Análise Das Vantagens Da Implantação de Procurement

CENTRO TECNOLÓGICO DA ZONA LESTE
FACULDADE DE TECNOLOGIA DA ZONA LESTE
LILIAN JANUÁRIA DA CRUZ
ANÁLISE DAS VANTAGENS DA IMPLANTAÇÃO DO

E-PROCUREMENT
ESTUDO DE CASO DE UMA EMPRESA DO RAMO DE CONSTRUÇÃO
CIVIL
São Paulo
2009
ANÁLISE DAS VANTAGENS DA IMPLANTAÇÃO DO

E-PROCUREMENT
ESTUDO DE CASO DE UMA EMPRESA DO RAMO DE CONSTRUÇÃO
CIVIL
Monografia apresentada no curso de

Tecnologia em Logística com ênfase em
transporte na FATEC ZL como requerido
parcial para obter o Título de Tecnólogo
em Logística com ênfase em Transporte
Orientador: Profª Ma. Edda Wagner
São Paulo
2009
Cruz, Lilian Januária
S121d Análise das vantagens da implantação do e-procurement / Lilian
Januária da Cruz – São Paulo, SP : [s.n], 2009.
67f.
Orientador: Ms. Edda Wagner

Monografia (Pós-graduação) – Faculdade de Tecnologia da
Zona Leste
Bibliografia: f.
1. Logística. 2. Compras. 3.E-procurement. I.Edda Wagner II.

Faculdade de Tecnologia da Zona Leste.
CDU 576.72: 578

ANÁLISE DAS VANTAGENS DA IMPLANTAÇÃO DO E-

PROCUREMENT
ESTUDO DE CASO DE UMA EMPRESA DO RAMO DE CONSTRUÇÃO CIVIL
Monografia apresentada no curso de

Tecnologia em Logística com ênfase em
transporte na FATEC ZL como requerido
parcial para obter o Título de Tecnólogo
em Logística com ênfase em Transporte.
COMISSÃO EXAMINADORA
______________________________________
Profª Ma. Edda Wagner
Faculdade de Tecnologia da Zona Leste
______________________________________
Prof. Ma.Georgette Ferrari Prioli
Faculdade de Tecnologia da Zona Leste
______________________________________
Prof. João Previz Rodrigues
Companhia de Engenharia de Tráfego
São Paulo, ____ de________ de 2009.

A Deus, aos meus pais e aos meus amigos...
companheiros de todas as horas...

AGRADECIMENTOS
A Deus, por ser minha força e fortaleza, meu amigo sempre presente.
A Profª Ma. Edda, braço amigo de todas as etapas deste trabalho.
A minha mãe Antônia pelo cuidado em todas as etapas da minha vida, sendo uma pessoa
muito especial que estará sempre guardada em meu coração, ao meu pai Pedro e meu
irmão Jusseí pelo apoio e motivação.
A meu amigo Saulo que sempre esteve ao meu lado, me apoiando e incentivando a seguir
em frente mesmo em meio às dificuldades.
Aos amigos e colegas de trabalho que colaboraram para a conclusão deste trabalho.
Aos amigos da Fatec que se tornaram verdadeiros companheiros, especialmente Carmen,

Mércia, Jacira, Eduardo Tosi e Andréia.
Aos professores e colegas de Curso, pois juntos trilhamos uma etapa importante de nossas
vidas.
Aos profissionais entrevistados, pela concessão de informações valiosas para a realização

deste estudo.
A todos que, de alguma forma colaboraram para a realização e finalização deste trabalho.
“Se existe uma forma
de fazer melhor, descubra-a.”
Thomas Edison
CRUZ, Lilian Januária.Análise das vantagens da implantação do e-procurement:
estudo de caso de uma empresa do ramo da construção civil. 2009. Monografia
(Tecnólogo em Logística: Ênfase em Transportes) – Faculdade de Tecnologia da
Zona Leste
RESUMO
O rápido desenvolvimento da tecnologia, bem como da internet, tem proporcionado

às empresas novas formas de relacionamento com seus clientes e fornecedores.
Diante deste quadro as organizações desenvolvem novas tecnologias, buscando
aumento da lucratividade e redução de custos a fim de manterem-se competitivas no
mercado. Dentro desta procura pela melhor gestão do negócio a função compras
tem se destacado, uma vez que, através dela pode-se obter aumento nos lucros.
Este trabalho tem como finalidade analisar os benefícios da implantação do e-
procurement, uma ferramenta que busca atingir maior eficiência, flexibilidade e
agilidade dos processos de compras. O estudo de caso refere-se a uma empresa do
ramo da construção civil que busca analisar os impactos da implantação do e-
procurement em seu processo.
Palavras-chave: logística;compras;internet;e-procurement.
CRUZ, Lilian Januária Analisy of e-procurement vantages implamentation: a
case study of a company in the civil construction.. 2009. Monografia (Tecnólogo
em Logística: Ênfase em Transportes) – Faculdade de Tecnologia da Zona Leste
ABSTRACT
The fast development of tecnology, as like internet, has given to the companies new
ways for releationships with their customers and suppliers. In front of it, the
organisations make efforts to be involved with new tecnologies, looking for increasing
of profits and costs reductions in order to be considered as competitives in the
market. Inside this search for better management of business the function of
purchasing department has been enfased, once thru it we can get increasy of profits.
This research has the objective to analyse the benefits and dificulties of e-
procurement implantation, a tool which may bring more eficienty, flexibility and agility
in the purchasing process. The case study is about a company in the civil
construction segment that is looking for analysing the impacts of the implementation
of e-procuremtn in its process.
Key-words: logistics;purchasing;internet;e-procurement.
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ...................................................................................................... 11
1.1 Problema ............................................................................................................ 11
1.2 Hipótese ............................................................................................................. 12
1.3 Objetivo Geral .................................................................................................... 12
1.4 Objetivos Especificos ......................................................................................... 12
1.5 Metodologia........................................................................................................ 13
1.6 Justificativa......................................................................................................... 13
2 LOGÍSTICA ........................................................................................................... 14
2.1 Conceito ............................................................................................................. 16
2.2 Missão da Logística............................................................................................ 17
2.3 A Logística e a agregação de valor .................................................................... 18
2.4 Estrutura da Logística ........................................................................................ 19
3 COMPRAS ............................................................................................................ 21
3.1 Conceito e evolução de compras ....................................................................... 21
3.2 Objetivos da função compras ............................................................................. 23
3.3 Processo de compras......................................................................................... 26
3.3.1 Preparação do processo ................................................................................. 28
3.3.2 Planejamento da compra................................................................................. 29
3.3.3 Seleção de fornecedores................................................................................. 29
3.3.4 Concorrência ................................................................................................... 30
3.3.5 Contratação..................................................................................................... 32
3.3.6 Controle de entrega......................................................................................... 33
3.4 Ética em compras............................................................................................... 34
4 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO........................................................................ 37
4.1 Conceito de Sistema de informação................................................................... 38
4.2 Conceito de Tecnologia da informação .............................................................. 38
4.3 A internet ............................................................................................................ 40
4.4 E-commerce e E-business ................................................................................. 42
4.4.1 Tipos de transações do CE ............................................................................. 44
5 E PROCUREMENT............................................................................................... 46
5.1 Conceito ............................................................................................................. 46
5.2 Funcionalidades do e-procurement .................................................................... 47
5.3 Vantagens da utilização do e-procurement ........................................................ 49
5.4 Problemas para implantação do e-procurement................................................. 51
5.5 Fases para implantação do e-procurement ........................................................ 52
6 ESTUDO DE CASO .............................................................................................. 54
6.1 Apresentação da empresa ................................................................................. 54
6.2 Fluxo do setor de compras ................................................................................. 55
6.2.1 Tipos de transações do CE ........................................................................... 58
6.3 Apresentação do portal eletrônico E-construmarket........................................... 59
6.3.1 Funcionalidades do E-construmarket ............................................................ 60
6.4 Estudo final......................................................................................................... 61
CONSIDERAÇÕES FINAIS ..................................................................................... 64
REFERENCIAS........................................................................................................ 65
11
1 INTRODUÇÃO
A economia mundial tem sofrido diversas mudanças devido à
globalização, processo este que se caracteriza pela união de mercados e economias, desta
forma, as empresas precisam estar preparadas para sobreviver diante de um mercado cada
vez mais competitivo. Neste contexto, as organizações necessitam da maximização dos
lucros, de produtividade e a minimização dos custos totais, sendo assim, apenas preço e
qualidade não são suficientes, torna-se necessário uma gestão eficiente das operações.
Diante deste cenário o conceito de logística possui papel relevante, uma
vez que, é responsável pelo fluxo de materiais e serviços, tendo como objetivo
disponibilizá-lo no momento e local certos e na quantidade e qualidade desejadas. Sendo
assim, a estrutura de suprimentos das organizações tem se destacado como fonte de
redução de custos e, conseqüentemente, aumento dos lucros. Desta forma, as empresas
têm demonstrado preocupação quanto ao aprimoramento dos processos de compras com a
finalidade de agregar valor ao negócio.
O desenvolvimento da tecnologia e o crescimento da internet têm
modificado as formas de relacionamento das empresas tanto com seus clientes quanto com
seus fornecedores, tornando-se uma função estratégica para as organizações. Assim
sendo, o foco deste trabalho é analisar o processo de compras e os conceitos do e-
procurement, uma ferramenta utilizada no comércio eletrônico com a finalidade de melhorar
os processos de aquisição de materiais/serviços.
1.1. Problema
Atualmente, as organizações têm valorizado a função “compras” por
perceber que esta representa uma fonte de competitividade, porém, em muitas empresas
esta atividade tem sido um problema devido à falta de planejamento dos processos de
12
aquisição de bens, o que acarreta na demora do atendimento das requisições de compra, e
conseqüentemente, aumento dos custos, queda no nível de serviço, entre outros. Sendo
assim, é necessário que as organizações tenham uma atenção especial com esta área.
1.2. Hipótese
Busca-se o aprimoramento dos processos de aquisição de bens e
serviços, através da utilização de novos conceitos e ferramentas adequadas como o e-
procurement, foco do estudo deste trabalho, a fim de obter maior eficiência quanto ao
gerenciamento das atividades de compra, o que poderá garantir melhor desempenho do
setor e bons resultados para a organização.
1.3. Objetivo Geral
Sendo assim, com uma metodologia apropriada busca-se demonstrar que
a implantação do e-procurement , pode gerar melhorias e maior controle na gestão de
compras e identificar fatores que auxiliem as empresas no planejamento de aquisições de
bens e serviços a fim de manterem-se competitivas no mercado.
1.4. Objetivos Específicos
Melhorar a eficiência dos processos cotidianos da aquisição de bens e
serviços;
Reduzir a quantidade de papel gerada pelo processo de compra;
Aumentar o controle das compras efetuadas;
Reduzir o tempo do ciclo de compras;
Reduzir os custos administrativos e operacionais;

13
1.5. Metodologia
Para realização deste trabalho será utilizado a metodologia de Estudo de
caso de uma Empresa do Segmento da Construção Civil e ainda será realizado uma
Pesquisa Bibliográfica em diversos suportes como livros, artigos científicos, dissertações
entre outros para a revisão de literatura.
1.6. Justificativa
Diante de um mercado globalizado as organizações precisam
redimensionar seus processos a fim de obter vantagem competitiva, desta forma, as
empresas buscam investir em pontos estratégicos dentro de seus processos.
A função compras teve sua importância aumentada ao longo dos últimos
anos, devido o crescimento dos volumes e valores negociados, entretanto, a grau de
influência deste setor varia de acordo com o ramo de atividade, uma empresa prestadora
de serviço não possui o mesmo gasto que uma empresa focada em produção de plásticos.
Porém, independente da atividade da organização, muito pode ser feito através de uma boa
gestão de compras, tendo em vista que, os ganhos obtidos neste setor somam-se quase
diretamente aos “lucros” (DIAS e COSTA, 2000)
Neste contexto os gastos de empresas do ramo da construção civil são
diferentes das organizações de áreas diferentes como, por exemplo, da produção,
entretanto, uma redução nestes níveis significa um ganho expressivo para a empresa em
termos de lucratividade, além do valor agregado em termos de nível de serviço através da
boa gestão do setor de compras. Sendo assim, o estudo da gestão desta função e a
implantação de ferramentas inovadoras, com o intuito de garantir maior planejamento,
controle e eficiência das atividades de aquisição de bens e serviços é influência relevante
para a estratégia corporativa.

14
2 LOGÍSTICA
Segundo Ballou (2006,p. 25):
Nas épocas mais antigas da História documentada da humanidade,

as mercadorias mais necessárias não eram feitas perto dos lugares
nos quais eram mais consumidas, nem estavam disponíveis nas
épocas de maior procura. [...] Contudo, devido à inexistência de
sistemas desenvolvidos de transporte e armazenamento, o
movimento das mercadorias limitava-se àquilo que a pessoa
conseguia fazer por suas próprias forças, e os bens perecíveis só
podiam permanecer guardados por prazos muito curtos. Todo esse
limitado sistema de transporte-armazenamento normalmente
obrigava as pessoas a viver perto das fontes de produção e as
limitava ao consumo de uma escassa gama de mercadorias.
Percebe-se assim, que as atividades logísticas não representam
novidade, porém, eram realizadas de forma precária devido à falta de sistemas e
equipamentos que permitissem maior agilidade e eficiência ao processo.
Com o passar do tempo as técnicas e as atividades relacionadas à
logística foram evoluindo, entretanto, a origem do conceito de logística está ligada à década
de 40, época da Segunda Guerra Mundial quando foi utilizado pelos militares americanos,
com o propósito de atender as necessidades de víveres, munição, entre outros, visando
manter as estratégias de guerra.
A evolução da logística pode ser dividida em décadas, sendo assim, antes
dos anos 50 o comércio vive uma época de tranqüilidade, onde o nível de serviço e a plena
satisfação do cliente não existem, uma vez que a fluxo de saída de mercadorias é alto,
devido à guerra o clima era favorável às vendas, já que a economia dos EUA estava em
processo de rápido crescimento. Neste período as empresas fragmentam suas operações
estratégicas do nível de serviço, o que resulta em conflito entre os objetivos e as
responsabilidades das operações.
Segue-se o período compreendido entre as décadas de 50 e 70,
considerado como uma época de desenvolvimento, neste momento houve o

15
desenvolvimento da teoria e da prática logística, uma vez que, havia grande aceitação por
novidades na área administrativa, aliado à mudanças no mercado, tais como as migrações
para as áreas urbanas, e o aumento de variedade de produtos, o que levou às
organizações a se preocuparem com os custos financeiros de se manter altos níveis de
estoque.
Após os anos 70 as empresas passaram a enfrentar a competição
mundial, a falta de matérias-primas, bem como a elevação dos preços do petróleo e o
aumento da inflação, sendo assim, a filosofia das organizações que era centrada na
demanda passou para a gestão dos suprimentos, e as organizações perceberam que a
logística representa uma área estratégica para o sucesso dos negócios. (POZO, 2002,
p.14-21; CHING, 2001, p.15-25)
A partir de então, o conceito de logística começa a desenvolver-se, e
frente às exigências do mercado surge a necessidade da integração entre as organizações,
fornecedores e clientes, e conseqüentemente, a preocupação em se obter uma boa gestão
deste processo que ficou conhecido como Supply Chain Management ou Gestão da Cadeia
de Suprimentos.
Nesta fase, percebe-se a importância de agregar valor aos produtos e
serviços a fim de satisfazer as necessidades dos clientes, o que leva as empresas a buscar
novos mercados. Dá-se então, o crescimento do comércio mundial, surgindo assim,
possibilidades para a implementação da intermodalidade, uma vez que, a interligação entre
os mercados torna-se essencial. (ROCHA, 2007, p.14-16)
Neste contexto a logística torna-se ponto estratégico para as empresas
manterem-se competitivas no mercado, uma vez que, o fluxo de bens e serviços tornou-se
mais complexo e a competição no mercado globalizado exige maior eficiência das
empresas.
16
2.1 Conceito
Diversos autores contribuem para a conceituação da Logística, de acordo
com Martins e Alt (2006, p. 252):
A logística é responsável pelo planejamento, operação e controle de

todo o fluxo de mercadorias e informação, desde a fonte fornecedora
até o consumidor. [...] Assim, dentro do espírito da empresa
moderna, o básico da atividade logística é o atendimento do cliente.
Segundo Christopher (2002, p. 2), logística possui o conceito de:
O processo de gerenciar estrategicamente a aquisição,

movimentação e armazenagem de materiais, peças e produtos
acabados (e os fluxos de informações correlatas) através da
organização e seus canais de marketing, de modo a poder maximizar
as lucratividades presente e futura através do atendimento dos
pedidos a baixo custo.[...] Logística empresarial abrange as áreas
que tratam diretamente com o fluxo de beneficiamento das matérias-
primas em produtos acabados, tanto no aspecto interno de uma
organização empresarial quanto no aspecto externo, envolvendo
todos os fornecedores de matérias-primas e partes que compõem um
produto, até o ponto de ocorrência da demanda deste produto pelo
consumidor final.
Estes autores definem a logística como sendo o gerenciamento tanto de
produtos quanto de informações desde o ponto de origem, ou seja, da aquisição de
matéria-prima até o consumidor final, para Martins e Alt (2006) o cliente é visto como
principal foco da logística, já Christopher (2002) cita o resultado obtido pela empresa
através do fornecimento de produtos ou serviços a baixo custo, o que pode ser considerado
como quesito de satisfação ao cliente, entretanto, há outros fatores que envolvem o nível
de serviço como será citado mais adiante.
Segundo Novaes (2004, p. 35):
A Logística Empresarial evoluiu muito desde seus primórdios.[...]

envolve também elementos humanos, materiais (prédios,veículos,
equipamentos, computadores), tecnológicos e de informação. Implica
também a otimização dos recursos pois, se de um lado se busca o
aumento da eficiência e a melhoria dos níveis de serviço ao cliente,
17
de outro, a competição no mercado obriga a uma redução contínua

nos custos.
Tendo em vista que, as empresas tornam-se mais competitivas quando
disponibilizam produtos/ serviços a um custo baixo ou de forma mais eficiente que seus
concorrentes, a logística destaca-se como ponto estratégico dentro das organizações, pois
envolve todos os setores da empresa, interferindo assim, no resultado dos negócios.
2.2 Missão da Logística
Tendo em vista que a logística responde por toda a movimentação de
materiais, iniciando-se com a aquisição de matéria-prima até a entrega ao consumidor final,
exercendo assim, influência sobre a eficiência e eficácia do processo, a logística tem como
principal objetivo a disponibilidade de produtos e serviços de forma eficaz. Pode se
perceber pela definição realizada por Ballou (1993, p.23): “sua missão é colocar as
mercadorias ou os serviços certos no lugar e no instante corretos e na condição desejada,
ao menor custo possível.”
Podem-se medir os serviços logísticos básicos de três formas:
disponibilidade, desempenho operacional e confiabilidade dos serviços. A disponibilidade
refere-se à manutenção de estoque capaz de atender as necessidades dos clientes,
entretanto, grande nível de estoque representa alto investimento por parte da empresa.
Desta forma, as organizações necessitam de estratégias que proporcionem uma alta
disponibilidade sem comprometer o capital, atualmente, o progresso da tecnologia tem
fornecido novos meios para que este objetivo seja atingido.
O desempenho operacional trata do tempo decorrido entre o recebimento
do pedido até a entrega ao cliente, está relacionado à forma como as empresas realizam
suas operações de modo a atender seus clientes da maneira mais rápida e eficaz possível,
incluindo possíveis falhas de serviço, neste caso, as organizações são medidas pelo tempo
18
gasto para solucionar este problema.
Confiabilidade de serviço envolve a qualidade das atividades logísticas,
sendo mensurada através da disponibilidade e do desempenho operacional, sendo
necessário que a empresa tenha um compromisso com o aperfeiçoamento contínuo.
(BOWERSOX e CLOSS, 2001, p. 23-26)
2.3 A logística e a agregação de valor
Tendo em vista o contexto altamente competitivo em que as organizações
estão envolvidas e as constantes modificações e imprevistos do mercado, tais como:
crescimento da demanda por produtos personalizados, altas taxas de inovação
tecnológicas, maior exigência quanto à preços e qualidade por parte do consumidor final; a
logística tem se tornado cada vez mais importante para a empresa alcançar e manter uma
vantagem competitiva, uma vez que atravessa a cadeia, envolvendo assim, todo o ciclo de
abastecimento de produto, incluindo o chamado pós-venda que refere-se ao suporte após a
venda do produto. (FARIA e COSTA, 2007, p. 1-8)
Segundo Ballou (2006, p. 33): “[...] O valor da logística é manifestado
primeiramente em termos de tempo e lugar [...]” Sendo assim, o produto ou serviço perde
quase todo o seu valor quando não estiver disponível no momento e lugar desejados.
De acordo com BAllou (2006) o conceito de que a logística gera além dos
valores já citados, o de forma e posse é generalizado, uma vez que o valor de forma está
ligado à produção, sendo esta responsável por transformar insumos em produtos
acabados. E o valor de posse, geralmente, relaciona-se com a função de marketing, tendo
em vista, que este setor responsabiliza-se em induzir o cliente a adquirir a mercadoria ou
serviço. Entretanto, como a logística está diretamente ligada à gestão da cadeia de
suprimento e esta envolve a produção, a forma pode ser considerada responsabilidade da
logística.
19
No entanto Novaes (2004) apresenta quatro tipos de valores, sendo eles:
valor de lugar, uma vez que o produto ou serviço possui valor apenas quando está
disponível no local certo; o valor de tempo, que se refere a estar disponível na hora
desejada; valor de qualidade, trata não apenas das especificações técnicas, mas também,
da percepção e das exigências do consumidor final quanto ao produto/ serviço que está
adquirindo; e o valor da informação, imprescindível no atual mercado onde a
disponibilização de dados referente às mercadorias ou serviços têm sido vital para o
sucesso dos negócios.
Sendo assim adota-se esta definição como a mais adequada para os fins
deste trabalho, uma vez que, engloba a informação como meio de agregar valor.
2.4 Estrutura da Logística
No processo logístico as atividades podem ser abordadas em dois
grandes grupos: atividades-chave e atividades de suporte. Sendo assim, a atividade-chave
é composta por: serviço ao cliente, transporte, gerenciamento de estoques e o fluxo de
informações. Da mesma forma as atividades de suporte também estão subdivididas em:
armazenagem, manuseio de materiais, aquisição de mercadorias, embalagem, cooperação
com produção/ operação e, manutenção de informações. Tendo em vista, que algumas
atividades ocorrem em todos os canais de logísticas enquanto outras dependem das
circunstâncias e características das empresas, fez se necessária esta separação.
As atividades-chave são assim conceituadas por representarem a maior
parcela dos custos totais, além de serem essenciais para o cumprimento dos objetivos
logísticos. Já as atividades de suporte são consideradas apenas contribuintes para a
realização da missão logística. (BALLOU, 2006, p. 31-32)
Embora alguns autores como Pozo (2004) classifiquem as atividades em
primárias e de apoio, eles não divergem quanto às razões pelas quais as atividades foram
20
separadas. Sendo neste caso as atividades primárias essenciais para a missão da
organização e as de apoio adicionais, dando suporte ao desempenho das outras funções.
Sendo importante ressaltar, que as atividades logísticas devem possuir
objetivos bem definidos, uma vez que, somente através de uma adequada administração
destas atividades as organizações conseguem obter vantagem tanto para seus clientes
quanto para a própria empresa.
Dentre as atividades que compõem a logística, este trabalho focará a
aquisição de materiais, desta forma, o capitulo 3 é direcionado a função compras.

21
3 COMPRAS
A função compras foi considerada durante muito tempo como um setor
lento, focado em realização de tarefas rotineiras e processos operacionais. Entretanto,
atualmente, a área de compras tem sido vista como setor estratégico capaz de agregar
valor à organização.
Segundo Martins e Alt (2006) o setor de compras assume este papel
estratégico devido o volume de recursos envolvidos, principalmente financeiros. O valor
gasto na aquisição de insumos tanto para o produto quanto para o serviço final varia de 50
a 80% do total das receitas brutas. Além disto, a evolução tecnológica, novas formas de
relacionamentos com fornecedores, entre outros fatores, tem influenciado a função. Sendo
assim, a estratégia de compras pode proporcionar à empresa uma grande vantagem
competitiva.
Conforme Dias (1993, p. 260):
A necessidade de se comprar cada vez melhor é enfatizada por

todos os empresários juntamente com as necessidades de estocar
em níveis adequados e de racionalizar o processo produtivo.
Comprar bem é um dos meios que a empresa deve usar para reduzir
custos.
Tendo em vista a importância crescente deste setor, este capítulo
pretende abordar o desenvolvimento do setor de compras, os processos desta função, bem
como sua definição de acordo com alguns autores.
3.1 Conceito e evolução de compras
Segundo Pozo (2004, p. 150) pode se definir a atividade de compras
como: “a capacidade de comprar materiais e produtos na qualidade certa, na quantidade
exata, no tempo certo, no preço correto e na fonte adequada”.

22
De acordo com Slack (2002, p. 417):
No lado suprimento da empresa, a função de compras estabelece

contratos com fornecedores para adquirir materiais e serviços.
Alguns desses materiais e serviços são utilizados diretamente na
produção de bens e serviços. Outros materiais e serviços são usados
para auxiliar a empresa a operar: por exemplo, serviços de
alimentação de funcionários ou óleo lubrificante para equipamentos.
Eles não fazem parte do produto ou serviço final, mas ainda assim
são essenciais para a produção.
A atividade de compras é responsável pelo fluxo de materiais na
organização, tanto dos que fazem parte do produto ou serviço final quanto dos itens que
não o constituem diretamente, entretanto, são essenciais para a continuidade das
atividades na empresa. Sendo responsável para que este material seja entregue dentro dos
prazos e qualidades necessárias e adquiridos a baixo custo, neste sentido é possível notar
a semelhança com os objetivos da logística, inclusive a agregação de valores de lugar e
tempo, desta forma, a atividade de compras dá início ao fluxo logístico do material.
De acordo com Arnold (1999, p. 207):
[...] Muitos supõem que essa é uma responsabilidade exclusiva do

departamento de compras. Entretanto, a função é muito mais ampla
e, se realizada com eficiência, envolve todos os departamentos da
empresa. [...] O departamento de compras tem a responsabilidade
principal de localizar fontes adequadas de suprimentos e de negociar
preços. O insumo vindo de outros departamentos é necessário para
a busca e a avaliação das fontes de suprimento, auxiliando também
o departamento de compras na negociação dos preços. Comprar,
nesse sentido amplo, é responsabilidade de todos.
Percebe-se que para realizar esta atividade com sucesso é importante o
envolvimento de toda a organização, tais como o envolvimento da área de projetos, da área
financeira, entre outros, para que as aquisições tragam benefícios para empresa. Segundo
Martins e Alt (2006, p. 68): “[...] A área de compras interage intensamente com todas as
outras, recebendo e processando informações, como também alimentando outros
departamentos de informações úteis para as tomadas de decisão. [...]”

23
O papel de compras sofreu várias modificações nas últimas décadas,
como resultado de fatores internos e externos que afetam seu desenvolvimento. De acordo
com Martins e Alt (2006) antes da Primeira Guerra Mundial o setor de compras possuía
uma função burocrática, entretanto, com o surgimento da crise do petróleo de 1973 – 1974
houve a redução de várias matérias-primas e sendo assim, o preço destes produtos
começou a aumentar, diante deste cenário, começou a crescer a importância do setor de
compras, uma vez que, saber o que, quanto, quando, como e o que comprar tornou se
essencial para a sobrevivência das organizações. Entretanto, ainda não foi o suficiente para
que os gestores reconhecessem a importância da função.
A partir do aparecimento de novas formas de gerenciamento da produção
como Just in time (JIT), Gerenciamento pela Qualidade Total, entre outros, que buscavam a
redução de custos e a melhoria da qualidade levaram o setor de compras a desenvolver
novas práticas de gerenciamento e assim, emergir como participante das vantagens
competitivas das organizações.
Conforme Cunha (2007) com a evolução tecnológica a tendência é que o
setor de compras esteja cada vez mais estruturado afim de proporcionar acesso rápido e
preciso às informações. Internet, centrais de compras on-line, leitores de códigos de barras
são apenas alguns exemplos das ferramentas disponibilizadas aos compradores, para que
estes forneçam a empresa melhores negócios e conseqüentemente, vantagem competitiva
frente aos concorrentes.
3.2 Objetivos da função compras
Segundo Slack (2002, p. 417):
Os gestores de compras fazem uma ligação vital entre a empresa e

seus fornecedores. Para serem eficazes, precisam compreender
tanto as necessidades de todos os processos da empresa, como as
capacitações dos fornecedores (algumas vezes, milhares deles) que
podem fornecer produtos e serviços para a organização [...]
24
Conforme Martins e Alt (2006, p. 67): “Os objetivos de compras devem
estar alinhados aos objetivos estratégicos da empresa como um todo, visando o melhor
atendimento ao cliente interno e externo. [...]”
Desta forma, a função compras é responsável pelo vínculo entre a
organização e os fornecedores, sendo essencial que o setor conheça não apenas as
necessidades da empresa, mas também os objetivos e suas estratégias para que desta
maneira, consiga resultados positivos para a organização.
Segundo Slack (2002) uma vez que entregas atrasadas ou incompletas, e
a má qualidade dos produtos podem causar a interrupção do andamento de uma operação,
ou no caso de produtos incertos, pode gerar um alto nível de estoque devido à inconstância
do fornecimento, ou mesmo entregas antecipadas podem causar transtornos caso a
empresa não esteja preparada para recebê-los torna-se essencial que a função compras
avalie a qualidade do produto ou serviço oferecido pelo fornecedor e os prazos de entregas,
realizando assim, o follow up que significa efetuar o acompanhamento dos pedidos, até que
os produtos ou serviços sejam fornecidos.
De acordo com Dias (1993) a qualidade do produto/ serviço é definido de
acordo com a política da empresa e os padrões de qualidade estabelecidos, dependendo
assim, de vários fatores tanto internos como condições dos materiais, instalações,
estocagem, entre outros, e fatores externos que se referem às exigências do cliente final.
Sendo assim, para que se mantenha um bom nível é necessário que
existe um Controle da Qualidade, entretanto, a qualidade é vista de diferentes formas de
acordo com o departamento, como exemplo pode se citar: o pessoal da execução do
produto ou serviço dará ênfase em custos, o de compras em preços baixos, o de projetos
em altos níveis de qualidade. Diante deste cenário torna se necessário definir padrões de
qualidade práticos ao máximo possível, não podendo ser nem muito simples e nem muito
complexa, mas deve ser criteriosamente estabelecida. De acordo com Dias (1993, p. 284):
“[...] qualidade correta significa melhor qualidade para determinado uso”

25
Conforme Dias e Costa (2000) somente depois de satisfeitos os quesitos
de qualidade e entregas no prazo correto deve se buscar entre os fornecedores
qualificados o menor custo possível, entendendo por custo o preço propriamente dito, de
acordo com as condições de pagamento, acrescido dos impostos, além de frete, entre
outros valores que podem ser adicionados ao valor do produto ou serviço adquirido.
Segundo Zacarelli (1973, p. 9):
Os compradores consideram-se eficientes quando conseguem as

melhores condições de preço. Mas, pode ocorrer que o fornecedor
que faz a melhor oferta peça um prazo de entrega longo e pouco
rígido. Então existe um conflito potencial. Os departamentos
produtivos podem, assim, ser prejudicados pelo fornecimento
demorado e irregular [...]
Diante deste quadro, percebe se que o custo do produto/ serviço não é o
principal fator para escolha do fornecedor, é necessário levar em consideração os outros
quesitos que podem afetar o andamento das atividades da empresa.
De acordo com Arnold (1999, p.209) os objetivos da função podem ser
divididos em:
Obter mercadorias e serviços na quantidade e com a qualidade
necessárias.
Obter mercadorias e serviços ao menor custo.
Garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do
fornecedor.
Desenvolver e manter boas relações com os fornecedores e desenvolver
fornecedores potenciais.
Sendo estes considerados os objetivos básicos do setor de compras,
entretanto, segundo Pooler apud Silva (2008, p. 13): “existem três objetivos da área de
compras mais notáveis nas organizações: controlar custos; assegurar a economia com
26
fornecimento; e contribuir para o lucro.”
Nota se que os objetivos de compra convergem para redução de custos
através da qual a empresa alcançará maior lucratividade, uma vez que, os preços entre as
organizações estão extremamente competitivos, os resultados da empresa também
dependem de uma boa gestão de compras.
3.3 Processo de compras
Para que os objetivos da função compras sejam atingidos torna-se
necessário que os processos de compras estejam bem definidos afim de que o setor gere
resultados positivos para a organização.
Hammer apud Martins (2006, p. 20) define processos como a “reunião de
tarefas ou atividades isoladas para alcançar certos resultados”.
“O processo de aquisição é a rotina diária da função compras. Ele inicia
no sinal de demanda que pode ser um setor (estoque, escritório) solicitando uma compra e
termina no pagamento da compra”.(LOPES, 2005, p. 66)
Definir as atividades de compras implica em estabelecer o fluxo do
processo de aquisição, que se inicia com uma requisição de material, a partir de então, uma
série de procedimentos são desencadeados com o intuito de atender a requisição.
De acordo com Dias (2002, p. 261) independente do porte da empresa,
devem ser considerados alguns princípios fundamentais para que as atividades de compras
sejam desenvolvidas, sendo eles: “autoridade para compras; registro de compras; registro
de preços; registro de estoques e consumo; registro de fornecedores; arquivos e
especificações e arquivos de catálogos”.
Para Pozo (2004, p. 148) as atividades centrais do processo de compras
são:
27
Assegurar descrição completa das necessidades;
Selecionar fontes de suprimentos;
Conseguir informações de preços;
Colocar os pedidos (ordens de compra);
Acompanhar (follow up) os pedidos;
Verificar notas fiscais;
Manter registros e arquivos;
Manter relacionamentos com vendedores.
Segundo Dias (2002, p. 261) as atividades típicas da função que variam
de empresa para empresa dependendo do tipo de negócio e do porte da organização, são:
Pesquisa dos fornecedores – que envolve: estudo do mercado e dos
materiais; análise de custos; investigação das fontes de fornecimento; inspeção das
fábricas dos fornecedores e desenvolvimento de fontes de fornecimento e de materiais
alternativos.
Aquisição – envolve: conferência de requisições; análise das cotações;
decidir comprar por meios de contratos ou no mercado aberto; entrevistar fornecedores e
efetuar as encomendas e acompanhar o recebimento dos materiais
Administração – envolve: manutenção de estoques mínimos;
transferências de materiais; evitar excessos e obsolescência de estoque e padronizar o que
for possível.
Diversos – envolvem: fazer estimativa de custo; dispor de materiais
desnecessários, obsoletos ou excedentes; cuidar das relações comerciais recíprocas. Além
de outras atividades partilhadas com outros setores, tais como: testes comparativos,
especificações e substituições de materiais, entre outros.

28
Figura 1: Fluxo básico da compra.
Fonte: Adaptado Viana, 2002
Conforme consta na figura acima Viana (2002, p. 177) também apresenta
as principais fases do processo de aquisição:
3.3.1 Preparação do processo
Esta etapa refere-se ao recebimento da documentação, ou seja, das
requisições.
29
De acordo com Arnold (1999, p. 210) as requisições devem possuir no
mínimo as seguintes informações: Identidade do requisitante, aprovação assinada, e conta
em que será debitado o custo; Especificação do material; Quantidade e unidade de medida;
Data e local de entrega exigidos e Qualquer outra informação complementar necessária.
De acordo com Dias e Costa (2000) é através da requisição que o setor
de compras realiza a aquisição do material ou serviço, sendo assim, não pode haver erros
ou dúvidas quanto às especificações, desta forma, usa-se a padronização de um
formulário, seja por via eletrônica ou não.
Desta forma, através das informações constantes nas requisições começa
a ser montado o processo de compra.
3.3.2 Planejamento da compra
Etapa que compreende a indicação de fornecedores e elaboração das
condições gerais e específicas.
Bertaglia (2005, p.152) avalia que o planejamento tem como objetivo
estabelecer ações para a aquisição de materiais necessários para atendimento da
demanda. Nesta etapa as principais atividades seriam: o tempo de ciclo empregado na
obtenção de materiais, custo do estoque, universo de fornecedores, nível de serviço dos
fornecedores, flexibilidade e desempenho de fornecedores.
3.3.3 Seleção de fornecedores
Nesta etapa é realizada a seleção dos fornecedores, levando-se em
consideração alguns critérios, tais como o desempenho do fornecedor, seja durante o
pedido ou durante a consulta.
Segundo Arnold (1999, p. 210) seja para itens rotineiros ou para aqueles
30
que nunca foram adquiridos antes, é necessário manter uma lista de fornecedores
aprovados, entretanto, se o produto nunca foi comprado e não houver nenhum fornecedor
em arquivo deve-se fazer uma pesquisa.
Francischini (2004, p. 21) acrescenta a importância de se manter um
banco de dados com informações relevantes do comportamento de fornecedores habituais
da empresa. A consulta de tais informações subsidiará decisões e análises como
eliminação de fornecedores da concorrência; controle das condições de fornecimento ao
longo do tempo; orientação ao comprador fornecendo-lhe subsídios para argumentação
com o fornecedor.
Esta etapa é responsável por definir se determinado fornecedor
participará da concorrência. Conforme Dias e Costa (2000, p. 103): “A correta identificação
dos fornecedores a serem consultados é etapa bastante importante para a obtenção das
condições comerciais mais vantajosas para a organização compradora.” Uma vez que,
apenas pode-se obter sucesso nas aquisições se o setor de compra escolher os
fornecedores que melhor representem o mercado como um todo.
3.3.4 Concorrência
Corresponde à etapa responsável pelas cotações de preços, análise e
avaliação de propostas, bem como o processo de negociação.
Nesta fase é emitida uma solicitação de cotações, que de acordo com
Arnold (1999, p. 210): “Trata-se de um requerimento por escrito que é enviado a um
número suficiente de fornecedores para garantir que cotações competitivas e confiáveis
sejam recebidas. Não se trata de um pedido de compra.”
Sendo assim, são realizadas coletas de preço através das cotações,
ressaltando que ainda não se trata de um pedido compra, e sim apenas uma pesquisa para
análise das melhores condições de preço, obediências as especificações, termos e

31
condições de venda, entrega e condições de pagamento.
Conforme Dias e Costa (2000) com o avanço da tecnologia os
profissionais de compras dispõem novos meios para obtenção de preços, tais como a
internet que modificou a forma de comunicação entre pessoas físicas e jurídicas,
proporcionando meios de conexão mais rápidos e eficientes. Após o recebimento das
propostas, segue a fase onde o setor de compra deve realizar a avaliação das condições
comerciais oferecidas, conforme dito anteriormente não é apenas a questão preço que
define o melhor fornecedor, há outros critérios envolvidos, tais como prazo de entrega. Esta
análise requer atenção, uma vez que qualquer desacordo com os parâmetros principais da
requisição pode causar sérios problemas.
Esta fase também inclui a Negociação que de acordo com Viana (2002, p.
225):
Trata-se de procedimento intermediário entre a concorrência e a

contratação. Não se formaliza um contrato sem negociação, a qual
visa obter o maior proveito possível, com vistas a vantagens técnicas
e, principalmente, financeiras, dos entendimentos entre comprador e
vendedor, durante o processo de aquisição de bens e serviços.
Pode se entender que a negociação é de suma importância antes de se
efetuar a contratação, sendo esta também parte integrante do processo de aquisição.
Francischini e Gurgel (2004, p. 73) acrescentam que: ”[...] Alterações pertinentes podem ser
incorporadas para que se chegue a um equilíbrio adequado entre as partes, termos de
preço, qualidade, serviços associados, etc., atendendo simultaneamente às necessidades
de compradores e vendedores.”
Sendo assim, a negociação torna-se importante não apenas para o
comprador, mas também para o vendedor, uma vez que através dela pode se chegar a
benefícios mútuos.
32
3.3.5 Contratação
Esta fase refere-se ao fechamento do pedido de compra, ou seja, a
emissão da Ordem de compra ou Pedido do Material.
De acordo com Arnold (1999, p. 210-211) Ordem de compra refere-se a:
“[...] uma oferta legal de compra. Uma vez aceita pelo fornecedor, ela
se torna um contrato legal para entrega das mercadorias de acordo
com os termos e condições especificados no contrato de compra [...]
O pedido de compra é preparado com base na requisição de compra
o nas cotações, e também em qualquer informação adicional
necessária.
Segundo Dias e Costa (2000, p. 175) trata-se de um documento de vital
importância, uma vez que, um pedido bem elaborado garante o resguardo da empresa
compradora, caso ocorra qualquer problema no atendimento do pedido. Sendo assim, uma
ordem de compra deve conter no mínimo os seguintes tópicos: Número do pedido; Data da
sua emissão; Dados da empresa compradora; Dados da empresa vendedora;
Especificação completa do material; Quantidade adquirida Unidade de medida do material;
Preço unitário; Impostos incidentes; Frete; Preço total; Condições de pagamento;
Condições de reajuste de preço; Prazo de entrega; Local e horário de entrega; Aprovação
por parte da empresa compradora; Reconhecimento do documento por parte da empresa
vendedora.
De acordo com Arnold (1999) a Ordem de compra deve ser enviada para
o fornecedor, bem como, aos outros departamentos envolvidos no processo, tais como:
setor requisitante, o setor financeiro, ressaltando que, o próprio setor de compra deve
guardar uma via do documento.
Francischini e Gurgel (2004, p. 24-25) relacionam os principais pontos
que devem ser considerados para que a Ordem de compra cumpra sua finalidade: O
fornecedor deve receber uma via, o Setor de compras deve arquivar uma cópia;
Almoxarifado, neste caso uma via deve ser emitida ao setor que receberá o produto, não
33
sendo necessário constar o preço e as condições comerciais; Contas a pagar, é importante
observar que a ligação entre o setor de compras e contas a pagar é de suma importância,
uma vez que, esta via encaminhada permite a realização do fluxo de caixa ou fluxo dos
compromissos financeiros assumidos para o futuro.
3.3.6 Controle de entrega
Nesta etapa ocorre o acompanhamento da compra, sendo que o processo
de aquisição é encerrado a partir do momento que o material é entregue.
De acordo com Dias e Costa (2000) o acompanhamento de entregas
também pode ser intitulado como “follow up”. Este acompanhamento evita problemas na
entrega do material, tais como atraso no prazo de entrega.
Arnold (1999) acrescenta que o setor de compra é responsável pelo
“follow up” e, no caso de quaisquer problemas, deve tomar as medidas corretivas que
podem ser: agilização do transporte, fontes alternativas de ressuprimentos, entre outras.
Após o recebimento e a inspeção da mercadoria,é realizada a autorização
para o pagamento da fatura do fornecedor.
Sendo assim, a eficiência do processo de compras está relacionada à
maneira como estas atividades se desenvolvem e a integração entre elas, de forma que, a
ineficiência de alguma delas pode comprometer o fluxo de materiais ou serviços da
empresa. Segundo POZO (2004, p.149) “a inadequação de prazos, especificações,
performance e preços causam transtorno ao processo operacional com atrasos na
produção, não atendimento da qualidade, elevação dos custos e insatisfação do cliente”.
3.4 Ética em compras
Uma questão importante em todas as funções de uma organização e que

34
é bastante abordada em compras é a Ética. Segundo Cuvilier, apud Pozo, 2004, p. 157
entende-se por ética “a parte da Filosofia que trata dos valores morais e dos princípios
ideais de conduta humana. Dentro da profissão há, um conjunto de princípios morais que
se deve observar e colocar em prática dentro de seu exercício.”
De acordo com Stevens apud Halter (2008, p. 21): “Existem múltiplas
definições para os códigos de ética, mas eles são principalmente utilizados para
compartilhar as normas e valores da organização e como instrumento para elevar a
responsabilidade social da empresa.”
Sendo assim, com o intuito de evitar problemas e manter a
responsabilidade social da organização é normal desenvolverem um “código de ética em
compras”, com a finalidade de preservar os interesses da empresa. Devido o setor de
compra lidar com grandes valores monetários, e gozar de prestígio e poder perante os
fornecedores, uma vez que possuem o poder decisório sobre seus pedidos a falta de ética
tende a aflorar mais neste setor. (DIAS E COSTA, 2000)
Cada empresa possui um código de ética de acordo com sua cultura,
entretanto segundo Martins (2006 p. 102) um código de ética bem elaborado deve
esclarecer questões como: Deve ser permitido aos compradores e pessoal da área técnica
receber brindes e presentes dos fornecedores (como agendas e canetas)? Como o assunto
deve ser abordado? Como o comprador deve proceder quando uma empresa oferecer uma
comissão, de modo a ser favorecida numa aquisição? Essas e outras questões devem
estar bem claras no código de ética da organização.
De acordo com Sucupira (2009) o código de ética deve observar os
seguintes temas:
Integridade pessoal dentro e fora da empresa: todo negociador deve
possuir uma boa reputação tanto em seu ambiente de trabalho, quanto fora da empresa no
seu ambiente social, sendo este o primeiro requisito para o reconhecimento de sua
35
seriedade nos negócios.
Competência pessoal: uma vez que o negociador possui influência direta
na lucratividade da empresa onde trabalha, é necessário que esteja preparado nos diversos
aspectos que envolvem os produtos que negocia e os comportamentos necessários para
levar a bom termo as negociações sob sua responsabilidade.
Cumprimento das legislações que afetam os negócios: Cumprir as
diversas legislações e regras de negócio são inerentes ao exercício da cidadania.
Conflito de interesses: toda vez que o negociador perceber que seus
interesses pessoais podem interferir em sua imparcialidade nas negociações, ele deve
avisar sua supervisão, isto pode ocorrer quando uma concorrente seja de propriedade ou
administrada por um amigo ou parente pessoal.
Manifestações de hospitalidade e presentes: a recepção de um presente
pode representar um vínculo entre o comprador e a empresa que o ofereceu, sendo assim,
é melhor que o comprador evite tais brindes. Em casos de hospitalidades como “almoços
de negócios”, a boa prática é que o comprador pague suas despesas normalmente, não
aceitando que o fornecedor as pague sozinho.
Confidencialidade de informações empresariais: o comprador possui duas
vertentes de informações, as relativas a empresa que trabalha e as relativas a seus
fornecedores. Em suas negociações o comprador não deve utilizar tais informações para
obter vantagens.
Comportamento ético nas negociações: Há vários aspectos que devem
ser respeitados durante uma negociação, tais como mentir sobre volumes de necessidades
para desta forma obter desconto em suas negociações é uma atitude desonesta, uma vez
que o fornecedor estará se baseando nesta promessa de compra que não se realizará e
deixará de confiar em suas informações. De acordo com o portal eletrônico do Conselho
Brasileiro dos Executivos em Compras:

36
É indispensável promover um clima de profissionalismo,

imparcialidade e respeito mútuo no relacionamento com os
fornecedores, evitando favoritismos danosos e assegurando
igualdade de condições na competição pela melhor oferta de
produtos e serviços. Embora seja aceitável o relacionamento
duradouro com fornecedores, há que assegurar condições para
manter a competitividade na compra.
Ecoeficiência: Atualmente não se pode desprezar a preocupação com o
meio ambiente, sendo assim, o comprador deve estar atento para que seus fornecedores
possuam processos e materiais que se preocupem com este fator, tais como: a otimização
do uso de materiais não renováveis, aumento da reciclagem de materiais, entre outros.
Responsabilidade Social: Os profissionais da área de compras possuem
influência para fazer com que seus fornecedores adotem posturas de responsabilidades
sociais, tais como elaborar contratos apenas com empresas que não contratem
funcionários abaixo dos limites estabelecidos pela legislação, que não mantenham seus
funcionários em situações de baixo nível de segurança, entre outros.

37
4 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Uma vez que a globalização da logística e dos negócios transformou-se
em uma exigência real, exigindo assim, algumas modificações tais como: modernização de
hardware e software específicos para atender as necessidades das organizações e a
exigência dos clientes; informações disponíveis com maior velocidade e facilidade;
capacidade de produzir e desenvolver produtos globalizados e respostas rápidas ao
mercado. (SANTANA, 2007)
Torna-se imprescindível a utilização da Tecnologia da Informação e seus
recursos disponíveis para atender a estas necessidades e complexidades dos negócios
empresariais, sendo difícil elaborar e administrar Sistemas de Informações sem envolver
esta moderna tecnologia.
Sendo assim, este capítulo tem como finalidade a conceituação de
Tecnologia da Informação e Sistema de Informação, bem como sua ligação com a internet
e o comércio eletrônico. Para conceituação inicial segundo Davenport e Prusack apud
Rezende e Abreu (2008, p. 36) tem se as seguintes definições de informação, dado,
informação e conhecimento:
[...] informação é todo o dado trabalhado, útil, tratado, com valor

significativo atribuído ou agregado a ele e com um sentido natural e
lógico para quem usa a informação. O dado é entendido com um
elemento da informação, um conjunto de letras, números ou dígitos,
que, tomado isoladamente não transmite nenhum conhecimento, ou
seja, não contém um significado claro. Quando a informação é
“trabalhada” por pessoas e pelos recursos computacionais,
possibilitando a geração de cenários, simulações e oportunidades,
pode ser chamada de conhecimento. O conceito de conhecimento
complementa o de informação com valor relevante e de propósito
definido.
Desta forma, as empresas devem realizar a seleção, organização e
correta administração destas informações para gerar os resultados esperados.

38
4.1 Conceito de Sistema de Informação
Segundo Dantas (1992) todo sistema é considerado um Sistema de
Informação (SI), uma vez que, este capta e envia informações entre os seus elementos que
estão relacionados, e deixa acessível para sua organização.
Conforme BIO apud Gomes e Ribeiro (2004, p.154) o SI é: “um
subsistema do sistema empresa e, dentro da mesma linha de raciocínio, pode-se concluir
que seja composto de um conjunto de subsistemas de informação, por definição,
interdependentes.” Cautela e Polloni (1991) acrescentam que estes subsistemas teriam a
função de gerar informações que auxiliem na tomada de decisões.
Conforme Rezende (2000, p. 62) pode se definir SI como:
O processo de transformação de dados em informações que são

utilizadas na estrutura decisória da empresa e que proporcionam a
sustentação administrativa, visando à otimização dos resultados
esperados.
Pode-se perceber, de acordo com as definições acima que os Sistemas
de Informação (Sis) são conjuntos de dados gerados pelas atividades da própria empresa,
organizados e acessíveis à organização com a finalidade de auxiliar na administração da
mesma.
4.2 Conceito de Tecnologia da Informação
De acordo com Gomes e Ribeiro (2004, p. 154):
As TIs possibilitam o processamento do conhecimento, no qual a

informação deixa de ser tratada como uma pequena burocracia
preestabelecida no interior de uma máquina para ser trabalhada de
forma livre e aberta dentro de uma empresa.
Desta forma, os dados gerados no cotidiano da organização são

39
armazenados e gerenciados pela Tecnologia da Informação - TI, estando assim,
disponíveis quando necessários.
Segundo Cruz (2000) pode se definir TI como a adequada utilização de
ferramentas da informática, comunicação e automação, em conjunto com as técnicas de
gestão,que em conformidade com a estratégia de negócios possuem o objetivo de
aumentar a competitividade da organização.
De acordo com Rezende e Abreu (2008, p. 52): “[...] sua principal
finalidade e utilidade, que é o desenvolvimento e a melhoria dos Sistemas de Informação,
para auxiliar a empresa em seus negócios, processos e atividades.”
Segundo Rezende (2000, p. 62) com a união do SI com a Tecnologia da
Informação (TI) tem se:
Um grupo de telas e relatórios, habitualmente gerados na Unidade de

Tecnologia da Informação, que possui a maioria dos recursos de
processamento de dados e gerencia a tecnologia da informação da
empresa e seus recursos, gerando informações profícuas e
oportunas aos clientes e/ou usuários
Sendo assim, pode se perceber que a Tecnologia da Informação contribui
para que as informações sejam gerenciadas de forma que estejam acessíveis quando
necessárias e possam auxiliar na tomada de decisões gerando assim, resultados positivos
para a organização.
4.3 A Internet
Em meio a conflitos bélicos, no início da década de 1950 o Departamento
de Defesa dos Estados Unidos realizou um estudo sobre os sistemas de defesa aérea
dentro do Massachusetts Institute of Tecnology (MIT), este estudo sugeriu a criação de um
centro de estudos que veio a se chamar Laboratório Lincoln, sendo administrado pelo MIT e
pelos militares.
40
Após a explosão da primeira bomba de hidrogênio soviética em 1950, a
Força Aérea dos Estados Unidos deu início ao projeto Semi-Automatic Ground Environment
(SAGE) a fim de defender o território norte americano contra ataques de aviões
bombardeiros inimigo. Este projeto contava com vinte e três centros de processamento de
dados que processava informações de milhares de radares, fornecendo informações como
cálculo de rotas entre outros, com o intuito de viabilizar a tomada de decisão de forma
rápida e precisa. Os computadores estavam interligados entre si através de linhas
telefônicas, sendo o primeiro computador instalado em 1957 e o último em 1961.
Entretanto ao término do SAGE, este se encontrava obsoleto, uma vez
que a ameaça aos Estados Unidos não eram mais os aviões bombardeiros e sim os
mísseis balísticos intercontinentais, contudo, esta obsolescência foi passageira e o SAGE
trouxe diversas contribuições para a indústria da informática, tais como, o uso do modem
para realizar a comunicação digital através de linhas telefônicas comuns, uso da
computação gráfica entre outros. (CARVALHO, 2006, p. 6-8)
Surgindo a partir de então o conceito de internet, uma rede de redes de
computadores interligados, porém sem um comando central. Atualmente, a internet
abrange diversas redes no mundo inteiro, e não há um único lugar que a governe, tendo em
comum o Transmission Control Protocol/ Internet Protocol (TCP/ IP), que permite a
comunicação entre as redes. Segundo Laudon e Laudon (2007, p. 178) “A palavra internet
deriva de internetworking, ou seja, a ação de conectar redes separadas, cada uma das
quais retendo sua própria identidade, em uma rede interconectada.” Sendo considera na
última década como o sistema de comunicação público mais abrangente, rivalizando assim,
com o sistema telefônico.
De acordo com Gomes e Ribeiro (2004, p. 165):
A internet (intercontinental networks) é a rede mundial de

computadores interconectados, usando um padrão de protocolo de
tal forma que qualquer computador na rede possa enviar e receber
mensagens de qualquer outro computador.
41
Um dos serviços mais utilizados da internet é a World Wide Web (WWW),
que surgiu em 1993, trata se de um sofware denominado servidores da Web que interage
com milhares de computadores e redes de computador que operam juntas como parte do
serviço da internet, com a finalidade de lidar com todo tipo de dados e informações. Os
usuários da internet solicitam informações da Web através da utilização de softwares que
são chamados de navegadores da Web, pode se citar como exemplo de navegador o
Internet Explorer. (RITZMAN, 2004, p. 86)
Segundo Cummins (2002, p. 7-8):
A internet e a World Wide Web abriram as portas para que as

empresas se comunicassem diretamente com seus usuários finais,
trocassem dados quando necessário com seus parceiros de
negócios e estabelecessem novas relações de negócios com mais
rapidez. A internet é o novo mercado global [...] Novas relações
podem ser estabelecidas rapidamente, e o custo disso vem
baixando.
Sendo assim, as organizações vêm buscando novas alternativas tanto de
mercado quanto de gestão, uma vez que a internet tem sido considerada um mercado
global, as empresas precisam estar inseridas neste novo mercado para sobreviverem frente
às mudanças.
Através das novas formas de relações que as organizações
estabelecessem, pode se perceber grandes mudanças no comportamento e nos processos
de compras, segundo Slack (2002, p. 422):
[...] O desenvolvimento rápido da Internet, entretanto, abriu potencial

para mudanças muito mais fundamentais no comportamento de
compras. Em parte, isso foi resultado de informações colocadas à
disposição pela Internet. [...] Existia inércia no processo de compra
devido aos custos de procurar por novos fornecedores. Ao facilitar a
procura por novos fornecedores alternativos, a Internet muda a
economia do processo de procura e oferece potencial para buscas
mais amplas. Também mudou a economia de escala em compras
Compradores que requerem volumes relativamente mais baixos com
maior facilidade conseguem agrupar-se de modo a criar pedidos de
porte suficiente para garantir preços mais baixos.
42
Sendo assim, a internet aumentou o potencial de comunicação das
empresas e seus fornecedores, possibilitando assim, uma redução em seus custos devido
à maior facilidade oferecida na busca de novos fornecedores e conseqüentemente, nas
negociações.
4.4 E-commerce e E-business
Em 1995 deu-se início ao comércio eletrônico quando o Netscape.com
permitiu os primeiros anúncios de grandes corporações em seu portal, nesta época
ninguém previa o sucesso das vendas no varejo eletrônico, entretanto, nos anos seguintes
deu-se um crescimento rápido que gerou uma bolha no mercado de ações, que explodiu
em março de 2001 quando as ações de empresas relacionadas à tecnologia despencaram
em 90 por cento, e um grande número de empresas faliram, neste momento, muitos
acreditaram que o mercado eletrônico estagnaria.
Entretanto, algumas empresas se fortaleceram e em 2006 o comércio
eletrônico voltou a experimentar um sólido crescimento, sendo assim, a revolução no
comércio eletrônico está em fase inicial e à medida que mais produtos e serviços forem
inseridos, e houver o aumento ao acesso à internet, a tendência do comércio eletrônico é
crescer. (LAUDON e LAUDON, 2007, p. 271-272)
Os principais elementos do Comércio Eletrônico são: comunicação, dados
e segurança. A comunicação refere-se à troca de informações entre compradores e
vendedores com o intuito de oferecer suporte às transações. Os dados envolvem o
gerenciamento das informações e desempenham dois papéis, sendo o primeiro ligado à
criação e manutenção de bases de dados que forneçam informações a todo tipo de cliente;
e o segundo, a disponibilização de dados referente aos usuários à medida que navegam
pelo site, este quesito inclui a recuperação de informações valiosas.
O elemento que diz respeito à segurança tem como objetivo garantir a

43
segurança e confiança em relações via internet, uma vez que neste tipo de comércio não
existe a proximidade física, este mecanismo envolve a autenticação das informações e a
privacidade, que precisam ser atualizadas constantemente a fim de evitar problemas nesse
tipo de transação, que ainda assim ocorrem, tais como a utilização de informações de
cartões magnéticos por terceiros para efetuar aquisição de produtos ou saque em contas
bancárias. (Novaes, 2004, p. 76-78)
A partir do momento que o comércio eletrônico começou a surgir e
dominar o mercado, diversos autores desenvolveram conceitos referentes a este assunto,
de acordo com Gomes e Ribeiro (2004, p. 159):
CE, ou e-commerce, é a realização de toda cadeira de valor dos

processos de negócios em um ambiente eletrônico, por meio da
aplicação intensa de tecnologias de comunicação e de informação,
atendendo os objetivos de negócios. Também é definido como
qualquer negócio transacionado eletronicamente, ou insumos
transacionados por meio eletrônico [...] O CE é o termo usado para
compra e venda de bens e serviços pela Internet, especialmente pela
World Wide Web (WWW). O conceito de CE engloba a realização de
toda cadeia de valor dos processos de negócio em um ambiente
eletrônico, não se restringindo simplesmente à realização de
transações comerciais de compra e venda de produtos e serviços.
Inclui todos os tipos de esforços de pré-vendas e pós-vendas, assim
como um conjunto de atividades auxiliares.[...]
Segundo Kalakota e Robinson (2002, p. 20):
O e-commerce (comércio eletrônico) é simplesmente a compra e

venda de produtos e serviços através da Web. O conceito maior – e-
business (negócios eletrônicos) – representa todas as aplicações
tecnológicas e de processos de negócios que capacitam uma
empresa a fazer uma transação de e-commerce. Além de abranger o
comércio eletrônico, o e-business inclui tanto aplicações de negócios
como de suporte, que formam o motor central que impulsiona as
transações contemporâneas das empresas. No sentido mais amplo,
o e-business é a estratégia global de redefinir antigos modelos de
negócio, com o auxílio da tecnologia, para maximizar o valor do
cliente e os lucros.
Sampaio e Cunha (2006, p. 4) acrescentam que:
[...] o e-business diz respeito a como usar a conveniência,

44
disponibilidade e acessibilidade da internet para expandir e melhorar

os negócios existentes ou criar novos negócios virtuais. A mudança
da utilização do termo e-commerce para e-business significa uma
mudança de paradigma. Até então, vender era a única experiência
que as pessoas obtinham da web, e estender o conceito para
possibilitar novos tipos de negócios na web é que viabilizou o e-
business.
Sendo assim, percebe-se que o e-commerce está relacionado apenas
com a compra e venda de produtos/ serviços, enquanto o e-business possui um significado
maior estando envolvidas as estratégias de gestão, possibilitando às organizações
expandirem seus negócios, aumentarem sua lucratividade e desta forma, alcançarem
vantagem competitiva.
4.4.1 Tipos de transações do CE
De acordo com Gomes e Ribeiro (2004, p.159-165) o Comércio Eletrônico
envolve três tipos de transações: entre empresa e consumidor – business-to-consumer
(B2C) e entre consumidores – consumer-to-consumer (C2C) e entre duas empresas –
business-to-business (B2B)
O comércio entre empresa e consumidor (B2C) trata da transação entre
as empresas e as pessoas que utilizam a internet, são os “varejos virtuais”, também
conhecidos como “lojas virtuais”, as empresas oferecem catálogos eletrônicos onde o
cliente pode escolher o produto, além de permitir o pagamento por meios eletrônicos.
Segundo Novaes (2004, p. 86): “Neste tipo de atividade, o comprador é
uma pessoa física que, a partir de um computador pessoal, realiza suas buscas e adquire
um produto ou serviço através da Internet.”
Já o comércio entre consumidores (C2C) segundo Sampaio e Cunha
(2006, p. 4): “ocorre quando consumidores vendem para outros consumidores. As
atividades envolvem classificação de anúncios, atividades, comunicação baseada na web e

45
serviços pessoais [...]”
Sendo o B2B de acordo com Gomes e Ribeiro (2004) um comércio entre
empresas, onde não existe uma venda direta ao consumidor, ou seja, pessoa física, mas
sim negociações entre empresas e seus fornecedores. O B2B representa o lado atacadista
do comércio eletrônico. No comércio entre empresas a estrutura é mais simples que nos
outros tipos, uma vez que, em geral as partes das transações são mais bem conhecidas.
De acordo com Cunningham (2001, p. 17) o B2B pode ser definido como
“transações comerciais conduzidas através de redes públicas ou privadas, incluindo
transações públicas e privadas que usam a internet como veículo de realização.”
Desta forma, o B2B refere-se ao comércio realizado entre organizações
que podem ser conduzidas tanto por redes públicas quanto privadas, este trabalho
analisará apenas o comércio conduzido por redes privadas.
A internet proporciona aos profissionais de compras consideráveis
reduções nos custos de aquisição, diante destas mudanças nos negócios as organizações
se vêem obrigadas a comprar e vender pela internet para que mantenham os mesmos
custos que seus concorrentes, além dos baixos custos pode se obter redução de tempo
para processamento de pedidos, precisão e fluxo aprimorado das informações, entre
outros.
46
5 E PROCUREMENT
Segundo Franco Jr. (2001) o e-procurement representa uma importante
ferramenta integrada no e-business, que envolve não somente o processo de compras,
mas também toda a logística de fornecimento de materiais.
O e-procurement surgiu da necessidade das empresas tanto públicas
quanto privadas obterem soluções que atuassem nas etapas de aquisições de bens e
serviços, baseado em idéias de gestão de compras, via internet, permitindo assim, a
automatização dos processos de aquisição de produtos ou serviços, desde a fase do
recebimento da requisição até o recebimento da mercadoria, bem como aprovação do
pagamento da fatura.
Sendo assim, este capítulo destina-se ao estudo do conceito,
funcionalidades, as vantagens e desvantagens da utilização do e-procurement.
5.1 Conceito
De acordo com Franco Jr. (2001, p. 264)
E-procurement é o nome de batismo do processo de fazer cotações

de preços pela internet. As empresas que utilizam esses sistemas
selecionam fornecedores para participar de uma concorrência on-
line, O software analisa automaticamente as ofertas e escolhe os
melhores preços, prazos e condições de pagamento.
Conforme Sampaio e Cunha (2006, p. 5) pode se definir e-procurement da
seguinte forma:
É a automação da compra de bens e serviços, tais como materiais de

escritório e de informática, serviços profissionais e legais, copa,
serviços de manutenção dentre outros. A venda ocorre de forma
direta do fabricante ao consumidor, tendo uma intermediação do
portal eletrônico de e-procurement
47
Segundo Amor (2000) apud Mairesse (2007, p. 43) o e-procurement
caracteriza-se como uma ferramenta que facilita as compras corporativas através dos
benefícios da internet, transformando assim, os processos de compra, com a propagação
da web tornou se possível o aperfeiçoamento do sistema, dando lhe mais segurança e
integrando-o com os principais softwares de gestão das empresas.
Sendo assim, o e-procurement representa uma automação aos processos
de compras, através do qual são escolhidos os fornecedores, são realizadas as cotações, e
identificados os melhores preços, sendo um comércio do tipo B2B com a intermediação do
portal eletrônico. Desta forma, este sistema serve para adquirir bens e serviços através de
meios eletrônicos, tendo como objetivo fornecer um maior controle nos processos de
aquisição.
5.2 Funcionalidades do e-procurement
Todo sistema possui suas funcionalidades, ou seja, as operações que ele
executa e as informações que ele fornece aos usuários. Segundo Neef apud Lopes e
Santos (2006, p. 447) o e-procurement apresenta sete funcionalidades:
1- Oferta de catálogos eletrônicos dos produtos - Os fornecedores, em vez
de confeccionarem catálogos em papel, que podem ficar obsoletos em pouco tempo,
mantêm um catálogo eletrônico atualizado e disponível 24 horas por dia aos compradores.
2- Procura eletrônica por produtos – os compradores podem pesquisar
eletronicamente as opções do produto, facilitando e tornando mais rápido este processo.
3- Comparação de preços, características e disponibilidades dos produtos
disponíveis.
4- Diferentes tipos de pagamento – podem ser disponibilizados aos
compradores através do sistema de e-procurement. Como clientes diferentes têm
capacidades e procedimentos diferentes de pagamento, quanto mais opções o sistema

48
tiver, mais adequada será a solução. Além disso, deve ser possível efetuar pagamentos por
meio eletrônico, para que todo o procedimento ocorra digitalmente, com o mínimo de
interferências.
5- Requisição de materiais – ao contrário do sistema manual, onde as
encomendas são enviadas por via fax, por telefone ou formulários preenchidos por algum
funcionário do fornecedor, estas são enviadas de forma eletrônica, já integrada no sistema.
6- Acompanhamento e recepção dos produtos – para evitar comunicação
com o fornecedor ou com a empresa que irá entregar os produtos, o sistema pode fornecer
a localização exata do produto e a data prevista de entrega.
7- Apoio à decisão e à previsão da exigência – o sistema não deve ser
apenas uma forma de conduzir o processo de compra. Ele pode ir além e fornecer apoio
completo à gestão da cadeia de fornecimentos.
De acordo com Pinto et. al. (2004) o e-procurement faz parte de três fases
que podem melhorar o processo de compras em uma empresa, sendo elas:
Sourcing: Processos de identificação de fornecedores importantes para a
organização, em que se estabelecem contratos de fornecimento de bens e serviços e se
acordam regras comerciais, descontos de quantidade, volume de compras anuais, etc.;
E-procurement: Após o estabelecimento do contrato, cabe ao
departamento de compras disponibilizar informação dos produtos e serviços negociados.
Os outros departamentos não devem se preocupar em procurar melhores propostas, pois
têm a certeza que o que está disponível no catálogo de compras é o melhor negócio
possível. Nesta fase, são também definidos os fluxos de aprovações para as requisições de
cada departamento. Ou seja, existem regras pré-definidas para se realizarem compras e
estas são claras para qualquer colaborador da organização. Um dos objetivos do e-
procurement é possibilitar a interligação ponto a ponto entre os sistemas dos compradores
e dos fornecedores. É ainda objetivo do e-procurement possibilitar a interligação do sistema

49
de e-procurement com os sistemas financeiros da sua organização;
Análise: Uma vez que o sistema de e-procurement esteja perfeitamente
interligado com quaisquer outros sistemas, exemplo sistemas financeiros, o gestor passa a
ter a possibilidade de analisar em tempo real o que se passa na organização.
Percebe-se, que o e-procurement facilita as compras corporativas, uma
vez que seu processo envolve as atividades do setor de compras, tais como as requisições
de materiais, busca por fornecedores, processo de cotações, entre outros, além de
fornecedor apoio às tomadas de decisões.
5.3 Vantagens da utilização do e-procurement
Segundo Gomes (2004, p. 158):
O e-procurement é uma maneira de reduzir custos, tornando a

empresa mais competitiva e hábil a controlar melhor seus estoques e
otimizar o ciclo de produção. A vantagem do e-procurement está em
retirar custos desnecessários da operação de obtenção de recursos,
combinando a melhor forma de comprar com as tecnologias da
Internet.
Conforme Aberdeen apud Lopes e Santos (2006, p. 441): “e-procurement
permite às companhias automatizar processos [...] associados às compras. Os gestores
das compras, através do e-procurement, são capazes de evitar quantidades massivas de
documentos e dar passos críticos em eficiência.”
De acordo com Sampaio e Cunha (2006, p. 5): “[...] os benefícios para os
compradores são agilidade e dinamismo das compras, redução dos custos, menos
burocracia e decisões ágeis [...]”. Sendo assim, uma das principais vantagens do e-
procurement é a redução de custos que ocorre pela retirada de processos desnecessários,
e burocráticos, o que torna o processo mais ágil, e conseqüentemente, sobra maior tempo
para atividades que agregam valor, tais como maior tempo para negociações.
50
Segundo Thompkins apud Neiva (2006, p. 6) pode se citar outros
benefícios: Melhoria da comunicação entre a organização e os fornecedores; Recolhimento
de melhores dados que retratam com exatidão as despesas da organização; Informação
mais fiável para as atividades de negociação e acompanhamento de gastos; Consulta das
compras efetuadas; Redução da logística interna no tratamento do material ou serviços
adquiridos; Processo de aprovação transparente para o requisitante; Redução de número
de notas de encomenda; Redução significativa das tarefas administrativas da compra;
Redução do ciclo de compras dentro da organização; Possibilidade de acompanhamento
do processo por responsáveis não intervenientes; Maior responsabilidade para o
requerente; Os profissionais de compras focalizam-se em tarefas mais estratégicas para a
organização; Eficiência melhorada na obtenção de tempos reduzidos de ciclo; Melhorias no
cumprimento dos contratos com fornecedores chave; Compras com as melhores condições
negociadas de bens e serviços; Possibilidade de se realizarem previsões de consumo;
Redução dos processos de reconciliação de pagamentos de requisições de compra;
Redução dos custos administrativos e operacionais; Redução dos erros de processamento
de requisições e respectivas informações contabilísticas e menor risco no investimento.
De acordo com Amor apud Mairesse (2007, p. 43) a comprovação de
ganhos tanto em preços como em prazos têm estimulado as empresas a aderirem ao
processo do e-procurement, além dos benefícios já citados, pode se destacar ainda a
eliminação do uso de papel e o melhor acompanhamento do desempenho dos
fornecedores.
Tendo em vista que, os processos tradicionais de compras maximizam o
ciclo de aquisição e que os altos custos destes processos são abordados como um dos
principais problemas do setor, o sistema de e-procurement representa uma oportunidade de
ganhos tanto de eficiência quanto de flexibilidade dos processos, e conseqüentemente,
redução de custos.
51
5.4 Problemas para implantação do e-procurement
Algumas empresas têm evitado a implantação do sistema devido aos
problemas associados ao e-procurement, Thompkins apud Neiva (2006, p. 7) apontam as
seguintes dificuldades para adoção do sistema:
Problemas culturais: pode haver algumas resistências na implantação do
e-procurement, uma vez que, pode ir contra a cultura empresarial. Em algumas empresas,
as unidades de compras locais possuem muita autonomia e por esta razão, um processo
de compra centralizado pode não ser bem visto pelos gestores de negócio, caso estes
considerem este sistema uma perca de poder. Apenas quando verificarem o retorno
financeiro que o e-procurement proporcionam é que serão convencidos que o sistema
funciona.
Confiabilidade: Há desconfiança no caso dos leilões, uma vez que as
empresas, normalmente, não conhecem seus concorrentes e podem imaginar que a
empresa compradora possa criar um fornecedor virtual para participar do leilão com o
intuito de abaixar o preço a todo o momento.
Fornecedores: Para utilização do e-procurement é necessário possuir uma
infra-estrutura básica, como por exemplo, um acesso rápido à Internet, além disto, é preciso
haver treinamento dos colaboradores da empresa para a correta utilização do sistema,
entretanto, nem todos os fornecedores estão aptos para a implantação.
Manutenção: Um software de e-procurement, assim como qualquer
software, exige uma manutenção contínua.
Legislação: Uma das dificuldades encontradas é a ausência de uma
legislação clara no Brasil quanto às transações realizadas na Internet. Processos judiciais
referentes ao não cumprimento de alguma regra de fornecimento podem ser bem
desgastantes.
52
Sendo assim, percebe-se que apesar de todos os benefícios que o e-
procurement pode oferecer as empresas ainda encontrar dificuldades para sua implantação
tanto por barreiras no seu processo interno quanto externo. Desta forma, é necessário
alguns cuidados para se obter resultados positivos com o e-procurement.
5.5 Fases para implantação do e-procurement
Para a correta utilização do sistema é necessário seguir algumas fases
para a implantação, Lopes e Santos (2006, p. 449 - 450) apresentam 6 fases:
Fase 1 – Objetivos e visão: as organizações precisam estabelecer seus
objetivos básicos, que podem ser: automatizar processos, reduzir custos com despesas
burocráticas, aumento do número de fornecedores, entre outros. Através de objetivos claros
assegura-se que as estratégias do e-procurement possuam um fundamento lógico e
prático.
Fase 2 – Regras de conduta reguladoras: depois de identificados objetivos
e visão claras torna-se necessário a elaboração de regras de condutas reguladoras do e-
procurement, incluindo estatutos e leis administrativas. Estas regras facilitaram a utilização
pelos usuários do sistema.
Fase 3 – Análise dos processos existentes: esta fase inclui uma revisão
dos processos do setor de compras, análise do perfil dos fornecedores e uma avaliação das
capacidades e competências do pessoal, uma vez que a implantação do sistema exige uma
infra-estrutura da empresa e de seus fornecedores.
Fase 4 – Reengenharia dos processos: com a análise dos processos e a
identificação dos impedimentos e ineficiências pode-se traçar um plano de reengenharia,
para que desta forma, o treinamento das pessoas que utilizarão o sistema e a
automatização dos processos obtenha o resultado esperado.
Fase 5 – Escolhendo uma solução e plataforma (portal eletrônico): a

53
escolha do portal eletrônico que melhor se atenda as necessidades da empresa requer uma
análise custo-benefício e/ou análise de risco para comparar várias soluções e-procurement
e o seu impacto.
Fase 6 – Formulação e implementação de um plano: a formulação e
implantação do e-procurement irá incluir a alocação e a gestão dos recursos adequados
(recursos humanos e financeiros), esta fase inclui o treinamento dos colaboradores.
Desta forma, percebe-se que muitas das dificuldades da implantação do
sistema podem ser superadas através um correto planejamento e de uma boa gestão das
atividades.
54
6 ESTUDO DE CASO
6.1 Apresentação da empresa
A empresa estudada será denominada pela sigla ERC, foi fundada em 19
de setembro de 1981 por engenheiros eletricistas, nesta fase inicial dedicou-se a
montagens elétricas de baixa e média tensão.
Em 1986, foi alterada a sociedade, uma vez que, pode aumentar o seu
potencial em execuções não somente na área de instalações elétricas, mas também, na
área de arquitetura e construção civil. Trata-se de uma empresa de médio porte que possui
seu escritório no bairro da Vila Leopoldina na cidade de São Paulo.
A missão da empresa ECR é “Atender nossos clientes da melhor maneira
possível alcançando retorno para funcionários e sócios."
Seu quadro de colaboradores conta com 95 pessoas; para administração
de sua infra-estrutura e suas atividades a empresa possui em seu escritório os seguintes
setores:
Setor de Orçamentos: responsável pela elaboração dos orçamentos de
obras tanto de civil quanto de elétrica;
Setor de Projetos: responsável pela elaboração dos projetos de obras;
Setor de Compras/ Suprimentos: responsável pelo suprimento de bens e
serviços, tanto das obras quanto dos materiais necessários no escritório;
Setor Financeiro: responsável pelas contas a pagar e contas a receber;
Setor de Recursos Humanos: responsável pela gestão dos colaboradores
da empresa.
Neste estudo serão abordadas as atividades de aquisição de bens e

55
serviços realizadas pelo setor de compras/ suprimentos.
6.2 Fluxo do setor de compras
A gestão de compras da empresa ECR baseia-se na avaliação dos
seguintes quesitos:
Qualidade, fator importante uma vez que, para a realização de uma obra
civil deve ser utilizado material de qualidade. Em alguns casos o próprio cliente escolhe a
marca do material que será utilizado.
Prazo de entrega, tendo em vista que as obras possuem datas para sua
conclusão, podendo acarretar multas por atraso na finalização da obra, desta forma, o
material não pode sofrer atrasos de entrega;
Preço, pois a organização também necessita de redução de custos para
se manter competitiva.
As necessidades de materiais na obra são solicitadas pelo engenheiro
responsável, conforme sua necessidade e prioridade na utilização de cada produto ou
serviço, os compradores devem seguir os parâmetros e especificações realizadas pelo
engenheiro.
Como toda empresa a ECR possui procedimentos para a realização do
processo, a figura 2 apresenta o fluxograma do setor de compras:

56
Início
Recebimento da
Requisição
Encaminhamento para o
comprador
Uso do
papel
Seleção de
Fornecedores
Envio da Solicitação de
Cotações
Recebimento das
Cotações e Elaboração do Uso do
Mapa papel
de Coleta (MC)
Negociação dos Preços e

Atualização do MC
Envio do MC para
aprovação do gerente de
Uso do
compras papel
Pedido
Aprovado
Sim
Elaboração da Ordem de Uso do
Compra (OC)
papel
Encaminhamento da OC
para o fornecedor Fim
Follow up dos Recebimento e Inspeção Autorização do Pagamento

Pedidos do Material da Fatura
Figura 2: Fluxo do processo de compras

57
As requisições são realizadas por cada engenheiro na obra e são
enviadas para o escritório, seja via e-mail ou pessoalmente, e encaminhadas para o setor
de compras.
Quando recebida a requisição é direcionada para o comprador, este
realiza a análise de cada requisição quanto às especificações de cada material/ serviço; e
data da necessidade deste material na obra. Logo após há separação dos itens que podem
ser adquiridos juntos, ou seja, do mesmo fornecedor e com mesmo prazo de entrega.
Nesta etapa é realizada a seleção dos fornecedores, para os materiais
que já foram adquiridos há uma lista de fornecedores aprovados, sendo que, é necessário
estar atento quanto às marcas especificadas na requisição. Entretanto, quando não há
registros de compra de determinado material o comprador realiza uma pesquisa/busca por
novos fornecedores. Depois de selecionados os fornecedores são enviadas as solicitações
de cotações, podendo ser por e-mail ou via fax.
Quando do recebimento das cotações são gerados os Mapas de Coletas
de preços para que possam ser analisadas as cotações recebidas, de acordo com os
critérios de avaliação citados acima: qualidade, prazo de entrega e preço.
Após o preenchimento do Mapa de Coletas o comprador faz a negociação
com os fornecedores, afim de obter as melhores condições tanto de preço quanto de
condições de pagamento, prazo de entregas, entre outros. Nesta negociação são utilizados
como meio de contato, e-mails, telefonemas e raras vezes o fax.
Os materiais apenas podem ser adquiridos após a aprovação do gerente
de compras, sendo assim, após o preenchimento do Mapa de Coleta, este é encaminhado
ao gerente que avalia as cotações, este escolhe a melhor opção e devolve o Mapa
assinado. Caso nenhum fornecedor seja aprovado, é necessário realizar novas solicitações
de cotações.
Segue se após a aprovação, a elaboração da Ordem de compra, sendo

58
encaminhada uma via para o fornecedor geralmente via e-mail e outra via ficando em poder
do setor de compras.
Entretanto, o processo de compra só finaliza após o recebimento do
material, desta forma, segue o acompanhamento da entrega ou follow up, sendo importante
para evitar problemas quanto ao recebimento do material.
Segue então, o recebimento e inspeção do material e a autorização do
pagamento da fatura, finalizando assim, o processo de compras. Desta forma, a eficiência
do processo depende da forma como estas atividades são desenvolvidas e a integração
entre elas.
6.2.1 Diagnóstico do processo de compras
A empresa possui algumas deficiências no processo de aquisição de
materiais/ serviços, dentre elas pode se citar como base para o estudo:
De acordo com o fluxograma apresentado na Figura 2, nota-se uma
grande gasto com papel, tendo em vista que, sua utilização é necessária em 4 fases do
processo;
Há um processo burocrático longo, uma vez que, a informação deve
passar por várias pessoas envolvidas no processo, que vai desde o engenheiro que envia a
requisição ao setor de compras, passando pelo comprador, fornecedores, gerente de
compras, para só então concretizar a compra, além, da autorização de pagamento da fatura
feita ao setor de contas a pagar após o recebimento do material;
Pode se citar também um ciclo do processo de compra longo, tendo em
vista que, o processo interno que tem início no recebimento da requisição até o
encaminhamento da Ordem de compra ao fornecedor que leva em média 05 dias conforme
consta no Quadro 1, vale ressaltar que não está sendo levado em consideração o prazo de
entrega do material;
59
Fase do Processo Tempo de ciclo (dias)

Recebimento da requisição
Encaminhamento para o comprador
Seleção de fornecedores
Envio da solicitação de cotações 01
Recebimento das cotações e elaboração do Mapa de coleta (MC)
02
Negociação dos preços e atualização do MC
Envio do MC para aprovação do gerente de compras 01
Elaboração da Ordem de compra (OC)
01
Encaminhamento da OC para o fornecedor
Total do ciclo de compras 05
Quadro 1: Tempo de ciclo do processo de compras
Dificuldades para a realização do follow up, devido à grande quantidade
de atividades, como realização de cotações e atualizações dos Mapas de coletas, os
compradores acabam priorizando estas em detrimento daquelas. Sendo assim, há
constantes reclamações por atrasos no recebimento dos materiais.
6.3 Apresentação do portal eletrônico E-construmarket
O e-procurement como dito anteriormente, trata-se de uma ferramenta do
e-business que possui como finalidade proporcionar uma automação dos processos de
compras via internet através de um portal eletrônico. Algumas empresas da construção civil
têm utilizado o portal eletrônico e-construmarket, que tomaremos como estudo neste
trabalho.
O e-construmarket foi fundado em 1999 e desenvolve soluções de internet
com o intuito de tornar mais eficiente o trabalho dos profissionais da Arquitetura,
Engenharia e Construção. O portal eletrônico possui informação técnica e comercial de
forma neutra e objetiva e novas ferramentas que proporcionam maior eficiência nas
relações entre empresas e fornecedores.
O portal e-construmarket reúne uma comunidade com mais de 6.000
fornecedores e mais de 160.000 profissionais cadastrados que acessam diariamente o

60
portal para fazer negócios, colaborar e buscar informação técnica e comercial para seus
projetos e obras.
6.3.1 Funcionalidades do E-construmarket
Pode se citar algumas funcionalidades disponíveis através do portal tais
como:
Entrada de requisições facilitadas, o portal permite recuperar requisições
anteriores para evitar a re-digitação e, caso a empresa trabalhe com planilhas de Excel é
possível copiar e colar o conteúdo da planilha direto para a requisição. No caso das
empresas de construção civil que possuem seus engenheiros trabalhando diretamente na
obra, é possível, que este gere a requisição sem a necessidade de estar no escritório;
Após a liberação da requisição o comprador assume o domínio do
documento e o pessoal de obras fica apenas acompanhando a evolução do status da
cotação;
Escolha dos fornecedores que participarão da concorrência;
É possível o envio de informações complementares, bem como inserir
arquivos em anexo a cada cotação;
À medida que os fornecedores enviam as respostas, o sistema monta e
atualiza automaticamente visões comparativas das ofertas (mapa de comparação de
preços) Os melhores preços ficam destacados em vermelho e o resultado pode ser
transformado no formato de impressão a qualquer momento. O mapa permite ainda,
analisar com total facilidade os preços unitários e o valor presente dos produtos e serviços
cotados;
Há opção de envio de contra-ofertas, que sendo aceitas pelo comprador
são incorporadas automaticamente ao mapa de comparação de preços, sendo possível

61
utilizar este mecanismo com todos os fornecedores quantas vezes forem necessárias;
Existe um sistema de correio eletrônico atrelado a cada concorrência que
permite que o comprador se comunique em absoluta privacidade com todos ou alguns dos
fornecedores participantes. Desta forma, o andamento das negociações fica registrada no
sistema e o comprador ganha poder e velocidade para negociar com cada fornecedor em
sigilo;
Caso durante as negociações o comprador não esteja conseguindo atingir
seus objetivos, é possível ampliar o universo de concorrentes, cotando assim com mais
fornecedores;
Assim que decidida a compra o sistema envia automaticamente o pedido
(Ordem de Compra) para o fornecedor escolhido e agradece aos demais participantes da
concorrência. O pedido emitido transforma-se em um documento que contém além do logo
da empresa compradora, todas as informações necessárias à formalização da compra,
sendo possível ainda, enviar informações adicionais ao fornecedor vencedor da
concorrência, tais como a confirmação ou alteração de dados de faturamento;
O sistema possibilita o acompanhamento tanto das cotações quanto dos
pedidos em andamento, facilitando assim, as tomadas de decisões;
Após a emissão do pedido o pessoal da obra registra as entregas e o
setor de compras acompanha a evolução do pedido até o seu encerramento.
6.4 Estudo final
Para o estudo das vantagens da implantação do e-procurement este
trabalho tomou como base informações do processo de compras da empresa ECR, bem
como informações no portal eletrônico e-construmarket. Dar início a este processo
investigativo significou, acima de tudo, levar em conta as possibilidades, sob a luz dos
pressupostos teóricos, de coletar dados relativos à problemática do processo de compras

62
da empresa e dos benefícios oferecidos pelo portal eletrônico.
De acordo com os dados coletados pode-se perceber que o portal e-
construmarket oferece diversas funcionalidades que podem contribuir para melhoria do
processo de compras da ECR. Entretanto, antes da implantação do sistema torna-se
importante um bom planejamento e análise dos processos necessários para a utilização do
e-construmarket, tais como disponibilidade financeira, uma vez que haverá uma
manutenção continua do sistema, além da necessidade de treinamentos para todos os
envolvidos no processo; definição dos objetivos da empresa; entre outros. Estes fatores
não foram analisados neste estudo, entretanto, não podem ser ignorados devido sua
importância na obtenção de sucesso na implantação do sistema.
Desta forma, tomando como base os problemas mencionados acima e as
vantagens teóricas oferecidas pelo portal eletrônico propõe-se as seguintes melhorias no
processo de compras:
Redução da utilização de papéis, tendo em vista, que muitas informações
estarão no sistema à disposição dos usuários, não sendo necessário realizar a impressão;
Redução do ciclo do processo de compras, uma vez que algumas fases
são realizadas pelo sistema, como por exemplo após a negociação das condições de
fornecimento o Mapa de Coleta é atualizado automaticamente assim que são recebidas as
novas propostas, havendo assim, diminuição do tempo gasto no processo interno;
Redução dos gastos com telefone, uma vez que todas as negociações
podem ser realizadas através do sistema, ou seja, via internet;
Redução da burocracia, uma vez que o gerente de compras pode acessar
o sistema assim que o Mapa estiver pronto e dar sua autorização ou não para a compra do
material, desta forma, assim que a compra é aprovada o sistema gera automaticamente o
Pedido de compra sendo encaminhado à empresa vencedora da concorrência;
Agilidade no follow up dos Pedidos, tendo em vista, que o sistema

63
possibilita o acompanhamento dos Pedidos e sua evolução até que seja efetuada a
entrega.
Os benefícios apresentados acima têm como objetivo proporcionar maior
agilidade ao processo de compras, com a redução dos processos burocráticos e do tempo
gasto com a coleta de cotações e elaboração do Mapa de Coleta, o setor de compras fica
com tempo disponível para atividades que agreguem maior valor à empresa, como exemplo
pode-se citar maior tempo para análise dos preços e negociações junto aos fornecedores.
Diante deste quadro, a empresa tende a ganhar tanto em redução de
custos, quanto em aumento da velocidade de seus processos, redução do atraso dos
materiais na obra e aumento da lucratividade.

64
CONSIDERAÇÕES FINAIS
As grandes mudanças na forma como as empresas têm interagido tanto
com seus fornecedores quanto com seus clientes, mostram que as organizações precisam
estar constantemente em busca de melhores formas de gestão para seus processos, afim
de obter melhor posicionamento no mercado.
Atualmente, a função compras tem se destacado como fonte de redução
de custos e aumento de lucratividade, com a evolução das tecnologias e o aumento do uso
da internet, têm surgido novas formas de relacionamentos nos negócios, dentre elas o e-
procurement, que possui como finalidade proporcionar maior agilidade e eficiência no
processo de compras.
Desta forma, foi possível verificar neste estudo, tendo como bases
práticas a empresa ECR e o portal eletrônico e-construmarket, que a utilização desta
tecnologia pode ser benéfica para o setor de compras apresentando bons resultados diante
do atendimento das requisições de compra, proporcionando reduções de custos, melhor
uso do tempo e rapidez nos processos.
Sob o aspecto logístico esse sistema torna-se uma alternativa para as
organizações, uma vez que possui como finalidade colocar o produto/serviço no lugar certo,
no momento adequado, nas melhores condições e ao menor custo, através da melhoria dos
processos.
Vale destacar que, há muito que ser estudado a respeito deste tema, em
vista de ser o assunto amplo, foi verificada durante a execução deste estudo a falta de
bibliografia nacional tratando do tema principal (e-procurement), desta forma, ainda pode
ser muito explorado em outros estudos, acrescentando novas informações.

65
REFERÊNCIAS
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aplicação. São Paulo: Atlas, 1999.
ARNOLD, J. R.T.Administração de materiais: uma introdução. São Paulo: Atlas,

1999.
BALLOU, R. H.Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos/ logística empresarial.

5. ed, Porto Alegre: Bookman, 2006. Tradução: RUBENICH, R.
.___________. Logistica Empresarial. São Paulo: Atlas, 1993
BERTAGLIA, P. R. Logística e gerenciamento da cadeia de abastecimento. São

Paulo: Saraiva, 2003.
BOWERSOX, D. J., CLOSS, D. J. Logística empresarial: o processo de

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Análise Das Vantagens Da Implantação de Procurement

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CENTRO TECNOLÓGICO DA ZONA LESTE

FACULDADE DE TECNOLOGIA DA ZONA LESTE

LILIAN JANUÁRIA DA CRUZ

ANÁLISE DAS VANTAGENS DA IMPLANTAÇÃO DO

LILIAN JANUÁRIA DA CRUZ

ANÁLISE DAS VANTAGENS DA IMPLANTAÇÃO DO

Monografia apresentada no curso de

Orientador: Profª Ma. Edda Wagner

Orientador: Ms. Edda Wagner

1. Logística. 2. Compras. 3.E-procurement. I.Edda Wagner II.

CDU 576.72: 578

LILIAN JANUÁRIA DA CRUZ

ANÁLISE DAS VANTAGENS DA IMPLANTAÇÃO DO E-

Monografia apresentada no curso de

São Paulo, ____ de________ de 2009.

companheiros de todas as horas...

A Profª Ma. Edda, braço amigo de todas as etapas deste trabalho.

Aos amigos da Fatec que se tornaram verdadeiros companheiros, especialmente Carmen,

Aos profissionais entrevistados, pela concessão de informações valiosas para a realização

de fazer melhor, descubra-a.”

O rápido desenvolvimento da tecnologia, bem como da internet, tem proporcionado

A economia mundial tem sofrido diversas mudanças devido à

vez mais competitivo. Neste contexto, as organizações necessitam da maximização dos

Diante deste cenário o conceito de logística possui papel relevante, uma

disponibilizá-lo no momento e local certos e na quantidade e qualidade desejadas. Sendo

assim, a estrutura de suprimentos das organizações tem se destacado como fonte de

redução de custos e, conseqüentemente, aumento dos lucros. Desta forma, as empresas

têm demonstrado preocupação quanto ao aprimoramento dos processos de compras com a

finalidade de agregar valor ao negócio.

O desenvolvimento da tecnologia e o crescimento da internet têm

seus fornecedores, tornando-se uma função estratégica para as organizações. Assim

sendo, o foco deste trabalho é analisar o processo de compras e os conceitos do e-

procurement, uma ferramenta utilizada no comércio eletrônico com a finalidade de melhorar

os processos de aquisição de materiais/serviços.

Atualmente, as organizações têm valorizado a função “compras” por

aquisição de bens, o que acarreta na demora do atendimento das requisições de compra, e

Busca-se o aprimoramento dos processos de aquisição de bens e

serviços, através da utilização de novos conceitos e ferramentas adequadas como o e-

gerenciamento das atividades de compra, o que poderá garantir melhor desempenho do

setor e bons resultados para a organização.

1.3. Objetivo Geral

Sendo assim, com uma metodologia apropriada busca-se demonstrar que

a implantação do e-procurement , pode gerar melhorias e maior controle na gestão de

compras e identificar fatores que auxiliem as empresas no planejamento de aquisições de

bens e serviços a fim de manterem-se competitivas no mercado.

1.4. Objetivos Específicos

Melhorar a eficiência dos processos cotidianos da aquisição de bens e

Reduzir a quantidade de papel gerada pelo processo de compra;

Aumentar o controle das compras efetuadas;

Reduzir o tempo do ciclo de compras;

Reduzir os custos administrativos e operacionais;

Para realização deste trabalho será utilizado a metodologia de Estudo de

Pesquisa Bibliográfica em diversos suportes como livros, artigos científicos, dissertações

entre outros para a revisão de literatura.

Diante de um mercado globalizado as organizações precisam

redimensionar seus processos a fim de obter vantagem competitiva, desta forma, as

empresas buscam investir em pontos estratégicos dentro de seus processos.

A função compras teve sua importância aumentada ao longo dos últimos

anos, devido o crescimento dos volumes e valores negociados, entretanto, a grau de

diretamente aos “lucros” (DIAS e COSTA, 2000)

Neste contexto os gastos de empresas do ramo da construção civil são

diferentes das organizações de áreas diferentes como, por exemplo, da produção,

termos de lucratividade, além do valor agregado em termos de nível de serviço através da

implantação de ferramentas inovadoras, com o intuito de garantir maior planejamento,

São Paulo, de____ de 2009.