SFA - Manual Edata

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MANUAL - SALES FORCE AUTOMATION - EDATA

Elaboração: 30/04/2014 Última Revisão: 03/06/2016
Código: DCL.MI.003 Versão: 01
DEPARTAMENTO COMERCIAL
C
Ó
PI
MANUAL - SALES FORCE AUTOMATION - A
C
EDATA O
N
T
R
DCL.MI.003
Versão: 01
03/06/2016
Elaborado por: Revisado por: Aprovado por:

Luis Henrique Christo Luiz Fabiano Honório da Silva Ana Caroline Morati Teixeira
Técnico de T.I. Assessor de Diretoria Diretora de Operações
Data: 29/04/2014 Data: 02/05/2014 Data: 02/05/2014
SUMÁRIO
1. ABRANGÊNCIA ......................................................................................................................... 3
2. SIGLAS UTILIZADAS .................................................................................................................. 3
3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA ....................................................... Erro! Indicador não definido.
4. OBJETIVO................................................................................................................................. 3
5. EQUIPE DE TRABALHO .............................................................................................................. 3
6. PLANO DE AÇÃO ............................................................................. Erro! Indicador não definido.
6.1 Materiais Necessários ......................................................................................................... 3

C
6.2 Atividades ................................................................................. Erro! Indicador não definido.
Ó
6.3 Ligando o Sistema ...................................................................... Erro! Indicador não definido. PI
A
6.4 Desligando o Sistema ................................................................. Erro! Indicador não definido.
C
6.5 Procedimento de Emergência..................................................... Erro! Indicador não definido. O
N
7. CRONOGRAMA ............................................................................... Erro! Indicador não definido.
T
8. HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES DO DOCUMENTO ................................. Erro! Indicador não definido. R

Data: 29/04/2014 Data: 02/05/2014 Data: 02/05/2014
1. ABRANGÊNCIA
Aplica-se à Equipe de Vendas de produtos acabados para Mercado Interno.
2. SIGLAS UTILIZADAS
SFA Sales Force Automation (Automação de Força de Vendas)
3. OBJETIVO
Instruir os Representantes Comerciais que fazem vendas utilizando dispositivo móvel

para que possam: realizar, acompanhar e alterar pedidos no sistema SFA – Edata. C
Ó
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A
4. EQUIPE DE TRABALHO C
O
a) Departamento Comercial – Mercado Interno;
N
T
b) Departamento de TI;
R
c) Representantes Comerciais.
5. MANUAL DE OPERAÇÃO DO SISTEMA SFA EDATA
5.1 Área de Trabalho do Android
Para iniciar o uso do SFA toque no ícone SFA (figura 01) em sua área de trabalho (figura 02).
Figura 01 – Ícone do SFA

Data: 29/04/2014 Data: 02/05/2014 Data: 02/05/2014
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Elaboração: 30/04/2014
30/04 Última Revisão: 03/06/2016
Figura 02 – Área de Trabalho de

de um dispositivo com sistema Android C
Ó
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A
Ao tocar sobre o ícone, o aplicativo é iniciado e será exibida a tela abaixo (figura
( 03) que C
contém as informações de Endereço (URL), Usuário e Senha. Após a primeira utilização os campos O
Endereço e Usuário ficam preenchidos automaticamente. N
T
R
Endereço 179.127.122.165:9190
Usuário
Senha
Figura 03 – Tela inicial do SFA

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OBSERVAÇÃO: Caso seu aplicativo SFA esteja sem nenhuma das informações mostradas na “figura 03”,
preencha os campos da seguinte forma (ou ligue para o Suporte Técnico):
URL: 179.127.122.165:9190
Usuário: “seu_login no sistema”
Senha: “sua_senha no sistema”
Para os Representantes que já utilizavam PALM, não houve alteração no Usuário e na

Senha.
Ao digitar as informações como URL, Login e senha, o aplicativo SFA irá iniciar o
procedimento de autenticação e sincronização como mostra a “figura 04”.
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Figura 04 – Tela de Sincronização do aplicativo SFA R
OBSERVAÇÃO: A sincronização do sistema é feita somente no primeiro acesso diário ao sistema. Isso
acontece para que o sistema possa “puxar” e validar as informações contidas em seu
login como lista de clientes, pedidos, etc.
Após sincronização de seu primeiro acesso diário irá aparecer à tela principal do aplicativo
SFA como mostra a “figura 05”. Nota-se que é uma tela bem simples e com apenas 4 opções:
• Novo Pedido;
• Consulta Pedido;
• Consulta Clientes;
• Sincronizar Servidor.

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Figura 05 – Tela principal do SFA depois de feito o sincronismo.
5.2 Realizando um Novo Pedido

C
Ao tocar NOVO PEDIDO irá abrir a tela da figura 06.
06 Note que, no canto Ó
direito há uma opção de Filtros que será onde você,
superior direito, você vendedor, irá PI
buscar a informação do seu cliente (seja por código do cliente ou pelo nome A
fantasia). C
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Figura 06 – Tela inicial “NOVO PEDIDO”

Segue um exemplo de NOVO PEDIDO:
1. Imagine um cliente cujo nome fantasia é “Açougue”.

2. Toque no campo “Nome Fant..:”;
3. Digite no teclado do Android a palavra “Açougue”.
4. Toque no botão “Ativar”.
5. Note que, no canto direito da tela irá aparecer a lista de clientes cujo o nome contenha
a palavra “Açougue” como mostra a figura 07.
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A
C
O
Atenção aos botões Anterior e N
Próximo, pois você deverá utilizá-los T
sempre que houverem vários
resultados trazidos pela busca.
R
Figura 07 – Tela mostrando retorno da busca pela palavra Açougue.
6. Após visualizar o resultado de sua busca tocar em cima do nome de seu cliente para
iniciar o processo de digitação do pedido.
OBSERVAÇÃO: Para você efetuar outra busca com outra palavra é só você tocar novamente no campo
“Nome Fant..:” apagar a palavra digitada anteriormente e digitar sua nova palavra,

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depois é só tocar novamente em “Ativar” e aguardar a nova busca e visualizar os

resultados.
Após tocar no nome do cliente, perceba que a tela anterior, onde foi feito o filtro irá se
esconder (fica minimizada) dando lugar às informações do cliente (figura 08).
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Figura 08 – Tela com informações do “Cliente” que foi escolhido.
Atenção, pois na tela temos 3 guias:
Cliente – Onde são mostradas as informações gerais do cliente que está cadastrado no sistema.
Informações Complementares – Mostra as informações relacionadas ao Pedido (data do pedido e data

de entrega), ao Frete (CIF/FOB), à Forma de Pagamento (em dias) e
quem fará a Distribuição. (figura 09)

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Itens – É onde você irá iniciar o processo de digitação de seu pedido (figura 10).
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Figura 09 – Informações complementares O
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Figura 10 – Tela mostrando a guia “Itens”
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Segue exemplo da digitação do NOVO PEDIDO:
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1. No campo Produto, digite o Código ou o Nome do Produto ou toque na lupa à direita. N
T
2. Ao tocar teremos a tela da figura 11.
R
Figura 11 – Tela do filtro de produtos
3. Você usará essa tela para filtrar os Produtos.

4. No canto superior direito há um campo “Disponível”
“ ” informando se esse produto está
disponível em estoque, sempre deixe marcado “SIM”.
“
5. Como exemplo, foi inserida a palavra “peito”.

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6. Toque o botão ATIVAR.. (figura

( 12)
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Figura 12 – Tela do filtro dos produtos. A
7. Toque sobre o a linha que contém o produto desejado (no exemplo foi tocado o 9094). C
8. O sistema volta para a tela anterior de Itens como mostrado na figura 13
3, agora com os campos
O
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Produto e Descrição preenchidos.
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9. O próximo passo é tocar no campo Qtde. Embal.: e indicar a quantidade de caixas do produto; R
10. O campo Valor Unit.: já vem preenchido com o valor estabelecido na Tabela de Preços. Caso
haja necessidade de alteração, o Coordenador do Departamento Comercial deve fazer a devida
concessão, para que se possa usar um valor diferente.

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Figura 13
1 – Tela Itens depois da escolha do produto
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11. Na figura 14 foi inserida a quantidade “2” e o valor já aparece automaticamente do valor base O
que está cadastrado no sistema. N
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IMPORTANTE:: Não altere o valor de venda sem autorização do Coordenador do Departamento
Comercial, pois os valores que forem inseridos e que estejam diferentes da Tabela
de Preços passam por uma conferência dentro do Departamento Comercial.
Pedidos que contenham valores não autorizados serão cancelados.
12. Agora
gora você precisa salvar o item de seu pedido clicando no ícone .

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Figur 14 – Tela de Itens (inserindo a quantidade)

Figura C
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13. Ao salvar, perceba na figura 15 que o produto salvo (que no nosso exemplo foi o produto de
A
código 9094) ficou listado abaixo do ícone mostrando o Produto, Quantidade,
Quantidade Preço, etc.
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Figura 15
1 – Listagem na guia de itens dos produtos
14. Veja na figura 16 um exemplo contendo mais de 1 item selecionado e salvo.
salvo

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Figura 16 – Tela mostrando

trando mais de 1 item selecionado e salvo C
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Atenção! A
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Seu(s) Pedido(s) ainda não está finalizado. O
Para finalização ainda há alguns passos a seguir. N
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15. Terminado o processo de “digitação dos itens” para o cliente, você deve tocar na guia Itens
novamente, como mostrado na figura 17.
Figura 17 – Guia Item quando tocada novamente (recolhe as informações

ormações já digitadas dos itens)
16. Quando as 3 Guias estiverem “recolhidas” tem-se

tem a tela da figura 18,, onde temos um resumo do
pedido, informando a quantidade geral de embalagens (independente do produto) peso total e
valor total.
17. Para finalizar seu pedido toque no botão . (figura 18)

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18. Após salvar o sistema retorna à tela inicial do aplicativo SFA.
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Figura 18 – Tela para finalizar seu pedido O
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OBSERVAÇÃO: O botão Cancelar pode ser utilizado para o caso de cancelamento nessa tela.
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No entanto, ao clicar no botão Salvar, o pedido já estará registrado e, nesse caso o
cancelamento deve ser informado pelo vendedor, que terá que fazer uma justificativa
ao Departamento Comercial, seja por telefone ou por e-mail.
O Cancelamento do Pedido é feito exclusivamente pela equipe do Departamento
Comercial.

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5.3 Alterando um Pedido
Caso seja necessário realizar alterações em um pedido, siga os passos:
1. Toque sobre Consultar Pedidos na tela inicial do SFA.
2. Será exibida uma lista dos seus pedidos, como na figura 19.
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Figura 19 – Tela de Consulta de Pedidos após tocar e “segurar” sobre o pedido
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3. Para aparecer as Opções: Alterar Pedido e Cancelar Pedido, toque sobre o pedido e fique com o
dedo pressionando por alguns segundos.
4. Toque em Alterar Pedido e efetue as alterações.
5. Em seguida repita o procedimento para Salvar o pedido.
5.4 Cancelando um Pedido
Siga os mesmos passos do item 5.3 Alterando um Pedido e complemente tudo atentando-
se à observação da página 14 deste Manual, que trata da possibilidade de Cancelamento de Pedidos e
do que deve ser feito para que isso ocorra sem problemas.

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5.5 Verificando o Status de Seus Pedidos
A figura 20 mostra uma lista de pedidos que foram salvos, mas que ainda não foram
enviados aos servidores de dados do sistema. Nesse caso, o Status aparece como NM e a cor Amarela .
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Figura 20 – Status dos Pedidos A
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A figura 21 mostra uma lista de pedidos que foram salvos, e que já foram enviados aos O
servidores de dados do sistema. Nesse caso, o Status aparece como AV e a cor Verde . N
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Figura 21 – Status dos Pedidos

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5.6 Mensagens de Erros do SFA
Erro 1 – Aviso de conexão
Ao abrir o aplicativo SFA e iniciar o sincronismo pode aparecer o erro mostrado na figura 22
informando “Não foi possível estabelecer comunicação com o servidor! Verifique se a URL informada é
válida!”. Isso pode ocorrer porque seu aparelho pode estar sem comunicação com a Internet (chip sem
sinal, wireless fora de alcance), procure ficar em lugares em que haja sinal e tente novamente fazer a
sincronização.
Se, mesmo assim, ainda não conseguir sincronizar seus pedidos ou abrir o sistema, entre
em contato com o Suporte (Departamento de TI), para que seja feita uma conexão remota (se possível)
ou para que sejam feitos testes e outros passos para a resolução do problema.
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Figura 22 – Erro de comunicação do dispositivo com a Internet N
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Erro 2 – Aviso sobre Filial
Após abrir o aplicativo SFA e você digitar sua senha será iniciado o processo de
sincronização. No meio do processo pode ocorrer o erro abaixo mostrado na figura 23 informando:
“Esta Filial ainda não foi sincronizada. Faça um Sincronismo”, ou informando “Nenhuma filial
disponível. Por favor, realize um sincronismo!” como mostra a figura 24.
Figura 23 – Erro de sincronismo de Filial

Data: 29/04/2014 Data: 02/05/2014 Data: 02/05/2014
Figura 24 – Erro de Filial não disponível
OBSERVAÇÃO: No caso de os Servidores do SFA estarem off-line, ou seja, fora de serviço ou que eles
não estejam se comunicando com a internet, aparecerão as mesmas mensagens ao
tentar sincronizar os pedidos.
Erro 3 – Códigos
C
Caso apareça algum tipo de erro parecido com o mostrado na figura 25 favor entrar em
Ó
contato direto com o Suporte para análise.
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Figura 25 – Erro com exibição de códigos

Data: 29/04/2014 Data: 02/05/2014 Data: 02/05/2014
5.7 Sincronizando o SFA
Quando ocorrem as mensagens de erro citadas anteriormente, pede-se que seja feito um
sincronismo manual. Para isso, basta que você toque em Sincronizar Servidor, na tela inicial do SFA
Figura 25 – Tela principal menu Sincronizar Servidor
5.8 Conexão de Dados
Sobre a conexão do seu dispositivo com o SFA, é importante ressaltar que foi definido o C
modelo da Samsung (Galaxy TAB 3) como padrão, por ser um dos melhores custo-benefício do mercado. Ó
É um aparelho robusto, com boa duração de bateria, leve e de fácil operação. PI
A
Os chips que estão sendo utilizados são os mesmos que estavam nos aparelhos PALM. Os C
planos de dados também são os mesmos, ou seja, são para uso ilimitado e, o que é enviado são apenas O
N
as linhas de texto. No entanto, pede-se a todos a compreensão quanto ao primeiro sincronismo diário,
T
pois é nesse sincronismo que o SFA verifica todas as suas informações de Representante, todas as
R
informações de seus Clientes (inclusive informações financeiras) e todas as informações sobre os
Produtos e da Tabela de Preços vigente.
Lembre-se sempre de verificar as conexões do seu dispositivo com a internet, para que eles
não fiquem com o Status NM (Amarelo), ou seja, salvo no seu aparelho, mas não enviado à Uniaves.
Para isso verifique o ícone de Rede Móvel (internet), como na figura 26. E, se mesmo assim o seu
dispositivo não estiver sincronizando, recomendamos que você desligue seu aparelho e o ligue
novamente em seguida.
Figura 26 – Ícone de Rede Móvel

Data: 29/04/2014 Data: 02/05/2014 Data: 02/05/2014
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5.9 Suporte Remoto
Para que seja possível um técnico acessar o seu dispositivo, está instalado em seu aparelho
o aplicativo QuickSupport – Teamviewer.
Teamviewer. (ele estará sempre próximo ao ícone do SFA)
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Figura 27 – Área de trabalho do android com o ícone “QuickSupport - Teamviewer” C
O
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T
Para o suporte remoto o procedimento é muito simples: R
1. Toque sobre o ícone do QuickSupport.
2. Ligue para o Técnico de TI que fará o suporte e informe a ID (identidade) que o

aplicativo irá te informar. Ex: 225 499 XXX. (figura 28)
OBSERVAÇÃO: Caso não apareça nenhuma informação no campo “Sua

“ ID:”
:” então seu aparelho pode
estar com problemas na conexão com a internet, verifique se é problema de sinal, ou se
sua wireless está habilitada e funcionando. Para fazer um teste se realmente sua
internet está funcionando abra um navegador (Ex:
( Chrome) e digite um endereço
qualquer de site (Ex: globo.com) e verifique
erifique se irá carregar o site e navegar na internet.

Data: 29/04/2014 Data: 02/05/2014 Data: 02/05/2014
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XXX
Figura 28 – Aplicativo
plicativo “QuickSupport - Teamviewer” mostrando uma identidade
C
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3. O Técnico agora tem acesso à Área de Trabalho de seu dispositivo e irá verificar o
A
problema que está ocorrendo. C
O
4. Durante o suporte você deve disponibilizar o dispositivo 100% do tempo, ou seja, não
N
use-o
o enquanto estiver sendo realizado o Suporte. T
R

Data: 29/04/2014 Data: 02/05/2014 Data: 02/05/2014

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2. SIGLAS UTILIZADAS .................................................................................................................. 3

3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA ....................................................... Erro! Indicador não definido.

5. EQUIPE DE TRABALHO .............................................................................................................. 3

6. PLANO DE AÇÃO ............................................................................. Erro! Indicador não definido.

6.1 Materiais Necessários ......................................................................................................... 3

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Aplica-se à Equipe de Vendas de produtos acabados para Mercado Interno.

SFA Sales Force Automation (Automação de Força de Vendas)

Instruir os Representantes Comerciais que fazem vendas utilizando dispositivo móvel

5. MANUAL DE OPERAÇÃO DO SISTEMA SFA EDATA

5.1 Área de Trabalho do Android

Figura 01 – Ícone do SFA

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Figura 02 – Área de Trabalho de

Figura 03 – Tela inicial do SFA

Elaborado por: Revisado por: Aprovado por:

Para os Representantes que já utilizavam PALM, não houve alteração no Usuário e na

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Figura 05 – Tela principal do SFA depois de feito o sincronismo.

5.2 Realizando um Novo Pedido

Elaborado por: Revisado por: Aprovado por:

Figura 06 – Tela inicial “NOVO PEDIDO”

1. Imagine um cliente cujo nome fantasia é “Açougue”.

Figura 07 – Tela mostrando retorno da busca pela palavra Açougue.

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depois é só tocar novamente em “Ativar” e aguardar a nova busca e visualizar os

Figura 08 – Tela com informações do “Cliente” que foi escolhido.

Atenção, pois na tela temos 3 guias:

Informações Complementares – Mostra as informações relacionadas ao Pedido (data do pedido e data

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Figura 11 – Tela do filtro de produtos

3. Você usará essa tela para filtrar os Produtos.

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6. Toque o botão ATIVAR.. (figura

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Figur 14 – Tela de Itens (inserindo a quantidade)

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Figura 16 – Tela mostrando

Figura 17 – Guia Item quando tocada novamente (recolhe as informações

16. Quando as 3 Guias estiverem “recolhidas” tem-se

17. Para finalizar seu pedido toque no botão . (figura 18)

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18. Após salvar o sistema retorna à tela inicial do aplicativo SFA.

Elaborado por: Revisado por: Aprovado por:

5.3 Alterando um Pedido

Caso seja necessário realizar alterações em um pedido, siga os passos:

1. Toque sobre Consultar Pedidos na tela inicial do SFA.

4. Toque em Alterar Pedido e efetue as alterações.

5. Em seguida repita o procedimento para Salvar o pedido.

5.4 Cancelando um Pedido

Elaborado por: Revisado por: Aprovado por:

5.5 Verificando o Status de Seus Pedidos

Figura 21 – Status dos Pedidos

Elaborado por: Revisado por: Aprovado por:

5.6 Mensagens de Erros do SFA

Erro 1 – Aviso de conexão

Figura 23 – Erro de sincronismo de Filial

Figura 24 – Erro de Filial não disponível

Figura 25 – Erro com exibição de códigos