Manual completo

da admissão
como fazer e tornar esse
processo mais ágil
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Índice 01 04
Introdução Principais desafios do
Clique nos números
e navegue pelos capítulos processo manual de admissão
02
Qual é o grau/nível O que é a admissão 05
deste material?
de funcionários? Admissão online: o que é e
Básico por que é uma aliada do RH
Aborda conceitos essenciais da

03
área de RH e tem dicas práticas
para sua rotina.

Intermediário
Admissão 06
Aborda funções e exemplos mais
complexos, para quem já
na prática Os benefícios da
admissão online
possui experiência na execução.

Avançado
Apresenta estratégias
avançadas e traz compreensão
aprofundada sobre o tema. 07
Conclusão
01
Introdução

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Introdução

Embora a experiência da pessoa candidata começa no primeiro

contato com a empresa, ainda na etapa de recrutamento, é na
admissão que o vínculo empregatício é realmente construído.

Dessa forma, é fundamental impactar de forma positiva

as pessoas candidatas e colaboradoras em todo o
processo, desde o momento em que o currículo é
selecionado até o momento de começar a trabalhar.

A área de admissão é sempre carregada de atividades

burocráticas e que, por isso, consomem tempo. O envio e
recebimento de documentações, geração de contratos e a busca
por assinaturas são alguns exemplos. E é nesse momento que a
tecnologia e a automatização se tornam aliadas fundamentais.

Para ter um processo redondo e dar os primeiros passos para

uma admissão mais estratégica e com foco em resultados,
é preciso conhecer a fundo e mapear todas as etapas.

Por isso, criamos este material para funcionar como o seu manual
de admissão, onde você encontra as documentações necessárias
para contratar um funcionário, as etapas desse processo e passos
para torná-lo mais ágil e estratégico com uma admissão online.

Boa leitura!

Manual completo da admissão: como fazer e tornar esse processo mais ágil
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02
O que é a
admissão de
funcionários?

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O que é a admissão de
funcionários?
Após a conclusão da etapa de recrutamento é feito o acordo verbal entre
o representante da empresa e a pessoa selecionada. O próximo passo é
dar início à relação de trabalho entre pessoa colaboradora e empresa.

Esse processo é chamado de admissão de funcionários, que

é a formalização do acordo por meio de documentações e
contratos que concretizam o vínculo empregatício.

Esse é um processo conhecido pela maioria; se você não trabalha

com admissão, provavelmente ao menos já o vivenciou na prática. Isso
significa que todo mundo que já trabalhou em uma organização, sendo
da área de RH ou não, é influenciado por uma admissão bem feita.

E por ser uma das frentes do Departamento Pessoal (DP), é responsabilidade

da liderança garantir a fluidez desse processo e evitar ao máximo possíveis
erros, gerando assim bons resultados e alcançando as metas estipuladas.

Além do mais, a admissão é importante principalmente por questões

jurídicas, assegurando que tanto a empresa quanto a pessoa candidata
estão de acordo com as leis trabalhistas e não sofram punições legais.

Por outro lado, a admissão também é um dos primeiros pontos de

contato direto de trabalho entre empresa e a pessoa colaboradora, e
precisa ser muito bem feita para garantir a melhor experiência possível.

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A necessidade de
ter um processo de
admissão eficiente
Todo o processo de admissão começa a partir de uma necessidade
da empresa. Por isso, quanto mais tempo se gasta em um
processo de admissão, maior é o prejuízo para o negócio.
Afinal, um processo de admissão manual, burocrático e propenso
a erros significa mais retrabalho no DP, além de atrasar a entrada
do novo profissional na sua equipe, o que acarreta em mais tempo
para sua curva de aprendizado, mais tempo para se acostumar à
área e mais tempo para começar a desempenhar as suas funções.
Outro ponto é o batimento de metas. Para a liderança de
DP, alcançar as metas em relação à satisfação, número
de erros cometidos e tempo investido no processo é
tão importante quanto fazer a contratação em si.
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Por isso, é comum que as seguintes métricas sejam acompanhadas:
• tempo gasto nas admissões;
• quantidade de admissões realizadas por período;
• satisfação do processo (NPS);
• eficiência do processo (quantidade de
retrabalho por conta de erros);
• produtividade do time.
Um erro em uma etapa pode influenciar negativamente toda
a corrente de contratação — que vai do recrutamento até a
admissão. É fundamental, portanto, conhecer a fundo todo o
processo de admissão para garantir que tudo esteja correto.
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03
A admissão
na prática

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A admissão
na prática
Antes de mais nada, é preciso reforçar que, por mais
que a maioria das admissões dependam de contratos e
documentações assinadas, nem todas são feitas dessa forma.

Uma figura ainda muito comum na contratação de pessoas

no Brasil é o acordo verbal, também conhecido como acordo
tácito. Ele funciona apenas com a verbalização do contrato e
admissão, sem documentos impressos nem assinaturas.

Embora ele não seja a melhor forma de contratar alguém, pois

não delimita por um contrato os deveres e responsabilidades das
partes, o acordo verbal está garantido na Consolidação das Leis
do Trabalho (CLT) para assegurar que as formas de contratação
não sejam burladas e os direitos sejam resguardados.

É comum empresas adaptarem o processo conforme a

necessidade. Contudo, existem etapas que não são substituíveis
e sempre estão presentes em qualquer admissão. Essas
mesmas etapas são os pontos principais e que demandam
maior atenção na hora de formalizar uma contratação.

Como primeira etapa, antes mesmo do acordo feito com a

pessoa, é preciso ter o tipo de contrato previamente definido.

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Definindo o tipo de Entre as opções de contrato, estão:

contrato de trabalho • Contrato por tempo indeterminado: esse é o tipo mais

comum de contratação e não possui uma data de término,
podendo acontecer o encerramento a qualquer momento
(respeitando as regras) por qualquer uma das partes;
Ainda no processo de Recrutamento e Seleção, é preciso
• Contrato por tempo determinado: como o nome já diz, são
deixar claro para todos os candidatos qual tipo de
contratos que possuem prazo de validade determinado.
contratação será feita. Mas essa definição vai além do RH:
O contrato de experiência (de até 90 dias), por exemplo,
é necessário considerar a necessidade da empresa com a
entra nessa categoria. Fora esse caso, precisa justificar
vaga, o quanto de demanda será suprida pela futura pessoa
o motivo da contratação temporária (projeto específico,
colaboradora e qual contrato melhor se aplica à empresa.
sazonalidade, necessidade pontual, entre outros);

• Contrato temporário: usado para cobrir necessidades

transitórias, urgentes e de curto prazo. Pode ser feito
para até 120 dias e prorrogado por mais 90 dias;

• Contrato intermitente: estabelece um vínculo empregatício

flutuante. Em alguns momentos a pessoa colaboradora exercerá
suas funções para a empresa. Em outros, está livre para
desempenhar outras atividades, inclusive em outras empresas;

• Jovem aprendiz: com o intuito de profissionalizar

legalmente jovens trabalhadores, o contrato de jovem
aprendiz deve durar, no máximo, 2 anos, e é voltado
apenas para estudantes entre 14 e 24 anos.

Todos os contratos acima possuem sua relação de

trabalho com direitos e deveres resguardados pela
Consolidação das Leis de Trabalho (CLT).

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Criando o termo para

oferta de trabalho
Após a pessoa candidata ter acordado verbalmente
com os termos do trabalho e a proposta da empresa,
chegou o momento de firmar a contratação.
Nesse momento, é fundamental construir um termo para listar
todos os pormenores ao empregado, deixando claro remuneração,
data de início, condições de trabalho, deveres e obrigações.
Nesse sentido, as informações que você
pode incluir neste termo são:
Esse termo é o lugar ideal para esclarecer dúvidas referentes
a bônus, premiações e benefícios que a empresa possui. E,
ao enviar o termo, você pode aproveitar e solicitar o exame
admissional, já que é um documento obrigatório e previsto na
CLT. Nesse processo, o que será avaliado no funcionário será:
• a pressão arterial;
• batimentos cardíacos;
• registrar o histórico de doença familiar;
• verificar o quadro clínico da futura pessoa colaboradora.

• remuneração; É importante destacar que o termo para oferta de trabalho

• jornada de trabalho; não é a mesma coisa que o contrato de trabalho. O primeiro
• prazos; mostra para a pessoa candidata o que ela pode esperar
• data de início; do trabalho. Já o segundo firma juridicamente o vínculo
• condições de trabalho; empregatício entre empresa e pessoa contratada.
• VT;
• VR;
• demais benefícios.

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Documentos para a
regulamentação do contrato
Com o termo aceito pela pessoa candidata, agora você precisa de
todos os documentos necessários para a efetivação do contrato.

Essa etapa é essencial para toda nova pessoa

colaboradora, e a aplicação dos documentos pode ser
feita tanto de maneira presencial quanto online.

A captação de documentos de forma online agiliza toda a admissão,

pois evita viagens desnecessárias, facilita a organização, reduz
o uso de papel e, principalmente, elimina os erros do processo.

Na próxima página, você terá acesso a um checklist

rápido dos documentos obrigatórios para a
regulamentação do contrato de trabalho.

Dependendo da função a ser exercida, outros documentos

podem ser necessários. Em outros casos, apenas
para verificação, a empresa pode solicitar carta de
recomendação, certificados de cursos e diplomas.

Ponto importante: o contratante não pode pedir documentos que

possam resultar em descriminação da pessoa candidata, como
teste de HIV, teste de gravidez, declaração de SPC e semelhantes.

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Utilize o checklist abaixo para verificar quais Gupy Admissão:

documentos obrigatórios a equipe de DP já coletou
para a regulamentação do contrato de trabalho: ágil, encantador e digital
Cópia do RG; A solução de Admissão da Gupy ajuda você
Cópia do CPF; a admitir talentos de uma forma 100% digital,
CTPS física ou digital; ágil, segura e de acordo com a LGPD.
Inscrição no PIS/Pasep;
Foto da pessoa candidata;
Cópia do título de eleitor (para maiores de 18 anos);
Falar com um especialista
Comprovante de endereço;
Comprovante de escolaridade;
Registro profissional emitido pelo órgão da classe;
Cópia da certidão de nascimento (caso solteiro)
ou certidão de casamento (caso casado);
Cópia do certificado de reservista (para
homens entre 18 e 45 anos);
Atestado de saúde ocupacional (obtido em
uma clínica de exame admissional);
Cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
Cópia do cartão de vacina e comprovante de
frequência escolar para filhos de até 7 anos.

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Anotações na CTPS Aplicação no eSocial

Após receber toda a documentação da futura pessoa O objetivo da plataforma eSocial é facilitar a aplicação de inúmeros
colaboradora, a empresa agora possui 5 dias úteis documentos e contratos de forma digital, antes feita diretamente
para anotar as informações na CTPS dela. com o Ministério do Trabalho, INSS e Receita Federal.

Após isso, deverá enviar as informações para o Ministério No momento de admissão é obrigatório, por parte da empresa,
do Trabalho e para a Caixa Econômica Federal. As informar, no máximo até um dia antes da data de início,
informações a serem anotadas na admissão são: informações empregatícias da pessoa colaboradora.

• informações do empregador; O DP poderá acompanhar o progresso da solicitação e

• cargo; analisar possíveis erros ocorridos nas documentações.
• data de admissão;
• remuneração; A implementação do eSocial foi um passo para a digitalização do
• condições especiais. Departamento Pessoal, mas ainda faltam algumas etapas. Para
aumentar a satisfação do time, melhorar as métricas e automatizar
processos, alguns desafios ainda precisam ser solucionados!

Manual completo da admissão: como fazer e tornar esse processo mais ágil
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04
Principais
desafios do
processo manual
de admissão
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Principais desafios
do processo manual
de admissão
Uma das principais missões de todo o RH atual é garantir
a fluidez dos processos para viabilizar uma experiência
positiva dos colaboradores, dentro e fora da empresa,
desde o primeiro contato da organização com a pessoa até
o momento da saída dela do quadro organizacional.

Mas se hoje você precisasse admitir 30 novas pessoas em

questão de dias, esse seria um motivo de alegria ou desespero?

O processo de admissão é uma função importante do

Departamento Pessoal, mas que influencia diretamente todas
as outras áreas da empresa — principalmente quando existem
prazos a serem cumpridos. A responsabilidade é alta!

E antes de tomar qualquer ação de mudança no processo,

é preciso entender a fundo o que está ocasionando
as dores e, a partir daí, pensar em soluções.

Confira a seguir os principais desafios do processo

de admissão manual e por que afetam diretamente
a produtividade do Departamento Pessoal.

Treinamento e desenvolvimento na prática: O guia essencial atualizado

16
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Lentidão
e burocracia
A admissão começa ao verbalizar a contratação de um funcionário,
mas é no envio de documentos que a morosidade se inicia.
Esse é um trabalho muito operacional e burocrático
para o Departamento Pessoal (de coleta e análise dos
documentos) e para as pessoas colaboradoras (buscar
a documentação, tirar cópia e levar até a empresa).
A experiência negativa e o trabalho lento e burocrático gera
frustração em ambas as partes e é um dos maiores desafios.
O DP perde muito tempo com o processo, deixando as ações
estratégicas em segundo plano; a pessoa, mesmo feliz pela
contratação, já se preocupa antes mesmo de entrar na empresa.
Deixe a burocracia de lado
O Gupy Admissão ajuda a sua equipe de DP a atuar de forma
estratégica, automatizando todo o processo de admissão.
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Erros na documentação
e muita papelada
O manuseio, controle, análise e arquivamento de documentos
de forma manual é muito suscetível a erros.
A aplicação e validação, feita no eSocial pela área de DP, pode
levar dias para ser concluída, e, caso haja algum documento
inconforme, o prazo de contratação é diretamente afetado.
Outro desafio em comum para muitas áreas é o excesso
de papelada. Além de dificultar a aplicação dos dados
dos novos funcionários e a fluidez do processo, é uma
prática operacional ecologicamente insustentável.
Por fim, depender da papelada para admissão de
colaboradores é uma pedra no caminho para o objetivo
da digitalização total do Departamento Pessoal.
Falar com um especialista
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 Experiência negativa para
todos os envolvidos
Na admissão, o papel do Departamento Pessoal transcende a
burocracia que deve ser seguida e a experiência dos candidatos
— e de todos os envolvidos — torna-se fundamental.

A pessoa colaboradora, que passou por diversas etapas (na

maioria das vezes em plataformas/lugares diferentes), ao
se deparar com um processo de admissão mal organizado e
pouco eficiente, terá uma visão negativa sobre a empresa,
que afeta diretamente a marca empregadora.

E claro, precisamos considerar também a experiência gerada para

o DP. O processo de admissão manual é encarado como um mal
necessário: algo que gera problemas, é trabalhoso mas, no fim, é
fundamental. A área quer ser vista como estratégia e geradora de
resultados, mas alguns processos impossibilitam que isso aconteça.

É diante desses desafios que a liderança do Departamento

Pessoal precisa tomar ações que viabilizem um processo
mais ágil e que gere melhores resultados — tanto em
indicadores como em fluidez do processo. Para isso, um
caminho natural é a adoção de uma admissão online.

Na busca pela transformação digital no RH, um processo de

admissão completamente online garante maior digitalização
da área de DP, reduzindo erros, tempo investido em tarefas
operacionais e aumentando a satisfação geral de todos.

Treinamento e desenvolvimento na prática: O guia essencial atualizado

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05
Admissão online:
o que é e por que é
uma aliada do RH

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Admissão online: o que é e
por que é uma aliada do RH
Até aqui, percebemos o quanto o processo de admissão
tradicional é trabalhoso, burocrático e toma muito
tempo da equipe do Departamento Pessoal.
Esse cenário pode ser diferente com a ajuda da tecnologia, e a
admissão online chega para facilitar a vida do profissional de RH.
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Como funciona a
admissão online?
Com a admissão online, a pessoa candidata não precisa
se preocupar em tirar diversas cópias dos documentos e
você não precisa lidar com toda essa papelada física. Toda
a etapa de contratação ocorre de forma automatizada,
reduzindo as tarefas manuais, concentrando todas as
informações online em uma única plataforma.
Uma plataforma de admissão online e automatizada,
como a da Gupy, permite que:
• A ficha cadastral seja preenchida pela própria pessoa colaboradora;
• Os documentos sejam enviados de forma
online via smartphone ou computador;
• O Departamento Pessoal realize todo gerenciamento
do processo de forma online;
• Todos os dados são armazenados com segurança na nuvem.
A admissão online simplifica o processo de contratação,
oferece uma melhor experiência nos primeiros contatos entre
colaborador e empresa e otimiza o tempo do time de DP.
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Legislação sobre
admissão online

Uma dúvida muito comum entre integrantes do DP é sobre a

validade da documentação digital no processo de admissão online.

De acordo com a lei nº 12.682/12, todo o documento

público ou privado digitalizado possui validade jurídica,
desde que tenha a certificação digital nos padrões da
Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Ou seja, mesmo documentos impressos que forem

digitalizados posteriormente precisam ter esse certificado
digital. Caso contrário, perdem a validade jurídica.

Normalmente, as plataformas que possibilitam que a admissão

seja feita de forma online já possuem uma assinatura
digital certificada que valida todos os documentos.

Nesse sentido, a admissão online é completamente segura e

está em conformidade com a legislação brasileira. O processo
de admissão após levantamento dos documentos, via eSocial,
continua por dentro de plataformas para admissão, como a Gupy.

Manual completo da admissão: como fazer e tornar esse processo mais ágil
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Admissão online e a Lei Geral de

Proteção de Dados (LGPD)

Desde a instauração da LGPD em 2020, as empresas

precisam seguir as diretrizes que regulamentam a
proteção de dados pessoais dos usuários.

A Lei, entre diversas orientações, deixa claro que

os dados coletados, processados e compartilhados
devem seguir regras de segurança e proteção.

A admissão, um processo que envolve compartilhamento

de documentos pessoais das pessoas candidatas, também
precisa estar de acordo com a LGPD e seguindo as boas
práticas do mercado. Afinal, qualquer erro coloca em risco
a segurança de informações sigilosas dessas pessoas.
Entre as diretrizes, estão:
• Deixar clara a finalidade do uso dos dados;
• Ter uma utilização de dados adequada à finalidade;
• Os dados coletados devem ser estritamente necessários
para a admissão da pessoa colaboradora;
• A pessoa pode acessar a qualquer momento
os dados pessoais coletados.
Existem ainda outras regras e diretrizes igualmente importantes
a essas e que você pode conhecê-las no conteúdo a seguir:
Leia mais: Seu processo de admissão está de acordo com a LGPD?
Agora que você já sabe que a admissão online, quando
feita através de uma plataforma de admissão completa, é
segura e está em conformidade com a legislação vigente,
vamos explorar os principais benefícios de adotar um
software para automação desse processo. Confira!

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06
Os benefícios da
admissão online

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Os benefícios da
admissão online
Como em todas as áreas do trabalho humano, a tecnologia,
implementada na automatização de processos, tem trazido muitas
transformações para o setor de RH. A possibilidade de realizar a
admissão de funcionários de forma digital e inteligente é uma delas.

Confira a seguir alguns dos principais benefícios

que usar um software de admissão online, como o
da Gupy, pode trazer para a sua empresa:

Seguro e de acordo
com a LGPD

A manipulação de documentos, mesmo que por e-mails ou

planilhas, sujeita informações pessoais a riscos de vazamento.
Além da possibilidade de golpes, esses deslizes podem
acarretar em problemas jurídicos para a empresa.

Por isso, é importante que a admissão online seja feita

de forma segura, com uma solução que siga as normas
da LGPD, além de dispor de mecanismos de segurança
digital que protejam os dados armazenados.

Manual completo da admissão: como fazer e tornar esse processo mais ágil
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Processo mais prático e rápido

A depender do volume de pessoas interessadas
na vaga, a quantidade de documentos, sejam
eles digitais ou físicos, se torna enorme.

A análise de todos esses materiais, validação de documentos

e cópias e envio para o eSocial para o processo de admissão,
quando feito de forma manual, se torna muito lento e burocrático.

Ao utilizar a admissão online, esse processo fica mais

curto e prático. Afinal, tudo é feito já de forma digital,
com apenas alguns cliques é possível gerenciar toda a
contratação e a papelada tão conhecida deixa de existir.

Redução dos erros

em etapas manuais
Além de desprender tempo preenchendo fichas cadastrais,
validando e armazenando documentos, o profissional
de RH ainda precisa conferir com atenção todos os
dados para verificar se nenhum erro aconteceu.

Com uma admissão digitalizada e online, a validação dos

documentos já é feita pelo sistema, diminuindo drasticamente
problemas com o eSocial. Além disso, o preenchimento das
informações é automatizado por meio dos documentos,
tornando o processo menos propenso a erros.

Manual completo da admissão: como fazer e tornar esse processo mais ágil
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Aumento da produtividade
Ao automatizar processos e digitalizar os processos envolvendo
a documentação para admissão, o DP fica com mais tempo
disponível para atuar de forma estratégica na área.

O aumento de produtividade se dá, nesse caso, na

diminuição do trabalho burocrático e repetitivo, possibilitando
que os profissionais envolvidos destinem seu tempo
de trabalho para atividades mais importantes.

Redução de custos
Na admissão analógica e comum, é preciso ter uma cópia impressa
de todos os documentos, além de validar e armazenar toda essa
papelada. Algumas vezes, a empresa realiza essas impressões, em
outras a pessoa contratada precisa arcar com o valor das cópias.

Além disso, existe um gasto de deslocamento do funcionário que

precisa ir até a empresa para realizar a entrega da documentação
e um gasto de tempo do RH para organizar tudo isso.

Já com a admissão online, tudo é feito de forma digital,

sem precisar imprimir papéis ou perder tempo arquivando
documentos. Tudo fica armazenado com segurança na nuvem.

Manual completo da admissão: como fazer e tornar esse processo mais ágil
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RH mais estratégico

A admissão online não traz benefícios apenas para o

processo em si. Ao adaptar o RH para a transformação
digital do trabalho, a necessidade de trabalhar de forma
estratégica, com foco em dados, se torna necessária.

O investimento do capital humano para ações menos

burocráticas e repetitivas, portanto, contribui para o
desenvolvimento da área para ações que trazem impactos
mais significativos na empresa como um todo.

Experiência positiva para todos

Com um processo mais otimizado, a experiência
passa a ser positiva para todos os envolvidos.

A nova pessoa colaboradora tem uma experiência de contratação

encantadora e já chega mais engajado para o novo emprego.

Os gestores de RH conseguem ter uma visibilidade

melhor das entregas e resultados do time.

O Departamento Pessoal consegue organizar seu dia para executar

não só tarefas burocráticas, como a admissão, mas também projetos
estratégicos que elevam o nível do RH para um novo patamar.

Manual completo da admissão: como fazer e tornar esse processo mais ágil
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Conclusão

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Conclusão
O processo de admissão é essencial para qualquer empresa,
mas não precisa ser doloroso, burocrático e nem consumir
o profissional do DP. É possível tornar essa experiência mais
ágil, prática e encantadora com o auxílio da tecnologia.

Com o auxílio de uma plataforma de admissão inteligente

e focada na automatização de processos de forma segura,
os benefícios são inúmeros: mais satisfação de todas as
partes no processo, mais dinamismo e mais organização.

A transformação digital do mercado de trabalho influencia o RH

a poder atuar de forma cada vez mais estratégica e baseada
em dados, automatizando processos burocráticos para investir
o tempo da equipe em ações que impactam de forma mais
profunda o direcionamento da empresa como um todo.

E é nesse sentido que o ecossistema da Gupy procura

trazer o RH para o topo da transformação digital.

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à admissão de pessoas colaboradoras, até a retenção,
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