenador de Logística, Comprador, Exec. Administrativo e Auxiliar Administrativo.
Havendo a necessidade de compras via telefone, os processos deverão estar registrados através do formulário
FOR.HERSO.086 - ORDEM DE COMPRA e deverão ser previamente analisados e aprovados pela Diretoria
para que esta certifique e assine como ciente da operação. O compras inserirá estas informações no sistema
de gestão hospitalar, quando este estiver regularizado.
Na falta de sistema informatizado e havendo a necessidade de compra, a requisição de compras deverá ser
realizada pelo formulário FOR.HERSO.083 - SOLICITAÇÃO DE COMPRA e encaminhar para o serviço de
compras. O comprador deverá efetuar as cotações via telefone ou e-mail e preencher o formulário
FOR.HERSO.085 - MAPA DE COTAÇÃO. Depois de efetuadas as cotações, o comprador deverá preencher o
formulário FOR.HERSO.086 - ORDEM DE COMPRA com os dados da empresa vencedora da cotação.
O comprador deverá encaminhar o processo completo (solicitação, cotação e ordem de compra) para validação
da Gerência de Logística que procederá demais etapas junto à Diretoria. Havendo a liberação do processo, o
comprador deverá encaminhá-lo a unidade de recebimento.
Após normalização do sistema operacional, inserir os processos no sistema de gestão hospitalar para
oficializar os registros realizados
2.4. Falha na utilização do software de gestão hospitalar no Patrimônio.
Responsável: Executor administrativo e gerente de patrimônio.
Os cadastros e movimentações de bens deverão ser lançadas em planilha própria da referida área. O serviço
de patrimônio deverá inserir estas informações no Sistema de Informação, quando regularizado.
2.5. Falha na utilização do software de gestão hospitalar na Manutenção.
Responsáveis: Auxiliar de manutenção, Supervisor de manutenção, coordenador e Executor
administrativo.
As requisições de serviços, chamados de manutenção deverão ser feitas através do formulário
FOR.HERSO.165 - ORDEM DE SERVIÇO MANUTENÇÃO e encaminhadas à manutenção. A equipe solicita o
tempo de 1 hora para dar posição sobre o chamado solicitado com menos urgência e para UTI Adulto, UTI
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Pediátrica e Centro Cirúrgico (que são prioridades para atendimento), será realizada uma triagem e verificado o
grau de urgência do chamado a fim de se ter a prioridade dos serviços a serem executados.
Lembrado que os chamados devem ser entregues no ato da solicitação para o controle e organização das
mesmas, bem como, o preenchimento da pesquisa de satisfação.
2.6. Falha na utilização do software de gestão hospitalar no FATURAMENTO.
Responsáveis: Executor administrativo.
Utilizar o sistema próprio do governo, o SISAIH01, e na ausência dos dois sistemas, priorizar a codificação de
fichas e prontuários. Quando o problema for solucionado prioriza-se a digitação dos mesmos para equilibrar os
protocolos.
2.7. Falha na utilização do software de gestão hospitalar no SADT.
Responsáveis: Auxiliar administrativo, Supervisor técnico da imagem, Técnico radiologia e Auxiliar
radiologia.
Realizar o Laudo de Exames / Digitação de Laudos manualmente através de impressos. Formulários:
FOR.HERSO.265 e FOR.HERSO.064.
2.8. Falha na utilização do software de gestão hospitalar no CME.
Responsáveis: Executor administrativo, Técnico de Enfermagem, Enfermeiros e Supervisor de
Enfermagem.
Preencher os seguintes formulário para o atendimento das requisições/devoluções FOR.HERSO.088, para
requisição de materiais, FOR.HERSO.323 para devoluções. Posteriormente estes registros serão inseridos no
Sistema de Gestão como demonstrativo da movimentação. A equipe solicitará no tempo de 1 hora para dar
posição sobre tempo de preparo, Serviço solicitados com menos urgência e para UTI Adulto, UTI Pediátrica e
Centro Cirúrgico.
2.9. Falha na utilização do software de gestão hospitalar na Agência Transfusional.
Responsáveis: Biomédico, Técnico de laboratório e Supervisor de laboratório.
Em caso de falha no software as requisições de sangue (FOR.HERSO.290) devem ser feitas em 2 vias; 1 para
a Agência Transfusional e a outra deve ficar no prontuário.
2.10. Falha na utilização do software de gestão hospitalar na Recepção.
Responsáveis: Supervisor SPP / SADT, Líder de recepção e Recepcionista.
Na falha do sistema de informática, é dado continuidade ao processo de atendimento por meio de formulários
disponíveis no sistema Interact.
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2.10.1. Pronto Atendimento.

- ADMISSÃO HOSPITALAR DO USUÁRIO FOR.HERSO.410
- LAUDO PARA SOLICITAÇÃO DE AUTORIZAÇÃO DE INTERNAÇÃO HOSPITALAR (AIH)
2.10.2. Internação.
- AUTORIZAÇÃO PARA INTERNAÇÃO E TRATAMENTO FOR.HERSO.110
- FICHA DE INTERNAÇÃO E ALTA DO PACIENTE FOR.HERSO.144
2.11. Falha na utilização do software de gestão hospitalar na Estatística.
Responsáveis: Executor Administrativo e Aux. administrativo.
Na falha do software de gestão hospitalar, é dado continuidade ao processo através das planilhas de controle
de internação e alta e controle de atendimento.
2.12. Falha na utilização da Máquina de pesquisa SAU / OUVIDORIA.
Responsáveis: Auxiliar Administrativo.
Na falha da máquina de pesquisa é dado continuidade ao processo através do formulário FOR.HERSO.434
Pesquisa de Satisfação.
2.13. Falha na utilização do software de gestão hospitalar no LABORATÓRIO.
Responsáveis: Executor Administrativo, Técnico de laboratório, Biomédico e Supervisor de laboratório.
Será liberado o laudo do exame de forma manual através de formulários específicos para cada exame que se
encontra no setor de triagem na unidade. A solicitação de exames deverá ser realizada através do
FOR.HERSO.064 Requisição de Solicitação de Exames
2.14. Falha na utilização do software de gestão hospitalar nas UNIDADES DE INTERNAÇÃO.
Responsáveis: Executor Administrativo, Enfermeiro, Supervisor Enfermagem.
2.14.1. Atendimento de prescrições médicas e/ou requisições para as Unidades de Internação.
Farmácia - Preencher os seguintes formulários: para o atendimento das prescrições FOR.HERSO.061 e requi-
sições/devoluções FOR.HERSO.088, para requisição de materiais. As requisições de serviços.
2.14.2. Solicitação de Manutenção
- Ordem de Serviço (OS) deverão ser feitas através do formulário FOR.HERSO.165 - ORDEM DE SERVIÇO
MANUTENÇÃO e encaminhadas à manutenção.
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2.14.3. Solicitação de Compras

- Havendo a necessidade de compras via telefone, os processos deverão estar registrados através do formulá -
rio FOR.HERSO.086 - ORDEM DE COMPRA e deverão ser previamente analisados e aprovados pela Diretoria
Administrativa Financeira, para que esta certifique e assine como ciente da operação.
2.14.4. Solicitação de Almoxarifado.
- O Coordenador/Supervisor da área solicitante para atendimento às requisições, deverá preencher o formulá -
rio FOR.HERSO.088 - REQUISIÇÃO DE PRODUTOS.
2.14.5. Solicitação de hemocomponentes Agência Transfusional
– Preencher o formulário de Requisição de Transfusão FOR.HERSO.290 e encaminhar ao setor.
2.14.6. Solicitação de exames de Laboratório
- Preencher o formulário de Requisição de Solicitação de Exames FOR.HERSO.064 e encaminhar ao setor.
2.14.7. Solicitação de exames de Imagem
- Preencher o formulário de Requisição de Solicitação de Exames FOR.HERSO.064 e encaminhar ao setor.
2.14.8. Anotação de Enfermagem
- Preencher o formulário de Anotação de Enfermagem o de FOR.HERSO.066 e anexar ao prontuário.
2.14.9. Evolução Multidisciplinar
- Preencher o formulário de Requisição de FOR.HERSO.062 e anexar ao prontuário.
2.14.10. Aferição dos SSVV
- Preencher o formulário de Requisição de FOR.HERSO.066 e anexar ao prontuário.
2.14.11. SAE
- Preencher o formulário de Requisição de FOR.HERSO.376 e anexar ao prontuário.
2.14.12. Histórico de Enfermagem
- Preencher o formulário de Requisição de FOR.HERSO.281 e anexar ao prontuário.
2.14.13. Avaliação do risco de queda
- Preencher o formulário de Requisição de FOR.HERSO.662 e anexar ao prontuário.
2.14.14. Ficha de controle e balanço
- Preencher o formulário de Requisição de FOR.HERSO.522 e anexar ao prontuário.
2.14.15. Escala da Braden
- Preencher o formulário de Requisição de FOR.HERSO.574 e anexar ao prontuário.
2.14.16. SAE UTI adulto
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- Preencher o formulário de Requisição de FOR.HERSO.374 e anexar ao prontuário.

2.14.17. Balanço Hídrico.
- Preencher o formulário FOR.HERSO. 522 Ficha de Controle e Balanço e anexar ao prontuário.

3. HISTÓRICO DE REVISÃO

Data da revisão Nº da revisão .Itens revisados

Máscara, Tamanho da Letra.

20/09/2021 001
Alteração do nome do hospital

17/05/2022 002 Alteração do logo do Estado e Hospital

4. APROVAÇÃO
Nome emissor: Nome Verificado: Nome Aprovador:
Nome: Elielton de S. Silva Monteiro Nome: Roberta C. Freitas Teixeira Nome: Tuany de Paula Terra
Cargo: Supervisor de TI Cargo: Coordenadora de Qualidade Cargo: Diretora Administrativa
Ass. Emissor: Ass. Verificado: Ass. Aprovador